مدیریت منابع انسانی مسئولیت مدیریت و یک نیاز فوری است. مدیریت منابع انسانی چیست و چگونه می تواند کمک کند

روز بخیر، بازدید کنندگان عزیز! کار پرسنلی چیست، برای چیست و آیا اصلاً نیاز است؟ شما در مورد این از مقاله من یاد خواهید گرفت: مدیریت منابع انسانی برای آدمک ها.

بخش منابع انسانی در شرکت

همانطور که برای بازدیدکنندگان، یک تئاتر با یک قفسه کت شروع می شود، برای هر کارمند تازه استخدام شده، یک شرکت با یک بخش منابع انسانی شروع می شود. همچنین پس از اخراج با آنها به پایان می رسد.

بخش منابع انسانی مسئول کلیه مسائل مربوط به کارکنان شرکت است:

• پذیرش، انتقال و اخراج؛
• انطباق انضباط کار;
• رعایت شرح وظایف؛
• نگهداری پرونده های شخصی کارکنان؛
• نگهداری اسناد پرسنلی؛
• جستجوی پرسنل برای مشاغل خالی
• انجام مصاحبه های اولیه؛
• آشنایی کارکنان با کلیه تغییرات سازمان
• توسعه اسناد مختلف؛
• مشارکت در توسعه اسناد اصلی نظارتی محلی شرکت.

همانطور که می بینید، لیست بسیار طولانی است و جامع نیست. بخش منابع انسانی یک واحد ویژه در سازمان است که با سایر واحدهای ساختاری شرکت در تعامل است.

و مهم نیست که اغلب پرسنل کوچکترین واحد در شرکت هستند و گاهی اوقات اصلاً مشخص نمی شود.

بخش منابع انسانی چه می کند

اکنون بیایید نگاهی دقیق‌تر به آنچه که افسر پرسنل هنوز در محل کار خود انجام می‌دهد بیاندازیم - این کار دفتر پرسنل خواهد بود.

ثبت نام کارگران

استخدام و اخراج کارکنان مهمترین وظیفه بخش منابع انسانی است. تمام حرکات کارمندان تحت اختیار او است. زمانی که یک فرد جویای کارجای خالی را می بیند و با شماره مشخص شده تماس می گیرد ، سپس در 90 مورد از 100 مورد شامل کادر می شود و در مورد مسائل مورد علاقه خود راهنمایی می شود و همچنین زمانی را برای حضور در مصاحبه یا پر کردن تعیین می کند. از یک پرسشنامه

پس از اینکه مدیر تصمیم گرفت که کارمند برای او مناسب است، دومی دوباره به دست متخصص منابع انسانی می افتد. و با این حال، توجه داشته باشید، زمانی که یک جای خالی با انتخاب رقابتی پر شود، افسر پرسنل قطعا وارد کمیسیون خواهد شد.

بنابراین، پس از استخدام کارمند، به افسر منابع انسانی مراجعه می کند و مراحل زیر را طی می کند:

1. همه چیز را نشان می دهد مدارک مورد نیاز;
2. آشنایی با کلیه اسناد نظارتی محلی مرتبط با کار و روال خود در شرکت؛
3. نشانه ها قرارداد کار;
4. با دستور پذیرش او برای کار آشنا شد.
5. در برخی موارد، در اینجا او همچنین دانش اولیه حفاظت از کار را دریافت می کند، یعنی تحت آموزش اولیه قرار می گیرد.

مدیریت سوابق

پس از امضا و ارسال کلیه مدارک، متخصص منابع انسانی پرونده شخصی کارمند را تشکیل می دهد. این نشان دهنده تمام کپی اسناد و کارت شخصی در یک فرم یکپارچه است. علاوه بر این، در آینده، از طریق کارکنان، تمام مسائل مربوط به کارمند به طور مستقیم رسمی خواهد شد:

• ثبت نام تعطیلات؛
• پرداخت پاداش و سایر مبالغ پول؛
• ضبط حق بیمه و سایر مجازات ها؛
• پوشش اقدام انضباطیو مجازات ها؛
• تغییر در دستمزد و سایر شرایط قرارداد کار؛
• تغییرات در سازمان کلی است یا مستقیماً به کارمند مربوط می شود.

و بسیاری از سؤالات دیگر، بسته به مشخصات شرکت و عملکرد اختصاص داده شده به کارکنان، می توان لیست را تقریباً بی پایان ادامه داد.

بسیاری استدلال خواهند کرد که بیشتر موارد ذکر شده در صلاحیت حسابداری است، اما خیر، اینطور نیست. بله، این بخش حسابداری است که حقوق مرخصی را محاسبه می کند و پرداخت های نقدی... او آنها را نگه می دارد، اما تنها پس از دریافت سفارش مناسب، ایجاد شده توسط یک کارگر پرسنل.

برای تنظیم این دستورات، افسر پرسنل از دلایل مختلفی استفاده می کند:

• اظهارات کارکنان؛
• یادداشت های خدماتی روسای ادارات؛
• بررسی های خدماتی و نتیجه گیری کمیسیون ها؛
• دستورات کتبی و شفاهی رئیس شرکت.

به هر حال ، افسر پرسنل مستقیماً تابع رئیس شرکت است. در موارد نادر معاون او.

پس از صدور دستورات، اصل آنها و دلایل آن بایگانی می شود و برای مدت مقرر نگهداری می شود. این کار نیز باید توسط متخصص منابع انسانی انجام شود.

انجام سایر کارهای پرسنلی

علاوه بر این که کارکنان پرسنل اسنادی را برای کارمندان تنظیم می کنند، آنها به کارهای دیگری مشغول هستند که می توان آن را به کار دفتر پرسنل نسبت داد.

• تهیه شرح وظایف.اما این بدان معنا نیست که کل آموزش توسط یک نفر ساخته شده است. به طور معمول بخش وظایف کارینوشته شده توسط شخصی که با این نوع کار آشناست. بعید است که یک کارگر پرسنل عملکرد یک جوشکار، برقکار یا اپراتور جرثقیل را با جزئیات شرح دهد. اما او دستورالعمل را در یک سند واحد تشکیل می دهد.
• سازمانبرگزاری گواهی محل کارو تهیه مستندات لازم برای آن. به هر حال، این مفهوم - گواهینامه - فقط در زندگی روزمره باقی ماند. از نظر قانونی، این روش برای چند سال ارزیابی ویژه شرایط کار (SAWC) نامیده می شود.
• مشارکت در تهیه اسناد اولیهسازمانها: مقررات مربوط به پاداش، قراردادها و توافقات جمعی، مقررات داخلی کار. در برخی موارد فقط اصلاحات انجام می شود و در برخی موارد سند به طور کامل تنظیم می شود.
• نگهداری از جدول پرسنلافسر پرسنل مسئولیت این سند را با حسابدار ارشد شرکت به اشتراک می گذارد. او مسئول نام پست ها و تعداد آنها است و اداره حسابداری نرخ ها و حقوق ها را کنترل می کند.
• سازمان معاینات و آموزش پزشکیکارگران اگر شرکت کوچک است خودش این کار را انجام می دهد وگرنه فقط اجرا را زیر نظر دارد. در هر صورت، این توسط سیاست شرکت تعیین می شود.
• شرکت در کمیسیون های مختلف: برای انجام تحقیقات رسمی، حوادث ناشی از کار، بررسی دانش حفاظت از کار و غیره.

همانطور که می بینید، افسر منابع انسانی پرونده های بسیار زیادی دارد و بسیار متنوع هستند.

جایگاه پرسنل در عملکرد سازمان

در این بخش، نحوه تعامل بخش منابع انسانی با سایر بخش ها را بررسی خواهیم کرد. در اینجا موارد اصلی وجود دارد:

• حسابداری. افسر پرسنل از نزدیک و به طور مداوم با این بخش همکاری می کند. این جایی است که تمام دستورات صادر شده می روند. این در درجه اول در مورد دستورهای پذیرش، انتقال و اخراج صدق می کند. از آنهاست که کارمندان بخش حسابداری که حقوق ها را محاسبه می کنند ، متوجه می شوند که چه کسانی را در بیانیه قرار دهند ، چه کسانی را از آن حذف کنند و چه حقوقی دارند. برگه های زمانی، قبل از رسیدن به میز ماشین حساب، در پرسنل نیز بررسی می شود و اغلب توسط افسر پرسنل نگهداری می شود. اگر در دفتر شرکت کار با استفاده از برنامه های تخصصی انجام شود، تعامل پرسنل و حسابداری بسیار ساده می شود.
• دبیرخانه یا پذیرش. از اینجاست که بیشتر دلایل صدور دستور با مصوبه رهبری به کادرها می رسد. این در صورتی است که کار اداری در شرکت با رعایت تمام قوانین انجام شود. اگر چنین بخشی وجود نداشته باشد، درخواست ها مستقیماً به افسر پرسنل می رود و او آنها را به رئیس می برد.
• تعامل با تمام بخش‌های دیگر سازمان عبارت است از جلب توجه مدیران و مستقیماً کارکنان کلیه تغییرات پرسنلی در سازمان.

چرا هر سازمانی به بخش منابع انسانی نیاز دارد؟

قانون موظف به اختصاص چنین واحد ساختاری به عنوان بخش پرسنل نیست. اما در عمل فعلی کار اداری، این بخش است که بیشتر اسناد ارائه شده توسط قانون کار فدراسیون روسیه را حفظ می کند.

آیا می توان از رهبری غفلت کرد مدیریت منابع انسانی? پاسخ منفی است، شما نباید این کار را انجام دهید. و چند دلیل برای این وجود دارد:

1. یک قرارداد به درستی اجرا شده بین کارفرما و کارمند، و همچنین سایر اسناد مربوط به کار کارمند، به جلوگیری از بسیاری از موقعیت های ناخوشایند در هنگام بروز اختلاف بین طرفین کمک می کند.
2. ثبت دقیق سوابق، از جمله سوابق پرسنل، یک سازمان را تنها با جنبه مثبت.
3. افسر پرسنل علاوه بر ثبت نام برای استخدام و اخراج، بسیاری از کارهای دیگر را نیز انجام می دهد؛ او به عنوان نوعی حلقه ارتباطی بین مدیریت عالی و سایر بخش ها عمل می کند.
4. یک افسر پرسنل صالح نه تنها تمام اسناد را به درستی تنظیم می کند، بلکه می تواند به مدیر نشان دهد که در چه قسمتی قانون کار را نقض می کند، که به جلوگیری از بازرسی و تحریم کمک می کند.

با جمع بندی تمام موارد فوق می توان به جرات گفت که کار اداری و سوابق پرسنلی در هر سازمانی بسیار مفید و ضروری است. و حداقل یک دانش سطحی در این زمینه که "برای آدمک ها" داده شده است، مطمئنم به استخدام و در نتیجه انجام بدون دردسر وظایف شغلی آنها کمک خواهد کرد.

و در پایان کمی طنز ...

با احترام، کارشناسان فنی

در این مقاله از تکمیل فرم ها، تکمیل سایر مدارک و یا متون اسناد نظارتی که باید در یک سازمان باشد، نمونه ای ارائه نمی دهیم. بگذارید فقط به دنباله انجام کار در مورد سازماندهی مدیریت سوابق پرسنل در شرکت از ابتدا بپردازیم.

پایه هنجاری

هنگام سازماندهی مدیریت منابع انسانی از ابتدا، به اسناد نظارتی زیر نیاز دارید:

GOST R 6.30-2003 "سیستم اسناد واحد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات اسناد و مدارک ".

قانون کار فدراسیون روسیه(برای اینکه در تغییرات و اضافات سردرگم نشوید، منطقی است که هر شش ماه یک بار یک متن جدید قانون کار را با اصلاحات خریداری کنید - مگر اینکه، البته، سازمان شما یک سیستم مرجع قانونی داشته باشد که به طور مرتب به روز می شود) .

دستورالعمل پر کردن کتاب های کار، مصوب 10.10.2003 شماره 69 وزارت کار روسیه.

قوانین نگهداری و ذخیره کتابهای کار، ساخت فرمهای دفتر کار و ارائه آنها به کارفرمایان، مصوب 225 مورخ 2003/04/16 (اصلاح شده در 19/05/2008) توسط دولت فدراسیون روسیه شماره 225.

قطعنامه Goskomstat روسیه مورخ 05.01.2004 شماره 1 "در مورد تصویب فرم های یکپارچهاسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پاداش ".

فهرست اسناد مدیریت معمولی تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده توسط Rosarchiv در 10/06/2000 (به عنوان اصلاح در 10/27/2003).

علاوه بر این، کتاب Ya.E. وارلاموا و E.A. Koshelevoy "مدیریت سوابق پرسنل از ابتدا" (مسکو: انتشارات حرفه ای، 2008).

توجه داشته باشید

بسیاری از اشکال اسناد در مدیریت سوابق پرسنل با فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 05.01.2004 شماره 1 "در مورد تصویب فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پاداش" متحد شده اند. می توانید آن را در هر میز کمکی پیدا کنید سیستم حقوقی(مشاور پلاس، گارانت، کد) یا در اینترنت، از قبل فرم های آماده ای از این قطعنامه وجود دارد که فقط باید آن ها را کپی کنید. HDD... اسنادی که هیچ فرم واحدی برای آنها وجود ندارد باید مطابق با GOST R 6.30-2003 "سیستم اسناد یکپارچه" تهیه شود. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات اسناد و مدارک ".

مرحله 1: ما اسنادی را تهیه می کنیم که باید در شرکت باشند

اغلب، سازماندهی کسب و کار پرسنل تولید با توسعه انواع مقررات و دستورالعمل ها آغاز می شود، و به درستی. اسناد نظارتی که باید در شرکت باشد عبارتند از:

مقررات داخلی کار؛

مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات شخصی کارکنان؛

مقررات حفاظت از کار و ایمنی آتش.

بقیه چیزها منتظر خواهند ماند: توسعه اسنادی که ماهیت اختیاری دارند فقط در صورت تنظیم اسناد اجباری امکان پذیر است.

مرحله 2: تنظیم میز پرسنل

به احتمال زیاد ، این شرکت قبلاً یک جدول پرسنل ایجاد کرده است ، کارکنانی از کارمندان وجود دارد که وظایف محوله را با موفقیت انجام می دهند ، با آنها قراردادهای کاری منعقد شده است ، دستورات استخدام تنظیم شده و در دفترچه های کار ثبت شده است. اما، همانطور که تمرین نشان می دهد، این اسناد همیشه به درستی تنظیم نمی شوند.

از بخش حسابداری اطلاعاتی در مورد حقوق و دستمزد کارمندان و نام موقعیت های آنها بخواهید - بر اساس این داده ها، باید جدول کارکنان را تطبیق دهید.

لازم به ذکر است که عناوین پست ها در جدول کارکنان همیشه با موقعیت های واقعی کارمندان منطبق نیست. بخش حسابداری برای انتقال پرداخت ها و مالیات ها واقعاً به این اطلاعات نیاز ندارد، اما برنامه هایی مانند 1C نیاز به پر کردن بخشی با چنین اطلاعاتی دارند و گاهی اوقات موقعیتی معرفی می شود که با موقعیت واقعی مطابقت ندارد. بنابراین لازم است قبل از تایید جدول پرسنل، اسامی سمت های کارکنان با روسای ادارات، مدیریت شرکت و یا خود کارکنان مشخص شود.

همچنین می توانید شماره پرسنل کارکنان را از حسابداران درخواست کنید. اگر حسابداری خودکار باشد، شماره پرسنل توسط برنامه تخصیص داده می شود، اگر نه، باید خودتان آنها را اختصاص دهید، از کارمندی که طولانی ترین کار را انجام می دهد و با کسانی که دیرتر از بقیه به سازمان آمده اند پایان می یابد. پس از اخراج یک کارمند، بهتر است شماره پرسنل او را به کسی ندهید: بگذارید همه شماره ها منحصر به فرد باشند و فقط به یک نفر که تا به حال در شرکت کار کرده است اختصاص داده شود.

در حالی که حسابداران در حال تهیه خلاصه ای از کارمندان برای شما هستند، باید وضعیت پرونده های شخصی کارکنان و کارت های شخصی آنها را در صورت نگهداری آنها بررسی کنید و همچنین متوجه شوید که چه اسنادی در پرونده شخصی هر کارمند وجود ندارد. هر کارمند باید یادداشتی بنویسد که در آن نسخه هایی از کدام اسناد باید منتقل شود.

مرحله 3: مطابقت اطلاعات جدول کارکنان و قراردادهای کاری را بررسی کنید

پس از تهیه جدول پرسنل، لازم است اطلاعات موجود در آن با داده های موجود در قراردادهای کاری بررسی شود. اگر اطلاعات متفاوت باشد (معمولاً حقوق به اشتباه نشان داده می شود یا به سادگی "حقوق طبق جدول کارکنان" نشان داده می شود که این نقض قانون کار فدراسیون روسیه است و ممکن است جریمه هایی را در پی داشته باشد؛ تاریخ امضای قرارداد بر روی روز تعطیل؛ امضای نماینده کارفرما با فردی که به عنوان نماینده اعلام شده مطابقت ندارد - به عنوان مثال، به جای مدیر کلامضا شده توسط معاون وی)، سپس قراردادها باید دوباره انجام شود. در این صورت، باید فرض کرد که قراردادی که توسط شخص غیرمجاز امضا شده است، در واقع یک قرارداد نیست; به عبارت دیگر، هیچ قرارداد کاری کتبی وجود ندارد. بنابراین باید البته با تاریخ فعلی (اصیل) صادر شود. در سایر موارد، توافقات اضافی به قرارداد کار منعقد می شود که قرارداد کار را با شرایط جدید تکمیل می کند یا آن شرایطی را که به اشتباه مشخص شده است، مشخص می کند (تغییر می دهد).

اگر قرارداد به درستی تنظیم شده باشد، اما تغییرات بعدی ایجاد شده باشد (افزایش حقوق، انتقال کارمند به شغل دیگر)، باید برای هر مورد برای هر کارمند توافق نامه های اضافی تنظیم شود. قراردادهای کار و قراردادهای تکمیلی در دو نسخه تنظیم می شود که یکی از آنها در شرکت باقی می ماند و دومی به کارمند واگذار می شود.

مرحله 4: صحت اجرای دستورات پرسنل را بررسی کنید

در مرحله بعد، باید در دسترس بودن و صحت اجرای دستورات استخدام، جابجایی کارکنان (در صورت وجود) و غیره (تاریخ، امضاها، اطلاعات موجود در آنها) را بررسی کنید. سفارشات باید با محتوای قرارداد کاری منعقد شده با کارمندان و جدول کارکنان مطابقت داشته باشد. آنها باید نه تنها توسط رئیس شرکت، بلکه توسط خود کارمند نیز امضا شوند. اگر دستوری برای استخدام یا انتقال کارکنان شاغل وجود نداشته باشد یا با تخلف اجرا شود، باید احیا، تغییر یا «دوباره امضا شود». طبق قانون، شما در قبال آنچه پیش از شما آمده است مسئولیتی ندارید، با این حال، کارمند حق دارد یک کپی از چنین دستوری را مطالبه کند و باید آن را به او ارائه شود.

مرحله 5: صحت نگهداری دفترچه های کار را بررسی کنید

مرحله بعدی کار بررسی در دسترس بودن کتاب کار است. دفاتر کلیه کارکنان استخدام شده باید نزد شرکت نگهداری شود. اگر کتاب های کارمندان مستعفی پیدا کردید، باید برای صاحبان کتاب ها ارسال کنید نامه ثبت شدهبا تأیید دریافت با درخواست حضور برای دفترچه سوابق کاری یا دادن آدرسی که بتوان آن را به آن ارسال کرد. پس از دریافت پاسخ کتاب کارباید از طریق پست ثبت شده با تایید دریافت ارسال شود. در صورت عدم پاسخگویی، فقط اخطار تحویل نامه را در دفترچه کار ضمیمه کنید. دفاتر کار کارکنان غیر شاغل در صورت تقاضا باید جدا از بقیه نگهداری شود، اما حداقل 50 سال.

در صورت عدم وجود سابقه استخدام یا انتقال در دفترچه کار، برای انجام آن عجله نکنید. ابتدا هر دو سند تنظیم کننده پر کردن دفترچه های کار را به دقت مطالعه کنید: دستورالعمل های پر کردن دفترچه های کار و قوانین نگهداری و نگهداری دفترچه های کار، تهیه فرم های دفتر کار و ارائه آنها به کارفرمایان. و تنها زمانی که به دانش خود اطمینان دارید، می توانید شروع به ثبت مطالب در کتاب کار کنید. به یاد داشته باشید: یک ورودی نادرست می تواند منجر به این واقعیت شود که ممکن است مدت خدمت در شرکتی که در آن ورود اشتباه انجام شده است به کارمند اعتبار داده نشود.

مرحله 6: فایل های شخصی یا پوشه های شخصی کارمندان را تهیه کنید (اگر قبل از شما نگهداری نشده باشند)

صدور کارت های شخصی برای کارمندان در فرم شماره T-2 ضروری است. امروزه بسیاری از برنامه ها به شما این امکان را می دهند که فرم شماره T-2 را در رایانه پر کرده و روی آن چاپ کنید کاغذ ساده، که برخی از افسران پرسنل از آن استفاده می کنند. با این حال، آرشیو ایالتی تاکنون کارت های شخصی را فقط روی کاغذ متراکم و "نیمه مقوا" می پذیرد. بنابراین، اگر سازمان شما منبع کسب آرشیو دولتی است، فرم شماره T-2 را در فروشگاه لوازم التحریر در مقدار مورد نیازیا برای چاپ آنها کاغذ مناسب بخرید.

کارت های شخصی توسط یک افسر پرسنل پر می شود - چنین نسخه ای در دستورالعمل استفاده از فرم های یکپارچه موجود است (قطعنامه Goskomstat روسیه مورخ 05.01.2004 شماره 1).

کپی مدارک دریافتی از کارمندان (گذرنامه، گواهی بیمه و غیره) باید در پوشه های “پرونده” قرار داده شود، پس از آن فهرستی از هر مورد تهیه می شود و پوشه های شخصی شما تشکیل می شود. آنها همچنین می توانند حاوی کپی از سفارشات و قراردادها باشند تا تمام اطلاعات مربوط به کارمند در یک مکان باشد، اما این ضروری نیست. عکس های کارمندان را می توان به کارت های شخصی چسباند.

اغلب، پرونده های شخصی در داخل فرم شماره T-2 قرار می گیرد، که نادرست است: کارت های شخصی باید جدا از سایر اسناد نگهداری شوند.

اسناد و کپی های جدید به محض در دسترس شدن به پوشه شخصی اضافه می شوند.

مرحله 7: دفاتر یا مجلات لازم را تهیه کنید

دفتر حسابداری نقل و انتقال دفتر کار و درج در آنها و دفتر درآمد و هزینه برای ثبت فرمهای دفتر کار و درج در آن فقط به صورت کاغذی قابل نگهداری است. از آنجایی که اینها مجلات حسابداری هستند پاسخگویی دقیق، هر صفحه از کتاب شماره گذاری شده و خود با مهر سازمان دوخته و ممهور شده است.

مرحله 8: برنامه ریزی تعطیلات

دو هفته قبل از شروع سال جدید، سازمان باید برنامه تعطیلات را تصویب کند. کار روی آن باید در ماه نوامبر آغاز شود. اگر شرکت کوچک است، می توانید با کارمندان در مورد اینکه چه زمانی می خواهند به تعطیلات بروند مصاحبه کنید، اگر شرکت بزرگ است، نامه ای به روسای بخش ارسال کنید و از آنها بخواهید که چنین اطلاعاتی را برای بخش خود ارائه دهند.

هنگام برنامه ریزی تعطیلات، مطمئن شوید که وقتی کارمندان یک بخش کوچک به تعطیلات می روند، خط باز نمی ماند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت فقط دو مدیر فروش داشته باشد، پس تعطیلات آنها نباید حتی تا حدی از نظر زمانی همزمان باشد؛ علاوه بر این، باید یک دوره کار مشترک بین این تعطیلات وجود داشته باشد - برای انتقال پرونده ها از یک مدیر به مدیر دیگر.

اگر خودتان با کارمندان در مورد زمان رفتن به تعطیلات مصاحبه می کنید و در مورد اینکه چه کسی و چه زمانی می رود درگیری وجود دارد، سعی نکنید خودتان آن را حل کنید - اطلاعات را به اطلاع مدیریت برسانید و طبق تصمیم برنامه ای تنظیم کنید. از مدیریت در صورت درخواست اطلاعات از طریق روسای ادارات، حل و فصل مسائل مورد اختلاف را به آنها محول کنید. جمع آوری اطلاعات برای برنامه ریزی تعطیلات معمولاً یک تا سه هفته طول می کشد.

پس از ثبت نام، برنامه تعطیلات باید برای تایید به مدیر ارائه شود.

دو هفته قبل از شروع مرخصی، لازم است وقوع آن را به کارمند اطلاع داده و دستور اعطای مرخصی صادر شود. زمان شروع مرخصی با توافق کارمند و مدیر قابل تغییر است. اگر کارمندی در زمان شروع مرخصی مریض باشد و مرخصی استعلاجی داده باشد، بنا به درخواست وی، لازم است مرخصی را به زمان دیگری که برای او مناسب است موکول شود. همه این تغییرات در ستون های مربوطه برنامه تعطیلات انجام می شود. و فراموش نکنید که کارمند نمی تواند دو سال متوالی به مرخصی نرود و مرخصی با حقوق اجباری فقط در صورت اخراج کارمند با غرامت پولی جایگزین می شود.

مرحله 9: تشکیل پرونده های پرسنلی

موارد را می توان در موضوعات زیر تکمیل کرد:

دستورات پرسنل (استخدام، اخراج، انتقال، پاداش، مشوق، مرخصی بدون ابقا) دستمزد، مسیرهای سفرهای کاری طولانی و سفرهای کاری به خارج از کشور) "(دوره ذخیره سازی - 75 سال)؛

"سفارشات پرسنل (تعطیلات منظم و آموزشی، وظیفه، جمع آوری، سفرهای تجاری داخلی کوتاه مدت روسیه)" (دوره ذخیره سازی - 5 سال).

"قراردادهای کار"؛

"امکانات شخصی"؛

"کارت های شخصی"؛

"اسناد مقرراتی شرکت (مقررات، دستورالعمل ها)"؛

« مکاتبه در مورد مسائل پرسنلی با سازمان های دولتی و سازمان های تجاری" و غیره.

برنامه تعطیلات، برنامه وظایف، برنامه های کارکنان راحت تر است که در کیس های جداگانه جدا شده و در پوشه های نازک ذخیره شوند.

ذخیره فایل های شخصی و کارت های شخصی در آن راحت تر است به ترتیب حروف الفبامطابق با نام کارمندان، کلیه اسناد دیگر - به ترتیب زمانی که سند دریافت می شود.

سفارش های شخصی دارای دو دوره ذخیره سازی 5 و 75 ساله هستند، بنابراین حداقل به دو مورد تقسیم می شوند (تمام سفارش هایی که در لیست با ماندگاری 5 ساله درج نشده اند دارای مدت نگهداری 75 سال هستند).

اگر شرکت به اندازه کافی بزرگ باشد و در مدت یک سال بیش از 250 صفحه در پرونده تشکیل شود، باید به چند مورد یا به مجلد تقسیم شود (به عنوان مثال: "قراردادهای کار (A - K)" ، "قراردادهای کار (L - Z)"؛ " سفارشات برای پرسنل (مرخصی های معمولی و تحصیلی) "، سفارشات برای پرسنل (وظیفه، جریمه ها، سفرهای تجاری داخلی کوتاه مدت روسیه)").

هنگام تشکیل پرونده ها، لازم است از بخش های 7 و 8 فهرست اسناد مدیریت معمولی تولید شده در فعالیت های سازمان، با نشان دادن دوره های ذخیره سازی استفاده شود.

مرحله 10: فهرست کارها را تهیه کنید

نام پرونده ها را می توان به طور جداگانه با توجه به اسناد پرسنلی تهیه کرد یا در نامگذاری عمومی امور سازمان گنجانید.

به طور کلی فرآیند تشکیل پرونده ها و تنظیم نامگذاری در امور اداری منابع انسانی با تشکیل پرونده و تنظیم نامگذاری در امور اداری عمومی تفاوتی ندارد.

و تنها پس از تمام مراحل می توان شروع به توسعه شرح وظایف، مقررات مربوط به پرسنل و سایر مقررات محلی اختیاری (که از نظر قانون کار فدراسیون روسیه اجباری نیست) کرد.

Yu.V. ارمیوا،
رئیس دفتر، عضو باشگاه دبیران حرفه ای

فعالیتی است با هدف سیستم سازی اسناد پرسنلیو انجام کار با آنها

بخش منابع انسانی در همه سازمان ها وجود دارد و کار بی وقفه با اسناد و همچنین حسابداری به موقع کلیه تغییرات از طرف شرکت و کارکنان آن را تضمین می کند.

خوانندگان عزیز!مقالات ما در مورد روش های معمولی برای حل مسائل حقوقی صحبت می کنند، اما هر مورد منحصر به فرد است.

اگر می خواهید بدانید چگونه دقیقاً مشکل خود را حل کنید - از طریق مشاور آنلاین در سمت راست تماس بگیرید یا تماس بگیرید مشاوره رایگان:

ادبیات مورد نیاز

به منظور انجام سریع آموزش در امور اداری و استفاده از دانش در عمل، کارشناسان توصیه می کنند به انتشارات چاپی زیر توجه کنید:

سازمان مدیریت منابع انسانی از ابتدا

سازماندهی مدیریت سوابق پرسنل از ابتدا باید در مراحل زیر ساخته شود:

• نصب برنامه های ویژه برای رایانه، طراحی شده برای انجام اسناد صالح و سایر امور مربوط به مدیریت سوابق پرسنل.

امروزه برنامه های زیادی برای این نیازها طراحی شده است. با این حال، سران سازمان ها به طور سنتی 1C را انتخاب کنید.

این به این دلیل است که متخصصانی برای نصب و نگهداری این برنامه در هر شهر بزرگ یا کوچکی وجود دارند، اما همیشه نمی توان با کسانی که می توانند در خدمت پیشرفت های نوآورانه باشند با تماس تلفنی تماس گرفت.

• مطالعه اسناد مهم سازمان.

کلیه قراردادها و اسناد ارسالی باید منطبق بر اساسنامه سازمان بوده و مغایرت نداشته باشد. این بخش مهمی است، به ویژه برای حل اختلافات با تیم مدیریت یا با کارکنان.

• خرید یا خود تولیدیثبت نام

اسنادی که در دفتر کار شرکت خواهد بود باید با مدیریت بالاتر هماهنگ شود.

لازم به توضیح است که کدام یک از آنها اجباری است و کدام یک قابل تعویق است زیرا در موارد نادر به آنها مراجعه می شود. مهم است که بدانید کدام یک از آنها در برنامه کاری قرار می گیرند و کدام در فرم ها.

• طراحی کارگردان. لازم است پر کردن صحیح همه اوراق را بررسی کنید، که باید تاریخ کار مدیر در شرکت را نشان دهد.
• ایجاد جدول پرسنلی و قوانینی برای نظم داخلی که برای همه کارکنان بدون استثنا اعمال می شود.

نحوه درست کشیدن جدول پرسنل، مقاله ما را بخوانید.

اگر شرکت آنها را ندارد، باید این اسناد را ایجاد کنید. این اسناد باید به طور کامل با رئیس سازمان توافق شده و بر اساس چارچوب نظارتی بررسی شود. یعنی باید دریابید که آیا نوآوری ها خلاف قانون است یا خیر.

• ایجاد یک قرارداد کار استاندارد که برای سازمان مفید باشد، اما با موازین قانونی مغایرت نداشته باشد.
• سپس مدارک اولیه مورد نیاز است.

کارکنان پرسنل نمی تواند انجام دهدبدون ایجاد اوراق بهادار زیر:

1. فرم های سفارش؛
2. قراردادهای مسئولیت؛
3. ثبت نام؛
4. دفاتر حسابداری؛
5. برگه زمان
6. پس از مدارک، باید مراقب باشید که چه کسی و چگونه باید رهبری کند.

مسئله نگهداری و تکمیل مدارک آنها باید به موقع و از قبل حل شود. بر مرحله اولیههنگامی که تعداد کارکنان بسیار کمی در محل کار وجود دارد، این موسس شرکت ممکن است نامزد شود... به همین مناسبت باید دستور خاصی صادر شود. در صورت غیبت وی، شرکت با جریمه سنگینی مواجه خواهد شد.

اگر در آینده شخصی ظاهر شود که وظایف او شامل کار با اسناد باشد، دستور جدیدی برای تعیین یک مسئول صادر می شود.

آخرین مرحله جذب نیروی کار برای استخدام است.

این روش مستلزم:

1. احکام استخدامی؛
2. ثبت قراردادهای کار؛
3. در دسترس بودن کتاب های کار؛
4. کارت های کارمند؛
5. کتاب به منظور در نظر گرفتن کتاب های کار.

این دور از آن چیزی است که کارمندی که از صفر شروع می کند باید بداند، اما چنین اقداماتی فقط هستند اصول اولیهدر حجم زیادی از اطلاعات که در آینده مورد مطالعه قرار می گیرد.

می توانید دستورالعمل هایی در مورد مدیریت سوابق پرسنل پیدا کنید.

مسئولیت های متخصص منابع انسانی

منشی دارای حوزه فعالیت گسترده ای است که تمامی جنبه های سازمان مربوط به کارکنان و کار آنها را پوشش می دهد. بنابراین، وظایف اصلی یک کارمند اداری عبارتند از:

• ثبت اسناد مربوط به بیمارستان و سایر گواهی ها.
• تشکیل پرونده شخصی برای هر یک از کارکنان.
• تهیه و تدوین جدول زمانی برای ساعات کاری.
• انجام و آماده سازی دستورات پرسنلی.
• محاسبه و اقلام تعهدی بعدی

نمونه شرح شغل کارمند منابع انسانی را به صورت رایگان دانلود کنید.

کارکنان این حوزه فعالیت علاوه بر وظایف اصلی دارای و وظایف اضافی، مانند:

• ردیابی بازار دستمزد؛
• پیگیری و دعوت از نامزدها برای استخدام؛
• تهیه لیستی از مشاغل آزاد در سازمان؛
• تدوین مقررات و استخدام کارکنان شرکت.

گاهی اوقات یکی از کارمندان این بخش به ارزیابی کار کارکنان و تهیه گزارش در این زمینه مشغول است.

مهم است بدانید که مطابق با قوانین فعلی، افسر پرسنل نمی تواند اطلاعات شخصی کارمند را به اشخاص ثالث فاش کند. این مسئولیت کاملاً بر عهده اوست.

خطاهای انجام شده در بخش منابع انسانی

در هر کاری ممکن است اشتباه شود. بنابراین مدیریت منابع انسانی نیز از این قاعده مستثنی نیست. از آنجایی که این روند دشوارو برای بسیاری از کارمندان تازه کار سخت است که حجم زیادی از اطلاعات را به خاطر بسپارند، مهمترین آنها به شرح زیر است:

1. هنگام ثبت نام و اخراج یک کارمند.

اول از همه، این در مورد طراحی صدق می کند. این دستور ممکن است شرایط یا ماهیت کار انجام شده را مشخص نکند. گاهی اوقات اشتباهاتی در حروف اول یا نام خانوادگی یک کارمند و همچنین در واحد کاری وی رخ می دهد. در اینجا مهم است که در نظر بگیریم که دستوری که با پذیرش اشتباه اجرا شده یا توسط شخص غیرمجاز صادر شده باشد، نامعتبر است.

2. با کتاب کار کار کنید. طبق قوانین، سری و شماره این سند باید در دفترچه حرکت درج شود کتاب های کار، که همه انجام نمی دهند.
3. هنگام انعقاد قرارداد کار. عمده ترین موارد حذف، نبود هر یک از مدارک مورد نیاز برای این روش یا استخدام شهروندانی است که به دلایل بهداشتی قادر به انجام این نوع فعالیت نیستند.
4. سفارشات محلی عمل هنجاریدر شرکت ممکن است صادر شود، اما حاوی امضای رئیس شرکت نیست. این یک تخلف فاحش است و چنین سندی معتبر نیست.

برقراری نظم در سوابق پرسنلی

گاهی اوقات در یک شرکت کوچک اتفاق می افتد که تخلفات زیادی جمع می شود و هیچ متخصصی وجود ندارد که بتواند این موضوع را حل کند. با این وجود، اگر چنین شخصی پیدا شد و به او سپرده شد که امور را در اسناد مرتب کند، باید پیگیری کند. دستورالعمل های گام به گام را دنبال کنید:

1. مقررات مورد نیاز خواهد بود آخرین نسخهکه به حل بسیاری از آنها کمک خواهد کرد مسائل حقوقیو همچنین ادبیات ویژه ای در مورد موضوعات و برنامه های پرسنل که زندگی را در مدیریت سوابق پرسنل آسان تر می کند.
2. بازنگری و تأیید اسناد.

تمامی مدارک لازم مربوط به کارهای اداری باید موجود باشد. این موارد شامل اجباری، خاص و اختیاری است.

مهم این است که همه چیز در فرم مناسب و در جای خود باشد.

موارد اختیاری نیز برای محافظت از خود در هنگام انجام بازرسی در دفتر ارزش خرید دارند.

3. مطالعه خواسته های رئیس و همچنین نحوه کار در شرکت و مطابقت آنها با دستورات اعلام شده و محلی آئین نامه... این مرحله همچنین شامل مطالعه دقیق اسناد تشکیل دهنده در سازمان می باشد.
4. تعیین دایره افرادی که در توسعه اسناد مفقود شرکت کرده اند و آن دسته از کارمندانی که بعداً مسئول جریان اسناد و ایمنی آن خواهند بود.
5. تجزیه و تحلیل جدول کارکنان، که باید به صورت یکپارچه انجام شود.
6. بررسی نحوه اجرای مدیر، کارکنان و قراردادهای کاری در شرکت.
7. یک قسمت مهم مطالعه احکام استخدامی قبلی و کارت های شخصی کارکنان است که نباید اشتباهی در آنها وجود داشته باشد.
8. چک کردن کتاب های کار
9. بررسی جابجایی و جابجایی کارکنان در شرکت، اخراج، اعم از گذشته و فعلی.
10. مرحله آخر بررسی است زمان کاریبرای هر کارمند

اتوماسیون اداری

مدیریت منابع انسانی با گذشت زمان پیچیده تر و پیچیده تر می شود و تعداد شرکت ها بیشتر می شود. بنابراین، راه برون رفت از این وضعیت است اتوماسیون منابع انسانی... امروزه تقریباً در هر سازمانی مسائل پرسنلی با کمک دستگاه های اتوماتیک حل می شود.

راه اندازی فرآیند اتوماسیون باید در چند مرحله انجام شود:

• اولین قدم تعیین هدف برای اتوماسیون است. اغلب این کار به خوبی سازماندهی شده و کارایی سیستم نصب شده است.
• پس از تعیین اثربخشی، باید پیاده سازی سیستم را شروع کنید، یعنی ایجاد یک پایگاه خودکار.
• در مرحله بعد، باید به کارکنان آموزش دهید تا روی تجهیزات ارائه شده کار کنند.
• ورود داده ها از کلیه اسناد سازمان به سیستم گام اصلی است. در این زمان باید قالب هایی برای گزارش ها ایجاد کنید.

برای مدیریت صحیح منابع انسانی، شما نیاز دارید برنامه های زیر:

1. پیش سیستم ها، یعنی برنامه هایی که حسابداری را ارائه می دهند.
2. سیستم های HRM این سیستم است حل کننده مشکلبا اتوماسیون فریم این سیستمی است که اطلاعات مربوط به هر یک از کارکنان را ذخیره می کند.
3. سیستم WFM این برنامه ها عملکردهای بیشتری نسبت به برنامه های اتوماسیون معمولی دارند.
4. سیستم های HCM مسائل حیاتینه تنها از نظر شاخص کمی پرسنل، بلکه از نظر کیفیت. چنین برنامه هایی عملکرد شرکت های بزرگ را تا حدود 15 درصد بهبود می بخشد.

البته، می توانید فناوری های جدید را کنار بگذارید و کار را به روش های قدیمی انجام دهید. با این حال، پیشرفت متوقف نمی شود و در آینده ممکن است معلوم شود که به دلیل تجهیزات خودکار نادرست، ممکن است نقض جریان اسناد رخ دهد، که ممکن است جریمه شود.

نحوه سازماندهی سوابق پرسنل در یک شرکت تازه ایجاد شده - به سمینار ویدیویی مراجعه کنید:

معرفی

"کار اداری (یا پشتیبانی اسناد مدیریت) شاخه ای از فعالیت است که مستندات (ثبت اطلاعات در رسانه های مختلف در مورد قوانین تعیین شده) و سازماندهی کار با اسناد رسمی ".

اطلاعات موجود در اسناد سازمان برای عملکرد سازمان به عنوان یک کل ضروری است. از آنجایی که اسناد منابع انسانی ویژگی های خاص خود را دارد نه تنها با فعالیت های سازمان، بلکه با بسیاری از حقایق فعالیت های جامعه به عنوان یک کل مرتبط است.

یکی از مهمترین وظایف بخش منابع انسانی یک سازمان، مستندسازی روابط کار است. ترکیب اسناد تهیه شده در بخش پرسنل شامل اسنادی با اهداف مختلف عملکردی است: اسناد حسابداری اولیه، اسناد اداری، اسناد شخصی و غیره.

خدمات HR پردازش و استفاده می کند مقدار زیادیاسناد مهم، بنابراین، کارکنان باید صحت اجرای خود را بدانند، که توسط قوانین مختلف قانونی و نظارتی، دستورالعمل های فدراسیون روسیه (قانون کار فدراسیون روسیه، قطعنامه های کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه و غیره تنظیم می شود). .)

1. برگه شخصی سوابق پرسنل (پرسشنامه)

برگه شخصی در سوابق پرسنلسند اولیه ثبت نام است و اساس پرونده شخصی کارمند را تشکیل می دهد. امور شخصی معمولاً برای مدیران و متخصصان سازمان انجام می شود. یک برگه شخصی در سوابق پرسنل حاوی اطلاعات لازم برای کارفرما هنگام تصمیم گیری در مورد انعقاد قرارداد کاری با یک کارمند است.

برگه سوابق شخصی پرسنل لیستی از سؤالات در مورد اطلاعات بیوگرافی کارمند، در مورد تحصیلات، در مورد کار انجام شده از آغاز فعالیت کارگری، اقامت در خارج از کشور، در مورد جوایز دولتی، خدمت سربازی، وضعیت تأهل، در مورد محل سکونت است. ، اطلاعات پاسپورت و غیره

برگه شخصی سوابق پرسنل توسط خود کارمند هنگام درخواست کار به صورت دستی پر می شود، پاسخ های کامل به تمام سوالات داده می شود، از کاهش و حذف، اصلاحات و لکه ها اجتناب می شود.

پاسخ های منفی در ستون های برگه شخصی بدون تکرار سوال داده می شود (مثلاً مدرک تحصیلی ندارم).

پاسخ به سوالات در برگه سوابق پرسنل شخصی مطابق با سوابق مندرج در اسناد شخصی کارمند داده می شود. هنگام پر کردن، از اسناد شخصی زیر استفاده می شود:

· گذرنامه؛

· سابقه اشتغال؛

· شناسه نظامی؛

· اسناد آموزش و پرورش.

· اسناد در مورد جوایز.

· اسناد مربوط به اختراعات.

· مدارک کمیسیون عالی تصدیق در خصوص اعطای مدارج علمی و غیره.

پر کردن مورد "اجرا شده است

کار از آغاز فعالیت کارگری ". مورد مطابق با نوشته های کتاب کار پر می شود. اگر فعالیت کارگریبه دلایلی قطع شد، آنها باید نشان داده شوند (بیماری، مطالعه و غیره).

برگه سوابق پرسنل شخصی مکانی برای عکس کارمند دارد.

برگه سوابق پرسنل شخصی توسط کارمند سازمان امضا می شود.

همراه با برگه سوابق شخصی برای سوابق پرسنل، از فرم ثبت نام مشابه استفاده می شود - پرسشنامه. او در مورد برخی از نکات (سوالات در مورد تغییر نام و غیره) سؤالات گسترده ای دارد. علاوه بر این، پرسشنامه پس از تأیید داده های مشخص شده در پرسشنامه توسط کارمند بخش پرسنل امضا می شود.

اطلاعات مربوط به تغییرات مربوط به کارمند که پس از پر کردن برگه شخصی در سوابق پرسنل (پرسشنامه) رخ داده است در تکمیل برگه شخصی در سوابق پرسنل.

موارد اضافه شده به برگه شخصی برای سوابق پرسنلی شامل: نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمند و دو بخش است که به صورت جدولی می باشد.

در قسمت اول حرکت در خدمت با ذکر تاریخ های ورود و خروج از دفتر با ذکر تصمیم در مورد تایید و اخراج کارمند مشخص شده است.

در بخش دوم، تغییرات در سایر علائم ثبت نام (در مورد جوایز، در مورد اعمال مجازات و غیره) مشخص شده است.

تمام تغییرات مشخص شده در الحاقیه به برگه شخصی در سوابق پرسنل باید توسط اسناد اولیه مربوطه تأیید شود.

شرط واجب الحاقیه به برگه شخصی در سوابق پرسنلی، علامتی است که در انجام بررسی حضور و وضعیت امور شخصی وجود دارد. یادداشت ها شامل کتیبه "پرونده شخصی تایید شده"، تاریخ و امضا است.

بنابراین، برگه سوابق شخصی (پرسشنامه) یک سند قابل اعتماد است، حامل های اطلاعاتدر مورد کارمند و تشکیل بانک اطلاعاتی اولیه پرسنل سازمان.

در عمل، در حال حاضر در سازمان ما، برگه پرسنلی برای سوابق پرسنل نگهداری نمی شود، بلکه از پر کردن کارت شخصی کارمند استفاده می شود، یعنی. سندی که در واقع سند ثانویه حسابداری است.

پر کردن نمونه و فرم تقریبیبرای برگه سوابق شخصی برای سوابق پرسنل، به پیوست 1 مراجعه کنید. فرم برگه سوابق شخصی سوابق پرسنل برای سال 1984 پیوست شده است. مرحله حاضرتعدادی از مسائل دستخوش تغییر شده است (مثلاً سؤالی در مورد حزب گرایی و غیره وجود ندارد) اما محتوای اصلی و مدل کاربرد در عمل منعکس شده است.

ضمیمه 2 فرم برگه سوابق پرسنل را نشان می دهد که در حال حاضر استفاده می شود.

2. دستور فسخ قرارداد کار به ابتکار کارمند

دستور عملی قانونی است که صرفاً توسط رئیس یک سازمان به منظور حل و فصل ... پرسنل و سایر مسائل مربوط به فعالیت آن صادر می شود.

یکی از وظایف سرویس پرسنلی ثبت فرآیند جابجایی پرسنل سازمان است که از طریق ایجاد اسناد اولیه زیر مستند می شود: سفارشات پرسنل، برنامه های مرخصی، تفاهم نامه ها و غیره. سفارشات برای پرسنل به طور جداگانه تشکیل می شود. از فعالیت اصلی و به طور مستقل با افزودن یک نمایه الفبایی "K"، "LS" یا "L / S" شماره گذاری می شوند. یکی از دستورات پرسنل دستور خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج) است. این سفارش بر اساس فرم های یکپارچه شماره T-8، T-8a پر می شود و برای رسمی کردن اخراج کارکنان تایید شده توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 05.01.2004 شماره 1 استفاده می شود.

مطابق با هنر. 77 بند 3 قانون کار فدراسیون روسیه، مبنای خاتمه قرارداد کار، خاتمه قرارداد کار به ابتکار کارمند است که به کارمند حق فسخ قرارداد کار را در هر زمان می دهد. به ابتکار خودبا اطلاع دادن کتبی به کارفرما از دو هفته قبل با ارسال درخواست.

دستور فسخ قرارداد کار به ابتکار کارمندماهیت اداری دارد. ماندگاری چنین سفارشی هفتاد و پنج سال است. اختصارات، چاپ اشتباه و اشتباه در اطلاعات در متن سفارش مجاز نمی باشد. جزئیات اصلی دستور خاتمه قرارداد کار به ابتکار کارمند:

· نام شرکت؛

· کدهای سازمان مطابق با طبقه بندی کننده های روسی (OKPO، OKUD).

· تاریخ خاتمه قرارداد کار.

· نام و نام خانوادگی. کارمند؛

· شماره پرسنل

· زیرمجموعه ساختاری؛

· سمت، تخصص، حرفه، دسته.

· دلایل فسخ قرارداد کار (مبنای خاتمه قرارداد کار به ابتکار کارمند بند 3 ماده 77 قانون کار است.

· مبنای صدور حکم (بیانات کارمند).

· امضای شخصی رئیس سازمان؛

· امضای شخصی کارمند؛

دستور خاتمه قرارداد کار به ابتکار یک کارمند می تواند به صورت انفرادی (فرم T-8) و جمعی برای چندین کارمند (فرم T-8a) تنظیم شود، اما حاوی یک اقدام اداری (پیوست 3، 4) باشد.

دستور فسخ قرارداد کار به ابتکار کارمند با امضای شخصی (دست نویس) رئیس سازمان یا شخصی که مجاز به انجام آن است امضا می شود. اسناد تشکیل دهنده... در مدت غیبت موقت رئیس، شخصی که به دستور او وظایف خود را انجام می دهد (مثلاً مهندس ارشد یا معاون) امضا می کند. در عین حال، لزوماً در دستور به انجام وظایف اشاره می شود، نام خانوادگی و حروف اول کارمند جایگزین و نه مدیر غایب ذکر شده است.

دستوری که با استفاده از فاکس و همچنین توسط شخص غیرمجاز امضا شده باشد وجه قانونی ندارد.

پس از امضا، حکم تاریخ و شماره گذاری می شود و کارمند باید در روز اخراج با حکم در مقابل امضاء آشنا شده و در دفتر کار درج شود.

بنابراین، دستور فسخ قرارداد کار به ابتکار کارمند ماهیت اداری دارد و هم برای کارمند و هم برای سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. روابط کار و آن را تنظیم می کند طراحی صحیحبه حل و فصل اختلافات و درگیری های کاری کمک می کند.

3. گزیده ای از صورتجلسه (جلسه، جلسه)

فرآیندهای اتخاذ تصمیمات مدیریتی و خود تصمیمات با استفاده از صورتجلسات (جلسات، جلسات) مستند می شوند. مستندسازی پیشرفت جلسات و صورتجلسات به کارمند مسئول مدیریت اسناد سپرده می شود. پروتکل از یک بخش مقدماتی و یک بخش اصلی تشکیل شده است. گاهی لازم است به مقاماتعناصر فردی بخش اصلی پروتکل، برای این الف گزیده ای از صورتجلسه (جلسه، جلسه).

گزیده ای از صورتجلسه (جلسه، جلسه) حاوی جزئیات زیر است:

· نام شرکت؛

· نام نوع سند (استخراج از پروتکل).

· تاریخ جلسه؛

· شماره پروتکل؛

· محل تالیف;

· حاضرین و دعوت شدگان؛

· رئیس و منشی؛

· سرفصل به متن.

· متن (دستور کار، گوش داد، تصمیم گرفت).

· امضاها (بدون امضای شخصی، فقط عبارت "رئیس"، "منشی")؛

· رمزگشایی نام خانوادگی با حروف اول.

عصاره صورتجلسه (جلسه، جلسه) باید دارای علامتی در تأیید یک نسخه و علامت اجرا باشد. نمونه ای از صورتجلسه (جلسه، جلسه) در پیوست 5 آورده شده است.

کارکنان پرسنل با نیاز به صدور دستور برای فعالیت های اصلی خود به صورت روزانه (سفر کاری، تعطیلات، تشویق یا جمع آوری) و سایر شرایطی که بر منافع کارکنان تأثیر می گذارد، به عنوان مثال، انتقال موقت به دلایل پزشکی، مواجه هستند.

دفتر کار. سفارشات
* سازماندهی کارهای اداری.
* آئین نامه
* ترکیب تقریبی اسناد
* سفارشات توسط
* دلایل سفارشات در l / s - یادداشت ها و یادداشت های توضیحی، نمایندگی ها، صورتجلسه ها، اعمال
* سفارشات برای فعالیت اصلی،
* مدارک
* اسناد برای
* اطلاعیه ها، اعلان ها، مسیرها، کمک
* نمونه سفارشات,
* در زمان صرفه جویی کنید

مدیریت منابع انسانی شاخه ای از فعالیت است که روابط کار را مستند می کند و اطلاعات مربوط به حضور و حرکت پرسنل را تثبیت می کند و در نتیجه رویه های پرسنل ثبت اسناد را به دست می آورد.
تقریباً هر سند پرسنلی دارای ارزش قانونی (تجاری) است. با استفاده از اسناد پرسنلیبه عنوان مدرک کتبی، کارفرما می تواند موقعیت خود را در دادگاه ثابت کند. به عنوان مثال، یک سازمان برای تایید مشوق های مالیاتیبرای مالیات بر درآمد و دارایی باید جداول پرسنل، لیست حقوق و دستمزد، سفارشات پرسنل، کپی دفترچه کار، جدول زمانی و سایر اسناد را ارائه دهید.
در عمل، بازرسان مالیاتی اذعان دارند که اگر موقعیت وکیل یا بازاریاب در جدول کارکنان پیش بینی شده باشد، سازمان دیگر نمی تواند هزینه های پرداخت خدمات وکلا یا بازاریاب شخص ثالث را در مالیات لحاظ کند. با این حال، رویه داوری تأیید می کند که برای حسابداری هزینه ها هنگام محاسبه سود، کافی است خدمات در چارچوب فعالیت های تولیدی یا تجاری ارائه شود، با هدف ایجاد درآمد و مستند باشد (ماده 252 قانون مالیاتی فدراسیون روسیه).
علاوه بر این، به تفصیل شرح شغلقراردادهای کار و نیروی انسانی به عنوان ادله کتبی در دادرسی، ضرورت تولید هزینه های سفر سازمان و هزینه های آموزش و بازآموزی پرسنل را تعیین می کند.
هنگام مستندسازی یک رابطه کاری، اکثریت قریب به اتفاق اسناد منابع انسانی حاوی اطلاعات بسیار مهمی هستند. بنابراین، نگرش به کار با چنین اسنادی باید بسیار جدی باشد. تایید قطعی حقایق حقوقی، که بر اساس آن این یا آن حقوق کارمند بوجود می آید. این می تواند واجد شرایط بودن یک قرار زودهنگام را برای یک کارمند دشوار کند. مستمری کاربه ویژه برای کار با شرایط کاری مضر و سخت، اما هرگونه اشتباه یا عدم دقت در نام موقعیت ممکن است منجر به این شود که مدت کار در موقعیت "مضر" ترجیحی محسوب نمی شود و کارمند. حق بازنشستگی پیش از موعد را نخواهند داشت.
توجه ویژهباید به روش نگهداری دفترچه های کار توجه کرد، که مطابق با ماده 66 قانون کار فدراسیون روسیه، اسناد اصلی برای محاسبه کار و تجربه بیمهکارمند
به طور کلی از مستندات روابط کارگریارائه ضمانت های اجتماعی، بازنشستگی و سایر تضمین های ارائه شده توسط قانون روسیهکارمندان
قوانین، مقررات، دستورالعمل ها و سایر اسناد حاوی هنجارهای قانون کار برای کار حرفه ای یک متخصص پرسنل ضروری است. بنابراین اولین قدم در راه اندازی سرویس منابع انسانی است تشکیل یک پایگاه کافی از اسناد نظارتی.
اسنادی که باید هر روز در بخش پرسنل در دسترس باشد را می توان به دو گروه مستقل تقسیم کرد.
V گروه اولشامل آئین نامه های قانونی و آیین نامه ای حاوی قانون کار و استانداردهای حمایت از کار است. این اسناد لازم الاجرا هستند.
NS گروه دومشامل اسنادی با ماهیت روش شناختی در کار مدیریت و مدیریت سوابق پرسنل است. ماهیت توصیه ای دارند. این اسناد حاوی توصیه هایی در مورد بهترین نحوه تنظیم اوراق پرسنل، نحوه سازماندهی راحت تر کار با آنها است. در عین حال، افسر پرسنل این حق را دارد که به طور مستقل تصمیم بگیرد که آیا به این توصیه ها پایبند باشد یا مطابق با استانداردهای شرکت عمل کند.
در بخش "اسناد در قانون کارو حمایت از کار "پنج قانون هنجاری قانونی قابل ذکر است.

اولین - قانون کار فدراسیون روسیه... این قانون اساسی است که باید توسط متخصص پرسنل هر سازمانی در کار خود رعایت شود. هنجارهای قانون کار نحوه استخدام و اخراج کارکنان، سازماندهی ساعات کار و استراحت آنها، شرایط پرداخت دستمزد، و ارائه مزایا و غرامت های مختلف به کارکنان را تنظیم می کند.
دومین - قانون فدرال RF مورخ 27 ژوئیه 2006 شماره. شماره 149-FZ"در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعاتو حفاظت از اطلاعات". بر اساس این قانون، کل کار بخش پرسنل با اطلاعات شخصی کارکنان ساخته شده است. به عنوان مثال، این سوال که اطلاعات دریافتی از کارمند هنگام شروع به کار چگونه پردازش می شود و در کجا ذخیره می شود. .
سوم- قانون RF 29 ژوئیه 2004 شماره. شماره 98-FZ "در مورد اسرار تجاری"... فهرستی از اطلاعاتی را که می تواند تشکیل دهد ایجاد می کند راز تجارتسازمان ها، فهرستی از کارکنانی که به آن دسترسی دارند، روش آشنایی با داده های طبقه بندی شده و همچنین مسئولیت انتشار اطلاعات محرمانه.
چهارم- قانون RF 17 ژوئیه 1999 شماره. شماره 181-FZ "در مورد اصول حمایت از کاردر فدراسیون روسیه. "مفاد این سند امکان ایجاد یک سیستم ایمنی شغلی در یک سازمان را فراهم می کند. شرایط امنکار یکی از اصلی ترین شرایطی است که کارفرما با انعقاد قرارداد کاری با کارکنان تضمین می کند. در صورت آشکار شدن نقض قوانین حفاظت از کار و اقدامات احتیاطی ایمنی، بازرس کار مقامات مقصر را به مسئولیت اداری معرفی می کند.
پنجم - قانون فدراسیون روسیه 8 اوت 2001 شماره 134-FZ"در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقیو کارآفرینان فردیدر کنترل دولتی(نظارت) ". قانون از حقوق و تعهدات کارفرما در هنگام انجام بازرسی های مختلف در سازمان ایده می دهد. به عنوان مثال، قانون به اسنادی اشاره می کند که کارفرما حق دارد از بازرس درخواست کند. او در سازمان ظاهر می شود، حق نماینده شرکت برای حضور شخصی در هنگام بازرسی، در مورد چگونگی اعتراض سازمان نسبت به نتایج نامطلوب بازرسی.

به یک گروه دیگر آئین نامهلازم در کار بخش پرسنل شامل موادی با ماهیت روش شناختی در سازمان است کار مدیریتیو توسط کار با اسناد پرسنلی.
در ابتدا، این GOST R 6.30-2003 است "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات کاغذبازی." این استاندارد دولتیلیست جزئیاتی را که باید در سند منتشر شده در سازمان وجود داشته باشد، ترتیب ترتیب آنها، الزامات سربرگ را تعیین می کند.
به عنوان مثال، استاندارد قوانین مربوط به مکان نشان دولتی، نشان سازمان و علامت تجاری آن را دیکته می کند. مشخص می کند که در چه صورت نام اختصاری سازمان در عنوان سند نوشته می شود و در چه صورت نیست و از چه عناصری تشکیل شده است. شماره ثبتسفارش. این استاندارد برای کلیه اسناد سازمانی و اداری شرکت اعمال می شود: تصمیمات، دستورات، دستورات، پروتکل ها، اعمال، نامه ها. کلیه اسناد فوق توسط پرسنل بخش منابع انسانی اداره می شود.
دوما، این هست طوماراسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده توسط Rosarchiv در 6 اکتبر 2000. این قانون هنجاری لیست جامعی از اسناد داخلی را ارائه می دهد، بسته به اهمیت قانونی آنها، روش و شرایط ذخیره سازی آنها را تنظیم می کند. کارمند پرسنل از این سند دپارتمان یاد می گیرد که مثلاً جدول پرسنل، مقررات پاداش ها، برگه های زمانی، شرح وظایف و سایر اسناد چقدر باید نگه داشته شود.
ثالثا، این هست فرم های یکنواختاسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پاداش. فرم های دستور استخدام، اخراج، انتقال، ارجاع به سفر کاری، در مورد ارتقاء و همچنین فرم های کارت شخصی کارکنان و برخی مدارک دیگر در آلبوم تایید شده درج شده است. قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 شماره 1.
علاوه بر این، نگهداری از این فرم های یکپارچه مطابق با مورد 2قطعنامه مذکور برای همه سازمان ها الزامی استفعالیت در قلمرو فدراسیون روسیه، صرف نظر از شکل مالکیت.
چهارم، این فرمان شماره 225 دولت فدراسیون روسیه در 16 آوریل 2003 است.
"درباره کتاب های کار"و فرمان وزارت کار روسیه به تاریخ 10 اکتبر 2003 شماره 69" در مورد تصویب دستورالعمل تکمیل دفترچه های کار". این اسناد در هنگام کار با دفترچه کار کارکنان مورد نیاز افسر پرسنل خواهد بود. توصیه های مندرج در این اسناد به کارمند خدمات پرسنلی کمک می کند تا در صورت لزوم دفترچه کار کارمند را به درستی و بدون خطا پر کند. ، تغییرات مناسب را انجام دهید یا به جای سند آسیب دیده یا مفقود، یک نسخه تکراری صادر کنید.
پنجم، اینها بین بخشی بزرگ شده اند استانداردهای زمانیبرای کار بر روی استخدام و حسابداری برای پرسنل و استانداردهای زمانی تلفیقی بین بخشی برای کار در زمینه پشتیبانی اسناد مدیریت، مصوب قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه در 25 نوامبر 1994 شماره 72... این اسناد را نیز می توان در لیست قرار داد ابزار لازمافسر پرسنل با کمک آنها می توانید تعداد پرسنل بخش پرسنل را محاسبه کنید و همچنین مدت زمان لازم برای انجام وظایف شغلی هر یک از آنها را تعیین کنید.
پیروی از توصیه های مندرج در اسناد نظارتی و روش شناختی، اگرچه اجباری نیستند، ضروری است. واقعیت این است که در بیشتر موارد کار را با اسناد ساده می کنند. علاوه بر این، بازرسی کار به این دستورالعمل ها اهمیت زیادی می دهد و در صورت عدم رعایت آنها ممکن است سازمان را جریمه کند.
این مهم است که بدانید کدام اسناد برای شرکت اجباری است که فقط تحت شرایط خاصی چنین می شود و کدام اوراق را می توان حذف کرد زیرا ماهیت توصیه ای دارند. این به شما امکان می دهد برای ملاقات با بازرسان کار به خوبی آماده شوید.
هنگام ایجاد اسناد، متخصصان منابع انسانی باید در فعالیت های خود با موارد زیر هدایت شوند:

1. مشاهده درونی؛ داخلیاسناد، روش توسعه، تصویب و غیره. موردی که برای سازمان مورد نظر مناسب است استفاده می شود.
2. مشاهده کنید خارجیاسناد باید رعایت شود قوانین عمومیدادن قدرت قانونی به این اسناد؛
3. مدارک باید مطابق با الزامات سرویس بایگانی در سازمان نگهداری شود.

قانونی شدن اسناد

برای داشتن سند نیروی قانونیقوانین زیر باید رعایت شود:
1. کارفرما موظف است در تهیه آن قوانین جاری را رعایت کند.
2. سند فقط در حدود صلاحیت آن قابل انتشار است.
3. کارفرما موظف به رعایت ضوابط ملی تنظیم و اجرای اسناد می باشد.