مدیریت منابع انسانی در شرکت نگهداری از کتاب های کار مجلات منابع انسانی، قوانین ثبت و ذخیره سازی

سازمان و مدیریت مدیریت منابع انسانی- مسئولیت مستقیم کارکنان خدمات پرسنلی. در موقعیت های خلقت سازمان جدید، تغییر گزینه های قدیمی یا سایر گزینه ها برای سازماندهی مجدد ، مدیریت و بخش پرسنل باید نکات اصلی کار را بدانند: آموزش و جستجوی کارکنان ، استخدام ، انتقال و اخراج پرسنل و همچنین قوانین بایگانی و ذخیره سازی عملیاتی اسناد

سازماندهی شایسته مدیریت منابع انسانی به عنوان مبنایی برای ثبات شرکت

هر سازمانی، صرف نظر از مالکیت، کارکنان دارد. از نظر تعداد و ترکیب، عملکردهای انجام شده و سطح صلاحیت ها متفاوت است. وظیفه بخش پرسنل این است که اطمینان حاصل کند که تمام سؤالات و مشکلات مربوط به کارکنان شرکت در سریع ترین زمان ممکن و با شایستگی حل می شود.

عملکرد پایدار یک سازمان به طور مستقیم به کارکنان آن بستگی دارد. وظیفه اصلی خدمات پرسنلی، انتخاب شایسته و به موقع کارکنان، انجام سوابق پرسنل مطابق با قانون و ارائه به موقع اسناد به بایگانی است. این اساس عملکرد پایدار هر شرکت است.

آموزش پرسنل برای کار با پرسنل

دستورالعمل مدیریت منابع انسانی به وضوح نیاز به آموزش حرفه ای برای متخصصان منابع انسانی را نشان می دهد. با این حال، در عمل، اغلب با آموزش کارگران با مشخصات مورد نیاز مشکل وجود دارد.

موسسات آموزشی تخصصی عالی و متوسطه، متخصصانی با صلاحیت محدودی مانند "مدیریت سوابق پرسنل" تولید نمی کنند. آموزش معمولاً در محل یا در دوره های تخصصی انجام می شود. همچنین آموزش مستقیم کارمند در محل کار به روش منتورینگ امکان پذیر است.

آموزش مدیریت منابع انسانی متخصصان شامل روش های زیر است:

• بازآموزی بر اساس دوم آموزش عالی;
• کسب آموزش عالی در یک پروفایل مرتبط، به عنوان مثال، "مدیریت سوابق"، "فقهی"، "مدیریت پرسنل"، "حفاظت از اطلاعات"؛
• آموزش در دوره های تخصصی طولانی مدت (حداقل سه ماه) و به دنبال آن یک امتحان.
• کار عملی به دنبال توسعه حرفه ای منظم.

اسناد هنجاری تنظیم کننده کار خدمات منابع انسانی

فعالیت های بخش پرسنل و سازمان کلی مدیریت سوابق پرسنل بسیار به قوانین فعلی و اسناد نظارتی داخلی بستگی دارد. این ویژگی با تفاوت های ظریف کار با آن همراه است مقدار زیاداسناد شخصی که اغلب محرمانه هستند.

مدیریت سوابق در خدمات پرسنلی توسط اقدامات زیر تنظیم می شود:

• قانون اساسی، قانون مدنی و کار، و همچنین بخشی از قوانین جزایی و خانواده؛
• اقدامات قانونی در مورد مشخصات سازمان در امور مربوط به کار با پرسنل.
• آئین نامهاهمیت محلی؛
• طبقه بندی کننده ها، قوانین و مقررات مختلف در سطح فدرال؛
• درونی؛ داخلی آئین نامهبه عنوان مثال، دستورالعمل های مربوط به مدیریت سوابق پرسنل؛
• دستورات و دستورات مدیریت

کارکنان خدمات پرسنلی موظف به رعایت دقیق الزامات مصوبات نظارتی و مهمتر از همه، هستند. قانون کار.

جستجو و مستندسازی کارمندان

مدیریت منابع انسانی با جستجو و ثبت نام پرسنل آغاز می شود. اول از همه، شما باید در مورد گزینه های پیدا کردن کارمندان جدید تصمیم بگیرید. در میان آنها موارد زیر برجسته می شود:

• آژانس ها و دفاتر کاریابی؛
• استخدام؛
• نمایشگاه های کار؛
• مؤسسات آموزشی؛
• تابلوهای کار و رزومه در منابع مختلف؛
• سایر سازمان ها؛
• آشنایان و دوستان

همه گزینه های جستجو برای کارمندان مزایا و معایب خاص خود را دارند، یک کارمند بخش پرسنل باید از همه فرصت ها برای پر کردن یک جای خالی حداکثر استفاده را ببرد.

وقتی متقاضی پیدا شد، با او مصاحبه انجام می شود. مطلوب است که پیشرفت آن مستند باشد: تصمیم گیری آگاهانه در مورد استخدام یا امتناع را آسان تر می کند. در صورت اخیر، ظرف پنج روز کاری به طور کتبی علت به فرد اعلام می شود. اگر متقاضی برای موقعیت خالی مناسب است، باید ثبت نام شود. اینجاست که ثبت نام برای یک کارمند خاص آغاز می شود.

• انعقاد قرارداد کار؛
• صدور حکم پذیرش؛
• یک کارمند جدید یا تاسیس او؛
• ثبت کارت شخصی؛
• اگر در سازمان پذیرفته شود - تشکیل پرونده شخصی؛
• آشنایی و امضای کارمند آیین نامه ها و دستورالعمل های داخلی.

سوابق پرسنل (کارت های شخصی، جدول پرسنل)

مدیریت منابع انسانی شامل ثبت اجباری اسناد حسابداری، به ویژه، جدول کارکنان و کارت های شخصی است. این اسناد برای سازمان هایی با هر شکلی از مالکیت اجباری است.

سطح کارکنان و کارکنان باید جاری و پاسخگوی نیازهای سازمان باشد. این شامل نام تمام موقعیت ها، تعداد نرخ ها، نشان دهنده موقعیت های خالی برای یک دوره معین است.

کارت های شخصی هستند اسناد یکپارچهحاوی اطلاعات مختصری در مورد فعالیت کارگریاطلاعات کارمند و شخصی آنها موضوع هستند حسابداری دقیقو شرایط نگهداری خاص، در مکان هایی که از آسیب و سرقت جلوگیری می کند.

سفارشات برای پرسنل، تفاوت ها و ویژگی های طراحی

کار اداری عمومی در کار پرسنلی عمدتاً در دستورات و دستورات مدیریت بیان می شود. این اسناد می تواند هم به تک تک کارکنان و هم به کل کارکنان به طور کلی مربوط باشد. آنها در طراحی و ویژگی های اجرا متفاوت هستند.

اکثر دستورات و دستورات مربوط به اقدامات خاص با کارمند دارای شکل یکپارچه هستند. آنها مشمول توافق اجباری با همه هستند سهامدارانو آشنایی توسط کارمند در مقابل رسید. کپی دستورات پرسنل در پرونده شخصی و نسخه اصلی در پوشه های جداگانه نگهداری می شود.

مجلات منابع انسانی، قوانین ثبت و ذخیره سازی

برای محاسبه حرکت در خدمات پرسنلی، این امر مستلزم نگهداری مجلات تخصصی است. اینها اسناد جدولی با قالب چند صفحه ای هستند که اغلب یکپارچه هستند. معمولاً آنها یا در نوت بوک های بزرگ بسته می شوند یا به صورت آماده در فروشگاه های تخصصی خریداری می شوند.

انواع مجلات منابع انسانی:

• ثبت اسناد ورودی و خروجی از جمله نامه ها.
• ثبت سفارشات؛
• ثبت ورود و خروج کارکنان در سفرهای کاری؛
• ثبت درخواست ها، نمایندگی ها، اطلاعیه ها، یادداشت های رسمی و خدماتی؛
• فرم های ثبت نام کتاب های کار، درج آنها;
• کتابهای حسابداری حرکات مختلف اسناد پرسنلیو غیره.

تمام مجلات باید بدون نقص صحافی و مهر و موم شوند و برگه ها باید شماره گذاری شوند. آنها باید جدا از همه اسناد ذخیره شوند. ترجیحا در یک کمد امن یا مخصوص.

ویژگی های نگهداری و ذخیره فایل های شخصی

نگهداری فایل های شخصی اختیاری است. با این حال، اکثر سازمان ها اسناد کارمندان را به یک شکل جمع آوری می کنند. البته انجام این کار در یک پوشه راحت تر است.

پرونده شخصی مجموعه ای از اطلاعات شخصی مستند در مورد یک کارمند است که به ترتیب خاصی جمع آوری و تشکیل شده است. این می تواند شامل انواع اسناد و کپی باشد:

• کپی از دستورات مربوط به کارمند؛
• کپی از اظهارات؛
• کپی مدارک هویتی تایید کننده صلاحیت ها، تحصیلات، مزایا و وضعیت تأهل؛
• پرسشنامه؛
• ویژگی ها و بررسی ها؛
• کمک و غیره

پرونده های شخصی شامل اطلاعات شخصی است و باید جدا از سایر اسناد نگهداری شود. دسترسی به آنها فقط برای یک دایره کاملاً محدود مجاز است. مقامات... پس از اخراج پرسنل، پرونده های شخصی برای ذخیره سازی بایگانی تحویل داده می شود.

قوانین طراحی، نگهداری و صدور دفترچه کار و همچنین درج

همه سازمان ها موظفند برای پرسنل خود دفترچه های کار نگهداری کنند، به استثنای کارکنانی که به صورت پاره وقت استخدام می شوند. در پذیرش اولیه، کارفرما به طور مستقل فرم های خالی را دریافت می کند و اولین ورود را در آنها انجام می دهد. بر صفحه عنواناطلاعات مربوط به کارمند را وارد کنید. متعاقباً لازم است ارتباط آنها نظارت شود و تغییرات به موقع انجام شود.

در گسترش بخش اصلی، مطالبی در مورد نیروی کار و فعالیت های اجتماعیکارمند، پذیرش دائمی او همه سوابق شماره گذاری شده اند نظم عمومیو بر اساس سفارش وارد می شوند. استعفانامه همراه با مهر سازمان و امضای رئیس می باشد.

ساخته شده با دست، آبی قلم توپی، دستخط واضح و قابل فهم. ارتباط و دقت داده های وارد شده را به دقت کنترل کنید. در صورت نیاز به تصحیح اطلاعات باید با دقت یک خط خط زده و اطلاعات فعلی وارد شود. این عمل باید با امضای سر و مهر تایید شود.

دفاتر کار جدا از سایر اسناد و در گاوصندوق نگهداری می شوند. تحویل آنها به کارمندان یا اشخاص ثالث بدون دستور خاصی از مراجع مسئول ممنوع می باشد.

ویژگی های ذخیره سازی عملیاتی و آرشیوی اسناد پرسنلی

ذخیره سازی اسناد پرسنلی با اهمیت ویژه آنها تعیین می شود. آنها حاوی اطلاعات شخصی هستند و محرمانه هستند. چنین داده هایی مشمول افشای غیرمجاز نیستند. در غیر این صورت برای کارکنان خدمات پرسنلی و رئیس سازمان جریمه در نظر گرفته می شود.

برای سازمان ذخیره سازی صحیحاسناد پرسنل در خدمات پرسنلی، مطلوب است که یک اتاق جداگانه داشته باشید. باید یک ورودی به آن وجود داشته باشد و باید مجهز باشد درب فلزیبا زنگ هشدار

خود اسناد باید در کابینت های فلزی یا گاوصندوق نگهداری شوند. باید از دسترسی اجتناب شود نور خورشیدو گرد و غبار و همچنین دمای شدید و رطوبت بیش از حد. این مراحل ساده به شما کمک می کند اطلاعات شخصی خود را ذخیره کنید.

بررسی کنید که سوابق پرسنل چگونه در سازمان نگهداری می شود و برای چه چیزی می توان آنها را جریمه کرد. دستورالعمل‌های مدیریت منابع انسانی را دانلود کنید یا حسابداری را خودتان سازماندهی کنید.

مقاله

دانلود یک سند مفید

مدارک پرسنلی اجباری که کارفرما تهیه می کند چیست

هر شرکتی که از نیروی کار استخدامی استفاده می کند ملزم به نگهداری سوابق پرسنل است. کار با پرسنل با اجرای بسیاری از اسناد، از جدول پرسنل گرفته تا سفارشات پرسنل همراه است. وظیفه افسر پرسنل این است که اسناد بخش پرسنل را به موقع و به درستی تنظیم کند، در صورت لزوم تغییراتی در آنها ایجاد کند و آنها را از نظر مطابقت با قوانین فعلی بررسی کند.

دستورالعمل های ساختارمند مناسب برای مدیریت منابع انسانی، که با در نظر گرفتن GOST جدید تهیه شده است، خطر اشتباهات فاحش را در کار با پرسنل به حداقل می رساند.

با شروع مدیریت منابع انسانی از ابتدا، اسناد اجباری منابع انسانی را آماده کنید، بدون آنها کار کامل با پرسنل به سادگی غیرممکن است.

مدارک اجباری بخش منابع انسانی:

• قراردادهای کار؛
• شرح شغل (در صورت لزوم)؛
• مقررات محلی؛
• کارت های شخصی کارکنان؛
• سفارشات برای پرسنل؛
• سفارشات برای فعالیت اصلی؛
• میز پرسنل؛
• برنامه تعطیلات؛
• کتب و مجلات حسابداری؛
• برگه زمان .

قرارداد کار

سند اصلی در کار یک افسر پرسنل. وجود رابطه کاری را تأیید می کند، حقوق و تعهدات طرفین را تعیین می کند. هیچ شکل واحدی از قرارداد کار وجود ندارد، اگرچه یک فرم استاندارد برای شرکت های خرد وجود دارد. سایر کارفرمایان نیز می توانند آن را به عنوان مبنایی در نظر بگیرند. قانون تنظیم قراردادهای کار را به صورت رایگان در صورتی که دارای کلیه شرایط اجباری و اطلاعات مربوط به طرفین باشد منع نمی کند.

شرایط اجباری قرارداد کار:

• عملکرد کار با اشاره به موقعیت یا نوع کار؛
• محل کار و شرایط کار؛
• دستمزد با ذکر نرخ تعرفه یا حقوق؛
• شرط بیمه اجتماعی اجباری

در قرارداد کار، ماهیت و نحوه کار را در صورتی که با معمول متفاوت است، درج کنید. نوشتن کلیه ضمانت ها و غرامت های مورد نیاز قانون. V قرارداد مدت معینمطمئن شوید که مدت اعتبار و دلایلی که طرفین نتوانستند یک رابطه کاری بی پایان برقرار کنند را ذکر کنید.

اطلاعات اجباری در مورد قرارداد کار:

• نام کامل کارمند و نام کارفرما (برای یک فرد - نام کامل)؛
• اطلاعات مربوط به مدارک هویتی کارمند و کارفرما-فرد؛
• TIN کارفرما (به استثنای افرادی که وضعیت کارآفرینی ندارند)؛
• اطلاعات مربوط به شخصی که قرارداد را از طرف کارفرما امضا می کند.
• محل و تاریخ تنظیم سند.

شرح شغل

علیرغم عدم ارجاع به این سند در قانون کار فدراسیون روسیه، نهادهای دولتی بسته ای از شرح وظایف را بدون نقص تهیه می کنند (قانون شماره 79-FZ مورخ 2004/07/27) و سازمان های تجاریانجام این کار بسیار مطلوب است.

وجود شرح شغل اجازه می دهد:

• تقسیم صحیح مسئولیت ها بین پست های مشابه؛
• اثبات قانونی بودن مجازات انضباطی در دادگاه یا دادسرا.
• توجیه؛
• به درستی گواهینامه مناسب پرسنل برای موقعیت هایی که دارند.

توجه!دستورالعمل ها برای موقعیت ها نوشته شده اند، نه برای کارمندان خاص، بنابراین آنها را شخصی نکنید. در صورت خروج یا انتقال کارمند، دستورالعمل باید مجدداً تأیید شود. به همین دلیل، بهتر است آن را به عنوان یک سند مستقل، نه به عنوان ضمیمه قرارداد یا توافق نامه، تصویب کنید.

مقررات محلی (LNA)

آنها الزامی و اختیاری هستند. بازرس سازمان بازرسی کشوری حق دارد در حین بررسی مقررات محلی را درخواست کند و در صورتی که سندی در دسترس نباشد یا با اشتباه تنظیم شده باشد، ممکن است کارفرما جریمه شود یا دستوری صادر شود.

تمام LNA ذکر شده در TC اجباری هستند:

• ماده 135 قانون کار فدراسیون روسیه، در صورتی که شرایط دستمزد در قرارداد جمعی یا سایر قوانین محلی منعکس نشده باشد.
• مقررات مربوط به اطلاعات شخصی کارکنان (ماده 86 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
• (ماده 189 قانون کار فدراسیون روسیه).

اگر کارمندان دارای موقعیت هایی با ساعات کاری نامنظم هستند، فهرستی از کارمندانی که تحت رژیم کاری خاص هستند باید تأیید شود (ماده 57، 101 قانون کار فدراسیون روسیه). اگر شرکت پرسنل را برای بازآموزی یا آموزش پیشرفته می فرستد - مقررات مربوط به روش و شرایط گذراندن دوره آموزش حرفه ای (ماده 196 قانون کار فدراسیون روسیه).

LNAهای اختیاری در صورت نیاز صادر می شوند. برای تنظیم واضح فرآیندهای کاری، اسناد داخلی اضافی ایجاد کنید: مقررات مربوط به پاداش، سفر، راهنمایی، سیاست اجتماعی، استخدام و غیره. هیچ الزامات واحدی برای طراحی و ساختار اقدامات محلی وجود ندارد، با GOST فعلی هدایت شوید و هر سند را به درستی تأیید کنید.

کارت های شخصی کارکنان

کلیه کارفرمایان صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی و زمینه فعالیت موظف به ایجاد کارت شخصی برای هر یک از کارکنان می باشند. از فرم یکنواخت T-2 استفاده کنید یا خودتان طراحی کنید. برای ثبت نام کارمندان دولتی، فرم ویژه T-2GS ایجاد شده است.

فراموش نکنید، در زیر امضا، بلافاصله پس از پر کردن اولیه، کارمند را با محتوای کارت شخصی آشنا کنید، و سپس - پس از ایجاد ورودی های جدید در مورد انتقال (از جمله موقت)، اخراج، تغییر نام موقعیت.

توجه!کارت شخصی پس از خاتمه قرارداد کاری که بر اساس آن شروع شده بسته می شود. اگر کارمندی را استخدام می کنید که قبلاً در سازمان کار کرده است، یک کارت جدید برای او شروع کنید.

سفارشات برای پرسنل

استخدام، سفرهای کاری، اخراج، پاداش، مرخصی و سایر مراحل پرسنل با دستورات رسمی می شود. این مهمترین سند هر سرویس پرسنلی است که بر اساس آن در حساب های شخصی ، دفترچه های کار ، کارت های شخصی ثبت می شود.

برخی از سفارشات به صورت جدولی یکپارچه تهیه می شوند. اگر سفارش نه یک، بلکه به چند کارمند در یک زمان مربوط می شود، از فرمی با علامت "a" استفاده می شود:

جدول 1. سفارشات در فرم های جدولی یکپارچه تنظیم شده است

	نوع و نام فرم
T-9 یا T-9	دستور اعزام یک یا چند کارمند به سفر کاری
T-11 یا T-11a	دستور ارتقای یک یا چند کارمند
T-8 یا T-8a	دستور اخراج یک یا چند کارمند
T-6 یا T-6a	دستور اعطای مرخصی به یک یا چند کارمند
T-5 یا T-5a	دستور انتقال یک یا چند کارمند به شغل دیگر
T-1 یا T-1a	دستور استخدام یک یا چند کارمند برای کار

توجه!به‌جای فرم‌های یکپارچه، می‌توانید از فرم‌های تأیید شده توسط کارفرما استفاده کنید، در صورتی که حاوی تمام جزئیات لازم باشد.

بقیه سفارشات به صورت متنی صادر می شود. اگر لازم است کارمندی را از تعطیلات فراخوانی کنید یا به دوره های تکمیلی بفرستید، دوباره به محل کار خود بازگردید، یا سفارشی را به صورت رایگان تنظیم کنید.

این دستور با جزئیات گواهینامه - امضای شخصی قدرت قانونی دارد مدیر کلیا سایر مقامات مجاز به امضای دستورات. علاوه بر امضاء، مهر سازمان (در صورت وجود) الصاق می گردد. اسناد اداری از لحظه امضا یا از تاریخ مشخص شده در آنها لازم الاجرا می شود.

توجه!احکام انتصاب مدیران - مدیر کل، معاونان او، حسابدار ارشد و سایر مقامات ذکر شده در اساسنامه - به دستورات مربوط به فعالیت اصلی اشاره دارد و نه برای پرسنل.

سفارشات برای فعالیت اصلی

اینها شامل تمام دستورات کتبی است که به مسائل پرسنلی یا اداری و اقتصادی مربوط نمی شود: در مورد معرفی مقررات محلی یا اصلاحات در LNA موجود، در مورد ایجاد پست های جدید و انجام بازرسی ها. اجرای چنین دستوراتی را می توان هم به دبیر سازمان و هم به کارکنان بخش پرسنل واگذار کرد.

میز پرسنل

ساختار پرسنل شرکت را مشخص می کند: ساختار سازمانی، تعداد و ترکیب پرسنل، پاداش برای تمام پست ها. برای ثبت نام، از فرم یکپارچه T-3 استفاده کنید یا الگوی خود را توسعه دهید. مدت اعتبار سند را می توان حذف کرد، اما در صورت محدود بودن، فراموش نکنید که یک جدول جدید کارکنان را تا تاریخ مشخص شده تنظیم کنید.

نمونه ای از میز پرسنل با مدت زمان محدود

تمام موقعیت های موجود در شرکت را بدون استثنا در سند وارد کنید، اعم از خالی، موقت و فصلی. قانون استخدام کارمندان را برای موقعیت هایی که در جدول کارکنان پیش بینی نشده است ممنوع می کند (نامه روسترود شماره PG / 13229-6-1 مورخ 2014/01/21).

عناوین شغلی را به زبان روسی و بدون علامت اختصاری بنویسید، برای هر کدام حقوق دقیق را مشخص کنید - چنگال های حقوق غیرقابل قبول است. سمت های مربوط به غرامت، مزایا یا محدودیت ها باید مطابق با استانداردهای حرفه ای و دفترچه مرجع تعرفه و صلاحیت باشد (نامه وزارت کار شماره 14-0 / 10 / ب-2253 مورخ 04/04/1395). کارشناس مجله "کسب و کار پرسنل" خواهد گفت

توجه!برای اشتباهات در میز پرسنلاین شرکت طبق ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه با جریمه روبرو می شود.

برنامه تعطیلات

سالانه تنظیم می شود و مهلت هایی را برای ارائه مرخصی استحقاقی سالانه به کلیه کارکنان سازمان تعیین می کند. فرم یکپارچه T-7 یا الگوی خود را به عنوان پایه در نظر بگیرید.

برای اینکه هیچ شکایتی در مورد سند وجود نداشته باشد، به ترتیب ادامه دهید:

1. خواسته های کارگران را دریابید.از روسای بخش ها بخواهید که اطلاعات مربوط به هر واحد ساختاری را جمع آوری کنند.
2. بررسی کنید که آیا در میان کارکنان ذینفعی وجود دارد که حق مرخصی گرفتن در هر زمان مناسب را دارند.اینها شامل زنان باردار، خردسالان و برخی دیگر از دسته های کارگران می شود.
3. یک برنامه خلاصه اولیه تهیه کنید.ثبت همه کارکنان در سند، از جمله خارجی و پاره وقت داخلیو همچنین کسانی که مرخصی زایمان آنها در سال آینده به پایان می رسد.
4. موافقت کنید و برنامه را تأیید کنید.یک دستور جداگانه صادر کنید یا مهر تأیید را روی خود سند الصاق کنید، کارمندان را با آن تحت امضای خود آشنا کنید (نامه روسترود شماره PG / 5883-6-1 مورخ 1.08.2012).

مدیریت منابع انسانی باید به چه کسی سپرده شود

در شرکت های خرد و در سازمان های تازه ایجاد شده، مدیریت منابع انسانی در تمام و کمالمعمولا روی شانه های یک نفر می افتد. معمولاً این مدیر شرکت یا معاون او است. اما با رشد کسب و کار و گسترش کارکنان، حجم کارهای اداری نیز افزایش می یابد. در این مرحله، باید یک موقعیت تمام وقت برای یک متخصص منابع انسانی اختصاص داده شود که از اصول مدیریت منابع انسانی به خوبی آگاه باشد و تمام تلاش خود را به کار گیرد. زمان کاریبا پرسنل کار کنید

V شرکت های بزرگبا یک مجتمع ساختار سازمانییک سرویس جداگانه در مدیریت سوابق پرسنل مشغول است.

اگر سازمان دارای بخش های ساختاری مجزا باشد، به عنوان مثال، شعبه هایی در شهرها و مناطق دیگر، دو راه برای نگهداری سوابق پرسنل وجود دارد. پرهزینه تر - ایجاد موقعیت افسر پرسنل در هر شعبه، سودآورتر، اما با مشکلات خاصی همراه است - برای انجام منابع خدمات پرسنلی در دفتر مرکزی، راه اندازی کار با کمک اسکن و پست. در مجله "کسب و کار پرسنل" بخوانید.

جدول 2. مزایا و معایب روش های مختلفسازمان CA در شعب

روش	سی دی در دفتر مرکزی در حال انجام است	CA در شعب انجام می شود
کاغذبازی	رعایت مهلت ها مشکل است، انتقال اصل اسناد زمان بر است	مهلت ها رعایت می شود، حق امضا به رئیس شعبه تفویض می شود
انتصاب کارکنان مسئول مدیریت منابع انسانی (CD)	معمولاً یافتن کارمند مناسب با شرایط مناسب آسان است	از آنجایی که شعب کارمندان کمتری دارند، انتخاب فردی که مسئول CA است دشوار است
استخدام اضافه کاری یا در تعطیلات آخر هفته	همیشه نمی توان تمام مدارک لازم را به موقع اجرا کرد و به موقع به بخش تحویل داد	مشکلی نیست: فقط باید رضایت کارمند را بگیرید و تمام اسناد را در محل تهیه کنید
صدور مدارک برای کارکنان در زمان اخراج	تحویل زمان بیشتری می برد، در حین ارسال پستی احتمال مفقود شدن وجود دارد	اسناد را می توان به سرعت و بدون نقض مهلت مقرر صادر کرد

سازماندهی کار دفتر منابع انسانی به تنهایی: دستورالعمل های گام به گام

چگونه می توان کار با پرسنل را در یک شرکت تازه ایجاد شده سازماندهی کرد یا از یک سلف بهبود یافت؟ دستورالعمل های جدید برای مدیریت منابع انسانی، که با در نظر گرفتن هنجارهای قانون فعلی ایجاد شده است، کمک می کند چیزی را از دست ندهید.

طی مراحل انجام دهید:

مرحله 1. یک چارچوب نظارتی ایجاد کنید.اول از همه، با الزامات قانون کار فدراسیون روسیه هدایت شوید - بدنه اصلی قوانین کار حاکم بر بسیاری از فرآیندهای پرسنلی: استخدام، اعطای مرخصی، حقوق و تعهدات طرفین قرارداد کار، روش محاسبه دستمزد و غیره

همچنین هنجارهای ایجاد شده توسط:

• مصوبه کمیته آمار کشوری شماره 1 مورخ 1383/01/05- در استفاده از اشکال یکپارچه حسابداری اولیه و جزئیات اجباری؛
• در یک شرکت کوچک، تمام مسائل مربوط به مدیریت سوابق پرسنل توسط یک نفر - یک افسر پرسنل، منشی یا مدیر قابل رسیدگی است. سپس این اوست که مسئولیت نگهداری و نگهداری دفترچه های کار را بر عهده دارد. اما اگر حجم کار زیاد است، بهتر است حوزه های مسئولیت بین چند کارمند تقسیم شود. به عنوان مثال، یکی از افسران پرسنلی را که مسئول نگهداری و حسابداری دفاتر کار است منصوب کنید، کار تنظیم دستورات پرسنل را به دیگری بسپارید.

  نمونه دستور انتصاب مسئول دفتر کار

  
  

  مرحله 3. فهرستی از مدارک اجباری پرسنل تهیه کنید.مقررات محلی و سایر اسناد را در آن بگنجانید که بازرس GIT قطعاً در بازدید بعدی حضور آنها را بررسی می کند: جدول کارکنان، برنامه تعطیلات، جدول زمانی، کارت های شخصی کارمندان. اگر سازمان شما قصد دارد از فرم های یکپارچه دور شود، دستور توسعه فرم های خود را صادر کنید.

  مرحله 4. سوابق و مقررات منابع انسانی لازم را توسعه و تصویب کنید... چندین راه برای تأیید LNA وجود دارد: تفاوت آنها با یکدیگر را پیدا کنید و مناسب ترین آنها را انتخاب کنید. لطفاً توجه داشته باشید که برخی از مدارک ابتدا باید با اتحادیه صنفی هماهنگ شود (همانطور که کارشناس مجله الکترونیکی "کسب و کار پرسنل" می گوید).

  مرحله 5. کتاب ها و مجلات ثبت نام را تکمیل کنید... کارمندانی را مسئول ثبت جلسات توجیهی، معاینات پزشکی و مکاتبات تعیین کنید.

  1. صحت قراردادهای کاری را بررسی کنید.ابتدا بررسی کنید که آیا مدیر سازمان به درستی استخدام شده است یا خیر، سپس بقیه قراردادها را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که حقوق و عناوین شغلی نوشته شده در آنها دقیقاً مطابق با عبارت جدول کارکنان، دفترچه های کاری و دستورات شغلی باشد. در صورت مشاهده خطا، با بستن قراردادهای اضافی با کارگران، تغییراتی را ایجاد کنید.
  1. کارکنان را با امضای LNA که مستقیماً با آنها مرتبط است آشنا کنید.ما نه تنها در مورد مقررات کار و سایر LNA صحبت می کنیم، که پرسنل باید هنگام استخدام با آنها آشنا شوند، بلکه در مورد شرح وظایف، سفارشات پرسنل، سیاهههای مربوط به آموزش نیز صحبت می کنیم.

  توجه!اطمینان حاصل کنید که هر یک از کارکنان کپی خود را از قرارداد کار و تمام توافقات اضافی به آن دریافت کرده اند.

  1. سازماندهی ثبت نام نظامیاگر شرکت افراد مسئول خدمت سربازی یا افراد در سن سربازی را استخدام کند، حفظ سوابق نظامی الزامی است... تعیین یک مسئول برای نگهداری سوابق و توافق در مورد قرار ملاقات با اداره ثبت نام و سربازی ارتش محل، تنظیم برنامه کاری و تکمیل اسناد حسابداری بر اساس اطلاعات کارت های سربازی، کارت های شخصی و شناسه های سربازی که توسط کارکنان ارائه می شود.
  1. شرایط نگهداری ایمن را ایجاد کنید.این الزام برای تمام اسناد حاوی داده های شخصی (PD) اعمال می شود: آنها را در کابینت ها و گاوصندوق های قفل شده قرار دهید، اطلاعات مربوط به کارمند را بدون او به اشخاص ثالث منتقل نکنید. رضایت کتبی... کپی گذرنامه ها و مدارک تحصیلی را در پرونده های شخصی خود نگه ندارید، از کارمندان اطلاعات شخصی که مستقیماً به کار مرتبط نیستند نخواهید - جریمه برای نقض قوانین پردازش PD قابل توجه است.
  1. یک تقویم برنامه ریز ایجاد کنید.بسیاری از اسناد مهم باید به طور منظم به روز شوند یا مجدداً تأیید شوند. به عنوان مثال، یک برنامه تعطیلات باید سالانه تنظیم شود، و یک قرارداد جمعی باید حداقل هر سه سال یکبار تمدید شود. برای اینکه شرکت در آینده مشکلی نداشته باشد، از قبل با اسناد کلیدی کار را برنامه ریزی کنید.

  سازماندهی مدیریت منابع انسانی از ابتدا، به عنوان مثال، در یک شعبه، یا بهبودی از یک سلف کار آسانی نیست. برای شروع، با چارچوب نظارتی و استاندارد GOST R 7.0.97-2016 آشنا شوید که شامل الزامات اساسی برای کارهای اداری است.

  به طور مداوم عمل کنید، حداقل رشد کنید مجموعه مورد نیازاسناد پرسنلی، از جمله مقررات. تصمیم بگیرید که از کدام فرم های حسابداری اولیه استفاده کنید - یکپارچه یا با طراحی خودتان. قراردادها و قراردادهای کاری را به ترتیب دریافت کنید. مراقب جزئیات باشید، زیرا شرکت به دلیل عدم وجود یا اجرای نادرست اسناد با جریمه زیادی روبرو است.

اغلب اوقات شرایطی پیش می آید که یک شرکت به تازگی افتتاح شده است، کارکنان کمی دارد، اما چیزی جز قراردادهای کاری وجود ندارد. این اغلب در شرکتی اتفاق می افتد که چندین سال است در بازار حضور دارد، اما با این وجود توجه لازم به مستندسازی روابط کار را ندارد. اما فقدان مدارک مقرر در قانون کار می تواند منجر به اعمال جریمه های اداری شود. این مقاله برای افسران پرسنل تازه کار یا حسابدارانی که علاوه بر کارشان، مدیریت سوابق پرسنلی را نیز آموزش داده اند مفید خواهد بود.

پایه هنجاری

برای سازماندهی صحیح کار دفتر پرسنل، لازم است قوانین و سایر اقدامات قانونی نظارتی در این زمینه تهیه شود. قانون کارو همچنین ادبیات خاص. یک محصول نرم افزاری تخصصی به طور قابل توجهی نگهداری سوابق پرسنل را تسهیل می کند: تقریباً تمام اشکال ضروری اسناد را در خود دارد. در هر صورت، شما به ویژه نیاز خواهید داشت:

- قانون کار؛

- قوانین نگهداری و ذخیره کتاب های کار، ساخت فرم های دفتر کار و ارائه آنها به کارفرمایان، مصوب 225/04/2003 وزارت کار فدراسیون روسیه (از این پس قوانین نگهداری و ذخیره سازی نامیده می شود). کتاب کار)؛

- دستورالعمل پر کردن دفترچه های کار، مصوب 69 وزارت کار فدراسیون روسیه در تاریخ 10.10.2003.

- قانون فدرال 2006/07/27 N 152-FZ "در مورد داده های شخصی" (از این پس - قانون اطلاعات شخصی).

- قانون فدرال 29 ژوئیه 2004 N 98-FZ "در اسرار تجارت«(از این پس قانون اسرار تجاری نامیده می شود).

- مقررات مربوط به مشخصات اعزام کارمندان به سفرهای کاری، مصوب 13.10.2008 N 749 دولت فدراسیون روسیه؛

- قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه در تاریخ 05.01.2004 N 1 "در مورد تایید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پاداش" (از این پس - قطعنامه N 1).

- فهرستی از اسناد بایگانی اداری استاندارد تولید شده در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، مقامات محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده توسط وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه در 2010/08/25 N 558.

- روش و اشکال ثبت نام کارمندانی که در سفرهای کاری از سازمان فرستنده خارج می شوند و به سازمانی که به آن اعزام می شوند می رسند، مصوب 2009/09/11 وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه. N 739n;

- فرمان دولت فدراسیون روسیه در 22 ژوئیه 2008 N 554 "در مورد حداقل میزان افزایش دستمزد برای کار در شب".

- فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 12.24.2007 N 922 "در مورد مشخصات روش محاسبه متوسط ​​دستمزد"؛

- فهرست پست ها و مشاغل جایگزین و انجام شده توسط کارکنانی که کارفرما می تواند با آنها قراردادهای کتبی در مورد مسئولیت کامل مادی فردی یا جمعی منعقد کند و همچنین فرم های استانداردچنین قراردادهایی که توسط قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه در 31 دسامبر 2008 N 85 تصویب شده است.

- مقررات مربوط به ثبت نام نظامی، مصوب 27 نوامبر 2006 N 719 دولت فدراسیون روسیه، و رهنمودهااز ستاد کل نیروهای مسلح فدراسیون روسیه مورخ 04/11/2008 در مورد حفظ سوابق نظامی در سازمان ها.

علاوه بر اسناد نظارتی، مطالعه ضرری ندارد اسناد تشکیل دهندهشرکت ها در آنها است که می توان نحوه استخدام رئیس سازمان و تعیین حقوق او را تعیین کرد. اغلب، در منشور است که روش استخدام مدیران کلیدی تجویز می شود.

ما لیست مدارک مورد نیاز را تعیین می کنیم

پس از مطالعه اسناد نظارتی در زمینه قانون کار و مدیریت منابع انسانی، ایده ای به دست خواهید آورد حداقل لازم، که باید در هر سازمان رسمی و حفظ شود. آی تی:

- مقررات داخلی کار (ماده 189، 190 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- جدول کارکنان (ماده 15، 57 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- برنامه تعطیلات (ماده 123 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی (ماده 86-88 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- قراردادهای کار (ماده 16، 56-59، 67 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- کتاب کار (ماده 65، 66 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- شرح شغل (اگر وظایف کاریکارمندان در قراردادهای کاری مشخص نشده اند).

- کتابی برای ثبت حرکت دفترچه های کار و درج ها به آنها ، دفتر درآمد و هزینه برای حسابداری فرم های دفتر کار و درج آن (بند 40-41 قوانین نگهداری و ذخیره دفترچه های کار).

- کارت های شخصی کارمندان (بند 12 از قوانین نگهداری و ذخیره کتاب های کار)؛

- حقوق و دستمزد (ماده 136 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- دستورات (در مورد استخدام، اخراج، اعطای مرخصی، اعزام به سفر کاری و غیره) (مواد 62، 68، 84.1، 193 قانون کار فدراسیون روسیه و غیره) و زمینه های انتشار آنها (بیانات، اعمال، یادداشت ها، موافقت نامه ها و غیره)؛

- مقررات مربوط به دستمزد و پاداش (بخش 2 ماده 135 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

- اظهارات، یادداشت ها، محاسبات و سایر اسناد مربوط به محاسبه و پرداخت دستمزد، حقوق مرخصی، غرامت برای تعطیلات استفاده نشده، "محاسبه" در هنگام اخراج.

واضح است که در هر صورت اسناد الزام آور قانونی باید تنظیم شود. اما در مورد سایر مدارک باید از مدیریت بپرسید (کدام یک از مدارک اختیاری ممکن است برای شرکت مورد نیاز باشد). همچنین، از قبل، می توانید با مدیر توضیح دهید که او می خواهد چه شرایط خاصی را در مقررات داخلی کار، سایر مقررات محلی، فرم های قرارداد کار ببیند.

توجه داشته باشید!با توجه به هنر. 16 قانون فدرالمورخ 26.12.2008 N 294-FZ "در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردیدر اعمال کنترل دولتی (نظارت) و کنترل شهرداری "، سازمان باید ثبت بازرسی های یک شخص حقوقی، یک کارآفرین فردی را که توسط نهادهای کنترل و نظارت دولتی و شهرداری انجام می شود، نگه دارد.

البته لیست فوق ناقص است و در شرایط خاص باید اسناد دیگری تهیه و اجرا شود. به عنوان مثال، اگر برنامه ریزی شده است که برخی از کارکنان گاهی اوقات خارج از ساعات کاری عادی کار کنند، لازم است لیست موقعیت های کارمندان با ساعات کاری نامنظم تایید شود (ماده 101 قانون کار فدراسیون روسیه). علاوه بر این، با در نظر گرفتن ویژگی های فعالیت های سازمان، ممکن است لازم باشد:

- مقررات صدور گواهینامه و اسناد گواهی همراه، در صورتی که کارفرما گواهینامه کارمندان را انجام دهد (بخش 2 ماده 81 قانون کار فدراسیون روسیه).

- مقررات مربوط به اسرار تجاری در صورتی که قراردادهای کار با کارکنان تعهد آنها را به حفظ اسرار تجاری ثابت کند (ماده 10 و 11 قانون اسرار تجاری).

- توافقات در مورد مسئولیت کامل مادی (اگر چنین مسئولیتی برای کارکنان به روش قراردادی ایجاد شده باشد).

- یک قرارداد جمعی (در صورتی که حداقل یکی از طرفین (کارمندان یا کارفرما) ابتکار عمل را برای انعقاد آن داشته باشد).

ما اسناد جداگانه تهیه می کنیم

از آنجایی که کلیه روابط کار باید مستند باشد ، هنگام تدوین مقررات محلی و سایر اسناد پرسنلی ، باید به خاطر داشت که مفاد آنها نباید موقعیت کارمند را در مقایسه با قانون کار تعیین شده بدتر کند. هنجارهای مقررات محلی که وضعیت کارمندان را بدتر می کند یا بدون رعایت موارد مندرج در هنر اتخاذ می شود. 372 قانون کار فدراسیون روسیه روش در نظر گرفتن نظرات هیئت نمایندگی کارکنان (در صورت وجود) قابل اجرا نیست. به این موضوع پرداخته شده است توجه ویژهدر خیابان 8 قانون کار فدراسیون روسیه.

بنابراین، اول از همه، شما باید یک جدول پرسنل تهیه کنید. این سند برای رسمی کردن ساختار، کارکنان و کارکنان سازمان مطابق با اساسنامه آن استفاده می شود که شامل فهرستی از بخش های ساختاری، عناوین شغلی، تخصص ها، حرفه ها نشان دهنده صلاحیت ها، اطلاعات تعداد واحدهای کارکنان است. طبق فرم یکپارچه T-3 که با قطعنامه شماره 1 تأیید شده است، تهیه شده است.

جهت اطلاع شمادر رابطه با لازم الاجرا شدن در سال 2013 قانون فدرال 06.12.2011 N 402-FZ "در مورد حسابداری"، فرم های اسناد موجود در آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای استفاده اجباری نیست و کارفرمایان می توانند به طور مستقل فرم های لازم را توسعه دهید. اگر سازمان تصمیم دارد فرم‌های اسناد خود را معرفی کند، توصیه می‌کنیم همچنان فرم‌های یکپارچه تایید شده قبلی را مبنای کار قرار دهید و با اضافه کردن یا حذف خطوط یا ستون‌های اضافی، تغییراتی در آنها ایجاد کنید. فراموش نکنید که استفاده از اشکال جدید اسناد حسابداری اولیه را در خط مشی حسابداری ادغام کنید.

با در نظر گرفتن خواسته های مدیریت، لازم است تمام ستون های لازم را در جدول کارکنان پر کنید، آن را برای مطابقت با قانون کار و انتقال بررسی کنید. نسخه آمادهمدیریت برای تایید معمولاً یک قانون محلی با دستور یا دستوری تأیید می شود که در الزامات مربوطه به آن اشاره شده است. همچنین، با الصاق مهر تأیید بر روی سند با امضای شخصی رئیس سازمان یا شخص مجاز از سوی وی، می توان یک قانون تنظیمی محلی را تأیید کرد.

سند مهم بعدی آیین نامه داخلی کار است. با توجه به هنر. 189 قانون کار فدراسیون روسیه، این قانون هنجاری محلی روش استخدام و اخراج کارکنان، حقوق اساسی، تعهدات و مسئولیت های طرفین قرارداد کار، ساعات کار، زمان استراحت، مشوق ها و مجازات های اتخاذ شده در رابطه را تنظیم می کند. به کارکنان و همچنین سایر موارد تنظیم روابط کار با این کارفرما. این سند ممکن است شامل بخش‌های زیر باشد: استخدام، حقوق و تعهدات اساسی کارکنان، حقوق و تعهدات کارفرما، ساعات کار و زمان استراحت، مشوق‌ها، مسئولیت نقض انضباط کار.

پس از موافقت با مدیریت کلیه نکات ظریف و بررسی مفاد آیین نامه داخلی کار برای انطباق با قانون کار فعلی، این قانون محلی نیز برای تصویب به رئیس ارائه می شود.

مقررات مربوط به حفاظت، پردازش و ذخیره سازی داده های شخصی نیز باید در اسرع وقت تدوین و تصویب شود. این به دلیل این واقعیت است که کارفرما موظف است اقدامات لازم و کافی را برای محافظت از داده های شخصی کارکنان و تنظیم مکانیسم دریافت، پردازش، ذخیره و حفاظت از آنها انجام دهد. این از Ch. 14 قانون کار فدراسیون روسیه و قانون اطلاعات شخصی.

در این ماده باید مشخص شود که داده های شخصی از چه راه هایی به دست می آید، امور شخصی کارکنان به چه ترتیبی شکل می گیرد و حفظ می شود و همچنین حقوق و تعهدات کارکنان، روش های ثبت، ذخیره، انتقال و حفاظت مشخص می شود. داده های شخصی آنها

توجه داشته باشید!باید در مورد اینکه چه کسی دفترچه های کار را نگه می دارد تصمیم گیری شود. در صورتی که هنوز افسر پرسنلی وجود نداشته باشد، سرپرست شرکت باید با صدور دستور مقتضی مسئولیت نگهداری، نگهداری، ثبت و صدور دفترچه کار را بر عهده بگیرد. متعاقباً مدیر می تواند این اختیارات را به کارمند کادر پذیرفته شده تفویض نماید (همچنین با صدور دستور). چنین انتصابی طبق بند 45 قوانین مربوط به نگهداری و ذخیره دفترچه های کار الزامی است.

علاوه بر این، توصیه می شود یک فرم استاندارد از قرارداد کار ایجاد شود که با کارمندان منعقد می شود. به یاد بیاورید که برای نوشتن قرارداد کاربه هنر کمک خواهد کرد. 57 قانون کار فدراسیون روسیه، که فهرستی از اطلاعات و شرایط اجباری را که باید در آن گنجانده شود، و همچنین سایر مواد قانون کار (به عنوان مثال، مواد 58، 59، 64.1، 70، 282، و غیره) تعریف می کند. .).

علاوه بر توسعه اقدامات محلی، کارکنان، برنامه تعطیلات و غیره، باید اسناد دیگری را تهیه کنید که در آینده برای انجام کار پرسنل مورد نیاز خواهد بود. اینها کتاب های مختلف حسابداری، مجلات ثبت نام، برگه های زمانی، فرم های سفارش، قراردادهای مسئولیت و غیره هستند.

به طور جداگانه، اجازه دهید در مورد اسناد حمایت از کار بگوییم، زیرا این بخش مهمی است قانون کار... در آینده، زمانی که سازمان برای اطمینان از انطباق با الزامات حمایت از کار رشد کند، برای نظارت بر اجرای آنها، ممکن است یک سرویس حفاظت از کار ایجاد شود یا موقعیت یک متخصص حفاظت از کار با آموزش یا تجربه مناسب در این زمینه معرفی شود. در این میان، شرکت کوچک است، مسئولیت برای اطمینان محیط امنو حفاظت از کار به سر اختصاص داده شده است.

ماده 212 قانون کار فدراسیون روسیه مقرر می دارد که این کارفرما است که موظف است از تدوین و تصویب قوانین و دستورالعمل های مربوط به حمایت از کار برای کارمندان اطمینان حاصل کند. برای کمک به کارفرمایان در 13 مه 2004، وزارت کار توصیه های روش شناختی برای تدوین دستورالعمل های حمایت از کار را تصویب کرد که بر اساس آن دستورالعمل های حمایت از کار برای یک کارمند باید بر اساس موقعیت، حرفه و نوع کار انجام شده توسط وی تدوین شود.

اخیراً هیچ قانون هنجاری مبنی بر معرفی اشکال جدیدی از اسناد در این زمینه اتخاذ نشده است، بنابراین ما موارد اصلی را که باید در هر سازمان وجود داشته باشد فهرست می کنیم:

- مقررات مربوط به حمایت از کار در سازمان؛

- دستور انتصاب یک مسئول در سازمان (در صورت عدم حضور مهندس ایمنی شغلی).

- دستورالعمل برای حفاظت از کار؛

- سیاهههای مربوط به ثبت جلسات توجیهی در مورد حمایت از کار؛

- برنامه های از انواع مختلفجلسات توجیهی حفاظت از کار؛

- برنامه کنترل تولید؛

- اسناد دیگر

سیستم سازی و ذخیره سازی اسناد

ماده 17 قانون فدرال مورخ 22.10.2004 N 125-FZ "در مورد امور بایگانی در فدراسیون روسیه»شرکت ها را موظف می کند که از ایمنی اسناد تولید شده در فعالیت های خود از جمله اسناد مربوط به پرسنل اطمینان حاصل کنند. ما معتقدیم که ایمنی اسناد بدون سازماندهی ذخیره آنها غیرممکن است. برای ذخیره و استفاده از اسناد تولید شده در بخش پرسنل، باید آنها را سیستماتیک کنید.

به منظور ساده سازی اسناد تولید شده در فرآیند کار دفتر پرسنل، نامی از پرونده ها تهیه می شود - فهرستی سیستماتیک از نام پرونده هایی که در یک سازمان مطرح می شوند، که شرایط ذخیره سازی آنها را در فرم مقرر نشان می دهد. این تعریف در GOST R 51141-98 "کارهای اداری و کارهای بایگانی" آمده است. اصطلاحات و تعاریف "، تصویب شده توسط قطعنامه استاندارد دولتی فدراسیون روسیه در 1998/02/27 N 28، و قوانین اساسی برای بایگانی سازمان ها تصویب شده توسط تصمیم کالج Rosarkhiv مورخ 02.06.2002. شکل نامگذاری هم برای بخش های ساختاری و هم برای کل سازمان در قوانین ذکر شده برای عملکرد بایگانی سازمان ها آمده است.

ما برای کار درخواست می دهیم

اول از همه، شما باید یک رابطه استخدامی را با رئیس سازمان رسمی کنید. برای این کار با او قرارداد کار منعقد می شود. این در دو نسخه تهیه می شود که یکی از آنها نزد مدیر باقی می ماند و دیگری در سازمان (علامتی روی نسخه کارفرما ایجاد می شود).

بر اساس قرارداد کار، دستور صادر می شود، زیرا مطابق با هنر. 68 قانون کار فدراسیون روسیه، استخدام با دستور (دستور) کارفرما رسمیت می یابد. فرم حكم به تصويب مصوبه شماره 1 مي رسد، اما در صورتي كه مدير تنها شركت كننده در سازمان باشد، استخدام با حكمي مبني بر تصدي سمت رسميت مي يابد كه توسط خود مدير بر اساس مقررات صادره صادر مي شود. قرارداد کار منعقد کرد. در آینده نیز دستور واگذاری وظایف مدیر به معاون (کارمند دیگر) در صورت عزیمت به سفر کاری یا مرخصی را صادر می کند. اینها توضیحات روسترود است که در نامه 19.12.2007 N 5205-6-0 ارائه شده است.

دفترچه کار برای مدیر توسط شخصی که مسئول نگهداری دفترچه های کار است پر می شود. در این صورت، باید پس از پنج روز کار مدیر، ثبت نامی از استخدام انجام شود (بند 3 قوانین نگهداری و ذخیره دفترچه های کار). مبنای ثبت یک دستور (دستورالعمل) یا تصمیم دیگر کارفرما است که طبق آن کارمند استخدام می شود (به عنوان مثال، صورتجلسه جلسه شرکت کنندگان).

فراموش نکنید که کارت شخصی داشته باشید، اطلاعاتی را در دفتر ثبت جابجایی دفتر کار و درج به آنها و (در صورت لزوم) در دفتر درآمد و هزینه برای حسابداری فرم های دفتر کار و درج به آنها وارد کنید.

علاوه بر این، لازم است اطلاعات مربوط به شهروند استخدام شده مشمول ثبت نام نظامی به کمیساریای نظامی مربوطه و (یا) ارگان های دولتی محلی ارسال شود (بند 32 آیین نامه ثبت نام نظامی). سندی که به کمیساریای نظامی و (یا) مقامات محلی ارسال می شود، طبق روال تعیین شده توسط کارفرما ثبت می شود (به عنوان مثال، در مجله (کتاب) برای ثبت اسناد خروجی).

اکنون می توانید کارگران دیگری را استخدام کنید. روش مشابه است، فقط یادآوری می کنیم که کارمند باید با مقررات محلی مربوط به فعالیت کار خود آشنا باشد (این در ماده 68 قانون کار فدراسیون روسیه ذکر شده است). توصیه می کنیم آشنایی مستند باشد. برای این کار، کتاب های حسابداری، مجلات ثبت نام یا برگه های آشنایی مفید خواهند بود.

سرانجام

به طور خلاصه ، متذکر می شویم که پس از سازماندهی صحیح کار اداری ، کارهای اداری زمان زیادی نمی برد و مرحله روزهای کاری برای کارمند شروع می شود: شما باید یک جدول زمانی داشته باشید ، یک برنامه تعطیلات تهیه کنید ، انگیزه بگیرید. و اقدامات جمع آوری، ترتیب سفرهای کاری، ترجمه، ترکیب، اخراج و موارد دیگر. و در صفحات مجله به شما خواهیم گفت که چگونه این کار را به درستی انجام دهید.

هر حتی کوچکترین شرکت دارای کارکنان است، به این معنی که نیاز به نگهداری اسناد مختلف پرسنل وجود دارد.

در شرکت هایی که برای مدت طولانی در بازار حضور داشته اند، مدیریت منابع انسانی معمولاً به خوبی تثبیت شده است، اما در سازمان های تازه ایجاد شده، شما باید همه چیز را از ابتدا ایجاد کنید.

چه کسی مسئول امور اداری در شرکت است؟

به عنوان یک قاعده، پرسنل بخش پرسنل درگیر مدیریت سوابق پرسنل و اجرای کلیه اسناد هستند، اما اگر شرکت کوچک باشد، می توان این کار را به عنوان کیفیت به یکی از کارکنان واگذار کرد. این معمولا یک حسابدار یا.

اگر شرکت داشته باشد تعداد زیادی ازکار می کند، سپس یک بخش پرسنل ایجاد می شود که ممکن است چندین متخصص در آن وجود داشته باشد. نیاز به کارگران کادر نه تنها بر اساس تعداد کارکنان تعیین می شود (اگرچه این عامل اصلی است)، بلکه بر اساس ویژگی های خود شرکت نیز تعیین می شود. بنابراین در سازمانی با تولید مضر و خطرناک افسران پرسنل کار بیشتری خواهند داشت.

اگر هنوز سازمانی را ثبت نکرده اید، پس آسان ترینآن را با خدمات آنلاینکه به شما کمک می کند تمام اسناد لازم را به صورت رایگان تولید کنید: اگر قبلاً یک سازمان دارید و به چگونگی تسهیل و خودکارسازی حسابداری و گزارش فکر می کنید، خدمات آنلاین زیر به کمک می آیند که به طور کامل جایگزین حسابدار می شود. شرکت شما و صرفه جویی زیادی در پول و زمان. همه گزارش ها به صورت خودکار تولید می شوند، امضا می شوند امضای الکترونیکو به صورت خودکار به صورت آنلاین ارسال می شود. این برای کارآفرینان فردی یا LLC در USN، UTII، PSN، TS، OSNO ایده آل است.
همه چیز با چند کلیک، بدون صف و استرس اتفاق می افتد. آن را امتحان کنید و شگفت زده خواهید شدچقدر راحت شد

جمع آوری چارچوب قانونی و اسناد نظارتی لازم

اولین کاری که باید هنگام ایجاد یک گردش کار منابع انسانی از ابتدا انجام دهید این است که تصمیم بگیرید کدام اسناد باید باشد. اسنادی وجود دارند که باید در هر شرکتی اجباری باشند و اسنادی وجود دارند که فقط برای انجام نوع خاصی از کار یا فعالیت شرکت مورد نیاز هستند.

به هر حال ، خود اسناد نظارتی حاکم بر حضور اجزای اسناد پرسنل نیز برای ذخیره در یک پدر جداگانه اضافی نخواهد بود تا در صورت لزوم همیشه در دسترس باشند.

سفارشاتبرای شخصی و کارکنان... احکام پرسنل شامل دستورات مربوط به جابجایی کارگران: اخراج و غیره می باشد. این احکام مربوط به ارشدیت است و بنابراین به مدت 75 سال نگهداری می شوند.

به دستورات پرسنلهمه موارد دیگر اعمال می شوند:

• تعطیلات؛
• جوایز؛
• سفرهای تجاری؛
• اقدامات انضباطی و غیره

دوره ذخیره سازیاین سفارشات از 3 تا 5 سال متغیر است.

بهتر است این دو نوع دو پوشه مجزا داشته باشند.

سند اجباری بعدی است، که منعکس کنند تمام اطلاعات اولیه در مورد کارمند... این کارت ها را می توان به صورت جداگانه نگهداری کرد یا در پرونده شخصی کارمند قرار داد.

سومین مدرک مورد نیاز است. در حال حاضر، طبق قانون، دفترچه های کار باید حتی توسط یک کارآفرین انفرادی تهیه شود، نه اینکه به شرکت های سایر اشکال مالکیت اشاره کنیم. کارفرما باید ظرف سه روز از تاریخ پذیرش کارمند دفترچه کار صادر کند.

از آنجایی که کتاب های کار وجود دارد، حفظ آن ضروری است. این کتاب نیز به مدت 75 سال نگهداری می شود.

سند اجباری بعدی است. این باید با هر کارمند استخدام شده، صرف نظر از مدت، منعقد شود.

پس از ایجاد مشاغل جدید، لازم است برای هر یک از آنها شغل خاصی انجام شود. اسناد مربوط به SOUT تا زمانی که با اسناد جدید جایگزین شوند، به طور معمول هر 5 سال یک بار ذخیره می شوند.

به سایر اسناد اجباریاشاره دارد به:

اسنادی نیز وجود دارد که قانون موظف به حفظ آنها نیست، اما، با این وجود، تقریباً هر کارفرمایی آنها را دارد، این کتاب زمینه ای برای سفارشات است.

جمع آوری و مطالعه اسناد تشکیل دهنده

پس از تصمیم گیری در مورد اسناد اجباری عمومی، باید در مورد بقیه مدارک تصمیم گیری کنید. برای انجام این کار، شما باید همه چیز را مطالعه کنید اسناد قانونیتنظیم فعالیت ها و فرایند ساختشرکت ها

در اینجا اسناد می توانند بسیار متفاوت باشند. به عنوان مثال، اگر کارمندان نیز حق استفاده از PPE را داشته باشند، لازم است با دستور یا سایر اسناد اداری لیست و شرایط ارائه دسته کارمندان به آنها تأیید شود.

در صورت وجود افرادی که در شرکت دارای ساعات کاری نامنظم، کار در شب، کار در شرایط زیان آور و خطرناک هستند، باید مزایا و غرامتی که به آنها تعلق می گیرد به صورت مستند تایید شود.

ثبت لیست اسناد

وقتی کل لیست مدارک مورد نیازمشخص شده است، می توانید تنظیم مقررات مربوط به مدیریت سوابق پرسنل را شروع کنید.

این ماده کلیه اسناد لازم، روش نگهداری و دوره های نگهداری آنها را فهرست می کند. این ماده اجباری نیست، اما کار بخش منابع انسانی را بسیار تسهیل می کند.

درخواست برای شغل کارگردانی

اگر یک شرکت از ابتدا ایجاد شود، اولین فردی که ثبت نام می کند، رئیس شرکت است.

این اوست که با بقیه کارمندان قرارداد کار منعقد می کند. اگر سمت مدیر انتخابی باشد، با رقابت، رئیس هیئت منتخب نتیجه می گیرد، اگر شرکت موسسین داشته باشد، آنها قرارداد را امضا می کنند. اگر مدیر در همان زمان تنها موسس یا یک کارآفرین فردی باشد، قرارداد کاری را هم برای کارمند و هم برای کارفرما امضا می کند.

هر چند که ممکن است، اما انعقاد قرارداد کار و اجرای حکم پذیرش از مراحل اجباری است.

تدوین مقررات محلی

به منظور تعیین اینکه چه موقعیت ها و چه تعداد برای عملیات شرکت مورد نیاز است میز پرسنل... یک فرم یکپارچه برای آن وجود دارد و اگرچه نیازی به استفاده از آن نیست، اما بسیار راحت است.

در صورت تمایل می توان ستون های اضافی به آن اضافه کرد. جدول کارکنان نام موقعیت را نشان می دهد، مقدار مورد نیازواحدهای کارکنان، حقوق یا نوع حقوق و مزایا. تمام موقعیت ها در جدول کارکنان نشان داده شده است، از مهمترین آنها شروع می شود و به پرسنل پشتیبانی ختم می شود.

V برنامه کاریاول از همه، برنامه کاری شرکت نشان داده شده است، اگر برنامه های شیفت وجود داشته باشد، آنها با جزئیات امضا می شوند. این سند همچنین ممکن است شرایط مورد نیاز را مشخص کند ظاهرو رفتار کارکنان، اخلاق شرکتی و غیره.

توسعه نمونه استاندارد قرارداد کار

قرارداد کار باید شامل کلیه مفاد اصلی مندرج در قانون کار باشد.

اینجا اشاره دارد:

علاوه بر این نکات، کارفرما می تواند هر نکته دیگری را که مغایر با قانون نباشد در قرارداد کار لحاظ کند.

تهیه اسناد حسابداری

همه حسابداری قبل از استفاده از آنها ثبت می شود نیاز به تهیه... یعنی هر مجله باید شماره گذاری و مهر و موم شود. برگه ها با شماره گذاری پیوسته از اول تا آخر شماره گذاری می شوند. سپس همه ورق ها، به استثنای جلد، با نخ دوخته می شوند و دو دم تا آخرین کاغذ انتهایی بیرون می آیند. آنها با یک تکه کاغذ مهر و موم شده اند، اما تعداد برگه ها را نشان می دهد و توسط رئیس یا مسئول نگهداری مجله امضا می شود.

هر مجله تاریخ شروع خود را نشان می دهد و نام سازمان اجباری است.

تعیین مسئول نگهداری دفاتر کار

کتاب های کاریکی از مهمترین مدارک سوابق پرسنلی می باشد و به فرم ها مراجعه نمایید پاسخگویی دقیق، سپس نگرش نسبت به آنها باید مراقب بود. آنها باید در یک گاوصندوق و با کلید قفل شده نگهداری شوند.

برای نگهداری دفاتر کار، یک نفر مسئول تعیین می شود که آنها را پر می کند و مسئول نگهداری است. مسئولیت بر عهده کارمند به دستور سازمان تعیین می شود.

ثبت نام کارمند

برای هر کارمند، انجام دنباله خاصی از کار ضروری است:

• پذیرش در کارمند؛
• آشنایی کارمند با کلیه اسناد نظارتی محلی، مقررات مربوط به حقوق، مقررات داخلی کار، قرارداد جمعی و غیره.
• ثبت قرارداد کار، امضای آن. حتماً در قرارداد کار علامتی بگذارید که کارمند یکصد و دومین نسخه را در دستان خود دریافت کرده است.
• ثبت سفارش برای استخدام؛
• پر کردن کارت شخصی T-2 و تشکیل پرونده شخصی. این شامل مدارک زیر است: درخواست پذیرش، کپی مدارک شخصی، کپی دستور پذیرش، کارت شخصی، مدارک تحصیلی و مدارک تحصیلی، قرارداد کار و سایر مدارک لازم.
• انتقال کلیه اسناد لازم برای کارمند برای تعهدی به بخش حسابداری.

لیست پخش ویدیوی زیر راهنمایی هایی در مورد مدیریت منابع انسانی ارائه می دهد:

تعریف کلی می گوید که مدیریت منابع انسانی فرآیند ثبت و نگهداری اسناد پرسنل است. این موضوع هم برای کارآفرینان فردی و هم برای اشخاص حقوقی مرتبط است. اوراق اداری دارای هنجارهای قانونی سختگیرانه است و قوانین توصیف شده باید توسط همه مدیران و بخش های پرسنل در شرکت ها در نظر گرفته شود. با کمک مدیریت منابع انسانی، می توان فرآیند مدیریت پرسنل را بهینه کرد، کار هر تیم را ایجاد کرد و روند گزارش دهی را ساده کرد.

مدیریت منابع انسانی چیست؟

اصول مدیریت منابع انسانی شامل کل فرآیند تهیه پیش نویس اوراق، پر کردن آنها، گزارش پرسنلی که در شرکت کار می کنند می باشد. هر منتشر شده دارای نیروی قانونیاز جمله مواردی که بر اساس درخواست کارمند تشکیل می شوند. تولید پرسنل اغلب توسط بخش پرسنل انجام می شود که وظایف آن شامل کارهای پرسنلی زیر است:

• حقوق و دستمزد
• ثبت نام تعطیلات، مرخصی استعلاجی؛
• ثبت گواهینامه ها

اهداف و اهداف

وظایف و اهداف این بخش منابع انسانی:

جهت کار	وظایف کارکنان
حسابداری، ثبت، کنترل	ثبت سوابق تعداد کارمندان، ثبت نام برای کار، اخراج
مقررات کار	آشنایی با مسئولیت ها، انتخاب محل کار، محل
هماهنگی، آموزش	برگزاری دوره ها، آموزش، آموزش پیشرفته، بازآموزی، بررسی نتایج فعالیت ها
با اسناد کار کنید	متخصصان این دپارتمان مشغول تهیه مقالات، کتاب ها، برنامه های کاری، ثبت نام، گزارش گیری هستند.
سازمان	سازماندهی فعالیتها طبق دستورالعمل

تنظیم حقوقی

کار منابع انسانی توسط انواع مقررات، دستورات و مجموعه ای از قوانین در سطح منطقه ای یا ایالتی اداره می شود. عدم رعایت الزامات مشخص شده در چارچوب نظارتی تخلف است. مقررات اصلی برای انجام تولید پرسنل:

• موقعیت دولتیدرباره کتاب های کار (2003);
• قوانین کار اداری و مدیریت اسناد 2009;
• دستورالعمل فدرال در مورد مدیریت اوراق مربوط به کارمندان؛
• الزامات عمومی که به دستور وزارتخانه ها تصویب می شود.

پایه قانونی شرکت

هر شرکت از تعدادی اسناد استفاده می کند که کار همه پرسنل را تنظیم می کند. جابجایی اسناد و آماده سازی آنها طبق دستورالعمل ها، چارچوب نظارتی شرح داده شده در بالا انجام می شود. چارچوب قانونی شرکت به پنج دسته کلیدی تقسیم می شود که توسط دستورات داخلی شرکت تنظیم می شود:

• اساسنامه شرکت؛
• برنامه کاری؛
• مقررات حفاظت از داده های شخصی؛
• حفاظت از کار (تنظیم شده توسط یک فرمان بایگانی فدرال)؛
• برنامه کاری کارکنان (و اسناد مربوط به سطوح کارکنان).

گردش کار منابع انسانی در سازمان

سیستم های یکپارچه حسابداری اوراق بهادار در شرکت ها به سه دسته اصلی تقسیم می شوند که از جمله آنها می توان به مقررات داخلی، مقررات کارکنان و پاداش اشاره کرد. دسته اول شامل گردش اوراق طبق برنامه تعطیلات، پر کردن اسناد در برنامه کاری است. پاراگراف دوم بیشتر جهانی است و حاوی مقرراتی در مورد تهیه قراردادها و اوراق سیاست حسابداری است. مقررات مربوط به حقوق و دستمزد کلیه موارد مربوط به پرداخت حقوق، پاداش، مرخصی استعلاجی، مرخصی و اخراج پس از اخراج را تنظیم می کند.

میز پرسنل به صورت T-3

جدول کارکنان در فرم T-3 یک نوع کاغذ است که کل ساختار پرسنل یک شرکت یا شرکت را توصیف می کند. ستون ها حاوی داده هایی در مورد نام کامل، موقعیت کارمند، بخشی که در آن لیست شده است. طبق هنجارهای نظارتی و قانونی، در آنجا تجویز می شود حقوقمتخصص. هر گونه تغییر در روند ثبت نام باید توسط بخش حسابداری در این جدول پرسنلی در فرم T3 مشخص شود. دستورالعمل های پر کردن همیشه حاوی توصیه هایی برای هر ستون است. در مجموع، این سند شامل 5 نقطه اطلاعات است.

برنامه کاری

برنامه کاری سندی است که روال روزانه یک متخصص را تأیید می کند. برنامه مدیر توسط گردش کار تنظیم می شود. این شامل نکاتی در مورد نیاز به بازرسی تحت قوانین فعلی، در مورد ناهار و استراحت، در مورد گزارش است. در برخی از شرکت ها، منشی نیاز به تنظیم گزارش هر هفته یا ماه دارد (سند باید پس از تأیید با امضای کارمند و کارمند تأیید شود). برنامه، برنامه زمانبندی برای دوره کاری آینده تشکیل می شود. ساعت کاری کارکنان ثبت می شود.

قرارداد کار

قرارداد کار یک سند قانون مدنی است که بین کارمند آینده و کارفرما تنظیم می شود. فرم های استاندارد برای این نوع اسناد فرض نمی شود و توافق نامه به صورت رایگان با نشان دادن صلاحیت ها (موقعیت) و دوره کار پر می شود. نتیجه مورد نیاز نیز در آنجا تجویز می شود. طبق موازین قانونی، این نوع سند بسیار شبیه به سند قرارداد است، زیرا نتیجه نهایی کار را تعیین می کند و نه ساختار آن. برای اخراج کارمندان فقط باید قبل از پایان قرارداد آن را حل کنید.

سفارشات پرسنل

بازگرداندن کارمندان در پست های خود ، استخدام متخصصان طبق دستورات پرسنل انجام می شود. این نوع سند انتصاب پرسنل به سمت و سایر جابجایی های متخصصان را توسط بخش تجویز می کند. کارکنان بخش پرسنل و تیم مدیریت در توسعه دستورالعمل ها و دستورات شرکت می کنند. مدیران / مدیران شرکت تصمیمات محلی می گیرند. سفارشات یک فرم واحد دارند که توسط چارچوب نظارتی ایجاد شده است. با توجه به مدت زمان ماندگاری، کاغذ باید تا پنج سال یا بیشتر (بسته به نوع سفارش) در بخش حسابداری یا در بخش پرسنل باشد.

شرح شغل

شرح شغلسندی است که مسئولیت طرفین (کارمند و کارفرما) را تجویز می کند و همچنین حاوی اطلاعاتی در مورد دستورالعمل ها و مسئولیت ها است. متخصص خاصدر موقعیت او با مهر سازمان و امضای مسئول تایید می شوند. این سند به سه نسخه نیاز دارد. یکی در بخش پرسنل، دیگری نزد خود مجری و سومی با مدیر یا مدیر یک بخش خاص باقی می ماند. هدف از این دستور بهینه سازی فرآیندهای مدیریت پرسنل در شرکت است.

نحوه سازماندهی کار اداری در بخش منابع انسانی

راهنمایی صحیحمدیریت منابع انسانی شامل سطح بالامسئولیت. منابع انسانی باید از صحت تاریخ امضا اطمینان حاصل کنند. شما می توانید نگهداری دفترچه های کار، سایر اسناد مربوط به پرسنل را به شرکت های برون سپاری واگذار کنید. وظایف بخش پرسنل:

• تشکیل یک برنامه کاری، اسناد حسابداری مربوط به تعطیلات؛
• تهیه اسناد برای حمایت از کار (الزامی برای سازمان های دولتی)؛
• آماده کردن و نوشتن سفارشات؛
• انجام محاسبه حقوق و دستمزد و کنترل پرداخت پاداش.

خدمات تمام وقت HR

خدمات تمام وقت HR زمانی انجام می شود که کلیه حسابداری و کلیه ثبت نام ها فقط توسط افراد تمام وقت استخدام شده از بخش منابع انسانی انجام شود. این حالت از مدیریت کاغذ برای شرکت ها و شرکت هایی با کارکنان 20-30 نفر مرتبط است. استانداردهای ایالتی مستلزم رعایت دقیق فرم کلیه سفارشات و سایر الزامات است، در غیر این صورت یک شخص حقوقی ممکن است جریمه دریافت کند. در بخش خدمات که یک شخص حقوقی حداکثر 30 نفر دارد، استفاده از خدمات شرکت های برون سپاری سود بیشتری دارد.

جذب متخصصان یک شرکت برون سپاری برای کار پرسنلی

استخدام متخصصان منابع انسانی برون سپاری شده باعث صرفه جویی در هزینه و کاهش تعداد کل کارکنان می شود. متخصصان مستقل کل حجم کار لازم را برای تنظیم سفارشات و برنامه ها انجام می دهند. آنها همچنین یک ژورنال ویژه نگه می دارند و روند کار را برای هر متخصص در شرکت تنظیم می کنند. مدیریت منابع انسانی برون سپاری شده با این واقعیت مشخص می شود که شخص حقوقی بخش منابع انسانی خود را ندارد، اما این کار را با هزینه ای معقول به تیم جداگانه ای واگذار می کند.

حسابداری پرسنل از ابتدا گام به گام

برای نگهداری سوابق اسناد بخش پرسنل، به تجهیزات اداری و لوازم اداری نیاز دارید. داشتن یک گاوصندوق قوی مهم است. حکم باید رئیس نظام مدیریت اسناد را تعیین کند. پس از آن، اعمال درونی شکل می گیرد. برای هر کارمند در شرکت، لازم است یک پوشه جداگانه ایجاد کنید که در آن دفترچه کار او ذخیره شود. مدیریت منابع انسانی مستلزم حفظ این اسناد برای کل دوره کار متخصص در این موقعیت است. در طول کل فعالیت بخش، اطلاعات در کتاب ها وارد می شود، سفارشات تنظیم می شود.

الزامات کارمندان برای کار با پرسنل

مدیریت منابع انسانی نسبی است روند دشوار، که نیاز به مهارت های نظری و عملی خاصی دارد. چارچوب نظارتی برای این موقعیت شامل فهرستی از شرایطی است که تحت آن یک متخصص می تواند این سمت را داشته باشد. مؤسسات آموزشیمشخصات جداگانه ای مانند مدیریت سوابق پرسنل را مشخص نکنید. مدیران و مدیران برای فعالیت در بخش پرسنل مناسب هستند. به این ترتیب کارفرمایان افرادی را با تحصیلات حقوقی، حفاظت از اطلاعات یا مدیریت اسناد منصوب می کنند.

حقوق و تعهدات افسر پرسنل

اولین وظیفه چنین مسئولینی دانستن است چارچوب قانونی، رعایت قوانین حسابداری تعیین شده. در بالا، مواد، قوانین فدرال که باید در مدیریت سوابق پرسنل رعایت شوند، وجود داشت. افسر پرسنل حق دریافت اطلاعات از کارمندان، مشاهده پوشه های شخصی، مشاهده کتاب حسابداری ( دستمزد). از اختیارات این پروفایل می توان به امضای امضا، همکاری با کارفرمایان برای بهبود کارایی کارکنان اشاره کرد.

مدیریت منابع انسانی

امروزه مدیریت منابع انسانی هم به صورت مکتوب و هم در قالب دیجیتال انجام می شود. این اسناد شخصاً توسط کارمندان مجاز امضا می شود. برای مستندسازی، از استانداردهای دولتی استفاده می شود که همه قالب ها و فرم ها را یکسان می کند. لازم است هنجارهای GOST R 6.30-2003 و GOST R 7.0.8-2013 را در نظر بگیرید. کاغذهای مهم در پوشه های مخصوص یا گاوصندوق های فلزی نگهداری می شوند. بسته به حوزه فعالیت و مقیاس شرکت، متخصصان باید الزامات مختلفی را برای فراوانی گزارش‌دهی رعایت کنند.

جستجو و ثبت نام پرسنل

در ابتدا، قبل از ثبت نام کارمندان، باید پرسنل متخصصی را پیدا کنید که معیارهای سختگیرانه ای را داشته باشند (آنها باید با ویژگی های کار مرتبط باشند). برای انجام این کار، از دفاتر تخصصی، آژانس ها، سایت های کاریابی، تبادل نیروی کار یا آگهی های خصوصی در روزنامه ها، رسانه ها، وب سایت ها استفاده کنید. پس از آن، اسناد اجباری پرسنل تنظیم می شود، ثبت نام انجام می شود، قرارداد کار یا قرارداد کار امضا می شود.

مراحل استخدام

مراحل ثبت نام افراد برای یک موقعیت با وارد کردن اطلاعات مربوط به کارجو در یک مجله ویژه آغاز می شود. کارت های گزارش اطلاعات مربوط به تجربه، تجربه کاری، موقعیت های قبلی را ثبت می کنند. پس از تأیید، دستوری در مورد انتصاب یک شخص در یک پست خاص تنظیم می شود. مرحله نهایی تشکیل یک پوشه شخصی، تهیه پرونده در شرکت، بخش است. این قرارداد حاوی اطلاعاتی در مورد مسئولیت ها، در مورد حقوق و دستمزد در موقعیتی است.

کارت های شخصی و تشکیل پرونده شخصی کارمند

انواع مدارک پرسنلی شامل کارت شخصی کارمند می باشد. این شامل تمام اطلاعات مربوط به وضعیت تاهل، نام کامل، یک عکس در آنجا چسبانده شده است، تاریخ تولد تجویز شده است. همه اینها توسط کارفرمایان به منظور تشکیل یک بسته داده در مورد هر یک از کارکنان شرکت انجام می شود. طبق قانون، این داده ها را نمی توان به اشخاص ثالث منتقل کرد. برای امور شخصی از پوشه، کابینت یا حتی گاوصندوق فلزی (بسته به سطح تجهیزات دفتر شرکت) استفاده می شود.

مجلات منابع انسانی

محصولات چاپ شده کاغذی به سیستم‌بندی گزارش‌ها، ساده‌سازی جریان اسناد کمک می‌کنند. اسناد در قالب مجلات تجاری شامل انواع زیر است:

• برای کنترل اسناد، اوراقی که به یک شرکت یا شرکت تحویل داده می شود.
• کنترل زمان، دوره ها سفرهای تجاری;
• برای کنترل هرگونه یادداشت، بیانیه؛
• سوابق برای اطمینان از ایمنی دفتر کار.

نگهداری از دفتر کار

مدیریت منابع انسانی متخصصان را موظف به نگهداری سوابق کتاب کار می کند. در صورتی که شخص در شرکت به طور رسمی ثبت نام کرده باشد، تمامی سوابق حفظ می شود. برای یک کارمند پس از اخراج دفترچه کار صادر می شود. این اسناد تمام تغییرات مربوط به موقعیت، جوایز را ثبت می کند. آموزش مدیریت سوابق پرسنل از ابتدا شامل موارد اجباری در مورد طراحی صحیح دفاتر کار می باشد. هر گونه خطا توسط کارکنان منابع انسانی تصحیح می شود. اگر آنها پیدا شوند، متخصصان ممکن است به تخلفات اداری متهم شوند.

سیستم سازی و ذخیره سازی اسناد

قانون جداگانه ای برای حسابرسی و بایگانی اسناد ایجاد شده است. ذکر ماده 17 قانون فدرال در مورد بایگانی ضروری است. این نیاز به مدیریت شرکت ها و شرکت ها برای مراقبت از حفظ اسناد بایگانی در مدت مقرر را تجویز می کند. مدت نگهداری توسط قانون تعیین شده و مطابق با استانداردهای دولتی است. برای اطمینان از یکپارچگی اسناد کاغذی، از گاوصندوق ها و کابینت های نسوز فلزی استفاده می شود.

در صورت لزوم، داده های اسناد به کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه منتقل می شود. اتوماسیون، دیجیتالی کردن گردش کاغذ یکی از جهات اصلی در بهینه سازی فرآیند مدیریت کار کارکنان است. امروزه بیشتر گزارش ها به صورت کاغذی نیستند. این امر مسئولیت روسای شرکت ها، مدیران را در حفظ آرشیو برای یک، سه، پنج یا بیشتر سال برطرف نمی کند.

سوابق الکترونیکی پرسنل

هنگام استفاده از سوابق الکترونیکی پرسنل، رعایت شرایط امنیتی اسناد، کاهش دسترسی به بایگانی به موجب قانون حفاظت از داده های شخصی، مهم است. ثبت الکترونیکی چندین مزیت دارد:

1. دسترسی سریع به اسناد؛
2. حفاظت از رمز عبور فایل ها؛
3. برای ذخیره کاغذ نیازی به خرید گاوصندوق نیست.
4. صرفه جویی در فضا در فضای اداری - 10 هزار سند یا بیشتر را می توان روی هارد دیسک ذخیره کرد.
5. صرفه جویی در زمان - امضا کنید، هر سندی را در 1-2 دقیقه در بایگانی پیدا کنید هارد دیسکروی کامپیوتر

ویدئو