استفاده از اسناد الکترونیکی مشکلات خاصی را به همراه دارد. یکی از مشکلات اساسی در استفاده از این گونه اسناد، اطمینان از قدرت قانونی است سند الکترونیکی... برای حل این مشکل، یک سند الکترونیکی مورد نیاز ویژه ارائه می شود - امضای دیجیتال الکترونیکی.

امضای دیجیتال الکترونیکی - لازمه یک سند الکترونیکی طراحی شده برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل، که در نتیجه تبدیل رمزنگاری اطلاعات با استفاده از کلید خصوصیه امضای دیجیتالیو امکان شناسایی صاحب گواهی کلید امضا و همچنین ایجاد عدم تحریف اطلاعات در یک سند الکترونیکی. امضای دیجیتال الکترونیکی معادل قانونی امضای دست نویس را تضمین می کند. با این حال، استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی تضمین کننده حفاظت مطلق از یک سند الکترونیکی در برابر تحریف اطلاعات قانونی قابل توجه نیست (در انصاف، باید توجه داشت که به طور کلی تضمین حفاظت مطلق غیرممکن است). برای این کار، قانون تعدادی دیگر از اقدامات سازمانی، قانونی و فنی را برای اطمینان از صحت اسناد الکترونیکی پیش بینی می کند.

در قانون مدرن روسیه، امضای دیجیتال الکترونیکی قبلاً در چندین زمینه استفاده می شود:

• 1. روابط مالی و اعتباری
• 2. روابط مالیاتی
• 3. معاملات مدنی

محدودیت های متعددی برای اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی در حوزه های خاص وجود دارد. تعدادی از قوانین قانونی نظارتی استفاده از اسناد الکترونیکی را از برخی جهات قانونی منع کرده و یا ترجیح اسناد مکتوب بر روی کاغذ را تعیین می کند. بنابراین، قانون دفاتر اسناد رسمی امکان تنظیم اسناد را در آن پیش بینی نکرده است در قالب الکترونیکی، در اینجا اصطلاح "سند" فقط به معنای اطلاعات مکتوب است.

به عنوان مثال، در هنر. 45 "مبانی قانون فدراسیون روسیه در مورد دفاتر اسناد رسمی" بیان می کند که برگه های سند ارائه شده برای انجام اقدامات اسناد رسمی باید صحافی، شماره گذاری و مهر و موم شوند، که از نظر فیزیکی برای اسناد به شکل الکترونیکی غیرممکن است. این مثال مهم است، زیرا برای برخی از اسناد، از جمله موارد ضروری برای انجام تجارت از طریق اینترنت، اسناد محضری ارائه شده است. همچنین چنین اقدامات قانونی هنجاری وجود دارد که در آنها منع قانونی وجود ندارد، اما اسناد کاغذی ترجیح داده شده است. ... به عنوان مثال، هنگام ثبت حقوق به مشاور املاک(روشی که احتمالاً می تواند از طریق اینترنت انجام شود) در صورت عدم تطابق در سوابق روی کاغذ و رسانه های مغناطیسی، اولویت به رکورد روی کاغذ است (بند 8 ماده 12 قانون فدرال فدراسیون روسیه " در مورد ثبت دولتی حقوق املاک و معاملات با آن" مورخ 21 ژوئیه 1997 شماره 127). مقررات مشابهی در قانون 8 اوت 2002 شماره 129-FZ "در مورد ثبت نام" ثبت شده است. اشخاص حقوقی(بند 1 ماده 4).

در حال حاضر، مبانی قانونگذاری در مورد دفاتر اسناد رسمی بر اسناد کاغذی سنتی که با امضای دست‌نویس امضا می‌شوند متمرکز است و ویژگی‌های مبادله الکترونیکی داده‌ها را پوشش نمی‌دهد.

برای حل مشکلات در این زمینه، استفاده گسترده‌تر از ابزارهای اتوماسیون گردش کار، از جمله استفاده از فناوری‌های امضای دیجیتال ساده شده، امکان‌پذیر است.

در برخی موارد می توان از یک روش ساده برای تأیید معاملات استفاده کرد، زیرا به نفع طرفین معامله است که به یک سند الکترونیکی در قالب جهانی دست یابند (که به هزینه خاصی نیاز ندارد. نرم افزاربرای خواندن محتوای سند) از نظر قدرت قانونی برابر با رسانه کاغذی است.

با این حال، باید توجه داشت که ساده سازی باید به عنوان اجرای فنی رویه صدور گواهینامه درک شود و به هیچ وجه امتناع از اقدامات مهم قانونی که طرفین موظف به انجام آن هستند در تمام و کمال(نگاه کنید به: قانون فدرال "مبانی قانون فدراسیون روسیه در مورد دفاتر اسناد رسمی"، فصل IX). با استفاده از نرم افزار Adobe Acrobat Professional می توانید فایل های PDF را به صورت دیجیتال امضا کنید. روش انعقاد معامله می تواند به شرح زیر باشد: طرفین معامله با توافق در مورد کلیه شرایط اساسی رابطه حقوقی، سند الکترونیکی را به سرویس ویژه تأیید اسناد الکترونیکی (وابستگی سازمانی چنین خدماتی) منتقل می کنند. در بالا نشان داده شده است)، که در حضور آنها به فرمت PDF تبدیل می شود، فایل جدید ایجاد شده اطلاعات مربوط به اشخاصی که معامله را انجام می دهند وارد می شود و امضای الکترونیکی متخصص روی سند قرار می گیرد. سند در چندین رسانه ملموس ذخیره می شود (مهم است که قابل بازنویسی نباشند!): دو رسانه در سرویس هویت (یکی به عنوان اصلی ذخیره می شود، دیگری در مواردی که اصالت سند ضروری است استفاده می شود. به عنوان مثال، برای نشان دادن سند در طول مراحل قانونی)، بقیه - بر اساس تعداد اشخاص ذینفع. وظیفه سرویس نگهداری رسانه با اسناد الکترونیکی در منزل یا انعقاد قرارداد مناسب با یک سازمان دارای مجوز ویژه (ایجاد زیرساخت مناسب سازمان ها و تنظیم قانونی روند صدور مجوز و فعالیت سازمان های فوق). ماندگاری مدیا 5 سال است. در آینده، بدون در نظر گرفتن نظرات طرفین معامله، درباره سرنوشت حاملان تصمیم گیری خواهد شد.

هنگام معرفی امضای الکترونیکی در این زمینه، باید به طور موقت حجم معاملاتی را که می توان به ترتیب مشخص شده تایید کرد، محدود کرد، زیرا در تاریخ مرحله اولیهدر نظر گرفتن تمام تفاوت های ظریف ماهیت قانونی و فنی غیرممکن است. علاوه بر این، لازم است انتخاب برای شخص وارد کننده معامله که در آن - کاغذی یا الکترونیکی سنتی - توافق حاصل شده را تأیید کند، حفظ شود.

بنابراین می توان نتیجه گرفت که اسناد الکترونیکی روز به روز بیشتر مورد استفاده قرار گرفته اند که استفاده از آنها مزایای زیادی را برای کاربران به همراه دارد:

• 1. تسریع فرآیندهای گردش کار.
• 2. امکان انتقال یک سند از طریق کانال های ارتباطی دیجیتال.
• 3. محتوای به راحتی قابل تغییر (ویرایش).
• 4. امکان نظری ذخیره ابدی;
• 5. کپی نامحدود با قدرت قانونی و غیره.

همچنین متوجه شدیم که مشکل اصلی یک سند الکترونیکی اطمینان از قدرت قانونی یک سند الکترونیکی است. برای حل این مشکل، یک سند الکترونیکی مورد نیاز ویژه ارائه می شود - امضای دیجیتال الکترونیکی.

آیا امضای الکترونیکی از نظر قانونی الزام آور است؟?

این سوال مورد توجه بسیاری از کاربرانی است که دریافت می کنند یا می خواهند دریافت کنند EDS.

اکنون سعی خواهیم کرد این مشکل را با جزئیات در نظر بگیریم و دریابیم که چه چیزی می دهد مجاز زورسند امضا شد هرمزنگاری امضا.

دیجیتال امضابه ابزاری تبدیل شده است که بدون آن در حال حاضر انجام برخی اقدامات غیرممکن است مجازاهمیت، به عنوان مثال:

• انجام جریان اسناد با سازمان های دولتی و طرف-سازمان ها.
• قراردادها و قراردادهای بزرگ را از راه دور امضا کنید.
• نویسندگی خود را تایید کنید
• ارائه اظهارنامه مالیاتی، گزارش حسابداری.
• دریافت اطلاعات از وب سایت خدمات عمومی و غیره

از آنجا که قوه قانونی خاصیت خاصی است که به موجب آن به چیزی متصل می شود قانون، سپس به دلیل اهمیت خاص آن امضای الکترونیکی از نظر قانونی الزام آور است.علاوه بر این، قانونی زوریک سند دیجیتال داده می شود: آن جزئیات مورد نیاز، تأیید صلاحیت مرجع صادرکننده، اصالت، اصالت.

اسناد رسمی دیجیتال ارسال شده از راه دور:

• هویت فرد را تایید می کند.
• تغییر ناپذیر هستند.
• آنها محافظت ویژه ای در برابر جعل اطلاعات دارند.
• اشتراک در امضای الکترونیککه توسط ارگان ها و سازمان های تخصصی صادر می شود.

امضا را انتخاب کنید

با توجه به این نشانه ها می توان استدلال کرد که سند امضا شده توسط EDS از نظر قانونی الزام آور استبه طور کامل

مطابق با FZمدارک شماره 63 که امضا می شود ه امضا،از اهمیت حقوقی مشابهی برخوردارند کاغذبا دست مرد امضا شد به این معنا که، EDSمشابه است دست نویس امضاهاامضا کننده از راه دور سند، از این رو نیروی قانونی امضای دیجیتالغیر قابل انکار.

الکترونیکیسند تایید شد EDS، خواهد داشت زورمطلقاً در هر رابطه حقوقی، اعم از تجاری، بانکی، حسابداری، مالی، مالیاتی و سایر زمینه ها. امضای الکترونیکی و نیروی قانونی- ارتباطی که جدایی ناپذیر است، زیرا توسط قوانین فعلی ایجاد شده است فدراسیون روسیه.

آیا امضای الکترونیکی معتبر است؟بدیهی است در صورتی که طبق کلیه ضوابط مقرر در قانون دریافت شود و دارای کلیه ویژگی های لازم برای تشخیص حقوقی با اهمیت باشد.

الکترونیکیکلید دیجیتال مورد استفاده برای الکترونیکی O جریان کارو مطابق با الزامات به دست آمده است قانون، میکند سند v هفرم معادل کاغذ امضا شده دست نویس امضاشخص

این اصلی ترین چیز است معنای حقوقی امضای الکترونیکی

بنابراین، معنای حقوقی ه امضاهاو شناخت سندمعادل نسخه کاغذی با دست نویس امضاایجاد شده است (همانطور که در بالا ذکر شد) به موجب قانونیا با توافق طرفین. بنابراین، باید در نظر داشته باشید که چه چیزی باید در چنین قانون یا توافق نامه ای بیان شود.

بنابراین، آنها باید حاوی:

1. ترتیبی که امضای رمزنگاری الکترونیکی تأیید می شود.
2. قوانینی که بر اساس آن شخص امضاکننده سند دیجیتال الکترونیکی تعیین می شود.
3. تعهدات ایجاد کننده امضای دیجیتال رعایت شرایط محرمانه بودن است.

مجاز ارزش امضای الکترونیکیآیا ویژگی این است که هر الکترونیکی امضا... این یک نشانه مستقیم نیست قانون، اما چنین نتایجی را می توان هنگام تجزیه و تحلیل قانون به عنوان یک کل گرفت. به عنوان مثال، مقررات قانون"درباره حسابداری" نمی گویند چه نوع EDSباید برای حسابداری استفاده شود اسنادبه طوری که از نظر قانونی دارای اهمیت هستند. در عین حال هیچ محدودیتی در این مورد وجود ندارد. بنابراین، ما می توانیم فرض کنیم که هر امضامعادل در نظر گرفته خواهد شد دست نویسرمزنگاری امضاهافرد در این منطقه

کد مالیاتی، از یک سو، تنها به رسمیت می شناسد سندامضا شده توسط یک CP واجد شرایط تقویت شده، از سوی دیگر، زمانی که افراد یک اظهارنامه را ارائه می دهند، به عنوان مهم شناخته می شوند. اسناد،که توسط یک فرد فاقد صلاحیت امضا شده است EDS.

به طور کلی، اگر در مورد تنظیم هنجاری روابطی صحبت کنیم که در طول انجام آن ایجاد شده است الکترونیکی جریان کار، میتوانی ببینی مشکل بزرگ... و عملاً نامحلول است. در روسیه وجود ندارد قانون، که حاوی تمام اطلاعات لازم در مورد است الکترونیکیسند، اهمیت آن این به دلیل این واقعیت است که تعداد زیادی از اسناد،به صورت کاغذی نیست کاغذ جریان سندکم و بیش تنظیم شده است با توجه به این واقعیت است که مدت زمان طولانیتمرین توسعه یافته است تعداد زیادی ازقوانین قانونی که به طور جداگانه هر نوع را تنظیم می کند سند... در عین حال، هیچ رویه، قانون، آیین‌نامه‌ای وجود ندارد که قوانین و رویه‌ها را برای عملکرد مشخص کند. الکترونیکیدیجیتال جریان کار، اهمیت این یا آن را توضیح می دهد سندامضاء شده هرمزنگاری امضا.

این مقاله به استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر EDS در فعالیت‌های تجاری در روابط سازمان‌های تجاری می‌پردازد، مشروط بر اینکه این سازمان‌ها از قبل پیش‌نیازی برای اعتماد «در کلام» به یکدیگر نداشته باشند و هر نتیجه‌ای از آنها حاصل شود. تعامل به منظور داشتن در آینده مستند شده است پایگاه شواهدتا بتوانند هم از حقوق خود و هم از تعهدات طرف مقابل دفاع کنند.

چنین روابطی بین سازمان ها دامنه وسیعی برای استفاده از EDS به عنوان آنالوگ امضای دست نویس فراهم می کند. توجه به این نکته که همه این اوراق الکترونیکی برای اطمینان از انجام تعهدات طرف مقابل از اهمیت قانونی برخوردار است، بیهوده خواهد بود. اگر چه اهمیت حقوقی سند الکترونیکی چیست؟ به طور کلی، یک سند الکترونیکی مهم قانونی یک سند الکترونیکی است که دارای این ویژگی ها است، که حقوق و تعهدات هر یک از طرفین ناشی از این سند الکترونیکی توسط قانون فعلی محافظت می شود، در مورد ما، قانون فدراسیون روسیه.

در عمل جهانی، مرسوم است که از اهمیت حقوقی یک سند الکترونیکی با استفاده از EDS اطمینان حاصل شود. چارچوب قانونی برای اجرای جریان اسناد الکترونیکی مهم قانونی بر اساس EDS هنگام ثبت روابط حقوقی در فدراسیون روسیه

امروز، قانون فعلی روسیه 2 روش را برای اجرای جریان اسناد قانونی مهم بر اساس EDS ارائه می دهد.

روش اول فقط توسط قانون مدنی فدراسیون روسیه تنظیم می شود ، ماده 160 آن فرض می کند که "استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی یا آنالوگ دیگر امضای دست نویس در معاملات در شرایط و به روشی که در توافق نامه مقرر شده است مجاز است. احزاب."

بنابراین، 2 طرف این فرصت را دارند که یک قرارداد معمولی روی کاغذ امضا کنند که در روابط بعدی خود از EDS استفاده کنند، آن را با امضای خود مهر و موم کنند و از همان لحظه از آن استفاده کنند. طبیعتا، عمل آربیتراژنشان داد که لازم است ظرافت های زیادی در قرارداد تجویز شود، مانند ویژگی های مهندسی استفاده از این امضا، اقدامات هر یک از طرفین در صورتی که یکی از طرفین امضا را معتبر تشخیص ندهد، و غیره، اگرچه به طور کلی چنین مکانیزمی برای مدت طولانی کار می کند و با موفقیت کار می کند. به هر حال، توافقات سازمان ها با بانک ها در مورد اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی با استفاده از EDS برای مدت طولانی بر اساس این مبنای قانونی بود، اما برای استانداردسازی، یکسان سازی و کنترل این دستگاه، بانک مرکزی فدراسیون روسیه تعدادی دستورالعمل صادر کرد.
با این حال، این روش دارای چندین معایب قابل توجه است. اولین آنها این است که اگر سازمانی قصد داشته باشد از طریق مدیریت اسناد الکترونیکی با تمام یا حداقل نیمی از طرفین خود تعامل داشته باشد، باید با همه آنها در مورد استفاده از EDS قراردادهایی منعقد کند که کاملاً مشکل ساز به نظر می رسد. . اشکال دوم این است که، مطابق با توافقات منعقد شده، یک EDS با یک مشخصات خاص اعمال خواهد شد که نه خود سازمان و نه طرفین آن احتمالا هرگز نخواهند توانست در روابط با سایر شرکای خود اعمال کنند.
همانطور که می دانید، روش I، تنها بر اساس قانون مدنی فدراسیون روسیه، بسیار آسان برای استفاده است، اگرچه خیلی راحت نیست. بعید به نظر می رسد که بر اساس چنین دستگاهی در فدراسیون روسیه، یک الکترونیکی مبتنی بر EDS شروع به توسعه کند.

روش دوم به طور جدی امیدوارکننده‌تر است.

در واقع، از قرارداد معمول EDS همانطور که در بالا ذکر شد، پیشرفت می کند. تنها در مورد دوم، مفاد چنین "قراردادی" نه تنها در مورد طرفین قرارداد، بلکه در مورد کل شبکه ملی اطلاعات که نه تنها زندگی و فعالیت هزاران و میلیون ها کاربر را در بر می گیرد، اعمال می شود. تغییر در ترکیب آنها البته این امر مستلزم یک چارچوب قانونی بسیار قوی است.
عملکرد دستگاه دوم بر اساس تعدادی از قوانین قانونی نظارتی است. هر یک از آنها یک یا چند جنبه از روابط بین طرفین معامله را هنگام استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی با استفاده از EDS تنظیم می کند:

• ماده 160 قانون مدنی فدراسیون روسیه، که به شما امکان می دهد قراردادها را نه تنها با امضای دست نویس، بلکه هر قرارداد دیگری که توسط قانون یا توافق طرفین (به ویژه الکترونیکی) ارائه شده است، امضا کنید.
• اصل "درباره اطلاعات، فناوری اطلاعاتو در مورد حفاظت از اطلاعات "تعدادی از اصطلاحات اساسی مانند "اطلاعات"، پیام الکترونیکی، سند الکترونیکی و غیره را مشخص می کند.
• اصل "On EDS" تعیین می کند که تحت چه شرایطی یک EDS در یک سند الکترونیکی معادل امضای دست نویس شناخته می شود و مکانیسم اجرای عملکرد یک EDS در شبکه اطلاعات را توصیف می کند. استفاده مشترک.

به منظور تعیین اینکه آیا امروزه اوراق الکترونیکی امضا شده توسط EDS از نظر قانونی محافظت می شود یا خیر، و بنابراین، آیا از نظر قانونی دارای اهمیت هستند یا خیر، لازم است 2 جنبه از این موضوع بررسی شود: اهمیت حقوقی یک EDS و اهمیت حقوقی یک سند الکترونیکی. .
همانطور که می بینید، EDS توسط یک مرکز صدور گواهینامه (CA) صادر می شود. اصل "On EDS" ثبت همه CA ها را در یک واحد پیش فرض می گیرد ثبت دولتی، و عملکرد "سازمان فدرال مجاز (UFO)" در نقش ثبت کننده همه CA. فقط یک CA که در یوفو ثبت شده است می تواند گواهینامه ای با چنین EDS صادر کند که معادل یک امضای دست نویس است.

امروز یک ثبت وجود دارد که دارنده آن UFO1 است (وزارت نام جدیدی برای آن نیامده است، به همین دلیل آن را نهاد فدرال مجاز می نامند). علاوه بر این، یک CA ریشه ساخته شده بر اساس مرکز اطلاعات دولتی همه روسیه (OGIC) وجود دارد.

2. مدیریت رجیستری و ریشه CA توسط آژانس فناوری اطلاعات زیر نظر وزارت ارتباطات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه انجام می شود. آن ها در واقع، تمام پایه های فنی لازم برای اجرای مفاد شرح داده شده در قانون "در مورد EDS" برای امروز آماده است. علاوه بر این، این پایه فنی در مصوبات نظارتی گنجانده شده است، به عنوان مثال، دستور شماره 33 تصریح می کند که ثبت واحدگواهی ها مطابق با قانون "در مورد EDS" ایجاد می شوند.
اکنون هر سازمانی که وظایف یک CA را انجام می دهد می تواند گواهی را در CA ریشه OGIC (با توجه به الزامات علمی خاص) دریافت کند و آن را در ثبت UFO ثبت کند. در صورت وجود چنین گواهینامه ای که توسط root CA تایید شده است، سازمان می تواند گواهینامه های خود را ایجاد و صادر کند که مطابق با مفاد قانون "درباره EDS" در رابطه با اجرای EDS برای عموم است. شبکه اطلاعات آن ها در واقع، EDS ارائه شده تحت سند با استفاده از گواهی صادر شده توسط CA ثبت شده در OGIC باید به عنوان آنالوگ امضای دست نویس دارنده گواهی در نظر گرفته شود.
اگرچه، خود EDS، البته، ارزش خاصی را نشان نمی دهد. توابع EDS تنها زمانی قابل تحقق است که از آن به عنوان لازمه یک سند الکترونیکی استفاده شود. در نتیجه، باید بفهمید که این سند الکترونیکی چیست. و چه اقدامات هنجاری اهمیت حقوقی آن را فراهم می کند (یا نمی دهد).
اصل "On EDS" نشان می دهد که EDS معادل یک امضای دست نویس است اگر روی یک سند الکترونیکی قرار گیرد، که به اندازه کافی منطقی به نظر می رسد. همین اصل یک سند الکترونیکی را به عنوان "سندی که در آن اطلاعات به شکل دیجیتال الکترونیکی ارائه می شود" تعریف می کند.

به نظر می رسد این فرمول به اندازه کافی رایگان است که می تواند کاغذ الکترونیکی با هر فرمتی ساخته و استفاده کند. اگرچه قانون اصلی حاکم بر استفاده از اسناد الکترونیکی اصل شماره 149 "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" است. این اصل اول از همه مفهوم پیام الکترونیکی را در قانون روسیه معرفی می کند: پیام الکترونیکی اطلاعاتی است که توسط کاربر یک شبکه اطلاعاتی و مخابراتی ارسال یا دریافت می شود.

بنابراین اصل شماره 149 مفاهیم سند الکترونیکی و پیام الکترونیکی را از هم جدا می کند. تفاوت این دو مفهوم در ماده 11 مورد بحث قرار گرفته است. قانون از جمله بند 3. نشان می دهد که یک سند الکترونیکی را فقط می توان یک پیام الکترونیکی داده شده با امضای یک EDS در نظر گرفت که فرم الکترونیکی آن توسط قانون مستثنی نشده است. به عبارت دیگر، اگر در عمل هنجاریبه وضوح نشان داده شده است که یک سند خاص باید بر روی کاغذ تنظیم شود، سپس این سند که به صورت الکترونیکی صادر شده و توسط EDS امضا شده است، تنها یک کپی از سند کاغذی خواهد بود و هیچ گونه وجه قانونی نخواهد داشت.
در سایر موارد، بند 4 همین ماده به طور جداگانه حاوی توضیح سهم «انعقاد قراردادهای مدنی یا ثبت سایر روابط حقوقی» است. بر اساس این بند، پیام های الکترونیکی امضا شده با EDS که به منظور برقراری روابط فوق ایجاد و مورد استفاده قرار می گیرند، به عنوان اسناد الکترونیکی شناخته می شوند. به عبارت دیگر، در صورت انعقاد قراردادها، اجرای صورتحسابها و اعمال به صورت الکترونیکی، بر اساس ماده فوق قانون 149 به عنوان اسناد الکترونیکی شناخته می شود.

بنابراین، در حال حاضر در فدراسیون روسیه چارچوب قانونی لازم برای عملکرد یک جریان اسناد الکترونیکی مهم قانونی بر اساس EDS وجود دارد که در ثبت روابط حقوقی قابل اجرا است.

استفاده عملی از جریان اسناد قانونی مهم بر اساس EDS

انتقال از یک جریان اسناد به طور کلی پذیرفته شده (کاغذی) به الکترونیکی در شرایط تعامل 2 یا تعداد معینی از سازمان ها منطقی اقتصادی است، مشروط بر اینکه بخش بسیار بیشتری از تمام اسناد به شکل الکترونیکی منتقل شود (65-75). درصد، برآوردهای دیگری نیز وجود دارد). به عبارت دیگر، انعقاد قراردادها به صورت الکترونیکی، اما ادامه ترسیم سایر اوراق اولیه و حسابداری به صورت کاغذی فایده چندانی ندارد، زیرا کاهش جزئی حجم گردش کار کاغذدر این صورت مزایای قابل توجهی نسبت به هزینه معرفی فرآیندهای جدید به همراه نخواهد داشت.
رویه گردش اسناد در سازمان های تجاری در فدراسیون روسیه به گونه ای است که بیشتراسناد نه تنها به منظور تأیید روابط حقوقی، بلکه برای اهداف مالیاتی نیز تهیه می شود. بیایید سعی کنیم این موضوع را از منظر 2 نوع حسابداری که توسط هر کدام انجام می شود در نظر بگیریم سازمان بازرگانیدر فدراسیون روسیه: حسابداری و مالیات. علیرغم این واقعیت که اقدامات مربوط به کار انجام شده، فاکتورها و اوراقی که از نظر اهمیت با آنها برابر است، توسط قانون "درباره حسابداری" به عنوان اسناد اولیه حسابداری نامیده می شوند، اما برای حسابداری مالیاتی نیز استفاده می شوند. البته ناگفته نماند که سند دوبار شمرده می شود. بلکه سند در ابتدا در حسابداری حسابداری می شود و سپس از دفاتر حسابداری برای حسابداری مالیاتی استفاده می شود. به هر حال، برای اثبات صحت محاسبه پایه مالیاتی، FTS دائماً به اوراق اولیه نیاز دارد. با حسابداریمشکلی نیست: واقعیت ها را منعکس می کند فعالیت اقتصادیو فعالیت اقتصادی بر اساس روابط حقوقی بین واحدهای اقتصادی انجام می شود. در نتیجه، هر سند الکترونیکی مجاز توسط قانون مدنی که هر نوع روابط حقوقی بین سازمان ها را تعیین می کند باید در حسابداری شناسایی شود. وضعیت حسابداری مالیاتی تا حدودی متفاوت است. حسابداری مالیاتی فقط به منظور محاسبه و پرداخت صحیح مالیات و کنترل بر این فرآیند نگهداری می شود. روش حفظ حسابداری مالیاتی نه توسط قانون مدنی، بلکه توسط قانون مالیات تنظیم می شود.
بعد از خرج کردن بررسی کوتاهقوانین مالیاتی ممکن است که در مورد کلیقانون مالیات فدراسیون روسیه مستقیماً نگهداری سوابق مالیاتی را بر اساس اولیه تجویز می کند اسناد حسابداریبدون تحمیل الزامات خاصی بر این اسناد. همین امر توسط نامه وزارت دارایی فدراسیون روسیه به شماره 03-02-07 / 1-383 مورخ 30.09.2008 ثابت شده است. یک استثنا اسناد مربوط به حسابداری مالیات بر ارزش افزوده است. ماده 169 قانون مالیات فدراسیون روسیه تهیه فاکتور را پیش بینی می کند. با عنایت به اینکه این سند در قانون مدنی ذکر نشده است، خاص است سند مالیاتی، و ثبت آن توسط قانون مالیات تنظیم می شود. قانون مالیاتی فرم فاکتور را تنظیم نمی کند. بنابراین، این سوال مطرح می شود: آیا سرویس مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه یک صورتحساب الکترونیکی را برای اهداف حسابداری مالیاتی و در نتیجه برای اهداف محاسبه مالیات بر ارزش افزوده می پذیرد؟ خود FTS هنوز پاسخی به این سوال نداده است. اگر خدمات مالیاتی فدرال به این سوال پاسخ منفی دهد، به این معنی است که تمام فاکتورها باید به صورت کاغذی تنظیم شوند.
سهم فاکتورها در کل حجم اسناد چقدر است؟ اگر مجموعه ساده ای از اسناد را برای یک تراکنش در نظر بگیریم، مجموعه مشابهی دریافت می کنیم:
1. قرارداد.
2. عمل انجام شده یا فاکتوری برای عرضه ارزشهای مادی.
3. فاکتور.
بنابراین، در حالت کلی، در سازمان هایی که از مالیات بر ارزش افزوده گزارش می دهند (بیشتر از همه سازمان ها در فدراسیون روسیه)، حجم فاکتورها حداقل 1/3 از تمام اسناد اجباری است.
به هر صورت، لازم به ذکر است که در نامه ذکر شده در بالا، خدمات مالیاتی فدرال قول می دهد که خیلی زود با این موضوع برخورد کند و پاسخ روشنی بدهد: در نظر گرفتن یک فاکتور الکترونیکی ممکن یا غیرممکن است. همچنین با عنایت به سیر حرکتی دولت در جهت ایجاد گردش الکترونیکی اسناد در تمامی دستگاه ها و ادارات دولتی و وعده آغاز ارائه خدمات عمومی به صورت الکترونیکی از سال 1389، منطقی است که انتظار داشته باشیم که موضوع به صورت الکترونیکی آغاز شود. به نفع یک فاکتور الکترونیکی حل و فصل شد.
مثال فاکتور به هیچ وجه منحصر به فرد نیست. همچنین اسناد ویژه زیادی وجود دارد که شکل آنها توسط بخش های جداگانه قانون فدراسیون روسیه تنظیم می شود. علاوه بر این، نباید معاملات بین المللی را فراموش کرد، که در آن لازم است برخی از مقررات قانون "در مورد EDS" و قانون شماره 149 و قوانین ملی سایر کشورها در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفته شود.

نتیجه گیری

با جمع بندی مطالب فوق، می توان نتیجه گرفت که امروزه در فدراسیون روسیه یک چارچوب قانونی لازم برای عملکرد یک گردش الکترونیکی مهم قانونی بر اساس EDS وجود دارد که در ثبت روابط حقوقی قابل اجرا است، اگرچه برای اهداف استفاده عملی از گردش اسناد الکترونیکی (و در نتیجه استخراج مزایای آن) باید در نظر داشت که هیچ فرم الکترونیکی قانونی برای برخی اسناد خاص وجود ندارد. به نظر من، با وجود محدودیت های فوق، در تعدادی از بخش های اقتصاد روسیه، وضعیت فعلی شرایط نسبتا مطلوبی را برای معرفی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر EDS به منظور رسمی کردن روابط حقوقی بین نهادهای اقتصادی ایجاد می کند.

اطلاعات جدیدی منتشر شد!

در 12 مه، دستور خدمات مالیاتی فدرال روسیه در 5 مارس 2012 منتشر شد که فرمت های صورتحساب های الکترونیکی، کتاب های خرید و فروش و ثبت فاکتورهای صادر شده و دریافت شده را تأیید کرد. این دستور 10 روز پس از انتشار لازم الاجرا می شود.
طبق قانون، صورتحساب های الکترونیکی را می توان طبق روال تصویب شده به دستور خدمات مالیاتی فدرال، در قالب های تعیین شده، از طریق اپراتورهای تخصصی مدیریت اسناد الکترونیکی، که فعالیت های آنها نیز با دستور اداره مالیات تنظیم می شود، مبادله کرد. . تا به امروز، همه این دستورات منتشر شده و یا قبلاً لازم الاجرا شده است یا زودتر از دو هفته بعد اجرایی می شود. امکان صدور یک فاکتور الکترونیکی با اهمیت قانونی در تاریخ 23 می وجود خواهد داشت.

نظر خود را بگذارید

و وقتی که مدیریت اسناد الکترونیکیآیا این اسناد دارای اعتبار قانونی هستند؟ تایید واقعیت حمل و نقل چگونه است؟ پیشاپیش از شما متشکرم!

نحوه سازماندهی گردش کار در حسابداری نیروی قانونی مدیریت اسناد الکترونیکی. آنچه باید در سیاست حسابداری در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی منعکس شود.

سوال:آیا این اسناد در مدیریت اسناد الکترونیکی دارای اعتبار قانونی هستند؟ تایید واقعیت حمل و نقل چگونه است؟

پاسخ:بله، اسناد امضا شده با امضای الکترونیکی (واجد شرایط، ساده، غیرقابل صلاحیت) معادل اسناد کاغذی شناخته می‌شوند و دارای قدرت اسناد کاغذی با امضای دست‌نویس هستند.

چنین بیانیه ای بر اساس مفاد بندهای 1 و 2 هنر دنبال می شود. 6 قانون امضای الکترونیکی مورخ 06.04.2011 شماره 63-FZ.

توجیه

نحوه سازماندهی گردش کار در حسابداری

اسناد الکترونیکی

نحوه تنظیم و تأیید سند اولیه الکترونیکی

اسناد اولیه را می توان هم بر روی کاغذ و هم به صورت الکترونیکی تهیه کرد (بخش 5 ماده 9 قانون 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ). آخرین گزینهدر صورتی که اسناد با امضای الکترونیکی تأیید شده باشد ().

فرمت ارائه سند در مورد انتقال کالا در طول عملیات تجاری به صورت الکترونیکی به دستور سرویس مالیات فدرال روسیه مورخ 30 نوامبر 2015 شماره ММВ-7-10 / 551 تأیید شد. فرمت ارسال سند در مورد انتقال نتایج کار (سند ارائه خدمات) به صورت الکترونیکی به دستور سرویس مالیاتی فدرال روسیه مورخ 30 نوامبر 2015 شماره ММВ-7-10 / تصویب شد. 552. این فرمت ها هم در فعالیت های تجاری و هم هنگام ارائه اسناد به درخواست بازرسی به صورت الکترونیکی مرتبط هستند.

و اگر سازمان اسنادی را تهیه کند که در قالب تأیید شده توسط خدمات مالیاتی فدرال روسیه نیست؟ سپس فرم ها را روی کاغذ به بازرسان ارسال کنید - رونوشت ها را با یادداشتی تأیید کنید که اسناد با امضای الکترونیکی امضا شده است.

توضیحات مشابه در نامه خدمات مالیاتی فدرال روسیه مورخ 10 نوامبر 2015 شماره ED-4-15 / 19671 آمده است.

برای جزئیات در مورد نحوه ارائه اسناد به بازرسان مالیاتی، نگاه کنید به:

1. نحوه ارائه اسناد به درخواست بازرسان در طول ممیزی مالیاتی دوربین
2. نحوه ارائه مدارک به درخواست بازرسان در جریان ممیزی مالیاتی در محل.

امضای الکترونیک

انواع امضای الکترونیکی زیر وجود دارد:

1. ساده؛
2. تقویت شده بدون صلاحیت;
3. واجد شرایط تقویت شده

چه نوع امضای الکترونیکی برای استفاده از اسناد حسابداری اولیه توسط استانداردهای حسابداری فدرال ایجاد شده است (بند 4 از قسمت 3 ماده 21 قانون 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ). اما در حال حاضر چنین استانداردی وجود ندارد. بنابراین، می توانید با هر امضای الکترونیکی اولیه را امضا کنید.

سندی که با امضای ساده یا تقویت شده بدون صلاحیت امضا می شود، قدرت یک سند کاغذی با امضای دست نویس را دارد. اما فقط در صورتی که توافقی بین طرفین برای تأیید این امضاها وجود داشته باشد. نتایج مشابهی از بندها و ماده 6 قانون 6 آوریل 2011 شماره 63-FZ به دست می آید و با نامه های وزارت دارایی روسیه مورخ 13 ژانویه 2016 شماره 03-03-06 / 1/259 تأیید شده است. مورخ 5 مه 2015 شماره 07- 01-06 / 25701، مورخ 4 اوت 2015 شماره 03-03-06 / 44905، خدمات مالیاتی فدرال روسیه در تاریخ 19 مه 2016 شماره SD-4-3 / 8904.

توجه داشته باشید که قبلاً وزارت دارایی روسیه به موضع دیگری پایبند بود: اسناد منبعباید فقط با امضای واجد شرایط تقویت شده تأیید شود. اگر از یک امضای ساده یا تقویت‌شده بدون صلاحیت استفاده می‌کنید، اسناد برای حسابداری و حسابداری مالیاتی قابل قبول نیستند. چنین توضیحاتی توسط وزارت دارایی روسیه در نامه های مورخ 12 آوریل 2013 شماره 03-03-07 / 12250، مورخ 25 دسامبر 2012 شماره 03-03-06 / 2/139، مورخ 28 مه 2012 ارائه شده است. شماره 03-03- 06/2/67 مورخ 16 تیر 1390 شماره 03-03-06 / 1/409.

با در نظر گرفتن این واقعیت که در نامه های بعدی وزارت دارایی روسیه موضع خود را ملایم تر کرد، اسناد دیجیتال را می توان با هر گونه امضای الکترونیکی تأیید کرد. با این حال، استفاده از امضای واجد شرایط پیشرفته تر ایمن تر است.

آنچه باید در سیاست حسابداری در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی منعکس شود

اگر سازمان تصمیم گرفته است اسناد اولیه را به صورت الکترونیکی تنظیم کند، این روش مستندسازی باید در سیاست حسابداری منعکس شود. به ویژه، لازم است در سیاست حسابداری رفع شود:
- فهرستی از اسناد درگیر در مدیریت اسناد الکترونیکی؛
- لیستی از کارمندانی که حق امضای اسناد الکترونیکی را دارند.
- روش تبادل الکترونیکی اسناد (با یا بدون دخالت اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی)؛
- روش ذخیره اسناد الکترونیکی؛
- نحوه ارائه مدارک در صورت درخواست اداره مالیات(الکترونیکی یا کاغذی).

اما قالب های اسناد الکترونیکی که سازمان استفاده می کند الزامی نیست که در سیاست حسابداری منعکس شود. این توسط خدمات مالیاتی فدرال روسیه در نامه ای به تاریخ 10 نوامبر 2015 به شماره ED-4-15 / 19671 تأیید شد. هر چند در این نامه می آیددر مورد سیاست حسابداری برای اهداف مالیاتی، نتیجه گیری خدمات مالیاتی فدرال روسیه نیز برای سیاست حسابداری برای اهداف حسابداری مرتبط است.

قانون فدرال مورخ 06.04.2011 شماره 63-FZ در مورد امضای الکترونیکی

ماده 6. شرایط تشخیص اسناد الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی معادل اسناد کاغذی امضا شده با امضای دست نویس.

1. اطلاعات در فرم الکترونیکی امضا شده توسط یک امضای الکترونیکی واجد شرایط به عنوان یک سند الکترونیکی معادل یک سند کاغذی با امضای دست نویس شناخته می شود و می تواند در هر رابطه حقوقی مطابق با قوانین فدراسیون روسیه استفاده شود، مگر اینکه قوانین فدرال وجود داشته باشد. یا مواردی که مطابق با قوانین قانونی نظارتی آنها اتخاذ شده اند، نیاز به تهیه یک سند را منحصراً روی کاغذ ایجاد می کنند.

2. اطلاعات به صورت الکترونیکی، امضا شده با امضای الکترونیکی ساده یا امضای الکترونیکی غیرمجاز، به عنوان یک سند الکترونیکی معادل یک سند کاغذی امضا شده با امضای دست نویس شناخته می شود، در مواردی که توسط قوانین فدرال، قوانین قانونی نظارتی اتخاذ شده مطابق با آنها یا توافقی بین شرکت کنندگان در تعاملات الکترونیکی. اقدامات قانونی نظارتی و توافقات بین شرکت کنندگان در تعامل الکترونیکی که مواردی از شناسایی اسناد الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی غیرقابل صلاحیت را به عنوان معادل اسناد کاغذی امضا شده با امضای دست نویس ایجاد می کند، باید روشی را برای تأیید امضای الکترونیکی پیش بینی کند. اقدامات قانونی نظارتی و توافقات بین شرکت کنندگان در تعامل الکترونیکی که مواردی را برای شناسایی اسناد الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی ساده به عنوان معادل اسناد کاغذی امضا شده با امضای دست نویس ایجاد می کند باید با الزامات ماده 9 این قانون فدرال مطابقت داشته باشد.

اگر می‌خواهید ثابت کنید که مخاطب شما پیام‌های شما را دریافت کرده و مطمئناً به شما پاسخ داده است و در حال حاضر شبهاتی مبنی بر امتناع وی از تأیید این اطلاعات در آینده وجود دارد، چه توصیه‌ای می‌توانید داشته باشید؟ قابل توصیه در نسخه کاغذینامه ها به ایمیل هایی که قبلا ارسال شده و به عنوان پاسخ دریافت شده اند، اشاره دارند و اتفاقاً به عنوان موضوع اصلی نامه اشاره نمی کنند. فراموش نکنید که نه تنها ممکن است نیاز به ارائه ایمیل به عنوان مدرک داشته باشید، بلکه نباید در مورد مکاتبات خود، از جمله با نامزدهای پست، و نه تنها با کارمندان، بی‌اهمیت باشید. نویسنده این مقاله در عمل به مثال زیر برخورد کرد. یکی از کارمندان بخش پرسنل متقاضی این موقعیت، وکیل M. را با توجه به پارامتر تبعیض آمیز مانند جنسیت رد کرد. مدیر می خواست با یک وکیل مرد کار کند و خانمی یک رزومه فرستاد.

قانونی سازی اسناد در رسانه های الکترونیکی

برای راه حل های سادهمعمولاً هیچ سیستم تخصصی مورد نیاز نیست، هر برنامه اسکن یا شناسایی کافی است. برای حجم های زیاد، مطالعه نیاز به استفاده ضروری است سیستم های حرفه ایبرای گرفتن تصاویر سند، مانند ضبط لهجه Kofax یا InputAccel در ActionPoint. این سیستم ها امکان ورود انبوه اسناد را با سازماندهی ایستگاه های کاری جداگانه برای انواع متفاوتبا سرورهای اختصاصی برای پردازش، تبدیل و تشخیص تصاویر کار می کند.
الگوریتم‌های تعبیه‌شده در آن‌ها به شما امکان می‌دهد تصاویر را به دست آورید کیفیت بالابا حداکثر سرعت، بیشینه سرعت... آنها برای استفاده از اسکنرهای جریان صنعتی طراحی شده اند. قیمت چنین سیستم هایی از چند هزار تا چند ده هزار دلار متغیر است.

قدرت قانونی دادن به سند الکترونیکی

بنابراین، بسیاری از کارشناسان بر این باورند که لازم است به طور جداگانه روش تهیه و ارزیابی مدارک الکترونیکی تعیین شود. پیش‌نویس قانون تجارت الکترونیک پیشنهاد می‌کند که تمام نسخه‌های اسناد الکترونیکی که به ترتیب مقرر در قانون امضا شده‌اند اصل هستند. یک سند الکترونیکی نمی تواند کپی الکترونیکی داشته باشد.

اما این ماده یک پیش نویس باقی می ماند. امروزه اسناد الکترونیکی باید به صورت مکتوب تبدیل شوند تا در دادگاه بررسی شوند. چاپ شده. به نقل از قانون: هنر. هنر 59 "ارتباط شواهد"، 60 "قابلیت پذیرش دلیل"، ماده. 67 "ارزیابی شواهد" قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه بنابراین، نیروی قانونی به یک سند الکترونیکی داده می شود: - جزئیات اجباری؛ - تأیید اعتبار خالق؛ - اصالت و اصالت.

ویژگی های نگهداری، حفاظت و قانونی سازی اسناد الکترونیکی

تمام کپی های یک سند الکترونیکی امضا شده با همان آنالوگ الکترونیکی امضا (امضای دیجیتال الکترونیکی) دارای ارزش قانونی برابر هستند، مشروط بر اینکه صحت آنها مطابق با الزامات قوانین فدرال تأیید شود. 2. سند الکترونیکی با امضای آنالوگ الکترونیکی (امضای دیجیتال الکترونیکی) دارای نیروی قانونیکه همان سند مکتوب است و به عنوان مدرک پزشکی قانونی قابل ارائه است. 3. یک کپی از یک سند الکترونیکی بر روی کاغذ در صورتی دارای اهمیت قانونی است که توسط آنالوگ الکترونیکی امضا (امضای دیجیتال الکترونیکی) امضا شده باشد و همچنین اگر توسط شخصی که مطابق با قوانین قانونی نظارتی حق صدور گواهینامه را تأیید کرده باشد، دارای اهمیت قانونی است. فدراسیون روسیه.

نیروی قانونی یک سند الکترونیکی و ویژگی های اجباری آن

قانونی کردن اسناد بر روی حامل ماشین و ماشین تحریر، ایجاد شده توسط صندوق هاتکنولوژی محاسباتی مقررات اساسی ". این استاندارد الزامات ترکیب و محتوای جزئیاتی را که به یک سند الکترونیکی نیروی قانونی می دهد و همچنین روش ایجاد تغییرات در آنها را تعیین می کند. سند الکترونیکی باید شامل موارد زیر باشد: شماره ثبت; - تاریخ ثبت نام؛ - امضای (کد) شخص مسئول تنظیم صحیح سند یا کسی که سند را تأیید کرده است. - محتوای سند؛ - نام سازمان - سازنده سند؛ - محل سازمان - سازنده سند یا آدرس پستی.
می توان از جزئیات اضافی استفاده کرد، نکته اصلی این است که موارد اجباری را می توان به طور منحصر به فرد شناسایی کرد.

33 .. قانونی سازی اسناد بر روی یک رسانه ماشینی

از آنجا که اگر شما سفارشات برای کارکنانبه صورت الکترونیکی و به طور جداگانه رسید کارمند برای آشنایی به صورت کاغذی، سپس در صورت درگیری، کارمند ممکن است بگوید که با سندی که به درستی در سازمان ذخیره شده است آشنا نبوده است. و اثبات خلاف آن غیرممکن خواهد بود. ما می توانیم نتیجه گیری بدون ابهام داشته باشیم که در این مرحله، انتقال کامل به مدیریت اسناد الکترونیکی پرسنل غیرممکن است. ایمیل به عنوان مدرک استفاده پست الکترونیکبه عنوان شواهد، مشکلات عظیمی را ایجاد می کند، اول از همه، با شناسایی شخصی که از او فرستاده شده است صندوق پستییک ایمیل با این یا آن اطلاعات.
علاوه بر این، اگر محتوای یک ایمیل بدون رضایت نویسنده پیام فاش شود، می توان نامه را از لیست شواهد حذف کرد، زیرا برخلاف قانون دریافت شده است.

نیروی قانونی سند الکترونیکی

مشکل دیگر لزوم اطمینان از قدرت قانونی اسناد الکترونیکی است. اما هر چه بیشتر این مشکل را می توان به عنوان یک مشکل سازمانی و فنی معمولی حل کرد. با توجه به اینکه در نهایت قانونی تصویب شده است که استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) را تنظیم می کند، امکان اعطای وضعیت قانونی به اسناد الکترونیکی فراهم شده است.

طبق قانون فدرال "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" قانون فدرال"در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" مورخ 10 ژانویه 2002، ماده 4-12 // قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه. 1381. شماره 2. ماده 127. امضای دیجیتال الکترونیکی در سند الکترونیکی با رعایت شرایطی معادل امضای دست نویس در سند کاغذی است.

مفهوم سند الکترونیکی، نیروی قانونی آن

توجه

V اخیراسازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ بیشتر و بیشتری به مدیریت اسناد روی می‌آورند فرم دیجیتال... البته این بسیار راحت است و باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان می شود. اما در عین حال وجود دارد سوال جدی: قدرت قانونی سند الکترونیکی چیست؟ محتوا

• 1 از کاغذ تا گردش کار الکترونیکی
  • 1.1 الزامات تعیین نیروی قانونی
• 2 حفاظت از مکاتبات
• 3 موارد خاص
• 4 توصیه عملی
• 5 بعدی چیست؟

از کاغذ تا مدیریت اسناد الکترونیکی در سال 2001، قانون فدرال برای تنظیم استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی به اجرا درآمد.

از آن زمان، بسیاری از سازمان ها قالب مدیریت اسناد را تغییر داده اند: از کاغذی به دیجیتال یا ترکیبی.

افزایش منحصر به فرد بودن

همراه با پست به آدرس دادگاه میفرستم ادعانامهکپی فرم های 2-NDFL ارسال شده از طریق پست از محل کار و کپی دستورات پذیرش / اخراج. در طول کارم بارها سفارشات دریافت کردم و کپی اسناد را از طریق ایمیل اسکن کردم. چگونه می توان این اطلاعات از ایمیل را به عنوان مدرک در دادگاه ارائه کرد؟ سردفتر از اطمینان دادن به من در مورد مکاتبات چاپی امتناع می ورزد. در چنین شرایطی چه توصیه ای می توانید داشته باشید؟ بدیهی است که سردفتر از تصدیق اوراقی که از ناکجاآباد گرفته شده است خودداری خواهد کرد. او باید رایانه ای را که از آن ایمیل ارسال شده است بیاورد تا بتواند وجود آن را تأیید کند و سپس یک پروتکل با آن تنظیم کند. توصیف همراه با جزئیاتاقدامات آنها: روشن کردن رایانه، راه اندازی برنامه پستییافت ایمیل ها... تنها پس از آن ایمیل ها چاپ و به صورتجلسه پیوست می شوند.

اسناد الکترونیکی به عنوان مدرک

اصالت و اصالت ساده ترین راه برای اطمینان از صحت یک سند الکترونیکی با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS). دادگاه هنگام ارزیابی قدرت شواهد یک سند الکترونیکی، اول از همه، قابلیت اطمینان روش های تشکیل، ذخیره سازی، انتقال و شناسایی نویسنده را در نظر می گیرد. برای این کار، علاوه بر EDS، یک سیستم قابل اعتماد برای پردازش اسناد الکترونیکی (ذخیره‌سازی قابل اعتماد) مهم است.
چه اسنادی باید فوراً به صورت کاغذی تهیه شود صرف نظر از اینکه شرکت دارای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است ، تمام اسناد پرسنلی که طبق آن قانون کار, قرارداد کار، قرارداد جمعی مستلزم رضایت کارمند است، باید روی کاغذ، با امضای افراد مجاز و کارمند ذخیره شود.