Управление на управлението на кадровата документация в предприятието. Водене на трудови книжки. Дневници по управление на кадровата документация, правила за регистрация и съхранение

Организация и управление работа в офиса на персонала- пряката отговорност на служителите на службата за персонал. В ситуации на създаване нова организация, преобразуването на старите или други възможности за реорганизация, ръководството и отдела за персонал трябва да знаят основните точки на работа: обучение и търсене на служители, наемане, преместване и уволнение на персонал, както и правилата както за архивно, така и за оперативно съхранение на документи.

Компетентната организация на управлението на кадровата документация като основа за стабилност на компанията

Във всяка организация, независимо от формата на собственост, има персонал. Тя се различава по размер и състав, по изпълняваните функции и нивото на квалификация. Задачата на отдела за персонал е да гарантира, че всички въпроси и проблеми, свързани със служителите на предприятието, се решават възможно най-бързо и компетентно.

Стабилността на една организация е пряко зависима от нейните служители. Основната задача на службата за персонал е компетентният и навременен подбор на служители, воденето на кадрово деловодство в съответствие със закона и навременното предаване на документите в архива. Това е основата за стабилното функциониране на всяко предприятие.

Обучение на персонал за работа с персонал

Инструкцията за управление на кадровата документация ясно показва необходимостта от професионално обучение на кадрови специалисти. На практика обаче често има проблем с обучението на работници от необходимия профил.

Висшите и средните специализирани учебни заведения не завършват специалисти с толкова тясна квалификация като „управление на кадровата документация“. Обучението обикновено се провежда вече на място или на специализирани курсове. Възможно е също да се обучи служител директно на работното място чрез наставничество.

Обучението на специалисти по управление на кадровите досиета включва следните начини:

• преквалификация въз основа на втория висше образование;
• получаване на висше образование от свързан профил, например "управление на документи", "юриспруденция", "управление на персонала", "защита на информацията";
• обучение в специализирани дългосрочни курсове (най-малко три месеца), последвано от изпит;
• практическа работа, последвана от редовно професионално развитие.

Нормативни документи, регулиращи работата на службите за персонал

Дейностите на отдела за персонал и общата организация на управлението на кадровата документация са силно зависими от действащото законодателство и вътрешни нормативни документи. Тази функция е свързана с нюансите на работа с голяма сумалични документи, които често са поверителни.

Офисната работа в службата за персонал се регулира от следните закони:

• Конституция, Граждански и Кодекс на труда, както и частично Наказателен и Семеен;
• законодателни актове за профила на организацията по въпроси, свързани с работата с персонала;
• регламентиместно значение;
• различни класификатори, правила и инструкции на федерално ниво;
• домашни регламенти, например, инструкция за управление на кадровата документация;
• заповеди и указания на ръководството.

Служителите на службата за персонал са длъжни стриктно да спазват изискванията на нормативните актове и преди всичко, Кодекс на труда.

Търсене и документиране на служители

Управлението на човешките ресурси започва с търсенето и регистрацията на персонал. На първо място е необходимо да се вземе решение за вариантите за намиране на нови служители. Сред тях се открояват следните:

• агенции и бюра по труда;
• назначаване на работа;
• трудови панаири;
• учебни заведения;
• табла за работа и автобиографии на различни ресурси;
• други организации;
• познати и приятели.

Всички опции за търсене на служители имат своите предимства и недостатъци, служителят на отдела за персонал трябва да се възползва максимално от всички възможности за затваряне на свободното място.

Когато бъде намерен кандидат, се провежда интервю с него. Желателно е напредъкът му да бъде документиран: по-лесно е да се вземе информирано решение за наемане или отхвърляне. В последния случай лицето се уведомява писмено за причината в срок от пет работни дни. Ако кандидатът е подходящ за вакантна позиция, той трябва да бъде записан. От това започва регистрацията за конкретен служител.

• сключване на трудов договор;
• издаване на заповед за прием;
• нов служител или нейна институция;
• регистрация на лична карта;
• ако е прието в организацията - създаване на лично досие;
• запознаване и подписване от служителя на вътрешни нормативни документи и инструкции.

Досиета на персонала (лични карти, списък на персонала)

Поддържането на управление на кадровата документация включва задължителна регистрация на счетоводна документация, по-специално персонални и лични карти. Тези документи са задължителни за организации от всички форми на собственост.

Персоналът и персоналът трябва да са актуални и да отговарят на нуждите на организацията. Той съдържа имената на всички позиции, броя на тарифите, посочвайки свободните работни места за даден период.

Личните карти са унифицирани документисъдържаща кратка информация за трудова дейностслужители и лична информация. Те са подчинени строго счетоводствои специални условия за съхранение, на места, които предотвратяват тяхното повреждане и кражба.

Заповеди за персонал, разлики и конструктивни особености

Общото деловодство в работата с персонала се изразява главно в заповеди и заповеди на ръководството. Тези документи могат да се отнасят както до отделни служители, така и до целия персонал като цяло. Те се различават по дизайн и характеристики на изпълнение.

Повечето заповеди и инструкции относно конкретни действия със служител имат унифицирана форма. Те подлежат на задължително споразумение с всички заинтересовани странии запознаване от служителя срещу разписка. Копия от заповедите за личен състав се съхраняват в лично дело, а оригиналите в отделни папки.

Дневници по управление на кадровата документация, правила за регистрация и съхранение

За да се отчете движението в службата за персонал, това включва поддържане на специализирани списания. Това са таблични документи от многостраничен формат, най-често унифицирани. Обикновено те се стартират или в големи тетрадки, или се купуват готови в специализирани магазини.

Видове списания за персонал:

• регистрация на входяща и изходяща документация, включително писма;
• регистрация на поръчки;
• регистрация на пристигане и заминаване на служители в командировки;
• регистрация на заявления, заявления, уведомления, служебни и бележки;
• регистрационни форми трудови книжки, техните облицовки;
• различни счетоводни книги за движение кадрови документии т.н.

Всички списания трябва да бъдат подвързани и запечатани, а листовете да бъдат номерирани. Те трябва да се съхраняват отделно от всички документи. За предпочитане в сейф или специален шкаф.

Характеристики на поддържане и съхранение на лични файлове

Воденето на лични документи не е задължително. Въпреки това, повечето организации събират записи на служителите под една или друга форма. Разбира се, по-удобно е да направите това в една папка.

Личното досие е набор от документирана лична информация за служител, събрана и формирана по определен ред. Може да включва различни документи и копия:

• копия от заповеди за служителя;
• копия от изявления;
• копия от документи за самоличност, потвърждаващи квалификация, образование, обезщетения и семейно положение;
• въпросник;
• характеристики и прегледи;
• препратки и др.

Личните файлове включват лична информация и трябва да се съхраняват отделно от други документи. Достъпът до тях е разрешен само на строго ограничен кръг. длъжностни лица. При освобождаване на персонала личните дела се предават за архивно съхранение.

Правила за регистриране, съхранение и издаване на трудови книжки, както и приложки

Всички организации са длъжни да водят трудови книжки за своя персонал, с изключение на служителите, наети на непълно работно време. При първоначалния прием работодателят самостоятелно придобива празни формуляри и прави първото вписване в тях. На заглавна страницавъведете съответната информация за служителя. Впоследствие е необходимо да се следи тяхната уместност и да се правят промени навреме.

При разпространението на основната част се правят записи за труда и социални дейностислужител, неговата постоянна приемна Всички вписвания са номерирани в общ реди се изработват въз основа на поръчката. Протоколът за уволнение е придружен от отпечатък на печата на организацията и подпис на ръководителя.

Изработен ръчно, син Химикалка, ясен и четлив почерк. Следете внимателно уместността и надеждността на въведените данни. Ако е необходимо да се коригира информацията, те трябва да бъдат внимателно зачертани с един ред и да се въведе текущата информация. Това действие трябва да бъде потвърдено с подпис на ръководителя и печат.

Съхранявайте трудовите книжки отделно от другите документи, в сейф. Забранено е предаването им на служители или трети лица без специална заповед от отговорните органи.

Характеристики на оперативното и архивно съхранение на кадрови документи

Съхранението на кадровите документи се определя от тяхната особена значимост. Те съдържат лична информация и са поверителни. Такива данни не подлежат на неоторизирано разкриване. В противен случай се налага глоба на служителите на службата за персонал и ръководителя на организацията.

За организация правилно съхранениекадрови документи в кадровата служба е желателно да има отделна стая. Към него трябва да има един вход и да е оборудван метална вратас аларма.

Самите документи трябва да се съхраняват в метални шкафове или сейфове. Достъпът трябва да се избягва слънчева светлинаи прах, както и температурни разлики и твърде висока влажност. Тези прости стъпки ще ви помогнат да спестите лични данни.

Разберете как се води кадровата документация в организацията и за какво може да бъде глобен. Изтеглете ръководството за управление на HR записи или организирайте счетоводството сами.

В статията

Изтеглете полезен документ

Какви са задължителните кадрови документи, които работодателят съставя

Всяка компания, която използва наемна работна ръка, е длъжна да води счетоводство на персонала. Работата с персонала е придружена от изпълнение на много документи, от щатното разписание до заповедите за персонал. Задачата на служителя по персонала е да изготви документите на службата за персонал своевременно и правилно, да направи промени в тях при необходимост и да провери за съответствие с действащото законодателство.

Добре структурирана инструкция за управление на регистрите на персонала, изготвена, като се вземе предвид новият GOST, ще сведе до минимум риска от груби грешки при работата с персонала.

Започвайки управлението на кадровата документация от нулата, подгответе задължителните документи на службата за персонал, без които пълноценната работа с персонала е просто невъзможна.

Необходими HR документи:

• трудови договори;
• длъжностни характеристики (ако е необходимо);
• местни разпоредби;
• лични карти на служителите;
• заповеди за персонала;
• поръчки за основна дейност;
• персонал;
• график на ваканциите;
• счетоводни книги и дневници;
• график .

Трудов договор

Основният документ в работата на служител по персонала. Потвърждава наличието на трудово правоотношение, установява правата и задълженията на страните. Няма единна унифицирана форма на трудов договор, въпреки че има стандартен формуляр за микропредприятия. Други работодатели могат да го вземат за основа. Законът не забранява сключването на трудови договори в свободна форма, ако съдържат всички задължителни условия и информация за страните.

Задължителни условия на трудовия договор:

• трудова функция, посочваща длъжността или вида работа;
• място на работа и условия на труд;
• възнаграждение с посочване на тарифната ставка или работната заплата;
• условие за задължително социално осигуряване.

Отразете в трудовия договор естеството и начина на работа, ако се различават от обичайните. Да запише всички гаранции и обезщетения, изисквани от закона. IN срочен договорне забравяйте да посочите срока на валидност и причините, поради които страните не са могли да установят безсрочно трудово правоотношение.

Задължителна информация от трудовия договор:

• Пълно име на служителя и име на работодателя (за физически лица - пълно име);
• данни за документи, удостоверяващи самоличността на работника или служителя и на работодателя физическо лице;
• TIN на работодателя (с изключение на лица, които нямат статут на предприемач);
• информация за лицето, подписващо договора от името на работодателя;
• място и дата на документа.

Длъжностни характеристики

Въпреки липсата на препратки към този документ в Кодекса на труда на Руската федерация, държавните органи разработват безотказно пакет от длъжностни характеристики (Закон № 79-ФЗ от 27 юли 2004 г.) и търговски организациисилно се препоръчва да го направите.

Наличието на длъжностни характеристики позволява:

• компетентно разпределяне на отговорности между подобни позиции;
• да докаже в съда или прокуратурата легитимността на дисциплинарното наказание;
• оправдавам;
• надлежно сертифицира персонала за съответствие с техните позиции.

Внимание!Инструкциите са написани за позиции, а не за конкретни служители, така че не ги правете персонализирани. Ако служител напусне или се премести, инструкциите ще трябва да бъдат одобрени отново. По същата причина е по-добре да го одобрите като самостоятелен документ, а не като приложение към трудов договор или споразумение.

Местни разпоредби (LNA)

Има задължителни и по избор. Инспекторът по GIT има право да поиска местни разпоредби по време на проверката и ако някакъв документ не е наличен или е изпълнен с грешки, работодателят може да бъде глобен или да му бъде издадена заповед.

Задължително включва всички LNA, посочени в Кодекса на труда:

• регламент за възнаграждението, ако условията на възнаграждението не са отразени в колективния договор или друг местен акт (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• регламент относно личните данни на служителите (член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Ако в държавата има длъжности с нередовно работно време, трябва да бъде одобрен списък на служителите, които са обект на специален режим на работа (членове 57, 101 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако компанията изпраща персонал за преквалификация или повишаване на квалификацията - наредбата за реда и условията за преминаване на професионално обучение (член 196 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При необходимост се издават допълнителни LNA. За да регулирате ясно работните процеси, разработете допълнителни вътрешни документи: разпоредби за бонуси, командировки, наставничество, социална политика, набиране на персонал и др. Няма унифицирани изисквания за дизайна и структурата на местните актове, ръководете се от действащия GOST и правилно сертифицирайте всеки документ.

Лични карти на служителите

Всички работодатели, независимо от правната форма и сферата на дейност, са длъжни да създадат лична карта за всеки служител. Използвайте унифицирания формуляр T-2 или разработете свой собствен формуляр. За регистрация на държавни служители е разработена специална форма T-2GS.

Не забравяйте да запознаете служителя със съдържанието на личната карта под подписа веднага след първоначалното попълване, а след това - след извършване на нови записи за преместване (включително временно), уволнение, преименуване на длъжността.

Внимание!Личната карта се закрива след прекратяване на трудовия договор, въз основа на който е започната. Ако наемете служител, който вече е работил в организацията, започнете нова карта за него.

Заповеди за персонала

Наемането, командировките, уволненията, бонусите, отпуските и други кадрови процедури се формализират със заповеди. Това е най-важният документ на всяка кадрова служба, въз основа на който се извършват вписвания в лични сметки, трудови книжки, лични карти.

Някои заповеди се съставят в унифициран табличен вид. Ако заповедта се отнася не за един, а за няколко служители наведнъж, се използва формуляр, отбелязан с „а“:

Таблица 1. Заповеди, издадени по унифицирани таблични формуляри

	Вид и име на формуляра
Т-9 или Т-9	Заповед за изпращане на един или повече служители в командировка
Т-11 или Т-11а	Заповед за насърчаване на един или повече служители
Т-8 или Т-8а	Заповед за уволнение на един или повече служители
Т-6 или Т-6а	Заповед за предоставяне на отпуск на един или повече служители
Т-5 или Т-5а	Заповед за преместване на един или повече служители на друга работа
Т-1 или Т-1а	Заповед за наемане на един или повече служители за работа

Внимание!Вместо унифицирани формуляри, можете да използвате формуляри, одобрени от работодателя, ако съдържат всички необходими данни.

Останалите поръчки се издават в текстов вид. Ако трябва да изтеглите служител от ваканция или да го изпратите на курсове за повишаване на квалификацията, възстановете го на работа или изгответе заповед в свободна форма.

Заповедта придобива законна сила чрез удостоверителни данни - личен подпис изпълнителен директорили друго длъжностно лице, упълномощено да подписва заповеди. В допълнение към подписа се поставя и печат на организацията (ако има такъв). Административните документи влизат в сила от момента на подписването или от посочената в тях дата.

Внимание!Заповедите за назначаване на ръководители - генералният директор, неговите заместници, главният счетоводител и други длъжностни лица, посочени в устава, се отнасят до заповеди за основни дейности, а не за персонал.

Поръчки за основна дейност

Те включват всички писмени заповеди, които не се отнасят до кадрови или административни и икономически въпроси: за въвеждане на местни разпоредби или изменения на съществуващи LNA, за създаване на нови длъжности и провеждане на проверки. Изпълнението на такива заповеди може да бъде поверено както на секретаря на организацията, така и на служителите по персонала.

персонал

Характеризира състава на персонала на фирмата: организационна структура, брой и състав на персонала, възнаграждения за всички длъжности. За регистрация използвайте унифицирания формуляр T-3 или разработете свой собствен шаблон. Срокът на валидност на документа може да бъде пропуснат, но ако е ограничен, не забравяйте да съставите ново щатно разписание до посочената дата.

Примерен персонал с ограничена продължителност

Въведете в документа всички налични позиции във фирмата, включително свободни, временни и сезонни. Законът забранява наемането на служители на длъжности, които не са предвидени в щатното разписание (писмо на Роструд № ПГ / 13229-6-1 от 21.01.2014 г.).

Напишете имената на длъжностите на руски и без съкращения, посочете точната заплата за всяка - вилиците на заплатите са неприемливи. Длъжностите, свързани с обезщетения, обезщетения или ограничения, трябва да отговарят на професионалните стандарти и справочниците за тарифи и квалификации (писмо на Министерството на труда № 14-0/10/V-2253 от 04.04.2016 г.). Ще разкаже експертът на списание "Кадрови бизнес".

Внимание!За грешки в персоналкомпанията е изправена пред глоба съгласно член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

График на ваканцията

Той се изготвя ежегодно и определя условията за предоставяне на годишни платени отпуски на всички служители на организацията. Вземете за основа унифицирания формуляр T-7 или свой собствен шаблон.

За да избегнете претенции към документа, продължете последователно:

1. Разберете желанията на служителите.Помолете ръководителите на отдели да събират информация за всяка структурна единица.
2. Проверете дали сред персонала има бенефициенти, които имат право на отпуск по всяко удобно време.Те включват бременни жени, непълнолетни и някои други категории работници.
3. Направете предварителен обобщен график.Избройте всички служители в документа, включително външни и вътрешни служители на непълен работен ден, както и тези, чийто отпуск по майчинство приключва догодина.
4. Съгласете се и одобрите графика.Издадете отделна заповед или подпечатайте печата за одобрение върху самия документ, запознайте служителите с него под подпис (писмо на Роструд № ПГ / 5883-6-1 от 01.08.2012 г.).

Кой отговаря за управлението на човешките ресурси

В микропредприятията и новосъздадените организации управлението на човешките ресурси в изцялообикновено пада върху раменете на един човек. Обикновено това е директорът на фирмата или негов заместник. Но с разрастването на бизнеса и разширяването на персонала се увеличава и обемът на документите. На този етап трябва да се разпредели длъжност на пълен работен ден за специалист по персонал, който познава добре основите на управлението на кадровите досиета и посвещава цялата си работно времеработа с персонал.

IN големи компаниис комплекс организационна структура HR се управлява от отделен отдел.

Ако организацията има отделни структурни подразделения, например клонове в други градове и региони, има два начина за водене на кадрови записи. По-скъпо - да се създаде длъжност служител по персонал във всеки клон, по-изгодно, но свързано с определени трудности - да се управлява с отдела за персонал в централния офис, като се настрои работа с помощта на сканирания и поща. Какво е, прочетете в сп. "Кадрови бизнес".

Таблица 2. Предимства и недостатъци различни начиниорганизация на CD в клонове

Процедура	CD се провежда в централния офис	CD се провежда в клонове
Документи	Трудно се спазват сроковете, прехвърлянето на оригинални документи отнема време	Сроковете са спазени, правото на подпис е делегирано на ръководителя на филиала
Назначаване на служители, отговорни за управлението на кадровата документация (KD)	Обикновено е лесно да се намери точният служител с правилната квалификация	Тъй като в клоновете има по-малко служители, е трудно да се избере човек, отговорен за CA
Наемане за извънреден труд или през почивните дни	Не винаги е възможно своевременно да се издадат всички необходими документи и да се доставят в отдела навреме	Не е проблем: просто трябва да получите съгласието на служителя и да попълните всички документи на място
Издаване на документи на служителите при уволнение	Имате нужда от повече време за доставка, има риск от загуба при изпращане по пощата	Документите могат да се издават своевременно, без да се нарушават установените срокове

Организиране на работа в офиса на персонала самостоятелно: инструкции стъпка по стъпка

Как да организираме работата с персонал в новосъздадена компания или да възстановим след предшественик? Новата инструкция за управление на кадровата документация, разработена, като се вземат предвид нормите на действащото законодателство, ще ви помогне да не пропуснете нищо.

Продължете стъпка по стъпка:

Стъпка 1. Създайте регулаторна рамка.На първо място, да се ръководите от изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация - основният набор от трудови закони, който регулира много кадрови процеси: наемане, предоставяне на отпуски, права и задължения на страните по трудов договор, процедурата за изчисляване на заплати и др.

Също така имайте предвид правилата, определени от:

• Постановление на Държавния комитет по статистика № 1 от 01.05.2004 г- относно използването на унифицирани форми на първично счетоводство и задължителни данни;
• В малка компания всички въпроси, свързани с управлението на кадровата документация, могат да се решават от едно лице - служител по персонала, секретар или директор. Тогава именно той отговаря за поддържането и съхраняването на трудовите книжки. Но ако обемът на работата е голям, по-добре е зоните на отговорност да се разпределят между няколко служители. Например, назначете един от служителите по персонала, отговорни за поддържането и отчитането на трудовите книжки, и поверете на друг работата по съставяне на заповеди за персонал.

  Образец на заповед за назначаване на длъжностно лице, отговорно за трудовите книжки

  
  

  Стъпка 3. Направете списък с необходимите документи за персонала.Включете в него местни разпоредби и други документи, чието присъствие инспекторът на GIT определено ще провери по време на следващото посещение: персонал, график на отпуските, график, лични карти на служителите. Ако организацията планира да се откаже от унифицираните формуляри, издаде заповед за разработване на собствени формуляри.

  Стъпка 4. Разработване и одобрение на необходимите HR записи и разпоредби. Има няколко начина да одобрите LNA: разберете как се различават един от друг и изберете този, който ви подхожда най-добре. Моля, имайте предвид, че някои документи първо трябва да бъдат съгласувани със синдиката (експерт от електронното списание „Кадровое дело“ ще разкаже).

  Стъпка 5. Попълнете регистрационни книги и дневници. Назначете служители, отговорни за регистрирането на инструктажи, медицински прегледи и кореспонденция.

  1. Проверете правилното изпълнение на трудовите договори.Първо проверете дали директорът на организацията е правилно регистриран за работа, след това разгледайте останалите договори. Уверете се, че заплатите и длъжностите, предписани в тях, съвпадат точно с текста в щатното разписание, трудовите книжки и заповедите за работа. Ако откриете грешки, направете промени, като сключите допълнителни споразумения със служителите.
  1. Запознайте служителите под подпис с LNA, които са пряко свързани с тях.Говорим не само за правилата на трудовия график и други LNA, с които персоналът трябва да се запознае при наемане, но и за длъжностни характеристики, заповеди за персонал и дневници с инструкции.

  Внимание!Уверете се, че всеки служител получава свое копие от трудовия договор и всички допълнителни споразумения към него.

  1. Организирайте военна регистрация.Ако в дружеството работят военнослужещи или военнослужещи лица, водят военен досие. Определете лице, отговорно за воденето на отчети и съгласувайте назначаването с местната военна регистрация, съставете работен план и издавайте записи въз основа на информация от военни карти, лични карти и удостоверения за призовка, предоставени от служителите.
  1. Създайте безопасна среда за съхранение.Това изискване важи за всички документи, съдържащи лични данни (PD): поставете ги в сигурно заключени шкафове и сейфове, не прехвърляйте информация за служителя на трети лица без него писмено съгласие. Не съхранявайте копия на паспорти и дипломи в личните си досиета, не искайте от служителите лични данни, които не са пряко свързани с работата – глобите за нарушаване на правилата за обработка на лични данни са значителни.
  1. Направете календарен планировщик.Много важни документи трябва редовно да се актуализират или одобряват повторно. Например графикът на ваканциите трябва да се изготвя ежегодно, а колективният трудов договор трябва да се преиздава поне веднъж на три години. За да няма проблеми в бъдеще, планирайте работата с ключови документи предварително.

  Организирането на управление на досиетата на персонала от нулата, например, в клон, или възстановяването след предшественик не е лесна задача. За да започнете, запознайте се с регулаторната рамка и стандарта GOST R 7.0.97-2016, който съдържа основните изисквания за документация.

  Работейки последователно, развийте минимума необходим комплекткадрова документация, включително наредби. Решете кои първични счетоводни форми ще използвате – унифицирани или самостоятелно разработени. Подредете трудовите си договори и споразумения. Бъдете внимателни към детайлите, защото компанията е изправена пред голяма глоба за липса или неправилно изпълнение на документи.

Доста често има ситуация, когато фирма току-що е открила, има малък персонал, но няма нищо друго освен трудови договори. Често това се случва във фирма, която е на пазара от няколко години, но въпреки това не обръща необходимото внимание на документирането на трудовите отношения. Въпреки това, липсата на документи, предписани от трудовото законодателство, може да доведе до налагане на административни глоби. Тази статия ще бъде полезна за начинаещи кадрови служители или счетоводители, на които в допълнение към работата им е възложено да водят управление на кадровите документи.

Нормативна база

За правилната организация на управлението на кадровите досиета е необходимо да се запасите със закони и други регулаторни правни актове в областта на трудовото законодателствокакто и специализирана литература. Специализиран софтуерен продукт значително ще улесни поддържането на регистрите на персонала: съдържа почти всички необходими документи. Във всеки случай ще ви трябва по-специално:

- Кодекс на труда;

- Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на празни трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 (наричани по-долу Правилата за поддържане и съхранение на работа книги);

- Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. N 69;

— Федерален закон № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „За личните данни“ (наричан по-долу Закон за личните данни);

- Федерален закон от 29 юли 2004 г. N 98-FZ „За търговска тайна» (наричано по-нататък Закон за търговската тайна);

- Правилник за особеностите на изпращането на служители в командировки, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. N 749;

- Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 № 1 "За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане" (по-нататък - Указ № 1);

- Списък на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение, одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25.08.2010 N 558;

- Процедурата и формите за отчитане на служителите, заминаващи в командировки от изпращащата организация и пристигащи в организацията, в която са командировани, одобрени със Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 11 септември 2009 г. N 739n ;

- Постановление на правителството на Руската федерация от 22 юли 2008 г. N 554 "За минималния размер на увеличение на заплатата за нощен труд";

- Постановление на правителството на Руската федерация от 24 декември 2007 г. N 922 "За особеностите на процедурата за изчисляване на средната работна заплата";

— Списъци на длъжностите и работите, замествани и изпълнявани от служители, с които работодателят може да сключи писмени споразумения за пълна индивидуална или колективна отговорност, както и стандартни формуляритакива договори, одобрени с Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 31 декември 2008 г. N 85;

- Правилник за военна регистрация, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 27 ноември 2006 г. N 719, и Насокина Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация от 04.11.2008 г. за водене на военни записи в организации.

В допълнение към регулаторните документи, няма да навреди да изучавате учредителни документифирми. Именно в тях може да се определи процедурата за наемане на ръководителя на организацията и определяне на неговата заплата. Доста често в хартата е предписана процедурата за наемане на ключови ръководители.

Ние определяме списъка с необходимите документи

След като проучите нормативните документи в областта на трудовото право и управлението на кадровото дело, ще добиете представа за необходимия минимумкоито трябва да бъдат изготвени и поддържани във всяка организация. Това:

- вътрешни трудови разпоредби (членове 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- персонал (чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- график на ваканциите (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- Правилник за защита на личните данни (членове 86-88 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- трудови договори (чл. 16, 56-59, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- трудови книжки (членове 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- длъжностни характеристики (ако служебни задълженияслужителите не са посочени в трудовите договори);

- книга за отчитане на движението на трудови книжки и приложки към тях, книга за приходи и разходи за отчитане на бланки на трудова книжка и приложка към нея (параграфи 40-41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки);

- лични карти на служителите (клауза 12 от Правилата за водене и съхранение на трудови книжки);

- фиш за заплати (член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- заповеди (за наемане, уволнение, предоставяне на отпуски, изпращане в командировка и др.) (членове 62, 68, 84.1, 193 от Кодекса на труда на Руската федерация и др.) и основанията за издаването им (изявления, актове, бележки, споразумения и др.);

- наредба за възнагражденията и бонусите (част 2 от член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- извлечения, бележки-изчисления и други документи, отнасящи се до изчисляване и изплащане на заплати, отпуск, обезщетение за неизползвани отпуски, „уреждане“ при уволнение.

Ясно е, че при всички положения ще трябва да се съставят необходимите по закон документи. Но по отношение на други документи трябва да попитате ръководството (кой от незадължителните документи може да е необходим на компанията). Също така предварително можете да уточните с мениджъра какви специални условия той иска да види във вътрешните трудови разпоредби, други местни разпоредби и форми на трудови договори.

Забележка!Съгласно чл. 16 федерален законот 26 декември 2008 г. N 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуални предприемачипри упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол” организацията трябва да води регистър на проверките на юридическо лице, индивидуален предприемач, извършени от държавни, общински контролни и надзорни органи.

Разбира се, горният списък е непълен и при определени обстоятелства трябва да бъдат разработени и изпълнени други документи. Например, ако се планира, че отделни служители понякога ще работят извън нормалното работно време, е необходимо да се одобри списъкът с длъжности на служители с нередовно работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация). Освен това, като се вземат предвид спецификите на дейността на организацията, може да се наложи:

- Правилник за сертифициране и свързани документи за сертифициране, ако работодателят извършва сертифициране на служители (част 2 на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- разпоредба за търговската тайна, ако трудовите договори със служителите установяват задължението им да пазят търговска тайна (чл. 10, 11 от Закона за търговската тайна);

- споразумения за пълна отговорност (ако такава отговорност е установена за служители по договорен начин);

- колективен трудов договор (ако поне една от страните (служители или работодател) поема инициатива за сключването му).

Съставяне на отделни документи

Тъй като всички трудови отношения трябва да бъдат документирани, при разработването на местни наредби и други документи за персонала, трябва да се помни, че техните разпоредби не трябва да влошават положението на служителя в сравнение с установеното трудово законодателство. Нормите на местните разпоредби, които влошават положението на служителите или са приети без спазване на разпоредбите на чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация за процедурата за отчитане на становището на представителния орган на служителите (ако има такъв), не подлежат на прилагане. Това е адресирано Специално вниманиев чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Така че, на първо място, трябва да съставите таблица с персонал. Този документ се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията в съответствие с нейния устав, който съдържа списък на структурни звена, длъжности, специалности, професии, посочващи квалификации, информация за броя на звената на персонала. Съставя се по унифицирания формуляр Т-3, одобрен с Решение № 1.

За ваша информация.Във връзка с влизането в сила през 2013 г. на Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ "За счетоводството", формулярите на документите, съдържащи се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, не са задължителни за използване и работодателите могат самостоятелно разработване на необходимите форми. Ако организацията реши да въведе свои собствени формуляри на документи, ние все пак препоръчваме да вземете за основа предварително одобрените унифицирани формуляри и да направите промени в тях чрез включване или премахване на допълнителни редове или колони. Не забравяйте да коригирате използването на нови форми на първична счетоводна документация в счетоводната политика.

Като се вземат предвид желанията на ръководството, е необходимо да се попълнят всички необходими колони в таблицата с персонала, да се провери за съответствие с трудовото законодателство и да се прехвърли готова версияръководството за одобрение. Обикновено местният акт се одобрява със заповед или инструкция, към която се прави препратка в съответния реквизит. Също така, местен нормативен акт може да бъде одобрен чрез поставяне на печата за одобрение върху документа с личния подпис на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице.

Следващият важен документ е вътрешният трудов правилник. Съгласно чл. 189 от Кодекса на труда на Руската федерация, този местен нормативен акт урежда реда за наемане и уволнение на служители, основните права, задължения и отговорности на страните по трудов договор, режима на работа, времето за почивка, поощренията и наказанията. срещу работниците и служителите, както и други въпроси за уреждане на трудовите отношения с този работодател. Документът може да включва следните раздели: наемане, основни права и задължения на служителите, права и задължения на работодателя, работно време и време за почивка, стимули, отговорност за нарушаване на трудовата дисциплина.

След съгласуване с ръководството на всички нюанси и проверка на разпоредбите на вътрешните трудови разпоредби за съответствие с действащото трудово законодателство, този местен акт също се представя за одобрение на ръководителя.

Регламентът относно защитата, обработката и съхранението на лични данни също трябва да бъде разработен и въведен в действие възможно най-скоро. Това се дължи на факта, че работодателят е длъжен да предприеме необходими и достатъчни мерки за защита на личните данни на служителите и да регулира механизма за тяхното получаване, обработка, съхранение и защита. Това следва от гл. 14 от Кодекса на труда на Руската федерация и Закона за личните данни.

В тази разпоредба е необходимо да се установи по какви начини се получават лични данни, в какъв ред се формират и поддържат личните досиета на служителите, както и да се определят правата и задълженията на служителите, начините на отчитане, съхранение, прехвърляне и защита на личните им данни.

Забележка!Необходимо е да се реши въпросът кой ще води трудовите книжки. Ако все още няма служител по персонал, ръководителят на фирмата трябва да поеме отговорност за поддържането, съхраняването, отчитането и издаването на трудови книжки, като издаде съответната заповед. Впоследствие директорът може да прехвърли тези правомощия на приетия кадровик (също чрез издаване на заповед). Такова назначаване се изисква от параграф 45 от Правилника за поддържане и съхранение на трудови книжки.

Освен това е желателно да се разработи типова форма на трудов договор, който ще се сключва със служителите. Припомнете си какво да направите трудов договорпомощ Св. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, който определя списъка с информация и задължителните условия, които трябва да бъдат включени в него, както и други членове на Кодекса на труда (например членове 58, 59, 64.1, 70, 282 и др. .).

В допълнение към разработването на местни актове, персонал, графици за отпуски и т.н., трябва да подготвите други документи, които ще са необходими в бъдеще за работата на персонала. Това са различни счетоводни книги, регистрационни дневници, дневници, бланки за поръчки, договори за отговорност и др.

Отделно, нека да поговорим за документи по охрана на труда, тъй като това е важна част трудовото законодателство. В бъдеще, когато организацията се разраства, за да гарантира спазването на изискванията за защита на труда, да следи за тяхното изпълнение, може да се създаде служба по безопасност на труда или да се въведе позиция на специалист по безопасност на труда с подходящо обучение или опит в тази област. Междувременно компанията е малка, отговорността за осигуряване безопасни условияи охрана на труда се възлагат на гл.

Член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация съдържа разпоредбата, че работодателят е длъжен да осигури разработването и одобряването на правила и инструкции за защита на труда на служителите. На 13 май 2004 г. Министерството на труда одобри Методически препоръки за разработване на инструкции по охрана на труда в помощ на работодателите, според които инструкциите за охрана на труда на служителя трябва да се разработят въз основа на длъжността, професията и вида на изпълняваната от него работа.

Наскоро не са приети регулаторни актове, които въвеждат нови форми на документи в тази област, така че изброяваме основните, които трябва да бъдат във всяка организация:

— наредба за охрана на труда в организацията;

- заповед за назначаване на отговорно лице в организацията (при отсъствие на инженер по охрана на труда);

— инструкции за охрана на труда;

— регистри за регистриране на инструктажи по охрана на труда;

— програми за провеждане различен видинструктажи по охрана на труда;

— програма за производствен контрол;

- други документи.

Подреждане и съхранение на документи

Член 17 от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. N 125-FZ „За архивното дело в Руска федерация» задължава компаниите да гарантират безопасността на документите, генерирани в тяхната дейност, включително документи за персонала. Вярваме, че безопасността на документите без организацията на тяхното съхранение е невъзможна. За да съхранявате и използвате документи, генерирани в отдела за персонал, трябва да ги систематизирате.

За да се рационализират документите, генерирани в процеса на управление на кадровата документация, се съставя номенклатура на делата - систематизиран списък с имената на делата, заведени в организацията, като се посочват периодите на тяхното съхранение в предписаната форма. Такова определение се съдържа в GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения”, одобрени с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 27 февруари 1998 г. N 28 и Основните правила за функциониране на архивите на организации, одобрени с Решение на Колегията на Федералните архиви от февруари 6, 2002 г. Формата на номенклатурата както за структурните подразделения, така и за цялата организация е дадена в посочените правила за работа на архивите на организациите.

Отправяне на предложение за работа

На първо място, трябва да оформите трудово правоотношение с ръководителя на организацията. За това с него се сключва трудов договор. Съставя се в два екземпляра, единият от които остава при ръководителя, а другият - в организацията (това е отбелязано на копието на работодателя).

Въз основа на трудов договор се издава заповед, тъй като съгласно чл. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, заетостта се оформя със заповед (инструкция) на работодателя. Формата на заповедта е одобрена с Резолюция № 1. Ако обаче ръководителят е единственият член на организацията, тогава наемането се формализира със заповед за встъпване в длъжност, която се издава от самия директор въз основа на сключен трудов договор. В бъдеще той издава и заповеди за възлагане на задълженията на директора на заместник (друг служител) в случай на заминаване в командировка или ваканция. Това са обясненията на Роструд, дадени в Писмо от 19.12.2007 г. N 5205-6-0.

Трудовата книжка на ръководителя се попълва от лицето, отговорно за водене на трудови книжки. В същото време трябва да се направи трудова книжка след пет дни работа на ръководителя (клауза 3 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки). Основанието за вписване е заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, съгласно което служителят е нает (например протокол от срещата на участниците).

Не забравяйте да вземете лична карта, да въведете информация в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях и (ако е необходимо) в книгата за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки към тях.

Освен това е необходимо да се изпрати до съответния военен комисариат и (или) местни власти информация за наемания гражданин, който подлежи на военна регистрация (клауза 32 от Наредбата за военната регистрация). Документ, който се изпраща до военния комисариат и (или) местните власти, се регистрира по начина, предписан от работодателя (например в дневник (книга) за регистриране на изходяща документация).

Сега можете да наемете други работници. Процедурата е подобна, само припомнете, че служителят трябва да е запознат с местните разпоредби, отнасящи се до неговата трудова дейност (това е посочено в член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Препоръчваме документиране на запознанството. За това ще ви бъдат полезни счетоводни книги, регистрационни дневници или листове за запознаване.

Най-накрая

Обобщавайки, отбелязваме, че след правилната организация на работата в офиса, документацията няма да отнеме много време и ще започне фаза на ежедневна работа за персонален работник: ще трябва да поддържате график, да съставите график за ваканции, да вземете стимули и наказания, организиране на командировки, трансфер, комбиниране, уволнение и много други. И на страниците на списанието ще ви кажем как да го направите правилно.

Дори и най-малкото предприятие има служители, което означава, че има нужда от поддържане на различна документация за персонала.

В компании, които са на пазара от дълго време, обикновено управлението на кадровата документация е добре установено, но в новосъздадените организации всичко трябва да се създаде от нулата.

Кой отговаря за бизнеса в компанията?

Като правило служителите на отдела по персонала се занимават с поддържане на управление на кадрови записи и обработка на всички документи, но ако предприятието е малко, тогава тази работа може да бъде поверена на един от служителите като. Обикновено това е счетоводител или.

Ако компанията има голям бройработи, тогава се създава отдел за персонал, в който може да има няколко специалисти. Нуждата от персонал се определя не само въз основа на броя на служителите (въпреки че това е основният фактор), но и от спецификата на самото предприятие. Така че в организация с вредно и опасно производство кадровите служители ще имат повече работа.

Ако все още не сте регистрирали организация, тогава най-лесниятнаправи го с онлайн услуги, което ще ви помогне да генерирате всички необходими документи безплатно: Ако вече имате организация и мислите как да улесните и автоматизирате счетоводството и отчитането, тогава на помощ идват следните онлайн услуги, които напълно ще заменят счетоводител във вашето предприятие и спестете много пари и време. Всички отчети се генерират автоматично, подписани електронен подписи се изпраща автоматично онлайн. Идеален е за индивидуален предприемач или LLC на опростената данъчна система, UTII, PSN, TS, OSNO.
Всичко се случва с няколко щраквания, без опашки и стрес. Опитайте и ще бъдете изненаданиколко лесно стана!

Събиране на необходимата законодателна база и нормативни документи

Първото нещо, което трябва да направите, когато създавате работен поток за персонал от нулата, е да решите кои документи трябва да бъдат. Има документи, които трябва да са задължителни във всяко предприятие, а има и такива, които се изискват само за извършване на определен вид работа или фирмена дейност.

Между другото, самите регулаторни документи, регулиращи наличието на компоненти на документацията на персонала, също няма да е излишно да се съхраняват в отделна папка, така че при необходимост да са винаги под ръка.

Поръчкина личен и персонал. Заповедите за персонала включват заповеди, свързани с движението на работници:, уволнение и. Тези заповеди се отнасят за стаж и следователно се съхраняват 75 години.

ДА СЕ персонални заповедивсички останали включват:

• почивни дни;
• премии;
• бизнес пътувания;
• дисциплинарни наказания и др.

Срок на годносттези поръчки е от 3 до 5 години.

По-целесъобразно е тези два вида да имат две отделни папки.

Следващият задължителен документ е, който отразява цялата основна информация за служителя. Тези карти могат да се съхраняват както отделно, така и като част от личното досие на служителя.

Третият задължителен документ е . В момента, според законодателството, дори индивидуален предприемач трябва да състави трудови книжки, да не говорим за предприятия с други форми на собственост. Работодателят трябва да издаде трудова книжка в тридневен срок от датата на приемане на служителя.

Тъй като трудовите книжки са, е задължително да ги пазите. Тази книга също се съхранява 75 години.

Следващият необходим документ е . То трябва да бъде сключено с всеки нает служител, независимо от срока.

След като бъдат създадени нови работни места, е необходимо да се заеме специална работа за всяко от тях. Документите, свързани с SOUT, се съхраняват до замяната им с нови, като правило веднъж на всеки 5 години.

ДА СЕ други задължителни документиотнася се за:

Има и документи, които законът не задължава да се съхраняват, но въпреки това почти всеки работодател ги има, това е основната книга за поръчки.

Събиране и проучване на учредителни документи

След като сте взели решение за общите задължителни документи, трябва да вземете решение за останалите документи. За да направите това, трябва да изучите всичко нормативни документирегулиращи дейности и производствен процеспредприятия.

Тук документите могат да бъдат много различни. Например, ако ЛПС се изискват и за служителите, тогава е задължително със заповед или друг административен документ да се одобри списъкът и условията за предоставянето им на категорията работници.

Ако в предприятието има хора, които имат нередовно работно време, работят през нощта, работят във вредни и опасни условия, тогава е необходимо да се документират плащанията и обезщетенията, които им се дължат.

Изготвяне на списък с документи

Когато целият списък задължителни документиопределен, можете да започнете да изготвяте Правилника за провеждане на управление на кадровата документация.

Тази разпоредба изброява всички необходими документи, реда за тяхното поддържане и сроковете за съхранение. Тази разпоредба не е задължителна, но значително улеснява работата на отдела за персонал.

Регистрация за длъжността директор

Ако предприятието е създадено от нулата, тогава първото лице, което се регистрира, е ръководителят на предприятието.

След това той сключва трудови договори с останалите служители. Ако длъжността директор е изборна, по конкурс, тогава председателят на избрания орган прави извод, ако предприятието има учредители, тогава те подписват договора. Ако ръководителят е едновременно едноличен учредител или индивидуален предприемач, тогава той подписва трудов договор както за служителя, така и за работодателя.

Както и да е, сключването на трудов договор и изпълнението на заповед за прием са задължителни процедури.

Изготвяне на местни разпоредби

За да се определи какви длъжности и колко от тях са необходими за функционирането на предприятието, а персонал. За него има унифицирана форма и въпреки че не е задължително да се използва, е много удобна.

Можете да добавите допълнителни колони, ако желаете. В щатната таблица е посочено името на длъжността, необходимата сумащатни единици, заплата или форма на възнаграждение и надбавки. Всички позиции в таблицата с персонала са посочени, като се започне от най-важните и се завършва с помощния персонал.

IN работен графикна първо място се посочва работният график на предприятието, ако има графици на смени, тогава те се подписват подробно. Този документ може също да уточнява изискванията за външен види поведение на служителите, корпоративна етика и т.н.

Разработване на стандартен образец на трудов договор

Трудовият договор трябва да включва всички основни разпоредби, изброени в Кодекса на труда.

Тук се прилага:

Освен тези точки, работодателят може да включи в трудовия договор и други точки, които не противоречат на закона.

Изготвяне на счетоводни документи

Всички книги преди да започнете да ги използвате трябва да се подготви. А именно всяко списание трябва да бъде номерирано и запечатано. Листовете се номерират чрез непрекъсната номерация, като се започне от първия до последния. След това всички листове, с изключение на корицата, се зашиват с конец и две опашки се извеждат до последния маховиден лист. Те се запечатват с лист хартия, но на който е посочен брой листове и се подписва от ръководителя или лицето, което отговаря за воденето на дневника.

Всяко списание посочва датата на неговото начало и се изисква името на организацията.

Назначаване на лице, отговорно за водене на трудови книжки

Трудови книжкиса един от най-важните документи на кадровата документация и принадлежат към формулярите строга отчетност, те трябва да бъдат третирани с уважение. Те трябва да се съхраняват в заключен сейф.

За поддържане на трудовите книжки се назначава отговорно лице, което ги попълва и отговаря за съхранението. Отговорността се възлага на служителя със заповед на организацията.

Набиране на служители

За всеки служител е необходимо да се извърши определена последователност от работа:

• прием на служители;
• запознаване на служителя с всички местни нормативни документи, правилници за възнагражденията, вътрешни трудови разпоредби, колективен трудов договор и др.;
• регистрация на трудов договор, неговото подписване. Не забравяйте да поставите бележка в трудовия договор, че служителят е получил сто и второ копие в ръцете си;
• издаване на заповед за назначаване на работа;
• попълване на лична карта Т-2 и оформяне на лично дело. Включва следните документи: заявление за прием, копия от лични документи, копие от заповедта за прием, лична карта, документи за образование и квалификация, трудов договор и други необходими документи.
• прехвърляне в счетоводството на всички необходими документи за служителя за начисляване.

Следният видео плейлист предоставя насоки как да управлявате HR записи:

Общата дефиниция гласи, че управлението на кадровата документация е процесът на регистрация и поддържане на кадрови документи. Тази тема е подходяща както за индивидуални предприемачи, така и за юридически лица. Документацията има строги законодателни норми и описаните правила трябва да се вземат предвид от всички ръководители, отдели за персонал в предприятията. С помощта на управлението на кадровата документация ще бъде възможно да се оптимизира процеса на управление на персонала, да се подобри работата на всеки екип и да се опрости процедурата за отчитане.

Какво е управление на човешките ресурси

Основите на управлението на кадровата документация включват целия процес на изготвяне на документи, попълването им, отчитане на персонала, който работи във фирмата. Всяка публикувана има правно действие, включително и тези, които се формират въз основа на заявление на служител. Производството на персонал често се извършва от отдела за персонал, чиито функции са такава работа на персонала:

• ведомост за заплати;
• регистрация на празници, болнични;
• издаване на справки.

Цели и задачи

Задачи и цели на този отдел човешки ресурси:

Посока на работа	Задачи на служителите
Счетоводство, регистрация, контрол	Водене на отчетност за броя на служителите, регистрация за работа, уволнение
Регулация на работата	Запознаване със задълженията, избор на работно място, помещение
Координация, обучение	Провеждане на курсове, обучение, повишаване на квалификацията, преквалификация, проверка на изпълнението
Работа с документи	Специалистите от този отдел се занимават с изготвяне на документи, книги, работни графици, регистър, отчетност
организация	Организиране на дейностите според инструкциите

Правна регулация

Работата с персонала се регулира от редица регулаторни закони, заповеди и набор от правила на регионално или държавно ниво. Неспазването на изискванията, посочени в нормативната уредба, е нарушение. Основните правила за провеждане на производството на персонал:

• държавна позицияпо трудови книжки (2003 г.);
• правила за деловодство и документооборот от 2009 г.;
• федерални инструкции за поддържане на документи по отношение на служителите;
• общи изисквания, които се утвърждават със заповедта на министерствата.

Законодателна база на предприятието

Всяко предприятие използва редица документи, които регулират работата на целия персонал. Движението на документи и тяхното изготвяне се извършват съгласно инструкциите, нормативната уредба, предписана по-горе. Правната рамка на предприятието е разделена на пет ключови категории, регламентирани от вътрешните заповеди на предприятието:

• фирмен устав;
• работен график;
• наредби за защита на личните данни;
• защита на труда (уредена от федерален архивен указ);
• работен график на персонала (и документи за персонала).

Документооборот на персонала в организацията

Единните счетоводни системи за книжа в предприятията са разделени на три основни категории, сред които са вътрешни разпоредби, щат и наредби за възнагражденията. Първата категория включва оборота на документи според графика на отпуските, попълване на документи за работния график. Вторият параграф е по-глобален и съдържа разпоредба относно изготвянето на договори и документи за счетоводна политика. Наредбата за възнагражденията урежда всички въпроси относно изплащането на заплати, бонуси, болнични, отпуски и обезщетения при уволнение.

Персонал под формата на Т-3

Таблицата на персонала във форма Т-3 е един вид хартия, която описва цялата структура на персонала в предприятие или компания. Колоните съдържат данни за трите имена, длъжността на служителя, звеното, в което е посочен. Съгласно нормативните и законодателни норми е предписано служебна заплатаспециалист. Всяка промяна в процеса на регистрация трябва да бъде регистрирана от счетоводния отдел в това щатно разписание във формуляра T3. Инструкциите за попълване винаги съдържат препоръки за всяка колона. Общо документът включва 5 информационни точки.

Работен график

Работният график е документ, който одобрява ежедневието на специалист. Работният процес регулира графика на мениджъра. Включва точки за необходимостта от проверка по действащото законодателство, за обяд и почивки и за отчетност. В някои компании служителят изисква да се съставя отчет всяка седмица или месец (документът трябва да бъде потвърден с подписите на служителя и служителя след проверка). Планът, графикът на графика се формират за бъдещия работен период. Записване на работното време на служителите.

Договор за работа

Трудовият договор е гражданскоправен документ, който се съставя между бъдещ служител и работодател. Стандартни формуляри за този вид документи не се очакват, а споразумението се попълва в свободна форма с посочване на квалификацията (позицията) и периода на работа. Там е записан и желаният резултат. Съгласно правните норми този вид документ много прилича на договорен документ, тъй като предписва крайния резултат от работата, а не нейната структура. За да уволните служители, трябва само да финализирате преди изтичането на договора.

Заповеди на персонала

Възстановяването на служители на длъжности, наемането на специалисти се извършват съгласно разпореждания за персонала. Този вид документ предписва назначаване на персонал на длъжността и други движения на специалисти в отделите. В разработването на инструкции и заповеди участват служители на отдела за персонал и ръководния екип. Мениджърите/администраторите на компанията вземат местни решения. Заповедите имат единна форма, установена от нормативната уредба. Според срока на годност на хартията те трябва да се съхраняват в счетоводството или в отдела за персонал до пет години или повече (в зависимост от вида на поръчката).

Длъжностни характеристики

Длъжностни характеристики- това е документ, който предписва отговорността на страните (служител и работодател), а също така съдържа данни за инструкции и задължения конкретен специалиств тяхната позиция. Те се потвърждават с печата на организацията и подписа на отговорното лице. За този документ са необходими три копия. Единият остава в отдела за персонал, другият при самия изпълнител, а третият при ръководителя или администратора на определен отдел. Целта на тази поръчка е да оптимизира процесите на управление на персонала в предприятието.

Как да организираме офис работата в отдела за персонал

Правилно ръководствоУправлението на човешките ресурси включва високо нивоотговорност. Служителите по човешки ресурси трябва да гарантират, че датите на подписване съответстват на действителните. Можете да поверите поддържането на трудови книжки и други кадрови документи на аутсорсинг компании. Отговорности на служителите по човешки ресурси:

• формират работен график, счетоводна документация, свързана с отпуски;
• изготвят документи за охрана на труда (необходими за държавни органи);
• изготвят и издават заповеди;
• Изчислете заплатите и контролирайте изплащането на бонуси.

отдел Човешки ресурси

Кадровата услуга на пълен работен ден се извършва, когато цялото счетоводство и всички регистрации се извършват само от наети щатни хора от отдел кадри. Този режим на документиране е подходящ за предприятия и компании с персонал от 20-30 души. Държавните стандарти изискват стриктно спазване на формата на всички заповеди и други изисквания, в противен случай юридическо лице може да получи глоба. В сектора на услугите, където едно юридическо лице има до 30 души, е по-изгодно да се използват услугите на аутсорсинг компании.

Привличане на специалисти на аутсорсинг компания за работа с персонал

Наемането на изнесена HR компания ще спести пари и ще намали общия брой служители. Независимите специалисти извършват целия обем необходима работа по изготвянето на поръчки, графици. Те също така водят специален дневник и регулират работата на всеки специалист във фирмата. Аутсорсингът на управлението на кадровата документация се характеризира с факта, че юридическото лице няма собствен отдел за персонал, а поверява тази задача на отделен екип срещу умерено заплащане.

Счетоводство на персонала от нулата стъпка по стъпка

За водене на документи на отдела за персонал е необходима офис техника и офис. Важно е да имате здрав сейф. Заповедта следва да определи ръководителя на системата за управление на документи. След това се формират вътрешни актове. За всеки служител във фирмата трябва да създадете отделна папка, където ще се съхранява трудовата му книжка. Управлението на кадровата документация изисква съхраняването на тази документация през целия период на работа на специалист на длъжност. През цялата дейност на отдела информацията се вписва в книги, изготвят се заповеди.

Изисквания към служителите по човешки ресурси

HR е относително труден процескоето изисква определени теоретични и практически умения. Нормативната рамка за тази позиция съдържа списък с условията, при които специалистът може да заема тази длъжност. Образователни заведенияне отделяйте отделен профил като кадрова офис работа. Мениджъри и администратори са подходящи за дейности в отдел персонал. Така работодателите назначават хора с юридическо образование, защита на информацията или управление на документи.

Права и задължения на служителя по персонал

Първото задължение на такива длъжностни лица е да знаят законодателна рамкаспазване на установените счетоводни правила. По-горе бяха членовете, федералните закони, които трябва да се спазват при управление на кадровите досиета. Служителят по персонал има право да получава информация от служители, да преглежда лични папки, да вижда счетоводната книга ( заплати). Правомощията на специалистите от този профил включват полагане на подписи, работа с работодатели за подобряване на ефективността на персонала.

Управление на кадровата документация

Днес управлението на HR записи се извършва както в писмена, така и в цифров формат. Документацията се подписва лично от упълномощени служители. За документация се използват държавни стандарти, които обединяват всички шаблони и формуляри. Необходимо е да се вземат предвид нормите на GOST R 6.30-2003 и GOST R 7.0.8-2013. Важни документи се съхраняват в специални папки или метални сейфове. В зависимост от обхвата и размера на фирмата, специалистите трябва да се придържат към различни изисквания за честота на отчитане.

Търсене и регистрация на персонал

Първоначално, преди да регистрирате служители, трябва да намерите специализиран персонал, който да отговаря на строги критерии (те трябва да са свързани със спецификата на работата). За целта използвайте специализирани бюра, агенции, сайтове за търсене на работа, борса на труда или частни обяви във вестници, в медиите, в уебсайтове. След това се съставят задължителни кадрови документи, извършва се регистрация, подписва се трудов договор или трудов договор.

Етапи на наемане

Процедурите за регистриране на хора за позиция започват с въвеждане на данни за търсещия работа в специално списание. Табелката записва информация за опит, стаж и предишна длъжност. След одобрение се съставя заповед за назначаване на лице на определена длъжност. Последният етап е формиране на лична папка, съставяне на дело във фирма, отдел. Договорът съдържа информация за задълженията, за заплатата в поста.

Лични карти и формиране на лично досие на служител

Видовете кадрови документи включват лична карта на служителя. Съдържа цялата информация относно семейното положение, пълното име, там е залепена снимка, предписана е датата на раждане. Всичко това се прави от работодатели, за да се формира пакет от данни за всеки един от служителите на компанията. Според закона тези данни не могат да бъдат прехвърляни на трети лица. За водене на лично досие се използват папки, шкафове или дори метални сейфове (в зависимост от нивото на оборудване на офиса на компанията).

HR списания

Хартиените печатни продукти помагат за систематизиране на отчетите, опростяване на документооборота. Документацията под формата на бизнес списания включва следните видове:

• за контрол на документи, книжа, които се доставят на фирма или предприятие;
• за контрол на времето, периодите бизнес пътувания;
• да контролира всякакви бележки, изявления;
• записи, за да се гарантира безопасността на трудовите книжки.

Поддържане на трудови книжки

Управлението на кадровата документация задължава специалистите да водят записи на трудовата книжка. Всички записи се съхраняват, ако лицето в предприятието е официално регистрирано. Трудовата книжка се издава на служителя при уволнение. Тази документация записва всички промени по отношение на длъжността, наградите. Обучението по управление на кадровата документация от нулата включва задължителни елементи за правилното оформление на трудовите книжки. Всички грешки се коригират от членове на екипа по човешки ресурси. Ако бъдат установени, специалистите могат да бъдат обвинени в административно нарушение.

Подреждане и съхранение на документи

Създадени са отделни законодателни норми за одита и съхранението на документи. Важно е да се спомене член 17 от Федералния закон за архивното дело. Той предписва необходимостта ръководството на фирмите и предприятията да се грижи за безопасността на архивната документация в определения срок. Срокът на съхранение е предписан от закона и отговаря на държавните стандарти. За да се гарантира целостта на хартиената документация, се използват метални огнеупорни сейфове и шкафове.

При необходимост данните от документите се предават на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Автоматизацията, дигитализацията на тиража на книжата е една от приоритетните области при оптимизирането на процеса на управление на работата на персонала. Днес повечето доклади не се правят на хартия. Това не премахва задължението на ръководителите на предприятия, управителите да съхраняват архива за една, три, пет или повече години.

Електронни досиета на персонала

При използване на електронни кадрови досиета е важно да се спазват условията за сигурност на документите, да се намали достъпът до архива по силата на закона за защита на личните данни. Електронното счетоводство на документацията има редица предимства:

1. бърз достъп до документи;
2. защита на файлове с парола;
3. няма нужда да купувате сейфове, за да спестите документи;
4. спестяване на място в офиса - твърдият диск може да съхранява 10 000 документа или повече;
5. спестяване на време - можете да подпишете, да намерите всеки документ за 1-2 минути в архива харддискна компютъра.

Видео