برنامه Ecm برای مدیر بازبینی کننده اتوماسیون گردش کار. 2 تجربه استفاده از boss-referent در Rosnedvizhimost. کاهش تعداد اسناد کاغذی در گردش کار شرکت با اسکن تمام اسناد ورودی و خروجی

ارسال کار خوب خود را در پایگاه دانش ساده است. از فرم زیر استفاده کنید

دانشجویان، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دانشمندان جوانی که از دانش پایه در تحصیل و کار خود استفاده می کنند از شما بسیار سپاسگزار خواهند بود.

نوشته شده در http://www.allbest.ru/

انجمن سازمان آموزش و پرورش حرفه ای

"دانشکده مالی و اقتصادی منطقه"

کار دوره

رشته: "سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد"

با موضوع: "سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی Boss-Referent»

توسط دانشجوی سال اول تکمیل شد

تخصص: 230701 انفورماتیک کاربردی (بر اساس صنعت)

میسینا آناستازیا نیکولاونا

معرفی

1. ویژگی های EDMS Boss-Referent

1.1 مدیریت اسناد الکترونیکی: ماهیت و ارتباط
1.2 شرح EDMS مرجع رئیس
1.3 مزایا و معایب EDMS BOSS-Referent

2. تجزیه و تحلیل تجربه اجرای EDMS BOSS-Referent

2.1 تمرین اجرای BOSS-Referent در خدمات مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه
2.2 تجربه استفاده از BOSS-Referent در Rosnedvizhimost

نتیجه
کتابشناسی - فهرست کتب

معرفی

معرفی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای هر سازمان دولتی مرتبط است، به ویژه با توجه به برنامه ایالتی برای ایجاد "دولت الکترونیک".

معرفی سیستم باعث افزایش سطح کنترل بر انجام وظایف توسط کارکنان می شود، انضباط عملکردی افزایش می یابد و در عین حال سازمان به دست می آورد:

- شفافیت جابجایی اسناد؛

- یک فضای اطلاعاتی واحد، ارتباط اطلاعاتی بخش های وزارت و پیمانکاران.

- در دسترس بودن تضمین شده اطلاعات و دسترسی فوری به آن؛

- تبادل تسریع اسناد و مهلت ها به دلیل عدم نیاز به تکثیر فیزیکی و جابجایی اسناد.

- جریان های اطلاعاتی مدیریت شده و کنترل شده و در نتیجه افزایش مدیریت پذیری سازمان در کل.

ایده اصلی روش انتخاب یک مدل موثر برای اجرای EDMS، تجزیه و تحلیل ویژگی های نیازمندی ها، مطالعه قابلیت های اعضای تیم توسعه و جامعه کاربری است و همچنین به نوع پروژه و پروژه بستگی دارد. خطرات احتمالی

روش انتخاب نرم افزار برای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر مقایسه الزامات یک سیستم آینده با عملکرد یک نرم افزار خاص، تجزیه و تحلیل مقایسه ای و همچنین رضایت از الزامات خود EDMS به سخت افزار و فنی است. زیر ساخت.

هدف از این کار بررسی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی Boss-Referent است.

برای دستیابی به این هدف، حل تعدادی از وظایف ضروری است:

- EDMS Boss-Referent را شرح دهید.

- کاربران سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent را در نظر بگیرید.

- شناسایی مزایا و معایب EDMS BOSS-Referent.

- تجزیه و تحلیل عملکرد اجرای BOSS-Referent در خدمات مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه؛

- تجربه استفاده از BOSS-Referent را در Rosnedvizhimost ارزیابی کنید.

موضوع مطالعه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی Boss-Referent است.

موضوع تحقیق اتوماسیون پشتیبانی مستندات است.

1. ویژگی های EDMS Boss-Referent

1.1 مدیریت اسناد الکترونیکی: ماهیت و ارتباط

مرجع مدیریت اسناد الکترونیکی

رویه جهانی که توسط تعدادی از مطالعات پشتیبانی می‌شود، نشان می‌دهد که هنگام تصمیم‌گیری برای اجرای EDMS، سازمان‌ها معمولاً تحت تأثیر سه عامل قرار می‌گیرند: تمایل به افزایش کارایی، بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری و اطمینان از انطباق با الزامات قانونی. بازار روسیه نیز از این نظر مستثنی نیست. به هر حال، ارتباط انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی شرکت های روسی تا حد زیادی توسط قانون "در مورد داده های شخصی" (شماره 152-FZ) که لازم الاجرا شده است، تقویت می شود، که الزامات جدی را برای ذخیره سازی، جمع آوری تحمیل می کند. ، انتقال و پردازش داده های مشتری. افزایش حجم اطلاعات ذخیره شده و نیاز به اطمینان از حفاظت قابل اعتماد آن، انتخاب شرکت ها به نفع سیستم های اطلاعاتی را بیش از پیش آشکار می کند.

در عین حال، بیایید در مورد ویژگی هایی که به طور سنتی در کار اداری روسیه ذاتی است، غافل نشویم. اسناد پیش نویس، سیاهههای مربوط به آشنایی، سیاهههای مربوط به انتقال، دستورالعملهای اسناد و پروژه ها، وظایف دستورالعملها، کنترل اجرا، فرآیندهای تأیید اسناد متغیر - همه این ویژگیهای جریان اسناد روسی باید در EDMS در نظر گرفته شوند. در عین حال، ضروری است که سیستم به طور همزمان نیازهای مدیران را برآورده کند و به افزایش کارایی مدیریتی و همچنین نیازهای کارکنان کمک کند. شرایط لازمبرای بهبود بهره وری و خدمات مشتری.

مدیر مدرن از EDMS انتظار دارد، البته، نکته اصلی، یعنی افزایش کارایی شرکت. امروزه همه شرکت ها نمی توانند به کارایی و شفافیت فرآیندهای تجاری خود ببالند. وضعیتی که مشخص نیست چه کسی مسئول انجام برخی وظایف است، کارمندان عملیات روتین متعددی را انجام می دهند، حجم عظیمی از اسناد کاغذی ایجاد می شود و اطلاعات از دست می رود، غیر معمول نیست.

EDMS نه تنها به ساده‌سازی کار اداری، صرفه‌جویی در زمان و مواد مصرفی اجازه می‌دهد، بلکه به سازماندهی شفاف‌تر فرآیندهای تجاری شرکت کمک می‌کند و اغلب کارایی آن را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

کارمند EDMS اول از همه انتظار دارد که مؤلفه معمول و راحتی کار با اسناد را کاهش دهد، فرصتی برای هدر ندادن زمان برای جستجوی اطلاعات لازم. یک عامل مهم سهولت استفاده از EDMS، "دوستی" رابط آن است. این سیستم باید برای یک کارمند عادی که باید روزانه با آن کار کند، واضح و قابل درک باشد.

مزایای SED را در نظر بگیرید. بنابراین، مزایای اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی عبارتند از:

1. افزایش شفافیت و مدیریت کسب و کار از طریق بهبود دسترسی به اطلاعات و کنترل واضح تر بر فرآیندها. به منظور افزایش شفافیت فرآیندهای تجاری برای مدیریت و کاهش احتمال تقلب، هر سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی دارای ماژولی است که فرآیندهای توافق و تغییر کلیه اسناد در سیستم را به وضوح نشان می دهد.

2. نگهداری مطمئن و جلوگیری از مفقود شدن اسناد، از جمله در نتیجه فورس ماژور، که به معنای کاهش خطرات قانونی و اقتصادی است.

3. کاهش هزینه. معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی اجازه می دهد تا هزینه های ذخیره سازی اسناد و همچنین مواد مصرفی که در مدیریت اسناد کاغذی استفاده می شوند کاهش یابد.

4. نظارت بر اجرای دستورالعمل ها از طریق گزارش دهی انعطاف پذیر که به مدیریت امکان می دهد تعداد اسناد پردازش شده، توافق شده و معوقه را تجزیه و تحلیل کند و اقداماتی را برای اصلاح وضعیت انجام دهد.

5. افزایش بهره وری کارکنان. با کاهش تعداد عملیات روتین، صرفه جویی در زمان و بهبود راحتی کار، بهره وری کارکنان نیز افزایش می یابد. علاوه بر این، سازماندهی صحیح مدیریت اسناد الکترونیکی امکان حذف خطاهای مرتبط با به اصطلاح عامل انسانی را فراهم می کند.

6. جستجوی سریع امکان یافتن سریع و آسان مدارک لازم یکی از مزیت های اصلی EDMS است.

7. کار جمعی با اسناد. اتوماسیون گردش کار به چندین کاربر اجازه می دهد تا همزمان با یک فایل کار کنند و همچنین در یک پایگاه داده سند واحد جستجو کنند.

8. تمایز دسترسی به اسناد. هر کاربر سیستم فقط اسنادی را می بیند که اجازه دسترسی به آنها را دارد.

9. تسریع در روند هماهنگی و تایید اسناد.

توجه داشته باشید که هنگام انتخاب یک EDMS، توجه به انعطاف پذیری سیستم، توانایی سفارشی سازی آن برای کارهای خاص تجاری و همچنین پتانسیل توسعه بیشتر اهمیت دارد. مورد دوم ممکن است شامل موارد زیر باشد: راه اندازی فرآیندهای تجاری برای هماهنگی اسناد مالی، ادغام با 1C و سایر سیستم های حسابداری، بارکدگذاری، ایجاد آرشیو اسناد اولیه، ادغام با سیستم امضای دیجیتال، پخش جریانی اسکن و تشخیص اسناد با ایجاد خودکار کارت و غیره.

ارتباط مدیریت اسناد الکترونیکی با الزامات عینی زمان مانند رشد جریان اطلاعات و پویایی محیط اطلاعات تعیین می شود و بیانات رهبری کشور به طور فزاینده ای تأیید می شود. همانطور که رئیس جمهور فدراسیون روسیه D.A. مدودف در جلسه هیئت رئیسه شورای دولتی در پتروزاوودسک: "مدیریت اسناد الکترونیکی باید در سال 2010 به واقعیت تبدیل شود." البته، هنوز نمی توان گفت که "دستور" رئیس جمهور به طور کامل اجرا شده است، با این حال، بسیاری از شرکت های روسی قبلا خود را در عملکرد خود در مورد اثربخشی EDS به عنوان ابزاری برای کاهش خطرات و به دست آوردن متقاعد کرده اند. مزیت رقابتیدر فروشگاه.

البته برای همه مزایای آشکارتغییر کامل EDS به مدیریت اسناد الکترونیکی هنوز امکان پذیر نیست، هم از نظر قوانین فدراسیون روسیه، که طبق آن کاغذ هنوز شکل اصلی سند محسوب می شود و هم به دلیل واقعیت های عینی زندگی. با این حال، فرصتی برای ابزار موثرمدیریت لازم برای توسعه کسب و کار در شرایط مدرن، امروز در دسترس شرکت های روسی است.

1. 2 شرح EDMS Boss-Referent

استفاده از BOSS-Referent EDMS در فرآیند مدیریت منجر به بهینه‌سازی جابه‌جایی اسناد سازمانی، تسریع در تصمیم‌گیری توسط مدیریت سازمان و ارتقای کیفیت مدیریت، ارتقای انضباط اجرایی و کارایی کار پرسنل سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی Boss-Referent در مدت 6 ماه تا 2 سال پرداخت می کند.

برنامه BOSS-Referent به سازماندهی جریان اسناد مطابق با استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت کمک می کند و یک دستیار قابل اعتماد در حل وظایف مدیریتی است.

استفاده از سیستم:

- اجازه می دهد تا حداکثر میزان از گردش کار کاغذ خودداری شود.

- به بهینه سازی کار با قراردادها، برنامه ها کمک می کند.

- سازماندهی مدیریت پروژه موثر؛

- بهبود کنترل بر اجرای وظایف و دستورالعمل های مدیریت.

هنگام معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent در ساختارهای دولتی و دولتی، مبنایی برای ایجاد تبادل اطلاعات با کاربران خارجی از نوع "دولت الکترونیک" و سازماندهی کار پورتال های خدمات عمومی ایجاد می شود. محصول نرم افزاری BOSS-Referent شفافیت فعالیت ها را تضمین می کند و کیفیت خدمات ارائه شده توسط دولت را بهبود می بخشد. این سیستم امکان کاهش هزینه های بودجه ای برای نگهداری دستگاه های دولتی، افزایش بهره وری و کارایی مدیریت و کنترل بهتر انضباط اجرایی را فراهم می کند. در سازمان های خصوصی، ایجاد یک سیستم با کاهش زمان پردازش یک سند و جستجوی اطلاعات لازم، کارایی تصمیمات مدیریتی، بهره وری کارکنان را افزایش می دهد.

EDMS BOSS-Referent چندین مزیت غیرقابل انکار دارد که عبارتند از:

- ایجاد یک میدان اطلاعاتی واحد در سازمان هایی با ساختار شاخه ای گسترده.

- اجرای سریع با انطباق با نیازهای سازمان با مشارکت متخصصان مشتری در حل این مسائل.

- یک رابط راحت و در دسترس به کارکنان سازمان اجازه می دهد تا در مدت زمان کوتاهی بدون استرس بر کار در سیستم مسلط شوند.

- کار مؤثر کاربران از طریق مشتری لوتوس و وب انجام می شود.

- عملکرد قابل اعتماد سیستم، پشتیبانی و مدیریت در تمام شعب از یک مرکز واحد در حالت 24/7.

- کاهش ترافیک هنگام کار در یک محیط توزیع شده؛

- فرصت های فراوان برای رشد سیستم از نظر تعداد کاربران، انواع اسناد، سایت ها؛

- سطح بالای امنیت اطلاعات؛

- تجربه پیاده سازی غنی و موفق، حرفه ای بودن توسعه دهندگان؛

- قیمت جذاب و مقرون به صرفه با کیفیت بالای سیستم.

ایجاد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در یک شرکت شامل خرید مجوزهای لازم، کار بر روی راه اندازی و پیاده سازی سیستم، آموزش پرسنل، سازماندهی پشتیبانی و نگهداری سیستم می باشد. شرکای مرجع BOSS مجوزها را به کاربران نهایی می فروشند. خرید مجوز برای برنامه BOSS-Referent و مجوز برای پلتفرم IBM Lotus Notes/Domino با توجه به تعداد کاربران سیستم ضروری است.

در نتیجه معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، سازمان این فرصت را به دست می آورد تا امور را در جریان اسناد سامان دهد، زمان پردازش اسناد را کاهش دهد و کنترل بر اجرای اسناد را بهبود بخشد. کارایی تصمیم گیری توسط مدیریت شرکت به دلیل جستجوی سریع اطلاعات لازم افزایش می یابد. در رقابت جنبه مهمایمنی اطلاعاتی است که EDMS BOSS-Referent به طور کامل ارائه می کند. ایجاد یک فضای اطلاعاتی واحد، تعامل بین مقامات را بهبود می بخشد، فعالیت های ساختارهای دولتی را شفاف تر می کند.

یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی که بر اساس سیستم مدیریت اسناد مدیریت BOSS-Referent ساخته شده است را می توان به صورت مشروط به عنوان ترکیبی از چندین لایه نشان داد.

سیستم BOSS-Referent از ماژول های زیر تشکیل شده است:

سخت افزار سرور، ایستگاه های کاری مشتری، شبکه های محلی، مودم ها، چاپگرها، اسکنرها، منابع تغذیه بدون وقفه و سایر وسایل فنی.

شکل 1 - لایه های سیستم اسناد مدیریت BOSS-Referent

سیستم عامل: سیستم عامل شبکه ویندوز، لینوکس، سایرین و پروتکل های حمل و نقل که تمام سخت افزارها را در یک مجموعه واحد ترکیب می کند.

Lotus Notes/Domino یک پلتفرم نرم‌افزار کاربردی است که افزونه‌ای برای سیستم‌عامل شبکه است و شامل ابزارهایی برای ذخیره اسناد، تکرار (همگام‌سازی) داده‌ها، جستجوی متن کامل، ایمیل و سایر مکانیسم‌های مهم است.

BOSS-Referent - ماژول های نرم افزاری به هم پیوسته را اعمال می کند که در محیط Lotus Notes/Domino کار می کنند و از فرآیندهای تجاری مدیریت و تا حدی گردش کار عملکردی پشتیبانی می کنند.

پشتیبانی سازمانی و نظارتی: مقررات، قوانین کار، دستورالعمل برای کاربران و مدیران سیستم و غیره.

BOSS-Referent شامل مجموعه ای از زیرسیستم های به هم پیوسته است که برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و اتوماسیون اداری طراحی شده اند.

شکل 2 - ساختار مدیریت اسناد الکترونیکی "BOSS-Referent"

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent یک نمونه عالی از نحوه برخورد متخصصان با مهارت بالا به وظایف محوله است. این توسط BOSS-Referent برای خودکارسازی گردش کار مدیریت و کارهای اداری ایجاد شده است. EDMS BOSS-Referent که در سال 1996 تأسیس شد، امروزه یکی از رهبران بازار روسیهراه حل های کلاس ECM (مدیریت محتوای سازمانی). از تمام مشاغل EDMS نصب شده در سال 2008، 25٪، یعنی هر 4، در سیستم BOSS-Referent (طبق داده های بررسی بازار EDMS منتشر شده توسط DSS Consulting) اجرا شده است.

بزرگترین EDMS در روسیه بر روی پلت فرم BOSS-Referent در خدمات مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه (FTS) ساخته شده است - بیش از 85000 کاربر و در شرکت MTS - این سیستم بیش از 25000 کارمند را متحد می کند.

حقایق فوق کاملاً توضیح می دهند که چرا هنگام جستجو در اینترنت، ترکیب کلمات "رئیس مرجع" تقریباً بلافاصله پس از شرح حرفه یک مرجع یا دستیار منشی و تاریخچه پیدایش کلمه "رئیس" در امتداد با مقالاتی در مورد نحوه تعامل با همین روسا در فعالیت حرفه ای، می توانید لینک های این محصول را پیدا کنید.

صفحه اصلی به صورت بصری به کاربر ایده ای از وضعیت فعلی می دهد. کارمند می تواند به راحتی تعداد و ماهیت وظایف فوری، حجم نامه و اسناد دریافت شده توسط او را برای پردازش ارزیابی کند و در صورت تمایل به یک سند، نامه یا تکلیف خاص بپردازد. کارهای جدید تا زمانی که کامل نشده اند، کارگر را تنها نمی گذارند.

شکل 3 - صفحه اصلی برنامه

یکی از اهداف برنامه تمیز و مرتب نگه داشتن محل کار است. به طور معمول، یک کاربر با چندین ده سند کار می کند. برای محدود کردن تعداد اسناد نمایش داده شده، از دکمه‌های رادیویی که با هم کار می‌کنند استفاده می‌شود که زمینه را به‌طور اساسی تغییر نمی‌دهند، اما نمای فعلی فهرست اسناد را اصلاح می‌کنند.

شکل 4 - صفحه سفارش

کاربران سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی BOSS-Referent مقامات فدرال و منطقه ای، شرکت های واحد ایالتی، شرکت های تجاری، از جمله هر دو هلدینگ با ساختار شعبه بزرگ و سازمان های کوچک هستند.

اتوماسیون مدیریت اسناد با کمک BOSS-Referent منجر به افزایش بهره وری کارکنان، تسهیل دسترسی به اطلاعات برای تصمیم گیری مدیریت، بهبود نظم و انضباط عملکرد و در نتیجه بهبود کلی در کیفیت مدیریت می شود.

وظایف مدیریتی حل شده توسط EDMS BOSS-Referent:

- سازماندهی کار مؤثر با قراردادها؛

- جریان اسناد داخلی شرکت را تا حد امکان بدون کاغذ انجام دهید.

- گردش کار مقامات فدرال یا منطقه ای را خودکار کنید.

- اطمینان از کنترل کیفیت بر اجرای دستورات مدیران؛

- بهبود کارایی کار با برنامه ها؛

- ایجاد مدیریت اسناد در سیستم مدیریت کیفیت.

جای تعجب نیست که پرس و جوهای "رئیس مرجع" اغلب توسط نمایندگان سازمان های تجاری و ساختارهای دولتی وارد موتورهای جستجو می شوند.

پیاده سازی EDMS BOSS-Referent نتایج زیر را به دست می دهد:

- بهبود کیفیت خدمات عمومی؛

- بهبود نظم و انضباط، افزایش کنترل پذیری؛

- افزایش شفافیت و باز بودن فعالیت ها؛

- کاهش هزینه های تضمین کار ارگان های دولتی.

- ایجاد مبنایی برای یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه مانند "دولت الکترونیک" (مدیریت اسناد بین بخشی، EARs، آرشیو، پورتال خدمات عمومی).

دوره بازپرداخت سیستم از شش ماه تا 2 سال است.

1.3 مزایا و معایب EDMS BOSS-Referent

مزایای شرکت های تجاری:

- افزایش قابلیت کنترل؛

- پاسخ سریع به تغییرات؛

- افزایش رقابت پذیری شرکت در بازار.

مزایای BOSS-Referent EDMS با قابلیت‌های گسترده پلتفرم IBM Lotus، معماری پیشرفته و تجربه پیاده‌سازی غنی مشخص می‌شود. مزایای زیر راه حل در مقایسه با رقبا قابل تشخیص است:

مزایای:

- پیاده سازی سریع و اتوماسیون سریع فرآیندهای پردازش اسناد؛

- یادگیری آسان توسط کاربران اصول اولیه کار با سیستم به دلیل این واقعیت که رابط کاربری راحت و بصری است.

- امکان کار تمام عیار کاربران با سیستم هم از طریق مشتری Lotus و هم از طریق وب؛

- فرصت های فراوان برای انطباق سیستم با نیازهای سازمان، از جمله توسط متخصصان مشتری؛

- امکان ایجاد یک فضای اطلاعاتی واقعاً یکپارچه در سازمانهایی که دارای ساختار جغرافیایی توزیع شده هستند.

- کاهش ترافیک هنگام کار در یک محیط توزیع شده به دلیل اجرای اصل "سند فقط به جایی که برای کار مورد نیاز است تحویل داده می شود".

- اطمینان از قابلیت اطمینان و تحمل خطا سیستم در 24 ساعت و 7 روز هفته؛

- سهولت تعمیر و نگهداری سیستم و امکان اجرای EDMS در تمام شعب از یک نقطه واحد.

- تضمین درجه بالایی از امنیت داده ها؛

- یکی از بهترین پیشنهادات موجود در بازار از نظر نسبت قیمت / کیفیت؛

- اثربخشی و مزایای سیستم توسط تجربه بسیاری از پیاده سازی های موفق تایید شده است.

از جمله کاستی ها می توان به عدم وجود کار آفلاین و رابط کاربری کمی قدیمی اشاره کرد. نگرش جانبدارانه ای نسبت به پلتفرم از سوی کاربران وجود دارد. مدیریت بسیار ناخوشایند حقوق دسترسی به اسناد در شرایط جابجایی عادی کارکنان، عدم وجود حقوق دسترسی گروهی. مشکلات انتشار نسخه های جدید نرم افزار، پشتیبانی ضعیف گارانتی.

2. تجزیه و تحلیل تجربه اجرای EDMS BOSS-Referent

2.1 اجرای BOSS-Referent در سرویس مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه

گروه شرکت های IT و شرکای آن تعداد قابل توجهی پروژه را برای ایجاد سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی بر روی پلت فرم BOSS-Referent در شرکت ها اجرا کرده اند. صنایع مختلف، مقیاس و اشکال مالکیت.

خدمات مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه بزرگترین بخش در ساختار ارگان های دولتی کشور ما است. هر ساله، خدمات مالیاتی فدرال بیش از 200 هزار سند را از شهروندان دریافت و پردازش می کند. اشخاص حقوقیو ساختارهای دولتی در این رابطه یکی از وظایف اصلی FTS ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد است.

بسته نرم افزاری BOSS-Referent که توسط شرکت IT بر روی پلت فرم Lotus Domino/Notes توسعه یافته است، به عنوان مبنایی برای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی دپارتمان خدمات مالیاتی فدرال انتخاب شد. پروژه مشترک شرکت IT و مرکز محاسبات تحقیقاتی اصلی سرویس مالیاتی فدرال روسیه (GNIVTS) برای ایجاد یک EDMS در سه مرحله انجام می شود.

در حال حاضر تعداد کاربران سامانه از 88 هزار نفر فراتر رفته و پس از اتمام پروژه بیش از 120 هزار نفر در سامانه مشغول به کار خواهند شد. در حال حاضر، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خدمات مالیاتی فدرال روسیه بزرگترین در کشور ما است.

از اواسط سال 2008، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی دپارتمان خدمات مالیاتی فدرال روسیه شامل بیش از 800 سازمان است. از جمله: دفتر مرکزی خدمات مالیاتی فدرال، بیش از 80 بخش منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال، 7 بازرسی از خدمات مالیاتی فدرال برای مناطق فدرال RF، 9 بازرسی بین منطقه ای برای مالیات دهندگان بزرگ، بیش از 750 بازرسی منطقه و شهر خدمات مالیاتی فدرال.

شاخص های کمی جریان اسناد در سال 2007 قابل توجه است. تعداد نامه های دریافتی و ارسالی تحویل و ثبت شده با استفاده از EDMS در دفتر مرکزی به ترتیب 185000 و 235000 سند ارسالی بوده است. به عنوان مثال، برای اداره منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال در جمهوری تاتارستان، این ارقام برابر است: 113000 و 132000 سند.

شکل 5 - سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خدمات مالیاتی فدرال

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خدمات مالیاتی فدرال برای خودکارسازی فرآیندهای مدیریت اسناد اصلی در دفتر مرکزی، بخش ها (UFTS) و بازرسی های بین منطقه ای (MRI) خدمات مالیاتی فدرال روسیه، IFTS (بازرسی خدمات مالیاتی فدرال) طراحی شده است. ) روسیه و اطمینان از تعامل مؤثر آنها با یکدیگر در روند کار.

EDMS خدمات مالیاتی فدرال روسیه از سه سطح تشکیل شده است که بین آنها تعامل اطلاعاتی انجام می شود:

سطح 1: EDMS CA FTS

سطح 2: SED UFTS (MRI) ("SED-Region")

سطح 3: SED IFTS.

خانواده محصولات Lotus Notes/Domino به عنوان اجزای اصلی FTS EDMS استفاده می شود.

سیستم Notes/Domino یک سیستم سلسله مراتبی چند سطحی از گواهی ها را برای کاربران و سرورها حفظ می کند. این پروژه با در نظر گرفتن ساختار سازمانی سه سطحی و توزیع سرزمینی تقسیمات، از یک سیستم واحد گواهی برای کل سازمان استفاده می کند. مطابق با این طرح، زیرساخت Lotus Notes/Domino بر اساس یک گواهی‌دهنده ریشه واحد - FTS است. با قیاس با گواهی دفتر مرکزی CA / FTS، یک گواهی دهنده سطح 1 از نوع CodeUFTS / FTS برای هر FTS ایجاد شده است - به عنوان مثال، R05 / FTS.

هر FTS (MRI) دامنه Notes مخصوص به خود را دارد. همه سرورهای UFNS به عنوان اولین سرورها در دامنه خود نصب می شوند. سرورها در بازرسی های منطقه به عنوان سرور دوم در همان دامنه ها تنظیم می شوند.

همه سرورهای FNS (MRI) دفترچه آدرس Lotus Notes (Domino Directory) خود را دارند.

کاتالوگ یکپارچه خدمات مالیاتی فدرال توسط:

کپی کردن تمام کتاب های آدرس به سرور مرکزی مرکزی (فشار).

با استفاده از پایگاه داده کاتالوگ دایرکتوری و وظیفه استاندارد Lotus Notes Dircat.

تکرار پایگاه داده فهرست فهرست به مناطق (کشش).

این امکان انجام مبادله نامه دلخواه و تعامل بین FTS، MRI، IFTS مختلف را فراهم می کند.

ویژگی اصلی خدمات مالیاتی فدرال، سیستم سه سطحی دفاتر است. نه تنها رئیس اداره، بلکه معاونان وی و همچنین روسای ادارات نیز دفتر خود را دارند. در این راستا، یک ساختار چند دفتری در سطوح مخاطبان و بخش‌های هدف فعالیت می‌کند که این امکان را فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تنها آن دسته از کاربرانی که از حقوق دسترسی مناسب برخوردار هستند، می‌توانند با اسناد گروه‌های مختلف کار کنند. کارمندان بازرسی منطقه با پایگاه های داده "Chancery - IFTS" کار می کنند که به طور خاص برای هر بازرسی ایجاد شده است. EDMS به طور خودکار ثبت هفتگی اسناد تحویل و ثبت شده در بخش خدمات مالیاتی را ایجاد می کند که به مخاطبان هدف منتقل می شود. ثبت های مشابه از بازرسی منطقه به اداره مربوطه می رسد.

در EDMS خدمات مالیاتی فدرال، امکان بایگانی اسناد DB "Chancery" اجرا می شود. آرشیو ادارات منطقه ای، بازرسی ها و آسیای مرکزی مستقل هستند.

سیستمی به طور خاص برای مقامات مالیاتی ایجاد شده است آموزش از راه دور، که تمام ویژگی های EDMS خدمات مالیاتی فدرال را در نظر می گیرد و ماژول آن است.

2 .2 تجربه استفاده از BOSS-Referent در Rosnedvizhimost

آژانس فدرال کاداستر املاک و مستغلات (Rosnedvizhimost) یک نهاد اجرایی فدرال است که مسئول مدیریت است. اموال دولتیو ارائه خدمات عمومی در زمینه حفظ کاداستر املاک دولتی، اجرای ثبت کاداستر دولتی مشاور املاک، فعالیتهای کاداستر، ارزیابی کاداستر دولتی زمین، مدیریت زمین و نظارت دولتی بر زمین، و همچنین وظایف کنترل زمین دولتی.

ساخت EDMS Rosnedvizhimost در دو جهت انجام شد: اتوماسیون جریان اسناد در دفتر مرکزی دپارتمان و معرفی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در سطح منطقه - در دپارتمان های Rosnedvizhimost در نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون. و اتاق های کاداستر.

از اواسط سال 2015، EDMS Rosnedvizhimost شامل بیش از 220 سازمان این بخش (دفتر مرکزی، بخش های سرزمینی Rosnedvizhimost برای موضوعات فدراسیون، اتاق های کاداستر فدرال برای موضوعات فدراسیون) واقع در مناطق زمانی از Chukotka بود. در کالینینگراد، تعداد کاربران فعال سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی از 2000 فراتر رفت.

تقریباً از اولین روزهای اجرا، آژانس ابزار قدرتمندی را دریافت کرد که اجرای بی قید و شرط تمام دستورالعمل های دولتی را تضمین می کند. این سیستم به همه مدیران اجازه می دهد تا به طور مستقل بر اجرای دستورالعمل ها نظارت کنند. یک نتیجه بسیار مهم از معرفی EDMS رفع مشکل ذخیره اسناد از جمله مکاتبات جاری است.

این سیستم مستقر شده و بر روی سرورهای اختصاصی کار می کند. این بدان معناست که در هر موضوع فدراسیون یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی منطقه ای بر روی پایگاه سرور و شبکه مشترک آن مستقر شده است، اما همه این EDMS های منطقه ای در یک سیستم مشترک ادغام شده اند. یعنی یک ساختار سلسله مراتبی ساخته شده است که به کارکنان بخش های منطقه ای اجازه می دهد تا به طور مستقل کار را در EDMS انجام دهند.

این سیستم شامل اجزای نرم افزاری است که امکان خودکارسازی فرآیندهای اصلی تولید زیر را به حداکثر میزان ممکن می دهد:

- ثبت اسناد ورودی و خروجی (پایگاه داده پیچیده چند سطحی "Office")؛

- توزیع اسناد؛

- رسیدگی به درخواست های شهروندان و همچنین نظارت بر اجرای تصمیمات اتخاذ شده در مورد آنها (پایگاه داده "بیانات شهروندان").

- کنترل بر اجرای دستورالعمل های داده شده توسط مدیریت آژانس، طبق اسناد دریافتی (DB "دستورالعمل ها"، DB "دفتر رئیس").

- ثبت نام، ذخیره سفارشات، دستورالعمل ها، دستورالعمل های مدیریت و غیره. (DB "اسناد سازمانی و اداری")؛

- تأیید پیش نویس اسناد و ارائه آنها برای تأیید و ثبت بعدی.

- کار با اسناد "برای استفاده رسمی؛

- جستجو برای اسناد

هر اداره منطقه ای مجموعه ای مشابه از پایگاه های اطلاعاتی را برای انجام کار مستقل در زمینه حفظ پشتیبانی اسناد از دولت در اختیار دارد.

کار برای بهینه سازی فرآیند ثبت اسناد و تبدیل آنها از فرم کاغذی به الکترونیکی انجام شده است. یک مجتمع نرم افزاری و سخت افزاری تخصصی متصل شده است که به شما امکان می دهد همزمان حجم زیادی از اسناد را اسکن کنید و تصاویر اسناد را به طور خودکار به کارت های ثبت EDMS پیوست کنید.

در طول اجرای پروژه، جلسات آموزشی برای همه دسته‌های کاربران، از جمله آنهایی که در ادارات منطقه‌ای هستند، سازماندهی و اجرا شد. این یک عامل مثبت اضافی برای شروع کار آنها در سیستم و انطباق با شرایط جدید برای کار با اسناد بود.

پشتیبانی فنی به طور متمرکز توسط گروه مدیریت EDMS بخش از دفتر مرکزی آژانس انجام می شود.

در حال حاضر، توسعه سیستم در زمینه های زیر جالب به نظر می رسد:

1. اتوماسیون فرآیندهای سازماندهی جلسات، مدیریت تصمیمات و گزارش در مورد آنها.

2. اتوماسیون فرآیندهای ذخیره سازی و مدیریت اسناد پروژه در بخش های ساختاری آژانس.

3. تعامل EDMS با سایر سیستم های کنترل خودکار و مدیریت انتشار خدمات ارائه شده توسط سیستم و اسناد.

4. امکان کنترل سرتاسری بر اجرای اسناد در ادارات منطقه و دریافت گزارش در اداره مرکزی. این مکانیسم های اضافی را برای به دست آوردن اطلاعات در مورد وضعیت فعلی اسنادی که برای اجرا به بخش های منطقه ای آژانس ارسال می شود و دستورالعمل های ایجاد شده در مورد آنها ارائه می دهد.

5. امکان پایش خودکار EDMS-TU از دفتر مرکزی (جمع آوری اطلاعات آماری). در دسترس بودن داده های ساختار یافته در مورد شاخص های کمی کار با اسناد در EDMS سازمان های تابعه. امکان تولید گزارش های آماری.

نتیجه

افزایش حجم اطلاعات مانند مکاتبات ورودی/خروجی/داخلی، فکس، قراردادها، برنامه‌های کاربردی، دستورالعمل‌ها و سایر اسناد کاری، مدت‌هاست که به بخشی جدایی ناپذیر از فرآیندهای تجاری تبدیل شده است و نیاز به پردازش و سفارش منظم دارد - تولید، مرتب‌سازی، تجزیه و تحلیل، هماهنگی و تصویب.

EDMS پردازش اسناد را تسهیل می کند، ارتباط اطلاعات ذخیره شده را تضمین می کند و زمان لازم برای جستجوی داده های لازم را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.

انتخاب EDMS بهینه باید وظایفی را که باید حل شوند و ویژگی های شرکت یا سازمان را در نظر می گیرد. در حال حاضر، هم می‌توان EDMS پیچیده‌ای را که تمام حوزه‌های کار اداری در سازمان‌های بزرگ و ساختارهای توزیع شده هلدینگ‌ها را پوشش می‌دهد، و همچنین سیستم‌های ساده‌تر و بدون پیچیدگی را برای شرکت‌های کوچک و متوسط پیاده‌سازی کرد.

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

- ثبت و ذخیره مکاتبات، از جمله مکاتبات الکترونیکی و اسناد داخلی کارکنان.

- بهینه سازی فرآیندهای هماهنگی و تأیید اسناد.

- اطمینان از ذخیره سازی آرشیوی قابل اعتماد، عملیاتی و طولانی مدت اسناد با مکانیزم قابل تنظیم برای بایگانی خودکار اسناد.

- یکسان سازی و استانداردسازی فرم ها و الگوهای اسناد.

- حفظ فهرستی از مشتریان، ردیابی تاریخچه تعامل با آنها؛

- ایجاد یک فضای اطلاعاتی واحد و اطمینان از امکان کار کامل کارمندان در دفتر و در حالت دسترسی از راه دور.

- برنامه ریزی رویدادهای عمومی و شخصی.

مزیت بزرگ EDMS توانایی تبدیل نه تنها اسناد، بلکه فرآیندهای ارتباطی کارکنان به شکل الکترونیکی است که امکان تسریع و ساده سازی سازماندهی جلسات و گفتگوها، تبادل اطلاعات مرتبط و استراتژیک و هماهنگی اقدامات کارمندان بدون توجه به مکان (سایر دفاتر، سایر شهرها).

مراحل اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی:

- بررسی مقررات موجود برای نگهداری اسناد، الزامات و عملکرد EDMS

- راه اندازی با نصب نرم افزار

- آموزش کار با سیستم برای کارکنان-کاربران

- پشتیبانی در طول عملیات آزمایشی

معرفی یک EDMS به طور کیفی فرآیند گردش کار را در یک سازمان تغییر می دهد و مزایای زیر را فراهم می کند:

- کاهش زمان جستجو برای اسناد لازم به دلیل جستجوی سرتاسری در پایگاه داده شرکت.

- کاهش شدت کار و افزایش کارایی تعامل بین بخش های مختلف.

- افزایش کارایی تعامل بین بخش های مختلف؛

- بهبود سیستم مدیریت و کنترل فرآیند پردازش اسناد؛

- کاهش زمان تحویل اطلاعات مدیریت: سفارشات، دستورالعمل ها، تکالیف.

- کاهش خطر از دست دادن اسناد؛

- امکان تصمیم گیری سریع به دلیل کامل بودن و مرتبط بودن اطلاعات ارائه شده؛

- کاهش تعداد اسناد کاغذی در گردش کار شرکت با اسکن تمام اسناد ورودی و خروجی.

- افزایش امنیت ذخیره سازی اسناد با معرفی دسترسی مجاز به سیستم با در نظر گرفتن نقش های دسترسی و حقوق کارمندان به این اطلاعات.

یک نمونه از EDMS سیستم BOSS-Referent است که در این مقاله در نظر گرفته شده است. همانطور که از نمونه های ارائه شده مشاهده می شود، تعدادی از موسسات (سرویس مالیات فدرال، Rosnedvizhimost) قبلاً آن را در عمل پیاده سازی کرده اند و توانسته اند نتایج مرتبط با بهینه سازی عملی جریان اسناد را ارزیابی کنند.

فهرست کنیدادبیات

1. Baikova I.Yu. جریان اسناد و کار اداری: نحوه سازماندهی کار با اسناد. - م.: اکسمو، 2014. - 483 ص.

2. Bardaev E.A.، Kravchenko V.B. مدیریت اسناد. - م.: آکادمی، 2012. - 291 ص.

3. Basakov M.I. کار اداری و مکاتبه در پرسش و پاسخ: کتاب درسی دانشجویان دانشگاه ها و دانشکده های اقتصادی - ویرایش پنجم، تجدید نظر شده. و اضافی. // سری "کتابهای درسی و راهنمای مطالعه" - Rostov n / a: انتشارات "ققنوس"، 2013. - 320 ص.

4. Bobyleva M.P. مسائل تجزیه و تحلیل گردش کار سازمان در زمینه استفاده از سیستم های خودکار. - 2012. - شماره 8. - ص. 50-56

5. Bobyleva M.P. در راه مدیریت اطلاعات (مسائل ارزیابی فعالیت های خدمات مدیریت اسناد در زمینه اتوماسیون مدیریت اسناد) // کاغذبازی. - 2014. - شماره 2. - با. 67-69

6. بیکووا تی.آ.، کوزنتسوا تی وی، سانکینا ال.و. پشتیبانی مستند از مدیریت (کار اداری): Proc. کمک هزینه - ویرایش دوم M.: INFRA-M، 2012. - 260 p.

7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Gubskaya E.K. تجارت منشی. سری "دوره آموزشی". Rostov n / a: Phoenix، 2011. - 270 p.

8. گرینبرگ، AS پشتیبانی مستند از مدیریت [منبع الکترونیکی]: یک کتاب درسی برای دانشجویانی که در زمینه های "اقتصاد" و "مدیریت"، تخصص های "انفورماتیک"، "اسناد و پشتیبانی اسناد مدیریت"، "اتوماسیون و کنترل" تحصیل می کنند. " / A. S. Grinberg و همکاران - M.: UNITI-DANA، 2012. - 391 p.

9. کاغذبازی (سازمان و فناوری مدیریت اسناد). کتاب درسی برای دانشگاه ها / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. و غیره.؛ تحت سردبیری پروفسور T.A. کوزنتسوا. - M.: UNITI-DANA، 2013. - 359 ص.

10. پشتیبانی مستند از فعالیت های سازمان. بارانوفسکی V.P. آموزش. - م.: انجمن مولفان و ناشران "تندم". انتشارات اکموس، 2005. - 276 ص.

11. پشتیبانی مستندات مدیریت (کار اداری): Proc. توافق / T.A. Bykova و دیگران - ویرایش 2، تجدید نظر شده. و اضافی - M.: NITs Infra-M، 2013. - 304 p.

12. کوزنتسوف اس.ال. سیستم های خودکارکنترل ثبت و اجرا // تجارت منشی. - 2011. - شماره 4. - با. 48-49

13. کوزنتسوف اس.ال. فن آوری های مدرنپشتیبانی مستندات مدیریت - M.: MPEI; 2012. - 361 ص.

14. Kuznetsov, I. N. کار اداری [منبع الکترونیکی]: راهنمای آموزشی و مرجع / I. N. Kuznetsov. - ویرایش ششم، بازبینی شده. و اضافی - M. : انتشارات و تجارت شرکت "داشکف و شرکت"، 2013. - 520 ص.

15. Kunyaev, N. N. کار اداری محرمانه و مدیریت اسناد الکترونیکی امن [منبع الکترونیکی]: کتاب درسی / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; زیر کل ویرایش N. N. Kunyaeva. - م.: آرم ها، 2011. - 452 ص.

16. دولت الکترونیکی. مدیریت اسناد الکترونیکی اصطلاحات و تعاریف: کتاب درسی / S.Yu. کاباشوف. - M.: NITs INFRA-M، 2013. - 320 p.

17. Strastenko V.V. STC IRM. چرا به اتوماسیون کسب و کار نیاز دارید؟ - حالت دسترسی: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. مروری بر سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی. - حالت دسترسی: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. مدیریت اسناد الکترونیکی - سیستم های مدیریت اسناد. - حالت دسترسی: http://www.IT.ru/

20. سیستم های مدیریت سازمانی خودکار. - حالت دسترسی: http://www.cmdsoft.ru/

21. منبع الکترونیکی: مرکز فناوری رایانه: سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی N-System. - حالت دسترسی: http://www.cland.ru/

میزبانی شده در Allbest.ru

اسناد مشابه

سیستم های نرم افزاریاتوماسیون کسب و کار ارزیابی اثربخشی پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی. تجزیه و تحلیل خدمات اداری در ZAO Tekhnoliga. ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بر اساس EDMS "BOSS-Referent".

مقاله ترم، اضافه شده 03/04/2015

ذات و spivvіdnoshnja برای درک "مرجع"، "منشی-مرجع" و "کمک یک kerіvnik". صلاحیت های یک دستیار مرجع دیگر. اسناد هنجاری برای حرفه یک مرجع در اوکراین. اسنادی که فعالیت مرجع پشت حلقه را تنظیم می کند.

مقاله ترم، اضافه شده در 2015/03/22

تحلیل و بررسی سیستم های مدرناتوماسیون اداری در سازمان و مدیریت اسناد الکترونیکی، ویژگی های طبقه بندی آنها. مشکلات اتوماسیون مدیریت اسناد الکترونیکی. مزایای پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.

مقاله ترم، اضافه شده در 2013/01/15

ماهیت و اهمیت مدیریت اسناد الکترونیکی، تأثیر آن بر بهبود کارایی در فرآیند مدیریت سازمانی. تعیین یک طرح موازی یا متوالی برای پردازش اسناد. طبقه بندی برنامه های مدیریت اسناد الکترونیکی.

مقاله ترم، اضافه شده در 2014/04/22

مفاهیم و اصول اولیه مدیریت اسناد الکترونیکی، مزایای اجرای آن. فرمت سند قابل حمل (PDF) به عنوان یک قالب سند الکترونیکی قابل حمل، مستقل از پلت فرم و قابل حمل. الکترونیکی امضای دیجیتالی: هدف و کاربرد

ارائه، اضافه شده در 2016/01/31

مفاهیم و تعاریف مدیریت اسناد الکترونیکی (در متن قوانین فدرال). نیاز شرکت های کوچک به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS). طبقه بندی توابع EDMS، الزامات اساسی برای آن. ویژگی ها و جزئیات اسناد.

ارائه، اضافه شده در 2015/03/21

طبقه بندی مشکلات معرفی ابزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی: علم بیش از حد، مقاومت محیطی و مهندسی معکوس، سفارشی سازی، پروژه زیر. محافظه کاری کارکنان و مدیریت. دادن سند الکترونیکینیروی قانونی

چکیده، اضافه شده در 1390/05/17

ویژگی های فنی، ویژگی، چارچوب زمانی و پیچیدگی پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در یک شرکت. تجزیه و تحلیل مشکلات ماهیت روانشناختی ناشی از انگیزه و بازآموزی پرسنل مرتبط با معرفی EDMS.

مقاله ترم، اضافه شده 12/04/2014

ماهیت و انواع مدیریت اسناد الکترونیکی؛ اصول سازماندهی آن قوانین اجرای اسناد اداری و مرجع. مفهوم و ماهیت صندوق آرشیوی. مقررات مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان.

مقاله ترم، اضافه شده 10/16/2014

ویژگی های زیرسیستم مدیریت اطلاعات. مفهوم و نوع شناسی اسناد نظارتی سازمان. مطالعه جریان اسناد در شرکت LLC "کارخانه ساخت و ساز مسکن با پانل های بزرگ". راه های پیاده سازی مدیریت اسناد الکترونیکی "Delo".

سیستم اسناد مدیریت BOSS-Referent یک بسته نرم افزاری است که به سازمان ها اجازه ایجاد می دهد سیستم های کارآمدمدیریت مدیریت اسناد الکترونیکی و اتوماسیون اداری و در نتیجه افزایش قابل توجهی در کارایی ساختارهای مدیریتی را تضمین می کند. به طور خاص، ایجاد چنین سیستم هایی در یک سازمان اجازه می دهد:

بهبود سرعت و کیفیت تصمیم گیری

تقویت کنترل انضباط عملکرد

افزایش مدیریت پذیری سازمان

افزایش بهره وری تک تک کارکنان، گروه های کاری و در کل سازمان.

سیستم BOSS-Referent دارای عدد بزرگاجرا می شود و برای شرکت هایی با اندازه ها و اشکال مختلف مالکیت در نظر گرفته شده است:

شرکت ها و هلدینگ های تجاری بزرگ
مقامات فدرال
مقامات دولتی منطقه ای و سایر شرکت های دولتی
شرکت های توزیع شده در منطقه
شرکت هایی با ساختار سازمانی پیچیده
شرکت هایی با حجم زیادی از مدارک
شرکت های کوچک با رشد سریع.

عملکرد سیستم BOSS-Referent به لطف طیف گسترده ای از فرآیندهای تجاری خودکار می تواند توسط مدیران و روسای بخش ها، متخصصان فناوری اطلاعات، کارمندان، مدیران اجرایی، منشی ها و سایر کارمندان شرکت ها استفاده شود:

با اسناد داخلی سازمان کار کنید
پردازش اسناد ورودی و خروجی
مدیریت مخاطبین خارجی
کار با قراردادهای سازمانی
تشکیل کانال های خبری و کنفرانس ها
نگهداری دایرکتوری سازمان به صورت الکترونیکی
پشتیبانی از پشتیبانی مهندسی تسهیلات تجاری سازمان
سازماندهی و برنامه ریزی رویدادها.

یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی که بر اساس سیستم مدیریت اسناد مدیریت BOSS-Referent ساخته شده است را می توان به صورت مشروط به عنوان ترکیبی از چندین لایه نشان داد.

سخت افزار: سرورها، ایستگاه های کاری مشتری، شبکه های محلی، مودم ها، چاپگرها، اسکنرها، منابع منبع تغذیه اضطراریو سایر وسایل فنی
سیستم عامل: سیستم عامل شبکه سیستم ویندوز، لینوکس، سایرین و پروتکل های انتقال که تمام سخت افزارها را در یک مجموعه واحد ترکیب می کند.
Lotus Notes/Domino یک پلتفرم نرم افزار کاربردی است که یک افزونه از طریق شبکه است سیستم عاملو از جمله ابزارهای ذخیره سازی اسناد، تکثیر داده ها (همگام سازی)، جستجوی متن کامل، ایمیل و سایر مکانیسم های مهم.
BOSS-Referent - ماژول های نرم افزاری به هم پیوسته را اعمال می کند که در محیط Lotus Notes/Domino کار می کنند و از فرآیندهای تجاری مدیریت و تا حدی گردش کار عملکردی پشتیبانی می کنند.
پشتیبانی سازمانی و نظارتی: مقررات، قوانین کار، دستورالعمل برای کاربران و مدیران سیستم و غیره.

BOSS-Referent شامل مجموعه ای از زیرسیستم های به هم پیوسته است که برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و اتوماسیون اداری طراحی شده اند:

دیکشنری های سراسر سیستم
- فهرست راهنمای سازمان
- لغت نامه ها
- مقاصد خارجی
خدمات گسترده سیستم
- هماهنگی
- سفارشات
- تعویض
- قالب ها
- ثبت نام
- کابینه
- سیستم جستجو
- بافر
- ذخیره سازی تصاویر الکترونیکی
- پروتکل
زیرسیستم های عملکردی
- دفتر
- مستندات
- یادداشت های اداری
- مخاطبین خارجی
- کنترل قرارداد
- پشتیبانی مهندسی
- همایش ها
- اخبار

یک معماری خوب طراحی شده سیستم که مبتنی بر باز بودن و مدولار بودن است، کمک زیادی به راحتی و سرعت اجرای BOSS-Referent می کند.
ماژولاریت توسط پایگاه داده تخصصی "Switch" ارائه می شود که به عنوان "مرکز کنترل" کل SDOU BOSS-Referent عمل می کند. این ماژول مستقل و از نظر عملکردی کامل حاوی اطلاعاتی در مورد پیکربندی فعلی سیستم و کد برنامه لازم برای سازماندهی تعامل بین پایگاه های داده است. تمام پایگاه های داده در هنگام نصب به طور خودکار در سوئیچ ثبت می شوند.
دومین عملکرد مهمی که توسط DB Switch انجام می شود، پیکربندی ایستگاه های کاری کاربر است. پیکربندی به عنوان مجموعه ای از پایگاه های داده سیستمی است که در یک سوئیچ جداگانه ثبت شده و برای کار کاربران بخش های مختلف شرکت مورد نیاز است. استقرار EDMS در چندین پیکربندی به هر کارمند اجازه می دهد فقط با پایگاه داده خود کار کند. با استفاده از سوئیچ، می توانید تعداد نامحدودی پیکربندی با پیچیدگی های مختلف ایجاد کنید و طرح گردش کار موجود در سازمان را به طور کامل تکرار کنید. سوئیچ به سرعت هر ماژول اضافی را به سیستم متصل می کند و همچنین از طریق پایگاه داده حرکت می کند.
BOSS-Referent برای توسعه دهندگان باز است. هر پایگاه داده BOSS-Referent را می توان توسط توسعه دهندگان مشتری تغییر داد. علاوه بر این، یک پایگاه داده خود توسعه یافته را می توان به SDOU BOSS-Referent، مشروط به قوانین و توافقات خاصی اضافه کرد.
پایگاه داده ها، فرم ها، نماها، عوامل، عناصر طراحی جدید را می توان با استفاده از ابزارهای توسعه استاندارد Lotus Domino Designer در سیستم ایجاد کرد. علاوه بر ابزارهای توسعه داخلی، شرکت فناوری اطلاعات یک جعبه ابزار توسعه دهنده ویژه را در اختیار مشتری قرار می دهد که به شما امکان می دهد به سرعت ایجاد کنید. پایگاه های خودداده ها و ادغام آنها با BOSS-Referent بدون نقض یکپارچگی سیستم و همچنین تغییر هر یک از ماژول های محیط اطلاعاتی آن.

اطلاعات بیشتر در مورد تمامی تغییرات نسخه 2.56.1 را می توانید در اینجا بخوانید.

3 ماژول عملکردی "دفتر" چرخه کامل کار با مکاتبات ورودی و خروجی: استفاده از الگوهای کارت اسناد ثبت مکاتبات ارسال اسناد برای بررسی، تصمیم گیری تشکیل برگه های آشنایی نظارت بر محل اصل کاغذ اجرا، آشنایی، ارسال "پرونده کردن" اسکن اسناد و پردازش اسناد دریافتی از طریق و از سرور فکس رزرو شماره برای اسناد خروجی پشتیبانی از اشکال متمرکز، غیرمتمرکز و ترکیبی گردش کار

4 ایجاد AC یک سند ورودی ایجاد یک طرف مقابل جدید از کارت سند سند را برای ثبت مجدد بررسی کنید ثبت ثبت نام را برای این نوع سند مشخص کنید تاریخ سررسید و قطعنامه دریافتی را مشخص کنید 1) چاپ برچسب یا کارت با بارکد 2) یک تصویر اسکن شده از سند را پیوست کنید: (معمولی یا اسکن با بارکد)

5 مجتمع پشتیبانی ثبت نام شماره های ثبت نام. الگوهای شماره گذاری را برای انواع اسناد تنظیم کنید. امکان استفاده از چندین فرمت برای یک شمارنده. مهر ثبت نام، شماره و بارکد بر روی سند الصاق می شود. امکان استفاده از RK - اکسپدیشن ساده شده وجود دارد.

6 بررسی امکان بررسی سند توسط چند کارمند. امکان استفاده از مسیرهای استاندارد برای اسناد ورودی. امکان ایجاد پیش نویس قطعنامه ها و استفاده از الگوهای وضوح تحت کنترل قرار دادن یک سند با تعیین نوع کنترل انتخاب یک کنترل کننده یا واحد کنترل اضافه کردن یک بند وضوح به صورت دستی یا از نمای الگو / تغییر پیش نویس وضوح قبلی ایجاد شده

7 بند مصوبه مجری مسئول و مجریان مشترک موضوع، مدت، شخص کنترل کننده مشخص شده است. دستورالعمل ها برای نقاط کنترل وضوح، برای نقاط غیر کنترل ایجاد می شود - سند برای بررسی ارسال می شود. تعمیر انتقال اصلی ایجاد یک سفارش با کنترل دوره ای

8 دستورات مجری اخطاری در مورد دریافت دستور برای اجرا دریافت می کند. نویسنده و کنترل‌کننده سفارش می‌توانند: تنظیم مهلت را تغییر دهند اجراکنندگان دستورالعمل‌ها را لغو کنند نویسنده، کنترل‌کننده، اجراکنندگان اعلان‌هایی درباره نقض مهلت‌ها دریافت می‌کنند.

9 اجرای دستورات مجری دستور می تواند: بر اساس دستور خود یک دستور جدید ایجاد کند (زنجیره دستورات)، در صورت نیاز با ایجاد یک سند جدید با گرفتن گزارش از دستور، گزارش اجرا را برای همکارها وارد کند. مجری مشترک یا دستور فرزند با قرار دادن یک پیوست پیوندی به سندی که قبلاً آماده شده است، صرفاً نظری در مورد گزارش اجرای حکم اجرا می گذارد.

10 کنترل اجرا نویسنده و کنترل کننده سفارش می توانند سفارش را تایید کنند یا آن را برای بازبینی برگردانند. کنترل نظم و انضباط عملکرد: گزارش های انضباط عملکرد (مولد گزارش ReportsMan). سفارش انجام شده است سفارش به تاخیر افتاده است سفارش در حال اجرا است کنترل کننده می تواند سفارش را مستقیماً در کارت سند تأیید کند

12 آماده سازی خروجی 1. فیلدهای کارت را پر کنید فیلدهای مورد نیاز با نماد مشخص شده اند برخی از فیلدها را می توان به طور پیش فرض پر کرد مقدار مستقیماً در فیلد وارد می شود.

13 آماده سازی خروجی 2. سند را در قسمت "محتوا" وارد کنید. یک پیوست را از دیسک محلی از پایگاه داده اضافه کنید. اندازه پیوست می تواند توسط مدیر سیستم محدود شود.

15 آماده سازی خروجی 3. ایجاد یک مسیر با تغییر مسیر موجود مسیر را می توان تنظیم کرد: 1) "سخت" - نمی توانید تایید کننده ها و ترتیب تایید را تغییر دهید 2) "انعطاف پذیر" - می توانید تایید کننده ها را حذف و اضافه کنید 3) می توانید موارد جدید اضافه کنید، اما نمی توانید موارد پیش فرض را حذف کنید. پارامترها برای هر مرحله مذاکره پیکربندی می شوند.

21 تایید سند تایید تکمیلی و تفویض اضافه. تأیید - یک شعبه تأیید اضافی. ویزای هماهنگ کننده اصلی بدون توجه به تصمیمات اضافی در سند الصاق می شود. هماهنگ کننده ها تفویض اختیار - ویزای کارمندی که تأییدیه به او تفویض شده است در سند الصاق می شود.

28 ماژول "درخواست تجدیدنظر شهروندان" چرخه کامل رسیدگی به شکایات شفاهی و کتبی: ثبت درخواست تجدیدنظر رسیدگی تشکیل تصمیمات، اجرا آماده سازی با تایید پاسخ به درخواست تجدیدنظر سازمان های خارجی

30 نویسنده درخواست تجدید نظر کار با نویسندگان درخواست تجدید نظر: امکان اتصال کتاب مرجع "طبقه بندی آدرس های روسی" (KLADR) اطلاعات کامل درباره نویسنده: نام کامل، آدرس، محل کار، موقعیت اجتماعی، ترکیب ترجیحی و غیره EDMS BOSS-Referent گواهینامه FSTEC مورد نیاز برای صدور گواهی را از نظر کلاس حفاظت از داده های شخصی در سطوح 2-4 گذرانده است.

31 پشتیبانی از فرآیندهای تصمیم گیری انواع اسناد پردازش شده در فرآیند تصمیم گیری: جزء اسنادی فرآیند تصمیم گیری در سیستم BOSS-Referent به صورت خودکار انجام می شود. درخواست برای یادداشت قرارداد خدمات ORD پیش نویس سند خروجی فرآیندهای تجاری در ماژول "تصمیم گیری" با استفاده از فرآیندهای تصمیم گیری استاندارد اجرا می شوند.

32 ماژول عملکردی "تصمیم گیری" در پایگاه داده تصمیم گیری انجام می شود: تشکیل مسیر حرکت سند تغییر مسیر "در حال پرواز" کنترل حرکت اسناد ثبت اسناد (از جمله ثبت خودکار) رزرو شماره برای قراردادها، ضمانت نامه ها و پیش نویس اسناد خروجی، آشنایی و ارسال پستی تشکیل دستورالعمل برای اسناد و کنترل اجرای آنها 37 سرویس اطلاع رسانی کاربر از طریق اطلاعیه هایی که دریافت می کند از کلیه رویدادهای سیستم و همچنین اقداماتی که باید در سیستم انجام شود مطلع می شود. : اعلان ها به موارد زیر تقسیم می شوند: وظایف پیام های اطلاعاتی در پایگاه داده کابینت (در تقویم در صفحه شروع نمایش داده می شود) به صندوق پستی Lotus Notes یا سایر سیستم های پستی

BOSS-مرجع- سیستم کلاس ECM بر اساس پلتفرم IBM Lotus
BOSS-مرجع 2010- سیستم کلاس ECM بر اساس Microsoft SharePoint Server 2010
BOSS مرجع 4J- یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و اتوماسیون اداری مبتنی بر پلت فرم JBOSS
BOSS-Referent.bpm: گردش کار مالی- سیستم پردازش و ذخیره سازی متمرکز اسناد مالی

تعداد کارکنان سایت

www.boss-referent.ru

شرکت BOSS-مرجع – شرکت روسی، درگیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات شرکت ها: سیستم های اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم های ECM.

تاریخچه شرکت

BOSS-Referent در سال 2008 به عنوان یک شرکت تابعه از یک شرکت بزرگ یکپارچه کننده سیستم IT تاسیس شد. حقوق نهایی و فروش سیستم BOSS-Referent که در سال 1996 بر روی پلتفرم IBM Lotus ایجاد شد، به شرکت تابعه منتقل شد. پیش از این، صاحب حق چاپ محصول، شرکت آپلانا بود که این شرکت نیز جزو گروه شرکت های فناوری اطلاعات است. در سال 2010 چندین سیستم ECM دیگر با نام تجاری BOSS-Referent معرفی شدند. در پلتفرم IBM FileNet، سیستم BOSS-Referent.bpm: مدیریت مالیو بر روی پلتفرم های سایر سازندگان: BOSS-Referent 2010 در پلتفرم Microsoft SharePoint و BOSS-Referent 4J در پلت فرم JBOSS.

نمایه شرکت

در حال حاضر، این شرکت مسئولیت تولید، توسعه و ترویج بازاریابی محصولات تحت برند BOSS-Referent، پشتیبانی از شرکا و کاربران راه حل را بر عهده دارد. توزیع و پیاده سازی سیستم توسط شرکای شرکت انجام می شود.

محصولات نرم افزاری: BOSS-Referent، BOSS-Referent 2010، BOSS-Referent 4J، BOSS-Referent.bpm: مدیریت مالی

ماژول های اضافی: AWP-head، iReferent

محصولات نرم افزاری

BOSS-مرجع

یک سیستم کلاس ECM که برای خودکارسازی گردش کار داخلی شرکت و ایجاد سیستم های مدیریت محتوای شرکتی طراحی شده است. ایجاد شده بر روی پلت فرم سند گرا IBM Lotus.

وظایفی که باید حل شوند:

با قراردادها کار کنید
کنترل بر اجرای دستورات مدیران
با برنامه ها کار کنید
گردش کار پروژه و کار تیمی
با درخواست های شهروندان کار کنید
ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی
ادغام با پورتال ها با اطلاعات مربوط به خدمات عمومی

BOSS-مرجع به اندازه کافی دارد سطح بالاکارایی در تمام زمینه های کار با اسناد، مقیاس پذیری و ثبات در کار. در عین حال، پیاده سازی سریع است، و رابط به کارکنان اجازه می دهد تا به سرعت در کار شرکت کنند. این سیستم بر سازمان های بزرگ متمرکز است و فرصت های بسیار خوبی برای انطباق با نیازهای شرکت دارد. هنگام ساخت یک EDMS در شرکت های توزیع شده جغرافیایی، همه شرکت کنندگان یک سیستم کاملاً کاربردی دریافت می کنند. طرح صدور مجوز ساده و شفاف است.

BOSS-مرجع 2010

یک سیستم کلاس ECM که بر اساس پلتفرم Microsoft SharePoint Server 2010 توسعه یافته است. این سیستم به عنوان یک سیستم سطح جدیدی از تعامل کاربر قرار گرفته است. اولویت در این سیستم به راحتی کار با آن برای همه دسته های کاربران با استفاده از مشتری جهانی است.

BOSS-Referent 2010 از امکان کار جمعی با اسناد و اطلاعات بدون ساختار، کنترل جریان اطلاعات، از جمله مواردی که با استفاده از فناوری های Enterprise 2.0 تولید می شوند، پشتیبانی می کند. بخش مشتری را می توان با سایر برنامه های کاربردی شرکت ادغام کرد. در عین حال، دسترسی به داده های آنها از طریق یک رابط واحد فراهم می شود.

وظایفی که باید حل شوند:

پردازش حجم زیادی از اطلاعات در قالبی مناسب
تضمین کنترل بر اجرای دستورالعمل ها
امکان کار تیمی موثر (فناوری های وب 2.0، تحرک)
سازماندهی بحث و گفتگو در مورد اسناد و موضوعات

BOSS مرجع 4J

یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی که برای خودکارسازی کار دفتر و کنترل نظم و انضباط عملکرد طراحی شده است. در طول توسعه آن، الزامات مقامات برای عملکرد EDMS تا حد امکان در نظر گرفته شد. BOSS-Referent 4J بر روی پلت فرم نرم افزار رایگان JBoss توسط RedHat ایجاد شده است.

این یکی از معدود سیستم های موجود در بازار روسیه است که بر روی یک پلت فرم منبع باز ایجاد شده و با منبع باز ارائه می شود. DBMS سیستم نیز دارای منبع باز است. این می تواند برای سازمان هایی که نگرانی های امنیتی بزرگی دارند مهم باشد. اطلاعات داخلیو جلوگیری از نشتی

این سیستم یک برنامه تحت وب است. کار از طریق مرورگرهای وب Explorer یا FireFox انجام می شود.

وظایفی که باید حل شوند:

کنترل بر اجرای دستورات
با قراردادها کار کنید
کار با اسناد نظارتی
ادغام EDMS با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی
با درخواست های شهروندان کار کنید
ایجاد زمینه برای یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه مانند "دولت الکترونیک"

BOSS-Referent.bpm: مدیریت مالی

سیستم پردازش و ذخیره سازی متمرکز اسناد مالی. این بر روی پلت فرم FileNet شرکت IBM توسعه یافته است. وظایف خودکارسازی و ساده سازی کار حسابداری متمرکز را حل می کند.

وظایفی که باید حل شوند:

تحویل اسناد مالی از بخش های دور به حسابداری مرکزی
آرشیو واحد متمرکز نسخه های الکترونیکی اسناد مالی
دسترسی کارکنان به اسناد مالی از سیستم های مختلف حسابداری

کارکرد:

ورودی اسناد مالی اولیه
پردازش اسناد در واحد حسابداری مرکزی
قرار دادن در انبار اسناد الکترونیکی
همگام سازی داده ها با سیستم های حسابداری
انتقال داده ها به EDMS
جستجوی متن کامل

موقعیت بازار

طبق مطالعه DSS Consulting، BOSS-Referent یکی از پنج شرکت برتر توسعه دهنده EDMS است. توسط تعداد کلپیاده سازی و پویایی پروژه های جدید در رتبه پنجم. با تعداد مشاغل در رتبه 3. با توجه به پویایی رشد مشاغل در رتبه 2.

بیشتر مجوزهای فروخته شده توسط BOSS-Referent مربوط به پروژه های در حال انجام در خدمات مالیاتی فدرال روسیه (FTS) و MTS، و همچنین در سرویس فدرال برای ثبت نام، کاداستر و کارتوگرافی ایالتی (Rosreestr) است. سیستم BOSS-Referent متعلق به کلاس سیستم های الحاقی روی پلتفرم ها است. به گزارش DSS، چندین سال است که سیستم BOSS-Referent مقام اول را در این کلاس دارد.

مشتریان اصلی BOSS-Referent مقامات فدرال و منطقه ای، شرکت های ایالتی، شرکت های مجتمع سوخت و انرژی و صنایع شیمیایی هستند.

کاربران اصلی سیستم

خدمات مالیاتی فدرال روسیه
NK Rosneft
باشنفت
PhosAgro
گازپروم نفت
خدمات فدرال برای ثبت نام ایالتی، کاداستر و کارتوگرافی (Rosreestr)
سرویس فدرال نظارت بر منابع طبیعی (Rosprirodnadzor)
دولت منطقه ورونژ
اداره منطقه پسکوف
مرکز چند منظوره برای ارائه خدمات دولتی و شهری (MBU "MFC")، ولگوگراد

شبکه وابسته

دفتر BOSS-Referent در مسکو واقع شده است. این شرکت ساختار شعبه ای ندارد. شرکای BOSS-Referent تقریباً در تمام مناطق روسیه و همچنین در اوکراین و قزاقستان حضور دارند.

نقد محصول

انتقاد اصلی متوجه قدیمی ترین محصول این شرکت - BOSS-Referent for Lotus است.

در سیستم های دیگر پیدا کنید بازخورد منفیناموفق. شاید این به این دلیل است که آنها اخیراً معرفی شده اند.

پیوندها

"BOSS-Referent" به بهبود سیستم ارتباطی کمک می کند
خط مشی جدید برای "BOSS-Referent"، BYTE شماره 9 (278)، 29 مه 2007
بهینه سازی هزینه برای EDMS: پیمانکاران می دانند چگونه پس انداز کنند

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی Boss-Referent در سال 1996 ایجاد شد و همچنان در بازار روسیه برنامه های کاربردی کلاس ECM جایگاه پیشرو دارد. EDMS BOSS-Referent جریان اسناد شرکت را خودکار می کند و کار اداری را بهینه می کند. این سیستم برای خودکارسازی گردش کار سازمان های دولتی و خصوصی مناسب است شرکت های بزرگ، هلدینگ ها، شرکت های متوسط.

بر اساس BOSS-Referent، یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سرویس مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه (بیش از 130 هزار کاربر)، در MTS بیش از 25 هزار کارمند به سیستم متصل هستند.

برنامه BOSS-Referent به سازماندهی جریان اسناد مطابق با استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت کمک می کند و یک دستیار قابل اعتماد در حل وظایف مدیریتی است.

استفاده از سیستم:

اجازه می دهد تا حداکثر میزان از گردش کار کاغذ خودداری شود.
به بهینه سازی کار با قراردادها، برنامه ها کمک می کند.
سازماندهی می کند مدیریت موثرپروژه ها؛
کنترل بر اجرای وظایف و دستورالعمل های مدیریت را بهبود می بخشد.

SED BOSS-Referent تعدادی از مزایای غیر قابل انکار، برای مثال:

در نتیجه معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، سازمان این فرصت را به دست می آورد تا امور را در جریان اسناد سامان دهد، زمان پردازش اسناد را کاهش دهد و کنترل بر اجرای اسناد را بهبود بخشد. کارایی تصمیم گیری توسط مدیریت شرکت به دلیل جستجوی سریع اطلاعات لازم افزایش می یابد. در رقابت، یک جنبه مهم ایمنی اطلاعات است که EDMS BOSS-Referent به طور کامل ارائه می دهد. ایجاد یک فضای اطلاعاتی واحد، تعامل بین مقامات را بهبود می بخشد، فعالیت های ساختارهای دولتی را شفاف تر می کند.