ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی

راه حلی برای بهبود کیفیت تعامل درون شرکت. این سیستم راه حل هایی را برای سازماندهی جریان اسناد ارائه می دهد و در عین حال اجرای فرآیندهای تجاری منحصر به فرد شما را ممکن می سازد. شامل فرآیندهای استاندارد گردش کار است و به ایجاد جریان اسناد و فعالیت های عملیاتی شرکت کمک می کند.

جایگزین های ELMA ECM

نمای کلی سیستم ELMA ECM

ELMA- یک سیستم مدیریت شرکت که به شما امکان می دهد تعامل موثری بین کارکنان شرکت ایجاد کنید و فعالیت های آنها را به منظور بهبود کیفیت کل شرکت کنترل کنید.

خط تولید.

ELMA شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی برای مدیریت شرکت است که می توانند به عنوان برنامه های کاربردی جداگانه یا با هم در یک فضای اطلاعاتی واحد خریداری و اجرا شوند:

• ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی.فرآیندهای معمولی کار اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی را خودکار می کند. استفاده از مکانیزم WorkFlow به شما این امکان را می دهد که به سرعت سیستم را مطابق با نیازهای شرکت شخصی سازی کنید.
• ELMA: مدیریت فرآیند کسب و کار.این برنامه مفهوم BPM (Business) را پیاده سازی می کند مدیریت فرآیند) که به شما امکان می دهد سیستم های اطلاعاتی تطبیقی ​​انعطاف پذیر بسازید. راه حل هایی که می توانند به سرعت همراه با تغییر در فرآیندهای تجاری شرکت تغییر کنند. برای مدل سازی فرآیندهای تجاری، برنامه از استاندارد بین المللی BPMN استفاده می کند.
• ELMA: مدیریت متریک.اپلیکیشن به شما اجازه می دهد تا اصول را در شرکت پیاده سازی کنید مدیریت هدفو پاداش مبتنی بر عملکرد. پیاده سازی در یک "شکل آسان" امکان تشکیل مجموعه ای از شاخص های عملکرد هدف (KPIs، KPIs) و ایجاد کنترل عملیاتی بر دستیابی به مقادیر برنامه ریزی شده شاخص ها را در چارچوب اهداف و استراتژی توسعه شرکت ایجاد می کند. (اجرای مکانیسم BSC یا کارت امتیازی متوازن)
• ELMA: CRM.برنامه ELMA: CRM هیچ هزینه ای ندارد و در هنگام خرید هر برنامه ELMA در بسته اصلی گنجانده می شود. ELMA: CRM یک CRM عملیاتی است که کارکردهای اصلی آن مدیریت فرآیند فروش (از جمله مکانیسم قیف فروش) و حفظ تاریخچه روابط با طرف مقابل شما (پایگاه داده طرفین، مخاطبین، مشتریان بالقوه، معاملات و غیره) است.
• ELMA: مدیریت پروژه.به شما امکان می دهد مدیریت فعالیت های پروژه را به راحتی در شرکت ایجاد کنید. همراه با مدیریت وظایف استاندارد، برنامه زمان بندی پروژه (نمودار گانت) و سازماندهی یک فضای اطلاعاتی واحد برای پروژه، ELMA: مدیریت پروژه به شما امکان می دهد فرآیندهای تجاری استاندارد را در پروژه ها مدیریت کنید و بودجه پروژه را مدیریت کنید.
• ELMA: پورتال داخلیهمه برنامه ها بر اساس یک چیز هستند - ELMA: پورتال داخلی. این برنامه به طور جداگانه فروخته نمی شود - آن را با هر برنامه ELMA گنجانده شده است.

ELMA: پورتال داخلی شامل:

• ساختار سازمانیشرکت
• مدیریت کارها
• تقویم
• ارتباط. فید پیام.
• پورتال داخلی اسناد وب
• ذخیره سازی وب برای فایل ها

بسته های ELMA.

• ELMAECM... یک ابزار عالی برای مدیریت عملیاتی یک شرکت. این شامل برنامه های ELMA: مدیریت فرآیندهای تجاری، ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی است و بر اساس پورتال داخلی ELMA است.
• ELMABPMسوئیت... این سیستم به شما این امکان را می دهد که مدیریت فرآیندهای شرکت را بر اساس معیارها و شاخص ها، فرآیندهای در حال اجرا سازماندهی کنید و معیارهای فرآیندها، استراتژی شرکت و انگیزه کارکنان را به هم مرتبط کنید. این بسته شامل ELMA: Performance Management، ELMA: Business Process Management و بر اساس پورتال داخلی ELMA است.

معماری سیستم ELMA

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ELMA از مجموعه ای از برنامه ها تشکیل شده است:

1. سرور ELMA
2. طراح ELMA
3. نماینده ELMA

سرور ELMAشامل مجموعه ای از اجزای مرتبط:

• پایگاه داده
• برنامه وب
• سرور پیکربندی
• سرور اطلاع رسانی

سرور ELMAعنصر اصلی سیستم است. برای شروع کار با سرور، باید آن را ثبت کنید.

طراح ELMAبرنامه ای است که بر روی رایانه کاربر نصب می شود و یک رابط مناسب برای مدل سازی فرآیندها و ایجاد تنظیمات ارائه می دهد.

برای کار با طراح، باید ثبت شود.

نماینده ELMAاپلیکیشنی است که بر روی کامپیوتر کاربر نصب می شود و به صورت لحظه ای اعلان هایی را که سرور برای کاربر تولید می کند نمایش می دهد.

نمایندگی ELMA برای شروع نیازی به ثبت نام ندارد و می توان آن را بر روی هر تعداد رایانه در یک سازمان نصب کرد.

سیستم ELMA معماری SOA را پیاده سازی کرده و رابط های لازم برای گسترش سیستم را فراهم می کند. ELMA به شما اجازه می دهد:

• هر فرآیند تجاری که از یک برنامه خارجی در سیستم بارگذاری شده است را راه اندازی کنید
• فراخوانی توابع یک برنامه خارجی تماس های همزمان و ناهمزمان پشتیبانی می شوند.

پیاده سازی سیستم ELMA

متخصصان شرکت Elevise با استفاده از محصول نرم افزار ELMA روش منحصر به فردی را برای اجرای رویکرد فرآیند در شرکت ایجاد کرده اند. ELMA محصولی پیشرفته و قدرتمند است که برای شرکت‌هایی طراحی شده است که می‌خواهند رویکردی فرآیندی برای مدیریت اتخاذ کنند، فرآیندهای تجاری تطبیقی ​​دارند که می‌توانند برای برآورده کردن شرایط تجاری متغیر، الزامات نظارتی و فشارهای رقابتی تنظیم و بهینه‌سازی شوند.

برای اینکه سیستم بتواند از تمام مزایای فرآیندهای شما به طور کامل استفاده کند، شرکت مجموعه ای اولیه از اطلاعات را انجام می دهد، فعالیت های جاری شرکت را بررسی می کند، نیازها را شناسایی می کند و همراه با مدیریت شرکت، تعیین می کند. محدوده وظایفی که باید حل شود در نتیجه لیستی از وظایفی که باید در حین اجرای سیستم حل شوند تشکیل می شود.

علاوه بر این، مطالعه ای در مورد ساختار سازمانی شرکت وجود دارد و توصیه هایی برای بهبود آن ارائه شده است. بهبود ساختار سازمانی یک شرکت مهمترین بخش توسعه سازمانی آن است. در این مرحله یک فعلیت وجود دارد میز پرسنلو رساندن آن به شکل واقعی.

مرحله بعدی در مرحله مقدماتی پیاده سازی سیستم، تجزیه و تحلیل فعالیت های جاری شرکت است. هدف از این تحلیل برجسته کردن تعداد معینی از فرآیندهای تجاری با هدف اتوماسیون بیشتر آنهاست. در نتیجه، شبکه ای از فرآیندها شکل می گیرد که وضعیت فعلی امور در شرکت را منعکس می کند. علاوه بر این، مسئولیت کارکنان در قبال میزان کاری که انجام می دهند به وضوح تعریف شده است. این امر نظم و انضباط عملکردی و مدیریت پذیری کارکنان را به طور چشمگیری افزایش می دهد. مدیر وضعیت واقعی امور را در شرکت می بیند.

پس از شکل گیری مدل های اولیه، نتایج به دست آمده و چشم انداز مدیریت با رهبران و تصمیم گیرندگان کلیدی مقایسه می شود. در این مرحله می توان هم مدل کسب و کار شرکت و هم رویه انجام برخی عملیات در شرکت را مطابق با اهداف و مقاصد مدیران تنظیم کرد. به عنوان یک قاعده، این در قالب جلسات گسترده انجام می شود، جایی که هر مجری مسئول پیشنهادات خود را برای بهبود فعالیت های شرکت ارائه می دهد. و این در نهایت رمز موفقیت کل سازمان است.

تکنسین ها به نوبه خود برای استقرار راه حل در سایت مشتری آماده می شوند. این مرحله شامل نصب بر روی سرور و بررسی عملکرد سیستم در ایستگاه های کاری کاربر است. در جریان این کار آخرین نکات و کاستی ها در عملکرد سیستم برطرف می شود. در عین حال، کارکنان مشتری برای تعامل با برنامه، و دریافت آموزش می بینند دانش عمومیدر زمینه فرآیندهای کسب و کار

بهره وری اقتصادی.

کارکنان شرکت به وظایف خود با مسئولیت بیشتری برخورد می کنندزیرا: فرآیندها تنظیم شده است و کارمند به وضوح می داند که موظف به انجام چه کاری است. علاوه بر این، سیستم کنترل موثری بر اجرای وظایف توسط مدیریت فراهم می کند.

کارایی کارکنان را افزایش می دهدهنگام حل وظایف "معمولی" به دلیل تنظیم واضح فرآیندها در شرکت و افزایش نظم و انضباط.

باعث صرفه جویی در وقت کارکنان می شودبرای پیدا کردن حق سندچون همه مدارک مورد نیازدر دسترس "در 2 کلیک".

کارکنان به سرعت اطلاعات لازم را دریافت می کنندو ممکن است مستقل تصمیم بگیرندبه لطف دسترسی سریع به اسناد و درک روشنی از حوزه مسئولیت آنها در هر فرآیند تجاری.

درصد از دست دادن اطلاعات هنگام انتقال وظایف از یک کارمند به کارمند دیگر کاهش می یابد.

حجم گردش کار کاغذ کاهش می یابد.

سرعت کلی فرآیند افزایش می یابد.

ایجاد و نگهداری را ساده می کند سیستم های مدیریت کیفیتبه دلیل توانایی دریافت مقررات فرآیند به روز و توانایی بهبود مداوم فرآیندهای تجاری.

آموزش و سازگاری کارکنان جدید تسهیل می شود.

مزایای سیستم

یک مرورگر وب برای کار با سیستم کافی است. با تشکر از این، شما می توانید با سیستم از هر نقطه از جهان بدون نصب نرم افزار اضافی کار کنید.

برای توصیف فرآیندهای تجاری، از زبان مدرن BPMN استفاده می شود - امروزه بهترین و پیشرفته ترین استاندارد جهانی برای توصیف فرآیندهای تجاری است.

توانایی ایجاد مقررات برای فرآیندهای تجاری، که پیش نیاز صدور گواهینامه بر اساس استاندارد کیفیت GOST-R ISO 9001: 2001 است. در عین حال، تکرار کارها منتفی است و شرکت همیشه مقرراتی برای فرآیندهای کاری واقعی دارد.

عدم پرداخت "پنهان" برای مجوزهای نرم افزار. شما نیازی به خرید پایگاه داده یا سایر اجزای گران قیمت ندارید.

قیمت محصول 2-3 برابر کمتر از قیمت سیستم های مشابه است

اسکرین شات ها

طراح ELMA

با اسناد کار کنید

رابط سیستم ELMA

قیمت

هزینه یک مجوز 3000.00 روبل است.

بررسی ها و اخبار در مورد ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 پورتال داخلی و طراح فرآیند را بهبود بخشیده است

بیرون آمد یک نسخه جدیدسیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار و کارایی - ELMA 3.11. توسعه دهندگان تغییراتی را در بخش قابل توجهی از عملکرد اصلی ابزار IT ایجاد کرده اند و همچنین راه حل های زیادی را برای تسریع و تثبیت سیستم پیاده سازی کرده اند. پورتال داخلی اکنون از مناطق زمانی و همچنین تنظیمات اضافی برای تقویم های تولید پشتیبانی می کند. عملیات هنگام کار با پیام ها و فرآیندهای گردش کار به صورت کیفی به روز شده است - امکان ویرایش آنلاین انواع پیام و نسخه های فرآیند در ELMA Designer پیاده سازی شده است. برنامه های افزودنی سفارشی - اسکریپت ها در پالت بلوک های اکشن Designer - نسخه شده اند. ابزار جستجوی افزونه ها در برنامه بهبود یافته است. همچنین طراحی فرم و برنامه های تخصصی سیستم بهبود یافته است: ELMA Projects + و ELMA CRM +.

2017. سیستم ELMA در فهرست محصولات نوآورانه توصیه شده در فدراسیون روسیه گنجانده شده است

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ELMA در فهرست محصولات، فناوری‌ها و خدمات نوآورانه‌ای است که برای استفاده در کشور تولید و توصیه می‌شود. فدراسیون روسیه... اطلاعات مربوط به تصمیمات موجود در ثبت نام هنگام خرید تحت 94-FZ و 223-FZ استفاده می شود. کلیه محصولات، فناوری ها و خدمات متقاضی درج در ثبت نام توسط اعضای شورای کارشناسی مورد مطالعه قرار می گیرد. منحصر به فرد بودن راه حل ها تجزیه و تحلیل می شود، ویژگی های عملکردی, مزایای رقابتیو منافع اقتصادی بالقوه برای مصرف کنندگان.

2017. ELMA نسخه رایگان سیستم BPM خود را منتشر کرده است

ELMA یک نسخه کاملا کاربردی رایگان - ELMA Community Edition منتشر کرده است. این سیستم هیچ محدودیتی در زمان استفاده و تعداد مجوزهای کاربر ندارد. این یک سیستم BPM تمام عیار است که می تواند در کار یک شرکت پیاده سازی شود و از تمام عملکردها به صورت رایگان و بدون محدودیت استفاده کند: برای مدل سازی فرآیندهای تجاری، خودکارسازی اجرای آنها، کنترل کار بر روی فرآیندها و بهبود فرآیندها بر اساس داده های نظارتی. این سیستم شامل یک ماژول ECM برای مدیریت اسناد الکترونیکی، یک ماژول CRM برای مدیریت فرآیند فروش، فرآیندهای تجاری آماده، بسته‌های فرآیند و سایر راه‌حل‌های فروشگاه ELMA است که می‌تواند به سرعت در سیستم نصب شده و با ویژگی‌های کسب‌وکار شما سازگار شود. امکان ادغام انعطاف پذیر راه حل در زیرساخت فناوری اطلاعات شرکت و گسترش عملکرد وجود دارد. کاربران نسخه رایگان ELMA Community Edition از پشتیبانی فنی توسعه دهنده برخوردار نیستند، اما آنها تمام منابع لازم برای پیاده سازی سیستم را به تنهایی در اختیار دارند.

نسخه جدیدی از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار و عملکرد ELMA 3.10 منتشر شد. به روز رسانی های اولویت دار در نسخه جدید عبارتند از: امکان استفاده از PostgreSQL DBMS، افزایش عملکرد و تحمل خطای راه حل، عملکرد مفید جدید برنامه های ELMA و همچنین تسهیل نگهداری سیستم BPM در شرکت های مشتری. علاوه بر این، بررسی خودکار برای موارد تکراری و واردات نرخ ارز به ELMA CRM + وجود داشت. هنگام کار در CRM، گاهی اوقات کارمندان مختلف به طور تصادفی اطلاعات مربوط به همان مشتری شرکت را وارد می کنند که بیشتر در کار اختلال ایجاد می کند و باعث سردرگمی کاربران می شود. در نسخه 3.10، هنگام ایجاد یک ویژگی جدید (افزودن مشتری بالقوهدر سیستم)، عملکرد بررسی داده ها برای وجود همه موارد مشابه فعال می شود. همچنین، عملکرد گسترش یافته است برنامه ریزیدر ELMA Projects +، هماهنگی مرحله در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی ELMA ECM + اضافه شد.

2015. کار با نسخه جدید ELMA 3.8 آسان تر و راحت تر شده است

در ELMA 3.8، اولویت اصلی برای توسعه دهندگان مفهوم " راه حل های آماده+ پیاده سازی های مستقل ". همزمان با انتشار ELMA 3.8، یازده راه حل آماده جدید توسط ELMA و چندین راه حل توسط شرکا توسعه یافت. در نسخه جدید، روند بهبود سیستم آسان تر شده است. راه حل های آماده ای که می توان بدون ترک ELMA Designer ایجاد کرد. Q تغییرات زیادی در برنامه ELMA ECM + اعمال شده است. این تغییرات هدف گسترش عملکرد را دنبال نمی کرد - تاکید بر قابلیت استفاده از دفتر بود. رابط های ثبت اسناد و تنظیم پارامترهای ثبت به طور قابل توجهی بهبود یافته است. ما همچنین یک افزونه جدید برای سرویس گیرنده ایمیل Microsoft Outlook به شما ارائه می دهیم. با کمک آن، می توانید به صورت دستی یا خودکار مکاتبات خود را مستقیماً از Outlook در ELMA ضبط کنید.

2015. ABI PRODUCT پیاده سازی سامانه مذاکره الکترونیکی قرارداد ELMA را به پایان رساند

ABI PRODUCT یکی از بزرگترین شرکت های فرآوری گوشت در روسیه پروژه معرفی سیستم مذاکره الکترونیکی قرارداد بر اساس سیستم ELMA ECM + را اجرا کرده است. هدف اصلی این پروژه ایجاد شرایطی برای تسریع در گذر از فرآیندهای اصلی قراردادی و همچنین کاهش ریسک های حمایت از آنها بود. به لطف معرفی ECM، صرفه جویی در هزینه های مدیریت حاصل شد (این سیستم کارکنان شرکت را از کار معمول انتقال یک قرارداد کاغذی از بخش به بخش در حالت دستی آزاد کرد). پیاده سازی سیستم الکترونیکی برای توافقات مذاکره، روند مذاکرات توافقنامه ها را شفاف و قابل مدیریت عملیاتی کرد، از دست دادن یا تغییرات غیرمجاز در متن توافق حذف کرد. این سیستم به دلیل بهینه سازی یا حذف برخی از مراحل فرآیند، زمان انتقال قرارداد را به میزان قابل توجهی کاهش داد. معرفی این سیستم همچنین ناقص بودن فرآیند برخی از انواع قراردادها را نشان داد که به تغییر در فرآیندهای مرتبط کمک کرد.

2013. ELMA 3.2 دارای ویژگی های جدیدی برای سازمان های مهندسی است

نسخه جدیدی از ELMA 3.2 منتشر شده است که بیشتر بر روی راحتی و سهولت استفاده توسط مشتریان ما تمرکز دارد. پورتال داخلی دریافت کرد اقدامات اضافیامنیت دسترسی (مجوز توسط رمز، دستگاه‌های قابل اعتماد و گواهی، فناوری Single Sign On). طراحی به روز، شکل گیری مقررات فرآیند، تشدید فرآیند کسب و کار، ادغام با Business Studio. مدیریت شاخص عملکرد (KPI) - تغییرات بسیاری را در جهت سادگی و قابلیت استفاده ( توضیحات کاملدر اخبار بعدی خواهد آمد). راهکاری برای سازمان های طراحی (مدیریت پروژه) با معرفی هزینه های نیروی کار پیاده سازی شده است.

2009. نسخه رایگان سیستم ELMA منتشر شد

EleWise از انتشار ELMA: نسخه رایگان خبر داد. این نسخه در ویرایش "وظایف + اسناد" صادر شده و برای کار 5 کاربر در سیستم طراحی شده است. ELMA: نسخه رایگان شامل ماژول مدیریت فرآیند کسب و کار نیست. اگر مایلید با عملکرد این ماژول آشنا شوید، لطفا نسخه دمو ELMA را دانلود کنید. نسخه رایگان یک نسخه کاملا کاربردی از ELMA (نسخه "وظایف + اسناد") بدون تاریخ انقضا است. برای شروع استفاده از ELMA: نسخه رایگان باید سیستم را دانلود کنید، سیستم را در وب سایت ثبت کنید، لیستی از کاربرانی که با سیستم کار خواهند کرد را وارد کنید.

در انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی شرکت های مدرنتوسط یک استراتژی توسعه کلی، اهداف، وجود یک محیط رقابتی، ساختار مطلوب و اثر اقتصادی مورد انتظار از اجرای چنین راه حلی هدایت می شوند. اهداف معرفی EDMS شامل بهبود کنترل بر نظم عملکرد، کاهش تعداد اسناد از دست رفته است. کاهش زمان تایید؛ کاهش تعداد خطاها در کار با اسناد استاندارد.

تعدادی الزامات کلیدی برای عملکردهای ECM وجود دارد. موفقیت بیشتر در بهینه سازی گردش کار شرکت به انطباق سیستم با این الزامات بستگی دارد. فرآیندهای تأیید سند و تعیین تکلیف زمانی که از کاغذ به کاغذ منتقل می‌شوند سریع‌تر هستند نمای الکترونیکی، زمان پردازش اسناد و سفارشات نیز کاهش می یابد و امکان پیگیری پیشرفت کار با سند فراهم می شود. هنگام کار با سیستم، مجریان به طور خودکار از اسناد جدید مطلع می شوند و زمان پردازش آنها تحت کنترل است. برای دسترسی سریع به اسناد، جستجوی آسان و ایمنی اسناد، یک ذخیره سازی الکترونیکی سازماندهی شده است.

مهم است که حقوق دسترسی به داده های محافظت شده محدود شود. به طور قابل توجهی زمان کار و پر کردن خودکار بخش های اسناد استاندارد را با توجه به داده های مرجع موجود کاهش می دهد. برای یک مدیر مهم است که ابزار مناسبی برای نظارت بر مهلت های تکمیل وظایف و گزارش تلفیقی داشته باشد. برای حفظ محتوای اطلاعاتی در کار شرکت، EDMS باید به راحتی با سیستم پستی موجود و با سیستم های حسابداری موجود در شرکت (سیستم های پرسنلی، مالی، حسابداری و مدیریت تولید) یکپارچه شود.

همچنین سازمان های بیشتری به امکان کار از راه دور در سیستم توجه دارند. به معیارهای مهمارزیابی سیستم شامل توانایی تولید گزارش در مورد اسناد، مجریان، وضعیت اسناد و غیره است. اجرای سریع سیستم؛ هزینه نصب و نگهداری سیستم؛ سهولت توسعه سیستم؛ توانایی استفاده از نرم افزار سیستم برای حل وظایف اضافی.

و الزامات اضافی:

• وجود جریان ورودی اسناد به سیستم، امکان کار با اسکنر.
• ماژول مدیریت قرارداد از پیش پیکربندی شده؛
• نسخه تبلت؛
• مشتریان تلفن همراه

مقایسه

بیایید در نظر بگیریم که چگونه این توابع در Docsvision، Directum، ELMA ECM +، Optima WorkFlow و 1C پیاده‌سازی می‌شوند: سیستم‌های مدیریت اسناد 8. همه این سیستم‌ها با یک مفهوم مشترک بر اساس ترکیبی از EDMS کلاسیک و ابزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار متحد شده‌اند. با ترکیب مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم های BPM، شرکت ها در حال توسعه فرآیندها و افزایش کارایی فعالیت های عملیاتی هستند.

قابلیت های عملکردی و یکپارچه سازی

مستقیم

مزایای عملکردی سیستم Directum بیش از یک کاتالوگ گسترده از راه حل های تجاری است. از توابعی که هر روز در کار استفاده می شود، می توان یادآوری های راحت، توانایی سفارشی کردن شمارنده ها و کار با علائم بارکد را مشخص کرد. وجود پیش‌نمایش فایل‌های پیوست، ذخیره‌سازی فایل‌ها، مجموعه بزرگی از کتاب‌های مرجع تکمیل‌شده در پیکربندی اولیه، جادوگران تعاملی برای ایجاد اسناد.

جنبه های منفی این EDMS: عدم خروجی صفحه به صفحه اشیاء در لیست اسناد و نتایج جستجو، عدم امکان استفاده از سبک های اضافی در لیست سند.

این توابع در Docsvision پیاده سازی می شوند. هر صفحه وب و گزارش های سفارشی شده در داخل پنجره اصلی برنامه نمایش داده می شود. اسناد آرشیو شده به جداول جداگانه در پایگاه داده منتقل می شوند. کاربران سیستم می توانند یک گزینه احراز هویت را انتخاب کنند. تبدیل XSLT به شرح XML کارت ثبت نام اعمال می شود.

ELMA

سیستم ELMA با خط گسترده ای از راه حل های تجاری متمایز می شود. از جمله آنها می توان به ماژول ECM + (ترکیبی از عملکردهای سیستم BPM و EDMS کلاسیک)، Projects + - توابع استاندارد برای مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند اشاره کرد. ELMA CRM + - یک رویکرد مشتری مدار را از طریق اجرای فرآیندهای end-to-end پیاده سازی می کند. و یک راه حل KPI که سیستم Directum ندارد.

در مورد احتمالات یکپارچه سازی - ELMA ECM + و دو راه حل دیگر دارای یک پلاگین برای کار با MS Outlook هستند. علاوه بر این، ELMA را می توان به راحتی با 1C: Enterprise (با تمام نسخه های فعلی) ادغام کرد.

برای اینکه گیج نشویم تعداد زیادیفایل‌های با اصلاحات و تغییرات، اسناد موجود در برنامه می‌توانند تعداد نامحدودی نسخه داشته باشند، اما فقط می‌توان به یک نسخه فعلی اختصاص داد. کل تاریخچه تغییرات سند در کارت سند جمع آوری می شود.

همه چيز ابزار لازمکار بر روی سند و کنترل نظم و انضباط عملکرد برای کار با این اسناد در دست کاربر است.

اگر سند به صورت کاغذی توسط شرکت دریافت شده باشد، پس از اسکن به صورت خودکار ذخیره می شود.

مدیر می تواند گزارشی از وضعیت عملکرد فعلی را مشاهده کند و به کاربران تعدادی فیلتر ارائه می شود تا نتایج را به دلخواه خود شکل دهند.

برنامه ECM + را می توان با توجه به نیازهای شرکت فردی و ساختار سازمانی آن سفارشی کرد.

برای سرعت بخشیدن به ایجاد اسناد، می توانید الگوهایی ایجاد کنید. برای هر کاربری حتی بدون مهارت برنامه نویسی در دسترس است.

شما می توانید درج خودکار بارکد را در قالب برای شناسایی فوری در سیستم پیکربندی کنید.

همه سیستم های در نظر گرفته شده در بررسی دارای برنامه تلفن همراه خود برای کار با عملکردهای سیستم از طریق رایانه لوحی یا دستگاه تلفن همراه هستند. این به مدیران ارشد اجازه می دهد تا در فعالیت های عملیاتی شرکت از هر نقطه با اتصال به اینترنت شرکت کنند. کلاینت های موبایل با تمام سیستم عامل های موبایل سازگار هستند.

Optima WorkFlow

از مزایای سیستم می توان به امکان استفاده از سبک های اضافی در لیست اسناد، نمایش تصاویر در لیست اسناد و منطقه مشاهده اشاره کرد. فیلتر کردن لیست بارگذاری شده اسناد امکان پذیر است. Optima WorkFlow از تنظیم روبریک ها در مجلات اسناد، تنظیم منطقه مشاهده رکورد انتخاب شده در لیست اسناد پشتیبانی می کند. سفارشی سازی کارت ثبت سفارش کار می کند. برنامه های وب شخص ثالث را می توان در پنجره اصلی جاسازی کرد. ادغام با IBM WebSphere MQ وجود دارد. برای خودکارسازی فعالیت‌های بخش‌های بایگانی، یک ماژول ویژه بایگانی توسعه داده شده است.

1C: جریان سند 8

جهت های اصلی کار این تصمیم- کار اداری، جریان اسناد عمومی، مدیریت فعالیت های قراردادی، آرشیو الکترونیکی و کار با درخواست. عملکرد را می توان با استفاده از افزونه ها افزایش داد. هنگام پردازش مسیرهای سند، می توانید فایل ها را پیوست کرده و متعاقباً آنها را تغییر دهید. یک ثبت نام Windows Explorer وجود دارد.

شما می توانید ایجاد، ثبت و ارسال خودکار در طول مسیر اسناد را از منابع مختلف (پوشه، الکترونیکی) پیکربندی کنید. صندوق پستی، وب).

معایب:هیچ نامه داخلی وجود ندارد شما نمی توانید وظایفی را برای گروه و پوشه ها با سفارش ایجاد کنید. علاوه بر این، این راه حل دارای ماژول مدیریت پروژه نیست. ثبت نام از MS Office، Open Office امکان پذیر نیست. کار با اسناد QMS پشتیبانی نمی شود. همچنین هیچ راهی برای نگهداری پوشه های شخصی کاربر وجود ندارد.

رابط ها

مستقیم

رابط های تمام حالت های عملکرد در سیستم Directum یکپارچه هستند؛ می توانید قوانین پردازش اسناد و وظایف را پیکربندی کنید. در حالت جایگزینی، سیستم محتوای اطلاعاتی خود را حفظ می کند. کار با فایل ها به صورت آنلاین امکان پذیر است. حقوق دسترسی به یک فایل جداگانه توزیع شده است، هر یک از آنها به طور اختصاصی توضیح داده شده است. همچنین می توانید به شفافیت فرآیندهای گردش کار توجه کنید. وظایف به تقویم MS Outlook اضافه می شود. مزیت این سیستم قالب‌های جستجوی قابل تنظیم و مکانیسم‌های فیلتر کردن راحت توسط ستون‌های فهرست است.

اما تعدادی از معایب وجود دارد: امکان صفحه بندی عناصر (در Win32) وجود ندارد. تنظیمات حداقل جلوه های بصری بومی سازی نام ملزومات به زبان های مختلف غیرممکن است. اندازه کارت قابل تغییر نیست. هنگام ایجاد پیوند بین اسناد الکترونیکی، نمی توانید نظراتی را برای توصیف رابطه اضافه کنید. اینترفیس بیش از حد بارگذاری شده است.

برنج. 1.رابط سیستم Directum

Docsvision

Docsvision از تم های از پیش پیکربندی شده استفاده می کند و نوار فرمان قابل تنظیم است. پیوندهای بین اسناد در نمای درختی نمایش داده می شوند. پیوندها را می توان حاشیه نویسی کرد. امکان طراحی کارت وظیفه وجود دارد. نوار ابزار قابل تنظیم است. جستجوی متن کامل از یک خط کار می کند، قالب های جستجوی قابل تنظیم وجود دارد، طراحی فرم های جستجو نیز قابل تنظیم است.

در عین حال، معایب سیستم این است که امکان پیوست کردن خودکار یک سند به یک کار وجود ندارد. فرآیندها شفاف نیستند، یادآوری ها فقط زمانی کار می کنند که MS Outlook روشن است.

برنج. 2.رابط سیستم Docsvision

ELMA

از نظر خارجی، رابط ELMA ECM + یک ذخیره سازی استاندارد فایل است، کاربر بدون تجربه با چنین سیستم هایی می تواند به راحتی به طور مستقل پیمایش کند.

ثبت اسناد در یک جادوگر ویژه در چندین مرحله متوالی انجام می شود. هنگام ورود به سیستم، فقط باید مشخصات لازم سند را مشخص کنید و نسخه الکترونیکی آن را پیوست کنید، سیستم به طور خودکار یک کارت سند با تمام داده های روی آن تولید می کند.

تمام اطلاعات مربوط به سازمان در پورتال داخلی موجود است. همه ابزارهایی که برای کار نیاز دارید در یک مکان هستند: آرشیو اسناد، وظایف، تقویم، خوراک پیام، گزارش‌ها، اسناد وب.

عملیات را می توان در طول سفارشی سازی ساده یا گسترش داد.

برنج. 3.رابط ELMA

Optima WorkFlow

این سیستم دارای یک رابط بصری است. سیستم سبک های طراحی برنامه را پیکربندی می کند، خروجی را به لیست اسناد می دهد و منطقه مشاهده ویژگی ها و تصاویر در دسترس است، سبک های ترسیم لیست اسناد (فونت، پر کردن، نماد) اعمال می شود.

شایان ذکر است جستجوهای راحت در زمینه ها - لیست کارت های ثبت نام ، وجود کنترل بصری پر کردن اجباری فیلدها ، امکان کار با فایل ها ، پیوندها و جابجایی اسناد در یک پنجره واحد.

کار با فایل های پیوست راحت است - کار به صورت آنلاین در یک پنجره واحد، در حالت ورود و خروج انجام می شود. پیوندهای سرتاسر بین اسناد به صورت درختی ارائه می شوند.

هنگام ایجاد یک تکلیف می توانید یک کارت تکلیف طراحی کنید.

معایب:کاربران نمی توانند مجلات جدید ایجاد کنند، مجموعه اسناد، تنظیمات در پایگاه داده ذخیره نمی شوند. سفارشی کردن نوار ابزار در کارت ثبت نام، برای بومی سازی نام ملزومات غیرممکن است. اندازه کارت غیر قابل تغییر است. مکانیسم‌های کشیدن و رها کردن اجرا نمی‌شوند. هیچ عملکرد اساسی در انتخاب رابط کارت برای ارتباط وجود ندارد. اشکال دیگر عدم شفافیت فرآیند هنگام ایجاد یک تکلیف است؛ شما نمی توانید یادآوری را برای اجراکنندگان تنظیم کنید.

برنج. 4.رابط Optima WorkFlow

1C: جریان سند 8

رابط کاربری برای انواع کاربر قابل تنظیم است. می توانید لیستی از کاربرانی که در حال حاضر وارد سیستم شده اند را مشاهده کنید. ابزارهای طراحی برای RKK (طراح) وجود دارد، توانایی گسترش و سفارشی کردن RKK، در حالی که می توانید از عناصر پیچیده - جداول، ساختارها استفاده کنید.

معایب:بدون نمایشگر داخلی برای فایل‌های پیوست، بدون مشاهده وظایف گروهی، بدون انتساب یک مجری به عنوان رهبر از گروه.

برنج. 5.رابط 1C: مدیریت اسناد 8

توابع جستجو

مستقیم

از مزایای سیستم می توان به در دسترس بودن جستجوی متن کامل برای اسناد و مشخصات کارت های ثبت نام (RK) اشاره کرد. قالب های جستجو را می توان با توجه به جزئیات RK سفارشی کرد. فیلتر لیست اسناد بر اساس مقادیر ستون در حال اجرا است. توابع راحت برای سفارشی کردن قالب های جستجو. پوشه های جستجو را می توان ایجاد کرد.

ویژگی های منفی: توزیع حقوق دسترسی به جستجوهای پیکربندی شده غیرممکن است. هیچ جستجوی مشتری وب پیکربندی نشده است. هیچ راهی برای ایجاد پیچیده وجود ندارد پرس و جوهای جستجو، صفحه بندی اشیا در لیست اسناد و نتایج جستجو وجود ندارد، سبک های اضافی در لیست اسناد اعمال نمی شود.

Docsvision

Docsvision از ایجاد پرس و جوهای جستجوی پیچیده با استفاده از XML و توزیع حقوق دسترسی جستجو پشتیبانی می کند.

نقص- عملکرد آهسته پنل بیننده.

ELMA

ELMA ECM + اسناد را در یک آرشیو الکترونیکی جمع آوری می کند. جستجوی اسناد به سرعت و به راحتی انجام می شود، نه تنها با نام، بلکه با جزئیات کارت سند یا RK. نتایج جستجو تنها در صورتی نمایش داده می شوند که شما مجوز دسترسی به اسناد را داشته باشید. پارامترهای جستجو در قالب فیلتر ذخیره می شوند، در آینده می توانید به سرعت اسناد را با پارامترهای ذخیره شده جستجو کنید.

نقص:عدم جستجوی متن کامل در اسناد

Optima WorkFlow

یک پرس و جو پایگاه داده مستقیم برای تشکیل یک پرس و جو جستجوی پیچیده در مجلات اسناد اعمال می شود. جستجوی متن کامل بر روی محتوای سند انجام می شود و جستجو با استفاده از نمونه کارت ثبت نام انجام می شود (بدون نیاز به سفارشی سازی الگوهای جستجو). می توانید پرس و جوهای جستجو را با جزئیات کارت های ثبت نام وارد کنید. فیلترها برای همه مجلات اسناد موجود اعمال می شوند.

نقطه ضعف سیستم عدم امکان ذخیره قالب های جستجوی سفارشی است. جستجوی کامل متنی برای جزئیات کارت های ثبت اسناد وجود ندارد. کاربران نمی توانند پوشه های جستجو و جستجوهای پیچیده ایجاد کنند. جستجوی متن کامل برای جزئیات کارت ثبت نام وجود ندارد.

1C: جریان سند 8

جستجوی اسنادی با توجه به جزئیات سند انجام می شود. شما می توانید الگوهای جستجو ایجاد کنید، ذخیره آنها سلسله مراتبی و دسته بندی شده است. بر اساس نتایج جستجو، گزارش ها تولید می شود.

در یک درخواست انجام آن غیرممکن است انواع مختلفجستجو کردن. هیچ مجموعه ای از شرایط لازم برای جستجوی خودکار اسناد تکراری در هنگام ثبت نام وجود ندارد.

تنظیمات اداری

مستقیم

این سیستم به شما امکان می دهد ساختار سازمانی و کارکنان چندین شرکت را به طور همزمان حفظ کنید. اطلاعات دقیق در مورد بخش ها و کارکنان ارائه شده است، می توان آن را گسترش داد. در صورت نیاز به جایگزینی (کامل یا توسط دستیار)، پوشه های "in / out" به طور خودکار ایجاد می شوند. فیلتر زیر رشته و جستجوی خزیدن کار می کنند.

معایب:نمایش OShS بصری نیست، امکان مرتب سازی عناصر به ترتیب خاصی وجود ندارد، ایجاد و پر کردن دایرکتوری ها دشوار است، هیچ محلی سازی ورودی های دایرکتوری وجود ندارد. حداقل تنظیمات برای ظاهر و رفتار AC.

برنج. 6.حضور کارت های ثبت نام در سامانه دایرکتوم

Docsvision

Docsvision از نگهداری OShS چندین شرکت به طور همزمان پشتیبانی می کند. توابع جایگزینی وجود دارد (جایگزین دائمی یا موقت). فیلتر زیر رشته ای کار می کند. اشکالات تا حدی ویژگی های Directum را تکرار می کنند: نه نمایش بصری OSH، هیچ مرتب سازی عناصر در یک ترتیب معین وجود ندارد، شما نمی توانید تاریخچه فهرستی را نگه دارید، دایرکتوری های تایپ شده ایجاد کنید، دایرکتوری های سلسله مراتبی ایجاد کنید، نامگذاری داخلی وجود ندارد. دایرکتوری موارد". عملکرد پایین طراح

برنج. 7.فهرست کارمندان در سیستم Docsvision

ELMA

نظارت بر وضعیت در شعب شرکت های بزرگ راحت است. چندین سیستم در یک پنجره ترکیب می شوند و یک سیستم اطلاعاتی واحد از بخش ها و تبادل اطلاعات با کیفیت بالا را سازماندهی می کنند. کاربر تمام اطلاعات لازم در مورد سیستم خارجی را بدون خروج از صفحه خود دارد. جابجایی بین صفحات بخش های شرکت راحت است. علاوه بر این، اطلاعات مربوط به انجام فعالیت ها، اخبار روز، مشاهده اسناد، راه اندازی اجرای فرآیندهای تجاری در دسترس است.

برنج. هشتراه اندازی صفحات شعبه در ELMA

اطلاعات عمومی کلیه شعب و بخشها در اختیار رئیس می باشد. داده های مربوط به بخش ها و کارمندان را می توان گسترش داد.

تعویض کارمندان در بخش ویژه انجام می شود. تعویض ها به طور خودکار در پایان دوره لغو می شوند. هنگامی که یک فرآیند جایگزین نصب می شود، وظایف به فرآیند به طور خودکار به آن منتقل می شود. سیستم یک کار یک بار و یک غیبت را گزارش می دهد این کارمند، پیشنهاد انتخاب یک هنرمند متفاوت.

برنج. نه.پیکربندی بخش "Substitution" در ELMA

بخش ویژه "برنامه غیبت" لیستی از کارمندانی را نشان می دهد که برای مدت معینی از محل کار غایب هستند.

Optima WorkFlow

این سیستم از نگهداری OShS چندین شرکت پشتیبانی می کند، ساختار به وضوح نمایش داده می شود. توابع جایگزینی (جایگزین دائمی / موقت) اجرا می شوند، جستجوی در حال اجرا با حروف اول وجود دارد. موارد را می توان به ترتیب مشخص شده مرتب کرد. پر کردن بسیار ساده کتاب مرجع، ایجاد کتاب های مرجع سلسله مراتبی، تعیین تاریخ انقضای رکورد کتاب مرجع.

یک طراح قالب برای کارت های ثبت نام وجود دارد، اندازه های قابل تنظیم، پس زمینه، نشانک ها، فیلدها، فونت ها، اسکریپت ها برای رویدادهای کارت ثبت نام استفاده می شود.

معایب:هیچ امکانی برای حفظ تاریخچه فهرست وجود ندارد، هیچ اطلاعات آینه ای در مورد جایگزینی وجود ندارد. اطلاعات در مورد بخش ها و کارمندان حداقل است. شما نمی توانید کتاب های مرجع تایپ شده ایجاد کنید، تاریخچه کتاب های مرجع را نگه دارید، سوابق مرجع را بومی سازی کنید. هیچ عملکردی برای بررسی نحو کد اسکریپت وجود ندارد، هیچ فیلدی از نوع "دکمه رادیویی" وجود ندارد.

برنج. دهافزودن یک کارمند جدید به نمودار سازمانی در Optima WorkFlow

1C: جریان سند 8

دسکتاپ کاربر با توجه به نقش آنها سفارشی می شود. دسترسی سریع به داده‌های مربوط به کارمندان، فهرستی از شماره تلفن‌ها، توصیه‌هایی برای نوشتن مکاتبات و غیره را فراهم می‌کند. برای رئیس بخش، می‌توانید یک پانل برای جستجوی متن کامل برای اسناد با هر هدفی راه‌اندازی کنید، به مدیر ارائه می‌شود. پنلی برای دسترسی سریع به گزارش ها اطلاعات بر اساس حقوق دسترسی توزیع می شود. برای انتخاب مجریان فرآیندهای تجاری می توان از ساختار سازمانی سازمان و نقش مجریان استفاده کرد.

زیرسیستم "وظایف و فرآیندهای کارکنان" شامل ابزارهایی برای ایجاد و مدیریت فرآیندهای کسب و کار، و همچنین راه اندازی آدرس دهی مبتنی بر نقش وظایف، راه اندازی ماتریس برای جایگزینی / جایگزینی کارکنان است.

مدل سازی فرآیند کسب و کار

مستقیم

این سیستم توابع مدل سازی راحت را پیاده سازی می کند. اشکال زدایی نمودار مسیر گام به گام اجرا می شود. این پلتفرم دارای یک زبان برنامه نویسی سطح بالا IS-Builder است. این امکان وجود دارد که توابع و اسکریپت های خود را با استفاده از API خود ایجاد کنید. ویرایشگر گزارش به زبان IS-Builder پیاده سازی شده است. منهای: تعداد بلوک های اصلی کافی نیست.

برنج. یازدهمدل سازی فرآیندهای کسب و کار در سیستم Directum

Docsvision

این سیستم دارای عملکردهای مناسبی برای مدل سازی و طراحی یک طرح مسیر بدون استفاده از ابزارهای نرم افزاری است. شما می توانید توابع خود را توسعه دهید. ایجاد اسکریپت ها با استفاده از API خود، فراخوانی خدمات وب امکان پذیر است. ابزار - گزارش MS.

نقص:برای بهینه سازی، لازم است گروهی از بلوک های ساده را با یک بلوک اسکریپت جایگزین کنید.

برنج. 12.مدل سازی فرآیندهای کسب و کار در سیستم Docsvision

ELMA

مدل سازی فرآیندهای تجاری در ویرایشگر گرافیکی ویژه "ELMA Designer" با رابط گرافیکی ساده و شهودی انجام می شود. نماد برای توصیف فرآیندهای کسب و کار BPMN 2.0 است که برای توصیف گردش کار راحت است و تقریباً تمام موارد اولیه ضروری را در بر می گیرد. یک تحلیلگر تجاری می تواند فرآیندهای تجاری را بدون کمک برنامه نویس طراحی کند. شما می توانید یک مدل مدیریت در یک شرکت ایجاد کنید و تغییراتی را در فرآیندها در حال حرکت، بدون توقف سیستم ایجاد کنید.

جابجایی اسناد در شرکت می تواند در مسیرهای با هر پیچیدگی سازماندهی شود. مسیر سند نشان می دهد که این سند از کدام کارمندان عبور می کند و همچنین ترتیب و ماهیت کار برنامه ریزی شده روی آن. یک مدل گرافیکی از فرآیند با کشیدن بلوک های لازم از عملیات از پالت با ماوس ایجاد می شود، پس از آن عملیات ها با انتقال به هم متصل می شوند. شما می توانید نظرات را به انتقال اضافه کنید.

برنج. 13.مسیر سند به عنوان یک فرآیند تجاری در ELMA EDMS توصیف شده است

Optima WorkFlow

این سیستم دارای طراح مدل های فرآیندهای تجاری است که از اسکریپت ها استفاده می شود.

برنج. چهارده.مدل سازی فرآیندهای کسب و کار در Optima WorkFlow

تنظیم ویژگی های بلوک ساده است. ایجاد اسکریپت ها با استفاده از API خود، ایجاد توابع و بلوک های خود، تخلیه اشیاء در قالب تبادل انجام می شود. ابزار - Crystal Reports 11.0.

امکان شخصی سازی ظاهر برنامه، سفارشی کردن لیست اسناد (مشاهده و ترتیب ستون ها، مرتب سازی)، سفارشی کردن اعلان ها وجود دارد.

مکانیسم‌های مدل‌سازی ناخوشایند هستند، عملکردهای تنظیم منطق تجاری حداقل هستند، نوشتن اسکریپت‌هایی برای پردازش اسناد ضروری است، هیچ طراح چرخه عمر سند وجود ندارد.

1C: جریان سند 8

این سیستم مسیرهای استانداردی را برای حرکت اسناد ایجاد می کند، پشتیبانی از شاخه های مسیر و انتقال مشروط وجود دارد. طراح فرم های گزارش گیری نیز وجود دارد.

برنج. 15.بلوک دیاگرام یک فرآیند تجاری در 1C: جریان سند 8

امنیت داده و اقدام

مستقیم

حفاظت از داده ها در سیستم با استفاده از یک رمز ورود به سیستم و حساب های ویندوز انجام می شود. می توانید گروه ها و نقش های کاربری ایجاد کنید. یک مدل کنترل دسترسی گسسته و مبتنی بر نقش و همچنین امکان صدور مجوزها و امتیازات وجود دارد. تمایز حقوق دسترسی در سطح پوشه، RK، فایل و کتاب مرجع انجام می شود. شما می توانید انتقال حقوق را پیکربندی کنید. از رمزگذاری و EDS استفاده می شود.

معایب سیستم:هیچ توزیعی از حقوق دسترسی به جستجوهای سفارشی وجود ندارد، هیچ جستجوی سفارشی شده در سرویس گیرنده وب وجود ندارد، و جستجوهای پیچیده جستجو نمی توانند ایجاد شوند.

عملکرد پنجره های دید نسبتاً کند است.

Docsvision

مزایای سیستم از نظر امنیت داده ها عبارتند از: در دسترس بودن کنترل دسترسی اجباری، تمایز حقوق دسترسی در همه سطوح. تنظیم انتقال حقوق استفاده از رمزگذاری و امضای دیجیتال.

ELMA

هر کاربر از هر نقطه ای که به اینترنت دسترسی داشته باشد می تواند نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کرده و وارد سامانه ELMA شود. این لاگین به طور پیش فرض برای همه کاربران پیکربندی شده است، اما سه راه اصلی برای محافظت از ورود وجود دارد:

1. ورود فقط از طریق دستگاه های قابل اعتماد اگر از رایانه وارد می شوید یا دستگاه موبایل، که در لیست مورد اعتماد نیست، سیستم عدم امکان ورود به سیستم را گزارش می دهد.
2. ورود با توکن توکن وسیله ای است که به آن متصل می شود حسابکاربر و فقط با او مطابقت خواهد داشت. به علاوه، یک کاربر جداگانه کد پین خود را دارد. چندین کلید الکترونیکی-کانتینر را می توان به طور همزمان روی یک نشانه نوشت - برای ورود سیستم های مختلفو نه تنها در ELMA، به طوری که کاربر یک دسته کلید کامل را حمل نمی کند.
3. با گواهی وارد شوید. مکانیسم تقریباً به همان روش کار می کند. کاربر گواهی را به حساب خود متصل می کند. فقط از محل کار خاصی می توانید با گواهی وارد سیستم شوید. این ویژگی فقط در مرورگرهای موزیلا فایرفاکس و اینترنت اکسپلورر موجود است.

برای موافقت، امضای یک سند یا نسخه آن، استفاده کنید امضای دیجیتالی... در این صورت، هیچ کاربر دیگری، حتی با آموختن رمز عبور، قادر به موافقت یا امضای سند نخواهد بود.

ELMA پیکربندی حقوق دسترسی به اشیاء مختلف سیستم را فراهم می کند. در قلب مدیریت حقوق، نقش عناصر ساختار سازمانی و کاربران فردی سیستم قرار دارد، فرآیند پیکربندی شامل نمایش گرافیکی پست‌ها، بخش‌ها و بخش‌ها و توزیع مسئولیت‌ها است.

Optima WorkFlow

حفاظت از داده ها با استفاده از ورود / رمز عبور، حساب ویندوز انجام می شود. گروه ها و نقش های کاربر و همچنین یک مدل کنترل دسترسی گسسته و مبتنی بر نقش ایجاد می شود. امکان صدور اختیارات، تمایز حقوق دسترسی در سطح پوشه، تنظیم حقوق دسترسی نسبی با توجه به ساختار سازمانی سازمان، استفاده از EDS وجود دارد.

شما نمی توانید حقوق دسترسی را به یک فایل اختصاص دهید. هیچ پیش نمایش فایلی وجود ندارد.

1C: جریان سند 8

ابزارهای نرم افزاری برای کنترل یکپارچگی اسناد، پشتیبانی از روش های مختلف احراز هویت وجود دارد. برای زمان اجرای سفارش یا سند به کاربر حقوقی اعطا می شود. اسناد امضا شده توسط EDS با ذخیره اطلاعات مربوط به امضا ارسال می شود. حقوق دسترسی مطابق با موقعیت کاربر، نقش وی، میزان مشارکت در فرآیندهای تجاری، مهر یا به صورت جداگانه اختصاص می یابد. حقوق برای پوشه ها و انواع اسناد تنظیم شده است و همچنین برای فایل های پیوست اعمال می شود، ممکن است محدودیت هایی در خواندن یا نوشتن داشته باشند. دسترسی به گزارش ها نیز محدود است - فقط گزارش های او در دسترس کارمند است و گزارش های بخش او در دسترس مدیر است.

هیچ تفاوتی در حقوق دسترسی برای بخش هایی از سند (فیلدهای فرم ثبت نام، فایل های پیوست) وجود ندارد. هیچ سیستمی از ابزارهای پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات وجود ندارد.

نتیجه

شرکت هایی که EDMS را انتخاب می کنند با مشکل مشابهی روبرو هستند - آنها باید سیستم به دست آمده و فرآیندهای تجاری موجود سازمان را برای مدت طولانی ترکیب کنند. برای بهینه سازی کار کل شرکت، ایجاد فرآیندهای گردش کار در فرآیندهای اصلی - انتها به انتها مهم است و هر چه زودتر چنین ادغامی اتفاق بیفتد، بهتر است. با این حال، این فعالیت وقت گیر مستلزم زمان، تجربه و ارتباط مستمر همه کارکنانی است که کارشان با اسناد مرتبط است. تا یک درجه یا دیگری، سیستم ها با استفاده از عملکردهای خود می توانند این روند را سرعت بخشند. جمع بندی و ارزیابی نتایج، سپس ELMA ECM +، 1C: Document Management 8 و Directum بیشتر از همه با الزامات کلیدی مطابقت دارند.

جریان اسناد برای هر شرکتی ضروری است و می تواند در آن انجام شود به روش های مختلف... گاه این فرآیند به صورت انتقال اوراق بین مدیر سازمان و حسابدار انجام می شود و گاه مجموعه ای از معاملات مربوط به اسناد الکترونیکی است، یعنی. باصطلاح مدیریت اسناد الکترونیکی.

V شرکت های بزرگگردش اسناد به تلاش قابل توجهی نیاز دارد ، زیرا حفظ نظم در امور در چنین مواردی کار نسبتاً دشواری است.

برای اطمینان از نظم در اسناد شرکت و افزایش کارایی کار با اوراق، می توانید از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کنید.

برنامه ای به نام ELMA: "مدیریت اسناد الکترونیکی"امکان ذخیره سازی، ثبت، جستجو، مشاهده و نظارت بر اقدامات روی اسناد را در حالت خودکار فراهم می کند. ELMA کمک می کند تا اسناد یک شرکت خاص عملاً کار کند.

ویدئوی سیستم مدیریت کسب و کار ELMA

سیستم های کنترل الکترونیکی منشاء داخلی اغلب هستند

دارای یک رابط دست و پا گیر است که برخی از کاربران را می ترساند.

استفاده از ELMA آسان و قابل درک است

رابط.

این برنامه دارای رابط فایل معمولی است

فضای ذخیره سازی که حتی برای کاربرانی که تجربه زیادی ندارند هم مناسب باشد

استفاده از کامپیوتر

در مورد عملکردهای اضافی، دسترسی به آنها با استفاده از دکمه های ویژه و منوهای راحت فراهم می شود. این رویکرد کاربر را قادر می سازد تا تنها عناصر مورد نیاز خود را در کار خود ببیند. در عین حال، بقیه پنهان می مانند، اما در صورت لزوم، می توانند در دسترس باشند. این به شما این امکان را می دهد که پس از چندین بار استفاده از سیستم با آن راحت شوید.

یک رابط ساده با وجود عملکرد گسترده ای که اجرای کار نسبتاً پیچیده مربوط به جریان اسناد شرکت را تضمین می کند، تداخل ندارد.

برنامه توصیف شده امکان سازماندهی حسابداری گردش اسناد و بهبود کار منشی را فراهم می کند، اما به معنای دانش جدی کاربر در زمینه گردش اسناد الکترونیکی نیست.

ورود و ثبت اسناد

هم ورود و هم ثبت اسناد در این سامانه بسیار ساده است که با استفاده از یک رابط کاربری کاملاً درک شده به دست می آید. این یک جادوگر است که شامل تعداد معینی از مراحل است. تنها چیزی که برای وارد کردن سند به سامانه نیاز است، جزئیات لازم و پیوست یک سند نوع الکترونیکی است.

بر اساس این داده ها، سیستم می تواند یک کارت سند ایجاد کند که تمام اطلاعات مربوط به خود را ذخیره می کند. اگر نیاز به ثبت نام وجود دارد، باید ویژگی های ثبت نام خاصی را وارد کنید. تمام اقدامات توصیف شده می تواند ساده تر یا گسترده تر باشد، این به ویژگی های تنظیمات بستگی دارد.

تمام اسناد موجود در سیستم می توانند هر تعداد نسخه فایل داشته باشند. فقط یک نسخه به عنوان فایل فعلی استفاده می شود و بقیه نسخه های قدیمی یا پیش نویس خواهند بود. این رویکرد به شما امکان می دهد تمام اطلاعات موجود در مورد تغییرات سند را در یک کارت ذخیره کنید. همچنین شایان ذکر است که انواع اسنادی که در طول پردازش، تأیید و بسیاری از عملیات‌های دیگر تغییر می‌کنند، می‌توانند در قالب‌های مختلف ارائه شوند. تعداد زیادی نسخه از یک سند خلاص شدن از شر مشکلات و نیاز به ایجاد چندین کارت را امکان پذیر می کند.

بسیاری از شرکت ها با اطلاعاتی سروکار دارند که روی کاغذ ارائه می شوند. هنگام استفاده از سیستم ELMA امکان ورود اسناد کاغذی وجود دارد. اپلیکیشنی که ELMA Agent نام دارد امکان ذخیره خودکار کپی های اسکن شده اسناد را در سیستم مدیریت اسناد این شرکت فراهم می کند. این بدان معناست که ورود اسناد کاغذی به سیستم دشوارتر از معرفی همتایان الکترونیکی آنها نیست. در این صورت نیازی به نصب بر روی کامپیوتر خود ندارید برنامه های اضافیو اقدامات غیر ضروری مرتبط با ذخیره و اسکن را انجام دهید.

برای ثبت سند در ELMA از ابزاری به نام Office استفاده می شود. هر سند در دفتر اسناد خود را دارد شماره ثبتو مجهز به کارت کنترل مخصوص می باشد.

آرشیو اسناد الکترونیکی

ELMA یک مخزن برای تمام اسناد موجود ایجاد می کند که به آن آرشیو الکترونیکی می گویند. با کمک آرشیو، می توانید با استفاده از نام یا برخی از جزئیات، سند مورد نظر را به سرعت پیدا کنید.

در عین حال ، هر کاربر می تواند منحصراً با اسنادی که به آنها دسترسی دارد آشنا شود. اگر به هیچ سندی دسترسی نداشته باشد، نمی تواند آنها را ببیند.

در بایگانی، همه اسناد کارت های جداگانه خود را دارند که با کمک آنها می توانید تمام داده های لازم - جزئیات، نسخه های سند و فعالیت های مختلف مرتبط با آن را دریافت کنید.

جابجایی اسناد در شرکت

سیستم های طراحی شده برای مدیریت اسناد الکترونیکی فرصتی عالی برای پشتیبانی از فعالیت های مرتبط با اسناد فراهم می کند. همزمان مجریان با اسناد به صورت الکترونیکی فعالیت های مختلفی را انجام می دهند.

این رویکرد امکان دستیابی به مزایای بسیاری از جمله کاهش زمان صرف شده برای کار با اسناد، جلوگیری از گم شدن نسخه های اصلی و تسریع در پاسخگویی پیمانکار در ارتباط با کار را فراهم می کند. علاوه بر این، در همان زمان، بسیاری از افراد می توانند اقدامات خاصی را با اسناد انجام دهند.

با استفاده از ELMA، می توانید از حرکت اسناد در یک سازمان در مسیرهایی با پیچیدگی های مختلف اطمینان حاصل کنید. مشخصات مسیر تعیین می کند که کدام کارمندان با سند سروکار دارند و چه اقداماتی روی آن انجام می شود.

مسیرهای اسناد الکترونیکی

ELMA مدیریت منعطف حرکت اسناد در یک سازمان را فراهم می کند. برای انجام عملیات سنتی مانند مطالعه، بررسی یا تأیید اسناد، فقط چند کلیک. در صورت لزوم انجام کارها به صورت موازی، کار با یک سند می تواند توسط چندین کاربر به طور همزمان انجام شود. تحت چنین شرایطی از فعالیت، سیستم این امکان را برای مجریان شرکت کننده فراهم می کند تا به سادگی با یکدیگر کار کنند.

ELMA ابزارهای بسیار مفیدی برای ارائه کارهای مرتبط با اسناد دارد. بر اساس قطعنامه داده شده توسط رئیس، می توانید لیستی از وظایف مرتبط با سند ایجاد کنید. در عین حال، هر کار دارای یک مجری خاص و زمان لازم برای تکمیل آن است. تمام کارهایی که به یک سند پیوند دارند به کارت آن پیوند می‌شوند. این امکان را فراهم می کند تا دریابید که چه نوع کاری در حال حاضر روی سند و وضعیت آنها انجام می شود.

در صورتی که یک شرکت از مسیرهای پیچیده برای جابجایی اسناد استفاده کند، می تواند از ELMA برای مدل سازی استفاده کند. این کار با استفاده از یک ویرایشگر راحت و قابل درک که دارای یک رابط گرافیکی ساده است انجام می شود.

علاوه بر این، امکان تعیین مسیرهایی با دشواری های متفاوت وجود دارد. در عین حال، توسعه دهنده می تواند استانداردترین عملیات را اعمال کند و ویژگی های مسیر را با استفاده از Docflow مدیریت کند. در طول اجرای این مسیرها، تغییرات نسخه، ثبت نام، تغییر وضعیت و ایجاد اسناد کاملا جدید امکان پذیر است. تمام این عملیات به صورت خودکار انجام می شود.

پس از ایجاد، مدل مسیر می تواند بارها اعمال شود، که امکان جابجایی دقیق اسناد شرکت را فراهم می کند. برای ارسال سند در یک مسیر از پیش تعیین شده، باید از کارت آن استفاده کنید.

فقط باید روی آیتم منو "ارسال در طول مسیر" کلیک کنید

در مراحل اجرای مسیر می توانید ببینید که سند الان دقیقا کجاست و چه نوع کاری با آن انجام می شود. این داده ها را می توان روی کارت یا در داخل مشاهده کرد تصویر گرافیکیروی نقشه. عملکرد فعلی با یک کادر سبز نشان داده می شود.

الگوهای اسناد الکترونیکی

از الگوها می توان برای ایجاد سریع اسناد استاندارد استفاده کرد. آنها الگوهایی برای اسناد آینده هستند. بخش های خاصی از آنها شامل قطعاتی است که برای درج داده های لازم در آنجا (به طور خودکار) طراحی شده اند. حتی کاربرانی که اصلاً برنامه نویسی را نمی فهمند، ساخت قالب نیز در اختیار آنهاست.

در عمل، شرکت ها اغلب نیاز به ایجاد اسناد مشابه دارند. به عنوان یک قاعده، فقط تاریخ، نام خانوادگی و نام شرکت تغییر می کند. انجام این کارها به صورت دستی می تواند زمان زیادی طول بکشد و احتمال خطا را افزایش دهد. ELMA این کار را با استفاده از قالب ها انجام می دهد.

تنها چیزی که از کاربر لازم است وارد کردن اطلاعاتی است که باید در سند درج شود سیستم فولادیبه صورت خودکار انجام خواهد داد.

کار پیمانی

با استفاده از اپلیکیشن توضیح داده شده می توانید انواع مختلفی از کارهای مربوط به جریان اسناد شرکت را انجام دهید. کار قراردادی یکی از رایج ترین کاربردهای ELMA است. قاعدتاً شامل انجام وظایف مختلف مربوط به قراردادهای شرکت می باشد.

در شرکت هایی که از مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده نمی کنند، کار قراردادی شامل مراحل زیر است:

1. ایجاد قرارداد بر اساس یک الگو یا بر اساس قراردادهای استفاده شده قبلی. داده های جدید به صورت دستی توسط مدیر وارد می شود.

2. تأیید سند توسط وکیل. مدیر باید قرارداد را به صورت کاغذی یا الکترونیکی ارائه کند.

3. هماهنگی قرارداد با سرپرست مشخصات شرکت.

4. امضای قرارداد توسط مدیر کل.

5. ثبت سند در بایگانی شرکت. این مرحله توسط یک منشی انجام می شود و از شرکتی به شرکت دیگر می تواند بسیار متفاوت باشد.

6. قرارداد به دست افرادی می افتد که برای آنها در نظر گرفته شده است، کنترل امضا انجام می شود.

این روش معایب زیادی دارد. در بسیاری از سازمان ها ردیابی محل سند و فعالیت هایی که در ارتباط با آن انجام می شود دشوار است. در صورت نیاز به اصلاح قرارداد، تردیدهایی در مورد مرتبط بودن این گزینه ایجاد می شود. علاوه بر این، چنین فرآیند تأییدی ایجاد یک برگه تأیید را پیچیده می کند که اطلاعات مربوط به تصمیم گیری را در یک سند مشخص نشان می دهد.

کار قراردادی در ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی

در این اپلیکیشن، کار قراردادی با استفاده از مسیرهایی انجام می شود که به صورت گرافیکی به راحتی قابل ترسیم هستند. بیشترتمام اقدامات به صورت خودکار انجام می شود. چند عملیاتی که نیاز به مشارکت کاربر دارند با مستطیل های قرمز رنگ در نمودارها نشان داده شده اند.

برای باز کردن نقشه کامل کلیک کنید

قرارداد ایجاد کنید

قبل از ارسال یک سند در یک مسیر خاص، ایجاد می شود. می توانید از یک فایل آماده استفاده کنید یا با استفاده از یک قالب یک فایل جدید ایجاد کنید.

پس از آن، قرارداد می تواند در یک مسیر از پیش تعیین شده ارسال شود.

1. اولین قدم این است توافق قرارداد با یک وکیل... فرم حاوی بیانیه ای از مشکل و داده های مربوط به سند است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برای مشاهده کارت سند کلیک کنید. عملیات خاصی در منو وجود دارد که به آن می گویند "موافق"، "رد کردن".

2. ارسال به رئیس پروفایلدر صورتی که سند نیاز به تجدید نظر نداشته باشد توسط وکیل برای تایید به سرپرست مربوطه شرکت ارسال می شود. در همان زمان، وکیل شرایط، شرکت کنندگان را نشان می دهد و نظرات خود را می گذارد. هماهنگی را می توان هم به صورت موازی و هم به صورت سری انجام داد.

3. قرارداد توسط رئیس پروفایل هماهنگ می شود.این اتفاق مانند تایید یک وکیل رخ می دهد. برگه تایید در پایین صفحه کار قابل مشاهده است. در آن می توانید از همه شرکت کنندگان، تصمیمات، نظرات و زمان انجام تکلیف مطلع شوید.

4. امضای قرارداد توسط مدیر کل.در این مرحله کارگردان می تواند با تمامی نسخه های قرارداد آشنا شود و یکی از آنها را برای امضا انتخاب کند. او می تواند از عملیات نامگذاری شده استفاده کند "امضا"، "امضا نشده".

5. ثبت.قرارداد امضا شده در دفتر شرکت به ثبت رسیده است. منشی باید یک کارت سند پر کند. اطلاعات در حالت خودکار وارد ثبت نام می شود.

در آنجا می توانید اطلاعات مربوط به تمام اسناد ثبت شده را مشاهده کنید.

6. کنترل کردن.مدیر بر عملیاتی که با قرارداد توسط طرف مقابل انجام می شود نظارت می کند. پس از امضای سند توسط طرف مقابل، مسیر آن به پایان می رسد.

همانطور که می بینید، ELMA کار با قراردادها را دقیق تر و سازماندهی تر می کند.

در عین حال، از دست دادن یک سند مستثنی است و رئیس همیشه می تواند دریابد که در حال حاضر چه کسی و چه اقداماتی با قرارداد انجام می شود.

در برگه تاییدیه که پس از اتمام مراحل تایید ایجاد می شود، به خوبی قابل مشاهده است که چه کسانی و در چه زمانی فعالیت هایی با سند انجام داده اند.

جریان اسناد در هر سازمانی وجود دارد: از زاهدانه ترین شکل بین حسابدار و مدیر به صورت کاغذی، تا زنجیره پیچیده ای از اقدامات موازی و متوالی در چارچوب کار با یک سند الکترونیکی. برای هر خویشاوندی شرکت بزرگمدیریت اسناد کار ساده ای نیست: مرتب نگه داشتن همه موارد، به خصوص با تعداد زیادی اسناد، واقعاً دشوار است.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به نظم بخشیدن به امور در سیستم اسناد سازمان کمک می کند تا کار با اسناد شفاف و کارآمد باشد.

ELMA: برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان می دهد عملیات را خودکار کنید ذخیره سازی سازمان یافته، جستجو، ثبت، رویت و ردیابی اقدامات جاری با اسناد. به لطف استفاده از برنامه ELMA: Electronic Document Management، اسناد در سازمان واقعاً شروع به کار می کنند.

روسی سیستم های الکترونیکیمدیریت اسناد اغلب می تواند کاربر را با رابط دست و پا گیر، اما احتمالاً کاربردی خود بترساند. هنگام توسعه برنامه ELMA: Electronic Document Management، یکی از بهترین ها وظایف اولویت دارایجاد یک رابط کاربری دلپذیر، راحت و بصری بود. برنامه ELMA: Electronic Document Management یک رابط استاندارد ذخیره سازی فایل دارد که حتی برای کاربران کم تجربه کامپیوتر نیز آشناست. ویژگی‌های برنامه اضافی از طریق دکمه‌های نوار ابزار و منوهای با دقت قرار داده شده قابل دسترسی هستند. بنابراین، کاربر فقط آنچه را که واقعاً برای کار به آن نیاز دارد می بیند - همه عناصر غیر ضروری پنهان هستند، اما در صورت لزوم به راحتی قابل دسترسی هستند. این تضمین می کند توسعه سریعدر سیستم - فقط در دو یا سه جلسه.

یک رابط ساده و شهودی قابلیت های غنی را پنهان می کند که در دستان کاربر کمی با تجربه تر می تواند برای حل آن استفاده شود. کارهای دشوارگردش کار در سازمان بنابراین، برنامه "ELMA: مدیریت الکترونیکی اسناد" به شما امکان می دهد سوابق گردش اسناد را نگه دارید، کار یک منشی را بهینه کنید و در عین حال کاربران را ملزم به داشتن دانش عمیق در مورد مدیریت سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی نکنید. .

ورود و ثبت اسناد

رابط برای ورود و ثبت اسناد در سیستم ساده و سرراست است - به عنوان یک جادوگر اجرا می شود که شامل چندین مرحله متوالی است. کاربر در هنگام وارد کردن سند به سیستم فقط باید مشخصات لازم سند را ذکر کرده و یک سند الکترونیکی را ضمیمه کند. بر اساس این اطلاعات، سیستم یک کارت سند ایجاد می کند - صفحه ای که تمام اطلاعات مربوط به سند در آن ارائه می شود. اگر سندی ثبت شده باشد، کاربر باید برخی از ویژگی های ثبت نام اضافی را نیز مشخص کند. بسته به تنظیمات سیستم، این عملیات را می توان ساده یا برعکس، گسترش داد.

هر سند در سیستم می تواند تعداد نامحدودی نسخه فایل داشته باشد. در این صورت، تنها یک نسخه از فایل فعلی (جاری) خواهد بود و بقیه نسخه های پیش نویس آن یا نسخه های قدیمی فایل خواهد بود. بنابراین، کل تاریخچه تغییرات در محتوای سند روی یک کارت سند ذخیره می شود. در عین حال، نسخه‌های یک سند که اغلب در فرآیند تأیید، بازنگری و سایر اقدامات تغییر می‌کنند، ممکن است قالب‌های متفاوتی داشته باشند. نسخه‌سازی سند از سردرگمی و ایجاد مکرر چندین نسخه از کارت همان سند جلوگیری می‌کند.

بخش قابل توجهی از اطلاعات هنوز به صورت کاغذی به سازمان می رسد، اما ورودی اسناد کاغذیبه ELMA مشکلی نیست. اپلیکیشن ELMA: Electronic Document Management در صورت نصب ELMA Agent بر روی کامپیوتر به شما این امکان را می دهد که اسناد اسکن شده را به صورت خودکار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان ذخیره کنید. بنابراین، روش ورود اسناد کاغذی به سیستم عملاً با وارد کردن اسناد الکترونیکی تفاوتی ندارد - فقط باید دکمه "اسکن" را در زمان مناسب فشار دهید. نرم افزار اضافی نصب شده بر روی کامپیوتر، درست مانند عملیات اسکن غیر ضروری و ذخیره فایل ها بر روی هارد دیسک، مورد نیاز نخواهد بود.

برای ثبت اسناد در سامانه ELMA از ابزار Office استفاده می شود. در اداره، کارت کنترل ثبتی به مدارک الصاق و شماره ثبت تخصیص داده می شود.

آرشیو اسناد الکترونیکی

تمام اسناد ELMA: برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی یک آرشیو الکترونیکی واحد را تشکیل می دهند - ذخیره سازی اسناد. آرشیو اسناد دارای یک جستجوی راحت است که به شما امکان می دهد اسناد لازم را نه تنها با نام آنها، بلکه با جزئیات خاص نیز به سرعت پیدا کنید. نتایج جستجو کاملاً مطابق با حقوق کاربر در مورد اسناد نمایش داده می شود - اسنادی که کاربر به آنها دسترسی ندارد پنهان می شوند.

هر سند بایگانی الکترونیکی دارای یک کارت شخصی است که در آن می توانید اطلاعات کاملی در مورد سند دریافت کنید: فایل های نسخه های سند، جزئیات آن و همچنین لیستی از انواع فعالیت هایی که بر روی آن انجام می شود یا انجام می شود.

حرکت اسناد در سازمان

یکی از مزایای اصلی استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی، امکان سازماندهی راحت کار با اسناد است. کار مجریان با اسناد به طور کامل به صورت الکترونیکی انجام می شود که این امکان را فراهم می کند تا نه تنها از گم شدن تصادفی سند اصلی جلوگیری شود، بلکه زمان مورد نیاز برای انجام اقدامات با اسناد را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می دهد، زمان پاسخ مجریان به وظایف دریافتی را کاهش می دهد. ، و همچنین در صورت لزوم به گروه بزرگی از افراد اجازه دهید تا به طور همزمان کار کاملی را با سند ارائه دهند.

سیستم ELMA به شما این امکان را می دهد که حرکت اسناد را در یک شرکت در مسیرهای هر پیچیدگی سازماندهی کنید. مسیر سند تعیین می کند که سند از چه کارکنان سازمان عبور می کند و همچنین ترتیب و ماهیت کاری که با آن انجام می دهند.

ELMA ECM +راه حلی برای سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی داخلی شرکت است. این راه حل بر روی پلت فرم ELMA BPM ساخته شده است که به همراه فرآیندهای گردش کار استاندارد، امکان پیاده سازی فرآیندهای تجاری پایان به انتها را برای شرکت فراهم می کند.

سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی

کانتور EDF

معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، ترجمه گردش اسناد از فرم کاغذی به الکترونیکی است. تمام اقداماتی که هنگام کار با کاغذ بسیار قابل درک و آشنا هستند به صورت الکترونیکی انجام می شوند.

مجموعه این اقدامات (فرآیندها) به خوبی توسط استاندارد اروپایی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی MoReq2 تنظیم شده است. بر اساس این استاندارد، برای ترجمه به شکل الکترونیکی، فرآیندهای اساسی زیر باید اجرا شوند: ایجاد، جابجایی، ذخیره سازی، جستجو، نمایش، امنیت و غیره. این رویکرد روش اجرا را سیستماتیک می کند. این به شما امکان می دهد کل جریان را به بخش های جداگانه تقسیم کنید. برای تعدادی از اسناد و جریان اسناد، راه حل های استانداردی وجود دارد که ارزش استفاده از آنها را دارد.

دفتر الکترونیک

دفتر الکترونیک پردازش اسناد ورودی و خروجی، ثبت اسناد را خودکار می کند.

مدیریت قرارداد

مدیریت قرارداد به شما امکان ترجمه تهیه، تایید، ذخیره و پردازش قراردادها و اسناد مرتبط را می دهد.

اسناد داخلی

بخش اسناد داخلی کار با یادداشت ها و اسناد سازمانی و اداری را در شرکت سازماندهی می کند.

تطبیق حساب ها

بخش تطبیق فاکتور، تطبیق، پرداخت و ذخیره فاکتورها را خودکار می کند.

برای اسناد و جریان های اسناد "غیر استاندارد"، با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، می توانید به سرعت فرآیندهای اساسی را تنظیم کنید که به شما امکان می دهد به سرعت به تبادل اسناد الکترونیکی در شرکت بروید.

توابع EDMS

سیستم های کلاس ECM شامل تعدادی عملکرد لازم برای اجرای سریع مدیریت اسناد الکترونیکی در یک شرکت می باشد.

کدگذاری نواری

کار با بارکد به شما امکان می دهد عملکرد جستجوی سریع اسناد را در یک بایگانی الکترونیکی با استفاده از یک کپی کاغذی اجرا کنید. اسکنر بارکد را می خواند و سیستم به سرعت سند را در سیستم پیدا می کند.

EDS (امضای دیجیتال الکترونیکی)

برای تشکیل حفاظت رمزنگاری هنگام کار با اسناد الکترونیکی در تحویل اولیه ELMA ECM + "امضای دیجیتال" وجود دارد.

جستجو / جستجوی کامل متن

ELMA ECM + توابع جستجو را با ویژگی های سند پیاده سازی می کند و جستجوی متن کامل را در اسناد آپلود شده پیاده سازی می کند. موتور جستجوی متن کامل از مورفولوژی زبان روسی پشتیبانی می کند.

پیکربندی انعطاف پذیر EDMS

یکی از کارکردهای مهم EDMS توانایی تنظیم انعطاف پذیر با فرآیندهای شرکتی است که EDMS در آن اجرا می شود. در اینجا یک لیست جزئی از اجزای EDMS که باید پیکربندی شوند آمده است.

مسیرهای سند

انواع سند

برای ایجاد یک ذخیره سازی ساختار یافته اسناد در ELMA ECM +، می توانید بسازید انواع مختلفاسناد. هر نوع سند ویژگی های رفتاری خود را دارد: مجموعه ای از ویژگی ها، ظاهر کارت ها، مسیرها و غیره.

الگوهای اسناد

برای تولید اسناد و بسته های اسناد با استفاده از یک الگو در ELMA ECM +، یک مکانیزم الگو توسعه داده شده است. قالب ها را می توان در قالب آفیس (MS Word، MS Excel) ترسیم کرد. برای تشکیل الگوها، می توان از چرخه ها، شرایط استفاده کرد.

نامگذاری اسناد

نامگذاری اسناد تعیین می کند که چگونه اسناد در موارد گروه بندی می شوند. هنگامی که یک سند ایجاد می شود، طبق قوانین خاصی در پرونده گنجانده می شود که پردازش و جستجوی بیشتر اسناد را تسهیل می کند.

ثبت اسناد

هنگام پیکربندی برنامه، مدیر می تواند به سرعت ثبت اسناد را ایجاد کند. اینها می توانند ثبت هایی مانند "صورتحساب های پرداخت نشده"، "قراردادهای معوقه"، "ورودی پردازش نشده" و غیره باشند. این کار به سرعت و با ماوس انجام می شود.

مسیرهای حرکت اسناد

مسیرهای حرکت اسناد نیز با "موس" پیکربندی می شوند. برای این کار از مکانیزم اصلی ELMA برای مدیریت فرآیندهای تجاری استفاده می شود. برای برنامه ECM + مجموعه بزرگی از بلوک ها برای کار با اسناد الکترونیکی ایجاد شده است - امضا، تأیید، آشنایی با اسناد و غیره.

ویژگی های اضافی

برنامه های خارجی تکمیل کننده قابلیت های ELMA ECM + هستند.

اپلیکیشن موبایل

برنامه های موبایل

ELMA ECM + برنامه های تلفن همراه را برای iPhone، iPad و گوشی های هوشمند مبتنی بر سیستم عامل اندروید توسعه داده است.

برنامه های موبایل شامل بلوک هایی از وظایف ورودی، کنترل و فید هستند. تمام عملکردهای کار با اسناد الکترونیکی پشتیبانی می شود - تأیید، امضا، بررسی و غیره.

نماینده ELMA

یکی دیگر از برنامه های کاربردی ELMA، ELMA Agent است. این یک برنامه کوچک است که بر روی رایانه نصب می شود (ویندوز، سیستم عامل مک، لینوکس پشتیبانی می شود).

ELMA Agent در مورد رویدادهای سیستم اطلاع می دهد، کار با نوار را ارائه می دهد و به شما امکان می دهد به راحتی با اسناد الکترونیکی (از جمله ویرایش آنلاین آنها) کار کنید.

افزونه MS Outlook

افزونه برای MS Outlook به شما امکان می دهد برای نامه های دریافتی وظایف ایجاد کنید، اسناد را از پیوست ها ایجاد کنید. این برنامه در MS Outlook یکپارچه شده است.