Personalo valdymas yra vadovybės pareiga ir neatidėliotinas poreikis. Kas yra HR ir kaip tai gali padėti?

Laba diena, mieli lankytojai! Kas yra personalo darbas, kam jis reikalingas ir ar apskritai jo reikia? Apie tai sužinosite iš mano straipsnio: Manekenų personalo įrašų valdymas.

Įmonės personalo skyrius

Kaip teatras prasideda nuo pakabos lankytojams, taip ir kiekvienam naujai priimtam darbuotojui įmonė prasideda nuo personalo skyriaus. Su jais taip pat baigiasi, kai jie atleidžiami.

Žmogiškųjų išteklių skyrius yra atsakingas už visus su įmonės darbuotojais susijusius klausimus:

• Priėmimas, perkėlimas ir atleidimas iš darbo;
• Laikymasis darbo drausmė;
• Pareiginių aprašymų laikymasis;
• Darbuotojų asmens bylų tvarkymas;
• Personalo apskaitos tvarkymas;
• Darbuotojų paieška laisvoms darbo vietoms;
• Pradinių pokalbių vedimas;
• Darbuotojų supažindinimas su visais pokyčiais organizacijoje;
• Įvairios dokumentacijos rengimas;
• Dalyvavimas kuriant pagrindinius įmonės vietinius norminius dokumentus.

Kaip matote, sąrašas yra labai ilgas ir neišsamus. Personalo skyrius yra specialus organizacijos padalinys, bendraujantis su visais kitais įmonės struktūriniais padaliniais.

Ir nesvarbu, kad dažniausiai personalas yra mažiausias įmonės padalinys, o kartais jis visai nepaskirstomas.

Ką veikia personalo skyrius?

Dabar pažiūrėkime atidžiau, ką personalo pareigūnas veikia savo darbo vietoje – tai bus personalo biuro darbas.

Darbuotojų registracija

Darbuotojų samdymas ir atleidimas yra svarbiausia personalo skyriaus funkcija. Visi darbuotojų judėjimai yra jo kontroliuojami. Kai žmogus ieškantis darbo pamato laisvą vietą ir paskambina nurodytu numeriu, tada 90 atvejų iš 100 pateks į rėmus, kuriuose bus vadovaujamasi jį dominančiais klausimais, taip pat nustatys laiką, kada atvykti į pokalbį ar užpildyti užpildyti anketą.

Vadovui nusprendus, kad darbuotojas jam tinka, pastarasis vėl patenka į personalo specialisto rankas. Ir vis dėlto, atminkite, kai konkursinės atrankos būdu bus užimta laisva vieta, personalo pareigūnas tikrai pateks į komisiją.

Taigi, po to, kai darbuotojas bus priimtas į darbą, jis eis pas personalo pareigūną, kur atliks šias procedūras:

1. Atstovauja viskam Reikalingi dokumentai;
2. Susipažįsta su visais vietiniais norminiais dokumentais, susijusiais su jo darbu ir kasdienybe įmonėje;
3. ženklai darbo sutartis;
4. Susipažįsta su įsakymu dėl jo priėmimo į darbą;
5. Kai kuriais atvejais čia jis įgyja pagrindines darbo apsaugos žinias, tai yra, vyksta pirminis instruktažas.

Įrašų valdymas

Pasirašius ir pateikus visus dokumentus personalo specialistas suformuoja darbuotojo asmens bylą. Jį sudaro visos dokumentų kopijos ir asmens kortelė vieningoje formoje. Be to, ateityje visi tiesiogiai su darbuotoju susiję klausimai bus sprendžiami per personalą:

• Atostogų organizavimas;
• Premijų ir kitų pinigų sumų mokėjimas;
• Premijų ir kitų nuobaudų atėmimas;
• perdanga drausmines priemones ir bausmės;
• Darbo užmokesčio ir kitų darbo sutarties sąlygų pasikeitimai;
• Pokyčiai organizacijoje yra bendri, arba tiesiogiai susiję su darbuotoju.

Ir daug kitų klausimų, sąrašą galima tęsti beveik be galo, priklausomai nuo įmonės specifikos ir personalui priskirto funkcionalumo.

Daugelis ginčysis, kad dauguma šių klausimų priklauso buhalterinės apskaitos kompetencijai, bet ne, taip nėra. Taip, būtent buhalterija apskaičiuoja atostogų išmokas ir mokėjimai grynaisiais. Ji juos saugo, bet tik gavusi atitinkamą personalo darbuotojo užsakymą.

Surašydamas šiuos įsakymus personalo pareigūnas remiasi įvairiais pagrindais:

• Darbuotojo prašymai;
• Skyrių vadovų atmintinės;
• Tarnybiniai tyrimai ir komisijų išvados;
• Įmonės vadovo rašytiniai ir žodiniai įsakymai.

Beje, personalo pareigūnas yra tiesiogiai pavaldus įmonės vadovui. Retais atvejais – jo pavaduotojas.

Išdavus pavedimus, jų originalai ir motyvai yra įforminami ir saugomi numatytą laiką. Tai taip pat turėtų atlikti personalo specialistas.

Vadovauti kitiems personalo darbams

Be to, kad personalo pareigūnai rengia darbuotojams dokumentus, jie užsiima ir kitais personalo apskaitos tvarkymui priskirtinais darbais.

• Darbo aprašymų rengimas. Bet tai nereiškia, kad visas instrukcijas sudaro vienas asmuo. Paprastai skyrius tarnybinės pareigos parašė kažkas, kas yra susipažinęs su tokio pobūdžio darbu. Mažai tikėtina, kad personalo darbuotojas išsamiai apibūdins suvirintojo, elektriko ar krano operatoriaus funkcionalumą. Bet tai sujungia instrukcijas į vieną dokumentą.
• Organizacija laikantis darbo vietos atestacija ir tam reikalingos dokumentacijos parengimas. Beje, ši sąvoka – sertifikavimas – liko tik kasdieniame gyvenime. Įstatymiškai ši procedūra jau porą metų vadinama specialiuoju darbo sąlygų vertinimu (SOUT).
• Dalyvavimas rengiant pagrindinius dokumentus organizacijos: darbo apmokėjimo nuostatos, kolektyvinės sutartys ir sutartys, vidaus darbo reglamentas. Kai kuriais atvejais atliekami tik koregavimai, o kai kuriais atvejais dokumentas yra visiškai surašytas.
• Personalo išlaikymas. Atsakomybę už šį dokumentą personalo darbuotojas dalijasi su įmonės vyriausiąja buhaltere. Jis atsakingas už pareigybių pavadinimus ir jų skaičių, o buhalterija kontroliuoja įkainius ir atlyginimus.
• Medicininių apžiūrų ir mokymų organizavimas darbininkų. Jei įmonė nedidelė, tai jis pats atlieka šį darbą, kitu atveju tik stebi vykdymą. Bet kokiu atveju tai lemia įmonės politika.
• Dalyvavimas įvairiose komisijose: tarnybiniams tyrimams, gamybinėms avarijoms atlikti, darbo apsaugos žinių patikrinimui ir kt.

Kaip matote, personalo pareigūnas turi labai daug bylų ir jų yra labai įvairių.

Personalo vieta organizacijos veikloje

Šiame skyriuje apžvelgsime žmogiškųjų išteklių skyriaus sąveiką su kitais padaliniais. Štai pagrindiniai:

• Apskaita. Personalo pareigūnas glaudžiai ir nuolat bendradarbiauja su šiuo skyriumi. Čia keliauja visi išduoti įsakymai. Visų pirma, tai taikoma įsakymams dėl priėmimo, perkėlimo ir atleidimo. Būtent iš jų darbo užmokestį skaičiuojantys buhalteriai sužinos, ką įtraukti į išrašą, ką iš jos neįtraukti, kokį atlyginimą kas turi. Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, prieš patekdami pas mokėtoją ant stalo, taip pat yra tikrinami personale, dažnai juos prižiūri personalo pareigūnas. Jei įmonės įrašų tvarkymas vykdomas naudojant specializuotas programas, tai personalo ir apskaitos sąveika labai supaprastėja.
• Sekretoriatas arba priėmimas. Būtent iš čia dauguma pagrindų duoti įsakymus su vadovo nutarimu ateina kadrams. Taip yra, jei biuro darbas įmonėje atliekamas laikantis visų taisyklių. Jei tokio skyriaus nėra, prašymai siunčiami tiesiai personalo pareigūnui, o jis nuneša jas vadovui.
• Su visais kitais organizacijos padaliniais sąveika reiškia vadovų ir tiesioginių darbuotojų dėmesį atkreipiant į visus organizacijos personalo pokyčius.

Kodėl kiekvienai įmonei reikia žmogiškųjų išteklių skyriaus?

Teisės aktai neįpareigoja skirti tokio struktūrinio padalinio kaip personalo skyrius. Tačiau pagal dabartinę biuro darbo praktiką būtent šis padalinys tvarko daugumą Rusijos Federacijos darbo kodekse numatytų dokumentų.

Ar galima nepaisyti personalo biuro darbas? Atsakymas: Ne, neturėtumėte. Ir tam yra keletas priežasčių:

1. Tinkamai įforminta sutartis tarp darbdavio ir darbuotojo bei visi kiti su darbuotojo darbu susiję dokumentai padės išvengti daugybės nemalonių situacijų, kai tarp šalių kyla nesutarimų.
2. Tiksli dokumentacija, įskaitant personalą, apibūdina tik organizaciją teigiama pusė.
3. Be įdarbinimo ir atleidimo iš darbo, personalo pareigūnas atlieka daug kitų darbų, yra savotiška jungiamoji grandis tarp aukštesnės vadovybės ir kitų padalinių.
4. Kompetentingas personalo pareigūnas ne tik teisingai užpildys visus dokumentus, bet ir galės nurodyti vadovui, kurioje dalyje jis pažeidžia darbo teisę, o tai padės išvengti patikrinimų ir sankcijų.

Sujungę visa tai, kas išdėstyta aukščiau, galime drąsiai teigti, kad biuro darbas ir personalo apskaita yra labai naudinga ir reikalinga kiekvienoje organizacijoje. Ir bent jau paviršutiniškos žinios šioje srityje, kurios buvo suteiktos „už manekenus“, esu tikras, padės įdarbinant ir vėliau be rūpesčių atlikti savo darbo pareigas.

Ir pabaigai truputis humoro...

Pagarbiai technikos ekspertai.

Šiame straipsnyje nepateiksime formų pildymo, kitų dokumentų tvarkymo pavyzdžių ar norminių dokumentų tekstų, kuriuos organizacija turėtų turėti. Apsigyvenkime tik prie personalo įrašų valdymo organizavimo įmonėje nuo nulio darbų sekos.

Norminė bazė

Organizuojant žmogiškųjų išteklių įrašų valdymą nuo nulio, jums reikės šių norminių dokumentų:

GOST R 6.30-2003 „Vieninga dokumentų sistema. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.

Darbo kodeksas Rusijos Federacija(kad nesusipainiotumėte dėl pakeitimų ir papildymų, tikslinga įsigyti naują Darbo kodekso tekstą su pakeitimais maždaug kartą per pusmetį – nebent, žinoma, jūsų organizacijoje yra nuolat atnaujinama teisinių nuorodų sistema).

Darbo knygelių pildymo instrukcijos, patvirtintos Rusijos darbo ministerijos 2003-10-10 dekretu Nr. 69.

Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų rengimo ir teikimo darbdaviams taisyklės, patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu Nr. 225 (su 2008 m. gegužės 19 d. pakeitimais).

Rusijos Goskomstato 2004 01 05 dekretas Nr. 1 „Dėl patvirtinimo“ vieningos formos pirminė apskaitos dokumentacija darbo ir jo apmokėjimo apskaitai.

2000 m. spalio 6 d. Federalinio archyvo patvirtintas 2000 m. spalio 6 d. Federalinio archyvo (su 2003 m. spalio 27 d. pakeitimais) organizacijų veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus.

Be to, knyga Ya.E. Varlamova ir E.A. Kosheleva „Personalo įrašų tvarkymas nuo nulio“ (Maskva: profesionali leidykla, 2008).

pastaba

Daugelis personalo apskaitos tvarkymo dokumentų formų yra suvienodinti Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 dekretu Nr. 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“. Jį galite rasti bet kurioje pagalbos tarnyboje. teisinę sistemą(Konsultantas pliusas, garantas, kodas) arba internete, jau yra paruoštų formų iš šio dekreto, kurias tereikia nukopijuoti į HDD. Dokumentai, kuriems nėra vieningų formų, turi būti surašyti pagal GOST R 6.30-2003 „Vieninga dokumentų sistema. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.

1 žingsnis: parengiame dokumentus, kurie turi būti įmonėje

Dažniausiai personalo verslo organizavimas gamyboje prasideda nuo visų rūšių reglamentų ir instrukcijų rengimo, ir teisingai. Normatyviniai dokumentai, kurie privalo būti įmonėje, yra šie:

vidaus darbo reglamentai;

darbuotojo asmens duomenų apsaugos reglamentas;

darbo apsaugos ir priešgaisrinės saugos taisyklės.

Visa kita dar teks palaukti: imtis neprivalomų dokumentų rengimo galima tik tada, kai bus surašyti privalomi dokumentai.

2 veiksmas: sureguliuokite personalas

Greičiausiai įmonėje jau yra sudaryta etatų lentelė, yra sėkmingai savo užduotis atliekančių darbuotojų kolektyvas, su kuriuo sudarytos darbo sutartys, įsakymai dėl priėmimo į darbą, padaryti įrašai darbo knygelėse. Tačiau, kaip rodo praktika, šie dokumentai ne visada surašomi teisingai.

Informacijos apie darbuotojų atlyginimus ir pareigybių pavadinimus teiraukitės buhalterijoje – pagal šiuos duomenis reikia derinti etatų lentelę.

Pažymėtina, kad pareigybių pavadinimai darbuotojų sąraše ne visada sutampa su faktinėmis darbuotojų pareigomis. Apskaitai šios informacijos mokėjimams ir mokesčiams pervesti tikrai nereikia, tačiau tokiose programose kaip 1C reikia užpildyti skyrių su tokia informacija, o kartais įvedama pareigybė, kuri neatitinka tikrosios. Todėl prieš tvirtinant etatų lentelę, būtina su padalinių vadovais, įmonės vadovybe ar pačiais darbuotojais išsiaiškinti darbuotojų pareigybių pavadinimus.

Taip pat galite teirautis buhalterių darbuotojų skaičiaus. Jei apskaita automatizuota, tai personalo numerius priskiria programa, jei ne, tuomet turėsite juos priskirti patys, pradedant ilgiausiai dirbančiu darbuotoju ir baigiant vėliausiai į organizaciją atėjusiu. Atleidus darbuotoją, jo personalo numerio geriau niekam neperduoti: tegul visi numeriai būna unikalūs ir priskirti tik vienam kada nors įmonėje dirbusiam asmeniui.

Kol buhalteriai rengia darbuotojų suvestinę, reikia patikrinti darbuotojų asmens bylų ir jų asmens kortelių būklę, ar jos buvo saugomos, taip pat išsiaiškinti, kokių dokumentų trūksta kiekvieno darbuotojo asmens byloje. Kiekvienas darbuotojas turi parašyti atmintinę apie tai, kokių dokumentų kopijas reikia perduoti.

3 žingsnis: patikrinkite darbuotojų sąraše ir darbo sutartyse pateiktos informacijos atitikimą

Sudarius personalo lentelę, būtina patikrinti joje esančią informaciją su duomenimis, esančiais darbo sutartyse. Jei informacija skiriasi (paprastai neteisingai nurodomas atlyginimas arba tiesiog nurodomas „Atlyginimas pagal darbuotojų sąrašą“, o tai yra Rusijos Federacijos darbo kodekso pažeidimas ir gali užtraukti nuobaudas; sutarties pasirašymo datos patenka į poilsio diena; darbdavio atstovo parašas neatitinka atstovu deklaruoto asmens - pvz. generalinis direktorius pasirašė jo pavaduotojas), tada sutartys turi būti perdarytos. Šiuo atveju reikėtų vadovautis tuo, kad neįgalioto asmens pasirašyta sutartis iš tikrųjų nėra susitarimas; kitaip tariant, nėra rašytinės darbo sutarties. Todėl, žinoma, jis turi būti išduotas dabartine (tikra) data. Visais kitais atvejais prie darbo sutarties sudaromi papildomi susitarimai, kuriais darbo sutartis papildoma naujomis sąlygomis arba patikslinamos (pakeičiamos) tos sąlygos, kurios buvo nurodytos neteisingai.

Jeigu sutartis vykdoma teisingai, bet pakeitimai buvo padaryti vėliau (atlyginimo padidinimas, darbuotojo perkėlimas į kitą darbą), tuomet kiekvienam darbuotojui kiekvienu atveju turi būti sudaromi papildomi susitarimai. Darbo sutartys ir papildomi susitarimai rengiami dviem egzemplioriais, iš kurių vienas lieka įmonei, o antrasis atiduodamas darbuotojui.

4 žingsnis: patikrinkite personalo įsakymų vykdymo teisingumą

Toliau reikia patikrinti įsakymų dėl darbuotojų samdymo, perkraustymo (jei yra) ir kt. prieinamumą ir vykdymo teisingumą (datos, parašai, juose esanti informacija). Įsakymai turi atitikti su darbuotojais sudarytos darbo sutarties turinį ir etatų lentelę. Juos turi pasirašyti ne tik įmonės vadovas, bet ir pats darbuotojas. Jeigu įsakymų dėl dirbančių darbuotojų priėmimo ar perkėlimo nėra arba jie yra su pažeidimais, jie turi būti atstatyti, perdaryti arba „papildomai pasirašyti“. Pagal įstatymą jūs nesate atsakingas už tai, kas įvyko prieš jus, tačiau darbuotojas turi teisę reikalauti tokio įsakymo kopijos ir jis privalo ją pateikti.

5 veiksmas: patikrinkite darbo knygų tvarkymo teisingumą

Kitas darbo etapas – darbo knygų prieinamumo patikrinimas. Įmonėje turi būti vedamos visų registruotų darbuotojų knygos. Jei radote išėjusių į pensiją darbuotojų knygas, tuomet turite siųsti knygų savininkams registruotas laiškas su grąžinimo kvitu su prašymu atvykti dėl darbo knygos arba nurodyti adresą, kuriuo būtų galima siųsti. Gavęs atsakymą darbo knyga turi būti išsiųstas registruotu paštu su gavimo patvirtinimu. Jei atsakymo nėra, tiesiog įrašykite pranešimą apie laiško gavimą darbo knygelėje. Nedirbančių darbuotojų darbo knygos turi būti laikomos atskirai nuo likusių iki reikalavimo, bet ne trumpiau kaip 50 metų.

Jei darbo knygelėje nėra įrašo apie įsidarbinimą ar perkėlimą, neskubėkite to daryti. Pirmiausia atidžiai perskaitykite abu darbo knygelių pildymą reglamentuojančius dokumentus: Darbo knygelių pildymo instrukcijas ir Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų rengimo ir aprūpinimo darbdaviais taisykles. Ir tik įsitikinę savo žiniomis, galite pradėti daryti įrašus darbo knygelėje. Atminkite: neteisingai atliktas įrašas gali lemti tai, kad darbuotojui gali būti neįskaitytas darbo stažas įmonėje, kurioje buvo padarytas neteisingas įrašas.

6 veiksmas: sudarome darbuotojų asmenines bylas arba asmeninius aplankus (jei jie nebuvo saugomi prieš jus)

Darbuotojams būtinai išduokite asmens korteles Nr.T-2. Šiandien daugelis programų leidžia užpildyti formą Nr.T-2 kompiuteriu ir atsispausdinti paprastas popierius, kuriuo naudojasi kai kurie personalo pareigūnai. Tačiau valstybės archyvai vis dar priima asmenines korteles tik ant storo, „puskartono“ popieriaus. Todėl, jei jūsų organizacija yra valstybės archyvo įsigijimo šaltinis, pirkite formas Nr. T-2 kanceliarinių prekių parduotuvėje reikalingas kiekis arba nusipirkite jiems spausdinti tinkamo popieriaus.

Asmenines korteles pildo personalo pareigūnas – tokia instrukcija yra Unifikuotų formų naudojimo instrukcijose (Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 dekretas Nr. 1).

Iš darbuotojų gautų dokumentų (pasų, draudimo liudijimų ir kt.) kopijos turi būti dedamos į „bylų“ aplankus, po kurių surašoma kiekvieno atvejo inventorizacija, formuojami jūsų asmeniniai aplankai. Taip pat prie jų galite pridėti įsakymų ir sutarčių kopijas, kad visa informacija apie darbuotoją būtų vienoje vietoje, tačiau tai nėra būtina. Darbuotojų nuotraukas galima klijuoti prie asmeninių kortelių.

Dažnai asmens bylos yra įtraukiamos į formą Nr. T-2, o tai netiesa: asmens kortelės turi būti saugomos atskirai nuo visų kitų dokumentų.

Nauji dokumentai ir kopijos įtraukiami į asmeninį aplanką, kai tik jie tampa prieinami.

7 veiksmas: sudarykite reikiamas apskaitos knygas ar žurnalus

Darbo knygelių ir intarpų judėjimo apskaitos knygelė ir darbo knygelės bei įdėklų blankų apskaitos pajamų ir išlaidų knygelė gali būti vedama tik popierine forma. Kadangi tai yra apskaitos formos griežta atskaitomybė, kiekvienas knygos puslapis sunumeruotas, o pats susiūtas ir užantspauduotas organizacijos antspaudu.

8 veiksmas: suplanuokite atostogas

Likus dviem savaitėms iki naujųjų metų, organizacija turi patvirtinti atostogų grafiką. Darbai turėtų prasidėti lapkričio mėnesį. Jei įmonė nedidelė, galite apklausti darbuotojus, kada jie norėtų išvykti atostogų, jei didelės, išsiųsti laišką skyrių vadovams, prašydami pateikti tokią informaciją savo skyriui.

Planuodami atostogas pasirūpinkite, kad mažo skyriaus darbuotojams išėjus atostogų kryptis neliktų neuždaryta. Pavyzdžiui, jei įmonėje dirba tik du pardavimų vadybininkai, tai jų atostogos neturėtų sutapti laike, kad ir iš dalies, be to, tarp šių atostogų turėtų būti ir bendro darbo laikotarpis – bylų perkėlimas iš vieno vadovo kitam.

Jei jūs pats apklausiate darbuotojus apie išvykimo atostogų laiką ir kyla konfliktas dėl to, kas ir kada išvyksta, nebandykite jo spręsti patys – atkreipkite vadovybės dėmesį į informaciją ir sudarykite tvarkaraštį vadovaudamiesi vadovybės sprendimu. . Jei informacijos teiraujate per padalinių vadovus, ginčytinų klausimų sprendimą patikėkite jiems. Paprastai informacijos rinkimas atostogų planavimui užtrunka nuo vienos iki trijų savaičių.

Po registracijos atostogų grafikas turi būti pateiktas tvirtinti vadovui.

Likus dviem savaitėms iki atostogų pradžios, būtina pranešti darbuotojui apie jų atsiradimą ir išduoti įsakymą suteikti atostogas. Atostogų pradžios laikas gali būti keičiamas darbuotojo susitarimu su vadovu. Jei atostogų pradžioje darbuotojas susirgo ir suteikė nedarbingumo atostogas, jo prašymu atostogas reikia nukelti kitu jam patogiu laiku. Visi šie pakeitimai atliekami atitinkamuose atostogų grafiko stulpeliuose. Ir nepamirškite, kad darbuotojas negali išeiti atostogų dvejus metus iš eilės, o privalomas apmokamas atostogas gali pakeisti tik piniginė kompensacija darbuotojo atleidimo atveju.

9 žingsnis: formuojame personalo bylas

Bylos gali būti baigtos šiomis temomis:

„Įsakymai dėl personalo (įdarbinimas, atleidimas, perkėlimas, premijos, paskatinimai, atostogos netaupo). darbo užmokesčio, siunčiant į ilgas komandiruotes ir komandiruotes į užsienį)“ (galiojimo laikas – 75 metai);

„Įsakymai dėl personalo (įprastos ir mokymosi atostogos, pareigos, nuobaudos, trumpalaikės komandiruotės Rusijos teritorijoje)“ (galiojimo laikas – 5 metai);

„Darbo sutartys“;

„Asmeniniai daiktai“;

„Asmeninės kortelės“;

„Įmonės norminiai dokumentai (nuostatai, instrukcijos)“;

„Susirašinėjimas personalo klausimais su valstybinėmis įstaigomis ir komercinės organizacijos“ ir kt.

Atostogų grafikai, darbo grafikai, personalo grafikai patogiau suskirstomi į atskirus dėklus ir saugomi plonuose aplankuose.

Patogiau laikyti asmenines bylas ir asmenines korteles abėcėlės tvarka pagal darbuotojų pavardes, visus kitus dokumentus – chronologine tvarka, kaip dokumentas gaunamas.

Užsakymai asmeniniais pagrindais turi du saugojimo terminus: 5 ir 75 metus, todėl skirstomi į mažiausiai du atvejus (visi pavedimai, kurie nėra išvardyti su 5 metų saugojimo terminu, turi 75 metų saugojimo terminą).

Jeigu įmonė pakankamai didelė ir per vienerius metus į bylą suformuojama daugiau nei 250 lapų, tuomet ji turi būti suskirstyta į kelias bylas arba į tomus (pvz.: „Darbo sutartys (AK)“, „Darbo sutartys (LZ)“ ; „Įsakymai dėl personalo (eilinės ir studijų atostogos)“, „Įsakymai dėl personalo (pareigos, nuobaudos, trumpalaikės komandiruotės Rusijos teritorijoje)“).

Formuojant bylas būtina naudotis Organizacijos veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąrašo 7 ir 8 skyreliais, nurodant saugojimo terminus.

10 veiksmas: sudarykite bylų nomenklatūrą

Bylų nomenklatūra gali būti sudaroma atskirai pagal personalo dokumentus arba įtraukta į bendrąją organizacijos reikalų nomenklatūrą.

Apskritai bylų formavimo ir nomenklatūros sudarymo procesas personalo biuro darbe nesiskiria nuo bylų formavimo ir nomenklatūros sudarymo bendrame biuro darbe.

Ir tik po visų etapų galima pradėti rengti pareigybių aprašymus, personalo nuostatus ir kitus neprivalomus (Rusijos Federacijos darbo kodekso požiūriu neprivalomus) vietinius reglamentus.

Yu.V. Eremeeva,
biuro vadovas, Profesionalių sekretorių klubo narys

yra veikla, kuria siekiama personalo dokumentų sisteminimas ir dirbti su jais.

Personalo skyrius egzistuoja visose organizacijose ir užtikrina nepertraukiamą darbą su dokumentais bei savalaikį visų įmonės ir jos darbuotojų pasikeitimų apskaitą.

Mieli skaitytojai! Mūsų straipsniuose kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra unikalus.

Jei nori žinoti kaip tiksliai išspręsti savo problemą – susisiekite per internetinį konsultantą dešinėje arba skambinkite telefonu nemokama konsultacija:

Reikalinga literatūra

Norint greitai pravesti biuro darbo mokymus ir pritaikyti žinias praktikoje, ekspertai rekomenduoja atkreipti dėmesį į šiuos leidinius:

Personalo įrašų valdymo organizavimas nuo nulio

Personalo įrašų valdymo organizavimas nuo nulio turėtų būti kuriamas etapais taip:

• Specialių kompiuterinių programų, skirtų kompetentingai dokumentacijai ir kitiems su personalo įrašų tvarkymu susijusiems reikalams atlikti, diegimas.

Iki šiol yra daug programų, sukurtų šiems poreikiams. Tačiau organizacijų vadovai tradiciškai renkasi 1C.

Taip yra dėl to, kad bet kuriame dideliame ar mažame mieste yra šios programos diegimo ir priežiūros specialistai, tačiau tie, kurie galėtų aptarnauti naujoviškus pokyčius, ne visada gali būti paskambinti telefonu.

• Svarbių organizacijos dokumentų studijavimas.

Visos pateiktos sutartys ir dokumentai turi atitikti organizacijos įstatus ir neprieštarauti joms. Tai atlieka svarbią dalį, visų pirma, siekiant pašalinti nesutarimus su vadovybe ar darbuotojais.

• Įsigijimas arba nepriklausoma gamyba registracijos žurnalas.

Dokumentai, kurie bus įtraukti į įmonės biuro darbą, turi būti suderinti su aukštesne vadovybe.

Būtina išaiškinti, kurie iš jų bus privalomi, o kuriuos galima atidėti, nes jie bus naudojami retais atvejais. Svarbu žinoti, kurie iš jų bus išdėstyti darbo grafike, o kurie formose.

• Režisieriaus forma. Būtina patikrinti, ar teisingai užpildyti visi popieriai, kurie turi atspindėti vadovo darbo įmonėje datą.
• Etatų lentelės ir vidaus reglamentų, taikomų visiems be išimties darbuotojams, sudarymas.

Kaip sudaryti personalo lentelę, skaitykite mūsų straipsnyje.

Jei jų nėra įmonėje, turite sudaryti šiuos dokumentus. Šie dokumentai turi būti visiškai suderinti su organizacijos vadovu ir patikrinti, ar jie atitinka reguliavimo sistemą. Tai yra, reikia išsiaiškinti, ar naujovės neprieštarauja įstatymams.

• Standartinės darbo sutarties sudarymas, kuri bus naudinga organizacijai, tačiau neprieštaraus teisės aktų normoms.
• Tada reikalingi pagrindiniai dokumentai.

Žmogiškieji ištekliai negali apsieiti nesukūrę šių dokumentų:

1. Užsakymo formos;
2. atsakomybės sutartys;
3. registracijos žurnalas;
4. apskaitos knygos;
5. darbo laiko apskaitos žiniaraštis.
6. Po dokumentų reikia pasirūpinti, kas ir kaip turėtų vadovauti.

Jų saugojimo ir dokumentų pildymo klausimas turėtų būti sprendžiamas laiku ir iš anksto. Ant Pradinis etapas kai darbe labai mažai darbuotojų, tai gali būti įmonės steigėjas. Ta proga reikėtų išduoti specialų įsakymą. To nepadarius, grės rimta bauda.

Jeigu ateityje atsiras žmogus, kurio pareigose bus darbas su dokumentais, tuomet bus duodamas naujas įsakymas paskirti atsakingą asmenį.

Paskutinis etapas – darbuotojų įdarbinimas.

Šiai procedūrai jums reikės:

1. darbo užsakymai;
2. darbo sutarčių registravimas;
3. darbo knygų prieinamumas;
4. kortelės darbuotojams;
5. knygą, kad būtų atsižvelgta į darbo knygas.

Tai toli gražu ne viskas, ką turi žinoti nuo nulio pradedantis darbuotojas, tačiau tokie veiksmai – tik pirmieji pagrindai daug informacijos, kurią reikės ištirti ateityje.

Galite rasti personalo įrašų tvarkymo instrukcijas.

Žmogiškųjų išteklių specialisto pareigos

Biuro darbuotojas turi plačią veiklos sritį, apimančią visus su darbuotojais ir jų darbu susijusius organizacijos aspektus. Taigi, pagrindinės biuro darbuotojo užduotys yra šios:

• Su nedarbingumo atostogomis susijusių dokumentų ir kitų pažymų ruošimas.
• Asmens bylos formavimas kiekvienam darbuotojui.
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščių ruošimas ir rengimas.
• Personalo užsakymų vykdymas ir ruošimas.
• Skaičiavimas ir vėlesnis kaupimas.

Nemokamai atsisiųskite personalo pareigūno-raštininko pareigybės aprašymo pavyzdį.

Be pagrindinių užduočių, šios veiklos srities darbuotojai taip pat turi papildomos užduotys, toks kaip:

• darbo užmokesčio rinkos sekimas;
• Kandidatų sekimas ir kvietimas įsidarbinti;
• laisvų darbo vietų sąrašo sudarymas organizacijoje;
• reglamentų kūrimas ir įmonės darbuotojų samdymas.

Kartais šio skyriaus darbuotojas užsiima darbuotojų darbo įvertinimu ir ataskaitos šia tema parengimu.

Svarbu žinoti, kad pagal galiojančius teisės aktus personalo pareigūnas negali atskleisti darbuotojo asmens duomenų tretiesiems asmenims. Ši atsakomybė visiškai tenka jam.

Personalo skyriuje padarytos klaidos

Klaidų galima padaryti bet kuriame darbe. Taigi HR nėra išimtis. Nes tai sunkus procesas ir daugeliui pradedančiųjų darbuotojų sunku atsiminti didelį kiekį informacijos, pagrindinė iš jų yra tokia:

1. Registruojant ir atleidžiant darbuotoją.

Visų pirma, tai susiję su dizainu. Įsakyme negali būti nurodytos atliekamų darbų sąlygos ar pobūdis. Kartais klysta darbuotojo inicialai ar pavardė, taip pat jo darbo vienetas. Čia svarbu atsižvelgti į tai, kad su klaidomis atliktas arba neįgalioto asmens įsakymas yra negaliojantis.

2. Darbas su darbo knygelėmis. Pagal taisykles šio dokumento serija ir numeris turi būti įrašytas eismo knygoje darbo knygos ką daro ne visi.
3. Sudarant darbo sutartį. Pagrindiniai trūkumai – šiai procedūrai reikalingų dokumentų nebuvimas arba piliečių, negalinčių užsiimti tokia veikla dėl sveikatos priežasčių, įdarbinimas.
4. Užsakymai. Vietinis norminis aktas gali būti išduotas įmonėje, tačiau jame nėra įmonės vadovo parašo. Tai šiurkštus pažeidimas, toks dokumentas negalioja.

Tvarkos atkūrimas personalo apskaitoje

Kartais nedidelėje įmonėje nutinka taip, kad susikaupia labai daug pažeidimų, o specialisto, galinčio išspręsti šią problemą, nėra. Jei vis dėlto toks asmuo buvo rastas ir jam buvo patikėta sutvarkyti reikalus dokumentuose, tada jis turi vadovautis vadovaudamiesi žingsnis po žingsnio instrukcijomis:

1. Reikalingi reglamentai naujausias leidimas kuri padės išspręsti daugelį teisiniais klausimais, taip pat specialią literatūrą personalo temomis ir programas, palengvinančias gyvenimą personalo biuro darbe.
2. Dokumentų tikrinimas ir tikrinimas.

Turi būti visi reikalingi su biuro darbu susiję dokumentai. Tai yra privalomas, specialus ir neprivalomas.

Svarbu, kad viskas būtų tinkamos formos ir savo vietose.

Taip pat reikėtų įsigyti pasirenkamų, kad apsisaugotumėte atliekant patikrinimus biure.

3. Išstudijuoti vadovo pageidavimus, taip pat kaip viskas yra įmonėje ir ar jie atitinka deklaruotus užsakymus ir vietinius reglamentas. Šis etapas taip pat apima kruopštų organizacijos steigimo dokumentų tyrimą.
4. Trūkstamų dokumentų rengime dalyvaujančių asmenų rato ir tų darbuotojų, kurie bus atsakingi už dokumentų srautą ir jo saugą ateityje, nustatymas.
5. Personalo lentelės analizė, kuri turi būti atlikta vieninga forma.
6. Vadovo, darbuotojų ir darbo sutarčių vykdymo įmonėje tikrinimas.
7. Svarbi dalis yra ankstesnių darbuotojų įdarbinimo įsakymų ir asmeninių kortelių tyrimas, juose neturėtų būti klaidų.
8. Darbo knygų tikrinimas.
9. Tikrinti darbuotojų perkėlimą ir judėjimą įmonėje, atleidimus, tiek buvusius, tiek esamus.
10. Paskutinis žingsnis yra patikrinti darbo laikas kiekvienam darbuotojui.

Biuro automatika

HR įrašų valdymas laikui bėgant tampa vis sudėtingesnis, o įmonės didėja. Todėl išeitis iš šios situacijos yra HR automatika. Šiandien beveik kiekvienoje organizacijoje personalo problemos sprendžiamos naudojant automatinius įrenginius.

Automatizavimo procesas turėtų vykti keliais etapais:

• Pirmas žingsnis – nustatyti automatizavimo tikslą. Dažniausiai tai yra sklandus įdiegtos sistemos veikimas ir efektyvumas.
• Nustačius efektyvumą, reikia pradėti diegti sistemą, tai yra sukurti automatinę duomenų bazę.
• Toliau reikia apmokyti darbuotojus dirbti su pateikta įranga.
• Duomenų iš visų organizacijos dokumentų įvedimas į sistemą yra pagrindinis etapas. Šiuo metu turite sukurti ataskaitų šablonus.

Tinkamam personalo biuro darbui jums reikės sekančios programos:

1. išankstinės sistemos, tai yra programos, teikiančios apskaitą;
2. Žmogiškųjų išteklių valdymo sistemos. Tokia yra sistema problemų sprendimas su personalo automatika. Tai sistema, kurioje saugoma informacija apie kiekvieną darbuotoją;
3. WFM sistema. Šios programos turi daugiau funkcijų nei įprastos automatizavimo programos;
4. HCM sistemos lemiamus klausimus ne tik kiekybės, bet ir kokybės prasme. Tokios programos stambių firmų veiklą pagerina apie 15 procentų.

Žinoma, galima atsisakyti naujų technologijų ir atlikti darbus pagal senus metodus. Tačiau pažanga nestovi vietoje, o ateityje gali pasirodyti, kad dėl netinkamos automatinės įrangos gali įvykti dokumentų srauto pažeidimas, kuris gali užtraukti baudą.

Kaip sutvarkyti personalo apskaitą naujai kuriamoje įmonėje – žiūrėkite video seminarą:

Įvadas

„Biuro darbas (arba dokumentinis vadovybės palaikymas) – tai veiklos šaka, teikianti dokumentaciją (informacijos įrašymą įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles) ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimas“.

Informacija, esanti organizacijos dokumentuose, yra būtina visos organizacijos funkcionavimui. Personalo dokumentacija turi savo ypatybes, nes. ji siejama ne tik su organizacijos veikla, bet ir su daugeliu visos visuomenės veiklos faktų.

Viena iš svarbiausių organizacijos personalo tarnybos funkcijų – darbo santykių dokumentavimas. Personalo tarnyboje surašoma dokumentacija apima įvairios funkcinės paskirties dokumentus: pirminius apskaitos dokumentus, administracinius, asmeninius ir kt.

Personalo aptarnavimo procesai ir naudojimas puiki suma svarbius dokumentus, todėl darbuotojai turi žinoti jų vykdymo teisingumą, o tai reglamentuoja įvairūs teisės aktai, Rusijos Federacijos nurodymai (Rusijos Federacijos darbo kodeksas, Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto nutarimai ir kt.). )

1. Asmens lapas personalo įrašams (anketa)

Personalo apskaitos lapas yra pagrindinis apskaitos dokumentas ir yra darbuotojo asmens bylos pagrindas. Asmens bylos paprastai saugomos organizacijos vadovams ir specialistams. Asmens apskaitos žiniaraštyje pateikiama informacija, reikalinga darbdaviui sprendžiant, ar su darbuotoju sudaryti darbo sutartį.

Asmens apskaitos žiniaraštis – tai klausimų sąrašas apie darbuotojo biografinius duomenis, išsilavinimą, atliktą darbą nuo įsidarbinimo pradžios, buvimą užsienyje, valstybinius apdovanojimus, karinę pareigą, šeiminę padėtį, gyvenamąją vietą, paso duomenis ir kt.

Asmeninį personalo apskaitos žiniaraštį pats darbuotojas pildo ranka, kai kreipiasi dėl darbo, į visus klausimus atsako pilnai, be santrumpų ir praleidimų, taisymų ir dėmių.

Neigiami atsakymai asmeninio lapo stulpeliuose pateikiami nekartojant klausimo (pvz., neturiu mokslinio laipsnio).

Atsakymai į asmens personalo apskaitos žiniaraštyje pateiktus klausimus pateikiami visiškai pagal įrašus, esančius darbuotojo asmens dokumentuose. Pildant naudojami šie asmens dokumentai:

· pasas;

· darbo istorija;

· karinis ID;

Švietimo dokumentai;

dokumentai apie apdovanojimus;

išradimų dokumentai;

Aukštosios atestacinės komisijos dokumentai dėl mokslo laipsnių suteikimo ir kt.

Ypač svarbu užpildyti punktą „Atlikta

dirbti nuo įsidarbinimo pradžios. Elementas pildomas pagal darbo knygelės įrašus. Jeigu darbo veikla dėl kokių nors priežasčių nutrūkę, jie turi būti nurodyti (liga, studijos ir pan.).

Asmeniniame personalo apskaitos žiniaraštyje yra vieta darbuotojo nuotraukai.

Personalo apskaitos žiniaraštį pasirašo organizacijos darbuotojas.

Kartu su personalo apskaitos žiniaraščiu naudojama panaši apskaitos forma - anketa. Jame yra išplėstų klausimų dėl kai kurių punktų (klausimai dėl pavardės keitimo ir kt.). Be to, anketa pasirašoma personalo pareigūnui patikrinus anketoje nurodytus duomenis.

Informacija apie su darbuotoju susijusius pokyčius, įvykusius užpildžius asmeninį personalo apskaitos lapą (anketą), atsispindi Asmens lapo apie personalo įrašus priedas.

Asmeninio lapo apie personalo įrašus papildymus sudaro: darbuotojo pavardė, vardas ir tėvavardis bei dvi lentelės formos skyriai.

Pirmoje skiltyje nurodomas judėjimas per tarnybą, nurodomos įėjimo į pareigas ir išėjimo iš pareigų datos, nurodomas sprendimas dėl darbuotojo patvirtinimo ir atleidimo.

Antroje dalyje nurodomi kitų apskaitos ypatybių pasikeitimai (apie apdovanojimus, nuobaudų skyrimą ir kt.).

Visi asmens personalo apskaitos žiniaraščio priede nurodyti pakeitimai turi būti patvirtinti atitinkamais pirminiais dokumentais.

Privalomas asmens lapo apie personalo įrašus priedo priedas yra pastaba apie asmens bylų prieinamumo ir būklės patikrinimų atlikimą. Ženklai susideda iš užrašo „Asmens byla patikrinta“, datos ir parašo.

Taigi asmens personalo apskaitos lapas (anketa) yra patikimas dokumentas, nešantis informaciją apie darbuotoją ir formuojant pirminę organizacijos personalo duomenų bazę.

Praktiškai mūsų organizacijoje šiuo metu Asmens apskaitos žiniaraštis nėra vedamas, o naudojamas darbuotojo asmens kortelės pildymas, t.y. dokumentas, kuris iš tikrųjų yra antrinė apskaitos dokumentacija.

Mėginio užpildymas ir apytikslė forma Asmens įrašų įrašų žr. 1 priedą Asmens įrašų įrašo forma pridedama 1984 m. dabartinis etapas buvo pakeista nemažai klausimų (pavyzdžiui, nekyla klausimų dėl narystės partijoje ir pan.), tačiau atsispindi pagrindinis turinys ir taikymo praktikoje modelis.

2 priede parodyta šiuo metu naudojama asmeninio personalo įrašo forma.

2. Įsakymas nutraukti darbo sutartį darbuotojo iniciatyva

„Įsakymas yra teisės aktas, kurį išleidžia tik organizacijos vadovas, siekdamas išspręsti ... personalo ir kitus jos veiklos klausimus.

Viena iš personalo tarnybos funkcijų – įforminti organizacijos personalo judėjimo procesą, kuris dokumentuojamas sudarant šiuos pagrindinius dokumentus: personalo įsakymus, atostogų grafikus, memorandumus ir kt. Įsakymai personalui formuojami atskirai nuo pagrindinė veikla ir turėti nepriklausomą numeraciją, pridedant abėcėlinį indeksą „K“, „LS“ arba „L / S“. Vienas iš įsakymų dėl personalo yra Įsakymas dėl darbo sutarties su darbuotoju nutraukimo (nutraukimo) (atleidimo). Įsakymas pildomas remiantis Vieningomis formomis Nr.T-8, T-8a ir naudojamas darbuotojų atleidimo įforminimui, patvirtintam Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-01-05 dekretu Nr.1.

Vadovaujantis str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 77 3 punktu, darbo sutarties nutraukimo pagrindas yra darbo sutarties nutraukimas darbuotojo iniciatyva, suteikiantis darbuotojui teisę nutraukti darbo sutartį bet kuriuo metu, savo iniciatyva raštu įspėjęs darbdavį prieš dvi savaites pateikdamas prašymą.

Įsakymas nutraukti darbo sutartį darbuotojo iniciatyva yra tvarkingo pobūdžio. Tokio užsakymo saugojimo laikotarpis yra septyniasdešimt penkeri metai. Užsakymo tekste neleidžiamos santrumpos, spausdinimo klaidos ir informacijos klaidos. Pagrindinės Įsakymo dėl darbo sutarties nutraukimo darbuotojo iniciatyva detalės:

· įmonės pavadinimas;

organizacijos kodai pagal rusiškus klasifikatorius (OKPO, OKUD);

darbo sutarties nutraukimo data;

· PILNAS VARDAS. darbuotojas;

· Personalo numeris;

· struktūrinis padalinys;

pareigos, specialybė, profesija, kategorija;

darbo sutarties nutraukimo pagrindas (darbo sutarties nutraukimo darbuotojo iniciatyva pagrindas – DK 77 str. 3 d.);

įsakymo (darbuotojo pareiškimo) išdavimo pagrindas;

asmeninis organizacijos vadovo parašas;

asmeninis darbuotojo parašas;

Įsakymas nutraukti darbo sutartį darbuotojo iniciatyva gali būti surašomas tiek individualiai (forma T-8), tiek kolektyviai keliems darbuotojams (forma T-8a), tačiau apimantis vieną administracinį veiksmą (3, 4 priedas).

Įsakymas nutraukti darbo sutartį darbuotojo iniciatyva yra pasirašytas asmeniniu (ranka) organizacijos vadovo arba tam įgalioto asmens parašu. steigimo dokumentai. Laikino vadovo nebuvimo laikotarpiu pasirašo pareigas pagal įsakymą einantis asmuo (pvz., vyriausiasis inžinierius ar pavaduotojas). Kartu įsakyme būtinai daroma nuoroda į pareigų atlikimą, nurodoma pavaduojančio darbuotojo pavardė ir inicialai, o ne nesantis vadovas.

Įsakymas, pasirašytas naudojant faksimilę, taip pat pašalinio asmens, neturi teisinės galios.

Pasirašius įsakyme nurodoma data ir numeracija, o darbuotojas atleidimo dieną turi susipažinti su įsakymu pasirašytinai ir padaromas įrašas darbo knygelėje.

Taigi Įsakymas dėl darbo sutarties nutraukimo darbuotojo iniciatyva yra administracinio pobūdžio ir svarbus tiek darbuotojui, tiek organizacijai, nes ji reguliuoja darbo santykius ir jos teisingas dizainas padeda spręsti darbo ginčus ir konfliktus.

3. Išrašas iš posėdžio (sesijos, posėdžių) protokolo

Vadovybės sprendimų priėmimo procesai ir patys sprendimai dokumentuojami naudojant posėdžių (sesijų, posėdžių) protokolus. Už posėdžių eigos ir protokolų dokumentavimą atsakingas darbuotojas, atsakingas už darbą su dokumentais. Protokolą sudaro įžanginė ir pagrindinė dalis. Kartais reikia atvežti pareigūnai atskiri pagrindinio protokolo turinio elementai, tam a Posėdžio (posėdžių, posėdžių) protokolo išrašas.

Posėdžio (sesijos, posėdžio) protokolo išraše nurodoma ši informacija:

· Verslo pavadinimas;

dokumento rūšies pavadinimas (protokolo išrašas);

susirinkimo data;

protokolo numeris;

Surinkimo vieta

pateikti ir pakviesti;

Pirmininkas ir sekretorius

teksto pavadinimas

tekstas (darbotvarkė, išklausyta, nuspręsta);

parašai (be asmeninių parašų, tik žodžiai „Pirmininkas“, „Sekretorius“);

Pavardžių su inicialais dekodavimas.

Posėdžio (posėdžio, posėdžio) protokolo išraše turi būti žyma ant kopijos patvirtinimo ir žyma apie atlikimą. Posėdžio (posėdžių, posėdžių) protokolo Išrašo pavyzdys pateiktas 5 priede.

Personalo darbuotojai kasdien susiduria su būtinybe duoti įsakymus dėl savo pagrindinės veiklos (komandiruotės, atostogų, paaukštinimo ar nuobaudos) ir kitomis situacijomis, turinčiomis įtakos darbuotojų interesams, pavyzdžiui, laikinas perkėlimas dėl medicininių priežasčių.

Darbas biure. Užsakymai
* Biuro darbo organizavimas.
* Reglamentas
* Apytikslė dokumentų sudėtis
* Užsakymai pagal
* Užsakymų dėl l/s pagrindai - memorandumas ir aiškinamieji raštai, pareiškimai, protokolai, aktai
* Užsakymai pagrindinei veiklai,
* Dokumentai
* Dokumentai, skirti
* Pranešimai, pranešimai, nuorodos, nuorodos
* Užsakymų pavyzdžiai,
* Sutaupykite laiko, kai

Personalo dokumentų tvarkymas – tai veiklos šaka, kuri dokumentuoja darbo santykius, fiksuoja informaciją apie personalo prieinamumą ir judėjimą, dėl ko personalo procedūros tampa dokumentuojamos.
Beveik bet koks personalo dokumentas turi teisinę (komercinę) vertę. Per personalo dokumentus naudojamas kaip rašytinis įrodymas, darbdavys savo poziciją gali įrodyti teisme. Pavyzdžiui, organizacija patvirtinti mokesčių lengvatos pajamų ir turto mokesčiui turi pateikti personalo lentelę, darbo užmokesčio žiniaraštį, įsakymus personalui, darbo knygelių kopijas, darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir kitus dokumentus.
Praktikoje mokesčių inspektoriai leidžia, kad jei personalo lentelėje yra numatyta teisininko ar rinkodaros specialisto pareigybė, tada apmokestindama organizacija nebegali atsižvelgti į išlaidas, susijusias su apmokėjimu už trečiųjų šalių teisininkų ar rinkodaros specialistų paslaugas. Tačiau arbitražo praktika patvirtina, kad norint, kad apskaičiuojant pelną būtų atsižvelgta į išlaidas, pakanka, kad paslaugos būtų teikiamos kaip gamybinės ar komercinės veiklos dalis, būtų skirtos pajamoms gauti ir būtų pagrįstos dokumentais (PMĮ 252 str. Rusijos Federacija).
Be to, išsamiai pareigybių aprašymai, darbo sutartys ir personalo komplektavimas kaip rašytinis įrodymas ginčo teisme nustato gamybos poreikį organizacijos išlaidoms komandiruotėms ir išlaidoms personalo mokymui ir perkvalifikavimui.
Dokumentuojant darbo santykius, didžiojoje daugumoje personalo dokumentų yra labai svarbi informacija. Todėl požiūris į darbą su tokiais dokumentais turėtų būti itin rimtas. Personalo dokumentų pildymo teisingumas priklauso nuo tam tikrų patvirtinimo juridiniai faktai kurių pagrindu atsiranda tam tikros darbuotojo teisės. Dėl to darbuotojui gali būti sunku gauti išankstinį paskyrimą. darbo pensija, ypač darbui su kenksmingomis ir sunkiomis darbo sąlygomis, tačiau bet kokia pareigybės pavadinimo klaida ar netikslumas gali lemti tai, kad darbo „žalingose“ pareigose laikotarpis nebus skaičiuojamas kaip išmoka ir darbuotojas neturės teisės į išankstinę senatvės pensiją.
Ypatingas dėmesys turėtų būti taikoma darbo knygelių tvarkymo tvarka, kuri pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsnį yra pagrindiniai darbo ir darbo apskaičiavimo dokumentai. draudimo patirtis darbininkas.
Apskritai, iš dokumentų darbo santykiai gali priklausyti nuo teikiamų socialinių, pensijų ir kitų garantijų Rusijos teisės aktai darbuotojų.
Profesionaliam personalo specialisto darbui būtini įstatymai, nuostatai, instrukcijos ir kiti dokumentai, kuriuose yra darbo teisės normų. Todėl pirmasis žingsnis kuriant personalo tarnybą yra pakankamos norminių dokumentų bazės formavimas.
Dokumentus, kurie turėtų būti kasdien po ranka su personalo pareigūnu, galima suskirstyti į dvi nepriklausomas grupes.
IN pirmoji grupė apima teisės aktus ir poįstatyminius teisės aktus, kuriuose yra darbo teisės normų ir darbo apsaugos normų. Šie dokumentai yra privalomi.
Co. antroji grupėįtraukti vadovo darbo ir personalo apskaitos tvarkymo metodinius dokumentus. Jie yra patariamojo pobūdžio. Dokumentuose pateikiamos rekomendacijos, kaip geriausia surašyti personalo dokumentus, kaip su jais patogiau organizuoti darbą. Kartu personalo pareigūnas turi teisę savarankiškai nuspręsti, ar laikytis šių rekomendacijų, ar veikti pagal įmonės standartus.
Skiltyje „Dokumentai, skirti darbo teisė ir darbo apsauga“ galima pažymėti penkis norminius teisės aktus.

Pirmas - Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Tai yra pagrindinis dėsnis, kuriuo turėtų vadovautis personalo specialisto darbas bet kurioje organizacijoje. Darbo kodekso normos reglamentuoja darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarką, jų darbo ir poilsio laiko organizavimą, darbo užmokesčio mokėjimo sąlygas, įvairių išmokų ir kompensacijų darbuotojams teikimą.
Antra - federalinis įstatymas RF 2006 m. liepos 27 d Nr. 149-FZ„Apie informaciją Informacinės technologijos Ir informacijos apsauga"Šio įstatymo pagrindu yra statomas visas personalo tarnybos darbas su darbuotojų asmens duomenimis. Pavyzdžiui, klausimas, kaip jie bus tvarkomi ir kur bus informacija, gauta iš darbuotojo jam pradėjus dirbti. saugomi.
Trečioji- Rusijos Federacijos 2004 m. liepos 29 d. įstatymas Nr. Nr. 98-FZ "Apie komercinę paslaptį". Jis sudaro informacijos, kuri gali būti, sąrašą prekybos paslaptis organizacija, darbuotojų, galinčių su ja susipažinti, sąrašas, susipažinimo su įslaptintais duomenimis tvarka, taip pat atsakomybė už konfidencialios informacijos skleidimą.
Ketvirta- Rusijos Federacijos 1999 m. liepos 17 d. įstatymas Nr. Nr. 181-FZ „Dėl darbo apsaugos pagrindų Rusijos Federacijoje". Šio dokumento nuostatos leidžia kompetentingai sukurti darbo apsaugos sistemą organizacijoje. Ir tai labai svarbu. Juk sveiki ir saugias sąlygas darbas yra viena iš pagrindinių sąlygų, kurią garantuoja darbdavys, sudarydamas su darbuotojais darbo sutartį. Nustačius darbo saugos ir saugos taisyklių pažeidimą, darbo inspektorius kaltus pareigūnus patraukia administracinėn atsakomybėn.
Penkta - 2001 m. rugpjūčio 8 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 134-FZ"Apie teisių gynimą juridiniai asmenys Ir individualūs verslininkai adresu vykdantis valstybinę kontrolę(priežiūra)". Įstatyme pateikiamas supratimas apie darbdavio teises ir pareigas atliekant įvairius patikrinimus organizacijoje. Pavyzdžiui, įstatyme nurodomi dokumentai, kurių darbdavys turi teisę reikalauti iš inspektoriaus, kai jis atsiranda organizacijoje, įmonės atstovo teisė asmeniškai dalyvauti atliekant patikrinimą, kaip organizacija gali apskųsti nepatenkinamus patikrinimo rezultatus.

Kita grupė reglamentas reikalingos personalo tarnybos darbe, įtraukti metodinę medžiagą apie organizaciją valdymo darbas ir pagal darbas su personalo dokumentais.
Pirmiausia, tai GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui." Tai valstybinis standartas apibrėžia detalių, kurios turi būti organizacijos išduotame dokumente, sąrašą, jų išdėstymo tvarką ir reikalavimus firminiams blankams.
Pavyzdžiui, standartas diktuoja valstybės herbo, organizacijos herbo ir jos prekės ženklo vietos taisykles. Nustato, kokiu atveju sutrumpintas organizacijos pavadinimas rašomas dokumento pavadinime, o kuriuo ne, ir iš kokių elementų jis susideda Registracijos numerisįsakymas. Standartas taikomas visiems įmonės organizaciniams ir administraciniams dokumentams: nutarimams, įsakymams, įsakymams, protokolams, aktams, raštams. Visus aukščiau išvardintus dokumentus tvarko personalo pareigūnai.
Antra, tai Slinkite 2000 m. spalio 6 d. Federalinio archyvo patvirtinti tipiniai organizacijų veikloje susidarantys valdymo dokumentai, nurodantys saugojimo terminus. Šiame norminiame akte pateikiamas baigtinis vidaus dokumentų sąrašas, atsižvelgiant į jų teisinę reikšmę, reglamentuojama dokumentų saugojimo tvarka ir terminai. jų saugojimas. Kiek laiko reikia saugoti, pavyzdžiui, etatų lentelę, priedų reglamentą, darbo laiko apskaitos žiniaraštį, pareigybių aprašymus ir kitus dokumentus, personalo darbuotojas sužinos iš šio skyriaus dokumento.
Trečia, tai vieningos formos pirminė apskaitos dokumentacija darbo ir jo apmokėjimo apskaitai. Įsakymų dėl įdarbinimo, atleidimo, perkėlimo, nukreipimo į verslo kelionė, dėl paskatinimo, taip pat darbuotojų asmeninių kortelių formos ir kai kurie kiti dokumentai yra patvirtintame albume 2004 m. sausio 5 d. Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr..
Be to, šių vieningų formų priežiūra pagal 2 punktas minėta rezoliucija privaloma visoms organizacijoms veikiantis Rusijos Federacijos teritorijoje, nepriklausomai nuo nuosavybės formos.
Ketvirta, tai yra Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretas Nr. 225.
"Apie darbo knygas"ir Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. potvarkis Nr. 69" Dėl Darbo knygelių pildymo instrukcijos patvirtinimo". Šie dokumentai bus reikalingi personalo pareigūnui dirbant su darbuotojų darbo knygelėmis. Šiuose dokumentuose esančios rekomendacijos padės personalo pareigūnui teisingai, be klaidų užpildyti darbuotojo darbo knygelę, esant reikalui, atlikti atitinkamus jos pakeitimus arba vietoj sugadinto ar pamesto dokumento išduoti dublikatą.
Penkta, tai yra tarpšakiniai išplėsti laiko standartai už personalo atranką ir apskaitą bei tarpsektorinius suminius darbo laiko normatyvus vadovybei patvirtinti, patvirtinti 1994 m. lapkričio 25 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretas Nr. 72. Šie dokumentai taip pat gali būti įtraukti į sąrašą reikalingų įrankių personalo pareigūnas. Jų pagalba galite apskaičiuoti personalo tarnybos darbuotojų skaičių, taip pat nustatyti, kiek laiko kiekvienam iš jų reikia atlikti savo darbo pareigas.
Būtina vadovautis norminiuose ir metodiniuose dokumentuose esančiomis rekomendacijomis, nors jos nėra privalomos. Faktas yra tas, kad daugeliu atvejų jie supaprastina darbą su dokumentais. Be to, darbo inspekcija šiems nurodymams teikia didelę reikšmę ir, jei jų nesilaikoma, organizacijai gali skirti baudą.
Svarbu žinoti, kurie dokumentai įmonei yra privalomi, kurie tokiais tampa tik esant tam tikroms sąlygoms, o kokių popierių galima praleisti, nes jie yra patariamojo pobūdžio. Tai leis gerai pasiruošti susitikimui su darbo inspektoriais.
Kurdami dokumentus personalo specialistai savo veikloje turi vadovautis šiais dalykais:

1. Žiūrėti buitiniai dokumentus, jų rengimo, tvirtinimo tvarką ir kt. naudojamas tai, kas patogu šiai organizacijai;
2. Žiūrėti išorės dokumentai turi atitikti Bendrosios taisyklės suteikia šiems dokumentams juridinę galią;
3. Dokumentai turėtų būti saugomi organizacijoje, atsižvelgiant į archyvų tarnybos reikalavimus.

Suteikia dokumentams juridinę galią

Kad dokumentas būtų teisinės galios reikia laikytis šių taisyklių:
1. Darbdavys, rengdamas jį, privalo laikytis galiojančių teisės aktų;
2. Dokumentas gali būti skelbiamas tik pagal jo kompetenciją;
3. Darbdavys privalo laikytis nacionalinių dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių.