Personalo administravimas įmonėje. Darbo knygų tvarkymas. HR įrašai, registravimo ir saugojimo taisyklės

Organizavimas ir valdymas HR administravimas- tiesioginė personalo tarnybos darbuotojų atsakomybė. Kūrybos situacijose nauja organizacija, pertvarkant senus ar kitus reorganizavimo variantus, vadovybė ir personalo skyrius turi žinoti pagrindinius darbo punktus: darbuotojų mokymą ir paiešką, personalo priėmimą, perkėlimą ir atleidimą, taip pat archyvavimo ir veiklos taisykles. dokumentų saugojimas.

Kompetentingas personalo administravimo organizavimas kaip įmonės stabilumo pagrindas

Bet kuri organizacija, nepaisant nuosavybės, turi darbuotojų. Ji skiriasi skaičiumi ir sudėtimi, atliekamomis funkcijomis ir kvalifikacijos lygiu. Personalo skyriaus užduotis – užtikrinti, kad visi su įmonės darbuotojais susiję klausimai ir problemos būtų išspręstos kuo greičiau ir kokybiškiau.

Stabili organizacijos veikla tiesiogiai priklauso nuo jos darbuotojų. Pirminė personalo tarnybos užduotis – kompetentinga ir savalaikė darbuotojų atranka, personalo apskaitos vedimas pagal įstatymus ir savalaikis dokumentų pateikimas archyvui. Tai yra stabilios bet kurios įmonės veiklos pagrindas.

Personalo mokymai darbui su personalu

Personalo administravimo instrukcija aiškiai nurodo personalo specialistų profesinio mokymo poreikį. Tačiau praktikoje dažnai iškyla problema su reikiamo profilio darbuotojų mokymu.

Aukštosios ir vidurinės specializuotos mokyklos neugdo tokios siauros kvalifikacijos specialistų kaip „personalo dokumentų tvarkymas“. Mokymai dažniausiai vyksta jau vietoje arba specializuotuose kursuose. Taip pat mentorystės metodu darbuotoją galima apmokyti tiesiogiai darbo vietoje.

Personalo administravimo specialistų mokymas apima šiuos metodus:

• perkvalifikavimas antrojo pagrindu Aukštasis išsilavinimas;
• įgyti atitinkamo profilio aukštąjį išsilavinimą, pavyzdžiui, „įrašų tvarkymas“, „jurisprudencija“, „personalo vadyba“, „informacijos saugumas“;
• mokymas specializuotuose ilgalaikiuose kursuose (ne trumpiau kaip trys mėnesiai), po kurių laikomas egzaminas;
• praktinis darbas, po kurio vyksta nuolatinis kvalifikacijos kėlimas.

Žmogiškųjų išteklių tarnybų darbą reglamentuojantys norminiai dokumentai

Personalo skyriaus veikla ir bendras personalo dokumentų tvarkymo organizavimas labai priklauso nuo galiojančių teisės aktų ir vidaus norminių dokumentų. Ši funkcija yra susijusi su darbo niuansais didelė suma asmens dokumentai, kurie dažnai yra konfidencialūs.

Įrašų tvarkymą personalo tarnyboje reglamentuoja šie aktai:

• Konstitucija, Civilinis ir Darbo kodeksai, taip pat iš dalies Baudžiamasis ir Šeimos kodeksai;
• teisės aktai dėl organizacijos profilio su darbu su personalu susijusiais klausimais;
• reglamentas vietinės reikšmės;
• įvairūs federalinio lygio klasifikatoriai, taisyklės ir nuostatai;
• vidinis reglamentas, pavyzdžiui, personalo dokumentų tvarkymo instrukcijos;
• vadovybės įsakymai ir įsakymai.

Personalo tarnybos darbuotojai privalo griežtai laikytis norminių teisės aktų reikalavimų ir, svarbiausia, Darbo kodeksas.

Darbuotojų paieška ir dokumentavimas

Personalo administravimas prasideda nuo personalo paieškos ir registravimo. Pirmiausia reikia apsispręsti dėl naujų darbuotojų paieškos galimybių. Tarp jų išsiskiria šie dalykai:

• įdarbinimo agentūros ir biurai;
• užimtumas;
• darbo mugės;
• švietimo įstaigos;
• darbo skelbimų lentos ir gyvenimo aprašymai apie įvairius išteklius;
• kitos organizacijos;
• pažįstami ir draugai.

Visos darbuotojų paieškos galimybės turi savų privalumų ir trūkumų, personalo skyriaus darbuotojas turėtų maksimaliai išnaudoti visas galimybes užimti laisvą darbo vietą.

Suradus pareiškėją, su juo vyksta pokalbis. Pageidautina, kad jos eiga būtų dokumentuojama: taip lengviau priimti pagrįstą sprendimą dėl samdymo ar atsisakymo. Pastaruoju atveju asmeniui per penkias darbo dienas raštu pranešama priežastis. Jei kandidatas yra tinkamas laisvai vietai, jis turėtų būti įtrauktas. Čia prasideda konkretaus darbuotojo registracija.

• darbo sutarties sudarymas;
• priėmimo įsakymo išdavimas;
• naujas darbuotojas ar jos įstaiga;
• asmens kortelės registracija;
• jei organizacijoje priimta – asmens bylos steigimas;
• darbuotojo supažindinimas ir pasirašymas su vidaus taisyklėmis ir instrukcijomis.

Personalo įrašai (asmeninės kortelės, personalo lentelė)

Personalo administravimas apima privalomą apskaitos dokumentų, ypač personalo lentelės ir asmeninių kortelių, registravimą. Šie dokumentai yra privalomi visų nuosavybės formų organizacijoms.

Personalas ir darbuotojų skaičius turi būti aktualus ir atitikti organizacijos poreikius. Jame pateikiami visų pareigybių pavadinimai, įkainių skaičius, nurodant laisvas darbo vietas tam tikram laikotarpiui.

Asmeninės kortelės yra suvienodinti dokumentai kurioje yra trumpa informacija apie darbo veikla darbuotojo ir asmeninės informacijos. Jie yra subjektyvūs griežta apskaita ir specialias laikymo sąlygas vietose, kurios apsaugotų nuo žalos ir vagystės.

Užsakymai personalui, skirtumai ir dizaino ypatumai

Bendrasis biuro darbas personalo darbe daugiausia išreiškiamas vadovybės įsakymais ir įsakymais. Šie dokumentai gali būti susiję tiek su atskirais darbuotojais, tiek su visu personalu. Jie skiriasi dizaino ir įgyvendinimo ypatybėmis.

Dauguma įsakymų ir įsakymų dėl konkrečių veiksmų su darbuotoju turi vieningą formą. Jiems taikomas privalomas susitarimas su visais suinteresuotosios šalys ir darbuotojo supažindinimas prieš kvitą. Personalo įsakymų kopijos saugomos asmens byloje, o originalai – atskiruose aplankuose.

HR įrašai, registravimo ir saugojimo taisyklės

Norint įrašyti judėjimą personalo tarnyboje, reikia tvarkyti specializuotus žurnalus. Tai yra kelių puslapių formato lentelių dokumentai, dažniausiai vieningi. Paprastai jie suvyniojami į didelius užrašų knygeles arba perkami paruošti specializuotose parduotuvėse.

Žurnalų tipai HR:

• gaunamų ir siunčiamų dokumentų, įskaitant laiškus, registravimas;
• užsakymų registravimas;
• darbuotojų atvykimo ir išvykimo į komandiruotes registravimas;
• prašymų, pareiškimų, pranešimų, tarnybinių ir tarnybinių pažymų registravimas;
• registracijos formos darbo knygos, jų įdėklai;
• įvairių judėjimų apskaitos knygos personalo dokumentus ir tt

Visi žurnalai turi būti surišti ir užantspauduoti, o lapai turi būti sunumeruoti. Jie turi būti laikomi atskirai nuo visų dokumentų. Pageidautina seife arba specialioje spintoje.

Asmeninių failų priežiūros ir saugojimo ypatybės

Asmeninių failų tvarkymas yra neprivalomas. Tačiau dauguma organizacijų vienokia ar kitokia forma surenka darbuotojų dokumentus. Žinoma, patogiau tai daryti viename aplanke.

Asmens byla – tai dokumentais pagrįstos asmeninės informacijos apie darbuotoją rinkinys, renkamas ir suformuotas tam tikra tvarka. Jame gali būti įvairių dokumentų ir kopijų:

• įsakymų apie darbuotoją kopijos;
• pareiškimų kopijos;
• asmens tapatybės dokumentų, patvirtinančių kvalifikaciją, išsilavinimą, pašalpas ir šeiminę padėtį, kopijos;
• klausimynas;
• charakteristikos ir apžvalgos;
• pagalba ir kt.

Asmeninėse bylose yra asmeninė informacija ir jos turi būti laikomos atskirai nuo kitų dokumentų. Prieiga prie jų leidžiama tik griežtai ribotam ratui. pareigūnai... Atleidus darbuotojus, asmens bylos perduodamos saugoti archyve.

Darbo knygų, taip pat intarpų projektavimo, saugojimo ir išdavimo taisyklės

Visos organizacijos privalo vesti savo darbuotojų darbo knygas, išskyrus darbuotojus, samdomus ne visą darbo dieną. Pirminio priėmimo metu darbdavys savarankiškai įsigyja tuščias formas ir padaro jose pirmąjį įrašą. Įjungta Titulinis puslapisįveskite atitinkamus duomenis apie darbuotoją. Vėliau būtina stebėti jų aktualumą ir laiku atlikti pakeitimus.

Apie pagrindinės dalies paplitimą daromi įrašai apie darbą ir socialinė veikla darbuotojas, jo nuolatinis priėmimas Visi įrašai sunumeruoti bendra tvarka ir yra įrašomi įsakymo pagrindu. Prie atsistatydinimo rašto pridedamas organizacijos antspaudas ir vadovo parašas.

Pagaminta rankomis, mėlyna šratinukas, aiški ir suprantama rašysena. Atidžiai stebėkite įvestų duomenų aktualumą ir tikslumą. Jeigu informaciją reikia taisyti, tuomet jas reikia atsargiai perbraukti viena eilute ir įvesti esamą informaciją. Šis veiksmas turi būti patvirtintas galvos parašu ir antspaudu.

Darbo knygos saugomos atskirai nuo kitų dokumentų, seife. Draudžiama juos perduoti darbuotojams ar tretiesiems asmenims be specialaus atsakingų institucijų nurodymo.

Personalo dokumentų operatyvinio ir archyvinio saugojimo ypatumai

Personalo dokumentų saugojimą lemia ypatinga jų svarba. Juose yra asmeninė informacija ir jie yra konfidencialūs. Tokie duomenys nėra be leidimo atskleidžiami. Priešingu atveju personalo tarnybos darbuotojams ir organizacijos vadovui skiriama bauda.

Dėl organizacijos teisingas saugojimas personalo dokumentai personalo tarnyboje, pageidautina turėti atskirą patalpą. Į jį turi būti vienas įėjimas ir jis turi būti įrengtas metalines duris su signalizacija.

Patys dokumentai turėtų būti laikomi metalinėse spintelėse arba seifuose. Reikėtų vengti prieigos saulės šviesa ir dulkės, taip pat ekstremalios temperatūros ir per didelė drėgmė. Šie paprasti veiksmai padės išsaugoti asmeninę informaciją.

Sužinokite, kaip organizacijoje vedami personalo įrašai ir už ką jiems gali būti skirta bauda. Atsisiųskite personalo administravimo instrukcijas arba susitvarkykite apskaitą patys.

Straipsnis

Atsisiųskite naudingą dokumentą

Kokius privalomus personalo dokumentus rengia darbdavys

Kiekviena įmonė, kuri naudoja samdomą darbą, privalo vesti personalo apskaitą. Darbą su personalu lydi daugybės dokumentų įforminimas – nuo ​​personalo lentelės iki personalo užsakymų. Personalo pareigūno užduotis – laiku ir teisingai surašyti personalo skyriaus dokumentus, prireikus juos pakeisti ir patikrinti, ar jie atitinka galiojančius teisės aktus.

Kompetentingai susistemintos personalo administravimo instrukcijos, parengtos atsižvelgiant į naująjį GOST, sumažins grubių klaidų riziką dirbant su personalu.

Pradėdami personalo administravimą nuo nulio, paruoškite privalomus personalo dokumentus, be kurių visavertis darbas su personalu tiesiog neįmanomas.

Privalomi personalo skyriaus dokumentai:

• darbo sutartys;
• pareigybių aprašymai (jei reikia);
• vietiniai reglamentai;
• asmeninės darbuotojų kortelės;
• užsakymai personalui;
• užsakymai pagrindinei veiklai;
• personalo stalas;
• atostogų grafikas;
• apskaitos knygos ir žurnalai;
• laiko apskaitos žiniaraštis .

Darbo sutartis

Pagrindinis dokumentas personalo pareigūno darbe. Patvirtina darbo santykių buvimą, nustato šalių teises ir pareigas. Vienos unifikuotos darbo sutarties formos nėra, nors yra standartinė mikroįmonių forma. Kiti darbdaviai taip pat gali tai remtis. Įstatymas nedraudžia sudaryti laisvos formos darbo sutarčių, jei jose nurodytos visos privalomos sąlygos ir informacija apie šalis.

Privalomos darbo sutarties sąlygos:

• darbo funkcija, nurodant pareigas arba darbo rūšį;
• darbo vieta ir darbo sąlygos;
• darbo užmokestis, nurodant tarifinį tarifą arba atlyginimą;
• privalomojo socialinio draudimo sąlyga.

Į darbo sutartį įtraukite darbo pobūdį ir būdą, jei jie skiriasi nuo įprasto. Surašyti visas įstatymų reikalaujamas garantijas ir kompensacijas. V terminuota sutartis būtinai nurodykite galiojimo laiką ir priežastis, kodėl šalys negalėjo užmegzti neterminuotų darbo santykių.

Privaloma informacija apie darbo sutartį:

• Visas darbuotojo vardas ir pavardė bei darbdavio vardas ir pavardė (fiziniam asmeniui – vardas ir pavardė);
• duomenys apie darbuotojo ir darbdavio-fizinio asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus;
• darbdavio TIN (išskyrus asmenis, kurie neturi verslininko statuso);
• informacija apie asmenį, pasirašantį sutartį darbdavio vardu;
• dokumento parengimo vieta ir data.

Darbo aprašymai

Nepaisant to, kad Rusijos Federacijos darbo kodekse nėra nuorodų į šį dokumentą, valstybinės institucijos be nesėkmių rengia pareigybių aprašymų paketą (2004-07-27 įstatymas Nr. 79-FZ) ir komercinės organizacijos labai pageidautina tai padaryti.

Pareigybių aprašymų buvimas leidžia:

• teisingai paskirstyti pareigas tarp panašių pareigų;
• teisme ar prokuratūroje įrodyti drausminės nuobaudos teisėtumą;
• pateisinti;
• tinkamai atestuoti personalo tinkamumą užimamoms pareigoms.

Dėmesio! Instrukcijos rašomos pareigoms, o ne konkretiems darbuotojams, todėl nesuasmeninkite jų. Jei darbuotojas išeina ar pereis, nurodymas turės būti patvirtintas iš naujo. Dėl tos pačios priežasties geriau jį tvirtinti kaip savarankišką dokumentą, o ne kaip darbo sutarties ar susitarimo priedą.

Vietos taisyklės (LNA)

Jie yra privalomi ir neprivalomi. Valstybinės inspekcijos inspektorius patikrinimo metu turi teisę pareikalauti lokalinių taisyklių, o jei kokio nors dokumento nėra arba jis surašytas su klaidomis, darbdaviui gali būti skirta bauda arba įsakymas.

Visos TC nurodytos LNA yra privalomos:

• nuostata dėl darbo užmokesčio, jei darbo apmokėjimo sąlygos neatsispindi kolektyvinėje sutartyje ar kitame vietiniame akte (Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnis);
• darbuotojų asmens duomenų taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 86 straipsnis);
• (Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsnis).

Jei darbuotojai turi pareigas nereguliariai darbo valandomis, turėtų būti patvirtintas darbuotojų, kuriems taikomas specialus darbo režimas, sąrašas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 57, 101 straipsniai). Jei įmonė siunčia darbuotojus persikvalifikuoti arba tęsti mokymą – reglamentas dėl profesinio mokymo tvarkos ir sąlygų (Rusijos Federacijos darbo kodekso 196 straipsnis).

Neprivalomi LNA išduodami pagal poreikį. Aiškiai reglamentuoti darbo procesus, parengti papildomus vidinius dokumentus: nuostatus dėl premijų, kelionių, mentorystės, socialinės politikos, įdarbinimo ir kt. Vietinių aktų projektavimui ir struktūrai nėra vieningų reikalavimų, vadovaukitės galiojančiu GOST ir teisingai patvirtinkite kiekvieną dokumentą.

Darbuotojo asmeninės kortelės

Visi darbdaviai, nepriklausomai nuo organizacinės ir teisinės formos bei veiklos srities, kiekvienam darbuotojui privalo susikurti asmeninę kortelę. Naudokite vienodą T-2 formą arba sukurkite savo. Valstybės tarnautojų registracijai parengta speciali forma T-2GS.

Nepamirškite po parašu supažindinti darbuotojo su asmens kortelės turiniu iš karto po pirminio užpildymo, o vėliau – padarius naujus įrašus apie perkėlimą (įskaitant laikiną), atleidimą iš darbo, pareigų pervadinimą.

Dėmesio! Asmens kortelė uždaroma pasibaigus darbo sutarčiai, kurios pagrindu ji buvo pradėta naudoti. Jei samdote darbuotoją, kuris jau dirbo organizacijoje, pradėkite jam naują kortelę.

Užsakymai personalui

Įsakymais įforminamos įdarbinimo, komandiruočių, atleidimo, premijų, atostogų ir kitos personalo procedūros. Tai svarbiausias bet kurios personalo tarnybos dokumentas, kurio pagrindu daromi įrašai asmeninėse sąskaitose, darbo knygose, asmeninėse kortelėse.

Kai kurie užsakymai sudaromi vieninga lentelės forma. Jei užsakymas susijęs ne su vienu, o su keliems darbuotojams vienu metu, naudojama forma, pažymėta „a“:

1 lentelė. Įsakymai surašyti vieningomis lentelių formomis

	Formos tipas ir pavadinimas
T-9 arba T-9	Įsakymas išsiųsti vieną ar kelis darbuotojus į komandiruotę
T-11 arba T-11a	Įsakymas dėl vieno ar kelių darbuotojų paaukštinimo
T-8 arba T-8a	Įsakymas atleisti vieną ar daugiau darbuotojų
T-6 arba T-6a	Įsakymas dėl atostogų suteikimo vienam ar keliems darbuotojams
T-5 arba T-5a	Įsakymas perkelti vieną ar kelis darbuotojus į kitą darbą
T-1 arba T-1a	Įsakymas dėl vieno ar kelių darbuotojų samdymo dirbti

Dėmesio! Vietoj vieningų formų galite naudoti darbdavio patvirtintas formas, jei jose yra visi reikalingi duomenys.

Likę užsakymai išduodami teksto forma. Jei reikia atšaukti darbuotoją iš atostogų arba išsiųsti į kvalifikacijos kėlimo kursus, grąžinkite į darbą arba sudarykite įsakymą laisva forma.

Užsakymui teisinę galią suteikia sertifikavimo rekvizitai – asmeninis parašas generalinis direktorius ar kitas pareigūnas, įgaliotas pasirašyti įsakymus. Be parašo, uždedamas organizacijos antspaudas (jei toks yra). Administraciniai dokumentai įsigalioja nuo pasirašymo momento arba nuo juose nurodytos datos.

Dėmesio!Įsakymai dėl vadovų – generalinio direktoriaus, jo pavaduotojų, vyriausiojo buhalterio ir kitų įstatuose nurodytų pareigūnų skyrimo yra susiję su įsakymais, skirtais pagrindinei veiklai, o ne personalui.

Užsakymai pagrindinei veiklai

Tai visi rašytiniai įsakymai, nesusiję su personalo ar administraciniais ir ūkiniais klausimais: dėl vietinių norminių aktų įvedimo ar esamos LNA pataisų, dėl naujų etatų steigimo ir patikrinimų atlikimo. Tokių pavedimų vykdymas gali būti patikėtas tiek organizacijos sekretoriui, tiek personalo skyriaus darbuotojams.

Personalo stalas

Būdinga įmonės personalo struktūra: organizacinė struktūra, personalo skaičius ir sudėtis, atlyginimai už visas pareigas. Registracijai naudokite vieningą formą T-3 arba sukurkite savo šabloną. Dokumento galiojimo laikas gali būti nenurodytas, tačiau jei jis ribotas, nepamirškite iki nurodytos datos sudaryti naują etatų lentelę.

Ribotos trukmės personalo lentelės pavyzdys

Į dokumentą įveskite visas be išimties turimas pareigas įmonėje, įskaitant laisvas, laikinas ir sezonines. Įstatymas draudžia samdyti darbuotojus į etatų lentelėje nenumatytas pareigas (2014-21-01 Rostrud raštas Nr. PG / 13229-6-1).

Pareigybių pavadinimus rašykite rusiškai ir be santrumpų, prie kiekvieno nurodykite tikslų atlyginimą – atlyginimų šakės nepriimtinos. Pareigos, susijusios su kompensacijomis, lengvatomis ar apribojimais, turi atitikti profesinius standartus ir tarifų bei kvalifikacijų žinynus (Darbo ministerijos 2016-04-04 raštas Nr. 14-0 / 10 / B-2253). Pasakos žurnalo „Personalo verslas“ ekspertas

Dėmesio! Už klaidas personalo lentelėįmonei gresia bauda pagal Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 straipsnį.

Atostogų grafikas

Jis sudaromas kasmet ir nustato kasmetinių mokamų atostogų suteikimo visiems organizacijos darbuotojams terminus. Paimkite vieningą formą T-7 arba savo šabloną kaip pagrindą.

Kad nebūtų skundų dėl dokumento, tęskite nuosekliai:

1. Išsiaiškinkite darbuotojų pageidavimus. Paprašykite skyrių vadovų surinkti informaciją apie kiekvieną struktūrinį padalinį.
2. Patikrinkite, ar tarp darbuotojų nėra naudos gavėjų, turinčių teisę išeiti atostogų bet kuriuo patogiu metu. Tai nėščios moterys, nepilnamečiai ir kai kurios kitos darbuotojų kategorijos.
3. Sudarykite preliminarų suvestinį tvarkaraštį.Įrašykite visus darbuotojus į dokumentą, įskaitant išorinius ir vidiniai ne visą darbo dieną dirbantys darbuotojai, taip pat tos, kurių motinystės atostogos baigiasi kitais metais.
4. Sutikite ir patvirtinkite tvarkaraštį. Išduoti atskirą įsakymą arba ant paties dokumento uždėti patvirtinimo antspaudą, supažindinti su juo pasirašytus darbuotojus (2012-08-01 Rostrud raštas Nr. PG / 5883-6-1).

Kam turėtų būti patikėtas personalo administravimas

Labai mažose įmonėse ir naujai kuriamose organizacijose personalo administravimas pilnai dažniausiai krenta ant vieno žmogaus pečių. Paprastai tai yra įmonės direktorius arba jo pavaduotojas. Tačiau augant verslui ir plečiantis personalui, didėja ir dokumentų tvarkymas. Šiame etape etatą reikėtų skirti personalo specialistui, kuris gerai išmano personalo administravimo pagrindus ir skiria visą savo darbą. darbo laikas dirbti su personalu.

V didelių įmonių su kompleksu organizacinė struktūra personalo dokumentų tvarkymu užsiima atskira tarnyba.

Jei organizacija turi atskirus struktūrinius padalinius, pavyzdžiui, filialus kituose miestuose ir regionuose, personalo apskaitą galima vesti dviem būdais. Brangiau - sukurti personalo pareigūno etatą kiekviename filiale, pelningiau, bet susiję su tam tikrais sunkumais - atlikti su personalo tarnybos ištekliais centrinėje būstinėje, nustatant darbą skenavimo ir pašto pagalba. Kas tai yra, skaitykite žurnale „Personalo verslas“.

2 lentelė. Privalumai ir trūkumai Skirtingi keliai CA organizavimas filialuose

Procedūra	Centrinėje buveinėje vyksta CD	CA vykdoma filialuose
popierizmas	Sunku laikytis terminų, dokumentų originalų perdavimas užtrunka	Terminų laikomasi, parašo teisė perduodama filialo vadovui
Už personalo administravimą atsakingų darbuotojų paskyrimas (CD)	Paprastai nesunku rasti tinkamą darbuotoją, turintį atitinkamą kvalifikaciją	Kadangi filialuose dirba mažiau darbuotojų, sunku pasirinkti atsakingą už CA asmenį
Įdarbinti viršvalandžius arba savaitgaliais	Ne visada pavyksta operatyviai įforminti visus reikalingus dokumentus ir laiku pristatyti į skyrių	Ne bėda: tereikia gauti darbuotojo sutikimą ir vietoje surašyti visus dokumentus
Dokumentų išdavimas darbuotojams atleidžiant iš darbo	Pristatymas užtrunka daugiau laiko, siuntimo metu yra pavojus prarasti	Dokumentai gali būti išduodami operatyviai, nepažeidžiant nustatytų terminų

Personalo biuro darbo organizavimas savarankiškai: žingsnis po žingsnio instrukcijos

Kaip organizuoti darbą su personalu naujai kuriamoje įmonėje ar atsigauti nuo pirmtako? Naujos personalo administravimo instrukcijos, parengtos atsižvelgiant į galiojančių teisės aktų normas, padės nieko nepraleisti.

Tęskite etapais:

1 veiksmas. Sukurkite reguliavimo sistemą. Visų pirma, vadovaukitės Rusijos Federacijos darbo kodekso reikalavimais - pagrindine darbo įstatymų dalimi, reglamentuojančia daugelį personalo procesų: įdarbinimą, atostogų suteikimą, darbo sutarties šalių teises ir pareigas, apskaičiavimo tvarką. darbo užmokestis ir kt.

Taip pat atsižvelkite į normas, nustatytas:

• Valstybinio statistikos komiteto 2004-01-05 nutarimas Nr.1- dėl vieningų pirminės apskaitos formų ir privalomų rekvizitų naudojimo;
• Mažoje įmonėje visus su personalo dokumentų tvarkymu susijusius klausimus gali tvarkyti vienas asmuo – personalo pareigūnas, sekretorė ar direktorius. Tada jis yra atsakingas už darbo knygų tvarkymą ir saugojimą. Bet jei darbų apimtys didelės, geriau atsakomybės sritis paskirstyti keliems darbuotojams. Pavyzdžiui, paskirti vieną iš personalo pareigūnų, atsakingų už darbo knygelių tvarkymą ir apskaitą, kitam patikėti personalo įsakymų surašymo darbus.

  Už darbo knygeles atsakingo pareigūno skyrimo įsakymo pavyzdys

  
  

  3 veiksmas. Sudarykite privalomų personalo dokumentų sąrašą.Įtraukite į jį vietines taisykles ir kitus dokumentus, kurių buvimą GIT inspektorius turi patikrinti kito apsilankymo metu: personalo lentelę, atostogų grafiką, darbo laiko apskaitos žiniaraštį, asmenines darbuotojų korteles. Jei jūsų organizacija planuoja atsisakyti vieningų formų, pateikite nurodymą sukurti savo formas.

  4 veiksmas. Sukurkite ir patvirtinkite reikiamus personalo įrašus ir reglamentus... Yra keli LNA patvirtinimo būdai: išsiaiškinkite, kuo jie skiriasi vienas nuo kito ir išsirinkite tinkamiausią. Atkreipiame dėmesį, kad kai kuriuos dokumentus pirmiausia reikės derinti su profesine sąjunga (kaip pasakys elektroninio žurnalo „Personalo verslas“ ekspertė).

  5 veiksmas. Užpildykite registracijos knygas ir žurnalus... Paskirkite darbuotojus, atsakingus už instruktažų registravimą, medicininę apžiūrą ir susirašinėjimą.

  1. Patikrinkite darbo sutarčių teisingumą. Pirmiausia patikrinkite, ar organizacijos direktorius tinkamai pasamdytas, tada peržiūrėkite likusias sutartis. Įsitikinkite, kad juose įrašyti atlyginimai ir pareigybių pavadinimai tiksliai atitinka etatų lentelės, darbo knygelių ir darbo užsakymų formuluotę. Jei radote klaidų, atlikite pakeitimus, sudarydami papildomus susitarimus su darbuotojais.
  1. Supažindinti darbuotojus su parašais su tiesiogiai su jais susijusiais LNA. Kalbame ne tik apie darbo reglamentą ir kitus LNA, su kuriais reikėtų susipažinti personalą priimant į darbą, bet ir pareigybių aprašymus, įsakymus personalui, mokymo žurnalus.

  Dėmesio!Įsitikinkite, kad kiekvienas darbuotojas gavo savo darbo sutarties ir visų papildomų susitarimų egzempliorių.

  1. Organizuoti karinę registraciją. Jeigu įmonėje dirba asmenys, atsakingi už karinę tarnybą arba šaukiamojo amžiaus asmenys, privaloma vesti karinę apskaitą... Paskirti asmenį, atsakingą už apskaitos tvarkymą, ir susitarti dėl paskyrimo su vietos karinės registracijos ir įdarbinimo tarnyba, sudaryti darbo planą ir užpildyti apskaitos dokumentus pagal informaciją iš karinių kortelių, asmens kortelių ir darbuotojų pateiktų šauktinių pažymėjimų.
  1. Sukurkite saugias laikymo sąlygas.Šis reikalavimas taikomas visiems dokumentams, kuriuose yra asmens duomenų (PD): dėkite juos į saugiai rakinamas spinteles ir seifus, be jo neperduokite informacijos apie darbuotoją tretiesiems asmenims. rašytinis sutikimas... Nelaikykite pasų ir diplomų kopijų savo asmens bylose, neprašykite darbuotojų asmens duomenų, kurie nėra tiesiogiai susiję su darbu – baudos už PD tvarkymo taisyklių pažeidimus yra reikšmingos.
  1. Sukurkite planuotojo kalendorių. Daugelis svarbių dokumentų turi būti reguliariai atnaujinami arba patvirtinami iš naujo. Pavyzdžiui, atostogų grafikas turėtų būti sudaromas kasmet, o kolektyvinė sutartis atnaujinama bent kas trejus metus. Kad įmonei nekiltų problemų ateityje, iš anksto planuokite darbą su pagrindiniais dokumentais.

  Organizuoti personalo administravimą nuo nulio, pavyzdžiui, filiale arba atsigauti nuo pirmtako nėra lengva užduotis. Norėdami pradėti, susipažinkite su reguliavimo sistema ir GOST R 7.0.97-2016 standartu, kuriame pateikiami pagrindiniai dokumentų tvarkymo reikalavimai.

  Veikia nuosekliai, vystosi minimaliai reikalingas komplektas personalo dokumentacija, įskaitant reglamentus. Nuspręskite, kokias pirmines apskaitos formas naudosite – vieningą ar savo sukurtą. Sutvarkykite darbo sutartis ir susitarimus. Būkite atidūs smulkmenoms, nes už dokumentų nebuvimą ar neteisingą įforminimą įmonei gresia didelė bauda.

Gana dažnai pasitaiko situacija, kai įmonė ką tik atsidarė, turi mažą kolektyvą, bet nieko kito, kaip tik darbo sutartis, nėra. Taip dažnai nutinka įmonėje, kuri rinkoje veikia jau keletą metų, tačiau vis dėlto neskiria deramo dėmesio darbo santykių dokumentavimui. Tačiau darbo įstatyme nustatytų dokumentų trūkumas gali lemti administracinių nuobaudų skyrimą. Šis straipsnis bus naudingas pradedantiesiems personalo pareigūnams ar buhalteriams, kuriems, be darbo, buvo pavesta tvarkyti personalo įrašus.

Norminė bazė

Norint tinkamai organizuoti personalo biuro darbą, būtina apsirūpinti įstatymais ir kitais tos srities norminiais teisės aktais. darbo teisė, taip pat specialioji literatūra. Specializuotas programinės įrangos produktas gerokai palengvins personalo apskaitos tvarkymą: jame yra beveik visos reikalingos dokumentų formos. Bet kuriuo atveju jums visų pirma reikės:

- Darbo kodeksas;

- Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų sudarymo ir aprūpinimo jomis darbdaviams taisyklės, patvirtintos Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2003-16-04 nutarimu N 225 (toliau – Tvarkymo ir saugojimo taisyklės). darbo knygos);

- Darbo knygelių pildymo instrukcijos, patvirtintos Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2003-10-10 nutarimu N 69;

- 2006 07 27 federalinis įstatymas N 152-FZ „Dėl asmens duomenų“ (toliau – Asmens duomenų įstatymas);

- 2004 m. liepos 29 d. federalinis įstatymas N 98-FZ „Dėl prekybos paslaptys„(toliau – Komercinių paslapčių įstatymas);

- Darbuotojų siuntimo į komandiruotes specifikos nuostatai, patvirtinti Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008-10-13 dekretu N 749;

- Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004-01-05 nutarimas N 1 "Dėl darbo apskaitos ir darbo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo" (toliau - Nutarimas N 1);

- Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo terminus, patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu N 558;

- Darbuotojų, išvykstančių į komandiruotes iš siunčiančiosios organizacijos ir atvykusių į organizaciją, į kurią jie siunčiami, registravimo tvarka ir formos, patvirtintos Rusijos Federacijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos 2009-11-09 įsakymu. N 739n;

- 2008 m. liepos 22 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas N 554 „Dėl minimalaus atlyginimo už darbą naktį padidinimo“;

- Rusijos Federacijos Vyriausybės 2007 24 12 dekretas N 922 „Dėl vidutinio darbo užmokesčio apskaičiavimo tvarkos specifikos“;

- Pareigybių ir darbų, kuriuos keičia ir atlieka darbuotojai, su kuriais darbdavys gali sudaryti rašytines sutartis dėl visiškos individualios ar kolektyvinės materialinės atsakomybės, sąrašai, taip pat standartines formas tokie susitarimai, patvirtinti Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2008 m. gruodžio 31 d. nutarimu N 85;

- Karinės registracijos nuostatai, patvirtinti 2006 m. lapkričio 27 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 719 ir Gairės Rusijos Federacijos ginkluotųjų pajėgų generalinio štabo 2008-11-04 dėl karinių įrašų tvarkymo organizacijose.

Be norminių dokumentų, nepakenktų ir mokytis steigimo dokumentaiįmonių. Būtent juose galima nustatyti organizacijos vadovo priėmimo į darbą ir jo atlyginimo nustatymo tvarką. Gana dažnai įstatuose yra nustatyta pagrindinių vadovų samdymo tvarka.

Sudarome reikalingų dokumentų sąrašą

Išstudijavę darbo teisės ir personalo administravimo srities norminius dokumentus, susidarysite idėją būtino minimumo, kuris turėtų būti įformintas ir palaikomas bet kurioje organizacijoje. Tai:

- vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 189, 190 straipsniai);

- personalo lentelė (Rusijos Federacijos darbo kodekso 15, 57 straipsniai);

- atostogų grafikas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis);

- Asmens duomenų apsaugos reglamentas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 86-88 str.);

- darbo sutartys (Rusijos Federacijos darbo kodekso 16, 56-59, 67 straipsniai);

- darbo knygelės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 65, 66 straipsniai);

- pareigybių aprašymai (jei Darbo pareigos darbuotojai nėra nurodyti darbo sutartyse);

- darbo knygelių judėjimo fiksavimo knygelė ir įdėklai prie jų, pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelės formoms įrašyti ir įdėklas prie jos (Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 40-41 p.);

- darbuotojų asmeninės kortelės (Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 12 punktas);

- darbo užmokestis (Rusijos Federacijos darbo kodekso 136 straipsnis);

- įsakymai (dėl priėmimo į darbą, atleidimo iš darbo, atostogų suteikimo, siuntimo į komandiruotę ir kt.) (Rusijos Federacijos darbo kodekso 62, 68, 84.1, 193 straipsniai ir kt.) ir jų paskelbimo pagrindai (pareiškimai, aktai, atmintinės, susitarimai ir kt.);

- darbo užmokesčio ir priedų taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnio 2 dalis);

- išrašai, pažymos, paskaičiavimai ir kiti dokumentai, susiję su darbo užmokesčio, atostogų išmokos, kompensacijos už nepanaudotas atostogas apskaičiavimu ir mokėjimu, „apskaičiuojama“ atleidžiant iš darbo.

Akivaizdu, kad teisiškai įpareigojantys dokumentai turės būti parengti bet kokiu atveju. Tačiau dėl kitų dokumentų reikėtų teirautis vadovybės (kuris iš neprivalomų dokumentų gali būti reikalingas įmonei). Taip pat iš anksto su vadovu galite pasiaiškinti, kokias specialias sąlygas jis nori matyti vidaus darbo reglamente, kituose vietiniuose teisės aktuose, darbo sutarčių formose.

Pastaba!Pagal str. 16 Federalinis įstatymas 2008-12-26 N 294-FZ „Dėl juridinių asmenų teisių apsaugos ir individualūs verslininkai vykdydama valstybinę kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių kontrolę “, organizacija privalo vesti juridinio asmens, individualaus verslininko patikrinimų, atliekamų valstybės ir savivaldybių kontrolės ir priežiūros įstaigų, registrą.

Žinoma, aukščiau pateiktas sąrašas yra neišsamus ir, esant tam tikroms aplinkybėms, turi būti parengti ir įforminami kiti dokumentai. Pavyzdžiui, jei planuojama, kad atskiri darbuotojai kartais dirbs ne įprastu darbo laiku, būtina patvirtinti darbuotojų, kurių darbo laikas nereguliarus, pareigybių sąrašą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 101 straipsnis). Be to, atsižvelgiant į organizacijos veiklos specifiką, gali prireikti:

- nuostata dėl atestavimo ir lydimųjų atestavimo dokumentų, jei darbdavys vykdo darbuotojų atestavimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 81 straipsnio 2 dalis);

- nuostata dėl komercinių paslapčių, jeigu darbo sutartyse su darbuotojais nustatyta jų pareiga saugoti komercines paslaptis (Komercinių paslapčių įstatymo 10, 11 straipsniai);

- susitarimai dėl visiškos materialinės atsakomybės (jei tokia atsakomybė darbuotojams buvo nustatyta sutartimi);

- kolektyvinė sutartis (jei bent viena iš šalių (darbuotojai ar darbdavys) imasi iniciatyvos ją sudaryti).

Rengiame atskirus dokumentus

Kadangi visi darbo santykiai turi būti dokumentuojami, rengiant vietinius reglamentus ir kitus personalo dokumentus reikia atsiminti, kad jų nuostatos neturėtų pabloginti darbuotojo padėties, palyginti su nustatytais darbo teisės aktais. Vietinių norminių aktų normos, kurios blogina darbuotojų padėtį arba yra priimtos nesilaikant 19 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 372 straipsnis, kuriame nustatyta tvarka, pagal kurią atsižvelgiama į darbuotojų atstovaujamojo organo (jei yra) nuomones, netaikomas. Tai sprendžiama Ypatingas dėmesysšv. Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 str.

Taigi, visų pirma, reikia sudaryti personalo lentelę. Šis dokumentas naudojamas organizacijos struktūrai, personalui ir personalui įforminti pagal jos chartiją, kurioje pateikiamas struktūrinių padalinių sąrašas, pareigybių pavadinimai, specialybės, profesijos su kvalifikacija, informacija apie personalo vienetų skaičių. Jis surašytas pagal vieningą formą T-3, patvirtintą nutarimu Nr.

Tavo žiniai.2013 m. įsigaliojus 2011 m. gruodžio 6 d. federaliniam įstatymui N 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“, dokumentų formos, esančios pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų albumuose, nėra privalomos naudoti ir darbdaviai gali savarankiškai. sukurti reikiamas formas. Jei organizacija nusprendžia įvesti savo dokumentų formas, rekomenduojame vis tiek remtis anksčiau patvirtintomis unifikuotomis formomis ir jas keisti įtraukiant arba pašalinant papildomas eilutes ar stulpelius. Nepamirškite apskaitos politikoje konsoliduoti naujų pirminės apskaitos dokumentų formų naudojimo.

Atsižvelgiant į vadovybės pageidavimus, būtina užpildyti visus reikiamus stulpelius personalo lentelėje, patikrinti, ar ji atitinka darbo teisės aktus ir perkelti paruošta versija vadovybei patvirtinti. Paprastai vietinis aktas tvirtinamas įsakymu ar įsakymu, kuris nurodomas atitinkamame rekvizite. Taip pat vietinis norminis aktas gali būti patvirtintas ant dokumento uždedant patvirtinimo antspaudą su asmeniniu organizacijos vadovo ar jo įgalioto asmens parašu.

Kitas svarbus dokumentas – vidaus darbo taisyklės. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsniu, šis vietinis norminis aktas reglamentuoja darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarką, pagrindines darbo sutarties šalių teises, pareigas ir atsakomybę, darbo valandas, poilsio laiką, paskatas ir nuobaudas, susijusias su tuo. darbuotojams, taip pat kiti darbo santykių su šiuo darbdaviu reguliavimo klausimai. Dokumente gali būti šios dalys: įdarbinimas, pagrindinės darbuotojų teisės ir pareigos, darbdavio teisės ir pareigos, darbo laikas ir poilsio laikas, paskatinimai, atsakomybė už darbo drausmės pažeidimą.

Suderinus su vadovybe visus niuansus ir patikrinus, ar vidaus darbo reglamentų nuostatos atitinka galiojančius darbo teisės aktus, šis lokalinis aktas taip pat pateikiamas tvirtinti vadovui.

Asmens duomenų apsaugos, tvarkymo ir saugojimo reglamentas taip pat turi būti parengtas ir priimtas kuo greičiau. Taip yra dėl to, kad darbdavys privalo imtis būtinų ir pakankamų priemonių darbuotojų asmens duomenims apsaugoti, reglamentuoti jų gavimo, tvarkymo, saugojimo ir apsaugos mechanizmą. Tai išplaukia iš Ch. Rusijos Federacijos darbo kodekso 14 straipsnis ir Asmens duomenų įstatymas.

Šioje nuostatoje būtina nustatyti, kokiais būdais gaunami asmens duomenys, kokia tvarka formuojami ir tvarkomi darbuotojų asmeniniai reikalai, taip pat nustatomos darbuotojų teisės ir pareigos, įrašymo, saugojimo, perdavimo ir apsaugos būdai. jų asmens duomenis.

Pastaba!Būtina spręsti klausimą, kas ves darbo knygas. Jei dar nėra personalo pareigūno, įmonės vadovas turi prisiimti atsakomybę už darbo knygelių tvarkymą, saugojimą, įrašymą ir išdavimą, išduodamas atitinkamą įsakymą. Vėliau direktorius šiuos įgaliojimus gali perduoti priimtam kadro darbuotojui (taip pat išduodamas įsakymą). Tokį paskyrimą reikalauja Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 45 punktas.

Be to, patartina parengti standartinę darbo sutarties formą, kuri bus sudaroma su darbuotojais. Prisiminkite tai, kad sukurtumėte darbo sutartis padės str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str., kuriame apibrėžiamas informacijos ir privalomų į jį įtrauktinos sąlygų sąrašas, taip pat kiti Darbo kodekso straipsniai (pvz., 58, 59, 64.1, 70, 282 ir kt. .).

Be vietinių aktų, personalo, atostogų grafiko ir kt. rengimo, turite parengti kitus dokumentus, kurių ateityje prireiks personalo darbui atlikti. Tai įvairios apskaitos knygos, registracijos žurnalai, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, užsakymų blankai, įsipareigojimų sutartys ir kt.

Atskirai pakalbėkime apie darbo apsaugos dokumentus, nes tai yra svarbi dalis darbo teisės aktai... Ateityje, organizacijai augant siekiant užtikrinti darbo apsaugos reikalavimų laikymąsi, stebėti jų įgyvendinimą, gali būti kuriama darbo apsaugos tarnyba arba gali būti įvestos darbo apsaugos specialisto, turinčio atitinkamą išsilavinimą ar patirties šioje srityje, pareigybės. Tuo tarpu įmonė nedidelė, pareigos užtikrinti saugi aplinka o darbo apsauga priskiriama vadovui.

Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnyje įtvirtinta nuostata, kad darbdavys privalo užtikrinti, kad būtų parengtos ir patvirtintos darbuotojų darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos. Siekdama padėti darbdaviams 2004-05-13 Darbo ministerija patvirtino Darbo apsaugos instrukcijų rengimo metodines rekomendacijas, pagal kurias darbuotojo darbo apsaugos instrukcijos turėtų būti rengiamos atsižvelgiant į jo pareigas, profesiją ir jo atliekamo darbo pobūdį.

Pastaruoju metu nėra priimta jokių norminių aktų, įvedančių naujas dokumentų formas šioje srityje, todėl išvardijame pagrindinius, kurie turėtų būti kiekvienoje organizacijoje:

- darbo apsaugos organizacijoje nuostatai;

- įsakymas dėl atsakingo asmens skyrimo organizacijoje (nesant darbų saugos inžinieriaus);

- darbo apsaugos instrukcijos;

- instruktažų apie darbo apsaugą registravimo žurnalai;

- programos įvairių rūšių darbo apsaugos instruktažai;

- gamybos kontrolės programa;

- kiti dokumentai.

Dokumentų sisteminimas ir saugojimas

2004 10 22 federalinio įstatymo N 125-FZ „Dėl archyvų reikalų“ 17 straipsnis Rusijos Federacija»Įpareigoja įmones užtikrinti savo veikloje generuojamų dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, saugumą. Manome, kad dokumentų saugumas nesutvarkius jų saugojimo yra neįmanomas. Norint saugoti ir naudoti personalo skyriuje sugeneruotus dokumentus, reikia juos susisteminti.

Siekiant supaprastinti personalo biuro darbo procese generuojamus dokumentus, sudaroma bylų nomenklatūra - susistemintas organizacijoje iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus nustatyta forma. Šis apibrėžimas pateiktas GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvinis darbas. Terminai ir apibrėžimai “, patvirtinti 1998-02-27 Rusijos Federacijos valstybinio standarto N 28 nutarimu ir Pagrindinėmis organizacijų archyvų taisyklėmis, patvirtintomis 2002-06-02 Rosarkhiv kolegijos sprendimu. Tiek struktūrinių padalinių, tiek visos organizacijos nomenklatūros forma nurodyta įvardintose Organizacijų archyvų veiklos taisyklėse.

Mes kreipiamės dėl darbo

Pirmiausia reikia įforminti darbo santykius su organizacijos vadovu. Tam su juo sudaroma darbo sutartis. Jis surašomas dviem egzemplioriais, iš kurių vienas lieka vadovui, o kitas – organizacijoje (ant darbdavio kopijos daroma žyma).

Darbo sutarties pagrindu išduodamas įsakymas, kadangi vadovaujantis 2014 m. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsniu, įdarbinimas įforminamas darbdavio įsakymu (įsakymu). Įsakymo forma patvirtinta nutarimu Nr. 1. Tačiau jei vadovas yra vienintelis organizacijos dalyvis, tada priėmimas į darbą įforminamas įsakymu dėl priėmimo į pareigas, kurį išduoda pats direktorius, remdamasis 2014 m. sudaryta darbo sutartis. Ateityje jis taip pat leidžia įsakymus paskirti direktoriaus pareigas pavaduotojui (kitam darbuotojui) išvykstant į komandiruotę ar atostogauti. Tai yra Rostrud paaiškinimai, pateikti 2007-12-19 laiške N 5205-6-0.

Darbo knygelę vadovui pildo už darbo knygelių tvarkymą atsakingas asmuo. Tokiu atveju įrašas apie priėmimą į darbą turi būti surašytas po penkių vadovo darbo dienų (Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 3 p.). Pagrindas daryti įrašą yra įsakymas (nurodymas) ar kitas darbdavio sprendimas, pagal kurį darbuotojas priimamas į darbą (pvz., dalyvių susirinkimo protokolas).

Nepamirškite turėti asmeninę kortelę, įrašyti informaciją į darbo knygelių ir įdėklų judėjimo registravimo knygelę ir (jei reikia) į pajamų ir išlaidų knygelę darbo knygelių formų ir įdėklų apskaitai.

Be to, reikia išsiųsti atitinkamam kariniam komisariatui ir (ar) vietos valdžios institucijoms informaciją apie į darbą priimtą pilietį, kuriam taikoma karinė registracija (Karinės registracijos nuostatų 32 punktas). Dokumentas, kuris siunčiamas kariniam komisariatui ir (ar) vietos valdžios institucijoms, registruojamas darbdavio nustatyta tvarka (pvz., išsiunčiamos dokumentacijos registravimo žurnale (knygoje).

Dabar galite samdyti kitus darbuotojus. Procedūra panaši, tik primename, kad darbuotojas turi būti supažindintas su vietiniais jo darbo veiklos reglamentais (tai nurodyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnyje). Rekomenduojame susipažinti su dokumentais. Tam pravers buhalterinės knygos, registracijos žurnalai ar supažindinimo lapai.

Pagaliau

Apibendrindami pažymime, kad tinkamai suorganizavus biuro darbą, dokumentų tvarkymas neužims daug laiko ir personalo darbuotojui prasidės darbo dienų etapas: reikės vesti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, sudaryti atostogų grafiką, paskatinti. ir surinkimo priemones, organizuoti komandiruotes, vertimą, derinimą, atleidimą ir kt. O žurnalo puslapiuose mes jums pasakysime, kaip tai padaryti teisingai.

Darbuotojus turi bet kuri net mažiausia įmonė, vadinasi, reikia tvarkyti įvairią personalo dokumentaciją.

Ilgą laiką rinkoje veikiančiose įmonėse personalo administravimas dažniausiai yra nusistovėjęs, tačiau naujai kuriamose organizacijose reikia viską kurti nuo nulio.

Kas įmonėje atsakingas už dokumentų tvarkymą?

Paprastai personalo skyriaus darbuotojai užsiima personalo įrašų tvarkymu ir visų dokumentų įforminimu, tačiau jei įmonė nedidelė, šį darbą kaip kokybę galima patikėti vienam iš darbuotojų. Tai dažniausiai buhalteris arba.

Jei įmonė turi didelis skaičius dirba, tada sukuriamas personalo skyrius, kuriame gali būti keli specialistai. Kadrinių darbuotojų poreikis nustatomas ne tik pagal darbuotojų skaičių (nors tai ir yra pagrindinis veiksnys), bet ir į pačios įmonės specifiką. Taigi organizacijoje, kurioje gaminama žalinga ir pavojinga produkcija, personalo pareigūnai turės daugiau darbo.

Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausia padaryti tai su internetines paslaugas kurie padės nemokamai sugeneruoti visus reikalingus dokumentus: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip palengvinti ir automatizuoti apskaitą bei ataskaitų teikimą, tuomet į pagalbą ateina šios internetinės paslaugos, kurios visiškai pakeis buhalterį savo įmonę ir sutaupysite daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos Elektroninis parašas ir automatiškai siunčiamas internetu. Tai idealiai tinka individualiems verslininkams arba LLC USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Reikiamos teisinės bazės ir norminių dokumentų rinkimas

Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti kuriant žmogiškųjų išteklių darbo eigą nuo nulio, yra nuspręsti, kurie dokumentai turėtų būti. Yra dokumentų, kurie privalo būti privalomi kiekvienoje įmonėje, o yra ir tokių, kurių reikia tik atliekant tam tikrą darbą ar įmonės veiklą.

Beje, pačių norminių dokumentų, reglamentuojančių personalo dokumentacijos komponentų buvimą, taip pat nebus nereikalinga laikyti atskirame tėtyje, kad prireikus jie visada būtų po ranka.

Užsakymai asmeniniams ir personalas... Įsakymai personalui apima įsakymus, susijusius su darbuotojų judėjimu:, atleidimu ir kt. Šie įsakymai yra susiję su darbo stažu, todėl saugomi 75 metus.

KAM personalo įsakymai visi kiti taikomi:

• atostogos;
• apdovanojimai;
• verslo kelionės;
• drausminės nuobaudos ir kt.

Laikymo laikotarpisšie užsakymai svyruoja nuo 3 iki 5 metų.

Šiems dviems tipams tikslingiau turėti du atskirus aplankus.

Kitas privalomas dokumentas yra, kuris atspindi visa pagrindinė informacija apie darbuotoją... Šios kortelės gali būti saugomos atskirai arba įtraukiamos į darbuotojo asmens bylą.

Trečias reikalingas dokumentas yra. Šiuo metu pagal teisės aktus darbo knygeles turėtų sudaryti net individualus verslininkas, jau nekalbant apie kitų nuosavybės formų įmones. Darbdavys privalo išduoti darbo knygelę per tris dienas nuo darbuotojo priėmimo dienos.

Kadangi darbo knygos yra, ją būtina saugoti. Ši knyga taip pat saugoma 75 metus.

Kitas privalomas dokumentas yra. Jis turi būti sudarytas su kiekvienu samdomu darbuotoju, nepaisant termino.

Sukūrus naujas darbo vietas, kiekvienai iš jų būtina atlikti specialią. Su SOUT susiję dokumentai saugomi tol, kol pakeičiami naujais, paprastai kartą per 5 metus.

KAM kitus privalomus dokumentus nurodo:

Taip pat yra dokumentų, kurių teisės aktai neįpareigoja tvarkyti, bet, nepaisant to, juos turi beveik kiekvienas darbdavys, tai yra įsakymų pagrindų knyga.

Steigimo dokumentų rinkimas ir tyrimas

Apsisprendus dėl bendrųjų privalomų dokumentų, reikia apsispręsti dėl likusių dokumentų. Norėdami tai padaryti, turite viską išstudijuoti įstatymų numatytus dokumentus reguliuojančią veiklą ir gamybos procesasįmonių.

Čia dokumentai gali būti labai skirtingi. Pavyzdžiui, jei darbuotojai taip pat turi teisę į AAP, tuomet būtina įsakymu ar kitu administraciniu dokumentu patvirtinti darbuotojų kategorijos suteikimo jiems sąrašą ir sąlygas.

Jeigu įmonėje yra asmenų, kurie dirba nereguliariai, dirba naktimis, dirba kenksmingomis ir pavojingomis sąlygomis, būtina dokumentiškai patvirtinti jiems priklausančias išmokas ir kompensacijas.

Dokumentų sąrašo registravimas

Kai visas sąrašas reikalingi dokumentai yra nustatyta, galite pradėti rengti Personalo dokumentų tvarkymo reglamentą.

Šioje nuostatoje išvardinti visi reikalingi dokumentai, jų priežiūros tvarka ir saugojimo terminai. Ši nuostata nėra privaloma, tačiau labai palengvina personalo skyriaus darbą.

Pretendavimas į direktoriaus darbą

Jeigu įmonė kuriama nuo nulio, tai pirmasis registruojasi įmonės vadovas.

Būtent jis tada sudaro darbo sutartis su likusiais darbuotojais. Jeigu direktoriaus pareigos yra renkamos, konkurso būdu, tuomet renkamo organo pirmininkas sudaro, jei įmonė turi steigėjų, jie pasirašo sutartį. Jei vadovas tuo pačiu metu yra vienintelis steigėjas arba individualus verslininkas, jis pasirašo darbo sutartį ir darbuotojui, ir darbdaviui.

Kaip ten bebūtų, bet darbo sutarties sudarymas ir įsakymo dėl priėmimo įvykdymas yra privalomos procedūros.

Vietinių taisyklių rengimas

Siekiant nustatyti, kokių pareigybių ir kiek jų reikia įmonės veiklai personalo lentelė... Tam yra vieninga forma ir, nors jos naudoti nereikia, ji labai patogi.

Jei pageidaujama, prie jo galima pridėti papildomų stulpelių. Personalo lentelėje nurodomas pareigybės pavadinimas, reikalinga suma personalo vienetai, atlyginimas arba darbo užmokesčio forma ir priedai. Nurodomos visos pareigybės personalo lentelėje, pradedant pačiais svarbiausiais ir baigiant pagalbiniu personalu.

V darbo grafikas visų pirma nurodomas įmonės darbo grafikas, jei yra pamainų grafikai, tada jie pasirašomi detaliai. Šiame dokumente taip pat gali būti nurodyti reikalavimai išvaizda ir darbuotojų elgesys, įmonės etika ir kt.

Standartinio darbo sutarties pavyzdžio parengimas

Darbo sutartyje turi būti nurodytos visos pagrindinės Darbo kodekso nuostatos.

čia nurodo:

Be šių punktų, darbdavys į darbo sutartį gali įtraukti bet kokius kitus įstatymui neprieštaraujančius punktus.

Buhalterinių dokumentų ruošimas

Visi apskaitos žurnalai prieš juos naudojant reikia pasiruošti... Būtent, kiekvienas žurnalas turi būti sunumeruotas ir užantspauduotas. Lapai numeruojami ištisine numeracija, nuo pirmo iki paskutinio. Tada visi lapai, išskyrus dangtelį, susiuvami siūlu ir iškeliami dvi uodegos iki paskutinio galinio popieriaus. Jie užklijuojami popieriumi, tačiau ant kurio yra nurodytas lapų skaičius ir pasirašo vadovas arba už žurnalo vedimą atsakingas asmuo.

Kiekviename žurnale nurodoma jo pradžios data, o organizacijos pavadinimas yra privalomas.

Asmens, atsakingo už darbo knygelių vedimą, paskyrimas

Darbo knygos yra vienas iš svarbiausių personalo apskaitos dokumentų ir nurodo formas griežta atskaitomybė, tuomet požiūris į juos turėtų būti atsargus. Jie turi būti laikomi seife, užrakinti raktu.

Darbo knygelių tvarkymui paskiriamas atsakingas asmuo, kuris jas pildo ir yra atsakingas už saugojimą. Atsakomybė darbuotojui priskiriama organizacijos įsakymu.

Darbuotojų registracija

Kiekvienam darbuotojui būtina atlikti tam tikrą darbų seką:

• priėmimas pas darbuotoją;
• darbuotojo supažindinimas su visais vietiniais norminiais dokumentais, darbo apmokėjimo nuostatais, vidaus darbo taisyklėmis, kolektyvine sutartimi ir kt.;
• darbo sutarties registravimas, jos pasirašymas. Darbo sutartyje būtinai pažymėkite, kad darbuotojas gavo šimtą antrą egzempliorių į rankas;
• įsakymo įdarbinti registravimas;
• asmeninės T-2 kortelės užpildymas ir asmens bylos formavimas. Ją sudaro šie dokumentai: prašymas priimti, asmens dokumentų kopijos, įsakymo dėl priėmimo kopija, asmens kortelė, išsilavinimą ir kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai, darbo sutartis ir kiti reikalingi dokumentai.
• perduoti buhalterijai visus darbuotojui reikalingus dokumentus kaupimui.

Šiame vaizdo įrašų grojaraštyje pateikiamos HR administravimo gairės:

Bendras apibrėžimas sako, kad personalo administravimas yra registravimo, personalo dokumentų tvarkymo procesas. Ši tema aktuali tiek individualiems verslininkams, tiek juridiniams asmenims. Dokumentams taikomos griežtos teisės normos, į jas turi atsižvelgti visi įmonių vadovai ir personalo skyriai. Personalo administravimo pagalba bus galima optimizuoti personalo valdymo procesą, nustatyti kiekvienos komandos darbą, supaprastinti ataskaitų teikimo tvarką.

Kas yra personalo administravimas

Personalo administravimo pagrindai apima visą dokumentų rengimo, pildymo, įmonėje dirbančio personalo atsiskaitymo procesą. Kiekvienas paskelbtas turi juridinę galią, įskaitant tuos, kurie formuojami pagal darbuotojo prašymą. Personalo gamybą dažnai vykdo personalo skyrius, kurio funkcijos yra šios personalo darbas:

• darbo užmokesčio apskaičiavimas;
• atostogų, nedarbingumo atostogų registravimas;
• sertifikatų registracija.

Tikslai ir tikslai

Šio personalo skyriaus uždaviniai ir tikslai:

Darbo kryptis	Darbuotojų užduotys
Apskaita, registracija, kontrolė	Darbuotojų skaičiaus apskaitos vedimas, registracija į darbą, atleidimas
Darbo reglamentavimas	Supažindinimas su pareigomis, darbo vietos, patalpų pasirinkimas
Koordinavimas, mokymas	Kursų vedimas, mokymai, kvalifikacijos kėlimas, perkvalifikavimas, veiklos rezultatų tikrinimas
Darbas su dokumentais	Šio skyriaus specialistai užsiima popierių, knygų ruošimu, darbo grafikų vedimu, atsiskaitymu
Organizacija	Veiklos organizavimas pagal instrukcijas

Teisinis reguliavimas

Personalo darbą reglamentuoja įvairūs reglamentai, įsakymai ir taisyklių rinkinys regiono ar valstijos lygmeniu. Norminėje bazėje nurodytų reikalavimų nesilaikymas yra pažeidimas. Pagrindinės personalo gamybos taisyklės:

• valstybės pozicija apie darbo knygas (2003);
• 2009 m. raštinės darbo ir dokumentų tvarkymo taisyklės;
• federaliniai nurodymai dėl su darbuotojais susijusių dokumentų tvarkymo;
• bendrieji reikalavimai, kurie tvirtinami ministerijų įsakymu.

Įmonės įstatyminė bazė

Kiekviena įmonė naudoja daugybę dokumentų, reglamentuojančių viso personalo darbą. Dokumentų judėjimas ir jų rengimas vykdomas pagal instrukcijas, aukščiau aprašytą norminę bazę. Įmonės teisinė bazė suskirstyta į penkias pagrindines kategorijas, reguliuojamas įmonės vidaus įsakymais:

• įmonės chartija;
• darbo grafikas;
• asmens duomenų apsaugos nuostatai;
• darbo apsauga (reglamentuojama federalinio archyvo dekretu);
• personalo darbo grafikas (ir dokumentai apie darbuotojų skaičių).

HR darbo eiga organizacijoje

Vieningos įmonės vertybinių popierių apskaitos sistemos skirstomos į tris pagrindines kategorijas, tarp kurių yra vidaus taisyklės, personalo ir atlyginimų taisyklės. Pirmajai kategorijai priskiriamas popierių tiražas pagal atostogų grafiką, dokumentų pagal darbo grafiką pildymas. Antroji pastraipa yra platesnė, joje yra nuostata dėl sutarčių ir apskaitos politikos dokumentų rengimo. Darbo apmokėjimo reglamentas reglamentuoja visus klausimus dėl darbo užmokesčio, priedų, nedarbingumo, atostogų ir išeitinių išmokų atleidžiant iš darbo.

Personalo lentelė T-3 formos

T-3 formos personalo lentelė yra vieno tipo popierius, kuriame aprašoma visa įmonės ar įmonės personalo struktūra. Stulpeliuose pateikiami duomenys apie darbuotojo vardą, pavardę, pareigas, skyrių, kuriame jis įrašytas. Pagal reguliavimo ir teisės aktų normas ten nustatyta atlyginimas specialistas. Bet kokius registracijos proceso pakeitimus apskaitos skyrius turi nurodyti šioje personalo lentelėje T3 formoje. Pildymo instrukcijose visada pateikiamos rekomendacijos kiekvienam stulpeliui. Iš viso dokumente yra 5 informacijos taškai.

Darbo grafikas

Darbo grafikas – dokumentas, patvirtinantis specialisto kasdienybę. Vadovo grafiką reglamentuoja darbo eiga. Jame yra punktai apie patikrinimo būtinybę pagal galiojančius teisės aktus, apie pietus ir pertraukas, apie ataskaitų teikimą. Kai kuriose įmonėse tarnautojas reikalauja kas savaitę ar mėnesį surašyti ataskaitą (dokumentas turi būti patvirtintas darbuotojo ir verslininko parašais po patikrinimo). Planas, grafiko grafikas sudaromas būsimam darbo laikotarpiui. Darbuotojų darbo valandos fiksuojamos.

Darbo sutartis

Darbo sutartis yra civilinis dokumentas, surašomas tarp būsimo darbuotojo ir darbdavio. Standartinės šios rūšies dokumentų formos nepriimamos, o sutartis pildoma laisva forma, nurodant kvalifikaciją (pareigas) ir darbo laiką. Ten taip pat nustatytas reikiamas rezultatas. Pagal teisės normas šios rūšies dokumentas labai panašus į pirkimo dokumentą, nes jame nurodomas galutinis darbo rezultatas, o ne jo struktūra. Norėdami atleisti darbuotojus, tiesiog turite tai išsiaiškinti iki sutarties pabaigos.

Personalo užsakymai

Darbuotojų grąžinimas į pareigas, specialistų samdymas vykdomas pagal personalo užsakymus. Šio tipo dokumentai numato personalo skyrimą į pareigas ir kitus specialistų judėjimus pagal skyrius. Instrukcijų ir įsakymų rengime dalyvauja personalo skyriaus ir vadovų komandos darbuotojai. Įmonės vadovai / administratoriai priima vietinius sprendimus. Užsakymai turi vieną formą, ją nustato norminė bazė. Pagal galiojimo laiką popierius turi būti buhalterijoje arba personalo skyriuje iki penkerių metų ir ilgiau (priklausomai nuo užsakymo tipo).

Darbo aprašymai

Darbo aprašymai Tai dokumentas, kuriame nurodoma šalių (darbuotojo ir darbdavio) atsakomybė, taip pat pateikiama informacija apie nurodymus ir pareigas. konkretus specialistas jo pozicijoje. Jie patvirtinami organizacijos antspaudu ir atsakingo asmens parašu. Šiam dokumentui reikalingos trys kopijos. Vienas lieka personalo skyriuje, kitas – pas patį vykdytoją, trečias – pas konkretaus skyriaus vadovą ar administratorių. Šio įsakymo tikslas – optimizuoti personalo valdymo procesus įmonėje.

Kaip organizuoti biuro darbą personalo skyriuje

Teisingas nurodymas HR administravimas apima aukštas lygis atsakomybė. Žmogiškieji ištekliai turi užtikrinti, kad pasirašymo datos būtų teisingos. Darbo knygelių, kitų personalo dokumentų tvarkymą galite patikėti užsakomosioms įmonėms. Personalo skyriaus pareigos:

• formuoti darbo grafiką, su atostogomis susijusią buhalterinę dokumentaciją;
• surašyti darbo apsaugos dokumentus (būtina valstybinėms įstaigoms);
• ruošti ir rašyti užsakymus;
• atlikti darbo užmokesčio apskaičiavimą ir kontroliuoti priedų mokėjimą.

HR paslauga visu etatu

HR paslauga teikiama visą darbo dieną, kai visą apskaitą ir registracijas atlieka tik samdomi etatiniai personalo skyriaus darbuotojai. Šis popieriaus tvarkymo būdas aktualus įmonėms ir įmonėms, kuriose dirba 20-30 žmonių. Valstybiniai standartai reikalauja griežtai laikytis visų įsakymų formos ir kitų reikalavimų, kitaip juridinis asmuo gali gauti baudą. Paslaugų sektoriuje, kur vienas juridinis asmuo turi iki 30 žmonių, pelningiau naudotis užsakomųjų paslaugų įmonių paslaugomis.

Užsakomųjų įmonių specialistų pritraukimas personalo darbams atlikti

Samdydami personalo specialistus sutaupysite pinigų ir sumažinsite bendrą darbuotojų skaičių. Nepriklausomi specialistai atlieka visą būtinų užsakymų ir grafikų sudarymo darbų apimtį. Jie taip pat veda specialų žurnalą ir reglamentuoja darbo tvarką kiekvienam specialistui įmonėje. Išorinis personalo administravimas pasižymi tuo, kad juridinis asmuo neturi savo personalo skyriaus, tačiau už pagrįstą atlygį šią užduotį patiki atskirai komandai.

Personalo apskaita nuo nulio žingsnis po žingsnio

Norint vesti personalo skyriaus dokumentų apskaitą, reikalinga biuro įranga ir raštinės reikmenys. Svarbu turėti tvirtą seifą. Įsakymu turi būti paskirtas dokumentų valdymo sistemos vadovas. Po to susiformuoja vidiniai aktai. Kiekvienam įmonės darbuotojui būtina sukurti atskirą aplanką, kuriame bus saugoma jo darbo knyga. Personalo administravimas reikalauja, kad ši dokumentacija būtų saugoma visą specialisto darbo pareigose laikotarpį. Visos skyriaus veiklos metu informacija vedama į buhalterijas, rengiami įsakymai.

Reikalavimai darbuotojams dirbti su personalu

HR administravimas yra santykinis sunkus procesas, kuri reikalauja tam tikrų teorinių, praktinių įgūdžių. Šių pareigų reglamentavimo bazėje yra sąrašas sąlygų, kuriomis specialistas gali eiti šias pareigas. Švietimo įstaigos neišskirkite atskiro profilio, pavyzdžiui, personalo įrašų tvarkymo. Vadovai ir administratoriai tinkami veiklai personalo skyriuje. Taip darbdaviai skiria teisinio išsilavinimo, informacijos apsaugos ar dokumentų tvarkymo žmones.

Personalo pareigūno teisės ir pareigos

Pirmoji tokių pareigūnų pareiga – žinoti teisinė bazė, nustatytų apskaitos taisyklių laikymasis. Aukščiau buvo pateikti straipsniai, federaliniai įstatymai, kurių reikia laikytis tvarkant personalo įrašus. Personalo pareigūnas turi teisę gauti informaciją iš darbuotojų, peržiūrėti asmeninius aplankus, matyti apskaitos knygą ( darbo užmokesčio). Šio profilio įgaliojimai apima parašų pasirašymą, darbą su darbdaviais siekiant pagerinti darbuotojų efektyvumą.

HR administravimas

Šiandien personalo administravimas vykdomas tiek raštu, tiek skaitmeniniu formatu. Dokumentus asmeniškai pasirašo įgalioti darbuotojai. Dokumentacijai naudojami valstybiniai standartai, kurie suvienija visus šablonus ir formas. Būtina atsižvelgti į GOST R 6.30-2003 ir GOST R 7.0.8-2013 normas. Svarbūs popieriai laikomi specialiuose aplankuose arba metaliniuose seifuose. Priklausomai nuo veiklos srities ir įmonės masto, specialistai turi laikytis skirtingų ataskaitų teikimo dažnumo reikalavimų.

Personalo paieška ir registracija

Iš pradžių prieš registruojant darbuotojus reikia susirasti specializuotus darbuotojus, kurie atitiktų griežtus kriterijus (jie turi būti susiję su darbo specifika). Tam pasitelkite specializuotus biurus, agentūras, darbo paieškos svetaines, darbo biržą ar privačius skelbimus laikraščiuose, žiniasklaidoje, interneto svetainėse. Po to surašomi privalomi personalo dokumentai, atliekama registracija, pasirašoma darbo ar darbo sutartis.

Įdarbinimo etapai

Žmonių registravimo į pareigas procedūros prasideda nuo informacijos apie ieškantį darbo asmenį įrašymo į specialų žurnalą. Ataskaitų kortelėse įrašoma informacija apie patirtį, darbo patirtį, anksčiau užimtas pareigas. Patvirtinus, surašomas įsakymas dėl asmens paskyrimo į tam tikras pareigas. Paskutinis etapas – asmeninio aplanko formavimas, bylos surašymas įmonėje, skyriuje. Sutartyje nurodyta informacija apie pareigas, apie einamų pareigų atlyginimą.

Asmens kortelės ir darbuotojo asmens bylos formavimas

Personalo dokumentų rūšys apima darbuotojo asmens kortelę. Jame yra visa informacija apie šeiminę padėtį, vardas, pavardė, įklijuota nuotrauka, nurodyta gimimo data. Visa tai daro darbdaviai, siekdami suformuoti duomenų paketą apie kiekvieną įmonės darbuotoją. Pagal įstatymą šie duomenys negali būti perduoti tretiesiems asmenims. Asmeniniams reikalams tvarkyti naudojami aplankai, spintelės ar net metaliniai seifai (priklausomai nuo įmonės biuro įrangos lygio).

HR žurnalai

Popierinės spaudos gaminiai padeda sisteminti ataskaitų teikimą, supaprastina dokumentų eigą. Dokumentacija verslo žurnalų forma apima šiuos tipus:

• už dokumentų, popierių, kurie pristatomi įmonei ar įmonei, kontrolę;
• laiko kontrolė, periodai verslo kelionės;
• kontroliuoti bet kokius užrašus, pareiškimus;
• įrašai, užtikrinantys darbo knygų saugą.

Darbo knygelių priežiūra

Personalo administracija įpareigoja specialistus vesti darbo knygos apskaitą. Visa apskaita vedama, jei asmuo įmonėje yra oficialiai įregistruotas. Atleidžiant darbuotoją išduodama darbo knyga. Šioje dokumentacijoje užfiksuoti visi pasikeitimai, susiję su pareigomis, apdovanojimais. Personalo įrašų tvarkymo mokymas nuo nulio apima privalomus dalykus apie teisingą darbo knygų dizainą. Visas klaidas ištaiso žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojai. Jei jie bus rasti, specialistams gali būti surašytas administracinių teisės pažeidimų protokolas.

Dokumentų sisteminimas ir saugojimas

Buvo sukurti atskiri teisės aktai dėl audito ir dokumentų pildymo. Svarbu paminėti Federalinio archyvavimo įstatymo 17 straipsnį. Jame nustatytas poreikis įmonių ir įmonių vadovybei pasirūpinti archyvinės dokumentacijos išsaugojimu nustatytu terminu. Saugojimo laikas yra nustatytas įstatymų ir atitinka valstybės standartus. Popierinės dokumentacijos vientisumui užtikrinti naudojami metaliniai ugniai atsparūs seifai ir spintos.

Jei reikia, duomenys iš dokumentų perduodami Rusijos Federacijos valstybiniam statistikos komitetui. Popieriaus apyvartos automatizavimas, skaitmeninimas yra viena iš pagrindinių krypčių optimizuojant personalo darbo valdymo procesą. Šiandien dauguma ataskaitų nėra popierinės formos. Tai neatleidžia įmonių vadovų, vadovų atsakomybės už archyvo išsaugojimą vienerius, trejus, penkerius ar daugiau metų.

Elektroniniai personalo įrašai

Naudojant elektroninius personalo įrašus, svarbu laikytis dokumentų saugos sąlygų, pagal Asmens duomenų apsaugos įstatymą sumažinti prieigą prie archyvo. Elektroninis įrašų tvarkymas turi keletą privalumų:

1. greita prieiga prie dokumentų;
2. failų apsauga slaptažodžiu;
3. nereikia pirkti seifų taupant popierius;
4. sutaupyti vietos biuro patalpose – kietajame diske gali būti saugoma 10 tūkstančių ar daugiau dokumentų;
5. sutaupysite laiko – pasirašykite, per 1-2 minutes susiraskite bet kokį dokumentą archyve kietasis diskas kompiuteryje.

Vaizdo įrašas