Verwaltung der Personalaktenverwaltung im Unternehmen. Arbeitsbücher führen. Zeitschriften zur Personalaktenverwaltung, Regeln für die Registrierung und Aufbewahrung

Organisation und Verwaltung Personalbüroarbeit- die unmittelbare Verantwortung der Mitarbeiter des Personaldienstes. In Situationen der Schöpfung neue Organisation, die Umwandlung des Alten oder andere Reorganisationsmöglichkeiten, Management und Personalabteilung müssen die Arbeitsschwerpunkte kennen: Ausbildung und Suche von Mitarbeitern, Einstellung, Versetzung und Entlassung von Personal sowie die Regeln sowohl für die Archivierung als auch für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten.

Kompetente Organisation des Personalaktenmanagements als Grundlage für die Stabilität des Unternehmens

In jeder Organisation, unabhängig von der Eigentumsform, gibt es Mitarbeiter. Sie unterscheiden sich in Größe und Zusammensetzung, in den ausgeübten Funktionen und dem Qualifikationsniveau. Aufgabe der Personalabteilung ist es, dafür zu sorgen, dass alle Fragen und Probleme rund um die Mitarbeiter des Unternehmens möglichst schnell und kompetent gelöst werden.

Die Stabilität einer Organisation hängt direkt von ihren Mitarbeitern ab. Die Hauptaufgabe des Personaldienstes besteht in der kompetenten und zeitgerechten Auswahl der Mitarbeiter, der Durchführung der gesetzeskonformen Personalaktenverwaltung und der rechtzeitigen Übergabe von Unterlagen an das Archiv. Dies ist die Grundlage für den stabilen Betrieb eines jeden Unternehmens.

Schulung des Personals für die Arbeit mit Personal

Die Anleitung zur Personalaktenverwaltung weist deutlich auf die Notwendigkeit einer Berufsausbildung für Personalfachkräfte hin. In der Praxis gibt es jedoch häufig Probleme bei der Ausbildung von Arbeitskräften mit dem erforderlichen Profil.

Höhere und weiterführende Fachschulen bilden keine Fachkräfte mit so engen Qualifikationen wie „Personalaktenverwaltung“ aus. Die Ausbildung erfolgt in der Regel bereits vor Ort oder in Fachkursen. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter durch Mentoring direkt am Arbeitsplatz zu schulen.

Die Schulung von Spezialisten zur Personalaktenverwaltung erfolgt auf folgende Weise:

Umschulung basierend auf der zweiten höhere Bildung;
Erwerb einer Hochschulausbildung mit einem verwandten Profil, zum Beispiel „Dokumentenmanagement“, „Rechtswissenschaft“, „Personalmanagement“, „Informationsschutz“;
Ausbildung in spezialisierten Langzeitlehrgängen (mindestens drei Monate) mit anschließender Prüfung;
praktische Arbeit mit anschließender regelmäßiger beruflicher Weiterentwicklung.

Regulierungsdokumente, die die Arbeit von Personaldiensten regeln

Die Aktivitäten der Personalabteilung und die allgemeine Organisation der Personalaktenverwaltung hängen stark von der aktuellen Gesetzgebung und internen Regulierungsdokumenten ab. Diese Funktion hängt mit den Nuancen der Arbeit zusammen Große anzahl Persönliche Dokumente, die oft vertraulich sind.

Die Büroarbeit im Personaldienst wird durch folgende Gesetze geregelt:

Verfassungs-, Zivil- und Arbeitsgesetzbuch sowie teilweise Straf- und Familiengesetzbuch;
Gesetzgebungsakte zum Profil der Organisation in Fragen der Personalarbeit;
Vorschriften lokale Bedeutung;
diverse Klassifikatoren, Regeln und Weisungen der Bundesebene;
inländisch Vorschriften, zum Beispiel Anleitung zur Personalaktenverwaltung;
Anweisungen und Weisungen der Geschäftsleitung.

Mitarbeiter des Personaldienstes sind zur strikten Einhaltung der Vorgaben behördlicher Verordnungen verpflichtet und vor allem Arbeitsgesetzbuch.

Suche und Dokumentation von Mitarbeitern

Das Personalmanagement beginnt mit der Suche und Registrierung von Personal. Zunächst gilt es, über die Möglichkeiten zur Gewinnung neuer Mitarbeiter zu entscheiden. Unter ihnen stechen hervor:

Agenturen und Arbeitsämter;
Anstellung;
Berufsmesse;
Bildungseinrichtungen;
Jobbörsen und Lebensläufe auf verschiedenen Ressourcen;
andere Organisationen;
Bekannte und Freunde.

Alle Suchmöglichkeiten für Mitarbeiter haben ihre Vor- und Nachteile, der Mitarbeiter der Personalabteilung muss alle Möglichkeiten zur Besetzung der Stelle optimal nutzen.

Wenn ein Kandidat gefunden ist, wird ein Vorstellungsgespräch mit ihm geführt. Es ist wünschenswert, dass der Fortschritt dokumentiert wird: Es ist einfacher, eine fundierte Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung zu treffen. Im letzteren Fall wird der Person der Grund innerhalb von fünf Werktagen schriftlich mitgeteilt. Wenn der Bewerber für eine freie Stelle geeignet ist, sollte er immatrikuliert werden. Damit beginnt die Registrierung für einen bestimmten Mitarbeiter.

Abschluss eines Arbeitsvertrages;
Erteilung eines Zulassungsbescheides;
eine neue Mitarbeiterin oder ihre Institution;
Registrierung einer persönlichen Karte;
wenn es in der Organisation akzeptiert wird – die Erstellung einer Personalakte;
Einarbeitung und Unterzeichnung interner Regulierungsdokumente und Anweisungen durch den Mitarbeiter.

Personalakten (Personalkarten, Personalliste)

Die Aufrechterhaltung der Personalaktenverwaltung umfasst die obligatorische Registrierung von Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Personal- und Personalausweisen. Diese Dokumente sind für Organisationen aller Eigentumsformen obligatorisch.

Personalausstattung und Personalbestand sollten auf dem neuesten Stand sein und den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Es enthält die Namen aller Stellen, die Anzahl der Stellenangebote und die Stellenangebote für einen bestimmten Zeitraum.

Persönliche Karten sind einheitliche Dokumente mit kurzen Informationen über Arbeitstätigkeit Mitarbeiter- und persönliche Daten. Sie sind Gegenstand strenge Buchhaltung und besondere Lagerbedingungen an Orten, die Beschädigung und Diebstahl verhindern.

Anordnungen zu Personal, Unterschieden und Gestaltungsmerkmalen

Allgemeine Büroarbeiten in der Personalarbeit äußern sich überwiegend in Anordnungen und Weisungen der Geschäftsführung. Diese Dokumente können sowohl einzelne Mitarbeiter als auch das gesamte Personal betreffen. Sie unterscheiden sich in Design und Implementierungsmerkmalen.

Die meisten Anordnungen und Weisungen zu konkreten Handlungen gegenüber einem Mitarbeiter haben eine einheitliche Form. Sie unterliegen der zwingenden Vereinbarung mit allen Stakeholder und Einweisung durch den Mitarbeiter gegen Quittung. Kopien von Personalaufträgen werden in einer Personalakte aufbewahrt, die Originale in separaten Ordnern.

Zeitschriften zur Personalaktenverwaltung, Regeln für die Registrierung und Aufbewahrung

Um die Bewegung im Personaldienst zu berücksichtigen, ist die Führung von Fachzeitschriften erforderlich. Hierbei handelt es sich um tabellarische Dokumente im mehrseitigen Format, meist einheitlich. Normalerweise werden sie entweder in großen Notizbüchern gestartet oder in Fachgeschäften fertig gekauft.

Arten von Personalzeitschriften:

Registrierung eingehender und ausgehender Unterlagen, einschließlich Briefe;
Registrierung von Bestellungen;
Registrierung der An- und Abreise von Mitarbeitern auf Dienstreisen;
Registrierung von Anträgen, Eingaben, Mitteilungen, offiziellen Mitteilungen und Memos;
Anmeldeformulare Arbeitsbücher, ihre Liner;
verschiedene Bewegungsbuchhaltungsbücher Personaldokumente usw.

Alle Zeitschriften müssen gebunden und versiegelt sein und die Blätter müssen nummeriert sein. Sie sollten getrennt von allen Dokumenten aufbewahrt werden. Am besten in einem Safe oder einem speziellen Schrank.

Funktionen zum Verwalten und Speichern persönlicher Dateien

Das Führen persönlicher Aufzeichnungen ist nicht verpflichtend. Allerdings sammeln die meisten Organisationen Mitarbeiterdaten in der einen oder anderen Form. Natürlich ist es bequemer, dies in einem Ordner zu tun.

Eine Personalakte ist eine Reihe dokumentierter persönlicher Informationen über einen Mitarbeiter, die in einer bestimmten Reihenfolge gesammelt und erstellt werden. Es kann verschiedene Dokumente und Kopien enthalten:

Kopien von Bestellungen über den Mitarbeiter;
Kopien von Kontoauszügen;
Kopien von Ausweisdokumenten, die Qualifikationen, Ausbildung, Sozialleistungen und Familienstand bestätigen;
Fragebogen;
Eigenschaften und Bewertungen;
Referenzen usw.

Persönliche Dateien enthalten persönliche Informationen und sollten getrennt von anderen Dokumenten aufbewahrt werden. Der Zugang zu ihnen ist nur einem streng begrenzten Kreis gestattet. Beamte. Bei Entlassung des Personals werden die Personalakten zur Archivierung übergeben.

Regeln für die Registrierung, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern sowie Beilagen

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitsbücher für ihre Mitarbeiter zu führen, mit Ausnahme der in Teilzeit beschäftigten Mitarbeiter. Bei der Erstaufnahme beschafft sich der Arbeitgeber selbstständig Blankoformulare und nimmt darin den ersten Eintrag vor. An Titelblatt Geben Sie relevante Informationen über den Mitarbeiter ein. Anschließend ist es notwendig, deren Relevanz zu überwachen und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen.

Auf der Seite des Hauptteils werden Einträge zu Arbeit und soziale Aktivitäten Mitarbeiter, sein ständiger Empfang Alle Einträge sind nummeriert allgemeine Ordnung und werden auf der Grundlage der Bestellung erstellt. Dem Entlassungsprotokoll sind ein Abdruck des Siegels der Organisation und die Unterschrift des Leiters beigefügt.

Von Hand gefertigt, blau Kugelschreiber, klare und leserliche Handschrift. Überwachen Sie sorgfältig die Relevanz und Zuverlässigkeit der eingegebenen Daten. Ist eine Korrektur der Angaben erforderlich, sind diese sorgfältig mit einer Zeile durchzustreichen und die aktuellen Angaben einzutragen. Diese Aktion muss durch die Unterschrift des Leiters und das Siegel bestätigt werden.

Bewahren Sie Arbeitsbücher getrennt von anderen Dokumenten in einem Safe auf. Eine Übergabe an Mitarbeiter oder Dritte ohne besondere Anordnung der zuständigen Behörden ist untersagt.

Merkmale der Betriebs- und Archivspeicherung von Personaldokumenten

Die Aufbewahrung von Personaldokumenten richtet sich nach deren besonderer Bedeutung. Sie enthalten persönliche Informationen und sind vertraulich. Diese Daten unterliegen keiner unbefugten Weitergabe. Andernfalls wird gegen Mitarbeiter des Personaldienstes und den Leiter der Organisation ein Bußgeld verhängt.

Für die Organisation Ordnungsgemäße Lagerung Für Personalunterlagen im Personaldienst ist ein separater Raum wünschenswert. Es muss einen Eingang dazu geben und dieser muss ausgestattet sein Metalltür mit Alarm.

Die Dokumente selbst sollten in Metallschränken oder Tresoren aufbewahrt werden. Der Zugriff sollte vermieden werden Sonnenlicht und Staub sowie Temperaturunterschiede und zu viel Luftfeuchtigkeit. Diese einfachen Schritte helfen, persönliche Daten zu speichern.

Erfahren Sie, wie Personalakten in der Organisation geführt werden und wofür Bußgelder verhängt werden können. Laden Sie das Handbuch zur Personaldatenverwaltung herunter oder organisieren Sie die Buchhaltung selbst.

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Welche obligatorischen Personaldokumente erstellt der Arbeitgeber?

Jedes Unternehmen, das Leiharbeitskräfte einsetzt, ist verpflichtet, Personalunterlagen zu führen. Die Arbeit mit dem Personal geht mit der Ausführung vieler Dokumente einher, von der Personalliste bis hin zu Personalaufträgen. Die Aufgabe des Personalreferenten besteht darin, die Unterlagen des Personaldienstes rechtzeitig und korrekt zu erstellen, gegebenenfalls zu ändern und die Einhaltung der geltenden Gesetzgebung zu überprüfen.

Eine gut strukturierte Anleitung zur Personalaktenverwaltung, die unter Berücksichtigung des neuen GOST erstellt wurde, minimiert das Risiko grober Fehler bei der Arbeit mit Personal.

Beginnen Sie die Personalaktenverwaltung von Grund auf und bereiten Sie die obligatorischen Dokumente des Personaldienstes vor, ohne die eine vollwertige Arbeit mit dem Personal einfach nicht möglich ist.

Erforderliche HR-Dokumente:

Arbeitsverträge;
Stellenbeschreibungen (falls erforderlich);
örtlichen Vorschriften;
persönliche Karten von Mitarbeitern;
Personalaufträge;
Aufträge für das Kerngeschäft;
Personalbesetzung;
Urlaubsplan;
Buchhaltungsbücher und -journale;
Stundenzettel .

Arbeitsvertrag

Das wichtigste Dokument in der Arbeit eines Personalreferenten. Bestätigt das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses, legt die Rechte und Pflichten der Parteien fest. Es gibt keine einheitliche Form eines Arbeitsvertrags, obwohl es eine Standardform für Kleinstunternehmen gibt. Andere Arbeitgeber können sich daran orientieren. Das Gesetz verbietet den Abschluss formloser Arbeitsverträge nicht, wenn diese alle zwingenden Bedingungen und Angaben zu den Parteien enthalten.

Zwingende Bedingungen des Arbeitsvertrages:

Arbeitsfunktion, die die Position oder Art der Arbeit angibt;
Arbeitsort und Arbeitsbedingungen;
Vergütung mit Angabe des Tarifsatzes bzw. Gehalts;
Bedingung der obligatorischen Sozialversicherung.

Reflektieren Sie im Arbeitsvertrag die Art und Weise der Arbeit, sofern diese von den üblichen abweichen. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Garantien und Entschädigungen aufzuschreiben. IN befristeten Vertrag Geben Sie unbedingt die Gültigkeitsdauer und die Gründe an, warum die Parteien kein unbefristetes Arbeitsverhältnis begründen konnten.

Pflichtangaben des Arbeitsvertrages:

Vollständiger Name des Arbeitnehmers und Name des Arbeitgebers (für Einzelpersonen - vollständiger Name);
Daten zu Dokumenten, die die Identität des Arbeitnehmers und der Arbeitgeber-Person belegen;
TIN des Arbeitgebers (außer bei Personen, die nicht den Status eines Unternehmers haben);
Angaben zur Person, die den Vertrag im Namen des Arbeitgebers unterzeichnet;
Ort und Datum des Dokuments.

Berufsbeschreibungen

Trotz des Fehlens von Verweisen auf dieses Dokument im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation entwickeln staatliche Stellen unbedingt ein Paket von Stellenbeschreibungen (Gesetz Nr. 79-FZ vom 27. Juli 2004) und kommerzielle Organisationen es wird dringend empfohlen, dies zu tun.

Das Vorhandensein von Stellenbeschreibungen ermöglicht:

Verantwortlichkeiten kompetent auf ähnliche Positionen verteilen;
um vor Gericht oder der Staatsanwaltschaft die Rechtmäßigkeit der Disziplinarstrafe nachzuweisen;
rechtfertigen;
Personal ordnungsgemäß für die Einhaltung seiner Positionen zertifizieren.

Aufmerksamkeit! Anweisungen sind für Stellen geschrieben, nicht für bestimmte Mitarbeiter, also sollten Sie sie nicht personalisieren. Wenn ein Mitarbeiter kündigt oder wechselt, müssen die Weisungen erneut genehmigt werden. Aus dem gleichen Grund ist es besser, es als eigenständiges Dokument und nicht als Anhang zu einem Arbeitsvertrag oder einer Arbeitsvereinbarung zu genehmigen.

Örtliche Vorschriften (LNA)

Es gibt obligatorische und optionale. Der GIT-Inspektor hat das Recht, während der Inspektion lokale Vorschriften anzufordern. Wenn ein Dokument nicht verfügbar ist oder fehlerhaft ausgeführt wird, kann dem Arbeitgeber eine Geldstrafe auferlegt oder eine Anordnung erlassen werden.

Obligatorisch sind alle im Arbeitsgesetzbuch genannten LNAs:

Regelung der Vergütung, wenn die Vergütungsbedingungen nicht im Tarifvertrag oder einem anderen lokalen Gesetz enthalten sind (Artikel 135 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Regelung über personenbezogene Daten von Arbeitnehmern (Artikel 86 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
(Artikel 189 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Wenn es im Staat Stellen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten gibt, sollte eine Liste der Arbeitnehmer genehmigt werden, für die eine besondere Arbeitsregelung gilt (Artikel 57, 101 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Wenn das Unternehmen Personal zur Umschulung oder Fortbildung entsendet, gilt die Regelung über das Verfahren und die Bedingungen für den Abschluss einer Berufsausbildung (Artikel 196 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Optionale LNAs werden nach Bedarf ausgegeben. Um Arbeitsabläufe klar zu regeln, entwickeln Sie zusätzliche interne Dokumente: Bestimmungen zu Prämien, Dienstreisen, Mentoring, Sozialpolitik, Rekrutierung usw. Es gibt keine einheitlichen Anforderungen an die Gestaltung und Struktur lokaler Gesetze. Orientieren Sie sich am aktuellen GOST und beglaubigen Sie jedes Dokument korrekt.

Persönliche Karten der Mitarbeiter

Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Rechtsform und dem Tätigkeitsbereich, sind verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer eine persönliche Karte zu erstellen. Verwenden Sie das einheitliche T-2-Formular oder entwickeln Sie Ihr eigenes Formular. Für die Registrierung von Beamten wurde ein spezielles Formular T-2GS entwickelt.

Vergessen Sie nicht, den Mitarbeiter unmittelbar nach dem ersten Ausfüllen und dann – nach neuen Eingaben zur Versetzung (auch vorübergehend), Entlassung, Umbenennung der Stelle – unter Unterschrift mit dem Inhalt der Personalkarte vertraut zu machen.

Aufmerksamkeit! Die Personalkarte wird nach Beendigung des Arbeitsvertrags, auf dessen Grundlage sie begonnen wurde, geschlossen. Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, der bereits in der Organisation gearbeitet hat, erstellen Sie für ihn eine neue Karte.

Personalaufträge

Einstellungen, Dienstreisen, Entlassungen, Prämien, Urlaub und andere Personalverfahren werden durch Anordnungen formalisiert. Dies ist das wichtigste Dokument jeder Personaldienstleistung, auf dessen Grundlage Einträge in persönliche Konten, Arbeitsbücher und persönliche Karten vorgenommen werden.

Einige Bestellungen werden in einer einheitlichen Tabellenform erstellt. Betrifft die Bestellung nicht einen, sondern mehrere Mitarbeiter gleichzeitig, wird ein mit „a“ gekennzeichnetes Formular verwendet:

Tabelle 1. Auf einheitlichen Tabellenformularen erteilte Bestellungen

	Formulartyp und Name
T-9 oder T-9	Auftrag, einen oder mehrere Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken
T-11 oder T-11a	Auftrag zur Förderung eines oder mehrerer Mitarbeiter
T-8 oder T-8a	Eine Anordnung zur Entlassung eines oder mehrerer Mitarbeiter
T-6 oder T-6a	Eine Anordnung, einem oder mehreren Mitarbeitern Urlaub zu gewähren
T-5 oder T-5a	Anordnung zur Versetzung eines oder mehrerer Mitarbeiter an einen anderen Arbeitsplatz
T-1 oder T-1a	Eine Anweisung, einen oder mehrere Mitarbeiter zur Arbeit einzustellen

Aufmerksamkeit! Anstelle einheitlicher Formulare können Sie auch vom Arbeitgeber genehmigte Formulare verwenden, sofern diese alle erforderlichen Angaben enthalten.

Die übrigen Bestellungen erfolgen in Textform. Wenn Sie einen Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückrufen oder ihn zu Fortbildungskursen schicken müssen, stellen Sie ihn wieder am Arbeitsplatz ein oder erstellen Sie einen Auftrag in freier Form.

Der Auftrag erhält Rechtskraft durch die Beglaubigung der Angaben – eine persönliche Unterschrift CEO oder ein anderer Beamter, der befugt ist, Befehle zu unterzeichnen. Zusätzlich zur Unterschrift wird das Siegel der Organisation (falls vorhanden) angebracht. Verwaltungsdokumente treten mit der Unterzeichnung oder dem darin angegebenen Datum in Kraft.

Aufmerksamkeit! Anordnungen zur Ernennung von Führungskräften – des Generaldirektors, seiner Stellvertreter, des Hauptbuchhalters und anderer in der Satzung genannter Beamter – beziehen sich auf Anordnungen für Kerntätigkeiten und nicht für Personal.

Aufträge für das Kerngeschäft

Hierzu zählen alle schriftlichen Anordnungen, die sich nicht auf Personal- oder Verwaltungs- und Wirtschaftsfragen beziehen: über die Einführung örtlicher Vorschriften oder Änderungen bestehender LNA, über die Schaffung neuer Stellen und die Durchführung von Inspektionen. Die Ausführung solcher Aufträge kann sowohl dem Sekretär der Organisation als auch den Personalverantwortlichen übertragen werden.

Personalbesetzung

Es charakterisiert die Personalzusammensetzung des Unternehmens: Organisationsstruktur, Anzahl und Zusammensetzung des Personals, Vergütung aller Positionen. Verwenden Sie für die Registrierung das einheitliche T-3-Formular oder entwickeln Sie Ihre eigene Vorlage. Die Gültigkeitsdauer des Dokuments kann weggelassen werden. Wenn diese jedoch begrenzt ist, vergessen Sie nicht, bis zum angegebenen Datum eine neue Besetzungstabelle zu erstellen.

Beispielbesetzung mit begrenzter Dauer

Tragen Sie in das Dokument alle im Unternehmen verfügbaren Stellen ein, einschließlich vakanter, befristeter und saisonaler Stellen. Das Gesetz verbietet die Einstellung von Mitarbeitern für Stellen, die nicht in der Besetzungstabelle vorgesehen sind (Rostrud-Brief Nr. PG / 13229-6-1 vom 21.01.2014).

Schreiben Sie die Namen der Positionen auf Russisch und ohne Abkürzungen und geben Sie jeweils das genaue Gehalt an – Gehaltsgabeln sind inakzeptabel. Positionen im Zusammenhang mit Vergütungen, Leistungen oder Einschränkungen müssen den Berufsstandards sowie Tarif- und Qualifikationsverzeichnissen entsprechen (Schreiben des Arbeitsministeriums Nr. 14-0 / 10 / B-2253 vom 04.04.2016). Der Experte der Zeitschrift „Personnel Business“ verrät es

Aufmerksamkeit! Für Fehler in Personalbesetzung Dem Unternehmen droht eine Geldstrafe gemäß Artikel 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation.

Urlaubsplan

Es wird jährlich erstellt und legt die Bedingungen für die Gewährung von bezahltem Jahresurlaub an alle Mitarbeiter der Organisation fest. Nehmen Sie als Grundlage das einheitliche T-7-Formular oder Ihre eigene Vorlage.

Um Ansprüche auf das Dokument zu vermeiden, gehen Sie der Reihe nach vor:

Erfahren Sie die Wünsche der Mitarbeiter. Bitten Sie die Abteilungsleiter, Informationen zu jeder Struktureinheit zu sammeln.
Prüfen Sie, ob es unter den Mitarbeitern Anspruchsberechtigte gibt, die jederzeit Anspruch auf Urlaub haben. Dazu gehören schwangere Frauen, Minderjährige und einige andere Kategorien von Arbeitnehmern.
Erstellen Sie einen vorläufigen zusammenfassenden Zeitplan. Listen Sie alle Mitarbeiter im Dokument auf, einschließlich externer und interne Teilzeitkräfte sowie diejenigen, deren Mutterschaftsurlaub nächstes Jahr endet.
Stimmen Sie dem Zeitplan zu und genehmigen Sie ihn. Erteilen Sie einen separaten Auftrag oder stempeln Sie den Genehmigungsstempel auf das Dokument selbst, machen Sie die Mitarbeiter unter Unterschrift damit vertraut (Rostrud-Brief Nr. PG / 5883-6-1 vom 01.08.2012).

Wer ist für die Personalverwaltung verantwortlich?

In Kleinstunternehmen und neu gegründeten Organisationen ist das Personalmanagement in vollständig fällt normalerweise auf die Schultern einer Person. In der Regel ist dies der Geschäftsführer des Unternehmens oder sein Stellvertreter. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens und der Mitarbeiterzahl wächst auch der Papierkram. Zu diesem Zeitpunkt sollte eine Vollzeitstelle für einen Personalspezialisten vergeben werden, der die Grundlagen der Personalaktenverwaltung gut kennt und sich voll und ganz dafür einsetzt Arbeitszeit mit Personal arbeiten.

IN Großunternehmen mit Komplex organisatorische Struktur Die Personalabteilung wird von einer separaten Abteilung betreut.

Wenn die Organisation über separate Strukturabteilungen verfügt, beispielsweise Niederlassungen in anderen Städten und Regionen, gibt es zwei Möglichkeiten, Personalakten zu führen. Kostspieliger – die Schaffung einer Stelle als Personalreferent in jeder Filiale, rentabler, aber mit gewissen Schwierigkeiten verbunden – die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung in der Zentrale, die Arbeitsvorbereitung per Scan und Post. Was ist, lesen Sie in der Zeitschrift „Personnel Business“.

Tabelle 2. Vor- und Nachteile verschiedene Wege Organisation von CDs in Filialen

Verfahren	CD wird in der Zentrale durchgeführt	CD wird in Filialen durchgeführt
Ausführung von Dokumenten	Es ist schwierig, die Fristen einzuhalten, die Übermittlung der Originaldokumente nimmt Zeit in Anspruch	Fristen werden eingehalten, das Zeichnungsrecht wird an den Filialleiter delegiert
Ernennung der für die Personalaktenverwaltung (KD) verantwortlichen Mitarbeiter	Es ist in der Regel einfach, den richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zu finden	Da es in den Filialen weniger Mitarbeiter gibt, ist es schwierig, einen CA-Verantwortlichen auszuwählen
Rekrutierung für Überstunden oder Wochenenden	Es ist nicht immer möglich, alle erforderlichen Unterlagen zeitnah auszustellen und fristgerecht an die Abteilung zu liefern	Kein Problem: Sie müssen lediglich das Einverständnis des Mitarbeiters einholen und vor Ort alle Unterlagen ausfüllen
Ausstellung von Dokumenten an Mitarbeiter bei Entlassung	Benötigen Sie mehr Zeit für die Lieferung, besteht beim Versand per Post die Gefahr des Verlusts	Dokumente können zeitnah ausgestellt werden, ohne die festgelegten Fristen zu verletzen

Organisation der Personalbüroarbeit in Eigenregie: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie organisiert man die Arbeit mit dem Personal in einem neu gegründeten Unternehmen oder stellt es nach einem Vorgänger wieder her? Die neue Anleitung zur Personalaktenverwaltung, die unter Berücksichtigung der Normen der geltenden Gesetzgebung entwickelt wurde, hilft Ihnen, nichts zu verpassen.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Schritt 1. Erstellen Sie einen Regulierungsrahmen. Lassen Sie sich zunächst von den Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation leiten – dem wichtigsten Arbeitsgesetzbuch, das viele Personalprozesse regelt: Einstellung, Gewährung von Urlaub, die Rechte und Pflichten der Parteien eines Arbeitsvertrags, das Verfahren für Lohnberechnung usw.

Beachten Sie auch die Regeln von:

Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 01.05.2004- zur Verwendung einheitlicher Formen der primären Buchführung und obligatorischer Angaben;
In einem kleinen Unternehmen können alle Fragen im Zusammenhang mit der Personalaktenverwaltung von einer Person erledigt werden – einem Personalreferenten, einer Sekretärin oder einem Direktor. Dann ist er für die Führung und Aufbewahrung der Arbeitsbücher verantwortlich. Ist der Arbeitsaufwand jedoch groß, ist es besser, die Verantwortungsbereiche auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Ernennen Sie beispielsweise einen der Personalreferenten, der für die Führung und Abrechnung von Arbeitsbüchern verantwortlich ist, und betrauen Sie einen anderen mit der Erstellung von Personalaufträgen.
Musterbestellung zur Ernennung eines für Arbeitsbücher verantwortlichen Beamten

Schritt 3. Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Personaldokumente. Fügen Sie darin örtliche Vorschriften und andere Dokumente hinzu, deren Vorhandensein der GIT-Inspektor beim nächsten Besuch auf jeden Fall überprüfen wird: Personalbesetzung, Urlaubsplan, Stundenzettel, Personalausweise der Mitarbeiter. Wenn die Organisation beabsichtigt, die einheitlichen Formulare aufzugeben, erteilen Sie einen Auftrag zur Entwicklung eigener Formulare.

Schritt 4. Entwickeln und genehmigen Sie die erforderlichen HR-Dokumente und -Vorschriften. Es gibt mehrere Möglichkeiten, LNA zu genehmigen: Finden Sie heraus, wie sie sich voneinander unterscheiden, und wählen Sie diejenige aus, die am besten zu Ihnen passt. Bitte beachten Sie, dass einige Dokumente zunächst mit der Gewerkschaft abgestimmt werden müssen (ein Experte des elektronischen Magazins Kadrovoe Delo wird es Ihnen sagen).

Schritt 5. Füllen Sie Registrierungsbücher und -zeitschriften aus. Ernennen Sie Mitarbeiter, die für die Registrierung von Briefings, medizinischen Untersuchungen und Korrespondenz verantwortlich sind.
1. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Ausführung von Arbeitsverträgen.Überprüfen Sie zunächst, ob der Leiter der Organisation ordnungsgemäß für die Arbeit gemeldet ist, und sehen Sie sich dann die restlichen Verträge an. Stellen Sie sicher, dass die darin vorgeschriebenen Gehälter und Berufsbezeichnungen genau mit den Formulierungen in der Personalliste, den Arbeitsbüchern und den Arbeitsaufträgen übereinstimmen. Wenn Sie Fehler finden, nehmen Sie Änderungen vor, indem Sie zusätzliche Vereinbarungen mit den Mitarbeitern treffen.
1. Machen Sie die unter Vertrag stehenden Mitarbeiter mit der LNA vertraut, die in direktem Zusammenhang mit ihnen stehen. Dabei geht es nicht nur um die Regeln des Arbeitsplans und anderer LNA, mit denen sich das Personal bei der Einstellung vertraut machen sollte, sondern auch um Stellenbeschreibungen, Personalaufträge und Einweisungsprotokolle.
Aufmerksamkeit! Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Exemplar des Arbeitsvertrags und aller Zusatzvereinbarungen dazu erhält.
1. Organisieren Sie die militärische Registrierung. Beschäftigt das Unternehmen Wehrpflichtige oder wehrpflichtige Personen, Führen Sie ein militärisches Protokoll. Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Führung der Aufzeichnungen und koordinieren Sie den Termin mit dem örtlichen Militärregistrierungs- und Einberufungsamt, erstellen Sie einen Arbeitsplan und stellen Sie Aufzeichnungen auf der Grundlage der von den Mitarbeitern bereitgestellten Informationen aus Militärausweisen, Personalausweisen und Personalausweisen aus.
1. Schaffen Sie eine sichere Speicherumgebung. Diese Anforderung gilt für alle Dokumente, die personenbezogene Daten (PD) enthalten: Bewahren Sie sie in sicher verschlossenen Schränken und Tresoren auf, geben Sie Informationen über den Mitarbeiter nicht ohne ihn an Dritte weiter schriftliche Zustimmung. Bewahren Sie keine Kopien von Pässen und Diplomen in Ihren Personalakten auf und fragen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nach personenbezogenen Daten, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Bei Verstößen gegen die Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten drohen hohe Geldstrafen.
1. Erstellen Sie einen Kalenderplaner. Viele wichtige Dokumente müssen regelmäßig aktualisiert oder neu genehmigt werden. Beispielsweise sollte der Urlaubsplan jährlich erstellt und der Tarifvertrag mindestens alle drei Jahre neu erlassen werden. Damit das Unternehmen in Zukunft keine Probleme hat, planen Sie die Arbeit mit wichtigen Dokumenten im Voraus.
Es ist keine leichte Aufgabe, die Personalaktenverwaltung beispielsweise in einer Filiale von Grund auf zu organisieren oder nach einem Vorgänger neu aufzubauen. Lesen Sie zunächst den Rechtsrahmen und den Standard GOST R 7.0.97-2016, der die grundlegenden Anforderungen für den Papierkram enthält.

Konsequent arbeiten und das Minimum entwickeln notwendiger Satz Personaldokumentation, einschließlich Vorschriften. Entscheiden Sie, welche primären Buchhaltungsformulare Sie verwenden möchten – einheitlich oder selbst entwickelt. Bringen Sie Ordnung in Ihre Arbeitsverträge und Vereinbarungen. Achten Sie auf Details, denn dem Unternehmen droht eine hohe Geldstrafe für das Fehlen oder die fehlerhafte Ausführung von Dokumenten.

Nicht selten kommt es vor, dass ein Unternehmen gerade erst eröffnet wurde, nur wenige Mitarbeiter hat, es aber nichts anderes als Arbeitsverträge gibt. Dies geschieht häufig in einem Unternehmen, das bereits seit mehreren Jahren auf dem Markt ist, der Dokumentation der Arbeitsbeziehungen jedoch nicht die gebührende Aufmerksamkeit schenkt. Das Fehlen arbeitsrechtlich vorgeschriebener Dokumente kann jedoch zur Verhängung von Bußgeldern führen. Dieser Artikel wird für unerfahrene Personalreferenten oder Buchhalter nützlich sein, die zusätzlich zu ihrer Arbeit auch mit der Verwaltung von Personalakten beauftragt wurden.

Normative Basis

Für die ordnungsgemäße Organisation der Personalaktenverwaltung ist es notwendig, sich mit Gesetzen und anderen regulatorischen Rechtsakten im Bereich zu versorgen Arbeitsrecht sowie Fachliteratur. Ein spezielles Softwareprodukt erleichtert die Pflege der Personalakten erheblich: Es enthält nahezu alle notwendigen Dokumentenformen. In jedem Fall benötigen Sie insbesondere:

- Arbeitsgesetzbuch;

- Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung leerer Arbeitsbücher und deren Bereitstellung an Arbeitgeber, genehmigt durch das Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225 (im Folgenden als Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern bezeichnet). Bücher);

- Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern, genehmigt durch das Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10. Oktober 2003 N 69;

— Bundesgesetz Nr. 152-FZ vom 27. Juli 2006 „Über personenbezogene Daten“ (im Folgenden „Gesetz über personenbezogene Daten“ genannt);

- Bundesgesetz vom 29. Juli 2004 N 98-FZ „Über Geschäftsgeheimnis» (im Folgenden „Gesetz über Geschäftsgeheimnisse“ genannt);

- Vorschriften über die Besonderheiten der Entsendung von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 N 749;

- Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.05.2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Abrechnung der Arbeit und ihrer Bezahlung“ (im Folgenden: Beschluss N 1);

- Eine Liste typischer Verwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, lokaler Regierungen und Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen, genehmigt durch die Verordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation vom 25.08.2010 N 558;

- Das Verfahren und die Formen der Abrechnung von Mitarbeitern, die auf Geschäftsreisen von der Entsendeorganisation abreisen und bei der Organisation ankommen, zu der sie entsandt werden, genehmigt durch die Verordnung des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung der Russischen Föderation vom 11. September 2009 N 739n ;

- Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 22. Juli 2008 N 554 „Über den Mindestbetrag der Lohnerhöhungen für Nachtarbeit“;

- Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 24. Dezember 2007 N 922 „Über die Besonderheiten des Verfahrens zur Berechnung des Durchschnittslohns“;

— Listen der Positionen und Arbeiten, die von Arbeitnehmern vertreten und ausgeführt werden, mit denen der Arbeitgeber schriftliche Vereinbarungen über die volle individuelle oder kollektive Haftung abschließen kann, sowie Standardformulare solche Verträge, die durch das Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 31. Dezember 2008 N 85 genehmigt wurden;

- Vorschriften zur militärischen Registrierung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 27. November 2006 N 719, und Richtlinien des Generalstabs der Streitkräfte der Russischen Föderation vom 11.04.2008 über die Führung militärischer Aufzeichnungen in Organisationen.

Zusätzlich zu den behördlichen Dokumenten würde ein Studium nicht schaden Gründungsurkunden Firmen. Darin kann das Verfahren zur Einstellung des Leiters der Organisation und zur Festsetzung seines Gehalts festgelegt werden. Nicht selten ist in der Satzung das Verfahren zur Einstellung wichtiger Führungskräfte festgelegt.

Wir ermitteln die Liste der erforderlichen Dokumente

Nachdem Sie die regulatorischen Dokumente im Bereich Arbeitsrecht und Personalaktenverwaltung studiert haben, werden Sie sich ein Bild davon machen notwendiges Minimum die in jeder Organisation erstellt und gepflegt werden müssen. Das:

- interne Arbeitsvorschriften (Artikel 189, 190 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

- Personalausstattung (Art. 15, 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);

- Urlaubsplan (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);

- Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Artikel 86-88 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

- Arbeitsverträge (Art. 16, 56-59, 67 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);

- Arbeitsbücher (Artikel 65, 66 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);

- Stellenbeschreibungen (ggf amtliche Verpflichtungen Arbeitnehmer sind in Arbeitsverträgen nicht aufgeführt);

- ein Buch zur Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen, ein Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Buchhaltung für die Formen eines Arbeitsbuchs und eine Beilage dazu (Absätze 40-41 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern);

- Personalausweise der Mitarbeiter (Artikel 12 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern);

- Gehaltsabrechnung (Artikel 136 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);

- Anordnungen (zu Einstellung, Entlassung, Gewährung von Urlaub, Entsendung auf eine Geschäftsreise usw.) (Artikel 62, 68, 84.1, 193 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation usw.) und die Gründe für deren Erteilung (Erklärungen, Akte, Memos, Vereinbarungen usw.);

- Regelung über Vergütung und Prämien (Artikel 135 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

- Abrechnungen, Notizen-Berechnungen und andere Dokumente im Zusammenhang mit der Berechnung und Auszahlung von Löhnen, Urlaubsgeld, Entschädigung für nicht in Anspruch genommenen Urlaub, „Abrechnung“ bei Entlassung.

Es ist klar, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen in jedem Fall erstellt werden müssen. Bezüglich anderer Dokumente sollten Sie jedoch bei der Geschäftsleitung nachfragen (welche der optionalen Dokumente möglicherweise für das Unternehmen benötigt werden). Außerdem können Sie mit dem Vorgesetzten vorab klären, welche Sonderkonditionen er in den Betriebsordnungen, anderen örtlichen Vorschriften und Arbeitsvertragsformen sehen möchte.

Beachten Sie!Gemäß Art. 16 Bundesgesetz vom 26. Dezember 2008 N 294-FZ „Über den Schutz der Rechte juristischer Personen und Einzelunternehmer Bei der Ausübung der staatlichen Kontrolle (Aufsicht) und der kommunalen Kontrolle muss die Organisation ein Register der Kontrollen einer juristischen Person, eines einzelnen Unternehmers führen, die von staatlichen, kommunalen Kontroll- und Aufsichtsbehörden durchgeführt werden.

Natürlich ist die obige Liste unvollständig und unter Umständen müssen weitere Dokumente erstellt und ausgeführt werden. Wenn beispielsweise geplant ist, dass einzelne Arbeitnehmer zeitweise außerhalb der normalen Arbeitszeiten arbeiten, ist eine Genehmigung der Liste der Stellen von Arbeitnehmern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten erforderlich (Artikel 101 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Darüber hinaus kann es unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Aktivitäten der Organisation erforderlich sein:

- Vorschriften über die Zertifizierung und zugehörige Zertifizierungsdokumente, wenn der Arbeitgeber die Zertifizierung von Arbeitnehmern durchführt (Artikel 81 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

- eine Bestimmung zu Geschäftsgeheimnissen, wenn in Arbeitsverträgen mit Arbeitnehmern die Verpflichtung zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen festgelegt ist (Artikel 10, 11 des Gesetzes über Geschäftsgeheimnisse);

- Vereinbarungen über die volle Haftung (sofern eine solche Haftung für Arbeitnehmer vertraglich vereinbart wurde);

- ein Tarifvertrag (sofern mindestens eine der Parteien (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) die Initiative zum Abschluss ergreift).

Zusammenstellen einzelner Dokumente

Da alle Arbeitsbeziehungen dokumentiert werden müssen, ist bei der Ausarbeitung örtlicher Vorschriften und anderer Personaldokumente zu beachten, dass deren Bestimmungen die Stellung des Arbeitnehmers im Vergleich zum geltenden Arbeitsrecht nicht verschlechtern dürfen. Die Normen lokaler Vorschriften, die die Position der Arbeitnehmer verschlechtern oder angenommen werden, ohne die Bestimmungen der Kunst einzuhalten. 372 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation über das Verfahren zur Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung (falls vorhanden) sind nicht anwendbar. Dies wird angesprochen Besondere Aufmerksamkeit in Kunst. 8 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.

Zunächst müssen Sie also eine Besetzungstabelle erstellen. Dieses Dokument dient zur Formalisierung der Struktur, des Personals und der Personalausstattung der Organisation gemäß ihrer Satzung, die eine Liste der Struktureinheiten, Berufsbezeichnungen, Fachgebiete, Berufe mit Angabe der Qualifikationen sowie Angaben zur Anzahl der Stabseinheiten enthält. Es wird nach dem einheitlichen Formular T-3 erstellt, das durch Beschluss Nr. 1 genehmigt wurde.

Für Ihre Information.Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 N 402-FZ „Über die Rechnungslegung“ im Jahr 2013 ist die Verwendung der in den Alben einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation enthaltenen Dokumentenformen nicht verpflichtend und für Arbeitgeber möglich selbstständig die notwendigen Formulare entwickeln. Wenn sich die Organisation für die Einführung eigener Dokumentenformen entscheidet, empfehlen wir dennoch, die zuvor genehmigten einheitlichen Formulare als Grundlage zu nehmen und diese durch das Einfügen oder Entfernen zusätzlicher Zeilen oder Spalten zu ändern. Vergessen Sie nicht, die Verwendung neuer Formen der primären Buchhaltungsdokumentation in den Rechnungslegungsgrundsätzen festzulegen.

Unter Berücksichtigung der Wünsche der Geschäftsführung ist es erforderlich, alle notwendigen Spalten der Besetzungstabelle auszufüllen, auf arbeitsrechtliche Einhaltung zu prüfen und zu versetzen fertige Version Management zur Genehmigung. In der Regel wird ein örtliches Gesetz durch eine Anordnung oder Weisung genehmigt, auf die im entsprechenden Attribut verwiesen wird. Außerdem kann ein lokaler normativer Akt genehmigt werden, indem auf dem Dokument ein Genehmigungsstempel mit der persönlichen Unterschrift des Leiters der Organisation oder einer von ihm bevollmächtigten Person angebracht wird.

Das nächste wichtige Dokument ist die interne Arbeitsordnung. Gemäß Art. 189 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation regelt dieses lokale normative Gesetz das Verfahren zur Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern, die grundlegenden Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der Parteien eines Arbeitsvertrags, Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Anreize und Strafen gegen Arbeitnehmer sowie andere Fragen der Regelung der Arbeitsbeziehungen mit diesem Arbeitgeber. Das Dokument kann die folgenden Abschnitte enthalten: Beschäftigung, grundlegende Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer, Rechte und Pflichten des Arbeitgebers, Arbeits- und Ruhezeiten, Anreize, Haftung für Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin.

Nachdem alle Nuancen mit dem Management abgestimmt und die Bestimmungen der internen Arbeitsordnung auf Übereinstimmung mit der aktuellen Arbeitsgesetzgebung überprüft wurden, wird auch dieses örtliche Gesetz dem Leiter zur Genehmigung vorgelegt.

Auch die Regelung zum Schutz, zur Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten muss schnellstmöglich entwickelt und in Kraft gesetzt werden. Dies liegt daran, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die erforderlichen und ausreichenden Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer zu ergreifen und die Mechanismen für deren Empfang, Verarbeitung, Speicherung und Schutz zu regeln. Dies folgt aus Kap. 14 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und des Gesetzes über personenbezogene Daten.

In dieser Bestimmung muss festgelegt werden, auf welche Weise personenbezogene Daten erhoben werden, in welcher Reihenfolge die Personalakten der Mitarbeiter erstellt und geführt werden, sowie die Rechte und Pflichten der Mitarbeiter, die Methoden der Buchhaltung, Speicherung, Übertragung usw. festgelegt werden Schutz ihrer persönlichen Daten.

Beachten Sie!Es muss die Frage geklärt werden, wer die Arbeitsbücher führt. Ist noch kein Personalreferent vorhanden, muss der Betriebsleiter durch Erteilung einer entsprechenden Anordnung die Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Abrechnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern übernehmen. Anschließend kann der Direktor diese Befugnisse (auch durch Erteilung einer Anordnung) auf den übernommenen Personalreferenten übertragen. Eine solche Ernennung ist gemäß § 45 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern erforderlich.

Darüber hinaus ist es wünschenswert, eine einheitliche Form eines Arbeitsvertrags zu entwickeln, der mit den Arbeitnehmern geschlossen wird. Erinnern Sie sich daran, was Sie zubereiten sollen Arbeitsvertrag Hilfe st. 57 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, das die Liste der darin aufzunehmenden Informationen und zwingenden Bedingungen definiert, sowie andere Artikel des Arbeitsgesetzbuchs (z. B. Artikel 58, 59, 64.1, 70, 282 usw .).

Neben der Erarbeitung von Ortsgesetzen, Personalbesetzung, Urlaubsplänen etc. müssen Sie weitere Dokumente vorbereiten, die in Zukunft für die Personalarbeit benötigt werden. Dabei handelt es sich um verschiedene Buchhaltungsbücher, Meldejournale, Stundennachweise, Bestellscheine, Haftungsvereinbarungen etc.

Lassen Sie uns gesondert über Dokumente zum Arbeitsschutz sprechen, da dies ein wichtiger Teil ist Arbeitsrecht. Zukünftig, wenn die Organisation wächst, um die Einhaltung der Arbeitsschutzanforderungen sicherzustellen und deren Umsetzung zu überwachen, kann ein Arbeitssicherheitsdienst geschaffen oder die Stelle einer Arbeitssicherheitsfachkraft mit entsprechender Ausbildung oder Erfahrung in diesem Bereich eingeführt werden. Mittlerweile ist das Unternehmen klein, die Verantwortung liegt bei der Bereitstellung sichere Bedingungen und Arbeitsschutz sind dem Leiter zugeordnet.

In Artikel 212 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist die Bestimmung verankert, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, für die Ausarbeitung und Genehmigung von Regeln und Anweisungen zum Arbeitsschutz der Arbeitnehmer zu sorgen. Am 13. Mai 2004 genehmigte das Arbeitsministerium methodische Empfehlungen für die Entwicklung von Arbeitsschutzanweisungen zur Unterstützung von Arbeitgebern, wonach Arbeitsschutzanweisungen für einen Arbeitnehmer auf der Grundlage seiner Position, seines Berufs und der Art der von ihm ausgeübten Arbeit entwickelt werden sollten.

Regulierungsakte, die neue Formen von Dokumenten in diesem Bereich einführen, wurden in letzter Zeit nicht verabschiedet, daher listen wir die wichtigsten auf, die in jeder Organisation vorhanden sein sollten:

— Regelung zum Arbeitsschutz in der Organisation;

- eine Anordnung zur Ernennung einer verantwortlichen Person in der Organisation (in Abwesenheit eines Arbeitsschutzingenieurs);

— Anweisungen zum Arbeitsschutz;

— Register für die Registrierung von Unterrichtungen zum Arbeitsschutz;

— Durchführungsprogramme andere Art Unterweisungen zum Arbeitsschutz;

— Produktionskontrollprogramm;

- Sonstige Unterlagen.

Dokumente organisieren und aufbewahren

Artikel 17 des Bundesgesetzes vom 22. Oktober 2004 N 125-FZ „Über Archivangelegenheiten in.“ Russische Föderation» verpflichtet Unternehmen, die Sicherheit der im Rahmen ihrer Tätigkeit erstellten Dokumente, einschließlich der Personaldokumente, zu gewährleisten. Wir glauben, dass die Sicherheit von Dokumenten ohne die Organisation ihrer Aufbewahrung unmöglich ist. Um in der Personalabteilung erstellte Dokumente speichern und nutzen zu können, müssen Sie diese systematisieren.

Um die im Prozess der Personalaktenverwaltung erstellten Dokumente zu rationalisieren, wird eine Fallnomenklatur erstellt – eine systematisierte Liste der Namen der in der Organisation eingereichten Fälle unter Angabe der Aufbewahrungsfristen in der vorgeschriebenen Form. Eine solche Definition ist in GOST R 51141-98 „Büroarbeit und Archivierung“ enthalten. Begriffe und Definitionen“, genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Standards der Russischen Föderation vom 27. Februar 1998 N 28, und die Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen, genehmigt durch den Beschluss des Kollegiums des Bundesarchivs vom Februar 6, 2002. Die Form der Nomenklatur sowohl für Strukturgliederungen als auch für die Gesamtorganisation ist in den genannten Regeln für die Arbeit der Archivarchive von Organisationen festgelegt.

Stellenangebot machen

Zunächst müssen Sie ein Arbeitsverhältnis mit dem Leiter der Organisation formalisieren. Hierzu wird mit ihm ein Arbeitsvertrag abgeschlossen. Es wird in zwei Kopien erstellt, von denen eine beim Leiter und die andere in der Organisation verbleibt (dies wird auf der Kopie des Arbeitgebers vermerkt).

Auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags wird eine Anordnung erteilt, da gemäß Art. 68 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation wird die Beschäftigung auf Anordnung (Anweisung) des Arbeitgebers formalisiert. Die Form der Anordnung wird durch Beschluss Nr. 1 genehmigt. Wenn der Leiter jedoch das einzige Mitglied der Organisation ist, wird die Einstellung durch einen Amtsantrittsbefehl formalisiert, der vom Direktor selbst auf der Grundlage einer abgeschlossenen Vereinbarung erlassen wird Arbeitsvertrag. Zukünftig erlässt er auch Anordnungen zur Übertragung der Aufgaben des Direktors an den Stellvertreter (anderen Mitarbeiter) im Falle einer Dienstreise oder eines Urlaubs. Dies sind die Erläuterungen von Rostrud im Schreiben vom 19.12.2007 N 5205-6-0.

Das Arbeitsbuch für den Leiter wird von der für die Führung der Arbeitsbücher verantwortlichen Person ausgefüllt. Gleichzeitig muss nach fünf Arbeitstagen des Leiters eine Stellenanmeldung erfolgen (Ziffer 3 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern). Grundlage für die Eintragung ist eine Anordnung (Anweisung) oder sonstige Entscheidung des Arbeitgebers, nach der der Arbeitnehmer eingestellt wurde (z. B. das Protokoll der Teilnehmerversammlung).

Vergessen Sie nicht, sich eine persönliche Karte zu besorgen, Informationen über die Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen in das Buchhaltungsbuch einzutragen und (falls erforderlich) in das Einnahmen- und Ausgabenbuch für die Abrechnung der Formen der Arbeitsbücher und deren Beilagen einzutragen.

Darüber hinaus ist es erforderlich, dem zuständigen Militärkommissariat und (oder) der örtlichen Regierung Informationen über den einzustellenden Bürger zu übermitteln, der der Militärregistrierung unterliegt (Artikel 32 der Verordnung über die Militärregistrierung). Ein Dokument, das an das Militärkommissariat und (oder) lokale Regierungen gesendet wird, wird in der vom Arbeitgeber vorgeschriebenen Weise registriert (z. B. in einem Journal (Buch) zur Registrierung ausgehender Unterlagen).

Jetzt können Sie weitere Arbeitskräfte einstellen. Das Verfahren ist ähnlich. Denken Sie jedoch daran, dass der Arbeitnehmer mit den örtlichen Vorschriften für seine Arbeitstätigkeit vertraut gemacht werden muss (dies ist in Artikel 68 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation angegeben). Wir empfehlen, die Bekanntschaft zu dokumentieren. Hierfür sind Buchhaltungsbücher, Registrierungsjournale oder Einweisungsbögen hilfreich.

Abschließend

Zusammenfassend stellen wir fest, dass der Papierkram nach der richtigen Organisation der Büroarbeit nicht mehr viel Zeit in Anspruch nimmt und für einen Personalarbeiter eine Phase des Arbeitsalltags beginnt: Sie müssen einen Stundenzettel führen, einen Urlaubsplan erstellen und Anreize setzen und Bußgelder, Dienstreisen vereinbaren, Versetzung, Zusammenschluss, Entlassung und vieles mehr. Und auf den Seiten des Magazins verraten wir Ihnen, wie Sie es richtig machen.

Selbst das kleinste Unternehmen verfügt über Mitarbeiter, sodass eine Vielzahl von Personaldokumentationen geführt werden müssen.

In Unternehmen, die schon lange auf dem Markt sind, ist die Personalaktenverwaltung in der Regel gut etabliert, in neu gegründeten Organisationen muss jedoch alles von Grund auf neu erstellt werden.

Wer ist im Unternehmen für die Geschäfte verantwortlich?

In der Regel sind Mitarbeiter der Personalabteilung mit der Führung der Personalakten und der Bearbeitung aller Dokumente beschäftigt, ist das Unternehmen jedoch klein, kann diese Arbeit einem der Mitarbeiter anvertraut werden. Normalerweise ist dies ein Buchhalter oder.

Wenn das Unternehmen hat große Menge arbeiten, dann wird eine Personalabteilung geschaffen, in der es mehrere Spezialisten geben kann. Der Personalbedarf wird nicht nur anhand der Mitarbeiterzahl ermittelt (obwohl diese der Hauptfaktor ist), sondern auch anhand der Besonderheiten des Unternehmens selbst. In einer Organisation mit schädlicher und gefährlicher Produktion werden die Personalverantwortlichen also mehr Arbeit haben.

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Sammlung der notwendigen Gesetzesgrundlagen und Regulierungsdokumente

Wenn Sie einen Personalworkflow von Grund auf erstellen, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente vorhanden sein sollen. Es gibt Dokumente, die in jedem Unternehmen obligatorisch sind, und es gibt Dokumente, die nur für die Ausführung einer bestimmten Art von Arbeit oder Unternehmensaktivität erforderlich sind.

Übrigens wird es auch nicht überflüssig sein, die regulatorischen Dokumente selbst, die die Verfügbarkeit von Bestandteilen der Personaldokumentation regeln, in einem separaten Ordner aufzubewahren, damit sie bei Bedarf immer griffbereit sind.

Aufträge auf eine persönliche und Personal. Personalanordnungen umfassen Anordnungen im Zusammenhang mit der Arbeitnehmerfreizügigkeit: Entlassung usw. Diese Anordnungen beziehen sich auf das Dienstalter und werden daher 75 Jahre lang aufbewahrt.

ZU Personalaufträge alle anderen beinhalten:

Feiertage;
Prämien;
Geschäftsreisen;
Disziplinarstrafen usw.

Haltbarkeitsdatum Die Laufzeit dieser Aufträge beträgt 3 bis 5 Jahre.

Für diese beiden Typen ist es sinnvoller, zwei separate Ordner zu haben.

Das nächste obligatorische Dokument ist, was widerspiegelt alle grundlegenden Informationen über den Mitarbeiter. Diese Karten können entweder separat oder als Teil der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden.

Das dritte erforderliche Dokument ist . Derzeit muss laut Gesetz auch ein einzelner Unternehmer Arbeitsbücher erstellen, ganz zu schweigen von Unternehmen anderer Eigentumsformen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von drei Tagen nach dem Datum der Einstellung des Arbeitnehmers ein Arbeitsbuch ausstellen.

Da Arbeitsbücher vorhanden sind, ist es unbedingt erforderlich, diese aufzubewahren. Auch dieses Buch wurde 75 Jahre lang aufbewahrt.

Das nächste erforderliche Dokument ist . Es muss mit jedem eingestellten Mitarbeiter, unabhängig von der Laufzeit, abgeschlossen werden.

Sobald neue Arbeitsplätze geschaffen werden, ist es notwendig, für jeden von ihnen einen eigenen Arbeitsplatz zu besetzen. Dokumente im Zusammenhang mit dem SOUT werden in der Regel alle 5 Jahre bis zu ihrer Ersetzung durch neue gespeichert.

ZU andere obligatorische Dokumente gilt für:

Es gibt auch Dokumente, zu deren Aufbewahrung das Gesetz zwar nicht verpflichtet ist, die aber dennoch fast jeder Arbeitgeber besitzt, sie sind die Grundlage für Aufträge.

Sammlung und Studium der Gründungsdokumente

Nachdem Sie sich für die allgemeinen Pflichtdokumente entschieden haben, müssen Sie sich für die restlichen Dokumente entscheiden. Dazu müssen Sie alles studieren gesetzliche Dokumente Regulierung von Aktivitäten und Herstellungsprozess Unternehmen.

Hier können die Dokumente sehr unterschiedlich sein. Wenn Arbeitnehmer beispielsweise auch Anspruch auf PSA haben, ist es zwingend erforderlich, die Liste und die Bedingungen für die Bereitstellung dieser PSA für die Kategorie der Arbeitnehmer durch eine Anordnung oder ein anderes Verwaltungsdokument zu genehmigen.

Wenn es im Unternehmen Personen gibt, die unregelmäßige Arbeitszeiten haben, nachts arbeiten oder unter schädlichen und gefährlichen Bedingungen arbeiten, müssen die ihnen zustehenden Leistungen und Entschädigungen dokumentiert werden.

Erstellen einer Dokumentenliste

Wenn die ganze Liste erforderliche Dokumente Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, können Sie mit der Ausarbeitung der Regelungen zur Durchführung der Personalaktenverwaltung beginnen.

Diese Bestimmung listet alle erforderlichen Dokumente, das Verfahren zu deren Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen auf. Diese Regelung ist nicht verpflichtend, erleichtert aber die Arbeit der Personalabteilung erheblich.

Anmeldung zur Stelle eines Regisseurs

Wenn ein Unternehmen von Grund auf neu gegründet wird, ist die erste Person, die registriert wird, der Leiter des Unternehmens.

Er ist es, der dann die Arbeitsverträge mit den übrigen Arbeitnehmern abschließt. Wenn es sich bei der Position des Direktors um eine durch Auswahlverfahren gewählte Position handelt, entscheidet der Vorsitzende des gewählten Gremiums. Wenn das Unternehmen Gründer hat, unterzeichnen diese den Vertrag. Ist der Geschäftsführer gleichzeitig Alleingründer oder Einzelunternehmer, schließt er sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag ab.

Wie dem auch sei, der Abschluss eines Arbeitsvertrages und die Ausführung eines Zulassungsbeschlusses sind zwingende Vorgänge.

Ausarbeitung örtlicher Vorschriften

Um festzustellen, welche Positionen und wie viele davon für den Betrieb des Unternehmens erforderlich sind, a Personalbesetzung. Dafür gibt es ein einheitliches Formular, dessen Verwendung zwar nicht zwingend erforderlich ist, aber sehr praktisch ist.

Sie können bei Bedarf weitere Spalten hinzufügen. Die Besetzungstabelle gibt den Namen der Stelle an, erforderliche Menge Stabseinheiten, Gehalt oder Form der Vergütung und Zulagen. In der Besetzungstabelle sind alle Positionen angegeben, beginnend mit der wichtigsten und endend mit dem Hilfspersonal.

IN Arbeitsplan Zunächst wird der Arbeitsplan des Unternehmens angegeben, falls Schichtpläne vorliegen, werden diese detailliert unterzeichnet. Dieses Dokument kann auch die Anforderungen für festlegen Aussehen und Verhalten der Mitarbeiter, Unternehmensethik usw.

Entwicklung eines Standardmusters eines Arbeitsvertrags

Der Arbeitsvertrag muss alle wesentlichen Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches enthalten.

Hier gilt:

Zusätzlich zu diesen Punkten kann der Arbeitgeber weitere Punkte in den Arbeitsvertrag aufnehmen, die nicht im Widerspruch zum Gesetz stehen.

Erstellung von Buchhaltungsunterlagen

Alle Hauptbücher, bevor Sie sie verwenden müssen sich vorbereiten. Jedes Magazin sollte nämlich nummeriert und versiegelt sein. Die Blätter werden fortlaufend nummeriert, beginnend vom ersten bis zum letzten. Dann werden alle Blätter, bis auf den Einband, mit einem Faden vernäht und zwei Enden bis zum letzten Vorsatzblatt herausgeführt. Sie werden mit einem Zettel versiegelt, der jedoch die Anzahl der Blätter angibt und vom Leiter oder der für die Führung des Tagebuchs verantwortlichen Person unterschrieben wird.

In jeder Zeitschrift ist das Datum ihres Beginns angegeben, außerdem ist der Name der Organisation erforderlich.

Ernennung einer Person, die für die Führung der Arbeitsbücher verantwortlich ist

Beschäftigungsbücher sind eines der wichtigsten Dokumente der Personalakte und gehören zu den Formularen strenge Verantwortung, sie müssen mit Respekt behandelt werden. Sie müssen in einem verschlossenen Tresor aufbewahrt werden.

Für die Führung der Arbeitsbücher wird eine verantwortliche Person benannt, die diese ausfüllt und für die Aufbewahrung verantwortlich ist. Die Verantwortung wird dem Mitarbeiter im Auftrag der Organisation übertragen.

Mitarbeiterrekrutierung

Für jeden Mitarbeiter ist es notwendig, einen bestimmten Arbeitsablauf durchzuführen:

Mitarbeiterempfang;
Kennenlernen des Mitarbeiters mit allen lokalen Regulierungsdokumenten, Vergütungsvorschriften, internen Arbeitsvorschriften, Tarifverträgen usw.;
Registrierung eines Arbeitsvertrags, dessen Unterzeichnung. Stellen Sie sicher, dass Sie im Arbeitsvertrag vermerken, dass der Arbeitnehmer einhundertzweites Exemplar in die Hände bekommen hat;
Erteilung eines Arbeitsauftrags;
Ausfüllen einer persönlichen T-2-Karte und Erstellen einer Personalakte. Es umfasst folgende Dokumente: einen Zulassungsantrag, Kopien persönlicher Dokumente, eine Kopie des Zulassungsbescheids, eine Personalkarte, Unterlagen zu Ausbildung und Qualifikationen, einen Arbeitsvertrag und weitere notwendige Dokumente.
Übermittlung aller für den Mitarbeiter erforderlichen Unterlagen zur Abgrenzung an die Buchhaltung.

Die folgende Video-Playlist bietet Anleitungen zur Verwaltung von HR-Datensätzen:

Die allgemeine Definition besagt, dass Personalaktenverwaltung der Prozess der Registrierung und Pflege von Personaldokumenten ist. Dieses Thema ist sowohl für Einzelunternehmer als auch für juristische Personen relevant. Für den Papierkram gelten strenge gesetzliche Normen und die beschriebenen Regeln müssen von allen Führungskräften und Personalabteilungen in Unternehmen berücksichtigt werden. Mit Hilfe der Personalaktenverwaltung wird es möglich sein, den Prozess der Personalverwaltung zu optimieren, die Arbeit jedes Teams zu verbessern und das Meldeverfahren zu vereinfachen.

Was ist Personalmanagement?

Zu den Grundlagen der Personalaktenverwaltung gehört der gesamte Prozess der Vorbereitung, des Ausfüllens und der Berichterstattung über das im Unternehmen tätige Personal. Jeder veröffentlichte hat rechtliche Handhabe, einschließlich solcher, die auf der Grundlage der Bewerbung eines Arbeitnehmers gebildet werden. Die Personalproduktion wird häufig von der Personalabteilung durchgeführt, deren Aufgaben folgende Personalarbeit sind:

Lohn-und Gehaltsabrechnung;
Registrierung von Feiertagen, Krankheitsurlaub;
Ausstellung von Referenzen.

Ziele und Ziele

Aufgaben und Ziele dieser Personalabteilung:

Arbeitsrichtung	Mitarbeiteraufgaben
Buchhaltung, Registrierung, Kontrolle	Führen von Aufzeichnungen über die Anzahl der Mitarbeiter, Anmeldung zur Arbeit, Entlassung
Arbeitsordnung	Kennenlernen der Aufgaben, Arbeitsplatzwahl, Räumlichkeiten
Koordination, Training	Durchführung von Lehrgängen, Schulungen, Fortbildungen, Umschulungen, Leistungsnachweisen
Arbeiten Sie mit Dokumenten	Spezialisten dieser Abteilung beschäftigen sich mit der Erstellung von Papieren, Büchern, Arbeitsplänen, Registern und Berichten
Organisation	Organisation der Aktivitäten nach Anweisungen

Gesetzliche Regelung

Die Personalarbeit wird durch eine Reihe von Regulierungsgesetzen, Verordnungen und Regelwerken auf regionaler oder staatlicher Ebene geregelt. Die Nichteinhaltung der im Regulierungsrahmen festgelegten Anforderungen stellt einen Verstoß dar. Die wichtigsten Regelungen für die Personalproduktion:

staatliche Stellung zu Arbeitsbüchern (2003);
Regeln der Büroarbeit und des Dokumentenmanagements von 2009;
Bundesanweisungen für die Führung der Unterlagen bezüglich der Mitarbeiter;
allgemeine Anforderungen, die auf Anordnung der Ministerien genehmigt werden.

Gesetzliche Grundlage des Unternehmens

Jedes Unternehmen verwendet eine Reihe von Dokumentationen, die die Arbeit des gesamten Personals regeln. Der Transport von Dokumenten und deren Vorbereitung erfolgt gemäß den Anweisungen und den oben vorgeschriebenen rechtlichen Rahmenbedingungen. Der rechtliche Rahmen des Unternehmens ist in fünf Hauptkategorien unterteilt, die durch die internen Anordnungen des Unternehmens geregelt werden:

Firmensatzung;
Arbeitsplan;
Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten;
Arbeitsschutz (geregelt durch Bundesarchiverlass);
Arbeitsplan des Personals (und Dokumente zur Personalbesetzung).

Personaldokumentfluss in der Organisation

Einheitliche Buchführungssysteme für Papiere in Unternehmen sind in drei Hauptkategorien unterteilt, darunter interne Regelungen, Personalbesetzung und Vergütungsregelungen. Die erste Kategorie umfasst die Bearbeitung von Papieren gemäß dem Urlaubsplan und das Ausfüllen von Dokumenten zum Arbeitsplan. Der zweite Absatz ist globaler und enthält eine Bestimmung zur Erstellung von Verträgen und Rechnungslegungsgrundsätzen. Die Vergütungsverordnung regelt alle Fragen der Zahlung von Löhnen, Prämien, Krankenstand, Urlaub und Abfindungen bei einer Entlassung.

Personalbesetzung in Form von T-3

Die Besetzungstabelle in Form von T-3 ist eine einzelne Papierart, die die gesamte Personalstruktur eines Unternehmens oder Unternehmens beschreibt. Die Spalten enthalten Daten zum vollständigen Namen, zur Position des Mitarbeiters und zur Einheit, in der er aufgeführt ist. Nach den normativen und gesetzlichen Normen ist es vorgeschrieben offizielles Gehalt Spezialist. Jede Änderung im Registrierungsprozess muss von der Buchhaltung in dieser Besetzungstabelle auf dem T3-Formular registriert werden. Die Ausfüllanleitung enthält immer Empfehlungen für jede Spalte. Insgesamt enthält das Dokument 5 Informationspunkte.

Arbeitsplan

Der Arbeitsplan ist ein Dokument, das den Tagesablauf eines Spezialisten genehmigt. Der Workflow regelt den Zeitplan des Managers. Es enthält Punkte zur Notwendigkeit einer Inspektion nach geltendem Recht, zu Mittag- und Pausenzeiten sowie zur Berichterstattung. In einigen Unternehmen verlangt der Sachbearbeiter, dass jede Woche oder jeder Monat ein Bericht erstellt wird (das Dokument muss nach Überprüfung durch die Unterschriften des Mitarbeiters und des Sachbearbeiters bestätigt werden). Der Plan, der Zeitplan des Zeitplans werden für die zukünftige Arbeitsperiode erstellt. Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag ist ein zivilrechtliches Dokument, das zwischen einem zukünftigen Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber geschlossen wird. Standardformulare für diese Art von Dokument werden nicht erwartet, und die Vereinbarung wird in freier Form unter Angabe der Qualifikationen (Position) und der Beschäftigungsdauer ausgefüllt. Dort steht auch das gewünschte Ergebnis. Laut Rechtsnormen ist diese Art von Dokument einem Vertragsdokument sehr ähnlich, da es das Endergebnis der Arbeit und nicht deren Struktur vorschreibt. Um Mitarbeiter zu entlassen, müssen Sie nur vor Ablauf des Vertrags abschließen.

Personalaufträge

Die Wiedereinstellung von Mitarbeitern in Positionen, die Einstellung von Fachkräften erfolgt nach Personalauftrag. Diese Art von Dokument schreibt die Ernennung von Personal zur Position und andere Bewegungen von Spezialisten in Abteilungen vor. Mitarbeiter der Personalabteilung und des Führungsteams sind an der Erarbeitung von Weisungen und Aufträgen beteiligt. Manager/Administratoren des Unternehmens treffen lokale Entscheidungen. Aufträge haben ein einziges Formular, das durch den Rechtsrahmen festgelegt wird. Je nach Haltbarkeitsdauer der Unterlagen müssen diese bis zu fünf Jahre oder länger (je nach Auftragsart) in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung aufbewahrt werden.

Berufsbeschreibungen

Berufsbeschreibungen- Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das die Verantwortung der Parteien (Arbeitnehmer und Arbeitgeber) regelt und auch Angaben zu Weisungen und Pflichten enthält spezifischer Spezialist in ihrer Position. Sie werden durch das Siegel der Organisation und die Unterschrift der verantwortlichen Person bestätigt. Für dieses Dokument sind drei Exemplare erforderlich. Einer verbleibt in der Personalabteilung, der andere beim Darsteller selbst und der dritte beim Leiter oder Administrator einer bestimmten Abteilung. Der Zweck dieser Verordnung besteht darin, die Prozesse des Personalmanagements im Unternehmen zu optimieren.

So organisieren Sie die Büroarbeit in der Personalabteilung

Richtige Führung Personalmanagement beinhaltet hohes Niveau Verantwortung. Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen sicherstellen, dass die Daten der Unterzeichnung mit den tatsächlichen übereinstimmen. Sie können die Führung von Arbeitsbüchern und anderen Personaldokumenten Outsourcing-Unternehmen anvertrauen. Aufgaben der Personalverantwortlichen:

einen Arbeitsplan und eine Buchhaltungsdokumentation im Zusammenhang mit Urlaub erstellen;
Dokumente zum Arbeitsschutz erstellen (erforderlich für staatliche Stellen);
Aufträge vorbereiten und erteilen;
Berechnen Sie die Gehaltsabrechnung und kontrollieren Sie die Zahlung von Prämien.

Personalabteilung

Die hauptamtliche Personaldienstleistung liegt dann vor, wenn die gesamte Buchhaltung und alle Registrierungen ausschließlich durch angestellte hauptamtliche Mitarbeiter der Personalabteilung durchgeführt werden. Diese Form des Papierkrams ist für Unternehmen und Unternehmen mit einer Belegschaft von 20 bis 30 Personen relevant. Staatliche Standards erfordern die strikte Einhaltung der Form aller Anordnungen und anderer Anforderungen, andernfalls kann eine juristische Person mit einer Geldstrafe belegt werden. Im Dienstleistungssektor, wo eine juristische Person bis zu 30 Mitarbeiter beschäftigt, ist es rentabler, die Dienste von Outsourcing-Unternehmen in Anspruch zu nehmen.

Einbindung von Spezialisten eines Outsourcing-Unternehmens für Personalarbeit

Durch die Beauftragung eines ausgelagerten HR-Unternehmens können Sie Geld sparen und die Gesamtbelegschaft reduzieren. Unabhängige Spezialisten führen den gesamten Umfang der notwendigen Arbeiten zur Erstellung von Aufträgen und Terminen durch. Sie führen außerdem ein spezielles Tagebuch und regeln die Arbeit jedes Spezialisten im Unternehmen. Das Outsourcing der Personalaktenverwaltung zeichnet sich dadurch aus, dass eine juristische Person über keine eigene Personalabteilung verfügt, sondern diese Aufgabe gegen eine moderate Gebühr einem separaten Team anvertraut.

Personalabrechnung von Grund auf Schritt für Schritt

Für die Dokumentation der Unterlagen der Personalabteilung sind Büroausstattung und ein Büro erforderlich. Es ist wichtig, einen starken Safe zu haben. Die Bestellung sollte den Leiter des Dokumentenmanagementsystems ernennen. Danach werden innere Akte gebildet. Für jeden Mitarbeiter im Unternehmen müssen Sie einen separaten Ordner erstellen, in dem sein Arbeitsbuch gespeichert wird. Die Personalaktenverwaltung erfordert die Aufbewahrung dieser Dokumentation während der gesamten Tätigkeit einer Fachkraft in einer Position. Während der gesamten Tätigkeit der Abteilung werden Informationen in Bücher eingetragen, Aufträge erstellt.

Anforderungen an HR-Mitarbeiter

HR ist relativ schwieriger Prozess was bestimmte theoretische und praktische Fähigkeiten erfordert. Der regulatorische Rahmen für diese Position enthält eine Liste von Bedingungen, unter denen eine Fachkraft diese Position bekleiden kann. Bildungseinrichtungen heben Sie kein eigenes Profil als Personalbüroarbeit hervor. Für Tätigkeiten in der Personalabteilung eignen sich Führungskräfte und Administratoren. Daher stellen Arbeitgeber Personen mit einer juristischen Ausbildung, Informationsschutz oder Dokumentenmanagement ein.

Rechte und Pflichten eines Personalreferenten

Die erste Pflicht solcher Beamten besteht darin, Bescheid zu wissen Rechtsrahmen Einhaltung etablierter Rechnungslegungsvorschriften. Oben waren die Artikel und Bundesgesetze aufgeführt, die bei der Verwaltung von Personalakten befolgt werden sollten. Der Personalreferent hat das Recht, Informationen von Mitarbeitern zu erhalten, persönliche Ordner einzusehen und das Buchhaltungsbuch einzusehen ( Löhne). Zu den Befugnissen von Spezialisten dieses Profils gehören das Anbringen von Unterschriften und die Zusammenarbeit mit Arbeitgebern zur Verbesserung der Effizienz des Personals.

Verwaltung von Personalakten

Heutzutage erfolgt die Verwaltung von Personalakten sowohl schriftlich als auch in digitaler Form. Die Dokumentation wird von autorisierten Mitarbeitern persönlich unterzeichnet. Zur Dokumentation werden staatliche Standards verwendet, die alle Vorlagen und Formulare vereinheitlichen. Es ist notwendig, die Normen GOST R 6.30-2003 und GOST R 7.0.8-2013 zu berücksichtigen. Wichtige Papiere werden in speziellen Ordnern oder Metalltresoren aufbewahrt. Je nach Umfang und Größe des Unternehmens müssen Spezialisten unterschiedliche Anforderungen an die Häufigkeit der Berichterstattung einhalten.

Suche und Registrierung von Personal

Bevor Sie Mitarbeiter registrieren, müssen Sie zunächst Fachpersonal finden, das strenge Kriterien erfüllt (sie müssen sich auf die Besonderheiten der Arbeit beziehen). Nutzen Sie dazu spezialisierte Büros, Agenturen, Stellensuchseiten, Arbeitsämter oder private Anzeigen in Zeitungen, in den Medien, auf Websites. Anschließend werden die obligatorischen Personalunterlagen erstellt, die Anmeldung durchgeführt, ein Arbeitsvertrag oder ein Arbeitsvertrag unterzeichnet.

Phasen der Einstellung

Die Verfahren zur Registrierung von Personen für eine Stelle beginnen mit der Eingabe von Daten über den Arbeitssuchenden in ein spezielles Journal. Im Zeugnis werden Informationen über Berufserfahrung, Dienstzeit und bisherige Position erfasst. Nach der Genehmigung wird eine Anordnung zur Ernennung einer Person auf eine bestimmte Stelle erstellt. Der letzte Schritt ist die Erstellung einer persönlichen Akte, die Erstellung eines Falles in einem Unternehmen oder einer Abteilung. Der Vertrag enthält Angaben zu den Aufgaben, zum Gehalt in der Stelle.

Persönliche Karten und die Erstellung einer Personalakte eines Mitarbeiters

Zu den Arten von Personaldokumenten gehört die Personalkarte eines Mitarbeiters. Es enthält alle Informationen zum Familienstand, den vollständigen Namen, ein Foto ist dort eingeklebt und das Geburtsdatum ist angegeben. All dies wird von Arbeitgebern durchgeführt, um ein Datenpaket über jeden Mitarbeiter des Unternehmens zu erstellen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte ist laut Gesetz nicht möglich. Für die Führung einer Personalakte werden Ordner, Schränke oder auch Metalltresore genutzt (abhängig von der Ausstattung des Firmenbüros).

HR-Magazine

Papiergedruckte Produkte helfen, die Berichterstattung zu systematisieren und den Dokumentenfluss zu vereinfachen. Die Dokumentation in Form von Wirtschaftsjournalen umfasst folgende Arten:

zur Kontrolle von Dokumenten, Papieren, die an ein Unternehmen oder Unternehmen geliefert werden;
zur Kontrolle von Zeit, Perioden Geschäftsreisen;
um etwaige Notizen und Aussagen zu kontrollieren;
Aufzeichnungen, um die Sicherheit von Arbeitsbüchern zu gewährleisten.

Führung von Arbeitsbüchern

Die Personalaktenverwaltung verpflichtet Fachkräfte, Aufzeichnungen über das Arbeitsbuch zu führen. Alle Aufzeichnungen werden aufbewahrt, wenn die Person im Unternehmen offiziell registriert ist. Das Arbeitsbuch wird dem Arbeitnehmer bei der Entlassung ausgehändigt. In dieser Dokumentation werden alle Änderungen bezüglich der Position und Auszeichnungen festgehalten. Die Schulung zur Personalaktenverwaltung von Grund auf beinhaltet obligatorische Punkte zur korrekten Gestaltung von Arbeitsbüchern. Eventuelle Fehler werden von Mitarbeitern der Personalabteilung korrigiert. Wenn sie gefunden werden, können Spezialisten wegen eines Verwaltungsverstoßes angeklagt werden.

Dokumente organisieren und aufbewahren

Für die Prüfung und Aufbewahrung von Dokumenten wurden gesonderte gesetzliche Regelungen geschaffen. Es ist wichtig, Artikel 17 des Bundesgesetzes über die Archivierung zu erwähnen. Es schreibt vor, dass die Führung von Unternehmen und Unternehmen innerhalb der vorgeschriebenen Frist für die Sicherheit der Archivdokumentation sorgen muss. Die Speicherdauer ist gesetzlich vorgeschrieben und richtet sich nach den staatlichen Standards. Um die Integrität der Papierdokumentation zu gewährleisten, werden feuerfeste Metalltresore und -schränke verwendet.

Bei Bedarf werden die Daten aus den Dokumenten an den Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation übermittelt. Die Automatisierung und Digitalisierung des Papierumlaufs ist einer der vorrangigen Bereiche bei der Optimierung des Prozesses der Verwaltung der Staatsarbeit. Heutzutage erfolgt die Berichterstattung größtenteils nicht mehr auf Papier. Dies entbindet die Unternehmensleiter und Manager nicht von der Verpflichtung, das Archiv ein, drei, fünf oder mehr Jahre lang aufzubewahren.

Elektronische Personalakten

Bei der Verwendung elektronischer Personalakten ist es wichtig, die Sicherheitsbedingungen von Dokumenten einzuhalten, um den Zugriff auf das Archiv aufgrund des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten zu beschränken. Die elektronische Abrechnung der Dokumentation hat eine Reihe von Vorteilen:

schneller Zugriff auf Dokumente;
Datei-Passwortschutz;
Es besteht keine Notwendigkeit, Safes zu kaufen, um Papiere aufzubewahren.
Platzersparnis im Büro – die Festplatte kann 10.000 Dokumente oder mehr speichern;
Zeitersparnis – Sie können jedes Dokument unterschreiben und in 1-2 Minuten im Archiv finden Festplatte auf dem Computer.