Personaladministration ist eine Aufgabe des Managements und dringend erforderlich. Was ist Personaladministration und wie kann sie helfen

Guten Tag, liebe Besucher! Was ist Personalarbeit, wozu dient sie und wird sie überhaupt benötigt? Das erfährst du in meinem Artikel: Personaladministration für Dummies.

Personalabteilung des Unternehmens

So wie für Besucher ein Theater mit einer Garderobe beginnt, beginnt für jeden neu eingestellten Mitarbeiter ein Unternehmen mit einer Personalabteilung. Es endet auch bei ihnen mit der Entlassung.

Die Personalabteilung ist für alle Belange der Mitarbeiter des Unternehmens zuständig:

Aufnahme, Übergabe und Entlassung;
Einhaltung Arbeitsdisziplin;
Einhaltung von Stellenbeschreibungen;
Führen von Personalakten der Mitarbeiter;
Pflege der Personaldokumentation;
Personalsuche nach offenen Stellen;
Durchführung von Erstgesprächen;
Kennenlernen der Mitarbeiter mit allen Veränderungen in der Organisation;
Entwicklung diverser Dokumentationen;
Teilnahme an der Entwicklung der wichtigsten lokalen Regulierungsdokumente des Unternehmens.

Wie Sie sehen, ist die Liste sehr lang und nicht vollständig. Die Personalabteilung ist eine spezielle Einheit in der Organisation, die mit allen anderen Struktureinheiten des Unternehmens interagiert.

Dabei spielt es keine Rolle, dass das Personal meistens die kleinste Einheit im Unternehmen ist und manchmal gar nicht herausgehoben wird.

Was macht die Personalabteilung

Schauen wir uns nun genauer an, was der Personalreferent noch an seinem Arbeitsplatz macht – das wird die Personalbüroarbeit.

Registrierung von Arbeitnehmern

Die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern ist die wichtigste Funktion der Personalabteilung. Alle Bewegungen der Mitarbeiter unterstehen seiner Autorität. Wenn eine Person Arbeitssuchender sieht eine Stelle und ruft die angegebene Nummer an, dann kommt er in 90 von 100 Fällen ins Personal, wo er zu den für ihn interessanten Themen geführt wird und auch einen Termin für ein Vorstellungsgespräch oder eine Besetzung festlegt einen Fragebogen aus.

Nachdem die Führungskraft entschieden hat, dass der Mitarbeiter für ihn geeignet ist, fällt dieser wieder in die Hände des HR-Spezialisten. Und doch, wohlgemerkt, bei einer Stellenbesetzung im Auswahlverfahren wird der Personalreferent auf jeden Fall in die Kommission eintreten.

Nachdem der Mitarbeiter eingestellt wurde, geht er also zum Personalreferenten, wo er die folgenden Verfahren durchläuft:

Stellt alles dar Erforderliche Dokumente;
Vertraut mit allen lokalen behördlichen Dokumenten in Bezug auf seine Arbeit und Routine im Unternehmen;
Zeichen Arbeitsvertrag;
Mit dem Auftrag vertraut, ihn zur Arbeit anzunehmen;
Teilweise erhält er hier auch erste Kenntnisse im Arbeitsschutz, d. h. er unterzieht sich einer Erstunterweisung.

Aktenverwaltung

Nachdem alle Dokumente unterschrieben und eingereicht wurden, erstellt der Personalspezialist die Personalakte des Mitarbeiters. Es stellt alle Kopien von Dokumenten und einer persönlichen Karte in einem einheitlichen Formular dar. Darüber hinaus werden in Zukunft über die Mitarbeiter alle direkt mit dem Mitarbeiter verbundenen Fragen formalisiert:

Urlaubsanmeldung;
Zahlung von Boni und anderen Geldbeträgen;
Verfall von Prämien und anderen Strafen;
Überlagerung Disziplinarmaßnahmen und Strafen;
Lohnänderungen und andere Bedingungen des Arbeitsvertrags;
Veränderungen in der Organisation sind allgemeiner Natur oder beziehen sich direkt auf den Mitarbeiter.

Und bei vielen anderen Fragen lässt sich die Liste je nach Spezifik des Unternehmens und den den Mitarbeitern zugewiesenen Funktionen fast endlos fortsetzen.

Viele werden argumentieren, dass die meisten der aufgeführten Probleme in die Zuständigkeit der Rechnungslegung fallen, aber nein, dies ist nicht der Fall. Ja, es ist die Buchhaltung, die das Urlaubsgeld berechnet und Barzahlungen... Sie behält sie, aber erst nachdem sie den entsprechenden Auftrag erhalten hat, erstellt von einem Personalarbeiter.

Um diese Anordnungen zu erstellen, verwendet der Personalreferent verschiedene Gründe:

Mitarbeitererklärungen;
Servicenotizen der Abteilungsleiter;
Serviceuntersuchungen und Schlussfolgerungen von Provisionen;
Schriftliche und mündliche Anordnungen des Betriebsleiters.

Der Personalreferent ist übrigens direkt dem Leiter des Unternehmens unterstellt. In seltenen Fällen sein Stellvertreter.

Nach Erteilung der Anordnungen werden deren Originale und Begründungen archiviert und für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt. Dies sollte ebenfalls von einem Personalspezialisten durchgeführt werden.

Durchführung sonstiger Personalarbeiten

Neben der Tatsache, dass Personalarbeiter Dokumente für Mitarbeiter erstellen, sind sie mit anderen Arbeiten beschäftigt, die der Personalbüroarbeit zuzuordnen sind.

Erstellen von Stellenbeschreibungen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die gesamte Anweisung von einer Person erstellt wird. Normalerweise ist der Abschnitt amtliche Verpflichtungen geschrieben von jemandem, der mit dieser Art von Arbeit vertraut ist. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Personalarbeiter die Funktionsweise eines Schweißers, Elektrikers oder Kranführers detailliert beschreibt. Aber er formt die Anweisung zu einem einzigen Dokument.
Organisation halten Arbeitsplatzzertifizierung und Erstellung der dafür notwendigen Unterlagen. Dieses Konzept - die Zertifizierung - ist übrigens nur im Alltag geblieben. Rechtlich wird dieses Verfahren seit einigen Jahren als Sonderprüfung der Arbeitsbedingungen (SAWC) bezeichnet.
Mitwirkung bei der Erstellung von Basisdokumenten Organisationen: Vergütungsbestimmungen, Tarifverträge und -vereinbarungen, interne Arbeitsregelungen. Teilweise werden nur Korrekturen vorgenommen, teilweise wird das Dokument komplett erstellt.
Pflege der Besetzungstabelle. Der Personalreferent teilt die Verantwortung für dieses Dokument mit dem Hauptbuchhalter des Unternehmens. Er ist für die Namen der Stellen und deren Anzahl verantwortlich, und die Buchhaltung kontrolliert die Tarife und Gehälter.
Organisation von ärztlichen Untersuchungen und Schulungen Arbeitskräfte. Ist das Unternehmen klein, macht er diese Arbeiten selbst, ansonsten überwacht er nur die Ausführung. Dies wird in jedem Fall durch die Unternehmenspolitik bestimmt.
Mitarbeit in diversen Kommissionen: zur Durchführung von behördlichen Ermittlungen, Arbeitsunfällen, Überprüfung der Kenntnisse zum Arbeitsschutz etc.

Wie Sie sehen, hat der Personalreferent viele Fälle und diese sind sehr unterschiedlich.

Platz des Personals im Funktionieren der Organisation

In diesem Abschnitt werden wir uns ansehen, wie die Personalabteilung mit anderen Abteilungen interagiert. Hier sind die wichtigsten:

Buchhaltung. Der Personalreferent arbeitet eng und ständig mit dieser Abteilung zusammen. Hier landen alle erteilten Aufträge. Dies gilt in erster Linie für Annahme-, Abtretungs- und Abweisungsaufträge. Von ihnen erfahren die Mitarbeiter der Buchhaltung, die die Gehälter berechnen, wer in die Abrechnung aufgenommen werden soll, wer davon ausgeschlossen werden soll und was das Gehalt von wem ist. Stundenzettel werden, bevor sie an den Schreibtisch des Rechners gelangen, auch im Personal kontrolliert und oft von einem Personalreferenten geführt. Wenn im Unternehmensbüro mit spezialisierten Programmen gearbeitet wird, wird das Zusammenspiel von Personal und Buchhaltung stark vereinfacht.
Sekretariat oder Rezeption. Von hier aus kommen die meisten Gründe für die Erteilung von Befehlen mit einem Beschluss des Führers zu den Kadern. Dies ist der Fall, wenn die Büroarbeit im Unternehmen unter Einhaltung aller Regeln durchgeführt wird. Wenn es keine solche Abteilung gibt, gehen die Anträge direkt an den Personalreferenten, der sie an den Leiter weiterleitet.
Mit allen anderen Abteilungen der Organisation besteht die Interaktion darin, Führungskräfte und Mitarbeiter direkt auf alle personellen Veränderungen in der Organisation aufmerksam zu machen.

Warum braucht jedes Unternehmen eine Personalabteilung

Der Gesetzgeber verpflichtet nicht, eine solche Struktureinheit wie die Personalabteilung zuzuweisen. In der derzeitigen Praxis der Büroarbeit verwaltet diese Abteilung jedoch die meisten der im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation vorgesehenen Unterlagen.

Kann man das Führen vernachlässigen? Personaladministration? Die Antwort ist nein, das sollten Sie nicht. Und das hat mehrere Gründe:

Ein ordnungsgemäß ausgeführter Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie alle anderen Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit des Arbeitnehmers tragen dazu bei, viele unangenehme Situationen zu vermeiden, wenn zwischen den Parteien Meinungsverschiedenheiten entstehen.
Genaue Aufzeichnungen, einschließlich Personalakten, zeichnen eine Organisation nur mit positive Seite.
Neben der Anmeldung zur Einstellung und Entlassung nimmt der Personalreferent viele andere Aufgaben wahr, er dient als eine Art Bindeglied zwischen der höheren Führungsebene und anderen Abteilungen.
Ein kompetenter Personalreferent erstellt nicht nur alle Dokumente korrekt, sondern kann dem Manager auch anzeigen, in welchem Teil er gegen das Arbeitsrecht verstößt, was dazu beiträgt, Inspektionen und Sanktionen zu vermeiden.

Zusammenfassend können wir mit Sicherheit sagen, dass Büroarbeit und Personalakten in jeder Organisation sehr nützlich und notwendig sind. Und zumindest ein oberflächliches Wissen in diesem Bereich, das "für Dummies" vermittelt wurde, hilft mir sicher bei der Einstellung und anschließenden reibungslosen Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben.

Und ein bisschen Humor zum Schluss...

Grüße, technische Experten.

In diesem Artikel werden wir keine Beispiele für das Ausfüllen von Formularen, das Ausfüllen anderer Dokumente oder Texte von behördlichen Dokumenten, die in einer Organisation sein sollten, bereitstellen. Lassen Sie uns nur auf die Reihenfolge der Durchführung von Arbeiten zur Organisation der Personalaktenverwaltung im Unternehmen von Grund auf eingehen.

Normative Basis

Um die Personaladministration von Grund auf neu zu organisieren, benötigen Sie die folgenden regulatorischen Dokumente:

GOST R 6.30-2003 „Einheitliches Dokumentationssystem. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram".

Arbeitsgesetzbuch Russische Föderation(um sich bei den Änderungen und Ergänzungen nicht zu verwirren, ist es sinnvoll, etwa halbjährlich einen neuen Text des Arbeitsgesetzbuches mit Ergänzungen zu erwerben - es sei denn, Ihre Organisation verfügt natürlich über ein regelmäßig aktualisiertes Rechtsreferenzsystem) .

Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern, genehmigt durch das Dekret des russischen Arbeitsministeriums vom 10.10.2003 Nr. 69.

Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an die Arbeitgeber, genehmigt von der Regierung der Russischen Föderation Nr. 225 vom 16.04.2003 (in der Fassung vom 19.05.2008).

Beschluss des Goskomstat von Russland vom 05.01.2004 Nr. 1 "Auf Genehmigung" einheitliche Formen primäre Buchführungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und die Entlohnung “.

Die Liste der typischen Verwaltungsdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen, genehmigt von Rosarchiv am 10.06.2000 (in der Fassung vom 27.10.2003).

Außerdem ist das Buch von Ya.E. Varlamova und E.A. Koshelevoy „Personal Records Management from Scratch“ (Moskau: Professional Publishing House, 2008).

beachten Sie

Viele Formen von Dokumenten in der Personalaktenverwaltung sind durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 05.01.2004 Nr. 1 "Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchführungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und das Entgelt" vereinheitlicht. Sie finden es in jedem Helpdesk Rechtsordnung(Berater Plus, Garant, Code) oder im Internet gibt es bereits vorgefertigte Formulare aus dieser Auflösung, die Sie nur noch kopieren müssen Festplatte... Dokumente, für die es keine einheitlichen Formulare gibt, müssen gemäß GOST R 6.30-2003 „Einheitliches Dokumentationssystem. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram".

Schritt 1: Wir entwickeln Dokumente, die im Unternehmen sein müssen

Meistens beginnt die Organisation des Personalgeschäfts der Produktion mit der Entwicklung aller Arten von Vorschriften und Anweisungen, und das zu Recht. Zu den behördlichen Dokumenten, die im Unternehmen vorhanden sein müssen, gehören:

interne Arbeitsvorschriften;

Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern;

Vorschriften zum Arbeits- und Brandschutz.

Alles andere wird warten: Erst wenn die obligatorischen Dokumente erstellt sind, ist es möglich, die Entwicklung fakultativer Dokumente zu übernehmen.

Schritt 2: Anpassen Besetzungstabelle

Höchstwahrscheinlich hat das Unternehmen bereits eine Besetzungstabelle entwickelt, es gibt einen Stab von Mitarbeitern, die die übertragenen Aufgaben erfolgreich ausführen, mit denen Arbeitsverträge abgeschlossen, Anstellungsaufträge erstellt und Einträge in Arbeitsbüchern vorgenommen wurden. Wie die Praxis zeigt, werden diese Dokumente jedoch nicht immer korrekt erstellt.

Fragen Sie die Buchhaltung nach Informationen zu den Gehältern der Mitarbeiter und den Namen ihrer Positionen - auf der Grundlage dieser Daten müssen Sie die Besetzungstabelle abgleichen.

Es ist zu beachten, dass die Titel der Planstellen in der Besetzungstabelle nicht immer mit den tatsächlichen Planstellen der Mitarbeiter übereinstimmen. Die Buchhaltung benötigt diese Informationen nicht wirklich, um Zahlungen und Steuern zu überweisen, aber Programme wie 1C erfordern das Ausfüllen eines Abschnitts mit solchen Informationen, und manchmal wird eine Position eingeführt, die nicht der tatsächlichen entspricht. Daher ist es vor der Genehmigung der Besetzungstabelle erforderlich, die Namen der Positionen der Mitarbeiter mit den Abteilungsleitern, der Unternehmensleitung oder den Mitarbeitern selbst zu klären.

Sie können auch Personalnummern von Mitarbeitern von Buchhaltern anfordern. Wenn die Buchhaltung automatisiert ist, werden Personalnummern vom Programm zugewiesen, wenn nicht, müssen Sie sie selbst zuweisen, beginnend mit dem Mitarbeiter, der am längsten arbeitet, und endend mit denen, die später als alle anderen in die Organisation gekommen sind. Nach der Entlassung eines Mitarbeiters ist es besser, seine Personalnummer niemandem weiterzugeben: Lassen Sie alle Nummern eindeutig und nur einer Person zuordnen, die jemals im Unternehmen gearbeitet hat.

Während die Buchhalter Ihnen eine Zusammenfassung der Mitarbeiter erstellen, müssen Sie den Status der Personalakten der Mitarbeiter und ihrer Personalausweise überprüfen, ob sie aufbewahrt wurden, und auch herausfinden, welche Dokumente in den Personalakten jedes Mitarbeiters fehlen. Jeder Mitarbeiter muss ein Memo schreiben, auf dem Kopien welcher Dokumente übermittelt werden müssen.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Übereinstimmung der Angaben in der Besetzungstabelle und den Arbeitsverträgen

Nach Erstellung der Besetzungstabelle müssen die darin enthaltenen Angaben mit den Angaben in den Arbeitsverträgen abgeglichen werden. Bei abweichenden Angaben (normalerweise wird das Gehalt falsch angegeben oder einfach "Gehalt laut Besetzungstabelle" angegeben, was einen Verstoß gegen das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation darstellt und Strafen nach sich ziehen kann; das Datum der Vertragsunterzeichnung fällt auf a arbeitsfreier Tag; die Unterschrift des Vertreters des Arbeitgebers entspricht nicht der als Vertreter deklarierten Person - zum Beispiel anstelle von Generaldirektor von seinem Stellvertreter unterschrieben), dann müssen die Verträge neu aufgesetzt werden. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass eine von einem Unbefugten unterzeichnete Vereinbarung tatsächlich keine Vereinbarung ist; es besteht also kein schriftlicher Arbeitsvertrag. Daher muss es natürlich mit dem aktuellen (echten) Datum ausgestellt werden. In allen anderen Fällen werden zum Arbeitsvertrag Zusatzvereinbarungen getroffen, die den Arbeitsvertrag durch neue Bedingungen ergänzen oder falsch formulierte Bedingungen konkretisieren (ändern).

Bei korrekter Vertragsgestaltung, aber nachträglichen Änderungen (Gehaltserhöhung, Mitarbeiterwechsel) müssen für jeden Mitarbeiter im Einzelfall zusätzliche Vereinbarungen getroffen werden. Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen werden in zweifacher Ausfertigung erstellt, von denen einer im Betrieb verbleibt und der zweite dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird.

Schritt 4: Korrekte Ausführung von Personalaufträgen prüfen

Als nächstes müssen Sie die Verfügbarkeit und Richtigkeit der Ausführung von Aufträgen für die Einstellung, den Umzug von Mitarbeitern (sofern vorhanden) usw. (Daten, Unterschriften, darin enthaltene Informationen) überprüfen. Aufträge müssen dem Inhalt des mit den Arbeitnehmern abgeschlossenen Arbeitsvertrages und der Besetzungstabelle entsprechen. Sie müssen nicht nur vom Unternehmensleiter, sondern auch vom Mitarbeiter selbst unterschrieben werden. Liegen keine Anordnungen zur Einstellung oder Versetzung von Arbeitnehmern vor oder werden sie mit Verstößen ausgeführt, müssen sie wiederhergestellt, geändert oder „neu unterschrieben“ werden. Nach dem Gesetz sind Sie nicht verantwortlich für das, was Ihnen vorausgegangen ist, jedoch hat der Mitarbeiter das Recht, eine Kopie einer solchen Bestellung zu verlangen und muss ihm diese ausgehändigt werden.

Schritt 5: Überprüfen Sie die Richtigkeit der Führung von Arbeitsbüchern

Der nächste Arbeitsschritt besteht darin, die Verfügbarkeit von Arbeitsbüchern zu überprüfen. Die Bücher aller eingestellten Mitarbeiter sind vom Unternehmen zu führen. Wenn Sie Bücher von gekündigten Mitarbeitern finden, müssen Sie diese an die Besitzer der Bücher senden bestellter Brief mit Rückschein mit der Bitte, für ein Arbeitsbuch zu erscheinen oder eine Adresse anzugeben, an die es gesendet werden kann. Nach Erhalt einer Antwort Arbeitsmappe müssen per Einschreiben mit Rückschein versandt werden. Kommt keine Antwort, legen Sie einfach den Briefzustellschein in das Arbeitsbuch. Arbeitsbücher der nichterwerbstätigen Arbeitnehmer sind auf Verlangen, jedoch mindestens 50 Jahre, getrennt von den übrigen aufzubewahren.

Wenn das Arbeitsbuch keine Beschäftigungs- oder Versetzungsaufzeichnungen enthält, beeilen Sie sich nicht, dies zu tun. Lesen Sie zunächst beide Dokumente, die das Ausfüllen von Arbeitsbüchern regeln, sorgfältig durch: Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern und die Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Aushändigung an Arbeitgeber. Und nur wenn Sie von Ihrem Wissen überzeugt sind, können Sie mit den Einträgen in das Arbeitsbuch beginnen. Denken Sie daran: Eine Fehleingabe kann dazu führen, dass dem Mitarbeiter die Betriebszugehörigkeit in dem Unternehmen, in dem die Fehleingabe vorgenommen wurde, nicht angerechnet wird.

Schritt 6: Erstellen von Personalakten oder Personalordnern der Mitarbeiter (sofern diese nicht vor Ihnen aufbewahrt wurden)

Es ist zwingend erforderlich, Personalausweise für Mitarbeiter im Formular Nr. T-2 auszustellen. Heute können Sie mit vielen Programmen das Formular Nr. T-2 am Computer ausfüllen und ausdrucken normales Papier, die von einigen Personalverantwortlichen verwendet wird. Allerdings akzeptieren die Staatsarchive bisher persönliche Karten nur auf dichtem, "halbkartoniertem" Papier. Wenn Ihre Organisation eine Quelle für den Erwerb des Staatsarchivs ist, kaufen Sie daher das Formular Nummer T-2 in einem Schreibwarengeschäft in die benötigte Menge oder kaufen Sie das entsprechende Papier, um sie zu drucken.

Personalausweise werden von einem Personaloffizier ausgefüllt - ein solches Rezept ist in der Gebrauchsanweisung für einheitliche Formulare enthalten (Beschluss der Goskomstat Russlands vom 05.01.2004 Nr. 1).

Kopien der von den Mitarbeitern erhaltenen Dokumente (Reisepässe, Versicherungsbescheinigungen usw.) müssen in Ordnern „Akten“ abgelegt werden, wonach eine Bestandsaufnahme für jeden Fall erstellt und Ihre persönlichen Ordner erstellt werden. Sie können auch Kopien von Bestellungen und Verträgen enthalten, damit alle Informationen über den Mitarbeiter an einem Ort sind, dies ist jedoch nicht erforderlich. Fotos von Mitarbeitern können auf persönliche Karten geklebt werden.

Häufig werden Personalakten im Formular Nr. T-2 abgelegt, was falsch ist: Personalausweise sollten von allen anderen Dokumenten getrennt aufbewahrt werden.

Neue Dokumente und Kopien werden dem persönlichen Ordner hinzugefügt, sobald sie verfügbar sind.

Schritt 7: Erstellen Sie die erforderlichen Hauptbücher oder Zeitschriften

Das Buchführungsbuch für den Verkehr von Arbeitsbüchern und Beilagen darin und das Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Erfassung der Formulare des Arbeitsbuches und der Beilagen dürfen nur in Papierform geführt werden. Da es sich um Formbuchhaltungsjournale handelt strikte Rechenschaftspflicht, jede Seite des Buches ist nummeriert, und es selbst ist geheftet und mit dem Siegel der Organisation versiegelt.

Schritt 8: Urlaub planen

Zwei Wochen vor Beginn des neuen Jahres muss die Organisation einen Urlaubsplan genehmigen. Die Arbeiten daran sollen im November beginnen. Wenn das Unternehmen klein ist, können Sie Mitarbeiter befragen, wann sie in den Urlaub fahren möchten, bei großen Unternehmen einen Brief an die Abteilungsleiter senden und sie bitten, diese Informationen für ihre Abteilung bereitzustellen.

Achten Sie bei der Urlaubsplanung darauf, dass die Leitung nicht offen bleibt, wenn Mitarbeiter einer kleinen Abteilung in den Urlaub fahren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise nur zwei Vertriebsleiter hat, sollten ihre Ferien nicht einmal teilweise zeitlich zusammenfallen; außerdem sollte zwischen diesen Ferien eine Zeit der gemeinsamen Arbeit liegen, um Fälle von einem Manager auf einen anderen zu übertragen.

Wenn Sie selbst Mitarbeiter über den Zeitpunkt des Urlaubs befragen und es einen Konflikt gibt, wer und wann geht, versuchen Sie nicht, ihn selbst zu lösen - machen Sie die Informationen der Geschäftsleitung bekannt und erstellen Sie einen Zeitplan gemäß der Entscheidung des Managements. Wenn Sie Informationen über die Abteilungsleiter anfordern, beauftragen Sie diese mit der Lösung strittiger Fragen. Es dauert in der Regel ein bis drei Wochen, um Informationen für die Urlaubsplanung zu sammeln.

Nach der Anmeldung muss der Urlaubsplan dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt werden.

Zwei Wochen vor Urlaubsantritt ist dies dem Arbeitnehmer mitzuteilen und eine Anordnung zur Gewährung des Urlaubs zu erlassen. Der Beginn des Urlaubs kann nach Absprache zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft geändert werden. Wenn ein Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Urlaubsbeginns krank ist und sich krankgeschrieben hat, ist es auf seinen Antrag erforderlich, den Urlaub auf einen anderen für ihn geeigneten Zeitpunkt zu verschieben. Alle diese Änderungen werden in den entsprechenden Spalten des Urlaubsplans vorgenommen. Und vergessen Sie nicht, dass ein Arbeitnehmer nur zwei Jahre hintereinander in Urlaub gehen kann und der bezahlte obligatorische Urlaub nur im Falle einer Entlassung eines Arbeitnehmers durch eine finanzielle Entschädigung ersetzt werden kann.

Schritt 9: Personalfälle bilden

Zu folgenden Themen können Fälle abgeschlossen werden:

„Personalbestellungen (Einstellung, Entlassung, Versetzung, Prämien, Incentives, Urlaub ohne Selbstbehalt .) Löhne, Wegbeschreibung zu langen Geschäftsreisen und Geschäftsreisen ins Ausland) "(Speicherdauer - 75 Jahre);

"Bestellungen für Personal (regelmäßige und Bildungsurlaub, Dienst, Inkasso, kurzfristige interne russische Geschäftsreisen)" (Speicherdauer - 5 Jahre);

„Arbeitsverträge“;

"Persönliche Dinge";

"Persönliche Karten";

"Aufsichtsdokumente des Unternehmens (Vorschriften, Weisungen)";

„Korrespondenz in Personalfragen mit Behörden und kommerzielle Organisationen" usw.

Urlaubsplan, Dienstplan und Personalpläne lassen sich bequemer in separate Fälle aufteilen und in dünnen Ordnern speichern.

Es ist bequemer, persönliche Dateien und persönliche Karten in zu speichern alphabetischer Reihenfolge entsprechend den Namen der Mitarbeiter, alle anderen Dokumente - in chronologischer Reihenfolge nach Eingang des Dokuments.

Persönliche Bestellungen haben zwei Lagerfristen: 5 und 75 Jahre, daher werden sie in mindestens zwei Fälle unterteilt (alle Bestellungen, die nicht in der Liste mit einer 5-Jahres-Haltbarkeit aufgeführt sind, haben eine Lagerzeit von 75 Jahren).

Wenn das Unternehmen groß genug ist und innerhalb eines Jahres mehr als 250 Seiten in dem Fall gebildet werden, muss er in mehrere Fälle oder in Bände aufgeteilt werden (zum Beispiel: „Arbeitsverträge (A – K)“, „Arbeitsverträge (L – Z)”; “ Personalbestellungen (reguläre und Studienurlaub) “, Personalbestellungen (Pflicht, Strafen, kurzfristige interne russische Dienstreisen)”).

Bei der Bildung von Fällen müssen die Abschnitte 7 und 8 der Liste der typischen Verwaltungsdokumente verwendet werden, die im Rahmen der Aktivitäten der Organisation erstellt wurden, wobei die Aufbewahrungsfristen angegeben sind.

Schritt 10: To-do-Liste erstellen

Die Fallverzeichnisse können nach Personalunterlagen gesondert erstellt oder in das allgemeine Verzeichnis der Angelegenheiten der Organisation aufgenommen werden.

Im Allgemeinen unterscheidet sich der Prozess der Fallbildung und Nomenklaturerstellung in der Personalbüroarbeit nicht von der Fallbildung und Nomenklaturerstellung in der allgemeinen Büroarbeit.

Und erst nach allen Phasen kann man mit der Entwicklung von Stellenbeschreibungen, Personalvorschriften und anderen optionalen (aus Sicht des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation nicht obligatorischen) lokalen Vorschriften beginnen.

Yu.V. Eremeeva,
Leiter der Geschäftsstelle, Mitglied im Club der Berufssekretäre

Ist eine Aktivität, die darauf abzielt Systematisierung von Personaldokumenten und mit ihnen arbeiten.

Die Personalabteilung ist in allen Organisationen vorhanden und sorgt für ein unterbrechungsfreies Arbeiten mit Dokumenten sowie eine zeitnahe Abrechnung aller Veränderungen seitens des Unternehmens und seiner Mitarbeiter.

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Benötigte Literatur

Um die Ausbildung in der Büroarbeit schnell durchzuführen und Wissen in der Praxis anzuwenden, empfehlen Experten, auf folgende gedruckte Publikationen zu achten:

Organisation der Personaladministration von Grund auf

Die Organisation der Personalaktenverwaltung von Grund auf sollte wie folgt stufenweise aufgebaut werden:

Installation spezieller Programme für einen Computer, die dazu bestimmt sind, eine kompetente Dokumentation und andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Personalakten durchzuführen.

Heute gibt es viele Programme, die für diese Bedürfnisse entwickelt wurden. Allerdings sind die Leiter von Organisationen Wählen Sie traditionell 1C.

Dies liegt daran, dass es in jeder großen oder kleinen Stadt Spezialisten für die Installation und Wartung dieses Programms gibt, aber diejenigen, die innovative Entwicklungen bedienen könnten, nicht immer telefonisch erreichbar sind.

Studium wichtiger Dokumente der Organisation.

Alle eingereichten Verträge und Dokumente müssen der Satzung der Organisation entsprechen und dürfen nicht im Widerspruch stehen. Dies spielt insbesondere bei der Beilegung von Meinungsverschiedenheiten mit dem Managementteam oder mit Mitarbeitern eine wichtige Rolle.

Kauf oder Eigenproduktion Registrierungsprotokoll.

Die Unterlagen, die in der Büroarbeit des Unternehmens enthalten sein werden, sind mit der Oberleitung abzustimmen.

Es ist zu klären, welche davon verpflichtend sind und welche verschoben werden können, da in seltenen Fällen auf sie verwiesen wird. Es ist wichtig zu wissen, welche davon im Arbeitsplan und welche in den Formularen stehen.

Entwurf des Regisseurs. Es ist notwendig, das korrekte Ausfüllen aller Papiere zu überprüfen, die das Datum widerspiegeln sollten, ab dem der Manager im Unternehmen tätig ist.
Erstellung einer Besetzungstabelle und Regeln für die Innenordnung, die ausnahmslos für alle Mitarbeiter gelten.

Wie Sie eine Besetzungstabelle richtig erstellen, lesen Sie in unserem Artikel.

Wenn das Unternehmen sie nicht hat, müssen Sie diese Dokumente erstellen. Diese Dokumente müssen vollständig mit dem Leiter der Organisation abgestimmt und mit dem Regelwerk abgeglichen werden. Das heißt, Sie müssen herausfinden, ob die Neuerungen gegen das Gesetz verstoßen.

Schaffung eines Standardarbeitsvertrags, der für die Organisation von Vorteil ist, aber nicht den Rechtsnormen widerspricht.
Dann werden die Basisdokumente benötigt.

Personalmitarbeiter kann nicht ohne die folgenden Sicherheiten zu schaffen:

Bestellformulare;
Haftungsvereinbarungen;
Registrierungsprotokoll;
Buchhaltungsbücher;
Stundenzettel.
Nach den Dokumenten müssen Sie sich darum kümmern, wer und wie führen soll.

Die Frage der Aufbewahrung und des Ausfüllens von Dokumenten sollte rechtzeitig und im Voraus geklärt werden. Auf der Erstphase wenn sehr wenig Personal am Werk ist, das der Firmengründer darf engagiert werden... Bei dieser Gelegenheit muss eine Sonderbestellung erteilt werden. Bei Abwesenheit wird dem Unternehmen ein hohes Bußgeld auferlegt.

Tritt in Zukunft eine Person auf, deren Aufgaben auch das Arbeiten mit Dokumenten umfassen, wird ein neuer Auftrag zur Benennung einer verantwortlichen Person erteilt.

Die letzte Stufe ist die Einstellung von Mitarbeitern für die Beschäftigung.

Dieses Verfahren erfordert:

Arbeitsaufträge;
Registrierung von Arbeitsverträgen;
Verfügbarkeit von Arbeitsbüchern;
Mitarbeiterkarten;
buchen, um Arbeitsbücher zu berücksichtigen.

Das ist noch lange nicht alles, was ein Mitarbeiter wissen muss, der bei Null anfängt, aber solche Aktionen sind nur erste Grundlagen in einer großen Menge an Informationen, die in Zukunft untersucht werden müssen.

Eine Anleitung zur Personalaktenverwaltung finden Sie hier.

Aufgaben des HR-Spezialisten

Der Sachbearbeiter hat ein breites Tätigkeitsfeld, das alle Aspekte der Organisation in Bezug auf Mitarbeiter und deren Arbeit abdeckt. Die Hauptaufgaben des Büroangestellten sind also:

Registrierung von Dokumenten im Zusammenhang mit Krankenhaus und anderen Zertifikaten.
Erstellung einer Personalakte für jeden Mitarbeiter.
Erstellung und Entwicklung eines Stundenzettels für die Arbeitszeit.
Durchführung und Vorbereitung von Personalaufträgen.
Berechnung und nachträgliche Abgrenzung.

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Mitarbeiter dieses Tätigkeitsbereiches haben neben den Hauptaufgaben und zusätzliche Aufgaben, sowie:

Verfolgung des Lohnmarktes;
Verfolgung und Einladung von Bewerbern für eine Anstellung;
Zusammenstellung einer Liste offener Stellen in der Organisation;
Entwicklung von Vorschriften und Einstellung von Mitarbeitern des Unternehmens.

Manchmal ist ein Mitarbeiter dieser Abteilung damit beschäftigt, die Arbeit der Mitarbeiter zu bewerten und einen Bericht zu diesem Thema zu erstellen.

Wichtig zu wissen ist, dass der Personalverantwortliche nach geltendem Recht keine personenbezogenen Daten des Mitarbeiters an Dritte weitergeben darf. Diese Verantwortung liegt ganz bei ihm.

Fehler in der Personalabteilung

Bei jeder Arbeit können Fehler gemacht werden. Daher ist die Personalverwaltung keine Ausnahme. Seit dem schwieriger Prozess und es ist für viele unerfahrene Mitarbeiter schwierig, sich eine große Menge an Informationen zu merken, die wichtigsten sind wie folgt:

Bei der Anmeldung und Entlassung eines Arbeitnehmers.

Dies gilt in erster Linie für das Design. Der Auftrag darf weder die Bedingungen noch die Art der ausgeführten Arbeiten enthalten. Manchmal werden Fehler in den Initialen oder dem Nachnamen eines Mitarbeiters sowie in seiner Arbeitseinheit gemacht. Dabei ist zu beachten, dass eine unter Einräumung von Fehlern ausgeführte oder von einem Unbefugten erteilte Order ungültig ist.

Arbeiten Sie mit Arbeitsbüchern. Gemäß den Regeln müssen Serie und Nummer dieses Dokuments in das Bewegungsbuch eingetragen werden Arbeitsbücher, was nicht jeder tut.
Beim Abschluss eines Arbeitsvertrages. Die wichtigsten Unterlassungen sind das Fehlen der für dieses Verfahren erforderlichen Dokumente oder die Einstellung von Bürgern, die aus gesundheitlichen Gründen diese Art von Tätigkeit nicht ausüben können.
Aufträge. Lokal normativer Akt im Unternehmen ausgestellt werden kann, jedoch keine Unterschrift des Unternehmensleiters enthält. Dies ist ein grober Verstoß und ein solches Dokument ist nicht gültig.

Wiederherstellung der Ordnung in der Personalakte

Manchmal kommt es in einem kleinen Unternehmen vor, dass sich viele Verstöße ansammeln und es keinen Spezialisten gibt, der dieses Problem lösen kann. Wenn dennoch eine solche Person gefunden wurde und sie mit der Ordnung in der Dokumentation beauftragt wurde, muss sie folgen folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Vorschriften werden benötigt neueste Ausgabe das wird helfen, viele zu lösen Rechtsfragen, sowie Fachliteratur zu Personalthemen und Programmen, die das Leben in der Personalaktenführung erleichtern.
Dokumentrevision und -verifizierung.

Alle für die Büroarbeit notwendigen Unterlagen müssen vorhanden sein. Dazu gehören obligatorisch, speziell und optional.

Es ist wichtig, dass alles in der richtigen Form und an seinem Platz ist.

Auch optionale sind lohnenswert, um sich bei Kontrollen im Büro abzusichern.

Die Wünsche des Chefs studieren, sowie wie es im Unternehmen steht und ob es den erklärten Aufträgen und Lokalen entspricht Vorschriften... Diese Phase beinhaltet auch ein sorgfältiges Studium der Gründungsdokumente in der Organisation.
Ermittlung des Personenkreises, der an der Entwicklung der fehlenden Dokumente mitgewirkt hat und der Mitarbeiter, die später für den Dokumentenfluss und dessen Sicherheit verantwortlich sein werden.
Analyse der Besetzungstabelle, die in einheitlicher Form durchgeführt werden sollte.
Überprüfung der Ausführung der Manager-, Mitarbeiter- und Arbeitsverträge im Unternehmen.
Ein wichtiger Teil ist das Studium früherer Arbeitsaufträge und Personalausweise für Mitarbeiter, in denen keine Fehler enthalten sein sollten.
Überprüfung von Arbeitsbüchern.
Überprüfung von Versetzungen und Bewegungen von Mitarbeitern im Unternehmen, Entlassungen, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Vergangenheit.
Die letzte Phase ist die Überprüfung Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter.

Büroautomation

Die Personaladministration wird mit der Zeit immer komplizierter und die Zahl der Unternehmen wächst. Daher ist der Ausweg aus dieser Situation HR-Automatisierung... Personalangelegenheiten werden heute in fast jeder Organisation mit Hilfe automatischer Geräte gelöst.

Der Aufbau des Automatisierungsprozesses sollte in mehreren Stufen erfolgen:

Der erste Schritt besteht darin, ein Ziel für die Automatisierung festzulegen. Meistens ist es die gut organisierte Arbeit und die Effizienz des installierten Systems.
Nachdem Sie die Wirksamkeit ermittelt haben, müssen Sie mit der Implementierung des Systems beginnen, dh mit dem Erstellen einer automatischen Basis.
Als nächstes müssen Sie die Mitarbeiter schulen, um an den bereitgestellten Geräten zu arbeiten.
Die Einführung von Daten aus allen Dokumenten der Organisation in das System ist der Hauptschritt. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie Vorlagen für Berichte erstellen.

Für eine korrekte Personalverwaltung benötigen Sie folgende Programme:

Vorsysteme, dh Programme, die Buchhaltung bereitstellen;
HRM-Systeme. Das ist das System Problemlöser mit Rahmenautomatisierung. Dies ist ein System, das Informationen zu jedem der Mitarbeiter speichert;
WFM-System. Diese Programme haben mehr Funktionen als herkömmliche Automatisierungsprogramme;
HCM-Systeme entscheidende Fragen nicht nur hinsichtlich der quantitativen Personalkennzahl, sondern auch hinsichtlich der Qualität. Solche Programme verbessern die Leistung großer Unternehmen um etwa 15 Prozent.

Natürlich können Sie neue Technologien aufgeben und auf die alte Weise arbeiten. Der Fortschritt steht jedoch nicht still, und es kann sich in Zukunft herausstellen, dass es aufgrund einer falschen automatischen Ausrüstung zu einer Verletzung des Dokumentenflusses kommen kann, die möglicherweise eine Geldstrafe erleiden.

So organisieren Sie Personalakten in einem neu gegründeten Unternehmen - siehe Videoseminar:

Einführung

"Büroarbeit (bzw. Dokumentationsunterstützung der Geschäftsführung) ist ein Tätigkeitszweig der Dokumentation (Erfassung von Informationen auf verschiedenen Medien auf etablierte Regeln) und die Arbeitsorganisation mit amtlichen Dokumenten".

Die in den Dokumenten der Organisation enthaltenen Informationen sind für das Funktionieren der Organisation als Ganzes von wesentlicher Bedeutung. Die Personaldokumentation hat ihre Eigenheiten, da es ist nicht nur mit den Aktivitäten der Organisation verbunden, sondern auch mit vielen Fakten der Aktivitäten der Gesellschaft als Ganzes.

Eine der wichtigsten Funktionen der Personalabteilung eines Unternehmens ist die Dokumentation der Arbeitsbeziehungen. Die Zusammensetzung der in der Personalabteilung erstellten Dokumentation umfasst Dokumente mit verschiedenen funktionalen Zwecken: primäre Buchhaltungsdokumente, Verwaltungsdokumente, persönliche Dokumente usw.

Der HR-Service verarbeitet und nutzt große Menge wichtige Dokumente, daher müssen die Mitarbeiter die Richtigkeit ihrer Ausführung kennen, die durch verschiedene Gesetzes- und Verordnungsakte, Anweisungen der Russischen Föderation (Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, Beschlüsse des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation usw.) )

1. Personalbogen zur Personalakte (Fragebogen)

Personalblatt zur Personalakte ist das primäre Registrierungsdokument und bildet die Grundlage für die Personalakte des Mitarbeiters. Persönliche Angelegenheiten werden in der Regel für die Führungskräfte und Spezialisten der Organisation geführt. Ein Personalblatt zur Personalakte enthält Informationen, die der Arbeitgeber bei der Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer benötigt.

Ein Personalbogen für Personal ist ein Fragenkatalog zu den biografischen Daten des Arbeitnehmers, zur Ausbildung, zur geleisteten Arbeit seit Beginn der Erwerbstätigkeit, zum Auslandsaufenthalt, zu staatlichen Auszeichnungen, Wehrdienst, Familienstand, zum Wohnort , Passdaten usw.

Ein persönliches Personalaktenblatt wird vom Mitarbeiter selbst bei der Stellenbewerbung handschriftlich ausgefüllt, alle Fragen werden vollständig beantwortet, Kürzungen und Auslassungen, Korrekturen und Flecken werden vermieden.

Negative Antworten in den Spalten des Personenbogens werden ohne Wiederholung der Frage gegeben (zB habe ich keinen akademischen Abschluss).

Antworten auf Fragen in einem persönlichen Personalaktenblatt erfolgen in voller Übereinstimmung mit den Aufzeichnungen in den Personaldokumenten des Mitarbeiters. Beim Ausfüllen werden die folgenden persönlichen Dokumente verwendet:

· der Pass;

· Arbeitsbuch;

· Militärausweis;

· Dokumente zur Bildung;

· Dokumente über Auszeichnungen;

· Unterlagen zu Erfindungen;

· Unterlagen der Höheren Beglaubigungskommission über die Verleihung von akademischen Graden etc.

Es ist besonders wichtig, den Punkt "Ausgeführt" auszufüllen

Arbeit vom Beginn der Arbeitstätigkeit an". Die Position wird entsprechend den Einträgen im Arbeitsbuch ausgefüllt. Wenn Arbeitstätigkeit aus irgendeinem Grund unterbrochen wurde, müssen sie angezeigt werden (Krankheit, Studium usw.).

Ein persönliches Personalaktenblatt bietet Platz für ein Foto des Mitarbeiters.

Ein persönliches Personalaktenblatt wird von einem Mitarbeiter der Organisation unterschrieben.

Neben einem persönlichen Erfassungsblatt für Personalakten wird ein ähnliches Registrierungsformular verwendet - ein Fragebogen. Sie hat zu einigen Punkten erweiterte Fragen (Fragen zur Namensänderung usw.). Zudem wird der Fragebogen nach Prüfung der im Fragebogen angegebenen Daten durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung unterschrieben.

Informationen über Änderungen des Mitarbeiters, die nach dem Ausfüllen eines Personalbogens zur Personalakte (Fragebogen) eingetreten sind, spiegeln sich in . wider Ergänzung zum Personenblatt zur Personalakte.

Ergänzungen zum Personalblatt zur Personalakte sind: Name, Vorname und Vatersname des Mitarbeiters und zwei tabellarische Abschnitte.

Der erste Abschnitt gibt die Bewegung im Dienst an, gibt die Daten des Amtsantritts und des Amtsaustritts an und gibt die Entscheidung über die Genehmigung und Entlassung des Arbeitnehmers an.

Im zweiten Abschnitt werden Änderungen anderer Registrierungszeichen angegeben (zu Auszeichnungen, zur Verhängung von Strafen usw.).

Alle im Nachtrag zum Personalblatt zur Personalakte aufgeführten Änderungen müssen durch die entsprechenden Primärdokumente bestätigt werden.

Obligatorisches Erfordernis des Nachtrags zum Personalbogen zur Personalakte ist die Vermerke zur Durchführung von Prüfungen der Anwesenheit und des Standes der Personalien. Die Notizen bestehen aus der Aufschrift „Personalakte geprüft“, Datum und Unterschrift.

Somit ist ein Personenstandsblatt (Fragebogen) ein zuverlässiges Dokument, Informationsträgerüber den Mitarbeiter und bildet die primäre Datenbank des Personals der Organisation.

In der Praxis wird in unserer Organisation derzeit kein Personalblatt für Personalakten geführt, sondern das Ausfüllen des Personalausweises des Mitarbeiters verwendet, d.h. ein Dokument, das in der Tat sekundäre Buchhaltungsunterlagen ist.

Probenfüllung und ungefähre Form Ein Personenblatt für Personalakten finden Sie in Anlage 1. Das Formular für ein Personenblatt für Personalakten ist für 1984 am . beigefügt die gegenwärtige Phase eine Reihe von Themen hat sich geändert (z. B. keine Fragen zur Parteilichkeit usw.), aber die wesentlichen Inhalte und das Anwendungsmodell in der Praxis werden widergespiegelt.

Anlage 2 zeigt das derzeit verwendete Formular des Personalausweises.

2. Anordnung zur Kündigung des Arbeitsvertrages auf Initiative des Arbeitnehmers

"Ein Befehl ist ein Rechtsakt, der ausschließlich vom Leiter einer Organisation erlassen wird, um ... Personal- und andere Fragen ihrer Tätigkeit zu lösen."

Eine der Funktionen des Personaldienstes ist die Registrierung des Bewegungsablaufs des Personals der Organisation, die durch die Erstellung folgender Basisdokumente dokumentiert wird: Personalbestellungen, Urlaubspläne, Memoranden usw. Personalbestellungen werden separat gebildet aus der Haupttätigkeit und sind unabhängig mit einem alphabetischen Index "K", "LS" oder "L / S" nummeriert. Eine der Personalverfügungen ist die Anordnung über die Beendigung (Kündigung) des Arbeitsvertrages mit dem Arbeitnehmer (Entlassung). Die Bestellung wird auf der Grundlage der einheitlichen Formulare Nr. T-8, T-8a ausgefüllt und dient der formalen Entlassung von Arbeitnehmern, genehmigt durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 05.01.2004 Nr. 1.

Gemäß Art. 77 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist die Grundlage für die Beendigung eines Arbeitsvertrags die Beendigung eines Arbeitsvertrags auf Initiative des Arbeitnehmers, die dem Arbeitnehmer das Recht einräumt, den Arbeitsvertrag jederzeit zu kündigen, gemäß Eigeninitiative indem Sie dies dem Arbeitgeber zwei Wochen im Voraus schriftlich mitteilen, indem Sie einen Antrag stellen.

Anordnung zur Kündigung eines Arbeitsvertrages auf Initiative eines Arbeitnehmers ist administrativer Natur. Die Haltbarkeit einer solchen Bestellung beträgt fünfundsiebzig Jahre. Abkürzungen, Druckfehler und Fehler bei den Angaben sind im Bestelltext nicht erlaubt. Die wichtigsten Einzelheiten der Anordnung zur Beendigung des Arbeitsvertrags auf Initiative des Arbeitnehmers:

· Name der Firma;

· Organisationscodes gemäß russischen Klassifikatoren (OKPO, OKUD);

· Datum der Beendigung des Arbeitsvertrags;

· VOLLSTÄNDIGER NAME. Mitarbeiter;

· Personal Nummer;

· strukturelle Unterteilung;

· Position, Spezialität, Beruf, Kategorie;

· Gründe für die Beendigung eines Arbeitsvertrags (Grundlage für die Beendigung eines Arbeitsvertrags auf Initiative eines Arbeitnehmers ist Artikel 77 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs;

· Grundlage für die Auftragserteilung (Aussage des Mitarbeiters);

· Persönliche Unterschrift des Leiters der Organisation;

· Persönliche Unterschrift des Mitarbeiters;

Eine Anordnung zur Kündigung eines Arbeitsvertrages auf Initiative eines Arbeitnehmers kann sowohl einzeln (Formular T-8) als auch kollektiv für mehrere Arbeitnehmer (Formular T-8a) erstellt werden, jedoch mit einem Verwaltungsakt (Anlage 3, 4).

Der Auftrag zur Kündigung des Arbeitsvertrages auf Initiative des Arbeitnehmers wird durch die persönliche (handschriftliche) Unterschrift des Leiters der Organisation oder einer hierzu bevollmächtigten Person unterzeichnet Gründungsdokumente... Während der vorübergehenden Abwesenheit des Leiters unterschreibt die Person, die ihre Aufgaben im Auftrag wahrnimmt (z. B. der Chefingenieur oder der Stellvertreter). Gleichzeitig wird in der Bestellung zwingend auf die Aufgabenerfüllung hingewiesen, Name und Initialen des stellvertretenden Mitarbeiters, nicht des abwesenden Vorgesetzten, angegeben.

Eine per Fax unterschriebene Bestellung sowie von einer nicht autorisierten Person hat keine Rechtskraft.

Nach der Unterzeichnung wird der Auftrag datiert und nummeriert, und der Arbeitnehmer muss sich am Tag der Entlassung gegen Unterschrift mit dem Auftrag vertraut machen und es erfolgt eine Eintragung in das Arbeitsbuch.

Somit hat die Anordnung zur Beendigung des Arbeitsvertrages auf Initiative des Arbeitnehmers administrativen Charakter und ist sowohl für den Arbeitnehmer als auch für die Organisation von großer Bedeutung, da es regelt die Arbeitsbeziehungen und seine richtiges Design hilft bei der Lösung von Arbeitskonflikten und Konflikten.

3. Auszug aus dem Sitzungsprotokoll (Sitzung, Sitzung)

Die Entscheidungsprozesse und die Entscheidungen selbst werden in Sitzungsprotokollen (Meetings, Meetings) dokumentiert. Die Dokumentation des Verlaufs von Besprechungen und Protokollen wird dem für die Dokumentenverwaltung zuständigen Mitarbeiter anvertraut. Das Protokoll besteht aus einem Einführungsteil und einem Hauptteil. Manchmal ist es notwendig, mitzubringen Beamte einzelne Elemente des wesentlichen materiellen Teils des Protokolls, dafür a Auszug aus dem Protokoll der Sitzung (Sitzung, Sitzung).

Ein Auszug aus dem Protokoll einer Sitzung (Sitzung, Sitzung) enthält folgende Angaben:

· Firmenname;

· Name des Dokumenttyps (Auszug aus dem Protokoll);

· Datum der Sitzung;

· Protokollnummer;

· Ort der Zusammenstellung;

· Anwesende und Eingeladene;

· Vorsitzender und Sekretär;

· Überschrift zum Text;

· Text (Agenda, gehört, beschlossen);

· Unterschriften (keine persönlichen Unterschriften, nur die Worte "Vorsitzender", "Sekretär");

· Entschlüsselung von Nachnamen mit Initialen.

Ein Auszug aus dem Protokoll einer Sitzung (Sitzung, Sitzung) muss einen Vermerk auf der Beglaubigung einer Kopie und einen Vermerk auf der Ausführung enthalten. Ein Musterauszug aus dem Protokoll einer Sitzung (Sitzung, Sitzung) ist in Anlage 5 enthalten.

Personalbeschäftigte sind täglich mit der Notwendigkeit konfrontiert, für ihre Haupttätigkeiten (Geschäftsreise, Urlaub, Ermutigung oder Inkasso) Anordnungen zu erteilen und andere Situationen, die die Interessen der Mitarbeiter berühren, beispielsweise vorübergehende Versetzung aus medizinischen Gründen.

Büroarbeiten. Aufträge
* Organisation der Büroarbeit.
* Vorschriften
* Ungefähre Zusammensetzung der Dokumente
* Bestellungen von
* Gründe für Anordnungen zu l / s - Memorandum und Erläuterungen, Darstellungen, Protokolle, Akte
* Bestellungen für die Haupttätigkeit,
* Dokumentation
* Dokumente für
* Benachrichtigungen, Benachrichtigungen, Wegbeschreibungen, Hilfe
* Musterbestellungen,
* Sparen Sie Zeit, wenn

Die Personalverwaltung ist ein Tätigkeitsbereich, der Arbeitsbeziehungen dokumentiert und Informationen über die Verfügbarkeit und Bewegung von Personal festlegt, wodurch Personalverfahren eine dokumentarische Registrierung erhalten.
Fast jedes Personaldokument hat einen rechtlichen (kommerziellen) Wert. Mit Hilfe Personalunterlagen als schriftlicher Beweis verwendet, kann der Arbeitgeber seine Position vor Gericht beweisen. Beispiel: eine zu bestätigende Organisation steuerliche Anreize zur Einkommens- und Vermögenssteuer müssen Personaltabellen, Gehaltsabrechnungen, Personalaufträge, Kopien von Arbeitsbüchern, Stundenzetteln und anderen Dokumenten vorlegen.
In der Praxis geben Steuerinspektoren zu, dass die Organisation, wenn die Position eines Rechtsanwalts oder Vermarkters in der Besetzungstabelle vorgesehen ist, die Kosten für die Bezahlung der Dienste von Drittanwälten oder Vermarktern bei der Besteuerung nicht mehr berücksichtigen kann. Die Schiedspraxis bestätigt jedoch, dass es für die Berücksichtigung von Aufwendungen bei der Gewinnermittlung ausreichend ist, dass die Dienstleistungen im Rahmen einer Produktions- oder Handelstätigkeit erbracht werden, Einkünfte erwirtschaften und dokumentiert werden (§ 252 Abgabenordnung der Russische Föderation).
Außerdem ausführlich Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträge und Besetzungstabellen als schriftliche Beweismittel in Gerichtsverfahren belegen die Herstellungsnotwendigkeit der Reisekosten der Organisation sowie der Kosten für die Aus- und Umschulung des Personals.
Bei der Dokumentation eines Arbeitsverhältnisses enthalten die allermeisten HR-Dokumente sehr wichtige Informationen. Daher muss die Einstellung zur Arbeit mit solchen Dokumenten äußerst ernst sein. Bestätigung bestimmter rechtliche Tatsachen, auf deren Grundlage diese oder jene Rechte des Arbeitnehmers entstehen. Dies kann es einem Mitarbeiter erschweren, sich für eine vorzeitige Einstellung zu qualifizieren. Arbeitsrente, insbesondere bei Arbeiten mit schädlichen und erschwerten Arbeitsbedingungen, jedoch können Fehler oder Ungenauigkeiten bei der Bezeichnung der Position dazu führen, dass die Arbeitszeit in einer „schädlichen“ Position nicht als bevorzugt angerechnet wird und der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine vorzeitige Altersrente haben.
Besondere Aufmerksamkeit sollten auf das Verfahren zur Führung von Arbeitsbüchern achten, die gemäß Artikel 66 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation die wichtigsten Dokumente für die Berechnung der Arbeit sind und Versicherungserfahrung Mitarbeiter.
Gesamt aus Dokumentation Arbeitsbeziehungen Bereitstellung von Sozial-, Renten- und anderen Garantien durch Russische Gesetzgebung Angestellte.
Gesetze, Verordnungen, Weisungen und sonstige Dokumente, die arbeitsrechtliche Normen enthalten, sind für die berufliche Tätigkeit einer Personalfachkraft erforderlich. Daher ist der erste Schritt beim Einrichten eines HR-Services Bildung einer ausreichenden Basis regulatorischer Dokumente.
Die Dokumente, die täglich in der Personalabteilung vorliegen müssen, lassen sich in zwei unabhängige Gruppen einteilen.
V erste Gruppe umfasst Gesetze und Verordnungen, die Arbeitsrecht und Arbeitsschutzstandards enthalten. Diese Unterlagen sind verbindlich.
Zu zweite Gruppe Dokumente methodischer Art zur Führungsarbeit und zur Personalaktenführung umfassen. Sie haben Empfehlungscharakter. Die Dokumente enthalten Empfehlungen, wie man Personalpapiere am besten erstellt und die Arbeit damit komfortabler gestaltet. Gleichzeitig hat der Personalreferent das Recht, eigenständig zu entscheiden, ob er sich an diese Empfehlungen hält oder nach Unternehmensstandards handelt.
Im Abschnitt "Dokumente zu Arbeitsrecht und Arbeitsschutz "können fünf normative Rechtsakte genannt werden.

Zuerst - Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation... Dies ist das Grundgesetz, das ein Personalspezialist jeder Organisation bei seiner Arbeit befolgen sollte. Die Normen des Arbeitsgesetzbuches regeln das Verfahren für die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern, die Gestaltung ihrer Arbeits- und Ruhezeiten, die Bedingungen für die Lohnzahlung und die Gewährung verschiedener Leistungen und Entschädigungen für Arbeitnehmer.
Zweite - das Bundesgesetz RF vom 27. Juli 2006 Nr. Nr. 149-FZ„Über Informationen, Informationstechnologie und Informationsschutz". Auf der Grundlage dieses Gesetzes wird die gesamte Arbeit der Personalabteilung mit den personenbezogenen Daten der Mitarbeiter aufgebaut. Zum Beispiel die Frage, wie verarbeitet und wo Informationen gespeichert werden, die der Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn erhält .
Dritte- RF-Gesetz vom 29. Juli 2004 Nr. Nr. 98-FZ "Über Geschäftsgeheimnisse"... Es erstellt eine Liste von Informationen, die Geschäftsgeheimnis Organisationen, eine Liste der Mitarbeiter, die Zugriff darauf haben, das Verfahren zum Kennenlernen von Verschlusssachen sowie die Verantwortung für die Verbreitung vertraulicher Informationen.
Vierte- RF-Gesetz vom 17. Juli 1999 Nr. Nr. 181-FZ „Zu den Grundlagen des Arbeitsschutzes in der Russischen Föderation. "Die Bestimmungen dieses Dokuments ermöglichen den kompetenten Aufbau eines Arbeitssicherheitssystems in einer Organisation. sichere Bedingungen Arbeit ist eine der wichtigsten Bedingungen, die der Arbeitgeber durch den Abschluss eines Arbeitsvertrags mit den Arbeitnehmern garantiert. Wird ein Verstoß gegen die Vorschriften des Arbeitsschutzes und der Sicherheitsvorkehrungen festgestellt, stellt der Arbeitsinspektor die schuldigen Beamten in die Verwaltungsverantwortung.
Fünfte - Gesetz der Russischen Föderation vom 8. August 2001 Nr. 134-FZ"Zum Schutz der Rechte Rechtspersonen und Einzelunternehmer beim staatliche Kontrolle(Aufsicht) ". Das Gesetz gibt eine Vorstellung von den Rechten und Pflichten des Arbeitgebers bei der Durchführung verschiedener Inspektionen in der Organisation. Das Gesetz bezieht sich beispielsweise auf die Dokumente, die der Arbeitgeber vom Inspektor verlangen kann, wenn Er erscheint in der Organisation, das Recht des Unternehmensvertreters, bei der Inspektion persönlich anwesend zu sein, wie die Organisation die unbefriedigenden Ergebnisse der Inspektion anfechten kann.

Zu einer weiteren Gruppe Vorschriften die für die Arbeit der Personalabteilung notwendig sind, umfassen methodische Materialien zur Organisation Führungsarbeit und von mit Personaldokumenten arbeiten.
Erstens, das ist GOST R 6.30-2003 "Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram." Dies staatlicher Standard legt die Liste der Details fest, die auf einem in der Organisation veröffentlichten Dokument enthalten sein müssen, die Reihenfolge ihrer Anordnung, Anforderungen an den Briefkopf.
Der Standard schreibt beispielsweise die Regeln für den Standort des Staatswappens, des Emblems der Organisation und seiner Marke vor. Legt fest, in welchem Fall der abgekürzte Name der Organisation in den Titel des Dokuments geschrieben wird und in welchem Fall nicht, und aus welchen Elementen er besteht Registrierungs Nummer bestellen. Der Standard gilt für alle organisatorischen und administrativen Dokumente des Unternehmens: Entscheidungen, Anordnungen, Anordnungen, Protokolle, Akte, Schreiben. Alle oben genannten Dokumente werden von Mitarbeitern der Personalabteilung bearbeitet.
Zweitens, Das Scrollen Standardverwaltungsdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen, genehmigt von Rosarchiv am 6. Oktober 2000. Dieses normative Gesetz enthält eine erschöpfende Liste der internen Dokumente, die je nach rechtlicher Bedeutung das Verfahren und die Fristen ihrer Aufbewahrung regelt. Wie lange zum Beispiel die Besetzungstabelle, die Prämienregelung, der Stundenzettel, Stellenbeschreibungen und andere Dokumente aufbewahrt werden sollen, erfährt der Kadermitarbeiter aus diesem Abteilungsdokument.
Drittens, Das einheitliche Formen primäre Buchhaltungsunterlagen für die Lohnbuchhaltung und Entlohnung. Formulare für Arbeitsaufträge, Entlassungen, Versetzungen, Überweisungen an Geschäftsreise, über die Beförderung, sowie die Formulare des Personalausweises der Mitarbeiter und einige andere Dokumente sind in dem von genehmigten Album enthalten Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1.
Darüber hinaus ist die Pflege dieser einheitlichen Formulare gemäß Artikel 2 die besagte Auflösung Pflicht für alle Organisationen auf dem Territorium der Russischen Föderation tätig, unabhängig von der Eigentumsform.
Viertens, dies ist das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225.
"Über Arbeitsbücher"und das Dekret des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 Nr. 69" Über die Genehmigung von Anleitungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern". Diese Dokumente werden vom Personalreferenten bei der Arbeit mit den Arbeitsbüchern der Mitarbeiter benötigt. Die in diesen Dokumenten enthaltenen Empfehlungen helfen dem Mitarbeiter des Personaldienstes, das Arbeitsbuch des Mitarbeiters gegebenenfalls korrekt und fehlerfrei auszufüllen , nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor oder erstellen Sie ein Duplikat anstelle eines beschädigten oder verlorenen Dokuments.
Fünfte, diese sind intersektoral vergrößert Zeitstandards für Arbeiten zum Recruiting und zur Personalabrechnung und branchenübergreifende konsolidierte Zeitstandards für Arbeiten zur Dokumentationsunterstützung des Managements, genehmigt Beschluss des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 25. November 1994 Nr. 72... Diese Dokumente können auch in die Liste aufgenommen werden notwendige Werkzeuge Personalreferentin. Mit ihrer Hilfe können Sie die Anzahl des Personals in der Personalabteilung berechnen und die Zeit bestimmen, die jeder von ihnen für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.
Es ist notwendig, die in den regulatorischen und methodischen Dokumenten enthaltenen Empfehlungen zu befolgen, obwohl sie nicht obligatorisch sind. Tatsache ist, dass sie in den meisten Fällen die Arbeit mit Dokumenten vereinfachen. Darüber hinaus misst die Arbeitsinspektion diesen Anweisungen große Bedeutung bei und kann bei Nichtbeachtung eine Geldstrafe gegen die Organisation verhängen.
Wichtig ist zu wissen, welche Unterlagen für das Unternehmen verpflichtend sind, welche nur unter bestimmten Voraussetzungen dazu werden und welche Unterlagen entfallen können, da sie Empfehlungscharakter haben. So können Sie sich gut auf das Treffen mit den Arbeitsinspektoren vorbereiten.
Bei der Erstellung von Dokumenten müssen sich HR-Spezialisten in ihrer Tätigkeit von folgenden Punkten leiten lassen:

1. Ansehen intern Dokumente, das Verfahren zu ihrer Entwicklung, Genehmigung usw. diejenige, die für die gegebene Organisation geeignet ist, wird verwendet;
2. Ansehen extern Dokumente müssen gehorchen Allgemeine Regeln diesen Dokumenten Rechtskraft verleihen;
3. Die Unterlagen sind gemäß den Anforderungen des Archivdienstes in der Organisation aufzubewahren.

Legalisation von Dokumenten

Für das Dokument zu haben rechtliche Handhabe folgende Regeln sind zu beachten:
1. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei seiner Erstellung die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten;
2. Das Dokument darf nur im Rahmen seiner Zuständigkeit veröffentlicht werden;
3. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die nationalen Vorschriften für die Erstellung und Ausführung von Dokumenten einzuhalten.