Die Verwendung elektronischer Dokumente wirft eine Reihe bestimmter Schwierigkeiten auf. Eines der Hauptprobleme bei der Verwendung solcher Dokumente ist die Gewährleistung der Rechtskraft elektronisches Dokument... Um dieses Problem zu lösen, wird ein besonderes Erfordernis eines elektronischen Dokuments bereitgestellt – eine elektronische digitale Signatur.

Elektronische digitale Signatur - die Voraussetzung für ein elektronisches Dokument zum Schutz dieses elektronischen Dokuments vor Fälschung, das als Ergebnis der kryptografischen Transformation von Informationen unter Verwendung von Privat Schlüssel e Digitale Unterschrift und Ermöglichen, den Besitzer des Signaturschlüsselzertifikats zu identifizieren, sowie das Fehlen einer Verzerrung von Informationen in einem elektronischen Dokument festzustellen. Eine elektronische digitale Signatur stellt die rechtliche Gleichwertigkeit einer handschriftlichen Unterschrift sicher. Die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur garantiert jedoch keinen absoluten Schutz eines elektronischen Dokuments vor Verfälschung wesentlicher rechtlicher Informationen (der Fairness halber ist anzumerken, dass ein absoluter Schutz im Allgemeinen nicht gewährleistet werden kann). Dazu sieht der Gesetzgeber eine Reihe weiterer organisatorischer, rechtlicher und technischer Maßnahmen vor, um die Authentizität elektronischer Dokumente zu gewährleisten.

Im modernen russischen Recht wird eine elektronische digitale Signatur bereits in mehreren Bereichen verwendet:

• 1. Finanz- und Kreditbeziehungen
• 2. Steuerbeziehungen
• 3. Zivilrechtliche Geschäfte

Bei der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements gibt es in bestimmten Bereichen mehrere Einschränkungen. Eine Reihe von Regulierungsgesetzen verbietet in einigen rechtlichen Aspekten die Verwendung elektronischer Dokumente oder schreibt die Bevorzugung von schriftlichen Dokumenten auf Papier vor. Die Notargesetzgebung sieht also keine Möglichkeit vor, Urkunden in in elektronischer Form, hier bedeutet der Begriff "Dokument" nur schriftliche Informationen.

Zum Beispiel in Art. 45 "Grundlagen der Gesetzgebung der Russischen Föderation über Notare" besagt, dass die Blätter des zur Durchführung von notariellen Handlungen vorgelegten Dokuments gebunden, nummeriert und versiegelt werden müssen, was für Dokumente in elektronischer Form physisch unmöglich ist. Dieses Beispiel ist wichtig, da für einige Dokumente, einschließlich derjenigen, die für die Geschäftsabwicklung über das Internet erforderlich sind, deren Beglaubigung vorgesehen ist. Es gibt auch solche normativen Rechtsakte, bei denen es kein Verbot als solches gibt, sondern Papierdokumente bevorzugt genannt wurden.“ ... Zum Beispiel bei der Registrierung von Rechten an Immobilie(ein Verfahren, das möglicherweise über das Internet durchgeführt werden könnte) Bei Unstimmigkeiten in Aufzeichnungen auf Papier und magnetischen Medien wird der Aufzeichnung auf Papier Vorrang eingeräumt (Artikel 12 Absatz 8 des Bundesgesetzes der Russischen Föderation "On staatliche Registrierung von Rechten an Immobilien und Transaktionen damit" vom 21. Juli 1997 Nr. 127). Eine ähnliche Bestimmung ist im Gesetz vom 8. August 2002 Nr. 129-FZ "Über die Registrierung" festgehalten Rechtspersonen"(Absatz 1, Artikel 4).

Die Grundlagen der Notargesetzgebung sind derzeit auf handschriftlich unterschriebene traditionelle Papierdokumente ausgerichtet und decken die Besonderheiten des elektronischen Datenaustauschs nicht ab.

Um Probleme in diesem Bereich zu lösen, ist der breitere Einsatz von Workflow-Automatisierungstools möglich, einschließlich der Verwendung vereinfachter digitaler Signaturtechnologien.

In einigen Fällen ist es möglich, ein vereinfachtes Verfahren zur Bestätigung von Transaktionen zu verwenden, da es im Interesse der an einer Transaktion beteiligten Parteien liegt, ein elektronisches Dokument in einem universellen Format zu erhalten (das keine besonderen teuren Software zum Lesen des Inhalts des Dokuments), die dem Papierträger gleichgestellt ist.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass unter Vereinfachung die technische Umsetzung des Zertifizierungsverfahrens zu verstehen ist und keinesfalls eine Verweigerung von rechtlich bedeutsamen Handlungen, zu deren Durchführung die Parteien verpflichtet sind vollständig(Siehe: Bundesgesetz "Grundlagen des RF-Notarrechts", Kapitel IX). Sie können PDF-Dateien mit der Software Adobe Acrobat Professional digital signieren. Das Verfahren zum Abschluss einer Transaktion kann wie folgt aussehen: Die Parteien der Transaktion übergeben nach Vereinbarung aller wesentlichen Bedingungen des Rechtsverhältnisses ein elektronisches Dokument an den Sonderdienst für die Beglaubigung elektronischer Dokumente (die organisatorische Zugehörigkeit dieser Dienste ist angegeben). oben), die in ihrer Anwesenheit in das PDF-Format konvertiert wird, und in die neu erstellte Datei werden Informationen über die tätigen Personen eingetragen und die elektronische Signatur des Spezialisten wird auf dem Dokument angebracht. Das Dokument wird auf mehreren physischen Datenträgern gespeichert (wichtig ist, dass sie nicht wiederbeschreibbar sind!): Zwei Datenträger im Identitätsdienst (einer wird als Hauptspeicher gespeichert, der andere wird verwendet, wenn die Echtheit des Dokuments erforderlich ist, B. um das Dokument während einer Studie zu demonstrieren), der Rest richtet sich nach der Anzahl der Beteiligten. Die Pflicht des Dienstes, Medien mit elektronischen Dokumenten zu Hause aufzubewahren oder eine entsprechende Vereinbarung mit einer besonders autorisierten Organisation abzuschließen (die entsprechende Infrastruktur von Organisationen zu schaffen und das Genehmigungsverfahren und die Aktivitäten der oben genannten Organisationen gesetzlich zu regeln). Die Haltbarkeit der Medien beträgt 5 Jahre. Künftig wird die Frage nach dem Schicksal der Beförderer ohne Berücksichtigung der Meinungen der Vertragsparteien entschieden.

Bei der Einführung einer elektronischen Signatur in diesem Bereich ist es erforderlich, das Volumen der beglaubigenden Transaktionen in der angegebenen Reihenfolge vorübergehend zu begrenzen, da auf Erstphase Es ist unmöglich, alle rechtlichen und technischen Nuancen zu berücksichtigen. Darüber hinaus ist es notwendig, der Person, die das Geschäft abschließt, die Wahl zu lassen, in welcher - traditioneller Papier- oder elektronischer Form - die getroffene Vereinbarung zu bescheinigen ist.

Daraus können wir schließen, dass elektronische Dokumente immer häufiger verwendet werden, deren Verwendung den Benutzern viele Vorteile bietet:

• 1. Beschleunigung von Dokumentenflussprozessen;
• 2. Fähigkeit, ein Dokument über digitale Kommunikationskanäle zu übermitteln;
• 3. Leicht veränderbarer Inhalt (Bearbeitung);
• 4. Theoretische Möglichkeit der ewigen Speicherung;
• 5. Unbegrenzte Kopien mit Rechtskraft usw.

Wir haben auch festgestellt, dass die Hauptschwierigkeit eines elektronischen Dokuments darin besteht, die Rechtskraft eines elektronischen Dokuments sicherzustellen. Um dieses Problem zu lösen, wird ein besonderes Erfordernis eines elektronischen Dokuments bereitgestellt – eine elektronische digitale Signatur.

Ist die elektronische Signatur rechtsverbindlich?

Diese Frage ist für viele Benutzer von Interesse, die erhalten oder erhalten möchten EDS.

Jetzt werden wir versuchen, dieses Problem im Detail zu betrachten und herauszufinden, was es gibt legal Macht Dokument unterzeichnet e kryptografisch Unterschrift.

Digital Unterschrift ist zu einem Werkzeug geworden, ohne das es derzeit unmöglich ist, bestimmte Aktionen auszuführen, die legal Bedeutung, zum Beispiel:

• Führen Sie den Dokumentenfluss mit Regierungsbehörden und Gegenparteien-Organisationen durch.
• Unterschreiben Sie Verträge und große Verträge aus der Ferne.
• Bestätigen Sie Ihre Autorenschaft.
• Senden Sie Steuererklärungen, Buchhaltungsberichte.
• Erhalten Sie Informationen von der Website von Regierungsdiensten usw.

Da Rechtskraft eine besondere Eigenschaft ist, die kraft das Gesetz, dann aufgrund seiner besonderen Bedeutung die elektronische Signatur ist rechtsverbindlich. Darüber hinaus ist die rechtliche Macht ein digitales Dokument ist gegeben: it erforderliche Angaben, Bestätigung der Befugnis der ausstellenden Behörde, Authentizität, Authentizität.

Offizielle digitale Dokumente, die aus der Ferne gesendet werden:

• Bestätigt die Identität der Person.
• Sind unveränderlich.
• Sie haben einen besonderen Schutz gegen Informationsfälschung.
• Abonnieren elektronische Unterschrift, die von spezialisierten Stellen und Organisationen herausgegeben wird.

Signatur auswählen

Nach diesen Zeichen kann argumentiert werden, dass ein von einem EDS unterzeichnetes Dokument ist rechtsverbindlich völlig.

Gemäß FZ Nr. 63 unterschriebene Dokumente e Unterschrift, sind von gleicher rechtlicher Bedeutung wie Papier handsigniert von mann. Also, EDS ist analog zu handschriftlich Unterschriften Remote-Unterzeichner dokumentieren, deshalb Rechtskraft der digitalen Signatur unbestreitbar.

Elektronisch Dokument bestätigt EDS, werde haben Macht absolut in jedem Rechtsverhältnis, sei es Handels-, Bank-, Buchhaltungs-, Finanz-, Steuer- und andere Bereiche. Elektronische Signatur und Rechtskraft- eine Verbindung, die untrennbar ist, weil sie durch die geltende Gesetzgebung hergestellt wird Russische Föderation.

Ist eine elektronische Signatur gültig? Sicher, wenn es in Übereinstimmung mit allen gesetzlich festgelegten Regeln empfangen wird und alle notwendigen Merkmale aufweist, um als rechtlich bedeutsam anerkannt zu werden.

Elektronisch digitaler Schlüssel verwendet für elektronischÖ Arbeitsablauf und gemäß den Anforderungen erhalten das Gesetz, tut dokumentieren v e Formular gleichwertig mit unterschriebenem Papier handschriftlich Unterschrift Person.

Das ist die Hauptsache die rechtliche Bedeutung einer elektronischen Signatur.

Also die rechtliche Bedeutung e Unterschriften und Anerkennung dokumentieren entspricht Papierversion mit handschriftlich Unterschrift wird (wie oben angegeben) begründet durch das Gesetz oder nach Vereinbarung der Parteien. Daher sollten Sie überlegen, was in einem solchen Gesetz oder einer solchen Vereinbarung stehen sollte.

Sie sollten also enthalten:

1. Die Reihenfolge, in der die elektronische kryptografische Signatur überprüft wird.
2. Die Regeln, nach denen der Unterzeichner des elektronischen digitalen Dokuments bestimmt wird.
3. Pflichten der Person, die die digitale Signatur erstellt, ist die Einhaltung der Vertraulichkeitsbedingungen.

Rechtliches Wert der elektronischen Signatur Ist die Eigenschaft, dass jede e- Unterschrift... Dies ist kein direkter Hinweis das Gesetz, aber solche Schlussfolgerungen können gezogen werden, wenn die Gesetzgebung als Ganzes analysiert wird. Zum Beispiel die Bestimmungen das Gesetz"Über die Buchhaltung" nicht sagen, welche Art EDS muss für die Buchhaltung verwendet werden Unterlagen damit sie rechtlich bedeutsam sind. Gleichzeitig gibt es diesbezüglich keine Einschränkungen. Daher können wir davon ausgehen, dass alle Unterschrift wird als gleichwertig angesehen handschriftlich kryptografisch Unterschriften Person in diesem Bereich.

Die Abgabenordnung erkennt einerseits nur dokumentieren, unterzeichnet von einem gestärkten qualifizierten CP, andererseits werden sie bei Abgabe einer Erklärung als bedeutend anerkannt Unterlagen, die von unqualifizierten signiert sind EDS.

Im Allgemeinen, wenn wir über die normative Regulierung von Beziehungen sprechen, die sich während des Verhaltens entwickelt haben elektronisch Arbeitsablauf, du kannst sehen großes Problem... Und es ist praktisch unlöslich. In Russland gibt es keine das Gesetz, die alle notwendigen Informationen über elektronisch Dokument, seine Bedeutung. Das liegt daran, dass viele Unterlagen, nicht in Papierform. Papier Dokumentenfluss ist mehr oder weniger reguliert, da lange Zeit die Praxis hat sich entwickelt große Menge Rechtsakte, die jede Art separat regeln dokumentieren... Gleichzeitig gibt es keine Praxis, Gesetze, Satzungen, die die Regeln und Verfahren für das Funktionieren konkretisieren würden elektronisch Digital Arbeitsablauf, würde die Bedeutung dieses oder jenes erklären dokumentieren unterzeichnet e kryptografisch Unterschrift.

В этой статье речь пойдет об применении электронного документооборота на базе ЭЦП в коммерческой деятельности во взаимоотношениях коммерческих организаций при условии, что эти организации заблаговременно не имеют предпосылок к тому, чтоб доверять друг другу "на слово", и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь in der Zukunft Beweisgrundlage um sowohl ihre Rechte als auch die Pflichten der Gegenseite verteidigen zu können.

Solche Beziehungen zwischen Organisationen bieten einen großen Spielraum für die Verwendung von EDS als Analogon zu einer handschriftlichen Unterschrift. Es wird überflüssig, darauf zu achten, dass alle diese elektronischen Papiere eine rechtliche Bedeutung haben, damit jede der Parteien sicher sein kann, dass die andere Partei ihren Verpflichtungen nachkommt. Doch welche rechtliche Bedeutung hat ein elektronisches Dokument? Im Allgemeinen ist ein rechtlich bedeutsames elektronisches Dokument ein elektronisches Dokument mit diesen Eigenschaften, dass die Rechte und Pflichten einer der Parteien, die sich aus diesem elektronischen Dokument ergeben, durch die geltende Gesetzgebung, in unserem Fall die Gesetzgebung der Russischen Föderation, geschützt sind.

In der weltweiten Praxis ist es üblich, die rechtliche Bedeutung eines elektronischen Dokuments mittels EDS sicherzustellen.Der regulatorische Rahmen für die Implementierung eines rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenflusses auf Basis von EDS bei der Registrierung von Rechtsbeziehungen in der Russischen Föderation

Heute sieht die aktuelle russische Gesetzgebung 2 Methoden zur Umsetzung des rechtlich bedeutsamen Dokumentenflusses auf Basis von EDS vor.

Methode I wird nur durch das Bürgerliche Gesetzbuch der Russischen Föderation geregelt, dessen Artikel 160 davon ausgeht, dass "die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur oder eines anderen Analogs einer handschriftlichen Unterschrift bei Transaktionen in Situationen und in der durch die Vereinbarung von die Parteien."

So haben 2 Parteien die Möglichkeit, einen gewöhnlichen Vertrag auf Papier zu unterzeichnen, den sie in ihren späteren Beziehungen ein EDS verwenden, es mit ihren eigenen Unterschriften versiegeln und von diesem Moment an verwenden. Natürlich, Arbitragepraxis nachgewiesen, dass im Vertrag viele Feinheiten vorgeschrieben werden müssen, wie z. B. die technischen Merkmale der Verwendung dieser Unterschrift, die Handlungen einer der Parteien für den Fall, dass eine der Parteien die Unterschrift nicht als gültig anerkennt, usw., obwohl im Allgemeinen ein solcher Mechanismus funktioniert und seit sehr langer Zeit erfolgreich funktioniert. Übrigens, um zu sagen, dass die Vereinbarungen von Organisationen mit Banken über die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements mit EDS lange Zeit auf dieser Rechtsgrundlage beruhten, jedoch für die Standardisierung, Vereinheitlichung und Kontrolle dieses Geräts die Zentralbank von die Russische Föderation hat eine Reihe von Anweisungen erlassen.
Dieses Verfahren hat jedoch mehrere erhebliche Nachteile. Der erste lautet, dass, wenn eine Organisation mit allen oder mindestens der Hälfte ihrer Gegenparteien mittels elektronischer Dokumentenverwaltung interagieren möchte, mit ihnen allen Vereinbarungen über die Verwendung digitaler Signaturen getroffen werden müssen, was durchaus erscheint problematisch. Der zweite Nachteil besteht darin, dass gemäß den abgeschlossenen Vereinbarungen ein EDS mit einer bestimmten Spezifikation angewendet wird, die weder die Organisation selbst noch ihre Gegenparteien jemals im Verhältnis zu anderen eigenen Partnern anwenden können.
Wie Sie wissen, ist Methode I, die nur auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch der Russischen Föderation basiert, recht einfach zu verwenden, wenn auch nicht zu praktisch. Es erscheint unwahrscheinlich, dass sich auf der Grundlage eines solchen Geräts in der Russischen Föderation ein elektronisches auf EDS-Basis entwickelt.

Methode II ist ernsthaft vielversprechender.

Tatsächlich geht es wie oben erwähnt vom üblichen EDS-Vertrag weiter. Nur im zweiten Fall gelten die Bestimmungen eines solchen "Vertrages" nicht nur für die Vertragsparteien, sondern für das gesamte nationale Informationsnetz, das nicht nur das Leben und die Tätigkeit von Tausenden und Millionen von Nutzern, sondern auch in ihrer Zusammensetzung ändern. Dies erfordert natürlich einen sehr starken Rechtsrahmen.
Die Funktionsweise des zweiten Geräts basiert auf einer Reihe von Regulierungsgesetzen. Jede von ihnen regelt einen oder mehrere Aspekte der Beziehung zwischen den Parteien der Transaktion, wenn sie die elektronische Dokumentenverwaltung mit EDS verwenden:

• Artikel 160 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation, der es Ihnen ermöglicht, Verträge nicht nur mit Ihrer eigenen handschriftlichen Unterschrift zu unterzeichnen, sondern auch mit einer anderen gesetzlich oder vertraglich vorgesehenen Unterschrift der Parteien (insbesondere elektronisch);
• das Prinzip "Über Informationen, Informationstechnologie und zum Schutz von Informationen „gibt eine Reihe von Grundbegriffen an wie „Information“, „elektronische Nachricht“, „elektronisches Dokument“ usw.
• das Prinzip „On EDS“ definiert, unter welchen Bedingungen ein EDS auf einem elektronischen Dokument als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift anerkannt wird, und beschreibt den Mechanismus zur Implementierung der Funktionsweise eines EDS im Informationsnetz allgemeiner Gebrauch.

Um festzustellen, ob heute mit einem EDS signierte elektronische Papiere rechtlich geschützt und damit rechtlich bedeutsam sind, müssen 2 Aspekte dieser Frage analysiert werden: die rechtliche Bedeutung des EDS und die rechtliche Bedeutung des elektronischen Dokuments .
Wie Sie sehen, wird EDS von einer Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt. Das Prinzip „On EDS“ setzt die Registrierung aller CAs in einem einzigen staatliches Register, und das Funktionieren der "zugelassenen Bundesstelle (UFO)" in der Rolle des Inhabers des Registers aller CAs. Nur eine beim Uraler Bundesdistrikt registrierte CA kann ein Zertifikat mit einem solchen EDS ausstellen, das einer handschriftlichen Unterschrift gleichkommt.

Heute gibt es ein Register, dessen Inhaber UFO1 ist (das Ministerium hat sich keinen neuen Namen dafür ausgedacht, deshalb heißt es „Zugelassene Bundesstelle“). Darüber hinaus gibt es eine Root-CA, die auf der Grundlage des Allrussischen Staatlichen Informationszentrums (OGIC) erstellt wurde.

2. Die Verwaltung des Registers und der Root-CA wird von der Agentur für Informationstechnologie unter dem Ministerium für Kommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation durchgeführt. Jene. Tatsächlich sind alle notwendigen technischen Grundlagen für die Umsetzung der im Gesetz "Über EDS" beschriebenen Bestimmungen bereits heute vorhanden. Darüber hinaus ist diese technische Grundlage in Verordnungen verankert, z. B. legt die Verordnung Nr. 33 fest, dass Einzelregister Zertifikate werden gemäß dem Gesetz "Über EDS" erstellt.
Jetzt kann jede Organisation, die die Funktionen einer CA ausübt, ein Zertifikat bei der Root-CA von OGIC (vorbehaltlich bestimmter wissenschaftlicher Anforderungen) erhalten und im UFO-Register eintragen. Bei Vorhandensein eines solchen von der Root-CA zertifizierten Zertifikats kann die Organisation ihre eigenen Zertifikate erstellen und ausstellen, die den Bestimmungen des Gesetzes "Über EDS" in Bezug auf die Implementierung von EDS in der Öffentlichkeit entsprechen Informationsnetzwerk. Jene. tatsächlich ist das EDS, das im Rahmen des Dokuments mit einem von der beim OGIC registrierten CA ausgestellten Zertifikat geliefert wird, als Analogon der handschriftlichen Unterschrift des Zertifikatsinhabers anzusehen.
Dabei stellt das EDS selbst natürlich keinen besonderen Wert dar. EDS-Funktionen können nur implementiert werden, wenn es als elektronisches Dokument erforderlich ist. Folglich müssen Sie herausfinden, was dieses elektronische Dokument ist. Und welche normativen Akte bieten (oder nicht) ihre rechtliche Bedeutung.
Das Prinzip "On EDS" besagt, dass EDS einer handschriftlichen Unterschrift gleichkommt, wenn sie auf einem elektronischen Dokument platziert wird, was logisch genug erscheint. Das gleiche Prinzip definiert ein elektronisches Dokument als „ein Dokument, in dem Informationen in elektronischer digitaler Form dargestellt werden“.

Diese Formulierung erscheint frei genug, um die Erstellung und Nutzung elektronischer Papiere aller Formate zu ermöglichen. Der wichtigste normative Rechtsakt für die Verwendung elektronischer Dokumente ist jedoch der Grundsatz Nr. 149 "Über Information, Informationstechnologie und Informationsschutz". Dieses Prinzip führt zunächst das Konzept einer elektronischen Nachricht in die Praxis der russischen Gesetzgebung ein: Eine elektronische Nachricht ist eine Information, die von einem Benutzer eines Informations- und Telekommunikationsnetzes gesendet oder empfangen wird."

Somit trennt Prinzip Nr. 149 die Konzepte eines elektronischen Dokuments und einer elektronischen Nachricht. Die Unterschiede zwischen diesen beiden Konzepten werden in Artikel 11 erörtert. Gesetz. Einschließlich Klausel 3. weist darauf hin, dass ein elektronisches Dokument nur als eine bestimmte mit einem EDS signierte elektronische Nachricht angesehen werden kann, deren elektronische Form gesetzlich nicht ausgeschlossen ist. Mit anderen Worten, wenn in normativer Akt Wenn eindeutig angegeben ist, dass ein bestimmtes Dokument auf Papier erstellt werden muss, wird dieses in elektronischer Form ausgestellte und von einem EDS unterzeichnete Dokument nur eine Kopie des Papierdokuments und hat keine Rechtskraft.
Im Übrigen enthält Ziffer 4 desselben Artikels gesondert eine Erläuterung des Anteils „des Abschlusses zivilrechtlicher Verträge oder der Eintragung sonstiger Rechtsverhältnisse“. Gemäß dieser Klausel werden mit einem EDS signierte elektronische Nachrichten, die zur Herstellung der oben genannten Beziehungen erstellt und verwendet werden, als elektronische Dokumente anerkannt. Mit anderen Worten, im Falle des Abschlusses von Verträgen, der Ausführung von Rechnungen und Handlungen in elektronischer Form werden diese als elektronische Dokumente auf der Grundlage des obigen Artikels des Gesetzes Nr. 149 anerkannt.

Damit besteht in der Russischen Föderation nun der notwendige Rechtsrahmen für das Funktionieren eines rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenflusses auf Basis eines EDS, der bei der Registrierung von Rechtsbeziehungen anwendbar ist.

Praktische Nutzung des rechtserheblichen Dokumentenflusses auf Basis von EDS

Der Übergang von einem allgemein akzeptierten (Papier-) Dokumentenfluss zu einem elektronischen unter den Bedingungen des Zusammenwirkens von 2 oder einer bestimmten Anzahl von Organisationen ist wirtschaftlich sinnvoll, sofern ein viel größerer Teil der gesamten Dokumentation in elektronischer Form überführt wird (65-75 Prozent, es gibt andere Schätzungen). Mit anderen Worten, um Verträge in elektronischer Form abzuschließen, scheint es jedoch wenig sinnvoll zu sein, andere Primär- und Buchhaltungspapiere weiterhin in Papierform zu zeichnen, da leichte Lautstärkereduzierung Papier-Workflow würde dann keine signifikanten Vorteile gegenüber den Kosten für die Einführung neuer Verfahren bieten.
Die Praxis des Dokumentenflusses in kommerziellen Organisationen in der Russischen Föderation ist so, dass Großer Teil Dokumente werden nicht nur zum Nachweis von Rechtsbeziehungen, sondern auch zu steuerlichen Zwecken erstellt. Versuchen wir, dieses Problem aus der Position von 2 Arten der Buchhaltung zu betrachten, die von jedem praktiziert werden Handelsorganisation in der Russischen Föderation: Buchhaltung und Steuern. Trotz der Tatsache, dass die Akte über die geleistete Arbeit, Rechnungen und ihnen gleichgestellte Papiere in der Bedeutung für die Buchhaltung vom Gesetz "Über die Buchhaltung" als primäre Buchhaltungsdokumente bezeichnet werden, werden sie auch für die Steuerbuchhaltung verwendet. Ganz zu schweigen davon, dass das Dokument doppelt gezählt wird. Vielmehr wird der Beleg zunächst in der Buchhaltung verbucht, und dann werden die Buchhaltungsregister für die Steuerbuchhaltung verwendet. Um die Richtigkeit der Berechnung der Steuerbemessungsgrundlage nachzuweisen, benötigt die FTS auf die eine oder andere Weise ständig Primärpapiere. MIT Buchhaltung kein problem: es spiegelt die fakten wieder Wirtschaftstätigkeit, und die wirtschaftliche Tätigkeit erfolgt auf der Grundlage von Rechtsbeziehungen zwischen Wirtschaftssubjekten. Folglich muss jedes zivilrechtlich zulässige elektronische Dokument, das jegliche Art von Rechtsbeziehungen zwischen Organisationen bestimmt, in der Buchhaltung anerkannt werden. Etwas anders sieht die Situation bei der Steuerbilanz aus. Die Steuerbuchhaltung wird nur zum Zweck der korrekten Berechnung und Zahlung der Steuern und der Kontrolle über diesen Prozess geführt. Das Verfahren zur Führung der Steuerbuchhaltung wird nicht durch das Zivilrecht, sondern durch das Steuerrecht geregelt.
Nach Ausgaben Kurze Review Steuergesetzgebung kann festgestellt werden, dass in Allgemeiner Fall Das Steuergesetzbuch der Russischen Föderation schreibt direkt vor, Steuerunterlagen auf der Grundlage der primären Buchhaltungs-Dokumente ohne besondere Anforderungen an diese Dokumente zu stellen. Dasselbe belegt das Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation Nr. 03-02-07 / 1-383 vom 30.09.2008. Eine Ausnahme bilden die Unterlagen zur Mehrwertsteuerabrechnung. Artikel 169 der Abgabenordnung der Russischen Föderation sieht die Erstellung einer Rechnung vor. In Anbetracht der Tatsache, dass dieses Dokument im Zivilrecht nicht erwähnt wird, ist es spezifisch Steuerdokument, und seine Gestaltung wird durch Steuergesetze geregelt. Das Steuerrecht regelt die Form der Rechnung nicht. Es stellt sich also die Frage: Wird der Föderale Steuerdienst der Russischen Föderation eine elektronische Rechnung für Steuerbuchhaltungszwecke und damit für die Berechnung der Mehrwertsteuer akzeptieren? Die FTS selbst hat diese Frage noch nicht beantwortet. Beantwortet der Eidgenössische Steuerdienst diese Frage verneinend, bedeutet dies, dass alle Rechnungen weiterhin in Papierform erstellt werden müssen.
Wie groß ist der Anteil der Rechnungen am Gesamtvolumen der Dokumente? Wenn wir einen einfachen Satz von Dokumenten für eine Transaktion betrachten, erhalten wir einen ähnlichen Satz:
1. Vertrag.
2. Eine Arbeitsleistung oder eine Rechnung für die Lieferung von Sachwerten.
3. Rechnung.
Im allgemeinen Fall beträgt das Rechnungsvolumen in Organisationen, die über die Mehrwertsteuer berichten (vor allem Organisationen in der Russischen Föderation), mindestens 1/3 aller obligatorischen Dokumente.
So oder so sei darauf hingewiesen, dass der Eidgenössische Steuerdienst im oben genannten Schreiben verspricht, sich sehr bald mit diesem Thema zu befassen und eine klare Antwort zu geben: Es ist möglich oder unmöglich, eine elektronische Rechnung zu berücksichtigen. Auch unter Berücksichtigung des Regierungskurses zur Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs in allen Behörden und Dienststellen und der Zusage, ab 2010 mit der Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen in elektronischer Form zu beginnen, ist zu erwarten, dass das Thema zugunsten einer elektronischen Rechnung entschieden.
Das Rechnungsbeispiel ist keineswegs einzigartig. Es gibt auch viele spezielle Dokumente, deren Form in separaten Abschnitten der Gesetzgebung der Russischen Föderation geregelt ist. Darüber hinaus sollten internationale Transaktionen nicht vergessen werden, bei denen einige Bestimmungen des Gesetzes "Über EDS" und des Gesetzes Nr. 149 sowie der nationalen Gesetzgebung anderer Staaten im Bereich der elektronischen Dokumentenverwaltung zu berücksichtigen sind.

Schlussfolgerungen

Zusammenfassend können wir feststellen, dass es in der Russischen Föderation heute einen notwendigen Rechtsrahmen für das Funktionieren eines rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenverkehrs auf der Grundlage eines EDS gibt, der bei der Registrierung von Rechtsbeziehungen anwendbar ist, jedoch für die Zwecke der Bei der praktischen Nutzung des elektronischen Dokumentenumlaufs (und damit der daraus resultierenden Vorteile) ist zu beachten, dass es für einige spezielle Dokumente keine gesetzliche elektronische Form gibt. Meiner Meinung nach schafft die gegenwärtige Situation trotz der oben genannten Einschränkungen in einer Reihe von Sektoren der russischen Wirtschaft recht günstige Bedingungen für die Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme auf der Grundlage von EDS, um die Rechtsbeziehungen zwischen Wirtschaftssubjekten zu formalisieren.

Neue Informationen wurden veröffentlicht!

Am 12. Mai wurde die Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 5. März 2012 veröffentlicht, in der die Formate für elektronische Rechnungen, Kauf- und Verkaufsbücher sowie ein Logbuch für ausgestellte und erhaltene Rechnungen genehmigt wurden. Die Bestellung tritt 10 Tage nach Veröffentlichung in Kraft.
Laut Gesetz können elektronische Rechnungen nach dem durch die Verordnung des Föderalen Steuerdienstes genehmigten Verfahren in den festgelegten Formaten durch spezialisierte Betreiber der elektronischen Dokumentenverwaltung ausgetauscht werden, deren Tätigkeiten auch durch die Verordnung der Steuerabteilung geregelt sind . Bis heute sind alle diese Anordnungen veröffentlicht und entweder bereits in Kraft getreten oder treten frühestens zwei Wochen später in Kraft. Bereits am 23. Mai kann eine rechtskräftige elektronische Rechnung ausgestellt werden.

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Und wann elektronische Dokumentenverwaltung Haben diese Dokumente Rechtswirkung? Wie ist die Bestätigung der Tatsache des Versands? Vielen Dank im Voraus!

So organisieren Sie den Workflow in der Buchhaltung. Rechtskraft des elektronischen Dokumentenmanagements. Was muss sich in der Rechnungslegungsrichtlinie zum elektronischen Dokumentenmanagement widerspiegeln?

Frage: Haben diese Dokumente im Falle des elektronischen Dokumentenmanagements Rechtskraft? Wie ist die Bestätigung der Tatsache des Versands?

Antworten: Ja, mit einer elektronischen Signatur (qualifiziert, einfach, unqualifiziert) signierte Dokumente werden den Papierdokumenten gleichgestellt, sie haben die Kraft von handschriftlich unterschriebenen Papierdokumenten.

Eine solche Erklärung folgt auf der Grundlage der Bestimmungen der Absätze 1 und 2 der Kunst. 6 des Gesetzes über die elektronische Signatur vom 06.04.2011 Nr. 63-FZ.

Rechtfertigung

So organisieren Sie den Workflow in der Buchhaltung

Elektronische Dokumente

So erstellen und beglaubigen Sie ein elektronisches Primärdokument

Primärdokumente können sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form erstellt werden (Artikel 9 Teil 5 des Gesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ). Die letzte Möglichkeit möglich, wenn die Dokumente mit einer elektronischen Signatur () beglaubigt sind.

Das Format für die Einreichung eines Dokuments über die Übertragung von Waren während des Handels in elektronischer Form wurde mit Beschluss des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 30. November 2015 Nr. ММВ-7-10 / 551 genehmigt. Das Format für die Einreichung eines Dokuments über die Übertragung von Arbeitsergebnissen (Dokument über die Erbringung von Dienstleistungen) in elektronischer Form wurde mit Beschluss des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 30. November 2015 Nr. ММВ-7-10 / 552 . genehmigt . Diese Formate sind sowohl im Geschäftsverkehr als auch bei der Einreichung von Unterlagen auf Verlangen der Einsichtnahme in elektronischer Form relevant.

Und wenn die Organisation Dokumente erstellt, die nicht in dem vom Föderalen Steuerdienst Russlands genehmigten Format vorliegen? Legen Sie dann die Formulare den Inspektoren auf Papier vor - beglaubigen Sie die Kopien mit dem Hinweis, dass die Dokumente mit einer elektronischen Signatur signiert sind.

Ähnliche Erläuterungen finden sich im Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 10. November 2015 Nr. ED-4-15 / 19671.

Einzelheiten zum Einreichen von Dokumenten bei Steuerprüfern finden Sie unter:

1. Wie man Dokumente auf Verlangen von Inspektoren während einer kameralen Steuerprüfung einreicht;
2. So reichen Sie bei einer Betriebsprüfung vor Ort Unterlagen auf Verlangen von Inspektoren ein.

Elektronische Unterschrift

Es gibt folgende Arten der elektronischen Signatur:

1. einfach;
2. verstärkt unqualifiziert;
3. verstärkt qualifiziert.

Welche elektronische Signatur für primäre Buchhaltungsdokumente zu verwenden ist, wird durch die Rechnungslegungsstandards des Bundes festgelegt (Artikel 21 Abschnitt 4 von Teil 3 des Gesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ). Aber einen solchen Standard gibt es derzeit nicht. Daher können Sie die Primärseite mit jeder beliebigen elektronischen Signatur unterschreiben.

Ein mit einer einfachen oder verstärkten unqualifizierten Unterschrift unterzeichnetes Dokument hat die Kraft eines Papierdokuments mit handschriftlicher Unterschrift. Aber nur, wenn eine Vereinbarung zwischen den Gegenparteien besteht, diese Unterschriften zu überprüfen. Ähnliche Schlussfolgerungen ergeben sich aus den Absätzen und Artikel 6 des Gesetzes vom 6. April 2011 Nr. 63-FZ und werden durch Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 13. Januar 2016 Nr. 03-03-06 / 1/259 bestätigt, vom 5. Mai 2015 Nr. 07-01-06 / 25701, vom 4. August 2015 Nr. 03-03-06 / 44905, Föderaler Steuerdienst Russlands vom 19. Mai 2016 Nr. SD-4-3 / 8904.

Beachten Sie, dass das Finanzministerium Russlands früher eine andere Position vertrat: Quelldokumente müssen nur mit einer verstärkten qualifizierten Signatur beglaubigt werden. Wenn Sie eine einfache oder erweiterte unqualifizierte Signatur verwenden, können Dokumente nicht für die Buchhaltung und Steuerbuchhaltung akzeptiert werden. Solche Klarstellungen wurden vom russischen Finanzministerium in Schreiben vom 12. April 2013 Nr. 03-03-07 / 12250 vom 25. Dezember 2012 Nr. 03-03-06 / 2/139 vom 28. Mai 2012 gegeben Nr. 03-03- 06/2/67, vom 7. Juli 2011 Nr. 03-03-06 / 1/409.

Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass das russische Finanzministerium in späteren Schreiben seine Position abgeschwächt hat, können digitale Dokumente mit jeder elektronischen Signatur beglaubigt werden. Es ist jedoch sicherer, eine erweiterte qualifizierte Signatur zu verwenden.

Was muss sich in der Rechnungslegungsrichtlinie zum elektronischen Dokumentenmanagement widerspiegeln?

Wenn die Organisation beschlossen hat, Primärdokumente in elektronischer Form zu erstellen, muss diese Dokumentationsmethode in den Rechnungslegungsgrundsätzen berücksichtigt werden. Insbesondere ist in den Rechnungslegungsgrundsätzen Folgendes festzulegen:
- eine Liste der Dokumente, die an der elektronischen Dokumentenverwaltung beteiligt sind;
- eine Liste der Mitarbeiter, die berechtigt sind, elektronische Dokumente zu unterzeichnen;
- Methode des elektronischen Dokumentenaustauschs (mit oder ohne Beteiligung eines Betreibers für die elektronische Dokumentenverwaltung);
- Verfahren zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente;
- eine Möglichkeit zur Vorlage von Dokumenten auf Anfrage Finanzamt(elektronisch oder auf Papier).

Die Formate der elektronischen Dokumente, die die Organisation verwendet, müssen jedoch nicht in den Rechnungslegungsgrundsätzen berücksichtigt werden. Dies wurde vom Föderalen Steuerdienst Russlands in einem Schreiben vom 10. November 2015 Nr. ED-4-15 / 19671 bestätigt. Obwohl in diesem Brief es kommtüber die Rechnungslegungsgrundsätze für Steuerzwecke ist der Abschluss des Föderalen Steuerdienstes Russlands auch für die Rechnungslegungsgrundsätze für Rechnungslegungszwecke relevant.

Bundesgesetz vom 06.04.2011 Nr. 63-FZ über die elektronische Signatur

Artikel 6. Bedingungen für die Anerkennung elektronischer Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur signiert sind, als gleichwertig mit handschriftlich signierten Papierdokumenten

1. Informationen in elektronischer Form, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist, und können in jedem Rechtsverhältnis gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation verwendet werden, es sei denn, es handelt sich um Bundesgesetze oder diejenigen, die in Übereinstimmung mit ihren Rechtsakten erlassen wurden, haben die Notwendigkeit festgelegt, ein Dokument ausschließlich in Papierform zu erstellen.

2. Informationen in elektronischer Form, die mit einer einfachen elektronischen Signatur oder einer unqualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist, in den Fällen, die durch Bundesgesetze oder in Übereinstimmung mit den Verordnungen erlassene Rechtsakte festgelegt sind sie oder eine Vereinbarung zwischen den Teilnehmern einer elektronischen Interaktion. Das Verfahren zur Überprüfung der elektronischen Signatur sollte in Rechtsakten und Vereinbarungen zwischen Teilnehmern der elektronischen Interaktion, die Fälle der Anerkennung von mit einer unqualifizierten elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokumenten als gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten festsetzen, festgelegt werden. Regulatorische Rechtsakte und Vereinbarungen zwischen Teilnehmern an der elektronischen Interaktion, die Fälle der Anerkennung von mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokumenten als gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten festlegen, müssen den Anforderungen von Artikel 9 dieses Bundesgesetzes entsprechen

Was können Sie raten, wenn Sie beweisen möchten, dass Ihr Adressat Ihre Nachrichten erhalten und Ihnen sicher geantwortet hat und bereits der Verdacht besteht, dass er diese Informationen in Zukunft nicht bestätigt? Kann empfohlen werden in Papierversion Briefe beziehen sich auf zuvor gesendete und als Antwort erhaltene E-Mails und beziehen sich im Übrigen nicht auf den Hauptbetreff des Briefes. Vergessen Sie nicht, dass Sie möglicherweise nicht nur eine E-Mail als Nachweis vorlegen müssen, sondern auch in der Korrespondenz Ihrerseits nicht leichtfertig sein sollten, auch mit Kandidaten für die Position und nicht nur mit Mitarbeitern. Der Autor dieses Artikels ist in der Praxis auf folgendes Beispiel gestoßen. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung lehnte den Bewerber für die Stelle, Rechtsanwalt M., mit einer so diskriminierenden Begründung wie dem Geschlecht ab. Der Manager wollte mit einem männlichen Anwalt zusammenarbeiten, und eine Frau schickte einen Lebenslauf.

Legalisation von Dokumenten auf elektronischen Medien

Zum einfache Lösungen in der Regel werden keine spezialisierten Systeme benötigt, jede Scan- oder Erkennungssoftware ist ausreichend. Bei großen Mengen muss die Notwendigkeit der Verwendung untersucht werden professionelle Systeme zum Erfassen von Dokumentenbildern wie Accent Capture von Kofax oder InputAccel von ActionPoint. Diese Systeme ermöglichen die Massenerfassung von Dokumenten mit der Organisation separater Arbeitsplätze für verschiedene Typen arbeitet mit dedizierten Servern zum Verarbeiten, Konvertieren und Erkennen von Bildern.
In sie eingebaute Algorithmen ermöglichen es Ihnen, Bilder zu erhalten Hohe Qualität mit maximale Geschwindigkeit... Sie sind auf den Einsatz industrieller Streaming-Scanner ausgerichtet. Die Preise für solche Systeme reichen von mehreren Tausend bis zu mehreren Zehntausend Dollar.

Einem elektronischen Dokument Rechtskraft verleihen

Aus diesem Grund halten es viele Experten für erforderlich, das Verfahren zur Bereitstellung und Bewertung elektronischer Beweismittel gesondert festzulegen. Der Gesetzentwurf über den elektronischen Geschäftsverkehr sieht vor, dass alle Kopien von elektronischen Dokumenten, die in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise unterzeichnet wurden, Originale sind. Ein elektronisches Dokument kann keine elektronische Kopie haben.

Aber diese Bestimmung bleibt ein Entwurf. Elektronische Dokumente müssen heute in Schriftform umgewandelt werden, um vor Gericht geprüft zu werden. ausgedruckt. Zitat aus dem Gesetz: Art. Kunst. 59 „Beweisrelevanz“, 60 „Zulässigkeit von Beweismitteln“, Art. 67 "Beweisbewertung" der Zivilprozessordnung der Russischen Föderation So wird einem elektronischen Dokument Rechtskraft verliehen: - Pflichtangaben; - Bestätigung der Anmeldeinformationen des Erstellers; - Authentizität und Authentizität.

Merkmale der Aufbewahrung, des Schutzes und der Legalisierung elektronischer Dokumente

Alle Kopien eines elektronischen Dokuments, die mit dem gleichen elektronischen Analogon der Signatur (elektronische digitale Signatur) unterzeichnet wurden, haben den gleichen Rechtswert, sofern ihre Echtheit gemäß den Anforderungen der Bundesgesetze bestätigt wird. 2. Ein mit einem elektronischen Analog (elektronische digitale Signatur) signiertes elektronisches Dokument hat rechtliche Handhabe, wie ein schriftliches Dokument, und kann als forensisches Beweismittel vorgelegt werden. 3. Eine Kopie eines elektronischen Dokuments auf Papier hat rechtliche Bedeutung, wenn es mit einem elektronischen Analogon der Signatur (elektronische digitale Signatur) unterzeichnet ist, sowie wenn es von einer nach den Rechtsakten beglaubigungsberechtigten Person beglaubigt ist der Russischen Föderation.

Rechtskraft eines elektronischen Dokuments und seine obligatorischen Attribute

Legalisation von Dokumenten auf einem Maschinenträger und einer Schreibmaschine, aus Mitteln generiert Rechentechnik. Grundbestimmungen". Diese Norm legt die Anforderungen an die Zusammensetzung und den Inhalt der Angaben fest, die einem elektronischen Dokument Rechtskraft verleihen, und legt auch das Verfahren für deren Änderung fest. Das elektronische Dokument muss enthalten: - Registrierungs Nummer; - Registrierungsdatum; - Unterschrift (Code) der Person, die für die korrekte Erstellung des Dokuments verantwortlich ist oder das Dokument genehmigt hat; - den Inhalt des Dokuments; - Name der Organisation - Ersteller des Dokuments; - Standort der Organisation - Ersteller des Dokuments oder Postanschrift.
Es ist möglich, zusätzliche Angaben zu verwenden, Hauptsache, die obligatorischen können eindeutig identifiziert werden.

33 .. Legalisation von Dokumenten auf einem maschinellen Medium

Denn wenn Sie Bestellungen für speichern Mitarbeiter in elektronischer Form und eine separate Quittung des Mitarbeiters zur Einarbeitung in Papierform, dann kann der Mitarbeiter im Konfliktfall sagen, dass er mit dem ordnungsgemäß in der Organisation gespeicherten Dokument nicht vertraut gemacht wurde. Und es wird unmöglich sein, das Gegenteil zu beweisen. Es kann eindeutig festgestellt werden, dass zum jetzigen Zeitpunkt eine vollständige Umstellung auf das elektronische Dokumentenmanagement des Personals nicht möglich ist. E-Mail als Nutzungsnachweis Email als Beweismittel große Schwierigkeiten bereitet, vor allem bei der Identifizierung der Person, die von seinem Briefkasten eine E-Mail mit dieser oder jener Information.
Wird der Inhalt einer E-Mail ohne Zustimmung des Verfassers der Nachricht weitergegeben, kann der Brief zudem von der Beweisliste ausgenommen werden, da es wurde unter Verletzung des Gesetzes empfangen.

Rechtskraft eines elektronischen Dokuments

Ein weiteres Problem ist die Notwendigkeit, die Rechtskraft elektronischer Dokumente sicherzustellen. Aber je weiter, desto häufiger kann dieses Problem als gewöhnliches organisatorisches und technisches Problem gelöst werden. Dank der Tatsache, dass endlich ein Gesetz verabschiedet wurde, das die Verwendung elektronischer digitaler Signaturen (EDS) regelt, ist es möglich geworden, elektronischen Dokumenten einen rechtlichen Status zu verleihen.

Nach dem Bundesgesetz "Über die elektronische digitale Signatur" das Bundesgesetz"Über die elektronische digitale Signatur" vom 10. Januar 2002, Art. 4-12 // Gesammelte Rechtsvorschriften der Russischen Föderation. 2002. Nr. 2. Artikel 127., Eine elektronische digitale Signatur in einem elektronischen Dokument ist unter bestimmten Bedingungen einer handschriftlichen Unterschrift in einem Papierdokument gleichgestellt.

Das Konzept eines elektronischen Dokuments, seine Rechtskraft

Beachtung

V In letzter Zeit Immer mehr große Organisationen und Unternehmen stellen in digitales Formular... Das ist natürlich sehr bequem und spart viel Zeit. Aber gleichzeitig gibt es ernste Frage: Welche Rechtskraft hat ein elektronisches Dokument? Inhalt

• 1 Vom Papier zum elektronischen Workflow
  • 1.1 Voraussetzungen für die Rechtskraft
• 2 Schutz der Korrespondenz
• 3 Sonderfälle
• 4 Praktische Ratschläge
• 5 Was kommt als nächstes?

Vom Papier- zum elektronischen Dokumentenfluss 2001 trat das Bundesgesetz zur Regelung der Verwendung elektronischer digitaler Signaturen in Kraft.

Seitdem haben viele Organisationen das Format des Dokumentenmanagements geändert: von Papier auf digital oder gemischt.

Zunehmende Einzigartigkeit

Ich sende an die Adresse des Gerichts per Post zusammen mit Anspruchserklärung Kopien von 2-NDFL-Formularen, die per Post vom Arbeitsplatz gesendet werden, und Kopien von Annahme- / Entlassungsanordnungen. Während meiner Arbeit habe ich immer wieder Bestellungen und eingescannte Dokumentenkopien per E-Mail erhalten. Wie können diese Informationen aus E-Mail als Beweismittel vor Gericht präsentiert werden? Der Notar weigert sich, meine gedruckte Korrespondenz zu beglaubigen. Was können Sie in einer solchen Situation raten? Natürlich weigert sich der Notar, das aus dem Nichts entnommene Papier zu beglaubigen. Er muss den Computer mitbringen, von dem aus die E-Mail gesendet wurde, damit er die Tatsache überprüfen kann, ob die E-Mail vorhanden ist, und dann ein Protokoll mit erstellen detaillierte Beschreibung ihre Aktionen: Computer einschalten, starten Mailprogramm gefunden E-Mails... Erst dann werden die E-Mails ausgedruckt und dem Protokoll beigefügt.

Elektronische Dokumente als Beweismittel

Authentizität und Authentizität Der einfachste Weg, die Authentizität eines elektronischen Dokuments durch eine elektronische digitale Signatur (EDS) sicherzustellen. Bei der Beurteilung der Beweiskraft eines elektronischen Dokuments berücksichtigt das Gericht in erster Linie die Zuverlässigkeit der Methoden zur Bildung, Speicherung, Übermittlung und Identifizierung des Urhebers. Hierfür ist neben EDS ein Trusted System zur Verarbeitung elektronischer Dokumente (Trusted Storage) wichtig.
Welche Unterlagen müssen sofort in Papierform erstellt werden Unabhängig davon, ob das Unternehmen über ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem verfügt, alle Personaldokumente, nach denen Arbeitsrecht, Arbeitsvertrag, der Kollektivvertrag bedarf der Zustimmung des Arbeitnehmers, muss in Papierform mit den Unterschriften der Bevollmächtigten und des Arbeitnehmers aufbewahrt werden.