Използването на електронни документи създава редица определени трудности. Един от основните проблеми при използването на такива документи е осигуряването на правна сила. електронен документ. За решаването на този проблем е предвиден специален реквизит на електронен документ - електронен цифров подпис.

Електронният цифров подпис е атрибут на електронен документ, предназначен да защитава този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частен ключелектронни цифров подписи позволява да се идентифицира собственикът на сертификата за ключ за подпис, както и да се установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ. Електронният цифров подпис гарантира правната еквивалентност на ръкописния подпис. Използването на електронен цифров подпис обаче не гарантира абсолютната защита на електронен документ от изкривяване на значима правна информация (справедливо казано, трябва да се отбележи, че абсолютната защита изобщо не може да бъде гарантирана). За тази цел законодателството предвижда редица други организационни, правни и технически мерки за гарантиране на автентичността на електронните документи.

В съвременното руско законодателство електронният цифров подпис вече се използва в няколко области:

• 1. Финансово-кредитни отношения
• 2. Данъчни отношения
• 3. Граждански сделки

Има няколко ограничения за внедряването на електронно управление на документи в определени области. Редица регулаторни правни актове предвиждат забрана за използването на електронни документи в определени правоотношения или предвиждат предпочитание на писмени документи на хартиен носител. По този начин законодателството за нотариусите не предвижда възможност за съставяне на документи в в електронен формат, тук понятието "документ" означава само писмена информация.

Например в чл. 45 от Основите на законодателството на Руската федерация за нотариусите гласи, че листовете на документ, представен за нотариални действия, трябва да бъдат зашити, номерирани и запечатани, което е физически невъзможно за документи в електронна форма. Такъв пример е важен, тъй като за някои документи, включително тези, необходими за извършване на бизнес чрез интернет, те са нотариално заверени. Има и такива регулаторни правни актове, където няма забрана като такава, но документите на хартиен носител се наричат ​​за предпочитане. . Например при регистриране на права върху недвижим имот(процедура, която евентуално може да се извърши чрез интернет) в случай на несъответствия в записите на хартиен и магнитен носител, записът на хартиен носител има приоритет (клауза 8, член 12 от Федералния закон на Руската федерация „За държавна регистрация на права върху недвижими имоти и сделки с тях” от 21 юли 1997 г. No 127). Подобна разпоредба е фиксирана в Закона от 8 август 2002 г. № 129-FZ „За регистрацията юридически лица”(клауза 1, член 4).

Понастоящем основите на нотариалното законодателство са фокусирани върху традиционните хартиени документи, подписани с ръкописен подпис и не обхващат спецификата на електронния обмен на данни.

За решаване на проблеми в тази област е възможно да се използва по-широко използване на инструменти за автоматизация на управлението на документи, включително използването на опростени технологии за цифров подпис.

Възможно е в някои случаи да се използва опростена процедура за удостоверяване на транзакции, тъй като в интерес на страните, сключващи сделката, е да получат електронен документ с универсален формат (което не изисква специално скъпо софтуерда прочетете съдържанието на документа), равностойно по юридическа сила на хартиения носител.

Все пак трябва да се отбележи, че опростяването трябва да се разбира като техническото въплъщение на процедурата по сертифициране, а не по никакъв начин отхвърлянето на правно значими действия, които страните са длъжни да извършат в изцяло(Вижте: Федерален закон "Основи на законодателството на Руската федерация за нотариусите", глава IX). Можете да подписвате цифрово PDF файлове с помощта на софтуера Adobe Acrobat Professional. Процедурата за сключване на сделка може да бъде следната: страните по сделката, след като са се споразумели за всички съществени условия на правоотношението, се прехвърлят към специална услуга за удостоверяване на електронни документи (организационната принадлежност на тези услуги е посочена по-горе) електронен документ, който се преобразува в PDF формат в тяхно присъствие, в новосъздадения файл се въвежда информация за лицата, извършващи сделката, а върху документа се поставя електронен подпис на специалист. Документът се съхранява на няколко физически носители (важно е да не могат да се презаписват!): два носителя в услугата за самоличност (единият се съхранява като основен, другият се използва в случаите, когато е необходима автентичността на документа, например за демонстриране на документа по време на изпитание), останалите - по броя на заинтересованите страни. Задължение на службата да съхранява медии с електронни документи у дома или да сключи подходящо споразумение със специално оторизирана организация (да създаде подходяща инфраструктура за организации и да регламентира законово процедурата за лицензиране и дейността на горепосочените организации). Срокът на годност на медиите е 5 години. В бъдеще въпросът за съдбата на превозвачите ще се решава без да се вземат предвид мненията на страните, сключващи сделката.

При въвеждане на електронен подпис в тази област е необходимо временно да се ограничи обемът на транзакциите, които могат да бъдат удостоверени по посочения ред, т.к. начална фазаневъзможно е да се вземат предвид всички нюанси от правен и технически характер. Освен това е необходимо да се запази изборът на лицето, което сключва сделката, в какво - традиционна хартиена или електронна форма - да удостовери постигнатото споразумение.

По този начин можем да заключим, че електронните документи стават все по-широко използвани, използването на които предоставя много предимства за потребителите:

• 1. Ускоряване на работните процеси;
• 2. Възможност за предаване на документ чрез цифрови комуникационни канали;
• 3. Лесно променящо се съдържание (редактиране);
• 4. Теоретична възможност за вечно съхранение;
• 5. Неограничен брой копия, които имат юридическа сила и др.

Разбрахме също, че основната трудност на електронния документ е да осигури правната сила на електронен документ. За решаването на този проблем е предвиден специален реквизит на електронен документ - електронен цифров подпис.

Правно обвързващ ли е електронният подпис??

Този въпрос е от интерес за много потребители, които получават или желаят да получат EDS.

Сега ще се опитаме да разгледаме този проблем подробно и да разберем какво дава правен силаподписан документ електронникриптографски подпис.

Дигитален подписсе превърна в инструмент, без който в момента е невъзможно извършването на определени действия, които имат правензначение, например:

• Осъществяване на документооборот с държавни агенции и контрагенти-организации.
• Дистанционно подписвайте договори и големи договори.
• Потвърдете авторството си.
• Подаване на данъчни декларации, счетоводни отчети.
• Вземете информация от уебсайта на обществените услуги и др.

Тъй като юридическата сила е специално свойство, което е прикрепено към нещо по силата на закон, то поради особеното му значение Електронният подпис е правно обвързващ.Освен това законно силасе дава цифров документ: ит необходими подробности, потвърждение за правомощието на органа, който го е издал, автентичност, автентичност.

Официални цифрови документи, изпратени дистанционно:

• Потвърдете самоличността на лицето.
• Неизменни са.
• Те имат специална защита срещу фалшифициране на информация.
• Абонирай се електронен подписиздавани от специализирани органи и организации.

Изберете Подпис

Въз основа на тези характеристики може да се твърди, че документ, подписан с ЕЦП, има юридическа силанапълно.

В съответствие със FZ№ 63 документи, които са подписани електронни подпис,имат същото правно значение като хартияръчно подписана от мъж. Това е, EDSе аналог ръкописно подписилице, което подписва дистанционно документ, Ето защо правна сила на ЕЦПнеоспорим.

Електроннадокумент потвърден EDS, ще има силаабсолютно във всяко правоотношение, било то търговско, банково, счетоводно, финансово, данъчно и други сфери. Електронен подпис и юридическа сила- връзка, която е неразривна, защото е установена от действащото законодателство Руска федерация.

Валиден ли е електронен подпис?Разбира се, ако е получен в съответствие с всички правила, установени от закона, и има всички необходими характеристики, за да го признае за правно значим.

Електроннацифров ключ, използван за електронниО документообороти получена в съответствие с изискванията закон, прави документ v електронниформуляр, еквивалентен на подписан документ ръкописно подпислице.

Това е основното правното значение на електронния подпис.

Така че правното значение електронни подписии признание документеквивалентна на хартиената версия с ръкописно подписустановено (както е споменато по-горе) по силата на законили по споразумение на страните. Следователно трябва да се обмисли какво трябва да бъде изложено в такъв закон или споразумение.

Така че те трябва да съдържат:

1. Редът, по който се проверява електронният криптографски подпис.
2. Правилата, по които се определя подписващият електронен цифров документ.
3. Задължения на лицето, което създава ЕЦП, да спазва условията за поверителност.

Правни стойността на електронния подписе характеристиката, че всеки e- подпис. Това не е пряка индикация закон, но такива изводи могат да се направят от анализа на законодателството като цяло. Например разпоредби закон„Относно счетоводството“ не казват какъв вид EDSтрябва да се използва за счетоводство документида бъдат правно обвързващи. В същото време няма ограничения за това. Следователно можем да предположим, че всяка подписще се считат за равни ръкописнокриптографски подписичовек в тази област.

Данъчният кодекс, от една страна, признава само документ, подписан от усъвършенстван квалифициран CPU, от друга страна, когато лицата подадат декларация, тя се признава за значима документи,които са подписани от неквалифицирани EDS.

Като цяло, ако говорим за нормативната уредба на отношенията, които са се развили по време на електронни документооборот, можеш да видиш голям проблем. И е практически неразрешим. В Русия няма закон, който ще съдържа цялата необходима информация за електроннидокумент, неговото значение. Това се дължи на факта, че в момента има много документи,без хартиена форма. хартия документообороте повече или по-малко регламентирано поради факта, че за за дълго времепрактиката се е развила голям бройзаконодателни актове, регламентиращи поотделно всеки вид документ. В същото време няма практика, закони, подзаконови нормативни актове, които да определят правилата и процедурите за функциониране електроннидигитален документооборотби обяснил значението на едно или друго документподписана електронникриптографски подпис.

Тази статия ще се съсредоточи върху използването на електронно управление на документи на базата на EDS в търговските дейности във взаимоотношенията на търговски организации, при условие че тези организации нямат предпоставките предварително да се доверяват една на друга „на дума“ и всеки резултат от тяхното взаимодействие е документирано, за да има в бъдеще доказателствена базаза да могат да защитят както правата си, така и задълженията на противоположната страна.

Такива взаимоотношения между организациите предоставят широк обхват за използване на EDS като аналог на ръкописен подпис. Ще бъде излишно да обръщаме внимание на факта, че всички тези електронни книжа изискват правно значение, за да е сигурна всяка от страните, че другата страна ще изпълни задълженията си. Въпреки това, какво е правното значение на електронния документ? Най-общо казано, правно значим електронен документ е електронен документ, който има тези свойства, че правата и задълженията на всяка от страните, произтичащи от този електронен документ, са защитени от действащото законодателство, в нашия случай законодателството на Руската федерация.

В световната практика е обичайно да се гарантира правното значение на електронен документ с помощта на EDS. Нормативна рамка за прилагане на правно значимо електронно управление на документи въз основа на EDS при формализиране на правоотношения в Руската федерация

Днес действащото руско законодателство предвижда 2 метода за прилагане на правно значим работен процес, базиран на EDS.

Метод I се регулира само от Гражданския кодекс на Руската федерация, член 160 от който приема, че „използването на електронен цифров подпис или друг аналог на ръкописен подпис в транзакции е разрешено в ситуации и по начина, предвидени в споразумението на партиите."

Така 2 страни имат възможност да подпишат обикновен договор на хартиен носител, в който посочват, че в следващите си отношения ще използват ЕЦП, ще го подпечатат със собствени подписи и ще го използват оттук нататък. Естествено, арбитражна практикапоказа, че е необходимо да се предпишат много тънкости в договора, като инженерните характеристики на използването на този подпис, действията на някоя от страните в случай, че една от страните не признае подписа за валиден и т.н., въпреки че като цяло такъв механизъм работи и работи успешно от много дълго време. Между другото, споразуменията между организации и банки за внедряване на електронно управление на документи с помощта на EDS дълго време се основаваха на това правно основание, но от Централната банка на Руската федерация бяха издадени редица инструкции за стандартизиране, унифициране и управлявайте това устройство.
Този метод обаче има няколко значителни недостатъка. Първият от тях е, че ако една организация планира да взаимодейства с всички или поне половината си контрагенти чрез електронно управление на документи, тогава ще е необходимо да сключи споразумения с всички тях за използването на EDS, което изглежда доста проблематично. Вторият недостатък е, че според сключените споразумения ще се прилага EDS на конкретна спецификация, която нито самата организация, нито нейните контрагенти вероятно никога няма да могат да прилагат в отношенията с други свои партньори.
Както знаете, метод I, базиран само на Гражданския кодекс на Руската федерация, е доста лесен за използване, макар и не твърде удобен. Изглежда малко вероятно на базата на такова устройство в Руската федерация да бъде разработен електронен цифров подпис.

Метод II е сериозно по-обещаващ.

Всъщност той се развива от обичайния договор за използване на EDS, който беше споменат по-горе. Само във втория случай разпоредбите на такъв „договор“ се прилагат не само за страните по договора, но и за цялата национална информационна мрежа, която включва не само живота и дейността на хиляди и милиони потребители, но и промяна в състава им. Разбира се, това изисква много силна правна рамка.
Функционирането на второто устройство се основава на редица правни актове. Всеки от тях урежда един или повече аспекти на отношенията между страните по сделката, когато използват електронно управление на документи с помощта на EDS:

• член 160 от Гражданския кодекс на Руската федерация, който ви позволява да подписвате договори не само със собственоръчен подпис, но и с всеки друг подпис, предвиден от закона или по споразумение на страните (по-специално електронен);
• принцип „За информацията, информационни технологиии относно защитата на информацията“ посочва редица основни термини, като „информация“, „електронно съобщение“, „електронен документ“ и др.
• принципът „Върху ЕЦП“ определя при какви условия ЕЦП върху електронен документ се признава за еквивалентен на ръкописен подпис и описва механизма за осъществяване на функционирането на ЕЦП в информационна мрежа обща употреба.

За да се определи дали електронните документи, подписани с ЕЦП, са правно защитени днес и следователно дали са правно значими, е необходимо да се анализират 2 аспекта на този въпрос: правното значение на ЕЦП и правното значение на електронен документ.
Както можете да видите, EDS се издава от сертифициращ орган (CA). Принципът „Върху EDS“ включва регистрацията на всички КО в едно държавен регистър, и функционирането на "упълномощения федерален орган (НЛО)" в ролята на титуляр на регистъра на всички КО. Само CA, регистриран в Уралския федерален окръг, може да издаде сертификат за такъв EDS, който е еквивалент на ръкописен подпис.

Днес има регистър, чийто притежател е UFO1 (министерството не е измислило ново име за него, поради тази причина се нарича Упълномощен федерален орган). Освен това има коренен CA, направен на базата на Всеруския държавен информационен център (OGIC)

2. Регистърът и основният CA се управляват от Агенцията за информационни технологии към Министерството на съобщенията и масовите комуникации на Руската федерация. Тези. всъщност цялата необходима техническа база за прилагане на разпоредбите, описани в закона "За EDS" е готова за днес. Освен това тази техническа база е залегнала в нормативни актове, например Заповед № 33 уточнява това единен регистърсертификати се създават точно в съответствие със закона "За EDS".
Сега всяка организация, която изпълнява функциите на CA, може да получи сертификат от основния CA на OGIC (при специфични научни изисквания) и да го регистрира в регистъра на Уралския федерален окръг. Ако има такъв сертификат, сертифициран от основния CA, организацията ще може да изработва и издава свои собствени сертификати, които ще отговарят на разпоредбите на закона „За EDS“ относно внедряването на EDS в обществена информационна мрежа. Тези. всъщност EDS, прикрепен към документ, използващ сертификат, издаден от CA, регистриран в OGIC, следва да се разглежда като аналог на ръкописния подпис на притежателя на сертификата.
Въпреки че самият EDS, разбира се, не представлява специална стойност. Функциите на EDS могат да бъдат реализирани само когато се използва като реквизит на електронен документ. Ето защо трябва да разберете, че това е електронен документ. И какви нормативни актове предвиждат (или не предвиждат) нейното правно значение.
Принципът „На ЕЦП“ показва, че ЕЦП е еквивалент на ръкописен подпис, ако е поставен върху електронен документ, което изглежда достатъчно логично. Същият принцип определя електронния документ като "документ, в който информацията е представена в електронна цифрова форма".

Такава формулировка изглежда е достатъчно безплатна за създаване и използване на електронни документи от всеки формат. Въпреки че основният нормативен акт, уреждащ използването на електронни документи, е принцип № 149 „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“. Този принцип на първо място въвежда концепцията за електронно съобщение в практиката на руското законодателство: електронното съобщение е информация, предавана или получена от потребител на информационна и телекомуникационна мрежа.

Така принцип № 149 разделя понятията електронен документ и електронно съобщение. Разликите между тези 2 концепции са разгледани в член 11. закон. Включително т.3. посочва, че само това електронно съобщение, подписано с ЕЦП, чиято електронна форма не е изключена от закона, може да се счита за електронен документ. С други думи, ако в нормативен актясно е посочено, че се изисква конкретен документ да бъде съставен на хартиен носител, тогава този документ, съставен по електронен път и подписан с ЕЦП, ще бъде само копие на хартиен документ и няма да има никаква юридическа сила.
По други въпроси алинея 4 на същия член отделно съдържа уточнения в дела на „сключването на гражданскоправни договори или оформянето на други правоотношения“. Съгласно този параграф електронните съобщения, подписани с ЕЦП, създадени и използвани за установяване на горепосочените отношения, се признават като електронни документи. С други думи, при сключване на договори, изпълнение на фактури и актове в електронен вид, те ще се признават за електронни документи на основание на горния член на Закон № 149.

По този начин сега в Руската федерация има необходимата регулаторна рамка за функционирането на правно значимо електронно управление на документи на базата на EDS, приложимо при формализиране на правоотношения.

Практическо използване на правно значим работен процес, базиран на EDS

Преходът от общоприетия (хартиен) документооборот към електронен в контекста на взаимодействието на 2 или определен брой организации има икономически смисъл, при условие че много по-голяма част от цялата документация се прехвърля в електронен вид (65-75 процента , има и други оценки). С други думи, да се сключват договори в електронен вид, обаче, да продължим да теглим първични други и счетоводни книжа на хартиен носител изглежда малко полза, т.к. леко намаляване на обемите хартиен работен процестогава няма да осигури значителни предимства в сравнение с разходите за въвеждане на нови процеси.
Практиката на управление на документи в търговските организации в Руската федерация е такава повечето отдокументите се съставят не само с цел удостоверяване на правоотношения, но и за данъчни цели. Нека се опитаме да разгледаме този въпрос от гледна точка на 2 вида счетоводство, практикувани от всеки търговска организацияв Руската федерация: счетоводство и данъци. Въпреки факта, че актовете за извършената работа, фактурите и документите с еднакво значение за тях за счетоводството се наричат ​​​​първични счетоводни документи от закона "За счетоводството", те се използват и за данъчно счетоводство. Разбира се, да не говорим, че документът се брои два пъти. По-скоро документът се взема предвид основно в счетоводството, а след това счетоводните регистри се използват за поддържане на данъчно счетоводство. По един или друг начин, за да се докаже правилността на изчисляването на данъчната основа, Федералната данъчна служба постоянно изисква първични документи. С счетоводствоняма проблем: отразява фактите икономическа дейност, а стопанската дейност се осъществява въз основа на правоотношения м/г от стопански субекти. Следователно всеки електронен документ, разрешен от гражданското право, който определя всякакъв характер на правоотношения между m/u организации, трябва да бъде признат в счетоводството. Малко по-различна ситуация с данъчното счетоводство. Данъчното счетоводство се води само с цел правилно изчисляване и плащане на данъци и контрол върху този процес. Процедурата за водене на данъчни регистри се урежда не от гражданското, а от данъчното законодателство.
След харчене кратък прегледданъчно законодателство, е възможно да се установи, че в общ случайДанъчният кодекс на Руската федерация изрично предписва воденето на данъчни регистри въз основа на първичните счетоводни документибез да се налагат специални изисквания към тези документи. Същото се доказва и от писмо на Министерство на финансите No 03-02-07 / 1-383 от 30.09.2008г. Изключение прави документацията, свързана с отчитането на ДДС. Член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация включва изготвянето на фактура. Като се има предвид фактът, че този документ не се споменава в гражданското право, той е специфичен данъчен документ, а изпълнението му е уредено от данъчното законодателство. Данъчното законодателство не регламентира формата на фактура. И така, възниква въпросът: ще приеме ли Федералната данъчна служба на Руската федерация електронна фактура за целите на данъчното счетоводство и в резултат на това за целите на изчисляването на ДДС? Самата Федерална данъчна служба все още не дава отговор на този въпрос. Ако Федералната данъчна служба отговори отрицателно на този въпрос, това означава, че всички фактури трябва да продължат да се издават на хартиен носител.
Колко значителен е делът на фактурите в общия обем документи? Ако разгледаме прост набор от документи за една транзакция, получаваме подобен набор:
1. Договор.
2. Акт за извършена работа или фактура за доставка на материални активи.
3. Фактура.
По този начин, в общия случай, в организациите, отчитащи ДДС (по-голямата част от всички организации в Руската федерация), обемът на фактурите е най-малко 1/3 от всички задължителни документи.
По един или друг начин трябва да се отбележи, че в посоченото по-горе писмо Федералната данъчна служба обещава да се справи с този въпрос много скоро и да даде ясен отговор: възможно е или невъзможно е да се вземе предвид електронна фактура. Също така, като се има предвид курсът на правителството към въвеждане на електронно управление на документи във всички държавни агенции и ведомства и обещанието да започне предоставянето на публични услуги в електронен вид през 2010 г., има смисъл да се очаква, че въпросът ще бъде решен в полза на електронна фактура.
Пример с фактура в никакъв случай не е единственият. Има и много специални документи, чиято форма е регламентирана от отделни раздели от законодателството на Руската федерация. Освен това не трябва да се забравят международните сделки, при които трябва да се вземат предвид някои разпоредби на Закона „За EDS“ и Закон № 149, както и националните закони на други държави в областта на електронното управление на документи.

заключения

Обобщавайки горния материал, можем да заключим, че днес в Руската федерация съществува необходимата регулаторна рамка за функционирането на правно значимо електронно управление на документи на базата на EDS, приложимо при формализирането на правоотношения, въпреки че за целите на практическото използване на електронно управление на документи (и следователно извличане на предимства от него) трябва да се има предвид, че няма законово фиксирана електронна форма за някои специални документи. Според мен, въпреки горните ограничения, в редица сектори на руската икономика, настоящата ситуация създава доста благоприятни условия за въвеждане на системи за електронно управление на документи, базирани на EDS, за да се формализират правоотношенията между икономическите субекти.

Излезе нова информация!

На 12 май беше публикувана Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 5 март 2012 г., която одобри форматите на електронните фактури, книгите за покупки и продажби и регистъра на издадените и получени фактури. Заповедта влиза в сила 10 дни след публикуването.
Съгласно законодателството е възможно да се обменят електронни фактури в съответствие с процедурата, одобрена със заповедта на Федералната данъчна служба, в установените формати, чрез специализирани оператори за електронно управление на документи, чиято дейност също се регулира от реда на данъчен отдел. Към днешна дата всички тези заповеди са публикувани и или вече са влезли в сила, или ще влязат в сила по-рано от две седмици. Още на 23 май ще бъде възможно издаването на правно значима електронна фактура.

Оставете вашия коментар!

И когато електронно управление на документиПравно обвързващи ли са тези документи? как да потвърдим факта на пратката? Благодаря предварително!

Как да организираме документите в счетоводството. Правната сила на електронния документооборот. Какво трябва да бъде отразено в счетоводната политика относно електронното управление на документи.

въпрос:А при електронния документооборот тези документи имат ли юридическа сила? как да потвърдим факта на пратката?

Отговор:Да, документите, подписани с електронен подпис (квалифицирани, обикновени, неквалифицирани), се признават за еквивалентни на документи на хартиен носител, имат силата на хартиени документи с ръкописен подпис.

Такова изявление следва от разпоредбите на ал. 1 и 2 на чл. 6 от Закона за електронния подпис от 6 април 2011 г. № 63-FZ.

Обосновка

Как да организираме документите в счетоводството

Електронни документи

Как се издава и заверява електронен първичен документ

Първичните документи могат да бъдат съставени както на хартиен носител, така и в електронна форма (част 5 от член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Последен варианте възможно, ако документите са заверени с електронен подпис ().

Форматът за подаване на документ за прехвърляне на стоки по време на търговски операции в електронна форма е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. № ММВ-7-10/551. Форматът за подаване на документ за прехвърляне на резултатите от работата (документ за предоставяне на услуги) в електронна форма е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. № MMV-7-10 / 552. Тези формати са уместни както в стопанската дейност, така и при подаване на документи по искане на инспекцията в електронен вид.

И ако организацията изготвя документи не във формат, одобрен от Федералната данъчна служба на Русия? След това предайте формулярите на инспекторите на хартиен носител - заверете копията с бележка, че документите са подписани с електронен подпис.

Подобни разяснения са дадени в писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 10 ноември 2015 г. No ED-4-15 / 19671.

За подробности как да подадете документи на данъчните инспектори вижте:

1. Как да подадете документи по искане на инспектори по време на кабинетна данъчна ревизия;
2. Как да подадете документи по искане на инспектори при данъчна ревизия на място.

Електронен подпис

Има следните видове електронен подпис:

1. прост;
2. подсилени неквалифицирани;
3. подсилени квалифицирани.

Какъв електронен подпис да се използва за първични счетоводни документи е установено от федералните счетоводни стандарти (клауза 4, част 3, член 21 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Но в момента няма такъв стандарт. Следователно можете да подпишете първичния с всеки електронен подпис.

Документ, който е подписан с обикновен или разширен неквалифициран подпис, има ефект на хартиен документ с ръкописен подпис. Но само ако има споразумение между контрагентите за проверка на тези подписи. Подобни заключения следват от параграфи и член 6 от Закона от 6 април 2011 г. № 63-FZ и се потвърждават от писма на Министерството на финансите на Русия от 13 януари 2016 г. № 03-03-06 / 1/259, от 5 май 2015 г. № 07-01-06 / 25701 от 4 август 2015 г. № 03-03-06 / 44905, Федерална данъчна служба на Русия от 19 май 2016 г. № SD-4-3 / 8904 .

Имайте предвид, че по-рано Министерството на финансите на Русия зае различна позиция: изходни документие необходимо да се удостоверява само с засилен квалифициран подпис. Ако използвате прост или подобрен неквалифициран подпис, тогава документи не могат да се приемат за счетоводно и данъчно счетоводство. Такива разяснения бяха дадени от Министерството на финансите на Русия в писма от 12 април 2013 г. № 03-03-07 / 12250 от 25 декември 2012 г. № 03-03-06 / 2/139 от 28 май 2012 г. No 03-03- 06/2/67 г. 07.07.2011 г. No 03-03-06/1/409.

Като се има предвид фактът, че в по-късни писма Министерството на финансите на Русия смекчи позицията си, цифровите документи могат да бъдат заверени с всеки електронен подпис. Въпреки това е по-безопасно да използвате подобрен квалифициран подпис.

Какво трябва да бъде отразено в счетоводната политика относно електронното управление на документи

Ако организацията реши да изготви първични документи в електронна форма, този метод на поддържане на документация трябва да бъде отразен в счетоводната политика. По-специално, в счетоводната политика е необходимо да се определи:
- списък на документите, участващи в електронното управление на документи;
- списък на служителите, които имат право да подписват електронни документи;
- метод за електронен обмен на документи (със или без участието на оператор за електронно управление на документи);
- реда за съхранение на електронни документи;
- начин на представяне на документи при поискване данъчен офис(електронен или хартиен).

Но форматите на електронните документи, които организацията използва, не се изисква да бъдат отразени в счетоводната политика. Това беше потвърдено от Федералната данъчна служба на Русия в писмо от 10 ноември 2015 г. № ED-4-15 / 19671. Въпреки че това писмо говорим сиотносно счетоводната политика за данъчни цели, заключението на Федералната данъчна служба на Русия е от значение и за счетоводната политика за счетоводни цели.

Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. за електронния подпис

член 6

1. Информацията в електронна форма, подписана с квалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, и може да се използва във всякакви правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация, освен ако федералните закони или приети в съответствие с техните регулаторни правни актове установяват изискването за необходимостта от изготвяне на документ изключително на хартиен носител.

2. Информацията в електронна форма, подписана с обикновен електронен подпис или неквалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан с ръкописен подпис, в случаите, установени с федерални закони, регулаторни правни актове, приети в съответствие с с тях или споразумение между участници в електронно взаимодействие. Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, които установяват случаи за признаване на електронни документи, подписани с неквалифициран електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да предвиждат процедурата за проверка на електронен подпис. Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, установяващи случаи на разпознаване на електронни документи, подписани с обикновен електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да отговарят на изискванията на член 9 от този федерален закон.

Какво можете да посъветвате, ако искате да докажете, че вашият адресат определено е получил вашите съобщения и ви е отговорил, и вече има съмнения, че той ще откаже да потвърди тази информация в бъдеще? Може да се препоръча в хартиен вариантписма да се позовават на изпратени по-рано имейли и получени като отговор и да се отнасят, между другото, не като основна тема на писмото. Не забравяйте, че не само може да се наложи да носите имейл като доказателство, не трябва да сте несериозни по отношение на кореспонденцията от ваша страна, включително с кандидати за работа, а не само със служители. Авторът на тази статия се сблъсква на практика със следния пример. Служител на кадровата служба отказва на кандидата за длъжността адвокат М. по такъв дискриминационен показател като пол. Мениджърът искаше да работи с мъж адвокат и жена изпрати автобиография.

Придаване на законна сила на документи на електронен носител

За прости решенияобикновено не са необходими специализирани системи, достатъчна е всяка програма за сканиране или разпознаване. За големи обеми е необходимо да се проучи необходимостта от използване професионални системиза заснемане на изображения на документи, като Accent Capture на Kofax или InputAccel на ActionPoint. Тези системи позволяват масово въвеждане на документи с организиране на отделни работни места за различни видовеработи, със специални сървъри за обработка, конвертиране и разпознаване на изображения.
Вградените в тях алгоритми ви позволяват да получавате изображения Високо качествоС максимална скорост. Те са фокусирани върху използването на индустриални стрийминг скенери. Цените на такива системи варират от няколко хиляди до няколко десетки хиляди долара.

Придаване на правна сила на електронен документ

Поради това много експерти смятат, че е необходимо отделно да се определи процедурата за предоставяне и оценка на електронните доказателствени средства. Законопроектът за електронната търговия предлага всички копия на електронни документи, подписани по предвидения от закона начин, да са оригинали. Електронен документ не може да има електронно копие.

Но тази позиция си остава проект. Към днешна дата за разглеждане в съда електронните документи трябва да бъдат преобразувани в писмена форма, т.е. разпечатани. Цитирам закона: чл. Изкуство. 59 Релевантност на доказателствата, 60 Допустимост на доказателствата, чл. 67 „Оценка на доказателствата“ от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация И така, правната сила на електронен документ се дава от: - задължителни данни; - потвърждение на авторитета на създателя; - Автентичност и автентичност.

Характеристики на съхранение, защита и правна сила на електронните документи

Всички копия на електронен документ, подписан с един и същ електронен аналог на подпис (електронен цифров подпис), имат еднаква юридическа стойност, при условие че тяхната автентичност е потвърдена в съответствие с изискванията на федералните закони. 2. Електронен документ, подписан с електронен аналог (електронен цифров подпис) има правна сила, същото като писмен документ, и може да се представи като съдебно доказателство. 3. Копие от електронен документ на хартиен носител има правно значение, ако е подписано с електронен аналог на подпис (електронен цифров подпис), а също и ако е заверено от лице, упълномощено да удостоверява в съответствие с нормативните правни актове на руската федерация.

Правната сила на електронен документ и неговите задължителни атрибути

Придаване на законна сила на документи върху машинен носител и машинен грам, създаден със средствакомпютърна технология. Основни разпоредби". Този стандарт установява изисквания за състава и съдържанието на детайлите, които придават правна сила на електронен документ, както и процедурата за извършване на промени в тях. Електронният документ трябва да съдържа: регистрационен номер; - Дата на Регистрация; - подпис (код) на лицето, отговорно за коректността на документа или лицето, одобрило документа; - съдържанието на документа; - наименование на организацията - създател на документа; - местонахождение на организацията - създател на документа или пощенски адрес.
Възможно е да се използват допълнителни подробности, основното е, че задължителните могат да бъдат недвусмислено идентифицирани.

33.. придаване на юридическа сила на документи върху машинен носител

Тъй като ако съхранявате поръчки от персоналв електронна форма и отделно разписката на служителя за запознаване на хартиен носител, след което в случай на конфликт служителят може да каже, че не е бил запознат с документа, който е бил правилно съхраняван в организацията. И ще бъде невъзможно да се докаже обратното. Можем да направим недвусмислен извод, че на този етап е невъзможен пълен преход към персонално електронно управление на документи. Имейл като доказателство електронна пощакато доказателство създава огромни трудности, преди всичко, с идентифицирането на този, който е изпратил от своя пощенска кутияимейл с известна информация.
Освен това, ако съдържанието на имейла е разкрито без съгласието на автора на съобщението, тогава писмото може да бъде изключено от доказателство, т.к. е получено в нарушение на закона.

Правна сила на електронния документ

Друг проблем е необходимостта от гарантиране на правната сила на електронните документи. Но колкото по-далеч, толкова по-често този проблем може да бъде решен като обикновена организационна и техническа задача. Благодарение на факта, че най-накрая беше приет законът, регулиращ използването на електронен цифров подпис (ЕЦП), стана възможно да се даде правен статут на електронните документи.

Съгласно Федералния закон "За електронния цифров подпис" федералния закон„За електронния цифров подпис“ от 10 януари 2002 г., член 4-12 // Сборник от законодателството на Руската федерация. 2002. № 2. Чл. 127. Електронен цифров подпис в електронен документ е еквивалентен на саморъчен подпис в документ на хартиен носител при определени условия.

Понятието за електронен документ, неговата правна сила

внимание

V Напоследъквсе повече и повече големи организации и предприятия преминават към управление на документи в цифрова форма. Разбира се, това е много удобно и ви позволява да спестите значително време. Но в същото време възниква сериозен въпрос: Каква е правната сила на електронния документ? Съдържание

• 1 От хартиен към електронен документооборот
  • 1.1 Данни, които определят правната сила
• 2 Защита на кореспонденцията
• 3 Специални случаи
• 4 Практически препоръки
• 5 Какво следва?

От хартия към електронно управление на документи През 2001 г. влезе в сила Федералният закон, регулиращ използването на цифров подпис.

Оттогава много организации промениха формата на управление на документи: от хартиен към цифров или смесен.

Увеличаване на уникалността

Изпращам на адреса на съда по пощата заедно с искова молбакопия от формуляри 2-NDFL, изпратени по пощата от местоработата и копия от заповеди за приемане/уволнение. Докато работех, многократно получавах инструкции и сканирани копия на документи по имейл. Как тази информация от електронната поща може да бъде представена като доказателство в съда? Нотариусът отказва да ми завери разпечатаната кореспонденция. Какво може да се посъветва в такава ситуация? Разбира се, нотариусът ще откаже да завери взетата от нищото хартия. Той трябва да донесе компютъра, от който е водена електронната кореспонденция, за да може да удостовери факта за нейното съществуване и след това да състави протокол с Подробно описаниетехните действия: включване на компютъра, стартиране програма за пощанамерени имейли. Едва след това имейлите се отпечатват и записват с протокола.

Електронни документи като доказателство

Автентичност и автентичност Най-лесният начин да се гарантира автентичността на електронен документ е с помощта на електронен цифров подпис (ЕЦП). При оценката на доказателствената сила на електронен документ съдът взема предвид преди всичко надеждността на методите за формиране, съхранение, предаване и идентифициране на автора. За това освен ЕЦП е важна и надеждна система за обработка на електронни документи (доверено съхранение).
Какви документи трябва незабавно да се изпълнят на хартиен носител, независимо дали компанията има инсталирана електронна система за управление на документи, всички документи на персонала, според които трудовото законодателство, трудов договор, колективният трудов договор изисква съгласието на работника или служителя, трябва да се съхранява на хартиен носител, с подписите на упълномощени лица и служителя.