Обмен на електронни документи с пфр. Споразумение с pfr за електронно управление на документи - изтеглете образец

След като регистрирате собствен бизнес, трябва да се свържете тясно не само с данъчната инспекция, но и с други организации. Няма да е излишно да подпишете споразумение за обмен със ЗФР - това ще помогне за опростяване на процеса на сътрудничество с тази организация и други фондове.

Такова споразумение се подписва, когато индивидуален предприемач или представител на LLC възнамерява да си сътрудничи с Пенсионния фонд на Руската федерация в електронна форма. Този метод на работа ви позволява да спестите много време, усилия и пари, защото сега можете да изпращате информация по пощата.

Можете да получите извадка от това споразумение, като се свържете с клона на Пенсионния фонд на Руската федерация във вашия регион. Също така документът може да бъде изтеглен от официалния уебсайт на тази структура. Ще трябва да го попълните в два екземпляра. И двете копия трябва да бъдат попълнени и заверени от представители на Пенсионния фонд, единият от тях ще остане при вас, а вторият ще трябва да бъде предоставен на Пенсионния фонд.

При изпращане на отчет за дейностите ЗФР ще трябва автоматично да провери дали предприемачът има специално споразумение, което е подписано при регистрацията в данъчните органи. Данните по това споразумение трябва да бъдат посочени в системата на SBS и да бъдат посочени възможно най-правилно.

Можете да проверите номера на споразумението и датата на неговото сключване, като се свържете с местния клон на Пенсионния фонд на Русия, както и на неговия официален уебсайт. Когато работите със сайта, трябва да посочите вашата лична информация, докато тя остава поверителна, никой не може да я използва за свои цели и да ви навреди.

Как да съставим правилно споразумение?

Споразумение за обмен на електронни документи ще бъде прието от ЗФР само ако е правилно попълнено. Уверете се, че сте посочили правилно всички необходими данни като индивидуален предприемач или LLC; ако е необходимо, можете да се консултирате със специалистите на FIU.

Документът съдържа информация за местното подразделение на Пенсионния фонд на Руската федерация и неговия представител, а там можете да намерите и информация за осигурения (име, регистрационен номер, компания, която той представлява). Ако притежателят на полицата е представител на LLC, той ще трябва да посочи възможно най-пълната информация за своята компания.

Съгласно подписания документ Пенсионният фонд на Руската федерация и осигуреният (който е посочен в споразумението като абонат) имат право да обменят документи чрез специални телекомуникационни канали. Говорим за официалния уебсайт на FIU, интернет доставчиците и други системи.

За предоставяне на документи в електронен вид, предприемач или представител на юридическо лице трябва да притежава ЕЦП. Електронен цифров подпис може да замени настоящия, използван в документацията. Неговата регистрация може да се извърши веднага след регистрация на индивидуален предприемач или LLC. Създаването на EDS се заплаща, за получаването му предприемачите ще трябва да платят от 5 хиляди рубли.

Цялата информация, обменяна между организациите, е поверителна, никой няма право да я разкрива. При обмена се вземат предвид следните аспекти:

електронните документи могат да бъдат получени само от ресурса, който принадлежи на ЗФР или на предприемача;
файловете не са променени по време на прехвърлянето, коректността на материалите трябва да бъде потвърдена от ЕЦП, като при необходимост и двете страни могат да проверят отново документацията;
приемащата страна е длъжна да състави специална разписка при получаване на разписката и да я предаде на подателя на писмото.

В същото време всички работни процеси се регулират от действащото законодателство и наредби. Подписването на споразумението е безплатно, страните не трябва да плащат държавни такси.

Технически спецификации

Споразумението за електронно управление на документи със ЗФР предвижда, че абонатът ще трябва самостоятелно да закупи и инсталира софтуер. В бъдеще притежателят на полицата трябва да направи всичко, за да може софтуерът да работи правилно. Цялата информация в електронния цифров подпис трябва да бъде защитена с помощта на криптографски системи.

Абонатът е този, който ще трябва да плаща за всички средства за комуникация, чрез които се предават всички работни материали, свързани с приспадането на данъци. В този случай ЗФР не е необходимо да предоставя документи, потвърждаващи плащането, тази процедура е изцяло на плещите на абоната.

В този случай Пенсионният фонд може да помогне на абоната и да му предостави списък с организации, които се занимават със създаването и сертифицирането на цифрови подписи. Ключовете за криптиране също се създават от тези предприятия: застрахованите ще трябва само да плащат за услуги навреме и да предоставят електронен цифров подпис на ЗФР.

Как се извършва обменът?

Споразумението със ЗФР за електронно управление на документи предвижда възможността за прехвърляне на всички документи, като се използват механизмите, установени от закона. Правилността на прехвърлянето се контролира от Федерален закон № 27 от 1 април 1996 г., Федерален закон № 56 от 30 април 2008 г. и Федерален закон № 212 от 24 юли 2009 г., които можете да намерите на официалния уебсайт на Пенсионния фонд на Руската федерация.

Обменът на информация трябва да се извършва с помощта на телекомуникационни канали, регистрирани на територията на Руската федерация. Законодателството предвижда списък с доставчици и ресурси, които могат да бъдат използвани.

Ако сертификатът за ключ, използван за обмен, не е собственост на ръководителя на предприятието, той трябва да назначи представител на интересите на организацията. ЗФР трябва да бъде уведомен за присъствието на този представител чрез официално уведомление. Ще трябва да представите копие от заповедта, според която собственикът на сертификата има право да представлява интересите на организацията в Пенсионния фонд. Представител на индивидуален предприемач или LLC трябва да действа в съответствие с приложимото законодателство, в противен случай ще му бъде наложена санкция.

Отговорности и права на двете страни: ЗФР

Споразумението със ЗФР за електронно управление на документи не само предоставя възможност за обмен на материали чрез интернет, но също така налага определени ограничения и отговорности и на двете страни. И двете страни трябва да са наясно с това при подписване на споразумението.

Пенсионният фонд от своя страна е длъжен да осигури правилната работа на оборудването, в противен случай абонатът няма да може да го използва и да предостави документи за направените удръжки навреме. В случай на промени във всички електронни документи, които се обработват от фонда, неговите представители са длъжни да уведомят абоната за това в рамките на срока, предвиден от руското законодателство.

ЗФР има право самостоятелно да променя процедурата за функциониране на обмена на документи между организациите. Съответните промени в списъка с документи и формуляри трябва да бъдат посочени на официалния уебсайт на организацията няколко дни преди датата на официалното им въвеждане.

Задължения и права на двете страни: абонат

Споразумението за електронно управление на документи със ЗФР също предвижда определени отговорности за абоната. Абонатът е длъжен да осигури правилната работа на цялото оборудване, използвано за прехвърляне на документи от Пенсионния фонд на Руската федерация и в обратна посока.

Също така, потребителят ще трябва да сключи подходящо споразумение, според което за него ще бъдат направени ключове за криптиране и електронен цифров подпис. ЗФР ще предостави регистър на организациите, които могат да произвеждат тези продукти. Потребителят има право да използва предложения списък или документи за поръчка от друга институция.

Абонатът трябва също така да се стреми да гарантира поверителността на получените и изпратените данни с всички средства. Специално за това е необходимо да се спазват всички изисквания, наложени от правилата за експлоатация. Периодично е необходимо да проверявате компютърната среда, в която се извършва работата, за вируси и разрушителни програми. За да направите това, трябва да инсталирате специално антивирусно оборудване. Ако по време на сканирането бъде открит злонамерен код, приемането на данни ще бъде автоматично блокирано и потребителят ще трябва да получи съответното известие.

Ако ключът за криптиране е компрометиран и попадне в грешни ръце, неговият собственик е длъжен да спре да използва него и ЕЦП възможно най-скоро. След това е необходимо да уведомите UPFR, интернет доставчика, инструмента за защита на криптографска информация, както и разработчика на софтуерния продукт. Уведомлението трябва да е официално - тогава контролиращите организации ще трябва да разберат тази ситуация.

Също така, потребителят няма право да унищожава архивни документи, принадлежащи на отворени. Това важи и за списанията и касовите бележки. Прехвърлянето на информация трябва да се извърши след съответното криптиране на съобщението. Ако една от страните не може да изпълни наложените задължения, тя е длъжна своевременно да уведоми другата за това. След това споразумението се прекратява или прекратява напълно. Всички спорни въпроси се решават от регулаторните органи, в съответствие със съществуващото законодателство.

Отговорност и на двете страни

Ако знаете как да сключите споразумение със ЗФР за електронно управление на документи, трябва напълно да разберете, че и двете страни носят отговорност съгласно съществуващите закони. Службата на Пенсионния фонд на Руската федерация не носи отговорност, ако повредата на системата е причинена поради неправилни действия на абоната. Това е особено вярно, ако клиентът не е предупредил навреме абоната, че ключовете му са компрометирани. Ако тези ключове се озоват в ръцете на външни хора и те успеят да навредят на организацията, абонатът ще трябва да реши тази ситуация сам.

Всички абонати трябва внимателно да пазят софтуера на системата, който им позволява да обменят материали с Пенсионния фонд на Руската федерация. Архивната информация за публични ключове и електронни документи също трябва да бъде строго контролирана.

Ако една от страните има претенции относно електронен документ, ситуацията се усложнява. Ако другата страна е получила спорния документ и не може да го предостави на първата страна, тя се признава за виновна в този конфликт. Ако е необходимо, конфликтна ситуация може да бъде разрешена с помощта на регулаторни органи.

Страната, която взаимодейства с Пенсионния фонд на Руската федерация, трябва да действа в съответствие с инструкциите на FAPSI. Неговата задача е да спазва всички инструкции, посочени от координиращия орган, занимаващ се с криптографска защита. По правило тази функция попада в специален клон на PFR, който гарантира сигурността на взаимодействието на фонда с неговите потребители.

Допълнителни условия

Споразумението за обмен на електронни документи в системата предвижда възможност за подмяна на ключове, тяхното унищожаване. Това може да стане, ако са били компрометирани или са станали свободно достъпни. Механизмът за подмяна в този случай трябваше да бъде определен от доставчиците на услуги.

Споразумението с UPFM за обмен на електронни документи започва да действа от момента, когато и двете страни го подпишат. Срокът на валидност е неограничен, зависи от възможностите и желанието на страните да си сътрудничат. Ако и двете страни решат да прекратят сътрудничеството, след 3 години споразумението автоматично ще престане да функционира.

Ако една от страните наруши задълженията си към другата, другата има право да прекрати договора едностранно. Страната, която е нарушила принципите на работа в тази система, трябва да получи уведомление от втория участник в процеса в рамките на един календарен месец. Уведомлението трябва да е официално и подпечатано. Ако едната страна възнамерява да прекрати договора, тя трябва да уведоми другата страна 30 календарни дни предварително.

Документът трябва да бъде съставен в два екземпляра наведнъж, като и двата имат една и съща юридическа сила в съответствие със законодателството на Руската федерация. При подписване на споразумението и двете страни потвърждават, че са запознати с условията на електронния обмен на документи и се съгласяват да работят по тази схема.

В самия край на документа са посочени данни за абоната на системата и неговия представител, както и за местната администрация на Пенсионния фонд на Руската федерация. Ако договорът бъде загубен, и двете страни могат да използват второто копие за ранното му възстановяване.

_________ "__" _________ 20_

Държавна институция - Службата на Пенсионния фонд на Руската федерация според ______________________ (наричана по-долу Служба PFR), представлявана от ________________, действаща въз основа на Правилника, от една страна, и ____________ (пълното име на застрахованите и са посочени регистрационният номер в териториалните органи на PFR) представлявани от ____________, действащи въз основа на ____________, наричани по-долу „Системен абонат“, от друга страна, са сключили този Договор, както следва:

1. Предмет на Споразумението

1.1. Службата на PFR и Системният абонат обменят документи в електронен вид в рамките на PFR EDMS по телекомуникационни канали (наричани по-долу Системата).

1.2. Страните признават, че получените от тях електронни документи, заверени с електронния цифров подпис (ЕЦП) на упълномощени лица, са правно равностойни на документи на хартиен носител, заверени със съответните подписи и печати на страните.

1.3. Страните потвърждават, че използването на криптографски инструменти за защита на информацията (CIPF) в Системата, които внедряват криптиране и електронен цифров подпис, е достатъчно, за да гарантира поверителността на информационното взаимодействие между страните за защита срещу неоторизиран достъп (наричани по-долу - NSD) и сигурност на обработката на информация, както и да потвърди, че какво:

електронният документ идва от страната, която го е прехвърлила (доказателство за авторство на документа);

електронният документ не е претърпял промени по време на информационното взаимодействие на страните (потвърждаване на целостта и автентичността на документа) с положителен резултат от проверката на EDS;

фактът на доставка на електронен документ е формирането от получаващата страна на разписка за доставка на електронен документ.

1.4. За да работят в Системата, страните се ръководят от действащото законодателство на Руската федерация, разпоредбите на Пенсионния фонд на Руската федерация.

1.5. Това споразумение е безплатно.

2. Спецификации

2.1. Абонатът на системата за своя сметка придобива, инсталира и осигурява работоспособността на софтуера и средствата за криптографска защита на информацията и цифровите подписи, необходими за свързване със Системата.

2.2. Системният абонат заплаща средствата за комуникация и комуникационните канали, необходими за работа в Системата.

2.3. Производството и сертифицирането на ключове за криптиране и EDS за абоната на системата се извършва от един от доставчиците на услуги на CA, чийто списък се предоставя на системния абонат от териториалните органи на PFR.

3. Ред за обмен на електронни документи

3.1. Всяка страна има право да прехвърля електронни документи на другата страна и да получава от другата страна електронни документи в съответствие с Федералния закон от 04/01/1996 N 27-FZ „За индивидуалното (персонифицирано) счетоводство в държавната пенсионноосигурителна система“ , Федерален закон от 30.04.2008 г. № 56-FZ „За допълнителни осигурителни вноски за финансираната част от трудовите пенсии и държавна подкрепа за формиране на пенсионни спестявания“, Федерален закон от 24.07.2009 г. № 212-FZ „За осигурителни вноски в Пенсионния фонд на Руската федерация, Фонда за социално осигуряване на Руската федерация, Федералния фонд за задължително здравно осигуряване и териториалните фондове за задължително здравно осигуряване", както и други документи, осигуряващи функционирането на Системата.

3.2. Страните осъществяват обмен на информация в съответствие с Технологията за обмен на документи чрез телекомуникационни канали в системата за електронно управление на документи на Пенсионния фонд на Руската федерация и Правилата за сигурност за сигурен обмен на електронни документи в системата за електронно управление на документи PFR чрез телекомуникации Канали, публикувани на уебсайта на Държавната институция - клон PFR на адрес ____________ ...

3.3. В случаите, когато собственикът на сертификата за ключ на абоната на системата не е ръководител, в съответствие с Федералния закон от 10.01.2002 г. N 1-FZ "За електронния цифров подпис" със своя заповед, ръководителят назначава упълномощен представител, за което отделът PFR трябва да уведоми чрез представяне на копие от заповедта за предоставяне на собственика на сертификата за ключ с право да подписва представените документи, установени с Федерален закон № 27-FZ от 01.04.1996 г., Инструкцията за реда за поддържане индивидуално (персонализирано) отчитане на информация за осигурените лица за целите на държавното пенсионно осигуряване, одобрено с Постановление на правителството на Руската федерация от 15.03.1997 N 318, Федерален закон от 30.04.2008 N 56-FZ, Федерален закон от 24.07. .2009 N 212-FZ.

4. Права и задължения на страните

4.1. PFR Office поема следните права и задължения:

Осигурява функционирането на всичко необходимо за обмен на електронни документи с абоната на системата за оборудване от страна на отдел PFR;

Когато изискванията за изпращани електронни документи се променят, органът на PFR се задължава да уведоми абоната на системата за тези промени в рамките на срока, определен от законите на Руската федерация.

В съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация, PFR отделът има право едностранно да променя формулярите и списъка на прехвърлените документи.

4.2. Системният абонат поема следните права и задължения:

Осигурява функционирането на цялото оборудване, необходимо за обмен на електронни документи с PFR Office от страна на абоната на системата;

Да сключи споразумение за предоставяне на услуги за производство и сертифициране на ключове за криптиране и EDS за абоната на системата с един от доставчиците на услуги на CA, чийто списък се предоставя на системния абонат от териториалните органи на PFR.

В същото време, за да гарантира сигурността на обработката и поверителността на информацията, Абонатът на системата трябва:

Спазвайте изискванията на оперативната документация за средствата за криптографска защита на информацията;

Предотвратяване на появата в компютърната среда, в която функционира Системата, на компютърни вируси и програми, насочени към нейното унищожаване. При откриване на злонамерен код в електронен документ, получен от абоната на системата, приемането се блокира с издаване на уведомление до абоната на системата;

Спрете да използвате компрометирания ключ за криптиране и електронен цифров подпис и незабавно информирайте отдела PFR и доставчика на услуги на CA, CIPF, софтуерен продукт за предоставяне на информация за осигурени лица на PFR органа по телекомуникационни канали, с които е сключен договор за услуга , относно факта на ключов компромис;

Не унищожавайте и (или) не променяйте архиви на публични ключове на електронен цифров подпис, електронни документи (включително електронни разписки и списания);

Предайте електронни документи с поверителна информация само в криптирана форма.

4.3. Ако е невъзможно да се изпълнят задълженията по настоящото споразумение, страните незабавно се уведомяват взаимно за спирането на задълженията.

4.4. В случай на спорове, свързани с приемането или неприемането и (или) с изпълнението или неизпълнението на електронен документ, страните са длъжни да спазват процедурата за договаряне на разногласия в съответствие с Процедурата за обмен на електронни документи в PFR EDMS по телекомуникационни канали.

5. Отговорности на страните

5.1. Страните носят отговорност за използването на информацията в съответствие със законодателството на Руската федерация.

5.2. Пенсионният фонд на Русия не носи отговорност за щети, произтичащи от неспазване на системата от изисквания от страна на абоната при предоставяне на информация за осигурени лица на Пенсионния фонд на Руската федерация чрез телекомуникационни канали по отношение на ненавременното уведомяване на ключовете за EDS на абоната. компрометиран.

5.3. Системният абонат е отговорен за безопасността на системния софтуер, архивите на сертификати за публични ключове на електронен цифров подпис и електронни документи, намиращи се на техните компютри.

5.4. Ако една от страните предяви претенции към другата страна за електронен документ, ако има потвърждение от другата страна за факта на получаване на такъв документ, а другата страна не може да представи спорния електронен документ, страната, която не е представила оспореният документ се счита за виновен.

5.5. Страната, която взаимодейства със ЗФР в съответствие с Инструкцията за организация и сигурност на информацията с ограничен достъп, одобрена със Заповед на FAPSI от 13.06.2001 N 152, изпълнява в рамките на това споразумение инструкциите на координиращия орган на криптографска защита - PFR клон за осигуряване на сигурността на информационното взаимодействие с помощта на инструменти за криптографска защита на информацията.

6. Процедура за смяна на ключове за криптиране и електронен цифров подпис

Процедурата за издаване, замяна, унищожаване на ключове, включително в случаите на компрометирането им, размяна на публични ключове, се определя от доставчика на услуги на КО, CIPF.

7. Срок на действие на Договора

7.1. Този договор влиза в сила от момента на подписването му от страните и се сключва за неопределен срок.

7.2. При прекратяване на обмена на електронни документи между страните в рамките на 36 месеца, Договорът се прекратява автоматично.

7.3. Ако една от страните наруши задълженията, предвидени в това Споразумение, другата страна има право да прекрати едностранно настоящото Споразумение, като уведоми другата страна писмено в рамките на 30 (тридесет) календарни дни.

7.4. Ако една от страните възнамерява да прекрати едностранно Договора, е необходимо да уведоми другата страна най-малко 30 календарни дни предварително.

8. Допълнителни условия

8.1. Това споразумение е съставено в два екземпляра, всеки от които има еднаква юридическа сила.

8.2. Прочетох и съм съгласен с изискванията на Реда за предоставяне на информация за осигурени лица на териториалните управления на клон ПФР по телекомуникационни канали, публикувани на сайта.

9. Юридически адреси и данни на страните

Абонат на системата за управление на PFR

Източник – „Кадрови въпрос“, 2012, No4

Подобни документи

Продължавам поредица от публикации с отговори на въпроси в рамките на акцията.

Аз съм предприемач, реших да подавам отчети по интернет, изправен пред факта, че системата ме пита за „датата и номера на договора с пенсионния фонд“. Какво представлява този договор и как да го сключим? Защо мога да подавам отчети до данъчната и FSS без никакви договори?

Ще започна може би с отговора на втория въпрос, който е по-скоро от общофилософско естество и се отнася до риторичен. Да, системата е такава, че не са необходими допълнителни действия за подаване на отчети до Федералната данъчна служба и FSS, достатъчно е да се свържете с всяка система за електронно управление на документи. Защо всичко не е наред с пенсионния фонд, не мога да отговоря, но мога да ви информирам, че са утвърдени правилата за взаимодействие на пенсионния фонд с притежателите на полици (т.е. работодатели, платци на вноски за задължително пенсионно осигуряване на техните служители) ( сега документът е в сила изменен със заповед от 10.06.2009 г. № 116р от 19.03.2010 г. № 75 п), като в него директно е посочено, че електронният документооборот между фонд „Пенсии“ и осигурените се осъществява на осн. на съответните споразумения,със същата заповед се утвърждава типовата форма на договора.

Как да сключим споразумение?

Най-лесният начин е да изтеглите стандартен формуляр от уебсайта на PFR, да го попълните, отпечатате, заверите с подписа на упълномощено лице, подпечатате и донесете две копия в клона на Пенсионния фонд по мястото на регистрация на предприемача ( добре, или местоположението на организацията).

Инспекторът, отговорен за организирането на електронното управление на документи, взема от вас и двата екземпляра на споразумението, регистрира го в някакъв специален дневник и ви дава датата и номера на споразумението, които можете да използвате при подаване на отчети. Самото споразумение, подписано от фонд "Пенсии", е издадено малко по-късно, но това вече не е важно, не помня нито един случай на практика на притежателя на полицата да се нуждае от неговото копие от Договора. Основното за вас е да получите датата и номера на споразумението и ще ги получите веднага.

ДОБАВЕНО:след публикацията бяха получени два полезни коментара от мои приятели, които сметнах за необходими, за да отразя със сигурност в тази статия.

Първо, коментар от технически специалист Александър Колибелников, който дава отговор на въпроса „Защо такава процедура е предвидена само за ЗФР“.

... защото отчетите се подават до данъчните и FSS с помощта на сертифицирани електронни подписи, но не и до ЗФР. Това са особеностите на техническото решение, те засягат правното значение на работния процес.

Честно казано, като непосветен потребител на тези технически подробности, разликите не са ми много ясни и директно посочих на същото място в коментарите, че не забелязвам разликата, не получих никакви допълнителни ключове за подаване докладва на ЗФР, лично аз имам един достъп до системата "Контур" и нямам допълнителни ключове. Но ако техническите разпоредби за различните отдели са различни, дори ако просто трябва да вземем предвид това и да го приложим. Отделно обръщам внимание на факта, че ако някой иска да разбере в детайли точно техническите процедури, се обръщам към Александър (като щракнете върху линка по-горе, ще намерите както текста на коментара му, така и неговия профил), той обеща да разкаже още нещо по тази тема, така че как се справя професионално с тези въпроси.

И второто важно допълнение от Марина Мишукова, това се отнася до практиката за съставяне на споразумение:

За съжаление в Москва и Московска област трябва да вземете споразумението във вашия UPFR (можете да го запишете на USB флаш устройство). В стандартно споразумение служителите на фонда ще трябва лично да въвеждат данните за своя UPFR, а в „своя“ вариант тези данни вече са отпечатани.

Като се има предвид този коментар, изглежда, че изобщо няма смисъл сами да отпечатваме текста на споразумението, но трябва да отидете директно в Пенсионния фонд и там - за да ускорите процедурата - попълнете споразумението чрез предайте данните си или вземете електронната версия от тях, попълнете я и след това я разпечатайте.

Благодаря на моите скъпи приятели коментатори. Наистина оценявам всяко участие в моята работа.

За да можете да изпращате електронни отчети до Пенсионния фонд на Русия по телекомуникационни канали (TCS), е необходимо да се сключи споразумение с Пенсионния фонд на Русия за електронно управление на документи (2019 г.). За да направите това, трябва да попълните и изпратите до Фондацията заявление за свързване с електронно управление на документи. ЗФР дава възможност за докладване на работодателите чрез акредитиран център за сертифициране или чрез упълномощени представители. Но и в двата случая е необходимо да се започне с изявление; как да го попълните правилно, сега ще ви кажем.

Електронно управление на документи (EDM) на ЗФР и процедурата за свързване с него

Задължението за отчитане в електронен вид възниква за тези осигурени дружества, в които средният брой на служителите надвишава 25 души, - това е посочено в чл. 15 от Федералния закон "За осигурителните вноски" от 24 юли 2009 г. № 212-FZ. Такива работодатели трябва да заверят своите отчети пред ЗФР с подсилен квалифициран електронен цифров подпис и да ги изпращат чрез TCS. За да направят това, те, разбира се, се нуждаят от такъв подпис, както и формуляр за споразумение за електронно управление на документи с PFR-2019. Всички останали работодатели: предприемачи, частни нотариуси и адвокати, които имат служители, и юридически лица могат да извършват EDF със ЗФР по желание. Вярно е, че самият фонд има редица аргументи защо е удобен и надежден. Ето само няколко от тях:

счетоводителят не трябва да губи време за пътуване до клона на PFR;
изключва се възможността за грешка при прехвърляне на данни от хартиен отчет към базата данни на Фондацията;
Можете да подадете отчет по всяко удобно време (вечер и през почивните дни);
в бъдеще EDI ще стане задължителен за всички, независимо от броя на служителите.

Разбира се, за да започнете да подавате отчети по този начин, ще трябва да направите разходи: както временни, така и финансови. Получаването на квалифициран електронен подпис струва пари, както и договорът за прехвърляне на данни и инсталирането на необходимия софтуер. Въпреки че обикновено центровете за сертифициране срещу обща такса могат да предоставят на своите клиенти както EPC, така и софтуер с техническа поддръжка. Абсолютно безплатно работодателят може да изтегли само споразумението със ЗФР за електронно управление на документи и приложението за връзка.

Избор на EDM оператор

За удобство на притежателите на полици, PFR на официалния си уебсайт предоставя данни от акредитирани организации, които предоставят EDI услуги на притежателите на полици с PFR. Желателно е да изберете оператор за работа от този списък. Постоянно се актуализира и попълва. Таблицата показва:

име на компания;
технологията, по която работи;
информация за контакт (адрес, телефон и имейл).

Ако организацията-работодател планира да работи с упълномощен представител, тя трябва да се увери, че той работи върху софтуера, съгласуван със ЗФР.

Как правилно да попълните заявление за EDF

Трябва да започнете да пишете заявление за електронно управление на документи в ЗФР само след като притежателят на полицата избере оторизиран представител или сертифициращ център, който ще предоставя услуги за предаване на данни чрез TCS. Това се дължи на факта, че документът трябва да съдържа данните на такава компания. Освен това ще трябва да посочите подробно следната информация:

име, TIN и OGRN на организацията;
неговия юридически и действителен адрес;
регистрационен номер в системата PFR;
Банкова информация;
средният брой служители;
данни за телекомуникационния оператор;
друга необходима информация.

Понякога служителите на сертифициращия център или упълномощен представител попълват самостоятелно формуляра на този документ веднага след сключването на споразумение за предоставяне на услуги за електронно отчитане. Няма нищо трудно в съставянето му. Той съдържа два отделни блока: един - за юридически лица, вторият - за индивидуални предприемачи. Притежателят на полица трябва да попълни само един блок в съответствие със своя статус. Изглежда така:

След това просто трябва да потвърдите съгласието си за обработка на лични данни и коректността на въведената информация с подписа на мениджъра.

След като получат заявлението, специалистите на FIU ще трябва да попълнят предназначения за тях блок, както и да формират и предоставят на организацията споразумение за обмен на електронни документи в системата за електронно управление на документи за TCS.

За да започне пълен обмен на документи със ЗФР, притежателят на полицата трябва да прехвърли номера и датата на споразумението на своя упълномощен представител. Можете също да ги добавите сами към секцията на софтуера за подаване на отчети, предоставени от сертифициращия център. За инструкции как да направите това, свържете се с вашия оператор.

За да подадете отчети до ЗФР, изобщо не е необходимо да посещавате отдела. Документите могат да бъдат генерирани в електронен вид, подписани с подсилен квалифициран електронен подпис и изпратени чрез TCS до ЗФР. Повярвайте ми, това е бързо, удобно и надеждно. А рискът от грешки е сведен до минимум.
Днес задължителната процедура за подаване на отчети в електронен вид важи за работодатели със среден брой служители над 25 души. Пенсионният фонд обаче има интерес да премине към електронен обмен на информация с всички организации и индивидуални предприемачи, независимо от техния брой.

EDM операторът Taxcom може да свърже електронното управление на документи със ЗФР в деня, който сте посочили в заявлението, при условие че:

по сметката ви има достатъчно средства за плащане на всички поръчани периодични услуги;
вашият тарифен план ви позволява да свържете посоката на обмен с FIU.

Сертификатът се регистрира в ЗФР в рамките на 3 работни дни от момента на активиране на услугата. И тогава софтуерът е конфигуриран. Ако използвате системата