Ecm програма за автоматизиране на работния процес шеф-референт. 2 опит с използване на шеф-референт в недвижими имоти. намаляване на броя на хартиените документи в работния процес на компанията чрез сканиране на всички входящи и изходящи документи
Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу
Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.
публикувано на http://www.allbest.ru/
ПРОФЕСИОНАЛНА ОБРАЗОВАТЕЛНА ОРГАНИЗАЦИЯ СДРУЖЕНИЕ
"РЕГИОНАЛЕН ФИНАНСОВ И ИКОНОМИЧЕСКИ ТЕХНИК"
КУРСОВА РАБОТА
по дисциплина: "Системи за електронно управление на документи"
на тема: "Система за електронно управление на документи Boss-Referent»
Завършен от студент 1-ва година
Специалност: 230701 Приложна информатика (по отрасли)
Мисина Анастасия Николаевна
- Въведение
- 1. Характеристики на EDMS Boss-Referent
- 1.1 Електронен документооборот: същност и уместност
- 1.2 Описание на шеф-референт на EDMS
- 1.3 Предимства и недостатъци на EDMS BOSS-Референт
- 2. Анализ на опита от внедряване на EDMS BOSS-Референт
- 2.1 Практиката за прилагане на BOSS-Referent във Федералната данъчна служба Руска федерация
- 2.2 Опит от използване на BOSS-Referent в Роснедвижимост
- Заключение
- Библиография
Въведение
Въвеждането на система за електронно управление на документи е актуално за всяка държавна институция, особено в светлината на държавната програма за създаване на „електронно управление“.
Внедряването на системата ще повиши нивото на контрол върху изпълнението на техните задължения от служителите, ще се повиши дисциплината на изпълнение и с това организацията ще придобие:
- прозрачност на движението на документи;
- единно информационно пространство, обвързващо информационно поделенията на отдела и контрагентите;
- гарантирана наличност на информация и незабавен достъп до нея;
- ускорен обмен на документи и срокове поради липса на необходимост от физическо възпроизвеждане и движение на документи;
- контролирани и контролирани информационни потоци и в резултат на това повишаване на управляемостта на организацията като цяло.
Основната идея на методологията за избор на ефективен модел за внедряване на EDMS е да се анализират характеристиките на изискванията, да се проучат възможностите на членовете на екипа за разработка и потребителския екип, а също така зависи от вида на проекта и възможни рискове.
Методологията за избор на софтуер за електронна система за управление на документи се основава на съпоставяне на изискванията за бъдещата система с функционалността на един или друг софтуер, сравнителен анализ, както и отговаряне на изискванията на самата EDMS за хардуера и техническа инфраструктура.
Целта на тази работа е да се проучи системата за електронно управление на документи Boss-Referent.
За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица задачи:
- опишете шефа-референт на SED;
- разгледа потребителите на системата за електронно управление на документи BOSS-Referent;
- да се идентифицират предимствата и недостатъците на BOSS-референтния EDMS;
- да анализира практиката на внедряване на BOSS-Referent във Федералната данъчна служба на Руската федерация;
- да оцени опита от използването на BOSS-Referent в Роснедвижимост.
Обект на изследването е електронната система за управление на документи Boss-Referent.
Предмет на изследването е автоматизирането на документационното поддържане.
1. Характеристики на EDMS Boss-Referent
1.1 Електронен документооборот: същност и уместност
референт за електронно управление на документи
Световната практика, подкрепена от редица проучвания, показва, че при вземане на решение за внедряване на EDMS, организациите обикновено се влияят от три фактора: желанието да подобрят своята ефективност, да оптимизират бизнес процесите и да гарантират съответствие със законовите изисквания. Руският пазар не е изключение в това отношение. Между другото, уместността на прехода към електронно управление на документи на руските компании до голяма степен се подхранва от влезлия в сила закон „За личните данни“ (№ 152-FZ), който налага сериозни изисквания за съхранение, събиране , предаване и обработка на клиентски данни. Увеличаването на обема на съхраняваната информация и необходимостта от осигуряване на нейната надеждна защита правят избора на компаниите в полза на информационните системи още по-очевиден.
В същото време нека не забравяме за спецификата, традиционно присъща на руската офис работа. Чернови документи, дневници за прегледи, дневници за прехвърляне, инструкции за документи и проекти, задачи по инструкции, контрол на изпълнението, променливи процеси на одобрение на документи - всички тези характеристики на руския документооборот трябва да бъдат взети предвид в EDMS. В същото време е необходимо системата едновременно да отговаря на изискванията на мениджърите, допринасяйки за повишаване на управленската ефективност, както и на нуждите на служителите, създавайки необходимите условияза подобряване на производителността и обслужването на клиентите.
Съвременният лидер от EDMS очаква, разбира се, основното, а именно повишаване на ефективността на предприятието. Днес не всички компании могат да се похвалят с ефективността и прозрачността на своите бизнес процеси. Ситуацията, когато не е ясно кой отговаря за изпълнението на определени функции, служителите извършват множество рутинни операции, създават се огромно количество хартиени документи и се губи информация, не е рядкост.
EDMS позволява не само да се рационализира работата в офиса, да се спести време и консумативи, но също така допринася за по-ясна организация на бизнес процесите на компанията, често значително повишавайки нейната ефективност.
Служител от EDMS очаква на първо място намаляване на рутинния компонент и удобство при работа с документи, възможност да не губите време в търсене на необходимата информация. Важен фактор е лекотата на използване на EDMS, „удобството“ на неговия интерфейс. Системата трябва да е ясна и разбираема за обикновен служител, който ще трябва да работи с нея ежедневно.
Нека разгледаме предимствата на EDMS. И така, основните предимства на електронното управление на документи включват:
1. Повишаване на прозрачността и управляемостта на бизнеса чрез подобряване на достъпа до информация и по-ясен контрол върху процесите. За да се повиши прозрачността на бизнес процесите за управление и да се намали вероятността от измами, във всяка система за електронно управление на документи има модул, който ясно показва процесите на одобрение и промени във всички документи в системата.
2. Надеждно съхранение и предотвратяване на загуба на документи, включително в резултат на непреодолима сила, което означава намаляване на правните и икономически рискове.
3. Намаляване на разходите. Въвеждането на електронно управление на документи ви позволява да намалите разходите за съхранение на документи, както и на консумативи, които се използват в хартиения работен процес.
4. Контрол върху изпълнението на нарежданията чрез гъвкаво отчитане, което позволява на ръководството да анализира броя на обработените, съгласувани и изтекли документи, да предприема мерки за коригиране на ситуацията.
5. Подобряване на производителността на служителите. Чрез намаляване на броя на рутинните операции, спестяване на време и подобряване на удобството на работа, производителността на служителите също се увеличава. Освен това правилната организация на електронното управление на документи ви позволява да премахнете грешките, свързани с така наречения човешки фактор.
6. Бързо търсене. Възможността за бързо и лесно намиране на необходимите документи е едно от основните предимства на EDMS.
7. Колективна работа с документи. Автоматизацията на документооборота позволява на няколко потребители да работят с един и същ файл едновременно, както и да търсят в една база данни с документи.
8. Разграничаване на достъпа до документи. Всеки потребител на системата вижда само онези документи, до които има разрешен достъп.
9. Ускоряване на процеса на договаряне и одобряване на документи.
Имайте предвид, че при избора на EDMS е важно да се обърне внимание на гъвкавостта на системата, възможността да я персонализирате за конкретни бизнес задачи, както и наличието на потенциал за по-нататъшно развитие. Последното може да включва: настройка на бизнес процеси за одобряване на финансови документи, интеграция с 1С и други счетоводни системи, баркодиране, създаване на архив с първична документация, интеграция със системата цифрови подписи, инлайн сканиране и разпознаване на документи с автоматично създаване на карти и др.
Актуалността на електронното управление на документи се определя от обективните изисквания на времето, като нарастването на информационния поток и динамизма на информационната среда, и все повече се потвърждава от изявленията на ръководството на страната. Както президентът на Руската федерация Д.А. Медведев на заседание на президиума на Държавния съвет в Петрозаводск: „Електронният документооборот трябва да стане реалност през 2010 г.“. Разбира се, досега не може да се каже, че „заповедта“ на президента е изпълнена напълно, но много руски компании вече в собствената си практика са се убедили в ефективността на EDMS като инструмент за намаляване на рисковете и получаване на конкурентни предимствана пазара.
Разбира се, пред всички очевидни ползи EDMS все още не е възможно напълно да премине към електронно управление на документи, както от гледна точка на законодателството на Руската федерация, според което основната форма на документа все още се счита за хартиена, така и поради обективните реалности на живота . Въпреки това, възможността да получите ефективен инструментуправление, необходимо за развитието на бизнеса в съвременни условия, днес е на разположение на руските компании.
1. 2 Описание на шеф-референт на EDMS
Използването на BOSS-Referent EDMS в процеса на управление води до оптимизиране на потока от корпоративни документи, ускоряване на вземането на решения от ръководството на организацията и подобряване на качеството на управление, повишаване на изпълнителската дисциплина и ефективност на персонала. Системата за електронно управление на документи Boss-Referent се изплаща за период от 6 месеца до 2 години.
Програмата BOSS-Referent помага за организирането на работния процес според стандартите на системата за управление на качеството и е надежден помощник при решаването на управленски проблеми.
Използване на системата:
- ви позволява да изоставите хартиения работен процес в максимална степен;
- помага за оптимизиране на работата с договори, приложения;
- организира ефективно управление на проекти;
- подобрява контрола върху изпълнението на задачите и указанията на ръководството.
При внедряване на системата за електронно управление на документи BOSS-Referent в държавни и държавни структури се създава база за установяване на обмен на информация с външни потребители от типа „електронно правителство” и организиране на работата на порталите за обществени услуги. Софтуерният продукт BOSS-Referent осигурява прозрачност на дейността и подобряване на качеството на услугите, предоставяни от държавата. Системата дава възможност да се намалят бюджетните разходи за издръжка на държавните органи, да се повиши производителността и ефективността на управлението и да се контролира изпълнителската дисциплина. В частните организации създаването на система повишава ефективността на управленските решения, производителността на персонала чрез намаляване на времето за обработка на документ и намиране на необходимата информация.
SED BOSS-Referent има редица неоспорими предимства, а именно:
- създаване на единно информационно поле в организации с широка браншова структура;
- бързо изпълнение с адаптиране към изискванията на организацията с привличане на специалисти на клиента при решаването на тези въпроси;
- удобният и достъпен интерфейс позволява на персонала на организацията да овладее работата в системата за кратко време без стрес;
- ефективната работа на потребителите се осъществява чрез клиента Lotus и уеб;
- надеждна работа на системата, поддръжка и администриране във всички клонове от един център 24/7;
- намаляване на трафика при работа в разпределена среда;
- широки възможности за растеж на системата по отношение на броя потребители, видове документи, сайтове;
- високо ниво на информационна сигурност;
- богат и успешен опит в реализацията, професионализъм на разработчиците;
- атрактивна и достъпна цена при високо качество на системата.
Създаването на електронна система за управление на документи във фирмата включва закупуване на необходимия брой лицензи, работа по формулирането и внедряването на системата, обучение на персонала, организиране на поддръжка и поддръжка на системата. Партньорите BOSS-Референт продават лицензи на крайни потребители. Необходимо е закупуване на лицензи за програмата BOSS-Referent и лицензи за платформата IBM Lotus Notes / Domino според броя на потребителите в системата.
В резултат на внедряването на системата за електронно управление на документи организацията е в състояние да подреди нещата в документооборота, да намали времето за обработка на документи и да подобри контрола върху изпълнението на документи. Ефективността на вземането на решения от ръководството на компанията се повишава поради бързото търсене на необходимата информация. В конкурентна борба важен аспекте безопасността на информацията, която BOSS-референтният EDMS предоставя в пълен размер. Създаването на единно информационно пространство подобрява взаимодействието между властите, прави дейността на държавните структури по-прозрачна.
Системата за електронно управление на документи, изградена на базата на системата за управление на документацията BOSS-Referent, може условно да бъде представена като набор от няколко слоя.
Системата BOSS-Referent се състои от следните модули:
Сървърен хардуер, клиентски работни станции, локални мрежи, модеми, принтери, скенери, непрекъсваеми захранвания и други технически средства.
Фигура 1 - Слоеве на системата за управленска документация BOSS-Referent
Операционна система: мрежова операционна система Windows, Linux, други и транспортни протоколи, които комбинират целия хардуер в един комплекс.
Lotus Notes / Domino е приложна софтуерна платформа, която е добавка към мрежова операционна система и включва инструменти за съхранение на документи, репликиране (синхронизиране) на данни, пълнотекстово търсене, електронна поща и други важни механизми.
BOSS-Referent - приложени взаимосвързани софтуерни модули, работещи в средата на Lotus Notes/Domino и поддържащи бизнес процеси на управление и отчасти функционален документооборот.
Организационна и регулаторна поддръжка: наредби, правила за работа, инструкции за потребители и системни администратори и др.
BOSS-Referent включва набор от взаимосвързани подсистеми, предназначени за създаване на система за електронно управление на документи и автоматизация на офиса.
Фигура 2 - Структурата на електронния документооборот "BOSS-Референт"
Системата за електронно управление на документи BOSS-Referent е отличен пример за това как висококвалифицирани специалисти подхождат към изпълнението на задачите си. Той е разработен от BOSS-Referent за автоматизиране на управлението на документопотока и офис работата. Създаден през 1996 г., днес SED BOSS-Referent е един от лидерите в руски пазаррешения от класа ECM (Enterprise Content Management). От всички EDMS работни места, инсталирани през 2008 г., 25%, тоест всеки 4-ти, е внедрен в системата BOSS-Referent (според пазарното проучване на EDMS, публикувано от DSS Consulting).
На платформата BOSS-Referent най-големият EDMS в Русия е изграден във Федералната данъчна служба на Руската федерация (FTS) - повече от 85 000 потребители, а в MTS - системата обединява повече от 25 000 служители.
Горните факти доста напълно обясняват защо при търсене в Интернет за комбинацията от думите "шеф референт" почти веднага след описване на професията на помощник или секретар-асистент и историята на произхода на думата "шеф" заедно със статии за това как да взаимодействате с тези шефове професионална дейност, можете да намерите връзки към този продукт.
Главният екран предоставя на потребителя преглед на текущото състояние на нещата. Служителят лесно ще оцени броя и същността на следващите задачи, обема на пощата и документите, получени за обработка, и при желание ще премине към конкретен документ, писмо или поръчка. Новите задачи няма да оставят работника сам, докато не бъдат завършени.
Фигура 3 - Основният екран на програмата
Една от целите на програмата е да поддържа работното място чисто и подредено. Обикновено потребителят работи с няколко десетки документа. За да се ограничи броят на показваните документи, се използват превключватели, които не променят радикално контекста, а по-скоро прецизират текущия изглед на списъка с документи.
Фигура 4 - Екран на поръчките
Потребители на системата за електронно управление на документи BOSS-Referent са федерални и регионални власти, държавни унитарни предприятия, търговски дружества, включително както холдинги с голяма браншова структура, така и малки организации.
Автоматизирането на управлението на документи с помощта на BOSS-Referent води до повишаване на производителността на служителите, по-лесен достъп до информация за вземане на управленски решения, подобряване на изпълнителската дисциплина и съответно цялостно подобряване на качеството на управление.
Задачи за управление, решавани от BOSS-референтен EDMS:
- организират ефективна работа с договори;
- да направим вътрешния корпоративен документооборот възможно най-безхартиен;
- за автоматизиране на документооборота на федералните или регионалните власти;
- осигуряване на качествен контрол при изпълнение на поръчките от ръководителите;
- за подобряване на ефективността на работа с приложения;
- да се установи управление на документи в рамките на системата за управление на качеството.
Не е изненадващо, че заявките „началник референт“ често се въвеждат в търсачките от представители както на търговски организации, така и на държавни структури.
Внедряването на BOSS-Referent EDMS дава следните резултати:
- подобряване на качеството на предоставянето на обществени услуги;
- подобряване на дисциплината на изпълнение, повишаване на управляемостта;
- повишаване на прозрачността и откритостта на дейностите;
- намаляване на разходите за осигуряване на работата на държавните органи;
- създаване на база за интегрирана информационна система като "електронно управление" (междуведомствен документооборот, EAR, архиви, портали на обществените услуги).
Срокът на изплащане на системата е от шест месеца до 2 години.
1.3 Предимства и недостатъци на EDMS BOSS-Referent
Ползи за търговските компании:
- повишаване на управляемостта;
- бърза реакция на промените;
- повишаване на конкурентоспособността на компанията на пазара.
Предимствата на BOSS-Referent EDMS се определят от широките възможности на платформата IBM Lotus, високотехнологичната архитектура и богатия опит за внедряване. Могат да се разграничат следните предимства на решението в сравнение с конкурентите:
предимства:
- бързо внедряване и бърза автоматизация на обработката на документи;
- лесно овладяване от потребителите на основите на работата със системата поради факта, че интерфейсът е удобен и интуитивен;
- възможността за пълноценна работа на потребителите със системата както чрез клиента Lotus, така и чрез мрежата;
- широки възможности за адаптиране на системата към нуждите на организацията, включително с усилията на специалистите на клиента;
- способност за изграждане на наистина единно информационно пространство в организации с географски разпределена структура;
- намаляване на трафика при работа в разпределена среда поради прилагане на принципа "документът се доставя само там, където е необходим за работа";
- осигуряване на надеждност и отказоустойчивост на системата 24 часа 7 дни в седмицата;
- лекота на поддръжка на системата и възможност за администриране на EDMS във всички клонове от една точка;
- осигуряване на висока степен на сигурност на данните;
- едно от най-добрите предложения на пазара по отношение на съотношение цена/качество;
- ефективността и предимствата на системата се потвърждават от опита на много успешни внедрявания.
Сред недостатъците може да се отбележи липсата на офлайн работа и леко остарял интерфейс. Има предубедено отношение към платформата от страна на потребителите. Изключително неудобно управление на правата за достъп до документи в условия на нормално текучество на персонал, липса на групови права за достъп. Проблеми с пускането на нови версии на софтуера, лоша гаранционна поддръжка.
2. Анализ на опита от внедряване на EDMS BOSS-Referent
2.1 Практиката за прилагане на BOSS-Referent във Федералната данъчна служба на Руската федерация
Групата компании IT Co. и нейните партньори реализираха значителен брой проекти за създаване на системи за електронно управление на документи на платформата BOSS-Referent в предприятията различни индустрии, мащаби и форми на собственост.
Федералната данъчна служба на Руската федерация е най-големият отдел в структурата на държавните органи на нашата страна. Годишно FTS получава и обработва повече от 200 хиляди документа от граждани, юридически лицаи държавни агенции. В тази връзка един от основни задачи FTS е да създаде система за управление на документи.
Софтуерният пакет BOSS-Referent, разработен от IT Co. на платформата Lotus Domino / Notes, беше избран като основа за ведомствената система за електронно управление на документи на FTS. Съвместният проект на IT Co. и Главния изследователски изчислителен център на Федералната данъчна служба на Русия (GNIVTs) за създаване на EDMS се осъществява на три етапа.
В момента броят на потребителите на системата надхвърля 88 хиляди, а след приключването на проекта в системата ще работят повече от 120 хиляди души. Вече днес системата за електронно управление на документи на Федералната данъчна служба на Русия е най-голямата в нашата страна.
Към средата на 2008 г. ведомствената система за електронно управление на документи на Федералната данъчна служба на Русия включва повече от 800 организации. Включително: централния офис на Федералната данъчна служба, повече от 80 териториални администрации на Федералната данъчна служба, 7 инспектората на Федералната данъчна служба за Федерални окръзи RF, 9 междурегионални инспекторати за големи данъкоплатци, повече от 750 областни и градски инспекции на Федералната данъчна служба.
Количествените показатели на документооборота през 2007 г. са впечатляващи. Броят на входящите и изходящите писма, доставени и регистрирани чрез EDMS в централния офис е: съответно 185 000 входящи и 235 000 изходящи документи. Например, за териториалната администрация на Федералната данъчна служба в Република Татарстан тези показатели са равни: 113 000 и 132 000 документа.
Фигура 5 - Електронна система за управление на документи на Федералната данъчна служба
Системата за електронно управление на документи FTS е предназначена да автоматизира основните процеси за управление на документи в централната администрация, дирекции (UFNS) и междурегионални инспекторати (IRI) на Федералната данъчна служба на Русия, IFTS (Инспекторат на Федералната данъчна служба) на Русия и осигуряват тяхното ефективно взаимодействие помежду си в процеса.
EDMS на Федералната данъчна служба на Русия се състои от три нива, между които се осъществява информационно взаимодействие:
1-во ниво: EDMS CA FTS
2-ро ниво: SED UFNS (MRI) („SED-Region“)
3-то ниво: SED IFTS.
Семейството продукти Lotus Notes / Domino се използва като основни компоненти на FTS EDMS.
Системата Notes / Domino поддържа многостепенна йерархична система за сертификати за потребители и сървъри. В рамките на проекта се използва единна система от сертификати за цялата организация, като се отчита тристепенната организационна структура и териториалното разпределение на подразделенията. В съответствие с тази схема инфраструктурата на Lotus Notes/Domino се основава на един-единствен коренен сертификатор - FTS. По аналогия със сертификата на централния офис на CA / FTS, за всеки UFTS беше създаден сертификатор от ниво 1 от типа UFNS / FTS - например R05 / FTS.
Всеки UFNS (MRI) има свой собствен домейн на Notes. Всички UFNS сървъри са инсталирани като първите сървъри в техните домейни. Сървърите в инспекциите на региона са зададени като втори сървъри в същите домейни.
Всички UFNS (MRI) сървъри имат своя собствена адресна книга на Lotus Notes (Domino Directory).
Единният каталог на Федералната данъчна служба се предоставя от:
Репликация на всички адресни книги към централния сървър на концентратора (push);
Използване на базата данни Directory Catalog и стандартната задача на Lotus Notes Dircat;
Репликация на базата данни на каталога на директории в региони (издърпване).
Това прави възможно извършването на произволен обмен на поща и взаимодействие между различни UFNS, MRI, IFNS.
Основната характеристика на Федералната данъчна служба е тристепенна система от офиси. Не само началникът на отдела има свой кабинет, но и неговите заместници, както и началници на отдели. В тази връзка на нивата на целевата аудитория и отдели функционира многоофисна структура, което позволява да се гарантира, че работата с документи от различни групи само на онези потребители, които са надарени със съответните права за достъп. Служителите на районните инспекторати работят с бази данни „Office – IFTS”, създадени специално за всяка инспекция. EDMS автоматично генерира седмични регистри на документи, доставени и регистрирани в отделите на данъчната служба, които се прехвърлят в Централна Азия. Подобни регистри идват от районните инспекторати към съответното управление.
EDMS на Федералната данъчна служба реализира възможността за архивиране на документи на DB "Office". Архивите на регионалните служби, инспекциите и СО са автономни.
Разработена е система специално за данъчни служители дистанционно обучение, който отчита всички характеристики на FTS EDMS и е негов модул.
2 .2 Опит от използване на BOSS-Referent в Роснедвижимост
Федералната агенция за кадастър на недвижимите имоти (Rosnedvizhimost) е федерален изпълнителен орган, който изпълнява функции по управление държавна собствености предоставянето на обществени услуги в областта на поддържането на държавния кадастър на недвижимите имоти, извършването на държавна кадастрална регистрация недвижим имот, кадастрални дейности, държавна кадастрална оценка на земята, управление на земята и държавен мониторинг на земята, както и функции по държавен поземлен контрол.
Изграждането на EDMS на Роснедвижимост се извършва в две направления: автоматизиране на документооборота в централния офис на отдела и въвеждане на системи за електронен документооборот на регионално ниво - в офисите на Роснедвижимост в съставните единици на федерацията и кадастрални камери.
Към средата на 2015 г. EDS на Роснедвижимост включва повече от 220 организации на ведомството (Централен офис, Териториални администрации на Роснедвижимост за съставните образувания на Федерацията, Федерални кадастрални камари за съставните образувания на Федерацията), разположени в часови зони от Чукотка до Калининград, броят на активните потребители на системата за електронно управление на документи надхвърли 2000 ...
Почти от първите дни на прилагане Агенцията получи мощен инструмент, който осигурява безусловното изпълнение на всички държавни поръчки. Системата позволява на всички ръководители да следят самостоятелно изпълнението на поръчките. Много важен резултат от внедряването на EDMS е премахването на проблема със съхраняването на документи, включително текуща кореспонденция.
Системата е внедрена и работи на специални сървъри. Това означава, че всяка съставна единица на федерацията е внедрила регионална система за електронно управление на документи на своята сървърна база и абонатна мрежа, но всички тези регионални EDMS са интегрирани в обща система. Тоест е изградена йерархична структура, която позволява на служителите на териториалните отдели да работят самостоятелно в EDMS.
Системата включва софтуерни компоненти, които позволяват да се автоматизират в максимална степен следните основни производствени процеси:
- регистриране на входяща и изходяща документация (многостепенен комплекс БД "Офис");
- разпространение на документи;
- обработка на жалби на граждани, както и контрол върху изпълнението на решенията, взети по тях (БД "Изявления на граждани");
- контрол върху изпълнението на разпорежданията, дадени от ръководството на агенцията, по входящи документи (ДБ "Заповеди", БД "Кабинет на ръководителя");
- регистриране, съхраняване на заповеди, инструкции, указания от ръководството и др. (БД „Организационни и административни документи”);
- съгласуване на проекти на документи и представянето им за одобрение и последваща регистрация;
- работа с документи „За служебно ползване;
- търсене на документи.
Всяка териториална администрация разполага с подобен набор от бази данни за извършване на самостоятелна работа по поддържане на документационна поддръжка на администрацията.
Работи се за оптимизиране на процеса на регистрация на документи и превеждането им от хартиен в електронен вид. Свързан е специализиран хардуерен и софтуерен комплекс, който ви позволява едновременно да сканирате големи обеми документация, като автоматично прикачвате изображения на документи към регистрационните карти на EDMS.
По време на изпълнението на проекта бяха организирани и проведени обучения за всички категории потребители, включително в териториални управления. Това беше допълнителен положителен фактор за стартиране на работата им в системата и адаптиране към новите условия за работа с документи.
Техническата поддръжка се осъществява централизирано от административната група на ведомствената СУД от ЦУ на агенцията.
В момента изглежда интересно да се развива системата в следните области:
1. Автоматизиране на процесите по организиране на срещи, управление на решения и отчитане за тях.
2. Автоматизиране на процесите по съхранение и управление на документи по проекти в структурните поделения на Агенцията.
3. Взаимодействие на EDMS с други ACS и управление на публикуването на предоставяните от системата услуги и документи.
4. Възможност за пълен контрол на изпълнението на документи в Териториалните управления и получаване на отчети в ЦУ. Това ще осигури допълнителни механизми за получаване на информация за актуалното състояние на документите, които се изпращат за изпълнение в териториалните управления на агенцията и създадените инструкции по тях.
5. Възможност за автоматизиран мониторинг на EDMS-TU от централния офис (събиране на статистическа информация). Наличие на структурирани данни за количествени показатели за работа с документи в EDMS на подчинените организации. Възможност за генериране на статистически отчети.
Заключение
Нарастващите обеми информация, като входяща/изходяща/ вътрешна кореспонденция, факсове, договори, заявки, поръчки и други работни документи, отдавна се превърнаха в неразделна част от бизнес процесите и изискват редовна обработка и подреждане – генериране, сортиране, анализ, координация и одобрение.
EDMS улеснява обработката на документи, гарантира релевантността на съхраняваната информация и значително намалява времето за търсене на необходимите данни.
Изборът на оптималния EDMS трябва да вземе предвид задачите, които трябва да бъдат решени, и характеристиките на предприятието или организацията. В момента има възможност за внедряване както на сложни EDMS, обхващащи всички области на офис работата в големи организации и разпределени структури на холдинги, така и по-прости, неусложнени системи за малки и средни предприятия.
Основните функции на системата за електронно управление на документи
- регистриране и съхранение на кореспонденция, включително електронна кореспонденция и вътрешни документи на служителите;
- оптимизиране на процесите на договаряне и одобряване на документи;
- осигуряване на надеждно, бързо и дълготрайно архивно съхранение на документация с адаптивен механизъм за автоматично архивиране на документи;
- унифициране и стандартизиране на формуляри и образци на документи;
- поддържане на списък с клиенти, проследяване на историята на взаимодействието с тях;
- създаване на единно информационно пространство и осигуряване на възможност за пълнофункционална работа на служителите в офиса и в режим на отдалечен достъп;
- планиране на общи и лични събития.
Голямо предимство на EDMS е възможността за преобразуване не само на документи в електронна форма, но и на комуникационните процеси на служителите, което дава възможност за ускоряване и опростяване на организацията на срещи и дискусии, обмен на подходяща и стратегическа информация, координация на действията на служителите независимо от местоположението (други офиси, други градове).
Етапи на внедряване на системата за електронно управление на документи:
- разглеждане на съществуващата нормативна уредба за поддържане на документация, изисквания и функционалност на СУД
- въвеждане в експлоатация с инсталиране на софтуер
- обучение за работа със системата за служители-потребители
- поддръжка по време на пробната експлоатация
Внедряването на EDMS качествено променя процеса на документооборота в организацията и предоставя следните предимства:
- намаляване на времето, необходимо за търсене на необходимите документи поради цялостно търсене в корпоративната база данни;
- намаляване на интензивността на труда и повишаване на ефективността на взаимодействието между различните отдели;
- повишаване на ефективността на взаимодействието между различните отдели;
- подобряване на системата за администриране и контрол на процеса на обработка на документи;
- намаляване на времето за доставка на управленска информация: заповеди, инструкции, инструкции;
- намаляване на риска от загуба на документи;
- възможността за бързо вземане на решения поради пълнотата и уместността на предоставената информация;
- намаляване на броя на хартиените документи в работния процес на компанията чрез сканиране на всички входящи и изходящи документи;
- повишаване на сигурността на съхранението на документи чрез въвеждане на разрешен достъп до системата, като се вземат предвид ролите за достъп и правата на служителя върху тази информация.
Един от примерите за EDMS е системата BOSS-Referent, разгледана в тази работа. Както се вижда от представените примери, редица институции (Федералната данъчна служба, Роснедвижимост) вече са приложили на практика и са били в състояние да оценят резултатите, свързани с практическата оптимизация на документопотока.
Списъклитература
1. Байкова И.Ю. Документооборот и офис работа: как да организираме работата с документи. - М .: Ексмо, 2014 .-- 483 с.
2. Бардаев Е.А., Кравченко В.Б. Управление на документи. - М .: Академия, 2012 .-- 291 с.
3. Басаков М.И. Служба и кореспонденция във въпроси и отговори: Учебник за студенти от икономически университети и колежи – 5 изд., преработен. И добавете. // Серия "Учебници и уроци" - Ростов n / a: издателство "Феникс", 2013. - 320 с.
4. Бобилева М.П. Проблеми на анализа на работния процес на организацията в контекста на използването на автоматизирани системи // Офис работа. - 2012. - бр. 8. - с. 50-56
5. Бобилева М.П. По пътя към управлението на информацията (въпроси на оценката на дейностите на услугите за управленска документация в контекста на автоматизацията на документооборота) // Офис работа. - 2014. - No2. - С. 67-69
6. Бикова T.A. Кузнецова T.V., Sankina L.V. Документационно осигуряване на управлението (офис работа): Учеб. надбавка. - 2-ро изд. М .: ИНФРА-М, 2012 .-- 260 с.
7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Gubskaya E.K. Секретарска работа. Серия "Обучителен курс". Ростов n/a: Phoenix, 2011 .-- 270 с.
8. Гринберг, А. С. Документационно осигуряване на управлението [Електронен ресурс]: учебник за студенти, обучаващи се в областите "Икономика" и "Мениджмънт", специалности "Информатика", "Документационно и документационно осигуряване на управлението", "Автоматизация и управление " / A. S. Grinberg и др. - М.: UNITY-DANA, 2012 .-- 391 с.
9. Офис работа (Организация и технология на управление на документи); Учебник за университети / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Бикова Т.А. и т.н.; Редактирано от проф. Т.А. Кузнецова. - М .: УНИТИ-ДАНА, 2013 .-- 359 с.
10. Документално осигуряване на дейността на организацията. Барановски В.П. Урок... - М .: Асоциация на авторите и издателите "Тандем". Издателство Екмос, 2005 .-- 276 с.
11. Документационно осигуряване на управлението (офис работа): Учеб. поз. / Т. А. Бикова и др. - 2-ро изд., Рев. и добавете. - М .: НИЦ Инфра-М, 2013 .-- 304 с.
12. Кузнецов S.L. Автоматизирани системиконтрол по регистрация и изпълнение // Секретарско дело. - 2011. - бр.4. - С. 48-49
13. Кузнецов S.L. Съвременни технологиидокументална поддръжка за управление - М.: MPEI; 2012 .-- 361 с.
14. Кузнецов, И. Н. Деловодство [Електронен ресурс]: Учебно ръководство / И. Н. Кузнецов. - 6-то изд., преп. и добавете. - М.: Издателска и търговска корпорация "Дашков и К°", 2013. - 520 с.
15. Куняев, Н. Н. Поверителна офис работа и защитено електронно управление на документи [Електронен ресурс]: учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов; под общо. изд. Н. Н. Куняева. - М .: Логос, 2011 .-- 452 с.
16. Електронно правителство. Електронно управление на документи. Термини и определения: Учебник / С.Ю. Кабашов. - М .: НИЦ ИНФРА-М, 2013 .-- 320 с.
17. В. В. Страстенко STC IRM. За какво е офис автоматизацията? - Режим на достъп: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
18. Преглед на системите за електронно управление на документи. - Режим на достъп: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
19. Електронен документооборот - Системи за поддръжка на документация за управление. - Режим на достъп: http://www.IT.ru/
20. Автоматизирани системи за управление на предприятието. - Режим на достъп: http://www.cmdsoft.ru/
21. Електронен ресурс: Център за компютърни технологии: Електронна система за управление на документи N-System. - Режим на достъп: http://www.cland.ru/
Публикувано на Allbest.ru
Подобни документи
Софтуерни системиофис автоматизация. Оценка на ефективността от внедряването на системи за електронно управление на документи. Анализ на отдела за деловодство в Технолига ЗАО. Създаване на система за електронен документооборот на базата на СУД BOSS-Референт.
курсова работа, добавена на 04.03.2015
Същността и способността за разбиране на "референта", "секретаря-помощник" и "помощника на длъжностното лице". Качествен референт на vimogi schodo roboti. Нормативни документи като професионален асистент в Украйна. Документи, които регламентират дейността на референта извън кордона.
курсова работа е добавена на 22.03.2015 г
Анализ съвременни системиофис автоматизация в организацията и електронното управление на документи, особености на тяхната класификация. Проблеми на автоматизацията на електронния документооборот. Предимства на внедряването на система за електронно управление на документи.
курсова работа, добавена на 15.01.2013
Същността и значението на електронното управление на документи, неговото въздействие върху подобряването на ефективността в процеса на управление на предприятието. Определете паралелна или последователна схема за обработка на документи. Класификация на програмите за електронно управление на документи.
курсова работа, добавена на 22.04.2014
Основни понятия и принципи на електронния документооборот, предимствата на неговото прилагане. Преносим формат за документи (PDF) като независим от преносима платформа преносим формат на електронен документ. Електронна цифров подпис: предназначение и приложение.
Презентацията е добавена на 31.01.2016 г
Понятия и дефиниции за електронно управление на документи (според текста федерални закони). Необходимостта от малкия бизнес в системата за електронно управление на документи (EDMS). Класификация на функциите на EDMS, основни изисквания към нея. Атрибути и подробности за документите.
Презентацията е добавена на 21.03.2015 г
Класификация на проблемите на въвеждането на електронни инструменти за управление на документи: прекомерна наука, устойчивост на околната среда и реинженеринг, напротив, персонализиране, недостатъчно чернови. Консерватизъм на служителите и ръководството. Даване електронен документправна сила.
резюме, добавен на 17.05.2011
Технически характеристики, спецификата, времевата рамка и сложността на внедряването на системата за електронно управление на документи в предприятието. Анализ на психологически проблеми, произтичащи от мотивацията и преквалификацията на персонала, свързан с внедряването на EDMS.
курсова работа, добавена на 12/04/2014
Същността и видовете електронно управление на документи; принципите на неговата организация. Правила за изпълнение на административни и справочни документи. Концепцията и характерът на възникването на архивния фонд. Регламент на електронното управление на документи в организацията.
курсова работа е добавена на 16.10.2014 г
Характеристики на подсистемата за управление на информацията. Концепцията и типологията на регулаторните документи на организацията. Проучване на документооборота в предприятието "Завод за едропанелно жилищно строителство". Методи за въвеждане на системата за електронен документооборот "Дело".
Системата за документация за управление BOSS-Referent е софтуерен пакет, който позволява на организациите да създават ефективни системиуправление на електронния документооборот и автоматизация на деловодството и по този начин осигуряват значително повишаване на ефективността на управленските структури. По-специално, създаването на такива системи в една организация позволява:
Системата BOSS-Referent има голям бройреализации и е предназначен за предприятия с различни размери и форми на собственост:
- Големи търговски предприятия и холдинги
- Федерални власти
- Регионални държавни органи и други държавни предприятия
- Географски разпределени предприятия
- Компании със сложна организационна структура
- Компании с голям обем на работния процес
- Малки, бързо развиващи се компании.
- Работа с вътрешни документи на организацията
- Обработка на входящи и изходящи документи
- Управление на външни контакти
- Работа с организационни договори
- Организиране на новинарски канали и конференции
- Поддържане на указател на организацията в електронен вид
- Подкрепа за инженерна поддръжка на икономическите съоръжения на организацията
- Организация и планиране на събития.
- Хардуер: сървъри, клиентски работни станции, локални мрежи, модеми, принтери, скенери, източници непрекъсваемо захранванеи други технически средства.
- Операционна система: мрежова операционна система Windows система, Linux, други и транспортни протоколи, които комбинират целия хардуер в един комплекс.
- Lotus Notes / Domino е приложна софтуерна платформа, която е добавка в мрежа операционна системаи включва средства за съхранение на документи, репликация (синхронизация) на данни, пълнотекстово търсене, електронна поща и други важни механизми.
- BOSS-Referent - приложени взаимосвързани софтуерни модули, работещи в средата на Lotus Notes/Domino и поддържащи бизнес процеси на управление и отчасти функционален документооборот.
- Организационна и регулаторна поддръжка: наредби, правила за работа, инструкции за потребители и системни администратори и др.
- Системни речници
- Организационен указател
- речници
- Външни адресати
- Услуги за цялата система
- Споразумение
- Задачи
- Превключете
- Шаблони
- регистратор
- кабинет
- Система за търсене
- Буфер
- Хранилище на електронни изображения
- протокол
- Функционални подсистеми
- канцелария
- Документация
- Офисни бележки
- Външни контакти
- Контрол на договорите
- Инженерна поддръжка
- конференции
- Новини
Модулността се осигурява от специализираната база данни "Switch", която служи като "Център за управление" за целия BOSS-Referent SDOU. Този независим, функционално завършен модул съдържа информация за текущата системна конфигурация и необходимия програмен код за организиране на взаимодействието между базите данни. Всички бази данни се регистрират автоматично в превключвателя по време на инсталацията.
Втората важна функция, изпълнявана от DB Switch, е конфигурирането на потребителски работни станции. Конфигурацията е набор от системни бази данни, регистрирани в отделен комутатор и необходими за работата на потребителите от различни подразделения на компанията. Разгръщането на EDMS в няколко конфигурации позволява на всеки служител да работи само със собствените си бази данни. С помощта на превключвателя можете да създадете неограничен брой конфигурации с различна степен на сложност, напълно повтарящи съществуващата схема на работния процес в предприятието. Превключвателят бързо свързва всички допълнителни модули към системата и също така навигира през базите данни.
BOSS-Referent е отворен за разработчици. Всяка база данни BOSS-Referent може да бъде променена от разработчиците на клиента. Освен това, собствена база данни може да бъде добавена към SDOU BOSS-Referent, при спазване на определени правила и споразумения.
Нови бази данни, формуляри, изгледи, агенти, елементи на дизайна могат да бъдат създадени в системата с помощта на стандартни инструменти за разработка на Lotus Domino Designer. В допълнение към вградените инструменти за разработка, IT Co. предоставя на клиента специален инструментариум за разработчици - Toolkit, който ви позволява бързо да създавате собствени базиданни и да ги интегрира с BOSS-Referent, без да нарушават целостта на системата, както и да променят който и да е модул от нейната информационна среда.
Можете да прочетете повече за всички промени във версия 2.56.1 тук.
3 Функционален модул „Офис“ Пълен цикъл на работа с входяща и изходяща кореспонденция: Използване на шаблони на карти за документи Регистрация на кореспонденция Изпращане на документи за разглеждане, вземане на решения Формиране на листове за запознаване Наблюдение на местоположението на оригиналния хартиен документ Изпълнение, запознаване, изпращане „до случая" Сканиране на документи и обработка на документи, получени чрез и от факс сървър Резервация на номера за изходящи документи Поддръжка на централизирани, децентрализирани и смесени форми на работен поток
4 Създаване на RC на входящ документ въведете нов контрагент от картата на документа проверете документа за пререгистрация посочете регистрационния журнал за този вид документи посочете датата на падежа и входящата резолюция 1) отпечатайте стикер или карта с баркод 2) прикачете сканирано изображение на документа: от локален диск от скенер (обикновен или сканиран с баркод)
5 Комплекс за поддръжка на регистрация регистрационни номера... Създаване на шаблони за номериране за всички видове документи. Възможността за използване на няколко формата за един метър. Документът е снабден с регистрационен печат, номер и баркод. Възможно е да се използва опростен RC - експедиция.
6 Преглед Възможност за преглед на документа от няколко служители. Възможност за използване на стандартни маршрути за входящи документи. Възможност за създаване на чернови на резолюции и използване на шаблони за резолюция, за да поставите документ под контрол, като посочите вида на контрола изберете контролер или управляващо устройство добавете клауза за резолюция ръчно или от изглед на шаблон / промените предварително създадена проекторезолюция
7 Клауза от решението Посочват се отговорният изпълнител и съизпълнителите, субект, срок, контролиращо лице. За контролни точки на резолюцията се създават инструкции, за неконтролни точки документът се изпраща за преглед. фиксирайте прехвърлянето на оригинала, създадете поръчка с периодичен контрол
8 Поръчки Изпълнителят получава известие за получаване на поръчка за изпълнение. Авторът и администраторът на поръчката могат: да коригират срока, промените изпълнителите да отменят поръчките. Авторът, администраторът, изпълнителите получават известия за нарушаване на сроковете.
9 Изпълнение на поръчки Изпълнителят на поръчката може: да създаде нова поръчка въз основа на своята поръчка (верига от поръчки), ако е необходимо да въведе отчет за изпълнение за съизпълнителите, като създаде нов документ, като вземе отчета от заповедта на съизпълнителя или допълнителна поръчка, като поставите прикачен линк към предварително изготвен документ; просто поставете коментар към отчета за изпълнение на поръчката за изпълнение
10 Контрол на изпълнението Авторът и администраторът на поръчката могат да одобрят поръчката или да я върнат за доработка. Контрол на дисциплината на изпълнението: отчети за дисциплината на изпълнение (генератор на отчети на ReportsMan). поръчката е изпълнена поръчката е просрочена поръчката се изпълнява администраторът може да одобри поръчката директно в картата на документа
12 Подготовка на изходяща 1. Попълнете полетата на картата задължителните полета са маркирани с икона някои от полетата могат да се попълват по подразбиране стойността се въвежда директно в полето е възможно да се попълват полетата на РК без с помощта на "мишка" регистрационните данни могат да бъдат променени на етапа на регистрация
13 Подготовка на изходящата 2. Поставете текста за въвеждане на документа в полето "Съществена част" добавете прикачен файл от локалния диск от базата данни Шаблони от скенера Прикаченият файл може да бъде прикачен към шаблона на картата предварително. Размерът на прикачения файл може да бъде ограничен от системния администратор.
15 Подготовка на изходящи 3. Генерирайте маршрут чрез промяна на съществуващия маршрут. Маршрутът може да бъде зададен: 1) "твърд" - не можете да променяте одобряващите и реда на одобрение 2) "гъвкав" - можете да изтривате и добавяте координатори 3) вие можете да добавяте нови, но не можете да изтриете тези по подразбиране ... Параметрите се конфигурират за всеки етап на одобрение.
21 Одобрение на документ Допълнително одобрение и делегиране Доп. одобрение - допълнителен клон на одобрение. Документът съдържа визата на главния координатор, независимо от решенията на добавката. съчетаване. Делегиране – документът съдържа визата на служителя, на когото е делегирано одобрението.
28 Модул „Обжалвания на гражданите“ Пълен цикъл на обработка на устни и писмени жалби: Регистрация на жалба Разглеждане Формиране на решения, изпълнение Изготвяне и одобряване на отговор на жалба Формиране на свързани запитвания към външни организации външни организации
30 Автори на жалби Работа с автори на жалби: Възможност за свързване на директорията "Класификатор на адреси на Русия" (KLADR) Пълна информация за автора: пълно име, адрес, място на работа, социален статус, преференциален състав и др. SED BOSS-Referent е преминал сертификата FSTEC, който е необходим за атестиране в клас защита на личните данни на нива 2-4.
31 Поддръжка на процесите на вземане на решения Видове документи, обработвани в процеса на вземане на решения: В системата BOSS-Referent документалният компонент на процеса на вземане на решения е автоматизиран. ORD приложение Сервизна бележка Договор Проект за изходящ документ Бизнес процесите в модул „Вземане на решения” се реализират чрез стандартни процеси за вземане на решения.
32 Функционален модул "Вземане на решения" В базата данни Вземането на решения се извършва: Формиране на маршрута на движение на документа Промяна на маршрута "в движение" Контрол на движението на документи Регистрация на документи (включително автоматична регистрация) Резервиране на номера за договори, OSD и проекти на изходящи документи Поддръжка за работа с листове за одобрение, запознаване и изпращане по пощата Формиране на инструкции за документи и контрол на тяхното изпълнение 37 Услуга за уведомяване За всички събития в системата, както и за действията, които трябва да се извършат в системата , потребителят се информира от идващите известия: Уведомленията са разделени на: Задачи Информационни съобщения в DB кабинета (показват се в дневника на началната страница) към пощенска кутия на Lotus Notes или друга пощенска система
- BOSS-Референт- ECM клас система, базирана на IBM Lotus платформа
- BOSS-Референт 2010г- ECM класова система, базирана на Microsoft SharePoint Server 2010
- BOSS-Референт 4J- система за електронно управление на документи и офис автоматизация на платформата JBOSS
- BOSS-Referent.bpm: финансов документооборот- система за централизирана обработка и съхранение на финансови документи
www.boss-referencent.ru
Търговско дружество BOSS-Референт – руска компания, занимаващ се с разработване на корпоративни системи за управление на информация: автоматизация на офиса и системи за електронно управление на документи, ECM системи.
история на компанията
BOSS-Referent е основана през 2008 г. като дъщерно дружество на IT Co., голям системен интегратор. Дъщерното дружество получи правата да модифицира и продава системата BOSS-Referent, създадена през 1996 г. на платформата IBM Lotus. Преди това носител на авторските права върху продукта беше компанията Aplana, която също е част от групата компании на IT Co. През 2010 г. бяха представени още няколко ECM системи под марката BOSS-Referent. На платформата IBM FileNet, системата BOSS-Referent.bpm: финансово управлениеи на платформи от други производители: BOSS-Referent 2010 на платформата Microsoft SharePoint и BOSS-Referent 4J на платформата JBOSS.
профил на компанията
Към момента компанията отговаря за производството, разработката и маркетинговата промоция на продукти с марката BOSS-Referent, поддръжка на партньори и потребители на решението. Разпространението и внедряването на системата се извършва от партньорите на компанията.
Софтуерни продукти: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: финансово управление
Допълнителни модули: Мениджър на работното място, iReferent
Софтуерни продукти
BOSS-Референт
Система от клас ECM, предназначена да автоматизира вътрешния работен процес на компанията и да изгради корпоративни системи за управление на съдържанието. Създаден на платформата на документно-ориентирания IBM Lotus.
Задачи за решаване:
- работа с договори
- контрол върху изпълнението на нарежданията от ръководителите
- работа с заявки
- работен процес по проекта и работа в екип
- работа с жалби на граждани
- архивно съхранение на електронни документи
- интеграция с портали с информация за обществени услуги
BOSS-Референт има достатъчно високо нивофункционалност във всички области на работа с документи, мащабируемост и стабилност в работата. В същото време внедряването е бързо, а интерфейсът позволява на служителите бързо да се включат в работата. Системата е насочена към големи организации и има големи възможности за адаптиране към нуждите на компанията. При изграждане на EDMS в географски разпределени компании всички участници получават напълно функционална система. Схемата за лицензиране е проста и прозрачна.
BOSS-Референт 2010г
ECM класова система, разработена на базата на платформата Microsoft SharePoint Server 2010. Позиционирана е като система на ново ниво на взаимодействие с потребителите. Приоритет в тази система се дава на удобството при работа с нея за всички категории потребители, използващи универсален клиент.
BOSS-Referent 2010 поддържа възможността за колективна работа с документи и неструктурирана информация, контрол върху информационните потоци, включително генерираните с помощта на технологиите Enterprise 2.0. Клиентската страна може да бъде интегрирана с други корпоративни приложения. В същото време достъпът до техните данни се осигурява чрез единен интерфейс.
Задачи за решаване:
- обработка на големи количества информация в удобен формат
- осигуряване на контрол върху изпълнението на поръчките
- възможността за ефективна работа в екип (web 2.0 технологии, мобилност)
- организиране на дискусии и чатове по документи и теми
BOSS-Референт 4J
Електронна система за управление на документи, предназначена да автоматизира работата на офиса и да контролира дисциплината на изпълнението. При разработването му максимално са взети предвид изискванията на органите за функционалност на EDMS. BOSS-Referent 4J е създаден на платформата с отворен код JBoss от RedHat.
Това е една от малкото системи на руския пазар, която е създадена на платформа с отворен код и се предлага с отворен код. СУБД на системата също е с отворен код. Това може да бъде важно за организации с големи опасения за сигурността. вътрешна информацияи предотвратяване на изтичането му.
Системата е уеб приложение. Работата се извършва чрез уеб браузърите Explorer или FireFox.
Задачи за решаване:
- контрол на изпълнението на поръчките
- работа с договори
- работа с нормативни документи
- интегриране на EDMS със системата за междуведомствен електронен документооборот
- работа с жалби на граждани
- създаване на основата за интегрирана информационна система като "електронно правителство"
BOSS-Referent.bpm: финансово управление
Система за централизирана обработка и съхранение на финансови документи. Той е разработен на платформата IBM Corporation FileNet. Решава задачите за автоматизиране и опростяване на работата на централизираното счетоводство.
Задачи за решаване:
- доставка на финансови документи от отдалечени поделения до централната счетоводна служба
- единен централизиран архив на електронни копия на финансови документи
- достъп на служителите до финансови документи от различни счетоводни системи
Функции:
- Въвеждане на първични финансови документи
- Обработка на документи в централната счетоводна служба
- Поставяне в електронното съхранение на документи
- Синхронизиране на данни със счетоводни системи
- Миграция на данни към EDMS
- Пълно текстово търсене
Пазарна позиция
Според проучване на DSS Consulting, BOSS-Referent е един от петте лидери сред разработчиците на EDMS. от общата сумареализации и динамика на нови проекти на 5 място. На 3-то място по брой работни места. Относно динамиката на растежа на работните места на 2-ро място.
Повечето от внедрените лицензи BOSS-Referent са за продължаващи проекти във Федералната данъчна служба на Русия (FTS) и MTS, както и във Федералната служба за държавна регистрация, кадастър и картография (Rosreestr). Системата BOSS-Referent принадлежи към класа допълнителни системи на платформи. Според DSS системата BOSS-Referent от няколко години държи първото място в този клас.
Основни клиенти на BOSS-Referent са федерални и регионални власти, държавни предприятия, компании от горивно-енергийния комплекс и химическата промишленост.
Основни потребители на системата
- Федерална данъчна служба на Русия
- НК Роснефт
- Башнефт
- ФосАгро
- Газпромнефт
- Федерална служба за държавна регистрация, кадастър и картография (Rosreestr)
- Федерална служба за надзор на природните ресурси (Росприроднадзор)
- Правителството на Воронежска област
- Администрация на Псковска област
- Многофункционален център за предоставяне на държавни и общински услуги (MBU "MFC"), Волгоград
Партньорска мрежа
Офисът на компанията BOSS-Referent се намира в Москва. Дружеството няма клонова структура. Партньорите на BOSS-Referent присъстват в почти всички региони на Русия, както и в Украйна и Казахстан.
Критика на продукта
Основната критика пада върху най-стария продукт на компанията - BOSS-Referent on Lotus.
Сред недостатъците може да се отбележи липсата на офлайн работа и леко остарял интерфейс. Има предубедено отношение към платформата от страна на потребителите. Изключително неудобно управление на правата за достъп до документи в условия на нормално текучество на персонал, липса на групови права за достъп. Проблеми с пускането на нови версии на софтуера, лоша гаранционна поддръжка.
За други системи намерете отрицателни отзивисе провали. Може би това се дължи на факта, че те бяха представени наскоро.
Връзки
- "BOSS-Референт" помага за подобряване на комуникационната система
- Нова политика за BOSS-Референт, БАЙТ № 9 (278), 29 май 2007 г.
- Оптимизиране на разходите за EDMS: изпълнителите знаят как да спестят пари
Системата за електронно управление на документи Boss-Referent е създадена през 1996 г. и все още заема водеща позиция на руския пазар за ECM приложения. EDMS BOSS-Referent автоматизира документооборота на компанията и оптимизира работата в офиса. Тази система е подходяща за автоматизиране на работния процес на държавни агенции и частни големи компании, холдинги, средни предприятия.
На базата на BOSS-Referent във Федералната данъчна служба на Руската федерация функционира електронна система за управление на документи (повече от 130 хиляди потребители), повече от 25 хиляди служители са свързани към системата в MTS.
Използването на BOSS-Referent EDMS в процеса на управление води до оптимизиране на потока от корпоративни документи, ускоряване на вземането на решения от ръководството на организацията и подобряване на качеството на управление, повишаване на изпълнителската дисциплина и ефективност на персонала. Системата за електронно управление на документи Boss-Referent се изплаща за период от 6 месеца до 2 години.
Програмата BOSS-Referent помага за организирането на работния процес според стандартите на системата за управление на качеството и е надежден помощник при решаването на управленски проблеми.
Използване на системата:
- ви позволява да изоставите в максимална степен работния процес на хартия;
- помага за оптимизиране на работата с договори, приложения;
- организира ефективно управлениепроекти;
- подобрява контрола върху изпълнението на задачите и указанията на ръководството.
При внедряване на системата за електронно управление на документи BOSS-Referent в държавни и държавни структури се създава база за установяване на обмен на информация с външни потребители от типа „електронно правителство” и организиране на работата на порталите за обществени услуги. Софтуерният продукт BOSS-Referent осигурява прозрачност на дейността и подобряване на качеството на услугите, предоставяни от държавата. Системата дава възможност да се намалят бюджетните разходи за издръжка на държавните органи, да се повиши производителността и ефективността на управлението и да се контролира изпълнителската дисциплина. В частните организации създаването на система повишава ефективността на управленските решения, производителността на персонала чрез намаляване на времето за обработка на документ и намиране на необходимата информация.
SED BOSS-Referent има редица неоспорими предимства, а именно:
Създаването на електронна система за управление на документи във фирмата включва закупуване на необходимия брой лицензи, работа по формулирането и внедряването на системата, обучение на персонала, организиране на поддръжка и поддръжка на системата. Партньорите BOSS-Референт продават лицензи на крайни потребители. Необходимо е закупуване на лицензи за програмата BOSS-Referent и лицензи за платформата IBM Lotus Notes / Domino според броя на потребителите в системата.
В резултат на внедряването на системата за електронно управление на документи организацията е в състояние да подреди нещата в документооборота, да намали времето за обработка на документи и да подобри контрола върху изпълнението на документи. Ефективността на вземането на решения от ръководството на компанията се повишава поради бързото търсене на необходимата информация. В конкурентната борба важен аспект е безопасността на информацията, която BOSS-Referent EDMS предоставя напълно. Създаването на единно информационно пространство подобрява взаимодействието между властите, прави дейността на държавните структури по-прозрачна.
