ELMA: Електронно управление на документи

Решение за подобряване на качеството на взаимодействие в рамките на компанията. Системата предлага решения за организиране на документооборота и в същото време прави възможно реализирането на вашите уникални бизнес процеси. Съдържа стандартни работни процеси и помага за установяване на потока от документи и оперативните дейности на компанията.

ELMA ECM алтернативи

Преглед на ELMA ECM системата

ELMA- система за управление на компанията, която ви позволява да изградите ефективно взаимодействие между служителите на компанията и да контролирате дейността им, за да подобрите качеството на цялата компания.

Продуктова линия.

ELMA се състои от набор от приложения за управление на компанията, които могат да бъдат закупени и управлявани като отделни приложения или заедно в единно информационно пространство:

• ELMA: Електронно управление на документи.Автоматизира типичните офис работни процеси и електронното управление на документи. Използването на механизма WorkFlow ви позволява бързо да персонализирате системата в съответствие с нуждите на компанията.
• ELMA: Управление на бизнес процеси.Приложението реализира концепцията за BPM (Business Управление на процесите), което ви позволява да изграждате гъвкави адаптивни информационни системи; решения, които могат бързо да се променят заедно с промяната в бизнес процесите на компанията. За моделиране на бизнес процеси приложението използва международния стандарт BPMN.
• ELMA: Управление на показателите.Приложението ви позволява да приложите принципите в компанията целево управлениеи възнаграждение въз основа на резултатите. Внедряването в „лесна форма“ ще позволи да се формира набор от целеви показатели за ефективност (KPI, KPI) и да се установи оперативен контрол върху постигането на планираните стойности на показателите в контекста на целите и стратегията за развитие на компанията (внедряване на механизма BSC или балансираната карта за резултати)
• ЕЛМА: CRM.Приложение ELMA: CRM не струва никакви пари и е включено в основния пакет при закупуване на което и да е ELMA приложение. ELMA: CRM е оперативен CRM, чиито основни функции са управление на процеса на продажби (включително механизма на фунията на продажбите) и поддържане на историята на взаимоотношенията с вашите контрагенти (база данни на контрагенти, контакти, потенциални клиенти, сделки и др.)
• ELMA: Управление на проекти.Позволява лесно да се установи управлението на проектните дейности във фирмата. Наред със стандартното управление на задачите, графика на проекта (диаграма на Гант) и организацията на единно информационно пространство за проекта, ELMA: Project Management ви позволява да управлявате стандартни бизнес процеси в рамките на проекти и да управлявате бюджета на проекта.
• ELMA: Вътрешен порталВсички приложения се базират на едно нещо - ELMA: Вътрешен портал. Това приложение не се продава отделно - то е включено във всяко приложение на ELMA.

ELMA: Вътрешният портал включва:

• Организационна структуратърговско дружество
• Управление на задачите
• Календар
• Комуникация. Емисия за съобщения.
• Вътрешен портал. Уеб документи.
• Уеб хранилище за файлове

ELMA пакети.

• ELMAECM... Отличен инструмент за оперативно управление на компания. Той включва ELMA приложения: Управление на бизнес процеси, ELMA: Електронно управление на документи и се базира на вътрешния портал на ELMA.
• ELMABPMАпартамент... Системата ви позволява да организирате управлението на процесите във фирмата въз основа на метрики и индикатори, процесите, които се изпълняват и да свържете заедно метриките на процесите, стратегията на компанията и мотивацията на персонала. Пакетът включва ELMA: Управление на ефективността, ELMA: Управление на бизнес процесите и е базиран на вътрешния портал на ELMA.

ELMA системна архитектура.

Системата за управление на бизнес процесите ELMA се състои от набор от програми:

1. ELMA сървър
2. Дизайнер ЕЛМА
3. Агент на ЕЛМА

ELMA сървървключва набор от свързани компоненти:

• База данни
• Уеб приложение
• Конфигурационен сървър
• Сървър за известия

ELMA сървъре основният елемент на системата. За да започнете работа със сървъра, трябва да го регистрирате.

Дизайнер ЕЛМАТова е приложение, което се инсталира на компютъра на потребителя и предоставя удобен интерфейс за моделиране на процеси и създаване на конфигурации.

За да работите с Дизайнера, той трябва да бъде регистриран.

Агент на ЕЛМАТова е приложение, което е инсталирано на компютъра на потребителя и в реално време показва известия, които сървърът генерира за потребителя.

ELMA Agent не изисква регистрация, за да започне и може да бъде инсталиран на произволен брой компютри в една организация.

Системата ELMA реализира SOA архитектура и предоставя необходимите интерфейси за разширяване на системата. ELMA ви позволява да:

• Стартирайте всеки бизнес процес, зареден в системата от външно приложение
• Функции за извикване на външно приложение. Поддържат се синхронни и асинхронни повиквания.

Внедряване на системата ELMA.

Специалистите на фирма Elevise разработиха уникален метод за внедряване на процесния подход в предприятието с помощта на софтуерния продукт ELMA. ELMA е авангарден и мощен продукт, предназначен за компании, които искат да възприемат базиран на процеси подход към управлението, да имат адаптивни бизнес процеси, които могат да бъдат настроени и оптимизирани, за да отговорят на променящите се бизнес условия, регулаторни изисквания и конкурентен натиск.

За да може системата да се възползва напълно от всички предимства на вашите процеси, компанията извършва първоначално събиране на информация, проучва текущите дейности на предприятието, идентифицира нуждите и заедно с ръководството на предприятието определя обхвата на задачи за решаване. В резултат на това се формира списък със задачи, които трябва да бъдат решени по време на внедряването на системата.

По-нататък се прави проучване на организационната структура на предприятието и се дават препоръки за нейното подобряване. Подобряването на организационната структура на предприятието е най-важната част от неговото организационно развитие. На този етап има актуализация таблица с персонали привеждането му в действителната форма.

Следващата стъпка на подготвителния етап от внедряването на системата е анализът на текущите дейности на предприятието. Целта на този анализ е да открои определен брой бизнес процеси с цел по-нататъшната им автоматизация. В резултат на това се формира мрежа от процеси, които отразяват текущото състояние на нещата в предприятието. Освен това отговорността на служителите за обема на работата, която извършват, е ясно дефинирана. Това драстично повишава дисциплината и управляемостта на персонала. Мениджърът вижда реалното състояние на нещата в предприятието.

След формиране на първоначалните модели, получените резултати и визията на ръководството се сравняват с лидерите и ключовите вземащи решения. На този етап както бизнес моделът на предприятието, така и процедурата за извършване на някои операции в предприятието могат да бъдат коригирани в съответствие с целите и задачите на мениджърите. По правило това става под формата на разширени срещи, на които всеки отговорен изпълнител прави своите предложения за подобряване на дейността на предприятието. И това в крайна сметка е ключът към успеха на цялата организация.

Техниците от своя страна се подготвят за внедряването на решението на обекта на клиента. Този етап включва инсталиране на сървъра и проверка на производителността на системата на потребителски работни станции. В хода на тази работа се отстраняват последните забележки и недостатъци в работата на системата. В същото време служителите на клиента са обучени да взаимодействат с програмата и да получават основни знанияв областта на бизнес процесите.

Икономическа ефективност.

Служителите на компанията подхождат по-отговорно към задълженията сизащото: процесите са регламентирани, а служителят ясно знае какво е длъжен да прави. Освен това системата осигурява ефективен контрол върху изпълнението на задачите от ръководството.

Повишава ефективността на служителитепри решаване на „типични“ задачи поради ясна регламентация на процесите във фирмата и повишена дисциплина.

Спестява време на служителитеза да намеря правилното документзащото всеки Задължителни документидостъпно "с 2 щраквания".

Служителите бързо получават необходимата информацияи може вземайте решения самостоятелноблагодарение на бързия достъп до документи и ясното разбиране на тяхната област на отговорност във всеки бизнес процес.

Процентът на загуба на информация при прехвърляне на задачи от един служител на друг е намален.

Обемът на хартиения работен поток е намален.

Общата скорост на процеса се увеличава.

Опростява създаването и поддръжката Системи за управление на качествотопоради възможността за получаване на актуални регулации за процесите и възможността за постоянно подобряване на бизнес процесите.

Улеснява се обучението и адаптацията на новите служители.

Предимства на системата.

За работа със системата е достатъчен уеб браузър. Благодарение на това можете да работите със системата от всяка точка на света, без да инсталирате допълнителен софтуер.

За описание на бизнес процесите се използва съвременният език BPMN – днес най-добрият и прогресивен световен стандарт за описание на бизнес процеси.

Възможността за генериране на регулации за бизнес процеси, което е предпоставка за сертифициране по стандарта за качество GOST-R ISO 9001:2001. В същото време дублирането на работата е изключено, а компанията винаги има регламенти за реалните работни процеси.

Липса на "скрити" плащания за софтуерни лицензи. Не е необходимо да купувате база данни или други скъпи компоненти.

Цената на продукта е 2-3 пъти по-ниска от цените за подобни системи

Екранни снимки

Дизайнер ЕЛМА

Работа с документи

ELMA системен интерфейс

Цена

Цената на един лиценз е 3000,00 рубли.

Ревюта и новини за ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 подобри вътрешния портал и дизайнера на процеси

Излезе нова версиясистеми за управление на бизнес процеси и ефективност - ELMA 3.11. Разработчиците направиха промени в значителна част от основната функционалност на ИТ инструмента, както и внедриха много решения за ускоряване и стабилизиране на системата. Вътрешният портал вече има поддръжка за часови зони, както и допълнителни настройки за производствените календари. Качествено са актуализирани операциите при работа със съобщения и Workflow процеси - внедрени са възможностите за онлайн редактиране на типове съобщения и версии на процеси в ELMA Designer. Персонализираните разширения - скриптове в палитрата на блокове за действие на дизайнера - са станали версии. Инструментът за търсене на разширения в програмата е подобрен. Също така, дизайнерът на формуляри и специализираните приложения на системата са подобрени: ELMA Projects + и ELMA CRM +.

2017. Системата ELMA е включена в регистъра на иновативните продукти, препоръчани в Руската федерация

Системата за управление на бизнес процесите ELMA е включена в Регистъра на иновативните продукти, технологии и услуги, които се произвеждат и препоръчват за използване в Руска федерация... Информацията за решенията, включени в регистъра, се използва при извършване на покупки по 94-FZ и 223-FZ. Всички продукти, технологии и услуги, кандидатстващи за включване в Регистъра, се проучват от членовете на Експертния съвет. Анализира се уникалността на решенията, функционални характеристики, конкурентни предимстваи потенциалната икономическа изгода за потребителите.

2017. ELMA пусна безплатна версия на своята BPM система

ELMA пусна безплатна напълно функционална версия - ELMA Community Edition. Системата няма ограничения за времето на използване и броя на потребителските лицензи. Това е пълноценна BPM система, която може да бъде внедрена в работата на компанията и да използва цялата функционалност безплатно без ограничения: да моделира бизнес процеси, да автоматизира тяхното изпълнение, да контролира работата по процеси, да подобрява процесите въз основа на данни от мониторинг. Системата съдържа ECM модул за електронно управление на документи, CRM модул за управление на процеса на продажби, готови бизнес процеси, процесни пакети и други решения на ELMA Store, които могат бързо да се инсталират в системата и да се адаптират към спецификата на вашия бизнес. Възможно е гъвкаво интегриране на решението в ИТ инфраструктурата на компанията и разширяване на функционалността. Потребителите на безплатната версия на ELMA Community Edition не получават техническа поддръжка от разработчика, но разполагат с всички необходими ресурси за самостоятелно внедряване на системата.

Излезе нова версия на системата за управление на бизнес процесите и производителността ELMA 3.10. Приоритетни актуализации в новата версия са: възможността за използване на PostgreSQL СУБД, повишаване на производителността и отказоустойчивостта на решението, нова полезна функционалност на ELMA приложенията, както и улесняване на поддръжката на BPM системата в компаниите клиенти. Освен това имаше автоматична проверка за дубликати и импортиране на валутни курсове в ELMA CRM +. Когато работят в CRM, различни служители понякога случайно въвеждат информация за един и същ клиент на компанията, което допълнително пречи на работата и обърква потребителите. Във версия 3.10 при създаване на нова функция (добавяне потенциален клиентв системата), се задейства функцията за проверка на данните за наличието на всички възможни съвпадения. Освен това функционалността е разширена планиранев ELMA Projects +, добавена координация на етапите в приложението за електронно управление на документи ELMA ECM +.

2015. Работата с новата версия на ELMA 3.8 стана по-лесна и по-удобна

В ELMA 3.8 основният приоритет за разработчиците беше концепцията за „ Готови решения+ Независими реализации ". Едновременно с пускането на ELMA 3.8 имаше единадесет нови готови решения, разработени от ELMA, и няколко решения, разработени от партньори. В новата версия процесът на подобряване на системата стана по-лесен. Готови решения, които могат да бъдат създадени без да напускате ELMA Designer. Q Много промени бяха направени в приложението ELMA ECM +. Тези промени не преследваха целта за разширяване на функционалността - акцентът беше поставен върху използваемостта на офиса. Интерфейсите за регистриране на документи и настройка на регистрационни параметри са значително подобрени. Представяме ви и нов плъгин за пощенския клиент на Microsoft Outlook. С негова помощ можете ръчно или автоматично да заснемате кореспонденцията си в ELMA директно от Outlook.

2015. ABI PRODUCT завърши внедряването на електронната система за договаряне на договори ELMA

ABI PRODUCT, една от най-големите месопреработвателни компании в Русия, реализира проект за въвеждане на електронна система за договаряне на договори, базирана на системата ELMA ECM +. Основната цел на проекта беше да се създадат условия за ускоряване на преминаването на основните договорни процеси, както и да се намалят рисковете от тяхната подкрепа. Благодарение на въвеждането на ECM бяха постигнати икономии на разходи за управление (системата освободи служителите на компанията от рутинната работа по преместване на хартиен договор от отдел в отдел в ръчен режим). Внедрената електронна система за договаряне на споразумения направи процеса на договаряне на споразумения прозрачен и оперативно управляем, изключи загубата или неоторизирани промени в текста на споразумението. Системата позволи значително да се намали времето, необходимо за преместване на договора поради оптимизиране или изключване на някои етапи от процеса. Въвеждането на системата показа и несъвършенството на процеса за някои видове договори, което допринесе за промяната в свързаните процеси.

2013. ELMA 3.2 съдържа нови функции за инженерни организации

Издадена е нова версия на ELMA 3.2, която е по-фокусирана върху удобството и лекотата на използване от нашите клиенти. Вътрешният портал получи допълнителни меркисигурност на достъпа (упълномощаване чрез токен, надеждни устройства и сертификат, технология за единичен вход). Актуализиран дизайн, формиране на процесни регулации, ескалация на бизнес процеса, интеграция с Business Studio. Управление на показателите за ефективност (KPI) - внедрени са много промени към простота и използваемост ( Пълно описаниеще бъде в следващите новини). Реализирано е решение за проектантски организации (Управление на проекти) с въвеждане на разходи за труд.

2009. Пусната безплатна версия на системата ELMA

EleWise обяви пускането на ELMA: Безплатна версия. Тази версия е издадена в изданието "Задачи + документи" и е предназначена за работа на 5 потребители в системата. ELMA: Безплатната версия не съдържа модул за управление на бизнес процеси. Ако искате да се запознаете с работата на този модул, моля, изтеглете демо версията на ELMA. Безплатната версия е напълно функционална версия на ELMA (издание "Задачи + документи") без срок на валидност. За да започнете да използвате ELMA: Безплатна версия трябва да изтеглите системата, да регистрирате системата на уебсайта, да въведете списък с потребители, които ще работят със системата.

При избора на система за електронно управление на документи съвременни компаниисе ръководят от обща стратегия за развитие, цели, наличие на конкурентна среда, желаната структура и очаквания икономически ефект от прилагането на такова решение. Целите на въвеждането на EDMS включват подобряване на контрола върху дисциплината на изпълнение, намаляване на броя на загубените документи; намаляване на времето за одобрение; намаляване на броя на грешките при работа със стандартни документи.

Има редица ключови изисквания за функциите на ECM. По-нататъшният успех на оптимизиране на работния процес на компанията зависи от съответствието на системата с тези изисквания. Процесите на одобрение на документи и възлагане на задачи са по-бързи, когато се прехвърлят от хартия на електронен изглед, времето за обработка на документи и поръчки също се намалява и става възможно да се проследи хода на работата с документа. При работа със системата изпълнителите се уведомяват автоматично за нови документи, а времето за обработката им е под контрол. За бърз достъп до документи, лесно търсене и безопасност на документи е организирано електронно съхранение.

Важно е правата за достъп до защитени данни да са ограничени. Значително намалява времето за работа и автоматичното попълване на раздели от стандартни документи според съществуващите референтни данни. За мениджъра е важно да разполага с удобни средства за наблюдение на сроковете за изпълнение на задачите и консолидирано отчитане. За поддържане на информационно съдържание в работата на компанията, EDMS трябва лесно да се интегрира със съществуващата пощенска система и със съществуващите счетоводни системи в компанията (системи за управление на персонала, финансите, счетоводството и производството.

Също така все повече организации обръщат внимание на възможността за отдалечена работа в системата. ДА СЕ важни критериисистемните оценки включват възможността за генериране на отчети за документи, изпълнители, статуси на документи и др.; бързо внедряване на системата; разходите за инсталиране и поддръжка на системата; лекота на разработване на системата; възможността за използване на системния софтуер за решаване на допълнителни задачи.

И допълнителни изисквания:

• наличието на поточно въвеждане на документи в системата, възможност за работа със скенер;
• предварително конфигуриран модул за управление на договори;
• таблетна версия;
• мобилни клиенти.

Сравнение

Нека разгледаме как се реализират тези функции в Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow и 1C: системи за управление на документи 8. Всички тези системи са обединени от обща концепция, базирана на комбинация от класически EDMS и инструменти за управление на бизнес процеси. Комбинирайки предимствата на електронното управление на документи и BPM системите, компаниите развиват процеси и повишават ефективността на оперативните дейности.

Функционалност и възможности за интеграция

Directum

Функционалните предимства на системата Directum включват повече от разширен каталог от бизнес решения. От функциите, които се използват всеки ден в работата, могат да се откроят удобни напомняния, възможността за персонализиране на числители и работа с баркод марки. Наличие на предварителен преглед на прикачени файлове, файлови хранилища, голям избор от завършени справочници в основната конфигурация, интерактивни съветници за създаване на документи.

Отрицателни страни на този EDMS: липсата на извеждане страница по страница на обекти в списъка с документи и резултатите от търсенето, невъзможността за използване на допълнителни стилове в списъка на документа.

Тези функции са реализирани в Docsvision. Всички уеб страници и персонализирани отчети се показват в главния прозорец на приложението. Архивираните документи се преместват в отделни таблици в базата данни. Потребителите на системата могат да изберат опция за удостоверяване. XSLT трансформацията се прилага към XML описанието на регистрационната карта.

ELMA

Системата ELMA се отличава с разширена гама от бизнес решения. Сред тях са модулът ECM + (комбинация от функциите на BPM системата и класическата EDMS), Projects + - стандартни функции за управление на проекти плюс управление на процеси; ELMA CRM + - внедрява клиент-ориентиран подход чрез внедряване на процеси от край до край. И KPI решение, което системата Directum няма.

По въпроса за възможностите за интеграция - ELMA ECM+ и две други решения имат плъгин за работа с MS Outlook. Освен това ELMA може лесно да се интегрира с 1C: Enterprise (с всички текущи версии).

За да не се объркате в Голям бройфайлове с поправки и промени, документите в приложението могат да имат неограничен брой версии, но само една може да бъде присвоена актуална. Цялата история на промените в документите се събира на картата с документи.

Всичко необходими инструментида работите върху документа и да контролирате дисциплината на изпълнение за работа с тези документи са на една ръка разстояние на потребителя.

Ако документът е получен от компанията на хартиен носител, той автоматично се записва след сканиране.

Мениджърът може да преглежда отчет за текущото състояние на производителността, а на потребителите се предоставят редица филтри, за да оформят резултатите, както сметнат за добре.

Приложението ECM + може да бъде персонализирано според нуждите на отделното предприятие и неговата организационна структура.

За да ускорите създаването на документи, можете да създавате шаблони. Той е достъпен за всеки потребител, дори без умения за програмиране.

Можете да конфигурирате автоматичното вмъкване на баркод в шаблона за незабавно разпознаване в системата.

Всички разгледани в прегледа системи имат собствено мобилно приложение за работа със системни функции чрез таблет или мобилно устройство. Това позволява на топ мениджърите да участват в оперативната дейност на компанията от всяко място с интернет връзка. Мобилните клиенти са съвместими с всички мобилни ОС.

Optima WorkFlow

Предимствата на системата включват възможността за използване на допълнителни стилове в списъка с документи, показване на изображения в списъка с документи и областта за преглед. Възможно е филтриране на заредения списък с документи. Optima WorkFlow поддържа настройка на рубрики в дневниците на документи, настройка на областта за преглед на избран запис в списъка с документи. Персонализирането на картата за регистрация на поръчката работи. Уеб приложенията на трети страни могат да бъдат вградени в главния прозорец. Има интеграция с IBM WebSphere MQ. За автоматизиране на дейността на архивните отдели е разработен специален модул Архив.

1C: Документооборот 8

Основни направления на работа това решение- деловодство, общ документооборот, управление на договорна дейност, електронен архив и работа със заявки. Функционалността може да бъде разширена с помощта на плъгини. Когато обработвате маршрути на документи, можете да прикачвате файлове и впоследствие да ги променяте. Има регистрация в Windows Explorer.

Можете да конфигурирате автоматичното създаване, регистрация и изпращане по маршрута на документи от различни източници (папка, електронен пощенска кутия, уеб).

недостатъци:няма вътрешна поща. Не можете да създавате задачи за групата и папки с поръчки. Освен това това решение няма модул за управление на проекти. Не мога да се регистрирам от MS Office, Open Office. Работата с QMS документация не се поддържа. Освен това няма начин да запазите личните папки на потребителя.

Интерфейси

Directum

Интерфейсите на всички режими на работа в системата Directum са унифицирани, можете да конфигурирате правилата за обработка на документи и задачи. В режим на заместване системата запазва своето информационно съдържание. Работата с файлове е възможна онлайн. Правата за достъп до отделен файл са разпределени, като всяко от тях е описано атрибутивно. Можете също да отбележите прозрачността на процесите на работния процес. Задачите се добавят към календара на MS Outlook. Предимството на системата са адаптивни шаблони за търсене и удобни механизми за филтриране по колони на списък.

Но има редица недостатъци: няма възможност за пагинация на елементите (в Win32). Минимални настройки за визуални ефекти. Невъзможно е да се локализират имената на реквизитите на различни езици. Картата не може да бъде преоразмерена. Когато създавате връзки между електронни документи, не можете да добавяте коментари, за да опишете връзката. Интерфейсът е претоварен.

Ориз. 1.Системен интерфейс Directum

Docsvision

Docsvision използва предварително конфигурирани теми, а лентата за команди може да се персонализира. Връзките между документите се показват в дървовиден изглед. Връзките могат да бъдат анотирани. Има възможност за проектиране на карти със задачи. Лентата с инструменти е персонализирана. Пълнотекстово търсене от един ред работи, има адаптивни шаблони за търсене, дизайнът на формите за търсене също може да се персонализира.

В същото време недостатъците на системата са, че не е възможно автоматично да се прикачи документ към задача. Процесите не са прозрачни, напомнянията работят само когато MS Outlook е включен.

Ориз. 2.Системен интерфейс Docsvision

ELMA

Външно интерфейсът ELMA ECM + е стандартно съхранение на файлове, потребител без опит с такива системи може лесно да навигира независимо.

Регистрацията на документи се извършва в специален съветник на няколко последователни стъпки. Когато влизате в системата, просто трябва да посочите необходимите данни за документа и да прикачите електронната версия, системата автоматично генерира карта за документи с всички данни в нея.

Цялата информация за организацията се съдържа във вътрешния портал. Всички инструменти, от които се нуждаете, са на едно място: архив от документи, задачи, календар, канал за съобщения, отчети, уеб документи.

Операциите могат да бъдат опростени или разширени по време на персонализирането.

Ориз. 3. ELMA интерфейс

Optima WorkFlow

Системата има интуитивен интерфейс. Системата конфигурира стилове на дизайн на приложението, извежда в списъка с документи и е достъпна зоната за преглед на атрибути и изображения, прилагат се стилове на рисуване на списъка с документи (шрифт, запълване, икона).

Струва си да се отбележи удобното търсене в полетата-списъци с регистрационни карти, наличието на визуален контрол на задължителното попълване на полетата, възможността за работа с файлове, връзки и движение на документи в един прозорец.

Удобно е да работите с прикачени файлове - работата се извършва онлайн в един прозорец, в режим на регистрация и напускане. Връзките от край до край между документите се изобразяват като дърво.

Можете да проектирате карта със задача, когато създавате задание.

недостатъци:потребителите не могат да създават нови списания, набори от документи, настройките не се записват в базата данни. Невъзможно е да се персонализира лентата с инструменти в регистрационната карта, да се локализират имената на реквизитите. Размерът на картата е непроменен. Механизмите за плъзгане и пускане не са внедрени. Няма основни функции на интерфейса за избор на карти за комуникация. Друг недостатък е непрозрачността на процеса при създаване на задание; не можете да настроите напомняния за изпълнители.

Ориз. 4.Интерфейс на Optima WorkFlow

1C: Документооборот 8

Интерфейсът може да се персонализира за типове потребители. Можете да видите списък с потребители, които в момента са влезли в системата. Има инструменти за проектиране за RKK (дизайнер), възможност за разширяване и персонализиране на RKK, докато можете да използвате сложни елементи - таблици, структури.

недостатъци:няма вградени средства за преглед на прикачени файлове, няма преглед на групови задачи, няма назначение на изпълнител като лидер от групата.

Ориз. 5.Интерфейс 1C: Управление на документи 8

Функции за търсене

Directum

Предимствата на системата включват наличието на пълнотекстово търсене на документи и данни за регистрационни карти (RK). Шаблоните за търсене могат да бъдат персонализирани според детайлите на RK. В сила е филтърът на списъка с документи по стойности на колони. Удобни функции за персонализиране на шаблони за търсене. Могат да се създават папки за търсене.

Отрицателни качества: невъзможно е да се разпределят правата за достъп до конфигурирани търсения; няма конфигурирани търсения на уеб клиенти; няма начин да се създаде комплекс заявки за търсене, няма пагинация на обекти в списъка с документи и резултатите от търсенето, допълнителни стилове не се прилагат в списъка с документи.

Docsvision

Docsvision поддържа създаването на сложни заявки за търсене с помощта на XML и разпределението на правата за достъп за търсене.

недостатък- бавно действие на зрителния панел.

ELMA

ELMA ECM + събира документи в единен електронен архив. Търсенето на документи се извършва бързо и удобно, не само по име, но и по данните на картата за документи или RK. Резултатите от търсенето се показват само ако имате разрешение за достъп до документите. Параметрите за търсене се записват във филтърен формат, в бъдеще можете бързо да търсите документи по запазени параметри.

недостатък:липса на пълнотекстово търсене в документи.

Optima WorkFlow

Прилага се директна заявка за база данни за формиране на сложна заявка за търсене в дневници на документи. Извършва се пълнотекстово търсене върху съдържанието на документа и търсенето се извършва с образец на регистрационна карта (няма нужда от персонализиране на шаблони за търсене). Можете да въвеждате заявки за търсене по данните на регистрационните карти. Филтрите се прилагат към всички налични дневници на документи.

Недостатъкът на системата е невъзможността за запазване на персонализирани шаблони за търсене. Няма пълнотекстово търсене на детайлите на регистрационните карти на документи. Потребителите не могат да създават папки за търсене и сложни търсения. Няма търсене в пълен текст за данни за регистрационната карта.

1C: Документооборот 8

Извършва се атрибутивно търсене според детайлите на документа. Можете да създавате модели за търсене, тяхното съхранение е йерархично и категоризирано. Въз основа на резултатите от търсенето се генерират отчети.

В една заявка е невъзможно да се изпълни различни видовеТърсене. Няма настройка на набор от реквизити за автоматично търсене на дублирани документи при регистрация.

Административни настройки

Directum

Системата ви позволява едновременно да поддържате организационната и персоналната структура на няколко компании. Предоставена е подробна информация за отделите и служителите, която може да бъде разширена. При необходимост от подмяна (пълна или от асистент), автоматично се създават папки "in/out". Филтърът на поднизовете и търсенето с обхождане работят.

недостатъци:Дисплеят на OShS не е визуален, няма възможност за сортиране на елементи в определен ред, трудно е да се създават и попълват директории, няма локализация на записи в директорията. Минимални настройки за външния вид и поведението на AC.

Ориз. 6.Поява на регистрационни карти в системата Directum

Docsvision

Docsvision поддържа поддръжката на OShS на няколко компании наведнъж. Има заместващи функции (постоянен или временен заместител). Филтърът на поднизовете работи. Недостатъците частично дублират свойствата на Directum: не е визуален дисплей на OSH, няма сортиране на елементи в даден ред, не можете да поддържате история на директории, да създавате въведени директории, да създавате йерархични директории, няма вградена "номенклатура на делата" директория. Ниска производителност на дизайнера.

Ориз. 7.Справочник на служителите в системата Docsvision

ELMA

Удобно е да се следи ситуацията в клоновете на големи компании. Няколко системи са комбинирани в един прозорец, организирайки единна информационна система от отдели и висококачествен обмен на информация. Потребителят разполага с цялата необходима информация за външната система, без да напуска страницата си. Удобно е да превключвате между страниците на фирмените поделения. Освен това е достъпна информация за извършване на дейности, актуални новини, преглед на документи, стартиране на изпълнението на бизнес процеси.

Ориз. осем.Създаване на клон страници в ELMA

Обща информация за всички клонове и поделения е на разположение на ръководителя. Данните за отделите и служителите могат да бъдат разширени.

Смяната на служителите се извършва в специален раздел. Заместванията се отменят автоматично в края на срока. Когато се инсталира заместващ процес, задачи по процес се прехвърлят автоматично към него. Системата отчита еднократна задача и отсъствие този служител, предлагайки да изберете различен изпълнител.

Ориз. девет.Конфигуриране на секцията "Заместване" в ELMA

Специален раздел "График на отсъствията" показва списък на служителите, които отсъстват от работното място за определен период.

Optima WorkFlow

Системата поддържа поддръжката на OShS на няколко компании, структурата е ясно показана. Реализирани са функции за заместване (постоянен/временен заместител), има текущо търсене по първи букви. Артикулите могат да бъдат сортирани в посочения ред; доста просто попълване на справочника, създаване на йерархични справочници, задаване на дата на изтичане на записа на справочника.

Има дизайнер на шаблони за регистрационни карти, персонализирани размери, фонове, отметки, полета, шрифтове, скриптове се използват за събития с регистрационни карти.

недостатъци:няма възможност за поддържане на историята на директорията, няма огледална информация за подмяната. Информацията за отделите и служителите е минимална. Не можете да създавате въведени справочници, да съхранявате история на справочниците, да локализирате справочни записи. Няма функция за проверка на синтаксиса на кода на скрипта, няма полета от типа "радио бутон".

Ориз. десет.Добавяне на нов служител към организационната схема в Optima WorkFlow

1C: Документооборот 8

Работният плот на потребителя се персонализира според тяхната роля. Осигурява бърз достъп до данни за служители, списък с телефонни номера, препоръки за писане на кореспонденция и др. За ръководителя на отдела можете да настроите панел за пълнотекстово търсене на документи с всякаква цел, на мениджъра се предоставя панел за бърз достъп до отчети. Информацията се разпространява според правата за достъп. Организационната структура на организацията и ролите на изпълнителите могат да се използват за избор на изпълнители на бизнес процеси.

Подсистемата „Задачи и процеси на служителите“ съдържа инструменти за създаване и управление на бизнес процеси, както и настройка на ролеви адреси на задачи, настройка на матрица за смяна/подмяна на служители.

Моделиране на бизнес процеси

Directum

Системата реализира удобни функции за моделиране. Отстраняването на грешки в маршрутната диаграма се изпълнява стъпка по стъпка. Платформата има вграден език за програмиране на високо ниво IS-Builder. Възможно е да създадете свои собствени функции и скриптове, като използвате свой собствен API. Редакторът на отчети е реализиран на езика на IS-Builder. Минус: броят на основните блокове е недостатъчен.

Ориз. единадесет.Моделиране на бизнес процеси в системата Directum

Docsvision

Системата разполага с удобни функции за моделиране и проектиране на маршрутна схема без използване на софтуерни инструменти. Можете да развиете свои собствени функции. Възможно е да създавате скриптове, използвайки собствен API, да се обадите на уеб услуги. Инструменти - MS Reporting.

недостатък:необходимо е да се замени група прости блокове с един скриптов блок за оптимизация.

Ориз. 12.Моделиране на бизнес процеси в системата Docsvision

ELMA

Моделирането на бизнес процеси се извършва в специален графичен редактор "ELMA Designer" с опростен и интуитивен графичен интерфейс. Нотацията за описание на бизнес процеси е BPMN 2.0, която е удобна за описване на работни потоци и съдържа почти всички необходими примитиви. Бизнес анализаторът може да проектира бизнес процеси без помощта на програмист. Можете да разработите модел на управление в една компания и да правите промени в процесите в движение, без да спирате системата.

Движението на документи във фирмата може да бъде организирано по маршрути с всякаква сложност. Маршрутът на документа отразява през кои служители ще премине този документ, както и реда и естеството на планираната работа по него. Създава се графичен модел на процеса чрез плъзгане на необходимите блокове от операции от палитрата с мишката, след което операциите се свързват чрез преходи. Можете да добавяте коментари към преходите.

Ориз. 13.Маршрутът на документа, описан като бизнес процес в ELMA EDMS

Optima WorkFlow

В системата има дизайнер на модели на бизнес процеси, използвани са скриптове.

Ориз. четиринадесет.Моделиране на бизнес процеси в Optima WorkFlow

Настройката на свойствата на блока е лесна. Извършва се създаване на скриптове с помощта на собствен API, създаване на собствени функции и блокове, разтоварване на обекти във формат за обмен. Инструменти - Crystal Reports 11.0.

Възможно е да персонализирате външния вид на приложението, да персонализирате списъка с документи (видимост и ред на колоните, сортиране), да персонализирате известията.

Механизмите за моделиране са неудобни, функциите за настройка на бизнес логиката са минимални, става необходимо да се пишат скриптове за обработка на документи, няма дизайнер на жизнения цикъл на документа.

1C: Документооборот 8

Системата създава стандартни маршрути за движение на документи, има поддръжка за разклонения на маршрути и условни преходи. Има и дизайнер на отчетни форми.

Ориз. 15.Блокова схема на бизнес процес в 1C: Документооборот 8

Защита на данните и действията

Directum

Защитата на данните в системата се осъществява с помощта на парола за вход и акаунти в Windows. Можете да създавате потребителски групи и роли. Има дискретен и базиран на роли модел за контрол на достъпа, както и възможност за издаване на разрешения и привилегии. Разграничаването на правата за достъп се извършва на ниво папка, РК, файл и справочник. Можете да конфигурирате прехвърлянето на права. Използват се криптиране и EDS.

Недостатъци на системата:няма разпределение на правата за достъп до персонализирани търсения, няма персонализирани търсения в уеб клиента и не могат да се създават сложни заявки за търсене.

Изпълнението на изгледите е доста бавно.

Docsvision

Предимствата на системата по отношение на сигурността на данните са следните: наличие на задължителен контрол на достъпа, диференциране на правата за достъп на всички нива; установяване на прехвърляне на права. Прилагане на криптиране и цифров подпис.

ELMA

Всеки потребител от всяко място с достъп до Интернет може да въведе своето потребителско име и парола и да влезе в системата ELMA. Това влизане е конфигурирано по подразбиране за всички потребители, но има три основни начина за защита на влизането:

1. Влезте само през надеждни устройства. Ако влизате от компютър или мобилно устройство, който не е в списъка с доверие, системата ще съобщи за невъзможността за влизане.
2. Вход чрез токен. Токенът е устройство, което се свързва с сметкапотребител и ще съвпада само с него. Освен това отделният потребител има свой собствен ПИН код. Няколко електронни ключа-контейнера могат да бъдат записани на токен наведнъж - за влизане различни системи, а не само в ELMA, така че потребителят да не носи цял куп ключове.
3. Вход чрез сертификат. Механизмът работи почти по същия начин. Потребителят обвързва сертификата към своя акаунт. Можете да влезете в системата със сертификат само от определено работно място. Тази функция е достъпна само в браузърите Mozilla Firefox и Internet Explorer.

За да се съгласите, подпишете документ или неговата версия, използвайте цифров подпис... В този случай никой друг потребител, дори и да е научил паролата, няма да може да се съгласи или да подпише документа.

ELMA осигурява конфигуриране на права за достъп до различни обекти на системата. В основата на управлението на правата е ролята на елементите на организационната структура и отделните потребители на системата, процесът на конфигуриране се състои в графично изобразяване на длъжности, отдели и отдели и разпределение на отговорностите.

Optima WorkFlow

Защитата на данните се осъществява с помощта на вход / парола, акаунт в Windows. Създават се потребителски групи и роли, както и дискретен и базиран на роли модел за контрол на достъпа. Възможно е да се издават правомощия, да се разграничават правата за достъп на ниво папка, да се задават относителни права за достъп според организационната структура на организацията, да се използва EDS.

Не можете да присвоите права за достъп на един файл. Няма предварителен преглед на файла.

1C: Документооборот 8

Има софтуерни инструменти за контрол на целостта на документите, поддръжка на различни методи за удостоверяване. На потребителя се предоставят права за момента на изпълнение на поръчката или документа. Подписаните от ЕЦП документи се изпращат със запазваща информация за подписите. Правата за достъп се предоставят в съответствие с позицията на потребителя, неговата роля, степен на участие в бизнес процеси, печат или индивидуално. Правата се задават за папки и типове документи и се отнасят и за прикачените файлове, може да съдържат ограничения за четене или писане. Достъпът до отчетите също е ограничен – само неговите отчети са достъпни за служителя, а отчетите на неговия отдел са достъпни за мениджъра.

Няма диференциране на правата за достъп за части от документа (полета на регистрационната форма, прикачени файлове). Няма система от инструменти за архивиране и възстановяване на данни.

Заключение

Компаниите, които избират EDMS, се сблъскват със същия проблем - те трябва да комбинират придобитата система и съществуващите бизнес процеси на организацията за дълго време. За да се оптимизира работата на цялата компания, е важно процесите на работния процес да бъдат изградени в основните – процеси от край до край и колкото по-скоро се осъществи такова сливане, толкова по-добре. Тази трудоемка дейност обаче изисква време, опит и постоянна комуникация на всички служители, чиято работа е свързана с документи. В една или друга степен системите, използвайки функциите си, могат да ускорят този процес. Обобщавайки и оценявайки резултатите, тогава ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 и Directum отговарят най-вече на ключовите изисквания.

Документопотокът е необходим за всяка компания и може да се осъществи в по различни начини... Понякога този процес се осъществява като прехвърляне на документи между директора на организацията и счетоводителя, а понякога това е набор от транзакции, свързани с електронни документи, т.е. т.нар Електронно управление на документи.

V големи компаниидокументооборотът изисква значителни усилия, тъй като поддържането на ред в делата в такива случаи е доста трудна задача.

За да осигурите ред в документацията на предприятието и да увеличите ефективността на работата с документи, можете да използвате електронна система за управление на документи.

Извика се приложение ELMA: „Електронно управление на документи“дава възможност за извършване на съхранение, регистрация, търсене, наблюдение и наблюдение на действия по документи в автоматичен режим. ELMA помага документите на конкретна фирма да работят реално.

Видео системата за управление на бизнеса ELMA

Често са електронни системи за управление от домашен произход

имат тромав интерфейс, който плаши някои потребители.

ELMA е лесен за използване и разбираем

интерфейс.

Това приложение има обичайния файлов интерфейс

съхранение, което ще задоволи дори потребители без много опит

използването на компютри.

Що се отнася до допълнителни функции, достъпът до тях се осигурява чрез специални бутони и удобни менюта. Този подход позволява на потребителя да вижда само елементите, от които се нуждае в работата си. В същото време останалите остават скрити, но ако е необходимо, те могат да станат достъпни. Това ви позволява да се чувствате комфортно със системата, след като я използвате няколко пъти.

Прост интерфейс не пречи на съществуването на обширна функционалност, която осигурява изпълнението на доста сложна работа, свързана с документооборота на компанията.

Описаното приложение дава възможност да се организира отчитането на документооборота и да се подобри работата на служителя, но не предполага сериозни познания на потребителя в областта на електронния документооборот.

Въвеждане и регистрация на документи

Както въвеждането, така и регистрирането на документи в тази система е много лесно, което се постига с помощта на добре разбран интерфейс. Това е съветник, който включва определен брой стъпки. Всичко, което се изисква за въвеждане на документ в системата, е необходимите данни и прикачен документ от електронен тип.

Въз основа на тези данни системата може да създаде карта за документи, която ще съхранява цялата информация, която я засяга. Ако има нужда от регистрация, тогава ще трябва да въведете определени атрибути за регистрация. Всички описани действия могат да бъдат по-прости или по-широки, зависи от спецификата на настройките.

Всички документи в системата могат да имат произволен брой версии на файлове. Само една версия ще бъде използвана като текущ файл, а всички останали ще бъдат остарели или чернови версии. Този подход ви позволява да запазите цялата налична информация за промени в документите на една карта. Също така си струва да се отбележи, че вариантите на документи, които се променят по време на обработка, одобрение и много други операции, могат да бъдат представени в различни формати. Голям брой версии на един документ позволява да се отървете от проблеми и необходимостта от създаване на множество карти.

Много компании се занимават с информация, която е представена на хартия. При използване на системата ELMA е възможно въвеждане на документи на хартиен носител. Приложението, наречено ELMA Agent, дава възможност за автоматично запазване на сканирани копия на документи в системата за управление на документи на компанията. Това означава, че въвеждането на хартиени документи в системата не е по-трудно от въвеждането на електронните им копия. В този случай не е необходимо да инсталирате на вашия компютър допълнителни програмии извършване на ненужни действия, свързани със запазване и сканиране.

За регистриране на документ в ELMA се използва инструмент, наречен Office. Всеки документ в Службата има свой собствен регистрационен номери е оборудван със специална контролна карта.

Архив на електронни документи

ELMA създава хранилище за всички налични документи, което се нарича електронен архив. С помощта на архива можете много бързо да намерите желания документ, като използвате неговото име или някои подробности.

В същото време всеки потребител може да се запознае изключително с онези документи, до които има достъп. Ако няма достъп до никакви документи, той няма да може да ги види.

В Архива всички документи имат свои индивидуални карти, с помощта на които можете да получите всички необходими данни - детайли, версии на документа и различни дейности, свързани с него.

Движението на документи във фирмата

Системите, предназначени за електронно управление на документи, предоставят отлична възможност за подпомагане на дейности, свързани с документи. В същото време изпълнителите извършват различни дейности с документи в електронен вид.

Този подход дава възможност да се постигнат много предимства, включително намаляване на времето за работа с документи, предотвратяване на загубата на оригинали и ускоряване на реакцията на изпълнителя във връзка с поставената задача. Освен това в същото време много хора могат да извършват определени действия с документи.

Използвайки ELMA, можете да осигурите движението на документи в организацията по пътища с различна сложност. Спецификата на маршрута определя кои служители ще се занимават с документа и какви действия ще се извършват върху него.

Маршрути на електронни документи

ELMA осигурява гъвкаво управление на движенията на документи в една организация. За да извършите такива традиционни операции като проучване, преглед или одобрение на документи, само с няколко щраквания. Ако е необходимо паралелно изпълнение на задачи, работата с документ може да се извършва от няколко потребители едновременно. При такива условия на дейност системата дава възможност на участващите изпълнители просто да работят заедно.

ELMA има много удобни инструменти за предоставяне на работа, свързана с документи. Въз основа на резолюцията, дадена от началника, можете да създадете списък с онези задачи, които са от значение за документа. В същото време всяка задача има конкретен изпълнител и времето, необходимо за нейното изпълнение. Всички задачи, които имат връзки към документ, са свързани с неговата карта. Това дава възможност да се разбере каква работа се извършва в момента по документа и тяхното състояние.

В случай, че една компания използва сложни маршрути за движение на документи, тя може да използва ELMA за моделиране. Извършва се с помощта на удобен и добре разбран редактор, който има прост графичен интерфейс.

Освен това е възможно да се задават маршрути с различна трудност. В същото време разработчикът може да прилага най-стандартните операции и да управлява характеристиките на маршрута с помощта на Docflow. По време на изпълнението на тези маршрути са възможни промени на версиите, регистрация, промени в статуса и създаване на напълно нови документи. Всички тези операции се извършват автоматично.

Веднъж създаден, моделът на маршрута може да се прилага многократно, което позволява точното движение на фирмените документи. За да изпратите документ по предварително определен маршрут, трябва да използвате неговата карта.

Просто трябва да кликнете върху елемента от менюто „Изпращане по маршрута“

В процеса на изпълнение на маршрута можете да видите къде точно се намира документът в момента и какъв тип работа се извършва с него. Тези данни могат да се видят или на картата, или в нея графично изображениена картата. Текущата операция е обозначена със зелено поле.

Шаблони за електронни документи

Шаблони могат да се използват за бързо създаване на стандартни документи. Те са шаблони за бъдещи документи. Някои части от тях включват фрагменти, предназначени да вмъкват необходимите данни там (автоматично). Създаването на шаблони е по силите дори на тези потребители, които изобщо не разбират от програмиране.

На практика компаниите често трябва да създават едни и същи документи. По правило се променят само датите, фамилните имена и имената на фирмите. Ръчното изпълнение на тези задачи може да отнеме много време и да увеличи вероятността от грешки. ELMA върши тази работа с помощта на шаблони.

Всичко, което се изисква от потребителя, е да въведе информация, която ще трябва да се вмъкне в документа, всичко стоманена системаще го направи автоматично.

Работа по договор

С помощта на описаното приложение можете да извършвате много видове работа, свързана с документооборота на компанията. Работата по договор е една от най-честите употреби на ELMA. Като правило включва изпълнението на различни задачи, свързани с договорите на компанията.

В тези компании, които не използват електронно управление на документи, договорната работа се състои от следните етапи:

1. Създаване на договор по образец или на база използвани преди това договори. Новите данни се въвеждат ръчно от мениджъра.

2. Проверка на документа от адвокат. Управителят трябва да представи договора на хартиен или електронен носител.

3. Съгласуване на договора с профилния ръководител на фирмата.

4. Подписване на договора от генералния директор.

5. Регистрация на документа в архива на дружеството. Тази стъпка се извършва от секретар и може да варира значително от компания до компания.

6. Договорът попада в ръцете на тези хора, за които е предназначен, осъществява се контрол на подписването.

Този метод има много недостатъци. В много организации е трудно да се проследи местоположението на документа и дейностите, които се извършват във връзка с него. Ако има нужда от изменение на договора, възникват съмнения относно уместността на тази опция. В допълнение, подобен процес на одобрение усложнява създаването на лист за одобрение, който показва информация за вземането на решения по даден документ.

Договорна работа в ЕЛМА: Електронен документооборот

В това приложение договорната работа се извършва с помощта на маршрути, които са лесни за графично изобразяване. Повечето отвсички действия се извършват автоматично. Малкото операции, които изискват участие на потребителя, са обозначени с червени правоъгълници на диаграмите.

Щракнете, за да отворите пълната карта

Създайте договор

Преди да изпратите документ по определен маршрут, той се създава. Можете да използвате готов файл или да създадете нов с помощта на шаблон.

След това договорът може да бъде изпратен по предварително определен маршрут.

1. Първата стъпка е сключване на договор с адвокат... Формулярът съдържа изложение на проблема и данни, свързани с документа. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете, за да видите картата с документи. В менюто има специални операции, наречени "Съгласен", "Отказ".

2. Изпращане до началника на профила.Ако документът не изисква ревизия, той се изпраща от адвокат до съответния ръководител на дружеството за одобрение. В същото време адвокатът посочва условията, участниците и оставя коментари. Координацията може да се извършва както паралелно, така и последователно.

3. Договорът се координира от профилния началник.Това се случва по същия начин като одобрението на адвокат. Листът за одобрение може да се види в долната част на страницата със задачата. В него можете да разберете за всички участници, техните решения, коментари и часа на заданието.

4. Подписване на договора от генералния директор.На този етап директорът може да се запознае с всички версии на договора и да избере една от тях за подписване. Той може да използва посочените операции "Подписан", "неподписан".

5. Регистрация.Подписаният договор се регистрира в офиса на фирмата. Служителят трябва да попълни карта за документи. Информацията влиза в регистрационния регистър в автоматичен режим.

Там можете да видите данни за всички документи, които са регистрирани.

6. Контролиране.Мениджърът следи операциите, които се извършват с договора от контрагента. След като документът бъде подписан от контрагента, неговият маршрут приключва.

Както можете да видите, ELMA прави работата с договори по-точна и по-добре организирана.

В същото време загубата на документ е изключена и шефът винаги може да разбере кои и какви действия се извършват с договора в момента.

В листа за одобрение, който се създава след приключване на процеса на одобрение, ясно се вижда кой и по кое време е извършил дейности с документа.

Документопотокът съществува във всяка организация: от най-аскетична форма между счетоводител и директор на хартиен носител до сложна верига от паралелни и последователни действия в рамките на работата с електронен документ. За всеки роднина голяма компанияуправлението на документи не е лесна задача: наистина е трудно да се поддържат всички дела в ред, особено при голям брой документи.

Системата за електронно управление на документи ще помогне да се подредят нещата в системата от документи на организацията, да се направи работата с документи ясна и ефективна.

ELMA: Приложението за електронно управление на документи ви позволява да автоматизирате операциите организирано съхранение, търсене, регистриране, наблюдение и проследяване на текущи действия с документи. Благодарение на използването на приложението ELMA: Електронно управление на документи, документите в организацията започват да работят наистина.

Руски електронни системиуправлението на документи често може да сплаши потребителя със своя тромав, но вероятно функционален интерфейс. При разработването на приложението ELMA: Електронно управление на документи, едно от най- приоритетни задачибеше да се създаде приятен, удобен и интуитивен потребителски интерфейс. Приложението ELMA: Електронно управление на документи има стандартен интерфейс за съхранение на файлове, познат дори на неопитни компютърни потребители. Допълнителните функции на приложението са достъпни чрез бутони на лентата с инструменти и внимателно разположени менюта. По този начин потребителят вижда само това, от което наистина се нуждае, за да работи - всички ненужни елементи са скрити, но могат да бъдат лесно достъпни, ако е необходимо. Това гарантира бързо развитиев системата - само за две-три сесии.

Прост и интуитивен интерфейс крие богата функционалност, която в ръцете на малко по-опитен потребител може да се използва за решаване трудни задачиработния процес в организацията. По този начин приложението "ELMA: Електронно управление на документи" ви позволява да водите записи на документооборота, да оптимизирате работата на служител и в същото време не изисква от потребителите да имат задълбочени познания за управлението на системите за електронно управление на документи .

Въвеждане и регистрация на документи

Интерфейсът за въвеждане и регистриране на документи в системата е прост и ясен - реализиран е като съветник, който се състои от няколко последователни стъпки. При въвеждане на документ в системата потребителят ще трябва само да посочи необходимите данни за документа и да прикачи електронен документ. Въз основа на тази информация системата генерира карта за документи - страница, на която се представя цялата информация за документа. Ако даден документ е регистриран, потребителят също ще трябва да посочи някои допълнителни атрибути за регистрация. В зависимост от настройките на системата, тези операции могат да бъдат опростени или, обратно, разширени.

Всеки документ в системата може да има неограничен брой версии на файлове. В този случай само една версия на файла ще бъде текуща (текуща), а останалите ще бъдат или неговите чернови, или остарели версии на файла. По този начин цялата история на промените в съдържанието на документа се съхранява на една карта на документа. В същото време версиите на един и същ документ, които често се променят в процеса на неговото одобрение, преразглеждане и други действия, могат да имат различни формати. Версионирането на документа избягва объркване и многократно създаване на няколко копия на картата на един и същ документ.

Значителна част от информацията все още идва в организацията на хартиен носител, но на входа хартиени документиза ELMA не е проблем. Приложението ELMA: Електронно управление на документи, ако ELMA Agent е инсталиран на компютъра, ви позволява автоматично да запазвате сканирани документи в системата за електронно управление на документи на организацията. Следователно методът на въвеждане на хартиени документи в системата практически не се различава от въвеждането на електронни документи - просто трябва да натиснете бутона "Сканиране" в точното време. Допълнителен софтуер, инсталиран на компютъра, точно като ненужни операции по сканиране и запис на файлове на твърдия диск, няма да е необходим.

За регистриране на документи в системата ELMA се използва инструментът Office. В Службата към документите се прилага регистрационен контролен картон и се присвоява регистрационен номер.

Архив на електронни документи

Всички документи на приложението ELMA: Електронно управление на документи образуват единен електронен архив - хранилище на документи. Архивът на документи има удобно търсене, което ви позволява бързо да намерите необходимите документи не само по техните имена, но и по определени подробности. Резултатите от търсенето се показват в строго съответствие с правата на потребителя върху документи - документите, до които потребителят няма достъп, ще бъдат скрити.

Всеки документ от електронния архив има лична карта, на която можете да получите пълна информация за документа: файлове с версии на документа, неговите данни, както и списък на всички видове дейности, които се извършват или извършват върху него.

Движението на документи в организацията

Едно от основните предимства на използването на системи за електронно управление на документи е възможността за удобно организиране на работа с документи. Работата на изпълнителите с документи се извършва изцяло в електронна форма, което позволява не само да се предотврати случайна загуба на оригиналния документ, но и значително да се намали времето, необходимо за извършване на действия с документи, да се намали времето за реакция на изпълнителите на получените задачи , а също така, ако е необходимо, да позволи на голяма група хора едновременно да осигурят пълноценна работа с документа.

Системата ELMA ви позволява да организирате движението на документи във фирма по маршрути с всякаква сложност. Маршрутът на документа определя през кои служители на организацията ще премине документът, както и реда и естеството на работата, която те ще извършват с него.

ELMA ECM +е решение за организиране на вътрешно корпоративно електронно управление на документи. Решението е изградено върху платформата ELMA BPM, която позволява, наред със стандартните процеси на работния процес, да се реализират бизнес процеси от край до край на компанията.

Организация на електронния документооборот

EDF контур

Въвеждането на система за електронно управление на документи е превод на документооборота от хартиен вид в електронен. Всички действия, които са толкова разбираеми и познати при работа с хартия, се извършват в електронен вид.

Наборът от тези действия (процеси) е добре регламентиран от европейския стандарт за системи за електронно управление на документи MoReq2. Съгласно този стандарт за превод в електронен вид трябва да се реализират следните основни процеси: създаване, движение, съхранение, търсене, показване, сигурност и др. Този подход систематизира процедурата по прилагане. Позволява ви да разделите целия поток на отделни части. За редица документи и документообороти вече има стандартни решения, които си струва да използвате.

Електронен офис

Електронен офис автоматизира обработката на входящи и изходящи документи, регистрация на документи.

Управление на договори

Управлението на договори ви позволява да превеждате подготовката, одобрението, съхранението и обработката на договори и свързани документи.

Вътрешни документи

Секция Вътрешни документи организира работа с бележки и организационно-административни документи в предприятието.

Съгласуване на сметки

Разделът Съгласуване на фактури автоматизира съгласуването, плащането и съхранението на фактури.

За „нестандартни“ документи и документообороти, използвайки системата за управление на документи, можете бързо да настроите основни процеси, което ще ви позволи бързо да преминете към електронен обмен на документи в рамките на компанията.

EDMS функции

Системите от клас ECM съдържат редица функции, необходими за бързото внедряване на електронно управление на документи в една компания.

Баркодиране

Работата с баркодове ви позволява да реализирате функцията за бързо търсене на документи в електронен архив с помощта на хартиено копие. Скенерът чете баркода и системата бързо намира документа в системата.

EDS (Електронен цифров подпис)

За формиране на криптографска защита при работа с електронни документи в основната доставка на ELMA ECM+ има "Цифров подпис"

Търсене / Пълнотекстово търсене

ELMA ECM + реализира функции за търсене по атрибути на документа и реализира пълнотекстово търсене в качени документи. Пълнотекстовата търсачка поддържа морфологията на руския език.

Гъвкава конфигурация на EDMS

Една от важните функции на EDMS е възможността за гъвкаво приспособяване към процесите на компанията, в която се внедрява EDMS. Ето частичен списък на компонентите на EDMS, които трябва да бъдат конфигурирани.

Маршрути за документи

Видове документи

За да изградите структурирано съхранение на документи в ELMA ECM +, можете да конструирате Различни видоведокументи. Всеки тип документ има свои собствени характеристики на поведение: набор от атрибути, външен вид на карти, маршрути и т.н.

Шаблони за документи

За генериране на документи и пакети документи с помощта на шаблон в ELMA ECM + е разработен шаблонен механизъм. Шаблони могат да бъдат съставени в офис формат (MS Word, MS Excel). За формиране на шаблони е възможно да се използват цикли, условия.

Номенклатура на документите

Номенклатурата на документите определя как документите се групират в дела. Когато се създава документ, той се включва в делото по определени правила, което улеснява по-нататъшната обработка и търсене на документи.

Документни регистри

Когато конфигурира приложението, администраторът може бързо да генерира регистри на документи. Това могат да бъдат регистри като "Неплатени фактури", "Просрочени договори", "Необработени входящи" и т.н. Това става бързо и с мишката.

Маршрути на движение на документи

Маршрутите за движение на документи също се конфигурират с "мишката". За това се използва основният механизъм ELMA за управление на бизнес процеси. За приложението ECM + е създаден голям набор от блокове за работа с електронни документи - подписване, одобрение, запознаване с документи и т.н.

Допълнителни функции

Външните приложения допълват възможностите на ELMA ECM +.

Мобилно приложение

Мобилни приложения

ELMA ECM + разработи мобилни приложения за iPhone, iPad и смартфони, базирани на Android OS.

Мобилните приложения съдържат блокове от входящи задачи, контрол и канал. Поддържат се всички функции за работа с електронни документи – одобрение, подписване, разглеждане и т.н.

Агент на ЕЛМА

Друго полезно приложение на ELMA е ELMA Agent. Това е малко приложение, което е инсталирано на компютър (поддържат се Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent уведомява за събития в системата, осигурява работа с лентата и ви позволява удобно да работите с електронни документи (включително да ги редактирате онлайн).

Приставка за MS Outlook

Plug-in за MS Outlook ви позволява да създавате задачи за входящи писма, да създавате документи от прикачени файлове. Приложението е интегрирано в MS Outlook.