ELMA: Elektronische Dokumentenverwaltung

Eine Lösung zur Verbesserung der Interaktionsqualität im Unternehmen. Das System bietet Lösungen zur Organisation von Arbeitsabläufen und ermöglicht gleichzeitig die Umsetzung Ihrer individuellen Geschäftsprozesse. Es enthält Standard-Workflow-Prozesse und hilft, die Bewegung von Dokumenten und die operativen Aktivitäten des Unternehmens zu organisieren.

Alternativen zu ELMA ECM

Überblick über das ELMA ECM-System

ELMA- ein Unternehmensmanagementsystem, mit dem Sie eine effektive Interaktion zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens aufbauen und ihre Aktivitäten steuern können, um die Qualität des gesamten Unternehmens zu verbessern.

Produktpalette.

ELMA besteht aus einer Reihe von Anwendungen für die Unternehmensverwaltung, die als separate Anwendungen oder zusammen in einem einzigen Informationsbereich erworben und betrieben werden können:

• ELMA: Elektronische Dokumentenverwaltung. Automatisiert Standardarbeitsprozesse im Büro und elektronisches Dokumentenmanagement. Mithilfe des WorkFlow-Mechanismus können Sie das System schnell gemäß den Anforderungen des Unternehmens konfigurieren.
• ELMA: Geschäftsprozessmanagement. Die Anwendung implementiert das Konzept von BPM (Business Prozessmanagement), mit dem Sie flexible adaptive Informationssysteme erstellen können; Lösungen, die sich mit Änderungen in den Geschäftsprozessen des Unternehmens schnell ändern können. Die Anwendung nutzt den internationalen BPMN-Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen.
• ELMA: Leistungsmanagement. Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, die Grundsätze im Unternehmen umzusetzen Zielverwaltung und leistungsabhängige Prämien. Die Implementierung in einer "leichten Form" ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von Zielleistungsindikatoren (KPI, KPI) zu erstellen und eine operative Kontrolle über das Erreichen geplanter Werte von Indikatoren im Kontext der Entwicklungsziele und -strategie des Unternehmens zu etablieren (Implementierung des BSC-Mechanismus oder der Balanced Scorecard)
• ELMA: CRM. ELMA-Anwendung: CRM kostet kein Geld und ist beim Kauf einer der ELMA-Anwendungen im Basispaket enthalten. ELMA: CRM ist ein operatives CRM, dessen Hauptfunktionen die Verwaltung des Verkaufsprozesses (einschließlich des Verkaufstrichtermechanismus) und die Pflege der Geschichte der Beziehungen zu Ihren Gegenparteien (Basis von Gegenparteien, Kontakten, potenziellen Kunden, Transaktionen usw.) sind.
• ELMA: Projektmanagement. Ermöglicht die einfache Etablierung des Projektmanagements im Unternehmen. Neben der Standardaufgabenverwaltung, dem Projektplan (Gantt-Diagramm) und der Organisation eines einzigen Informationsraums für das Projekt ermöglicht ELMA: Project Management die Verwaltung von Standardgeschäftsprozessen innerhalb von Projekten und die Verwaltung des Projektbudgets.
• ELMA: Internes Portal Alle Anwendungen basieren auf einem - ELMA: Internes Portal. Diese Anwendung wird nicht separat verkauft – sie ist im Lieferumfang jeder ELMA-Anwendung enthalten.

ELMA: Internes Portal beinhaltet:

• Organisatorische Struktur Firmen
• Aufgabenmanagement
• Kalender
• Kommunikation. Nachrichten-Feed.
• Internes Portal. Webdokumente.
• Webspeicher für Dateien

ELMA-Pakete.

• ELMAECM. Ein hervorragendes Instrument für die operative Führung des Unternehmens. Es umfasst die Anwendungen ELMA: Business Process Management, ELMA: Electronic Document Management und basiert auf dem ELMA Internal Portal.
• ELMABPMSuite. Das System ermöglicht es Ihnen, das Prozessmanagement in einem Unternehmen auf Basis von Kennzahlen und ausführbaren Prozessen zu organisieren und Prozesskennzahlen, Unternehmensstrategie und Mitarbeitermotivation miteinander zu verknüpfen. Das Paket beinhaltet ELMA: Performance Management, ELMA: Business Process Management und basiert auf dem ELMA Internal Portal.

Architektur des ELMA-Systems.

Das Geschäftsprozessmanagementsystem ELMA besteht aus einer Reihe von Programmen:

1. ELMA-Server
2. ELMA-Designer
3. ELMA-Agent

ELMA-Server enthält eine Reihe verwandter Komponenten:

• Datenbank
• Internetanwendung
• Konfigurationsserver
• Alert-Server

ELMA-Server ist das Wurzelelement des Systems. Um mit dem Server arbeiten zu können, müssen Sie ihn registrieren.

ELMA-Designer ist eine Anwendung, die auf dem Computer des Benutzers installiert wird und eine komfortable Schnittstelle zum Modellieren von Prozessen und Erstellen von Konfigurationen bietet.

Um mit dem Designer arbeiten zu können, muss dieser registriert werden.

ELMA-Agent ist eine Anwendung, die auf dem Computer des Benutzers installiert wird und Echtzeitwarnungen anzeigt, die der Server für den Benutzer generiert.

ELMA Agent erfordert keine Registrierung, um loszulegen, und kann auf beliebig vielen Computern in einer Organisation installiert werden.

Das ELMA-System implementiert die SOA-Architektur und stellt die notwendigen Schnittstellen zur Erweiterung des Systems bereit. ELMA ermöglicht:

• Führen Sie alle Geschäftsprozesse aus, die von einer externen Anwendung in das System geladen wurden
• Funktionen einer externen Anwendung aufrufen. Es werden sowohl synchrone als auch asynchrone Aufrufe unterstützt.

Implementierung des ELMA-Systems.

Die Spezialisten der Firma "Elevayz" haben eine einzigartige Methode zur Implementierung eines Prozessansatzes in einem Unternehmen mit dem Softwareprodukt ELMA entwickelt. ELMA ist ein hochmodernes und leistungsstarkes Produkt, das für Unternehmen entwickelt wurde, die einen Prozessansatz für das Management implementieren und adaptive Geschäftsprozesse haben möchten, die angepasst und optimiert werden können, um sich ändernden Geschäftsbedingungen, regulatorischen Anforderungen und Wettbewerbsdruck gerecht zu werden.

Damit das System alle Vorteile Ihrer Prozesse ausschöpfen kann, führt das Unternehmen eine erste Informationssammlung durch, untersucht die aktuellen Aktivitäten des Unternehmens, identifiziert Bedarfe und legt gemeinsam mit der Unternehmensleitung die Bandbreite fest zu lösende Aufgaben. Als Ergebnis wird eine Liste von Aufgaben erstellt, die bei der Implementierung des Systems gelöst werden müssen.

Als nächstes wird die Organisationsstruktur des Unternehmens untersucht und Empfehlungen zu ihrer Verbesserung gegeben. Die Verbesserung der Organisationsstruktur des Unternehmens ist der wichtigste Teil seiner Organisationsentwicklung. In diesem Stadium Aktualisierung Personal und in die Realität umzusetzen.

Der nächste Schritt in der Vorbereitungsphase der Systemimplementierung ist die Analyse der aktuellen Aktivitäten des Unternehmens. Der Zweck dieser Analyse besteht darin, eine bestimmte Anzahl von Geschäftsprozessen hervorzuheben, um sie weiter zu automatisieren. Dadurch entsteht ein Netzwerk von Prozessen, das den aktuellen Stand der Dinge im Unternehmen widerspiegelt. Darüber hinaus ist die Verantwortung der Mitarbeiter für die von ihnen erbrachte Arbeitsleistung klar definiert. Dies erhöht die Leistungsdisziplin und Lenkbarkeit der Mitarbeiter dramatisch. Der Leiter sieht den wahren Stand der Dinge im Unternehmen.

Nach der Bildung der primären Modelle werden die erzielten Ergebnisse und die Vision des Managements gemeinsam mit den Managern und Schlüsselverantwortlichen verglichen. In dieser Phase können sowohl das Unternehmensaktivitätsmodell als auch das Verfahren zur Durchführung bestimmter Operationen im Unternehmen an die Ziele und Zielsetzungen der Manager angepasst werden. Dies geschieht in der Regel in Form von erweiterten Sitzungen, bei denen jeder verantwortliche Ausführende seine Vorschläge zur Verbesserung der Aktivitäten des Unternehmens vorbringt. Und das ist letztlich der Schlüssel zum Erfolg der gesamten Organisation.

Fachspezialisten wiederum bereiten den Einsatz der Lösung beim Kunden vor. Diese Phase umfasst die Installation auf dem Server und die Überprüfung der Systemleistung auf den Arbeitsstationen der Benutzer. Im Zuge dieser Arbeiten werden letzte Bemerkungen und Mängel in der Systembedienung beseitigt. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter des Kunden darin geschult, mit dem Programm zu interagieren und es zu empfangen Grundwissen im Bereich Geschäftsprozesse.

Wirtschaftliche Effizienz.

Mitarbeiter des Unternehmens sind verantwortungsbewusster in ihren Aufgaben Denn: Die Prozesse sind geregelt, und der Mitarbeiter weiß genau, was er zu tun hat. Darüber hinaus bietet das System eine effektive Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben durch das Management.

Steigerung der Effizienz der Mitarbeiter bei der Lösung "typischer" Aufgaben durch die klare Regelung von Abläufen im Unternehmen und gesteigerte Disziplin.

Spart Mitarbeiterzeit das Richtige zu finden dokumentieren weil alles Erforderliche Dokumente mit 2 Klicks verfügbar.

Mitarbeiter erhalten schnell die notwendigen Informationen und möge selbstständig Entscheidungen treffen durch schnellen Zugriff auf Dokumente und ein klares Verständnis ihres Verantwortungsbereichs innerhalb jedes Geschäftsprozesses.

Der Prozentsatz des Informationsverlusts bei der Übertragung von Aufgaben von einem Mitarbeiter auf einen anderen wird reduziert.

Der Papierkram wird reduziert.

Erhöht die Gesamtgeschwindigkeit des Prozesses.

Einfacher zu erstellen und zu pflegen Qualitätsmanagementsysteme aufgrund der Fähigkeit, aktuelle Prozessvorschriften zu erhalten und die Geschäftsprozesse ständig zu verbessern.

Einfacheres Training und Onboarding neuer Mitarbeiter.

Systemvorteile.

Ein Webbrowser reicht aus, um mit dem System zu arbeiten. Dadurch können Sie von überall auf der Welt mit dem System arbeiten, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.

Zur Beschreibung von Geschäftsprozessen wird die moderne BPMN-Sprache verwendet – heute der beste und fortschrittlichste Weltstandard zur Beschreibung von Geschäftsprozessen.

Fähigkeit zur Generierung von Geschäftsprozessregeln, was eine Voraussetzung für die Zertifizierung nach dem Qualitätsstandard GOST-R ISO 9001:2001 ist. Gleichzeitig ist Doppelarbeit ausgeschlossen und das Unternehmen hat immer Regelungen zu tatsächlichen Arbeitsabläufen.

Keine „versteckten“ Gebühren für Softwarelizenzen. Sie müssen keine Datenbank oder andere teure Komponenten kaufen.

Der Preis des Produkts ist 2-3 mal niedriger als die Preise ähnlicher Systeme

Screenshots

ELMA-Designer

Mit Dokumenten arbeiten

ELMA-Systemschnittstelle

Preis

Die Kosten für eine Lizenz betragen 3000,00 Rubel.

Testberichte und Neuigkeiten zu ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 verbessertes internes Portal und Prozessdesigner

Kam heraus eine neue Version Systeme für Geschäftsprozess- und Leistungsmanagement - ELMA 3.11. Die Entwickler haben Änderungen an einem wesentlichen Teil der Hauptfunktionalität des IT-Tools vorgenommen und viele Lösungen implementiert, um das System zu beschleunigen und zu stabilisieren. Dem internen Portal wurde Unterstützung für Zeitzonen sowie zusätzliche Einstellungen für Produktionskalender hinzugefügt. Die Bedienung bei der Arbeit mit Meldungen und Workflow-Prozessen wurde qualitativ aktualisiert - die Möglichkeit der Online-Bearbeitung von Meldungstypen und Prozessversionen im ELMA Designer wurde implementiert. Benutzerdefinierte Erweiterungen – Skripte in der Operationsblock-Palette des Designers – wurden versioniert. Das Tool zur Suche nach Erweiterungen im Programm wurde verbessert. Auch der Formular-Designer und spezialisierte Anwendungen des Systems wurden verbessert: ELMA Projects+ und ELMA CRM+.

2017. Das ELMA-System ist in das Register der in der Russischen Föderation empfohlenen innovativen Produkte aufgenommen

Das Geschäftsprozessmanagementsystem ELMA ist in das Register innovativer Produkte, Technologien und Dienstleistungen aufgenommen, die hergestellt und zur Verwendung empfohlen werden Russische Föderation. Informationen zu den im Register enthaltenen Lösungen werden beim Kauf unter 94-FZ und 223-FZ verwendet. Alle Produkte, Technologien und Dienstleistungen, die sich für die Aufnahme in das Register bewerben, werden von den Mitgliedern des Sachverständigenrates geprüft. Die Eindeutigkeit von Lösungen wird analysiert, funktionale Eigenschaften, Wettbewerbsvorteile und potenzielle wirtschaftliche Auswirkungen für die Verbraucher.

2017. ELMA hat eine kostenlose Version seines BPM-Systems veröffentlicht

ELMA hat eine kostenlose Vollversion veröffentlicht - ELMA Community Edition. Das System hat keine Beschränkungen hinsichtlich der Nutzungszeit und der Anzahl der Benutzerlizenzen. Dies ist ein vollwertiges BPM-System, das in die Arbeit eines Unternehmens implementiert werden kann und alle Funktionen ohne Einschränkungen kostenlos nutzen kann: Geschäftsprozesse modellieren, ihre Ausführung automatisieren, die Arbeit an Prozessen steuern, Prozesse auf der Grundlage von Überwachungsdaten verbessern. Das System enthält ein ECM-Modul für die elektronische Dokumentenverwaltung, ein CRM-Modul für die Verwaltung des Verkaufsprozesses, vorgefertigte Geschäftsprozesse, Prozesspakete und andere ELMA Store-Lösungen, die schnell im System installiert und an die Besonderheiten Ihres Unternehmens angepasst werden können. Die Lösung lässt sich flexibel in die IT-Infrastruktur des Unternehmens integrieren und im Funktionsumfang erweitern. Benutzer der kostenlosen Version von ELMA Community Edition erhalten keinen technischen Support vom Entwickler, aber sie haben Zugriff auf alle notwendigen Ressourcen für die Selbstimplementierung des Systems.

Eine neue Version des Geschäftsprozess- und Performance-Management-Systems ELMA 3.10 ist erschienen. Die vorrangigen Aktualisierungen in der neuen Version sind: die Möglichkeit, das DBMS PostgreSQL zu verwenden, eine verbesserte Leistung und Fehlertoleranz der Lösung, neue nützliche Funktionen von ELMA-Anwendungen sowie eine Erleichterung der Wartung des BPM-Systems in Kundenunternehmen. Zusätzlich gibt es eine automatische Dublettenprüfung und Import von Währungskursen in ELMA CRM+. Bei der Arbeit im CRM geben verschiedene Mitarbeiter manchmal versehentlich Informationen über denselben Kunden des Unternehmens ein, was die Arbeit zusätzlich stört und die Benutzer verwirrt. In Version 3.10 wird beim Erstellen einer neuen Funktion (Hinzufügen von potenziellen Kunden in das System), wird die Funktion zum Prüfen der Daten auf das Vorhandensein aller möglichen Übereinstimmungen ausgelöst. Auch erweiterte Funktionalität Terminplanung in ELMA Projects+ wurde in der Anwendung für das elektronische Dokumentenmanagement ELMA ECM+ die Koordination nach Stufen hinzugefügt.

2015. Das Arbeiten mit der neuen Version von ELMA 3.8 ist einfacher und komfortabler geworden

In der Version ELMA 3.8 war die oberste Priorität für Entwickler das Konzept von " Fertige Lösungen+ Unabhängige Implementierungen. Gleichzeitig mit der Veröffentlichung von ELMA 3.8 wurden elf neue fertige Lösungen, die von ELMA entwickelt wurden, und mehrere Lösungen, die von Partnern entwickelt wurden, veröffentlicht. In der neuen Version ist der Prozess der Finalisierung des Systems einfacher geworden. Vorgefertigte Lösungen, die erstellt werden können, ohne ELMA Designer zu verlassen. An der Anwendung ELMA ECM+ wurden viele Änderungen vorgenommen. Diese Änderungen verfolgten nicht das Ziel, die Funktionalität zu erweitern – der Schwerpunkt der Arbeiten lag auf der komfortablen Nutzung des Büros. Die Schnittstellen zum Registrieren von Dokumenten und zum Einrichten von Registrierungsparametern wurden erheblich verbessert. Außerdem präsentieren wir Ihnen ein neues Plug-in für den Mailclient Microsoft Outlook. Damit können Sie Ihre Korrespondenz direkt aus Outlook manuell oder automatisch in ELMA erfassen.

2015. ABI PRODUCT schloss das Projekt zur Implementierung des elektronischen Vertragsverhandlungssystems ELMA ab

ABI PRODUCT, eines der größten Fleischverarbeitungsunternehmen in Russland, hat ein Projekt zur Einführung eines elektronischen Vertragsverhandlungssystems auf Basis des ELMA ECM+-Systems durchgeführt. Das Hauptziel des Projekts war es, Bedingungen für die Beschleunigung des Durchgangs der wichtigsten Vertragsprozesse zu schaffen und die Risiken ihrer Unterstützung zu verringern. Dank der Einführung von ECM wurden Einsparungen bei den Verwaltungskosten erzielt (das System befreite die Mitarbeiter des Unternehmens von der Routinearbeit, einen Papiervertrag im manuellen Modus von Abteilung zu Abteilung zu verschieben). Es wurde ein elektronisches System für Vertragsverhandlungen implementiert, das den Prozess der Vertragsverhandlungen transparent und operativ steuerbar macht und den Verlust oder die unbefugte Änderung des Vertragstextes ausschließt. Das System ermöglichte es, die Zeit der Vertragsbewegung aufgrund der Optimierung oder des Ausschlusses einiger Phasen des Prozesses erheblich zu verkürzen. Die Einführung des Systems zeigte auch die Unvollkommenheit des Prozesses für bestimmte Arten von Verträgen, was zur Änderung verwandter Prozesse beitrug.

2013. ELMA 3.2 enthält neue Funktionen für Designorganisationen

Eine neue Version von ELMA 3.2 wurde veröffentlicht, die sich mehr auf Komfort und Benutzerfreundlichkeit für unsere Kunden konzentriert. Inneres Portal erhalten zusätzliche Maßnahmen Zugriffssicherheit (Autorisierung per Token, vertrauenswürdige Geräte und Zertifikate, Single-Sign-On-Technologie). Aktualisiertes Design, Bildung von Prozessvorschriften, Geschäftsprozess-Eskalation, Integration mit Business Studio. Management von Leistungsindikatoren (KPI) - viele Änderungen wurden in Richtung Vereinfachung und Benutzerfreundlichkeit implementiert ( Gesamte Beschreibung wird in den nächsten Nachrichten sein). Implementierung einer Lösung für Designorganisationen (Projektmanagement) mit Einführung von Arbeitskosten.

2009. Kostenlose Version von ELMA veröffentlicht

EleWise hat die Veröffentlichung von ELMA: Free version angekündigt. Diese Version wird in der Edition „Tasks + Documents“ herausgegeben und ist für 5 Benutzer im System ausgelegt. ELMA: Die kostenlose Version enthält kein Geschäftsprozessmanagement-Modul. Wenn Sie sich mit der Arbeit dieses Moduls vertraut machen möchten, laden Sie bitte die Demoversion von ELMA herunter. Die kostenlose Version ist eine Vollversion von ELMA (Tasks+Documents Edition) ohne Ablaufdatum. Um ELMA: Kostenlose Version zu verwenden, müssen Sie das System herunterladen, das System auf der Website registrieren und eine Liste der Benutzer eingeben, die mit dem System arbeiten werden.

Auswahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems moderne Unternehmen orientieren sich an der allgemeinen Entwicklungsstrategie, den Zielen, dem Wettbewerbsumfeld, der gewünschten Struktur und dem erwarteten wirtschaftlichen Effekt aus der Implementierung einer solchen Lösung. Zu den Zielen der Implementierung des EDMS gehören die Verbesserung der Kontrolle der Exekutivdisziplin, die Verringerung der Anzahl verlorener Dokumente; Verkürzung der Genehmigungszeit; Verringerung der Anzahl von Fehlern bei der Arbeit mit Standarddokumenten.

Es gibt eine Reihe von Schlüsselanforderungen für ERMS (ECM)-Funktionen. Von der Erfüllung dieser Anforderungen durch das System hängt der weitere Erfolg der Optimierung der Unternehmensabläufe ab. Genehmigungsprozesse von Dokumenten und Aufgabenzuweisungen sind schneller, wenn sie von „Papier“ auf übertragen werden elektronisches Formular, wird auch die Zeit für die Bearbeitung von Dokumenten und Bestellungen verkürzt, und es wird möglich, den Fortschritt der Arbeit mit dem Dokument zu verfolgen. Bei der Arbeit mit dem System werden Testamentsvollstrecker automatisch über neue Dokumente benachrichtigt, und der Zeitpunkt ihrer Bearbeitung ist unter Kontrolle. Ein elektronischer Speicher ist für schnellen Zugriff auf Dokumente, einfache Suche und Aufbewahrung von Dokumenten organisiert.

Wichtig ist, dass Zugriffsrechte auf geschützte Daten differenziert werden. Erhebliche Reduzierung der Arbeitszeit und automatisches Ausfüllen von Abschnitten von Standarddokumenten nach vorhandenen Referenzdaten. Für den Manager ist es wichtig, über bequeme Mittel zu verfügen, um den zeitlichen Ablauf von Aufgaben und zusammenfassende Berichte zu überwachen. Um den Informationsgehalt in der Arbeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten, sollte das EDMS problemlos in das vorhandene Mailsystem und in die im Unternehmen vorhandenen Buchhaltungssysteme (Personal-, Finanz-, Buchhaltungs- und Produktionsverwaltungssysteme) integriert werden.

Außerdem achten immer mehr Organisationen auf die Möglichkeit der Fernarbeit im System. Zu wichtige Kriterien Systembewertungen umfassen die Möglichkeit, Berichte über Dokumente, Ausführende, Status von Dokumenten usw. zu erstellen; schnelle Implementierung des Systems; die Kosten für die Installation und Wartung des Systems; einfache Systementwicklung; die Fähigkeit, die Systemsoftware zur Lösung zusätzlicher Aufgaben zu verwenden.

Und zusätzliche Anforderungen:

• das Vorhandensein einer Streaming-Eingabe von Dokumenten in das System, die Fähigkeit, mit einem Scanner zu arbeiten;
• vorkonfiguriertes Vertragsverwaltungsmodul;
• Tablet-Version;
• mobile Clients.

Vergleich

Betrachten wir die Implementierung dieser Funktionen in den Systemen Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow und 1C: Workflow 8. Alle diese Systeme werden durch ein gemeinsames Konzept vereint, das auf einer Kombination aus klassischen EDMS- und Geschäftsprozessmanagement-Tools basiert. Durch die Kombination der Vorteile von elektronischem Dokumentenmanagement und BPM-Systemen erhalten Unternehmen die Entwicklung von Prozessen und steigern die Effizienz der Abläufe.

Funktionalität und Integrationsmöglichkeiten

Direktum

Zu den funktionalen Vorteilen des Directum-Systems gehört nicht nur ein erweiterter Katalog an Business-Lösungen. Aus den Funktionen, die jeden Tag bei der Arbeit verwendet werden, kann man praktische Erinnerungen, die Möglichkeit, Zähler anzupassen und mit Barcode-Etiketten zu arbeiten, hervorheben. Das Vorhandensein einer Vorschau angehängter Dateien, Dateispeicher, eine große Auswahl an fertigen Verzeichnissen in der Grundkonfiguration, interaktive Assistenten zum Erstellen von Dokumenten.

Die negativen Aspekte dieses EDMS: die fehlende Paginierung von Objekten im Inventar von Dokumenten und Suchergebnissen, die Unzugänglichkeit der Anwendung zusätzlicher Stile im Inventar des Dokuments.

Diese Funktionen sind in Docsvision implementiert. Im Hauptfenster der Anwendung werden beliebige Webseiten und benutzerdefinierte Berichte angezeigt. Archivierte Dokumente werden in separate Datenbanktabellen verschoben. Systembenutzer können die Authentifizierungsoption wählen. Auf die XML-Beschreibung der Registrierungskarte wird eine XSLT-Transformation angewendet.

ELMA

Das ELMA-System zeichnet sich durch eine erweiterte Palette von Geschäftslösungen aus. Darunter das Modul ECM+ (eine Kombination der Funktionen des BPM-Systems und des klassischen EDMS), Projects+ – Standardfunktionen für Projektmanagement plus Prozessmanagement; ELMA CRM+ - implementiert einen kundenorientierten Ansatz durch die Implementierung von End-to-End-Prozessen. Und eine KPI-Lösung, die das Directum-System nicht hat.

Was die Integrationsmöglichkeiten betrifft, so verfügen ELMA ECM+ und zwei weitere Lösungen über ein Plug-in für die Arbeit mit MS Outlook. Darüber hinaus lässt sich ELMA problemlos in 1C:Enterprise (mit allen aktuellen Versionen) integrieren.

Um nicht verwirrt zu werden in großen Zahlen Dateien mit Ergänzungen und Änderungen, Dokumente in der Anwendung können unbegrenzt viele Versionen haben, aber nur eine kann auf den neuesten Stand gebracht werden. Auf der Dokumentenkarte wird die gesamte Historie der Dokumentenänderungen gesammelt.

Alle notwendige Werkzeuge an dem Dokument zu arbeiten und die Ausführungsdisziplin für die Arbeit mit diesen Dokumenten zu steuern, liegen in der Hand des Benutzers.

Geht das Dokument in Papierform beim Unternehmen ein, wird es nach dem Scannen automatisch gespeichert.

Der Manager kann einen Bericht über die aktuelle Leistungssituation anzeigen, und den Benutzern stehen eine Reihe von Filtern zur Verfügung, um die Ergebnisse so zu gestalten, wie sie es für richtig halten.

Die ECM+-Anwendung kann frei an die Bedürfnisse eines einzelnen Unternehmens und seiner Organisationsstruktur angepasst werden.

Um die Erstellung von Dokumenten zu beschleunigen, können Sie Vorlagen erstellen. Diese steht jedem Anwender auch ohne Programmierkenntnisse zur Verfügung.

Sie können das automatische Einfügen eines Barcodes in eine Vorlage zur sofortigen Erkennung im System einrichten.

Alle im Test betrachteten Systeme verfügen über eine eigene mobile Anwendung für die Arbeit mit Systemfunktionen über einen Tablet-Computer oder ein mobiles Gerät. Damit können Top-Manager von überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, an den operativen Aktivitäten des Unternehmens teilnehmen. Mobile Clients sind mit allen mobilen Betriebssystemen kompatibel.

Optima-WorkFlow

Zu den Vorteilen des Systems gehören die Möglichkeit, zusätzliche Stile im Dokumentenbestand anzuwenden, Bilder im Dokumentenbestand und im Anzeigebereich anzuzeigen. Die geladene Dokumentenliste kann gefiltert werden. Optima WorkFlow unterstützt das Setzen von Rubriken in Dokumentenjournalen und setzt den Anzeigebereich des ausgewählten Eintrags im Dokumentenbestand. Die Anpassung der Bestellregistrierungskarte funktioniert. Webanwendungen von Drittanbietern können in das Hauptfenster eingebettet werden. Es gibt eine Integration mit IBM WebSphere MQ. Um die Aktivitäten von Archiveinheiten zu automatisieren, wurde ein spezielles Modul Archive entwickelt.

1C: Arbeitsablauf 8

Hauptarbeitsgebiete diese Entscheidung- Schreibarbeit, allgemeine Dokumentenverwaltung, Vertragsverwaltung, elektronisches Archiv und Arbeit mit Einsprüchen. Die Funktionalität kann mit Plugins erweitert werden. Bei der Verarbeitung von Dokumentrouten können Sie Dateien anhängen und später ändern. Es gibt eine Windows Explorer-Registrierung.

Sie können die automatische Erstellung, Registrierung und Weiterleitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen (Ordner, elektronische Briefkasten, Netz).

Mängel: keine interne Post. Sie können keine Aufgaben für eine Gruppe und einen Ordner mit Zuweisungen erstellen. Außerdem verfügt diese Lösung nicht über ein Projektmanagementmodul. Registrierung über MS Office, Open Office nicht möglich. Die Arbeit mit QMS-Dokumentation wird nicht unterstützt. Auch die Pflege der persönlichen Ordner des Benutzers ist nicht möglich.

Schnittstellen

Direktum

Die Schnittstellen aller Betriebsarten im Directum-System sind vereinheitlicht, es ist möglich, Regeln für die Bearbeitung von Dokumenten und Aufgaben aufzustellen. Im Ersetzungsmodus behält das System seine Informationsfähigkeit. Das Arbeiten mit Dateien ist online möglich. Zugriffsrechte auf eine separate Datei werden verteilt, jede von ihnen wird attributiv beschrieben. Wir können auch die Transparenz der Dokumentenverwaltungsprozesse feststellen. Aufgaben werden dem MS Outlook-Kalender hinzugefügt. Der Vorteil des Systems sind anpassbare Suchvorlagen und komfortable Mechanismen zum Filtern nach Listenspalten.

Aber es gibt auch eine Reihe von Nachteilen: Es gibt keine Möglichkeit der Seitenausgabe von Elementen (in Win32). Minimale Einstellungen für visuelle Effekte. Es ist nicht möglich, Attributnamen in verschiedenen Sprachen zu lokalisieren. Die Kartengröße kann nicht geändert werden. Beim Erstellen von Links zwischen elektronischen Dokumenten können Sie keine Kommentare zur Beschreibung des Links eingeben. Die Schnittstelle ist überlastet.

Reis. eines. Direkte Systemschnittstelle

docsvision

Docsvision verwendet vorkonfigurierte Themen, die Befehlsleiste ist anpassbar. End-to-End-Links zwischen Dokumenten werden als Baum angezeigt. Links können kommentiert werden. Es ist möglich, Aufgabenkarten zu entwerfen. Die Symbolleiste ist anpassbar. Volltextsuche ab einer Zeile funktioniert, es gibt benutzerdefinierte Suchvorlagen, das Design von Suchformularen ist ebenfalls anpassbar.

Gleichzeitig sind die Nachteile des Systems die fehlende Möglichkeit, ein Dokument automatisch an eine Aufgabe anzuhängen. Prozesse sind nicht transparent, Erinnerungen funktionieren nur, wenn MS Outlook aktiviert ist.

Reis. 2. Docsvision-Systemschnittstelle

ELMA

Extern ist die ELMA ECM+-Schnittstelle ein Standard-Dateispeicher, ein Benutzer ohne Erfahrung mit solchen Systemen kann leicht selbstständig navigieren.

Die Registrierung von Dokumenten wird in einem speziellen Assistenten in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten durchgeführt. Bei der Eingabe in das System müssen Sie nur die erforderlichen Details des Dokuments angeben und die elektronische Version anhängen, das System erstellt automatisch eine Dokumentkarte mit allen darauf befindlichen Daten.

Alle Informationen über die Organisation sind im internen Portal enthalten. Alle für die Arbeit notwendigen Tools befinden sich an einem Ort: Dokumentenarchiv, Aufgaben, Kalender, Nachrichtenfeed, Berichte, Webdokumente.

Die Bedienung kann während der Einrichtung vereinfacht oder erweitert werden.

Reis. 3. ELMA-Schnittstelle

Optima-WorkFlow

Das System verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche. Das System richtet Designstile der Anwendung ein, die Ausgabe in die Liste der Dokumente und der Bereich zum Anzeigen von Details und Bildern ist verfügbar, Stile zum Zeichnen der Liste der Dokumente (Schriftart, Füllung, Symbol) werden angewendet.

Erwähnenswert sind die bequeme Suche in den Feldlisten der Registrierungskarten, das Vorhandensein einer visuellen Kontrolle der Pflichtfelder, die Möglichkeit, mit Dateien, Links und Dokumentenbewegungen in einem einzigen Fenster zu arbeiten.

Es ist bequem, mit angehängten Dateien zu arbeiten - die Arbeit wird online in einem einzigen Fenster im Check-in- und Check-out-Modus ausgeführt. End-to-End-Verknüpfungen zwischen Dokumenten werden als Baum visualisiert.

Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie eine Aufgabenkarte gestalten.

Mängel: Benutzer können keine neuen Zeitschriften, Dokumentensammlungen erstellen, Einstellungen werden nicht in der Datenbank gespeichert. In der Registrierungskarte ist es unmöglich, eine Symbolleiste einzurichten, die Namen von Details zu lokalisieren. Die Größe der Karte ist nicht änderbar. Drag&Drop-Mechanismen sind nicht implementiert. Für die Schnittstellenauswahl von Karten zur Kommunikation gibt es keine Grundfunktionen. Ein weiterer Nachteil ist die Undurchsichtigkeit des Prozesses beim Erstellen einer Aufgabe, es können keine Erinnerungen für Ausführende gesetzt werden.

Reis. vier. Optima WorkFlow-Schnittstelle

1C: Arbeitsablauf 8

Die Benutzeroberfläche ist für Benutzertypen anpassbar. Sie können eine Liste der derzeit im System angemeldeten Benutzer anzeigen. Es gibt RKK-Designtools (Designer), die Möglichkeit, RKK zu erweitern und anzupassen, während Sie komplexe Elemente verwenden können - Tabellen, Strukturen.

Mängel: Es gibt keine eingebauten Viewer für angehängte Dateien, kein Betrachten von Gruppenaufgaben, keine Ernennung eines Ausführenden durch einen Leiter einer Gruppe.

Reis. 5. Schnittstelle 1C: Arbeitsablauf 8

Suchfunktionen

Direktum

Zu den Vorteilen des Systems gehört das Vorhandensein einer Volltextsuche nach Dokumenten und Details von Registrierungskarten (RC). Suchvorlagen können gemäß den Anforderungen der Republik Kasachstan konfiguriert werden. Es gibt einen Dokumentbestandsfilter nach Spaltenwerten. Komfortable Funktionen zum Anpassen von Suchvorlagen. Sie können Suchordner erstellen.

Negative Eigenschaften: Es ist unmöglich, Zugriffsrechte auf benutzerdefinierte Suchen zu verteilen; keine konfigurierten Suchen im Webclient; Es gibt keine Möglichkeit, Komplexe zu erstellen Suchbegriffe, gibt es keine Paginierung von Objekten in der Liste der Dokumente und Suchergebnisse, es werden keine zusätzlichen Stile in der Liste der Dokumente angewendet.

docsvision

Docsvision unterstützt die Erstellung komplexer Suchanfragen mittels XML sowie die Verteilung von Zugriffsrechten auf Suchen.

Mangel– langsame Bewegung des Sichtfensters.

ELMA

ELMA ECM+ sammelt Dokumente in einem einzigen elektronischen Archiv. Die Suche nach Dokumenten erfolgt schnell und bequem nicht nur nach Namen, sondern auch nach den Angaben der Dokumentenkarte oder des AC. Suchergebnisse werden nur angezeigt, wenn Sie Zugriffsrechte auf Dokumente haben. Die Suchparameter werden in einem Filterformat gespeichert, in Zukunft können Sie anhand der gespeicherten Parameter schnell nach Dokumenten suchen.

Mangel: Fehlende Volltextsuche in Dokumenten.

Optima-WorkFlow

Eine direkte Datenbankabfrage wird verwendet, um eine komplexe Suchabfrage in Dokumentenprotokollen zu bilden. Es wird eine Volltextsuche nach dem Inhalt des Dokuments und eine Suche nach dem Muster der Registrierungskarte durchgeführt (keine Konfiguration von Suchvorlagen erforderlich). Sie können Suchanfragen für die Details von Registrierungskarten eingeben. Die angewendeten Filter werden auf alle verfügbaren Dokumentenjournale angewendet.

Der Nachteil des Systems ist die Unfähigkeit, benutzerdefinierte Suchmuster zu speichern. Es gibt keine Volltextsuche für Details von Registrierungskarten von Dokumenten. Benutzer können keine Suchordner und komplexe Suchabfragen erstellen. Für die Angaben zu Meldekarten gibt es keine Volltextsuche.

1C: Arbeitsablauf 8

Eine attributive Suche wird anhand der Details des Dokuments durchgeführt. Sie können Suchvorlagen erstellen, deren Ablage hierarchisch und klassifizierbar ist. Basierend auf den Suchergebnissen werden Berichte generiert.

Kann nicht in einer Abfrage durchgeführt werden Verschiedene Arten Suche. Es gibt keine Einstellung eines Satzes von Details für die automatische Suche nach Dokumentduplikaten während der Registrierung.

Administrative Einstellungen

Direktum

Das System ermöglicht es Ihnen, die Organisationsstruktur mehrerer Unternehmen gleichzeitig zu pflegen. Liefert detaillierte Informationen zu Abteilungen und Mitarbeitern, erweiterbar. Bei erforderlicher Vertretung (vollständig oder durch Assistent) werden automatisch Eingangs-/Ausgangsordner erstellt. Substring-Filter und laufende Sucharbeit.

Mängel: die Anzeige des GHS ist nicht visuell, es gibt keine Möglichkeit, die Elemente in einer bestimmten Reihenfolge zu sortieren, es ist schwierig, Verzeichnisse zu erstellen und auszufüllen, es gibt keine Lokalisierung von Verzeichniseinträgen. Minimale Einstellungen für das Aussehen und Verhalten des RK.

Reis. 6. Erscheinen von Registrierungskarten im Directum-System

docsvision

Docsvision unterstützt die gleichzeitige Verwaltung von OShS mehrerer Unternehmen. Es gibt Vertretungsfunktionen (Dauer- oder Temporärvertretung). Substring-Filter funktioniert. Die Nachteile duplizieren teilweise die Eigenschaften von Directum: keine visuelle Anzeige des OShS, keine Sortierung von Elementen in einer bestimmten Reihenfolge, es ist unmöglich, den Verlauf des Verzeichnisses zu führen, erstellte typisierte Verzeichnisse, erstellte hierarchische Verzeichnisse, es gibt keine eingebauten Verzeichnis "Nomenklatur der Fälle". Geringe Leistung des Konstruktors.

Reis. 7. Mitarbeiterverzeichnis im Docsvision-System

ELMA

Es ist bequem, die Situation in den Filialen großer Unternehmen zu überwachen. Mehrere Systeme werden in einem Fenster kombiniert, wodurch ein einziges Informationssystem der Abteilungen und ein hochwertiger Informationsaustausch organisiert werden. Der Benutzer hat alle notwendigen Informationen über das externe System, ohne seine Seite zu verlassen. Es ist bequem, zwischen den Seiten der Unternehmensabteilungen zu wechseln. Darüber hinaus stehen Informationen zur Durchführung von Tätigkeiten, aktuellen Nachrichten, Einsicht in Dokumente, Start der Ausführung von Geschäftsprozessen zur Verfügung.

Reis. acht. Filialseiten in ELMA einrichten

Dem Leiter stehen allgemeine Informationen zu allen Niederlassungen und Abteilungen zur Verfügung. Daten über Abteilungen und Mitarbeiter können erweitert werden.

Mitarbeiterwechsel werden in einem speziellen Bereich durchgeführt. Vertretungen werden am Ende des Semesters automatisch entfernt. Wenn Sie einen Ersatz installieren, werden Aufgaben von Prozessen automatisch darauf übertragen. Das System meldet eine einmalige Aufgabe und die Abwesenheit dieser Mitarbeiter, und fordert Sie auf, einen anderen Interpreten auszuwählen.

Reis. 9. Konfiguration des Bereichs „Vertretung“ in ELMA

Im speziellen Bereich "Abwesenheitsplan" wird eine Liste der Mitarbeiter angezeigt, die für einen bestimmten Zeitraum vom Arbeitsplatz abwesend sind.

Optima-WorkFlow

Das System unterstützt die Pflege des OShS mehrerer Unternehmen, die Struktur wird übersichtlich dargestellt. Vertretungsfunktionen sind implementiert (Dauer- / Temporärvertretung), es findet eine laufende Suche nach Anfangsbuchstaben statt. Artikel können in einer bestimmten Reihenfolge sortiert werden; ganz einfach das Verzeichnis ausfüllen, hierarchische Verzeichnisse erstellen, die Gültigkeitsdauer des Verzeichniseintrags festlegen.

Es gibt einen Designer für Registrierungskartenvorlagen, Größen, Hintergrund, Lesezeichen, Felder, Schriftarten werden konfiguriert, Skriptskripte werden für Registrierungskartenereignisse angewendet.

Mängel: es gibt keine Möglichkeit, die Historie des Verzeichnisses zu pflegen, es gibt keine Spiegelinformationen über die Ersetzung. Informationen über Abteilungen und Mitarbeiter sind minimal. Sie können keine typisierten Verzeichnisse erstellen, den Verlauf von Verzeichnissen verwalten oder Verzeichniseinträge lokalisieren. Es gibt keine Funktion zur Überprüfung der Syntax des Codes von Skriptskripten, es gibt keine Felder vom Typ "Radio-Button".

Reis. zehn. Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zur Organisationsstruktur in Optima WorkFlow

1C: Arbeitsablauf 8

Der Desktop des Benutzers wird entsprechend seiner Rolle angepasst. Bietet schnellen Zugriff auf Daten über Mitarbeiter, eine Liste von Telefonen, Empfehlungen zum Schreiben von Korrespondenz usw. Für den Abteilungsleiter können Sie ein Panel für die Volltextsuche einrichten, für Dokumentationen zu beliebigen Zwecken wird der Leiter mit einem bereitgestellt Bedienfeld für den schnellen Zugriff auf Berichte. Informationen werden nach Zugriffsrechten verteilt. Die Organisationsstruktur der Organisation und die Rollen der Ausführenden können verwendet werden, um die Ausführenden von Geschäftsprozessen auszuwählen.

Das Subsystem „Aufgaben und Prozesse von Mitarbeitern“ enthält Werkzeuge zur Erstellung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, sowie Einstellungen zur rollenbasierten Adressierung von Aufgaben, Einstellungen zur Vertretung/Ersetzungsmatrix von Mitarbeitern.

Geschäftsprozessmodellierung

Direktum

Das System implementiert komfortable Modellierungsfunktionen. Das Debuggen des Routenschemas wird Schritt für Schritt implementiert. Die Plattform verfügt über eine eingebaute höhere Programmiersprache IS-Builder. Sie können Ihre eigenen Funktionen und Skripte mit Ihrer eigenen API erstellen. Der Berichtseditor ist in der Sprache IS-Builder implementiert. Minus: Die Anzahl der Basisblöcke ist unzureichend.

Reis. elf. Modellierung von Geschäftsprozessen im Directum-System

docsvision

Das System verfügt über komfortable Funktionen zum Modellieren und Entwerfen eines Trassenschemas ohne den Einsatz von Software. Sie können Ihre eigenen Funktionen entwickeln. Sie können Skriptskripte mit Ihrer eigenen API erstellen und Webdienste aufrufen. Werkzeuge - MS-Berichterstattung.

Mangel: Sie müssen zur Optimierung eine Gruppe einfacher Blöcke durch einen einzelnen Skriptblock ersetzen.

Reis. 12. Modellierung von Geschäftsprozessen im Docsvision-System

ELMA

Die Modellierung von Geschäftsprozessen erfolgt in einem speziellen grafischen Editor „ELMA Designer“ mit einer einfachen und verständlichen grafischen Oberfläche. Die Notation zur Beschreibung von Geschäftsprozessen ist BPMN 2.0, die für die Beschreibung von Arbeitsketten geeignet ist und fast alle notwendigen Primitiven enthält. Ein Business Analyst kann Geschäftsprozesse ohne die Hilfe eines Programmierers entwerfen. Sie können ein Managementmodell in einem Unternehmen entwickeln und unterwegs Änderungen an Prozessen vornehmen, ohne das System anzuhalten.

Die Bewegung von Dokumenten im Unternehmen kann entlang beliebig komplexer Routen organisiert werden. Der Weg des Dokuments spiegelt wider, welche Mitarbeiter dieses Dokument passieren wird, sowie die Reihenfolge und Art der geplanten Arbeit daran. Ein grafisches Modell des Prozesses wird erstellt, indem die erforderlichen Operationsblöcke mit der Maus aus der Palette gezogen werden, wonach die Operationen durch Übergänge verbunden werden. Sie können Übergängen Kommentare hinzufügen.

Reis. 13. Dokumentenweg, beschrieben als Geschäftsprozess, in ELMA EDMS

Optima-WorkFlow

Das System verfügt über einen Designer von Geschäftsprozessmodellen, es werden skriptbasierte Skripte verwendet.

Reis. vierzehn. Modellierung von Geschäftsprozessen in Optima WorkFlow

Das Festlegen von Blockeigenschaften ist einfach. Skriptskripte werden mit einer eigenen API erstellt, Erstellung eigener Funktionen und Blöcke, Entladen von Objekten in ein Austauschformat. Werkzeuge - Crystal Reports 11.0.

Es ist möglich, das Erscheinungsbild der Anwendung anzupassen, ein Dokumentenverzeichnis einzurichten (Sichtbarkeit und Reihenfolge der Spalten, Sortierung), Einstellungen für Benachrichtigungen.

Modellierungsmechanismen sind umständlich, Anpassungsfunktionen für die Geschäftslogik sind minimal, es wird notwendig, skriptgesteuerte Skripte für die Dokumentenverarbeitung zu schreiben, es gibt keinen Designer für den Lebenszyklus von Dokumenten.

1C: Arbeitsablauf 8

Das System erstellt typische Routen für die Bewegung von Dokumenten, es gibt Unterstützung für Routenverzweigungen und bedingte Übergänge. Es gibt auch einen Designer für Berichtsformulare.

Reis. fünfzehn. Flussdiagramm eines Geschäftsprozesses in 1C: Workflow 8

Daten- und Aktivitätssicherheit

Direktum

Der Datenschutz im System erfolgt über ein Login-Passwort und Windows-Konten. Sie können Benutzergruppen und Rollen erstellen. Es gibt ein diskretes und rollenbasiertes Zugriffskontrollmodell, es ist auch möglich, Befugnisse und Privilegien zu vergeben. Die Unterscheidung der Zugriffsrechte erfolgt auf Ebene Ordner, RK, Datei und Verzeichnis. Sie können die Rechteübertragung einrichten. Verschlüsselung und EDS werden verwendet.

Systemnachteile: es gibt keine Verteilung von Zugriffsrechten auf konfigurierte Suchen, es gibt keine konfigurierten Suchen im Webclient, Sie können keine komplexen Suchabfragen erstellen.

Die Leistung der Ansichtsfenster ist ziemlich langsam.

docsvision

Die Vorteile des Systems in Bezug auf die Datensicherheit können wie folgt identifiziert werden: Vorhandensein einer obligatorischen Zugriffskontrolle, Differenzierung von Zugriffsrechten auf allen Ebenen; Rechteübertragungseinstellung. Die Verwendung von Verschlüsselung und digitaler Signatur.

ELMA

Jeder Benutzer von jedem Ort mit Internetzugang kann seinen Benutzernamen und sein Passwort eingeben und sich in das ELMA-System einloggen. Diese Anmeldung ist standardmäßig für alle Benutzer konfiguriert, aber es gibt drei Hauptmethoden, um eine Anmeldung zu sichern:

1. Melden Sie sich nur über vertrauenswürdige Geräte an. Wenn Sie sich von einem Computer aus anmelden bzw Mobilgerät, das nicht in der Liste der vertrauenswürdigen steht, meldet das System, dass es unmöglich ist, sich anzumelden.
2. Token-Anmeldung. Token ist ein Gerät, an das gebunden ist Konto Benutzer und wird nur mit ihm übereinstimmen. Außerdem hat ein einzelner Benutzer seinen eigenen PIN-Code. Mehrere elektronische Schlüssel-Container können gleichzeitig auf den Token geschrieben werden - um einzutreten verschiedene Systeme, und das nicht nur in ELMA, damit der Benutzer nicht gleich einen ganzen Schlüsselbund mitschleppen muss.
3. Zertifikatseintrag. Der Mechanismus funktioniert ähnlich. Der Benutzer bindet das Zertifikat an sein Konto. Sie können sich mit einem Zertifikat nur von einem bestimmten Arbeitsplatz aus in das System einloggen. Diese Funktion ist nur in den Browsern Mozilla Firefox und Internet Explorer verfügbar.

Um zuzustimmen, unterschreiben Sie ein Dokument oder seine Version, verwenden Sie Digitale Unterschrift. Gleichzeitig kann kein anderer Benutzer, selbst wenn er das Passwort kennt, dem Dokument zustimmen oder es unterschreiben.

ELMA ermöglicht die Einstellung von Zugriffsrechten auf verschiedene Systemobjekte. Im Mittelpunkt der Rechteverwaltung steht die Rolle der Organisationsstrukturelemente und der einzelnen Benutzer des Systems, der Einstellungsprozess besteht in einer grafischen Darstellung von Positionen, Abteilungen und Untergliederungen sowie der Verteilung von Verantwortlichkeiten.

Optima-WorkFlow

Der Datenschutz erfolgt über ein Login / Passwort, Windows-Konto. Es werden Gruppen und Benutzerrollen sowie ein diskretes und rollenbasiertes Modell der Zugriffskontrolle erstellt. Es besteht die Möglichkeit, Vollmachten zu erteilen, Zugriffsrechte auf Ordnerebene abzugrenzen, relative Zugriffsrechte entsprechend der Organisationsstruktur der Organisation mit EDS festzulegen.

Sie können einer einzelnen Datei keine Berechtigungen zuweisen. Dateivorschau fehlt.

1C: Arbeitsablauf 8

Es gibt Softwaretools, um die Integrität von Dokumenten zu kontrollieren und verschiedene Authentifizierungsmethoden zu unterstützen. Dem Benutzer werden Rechte für die Zeit der Ausführung des Auftrags oder Dokuments eingeräumt. Mit EDS signierte Dokumente werden mit Speichern von Signaturinformationen versendet. Zugriffsrechte werden entsprechend der Position des Benutzers, seiner Rolle, dem Grad der Beteiligung an Geschäftsprozessen, Geier oder individuell vergeben. Rechte werden für Ordner und Dokumenttypen gesetzt und gelten auch für angehängte Dateien, sie können Lese- oder Schreibbeschränkungen enthalten. Der Zugriff auf Berichte ist ebenfalls eingeschränkt - der Mitarbeiter hat nur Zugriff auf seine Berichte, der Manager - die Berichte seiner Abteilung.

Es gibt keine Differenzierung der Zugriffsrechte auf Teile des Dokuments (Anmeldeformularfelder, angehängte Dateien). Es gibt kein System von Datensicherungs- und Wiederherstellungstools.

Fazit

Unternehmen, die sich für ein EDMS entscheiden, stehen vor demselben Problem – sie müssen das erworbene System langfristig in die bestehenden Geschäftsprozesse der Organisation integrieren. Um die Arbeit des gesamten Unternehmens zu optimieren, ist es wichtig, Dokumentenmanagementprozesse in die wichtigsten End-to-End-Prozesse zu integrieren, und je früher eine solche Kombination erfolgt, desto besser. Dieses zeitraubende Ereignis erfordert jedoch Zeit, Erfahrung und ständige Kommunikation aller Mitarbeiter, deren Arbeit mit Dokumenten zusammenhängt. Auf die eine oder andere Weise ermöglichen Systeme mit ihren Funktionen, diesen Prozess zu beschleunigen. In der Zusammenfassung und Bewertung der Ergebnisse erfüllen ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 und Directum am meisten die zentralen Anforderungen.

Der Dokumentenfluss ist für jedes Unternehmen notwendig und kann in Andere Form. Manchmal wird dieser Prozess als Übertragung von Papieren zwischen dem Direktor der Organisation und dem Buchhalter durchgeführt, und manchmal handelt es sich um eine Reihe von Vorgängen im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten, d.h. sogenannt Elektronische Dokumentenverwaltung.

BEI große Unternehmen Dokumentenmanagement erfordert einen erheblichen Aufwand, da die Aufrechterhaltung der Ordnung in solchen Fällen eine ziemlich schwierige Aufgabe ist.

Um für Ordnung in der Dokumentation des Unternehmens zu sorgen und die Effizienz der Arbeit mit Papieren zu steigern, können Sie ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem einsetzen.

Die Anwendung rief an ELMA: "Elektronische Dokumentenverwaltung" ermöglicht das Speichern, Registrieren, Suchen, Genehmigen und Überwachen von Aktionen an Dokumenten im automatischen Modus. Die Verwendung von ELMA hilft, die Dokumente eines bestimmten Unternehmens tatsächlich funktionieren zu lassen.

Video über das Geschäftsverwaltungssystem ELMA

Elektronische Steuerungssysteme heimischer Herkunft sind häufig

haben eine umständliche Benutzeroberfläche, die einige Benutzer einschüchtert.

Die ELMA-App ist einfach zu bedienen und zu verstehen

Schnittstelle.

Diese Anwendung hat die übliche Dateischnittstelle

Speicher, der auch Benutzern ohne viel Erfahrung gerecht wird

Computer Anwendungen.

Der Zugriff auf zusätzliche Funktionen erfolgt über spezielle Schaltflächen und praktische Menüs. Dieser Ansatz ermöglicht es dem Benutzer, nur die Elemente zu sehen, die er für seine Arbeit benötigt. Der Rest bleibt verborgen, kann aber bei Bedarf verfügbar werden. Dadurch können Sie sich nach mehrmaligem Gebrauch an dieses System gewöhnen.

Eine einfache Schnittstelle stört nicht das Vorhandensein umfangreicher Funktionen, die die Durchführung ziemlich komplexer Arbeiten im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss des Unternehmens gewährleisten.

Die beschriebene Anwendung ermöglicht es, die Dokumentenverwaltung zu organisieren und die Arbeit eines Sachbearbeiters zu verbessern, setzt jedoch keine ernsthaften Kenntnisse des Benutzers auf dem Gebiet der elektronischen Dokumentenverwaltung voraus.

Eingabe von Dokumenten und deren Registrierung

Sowohl die Eingabe als auch die Registrierung von Dokumenten in diesem System ist sehr einfach, was durch eine gut verständliche Schnittstelle erreicht wird. Es ist ein Assistent, der eine bestimmte Anzahl von Schritten umfasst. Zur Eingabe des Dokuments in das System sind lediglich die notwendigen Angaben und die Anlage eines elektronischen Dokuments erforderlich.

Basierend auf diesen Daten kann das System eine Dokumentenkarte erstellen, die alle sie betreffenden Informationen speichert. Wenn eine Registrierung erforderlich ist, müssen Sie bestimmte Registrierungsattribute eingeben. Alle beschriebenen Aktionen können einfacher oder umfangreicher sein, es hängt von den Einstellungen ab.

Alle Dokumente können im System beliebig viele Dateiversionen haben. Nur eine Version wird als aktuelle Datei verwendet, alle anderen sind Legacy- oder Entwurfsversionen. Mit diesem Ansatz können Sie alle verfügbaren Informationen über Dokumentänderungen auf einer Karte speichern. Es ist auch erwähnenswert, dass Dokumentversionen, die sich während der Verarbeitung, Genehmigung und vielen anderen Vorgängen ändern, in verschiedenen Formaten dargestellt werden können. Eine große Anzahl von Versionen eines Dokuments macht es möglich, Probleme und die Notwendigkeit, mehrere Karten zu erstellen, zu beseitigen.

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit Informationen, die in Papierform vorliegen. Bei Verwendung des ELMA-Systems ist es möglich, Papierdokumente einzugeben. Die Anwendung mit dem Namen ELMA Agent ermöglicht es, gescannte Kopien von Dokumenten automatisch im Dokumentenverwaltungssystem des Unternehmens zu speichern. Das bedeutet, dass die Einführung von Papierdokumenten in das System nicht schwieriger ist als die Einführung ihrer elektronischen Gegenstücke. In diesem Fall muss der Computer nicht installiert werden zusätzliche Programme und führen Sie unnötige Aktionen im Zusammenhang mit dem Speichern und Scannen durch.

Um ein Dokument in ELMA registrieren zu können, wird ein Tool namens Office verwendet. Jedes Dokument im Amt hat sein eigenes Registrierungs Nummer und ist mit einer speziellen Steuerkarte ausgestattet.

Archiv elektronischer Dokumente

ELMA erstellt ein Archiv für alle verfügbaren Dokumente, das als elektronisches Archiv bezeichnet wird. Mit Hilfe des Archivs können Sie das gewünschte Dokument sehr schnell finden, entweder anhand des Namens oder einiger Details.

Gleichzeitig kann sich jeder Benutzer nur mit den Dokumenten vertraut machen, auf die er Zugriff hat. Wenn kein Zugriff auf Dokumente besteht, kann er sie nicht einsehen.

Im Archiv haben alle Dokumente ihre eigenen individuellen Karten, mit denen Sie alle notwendigen Daten abrufen können - Details, Dokumentversionen und verschiedene damit verbundene Aktivitäten.

Bewegung von Dokumenten im Unternehmen

Systeme, die für das elektronische Dokumentenmanagement entwickelt wurden, bieten eine hervorragende Möglichkeit, Aktivitäten im Zusammenhang mit Dokumenten bereitzustellen. Die Performer führen gleichzeitig verschiedene Aktivitäten mit Dokumenten in elektronischer Form durch.

Dieser Ansatz bietet die Möglichkeit, viele Vorteile zu erzielen, darunter die Verringerung der Zeit, die mit der Arbeit mit Dokumenten verbracht wird, die Verhinderung des Verlusts von Originalen und die Beschleunigung der Reaktion des Auftragnehmers im Zusammenhang mit der Aufgabe. Außerdem können gleichzeitig viele Personen bestimmte Aktionen mit Dokumenten ausführen.

Mit dem ELMA-System können Sie die Bewegung von Dokumenten in Organisationen auf Pfaden unterschiedlicher Komplexität sicherstellen. Es hängt von den Besonderheiten des Weges ab, welche Mitarbeiter sich mit dem Dokument befassen und welche Aktionen darauf ausgeführt werden.

Wege elektronischer Dokumente

ELMA bietet eine ziemlich flexible Verwaltung der Bewegung von Dokumenten in einer Organisation. Um traditionelle Vorgänge wie das Studieren eines Dokuments, das Überprüfen oder Zustimmen durchzuführen, genügen ein paar Klicks. Wenn es notwendig ist, Aufgaben parallel auszuführen, kann die Arbeit mit einem Dokument von mehreren Benutzern gleichzeitig durchgeführt werden. Unter solchen Tätigkeitsbedingungen ermöglicht das System eine einfache gemeinsame Arbeit der teilnehmenden Künstler.

Es gibt sehr praktische Tools in ELMA, um Arbeit im Zusammenhang mit dem Dokument zu leisten. Basierend auf dem Beschluss des Chefs können Sie eine Liste der Aufgaben erstellen, die für das Dokument relevant sind. Gleichzeitig hat jede Aufgabe einen bestimmten Ausführenden und eine Zeit, für die sie erledigt werden muss. Alle Aufgaben, die Links zum Dokument haben, sind mit seiner Karte verbunden. Dadurch kann festgestellt werden, welche Arbeiten gerade am Dokument und deren Status durchgeführt werden.

Für den Fall, dass ein Unternehmen komplexe Wege zum Verschieben von Dokumenten verwendet, kann es ELMA zur Modellierung verwenden. Dies geschieht mit einem bequemen und gut verständlichen Editor, der über eine einfache grafische Oberfläche verfügt.

Außerdem ist es möglich, Routen mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden festzulegen. Gleichzeitig kann der Entwickler die meisten Standardoperationen anwenden und die Funktionen der Route mit Docflow verwalten. Im Zuge der Umsetzung dieser Wege sind Versionsänderungen, Registrierungen, Statusänderungen und die Erstellung komplett neuer Dokumente möglich. Alle diese Operationen werden automatisch durchgeführt.

Ein einmal erstelltes Wegemodell kann mehrfach verwendet werden, was es ermöglicht, Firmendokumente zielgenau zu verschieben. Um ein Dokument entlang einer vorgegebenen Route zu versenden, müssen Sie seine Karte verwenden.

Klicken Sie einfach auf den Menüpunkt „Entlang der Route senden“

Bei der Umsetzung der Route sehen Sie genau, wo sich das Dokument gerade befindet und welche Arbeiten damit durchgeführt werden. Diese Daten können entweder auf der Karte oder in eingesehen werden grafisches Bild auf der Karte. Der gerade laufende Vorgang ist mit einem grünen Rahmen gekennzeichnet.

Elektronische Dokumentvorlagen

Vorlagen können verwendet werden, um schnell Standarddokumente zu erstellen. Sie sind Vorbereitungen für zukünftige Dokumente. Bestimmte Abschnitte davon enthalten Fragmente, die dazu bestimmt sind, die erforderlichen Daten dort (automatisch) einzufügen. Das Erstellen von Vorlagen liegt auch in der Hand von Benutzern, die sich überhaupt nicht mit Programmierung auskennen.

In der Praxis müssen Unternehmen häufig die gleichen Dokumente erstellen. In der Regel ändern sich nur Daten, Namen und Firmennamen. Wenn Sie diese Aufgaben manuell ausführen, nimmt dies viel Zeit in Anspruch und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. In ELMA wird diese Arbeit mithilfe von Vorlagen durchgeführt.

Der Benutzer muss lediglich Informationen eingeben, die in das Dokument eingefügt werden müssen Stahlsystem wird es automatisch tun.

Auftragsarbeit

Mit Hilfe der beschriebenen Anwendung können Sie viele Arten von Arbeiten im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss des Unternehmens ausführen. Auftragsarbeit ist eine der häufigsten Anwendungen von ELMA. In der Regel umfasst es die Erfüllung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit den Verträgen des Unternehmens.

In den Unternehmen, die kein elektronisches Dokumentenmanagement einsetzen, besteht die Auftragsarbeit aus folgenden Schritten:

1. Vertragserstellung nach Vorlage oder auf Basis bereits verwendeter Verträge. Neue Daten werden manuell vom Manager eingegeben.

2. Prüfung des Dokuments durch einen Anwalt. Der Manager muss den Vertrag in Papierform oder in elektronischer Form übermitteln.

3. Abstimmung des Vertrages mit dem Profilleiter des Unternehmens.

4. Vertragsunterzeichnung durch den Generaldirektor.

5. Registrierung des Dokuments im Archiv des Unternehmens. Dieser Schritt wird von der Sekretärin durchgeführt und kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein.

6. Der Vertrag fällt in die Hände der Personen, für die er bestimmt ist, die Unterzeichnung wird kontrolliert.

Dieses Verfahren hat viele Nachteile. In vielen Organisationen ist es schwierig, den Speicherort eines Dokuments und die damit verbundenen Aktivitäten zu verfolgen. Besteht die Notwendigkeit, den Vertrag zu ändern, bestehen Zweifel an der Relevanz dieser Fassung. Darüber hinaus erschwert ein solcher Genehmigungsprozess die Erstellung eines Genehmigungsblatts, das Informationen zum Treffen von Entscheidungen zu diesem Dokument anzeigt.

Auftragsarbeiten in ELMA: Elektronische Dokumentenverwaltung

In dieser Anwendung erfolgt die Durchführung der Auftragsarbeiten anhand von Routen, die einfach in Form von grafischen Diagrammen dargestellt werden können. Großer Teil Alle Aktionen werden automatisch ausgeführt. Die wenigen Operationen, die eine Benutzerinteraktion erfordern, sind in den Diagrammen durch rote Rechtecke gekennzeichnet.

Klicken Sie hier, um die vollständige Karte zu öffnen

Erstellen Sie einen Vertrag

Bevor das Dokument entlang einer bestimmten Route gesendet wird, wird es erstellt. Sie können eine vorgefertigte Datei verwenden oder mithilfe einer Vorlage eine neue erstellen.

Danach kann der Vertrag auf einem vorgegebenen Weg versendet werden.

1. Der erste Schritt ist Vertragsverhandlungen mit einem Rechtsanwalt. Das Formular enthält eine Beschreibung des Problems und Daten zum Dokument. Um eine Dokumentenkarte anzuzeigen, klicken Sie einfach mit der Maus. Es gibt spezielle Operationen im aufgerufenen Menü „Zustimmen“, „Ablehnen“.

2. Senden an den zuständigen Manager. Wenn das Dokument keiner Überarbeitung bedarf, wird es von einem Anwalt zur Genehmigung an den zuständigen Leiter des Unternehmens gesendet. Gleichzeitig gibt der Anwalt die Bedingungen, Teilnehmer an und hinterlässt Kommentare. Die Koordination kann sowohl parallel als auch seriell erfolgen.

3. Die Vertragskoordination erfolgt durch den Profilleiter. Dies geschieht in gleicher Weise wie die Zustimmung durch einen Anwalt. Das Genehmigungsblatt ist unten auf der Aufgabenseite zu sehen. Darin können Sie sich über alle Teilnehmer, ihre Entscheidungen, Kommentare und die Zeit zur Bearbeitung der Aufgabe informieren.

4. Vertragsunterzeichnung durch den CEO. In dieser Phase kann sich der Direktor mit allen Versionen des Vertrags vertraut machen und eine davon zur Unterzeichnung auswählen. Er kann aufgerufene Operationen verwenden "signiert", "nicht signiert".

5. Anmeldung. Der unterzeichnete Vertrag wird im Büro der Gesellschaft registriert. Der Sachbearbeiter muss eine Dokumentenkarte ausfüllen. Informationen werden automatisch in das Registrierungsprotokoll eingetragen.

Dort sehen Sie Daten zu allen erfassten Dokumenten.

6. Kontrolle. Der Manager kontrolliert die Operationen, die mit dem Vertrag von der Gegenpartei durchgeführt werden. Nachdem das Dokument von der Gegenpartei unterzeichnet wurde, endet seine Route.

Wie Sie sehen können, macht die Anwendung ELMA die Arbeit mit Verträgen genauer und besser organisiert.

Der Verlust des Dokuments ist somit ausgeschlossen, und der Chef kann jederzeit nachvollziehen, wer und was gerade mit dem Vertrag macht.

Im Freigabebogen, der nach Abschluss des Freigabeprozesses erstellt wird, ist eindeutig ersichtlich, wer zu welchem ​​Zeitpunkt Aktivitäten mit dem Dokument durchgeführt hat.

Dokumentenfluss existiert in jeder Organisation: von der asketischsten Form zwischen einem Buchhalter und einem Direktor in Papierform bis hin zu einer komplexen Kette von parallelen und sequentiellen Aktionen im Rahmen der Arbeit mit einem elektronischen Dokument. Für alle relativ Großunternehmen Dokumentenmanagement ist keine leichte Aufgabe: Es ist wirklich schwierig, alles in Ordnung zu halten, besonders bei einer großen Anzahl von Dokumenten.

Um Ordnung in das Dokumentensystem der Organisation zu bringen, die Arbeit mit Dokumenten übersichtlich und effizient zu gestalten, hilft das elektronische Dokumentenverwaltungssystem.

Die Anwendung „ELMA: Electronic Document Management“ ermöglicht Ihnen die automatisierte Ausführung von Vorgängen organisierte Aufbewahrung, Suche, Registrierung, Genehmigung und Verfolgung laufender Aktionen mit Dokumenten. Dank der Verwendung der Anwendung ELMA: Electronic Document Management beginnen Dokumente in einer Organisation wirklich zu funktionieren.

Russisch elektronische Systeme Dokumentenmanagementsysteme können den Benutzer oft mit ihrer umständlichen, aber möglicherweise funktionalen Oberfläche einschüchtern. Bei der Entwicklung der Anwendung "ELMA: Electronic Document Management" einer der wichtigsten Prioritäten war es, eine angenehme, bequeme und intuitive Benutzeroberfläche zu schaffen. Die Anwendung ELMA: Electronic Document Management verfügt über eine Standardschnittstelle zur Dateispeicherung, die selbst unerfahrenen Computerbenutzern vertraut ist. Auf zusätzliche Anwendungsfunktionen kann über Symbolleistenschaltflächen und durchdacht angeordnete Menüs zugegriffen werden. So sieht der Anwender nur das, was er wirklich zum Arbeiten braucht – alle unnötigen Elemente werden ausgeblendet, sind aber bei Bedarf leicht zugänglich. Dies stellt sicher schnelle Entwicklung im System - in nur zwei oder drei Sitzungen.

Hinter einer einfachen und übersichtlichen Oberfläche verbirgt sich eine reichhaltige Funktionalität, die in den Händen eines etwas erfahreneren Benutzers zur Lösung verwendet werden kann herausfordernde Aufgaben Dokumentenfluss in der Organisation. Die Anwendung „ELMA: Elektronisches Dokumentenmanagement“ ermöglicht es Ihnen also, Aufzeichnungen über das Dokumentenmanagement zu führen, die Arbeit eines Sachbearbeiters zu optimieren, und erfordert gleichzeitig keine vertieften Kenntnisse der Benutzer auf dem Gebiet der Verwaltung des elektronischen Dokumentenmanagements Systeme.

Eingabe und Registrierung von Dokumenten

Die Schnittstelle zur Eingabe und Registrierung von Dokumenten im System ist einfach und klar - sie ist als Assistent implementiert, der aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten besteht. Bei der Eingabe eines Dokuments in das System muss der Benutzer nur die erforderlichen Details des Dokuments angeben und ein elektronisches Dokument anhängen. Basierend auf diesen Informationen generiert das System eine Dokumentenkarte – eine Seite, die alle Informationen über das Dokument enthält. Wenn das Dokument registriert ist, muss der Benutzer auch einige zusätzliche Registrierungsattribute angeben. Je nach Systemeinstellungen können diese Operationen vereinfacht oder umgekehrt erweitert werden.

Jedes Dokument im System kann eine unbegrenzte Anzahl von Dateiversionen haben. In diesem Fall ist nur eine Version der Datei relevant (aktuell), und der Rest sind entweder Entwürfe oder veraltete Versionen der Datei. Somit wird die gesamte Historie von Änderungen im Inhalt des Dokuments auf einer einzigen Dokumentenkarte gespeichert. Gleichzeitig können Versionen desselben Dokuments, die häufig im Prozess seiner Genehmigung, Überarbeitung und anderer Aktionen geändert werden, unterschiedliche Formate haben. Durch die Versionierung des Dokuments können Sie Verwechslungen und die erneute Erstellung mehrerer Kopien der Karte eines Dokuments vermeiden.

Ein erheblicher Teil der Informationen gelangt jedoch immer noch in Papierform in die Organisation, jedoch als Input Papierdokumente in das ELMA-System ist kein Problem. Die Anwendung ELMA: Elektronische Dokumentenverwaltung ermöglicht es Ihnen, wenn die Anwendung ELMA Agent auf dem Computer installiert ist, gescannte Dokumente automatisch im elektronischen Dokumentenverwaltungssystem der Organisation zu speichern. Daher ist die Methode zur Eingabe von Papierdokumenten in das System praktisch dieselbe wie die Eingabe elektronischer Dokumente - Sie müssen nur zum richtigen Zeitpunkt auf die Schaltfläche "Scannen" klicken. Zusätzliche auf dem Computer installierte Software sowie unnötiges Scannen und Speichern von Dateien auf der Festplatte sind nicht erforderlich.

Um Dokumente im ELMA-System zu registrieren, verwenden Sie das Office-Tool. Im Amt wird den Dokumenten eine Registrierungs- und Kontrollkarte beigefügt und eine Registrierungsnummer vergeben.

Archiv elektronischer Dokumente

Alle Dokumente der Anwendung „ELMA: Elektronisches Dokumentenmanagement“ bilden ein einziges elektronisches Archiv – ein Archiv von Dokumenten. Das Dokumentenarchiv verfügt über eine bequeme Suche, mit der Sie die erforderlichen Dokumente nicht nur nach Namen, sondern auch nach bestimmten Details schnell finden können. Suchergebnisse werden in strikter Übereinstimmung mit den Rechten des Benutzers auf Dokumente angezeigt - Dokumente, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat, werden ausgeblendet.

Jedes Dokument des elektronischen Archivs hat eine persönliche Karte, auf der Sie vollständige Informationen über das Dokument erhalten können: Dateien mit Dokumentversionen, Details sowie eine Liste aller Arten von Aktivitäten, die daran durchgeführt wurden oder wurden.

Die Bewegung von Dokumenten in der Organisation

Einer der Hauptvorteile des Einsatzes elektronischer Dokumentenmanagementsysteme ist die Möglichkeit, die Arbeit mit Dokumenten komfortabel zu organisieren. Die Arbeit der Testamentsvollstrecker mit Dokumenten erfolgt vollständig in elektronischer Form, wodurch nicht nur ein versehentlicher Verlust des Originaldokuments verhindert, sondern auch die Zeit für die Durchführung von Aktionen mit Dokumenten erheblich verkürzt und die Reaktionszeit der Testamentsvollstrecker auf die erhaltenen Aufgaben verkürzt werden kann , und ermöglichen Sie bei Bedarf einer großen Gruppe von Personen gleichzeitig eine vollwertige Arbeit mit Dokument.

Mit dem ELMA-System können Sie die Bewegung von Dokumenten in einem Unternehmen entlang beliebig komplexer Routen organisieren. Der Weg des Dokuments bestimmt, welche Mitarbeiter der Organisation das Dokument durchlaufen wird, sowie die Reihenfolge und Art der Arbeit, die sie damit ausführen.

ELMA ECM+ ist eine Lösung zur Organisation des unternehmensinternen elektronischen Dokumentenmanagements. Die Lösung basiert auf der ELMA BPM-Plattform, die neben Standard-Workflow-Prozessen die Implementierung von End-to-End-Geschäftsprozessen des Unternehmens ermöglicht.

Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements

EDI-Kontur

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems ist die Überführung des Umlaufs von Dokumenten von der Papierform in die elektronische Form. Alle Aktionen, die beim Arbeiten mit Papier so klar und vertraut sind, werden in elektronischer Form umgesetzt.

Die Menge dieser Aktionen (Prozesse) ist durch den europäischen Standard für elektronische Dokumentenmanagementsysteme MoReq2 gut geregelt. Gemäß dieser Norm müssen für die Umwandlung in elektronische Form die folgenden grundlegenden Prozesse implementiert werden: Erstellung, Bewegung, Speicherung, Suche, Anzeige, Sicherheit usw. Dieser Ansatz systematisiert das Umsetzungsverfahren. Es ermöglicht Ihnen, den gesamten Stream in einzelne Teile zu unterteilen. Für eine Vielzahl von Dokumenten und Workflows gibt es bereits Standardlösungen, die sich lohnen.

Elektronisches Büro

Das elektronische Büro automatisiert die Verarbeitung eingehender und ausgehender Dokumente, die Registrierung von Dokumenten.

Vertragsverwaltung

Mit dem Vertragsmanagement können Sie die Vorbereitung, Genehmigung, Speicherung und Bearbeitung von Verträgen und zugehörigen Dokumenten übersetzen.

Interne Dokumente

Die Abteilung Interne Dokumente organisiert die Arbeit mit Memos und organisatorischen und administrativen Dokumenten im Unternehmen.

Kontenabstimmung

Der Abschnitt „Rechnungsabstimmung“ automatisiert die Abstimmung, Zahlung und Speicherung von Rechnungen.

Für "nicht standardmäßige" Dokumente und Arbeitsabläufe können Sie mit dem Dokumentenmanagementsystem schnell grundlegende Prozesse einrichten, die Ihnen den schnellen Übergang zum elektronischen Austausch von Dokumenten innerhalb des Unternehmens ermöglichen.

EDMS-Funktionen

Systeme der ECM-Klasse enthalten eine Reihe von Funktionen, die für die schnelle Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen erforderlich sind.

Strichcodierung

Durch das Arbeiten mit Barcodes können Sie die Funktion einer Schnellsuche nach Dokumenten in einem elektronischen Archiv anhand einer Papierkopie realisieren. Der Scanner liest den Barcode und das System findet das Dokument schnell im System.

EDS (Elektronische Digitale Signatur)

Zur Bildung eines kryptografischen Schutzes bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten enthält das Basispaket ELMA ECM+ die „Digitale Signatur“

Suche / Volltextsuche

ELMA ECM+ implementiert Suchfunktionen für Dokumentattribute und implementiert eine Volltextsuche für hochgeladene Dokumente. Die Volltextsuchmaschine unterstützt die Morphologie der russischen Sprache.

Flexible EDMS-Einrichtung

Eine der wichtigen Funktionen des EDMS ist die Fähigkeit, sich flexibel an die Prozesse des Unternehmens anzupassen, in dem das EDMS implementiert wird. Hier ist eine unvollständige Liste der EDMS-Komponenten, die konfiguriert werden können.

Routen dokumentieren

Dokumenttypen

Um einen strukturierten Dokumentenspeicher in ELMA ECM+ aufzubauen, können Sie konstruieren verschiedene Typen Unterlagen. Jeder Dokumenttyp hat sein eigenes Verhalten: eine Reihe von Attributen, Kartendarstellung, Routen und so weiter.

Dokumentvorlagen

Um Dokumente und Dokumentenpakete basierend auf einer Vorlage zu generieren, hat ELMA ECM+ einen Vorlagenmechanismus entwickelt. Vorlagen können im Office-Format (MS Word, MS Excel) erstellt werden. Für die Bildung von Templaten können Zyklen, Bedingungen verwendet werden.

Nomenklatur der Dokumente

Die Nomenklatur der Dokumente bestimmt, wie Dokumente in Fälle gruppiert werden. Wenn ein Dokument erstellt wird, fällt es nach bestimmten Regeln in die Akte, was die weitere Bearbeitung und Suche nach Dokumenten erleichtert.

Dokumentenregister

Beim Einrichten der Anwendung kann der Administrator schnell Dokumentenregistrierungen erstellen. Dies können solche Register sein wie „Unbezahlte Rechnungen“, „Überfällige Verträge“, „Unbearbeitete Eingänge“ und so weiter. Das geht schnell und mit der Maus.

Bewegungswege dokumentieren

Die "Maus" ist konfiguriert und die Bewegungswege von Dokumenten. Dazu wird der grundlegende ELMA-Geschäverwendet. Für die Anwendung ECM+ wurde eine Vielzahl von Blöcken für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten erstellt - Signieren, Genehmigen, Kennenlernen von Dokumenten usw.

Zusatzfunktionen

Externe Anwendungen ergänzen erfolgreich die Möglichkeiten von ELMA ECM+.

App

Mobile Anwendungen

ELMA ECM+ hat mobile Anwendungen für iPhone, iPad und Smartphones auf Basis von Android OS entwickelt.

Mobile Anwendungen enthalten Blöcke von eingehenden Aufgaben, Steuerung und Feed. Alle Funktionen der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden unterstützt – Genehmigung, Unterzeichnung, Prüfung usw.

ELMA-Agent

Eine weitere nützliche ELMA-Anwendung ist ELMA Agent. Dies ist eine kleine Anwendung, die auf einem Computer installiert wird (Windows, Mac OS, Linux werden unterstützt).

ELMA Agent benachrichtigt Sie über Ereignisse im System, ermöglicht die Arbeit mit der Multifunktionsleiste und ermöglicht Ihnen die bequeme Arbeit mit elektronischen Dokumenten (einschließlich deren Online-Bearbeitung).

MS Outlook-Plugin

Mit dem Plug-in für MS Outlook können Sie Aufgaben für eingehende E-Mails erstellen und Dokumente aus Anhängen erstellen. Die Anwendung ist in MS Outlook integriert.