Ecm ein Programm zur Automatisierung des Workflows des Chef-Referenten. 2 Erfahrung im Umgang mit einem Chef-Referenten in Immobilien. Reduzierung der Anzahl von Papierdokumenten im Arbeitsablauf des Unternehmens durch Scannen aller ein- und ausgehenden Dokumente
Senden Sie Ihre gute Arbeit in die Wissensdatenbank ist einfach. Verwenden Sie das untenstehende Formular
Studierende, Doktoranden, Nachwuchswissenschaftler, die die Wissensbasis in Studium und Beruf nutzen, werden Ihnen sehr dankbar sein.
Veröffentlicht am http://www.allbest.ru/
VEREIN DER BERUFLICHEN BILDUNGSORGANISATION
"REGIONALES FINANZ- UND WIRTSCHAFTSTECHNIKUM"
KURSARBEIT
nach Disziplin: "Elektronische Dokumentenmanagementsysteme"
zum Thema: "Elektronisches Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent»
Abgeschlossen von einem Studenten im ersten Jahr
Fachgebiet: 230701 Angewandte Informatik (nach Branche)
Mysina Anastasia Nikolaevna
- Einführung
- 1. Eigenschaften von EDMS Boss-Referent
- 1.1 Elektronischer Dokumentenfluss: Wesen und Relevanz
- 1.2 Beschreibung des EDMS Boss-Referenten
- 1.3 Vor- und Nachteile des EDMS BOSS-Referent
- 2. Analyse der Erfahrungen mit der Implementierung des EDMS BOSS-Referent
- 2.1 Die Praxis der Implementierung von BOSS-Referent im Eidgenössischen Steuerdienst Russische Föderation
- 2.2 Erfahrung mit der Verwendung von BOSS-Referent in Rosnedvizhimost
- Abschluss
- Referenzliste
Einführung
Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist für jede staatliche Einrichtung relevant, insbesondere vor dem Hintergrund des Landesprogramms zur Schaffung des „elektronischen Regierungswesens“.
Die Einführung des Systems wird die Kontrolle über die Erfüllung ihrer Aufgaben durch die Mitarbeiter erhöhen, die Leistungsdisziplin wird zunehmen und damit erlangt die Organisation:
- Transparenz des Dokumentenverkehrs;
- ein einziger Informationsraum, der die Abteilungen des Ministeriums und die Auftragnehmer informativ miteinander verbindet;
- garantierte Verfügbarkeit von Informationen und sofortiger Zugriff darauf;
- beschleunigter Austausch von Dokumenten und Fristen, da keine physische Vervielfältigung und Bewegung von Dokumenten erforderlich ist;
- kontrollierte und kontrollierte Informationsflüsse und dadurch Erhöhung der Handhabbarkeit der gesamten Organisation.
Die Hauptidee der Methodik zur Auswahl eines effektiven Modells für die Implementierung des EDMS besteht darin, die Merkmale der Anforderungen zu analysieren, die Fähigkeiten der Mitglieder des Entwicklungsteams und des Benutzerteams zu untersuchen, und hängt auch von der Art des Projekts ab und mögliche Risiken.
Die Methodik zur Auswahl der Software für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem basiert auf einem Vergleich der Anforderungen an das zukünftige System mit der Funktionalität einer bestimmten Software, einer vergleichenden Analyse sowie der Erfüllung der Anforderungen des EDMS selbst an die Hardware und die technische Infrastruktur.
Der Zweck dieser Arbeit ist es, das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent zu studieren.
Um dieses Ziel zu erreichen, müssen eine Reihe von Problemen gelöst werden:
- den SED-Chef-Referenten beschreiben;
- die Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems von BOSS-Referent berücksichtigen;
- die Vor- und Nachteile des BOSS-Referent EDMS zu identifizieren;
- die Praxis der Implementierung von BOSS-Referent im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation zu analysieren;
- Auswertung der Erfahrungen mit BOSS-Referent in Rosnedvizhimost.
Forschungsgegenstand ist das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent.
Gegenstand der Forschung ist die Automatisierung der Dokumentationsunterstützung.
1. Eigenschaften von EDMS Boss-Referent
1.1 Elektronischer Dokumentenfluss: Wesen und Relevanz
Referenz für elektronisches Dokumentenmanagement
Die weltweite Praxis, unterstützt durch eine Reihe von Studien, zeigt, dass Organisationen bei der Entscheidung über die Einführung eines EDMS in der Regel von drei Faktoren beeinflusst werden: dem Wunsch, ihre Effizienz zu verbessern, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Der russische Markt bildet diesbezüglich keine Ausnahme. Die Relevanz des Übergangs zur elektronischen Dokumentenverwaltung russischer Unternehmen wird übrigens weitgehend durch das in Kraft getretene Gesetz „Über personenbezogene Daten“ (Nr. 152-FZ) befeuert, das ernsthafte Anforderungen an die Speicherung und Erhebung stellt , Übermittlung und Verarbeitung von Kundendaten. Die zunehmende Menge gespeicherter Informationen und die Notwendigkeit, einen zuverlässigen Schutz zu gewährleisten, machen die Entscheidung von Unternehmen für Informationssysteme noch offensichtlicher.
Vergessen wir dabei nicht die Besonderheiten, die der russischen Büroarbeit traditionell innewohnen. Dokumentenentwürfe, Reviewjournale, Transferjournale, Weisungen für Dokumente und Projekte, Aufgaben zu Weisungen, Ausführungskontrolle, variable Dokumentenfreigabeprozesse – all diese Merkmale des russischen Dokumentenflusses müssen im EDMS berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist es notwendig, dass das System gleichzeitig die Anforderungen der Führungskräfte erfüllt und zu einer Steigerung der Managementeffizienz beiträgt, sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiter, wodurch die notwendigen Voraussetzungen um die Produktivität und den Kundenservice zu verbessern.
Der moderne Führer vom EDMS erwartet natürlich die Hauptsache, nämlich eine Steigerung der Effizienz des Unternehmens. Nicht alle Unternehmen können sich heute der Effizienz und Transparenz ihrer Geschäftsprozesse rühmen. Es ist keine Seltenheit, dass nicht klar ist, wer für bestimmte Funktionen verantwortlich ist, Mitarbeiter zahlreiche Routinearbeiten ausführen, eine Vielzahl von Papierdokumenten erstellt werden und Informationen verloren gehen.
EDMS ermöglicht nicht nur die Straffung der Büroarbeit, spart Zeit und Verbrauchsmaterial, sondern trägt auch zu einer übersichtlicheren Organisation der Geschäftsprozesse des Unternehmens bei und steigert die Effizienz oft erheblich.
Ein Mitarbeiter aus dem EDMS erwartet vor allem eine Reduzierung des Routineanteils und eine komfortable Arbeit mit Dokumenten, die Möglichkeit, keine Zeit mit der Suche nach den notwendigen Informationen zu verschwenden. Ein wichtiger Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit des EDMS, die "Freundlichkeit" seiner Schnittstelle. Das System sollte für einen normalen Mitarbeiter, der täglich damit arbeiten muss, klar und verständlich sein.
Betrachten wir die Vorteile des EDMS. Zu den Hauptvorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements gehören also:
1. Erhöhung der Transparenz und Verwaltbarkeit des Geschäfts durch verbesserten Zugang zu Informationen und eine klarere Kontrolle der Prozesse. Um die Transparenz der Geschäftsprozesse für das Management zu erhöhen und die Betrugswahrscheinlichkeit zu reduzieren, gibt es in jedem elektronischen Dokumentenmanagementsystem ein Modul, das die Genehmigungs- und Änderungsprozesse in allen Dokumenten im System übersichtlich aufzeigt.
2. Zuverlässige Aufbewahrung und Verhinderung des Verlusts von Dokumenten, auch infolge höherer Gewalt, wodurch rechtliche und wirtschaftliche Risiken reduziert werden.
3. Kosten senken. Durch die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements können Sie die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumentationen sowie Verbrauchsmaterialien, die in der Papierdokumentenverwaltung verwendet werden, reduzieren.
4. Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen durch flexibles Reporting, das es dem Management ermöglicht, die Anzahl der bearbeiteten, vereinbarten und überfälligen Dokumente zu analysieren, um Maßnahmen zur Korrektur der Situation zu ergreifen.
5. Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität. Durch die Reduzierung der Routinetätigkeiten, die Zeitersparnis und die Verbesserung des Arbeitskomforts steigt auch die Produktivität der Mitarbeiter. Darüber hinaus können Sie durch die richtige Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements Fehler im Zusammenhang mit dem sogenannten menschlichen Faktor eliminieren.
6. Schnelle Suche. Das schnelle und einfache Auffinden der benötigten Dokumente ist einer der Hauptvorteile des EDMS.
7. Kollektives Arbeiten mit Dokumenten. Die Dokumentenflussautomatisierung ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig mit derselben Datei zu arbeiten und eine einzige Dokumentendatenbank zu durchsuchen.
8. Differenzierung des Zugangs zu Dokumenten. Jeder Benutzer des Systems sieht nur die Dokumente, auf die er Zugriff hat.
9. Beschleunigung des Einigungs- und Genehmigungsprozesses von Dokumenten.
Beachten Sie, dass bei der Auswahl eines EDMS auf die Flexibilität des Systems, die Anpassungsfähigkeit an spezifische Geschäftsaufgaben sowie die Verfügbarkeit von Weiterentwicklungspotentialen zu achten ist. Letztere können umfassen: Einrichten von Geschäftsprozessen für die Genehmigung von Finanzdokumenten, Integration mit 1C und anderen Buchhaltungssystemen, Strichcodierung, Erstellen eines Archivs der Primärdokumentation, Integration mit dem System digitale Signaturen, Stream-Scannen und Erkennen von Dokumenten mit automatischer Kartenerstellung usw.
Die Relevanz des elektronischen Dokumentenmanagements wird durch die objektiven Anforderungen der Zeit, wie das Wachstum des Informationsflusses und die Dynamik des Informationsumfelds, bestimmt und zunehmend durch Aussagen der Landesführung bestätigt. Als Präsident der Russischen Föderation D.A. Medwedew bei einer Sitzung des Präsidiums des Staatsrates in Petrosawodsk: "Der elektronische Dokumentenfluss soll 2010 Realität werden". Von einer vollständigen Umsetzung der „Anordnung“ des Präsidenten kann natürlich bisher noch nicht gesprochen werden, jedoch haben sich viele russische Unternehmen bereits in eigener Praxis von der Wirksamkeit des EDMS als Instrument zur Risikominderung und Erlangung überzeugt Wettbewerbsvorteile auf dem Markt.
Natürlich vor allen offensichtliche Vorteile Eine vollständige Umstellung des EDMS auf das elektronische Dokumentenmanagement ist noch nicht möglich, sowohl aus Sicht der Gesetzgebung der Russischen Föderation, nach der die Hauptform des Dokuments immer noch als Papier gilt, als auch aufgrund objektiver Lebensrealitäten . Jedoch die Möglichkeit zu bekommen effektives Werkzeug Management notwendig für die Geschäftsentwicklung in moderne Bedingungen, steht russischen Unternehmen heute zur Verfügung.
1. 2 Beschreibung von EDMS Boss-Referent
Der Einsatz des BOSS-Referent EDMS im Managementprozess führt zur Optimierung des Flusses von Unternehmensdokumenten, zur Beschleunigung der Entscheidungsfindung durch die Unternehmensleitung und zur Verbesserung der Führungsqualität, zur Steigerung der Führungsdisziplin und der Effizienz des Personals. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent rechnet sich in einem Zeitraum von 6 Monaten bis 2 Jahren.
Das BOSS-Referent-Programm hilft, den Arbeitsablauf nach den Standards des Qualitätsmanagementsystems zu organisieren und ist ein zuverlässiger Assistent bei der Lösung von Führungsproblemen.
Systemnutzung:
- ermöglicht es Ihnen, den Papier-Workflow maximal aufzugeben;
- hilft, die Arbeit mit Verträgen, Anträgen zu optimieren;
- organisiert ein effektives Projektmanagement;
- verbessert die Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben und Anweisungen des Managements.
Mit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent wird in staatlichen und staatlichen Strukturen eine Basis geschaffen, um den Informationsaustausch mit externen Anwendern wie "Electronic Government" aufzubauen und die Arbeit öffentlich-rechtlicher Portale zu organisieren. Das Softwareprodukt BOSS-Referent sorgt für Transparenz der Aktivitäten und eine Verbesserung der Qualität der staatlichen Dienstleistungen. Das System ermöglicht es, die Haushaltsausgaben für den Unterhalt von Regierungsstellen zu reduzieren, die Produktivität und Effizienz der Verwaltung zu steigern und die Disziplin der Exekutive besser zu kontrollieren. In privaten Organisationen erhöht die Erstellung eines Systems die Effizienz von Managemententscheidungen und die Produktivität des Personals, indem die Zeit für die Bearbeitung eines Dokuments und das Auffinden der erforderlichen Informationen reduziert wird.
EDMS BOSS-Referent hat eine Reihe von unbestreitbaren Vorteilen, nämlich:
- Schaffung eines einheitlichen Informationsfeldes in Organisationen mit breiter Branchenstruktur;
- schnelle Umsetzung mit Anpassung an die Anforderungen der Organisation unter Einbeziehung der Spezialisten des Kunden bei der Lösung dieser Probleme;
- eine bequeme und zugängliche Schnittstelle ermöglicht es dem Personal der Organisation, die Arbeit im System in kurzer Zeit ohne Stress zu meistern;
- Die effektive Arbeit der Benutzer erfolgt über den Client Lotus und das Web;
- zuverlässiger Betrieb des Systems, Support und Administration in allen Filialen aus einer einzigen Zentrale rund um die Uhr;
- Reduzierung des Verkehrs beim Arbeiten in einer verteilten Umgebung;
- reichliche Möglichkeiten für das Wachstum des Systems in Bezug auf die Anzahl der Benutzer, Arten von Dokumenten, Sites;
- hohe Informationssicherheit;
- reiche und erfolgreiche Implementierungserfahrung, Professionalität der Entwickler;
- attraktiver und erschwinglicher Preis bei hoher Qualität des Systems.
Der Aufbau eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen umfasst den Erwerb der erforderlichen Anzahl von Lizenzen, die Arbeit an der Formulierung und Implementierung des Systems, die Personalschulung, die Organisation des Supports und die Wartung des Systems. BOSS-Referent-Partner verkaufen Lizenzen an Endbenutzer. Es müssen Lizenzen für das BOSS-Referent-Programm und Lizenzen für die IBM Lotus Notes / Domino-Plattform entsprechend der Anzahl der Benutzer im System erworben werden.
Durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist die Organisation in der Lage, Ordnung in den Dokumentenkreislauf zu bringen, die Bearbeitungszeit von Dokumenten zu verkürzen und die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten zu verbessern. Durch die schnelle Suche nach den notwendigen Informationen steigt die Effizienz der Entscheidungsfindung der Unternehmensleitung. Im Konkurrenzkampf wichtiger Aspekt ist die Sicherheit der Informationen, die das BOSS-Referent EDMS in vollem Umfang bietet. Die Schaffung eines einzigen Informationsraums verbessert die Interaktion zwischen den Behörden und macht die Aktivitäten staatlicher Strukturen transparenter.
Das elektronische Dokumentenmanagementsystem, das auf dem BOSS-Referent Management-Dokumentationssystem aufgebaut ist, kann konventionell in mehreren Schichten dargestellt werden.
Das BOSS-Referent-System besteht aus folgenden Modulen:
Serverhardware, Client-Workstations, lokale Netzwerke, Modems, Drucker, Scanner, unterbrechungsfreie Stromversorgungen und andere technische Mittel.
Abbildung 1 - Ebenen des BOSS-Referent Management-Dokumentationssystems
Betriebssystem: Netzwerkbetriebssystem Windows, Linux, andere und Transportprotokolle, die alle Hardware in einem einzigen Komplex vereinen.
Lotus Notes / Domino ist eine Anwendungssoftwareplattform, die ein Add-On über ein Netzwerkbetriebssystem ist und Tools zum Speichern von Dokumenten, Replizieren (Synchronisieren) von Daten, Volltextsuche, E-Mail und anderen wichtigen Mechanismen enthält.
BOSS-Referent - verwendete vernetzte Softwaremodule, die im Lotus Notes / Domino-Umfeld arbeiten und Geschäftsprozesse des Managements und teilweise des funktionalen Dokumentenflusses unterstützen.
Organisatorische und regulatorische Unterstützung: Vorschriften, Arbeitsregeln, Anweisungen für Benutzer und Systemadministratoren usw.
Der BOSS-Referent umfasst eine Reihe miteinander verbundener Subsysteme, die entwickelt wurden, um ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem und eine Büroautomatisierung zu erstellen.
Abbildung 2 - Der Aufbau des elektronischen Dokumentenmanagements „BOSS-Referent“
Das elektronische Dokumenten-Management-System BOSS-Referent ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie hochqualifizierte Spezialisten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben vorgehen. Es wurde von BOSS-Referent entwickelt, um den Dokumentenfluss im Management und die Büroarbeit zu automatisieren. 1996 gegründet, ist SED BOSS-Referent heute einer der Marktführer in Russischer Markt Lösungen der ECM-Klasse (Enterprise Content Management). Von allen 2008 installierten EDMS-Jobs sind 25 %, also jeder 4., auf dem BOSS-Referent-System implementiert (laut EDMS-Marktstudie von DSS Consulting).
Auf der BOSS-Referent-Plattform wird das größte EDMS Russlands im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation (FTS) gebaut - mehr als 85.000 Benutzer, und in MTS - das System vereint mehr als 25.000 Mitarbeiter.
Die obigen Fakten erklären ziemlich genau, warum, wenn man im Internet nach der Kombination der Wörter "Chefreferent" sucht, fast unmittelbar nach der Beschreibung des Berufes eines Assistenten oder Sekretärs-Assistenten und der Entstehungsgeschichte des Wortes "Chef" zusammen mit Artikeln wie man mit diesen Bossen in . interagiert Professionelle Aktivität, finden Sie Links zu diesem Produkt.
Der Hauptbildschirm gibt dem Benutzer auf einen Blick einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge. Der Mitarbeiter kann leicht die Anzahl und den Inhalt der nächsten Aufgaben, das Volumen der zur Bearbeitung eingegangenen Post und Dokumente einschätzen und auf Wunsch zu einem bestimmten Dokument, Brief oder Auftrag übergehen. Neue Aufgaben lassen den Arbeiter nicht allein, bis sie erledigt sind.
Abbildung 3 - Der Hauptbildschirm des Programms
Eines der Ziele des Programms ist es, den Arbeitsplatz sauber und ordentlich zu halten. Normalerweise arbeitet der Benutzer mit mehreren Dutzend Dokumenten. Um die Anzahl der angezeigten Dokumente zu begrenzen, werden Schalter zusammen verwendet, die den Kontext nicht radikal verändern, sondern die aktuelle Ansicht der Dokumentenliste verfeinern.
Abbildung 4 - Auftragsbildschirm
Die Nutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent sind Bundes- und Landesbehörden, staatliche Einzelunternehmen, Handelsunternehmen, darunter sowohl Beteiligungen mit großer Filialstruktur als auch kleine Organisationen.
Die Automatisierung des Dokumentenmanagements mit Hilfe von BOSS-Referent führt zu einer Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, einem leichteren Zugang zu Informationen für Managemententscheidungen, einer verbesserten Führungsdisziplin und damit insgesamt einer Verbesserung der Managementqualität.
Managementaufgaben gelöst durch das BOSS-Referent EDMS:
- effektive Arbeit mit Verträgen organisieren;
- den internen Dokumentenfluss des Unternehmens so papierlos wie möglich zu gestalten;
- um den Dokumentenfluss von föderalen oder regionalen Behörden zu automatisieren;
- um die Qualitätskontrolle bei der Ausführung von Aufträgen von Managern sicherzustellen;
- um die Effizienz der Arbeit mit Anwendungen zu verbessern;
- das Dokumentenmanagement innerhalb des Qualitätsmanagementsystems zu etablieren.
Es ist nicht verwunderlich, dass die Suchanfragen "Chefreferent" häufig von Vertretern sowohl von Handelsorganisationen als auch von Regierungsstrukturen in Suchmaschinen eingegeben werden.
Die Implementierung des BOSS-Referent EDMS führt zu folgenden Ergebnissen:
- Verbesserung der Qualität der Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen;
- Verbesserung der Leistungsdisziplin, Erhöhung der Kontrollierbarkeit;
- Erhöhung der Transparenz und Offenheit der Aktivitäten;
- Senkung der Kosten für die Sicherstellung der Arbeit von Regierungsstellen;
- Schaffung der Grundlage für ein integriertes Informationssystem wie "Electronic Government" (Ressortübergreifender Dokumentenfluss, EARs, Archive, Portale öffentlicher Dienste).
Die Amortisationszeit des Systems beträgt sechs Monate bis 2 Jahre.
1.3 Vor- und Nachteile von EDMS BOSS-Referent
Vorteile für Handelsunternehmen:
- Erhöhung der Kontrollierbarkeit;
- schnelle Reaktion auf Änderungen;
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt.
Die Vorteile des BOSS-Referent EDMS werden durch die breiten Fähigkeiten der IBM Lotus-Plattform, die Hightech-Architektur und die reiche Implementierungserfahrung bestimmt. Folgende Vorteile der Lösung gegenüber Wettbewerbern lassen sich unterscheiden:
Vorteile:
- schnelle Implementierung und schnelle Automatisierung der Dokumentenverarbeitung;
- einfache Beherrschung der Grundlagen der Arbeit mit dem System durch die Benutzer aufgrund der Tatsache, dass die Benutzeroberfläche bequem und intuitiv ist;
- die Möglichkeit der vollwertigen Arbeit der Benutzer mit dem System sowohl über den Lotus-Client als auch über das Web;
- umfangreiche Möglichkeiten zur Anpassung des Systems an die Bedürfnisse der Organisation, auch durch die Bemühungen der Spezialisten des Kunden;
- die Fähigkeit, in Organisationen mit einer geografisch verteilten Struktur einen wirklich einheitlichen Informationsraum aufzubauen;
- Reduzierung des Datenverkehrs bei der Arbeit in einer verteilten Umgebung aufgrund der Umsetzung des Prinzips "das Dokument wird nur dort geliefert, wo es für die Arbeit benötigt wird";
- Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Fehlertoleranz des Systems 24 Stunden, 7 Tage die Woche;
- einfache Wartung des Systems und die Möglichkeit, das EDMS in allen Zweigstellen von einem einzigen Punkt aus zu verwalten;
- Gewährleistung eines hohen Maßes an Datensicherheit;
- eines der besten Angebote auf dem Markt in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis;
- Die Effizienz und Vorteile des Systems werden durch die Erfahrung vieler erfolgreicher Implementierungen bestätigt.
Unter den Mängeln können wir das Fehlen von Offline-Arbeit und eine etwas veraltete Benutzeroberfläche feststellen. Die Nutzer haben eine voreingenommene Haltung gegenüber der Plattform. Äußerst umständliche Verwaltung der Zugriffsrechte auf Dokumente bei normaler Personalfluktuation, fehlende Gruppenzugriffsrechte. Probleme bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen, schlechter Garantiesupport.
2. Analyse der Erfahrungen mit der Implementierung des EDMS BOSS-Referent
2.1 Die Praxis der Implementierung von BOSS-Referent im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation
Die IT Co. Unternehmensgruppe und ihre Partner haben eine bedeutende Anzahl von Projekten zum Aufbau elektronischer Dokumentenmanagementsysteme auf der BOSS-Referent-Plattform in Unternehmen umgesetzt verschiedene Branchen, Maßstäbe und Eigentumsformen.
Der Föderale Steuerdienst der Russischen Föderation ist die größte Abteilung in der Struktur der Staatsorgane unseres Landes. Jährlich empfängt und verarbeitet das FTS mehr als 200.000 Dokumente von Bürgern, Rechtspersonen und Regierungsbehörden. Diesbezüglich ist einer von Hauptaufgaben FTS soll ein Dokumentenmanagementsystem aufbauen.
Als Basis für das abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenmanagementsystem der FTS wurde das von IT Co. auf der Lotus Domino / Notes-Plattform entwickelte Softwarepaket BOSS-Referent gewählt. Das gemeinsame Projekt von IT Co. und dem Hauptforschungsrechenzentrum des Föderalen Steuerdienstes Russlands (GNIVTs) zur Erstellung eines EDMS wird in drei Phasen durchgeführt.
Derzeit übersteigt die Zahl der Benutzer des Systems 88 Tausend, und nach Abschluss des Projekts werden mehr als 120 Tausend Menschen im System arbeiten. Bereits heute ist das elektronische Dokumentenmanagementsystem des Föderalen Steuerdienstes Russlands das größte in unserem Land.
Seit Mitte 2008 umfasst das elektronische Dokumentenmanagementsystem des Föderalen Steuerdienstes Russlands mehr als 800 Organisationen. Darunter: Zentralstelle des Eidgenössischen Steuerdienstes, über 80 Gebietsverwaltungen des Eidgenössischen Steuerdienstes, 7 Eidgenössische Steueraufsichtsbehörden für Bundesbezirke RF, 9 Interregionale Inspektionsstellen für Großsteuerzahler, mehr als 750 Bezirks- und Stadtinspektionen des Föderalen Steuerdienstes.
Die quantitativen Indikatoren des Dokumentenumlaufs im Jahr 2007 sind beeindruckend. Die Anzahl der ein- und ausgehenden Briefe, die über das EDMS in der Zentrale zugestellt und registriert wurden, betrug: 185.000 eingehende bzw. 235.000 ausgehende Dokumente. Für die territoriale Verwaltung des Föderalen Steuerdienstes in der Republik Tatarstan sind diese Indikatoren beispielsweise gleich: 113.000 und 132.000 Dokumente.
Abbildung 5 - Elektronisches Dokumentenmanagementsystem des Föderalen Steuerdienstes
Das elektronische Dokumentenmanagementsystem FTS wurde entwickelt, um die wichtigsten Dokumentenmanagementprozesse in der Zentralverwaltung, den Direktionen (UFNS) und den interregionalen Aufsichtsbehörden (IRI) des Föderalen Steuerdienstes Russlands, IFTS (Inspektorat des Föderalen Steuerdienstes) Russlands und . zu automatisieren sorgen dabei für ein effektives Miteinander.
Das EDMS des Föderalen Steuerdienstes Russlands besteht aus drei Ebenen, zwischen denen die Informationsinteraktion durchgeführt wird:
1. Stufe: EDMS CA FTS
2. Stufe: SED UFNS (MRT) ("SED-Region")
3. Stufe: SED-IFTS.
Als Basiskomponenten des FTS EDMS wird die Produktfamilie Lotus Notes / Domino verwendet.
Das Notes / Domino-System unterhält ein mehrstufiges, hierarchisches Zertifikatssystem für Benutzer und Server. Im Rahmen des Projektes wird ein einheitliches Zertifikatssystem für die gesamte Organisation unter Berücksichtigung der dreistufigen Organisationsstruktur und der territorialen Verteilung der Geschäftsbereiche verwendet. Gemäß diesem Schema basiert die Lotus Notes / Domino-Infrastruktur auf einem einzigen Root-Zertifizierer - FTS. Analog zum Zertifikat der Zentrale der CA / FTS wurde für jedes UFTS ein Level 1 Zertifizierer vom Typ UFNS / FTS erstellt - zum Beispiel R05 / FTS.
Jedes UFNS (MRI) hat seine eigene Notes-Domäne. Alle UFNS-Server werden als erste Server in ihren Domänen installiert. Die Server in den Inspektionen der Region werden als zweite Server in denselben Domänen festgelegt.
Alle UFNS (MRI) Server verfügen über ein eigenes Lotus Notes Adressbuch (Domino Directory).
Der einheitliche Katalog des Föderalen Steuerdienstes wird bereitgestellt von:
Replikation aller Adressbücher auf den zentralen Hub-Server (Push);
Verwenden der Verzeichniskatalogdatenbank und der standardmäßigen Lotus Notes Dircat-Aufgabe;
Replikation der Verzeichniskatalogdatenbank in Regionen (Pull).
Dadurch ist es möglich, einen beliebigen Mailaustausch und eine Interaktion zwischen verschiedenen UFS, MRI, IFTS durchzuführen.
Das Hauptmerkmal des Föderalen Steuerdienstes ist ein dreistufiges System von Ämtern. Nicht nur der Abteilungsleiter hat ein eigenes Büro, sondern auch seine Stellvertreter sowie Abteilungsleiter. Dabei operiert auf den Ebenen Zentralasiens und Abteilungen eine Multi-Office-Struktur, die es ermöglicht, die Arbeit mit Dokumenten verschiedener Gruppen nur denjenigen Benutzern zu ermöglichen, die mit den entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet sind. Die Mitarbeiter der Bezirksinspektorate arbeiten mit Datenbanken "Büro - IFTS", die speziell für jede Inspektion erstellt werden. EDMS erstellt automatisch wöchentliche Verzeichnisse der gelieferten und in den Steuerabteilungen registrierten Dokumente, die nach Zentralasien übertragen werden. Ähnliche Register kommen von den Bezirksinspektoraten an die zuständige Abteilung.
Das EDMS des Eidgenössischen Steuerdienstes implementiert die Möglichkeit der Archivierung von Dokumenten der DB "Amt". Die Archive der Regionalbüros, Inspektionen und CA sind autonom.
Speziell für Steuerbeamte wurde ein System entwickelt Fernunterricht, das alle Funktionen des EDMS des Föderalen Steuerdienstes berücksichtigt und dessen Modul ist.
2 .2 Erfahrung mit BOSS-Referent in Rosnedvizhimost
Das Bundesamt für das Kataster von Immobilienobjekten (Rosnedvizhimost) ist das föderale Exekutivorgan, das Verwaltungsfunktionen wahrnimmt Staatseigentum und die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen im Bereich der Führung des staatlichen Immobilienkatasters, der Durchführung der staatlichen Katasterregistrierung Immobilie, Katastertätigkeiten, staatliche Katasterbewertung von Land, Landverwaltung und staatliche Überwachung von Land sowie Funktionen der staatlichen Bodenkontrolle.
Der Aufbau des EDMS von Rosnedvizhimost erfolgte in zwei Richtungen: Automatisierung des Dokumentenumlaufs in der Zentrale der Abteilung und Einführung elektronischer Dokumentenumlaufsysteme auf regionaler Ebene - in den Verwaltungen von Rosnedvizhimost für die Subjekte der Föderation und Katasterkammern.
Mitte 2015 umfasste das EDS von Rosnedvizhimost mehr als 220 Organisationen des Departements (Zentralamt, Gebietsverwaltungen von Rosnedvizhimost für die Teilgebiete der Föderation, Föderale Katasterkammern für die Teilgebiete der Föderation), die sich in Zeitzonen von Chukotka nach Kaliningrad, die Zahl der aktiven Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems überstieg 2000 ...
Fast von den ersten Tagen der Umsetzung an erhielt die Agentur ein leistungsstarkes Instrument, das die bedingungslose Ausführung aller Regierungsaufträge gewährleistet. Das System ermöglicht es allen Führungskräften, die Ausführung von Aufträgen selbst zu überwachen. Ein sehr wichtiges Ergebnis der Einführung des EDMS ist die Beseitigung des Problems der Aufbewahrung von Dokumenten, einschließlich der laufenden Korrespondenz.
Das System wird auf dedizierten Servern bereitgestellt und betrieben. Dies bedeutet, dass jede konstituierende Einheit der Föderation ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die Region auf ihrer Serverbasis und ihrem Teilnehmernetz eingerichtet hat, aber alle diese regionalen EDMS sind in ein gemeinsames System integriert. Das heißt, es wurde eine hierarchische Struktur aufgebaut, die es Mitarbeitern der Gebietsabteilungen ermöglicht, selbstständig im EDMS zu arbeiten.
Das System beinhaltet Softwarekomponenten, mit denen Sie die folgenden Hauptproduktionsprozesse maximal automatisieren können:
- Registrierung der eingehenden und ausgehenden Dokumentation (mehrstufiger komplexer DB "Büro");
- Verteilung von Dokumenten;
- Bearbeitung von Beschwerden von Bürgern sowie Kontrolle über die Ausführung der über sie getroffenen Entscheidungen (DB "Bürgererklärungen");
- Kontrolle über die Ausführung der von der Geschäftsführung der Agentur erteilten Aufträge nach eingehenden Dokumenten (DB "Aufträge", DB "Büro des Leiters");
- Registrierung, Speicherung von Aufträgen, Weisungen, Weisungen der Geschäftsleitung usw. (DB "Organisations- und Verwaltungsdokumente");
- Koordination von Dokumentenentwürfen und deren Einreichung zur Genehmigung und anschließenden Registrierung;
- mit Dokumenten arbeiten „Für den amtlichen Gebrauch;
- Suche nach Dokumenten.
Jede Gebietsverwaltung verfügt über einen ähnlichen Satz von Datenbanken, um unabhängige Arbeiten zur Pflege der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung durchzuführen.
Es wurde daran gearbeitet, den Prozess der Dokumentenregistrierung und deren Übersetzung vom Papierformat in die elektronische Form zu optimieren. Angeschlossen wurde ein spezialisierter Hardware- und Softwarekomplex, mit dem Sie gleichzeitig große Dokumentenmengen scannen und Dokumentenbilder automatisch an die EDMS-Registrierungskarten anhängen können.
Während der Durchführung des Projekts wurden Schulungen für alle Benutzerkategorien, auch in den Gebietskörperschaften, organisiert und durchgeführt. Dies war ein zusätzlicher positiver Faktor, um mit der Arbeit im System zu beginnen und sich an neue Bedingungen für die Arbeit mit Dokumenten anzupassen.
Die fachliche Unterstützung erfolgt zentral durch die Verwaltungsgruppe des Ressort-EDMS aus der Zentrale der Agentur.
Aktuell erscheint es interessant, das System in folgenden Bereichen weiterzuentwickeln:
1. Automatisierung der Prozesse zur Organisation von Meetings, zur Verwaltung von Entscheidungen und zur Berichterstattung darüber.
2. Automatisierung der Prozesse zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten für Projekte in den Strukturabteilungen der Agentur.
3. Interaktion des EDMS mit anderen ACS und Verwaltung der Veröffentlichung der vom System bereitgestellten Dienste und Dokumente.
4. Möglichkeit der End-to-End-Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten in den Gebietsverwaltungen und den Empfang von Berichten in der Zentrale. Dies wird zusätzliche Mechanismen zur Verfügung stellen, um Informationen über den aktuellen Status von Dokumenten, die zur Ausführung an die Gebietsverwaltungen der Agentur gesendet werden, und dazu erstellte Anweisungen zu erhalten.
5. Möglichkeit der automatisierten Überwachung von EDMS-TU durch die Zentrale (Erfassung statistischer Informationen). Verfügbarkeit strukturierter Daten zu quantitativen Indikatoren der Arbeit mit Dokumenten im EDMS von untergeordneten Organisationen. Die Möglichkeit, statistische Berichte zu erstellen.
Abschluss
Zunehmende Informationsmengen wie eingehende / ausgehende / interne Korrespondenz, Faxe, Verträge, Anfragen, Bestellungen und andere Arbeitsdokumente sind längst fester Bestandteil von Geschäftsprozessen und erfordern eine regelmäßige Bearbeitung und Bestellung – Generieren, Sortieren, Analysieren, Koordinieren und die Genehmigung.
Das EDMS erleichtert die Bearbeitung von Dokumenten, stellt die Relevanz der gespeicherten Informationen sicher, verkürzt die Suchzeit nach den benötigten Daten erheblich.
Bei der Auswahl des optimalen EDMS sollten die zu lösenden Aufgaben und die Besonderheiten des Unternehmens bzw. der Organisation berücksichtigt werden. Aktuell besteht die Möglichkeit, sowohl komplexe EDMS, die alle Bereiche der Büroarbeit in großen Organisationen und verteilten Beteiligungsstrukturen abdecken, als auch einfachere, unkompliziertere Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen zu implementieren.
Die Hauptfunktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems
- Registrierung und Speicherung der Korrespondenz, einschließlich elektronischer Korrespondenz und interner Mitarbeiterdokumente;
- Optimierung der Prozesse der Vereinbarung und Genehmigung von Dokumenten;
- Bereitstellung einer zuverlässigen, schnellen und langfristigen Archivierung der Dokumentation mit einem anpassbaren Mechanismus zur automatischen Archivierung von Dokumenten;
- Vereinheitlichung und Standardisierung von Formularen und Vorlagen von Dokumenten;
- Führen einer Kundenliste, Verfolgen der Interaktionshistorie mit ihnen;
- Schaffung eines einheitlichen Informationsraums und Gewährleistung der Möglichkeit einer vollwertigen Arbeit der Mitarbeiter im Büro und im Fernzugriffsmodus;
- Planung von allgemeinen und persönlichen Veranstaltungen.
Der große Vorteil des EDMS ist die Möglichkeit, nicht nur Dokumente, sondern auch die Kommunikationsprozesse der Mitarbeiter in elektronische Form zu überführen, wodurch die Organisation von Besprechungen und Besprechungen, der Austausch relevanter und strategischer Informationen, die Koordination beschleunigt und vereinfacht werden können von Aktionen von Mitarbeitern unabhängig vom Standort (andere Büros, andere Städte).
Phasen der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems:
- Prüfung der bestehenden Regelungen zur Aufrechterhaltung der Dokumentation, Anforderungen und Funktionalität des EDMS
- Inbetriebnahme mit Softwareinstallation
- Schulung im Umgang mit dem System für Mitarbeiter-Anwender
- Unterstützung während des Probebetriebs
Die Einführung des EDMS verändert den Dokumentenflussprozess in der Organisation qualitativ und bietet folgende Vorteile:
- Verkürzung der Recherchezeit für die benötigten Dokumente durch End-to-End-Suche in der Unternehmensdatenbank;
- Verringerung der Arbeitsintensität und Steigerung der Effizienz der Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen;
- Steigerung der Effizienz der Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen;
- Verbesserung des Verwaltungs- und Kontrollsystems des Dokumentenverarbeitungsprozesses;
- Verkürzung der Lieferzeit von Managementinformationen: Bestellungen, Bestellungen, Anweisungen;
- Verringerung des Risikos des Verlusts von Dokumenten;
- die Möglichkeit einer zeitnahen Entscheidungsfindung aufgrund der Vollständigkeit und Relevanz der bereitgestellten Informationen;
- Reduzierung der Anzahl von Papierdokumenten im Arbeitsablauf des Unternehmens durch Scannen aller ein- und ausgehenden Dokumente;
- Erhöhung der Sicherheit bei der Aufbewahrung von Dokumenten durch Einführung eines autorisierten Zugangs zum System unter Berücksichtigung der Zugangsrollen und der Rechte des Mitarbeiters auf diese Informationen.
Ein Beispiel für das EDMS ist das in dieser Arbeit betrachtete BOSS-Referent-System. Wie aus den vorgestellten Beispielen hervorgeht, haben eine Reihe von Institutionen (der Föderale Steuerdienst, Rosnedvizhimost) die Umsetzung bereits in die Praxis umgesetzt und konnten die Ergebnisse der praktischen Optimierung des Dokumentenflusses bewerten.
Aufführen Literatur
1. Baykova I.Yu. Dokumentenfluss und Büroarbeit: So organisieren Sie die Arbeit mit Dokumenten. - M.: Eksmo, 2014 .-- 483 p.
2. Bardaev E.A., Kravchenko V.B. Dokumenten-Management. - M.: Akademie, 2012.-- 291 p.
3. Basakov M. I. Büroarbeit und Korrespondenz in Fragen und Antworten: Ein Lehrbuch für Studierende wirtschaftswissenschaftlicher Hochschulen - 5. Aufl., Überarbeitet. Und füge hinzu. // Reihe "Lehrbücher und Lehrbücher" - Rostov n / a: Verlag "Phoenix", 2013. - 320 S.
4. Bobyleva M.P. Fragen der Analyse des Dokumentenumlaufs der Organisation im Zusammenhang mit der Verwendung automatisierter Systeme // Büroarbeit. - 2012. - Nr. 8. - p. 50-56
5. Bobyleva M.P. Auf dem Weg zum Informationsmanagement (Fragen der Bewertung der Aktivitäten von Managementdokumentationsunterstützungsdiensten im Kontext der Dokumentenflussautomatisierung) // Büroarbeit. - 2014. - Nr. 2. - mit. 67-69
6. Bykova T.A. Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Dokumentationsunterstützung des Managements (Büroarbeit): Lehrbuch. Zuschuss. - 2. Aufl. M.: INFRA-M, 2012.-- 260 S.
7. Vigera A. M., Dorofeeva O. P., Gubskaya E. K. Sekretariatsgeschäft. Reihe "Trainingskurs". Rostov n / a: Phoenix, 2011 .-- 270 p.
8. Grinberg, AS Dokumentationsunterstützung des Managements [Elektronische Ressource]: ein Lehrbuch für Studierende der Studienrichtungen "Wirtschaft" und "Management", Fachrichtungen "Informatik", "Dokumentation und Dokumentationsunterstützung des Managements", "Automatisierung und Management " / A. S. Grinberg und andere - M.: UNITY-DANA, 2012 .-- 391 S.
9. Büroarbeit (Organisation und Technologie des Dokumentenmanagements); Lehrbuch für Universitäten / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. usw.; Bearbeitet von Prof. T. A. Kuznetsova. - M.: UNITI-DANA, 2013.-- 359 S.
10. Dokumentationsunterstützung der Aktivitäten der Organisation. Baranovsky V. P. Lernprogramm... - M.: Verband der Autoren und Verleger "Tandem". Ekmos Verlag, 2005 .-- 276 p.
11. Dokumentationsunterstützung des Managements (Büroarbeit): Lehrbuch. Pos. / T. A. Bykova et al. - 2. Aufl., Überarbeitet. und hinzufügen. - M.: NITs Infra-M, 2013.-- 304 p.
12. Kuznetsov S.L. Automatisierte Systeme Registrierung und Ausführungskontrolle // Sekretariatsgeschäfte. - 2011. - Nr. 4. - mit. 48-49
13. Kuznetsov S.L. Moderne Technologien Dokumentationsunterstützung des Managements - M.: MPEI; 2012 .-- 361 S.
14. Kuznetsov, IN Büroarbeit [Elektronische Ressource]: Studienführer / IN Kuznetsov. - 6. Aufl., Rev. und hinzufügen. - M.: Verlags- und Handelsgesellschaft "Dashkov und K °", 2013. - 520 S.
15. Kunyaev, NN Vertrauliche Büroarbeit und sicherer elektronischer Dokumentenfluss [Elektronische Ressource]: Lehrbuch / NN Kunyaev, AS Demushkin, AG Fabrichnov; unter insgesamt. Hrsg. N.N. Kunyaeva. - M.: Logos, 2011.-- 452 S.
16. Elektronische Regierung. Elektronische Dokumentenverwaltung. Begriffe und Definitionen: Lehrbuch / S.Yu. Kabashov. - M.: NITs INFRA-M, 2013.-- 320 p.
17. V. V. Strastenko STC IRM. Wozu dient die Büroautomation? - Zugriffsmodus: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
18. Überprüfung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. - Zugriffsmodus: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
19. Elektronischer Dokumentenfluss – Systeme zur Unterstützung der Managementdokumentation. - Zugriffsmodus: http://www.IT.ru/
20. Automatisierte Unternehmensverwaltungssysteme. - Zugriffsmodus: http://www.cmdsoft.ru/
21. Elektronische Ressource: Zentrum für Computertechnologien: Elektronisches Dokumentenmanagementsystem N-System. - Zugriffsmodus: http://www.cland.ru/
Gepostet auf Allbest.ru
Ähnliche Dokumente
Softwaresysteme Büroautomation. Bewertung der Wirksamkeit der Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Analyse des Office Management Service bei Technoliga CJSC. Erstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems auf Basis des BOSS-Referent EDMS.
Hausarbeit, hinzugefügt am 04.03.2015
Das Wesen und die Fähigkeit, den "Referenten", "den Sekretär-Assistenten" und "den Assistenten des Beamten" zu verstehen. Qualitativer vimogi roboti-Referent. Normative Dokumente als professioneller Assistent in der Ukraine. Dokumente, die die Aktivität des Referenten außerhalb des Kordons regeln.
Hausarbeit hinzugefügt 22.03.2015
Analyse moderne Systeme Büroautomatisierung in der Organisation und elektronische Dokumentenverwaltung, Merkmale ihrer Klassifizierung. Probleme der Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements. Vorteile der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.
Hausarbeit, hinzugefügt am 15.01.2013
Das Wesen und die Bedeutung des elektronischen Dokumentenmanagements, seine Auswirkungen auf die Effizienzsteigerung im Prozess der Unternehmensverwaltung. Definieren Sie ein Schema für die parallele oder sequentielle Dokumentenverarbeitung. Klassifizierung von Programmen zur elektronischen Dokumentenverwaltung.
Hausarbeit, hinzugefügt am 22.04.2014
Grundkonzepte und Prinzipien des elektronischen Dokumentenmanagements, die Vorteile seiner Implementierung. Portable Document Format (PDF) als portables, plattformunabhängiges portables elektronisches Dokumentenformat. Elektronisch Digitale Unterschrift: Zweck und Anwendung.
Präsentation hinzugefügt 31.01.2016
Konzepte und Definitionen des elektronischen Dokumentenmanagements (laut Text Bundesgesetze). Die Notwendigkeit für kleine Unternehmen im elektronischen Dokumentenmanagementsystem (EDMS). Klassifizierung von EDMS-Funktionen, Grundvoraussetzungen dafür. Attribute und Details von Dokumenten.
Präsentation hinzugefügt 21.03.2015
Klassifizierung der Probleme bei der Einführung elektronischer Dokumentenmanagement-Tools: übermäßige Wissenschaft, Umweltbeständigkeit und Reengineering, im Gegenteil, Anpassung, Unterprojekt. Konservativität der Mitarbeiter und des Managements. Geben elektronisches Dokument rechtliche Handhabe.
Zusammenfassung, hinzugefügt am 17.05.2011
Technische Eigenschaften, die Spezifität, der Zeitrahmen und die Komplexität der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen. Analyse psychischer Probleme, die sich aus der Motivation und Umschulung des Personals im Zusammenhang mit der Einführung des EDMS ergeben.
Hausarbeit hinzugefügt am 04.12.2014
Das Wesen und die Arten des elektronischen Dokumentenmanagements; Prinzipien seiner Organisation. Regeln für die Erstellung von Verwaltungs- und Referenzdokumenten. Das Konzept und die Art der Entstehung des Archivfonds. Regulierung des elektronischen Dokumentenmanagements in der Organisation.
Hausarbeit, hinzugefügt am 16.10.2014
Eigenschaften des Informationsmanagement-Subsystems. Das Konzept und die Typologie der regulatorischen Dokumente der Organisation. Untersuchung des Dokumentenumlaufs im Unternehmen "Anlage für Großflächenwohnungsbau". Methoden zur Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements "Delo".
Das Management-Dokumentationssystem BOSS-Referent ist ein Softwarepaket, mit dem Unternehmen effiziente Systeme Management des elektronischen Dokumentenflusses und der Büroautomatisierung und sorgen so für eine deutliche Effizienzsteigerung der Managementstrukturen. Insbesondere ermöglicht die Einrichtung solcher Systeme in einer Organisation:
Das BOSS-Referent-System hat große Nummer Implementierungen und richtet sich an Unternehmen unterschiedlicher Größe und Eigentumsform:
- Große Handelsunternehmen und Beteiligungen
- Bundesbehörden
- Regionale Regierungsstellen und andere staatliche Unternehmen
- Geografisch verteilte Unternehmen
- Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen
- Unternehmen mit einem großen Workflowvolumen
- Kleine, schnell wachsende Unternehmen.
- Arbeiten mit internen Dokumenten der Organisation
- Bearbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten
- Verwaltung externer Kontakte
- Arbeiten mit Organisationsverträgen
- Organisation von Nachrichtenkanälen und Konferenzen
- Führung eines Verzeichnisses der Organisation in elektronischer Form
- Unterstützung bei der technischen Unterstützung von Wirtschaftseinrichtungen der Organisation
- Organisation und Planung von Veranstaltungen.
- Hardware: Server, Client-Workstations, lokale Netzwerke, Modems, Drucker, Scanner, Quellen unterbrechungsfreie Stromversorgung und andere technische Mittel.
- Betriebssystem: Netzwerkbetrieb Windows-System, Linux, andere und Transportprotokolle, die die gesamte Hardware in einem einzigen Komplex vereinen.
- Lotus Notes / Domino ist eine Anwendungssoftwareplattform, die ein Add-On über das Netzwerk ist Betriebssystem und umfasst Mittel zum Speichern von Dokumenten, Replikation (Synchronisation) von Daten, Volltextsuche, E-Mail und andere wichtige Mechanismen.
- BOSS-Referent - verwendete vernetzte Softwaremodule, die im Lotus Notes / Domino-Umfeld arbeiten und Geschäftsprozesse des Managements und teilweise des funktionalen Dokumentenflusses unterstützen.
- Organisatorische und regulatorische Unterstützung: Vorschriften, Arbeitsregeln, Anweisungen für Benutzer und Systemadministratoren usw.
- Systemweite Wörterbücher
- Organisationsverzeichnis
- Wörterbücher
- Externe Adressaten
- Systemweite Dienste
- Harmonisierung
- Zuordnungen
- Schalter
- Vorlagen
- Registrator
- Kabinett
- Suchmaschine
- Puffer
- Repository für elektronische Bilder
- Protokoll
- Funktionale Subsysteme
- Kanzlei
- Die Dokumente
- Büronotizen
- Externe Kontakte
- Kontrolle von Verträgen
- Technische Unterstützung
- Konferenzen
- Nachrichten
Modularität wird durch die spezialisierte "Switch"-Datenbank gewährleistet, die als "Control Center" für die gesamte BOSS-Referent SDOU dient. Dieses eigenständige, funktional vollständige Modul enthält Informationen über die aktuelle Systemkonfiguration und den notwendigen Programmcode zur Organisation der Interaktion zwischen Datenbanken. Alle Datenbanken werden während der Installation automatisch im Switch registriert.
Die zweite wichtige Funktion des DB Switch ist die Konfiguration der Benutzerarbeitsplätze. Eine Konfiguration ist ein Satz von Systemdatenbanken, die in einem separaten Switch registriert und für den Betrieb von Benutzern aus verschiedenen Unternehmensbereichen erforderlich sind. Durch die Bereitstellung des EDMS in mehreren Konfigurationen kann jeder Mitarbeiter nur mit seinen eigenen Datenbanken arbeiten. Mit dem Switch können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Konfigurationen unterschiedlicher Komplexität erstellen und das bestehende Workflow-Schema im Unternehmen vollständig wiederholen. Der Switch bindet schnell beliebige Zusatzmodule an das System an und navigiert auch durch die Datenbanken.
BOSS-Referent steht Entwicklern offen. Jede BOSS-Referent-Datenbank kann von den Entwicklern des Kunden geändert werden. Darüber hinaus kann dem SDOU BOSS-Referent unter bestimmten Regeln und Vereinbarungen eine proprietäre Datenbank hinzugefügt werden.
Neue Datenbanken, Formulare, Ansichten, Agenten und Gestaltungselemente können im System mithilfe von Standard-Entwicklungstools von Lotus Domino Designer erstellt werden. Zusätzlich zu den eingebauten Entwicklungswerkzeugen stellt IT Co. dem Kunden ein spezielles Entwickler-Toolkit zur Verfügung - Toolkit, mit dem Sie schnell erstellen können eigene Basen Daten und integrieren sie mit BOSS-Referent, ohne die Integrität des Systems zu verletzen, sowie jedes Modul seiner Informationsumgebung zu ändern.
Hier können Sie mehr über alle Änderungen in Version 2.56.1 lesen.
3 Funktionsmodul "Büro" Voller Arbeitszyklus mit Eingangs- und Ausgangskorrespondenz: Verwendung von Vorlagen von Dokumentenkarten Registrierung der Korrespondenz Dokumente zur Prüfung senden, Beschlüsse fassen Erstellung von Einarbeitungsblättern Überwachung des Standortes des ursprünglichen Papierdokuments Ausführung, Einarbeitung, Versand "an" der Fall" Scannen von Dokumenten und Verarbeiten von Dokumenten, die über und von einem Faxserver empfangen werden Nummernreservierung für ausgehende Dokumente Unterstützung von zentralen, dezentralen und gemischten Workflows
4 Erstellung des RC eines eingehenden Dokuments neue Gegenpartei von der Dokumentenkarte eingeben das Dokument für die Rückregistrierung überprüfen das Registrierungsjournal für diese Art von Dokumenten angeben das Fälligkeitsdatum und den eingehenden Beschluss angeben 1) einen Aufkleber oder eine Karte mit a . drucken Barcode 2) Ein gescanntes Bild des Dokuments anhängen: von einer lokalen Festplatte von einem Scanner (normal oder mit Barcode scannen)
5 Registrierungs-Support-Komplex Registrierungsnummern... Einrichten von Nummerierungsvorlagen für alle Arten von Dokumenten. Die Möglichkeit, mehrere Formate für einen Meter zu verwenden. Das Dokument ist mit einem Registrierungsstempel, einer Nummer und einem Barcode versehen. Es ist möglich, eine vereinfachte RC-Expedition zu verwenden.
6 Review Möglichkeit, das Dokument von mehreren Mitarbeitern zu prüfen. Möglichkeit der Verwendung von Standardrouten für eingehende Dokumente. Möglichkeit, Resolutionsentwürfe zu erstellen und Resolutionsvorlagen zu verwenden, um ein Dokument unter Kontrolle zu bringen, indem die Art der Kontrolle angegeben wird einen Controller oder eine kontrollierende Einheit auswählen eine Resolutionsklausel manuell oder aus einer Vorlagenansicht hinzufügen / einen zuvor erstellten Resolutionsentwurf ändern
7 Klausel des Beschlusses Der verantwortliche Testamentsvollstrecker und die Mitvollstrecker, Gegenstand, Amtszeit, kontrollierende Person sind angegeben. Für Kontrollpunkte der Auflösung werden Anweisungen erstellt, für Nichtkontrollpunkte wird das Dokument zur Überprüfung gesendet. die Übertragung des Originals korrigieren Erstellen Sie einen Auftrag mit periodischer Kontrolle
8 Aufträge Der Auftragnehmer erhält eine Benachrichtigung über den Eingang eines Auftrags zur Ausführung. Der Autor und der Verantwortliche des Auftrags können: die Frist anpassen die Vollstrecker ändern die Aufträge stornieren Der Autor, der Verantwortliche und die Vollstrecker erhalten Benachrichtigungen über die Verletzung der Fristen.
9 Ausführung von Aufträgen Der Auftragsvollstrecker kann: aufgrund seines Auftrags einen neuen Auftrag erstellen (Auftragskette), ggf. einen Bericht über die Ausführung für die Mitvollstrecker erstellen, indem er ein neues Dokument erstellt, indem er den Bericht aufnimmt aus dem Auftrag des Co-Vollstreckers oder einem Nebenauftrag, indem Sie einen Anhangslink zu einem zuvor erstellten Dokument setzen; einfach einen Kommentar zum Ausführungsbericht des Ausführungsauftrags platzieren
10 Ausführungskontrolle Der Autor und der Controller des Auftrags können den Auftrag genehmigen oder zur Überarbeitung zurücksenden. Kontrolle der Leistungsdisziplin: Leistungsdisziplinberichte (ReportsMan-Berichtsgenerator). der Auftrag wird ausgeführt der Auftrag ist überfällig der Auftrag wird ausgeführt der Controller kann den Auftrag direkt in der Dokumentenkarte genehmigen
12 Vorbereitung des Ausgangs 1. Füllen Sie die Felder der Karte aus Pflichtfelder sind mit einem Symbol gekennzeichnet einige der Felder können standardmäßig ausgefüllt werden der Wert wird direkt in das Feld eingegeben es ist möglich die Felder der RK auszufüllen ohne Mit der "Maus" können die Registrierungsdaten in der Registrierungsphase geändert werden
13 Ausgangsvorbereitung 2. Platzieren Sie das Dokument Text in das Feld "Sachlicher Teil" eingeben Anhang von der lokalen Festplatte aus der Datenbank hinzufügen Vorlagen vom Scanner Der Anhang kann vorab an die Kartenvorlage angehängt werden. Die Größe des Anhangs kann vom Systemadministrator begrenzt werden.
15 Ausgehende vorbereiten 3.Eine Route erstellen, indem die bestehende Route geändert wird Die Route kann eingestellt werden: 1) "hart" - Sie können die Genehmiger und die Reihenfolge der Genehmigung nicht ändern 2) "flexibel" - Sie können Koordinatoren löschen und hinzufügen 3) Sie Sie können neue hinzufügen, aber Sie können die Standardeinstellungen nicht löschen ... Parameter werden für jede Genehmigungsstufe konfiguriert.
21 Dokumentgenehmigung Zusätzliche Genehmigung und Delegation Add. Zulassung - ein zusätzlicher Zulassungszweig. Das Dokument enthält das Visum des Hauptkoordinators, unabhängig von den Entscheidungen des Add. passend. Delegation - Das Dokument enthält das Visum des Mitarbeiters, an den die Genehmigung delegiert wurde.
28 Modul „Bürgerbeschwerden“ Voller Zyklus der Bearbeitung von mündlichen und schriftlichen Beschwerden: Registrierung der Beschwerde Berücksichtigung Beschlussfassung, Durchführung Vorbereitung und Genehmigung der Beschwerdeantwort Erstellung entsprechender Anfragen an externe Organisationen externe Organisationen
30 Berufungsautoren Zusammenarbeit mit Berufungsautoren: Möglichkeit der Verbindung mit dem Verzeichnis "Klassifikator der Adressen Russlands" (KLADR) Vollständige Informationen über den Autor: vollständiger Name, Adresse, Arbeitsort, sozialer Status, bevorzugte Zusammensetzung und so weiter. EDMS BOSS-Referent hat die FSTEC-Zertifizierung bestanden, die für die Zertifizierung in der Klasse des Schutzes personenbezogener Daten auf den Stufen 2-4 erforderlich ist.
31 Unterstützung von Entscheidungsprozessen Arten von Dokumenten, die im Entscheidungsprozess verarbeitet werden: Im BOSS-Referent-System ist die dokumentarische Komponente des Entscheidungsprozesses automatisiert. ORD-Antrag Servicenote Vereinbarung Entwurf Ausgangsdokument Geschäftsprozesse im Modul „Entscheidungsfindung“ werden über Standard-Entscheidungsfindungsprozesse umgesetzt.
32 Funktionsmodul „Entscheidungsfindung“ In der Datenbank Die Entscheidungsfindung wird durchgeführt: Bildung der Bewegungsroute des Dokuments Änderung der Route „on the fly“ Kontrolle der Dokumentenbewegung Registrierung von Dokumenten (einschließlich automatischer Registrierung) Reservierung von Nummern für Verträge, Betriebsdokumente und Entwurfsausgangsdokumente Unterstützung bei der Arbeit mit Genehmigungsblättern, Einarbeitung und Verteilung Erstellung von Anweisungen für Dokumente und Kontrolle deren Ausführung 37 Benachrichtigungsdienst Über alle Systemereignisse sowie über die Aktionen, die in der System wird der Benutzer durch eingehende Benachrichtigungen informiert: Benachrichtigungen werden unterteilt in: Aufgaben Informationsnachrichten im DB-Schrank (werden im Tagebuch auf der Startseite angezeigt) an die Mailbox von Lotus Notes oder anderen Mailsystemen
- BOSS-Referent- ECM-Klassensystem auf der IBM Lotus-Plattform
- BOSS-Referent 2010- ECM-Klassensystem basierend auf Microsoft SharePoint Server 2010
- BOSS-Referent 4J- ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Büroautomationssystem auf Basis der JBOSS-Plattform
- BOSS-Referent.bpm: Finanzdokumentenfluss- ein System zur zentralen Verarbeitung und Speicherung von Finanzdokumenten
www.boss-referent.ru
Gesellschaft BOSS-Referent – Russisches Unternehmen, beschäftigt sich mit der Entwicklung von Informationsmanagementsystemen für Unternehmen: Büroautomatisierungs- und elektronische Dokumentenmanagementsysteme, ECM-Systeme.
Geschichte des Unternehmens
BOSS-Referent wurde 2008 als Tochterunternehmen von IT Co., einem großen Systemintegrator, gegründet. Das Tochterunternehmen erhielt die Rechte, das 1996 auf der IBM Lotus-Plattform erstellte BOSS-Referent-System zu modifizieren und zu vertreiben. Zuvor war der Urheberrechtsinhaber des Produkts die Firma Aplana, die ebenfalls zur Unternehmensgruppe IT Co. gehört. 2010 wurden mehrere ECM-Systeme unter der Marke BOSS-Referent vorgestellt. Auf der IBM FileNet-Plattform das BOSS-Referent.bpm-System: Finanzverwaltung und auf Plattformen anderer Hersteller: BOSS-Referent 2010 auf der Microsoft SharePoint-Plattform und BOSS-Referent 4J auf der JBOSS-Plattform.
Unternehmensprofil
Derzeit ist das Unternehmen verantwortlich für die Produktion, Entwicklung und Vermarktung von Produkten der Marke BOSS-Referent, die Betreuung von Partnern und Anwendern der Lösung. Der Vertrieb und die Implementierung des Systems erfolgt durch die Partner des Unternehmens.
Softwareprodukte: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: Finanzmanagement
Zusatzmodule: Arbeitsplatzmanager, iReferent
Softwareprodukte
BOSS-Referent
Ein System der ECM-Klasse, das entwickelt wurde, um den internen Workflow des Unternehmens zu automatisieren und Content-Management-Systeme für Unternehmen aufzubauen. Erstellt auf der Plattform des dokumentenorientierten IBM Lotus.
Zu lösende Aufgaben:
- mit Verträgen arbeiten
- Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen von Managern
- mit Anfragen arbeiten
- Projektworkflow und Teamwork
- Arbeit mit den Appellen der Bürger
- Archivierung elektronischer Dokumente
- Integration mit Portalen mit Informationen zu öffentlichen Dienstleistungen
BOSS-Referent hat genug hohes Niveau Funktionalität in allen Bereichen der Arbeit mit Dokumenten, Skalierbarkeit und Stabilität in der Arbeit. Gleichzeitig ist die Implementierung schnell und die Schnittstelle ermöglicht den Mitarbeitern einen schnellen Einstieg in die Arbeit. Das System ist auf große Organisationen ausgerichtet und bietet große Möglichkeiten zur Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens. Beim Aufbau eines EDMS in geografisch verteilten Unternehmen erhalten alle Beteiligten ein voll funktionsfähiges System. Das Lizenzschema ist einfach und transparent.
BOSS-Referent 2010
Ein auf Basis der Plattform Microsoft SharePoint Server 2010 entwickeltes ECM-Klassensystem, das als System einer neuen Ebene der Benutzerinteraktion positioniert ist. Die Priorität bei diesem System liegt auf der Bequemlichkeit der Arbeit damit für alle Benutzerkategorien, die einen universellen Client verwenden.
BOSS-Referent 2010 unterstützt die Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit mit Dokumenten und unstrukturierten Informationen, die Kontrolle über Informationsflüsse, auch solche, die mit Enterprise 2.0-Technologien generiert wurden. Der Client-Teil kann in andere Unternehmensanwendungen integriert werden. Gleichzeitig erfolgt der Zugriff auf ihre Daten über eine einzige Schnittstelle.
Zu lösende Aufgaben:
- Verarbeitung großer Informationsmengen in einem praktischen Format
- Sicherstellung der Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen
- die Möglichkeit effektiver Teamarbeit (Web 2.0 Technologien, Mobilität)
- Organisation von Diskussionen und Chats nach Dokumenten und Themen
BOSS-Referent 4J
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, das entwickelt wurde, um die Arbeit des Büros zu automatisieren und die Leistungsdisziplin zu kontrollieren. Bei der Entwicklung wurden die Anforderungen der Behörden an die Funktionalität des EDMS weitestgehend berücksichtigt. BOSS-Referent 4J wurde auf der Open-Source-Plattform JBoss von RedHat erstellt.
Dies ist eines der wenigen Systeme auf dem russischen Markt, das auf einer Open-Source-Plattform erstellt und mit Open Source geliefert wird. Das DBMS des Systems ist ebenfalls Open Source. Dies kann für Organisationen mit hohen Sicherheitsbedenken wichtig sein. Insider Wissen und Verhinderung seines Auslaufens.
Das System ist eine Webanwendung. Die Arbeit erfolgt über die Webbrowser Explorer oder FireFox.
Zu lösende Aufgaben:
- Kontrolle der Ausführung von Aufträgen
- mit Verträgen arbeiten
- mit behördlichen Dokumenten arbeiten
- Integration des EDMS mit dem System des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements
- Arbeit mit den Appellen der Bürger
- Schaffung der Basis für ein integriertes Informationssystem wie "Electronic Government"
BOSS-Referent.bpm: Finanzmanagement
System zur zentralen Verarbeitung und Speicherung von Finanzdokumenten. Es wurde auf der FileNet-Plattform der IBM Corporation entwickelt. Löst die Aufgaben der Automatisierung und Vereinfachung der Arbeit der zentralen Buchhaltung.
Zu lösende Aufgaben:
- Lieferung von Finanzdokumenten von entfernten Abteilungen an die zentrale Buchhaltung
- einziges zentrales Archiv elektronischer Kopien von Finanzdokumenten
- Mitarbeiterzugriff auf Finanzdokumente aus verschiedenen Buchhaltungssystemen
Funktionen:
- Eingabe von primären Finanzdokumenten
- Dokumentenbearbeitung im zentralen Rechnungswesen
- Einbringung in die elektronische Dokumentenablage
- Datensynchronisation mit Buchhaltungssystemen
- Datenmigration zu EDMS
- Volltextsuche
Marktposition
Laut einer Studie von DSS Consulting gehört BOSS-Referent zu den fünf führenden unter den EDMS-Entwicklern. Von die Summe Umsetzungen und Dynamik neuer Projekte auf Platz 5. Auf Platz 3 nach der Anzahl der Arbeitsplätze. Zur Dynamik des Beschäftigungswachstums auf Platz 2.
Die meisten der implementierten BOSS-Referent-Lizenzen sind für fortlaufende Projekte im Föderalen Steuerdienst Russlands (FTS) und MTS sowie im Föderalen Dienst für staatliche Registrierung, Kataster und Kartographie (Rosreestr) bestimmt. Das BOSS-Referent-System gehört zur Klasse der Plattform-Zusatzsysteme. Laut DSS belegt das BOSS-Referent-System seit mehreren Jahren den ersten Platz in dieser Klasse.
Die Hauptkunden von BOSS-Referent sind Bundes- und Landesbehörden, Landesbetriebe, Unternehmen der Kraftstoff- und Energiebranche sowie der chemischen Industrie.
Hauptbenutzer des Systems
- Föderaler Steuerdienst Russlands
- NK Rosneft
- Bashneft
- PhosAgro
- Gazpromneft
- Föderaler Dienst für staatliche Registrierung, Kataster und Kartographie (Rosreestr)
- Föderaler Dienst für die Überwachung natürlicher Ressourcen (Rosprirodnadzor)
- Regierung der Region Woronesch
- Verwaltung der Region Pskow
- Multifunktionales Zentrum für die Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen (MBU "MFC"), Wolgograd
Affiliate-Netzwerk
Das Büro der BOSS-Referent Company befindet sich in Moskau. Das Unternehmen hat keine Filialstruktur. BOSS-Referent Partner sind in fast allen Regionen Russlands sowie in der Ukraine und Kasachstan präsent.
Produktkritik
Die Hauptkritik fällt auf das älteste Produkt des Unternehmens - BOSS-Referent auf Lotus.
Unter den Mängeln können wir das Fehlen von Offline-Arbeit und eine etwas veraltete Benutzeroberfläche feststellen. Die Nutzer haben eine voreingenommene Haltung gegenüber der Plattform. Äußerst umständliche Verwaltung der Zugriffsrechte auf Dokumente bei normaler Personalfluktuation, fehlende Gruppenzugriffsrechte. Probleme bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen, schlechter Garantiesupport.
Zu anderen Systemen finden negative Bewertungen gescheitert. Vielleicht liegt das daran, dass sie erst kürzlich präsentiert wurden.
Links
- "BOSS-Referent" hilft das Kommunikationssystem zu verbessern
- Neue Richtlinie für BOSS-Referent, BYTE Nr. 9 (278), 29. Mai 2007
- Optimierung der EDMS-Kosten: Auftragnehmer wissen, wie man Geld spart
Das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent wurde 1996 entwickelt und nimmt immer noch eine führende Position auf dem russischen Markt für Anwendungen der ECM-Klasse ein. EDMS BOSS-Referent automatisiert den Dokumentenfluss im Unternehmen und optimiert die Büroarbeit. Dieses System eignet sich zur Automatisierung des Workflows von Behörden und privaten Großunternehmen, Beteiligungen, mittelständische Unternehmen.
Auf der Grundlage von BOSS-Referent arbeitet im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (mehr als 130.000 Benutzer), mehr als 25.000 Mitarbeiter sind in MTS an das System angeschlossen.
Der Einsatz des BOSS-Referent EDMS im Managementprozess führt zur Optimierung des Flusses von Unternehmensdokumenten, zur Beschleunigung der Entscheidungsfindung durch die Unternehmensleitung und zur Verbesserung der Führungsqualität, zur Steigerung der Führungsdisziplin und der Effizienz des Personals. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent rechnet sich in einem Zeitraum von 6 Monaten bis 2 Jahren.
Das BOSS-Referent-Programm hilft, den Arbeitsablauf nach den Standards des Qualitätsmanagementsystems zu organisieren und ist ein zuverlässiger Assistent bei der Lösung von Führungsproblemen.
Systemnutzung:
- ermöglicht es Ihnen, den Papier-Workflow maximal aufzugeben;
- hilft bei der Optimierung der Arbeit mit Verträgen, Anträgen;
- organisiert effektives Management Projekte;
- verbessert die Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben und Anweisungen des Managements.
Mit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent wird in staatlichen und staatlichen Strukturen eine Basis geschaffen, um den Informationsaustausch mit externen Anwendern wie "Electronic Government" aufzubauen und die Arbeit öffentlich-rechtlicher Portale zu organisieren. Das Softwareprodukt BOSS-Referent sorgt für Transparenz der Aktivitäten und eine Verbesserung der Qualität der staatlichen Dienstleistungen. Das System ermöglicht es, die Haushaltsausgaben für den Unterhalt von Regierungsstellen zu reduzieren, die Produktivität und Effizienz der Verwaltung zu steigern und die Disziplin der Exekutive besser zu kontrollieren. In privaten Organisationen erhöht die Erstellung eines Systems die Effizienz von Managemententscheidungen und die Produktivität des Personals, indem die Zeit für die Bearbeitung eines Dokuments und das Auffinden der erforderlichen Informationen reduziert wird.
SED BOSS-Referent hat eine Reihe von unbestreitbare Vorteile, nämlich:
Der Aufbau eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen umfasst den Erwerb der erforderlichen Anzahl von Lizenzen, die Arbeit an der Formulierung und Implementierung des Systems, die Personalschulung, die Organisation des Supports und die Wartung des Systems. BOSS-Referent-Partner verkaufen Lizenzen an Endbenutzer. Es müssen Lizenzen für das BOSS-Referent-Programm und Lizenzen für die IBM Lotus Notes / Domino-Plattform entsprechend der Anzahl der Benutzer im System erworben werden.
Durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist die Organisation in der Lage, Ordnung in den Dokumentenkreislauf zu bringen, die Bearbeitungszeit von Dokumenten zu verkürzen und die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten zu verbessern. Durch die schnelle Suche nach den notwendigen Informationen steigt die Effizienz der Entscheidungsfindung der Unternehmensleitung. Ein wichtiger Aspekt im Wettbewerbskampf ist die Informationssicherheit, die das BOSS-Referent EDMS vollumfänglich bietet. Die Schaffung eines einzigen Informationsraums verbessert die Interaktion zwischen den Behörden und macht die Aktivitäten staatlicher Strukturen transparenter.
