Elektroninis dokumentų valdymas ir biuro darbas iš ELMA. ELMA: Elektroninių dokumentų valdymas

ELMA – tai savotiška sistema, leidžianti valdymo įmonėms sukurti pakankamai efektyvų darbuotojų sąveikos procesą ir kontroliuoti jų darbą, o tai leis pagerinti visos įmonės produktyvumą.

1. Iš ko susideda ELMA.

Tai specialios programos, leidžiančios be vargo valdyti įmonę. Jie veikia ir kartu, ir atskirai.

ELMA programos:

• ELMA: Elektroninis dokumentų cirkuliavimas... Tai leidžia automatiškai vykdyti elektroninę dokumentų apyvartą, o WorkFlow sistemos dėka nesunkiai sukonfigūruosite sistemą taip, kad ji atitiktų įmonės poreikius.
• ELMA: Metrikos valdymas... Leidžia įgyvendinti principus tikslinis valdymasįmonėje, taip pat darbo apmokėjimą pagal atliktų darbų rezultatus ir apimtį. Įvedus ramiai, bus galima užbaigti tikslinių veiklos rodiklių rinkinį ( KPI, KPI), bei reglamentuoti kokybišką ir savalaikę įmonės strategijoje ir tiksluose numatytų rodiklių verčių pasiekimo kontrolę – mechanizmo įgyvendinimą. Bsc.
• ELMA: Verslo procesų valdymas... Įgyvendina tam tikrą koncepciją BPM(Ką reiškia verslo procesų valdymas), kurios dėka galite sukurti lanksčią prisitaikymą Informacinės sistemos, taip pat sprendimai, kurie greitai keičiasi kartu su verslo procesų transformacija įmonėje. Norint juos modeliuoti, programa veikia pagal tarptautinį BPMN standartą.
• ELMA: Projektų valdymas... Jie leis lengvai reguliuoti įmonės projektinės veiklos valdymą. Kartu su užduočių valdymu, projekto laiko juosta (arba Ganto diagrama) ir holistinės projekto informacijos erdvės valdymu, ši programa (ELMA: Project Management) leidžia be vargo valdyti pavyzdinius verslo procesus ir biudžetą.
• ELMA: CRM... Ši programa yra veikianti CRM, atsakinga už pardavimo procesus (pardavimo piltuvo mechanizmus) ir ryšių su jūsų įmonės sandorio šalimis archyvo palaikymą. Ši ELMA programa nėra savarankiška ir yra įtraukta į pradinę sąranką perkant bet kurią ELMA programą.
• ELMA: vidinis portalas... Tai yra pagrindinis visų ELMA programų pagrindas. Jis nėra parduodamas atskirai, bet yra įtrauktas tik su kitomis ELMA programomis.

Ši programa:

• organizuoja visos įmonės struktūrą;
• tvarko savo užduotis;

Be to, jame yra kalendorius, pranešimų tiekimas ir žiniatinklio saugykla dokumentams.

2. ELMA paketai

• ELMA ECM. Operatyviai valdo įmonę, ją sudaro šios programos „ELMA: Verslo procesų valdymas“, „ELMA: Elektroninių dokumentų valdymas“, yra pagrįsta „ELMA: Vidinis portalas“
• ELMA BPM SUITE. Organizuoja įmonės procesų valdymą, remdamasis vykdomų procesų rodiklių metrika, derina procesų, personalo motyvacijos ir įmonės strategijos metriką. Susideda iš programų „ELMA: verslo procesų valdymas“, „ELMA: veiklos valdymas“, taip pat yra pagrįsta „ELMA: vidinis portalas“

3. ELMA sistema ir jos architektūra

Programų, sudarančių ELMA sistemą, rinkinys:

• ELMA dizaineris;
• ELMA serveris;
• ELMA agentas.

Dizainerė ELMA... Ši programa, kurią reikia užsiregistruoti iš anksto, yra įdiegta darbuotojo vartotojo kompiuteryje. Jame yra patogi sąsaja, su kuria galite lengvai imituoti procesus ir kurti konfigūracijas.

ELMA serveris – originalus elementas sistemą, o norėdami pradėti jos darbą, pirmiausia turite ją užregistruoti. Jį sudaro kartu sujungti komponentai: žiniatinklio programa, duomenų bazė, konfigūracijos serveris ir pranešimų serveris.

ELMA agentas... Įdiegus vartotojo kompiuteryje, agentas rodo vartotojui serverio sugeneruotus internetinius pranešimus. Norėdami pradėti, registracija visiškai nereikalinga, ją galima įdiegti neribotame organizacijos kompiuterių skaičiuje, o tai yra dar vienas sistemos pliusas.

ELMA sistema įgyvendina SOA architektūrą ir suteikia visas reikiamas sąsajas sistemos plėtrai. ELMA pradeda bet kokį verslo procesą, kuris buvo įkeltas iš išorinės programos, ir iškviečia šią programą (sinchroninių ir neasinchroninių skambučių palaikymas).

4. ELMA sistemos naudojimas

×

Pirmaujanti įmonė" Elewise» Sukurta unikalus būdas procesų požiūris įmonėje, kuriame programinis naujas ir efektyvus produktas ELMA.

Jis buvo sukurtas įmonėms, kurios yra pasiryžusios diegti procesinį požiūrį į valdymą, adaptyvių verslo procesų vietą (kurią galima „optimizuoti“, kad atitiktų verslo sąlygas ir teisės aktus).

Norėdamas savarankiškai panaudoti visus įmonės procesų privalumus, jis atlieka pirminį informacijos rinkimą, tiria visos įmonės srauto veiklą, randa poreikius ir kartu su vadovybe nustato užduočių, kurias reikėtų spręsti, spektrą. Dėl to susidaro užduočių, kurias reikia išspręsti sistemos įdiegimo procese, sąrašas.

Be to, jis (ELMA produktas) tiria šios įmonės organizacinę struktūrą ir pateikia tam tikras rekomendacijas, kaip ją tobulinti. Jos modernizavimas yra svarbiausia jos pačios organizacijos augimo dalis. Lygiagrečiai su tuo vyksta aktualizavimas ir redukavimas iki tikrosios formos personalo lentelė.

Tada atsitinka pilna analizėįmonės srauto veikla. Šios analizės tikslas – pažymėti tam tikrą skaičių verslo procesų tolimesniam automatizavimui. Dėl to gaunamas tokių procesų tinklas, atspindintis įmonės padėtį Šis momentas... Be to, tiksliai apibrėžta bendradarbiavimo atsakomybė už atliktų darbų kiekį. Tai žymiai padidina personalo vykdymo ir kontrolės discipliną. Vadovas gali matyti reikalų būklę įmonėje, nes jis pats daro konkrečias išvadas apie kiekvieno savo pavaldinio darbą.

Suformavus pirminius modelius, gauti rezultatai ir vadovybės lūkesčiai lyginami kartu su vadovybe ir pagrindiniais atsakingais vykdytojais.

Šiame etape kaip modelis verslumo veikla ir operacijų atlikimo tvarka, atsižvelgiant į vadovų reikalavimus, gali būti koreguojama. Dažnai tai yra išplėstiniai visos įmonės susirinkimai, kuriuose visi atsakingi atlikėjai pateikia savo pasiūlymus įmonės veiklai tobulinti. Dėl to organizacija yra sėkminga.

Techniniai specialistai savo ruožtu paruošia sprendimo diegimą kliento vietoje. Šį etapą sudaro diegimas serveryje ir sistemos veikimo patikrinimas vartotojo darbo vietose. Taip pat šalinami ekstremalūs užrašai ir trūkumai, sistemos darbo trūkumai. Kartu kliento darbuotojai išmoksta dirbti su programa ir įgyja pirminių žinių verslo procesų srityje.

5. Dėl ELMA sistemos darbuotojai:

1. atsakingiau prisiimti savo pareigas, kadangi procesai reguliuojami, jie (darbuotojai) aiškiai žino, ką jis turi daryti. Be to, ELMA sukuria efektyvią užduočių vykdymo kontrolę iš vadovybės pusės;
2. efektyviau sprendžia „tipines“ problemas, dėka įmonės procesų personalo ir disciplinos;
3. sutaupykite laiko ieškant reikalingo dokumento – dabar jie pasiekiami „du paspaudimais“;
4. greitai susiranda jiems reikalingą informaciją ir savarankiškai priima sprendimus dėl greitos prieigos prie dokumentų ir aiškaus atsakomybės kiekviename verslo procese suvokimo;
5. nauji darbuotojai mokosi lengviau.

Be to:

- sumažėja informacijos praradimas perduodant užduotis tarp darbuotojų ir darbo eigos popieriuje apimtis;

ELMA- įmonės valdymo sistema, leidžianti sukurti efektyvią įmonės darbuotojų sąveiką ir kontroliuoti jų veiklą, siekiant pagerinti visos įmonės kokybę.

Produktų linija.

ELMA susideda iš įmonių valdymo programų rinkinio, kurį galima įsigyti ir valdyti kaip atskiras programas arba kartu vienoje informacinėje erdvėje:

• ELMA: Elektroninių dokumentų valdymas. Automatizuoja tipinius biuro darbo procesus ir elektroninių dokumentų valdymą. WorkFlow mechanizmo naudojimas leidžia greitai pritaikyti sistemą pagal įmonės poreikius.
• ELMA: Verslo procesų valdymas. Programėlėje įgyvendinama BPM (Business Process Management) koncepcija, leidžianti kurti lanksčias prisitaikančias informacines sistemas; sprendimai, kurie gali greitai keistis kartu su įmonės veiklos procesų pasikeitimu. Verslo procesams modeliuoti programa naudoja tarptautinį BPMN standartą.
• ELMA: Metrikos valdymas. Programa leidžia įmonėje įgyvendinti kryptingo valdymo ir nuo veiklos rezultatų priklausančio atlygio principus. Diegimas „lengva forma“ leis suformuoti tikslinių veiklos rodiklių (KPI, KPI) rinkinį ir nustatyti operatyvinę kontrolę, kaip pasiekti suplanuotas rodiklių vertes, atsižvelgiant į įmonės tikslus ir plėtros strategiją. (BSC mechanizmo arba Balanced Scorecard įdiegimas)
• ELMA: CRM. ELMA programa: CRM nekainuoja pinigų ir yra įtrauktas į pagrindinį paketą perkant bet kurią ELMA programą. ELMA: CRM – tai veikiantis CRM, kurio pagrindinės funkcijos yra pardavimo proceso valdymas (įskaitant pardavimo piltuvo mechanizmą) ir santykių su savo sandorio šalimis istorijos tvarkymas (sandorio šalių duomenų bazė, kontaktai, potencialių klientų, sandoriai ir kt.)
• ELMA: Projektų valdymas. Leidžia lengvai nustatyti projektinės veiklos valdymą įmonėje. Kartu su standartiniu užduočių valdymu, projekto tvarkaraščiu (Ganto diagrama) ir vienos projekto informacinės erdvės organizavimu, ELMA: Project Management leidžia valdyti standartinius verslo procesus projektuose ir valdyti projekto biudžetą.
• ELMA: vidinis portalas Visos programos yra pagrįstos vienu dalyku – ELMA: vidinis portalas. Ši programa nėra parduodama atskirai – ji įtraukta į bet kurią ELMA programą.

ELMA: Vidinis portalas apima:

• Įmonės organizacinė struktūra
• Užduočių valdymas
• Kalendorius
• Bendravimas. Pranešimų srautas.
• Vidinis portalas. Interneto dokumentai.
• Interneto saugykla failams

ELMA paketai.

• ELMAECM... Puikus įrankis įmonės operatyviniam valdymui. Ji apima ELMA programas: verslo procesų valdymą, ELMA: elektroninį dokumentų valdymą ir yra pagrįsta ELMA vidiniu portalu.
• ELMABPMLiukso numeris... Sistema leidžia organizuoti procesų valdymą įmonėje pagal metriką ir rodiklius, vykdomus procesus bei susieti procesų metrikas, įmonės strategiją ir darbuotojų motyvaciją. Į paketą įeina ELMA: našumo valdymas, ELMA: verslo procesų valdymas ir yra pagrįstas ELMA vidiniu portalu.

ELMA sistemos architektūra.

Valdymo sistema verslo procesai ELMA susideda iš programų rinkinio:

1. ELMA serveris
2. Dizainerė ELMA
3. ELMA agentas

ELMA serveris apima susijusių komponentų rinkinį:

• Duomenų bazė
• Žiniatinklio programa
• Konfigūracijos serveris
• Pranešimų serveris

ELMA serveris yra pagrindinis sistemos elementas. Norėdami pradėti dirbti su serveriu, turite jį užregistruoti.

Dizainerė ELMA Tai programa, įdiegta vartotojo kompiuteryje ir suteikianti patogią sąsają procesams modeliuoti ir konfigūracijoms kurti.

Norint dirbti su dizaineriu, jis turi būti užregistruotas.

ELMA agentas Tai programa, kuri įdiegta vartotojo kompiuteryje ir realiuoju laiku rodo pranešimus, kuriuos serveris generuoja vartotojui.

Norint pradėti, ELMA agentas nereikalauja registracijos ir gali būti įdiegtas bet kuriame organizacijos kompiuterių skaičiuje.

ELMA sistema įgyvendina SOA architektūrą ir suteikia reikiamas sąsajas sistemos išplėtimui. ELMA leidžia:

• Paleiskite bet kokį verslo procesą, įkeltą į sistemą iš išorinės programos
• Išorinės programos iškvietimo funkcijos. Palaikomi sinchroniniai ir asinchroniniai skambučiai.

ELMA sistemos diegimas.

Bendrovės „Elevise“ specialistai, naudodami ELMA programinį produktą, sukūrė unikalų procesų metodo diegimo įmonėje metodą. ELMA yra pažangiausias ir efektyvus produktas, sukurtas įmonėms, kurios nori taikyti procesų valdymo metodą, turėti prisitaikančius verslo procesus, kuriuos galima derinti ir optimizuoti, kad atitiktų kintančias verslo sąlygas, norminių reikalavimų teisės aktų ir konkurencinio spaudimo.

Tam, kad sistema galėtų visapusiškai išnaudoti visus Jūsų procesų privalumus, įmonė atlieka pirminė kolekcija informaciją, nagrinėja esamą įmonės veiklą, nustato poreikius ir kartu su įmonės vadovybe nustato sprendžiamų užduočių spektrą. Dėl to susidaro užduočių, kurias būtina išspręsti sistemos diegimo metu, sąrašas.

Toliau ateina tyrimas organizacinė struktūraįmonė, pateikiamos rekomendacijos jai tobulinti. Įmonės organizacinės struktūros tobulinimas yra svarbiausia jos organizacinės plėtros dalis. Šiame etape personalo lentelė atnaujinama ir įgauna tikrąją formą.

Kitas žingsnis paruošiamasis etapas sistemos diegimas – analizė dabartinę veikląįmonių. Šios analizės tikslas – pabrėžti tam tikrą skaičių verslo procesų, siekiant juos toliau automatizuoti. Dėl to susidaro procesų tinklas, kuris atspindi Dabartinė padėtis reikalai įmonėje. Be to, aiškiai apibrėžta darbuotojų atsakomybė už atliekamo darbo kiekį. Tai žymiai padidina darbuotojų veiklos drausmę ir valdomumą. Vadovas mato tikrąją įmonės padėtį.

Suformavus pirminius modelius, gauti rezultatai ir vadovybės vizija lyginami su vadovais ir pagrindiniais sprendimų priėmėjais. Šiame etape tiek įmonės verslo modelis, tiek kai kurių operacijų įmonėje atlikimo tvarka gali būti koreguojama atsižvelgiant į vadovų tikslus ir uždavinius. Paprastai tai vyksta išplėstinių susirinkimų forma, kur kiekvienas atsakingas vykdytojas teikia savo pasiūlymus įmonės veiklai tobulinti. Ir tai galiausiai yra visos organizacijos sėkmės garantas.

Technikai savo ruožtu ruošiasi sprendimo diegimui kliento vietoje. Šis etapas apima diegimą serveryje ir sistemos veikimo patikrinimą vartotojo darbo vietose. Šio darbo metu pašalinamos paskutinės pastabos ir sistemos veikimo trūkumai. Tuo pačiu metu kliento darbuotojai yra mokomi bendrauti su programa ir gauti pagrindinės žinios verslo procesų srityje.

Ekonominis efektyvumas.

Įmonės darbuotojai atsakingiau žiūri į savo pareigas nes: procesai reguliuojami, o darbuotojas aiškiai žino, ką privalo daryti. Be to, sistema užtikrina efektyvią vadovybės vykdomų užduočių kontrolę.

Didina darbuotojų efektyvumą sprendžiant „tipinius“ uždavinius dėl aiškaus procesų reglamentavimo įmonėje ir padidintos drausmės.

Taupo darbuotojų laiką rasti teisingą dokumentas nes visi Reikalingi dokumentai pasiekiamas „2 paspaudimais“.

Darbuotojai greitai gauna reikiamą informaciją ir gali sprendimus priimti savarankiškai dėl greitos prieigos prie dokumentų ir aiškaus savo atsakomybės srities supratimo kiekviename verslo procese.

Sumažėja informacijos praradimo procentas perduodant užduotis iš vieno darbuotojo kitam.

Sumažėja popieriaus darbo eigos apimtis.

Bendras proceso greitis didėja.

Supaprastina kūrimą ir priežiūrą Kokybės vadybos sistemos dėl galimybės gauti naujausius procesų reglamentus ir galimybės nuolat tobulinti verslo procesus.

Palengvinamas naujų darbuotojų mokymas ir adaptacija.

Sistemos privalumai.

Norint dirbti su sistema, pakanka žiniatinklio naršyklės. Dėl šios priežasties galite dirbti su sistema iš bet kurios pasaulio vietos neįdiegę papildomos programinės įrangos.

Verslo procesams apibūdinti jis naudojamas šiuolaikinė kalba BPMN yra pats geriausias ir pažangiausias verslo procesų aprašymo standartas pasaulyje.

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas

Elektroninis biuras

Elektroninis biuras automatizuoja gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymą, dokumentų registravimą. Elektroninis biuras yra ELMA ECM + programos dalis ir leidžia tinkamai organizuoti darbą su elektroniniais dokumentais: judėjimą, registravimą, saugojimą ir paiešką. Naudodamiesi elektroniniu biuru galite kontroliuoti užsakymų vykdymo eigą, peržiūrėti valdymo sprendimus, greitai rasti popierinius dokumentų originalus

Sutarčių valdymas

Sutarčių valdymas leidžia išversti sutarčių ir susijusių dokumentų rengimą, tvirtinimą, saugojimą ir apdorojimą. ELMA: Sutarčių valdymo sprendimas sukurtas efektyviam ir patogiam darbui su sutartimis per visą jų gyvavimo ciklą. Automatizuoti dokumentų kūrimo, tvirtinimo, apskaitos ir paieškos procesai kelis kartus sutrumpina darbo su sutartimis laiką.

OSA ir vidaus dokumentai

Vidaus dokumentų skyriuje organizuojamas darbas su atmintinėmis ir organizaciniais bei administraciniais dokumentais įmonėje. ELMA ECM + programa palaiko visą atmintinių, užsakymų ir kitų tipų vidinių dokumentų dokumentų srauto procesą: kūrimą, tvirtinimą, registravimą, peržiūrą, pasirašymą, vykdymo kontrolę ir saugojimą sistemoje.

Biuro užrašai

Dirbti su vidiniais dokumentais ELMA sistemoje dažniausiai sukuriamas specialus procesas „Atmintinė“, kuris užtikrina pilną viso memorandumų apdorojimo ciklo automatizavimą. Jums nebereikia kaupti šūsnių popierių, pereiti ilgus dokumentų tvirtinimo etapus. Kūrimas, registracija, siuntimas adresatams, dokumentų paieška – viskas automatizuota ir pateikiama elektroniniu formatu.

Sąskaitų derinimas

Sąskaitų faktūrų suderinimo funkcija automatizuoja sąskaitų faktūrų derinimą, apmokėjimą ir saugojimą. ELMA ECM + galite nustatyti automatizuotą sąskaitų faktūrų apmokėjimo paraiškų apdorojimo procesą. Ši organizacija leidžia reaguoti laiku ir apmokėti sąskaitas. Visi patvirtinimo etapai tampa skaidrūs, kontroliuojami ir lengvai valdomi. Sąskaitų registras palengvina greitą mokėjimų analizę ir ataskaitų sudarymą.

Nestandartiniai dokumentai

„Nestandartiniams“ dokumentams ir dokumentų srautams naudojant dokumentų valdymo sistemą, galite greitai nustatyti pagrindinius procesus, kurie leis greitai pereiti prie elektroninė birža dokumentai įmonės viduje.

Dokumentų srautas egzistuoja bet kurioje organizacijoje: nuo pačios asketiškiausios formos tarp buhalterio ir direktoriaus popierine forma iki sudėtingos lygiagrečių ir nuoseklių veiksmų grandinės dirbant su elektroniniu dokumentu. Bet kuriam giminaičiui didelė įmonė dokumentų tvarkymas nėra lengva užduotis: viską sutvarkyti tikrai sunku, ypač kai didelis skaičius dokumentus.

Elektroninio dokumentų valdymo sistema padės sutvarkyti reikalus organizacijos dokumentų sistemoje, padaryti darbą su dokumentais aiškų ir efektyvų.

Programa „ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia automatizuoti operacijų vykdymą organizuotas sandėliavimas, paieška, registracija, dabartinių veiksmų su dokumentais stebėjimas ir sekimas. Naudojant ELMA: elektroninio dokumentų valdymo programą, dokumentai organizacijoje pradeda realiai veikti.

Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dažnai gali išgąsdinti vartotoją savo gremėzdiška, bet galbūt funkcionalia sąsaja. Kuriant ELMA: elektroninio dokumentų valdymo taikomąją programą, viena iš labiausiai prioritetines užduotis buvo sukurti malonią, patogią ir intuityvią vartotojo sąsają. ELMA: elektroninio dokumentų valdymo programa turi standartinę failų saugojimo sąsają, pažįstamą net nepatyrusiems kompiuterių vartotojams. Prieiga prie papildomos funkcijos programa vykdoma naudojant įrankių juostos mygtukus ir apgalvotai išdėstytus meniu. Taigi, vartotojas mato tik tai, ko jam tikrai reikia dirbti – visi nereikalingi elementai yra paslėpti, tačiau esant reikalui gali būti lengvai pasiekiami. Tai užtikrina spartus vystymasis sistemoje – vos per du ar tris seansus.

Paprasta ir intuityvi sąsaja slepia turtingą funkcionalumą, kurį šiek tiek labiau patyręs vartotojas gali išspręsti sunkių užduočių darbo eiga organizacijoje. Taigi programa „ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia vesti dokumentų apyvartos apskaitą, optimizuoti raštininko darbą, o kartu nereikalauja iš vartotojų gilių žinių apie elektroninių dokumentų valdymo sistemų valdymą. .

Dokumentų įvedimas ir registravimas

Dokumentų įvedimo ir registravimo sistemoje sąsaja yra paprasta ir nesudėtinga – ji įgyvendinama kaip vedlys, susidedantis iš kelių nuoseklių žingsnių. Įvesdamas dokumentą į sistemą vartotojui tereikės nurodyti reikiamus dokumento duomenis ir pridėti elektroninį dokumentą. Pagal šią informaciją sistema sugeneruoja dokumento kortelę – puslapį, kuriame pateikiama visa informacija apie dokumentą. Jei dokumentas yra užregistruotas, vartotojas taip pat turės nurodyti kai kuriuos papildomus registracijos atributus. Priklausomai nuo sistemos nustatymų, šios operacijos gali būti supaprastintos arba, atvirkščiai, išplėstos.

Kiekvienas sistemoje esantis dokumentas gali turėti neribotą failo versijų skaičių. Šiuo atveju tik viena failo versija bus dabartinė (dabartinė), o likusios bus arba jos juodraščiai, arba pasenusios failo versijos. Taigi visa dokumento turinio pasikeitimų istorija yra saugoma vienoje dokumento kortelėje. Tuo pačiu metu to paties dokumento versijos, kurios dažnai keičiamos jį tvirtinant, tikslinant ir atliekant kitus veiksmus, gali turėti skirtingus formatus. Dokumento versijų sudarymas leidžia išvengti painiavos ir pakartotinio kelių to paties dokumento kortelės kopijų kūrimo.

Nemaža dalis informacijos vis tiek patenka į organizaciją popierine forma, tačiau įvestis popieriniai dokumentaiį ELMA nėra problema. Programėlė ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas, jei kompiuteryje įdiegtas ELMA agentas, leidžia automatiškai išsaugoti nuskenuotus dokumentus organizacijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje. Todėl popierinių dokumentų įvedimo į sistemą būdas praktiškai nesiskiria nuo elektroninių dokumentų įvedimo – tereikia reikiamu metu paspausti mygtuką „Nuskaityti“. Papildomas programinė įrangaįdiegtas kompiuteryje, kaip ir nereikalingų nuskaitymo operacijų bei failų įrašymo kietajame diske nereikės.

Registruojant dokumentus ELMA sistemoje naudojamas Office įrankis. Tarnyboje prie dokumentų pridedama registracijos kontrolės kortelė ir suteikiamas registracijos numeris.

Elektroninių dokumentų archyvas

Visi ELMA: Elektroninio dokumentų valdymo programos dokumentai sudaro vieną elektroninį archyvą – dokumentų saugyklą. Dokumentų archyve yra patogi paieška, kuri leidžia greitai surasti reikalingi dokumentai ne tik jų vardais, bet ir tam tikromis detalėmis. Paieškos rezultatai rodomi griežtai laikantis vartotojo teisių į dokumentus – dokumentai, prie kurių vartotojas neturi prieigos, bus paslėpti.

Kiekvienas elektroninio archyvo dokumentas turi asmeninę kortelę, kurioje galite gauti visą informaciją apie dokumentą: dokumento versijų rinkmenas, jo rekvizitus, taip pat visų jame vykdomų ar vykdomų veiksmų sąrašą.

Dokumentų judėjimas organizacijoje

Vienas pagrindinių elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudojimo privalumų – galimybė patogiai organizuoti darbą su dokumentais. Atlikėjų darbas su dokumentais vykdomas visiškai elektronine forma, o tai leidžia ne tik išvengti netyčinio dokumento originalo praradimo, bet ir žymiai sutrumpinti laiką, reikalingą veiksmams su dokumentais atlikti, sumažinti atlikėjų reagavimo į gautas užduotis laiką. , o taip pat prireikus leisti didelei grupei žmonių vienu metu atlikti visavertį darbą su dokumentu.

ELMA programinė įranga leidžia organizuoti dokumentų judėjimą (darbo eigą) įmonėje bet kokio sudėtingumo maršrutais. Dokumento maršrutas lemia, per kuriuos organizacijos darbuotojus dokumentas praeis, taip pat darbo, kurį jie atliks su juo, tvarka ir pobūdis.

Tai verslo procesų valdymo sistema. Tai leidžia pereiti nuo instrukcijų prie automatinio procesų vykdymo ir valdymo bei padeda valdyti įmonės efektyvumą. Nuolatinio tobulėjimo mechanizmas leidžia plėtoti valdymo modelį įmonėje. ELMA yra platforma, kurioje yra pagrindinių funkcijų rinkinys. ELMA produktų linija sukurta platformos pagrindu.

Programinės įrangos lango ekrano kopija (2015 m.)

3.8 versijoje ELMA Outlook Plugin tapo neatskiriama ELMA Agent dalimi. Taigi:

• sumažintas montavimo laikas;
• neįtraukiamos klaidos jo diegimo metu;
• numatyta MS Outlook sąveika su ELMA sistemos skyriumi „Darbas su klientais“.

Kaip ir anksčiau, ELMA Agent padeda dirbti su asmeniniais vartotojo pranešimais ir elektroniniais dokumentais.

2016 m. ELMA ECM + 3.9

• Skiltyje Dokumentai dabar galite naudoti EQL paiešką, kuri leidžia susikurti filtrą net ir su tokiais kriterijais, kurie nėra įtraukti į pagrindines filtro nustatymų funkcijas.
• Skyriuje Tarnyba buvo patobulintas automatinio nomenklatūros publikavimo mechanizmas, dabar paskelbimas gali būti vykdomas automatiškai nuo naujųjų metų sausio 1 d., konkrečios datos nurodyti nereikia.
• Paprastam ir patogiam procesų modeliavimui ELMA Designer skyrelyje Dokumentų srautas turi naujus operacijų blokus.