ECM programa, skirta darbo eigos automatizavimo viršininkui-recenzentui. 2 patirtis naudojant viršininką-referentą Rosnedvizhimost. sumažinti popierinių dokumentų skaičių įmonės darbo eigoje, skenuojant visą gaunamą ir siunčiamą dokumentaciją

Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Publikuotas http://www.allbest.ru/

PROFESINĖS ŠVIETIMO ORGANIZAVIMO ASOCIACIJOS

„REGIONINĖ FINANSŲ IR EKONOMIKOS KOLEDIJA“

KURSINIS DARBAS

disciplina: „Elektroninės dokumentų valdymo sistemos“

tema: "Boss-Referent elektroninė dokumentų valdymo sistema»

Baigė 1 kurso studentė

Specialybė: 230701 Taikomoji informatika (pagal pramonės šaką)

Mysina Anastasija Nikolaevna

• Įvadas
• 1. EDMS Boss-Referento charakteristikos
• 1.1 Elektroninis dokumentų valdymas: esmė ir aktualumas
• 1.2 Boss Reference EDMS aprašymas
• 1.3 EDMS BOSS-Referent privalumai ir trūkumai
• 2. EDMS BOSS-Referent diegimo patirties analizė
• 2.1 BOSS-Referent diegimo Federalinėje mokesčių tarnyboje praktika Rusijos Federacija
• 2.2 BOSS-Referent naudojimo Rosnedvizhimost mieste patirtis
• Išvada
• Bibliografija

Įvadas

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas yra aktualus bet kuriai valstybinei įstaigai, ypač atsižvelgiant į valstybės programą kurti „elektroninę valdžią“.

Įdiegus sistemą padidės darbuotojų pareigų vykdymo kontrolės lygis, padidės veiklos drausmė, o tuo pačiu organizacija įgis:

- dokumentų judėjimo skaidrumas;

- vieninga informacinė erdvė, informaciniai jungianti Departamento skyrius ir rangovus;

- garantuotas informacijos prieinamumas ir greita prieiga prie jos;

- pagreitintas keitimasis dokumentais ir terminai, nes nereikia fiziškai dauginti ir perkelti dokumentus;

- valdomi ir kontroliuojami informacijos srautai ir dėl to didėja visos organizacijos valdomumas.

Pagrindinė efektyvaus EDMS įgyvendinimo modelio pasirinkimo metodikos idėja yra išanalizuoti reikalavimų ypatybes, ištirti kūrimo komandos narių ir vartotojų komandos galimybes, taip pat priklauso nuo projekto tipo ir galima rizika.

Programinės įrangos elektroninei dokumentų valdymo sistemai parinkimo metodika paremta būsimos sistemos reikalavimų palyginimu su konkrečios programinės įrangos funkcionalumu, lyginamąją analizę, taip pat pačios EDMS reikalavimų aparatinei ir techninei tenkinimu. infrastruktūrą.

Šio darbo tikslas – ištirti Boss-Referent elektroninę dokumentų valdymo sistemą.

Norint pasiekti šį tikslą, būtina išspręsti keletą užduočių:

- apibūdinti EDMS Boss-Referentą;

- apsvarstyti elektroninės dokumentų valdymo sistemos BOSS-Referent naudotojus;

- nustatyti EDMS BOSS-Referent privalumus ir trūkumus;

- išanalizuoti BOSS-Referent diegimo praktiką Rusijos Federacijos federalinėje mokesčių tarnyboje;

- įvertinti BOSS-Referent naudojimo patirtį Rosnedvizhimost mieste.

Studijų objektas – elektroninė dokumentų valdymo sistema Boss-Referent.

Tyrimo objektas – dokumentacijos palaikymo automatizavimas.

1. EDMS Boss-Referento charakteristikos

1.1 Elektroninis dokumentų valdymas: esmė ir aktualumas

elektroninių dokumentų valdymo referentas

Pasaulinė praktika, paremta ne vienu tyrimu, rodo, kad organizacijoms, nusprendžiant diegti EDMS, dažniausiai įtakos turi trys veiksniai: noras didinti savo efektyvumą, optimizuoti verslo procesus ir užtikrinti teisės aktų reikalavimų laikymąsi. Rusijos rinka šiuo atžvilgiu nėra išimtis. Beje, Rusijos įmonių perėjimo prie elektroninių dokumentų valdymo aktualumą daugiausia skatina įsigaliojęs įstatymas „Dėl asmens duomenų“ (Nr. 152-FZ), keliantis rimtus reikalavimus saugojimui, rinkimui. , klientų duomenų perdavimas ir apdorojimas. Didėjantis saugomos informacijos kiekis ir būtinybė užtikrinti patikimą jos apsaugą daro įmonių pasirinkimą informacinių sistemų naudai dar akivaizdžiau.

Tuo pačiu nepamirškime ir specifikos, tradiciškai būdingos Rusijos biuro darbui. Dokumentų projektai, susipažinimo žurnalai, perdavimo žurnalai, dokumentų ir projektų instrukcijos, instrukcijų užduotys, vykdymo kontrolė, kintamų dokumentų tvirtinimo procesai - į visas šias Rusijos dokumentų srauto ypatybes reikia atsižvelgti EDMS. Kartu būtina, kad sistema tuo pat metu atitiktų vadovų reikalavimus, prisidėtų prie valdymo efektyvumo didinimo, taip pat darbuotojų poreikių, sukurtų būtinas sąlygas pagerinti produktyvumą ir klientų aptarnavimą.

Žinoma, šiuolaikinis vadovas iš EDMS tikisi pagrindinio dalyko, būtent, padidinti įmonės efektyvumą. Šiandien ne visos įmonės gali pasigirti savo veiklos procesų efektyvumu ir skaidrumu. Nereta situacija, kai neaišku, kas atsakingas už tam tikrų funkcijų vykdymą, darbuotojai atlieka daugybę įprastų operacijų, sukuriamas didžiulis kiekis popierinių dokumentų, prarandama informacija.

EDMS leidžia ne tik efektyvinti biuro darbą, sutaupyti laiko ir eksploatacinių medžiagų, bet ir prisidėti prie aiškesnio įmonės veiklos procesų organizavimo, dažnai ženkliai padidinant jos efektyvumą.

Darbuotojas iš EDMS visų pirma tikisi rutinos komponento sumažinimo ir darbo su dokumentais patogumo, galimybės negaišti laiko ieškant reikalingos informacijos. Svarbus veiksnys yra EDMS naudojimo paprastumas, jos sąsajos „draugiškumas“. Sistema turi būti aiški ir suprantama paprastam darbuotojui, kuris su ja turi dirbti kasdien.

Apsvarstykite SED pranašumus. Taigi, pagrindiniai elektroninio dokumentų valdymo pranašumai yra šie:

1. Verslo skaidrumo ir valdomumo didinimas gerinant prieigą prie informacijos ir aiškesnę procesų kontrolę. Siekiant padidinti valdymo verslo procesų skaidrumą ir sumažinti sukčiavimo tikimybę, bet kuri elektroninė dokumentų valdymo sistema turi modulį, kuris aiškiai parodo visų sistemoje esančių dokumentų susitarimo ir keitimo procesus.

2. Patikimas dokumentų saugojimas ir praradimo prevencija, taip pat ir dėl nenugalimos jėgos, o tai reiškia teisinės ir ekonominės rizikos mažinimą.

3. Išlaidų mažinimas. Elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas leidžia sumažinti dokumentų saugojimo išlaidas, taip pat eksploatacines medžiagas, kurios naudojamos popierinių dokumentų valdyme.

4. Instrukcijų vykdymo stebėjimas per lanksčią ataskaitų teikimą, leidžiančią vadovybei analizuoti tvarkomų, sutartų ir pradelstų dokumentų skaičių bei imtis priemonių situacijai taisyti.

5. Darbuotojų produktyvumo didinimas. Sumažinus įprastų operacijų skaičių, taupant laiką ir gerinant darbo patogumą, didėja ir darbuotojų produktyvumas. Be to, teisingas elektroninių dokumentų valdymo organizavimas leidžia pašalinti klaidas, susijusias su vadinamuoju žmogiškuoju faktoriumi.

6. Greita paieška. Galimybė greitai ir lengvai rasti reikiamus dokumentus yra vienas pagrindinių EDMS privalumų.

7. Kolektyvinis darbas su dokumentais. Darbo eigos automatizavimas leidžia keliems vartotojams vienu metu dirbti su tuo pačiu failu, taip pat ieškoti vienoje dokumentų duomenų bazėje.

8. Galimybės susipažinti su dokumentais diferencijavimas. Kiekvienas sistemos vartotojas mato tik tuos dokumentus, prie kurių jam leidžiama prieiga.

9. Dokumentų derinimo ir tvirtinimo proceso spartinimas.

Atkreipkite dėmesį, kad renkantis EDMS svarbu atkreipti dėmesį į sistemos lankstumą, galimybę ją pritaikyti konkrečioms verslo užduotims, taip pat tolesnio tobulinimo galimybes. Pastarieji gali apimti: verslo procesų, skirtų finansiniams dokumentams derinti, nustatymą, integravimą su 1C ir kitomis apskaitos sistemomis, brūkšninį kodą, pirminės dokumentacijos archyvo kūrimą, integravimą su sistema. skaitmeniniai parašai, srautinis nuskaitymas ir dokumentų atpažinimas su automatiniu kortelių kūrimu ir kt.

Elektroninio dokumentų valdymo aktualumą lemia objektyvūs to meto reikalavimai, tokie kaip informacijos srauto augimas ir informacinės aplinkos dinamiškumas, vis labiau patvirtina šalies vadovybės teiginiai. Kaip teigia Rusijos Federacijos prezidentas D.A. Medvedevas Valstybės tarybos prezidiumo posėdyje Petrozavodske: „Elektroninis dokumentų valdymas turėtų tapti realybe 2010 m.“. Žinoma, dar negalima teigti, kad prezidento „įsakymas“ buvo visiškai įvykdytas, tačiau daugelis Rusijos įmonių savo praktikoje jau įsitikino EDS, kaip priemonės, leidžiančios sumažinti riziką ir gauti naudos, veiksmingumu. Konkurencinis pranašumas rinkoje.

Žinoma, visiems akivaizdi nauda Visiškai pereiti prie elektroninių dokumentų valdymo EDS kol kas neįmanoma tiek Rusijos Federacijos teisės aktų, pagal kuriuos popierius vis dar laikomas pagrindine dokumento forma, požiūriu, tiek dėl objektyvių gyvenimo realijų. Tačiau galimybė veiksminga priemonė valdymas, reikalingas verslo plėtrai šiuolaikinėmis sąlygomis, šiandien prieinama Rusijos įmonėms.

1. 2 EDMS Boss-Referento aprašymas

BOSS-Referent EDMS naudojimas valdymo procese leidžia optimizuoti įmonės dokumentų judėjimą, paspartinti organizacijos vadovybės sprendimų priėmimą ir gerinti valdymo kokybę, gerinti vykdomąją drausmę ir personalo darbo efektyvumas. Boss-Referent elektroninė dokumentų valdymo sistema atsiperka nuo 6 mėnesių iki 2 metų.

Programa BOSS-Referent padeda organizuoti dokumentų srautą pagal kokybės vadybos sistemos standartus ir yra patikimas pagalbininkas sprendžiant valdymo užduotis.

Sistemos naudojimas:

- leidžia maksimaliai atsisakyti popierinės darbo eigos;

- padeda optimizuoti darbą su sutartimis, paraiškomis;

- organizuoja efektyvų projektų valdymą;

- Pagerina užduočių ir vadovybės nurodymų vykdymo kontrolę.

Valstybės ir valdžios struktūrose diegiant elektroninių dokumentų valdymo sistemą BOSS-Referent, sukuriamas pagrindas keitimuisi informacija su išoriniais vartotojais pagal „elektroninės valdžios“ rūšį bei organizuojant viešųjų paslaugų portalų darbą. Programinis produktas BOSS-Referent užtikrina veiklos skaidrumą ir gerina valstybės teikiamų paslaugų kokybę. Sistema leidžia sumažinti biudžeto išlaidas valdžios organų išlaikymui, padidinti valdymo našumą ir efektyvumą, geriau kontroliuoti vykdomąją drausmę. Privačiose organizacijose sistemos sukūrimas padidina valdymo sprendimų efektyvumą, personalo produktyvumą, sumažindamas dokumento apdorojimo ir reikalingos informacijos paieškos laiką.

EDMS BOSS-Referent turi daug neabejotinų pranašumų, būtent:

- vieno informacinio lauko sukūrimas organizacijose, turinčiose plačią šakinę struktūrą;

- greitas įgyvendinimas, prisitaikant prie organizacijos reikalavimų, į šių klausimų sprendimą įtraukiant klientų specialistus;

- patogi ir prieinama sąsaja leidžia organizacijos darbuotojams be streso per trumpą laiką įsisavinti darbą sistemoje;

- efektyvus vartotojų darbas atliekamas per klientą Lotus ir internetą;

- patikimas sistemos veikimas, palaikymas ir administravimas visuose filialuose iš vieno centro 24/7 režimu;

- eismo mažinimas dirbant paskirstytoje aplinkoje;

- plačios sistemos augimo galimybės vartotojų skaičiaus, dokumentų tipų, svetainių atžvilgiu;

- aukštas informacijos apsaugos lygis;

- turtinga ir sėkminga diegimo patirtis, kūrėjų profesionalumas;

- patraukli ir prieinama kaina su aukšta sistemos kokybe.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos sukūrimas įmonėje apima reikiamo skaičiaus licencijų įsigijimą, sistemos sukūrimo ir diegimo darbus, personalo mokymus, sistemos palaikymo ir priežiūros organizavimą. BOSS-Referent partneriai parduoda licencijas galutiniams vartotojams. Būtina įsigyti programos BOSS-Referent licencijas ir IBM Lotus Notes/Domino platformos licencijas pagal vartotojų skaičių sistemoje.

Įdiegus elektroninę dokumentų valdymo sistemą, organizacija gauna galimybę sutvarkyti reikalus dokumentų sraute, sutrumpinti dokumentų apdorojimo laiką, pagerinti dokumentų vykdymo kontrolę. Įmonės vadovybės sprendimų priėmimo efektyvumas didėja dėl greitos reikiamos informacijos paieškos. Varžybose svarbus aspektas yra informacijos, kurią EDMS BOSS-Referent pateikia, saugumas. Vieningos informacinės erdvės sukūrimas pagerina valdžios institucijų sąveiką, daro skaidresnę valstybės struktūrų veiklą.

BOSS-Rererent valdymo dokumentų valdymo sistemos pagrindu sukurta elektroninių dokumentų valdymo sistema sąlygiškai gali būti vaizduojama kaip kelių sluoksnių derinys.

BOSS-Referent sistema susideda iš šių modulių:

Serverių techninė įranga, klientų darbo vietos, vietiniai tinklai, modemai, spausdintuvai, skaitytuvai, nepertraukiamo maitinimo šaltiniai ir kitos techninės priemonės.

1 pav. – valdymo dokumentacijos sistemos BOSS-Referent sluoksniai

Operacinė sistema: tinklo operacinė sistema Windows, Linux, kiti ir transportavimo protokolai, kurie sujungia visą techninę įrangą į vieną kompleksą.

„Lotus Notes/Domino“ yra taikomosios programinės įrangos platforma, kuri yra tinklo operacinės sistemos priedas ir apima įrankius, skirtus dokumentų saugojimui, duomenų replikavimui (sinchronizavimui), viso teksto paieškai, el. paštui ir kitiems svarbiems mechanizmams.

BOSS-Referent – ​​taikomi tarpusavyje sujungti programinės įrangos moduliai, kurie veikia Lotus Notes/Domino aplinkoje ir palaiko verslo valdymo procesus bei iš dalies funkcinę darbo eigą.

Organizacinis ir reguliavimo palaikymas: reglamentai, darbo taisyklės, instrukcijos vartotojams ir sistemos administratoriams ir kt.

BOSS-Referent apima tarpusavyje sujungtų posistemių rinkinį, skirtą sukurti elektroninę dokumentų valdymo sistemą ir biuro automatizavimą.

2 pav. Elektroninio dokumentų valdymo „BOSS-Referent“ struktūra

Elektroninė dokumentų valdymo sistema BOSS-Referent yra puikus pavyzdys, kaip aukštos kvalifikacijos specialistai žiūri į jiems pavestas užduotis. Jį sukūrė BOSS-Referent, siekdama automatizuoti valdymo darbo eigą ir biuro darbą. Įkurta 1996 m., šiandien EDMS BOSS-Referent yra viena iš lyderių Rusijos rinka ECM klasės sprendimai (Enterprise Content Management). Iš visų 2008 m. įdiegtų EDMS darbo vietų 25%, tai yra kas 4, buvo įdiegta sistemoje BOSS-Referent (pagal DSS Consulting paskelbtus EDMS rinkos tyrimo duomenis).

Didžiausia EDMS Rusijoje buvo sukurta Rusijos Federacijos federalinės mokesčių tarnybos (FTS) platformoje BOSS-Referent - daugiau nei 85 000 vartotojų, o MTS įmonėje - sistema vienija daugiau nei 25 000 darbuotojų.

Aukščiau pateikti faktai visiškai paaiškina, kodėl ieškant internete žodžių „bosas referentas“ junginys beveik iš karto po referento ar sekretoriaus padėjėjo profesijos aprašymo ir žodžio „bosas“ atsiradimo istorijos. su straipsniais apie tai, kaip bendrauti su tais pačiais viršininkais profesinę veiklą, galite rasti nuorodas į šį produktą.

Pagrindinis ekranas vizualiai suteikia vartotojui supratimą apie esamą situaciją. Darbuotojas gali nesunkiai įvertinti neatidėliotinų užduočių skaičių ir esmę, jo gautų tvarkyti laiškų ir dokumentų apimtį ir, jei nori, pereiti prie konkretaus dokumento, laiško ar užduoties. Naujos užduotys nepaliks darbuotojo vieno, kol jos nebus baigtos.

3 pav. Pagrindinis programos ekranas

Vienas iš programos tikslų – palaikyti švarą ir tvarką darbo vietoje. Paprastai vartotojas dirba su keliomis dešimtimis dokumentų. Siekiant apriboti rodomų dokumentų skaičių, naudojami kartu veikiantys radijo mygtukai, kurie kardinaliai nekeičia konteksto, o patobulina esamą dokumentų sąrašo vaizdą.

4 pav. Užsakymo ekranas

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos BOSS-Referent naudotojai yra federalinės ir regioninės valdžios institucijos, valstybinės unitarinės įmonės, komercinės bendrovės, įskaitant didelę filialų struktūrą turinčius holdingus, ir mažos organizacijos.

Dokumentų valdymo automatizavimas BOSS-Referent pagalba padidina darbuotojų produktyvumą, palengvina prieigą prie informacijos priimant valdymo sprendimus, gerina veiklos drausmę, taigi ir apskritai gerina valdymo kokybę.

EDMS BOSS-Referent išspręstos valdymo užduotys:

- organizuoti efektyvų darbą pagal sutartis;

- Padaryti vidinį įmonės dokumentų srautą kuo laisvesnį;

- automatizuoti federalinių ar regioninių valdžios institucijų darbo eigą;

- užtikrinti vadovų pavedimų vykdymo kokybės kontrolę;

- pagerinti darbo su programomis efektyvumą;

- nustatyti dokumentų valdymą kokybės vadybos sistemoje.

Nenuostabu, kad užklausas „boso referentas“ į paieškos sistemas dažnai įveda tiek komercinių organizacijų, tiek valdžios struktūrų atstovai.

EDMS BOSS-Referent įdiegimas duoda šiuos rezultatus:

- viešųjų paslaugų kokybės gerinimas;

- atlikimo drausmės tobulinimas, valdomumo didinimas;

- veiklos skaidrumo ir atvirumo didinimas;

- sumažinti valdžios organų darbo užtikrinimo išlaidas;

- sukurti pagrindą integruotai informacinei sistemai, tokiai kaip "elektroninė valdžia" (tarpžinybinis dokumentų valdymas, ERA, archyvai, viešųjų paslaugų portalai).

Sistemos atsipirkimo laikotarpis yra nuo šešių mėnesių iki 2 metų.

1.3 EDMS BOSS-Referent privalumai ir trūkumai

Privalumai komercinėms įmonėms:

- valdomumo didinimas;

- operatyviai reaguoti į pokyčius;

- Įmonės konkurencingumo rinkoje didinimas.

BOSS-Referent EDMS pranašumus lemia plačios IBM Lotus platformos galimybės, aukštųjų technologijų architektūra ir turtinga diegimo patirtis. Galima išskirti tokius sprendimo pranašumus, lyginant su konkurentais:

Privalumai:

- greitas dokumentų apdorojimo procesų diegimas ir automatizavimas;

- naudotojams lengva išmokti darbo su sistema pagrindų, nes sąsaja yra patogi ir intuityvi;

- galimybė vartotojams visavertiškai dirbti su sistema tiek per Lotus klientą, tiek per internetą;

- plačias galimybes pritaikyti sistemą prie organizacijos poreikių, tame tarpe ir užsakovo specialistams;

- galimybė sukurti tikrai vieningą informacinę erdvę organizacijose, kurios turi geografiškai paskirstytą struktūrą;

- srauto mažinimas dirbant paskirstytoje aplinkoje dėl principo „dokumentas pristatomas tik ten, kur jo reikia darbui“ įgyvendinimo;

- sistemos patikimumo ir atsparumo gedimams užtikrinimas 24 valandas per parą 7 dienas per savaitę;

- sistemos priežiūros paprastumas ir galimybė administruoti EDMS visuose filialuose iš vieno taško;

- aukšto duomenų saugumo lygio užtikrinimas;

- vienas geriausių pasiūlymų rinkoje pagal kainos ir kokybės santykį;

– sistemos efektyvumą ir naudą patvirtina daugelio sėkmingų diegimų patirtis.

Tarp trūkumų galima pastebėti darbo neprisijungus trūkumą ir šiek tiek pasenusią sąsają. Naudotojų požiūris į platformą yra šališkas. Itin nepatogus prieigos prie dokumentų valdymas normalios darbuotojų kaitos sąlygomis, grupinių prieigos teisių trūkumas. Problemos su naujų programinės įrangos versijų išleidimu, prastas garantinis palaikymas.

2. EDMS BOSS-Referent diegimo patirties analizė

2.1 BOSS-Referent įgyvendinimo praktika Rusijos Federacijos federalinėje mokesčių tarnyboje

IT Co. įmonių grupė ir jos partneriai yra įgyvendinę nemažai projektų, skirtų sukurti elektronines dokumentų valdymo sistemas įmonėse platformoje BOSS-Referent. įvairios pramonės šakos, nuosavybės mastai ir formos.

Rusijos Federacijos federalinė mokesčių tarnyba yra didžiausias padalinys mūsų šalies valstybinių organų struktūroje. Kiekvienais metais Federalinė mokesčių tarnyba iš piliečių gauna ir apdoroja daugiau nei 200 tūkst. juridiniai asmenys ir valdžios struktūros. Šiuo atžvilgiu vienas iš pagrindines užduotis FTS yra sukurti dokumentų valdymo sistemą.

BOSS-Referent programinės įrangos paketas, sukurtas IT Co Lotus Domino/Notes platformoje, buvo pasirinktas Federalinės mokesčių tarnybos žinybinės elektroninių dokumentų valdymo sistemos pagrindu. Bendras IT Co ir Rusijos Federalinės mokesčių tarnybos pagrindinio tyrimų skaičiavimo centro (GNIVTS) projektas sukurti EDMS vykdomas trimis etapais.

Šiuo metu sistemos vartotojų skaičius viršija 88 tūkst., o pasibaigus projektui sistemoje dirbs daugiau nei 120 tūkst. Jau šiandien Rusijos Federalinės mokesčių tarnybos elektroninė dokumentų valdymo sistema yra didžiausia mūsų šalyje.

2008 m. vidurio Rusijos federalinės mokesčių tarnybos departamentų elektroninių dokumentų valdymo sistemą sudaro daugiau nei 800 organizacijų. Įskaitant: Federalinės mokesčių tarnybos centrinį biurą, daugiau nei 80 Federalinės mokesčių tarnybos teritorinių departamentų, 7 Federalinės mokesčių tarnybos patikrinimus Federaliniai rajonai RF, 9 tarpregioninės stambių mokesčių mokėtojų inspekcijos, daugiau nei 750 Federalinės mokesčių tarnybos rajonų ir miestų inspekcijų.

Kiekybiniai dokumentų srauto rodikliai 2007 metais įspūdingi. Centriniame biure EDMS įteiktų ir užregistruotų gautų ir išsiųstų laiškų skaičius buvo atitinkamai: 185 000 gautų ir 235 000 išsiųstų dokumentų. Pavyzdžiui, Tatarstano Respublikos Federalinės mokesčių tarnybos teritorinei administracijai šie skaičiai yra lygūs: 113 000 ir 132 000 dokumentų.

5 pav. Federalinės mokesčių tarnybos elektroninė dokumentų valdymo sistema

Federalinės mokesčių tarnybos elektroninė dokumentų valdymo sistema skirta automatizuoti pagrindinius dokumentų valdymo procesus Rusijos federalinės mokesčių tarnybos, IFTS (Federalinės mokesčių tarnybos inspekcijos) centriniame biure, departamentuose (UFTS) ir tarpregioninėse inspekcijose (MRI). ) ir užtikrinti veiksmingą jų tarpusavio sąveiką darbo procese.

Rusijos federalinės mokesčių tarnybos EDMS susideda iš trijų lygių, tarp kurių vyksta informacijos sąveika:

1 lygis: EDMS CA FTS

2 lygis: SED UFTS (MRT) („SED regionas“)

3 lygis: SED IFTS.

„Lotus Notes/Domino“ produktų šeima naudojama kaip pagrindiniai FTS EDMS komponentai.

Notes/Domino sistema palaiko kelių lygių hierarchinę sertifikatų sistemą vartotojams ir serveriams. Projekte naudojama vieninga visos organizacijos sertifikatų sistema, atsižvelgiant į trijų lygių organizacijos struktūrą ir padalinių teritorinį pasiskirstymą. Pagal šią schemą Lotus Notes/Domino infrastruktūra yra pagrįsta vienu šakniniu sertifikatoriumi – FTS. Analogiškai su CA / FTS centrinio biuro sertifikatu, kiekvienam FTS buvo sukurtas CodeUFTS / FTS 1 lygio sertifikatas - pavyzdžiui, R05 / FTS.

Kiekvienas FTS (MRT) turi savo pastabų domeną. Visi UFNS serveriai yra įdiegti kaip pirmieji serveriai savo domenuose. Regiono tikrinimo serveriai yra nustatyti kaip antrieji serveriai tuose pačiuose domenuose.

Visi FNS (MRI) serveriai turi savo Lotus Notes (Domino Directory) adresų knygą.

Vieningą Federalinės mokesčių tarnybos katalogą teikia:

Visų adresų knygų kopijavimas į centrinį Hub serverį (push);

Naudojant katalogų katalogo duomenų bazę ir standartinę Lotus Notes Dircat užduotį;

Katalogo katalogo duomenų bazės replikavimas į regionus (traukimas).

Tai leidžia atlikti savavališką apsikeitimą paštu ir sąveiką tarp įvairių FTS, MRT, IFTS.

Pagrindinis Federalinės mokesčių tarnybos bruožas yra trijų lygių biurų sistema. Savo kabinetą turi ne tik skyriaus vedėjas, bet ir jo pavaduotojai, taip pat skyrių vedėjai. Šiuo atžvilgiu tikslinės auditorijos ir skyrių lygiuose veikia kelių biurų struktūra, leidžianti užtikrinti, kad su įvairių grupių dokumentais galėtų dirbti tik tie vartotojai, kuriems suteikiamos atitinkamos prieigos teisės. Rajono inspekcijų darbuotojai dirba su duomenų bazėmis „Kanceliarija – IFTS“, sukurtomis specialiai kiekvienam patikrinimui. EDMS automatiškai generuoja savaitinius mokesčių tarnybos padaliniuose pristatytų ir užregistruotų dokumentų registrus, kurie perduodami tikslinei auditorijai. Panašūs registrai iš rajoninių inspekcijų patenka į atitinkamą skyrių.

Federalinės mokesčių tarnybos EDMS įdiegta galimybė archyvuoti DB „Chancery“ dokumentus. Regioninių departamentų, inspekcijų ir Centrinės Azijos archyvai yra autonomiški.

Specialiai mokesčių pareigūnams sukurta sistema nuotolinio mokymosi, kuriame atsižvelgiama į visas Federalinės mokesčių tarnybos EDMS funkcijas ir yra jos modulis.

2 .2 BOSS-Referent naudojimo Rosnedvizhimost mieste patirtis

Federalinė nekilnojamojo turto kadastro agentūra (Rosnedvizhimost) yra federalinė vykdomoji institucija, atsakinga už valdymą. valstybės nuosavybė ir viešųjų paslaugų teikimo valstybės nekilnojamojo turto kadastro tvarkymo, valstybinės kadastrinės registracijos vykdymo srityje. Nekilnojamasis turtas, kadastrinė veikla, žemės valstybinis kadastrinis vertinimas, žemėtvarka ir žemės valstybinė stebėsena, taip pat valstybinės žemės kontrolės funkcijos.

Rosnedvizimosto EDMS statyba buvo vykdoma dviem kryptimis: dokumentų apyvartos automatizavimas centriniame departamento biure ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų įdiegimas regioniniu lygiu - Rosnedvižimosto federacijos ir kadastro subjektų skyriuose. kameros.

2015 m. vidurio Rosnedvizhimost EDMS apėmė daugiau nei 220 departamento organizacijų (Centrinis biuras, Rosnedvižimosto teritoriniai departamentai Federacijos subjektams, Federaliniai kadastro rūmai Federacijos subjektams), esančių laiko juostose nuo Chukotkos. į Kaliningradą, aktyvių elektroninės dokumentų valdymo sistemos vartotojų skaičius viršijo 2000 .

Beveik nuo pirmųjų įgyvendinimo dienų Agentūra gavo galingą įrankį, užtikrinantį besąlygišką visų vyriausybės nurodymų vykdymą. Sistema leidžia visiems vadovams savarankiškai stebėti instrukcijų vykdymą. Labai svarbus EDMS įdiegimo rezultatas yra dokumentų, įskaitant dabartinės korespondencijos, saugojimo problemos pašalinimas.

Sistema yra įdiegta ir veikia tam skirtuose serveriuose. Tai reiškia, kad kiekvienas federacijos subjektas turi savo serverių bazėje ir abonentų tinkle įdiegtą regioninę elektroninių dokumentų valdymo sistemą, tačiau visos šios regioninės EDMS yra integruotos į bendrą sistemą. Tai yra, buvo sukurta hierarchinė struktūra, leidžianti teritorinių skyrių darbuotojams savarankiškai atlikti darbą EDMS.

Sistema apima programinės įrangos komponentus, leidžiančius maksimaliai automatizuoti šiuos pagrindinius gamybos procesus:

- gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimas (daugiapakopė kompleksinė duomenų bazė „Office“);

- dokumentų platinimas;

- piliečių skundų nagrinėjimas, taip pat dėl ​​jų priimtų sprendimų vykdymo stebėjimas (duomenų bazė „Piliečių pareiškimai“);

- Agentūros vadovybės duotų nurodymų vykdymo kontrolė pagal gaunamus dokumentus (DB „Nurodymai“, DB „Vedėjo biuras“);

- registracija, užsakymų saugojimas, nurodymai, vadovybės nurodymai ir kt. (DB „Organizaciniai ir administraciniai dokumentai“);

- dokumentų projektų tvirtinimas ir pateikimas tvirtinti bei vėlesniam registravimui;

- darbas su dokumentais „Tarnybiniam naudojimui;

- dokumentų paieška.

Kiekviena teritorinė administracija turi panašų duomenų bazių rinkinį, skirtą savarankiškam administracijos dokumentacijos tvarkymo darbui atlikti.

Buvo atliktas darbas optimizuojant dokumentų registravimo ir konvertavimo iš popierinio į elektroninę formą procesą. Prijungtas specializuotas programinės ir techninės įrangos kompleksas, leidžiantis vienu metu skenuoti didelius dokumentų kiekius, automatiškai pridedant dokumentų vaizdus į EDMS registracijos korteles.

Įgyvendinant projektą buvo organizuoti ir pravesti mokymai visoms vartotojų kategorijoms, taip pat ir teritoriniuose padaliniuose. Tai buvo papildomas teigiamas veiksnys pradedant darbą sistemoje ir prisitaikant prie naujų darbo su dokumentais sąlygų.

Techninę pagalbą centralizuotai teikia departamento EDMS administravimo grupė iš Agentūros būstinės.

Šiuo metu atrodo įdomu plėtoti sistemą šiose srityse:

1. Susitikimų organizavimo, sprendimų valdymo ir atsiskaitymo už juos procesų automatizavimas.

2. Projektų dokumentų saugojimo ir valdymo procesų automatizavimas Agentūros struktūriniuose padaliniuose.

3. EDMS sąveika su kitomis automatizuotomis valdymo sistemomis ir sistemos teikiamų paslaugų bei dokumentų publikavimo valdymas.

4. Galimybė visiškai kontroliuoti dokumentų vykdymą Teritorijų administracijose ir ataskaitų gavimą centrinėje įstaigoje. Tai suteiks papildomų mechanizmų, kaip gauti informaciją apie dokumentų, kurie siunčiami vykdyti Agentūros teritoriniams skyriams, esamą būklę ir juose sudarytas instrukcijas.

5. Galimybė automatizuoti EDMS-TU stebėjimą iš centrinio biuro (statistinės informacijos rinkimas). Struktūrizuotų duomenų apie darbo su dokumentais kiekybinius rodiklius prieinamumas pavaldžių organizacijų EDMS. Gebėjimas rengti statistines ataskaitas.

Išvada

Didėjantys informacijos kiekiai, pavyzdžiui, gaunama / siunčiama / vidinė korespondencija, faksai, sutartys, programos, instrukcijos ir kita darbo dokumentacija, jau seniai tapo neatsiejama verslo procesų dalimi ir reikalauja reguliaraus apdorojimo bei užsakymo – generavimo, rūšiavimo, analizės, koordinavimo ir patvirtinimas.

EDMS palengvina dokumentų tvarkymą, užtikrina saugomos informacijos aktualumą, ženkliai sumažina reikalingų duomenų paieškos laiką.

Renkantis optimalią EDMS, reikia atsižvelgti į sprendžiamus uždavinius ir įmonės ar organizacijos ypatybes. Šiuo metu galima įdiegti tiek sudėtingas EDVS, apimančias visas biuro darbo sritis didelėse organizacijose, tiek paskirstytose holdingo struktūrose, tiek paprastesnes, nesudėtingas sistemas mažoms ir vidutinėms įmonėms.

Pagrindinės elektroninės dokumentų valdymo sistemos funkcijos

- korespondencijos, įskaitant elektroninę korespondenciją ir darbuotojų vidaus dokumentaciją, registravimas ir saugojimas;

- dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesų optimizavimas;

- užtikrinti patikimą, funkcionalų ir ilgalaikį dokumentų archyvinį saugojimą su pritaikomu automatinio dokumentų archyvavimo mechanizmu;

- blankų ir dokumentų šablonų suvienodinimas ir standartizavimas;

- klientų sąrašo tvarkymas, bendravimo su jais istorijos sekimas;

- vieningos informacinės erdvės sukūrimas ir galimybė užtikrinti visavertį darbuotojų darbą biure ir nuotolinės prieigos režimu;

- Bendrųjų ir asmeninių renginių planavimas.

Didelis EDMS privalumas – galimybė ne tik dokumentus, bet ir darbuotojų bendravimo procesus konvertuoti į elektroninę formą, o tai leidžia pagreitinti ir supaprastinti susitikimų ir diskusijų organizavimą, keitimąsi aktualia ir strategine informacija, darbuotojų veiksmų koordinavimas nepriklausomai nuo vietos (kiti biurai, kiti miestai).

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo etapai:

- esamų dokumentų tvarkymo taisyklių, EDMS reikalavimų ir funkcionalumo patikrinimas

- paleidimas su programine įranga

- Darbo su sistema mokymai darbuotojams-vartotojams

- palaikymas bandomojo veikimo metu

EDMS įdiegimas kokybiškai pakeičia darbo eigos procesą organizacijoje ir suteikia šiuos privalumus:

- reikalingų dokumentų paieškos laiko sutrumpinimas dėl nuolatinės paieškos įmonės duomenų bazėje;

- darbo jėgos intensyvumo mažinimas ir įvairių padalinių sąveikos efektyvumo didinimas;

- įvairių padalinių sąveikos efektyvumo didinimas;

- dokumentų tvarkymo proceso administravimo ir kontrolės sistemos tobulinimas;

- sutrumpinti valdymo informacijos: užsakymų, nurodymų, pavedimų pristatymo laiką;

- dokumentų praradimo rizikos mažinimas;

- galimybė greitai priimti sprendimus dėl pateiktos informacijos išsamumo ir aktualumo;

- sumažinti popierinių dokumentų skaičių įmonės darbo eigoje skenuojant visą gaunamą ir siunčiamą dokumentaciją;

- didinti dokumentų saugojimo saugumą, suteikiant autorizuotą prieigą prie sistemos, atsižvelgiant į prieigos vaidmenis ir darbuotojo teises į šią informaciją.

Vienas iš EDMS pavyzdžių yra šiame darbe nagrinėjama BOSS-Referent sistema. Kaip matyti iš pateiktų pavyzdžių, nemažai institucijų (Federal Tax Service, Rosnedvizhimost) tai jau įgyvendino praktiškai ir galėjo įvertinti rezultatus, susijusius su praktiniu dokumentų srauto optimizavimu.

Sąrašas literatūra

1. Baykova I.Yu. Dokumentų srautas ir biuro darbas: kaip organizuoti darbą su dokumentais. - M.: Eksmo, 2014. - 483 p.

2. Bardajevas E.A., Kravčenka V.B. Dokumentų valdymas. - M.: Akademija, 2012. - 291 p.

3. Basakovas M.I. Biuro darbas ir susirašinėjimas klausimais ir atsakymais: Vadovėlis ekonomikos universitetų ir kolegijų studentams - 5 leid., Patikslinta. Ir papildomai. // Serija "Vadovėliai ir studijų vadovas" - Rostovas n / a: leidykla "Phoenix", 2013. - 320 p.

4. Bobyleva M.P. Organizacijos darbo eigos analizės klausimai automatizuotų sistemų naudojimo kontekste. - 2012. - Nr 8. - p. 50-56

5. Bobyleva M.P. Pakeliui į informacijos valdymą (dokumentų valdymo paslaugų veiklos vertinimo klausimai dokumentų valdymo automatizavimo kontekste) // Deloproizvodstvo. - 2014. - Nr. 2. - Su. 67-69

6. Bykova T.A., Kuznecova T.V., Sankina L.V. Dokumentinis vadybos (biuro darbas): Proc. pašalpa. - 2 leidimas. M.: INFRA-M, 2012. - 260 p.

7. Vigera A.M., Dorofejeva O.P., Gubskaja E.K. Sekretorių verslas. Serija „Mokymų kursai“. Rostovas n / a: Feniksas, 2011. - 270 p.

8. Grinberg, AS Dokumentinis vadybos palaikymas [Elektroninis išteklius]: vadovėlis universiteto studentams, studijuojantiems „Ekonomika“ ir „Vadyba“ specialybėse „Informatika“, „Vadybos dokumentacija ir dokumentacijos palaikymas“, „Automatizacija ir kontrolė“. " / A. S. Grinberg ir kt. - M. : UNITI-DANA, 2012. - 391 p.

9. Dokumentų tvarkymas (Dokumentų valdymo organizavimas ir technologija); Vadovėlis universitetams / Kuznecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. ir kt.; Redaguojant prof. T.A. Kuznecova. - M.: UNITI-DANA, 2013. - 359 p.

10. Organizacijos veiklos dokumentacija. Baranovskis V.P. Pamoka. - M.: Autorių ir leidėjų asociacija „Tandemas“. Leidykla Ekmos, 2005. - 276 p.

11. Vadovavimo (biuro darbo) dokumentacija: Proc. atsiskaitymas / T.A.Bykova ir kiti – 2 leid., pataisyta. ir papildomas - M.: NITs Infra-M, 2013. - 304 p.

12. Kuznecovas S.L. Automatizuotos sistemos registracija ir vykdymo kontrolė // Sekretorių verslas. - 2011. - Nr.4. - Su. 48-49

13. Kuznecovas S.L. Šiuolaikinės technologijos valdymo dokumentacija - M.: MPEI; 2012. - 361 p.

14. Kuznecovas, I. N. Biuro darbas [Elektroninis išteklius]: Mokomasis ir žinynas / I. N. Kuznecovas. - 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M. : Leidybos ir prekybos korporacija "Dashkov and Co", 2013. - 520 p.

15. Kunyaev, N. N. Konfidencialus biuro darbas ir saugus elektroninių dokumentų valdymas [Elektroninis išteklius]: vadovėlis / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; po viso red. N. N. Kunyaeva. - M.: Logos, 2011. - 452 p.

16. Elektroninė valdžia. Elektroninis dokumentų valdymas. Terminai ir apibrėžimai: Vadovėlis / S.Yu. Kabašovas. - M.: NITs INFRA-M, 2013. - 320 p.

17. Strastenko V.V. STC IRM. Kodėl jums reikia verslo automatizavimo? - Prieigos režimas: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų apžvalga. - Prieigos režimas: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Elektroninis dokumentų valdymas – Dokumentų valdymo sistemos. - Prieigos režimas: http://www.IT.ru/

20. Automatizuotos įmonės valdymo sistemos. - Prieigos režimas: http://www.cmdsoft.ru/

21. Elektroninis išteklius: Kompiuterių technologijų centras: N-System elektroninė dokumentų valdymo sistema. - Prieigos režimas: http://www.cland.ru/

Priglobta Allbest.ru

Panašūs dokumentai

Programinės įrangos sistemos verslo automatizavimas. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo efektyvumo įvertinimas. Biuro darbo paslaugų analizė ZAO Tekhnoliga. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos sukūrimas EDMS „BOSS-Referent“ pagrindu.

Kursinis darbas, pridėtas 2015-03-04


Esmė ir spivvіdnoshnja suprasti "referentas", "sekretorius-referentas" ir "kerіvniko pagalbininkas". Kito referento padėjėjo kvalifikacija. Normatyviniai dokumentai referento profesijai Ukrainoje. Dokumentai, reglamentuojantys referento veiklą už kordono.

Kursinis darbas, pridėtas 2015-03-22


Analizė modernios sistemos biuro automatizavimas organizacijoje ir elektroninis dokumentų valdymas, jų klasifikavimo ypatumai. Elektroninių dokumentų valdymo automatizavimo problemos. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo privalumai.

Kursinis darbas, pridėtas 2013-01-15


Elektroninio dokumentų valdymo esmė ir reikšmė, įtaka efektyvumo didinimui įmonės valdymo procese. Lygiagrečios arba nuoseklios dokumentų tvarkymo schemos nustatymas. Elektroninių dokumentų valdymo programų klasifikacija.

Kursinis darbas, pridėtas 2014-04-22


Pagrindinės elektroninių dokumentų valdymo sampratos ir principai, jo įgyvendinimo privalumai. Portable Document Format (PDF) kaip nešiojamasis, nuo platformos nepriklausomas, nešiojamas elektroninio dokumento formatas. Elektroninė Elektroninis parašas: tikslas ir pritaikymas.

pristatymas, pridėtas 2016-01-31


Elektroninio dokumentų valdymo sąvokos ir apibrėžimai (tekste federaliniai įstatymai). Mažų įmonių poreikis elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje (EDVS). EDMS funkcijų klasifikacija, pagrindiniai reikalavimai jai. Dokumentų atributai ir rekvizitai.

pristatymas, pridėtas 2015-03-21


Elektroninių dokumentų valdymo priemonių diegimo problemų klasifikacija: perteklinis mokslas, atsparumas aplinkai ir atvirkštinė inžinerija, pritaikymas individualiems poreikiams, nepakankamas projektas. Darbuotojų ir vadovybės konservatyvumas. Dovanojimas elektroninis dokumentas juridinę galią.

santrauka, pridėta 2011-05-17


Techninės savybės, elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo įmonėje specifika, terminas ir sudėtingumas. Psichologinio pobūdžio problemų, kylančių dėl personalo motyvavimo ir perkvalifikavimo, susijusių su EDMS įdiegimu, analizė.

Kursinis darbas, pridėtas 2014-12-04


Elektroninių dokumentų valdymo esmė ir rūšys; jos organizavimo principus. Administracinių ir informacinių dokumentų įforminimo taisyklės. Archyvinio fondo samprata ir pobūdis. Elektroninių dokumentų valdymo organizacijoje reguliavimas.

Kursinis darbas, pridėtas 2014-10-16


Informacijos valdymo posistemio charakteristikos. Organizacijos norminių dokumentų samprata ir tipologija. Dokumentų srauto tyrimas įmonėje LLC „Stambiaplokščių namų statybos gamykla“. Elektroninio dokumentų valdymo „Delo“ diegimo būdai.

Valdymo dokumentacijos sistema BOSS-Referent yra programinės įrangos paketas, leidžiantis organizacijoms kurti efektyvios sistemos elektroninių dokumentų valdymo ir biuro automatizavimo valdymą ir tuo užtikrinti reikšmingą valdymo struktūrų efektyvumo didėjimą. Visų pirma, tokių sistemų sukūrimas organizacijoje leidžia:

Pagerinkite sprendimų priėmimo greitį ir kokybę

Stiprinti veiklos drausmės kontrolę

Padidinti organizacijos valdomumą

Padidinti atskirų darbuotojų, darbo grupių ir visos organizacijos produktyvumą.

BOSS-Referent sistema turi didelis skaičiusįgyvendinimas ir skirtas įvairaus dydžio ir nuosavybės formų įmonėms:

• Didelės komercinės įmonės ir valdos
• Federalinės valdžios institucijos
• Regioninės valdžios institucijos ir kitos valstybės įmonės
• Teritoriškai paskirstytos įmonės
• Įmonės su sudėtinga organizacine struktūra
• Įmonės, turinčios daug dokumentų
• Mažos, sparčiai augančios įmonės.

Sistemos BOSS-Referent funkcionalumu gali naudotis tiek vadovai, tiek padalinių vadovai, IT specialistai, tarnautojai, vadovai, sekretoriai ir kiti įmonių darbuotojai dėl daugybės automatizuotų verslo procesų:

• Darbas su vidiniais organizacijos dokumentais
• Gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas
• Išorinių kontaktų tvarkymas
• Darbas su organizacijos sutartimis
• Naujienų kanalų ir konferencijų organizavimas
• Organizacijos žinyno tvarkymas elektronine forma
• Parama organizacijos verslo patalpų inžineriniam palaikymui
• Renginių organizavimas ir planavimas.

BOSS-Rererent valdymo dokumentų valdymo sistemos pagrindu sukurta elektroninių dokumentų valdymo sistema sąlygiškai gali būti vaizduojama kaip kelių sluoksnių derinys.

• Techninė įranga: serveriai, klientų darbo stotys, vietiniai tinklai, modemai, spausdintuvai, skaitytuvai, šaltiniai Nepertraukiamo maitinimo šaltinis ir kitomis techninėmis priemonėmis.
• Operacinė sistema: tinklo operacinė sistema Windows sistema, Linux, kiti ir transportavimo protokolai, sujungiantys visą techninę įrangą į vieną kompleksą.
• Lotus Notes/Domino yra taikomosios programinės įrangos platforma, kuri yra tinklo priedas Operacinė sistemaįskaitant dokumentų saugojimo priemones, duomenų replikaciją (sinchronizavimą), viso teksto paiešką, el. paštą ir kitus svarbius mechanizmus.
• BOSS-Referent – ​​taikomi tarpusavyje sujungti programinės įrangos moduliai, kurie veikia Lotus Notes/Domino aplinkoje ir palaiko verslo valdymo procesus bei iš dalies funkcinę darbo eigą.
• Organizacinis ir reguliavimo palaikymas: reglamentai, darbo taisyklės, instrukcijos vartotojams ir sistemos administratoriams ir kt.

BOSS-Referent apima tarpusavyje sujungtų posistemių rinkinį, skirtą sukurti elektroninę dokumentų valdymo sistemą ir biuro automatizavimą:

• Visos sistemos žodynai
  • Organizacijos katalogas
  • Žodynai
  • Išorės paskirties vietos
• Visos sistemos paslaugos
  • Koordinacija
  • Užsakymai
  • Jungiklis
  • Šablonai
  • registratorius
  • kabinetas
  • Paieškos sistema
  • Buferis
  • Elektroninių vaizdų saugojimas
  • protokolas
• Funkcinės posistemės
  • biuras
  • Dokumentacija
  • Biuro užrašai
  • Išoriniai kontaktai
  • Sutarčių kontrolė
  • Inžinerinė pagalba
  • Konferencijos
  • žinios

Gerai suprojektuota sistemos architektūra, pagrįsta atvirumu ir moduliškumu, labai prisideda prie BOSS-Referent diegimo patogumo ir greičio.
Modularumą užtikrina specializuota duomenų bazė „Switch“, kuri tarnauja kaip viso SDOU BOSS-Referent „Control Center“. Šiame nepriklausomame, funkcionaliai pilname modulyje yra informacija apie esamą sistemos konfigūraciją ir reikiamą programos kodą sąveikai tarp duomenų bazių organizuoti. Diegimo metu visos duomenų bazės jungiklyje užregistruojamos automatiškai.
Antra svarbi funkcija, kurią atlieka DB Switch, yra vartotojo darbo vietų konfigūravimas. Konfigūracija suprantama kaip atskirame komutatoriuje registruotų sistemos duomenų bazių rinkinys, reikalingas skirtingų įmonės padalinių vartotojų darbui. EDMS įdiegimas keliose konfigūracijose leidžia kiekvienam darbuotojui dirbti tik su savo duomenų bazėmis. Naudodami jungiklį galite sukurti neribotą skaičių įvairaus sudėtingumo konfigūracijų, visiškai pakartodami esamą darbo eigos schemą įmonėje. Jungiklis greitai prijungia visus papildomus modulius prie sistemos, taip pat naršo duomenų bazėse.
BOSS-Referent yra atvira kūrėjams. Bet kurią duomenų bazę BOSS-Referent gali keisti kliento kūrėjai. Be to, prie SDOU BOSS-Referent galima pridėti pačių sukurtą duomenų bazę, laikantis tam tikrų taisyklių ir susitarimų.
Sistemoje naudojant standartinius Lotus Domino Designer kūrimo įrankius galima sukurti naujas duomenų bazes, formas, rodinius, agentus, dizaino elementus. Be integruotų kūrimo įrankių, IT Co klientui pateikia specialų kūrėjo įrankių rinkinį, leidžiantį greitai sukurti savo bazes duomenis ir integruoti juos su BOSS-Referent nepažeidžiant sistemos vientisumo, taip pat nekeičiant bet kurio jos informacinės aplinkos modulio.

Daugiau apie visus 2.56.1 versijos pakeitimus galite perskaityti čia.

3 Funkcinis modulis „Biuras“ Visas darbo ciklas su gaunama ir siunčiama korespondencija: Dokumentų kortelių šablonų naudojimas Korespondencijos registravimas Dokumentų siuntimas svarstymui, sprendimų priėmimas Susipažinimo lapų formavimas Dokumento popierinio originalo vietos stebėjimas Vykdymas, susipažinimas, siuntimas „į failą“ Dokumentų nuskaitymas ir dokumentų, gautų per fakso serverį ir iš jo, apdorojimas. Numerių rezervavimas siunčiamiems dokumentams Centralizuotų, decentralizuotų ir mišrių darbo eigos formų palaikymas

4 Gaunamo dokumento AC sukūrimas sukurti naują sandorio šalį iš dokumento kortelės patikrinti dokumentą perregistruoti nurodyti registracijos žurnalą šiam dokumento tipui nurodyti terminą ir gaunamą sprendimą 1) atsispausdinti lipduką ar kortelę su brūkšniniu kodu 2) pridėti nuskaitytą dokumento vaizdą: (įprastą arba nuskaitytą su brūkšniniu kodu)

5 Registracijos palaikymo kompleksas registracijos numeriai. Nustatykite visų tipų dokumentų numeravimo šablonus. Galimybė naudoti kelis formatus vienam skaitikliui. Prie dokumento uždedamas registracijos antspaudas, numeris ir brūkšninis kodas. Galima naudoti supaprastintą RK – ekspediciją.

6 Peržiūra Galimybė dokumentą peržiūrėti keliems darbuotojams. Galimybė naudoti standartinius gaunamų dokumentų maršrutus. Galimybė kurti rezoliucijų projektus ir naudoti rezoliucijos šablonus suvaldyti dokumentą, nurodant valdymo tipą, pasirinkti valdiklį arba valdymo bloką pridėti rezoliucijos sąlygą rankiniu būdu arba iš šablono rodinio / pakeisti anksčiau sukurtą rezoliucijos projektą.

7 Nutarimo dalis Nurodomas atsakingas vykdytojas ir bendravykdytojai, subjektas, terminas, kontroliuojantis asmuo. Rezoliucijos kontroliniams taškams sudaromos instrukcijos, nekontroliniams taškams - dokumentas siunčiamas peržiūrėti. pataisyti originalo perkėlimą sukurti užsakymą su periodine kontrole

8 Pavedimai Vykdytojas gauna pranešimą apie pavedimo vykdyti gavimą. Užsakymo autorius ir kontrolierius gali: koreguoti terminą keisti atlikėjus atšaukti nurodymus Autorius, kontrolierius, atlikėjai gauna pranešimus apie terminų pažeidimus.

9 Pavedimų vykdymas Pavedimo vykdytojas gali: pagal savo pavedimą (pavedimų grandinę) sudaryti naują pavedimą, esant poreikiui įvesti vykdymo ataskaitą bendrai vykdytojams, sukurdamas naują dokumentą, paėmęs ataskaitą iš pavedimo. bendravykdytojas arba antrinis pavedimas, pridedant priedą nuorodą į anksčiau parengtą dokumentą, tiesiog pateikiant komentarą apie vykdomojo pavedimo vykdymo ataskaitą

10 Vykdymo kontrolė Įsakymo autorius ir kontrolierius gali patvirtinti užsakymą arba grąžinti jį patikslinti. Veiklos drausmės kontrolė: veiklos drausmės ataskaitos (ReportsMan ataskaitų generatorius). pavedimas vykdomas pavedimas pradelstas pavedimas vykdomas kontrolierius gali patvirtinti pavedima tiesiai i dokumento kortele

12 Siunčiamos siuntos paruošimas 1. Užpildykite kortelės laukelius privalomi laukai pažymėti piktograma kai kurie laukai gali būti pildomi pagal nutylėjimą reikšmė įvedama tiesiai į laukelį

13 Išeinančio pranešimo paruošimas 2.Įdėkite dokumentą į lauką "Turinys" įveskite tekstą. Pridėkite priedą iš vietinio disko iš duomenų bazės Šablonai iš skaitytuvo Prie kortelės šablono galima pridėti priedą iš anksto. Priedo dydį gali apriboti sistemos administratorius.

15 Išeinančiojo paruošimas 3. Sukurkite maršrutą keičiant esamą maršrutą Maršrutą galima nustatyti: 1) „sunkus“ – negalite keisti tvirtintojų ir patvirtinimo tvarkos 2) „lankstus“ – galite ištrinti ir pridėti tvirtintojų 3) galite pridėti naujų, bet negalite ištrinti numatytųjų . Parametrai sukonfigūruojami kiekvienam derybų etapui.

21 Dokumento tvirtinimas Papildomas tvirtinimas ir delegavimas Pridėti. patvirtinimas – papildoma tvirtinimo šaka. Pagrindinio koordinatoriaus viza įklijuojama dokumente, neatsižvelgiant į papildomojo sprendimus. koordinatoriai. Delegavimas – darbuotojo, kuriam buvo deleguotas patvirtinimas, viza įklijuojama dokumente.

28 Modulis „Piliečių kreipimasis“ Visas žodinių ir rašytinių kreipimųsi nagrinėjimo ciklas: Skundų registravimas Svarstymas Nutarimų formavimas, vykdymas Atsakymo į apeliaciją rengimas su patvirtinimu Susijusių prašymų išorės organizacijoms formavimas. išorės organizacijos

30 apeliacijų autorių Darbas su apeliacijų autoriais: Galimybė prijungti žinyną "Rusijos adresų klasifikatorius" (KLADR) Visa informacija apie autorių: vardas, pavardė, adresas, darbo vieta, Socialinis statusas, lengvatinė sudėtis ir kt. EDMS BOSS-Referent išlaikė FSTEC sertifikatą, reikalingą sertifikavimui pagal asmens duomenų apsaugos klasę 2-4 lygiais.

31 Sprendimų priėmimo procesų palaikymas Sprendimų priėmimo procese tvarkomų dokumentų rūšys: Sprendimų priėmimo proceso dokumentinis komponentas yra automatizuotas sistemoje BOSS-Referent. Prašymas gauti ORD Paslaugų atmintinę Sutarties projektas Išeinančio dokumento projektas Verslo procesai Sprendimų priėmimo modulyje įgyvendinami naudojant standartinius sprendimų priėmimo procesus.

32 Funkcinis modulis „Sprendimų priėmimas“ Duomenų bazėje Sprendimų priėmimas vykdomas: Dokumentų judėjimo maršruto formavimas Maršruto keitimas „skrendant“ Dokumentų judėjimo kontrolė Dokumentų registravimas (įskaitant automatinį registravimą) Numerių rezervavimas sutartims, ORD ir siunčiamų dokumentų projektai , susipažinimas ir išsiuntimas Instrukcijų apie dokumentus formavimas ir jų vykdymo kontrolė 37 Pranešimų paslauga Vartotojas informuojamas apie visus sistemos įvykius, taip pat apie veiksmus, kuriuos reikia atlikti sistemoje, gaunamais pranešimais: Pranešimai skirstomi į: Užduotis Informacinius pranešimus kabineto duomenų bazėje (rodomi Kalendoriuje pradžios puslapyje) į Lotus Notes pašto dėžutę ar kitą pašto sistemą.

• BOSS-Referentas- ECM klasės sistema, pagrįsta IBM Lotus platforma
• BOSS-Referentas 2010 m- ECM klasės sistema, pagrįsta Microsoft SharePoint Server 2010
• BOSS Referentas 4J- JBOSS platformos pagrindu sukurta elektroninė dokumentų valdymo ir biuro automatizavimo sistema
• BOSS-Referent.bpm: finansinė darbo eiga- centralizuoto finansinių dokumentų tvarkymo ir saugojimo sistema

Darbuotojų skaičius Svetainė

www.boss-referent.ru

Bendrovė BOSS-Referentas – Rusijos įmonė, užsiima įmonių informacijos valdymo sistemų kūrimu: biuro automatizavimo sistemomis ir elektroninių dokumentų valdymu, ECM sistemomis.

įmonės istorija

BOSS-Referent buvo įkurta 2008 m. kaip dukterinė didelės sistemos integratoriaus IT Co. Teisės užbaigti ir parduoti BOSS-Referent sistemą, sukurtą 1996 metais IBM Lotus platformoje, buvo perduotos dukterinei įmonei. Prieš tai produkto autorių teisių turėtoja buvo įmonė „Aplana“, kuri taip pat priklauso IT įmonių grupei. 2010 m. buvo pristatytos dar kelios ECM sistemos su prekės ženklu BOSS-Referent. IBM FileNet platformoje BOSS-Referent.bpm sistema: finansų valdymas ir kitų gamintojų platformose: BOSS-Referent 2010 Microsoft SharePoint platformoje ir BOSS-Referent 4J JBOSS platformoje.

Kompanijos profilis

Šiuo metu įmonė yra atsakinga už BOSS-Referent prekės ženklo produktų gamybą, kūrimą ir rinkodaros skatinimą, palaikymą partneriams ir sprendimo vartotojams. Sistemos platinimą ir diegimą vykdo įmonės partneriai.

Programinės įrangos produktai: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: finansų valdymas

Papildomi moduliai: AWP galvutė, iReferent

Programinės įrangos produktai

BOSS-Referentas

ECM klasės sistema, skirta automatizuoti įmonės vidinį dokumentų srautą ir kurti įmonės turinio valdymo sistemas. Sukurta į dokumentus orientuoto IBM Lotus platformoje.

Užduotys, kurias reikia išspręsti:

• darbas su sutartimis
• vadovų įsakymų vykdymo kontrolė
• dirbti su programomis
• projekto darbo eiga ir komandinis darbas
• dirbti su piliečių kreipiniais
• elektroninių dokumentų archyvas
• integracija su portalais su informacija apie viešąsias paslaugas

BOSS-Referentui užtenka aukštas lygis funkcionalumas visose darbo su dokumentais srityse, mastelio keitimas ir stabilumas darbe. Tuo pačiu metu diegimas yra greitas, o sąsaja leidžia darbuotojams greitai įsitraukti į darbą. Sistema orientuota į dideles organizacijas ir turi dideles galimybes prisitaikyti prie įmonės poreikių. Kuriant EDMS geografiškai paskirstytose įmonėse, visi dalyviai gauna pilnai veikiančią sistemą. Licencijavimo schema paprasta ir skaidri.

BOSS-Referentas 2010 m

Microsoft SharePoint Server 2010 platformos pagrindu sukurta ECM klasės sistema, pozicionuojama kaip naujo lygio vartotojų sąveikos sistema. Šioje sistemoje prioritetas teikiamas patogumui dirbti su ja visų kategorijų naudotojams, naudojantiems universalųjį klientą.

BOSS-Referent 2010 palaiko galimybę kolektyviai dirbti su dokumentais ir nestruktūrizuota informacija, kontroliuoti informacijos srautus, įskaitant tuos, kurie generuojami naudojant Enterprise 2.0 technologijas. Kliento dalis gali būti integruota su kitomis įmonės programomis. Tuo pačiu metu prieiga prie jų duomenų suteikiama per vieną sąsają.

Užduotys, kurias reikia išspręsti:

• apdoroti didelius informacijos kiekius patogiu formatu
• nurodymų vykdymo kontrolės užtikrinimas
• efektyvaus komandinio darbo galimybę (web 2.0 technologijos, mobilumas)
• diskusijų ir pokalbių dokumentais ir temomis organizavimas

BOSS Referentas 4J

Elektroninė dokumentų valdymo sistema, skirta biuro darbui automatizuoti ir veiklos disciplinai kontroliuoti. Kuriant ją, kiek įmanoma buvo atsižvelgta į institucijų reikalavimus EDMS funkcionalumui. BOSS-Referent 4J sukūrė RedHat JBoss nemokamos programinės įrangos platformoje.

Tai viena iš nedaugelio sistemų Rusijos rinkoje, kuri yra sukurta atvirojo kodo platformoje ir pateikiama kartu su atviruoju šaltiniu. Sistemos DBVS taip pat turi atvirąjį kodą. Tai gali būti svarbu organizacijoms, kurios turi didelių saugumo problemų. vidinės informacijos ir nuotėkio prevencija.

Sistema yra žiniatinklio programa. Darbai atliekami per interneto naršykles Explorer arba FireFox.

Užduotys, kurias reikia išspręsti:

• užsakymų vykdymo kontrolė
• darbas su sutartimis
• dirbti su norminiais dokumentais
• EDMS integravimas su tarpžinybinių elektroninių dokumentų valdymo sistema
• dirbti su piliečių kreipiniais
• sukurti pagrindą integruotai informacinei sistemai, tokiai kaip „elektroninė valdžia“

BOSS-Referent.bpm: finansų valdymas

Centralizuoto finansinių dokumentų tvarkymo ir saugojimo sistema. Jis buvo sukurtas IBM korporacijos FileNet platformoje. Sprendžia centralizuotos apskaitos darbo automatizavimo ir supaprastinimo uždavinius.

Užduotys, kurias reikia išspręsti:

• finansinių dokumentų pristatymas iš nuotolinių skyrių į centrinę buhalteriją
• vienas centralizuotas finansinių dokumentų elektroninių kopijų archyvas
• darbuotojų prieiga prie finansinių dokumentų iš įvairių apskaitos sistemų

Funkcijos:

• Pirminės finansinės dokumentacijos įvedimas
• Dokumentų tvarkymas centrinėje buhalterijoje
• Įdėjimas į elektroninę dokumentų saugyklą
• Duomenų sinchronizavimas su apskaitos sistemomis
• Duomenų perkėlimas į EDMS
• Pilno teksto paieška

Padėtis rinkoje

Remiantis DSS Consulting atliktu tyrimu, BOSS-Referent yra viena iš penkių geriausių EDMS kuriančių įmonių. Autorius iš viso naujų projektų įgyvendinimai ir dinamika – 5 vietoje. Pagal darbo vietų skaičių 3 vietoje. Pagal darbo vietų augimo dinamiką 2 vietoje.

Dauguma BOSS-Referent parduodamų licencijų sudaro vykdomus projektus Rusijos federalinėje mokesčių tarnyboje (FTS) ir MTS, taip pat Federalinėje valstybinės registracijos, kadastro ir kartografijos tarnyboje (Rosreestr). Sistema BOSS-Referent priklauso platformų papildinių sistemų klasei. DSS duomenimis, jau keletą metų BOSS-Referent sistema šioje klasėje užima pirmąją vietą.

Pagrindiniai BOSS-Referent klientai yra federalinės ir regioninės valdžios institucijos, valstybės įmonės, kuro ir energijos komplekso bei chemijos pramonės įmonės.

Pagrindiniai sistemos vartotojai

• Rusijos federalinė mokesčių tarnyba
• NK Rosneft
• Bašneft
• PhosAgro
• „GazpromNeft“.
• Federalinė valstybinės registracijos, kadastro ir kartografijos tarnyba (Rosreestr)
• Federalinė gamtos išteklių priežiūros tarnyba (Rosprirodnadzor)
• Voronežo srities vyriausybė
• Pskovo srities administracija
• Daugiafunkcis valstybės ir savivaldybių paslaugų teikimo centras (MBU "MFC"), Volgogradas

Partnerių tinklas

BOSS-Referent biuras yra Maskvoje. Įmonė filialo struktūros neturi. BOSS-Referent partneriai yra beveik visuose Rusijos regionuose, taip pat Ukrainoje ir Kazachstane.

Produkto kritika

Didžiausia kritika tenka seniausiam įmonės produktui – BOSS-Referent for Lotus.

Tarp trūkumų galima pastebėti darbo neprisijungus trūkumą ir šiek tiek pasenusią sąsają. Naudotojų požiūris į platformą yra šališkas. Itin nepatogus prieigos prie dokumentų valdymas normalios darbuotojų kaitos sąlygomis, grupinių prieigos teisių trūkumas. Problemos su naujų programinės įrangos versijų išleidimu, prastas garantinis palaikymas.

Raskite kitose sistemose neigiamas atsiliepimas nepavyko. Galbūt taip yra dėl to, kad jie buvo pristatyti neseniai.

Nuorodos

• „BOSS-Referent“ padeda tobulinti komunikacijos sistemą
• Nauja politika „BOSS-Referent“, BYTE Nr. 9 (278), 2007 m. gegužės 29 d.
• EDMS išlaidų optimizavimas: rangovai žino, kaip sutaupyti

Elektroninė dokumentų valdymo sistema Boss-Referent buvo sukurta 1996 metais ir iki šiol užima lyderio poziciją Rusijos ECM klasės taikomųjų programų rinkoje. EDMS BOSS-Referent automatizuoja įmonės dokumentų srautą ir optimizuoja biuro darbą. Ši sistema tinka vyriausybinių ir privačių įstaigų darbo eigai automatizuoti didelių įmonių, valdos, vidutinės įmonės.

BOSS-Referent pagrindu veikia elektroninis dokumentų valdymas Rusijos Federacijos federalinėje mokesčių tarnyboje (daugiau nei 130 tūkst. vartotojų), MTS prie sistemos prijungta daugiau nei 25 tūkst. darbuotojų.

BOSS-Referent EDMS naudojimas valdymo procese leidžia optimizuoti įmonės dokumentų judėjimą, paspartinti organizacijos vadovybės sprendimų priėmimą ir gerinti valdymo kokybę, gerinti vykdomąją drausmę ir personalo darbo efektyvumas. Boss-Referent elektroninė dokumentų valdymo sistema atsiperka nuo 6 mėnesių iki 2 metų.

Programa BOSS-Referent padeda organizuoti dokumentų srautą pagal kokybės vadybos sistemos standartus ir yra patikimas pagalbininkas sprendžiant valdymo užduotis.

Sistemos naudojimas:

• leidžia maksimaliai atsisakyti popierinės darbo eigos;
• padeda optimizuoti darbą su sutartimis, paraiškomis;
• organizuoja efektyvus valdymas projektai;
• pagerina užduočių ir vadovybės nurodymų vykdymo kontrolę.

Valstybės ir valdžios struktūrose diegiant elektroninių dokumentų valdymo sistemą BOSS-Referent, sukuriamas pagrindas keitimuisi informacija su išoriniais vartotojais pagal „elektroninės valdžios“ rūšį bei organizuojant viešųjų paslaugų portalų darbą. Programinis produktas BOSS-Referent užtikrina veiklos skaidrumą ir gerina valstybės teikiamų paslaugų kokybę. Sistema leidžia sumažinti biudžeto išlaidas valdžios organų išlaikymui, padidinti valdymo našumą ir efektyvumą, geriau kontroliuoti vykdomąją drausmę. Privačiose organizacijose sistemos sukūrimas padidina valdymo sprendimų efektyvumą, personalo produktyvumą, sumažindamas dokumento apdorojimo ir reikalingos informacijos paieškos laiką.

SED BOSS-Referent turi keletą neginčijami pranašumai, būtent:

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos sukūrimas įmonėje apima reikiamo skaičiaus licencijų įsigijimą, sistemos sukūrimo ir diegimo darbus, personalo mokymus, sistemos palaikymo ir priežiūros organizavimą. BOSS-Referent partneriai parduoda licencijas galutiniams vartotojams. Būtina įsigyti programos BOSS-Referent licencijas ir IBM Lotus Notes/Domino platformos licencijas pagal vartotojų skaičių sistemoje.

Įdiegus elektroninę dokumentų valdymo sistemą, organizacija gauna galimybę sutvarkyti reikalus dokumentų sraute, sutrumpinti dokumentų apdorojimo laiką, pagerinti dokumentų vykdymo kontrolę. Įmonės vadovybės sprendimų priėmimo efektyvumas didėja dėl greitos reikiamos informacijos paieškos. Varžybose svarbus aspektas yra informacijos saugumas, kurį visapusiškai užtikrina BOSS-Referent EDMS. Vieningos informacinės erdvės sukūrimas pagerina valdžios institucijų sąveiką, daro skaidresnę valstybės struktūrų veiklą.