ELMA – Elektroninių dokumentų valdymas. ELMA: Verslo procesų valdymo sistema

ELMA ECM + yra vidinio įmonės elektroninių dokumentų valdymo organizavimo sprendimas. Sprendimas sukurtas ant ELMA BPM platformos, kuri leidžia kartu su standartiniais darbo eigos procesais įgyvendinti įmonės verslo procesus iki galo.

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas

EDF kontūras

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas – tai dokumentų apyvartos vertimas iš popierinės formos į elektroninį. Visi veiksmai, kurie taip suprantami ir pažįstami dirbant su popieriumi, atliekami elektronine forma.

Šių veiksmų (procesų) visumą gerai reglamentuoja Europos elektroninių dokumentų valdymo sistemų standartas MoReq2. Pagal šį standartą, norint išversti į elektroninę formą, turi būti įgyvendinti šie pagrindiniai procesai: kūrimas, judėjimas, saugojimas, paieška, demonstravimas, apsauga ir kt. Šis metodas susistemina įgyvendinimo procedūrą. Tai leidžia padalyti visą srautą į atskiras dalis. Daugeliui dokumentų ir dokumentų srautų jau yra standartinių sprendimų, kuriais verta pasinaudoti.

Elektroninis biuras

Elektroninis biuras automatizuoja gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymą, dokumentų registravimą.

Sutarčių valdymas

Sutarčių valdymas leidžia išversti sutarčių ir susijusių dokumentų rengimą, tvirtinimą, saugojimą ir apdorojimą.

Vidiniai dokumentai

Vidaus dokumentų skyriuje organizuojamas darbas su atmintinėmis ir organizaciniais bei administraciniais dokumentais įmonėje.

Sąskaitų derinimas

Skyrius Sąskaitų faktūrų derinimas automatizuoja sąskaitų faktūrų derinimą, apmokėjimą ir saugojimą.

„Nestandartiniams“ dokumentams ir dokumentų srautams naudojant dokumentų valdymo sistemą, galite greitai nustatyti pagrindinius procesus, kurie leis greitai pereiti prie elektroninė birža dokumentai įmonės viduje.

EDMS funkcijos

ECM klasės sistemose yra nemažai funkcijų, reikalingų greitam elektroninių dokumentų valdymo diegimui įmonėje.

Brūkšninis kodavimas

Darbas su brūkšniniais kodais leidžia įgyvendinti greitos dokumentų paieškos elektroniniame archyve funkciją naudojant popierinę kopiją. Skaitytuvas nuskaito brūkšninį kodą ir sistema greitai nustato dokumento vietą sistemoje.

EDS (elektroninis skaitmeninis parašas)

Kriptografinei apsaugai formuoti dirbant su elektroniniais dokumentais pagrindiniame ELMA ECM+ pristatyme yra „Skaitmeninis parašas“

Paieška / viso teksto paieška

ELMA ECM + įgyvendina paieškos funkcijas pagal dokumento atributus ir įgyvendina viso teksto paiešką įkeltuose dokumentuose. Viso teksto paieškos sistema palaiko rusų kalbos morfologiją.

Lanksti EDMS konfigūracija

Viena iš svarbių EDMS funkcijų – galimybė lanksčiai prisitaikyti prie įmonės, kurioje diegiama EDMS, procesų. Čia yra dalinis EDMS komponentų, kuriuos reikia sukonfigūruoti, sąrašas.

Dokumentuoti maršrutus

Dokumentų tipai

Norėdami sukurti struktūrinę dokumentų saugyklą ELMA ECM +, galite sukurti Įvairių tipų dokumentus. Kiekvienas dokumento tipas turi savo elgesio ypatybes: atributų rinkinį, išvaizda kortelės, maršrutai ir kt.

Dokumentų šablonai

Norint generuoti dokumentus ir dokumentų paketus naudojant ELMA ECM + šabloną, buvo sukurtas šablonų mechanizmas. Šablonus galima sudaryti biuro formatu (MS Word, MS Excel). Šablonų formavimui galima naudoti ciklus, sąlygas.

Dokumentų nomenklatūra

Dokumentų nomenklatūra nustato, kaip dokumentai grupuojami į bylas. Sukūrus dokumentą, jis pagal tam tikras taisykles įtraukiamas į bylą, o tai palengvina tolesnį dokumentų tvarkymą ir paiešką.

Dokumentų registrai

Konfigūruodamas programą administratorius gali greitai sugeneruoti dokumentų registrus. Tai gali būti tokie registrai kaip „Neapmokėtos sąskaitos“, „Pradelstos sutartys“, „Neapdoroti gaunami“ ir pan. Tai daroma greitai ir su pele.

Dokumentų judėjimo maršrutai

„Pele“ konfigūruojami ir dokumentų judėjimo maršrutai. Tam naudojamas pagrindinis ELMA verslo procesų valdymo mechanizmas. Programai ECM + buvo sukurtas didelis blokų rinkinys darbui su elektroniniais dokumentais - pasirašymas, tvirtinimas, susipažinimas su dokumentais ir pan.

Papildomos funkcijos

Išorinės programos papildo ELMA ECM + galimybes.

Mobilioji programėlė

Mobiliosios programos

ELMA ECM + sukūrė mobiliosios programos iPhone, iPad ir Android išmaniesiems telefonams.

Mobiliosiose programose yra gaunamų užduočių, valdymo ir tiekimo blokų. Palaikomos visos darbo su elektroniniais dokumentais funkcijos – tvirtinimas, pasirašymas, svarstymas ir pan.

ELMA agentas

Kita naudinga ELMA programa yra ELMA agentas. Tai nedidelė programėlė, įdiegta kompiuteryje (palaikomos Windows, Mac OS, Linux).

ELMA agentas praneša apie įvykius sistemoje, suteikia darbą su juostele ir leidžia patogiai dirbti su elektroniniais dokumentais (įskaitant jų redagavimą internetu).

MS Outlook papildinys

MS Outlook papildinys leidžia kurti gaunamų laiškų užduotis, kurti dokumentus iš priedų. Programa yra integruota į MS Outlook.

Dokumentų srautas egzistuoja bet kurioje organizacijoje: nuo pačios asketiškiausios formos tarp buhalterio ir direktoriaus popierine forma iki sudėtingos lygiagrečių ir nuoseklių veiksmų grandinės dirbant su elektroniniu dokumentu. Bet kuriam giminaičiui didelė įmonė dokumentų tvarkymas nėra lengva užduotis: tikrai sunku išlaikyti visas bylas tvarkingas, ypač esant dideliam dokumentų kiekiui.

Elektroninio dokumentų valdymo sistema padės sutvarkyti reikalus organizacijos dokumentų sistemoje, padaryti darbą su dokumentais aiškų ir efektyvų.

Programa „ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia automatizuoti operacijų vykdymą organizuotas sandėliavimas, paieška, registracija, dabartinių veiksmų su dokumentais stebėjimas ir sekimas. Naudojant ELMA: elektroninio dokumentų valdymo programą, dokumentai organizacijoje pradeda realiai veikti.

Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dažnai gali išgąsdinti vartotoją savo gremėzdiška, bet galbūt funkcionalia sąsaja. Kuriant ELMA: elektroninio dokumentų valdymo taikomąją programą, viena iš labiausiai prioritetines užduotis buvo sukurti malonią, patogią ir intuityvią vartotojo sąsają. ELMA: elektroninio dokumentų valdymo programa turi standartinę failų saugojimo sąsają, pažįstamą net nepatyrusiems kompiuterių vartotojams. Papildomos programos funkcijos pasiekiamos naudojant įrankių juostos mygtukus ir apgalvotai išdėstytus meniu. Taigi, vartotojas mato tik tai, ko jam tikrai reikia dirbti – visi nereikalingi elementai yra paslėpti, tačiau esant reikalui gali būti lengvai pasiekiami. Tai užtikrina spartus vystymasis sistemoje – vos per du ar tris seansus.

Paprasta ir intuityvi sąsaja slepia turtingą funkcionalumą, kurį šiek tiek labiau patyręs vartotojas gali išspręsti sunkių užduočių darbo eiga organizacijoje. Taigi programa „ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia vesti dokumentų apyvartos apskaitą, optimizuoti raštininko darbą, o tuo pačiu nereikalauja vartotojų gilių žinių apie elektroninių dokumentų valdymo sistemų valdymą. .

Dokumentų įvedimas ir registravimas

Dokumentų įvedimo ir registravimo sistemoje sąsaja yra paprasta ir nesudėtinga – ji įgyvendinama kaip vedlys, susidedantis iš kelių nuoseklių žingsnių. Įvesdamas dokumentą į sistemą vartotojui tereikės nurodyti reikiamus dokumento duomenis ir pridėti elektroninį dokumentą. Pagal šią informaciją sistema sugeneruoja dokumento kortelę – puslapį, kuriame pateikiama visa informacija apie dokumentą. Jei dokumentas yra užregistruotas, vartotojas taip pat turės nurodyti kai kuriuos papildomus registracijos atributus. Priklausomai nuo sistemos nustatymų, šios operacijos gali būti supaprastintos arba, atvirkščiai, išplėstos.

Kiekvienas sistemoje esantis dokumentas gali turėti neribotą failo versijų skaičių. Šiuo atveju tik viena failo versija bus dabartinė (dabartinė), o likusios bus arba jos juodraščiai, arba pasenusios failo versijos. Taigi visa dokumento turinio pasikeitimų istorija yra saugoma vienoje dokumento kortelėje. Tuo pačiu metu to paties dokumento versijos, kurios dažnai keičiamos jį tvirtinant, tikslinant ir atliekant kitus veiksmus, gali turėti skirtingus formatus. Dokumento versijų sudarymas leidžia išvengti painiavos ir pakartotinio kelių to paties dokumento kortelės kopijų kūrimo.

Nemaža dalis informacijos vis tiek patenka į organizaciją popierine forma, tačiau įvestis popieriniai dokumentaiį ELMA nėra problema. Programėlė ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas, jei kompiuteryje įdiegtas ELMA agentas, leidžia automatiškai išsaugoti nuskenuotus dokumentus organizacijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje. Todėl popierinių dokumentų įvedimo į sistemą būdas praktiškai nesiskiria nuo elektroninių dokumentų įvedimo – tereikia reikiamu metu paspausti mygtuką „Nuskaityti“. Papildomas programinė įrangaįdiegtas kompiuteryje, kaip ir nereikalingų nuskaitymo operacijų bei failų įrašymo kietajame diske nereikės.

Registruojant dokumentus ELMA sistemoje naudojamas Office įrankis. Tarnyboje prie dokumentų pridedama ir priskiriama registracijos ir kontrolės kortelė Registracijos numeris.

Elektroninių dokumentų archyvas

Visi ELMA: Elektroninio dokumentų valdymo programos dokumentai sudaro vieną elektroninį archyvą – dokumentų saugyklą. Dokumentų archyve yra patogi paieška, kuri leidžia greitai surasti reikiamus dokumentus ne tik pagal jų pavadinimus, bet ir pagal tam tikras detales. Paieškos rezultatai rodomi griežtai laikantis vartotojo teisių į dokumentus – dokumentai, prie kurių vartotojas neturi prieigos, bus paslėpti.

Kiekvienas elektroninio archyvo dokumentas turi asmeninę kortelę, kurioje galite gauti visą informaciją apie dokumentą: dokumento versijų rinkmenas, jo rekvizitus, taip pat visų jame vykdomų ar vykdomų veiksmų sąrašą.

Dokumentų judėjimas organizacijoje

Vienas pagrindinių elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudojimo privalumų – galimybė patogiai organizuoti darbą su dokumentais. Atlikėjų darbas su dokumentais visiškai vykdomas m elektroniniu formatu, leidžianti ne tik apsisaugoti nuo netyčinio dokumento originalo praradimo, bet ir ženkliai sutrumpinti laiką, reikalingą veiksmams su dokumentais atlikti, sutrumpinti vykdytojų reagavimo į gautas užduotis laiką, o taip pat esant reikalui leisti atlikti didelę grupę žmonių, kad vienu metu galėtų atlikti visavertį darbą su dokumentu.

ELMA programinė įranga leidžia organizuoti dokumentų judėjimą (darbo eigą) įmonėje bet kokio sudėtingumo maršrutais. Dokumento maršrutas lemia, per kuriuos organizacijos darbuotojus dokumentas praeis, taip pat darbo, kurį jie atliks su juo, tvarka ir pobūdis.

ELMA – tai savotiška sistema, leidžianti valdymo įmonėms sukurti pakankamai efektyvų darbuotojų sąveikos procesą ir kontroliuoti jų darbą, o tai leis pagerinti visos įmonės produktyvumą.

1. Iš ko susideda ELMA.

Tai specialios programos, leidžiančios be vargo valdyti įmonę. Jie veikia ir kartu, ir atskirai.

ELMA programos:

• ELMA: Elektroninis dokumentų cirkuliavimas... Tai leidžia automatiškai vykdyti elektroninę dokumentų apyvartą, o WorkFlow sistemos dėka nesunkiai sukonfigūruosite sistemą taip, kad ji atitiktų įmonės poreikius.
• ELMA: Metrikos valdymas... Leidžia įgyvendinti principus tikslinis valdymasįmonėje, taip pat darbo apmokėjimą pagal atliktų darbų rezultatus ir apimtį. Įvedus ramiai, bus galima užbaigti tikslinių veiklos rodiklių rinkinį ( KPI, KPI), bei reglamentuoti kokybišką ir savalaikę įmonės strategijoje ir tiksluose numatytų rodiklių verčių pasiekimo kontrolę – mechanizmo įgyvendinimą. Bsc.
• ELMA: Verslo procesų valdymas... Įgyvendina tam tikrą koncepciją BPM(Ką reiškia Verslo procesas Valdymas), kurios dėka galite sukurti lanksčią prisitaikymą Informacinės sistemos, taip pat sprendimai, kurie greitai keičiasi kartu su verslo procesų transformacija įmonėje. Norint juos modeliuoti, programa veikia pagal tarptautinį BPMN standartą.
• ELMA: Projektų valdymas... Jie leis lengvai reguliuoti įmonės projektinės veiklos valdymą. Kartu su užduočių valdymu, projekto laiko juosta (arba Ganto diagrama) ir holistinės projekto informacijos erdvės valdymu, ši programa (ELMA: Project Management) leidžia be vargo valdyti pavyzdinius verslo procesus ir biudžetą.
• ELMA: CRM... Ši programa yra veikianti CRM, atsakinga už pardavimo procesus (pardavimo piltuvo mechanizmus) ir ryšių su jūsų įmonės sandorio šalimis archyvo palaikymą. Ši ELMA programa nėra savarankiška ir yra įtraukta į pradinę sąranką perkant bet kurią ELMA programą.
• ELMA: vidinis portalas... Tai yra pagrindinis visų ELMA programų pagrindas. Jis nėra parduodamas atskirai, bet yra įtrauktas tik su kitomis ELMA programomis.

Ši programa:

• organizuoja visos įmonės struktūrą;
• tvarko savo užduotis;

Be to, jame yra kalendorius, pranešimų tiekimas ir žiniatinklio saugykla dokumentams.

2. ELMA paketai

• ELMA ECM. Operatyviai valdo įmonę, ją sudaro šios programos „ELMA: Verslo procesų valdymas“, „ELMA: Elektroninių dokumentų valdymas“, yra pagrįsta „ELMA: Vidinis portalas“
• ELMA BPM SUITE. Organizuoja įmonės procesų valdymą, remdamasis vykdomų procesų rodiklių metrika, derina procesų, personalo motyvacijos ir įmonės strategijos metriką. Susideda iš programų „ELMA: verslo procesų valdymas“, „ELMA: veiklos valdymas“, taip pat yra pagrįsta „ELMA: vidinis portalas“

3. ELMA sistema ir jos architektūra

Programų, sudarančių ELMA sistemą, rinkinys:

• ELMA dizaineris;
• ELMA serveris;
• ELMA agentas.

Dizainerė ELMA... Ši programa, kurią reikia užsiregistruoti iš anksto, yra įdiegta darbuotojo vartotojo kompiuteryje. Jame yra patogi sąsaja, su kuria galite lengvai imituoti procesus ir kurti konfigūracijas.

ELMA serveris – originalus elementas sistemą, o norėdami pradėti jos darbą, pirmiausia turite ją užregistruoti. Jį sudaro kartu sujungti komponentai: žiniatinklio programa, duomenų bazė, konfigūracijos serveris ir pranešimų serveris.

ELMA agentas... Įdiegus vartotojo kompiuteryje, agentas rodo vartotojui serverio sugeneruotus internetinius pranešimus. Norėdami pradėti, registracija visiškai nereikalinga, ją galima įdiegti neribotame organizacijos kompiuterių skaičiuje, o tai yra dar vienas sistemos pliusas.

ELMA sistema įgyvendina SOA architektūrą ir suteikia visas reikiamas sąsajas sistemos plėtrai. ELMA pradeda bet kokį verslo procesą, kuris buvo įkeltas iš išorinės programos, ir iškviečia šią programą (sinchroninių ir neasinchroninių skambučių palaikymas).

4. ELMA sistemos naudojimas

×

Pirmaujanti įmonė" Elewise» Sukurta unikalus būdas procesų požiūris įmonėje, kuriame programinis naujas ir efektyvus produktas ELMA.

Jis buvo sukurtas įmonėms, kurios yra pasiryžusios diegti procesinį požiūrį į valdymą, adaptyvių verslo procesų vietą (kurią galima „optimizuoti“, kad atitiktų verslo sąlygas ir teisės aktus).

Norėdamas savarankiškai panaudoti visus įmonės procesų privalumus, jis atlieka pirminį informacijos rinkimą, tiria visos įmonės srauto veiklą, randa poreikius ir kartu su vadovybe nustato užduočių, kurias reikėtų spręsti, spektrą. Dėl to susidaro užduočių, kurias reikia išspręsti sistemos įdiegimo procese, sąrašas.

Tada jis (ELMA produktas) tiria organizacinė struktūra ir pateikia tam tikras rekomendacijas, kaip tobulinti šią struktūrą. Jos modernizavimas yra svarbiausia jos pačios organizacijos augimo dalis. Kartu su tuo atnaujinama ir sumažinama iki faktinės personalo lentelės formos.

Tada atsitinka pilna analizėįmonės srauto veikla. Šios analizės tikslas – pažymėti tam tikrą skaičių verslo procesų tolimesniam automatizavimui. Dėl to gaunamas tokių procesų tinklas, atspindintis įmonės padėtį Šis momentas... Be to, tiksliai apibrėžta bendradarbiavimo atsakomybė už atliktų darbų kiekį. Tai žymiai padidina personalo vykdymo ir kontrolės discipliną. Vadovas gali matyti reikalų būklę įmonėje, nes jis pats daro konkrečias išvadas apie kiekvieno savo pavaldinio darbą.

Suformavus pirminius modelius, gauti rezultatai ir vadovybės lūkesčiai lyginami kartu su vadovybe ir pagrindiniais atsakingais vykdytojais.

Šiame etape kaip modelis verslumo veikla ir operacijų atlikimo tvarka, atsižvelgiant į vadovų reikalavimus, gali būti koreguojama. Dažnai tai yra išplėstiniai visos įmonės susirinkimai, kuriuose visi atsakingi atlikėjai pateikia savo pasiūlymus įmonės veiklai tobulinti. Dėl to organizacija yra sėkminga.

Techniniai specialistai savo ruožtu paruošia sprendimo diegimą kliento vietoje. Šį etapą sudaro diegimas serveryje ir sistemos veikimo patikrinimas vartotojo darbo vietose. Taip pat šalinami ekstremalūs užrašai ir trūkumai, sistemos darbo trūkumai. Kartu kliento darbuotojai išmoksta dirbti su programa ir įgyja pirminių žinių verslo procesų srityje.

5. Dėl ELMA sistemos darbuotojai:

1. atsakingiau prisiimti savo pareigas, kadangi procesai reguliuojami, jie (darbuotojai) aiškiai žino, ką jis turi daryti. Be to, ELMA sukuria efektyvią užduočių vykdymo kontrolę iš vadovybės pusės;
2. efektyviau sprendžia „tipines“ problemas, dėka įmonės procesų personalo ir disciplinos;
3. sutaupykite laiko ieškant reikalingo dokumento – dabar jie pasiekiami „du paspaudimais“;
4. greitai susiranda jiems reikalingą informaciją ir savarankiškai priima sprendimus dėl greitos prieigos prie dokumentų ir aiškaus atsakomybės kiekviename verslo procese suvokimo;
5. nauji darbuotojai mokosi lengviau.

Be to:

- sumažėja informacijos praradimas perduodant užduotis tarp darbuotojų ir darbo eigos popieriuje apimtis;

Dokumentų srautas būtinas kiekvienai įmonei ir gali vykti įvairiais būdais... Kartais šis procesas vykdomas kaip popierių perdavimas tarp organizacijos direktoriaus ir buhalterio, o kartais – operacijų, susijusių su elektroniniais dokumentais, visuma, t.y. vadinamasis Elektroninis dokumentų valdymas.

V didelių įmonių dokumentų apyvarta reikalauja didelių pastangų, nes palaikyti tvarką tokiais atvejais yra gana sudėtinga užduotis.

Siekiant užtikrinti tvarką įmonės dokumentacijoje ir padidinti darbo su popieriais efektyvumą, galima naudotis elektronine dokumentų valdymo sistema.

Paraiška skambino ELMA: „Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia automatiniu režimu atlikti dokumentų saugojimą, registravimą, paiešką, stebėjimą ir veiksmų su jais stebėjimą. ELMA padeda, kad konkrečios įmonės dokumentai realiai veiktų.

ELMA verslo valdymo sistemos video

Buitinės kilmės elektroninės valdymo sistemos dažnai yra

turi sudėtingą sąsają, kuri gąsdina kai kuriuos vartotojus.

ELMA paprasta naudoti ir suprantama

sąsaja.

Ši programa turi įprastą failų sąsają

saugykla, kuri tiks net ir didelės patirties neturintiems vartotojams

kompiuterių naudojimas.

Kalbant apie papildomos funkcijos, tada prieiga prie jų suteikiama naudojant specialius mygtukus ir patogius meniu. Šis metodas leidžia vartotojui matyti tik tuos elementus, kurių jam reikia jo darbe. Tuo pačiu metu likusieji lieka paslėpti, tačiau prireikus jie gali tapti prieinami. Tai leidžia jums patogiai naudotis sistema, kai ją naudojate kelis kartus.

Paprasta sąsaja netrukdo egzistuoti plačiam funkcionalumui, užtikrinančiam gana sudėtingų darbų, susijusių su įmonės dokumentų srautu, įgyvendinimą.

Aprašyta programa leidžia organizuoti dokumentų apyvartos apskaitą ir pagerinti raštininko darbą, tačiau nereiškia rimtų vartotojo žinių elektroninių dokumentų apyvartos srityje.

Dokumentų įvedimas ir registracija

Tiek dokumentų įvedimas, tiek registravimas šioje sistemoje yra labai paprastas, o tai pasiekiama naudojant gerai suprantamą sąsają. Tai vedlys, apimantis tam tikrą skaičių veiksmų. Viskas, ko reikia norint įvesti dokumentą į sistemą, yra būtini rekvizitai ir elektroninio tipo dokumento priedas.

Pagal šiuos duomenis sistema gali sukurti dokumentų kortelę, kurioje bus saugoma visa su ja susijusi informacija. Jei reikia užsiregistruoti, tuomet turėsite įvesti tam tikrus registracijos atributus. Visi aprašyti veiksmai gali būti paprastesni arba platesni, tai priklauso nuo nustatymų specifikos.

Visi dokumentai sistemoje gali turėti bet kokį failo versijų skaičių. Tik viena versija bus naudojama kaip dabartinis failas, o visos kitos bus pasenusios arba juodraščio versijos. Šis metodas leidžia išsaugoti visą turimą informaciją apie dokumentų pakeitimus vienoje kortelėje. Taip pat verta paminėti, kad dokumentų variantai, kurie keičiasi apdorojimo, tvirtinimo ir daugelio kitų operacijų metu, gali būti pateikiami skirtingais formatais. Didelis vieno dokumento versijų skaičius leidžia atsikratyti problemų ir būtinybės kurti kelias korteles.

Daugelis įmonių susiduria su informacija, kuri pateikiama popieriuje. Naudojantis ELMA sistema, galima įvesti popierinio tipo dokumentus. Programėlė, pavadinta ELMA Agent, leidžia automatiškai išsaugoti nuskenuotas dokumentų kopijas įmonės dokumentų valdymo sistemoje. Tai reiškia, kad popierinių dokumentų įvedimas į sistemą nėra sudėtingesnis nei jų elektroninių atitikmenų įvedimas. Tokiu atveju nereikia diegti kompiuteryje papildomos programos ir atlikti nereikalingus veiksmus, susijusius su įrašymu ir nuskaitymu.

Norint užregistruoti dokumentą ELMA, naudojamas įrankis Office. Kiekvienas Tarnyboje esantis dokumentas turi savo registracijos numerį ir specialią kontrolės kortelę.

Elektroninių dokumentų archyvas

ELMA sukuria visų turimų dokumentų saugyklą, kuri vadinama elektroniniu archyvu. Archyvo pagalba galite labai greitai rasti reikalingas dokumentas, naudojant pavadinimą arba kai kurias detales.

Tuo pačiu metu kiekvienas vartotojas gali susipažinti tik su tais dokumentais, prie kurių jis turi prieigą. Jei nebus galimybės susipažinti su dokumentais, jis negalės jų matyti.

Archyve visi dokumentai turi savo individualias korteles, kurių pagalba galite gauti visus reikiamus duomenis – rekvizitus, dokumentų versijas ir Skirtingos rūšys su juo susijusi veikla.

Dokumentų judėjimas įmonėje

Elektroniniam dokumentų valdymui sukurtos sistemos suteikia puikią galimybę palaikyti su dokumentais susijusią veiklą. Tuo pačiu metu atlikėjai įvairią veiklą vykdo su dokumentais elektronine forma.

Šis metodas leidžia pasiekti daug privalumų, įskaitant sutrumpinti laiką, sugaištą dirbant su dokumentais, išvengti originalų praradimo ir pagreitinti vykdytojo atsakymą į atliekamą užduotį. Be to, tuo pačiu metu daugelis žmonių gali atlikti tam tikrus veiksmus su dokumentais.

Naudodami ELMA galite užtikrinti dokumentų judėjimą organizacijoje įvairaus sudėtingumo keliais. Maršruto specifika lemia, kurie darbuotojai susidoros su dokumentu ir kokie veiksmai su juo bus atliekami.

Elektroninių dokumentų maršrutai

ELMA užtikrina lankstų dokumentų judėjimo valdymą organizacijoje. Norint atlikti tokias tradicines operacijas kaip dokumentų tyrimas, peržiūra ar patvirtinimas, vos keli paspaudimai. Jei reikia lygiagrečiai atlikti užduotis, darbą su dokumentu vienu metu gali atlikti keli vartotojai. Tokiomis veiklos sąlygomis sistema suteikia galimybę dalyvaujantiems atlikėjams tiesiog dirbti kartu.

Norėdami teikti su dokumentais susijusį darbą, ELMA turi labai patogūs įrankiai... Remdamiesi viršininko duotu nutarimu, galite sudaryti su dokumentu susijusių užduočių sąrašą. Tuo pačiu kiekviena užduotis turi konkretų vykdytoją ir laiką, kurio reikia jai atlikti. Visos užduotys, turinčios nuorodas į dokumentą, yra susietos su jo kortele. Tai leidžia sužinoti, kokie darbai šiuo metu atliekami su dokumentu ir jų statusu.

Jei įmonė dokumentų judėjimui naudoja sudėtingus maršrutus, modeliavimui ji gali naudoti ELMA. Tai atliekama naudojant patogų ir gerai suprantamą redaktorių, turintį paprastą grafinę sąsają.

Be to, galima nustatyti įvairaus sunkumo maršrutus. Tuo pačiu metu kūrėjas gali taikyti standartiškiausias operacijas ir valdyti maršruto ypatybes naudodamas Docflow. Įgyvendinant šiuos maršrutus galimi versijų keitimai, registracija, statuso keitimai bei visiškai naujų dokumentų kūrimas. Visos šios operacijos atliekamos automatiškai.

Sukūrus maršruto modelį galima daug kartų pritaikyti, kas leidžia tiksliai perkelti įmonės dokumentus. Norėdami išsiųsti dokumentą iš anksto nustatytu maršrutu, turite naudoti jo kortelę.

Jums tereikia spustelėti meniu punktą „Siųsti maršrutu“

Įdiegdami maršrutą galite tiksliai matyti, kur dabar yra dokumentas ir kokie darbai su juo atliekami. Šiuos duomenis galima peržiūrėti kortelėje arba grafiškai žemėlapyje. Dabartinė operacija rodoma žaliame langelyje.

Elektroninių dokumentų šablonai

Šablonai gali būti naudojami norint greitai sukurti standartinius dokumentus. Jie yra būsimų dokumentų šablonai. Tam tikrose jų dalyse yra fragmentų, skirtų įterpti reikiamus duomenis (automatiškai). Sukurti šablonus gali net tie vartotojai, kurie visiškai nesupranta programavimo.

Praktikoje įmonėms dažnai reikia kurti tuos pačius dokumentus. Paprastai keičiamos tik datos, pavardės ir įmonių pavadinimai. Jei šias užduotis atliekate rankiniu būdu, tai užtruks didelis skaičius laiko ir padidėja klaidų tikimybė. ELMA šį darbą atlieka naudodama šablonus.

Viskas, ko reikia iš vartotojo, yra įvesti informaciją, kurią reikės įterpti į dokumentą plieno sistema tai padarys automatiškai.

Darbas pagal sutartį

Naudodami aprašytą programą galite atlikti daugybę darbų, susijusių su įmonės dokumentų srautu. Sutartinis darbas yra vienas iš labiausiai paplitusių ELMA naudojimo būdų. Paprastai tai apima įvairių su įmonės sutartimis susijusių užduočių vykdymą.

Įmonėse, kuriose nenaudojamas elektroninis dokumentų valdymas, sutartinis darbas susideda iš šių etapų:

1. Sutarties sudarymas pagal šabloną arba pagal anksčiau naudotas sutartis. Naujus duomenis vadovas įveda rankiniu būdu.

2. Dokumento patikrinimas advokato. Sutartį vadovas turi pateikti popierine arba elektronine forma.

3. Sutarties derinimas su įmonės profilio vadovu.

4. Sutarties pasirašymas generalinio direktoriaus.

5. Dokumento įregistravimas įmonės archyve. Šį veiksmą atlieka sekretorius ir jis įvairiose įmonėse gali labai skirtis.

6. Sutartis patenka į tų žmonių, kuriems ji skirta, rankas, vykdoma pasirašymo kontrolė.

Šis metodas turi daug trūkumų. Daugelyje organizacijų sunku atsekti dokumento vietą ir su juo susijusią veiklą. Jei reikia keisti sutartį, kyla abejonių dėl šios galimybės tinkamumo. Be to, toks patvirtinimo procesas apsunkina patvirtinimo lapo, kuriame pateikiama informacija apie sprendimo priėmimą tam tikrame dokumente, sukūrimą.

Sutartinis darbas ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas

Šioje programoje sutartiniai darbai atliekami naudojant maršrutus, kuriuos lengva pavaizduoti grafines diagramas. Dauguma visi veiksmai atliekami automatiškai. Kelios operacijos, kurioms reikalingas vartotojo dalyvavimas, diagramose pažymėtos raudonais stačiakampiais.

Spustelėkite, kad atidarytumėte visą žemėlapį

Sukurti sutartį

Prieš siunčiant dokumentą konkrečiu maršrutu, jis sukuriamas. Galite naudoti paruoštą failą arba sukurti naują naudodami šabloną.

Po to sutartis gali būti siunčiama iš anksto nustatytu maršrutu.

1. Pirmas žingsnis yra sutarties su advokatu susitarimas... Formoje pateikiamas problemos aprašymas ir su dokumentu susiję duomenys. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai spustelėti, kad pamatytumėte dokumento kortelę. Meniu vadiname specialios operacijos „Sutinku“, „Atmesti“.

2. Siunčiu profilio vyr. Jeigu dokumento taisyti nereikia, advokatas jį siunčia tvirtinti atitinkamam įmonės vadovui. Tuo pačiu metu advokatas nurodo terminus, dalyvius ir palieka pastabas. Koordinavimas gali būti atliekamas tiek lygiagrečiai, tiek nuosekliai.

3. Sutartį derina profilio vyr. Tai vyksta taip pat, kaip ir advokato patvirtinimas. Patvirtinimo lapą galite pamatyti užduoties puslapio apačioje. Jame galite sužinoti apie visus dalyvius, jų sprendimus, pastabas ir užduoties atlikimo laiką.

4. Sutarties pasirašymas generalinio direktoriaus.Šiame etape direktorius gali susipažinti su visomis sutarties versijomis ir pasirinkti vieną iš jų pasirašyti. Jis gali naudoti nurodytas operacijas „Pasirašyta“, „nepasirašyta“.

5. Registracija. Pasirašyta sutartis registruojama įmonės biure. Tarnautojas turi užpildyti dokumentų kortelę. Informacija į registracijos žurnalą patenka automatiniu režimu.

Ten galite matyti duomenis apie visus užregistruotus dokumentus.

6. Kontroliuojant. Vadovas stebi operacijas, kurias su sutartimi atlieka sandorio šalis. Po to, kai dokumentą pasirašo sandorio šalis, jo maršrutas baigiasi.

Kaip matote, ELMA darbas su sutartimis tampa tikslesnis ir geriau organizuotas.

Kartu neįtraukiamas ir dokumento praradimas, o viršininkas visada gali sužinoti, kas ir kokius veiksmus atlieka su sutartimi šiuo metu.

Tvirtinimo lape, kuris sukuriamas pasibaigus tvirtinimo procesui, aiškiai matyti, kas ir kokiu laiku atliko veiksmus su dokumentu.

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas

Elektroninis biuras

Elektroninis biuras automatizuoja gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymą, dokumentų registravimą. Elektroninis biuras yra ELMA ECM + programos dalis ir leidžia tinkamai organizuoti darbą su elektroniniais dokumentais: judėjimą, registravimą, saugojimą ir paiešką. Naudodamiesi elektroniniu biuru galite kontroliuoti užsakymų vykdymo eigą, peržiūrėti valdymo sprendimus, greitai rasti popierinius dokumentų originalus

Sutarčių valdymas

Sutarčių valdymas leidžia išversti sutarčių ir susijusių dokumentų rengimą, tvirtinimą, saugojimą ir apdorojimą. ELMA: Sutarčių valdymo sprendimas sukurtas efektyviam ir patogiam darbui su sutartimis per visą jų gyvavimo ciklą. Automatizuoti dokumentų kūrimo, tvirtinimo, apskaitos ir paieškos procesai kelis kartus sutrumpina darbo su sutartimis laiką.

OSA ir vidaus dokumentai

Vidaus dokumentų skyriuje organizuojamas darbas su atmintinėmis ir organizaciniais bei administraciniais dokumentais įmonėje. ELMA ECM + programa palaiko visą atmintinių, užsakymų ir kitų tipų vidinių dokumentų dokumentų apyvartos procesą: kūrimą, tvirtinimą, registravimą, peržiūrą, pasirašymą, vykdymo kontrolę ir saugojimą sistemoje.

Biuro užrašai

Dirbti su vidiniais dokumentais ELMA sistemoje dažniausiai sukuriamas specialus procesas „Atmintinė“, kuris užtikrina pilną viso memorandumų apdorojimo ciklo automatizavimą. Jums nebereikia kaupti šūsnių popierių, pereiti ilgus dokumentų tvirtinimo etapus. Kūrimas, registracija, siuntimas adresatams, dokumentų paieška – viskas automatizuota ir pateikiama elektronine forma.

Sąskaitų derinimas

Sąskaitų faktūrų suderinimo funkcija automatizuoja sąskaitų faktūrų derinimą, apmokėjimą ir saugojimą. ELMA ECM + galite nustatyti automatizuotą sąskaitų faktūrų apmokėjimo paraiškų apdorojimo procesą. Ši organizacija leidžia reaguoti laiku ir apmokėti sąskaitas. Visi patvirtinimo etapai tampa skaidrūs, kontroliuojami ir lengvai valdomi. Sąskaitų registras palengvina greitą mokėjimų analizę ir ataskaitų sudarymą.

Nestandartiniai dokumentai

„Nestandartiniams“ dokumentams ir dokumentų srautams, naudodamiesi dokumentų valdymo sistema, galite greitai nustatyti pagrindinius procesus, kurie leis greitai pereiti prie elektroninių dokumentų mainų įmonės viduje.