ELMA - Elektronische Dokumentenverwaltung. ELMA: Geschäftsprozessmanagementsystem

ELMA ECM + ist eine Lösung zur Organisation des internen elektronischen Dokumentenmanagements des Unternehmens. Die Lösung basiert auf der ELMA BPM-Plattform, die es ermöglicht, neben Standard-Workflow-Prozessen durchgängige Geschäftsprozesse des Unternehmens zu implementieren.

Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements

EDF-Kontur

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist eine Übersetzung des Umlaufs von Dokumenten von der Papierform in die elektronische Form. Alle Aktionen, die im Umgang mit Papier so verständlich und vertraut sind, werden in elektronischer Form umgesetzt.

Die Menge dieser Aktionen (Prozesse) ist durch den europäischen Standard für elektronische Dokumentenmanagementsysteme MoReq2 gut geregelt. Nach diesem Standard müssen für die Übersetzung in elektronische Form die folgenden grundlegenden Prozesse implementiert werden: Erstellung, Bewegung, Speicherung, Suche, Anzeige, Sicherheit usw. Dieser Ansatz systematisiert das Umsetzungsverfahren. Es ermöglicht Ihnen, den gesamten Stream in einzelne Teile aufzuteilen. Für eine Reihe von Dokumenten und Dokumentenflüssen gibt es bereits Standardlösungen, die sich lohnen.

Elektronisches Büro

Electronic Office automatisiert die Verarbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten sowie die Registrierung von Dokumenten.

Vertragsmanagement

Mit dem Vertragsmanagement können Sie die Vorbereitung, Genehmigung, Speicherung und Bearbeitung von Verträgen und zugehörigen Dokumenten übersetzen.

Interne Dokumente

Der Bereich Interne Dokumente organisiert die Arbeit mit Memos und organisatorischen und administrativen Dokumenten im Unternehmen.

Abgleich von Rechnungen

Der Abschnitt Rechnungsabgleich automatisiert den Abgleich, die Zahlung und die Speicherung von Rechnungen.

Für "nicht standardisierte" Dokumente und Dokumentenflüsse mit dem Dokumentenmanagementsystem können Sie schnell Basisprozesse einrichten, die einen schnellen Wechsel zu elektronischer Austausch Dokumente im Unternehmen.

EDMS-Funktionen

ECM-Klassensysteme enthalten eine Reihe von Funktionen, die für die schnelle Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen notwendig sind.

Strichcodierung

Die Arbeit mit Barcodes ermöglicht Ihnen die schnelle Suche nach Dokumenten in einem elektronischen Archiv anhand einer Papierkopie. Der Scanner liest den Barcode und das System findet das Dokument schnell im System.

EDS (Elektronische digitale Signatur)

Zur Bildung des kryptographischen Schutzes beim Arbeiten mit elektronischen Dokumenten gibt es in der Grundauslieferung von ELMA ECM+ eine "Elektronische Digitale Signatur"

Suche / Volltextsuche

ELMA ECM + implementiert Suchfunktionen nach Dokumentattributen und implementiert Volltextsuche in hochgeladenen Dokumenten. Die Volltextsuchmaschine unterstützt die Morphologie der russischen Sprache.

Flexible Konfiguration von EDMS

Eine der wichtigen Funktionen des EDMS ist die flexible Anpassung an die Prozesse des Unternehmens, in dem das EDMS eingesetzt wird. Hier ist eine unvollständige Liste der EDMS-Komponenten, die konfiguriert werden müssen.

Dokumentrouten

Dokumenttypen

Um einen strukturierten Dokumentenspeicher in ELMA ECM + aufzubauen, können Sie Verschiedene Arten Unterlagen. Jeder Dokumenttyp hat seine eigenen Verhaltensmerkmale: eine Reihe von Attributen, Aussehen Karten, Routen usw.

Dokumentvorlagen

Um Dokumente und Dokumentenpakete mithilfe einer Vorlage in ELMA ECM + zu generieren, wurde ein Vorlagenmechanismus entwickelt. Vorlagen können im Office-Format (MS Word, MS Excel) erstellt werden. Für die Bildung von Schablonen ist es möglich, Zyklen, Bedingungen zu verwenden.

Nomenklatur der Dokumente

Die Nomenklatur der Dokumente bestimmt, wie Dokumente in Fälle gruppiert werden. Wenn ein Dokument erstellt wird, fällt es nach bestimmten Regeln in den Fall, was die Weiterverarbeitung und Suche von Dokumenten erleichtert.

Dokumentenregister

Bei der Konfiguration der Anwendung kann der Administrator schnell Dokumentenregister erstellen. Dies können Register wie "Unbezahlte Rechnungen", "Überfällige Verträge", "Unbearbeitete Eingänge" usw. sein. Das geht schnell und mit der Maus.

Transportwege von Dokumenten

Auch die Bewegungswege von Dokumenten werden mit der „Maus“ konfiguriert. Dazu wird der grundlegende ELMA-Mechanismus zur Verwaltung von Geschäftsprozessen verwendet. Für die ECM+-Anwendung wurde ein großer Satz von Blöcken für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten erstellt - Signieren, Freigeben, Einarbeiten in Dokumente usw.

Zusatzfunktionen

Externe Anwendungen ergänzen die Möglichkeiten von ELMA ECM +.

App

Mobile Anwendungen

ELMA ECM+ hat entwickelt mobile Anwendungen für iPhone, iPad und Android-Smartphones.

Mobile Anwendungen enthalten Blöcke von eingehenden Aufgaben, Kontrolle und Feed. Alle Funktionen der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden unterstützt - Genehmigung, Unterzeichnung, Prüfung usw.

ELMA-Agent

Eine weitere nützliche ELMA-Anwendung ist ELMA Agent. Dies ist eine kleine Anwendung, die auf einem Computer installiert wird (Windows, Mac OS, Linux werden unterstützt).

ELMA Agent benachrichtigt über Ereignisse im System, ermöglicht die Arbeit mit der Multifunktionsleiste und ermöglicht Ihnen das bequeme Arbeiten mit elektronischen Dokumenten (einschließlich der Online-Bearbeitung).

MS Outlook-Plug-in

Plug-in für MS Outlook ermöglicht es Ihnen, Aufgaben für eingehende Briefe zu erstellen, Dokumente aus Anhängen zu erstellen. Die Anwendung ist in MS Outlook integriert.

Der Dokumentenfluss existiert in jeder Organisation: von der asketischsten Form zwischen einem Buchhalter und einem Direktor in Papierform bis hin zu einer komplexen Kette paralleler und sequentieller Aktionen im Rahmen der Arbeit mit einem elektronischen Dokument. Für jeden Verwandten große Firma Dokumentenmanagement ist keine leichte Aufgabe: Gerade bei einer großen Anzahl von Dokumenten ist es wirklich schwierig, alle Fälle in Ordnung zu halten.

Das System der elektronischen Dokumentenverwaltung wird dazu beitragen, die Dinge im Dokumentensystem der Organisation zu ordnen, um die Arbeit mit Dokumenten klar und effizient zu gestalten.

Anwendung "ELMA: Elektronisches Dokumentenmanagement" ermöglicht es Ihnen, die Ausführung von Operationen zu automatisieren organisierte Lagerung, Suche, Registrierung, Sichtung und Verfolgung aktueller Aktionen mit Dokumenten. Dank der Anwendung ELMA: Electronic Document Management beginnen die Dokumente in der Organisation richtig zu funktionieren.

Russische elektronische Dokumentenmanagementsysteme können den Benutzer oft mit ihrer umständlichen, aber möglicherweise funktionalen Oberfläche erschrecken. Bei der Entwicklung der Anwendung ELMA: Electronic Document Management, eine der am meisten vorrangige Aufgaben war es, eine angenehme, komfortable und intuitive Benutzeroberfläche zu schaffen. Die Anwendung ELMA: Electronic Document Management verfügt über eine Standardschnittstelle zur Dateispeicherung, die selbst unerfahrenen Computerbenutzern vertraut ist. Auf zusätzliche Anwendungsfunktionen kann über Symbolleistenschaltflächen und durchdacht platzierte Menüs zugegriffen werden. Somit sieht der Nutzer nur das, was er zum Arbeiten wirklich benötigt – alle unnötigen Elemente werden ausgeblendet, können aber bei Bedarf leicht zugänglich sein. Dies stellt sicher schnelle Entwicklung im System - in nur zwei oder drei Sitzungen.

Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche verbirgt umfangreiche Funktionen, die in den Händen eines etwas erfahreneren Benutzers zum Lösen verwendet werden können schwierige Aufgaben Arbeitsabläufe in der Organisation. So ermöglicht die Anwendung "ELMA: Electronic Document Management" die Aufzeichnung des Dokumentenumlaufs, die Optimierung der Arbeit eines Sachbearbeiters und erfordert gleichzeitig keine vertieften Kenntnisse der Benutzer in der Verwaltung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme .

Eingabe und Registrierung von Dokumenten

Die Oberfläche zum Erfassen und Registrieren von Dokumenten im System ist einfach und übersichtlich – sie ist als Wizard implementiert, der aus mehreren aufeinander folgenden Schritten besteht. Bei der Eingabe eines Dokuments in das System muss der Benutzer nur die erforderlichen Details des Dokuments angeben und ein elektronisches Dokument anhängen. Basierend auf diesen Informationen generiert das System eine Dokumentenkarte – eine Seite, auf der alle Informationen zum Dokument präsentiert werden. Wenn ein Dokument registriert wird, muss der Benutzer auch einige zusätzliche Registrierungsattribute angeben. Je nach Systemeinstellungen können diese Operationen vereinfacht oder umgekehrt erweitert werden.

Jedes Dokument im System kann eine unbegrenzte Anzahl von Dateiversionen haben. In diesem Fall ist nur eine Version der Datei aktuell (aktuell) und der Rest sind entweder ihre Entwürfe oder veraltete Versionen der Datei. Somit wird die gesamte Änderungshistorie des Inhalts des Dokuments auf einer einzigen Karte des Dokuments gespeichert. Gleichzeitig können Versionen desselben Dokuments, die im Zuge seiner Genehmigung, Überarbeitung und anderer Aktionen häufig geändert werden, unterschiedliche Formate haben. Die Versionierung des Dokuments vermeidet Verwechslungen und das wiederholte Erstellen mehrerer Kopien der Karte desselben Dokuments.

Ein erheblicher Teil der Informationen kommt immer noch in Papierform an die Organisation, aber der Input Papierdokumente zu ELMA ist kein Problem. Wenn ELMA Agent auf dem Computer installiert ist, ermöglicht Ihnen die Anwendung ELMA: Electronic Document Management, gescannte Dokumente automatisch im elektronischen Dokumentenmanagementsystem der Organisation zu speichern. Daher unterscheidet sich die Methode der Eingabe von Papierdokumenten in das System praktisch nicht von der Eingabe elektronischer Dokumente - Sie müssen nur zum richtigen Zeitpunkt die Schaltfläche "Scannen" drücken. Zusätzlich Software auf dem Computer installiert werden, ebenso wie unnötige Scanvorgänge und das Speichern von Dateien auf der Festplatte nicht erforderlich sind.

Zur Registrierung von Dokumenten im ELMA-System wird das Office-Tool verwendet. Im Amt wird den Unterlagen eine Registrierungs- und Kontrollkarte beigefügt und zugewiesen Registrierungs Nummer.

Archiv elektronischer Dokumente

Alle Dokumente der Anwendung ELMA: Electronic Document Management bilden ein einziges elektronisches Archiv - eine Dokumentenablage. Das Dokumentenarchiv verfügt über eine komfortable Suche, mit der Sie die erforderlichen Dokumente nicht nur anhand ihres Namens, sondern auch anhand bestimmter Details schnell finden können. Suchergebnisse werden streng nach den Rechten des Benutzers an Dokumenten angezeigt - Dokumente, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat, werden ausgeblendet.

Jedes Dokument des elektronischen Archivs hat eine persönliche Karte, auf der Sie vollständige Informationen über das Dokument erhalten: Dateien mit Versionen des Dokuments, seine Details sowie eine Liste aller Arten von Aktivitäten, die daran durchgeführt oder durchgeführt werden.

Die Bewegung von Dokumenten in der Organisation

Einer der Hauptvorteile des Einsatzes elektronischer Dokumentenmanagementsysteme ist die komfortable Organisation der Arbeit mit Dokumenten. Die Arbeit der Interpreten mit Dokumenten erfolgt vollständig in in elektronischer Form, die es ermöglicht, nicht nur den versehentlichen Verlust des Originaldokuments zu verhindern, sondern auch den Zeitaufwand für die Durchführung von Aktionen mit Dokumenten erheblich zu verkürzen, die Reaktionszeit der Ausführenden auf die erhaltenen Aufgaben zu verkürzen und ggf großen Personenkreis, um gleichzeitig eine vollwertige Arbeit mit dem Dokument zu leisten.

Mit der ELMA-Software können Sie den Dokumentenverkehr (Workflow) in einem Unternehmen entlang beliebig komplexer Routen organisieren. Der Weg des Dokuments bestimmt, durch welche Mitarbeiter der Organisation das Dokument geleitet wird, sowie die Reihenfolge und Art der Arbeit, die sie damit ausführen.

ELMA ist eine Art System, das es Verwaltungsgesellschaften ermöglicht, einen ziemlich effektiven Prozess der Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu schaffen und ihre Arbeit unter Kontrolle zu halten, was zu einer Verbesserung der Produktivität des gesamten Unternehmens führt.

1. Woraus ELMA besteht.

Dies sind spezielle Anwendungen, mit denen Sie ein Unternehmen problemlos führen können. Sie funktionieren sowohl kollektiv als auch getrennt.

ELMA-Anwendungen:

• ELMA: Elektronischer Umlauf von Dokumenten... Es ermöglicht die automatische Durchführung des elektronischen Umlaufs von Dokumenten und dank des WorkFlow-Systems können Sie das System einfach so konfigurieren, dass es den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
• ELMA: Kennzahlenmanagement... Ermöglicht die Umsetzung der Prinzipien Zielmanagement im Unternehmen sowie die Entlohnung der Arbeit nach Ergebnis und Umfang der geleisteten Arbeit. Die Einführung eines gelockerten Formulars ermöglicht das Ausfüllen einer Reihe gezielter Leistungsindikatoren ( KPI, KPI) und regeln eine qualitativ hochwertige und zeitnahe Kontrolle über das Erreichen der Planwerte von Indikatoren in der Strategie und den Zielen des Unternehmens - die Umsetzung des Mechanismus Bsc.
• ELMA: Geschäftsprozessmanagement... Implementiert ein bestimmtes Konzept BPM(was heißt Geschäftsprozess Verwaltung), dank dem Sie flexibel adaptiv bauen können Informationssysteme, sowie Lösungen, die sich mit der Transformation der Geschäftsprozesse im Unternehmen schnell ändern. Um sie zu modellieren, arbeitet die Anwendung nach dem internationalen BPMN-Standard.
• ELMA: Projektmanagement... Sie ermöglichen es Ihnen, die Verwaltung der Projektaktivitäten des Unternehmens einfach zu regulieren. Zusammen mit Aufgabenmanagement, Projektzeitleiste (oder Gantt-Diagramm) und Verwaltung eines ganzheitlichen Projektinformationsraums ermöglicht Ihnen diese Anwendung (ELMA: Project Management) die problemlose Verwaltung beispielhafter Geschäftsprozesse und Budgets.
• ELMA: CRM... Diese Anwendung ist ein operatives CRM, das für die Verkaufsprozesse (Sales-Funnel-Mechanismen) verantwortlich ist und ein Archiv der Beziehungen zu den Kontrahenten Ihres Unternehmens verwaltet. Diese ELMA-Anwendung steht nicht allein und ist beim Kauf einer ELMA-Anwendung in der Ersteinrichtung enthalten.
• ELMA: Internes Portal... Es ist die Wurzelbasis für alle ELMA-Anwendungen. Es wird nicht separat verkauft, sondern ist nur im Bundle mit anderen ELMA-Anwendungen enthalten.

Diese Anwendung:

• organisiert die Struktur des gesamten Unternehmens;
• verwaltet ihre Aufgaben;

Darüber hinaus enthält es einen Kalender, einen Nachrichtenfeed und einen Webspeicher für Dokumente.

2. ELMA-Pakete

• ELMA ECM. Führt operativ das Unternehmen, es besteht aus den Anwendungen "ELMA: Business Process Management", "ELMA: Electronic Document Management", es basiert auf "ELMA: Internal Portal"
• ELMA BPM-SUITE. Organisiert das Management der Unternehmensprozesse, basierend auf den Kennzahlen der Indikatoren der ausgeführten Prozesse, kombiniert die Kennzahlen der Prozesse, der Personalmotivation und der Unternehmensstrategie. Besteht aus den Applikationen "ELMA: Business Process Management", "ELMA: Performance Management" und basiert zusätzlich auf "ELMA: Internal Portal"

3. ELMA-System und seine Architektur

Das Programmpaket, aus dem das ELMA-System besteht:

• ELMA-Designer;
• ELMA-Server;
• ELMA-Agent.

Designer ELMA... Diese Anwendung wird nach vorheriger Registrierung auf dem Benutzercomputer des Mitarbeiters installiert. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Sie Prozesse einfach simulieren und Konfigurationen erstellen können.

ELMA-Server – ursprüngliches Element System, und um seine Arbeit zu starten, müssen Sie es zuerst registrieren. Es besteht aus gebündelten Komponenten: einer Webanwendung, einer Datenbank, einem Konfigurationsserver und einem Benachrichtigungsserver.

ELMA-Agent... Nach der Installation auf dem Computer des Benutzers zeigt der Agent vom Server generierte Online-Benachrichtigungen für den Benutzer an. Für den Anfang ist eine Registrierung absolut nicht erforderlich, es kann auf einer unbegrenzten Anzahl von Computern in einer Organisation installiert werden, was ein weiteres Plus des Systems ist.

Das ELMA-System implementiert die SOA-Architektur und stellt alle notwendigen Schnittstellen für die Systemerweiterung bereit. ELMA startet jeden Geschäftsprozess, der von einer externen Anwendung geladen wurde und ruft diese Anwendung auf (unterstützt synchrone und nicht asynchrone Aufrufe).

4. Verwendung des ELMA-Systems

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Führende Unternehmen " Elewise"Entwickelten einzigartiger Weg Prozessansatz im Unternehmen, der eine neue Software verwendet und wirksames Produkt ELMA.

Es wurde für Unternehmen geschaffen, die entschlossen sind, einen Prozessansatz für das Management zu implementieren, den Ort adaptiver Geschäftsprozesse (die "optimiert" werden können, um die Geschäftsbedingungen und die Gesetzgebung zu erfüllen).

Zur eigenständigen Nutzung aller Vorteile der Unternehmensprozesse führt er die initiale Informationssammlung durch, studiert die Flow-Aktivitäten des gesamten Unternehmens, findet Bedarfe und legt gemeinsam mit seinem Management das Aufgabenspektrum fest, das gelöst werden soll. Als Ergebnis wird eine Liste von Aufgaben erstellt, die bei der Einführung des Systems zu lösen sind.

Dann prüft er (ELMA-Produkt) organisatorische Struktur dieses Unternehmens und gibt Empfehlungen zur Verbesserung dieser Struktur. Seine Modernisierung ist der wichtigste Teil seines eigenen Organisationswachstums. Parallel dazu erfolgt eine Aktualisierung und Reduzierung auf die tatsächliche Form der Besetzungstabelle.

Dann passiert vollständige Analyse Flow-Aktivität des Unternehmens. Der Zweck dieser Analyse besteht darin, eine bestimmte Anzahl von Geschäftsprozessen für die weitere Automatisierung zu markieren. Als Ergebnis erhält man ein Netzwerk solcher Prozesse, das den Stand der Dinge im Unternehmen widerspiegelt dieser Moment... Zudem ist die kollaborative Verantwortung für den geleisteten Arbeitsaufwand genau definiert. Dies erhöht die Disziplin in der Ausführung und die Kontrollierbarkeit des Personals deutlich. Der Leiter kann den Stand der Dinge im Unternehmen so sehen, wie er ist, um für sich konkrete Rückschlüsse auf die Arbeit jedes seiner Untergebenen zu ziehen.

Nach der Bildung der Primärmodelle werden zusammen mit dem Management und den hauptverantwortlichen Ausführenden die erzielten Ergebnisse und die Erwartungen des Managements verglichen.

In dieser Phase als Modell unternehmerische Tätigkeit und die Reihenfolge der Durchführung von Operationen kann gemäß den Anforderungen der Manager angepasst werden. Oft handelt es sich um ausgedehnte Sitzungen des gesamten Unternehmens, bei denen alle verantwortlichen Akteure eigene Vorschläge zur Verbesserung der Aktivitäten des Unternehmens machen. Damit ist die Organisation erfolgreich.

Technische Spezialisten bereiten ihrerseits den Einsatz der Lösung beim Kunden vor. Diese Phase besteht aus der Installation auf dem Server und der Überprüfung der Systemleistung an den Benutzerarbeitsplätzen. Auch extreme Hinweise und Mängel, Mängel in der Systemarbeit werden beseitigt. Gleichzeitig lernen die Mitarbeiter des Kunden den Umgang mit dem Programm und erhalten erste Kenntnisse im Bereich der Geschäftsprozesse.

5. Aufgrund des ELMA-Systems können die Mitarbeiter:

1. ihre Verantwortung verantwortungsvoller wahrnehmen, da die Prozesse geregelt sind, wissen sie (Mitarbeiter) genau, was er zu tun hat. Darüber hinaus schafft ELMA eine wirksame Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben seitens der Geschäftsleitung;
2. effizienter bei der Lösung "typischer" Probleme zu arbeiten, dank der personellen Besetzung der Prozesse und der Disziplin des Unternehmens;
3. sparen Sie Zeit bei der Suche nach dem benötigten Dokument - jetzt sind sie mit „zwei Klicks“ verfügbar;
4. durch schnellen Zugriff auf Dokumente und ein klares Verantwortungsbewusstsein in jedem Geschäftsprozess schnell die benötigten Informationen finden und eigenständig Entscheidungen treffen;
5. neue Mitarbeiter lernen leichter.

Neben:

- der Informationsverlust bei der Übertragung von Aufgaben zwischen den Mitarbeitern und das Arbeitsvolumen auf Papier werden reduziert;

Der Dokumentenfluss ist für jedes Unternehmen notwendig und kann in auf veschiedenen Wegen... Manchmal wird dieser Prozess als Übertragung von Papieren zwischen dem Direktor der Organisation und dem Buchhalter durchgeführt, und manchmal handelt es sich um eine Reihe von Transaktionen im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten, d. sogenannt Elektronische Dokumentenverwaltung.

V Großunternehmen Die Zirkulation von Dokumenten erfordert einen erheblichen Aufwand, da die Aufrechterhaltung der Ordnung in solchen Fällen eine ziemlich schwierige Aufgabe ist.

Um Ordnung in der Unternehmensdokumentation zu gewährleisten und die Effizienz des Papierkrams zu steigern, können Sie ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem einsetzen.

Eine Anwendung namens ELMA: "Elektronisches Dokumentenmanagement" ermöglicht die Speicherung, Registrierung, Suche, Sichtung und Überwachung von Aktionen an Dokumenten im automatischen Modus. ELMA hilft dabei, dass die Dokumente eines bestimmten Unternehmens tatsächlich funktionieren.

Video zum ELMA Unternehmensführungssystem

Elektronische Kontrollsysteme inländischer Herkunft sind oft

haben eine umständliche Benutzeroberfläche, die einige Benutzer erschreckt.

ELMA ist einfach zu bedienen und verständlich

Schnittstelle.

Diese Anwendung hat die übliche Dateischnittstelle

Speicher, der auch für Benutzer ohne viel Erfahrung geeignet ist

Anwendungen von Computern.

Hinsichtlich zusätzliche Funktionen, dann erfolgt der Zugriff auf sie mit Hilfe spezieller Tasten und komfortabler Menüs. Dieser Ansatz ermöglicht es dem Benutzer, nur die Elemente zu sehen, die er in seiner Arbeit benötigt. Gleichzeitig bleibt der Rest verborgen, kann aber bei Bedarf verfügbar werden. Auf diese Weise können Sie sich nach mehrmaliger Verwendung mit dem System vertraut machen.

Eine einfache Schnittstelle behindert nicht die Existenz umfangreicher Funktionen, die die Umsetzung ziemlich komplexer Arbeiten im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss des Unternehmens gewährleisten.

Die beschriebene Anwendung ermöglicht es, die Abrechnung des Dokumentenumlaufs zu organisieren und die Arbeit des Sachbearbeiters zu verbessern, setzt jedoch keine ernsthaften Kenntnisse des Benutzers auf dem Gebiet des elektronischen Dokumentenumlaufs voraus.

Dokumenteneingabe und Registrierung

Sowohl die Eingabe als auch die Registrierung von Dokumenten in diesem System ist sehr einfach, was über eine gut verstandene Oberfläche erreicht wird. Es ist ein Assistent, der eine bestimmte Anzahl von Schritten umfasst. Für die Eingabe eines Dokuments in das System sind lediglich die erforderlichen Angaben und der Anhang eines elektronischen Dokuments erforderlich.

Basierend auf diesen Daten kann das System eine Dokumentenkarte erstellen, die alle sie betreffenden Informationen speichert. Wenn eine Registrierung erforderlich ist, müssen Sie bestimmte Registrierungsattribute eingeben. Alle beschriebenen Aktionen können einfacher oder breiter sein, dies hängt von den Besonderheiten der Einstellungen ab.

Alle Dokumente im System können beliebig viele Dateiversionen haben. Nur eine Version wird als aktuelle Datei verwendet, alle anderen sind veraltete oder Entwurfsversionen. Auf diese Weise können Sie alle verfügbaren Informationen zu Dokumentänderungen auf einer Karte speichern. Bemerkenswert ist auch, dass Dokumentvarianten, die sich während der Bearbeitung, Genehmigung und vielen anderen Vorgängen ändern, in unterschiedlichen Formaten dargestellt werden können. Eine große Anzahl von Versionen eines Dokuments ermöglicht es, Probleme und die Notwendigkeit, mehrere Karten zu erstellen, zu beseitigen.

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit Informationen, die auf Papier präsentiert werden. Bei Verwendung des ELMA-Systems ist es möglich, papierartige Dokumente einzugeben. Die Anwendung namens ELMA Agent ermöglicht es, gescannte Kopien von Dokumenten automatisch im Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens zu speichern. Dies bedeutet, dass die Einführung papierartiger Dokumente in das System nicht schwieriger ist als die Einführung ihrer elektronischen Pendants. In diesem Fall müssen Sie nicht auf Ihrem Computer installieren zusätzliche Programme und führen Sie unnötige Aktionen im Zusammenhang mit Speichern und Scannen durch.

Um ein Dokument in ELMA zu registrieren, wird ein Tool namens Office verwendet. Jedes Dokument im Amt hat eine eigene Registrierungsnummer und ist mit einer speziellen Kontrollkarte ausgestattet.

Archiv elektronischer Dokumente

ELMA erstellt ein Repository für alle verfügbaren Dokumente, das als elektronisches Archiv bezeichnet wird. Mit Hilfe des Archivs findet man sehr schnell benötigtes Dokument, indem Sie entweder den Namen oder einige Details verwenden.

Außerdem kann sich jeder Benutzer nur mit den Dokumenten vertraut machen, auf die er Zugriff hat. Wenn kein Zugriff auf Dokumente besteht, kann er sie nicht sehen.

Im Archiv haben alle Dokumente ihre eigenen individuellen Karten, mit deren Hilfe Sie alle notwendigen Daten erhalten - Details, Dokumentversionen und Verschiedene Arten Verwandte Aktivitäten.

Der Dokumentenverkehr im Unternehmen

Systeme für das elektronische Dokumentenmanagement bieten eine hervorragende Möglichkeit, Aktivitäten im Zusammenhang mit Dokumenten zu unterstützen. Gleichzeitig führen die Darsteller verschiedene Tätigkeiten mit Dokumenten in elektronischer Form durch.

Durch diesen Ansatz lassen sich viele Vorteile erzielen, darunter die Reduzierung des Zeitaufwands für die Bearbeitung von Dokumenten, die Vermeidung von Originalverlusten und die Beschleunigung der Reaktion des Auftragnehmers im Zusammenhang mit der anstehenden Aufgabe. Darüber hinaus können viele Personen gleichzeitig bestimmte Aktionen mit Dokumenten ausführen.

Mit ELMA können Sie die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation auf Pfaden unterschiedlicher Komplexität sicherstellen. Die Besonderheiten der Route bestimmen, welche Mitarbeiter mit dem Dokument umgehen und welche Aktionen darauf ausgeführt werden.

Wege elektronischer Dokumente

ELMA bietet eine flexible Verwaltung von Dokumentenbewegungen in einer Organisation. Um solche traditionellen Vorgänge wie das Studium, die Überprüfung oder die Genehmigung von Dokumenten durchzuführen, sind nur wenige Klicks erforderlich. Wenn Aufgaben parallel ausgeführt werden müssen, kann die Arbeit mit einem Dokument von mehreren Benutzern gleichzeitig ausgeführt werden. Unter solchen Bedingungen ermöglicht das System den beteiligten Künstlern eine einfache Zusammenarbeit.

Um dokumentenbezogene Arbeiten zu erbringen, verfügt ELMA über ein sehr praktische Werkzeuge... Basierend auf dem Beschluss des Chefs können Sie eine Liste der Aufgaben erstellen, die für das Dokument relevant sind. Gleichzeitig hat jede Aufgabe einen bestimmten Executor und die Zeit, die es braucht, um sie abzuschließen. Alle Aufgaben, die Links zu einem Dokument haben, sind mit seiner Karte verknüpft. Dadurch ist es möglich herauszufinden, welche Art von Arbeit gerade an dem Dokument und deren Status ausgeführt wird.

Für den Fall, dass ein Unternehmen komplexe Wege für die Bewegung von Dokumenten verwendet, kann es ELMA zur Modellierung verwenden. Dies geschieht mit einem praktischen und gut verständlichen Editor, der über eine einfache grafische Oberfläche verfügt.

Darüber hinaus ist es möglich, Routen mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden festzulegen. Gleichzeitig kann der Entwickler mit Docflow die meisten Standardoperationen anwenden und Routenfunktionen verwalten. Bei der Umsetzung dieser Routen sind Versionsänderungen, Registrierungen, Statusänderungen und die Erstellung komplett neuer Dokumente möglich. Alle diese Vorgänge werden automatisch ausgeführt.

Einmal erstellt, kann das Routenmodell mehrfach angewendet werden, was ein präzises Verschieben von Unternehmensdokumenten ermöglicht. Um ein Dokument entlang einer vorgegebenen Route zu senden, müssen Sie seine Karte verwenden.

Sie müssen nur auf den Menüpunkt "Entlang der Route senden" klicken.

Während Sie die Route implementieren, können Sie genau sehen, wo sich das Dokument gerade befindet und welche Art von Arbeit damit ausgeführt wird. Diese Daten können entweder auf der Karte oder grafisch auf der Karte angezeigt werden. Der aktuelle Vorgang ist mit einem grünen Kästchen gekennzeichnet.

Elektronische Dokumentvorlagen

Mit Vorlagen können schnell Standarddokumente erstellt werden. Sie sind Vorlagen für zukünftige Dokumente. Einige Abschnitte davon enthalten Fragmente, die dazu dienen, die erforderlichen Daten dort (automatisch) einzufügen. Das Erstellen von Vorlagen liegt auch in der Hand von Benutzern, die keine Programmierkenntnisse haben.

In der Praxis müssen Unternehmen oft dieselben Dokumente erstellen. In der Regel werden nur die Daten, Nachnamen und Firmennamen geändert. Wenn Sie diese Aufgaben manuell ausführen, dauert es große Menge Zeit und die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt. ELMA erledigt diese Arbeit mit Hilfe von Vorlagen.

Der Benutzer muss lediglich Informationen eingeben, die in das Dokument eingefügt werden müssen Stahlsystem wird es automatisch tun.

Auftragsarbeit

Mit der beschriebenen Anwendung können Sie viele Arten von Arbeiten im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss des Unternehmens ausführen. Vertragsarbeit ist eine der häufigsten Anwendungen für ELMA. Es umfasst in der Regel die Erfüllung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit den Verträgen des Unternehmens.

In Unternehmen, die kein elektronisches Dokumentenmanagement verwenden, besteht die Vertragsarbeit aus den folgenden Phasen:

1. Vertragserstellung nach Vorlage oder auf Basis bereits verwendeter Verträge. Neue Daten werden vom Manager manuell eingegeben.

2. Überprüfung des Dokuments durch einen Anwalt. Der Manager muss den Vertrag in Papierform oder in elektronischer Form einreichen.

3. Abstimmung des Vertrages mit dem Profilleiter des Unternehmens.

4. Vertragsunterzeichnung durch den Generaldirektor.

5. Registrierung des Dokuments im Archiv des Unternehmens. Dieser Schritt wird von einer Sekretärin durchgeführt und kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein.

6. Der Vertrag fällt in die Hände der Personen, für die er bestimmt ist, die Kontrolle über die Unterzeichnung erfolgt.

Diese Methode hat viele Nachteile. In vielen Organisationen ist es schwierig, den Speicherort des Dokuments und die damit verbundenen Aktivitäten zu verfolgen. Besteht ein Vertragsänderungsbedarf, kommen Zweifel an der Relevanz dieser Option auf. Darüber hinaus erschwert ein solcher Genehmigungsprozess die Erstellung eines Genehmigungsblatts, das Informationen über die Entscheidungsfindung zu einem bestimmten Dokument anzeigt.

Vertragsarbeit in ELMA: Elektronisches Dokumentenmanagement

In dieser Anwendung erfolgt die Vertragsarbeit über leicht darstellbare Wege als grafische Diagramme. Großer Teil alle Aktionen werden automatisch ausgeführt. Die wenigen Vorgänge, die eine Benutzerbeteiligung erfordern, sind in den Diagrammen durch rote Rechtecke gekennzeichnet.

Klicken, um die vollständige Karte zu öffnen

Vertrag erstellen

Bevor ein Dokument entlang einer bestimmten Route gesendet wird, wird es erstellt. Sie können eine vorgefertigte Datei verwenden oder mithilfe einer Vorlage eine neue erstellen.

Danach kann der Vertrag entlang einer vordefinierten Route gesendet werden.

1. Der erste Schritt ist Vertragsabschluss mit Rechtsanwalt... Das Formular enthält eine Problembeschreibung und Daten zum Dokument. Alles, was Sie tun müssen, ist, auf die Dokumentenkarte zu klicken. Es gibt spezielle Operationen im Menü namens "Zustimmen", "Ablehnen".

2. Senden an den Profilchef. Wenn das Dokument nicht überarbeitet werden muss, wird es von einem Rechtsanwalt an den zuständigen Leiter des Unternehmens zur Genehmigung geschickt. Gleichzeitig gibt der Anwalt die Begriffe, Teilnehmer an und hinterlässt Kommentare. Die Koordination kann sowohl parallel als auch seriell erfolgen.

3. Der Vertrag wird vom Profilchef koordiniert. Dies geschieht in gleicher Weise wie die Zustimmung eines Rechtsanwalts. Das Genehmigungsblatt ist unten auf der Aufgabenseite zu sehen. Darin können Sie sich über alle Teilnehmer, deren Entscheidungen, Kommentare und den Zeitpunkt des Einsatzes informieren.

4. Vertragsunterzeichnung durch den Generaldirektor. In dieser Phase kann sich der Regisseur mit allen Vertragsversionen vertraut machen und eine davon zur Unterzeichnung auswählen. Er kann die genannten Operationen verwenden "signiert", "nicht signiert".

5. Anmeldung. Der unterzeichnete Vertrag wird im Büro des Unternehmens registriert. Der Sachbearbeiter muss eine Dokumentenkarte ausfüllen. Informationen gelangen im automatischen Modus in das Registrierungsprotokoll.

Dort sehen Sie Daten zu allen registrierten Dokumenten.

6. Kontrolle. Der Manager überwacht die Operationen, die mit dem Kontrakt von der Gegenpartei ausgeführt werden. Nachdem das Dokument von der Gegenpartei unterzeichnet wurde, endet seine Route.

Wie Sie sehen, macht ELMA die Arbeit mit Verträgen genauer und besser organisiert.

Gleichzeitig ist der Verlust eines Dokuments ausgeschlossen und der Chef kann jederzeit erfahren, wer und welche Aktionen mit dem Vertrag gerade durchgeführt werden.

Im Genehmigungsblatt, das nach Abschluss des Genehmigungsprozesses erstellt wird, ist klar ersichtlich, wer und zu welchem ​​Zeitpunkt Tätigkeiten mit dem Dokument ausgeführt hat.

Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements

Elektronisches Büro

Electronic Office automatisiert die Verarbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten sowie die Registrierung von Dokumenten. Elektronisches Büro ist Teil der Anwendung ELMA ECM + und ermöglicht es Ihnen, die Arbeit mit elektronischen Dokumenten richtig zu organisieren: Bewegung, Registrierung, Speicherung und Suche. Mit Hilfe des elektronischen Büros können Sie den Fortschritt der Auftragsausführung kontrollieren, die Entscheidungen der Geschäftsführung einsehen und auch Papieroriginale von Dokumenten schnell finden

Vertragsmanagement

Mit dem Vertragsmanagement können Sie die Vorbereitung, Genehmigung, Speicherung und Bearbeitung von Verträgen und zugehörigen Dokumenten übersetzen. ELMA: Contract Management ist für ein effizientes und komfortables Arbeiten mit Verträgen über den gesamten Lebenszyklus ausgelegt. Automatisierte Prozesse der Erstellung, Genehmigung, Abrechnung und Suche von Dokumenten reduzieren die Arbeitszeit mit Verträgen um ein Vielfaches.

ASO und interne Dokumente

Der Bereich Interne Dokumente organisiert die Arbeit mit Memos und organisatorischen und administrativen Dokumenten im Unternehmen. Die Anwendung ELMA ECM + unterstützt den gesamten Prozess des Dokumentenflusses von Memos, Bestellungen und anderen Arten von internen Dokumenten: Erstellung, Genehmigung, Registrierung, Überprüfung, Unterzeichnung, Ausführungskontrolle und Speicherung im System.

Büronotizen

Um mit internen Dokumenten im ELMA-System zu arbeiten, wird normalerweise ein spezieller Prozess "Memo" erstellt, der eine vollständige Automatisierung des gesamten Zyklus der Verarbeitung von Memoranden gewährleistet. Sie müssen keine Papierstapel mehr ansammeln und müssen keine langwierigen Phasen der Dokumentengenehmigung durchlaufen. Anlegen, registrieren, an Adressaten versenden, Dokumente suchen – alles wird automatisiert und in elektronischer Form präsentiert.

Abgleich von Rechnungen

Die Rechnungsabgleichsfunktion automatisiert den Abgleich, die Zahlung und die Speicherung von Rechnungen. In ELMA ECM + können Sie einen automatisierten Prozess zur Bearbeitung von Rechnungszahlungsanforderungen einrichten. Diese Organisation ermöglicht es Ihnen, zeitnah zu reagieren und Rechnungen zu bezahlen. Alle Genehmigungsstufen werden transparent, kontrollierbar und einfach zu verwalten. Das Kontoregister ermöglicht eine schnelle Analyse der Zahlungen und das Reporting.

Nicht standardisierte Dokumente

Für „nicht standardisierte“ Dokumente und Dokumentenflüsse können Sie mit dem Dokumentenmanagementsystem schnell Basisprozesse einrichten, die Ihnen einen schnellen Umstieg auf den elektronischen Dokumentenaustausch im Unternehmen ermöglichen.