ELMA - Електронно управление на документи. ELMA: Система за управление на бизнес процесите

ELMA ECM +е решение за организиране на вътрешно корпоративно електронно управление на документи. Решението е изградено върху платформата ELMA BPM, която позволява, наред със стандартните процеси на работния процес, да се внедряват бизнес процеси от край до край на компанията.

Организация на електронния документооборот

EDF контур

Въвеждането на система за електронно управление на документи е превод на документооборота от хартиен в електронен вид. Всички действия, които са толкова разбираеми и познати при работа с хартия, се изпълняват в електронен вид.

Наборът от тези действия (процеси) е добре регламентиран от европейския стандарт за системи за електронно управление на документи MoReq2. Съгласно този стандарт за преобразуване в електронна форма трябва да се реализират следните основни процеси: създаване, движение, съхранение, търсене, показване, сигурност и др. Този подход систематизира процедурата по прилагане. Позволява ви да разделите целия поток на отделни части. За редица документи и потоци от документи вече има стандартни решения, които си струва да използвате.

Електронен офис

Електронен офис автоматизира обработката на входящи и изходящи документи, регистрация на документи.

Управление на договори

Управлението на договори ви позволява да превеждате подготовката, одобрението, съхранението и обработката на договори и свързани документи.

Вътрешни документи

Секция Вътрешни документи организира работа с бележки и организационно-административни документи в предприятието.

Съгласуване на фактури

Разделът за съгласуване на фактури автоматизира съгласуването, плащането и съхранението на фактури.

За "нестандартни" документи и потоци от документи, използващи системата за управление на документи, можете бързо да настроите основни процеси, което ще ви позволи бързо да преминете към електронен обмендокументи във фирмата.

EDMS функции

Системите от клас ECM съдържат редица функции, необходими за бързото внедряване на електронно управление на документи в една компания.

Баркодиране

Работата с баркодове ви позволява бързо да търсите документи в електронен архив с помощта на хартиено копие. Скенерът чете баркода и системата бързо намира документа в системата.

EDS (Електронен цифров подпис)

За формиране на криптографска защита при работа с електронни документи в основната доставка на ELMA ECM + има "Електронен цифров подпис"

Търсене / Пълнотекстово търсене

ELMA ECM + реализира функции за търсене по атрибути на документа и реализира пълнотекстово търсене в качени документи. Пълнотекстовата търсачка поддържа морфологията на руския език.

Гъвкава конфигурация на EDMS

Една от важните функции на EDMS е възможността за гъвкаво приспособяване към процесите на компанията, в която се внедрява EDMS. Ето частичен списък на компонентите на EDMS, които трябва да бъдат конфигурирани.

Маршрути за документи

Видове документи

За да изградите структурирано съхранение на документи в ELMA ECM +, можете да конструирате Различни видоведокументи. Всеки тип документ има свои собствени характеристики на поведение: набор от атрибути, външен видкарти, маршрути и др.

Шаблони за документи

Разработена е шаблонна машина за генериране на документи и пакети от документи с помощта на шаблон в ELMA ECM +. Шаблони могат да бъдат съставени в офис формат (MS Word, MS Excel). За формиране на шаблони е възможно да се използват цикли, условия.

Номенклатура на документите

Номенклатурата на документите определя как документите се групират в дела. Когато се създаде документ, той попада в делото по определени правила, което улеснява по-нататъшната обработка и търсене на документи.

Документни регистри

Когато конфигурира приложението, администраторът може бързо да генерира регистри на документи. Това могат да бъдат регистри като "Неплатени фактури", "Просрочени договори", "Необработени входящи" и т.н. Това става бързо и с мишката.

Маршрути на движение на документи

Маршрутите за движение на документи също се конфигурират с "мишката". За това се използва основният механизъм ELMA за управление на бизнес процеси. За приложението ECM + е създаден голям набор от блокове за работа с електронни документи - подписване, одобрение, запознаване с документи и т.н.

Допълнителни функции

Външните приложения допълват възможностите на ELMA ECM +.

Мобилно приложение

Мобилни приложения

ELMA ECM + е разработена мобилни приложенияза смартфони iPhone, iPad и Android.

Мобилните приложения съдържат блокове от входящи задачи, контрол и канал. Поддържат се всички функции за работа с електронни документи – одобрение, подписване, разглеждане и т.н.

Агент на ЕЛМА

Друго полезно приложение на ELMA е ELMA Agent. Това е малко приложение, което е инсталирано на компютър (поддържат се Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent уведомява за събития в системата, осигурява работа с лентата и ви позволява удобно да работите с електронни документи (включително да ги редактирате онлайн).

Приставка за MS Outlook

Plug-in за MS Outlook ви позволява да създавате задачи за входящи писма, да създавате документи от прикачени файлове. Приложението е интегрирано в MS Outlook.

Документопотокът съществува във всяка организация: от най-аскетична форма между счетоводител и директор на хартиен носител до сложна верига от паралелни и последователни действия в рамките на работата с електронен документ. За всеки роднина голяма компанияуправлението на документи не е лесна задача: наистина е трудно да се поддържат всички дела в ред, особено при голям брой документи.

Системата за електронно управление на документи ще помогне да се подредят нещата в системата от документи на организацията, да се направи работата с документи ясна и ефективна.

Приложение "ELMA: Електронно управление на документи"ви позволява да автоматизирате изпълнението на операциите организирано съхранение, търсене, регистриране, наблюдение и проследяване на текущи действия с документи. Благодарение на използването на приложението ELMA: Електронно управление на документи, документите в организацията започват да работят наистина.

Руските системи за електронно управление на документи често могат да изплашат потребителя със своя тромав, но вероятно функционален интерфейс. При разработването на приложението ELMA: Електронно управление на документи, едно от най- приоритетни задачибеше да се създаде приятен, удобен и интуитивен потребителски интерфейс. Приложението ELMA: Електронно управление на документи има стандартен интерфейс за съхранение на файлове, познат дори на неопитни компютърни потребители. Допълнителните функции на приложението са достъпни чрез бутони на лентата с инструменти и внимателно разположени менюта. По този начин потребителят вижда само това, от което наистина се нуждае, за да работи - всички ненужни елементи са скрити, но могат да бъдат лесно достъпни, ако е необходимо. Това гарантира бързо развитиев системата - само за две-три сесии.

Прост и интуитивен интерфейс крие богата функционалност, която в ръцете на малко по-опитен потребител може да се използва за решаване сложни задачиработния процес в организацията. По този начин приложението „ELMA: Електронно управление на документи“ ви позволява да водите записи на документооборота, да оптимизирате работата на служител и в същото време не изисква от потребителите да имат задълбочени познания за управлението на системите за електронно управление на документи .

Въвеждане и регистрация на документи

Интерфейсът за въвеждане и регистриране на документи в системата е прост и ясен - реализиран е като съветник, който се състои от няколко последователни стъпки. При въвеждане на документ в системата потребителят ще трябва само да посочи необходимите данни за документа и да прикачи електронен документ. Въз основа на тази информация системата генерира карта за документи - страница, на която се представя цялата информация за документа. Ако даден документ е регистриран, потребителят също ще трябва да посочи някои допълнителни атрибути за регистрация. В зависимост от настройките на системата, тези операции могат да бъдат опростени или, обратно, разширени.

Всеки документ в системата може да има неограничен брой версии на файлове. В този случай само една версия на файла ще бъде актуална (текуща), а останалите ще бъдат или неговите чернови, или остарели версии на файла. По този начин цялата история на промените в съдържанието на документа се съхранява на една карта на документа. В същото време версиите на един и същ документ, които често се променят в хода на неговото одобрение, ревизия и други действия, могат да имат различни формати. Версионирането на документа избягва объркване и многократно създаване на няколко копия на картата на един и същ документ.

Значителна част от информацията все още идва в организацията на хартиен носител, но на входа хартиени документиза ELMA не е проблем. Приложението ELMA: Електронно управление на документи, ако ELMA Agent е инсталиран на компютъра, ви позволява автоматично да запазвате сканирани документи в системата за електронно управление на документи на организацията. Следователно методът на въвеждане на хартиени документи в системата практически не се различава от въвеждането на електронни документи - трябва само да натиснете бутона "Сканиране" в точното време. Допълнителен софтуеринсталиран на компютъра, точно както няма да са необходими ненужни операции по сканиране и запис на файлове на твърдия диск.

За регистриране на документи в системата ELMA се използва инструментът Office. В Службата към документите се прилага и присвоява регистрационна и контролна карта регистрационен номер.

Архив на електронни документи

Всички документи на приложението ELMA: Електронно управление на документи образуват единен електронен архив - хранилище на документи. Архивът на документи има удобно търсене, което ви позволява бързо да намерите необходимите документи не само по техните имена, но и по определени подробности. Резултатите от търсенето се показват в строго съответствие с правата на потребителя върху документи - документите, до които потребителят няма достъп, ще бъдат скрити.

Всеки документ от електронния архив има лична карта, на която можете да получите пълна информация за документа: файлове с версии на документа, неговите данни, както и списък на всички видове дейности, които се извършват или извършват върху него.

Движението на документи в организацията

Едно от основните предимства на използването на системи за електронно управление на документи е възможността за удобно организиране на работа с документи. Работата на изпълнителите с документи се извършва изцяло в в електронен формат, което позволява не само да се предотврати случайна загуба на оригиналния документ, но и значително да се намали времето, необходимо за извършване на действия с документи, да се намали времето за реакция на изпълнителите на получените задачи, а също така, ако е необходимо, да се позволи голяма група хора, за да осигури едновременно пълноценна работа с документа.

Софтуерът ELMA ви позволява да организирате движението на документи (работен поток) във фирма по маршрути с всякаква сложност. Маршрутът на документа определя през кои служители на организацията ще премине документът, както и реда и естеството на работата, която те ще извършват с него.

ELMA е вид система, която позволява на управляващите компании да създават доста ефективен процес на взаимодействие между служителите и да поддържат работата им под контрол, което ще доведе до подобряване на производителността на цялата компания.

1. От какво се състои ELMA.

Това са специални приложения, които ви позволяват да управлявате компания без затруднения. Те функционират както колективно, така и поотделно.

ELMA приложения:

• ELMA: Електронен документооборот... Тя дава възможност за автоматично провеждане на електронно обръщение на документи, а благодарение на системата WorkFlow можете лесно да конфигурирате системата, така че да отговаря на нуждите на компанията.
• ELMA: Управление на показателите... Позволява прилагане на принципите целево управлениевъв фирмата, както и възнаграждение на труда въз основа на резултатите и обема на извършената работа. Въвеждането на облекчена форма ще позволи попълването на набор от целеви показатели за ефективност ( KPI, KPI), и регулират висококачествен и навременен контрол върху постигането на планираните стойности на показателите в стратегията и целите на компанията - прилагането на механизма Bsc.
• ELMA: Управление на бизнес процеси... Реализира определена концепция BPM(Какво означава Бизнес процесУправление), благодарение на което можете да изградите гъвкави адаптивни Информационни системи, както и решения, които се променят бързо заедно с трансформацията на бизнес процесите в компанията. За да ги моделира, приложението работи според международния стандарт BPMN.
• ELMA: Управление на проекти... Те ще ви позволят лесно да регулирате управлението на проектните дейности на компанията. Заедно с управлението на задачите, графика на проекта (или диаграмата на Гант) и управлението на цялостно информационно пространство за проекта, това приложение (ELMA: Project Management) ви позволява да управлявате примерни бизнес процеси и бюджет без затруднения.
• ЕЛМА: CRM... Това приложение е оперативен CRM, отговорен за процесите на продажби (механизми на фунията на продажбите) и поддържането на архив на взаимоотношенията с контрагентите на вашата компания. Това приложение ELMA не е самостоятелно и е включено в първоначалната настройка при закупуване на което и да е приложение ELMA.
• ELMA: Вътрешен портал... Това е основната основа за всички приложения на ELMA. Не се продава отделно, а е включен само в пакета с други ELMA приложения.

Това приложение:

• организира структурата на цялата фирма;
• управлява задачите си;

Освен това включва календар, канал за съобщения и уеб хранилище за документи.

2. ELMA пакети

• ELMA ECM. Оперативно управлява компанията, състои се от следните приложения „ELMA: Управление на бизнес процесите“, „ELMA: Електронно управление на документи“, базирано е на „ELMA: Вътрешен портал“
• ELMA BPM SUITE. Организира управлението на процесите на компанията, на базата на метриките на показателите на изпълняваните процеси, съчетава метриките на процесите, мотивацията на персонала и стратегията на компанията. Състои се от приложения "ELMA: Управление на бизнес процесите", "ELMA: Управление на производителността" и също така се базира на "ELMA: Вътрешен портал"

3. Система ELMA и нейната архитектура

Наборът от програми, които съставляват системата ELMA:

• ELMA дизайнер;
• ELMA сървър;
• Агент на ЕЛМА.

Дизайнер ЕЛМА... Това приложение, подлежащо на предварителна регистрация, се инсталира на потребителския компютър на служителя. Той разполага с удобен за потребителя интерфейс, с който можете лесно да симулирате процеси и да създавате конфигурации.

ELMA сървър – изходен елементсистема и за да започне нейната работа, първо трябва да я регистрирате. Състои се от компоненти, обединени заедно: уеб приложение, база данни, конфигурационен сървър и сървър за известия.

Агент на ЕЛМА... След като бъде инсталиран на компютъра на потребителя, агентът показва онлайн известия, генерирани от сървъра за потребителя. За да започнете, регистрацията абсолютно не е необходима, тя може да бъде инсталирана на неограничен брой компютри на организацията, което е още един плюс на системата.

Системата ELMA реализира SOA архитектура и предоставя всички необходими интерфейси за разширяване на системата. ELMA стартира всеки бизнес процес, който е зареден от външно приложение и извиква това приложение (поддържа синхронни и неасинхронни повиквания).

4. Използване на системата ELMA

×

Водеща компания" Elewise»Разработено уникален начинпроцесният подход в предприятието, при който програмни нови и ефективен продукт ELMA.

Създаден е за компании, които са решени да прилагат процесен подход към управлението, разполагане на адаптивни бизнес процеси (които могат да бъдат „оптимизирани“ за съответствие с бизнес условията и законодателството).

За самостоятелно използване на всички предимства на процесите на компанията той извършва първоначално събиране на информация, изучава потоците на цялото предприятие, намира нуждите и заедно с ръководството си определя кръга от задачи, които трябва да бъдат решени. В резултат на това се формира списък със задачи, които трябва да бъдат решени в процеса на въвеждане на системата.

След това той (продуктът на ELMA) преглежда организационна структурана това предприятие и дава определени препоръки за подобряване на тази структура. Неговата модернизация е най-важната част от нейното собствено организационно израстване. Паралелно с това се извършва актуализация и свеждане до действителната форма на щатното разписание.

Тогава се случва пълен анализпотокова дейност на предприятието. Целта на този анализ е да маркира определен брой бизнес процеси за по-нататъшна автоматизация. В резултат на това се получава мрежа от такива процеси, отразяващи състоянието на нещата в предприятието в този момент... Освен това съвместната отговорност за обема на работата, която са свършили, е точно дефинирана. Това значително повишава дисциплината в изпълнението и контролируемостта на персонала. Ръководителят може да види състоянието на нещата в предприятието, за да си направи конкретни заключения за работата на всеки от подчинените си.

След формиране на първичните модели, заедно с ръководството и основните отговорни изпълнители, се сравняват получените резултати и очакванията на ръководството.

На този етап като модел предприемаческа дейности редът на извършване на операции, в съответствие с изискванията на мениджърите, може да се коригира. Често това са разширени срещи на цялото предприятие, на които всички отговорни изпълнители правят свои предложения за подобряване на дейността на предприятието. В резултат на това организацията е успешна.

От своя страна техническите специалисти подготвят внедряването на решението на обекта на клиента. Този етап се състои от инсталиране на сървъра и проверка на производителността на системата на потребителски работни станции. Също така се елиминират екстремни бележки и недостатъци, недостатъци в работата на системата. В същото време служителите на клиента се научават да работят с програмата и получават първоначални знания в областта на бизнес процесите.

5. В резултат на системата ELMA служителите:

1. да поемат своите отговорности по-отговорно, тъй като процесите са регулирани, те (служителите) ясно знаят какво трябва да направи. Освен това ELMA създава ефективен контрол върху изпълнението на задачите от страна на ръководството;
2. работят по-ефективно при решаване на "типични" проблеми, благодарение на персонала в процесите и дисциплината на компанията;
3. спестете време за търсене на необходимия им документ - сега те са достъпни с „две щраквания“;
4. бързо намират необходимата им информация и сами вземат решения благодарение на бързия достъп до документи и ясното съзнание за отговорност във всеки бизнес процес;
5. новите служители се учат по-лесно.

Освен това:

- загубата на информация при прехвърляне на задачи между служителите и обемът на работния поток на хартия се намаляват;

Документопотокът е необходим за всяка компания и може да се осъществи в по различни начини... Понякога този процес се извършва като прехвърляне на документи между директора на организацията и счетоводителя, а понякога това е набор от транзакции, свързани с електронни документи, т.е. т.нар Електронно управление на документи.

V големи компаниидокументооборотът изисква значителни усилия, тъй като поддържането на ред в делата в такива случаи е доста трудна задача.

За да осигурите ред в документацията на предприятието и да увеличите ефективността на работата с документи, можете да използвате електронна система за управление на документи.

Извика се приложение ELMA: „Електронно управление на документи“дава възможност за извършване на съхранение, регистрация, търсене, наблюдение и наблюдение на действия по документи в автоматичен режим. ELMA помага документите на конкретна фирма да работят действително.

Видео системата за управление на бизнеса ELMA

Често са електронни системи за управление от домашен произход

имат тромав интерфейс, който плаши някои потребители.

ELMA е лесен за използване и разбираем

интерфейс.

Това приложение има обичайния файлов интерфейс

съхранение, което ще задоволи дори потребители без много опит

приложения на компютрите.

Относно допълнителни функции, след което достъпът до тях се осигурява чрез специални бутони и удобни менюта. Този подход позволява на потребителя да вижда само елементите, от които се нуждае в работата си. В същото време останалите остават скрити, но ако е необходимо, те могат да станат достъпни. Това ви позволява да се запознаете със системата, след като я използвате няколко пъти.

Прост интерфейс не пречи на съществуването на обширна функционалност, която осигурява изпълнението на доста сложна работа, свързана с документооборота на компанията.

Описаното приложение дава възможност да се организира отчитането на документооборота и да се подобри работата на служителя, но не предполага сериозни познания на потребителя в областта на електронния документооборот.

Въвеждане на документи и регистрация

Както въвеждането, така и регистрирането на документи в тази система е много лесно, което се постига с помощта на добре разбран интерфейс. Това е съветник, който включва определен брой стъпки. Всичко, което се изисква за въвеждане на документ в системата, е необходимите данни и прикачен документ от електронен тип.

Въз основа на тези данни системата може да създаде карта за документи, която ще съхранява цялата информация, която я засяга. Ако има нужда от регистрация, тогава ще трябва да въведете определени атрибути за регистрация. Всички описани действия могат да бъдат по-прости или по-широки, зависи от спецификата на настройките.

Всички документи в системата могат да имат произволен брой версии на файлове. Само една версия ще бъде използвана като текущ файл, а всички останали ще бъдат остарели или чернови версии. Този подход ви позволява да запазите цялата налична информация за промени в документите на една карта. Също така си струва да се отбележи, че вариантите на документи, които се променят по време на обработка, одобрение и много други операции, могат да бъдат представени в различни формати. Голям брой версии на един документ позволява да се отървете от проблеми и необходимостта от създаване на множество карти.

Много компании се занимават с информация, която е представена на хартия. При използване на системата ELMA е възможно въвеждане на документи от хартиен тип. Приложението, наречено ELMA Agent, дава възможност за автоматично запазване на сканирани копия на документи в системата за управление на документи на компанията. Това означава, че въвеждането на хартиени документи в системата не е по-трудно от въвеждането на електронните им копия. В този случай не е необходимо да инсталирате на вашия компютър допълнителни програмии извършване на ненужни действия, свързани със запазване и сканиране.

За регистриране на документ в ELMA се използва инструмент, наречен Office. Всеки документ в Службата има собствен регистрационен номер и е оборудван със специална контролна карта.

Архив на електронни документи

ELMA създава хранилище за всички налични документи, което се нарича електронен архив. С помощта на архива можете много бързо да намерите изискуем документ, използвайки името му или някои подробности.

Освен това всеки потребител може да се запознае само с онези документи, до които има достъп. Ако няма достъп до никакви документи, той няма да може да ги види.

В Архива всички документи имат свои индивидуални карти, с които можете да получите всички необходими данни - детайли, версии на документа и различни видовесвързани дейности.

Движението на документи във фирмата

Системите, предназначени за електронно управление на документи, предоставят отлична възможност за подпомагане на дейности, свързани с документи. В същото време изпълнителите извършват различни дейности с документи в електронен вид.

Този подход позволява да се постигнат много предимства, включително намаляване на времето за работа с документи, предотвратяване на загубата на оригинали и ускоряване на реакцията на изпълнителя във връзка с поставената задача. Освен това в същото време много хора могат да извършват определени действия с документи.

Използвайки ELMA, можете да осигурите движението на документи в организацията по пътища с различна сложност. Спецификата на маршрута определя кои служители ще се занимават с документа и какви действия ще се извършват върху него.

Маршрути на електронни документи

ELMA осигурява гъвкаво управление на движенията на документи в една организация. За да извършите такива традиционни операции като проучване, преглед или одобрение на документи, само с няколко щраквания. Ако е необходимо паралелно изпълнение на задачи, работата с документ може да се извършва от няколко потребители едновременно. При такива условия на дейност системата позволява лесна съвместна работа на участващите изпълнители.

За да осигури работа, свързана с документи, ELMA разполага с много удобни инструменти... Въз основа на резолюцията, дадена от началника, можете да създадете списък с онези задачи, които са от значение за документа. В същото време всяка задача има конкретен изпълнител и времето, необходимо за нейното изпълнение. Всички задачи, които имат връзки към документ, са свързани с неговата карта. Това дава възможност да се разбере каква работа се извършва в момента по документа и тяхното състояние.

В случай, че една компания използва сложни маршрути за движение на документи, тя може да използва ELMA за моделиране. Извършва се с помощта на удобен и добре разбран редактор, който има прост графичен интерфейс.

Освен това е възможно да се задават маршрути с различна трудност. В същото време разработчикът може да прилага най-стандартните операции и да управлява характеристиките на маршрута с помощта на Docflow. По време на изпълнението на тези маршрути са възможни промени на версиите, регистрация, промени в статуса и създаване на напълно нови документи. Всички тези операции се извършват автоматично.

Веднъж създаден, моделът на маршрута може да се прилага многократно, което позволява прецизно движение на фирмените документи. За да изпратите документ по предварително определен маршрут, трябва да използвате неговата карта.

Просто трябва да щракнете върху елемента от менюто „Изпращане по маршрута“

В процеса на изпълнение на маршрута можете да видите къде точно се намира документът в момента и какъв тип работа се извършва с него. Тези данни могат да се видят или на картата, или графично на картата. Текущата операция е маркирана със зелено поле.

Шаблони за електронни документи

Шаблони могат да се използват за бързо създаване на стандартни документи. Те са шаблони за бъдещи документи. Някои секции от тях включват фрагменти, предназначени да вмъкват необходимите данни там (автоматично). Създаването на шаблони е по силите дори на тези потребители, които изобщо не разбират от програмиране.

На практика компаниите често трябва да създават едни и същи документи. По правило се променят само датите, фамилните имена и имената на фирмите. Ако изпълнявате тези задачи ръчно, това отнема голям бройвреме и вероятността от грешки се увеличава. ELMA извършва тази работа с помощта на шаблони.

Всичко, което се изисква от потребителя, е да въведе информацията, която ще трябва да се вмъкне в документа, всичко стоманена системаще го направи автоматично.

Работа по договор

С помощта на описаното приложение можете да извършвате много видове работа, свързани с документооборота на компанията. Работата по договор е една от най-честите употреби на ELMA. По правило включва изпълнението на различни задачи, свързани с договорите на компанията.

В тези компании, които не използват електронно управление на документи, договорната работа се състои от следните етапи:

1. Създаване на договор по образец или на база използвани преди това договори. Новите данни се въвеждат ръчно от мениджъра.

2. Проверка на документа от адвокат. Управителят трябва да представи договора на хартиен или електронен носител.

3. Съгласуване на договора с профилния ръководител на фирмата.

4. Подписване на договора от генералния директор.

5. Регистрация на документа в архива на дружеството. Тази стъпка се изпълнява от секретар и може да бъде много различна от фирма до компания.

6. Договорът попада в ръцете на тези хора, за които е предназначен, осъществява се контрол на подписването.

Този метод има много недостатъци. В много организации е трудно да се проследи местоположението на документа и дейностите, които се извършват във връзка с него. Ако има нужда от изменение на договора, възникват съмнения относно уместността на тази опция. В допълнение, такъв процес на съгласуване усложнява създаването на лист за съгласуване, който показва информация за вземането на решения по даден документ.

Договорна работа в ЕЛМА: Електронен документооборот

В това приложение договорната работа се извършва с помощта на маршрути, които са лесни за изобразяване графични диаграми. Повечето отвсички действия се извършват автоматично. Малкото операции, които изискват участие на потребителя, са обозначени с червени правоъгълници на диаграмите.

Щракнете, за да отворите пълната карта

Създайте договор

Преди да изпратите документ по определен маршрут, той се създава. Можете да използвате готов файл или да създадете нов с помощта на шаблон.

След това договорът може да бъде изпратен по предварително определен маршрут.

1. Първата стъпка е сключване на договор с адвокат... Формулярът съдържа изложение на проблема и данни, свързани с документа. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете, за да видите картата с документи. В менюто има специални операции, наречени "Съгласен", "Отказ".

2. Изпращане до началника на профила.Ако документът не изисква ревизия, той се изпраща от адвокат до съответния ръководител на дружеството за одобрение. В същото време адвокатът посочва условията, участниците и оставя коментари. Координацията може да се извършва както паралелно, така и последователно.

3. Договорът се координира от профилния началник.Това се случва по същия начин като одобрението на адвокат. Листът за одобрение може да се види в долната част на страницата със задачата. В него можете да разберете за всички участници, техните решения, коментари и часа на заданието.

4. Подписване на договора от генералния директор.На този етап директорът може да се запознае с всички версии на договора и да избере една от тях за подписване. Той може да използва посочените операции "Подписан", "неподписан".

5. Регистрация.Подписаният договор се регистрира в офиса на дружеството. Служителят трябва да попълни карта за документи. Информацията влиза в регистрационния регистър в автоматичен режим.

Там можете да видите данни за всички документи, които са регистрирани.

6. Контролиране.Мениджърът следи операциите, които се извършват с договора от контрагента. След като документът бъде подписан от контрагента, неговият маршрут приключва.

Както можете да видите, ELMA прави работата с договори по-точна и по-добре организирана.

В същото време загубата на документ е изключена и шефът винаги може да разбере кой и какви действия се извършват с договора в момента.

В листа за одобрение, който се създава след приключване на процеса на одобрение, ясно се вижда кой и по кое време е извършил дейности с документа.

Организация на електронния документооборот

Електронен офис

Електронен офис автоматизира обработката на входящи и изходящи документи, регистрация на документи. Електронният офис е част от приложението ELMA ECM + и ви позволява правилно да организирате работата с електронни документи: движение, регистрация, съхранение и търсене. С помощта на електронния офис можете да контролирате хода на изпълнението на поръчките, да преглеждате решенията на ръководството, както и бързо да намирате хартиени оригинали на документи

Управление на договори

Управлението на договори ви позволява да превеждате подготовката, одобрението, съхранението и обработката на договори и свързани документи. Решението ELMA: Contract Management е проектирано за ефективна и удобна работа с договори през целия им жизнен цикъл. Автоматизираните процеси на създаване, одобряване, отчитане и търсене на документи намаляват времето за работа с договори няколко пъти.

OSA и вътрешни документи

Секция Вътрешни документи организира работа с бележки и организационно-административни документи в предприятието. Приложението ELMA ECM + поддържа целия процес на документооборот на бележки, заповеди и други видове вътрешни документи: създаване, одобрение, регистрация, преглед, подписване, контрол на изпълнението и съхранение в системата.

Офисни бележки

За работа с вътрешни документи в системата ELMA обикновено се създава специален процес "Memo", който осигурява пълна автоматизация на целия цикъл на обработка на меморандуми. Вече няма нужда да трупате купища документи, преминавайте през дълги етапи на одобрение на документа. Създаване, регистрация, изпращане до адресати, търсене на документи – всичко е автоматизирано и представено в електронен вид.

Съгласуване на фактури

Функцията за съгласуване на фактури автоматизира съгласуването, плащането и съхранението на фактури. В ELMA ECM + можете да настроите автоматизиран процес за обработка на заявки за плащане на фактури. Тази организация ви позволява да отговаряте своевременно и да плащате сметки. Всички етапи на одобрение стават прозрачни, контролируеми и лесни за управление. Регистърът на сметки улеснява бърз анализ на плащанията и отчитане.

Нестандартни документи

За „нестандартни“ документи и документообороти, използвайки системата за управление на документи, можете бързо да настроите основни процеси, което ще ви позволи бързо да преминете към електронен обмен на документи в рамките на компанията.