ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент

Компанийн хоорондын харилцааны чанарыг сайжруулах шийдэл. Энэхүү систем нь баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах шийдлүүдийг санал болгодог бөгөөд үүний зэрэгцээ өөрийн өвөрмөц бизнесийн үйл явцыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог. Энэ нь ажлын урсгалын стандарт процессуудыг агуулдаг бөгөөд баримт бичгийн хөдөлгөөн, компанийн үйл ажиллагааны үйл ажиллагааг зохион байгуулахад тусалдаг.

ELMA ECM-ийн өөр хувилбарууд

ELMA ECM системийн тойм

ЭЛМА- компанийн бүхэл бүтэн чанарыг сайжруулахын тулд компанийн ажилчдын хооронд үр дүнтэй харилцаа холбоо тогтоох, тэдний үйл ажиллагааг хянах боломжийг олгодог компанийн удирдлагын систем.

Бүтээгдэхүүний шугам.

ELMA нь компанийг удирдахад зориулагдсан программуудын багцыг тусад нь буюу нэг мэдээллийн орон зайд хамтад нь худалдан авч, ажиллуулж болно.

• ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент.Стандарт оффисын ажлын процесс, цахим баримт бичгийн менежментийг автоматжуулдаг. WorkFlow механизмыг ашиглах нь компанийн хэрэгцээнд нийцүүлэн системийг хурдан тохируулах боломжийг олгодог.
• ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент.Уг програм нь BPM (Business Процессын менежмент), уян хатан дасан зохицох мэдээллийн системийг бий болгох боломжийг олгодог; компанийн бизнесийн үйл явц дахь өөрчлөлтийн хамт хурдан өөрчлөгдөж болох шийдлүүд. Энэхүү програм нь бизнесийн үйл явцыг загварчлахад олон улсын BPMN стандартыг ашигладаг.
• ELMA: Гүйцэтгэлийн менежмент.Энэхүү програм нь компанид зарчмуудыг хэрэгжүүлэх боломжийг танд олгоно зорилтот удирдлагагүйцэтгэлд тулгуурлан урамшуулал олгоно. "Хөнгөн хэлбэрээр" хэрэгжүүлэх нь зорилтот гүйцэтгэлийн шалгуур үзүүлэлтүүдийг (KPI, KPI) бий болгож, компанийн хөгжлийн зорилго, стратегийн хүрээнд төлөвлөсөн үзүүлэлтүүдэд хүрэх үйл ажиллагааны хяналтыг бий болгоно. (BSC механизм эсвэл тэнцвэржүүлсэн онооны картыг хэрэгжүүлэх)
• ЭЛМА: CRM. ELMA програм: CRM нь ямар ч мөнгө шаарддаггүй бөгөөд ELMA програмын аль нэгийг худалдан авахад үндсэн багцад багтсан болно. ELMA: CRM нь үйл ажиллагааны CRM бөгөөд үндсэн чиг үүрэг нь борлуулалтын үйл явцыг удирдах (борлуулалтын юүлүүр механизмыг оролцуулан) болон харилцагч талуудтай харилцах түүхийг (харилцагч талуудын суурь, харилцах, боломжит үйлчлүүлэгчид, гүйлгээ гэх мэт) хадгалах явдал юм.
• ELMA: Төслийн менежмент.Компанид төслийн менежментийг хялбархан бий болгох боломжийг танд олгоно. Стандарт даалгаврын удирдлага, төслийн хуваарь (Гантын график) болон төслийн мэдээллийн нэгдсэн орон зайг зохион байгуулахын зэрэгцээ ELMA: Төслийн менежмент нь төслийн хүрээнд стандарт бизнесийн үйл явцыг удирдах, төслийн төсвийг удирдах боломжийг олгодог.
• ELMA: Дотоод порталБүх програмууд нь нэг дээр суурилдаг - ELMA: Дотоод портал. Энэ програмыг тусад нь зардаггүй - энэ нь ELMA програмын аль нэгэнд хүргэгдсэн болно.

ELMA: Дотоод портал нь:

• Байгууллагын бүтэцкомпаниуд
• Даалгаврын удирдлага
• Хуанли
• Харилцаа холбоо. Мессежийн хангамж.
• Дотоод портал. Вэб баримт бичиг.
• Файлуудад зориулсан вэб сан

ELMA багцууд.

• ЭЛМАECM. Компанийн үйл ажиллагааны менежментийн маш сайн хэрэгсэл. Үүнд ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент, ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент зэрэг програмууд багтсан бөгөөд ELMA дотоод портал дээр суурилдаг.
• ЭЛМАBPMSuite. Энэхүү систем нь хэмжүүр, үзүүлэлтүүд, гүйцэтгэх процессууд дээр үндэслэн компанийн үйл явцын удирдлагыг зохион байгуулж, үйл явцын хэмжүүр, компанийн стратеги, ажилтнуудын урам зоригийг хооронд нь холбох боломжийг олгодог. Энэхүү багцад ELMA: Гүйцэтгэлийн менежмент, ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент багтсан бөгөөд ELMA дотоод портал дээр суурилсан болно.

ELMA системийн архитектур.

ELMA бизнесийн үйл явцын удирдлагын систем нь дараах программуудаас бүрдэнэ.

1. ELMA сервер
2. ELMA дизайнер
3. ELMA агент

ELMA серверхолбогдох бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн багц орно:

• мэдээллийн сан
• Вэб програм
• Тохиргооны сервер
• Сэрэмжлүүлэг сервер

ELMA серверсистемийн үндсэн элемент юм. Сервертэй ажиллаж эхлэхийн тулд та үүнийг бүртгүүлэх хэрэгтэй.

ELMA дизайнернь хэрэглэгчийн компьютер дээр суулгасан, процессыг загварчлах, тохиргоог бий болгоход тохиромжтой интерфейсээр хангадаг програм юм.

Дизайнертай ажиллахын тулд үүнийг бүртгүүлсэн байх ёстой.

ELMA агентнь хэрэглэгчийн компьютер дээр суулгасан програм бөгөөд серверээс тухайн хэрэглэгчдэд зориулж үүсгэсэн сэрэмжлүүлгийг бодит цаг хугацаанд харуулдаг.

ELMA Agent нь эхлэхийн тулд бүртгүүлэх шаардлагагүй бөгөөд байгууллагын хэдэн ч компьютерт суулгаж болно.

ELMA систем нь SOA архитектурыг хэрэгжүүлж, системийг өргөтгөхөд шаардлагатай интерфейсүүдийг хангадаг. ELMA нь дараахь зүйлийг зөвшөөрдөг.

• Гадны програмаас системд ачаалагдсан аливаа бизнес процессыг ажиллуул
• Гадаад програмын дуудлагын функцууд. Синхрон болон асинхрон дуудлагыг хоёуланг нь дэмждэг.

ELMA системийн хэрэгжилт.

"Elevayz" компанийн мэргэжилтнүүд ELMA програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг ашиглан аж ахуйн нэгжид үйл явцын хандлагыг хэрэгжүүлэх өвөрмөц аргачлалыг боловсруулсан. ELMA нь менежментийн үйл явцын хандлагыг хэрэгжүүлэх хүсэлтэй, бизнесийн нөхцөл байдал, зохицуулалтын шаардлага, өрсөлдөөний дарамтад нийцүүлэн өөрчилж, оновчтой болгох боломжтой дасан зохицох бизнесийн үйл явцтай компаниудад зориулагдсан орчин үеийн, хүчирхэг бүтээгдэхүүн юм.

Систем таны үйл явцын давуу талыг бүрэн ашиглахын тулд компани нь мэдээллийн анхны цуглуулга хийж, аж ахуйн нэгжийн одоогийн үйл ажиллагааг шалгаж, хэрэгцээг тодорхойлж, аж ахуйн нэгжийн удирдлагатай хамтран шийдвэрлэх зорилтуудын хүрээг тодорхойлдог. . Үүний үр дүнд системийг хэрэгжүүлэх явцад шийдвэрлэх шаардлагатай ажлуудын жагсаалт үүсдэг.

Дараа нь аж ахуйн нэгжийн зохион байгуулалтын бүтцийг судалж, түүнийг сайжруулах зөвлөмжийг өгдөг. Аж ахуйн нэгжийн зохион байгуулалтын бүтцийг сайжруулах нь түүний зохион байгуулалтын хөгжлийн хамгийн чухал хэсэг юм. Энэ үе шатанд шинэчлэгдэж байна боловсон хүчинмөн үүнийг бодит байдалд хүргэх.

Системийг хэрэгжүүлэх бэлтгэлийн дараагийн алхам бол аж ахуйн нэгжийн одоогийн үйл ажиллагаанд дүн шинжилгээ хийх явдал юм. Энэхүү шинжилгээний зорилго нь бизнесийн тодорхой тооны үйл явцыг автоматжуулахын тулд тэдгээрийг тодруулах явдал юм. Үүний үр дүнд аж ахуйн нэгжийн өнөөгийн байдлыг тусгасан үйл явцын сүлжээ үүсдэг. Түүнчлэн ажилчдын гүйцэтгэсэн ажлынхаа хэмжээгээр хариуцах хариуцлагыг тодорхой заасан байдаг. Энэ нь ажилтнуудын гүйцэтгэлийн сахилга бат, удирдах чадварыг эрс нэмэгдүүлдэг. Удирдагч нь аж ахуйн нэгжийн бодит байдлыг хардаг.

Анхан шатны загваруудыг бий болгосны дараа олж авсан үр дүн, удирдлагын алсын харааг харьцуулах ажлыг менежерүүд болон гол хариуцлагатай гүйцэтгэгчидтэй хамтран хийдэг. Энэ үе шатанд аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны загвар, аж ахуйн нэгжид тодорхой үйл ажиллагаа явуулах журмыг менежерүүдийн зорилго, зорилтод нийцүүлэн тохируулж болно. Дүрмээр бол энэ нь өргөтгөсөн хуралдааны хэлбэрээр явагддаг бөгөөд хариуцлагатай гүйцэтгэгч бүр аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг сайжруулах талаар саналаа гаргадаг. Энэ нь эцсийн эцэст бүхэл бүтэн байгууллагын амжилтын түлхүүр юм.

Техникийн мэргэжилтнүүд хариуд нь шийдлийг үйлчлүүлэгчийн сайтад байрлуулах бэлтгэл ажлыг гүйцэтгэдэг. Энэ үе шатанд сервер дээр суулгах, хэрэглэгчийн ажлын станцууд дээрх системийн ажиллагааг шалгах зэрэг орно. Эдгээр ажлын явцад системийн үйл ажиллагаанд гарсан сүүлийн тайлбар, дутагдал арилдаг. Үүний зэрэгцээ, үйлчлүүлэгчийн ажилчдыг хөтөлбөртэй харилцах, хүлээн авах сургалтанд хамруулдаг үндсэн мэдлэгбизнесийн үйл явцын чиглэлээр.

Эдийн засгийн үр ашиг.

Компанийн ажилчид ажилдаа илүү хариуцлагатай ханддагУчир нь: үйл явц нь зохицуулалттай, ажилтан юу хийх ёстойгоо тодорхой мэддэг. Нэмж дурдахад уг систем нь удирдлагаас өгсөн үүрэг даалгаврын гүйцэтгэлийг үр дүнтэй хянах боломжийг олгодог.

Ажилчдын үр ашгийг нэмэгдүүлэхкомпани дахь үйл явцыг тодорхой зохицуулж, сахилга батыг нэмэгдүүлснээр "ердийн" ажлуудыг шийдвэрлэхэд.

Ажилчдын цагийг хэмнэдэгзөвийг олохын тулд баримт бичигучир нь бүх зүйл Шаардлагатай бичиг баримт 2 товшилтоор авах боломжтой.

Ажилтнууд шаардлагатай мэдээллийг хурдан авдагболон магадгүй бие даан шийдвэр гаргахБаримт бичигт хурдан нэвтрэх, бизнесийн үйл явц бүрийн хариуцлагын хүрээний талаар тодорхой ойлголттой болсны ачаар.

Даалгаврыг нэг ажилтнаас нөгөөд шилжүүлэх үед мэдээллийн алдагдлын хувь буурдаг.

Бичиг цаасны ажил багассан.

Процессын нийт хурдыг нэмэгдүүлдэг.

Үүсгэх, хадгалахад хялбар Чанарын удирдлагын системүүдхамгийн сүүлийн үеийн үйл явцын зохицуулалтыг хүлээн авах чадвар, бизнесийн үйл явцыг байнга сайжруулах чадвартай холбоотой.

Шинэ ажилчдыг сургах, ажилд авахад хялбар болно.

Системийн давуу тал.

Системтэй ажиллахад вэб хөтөч хангалттай. Үүний ачаар та нэмэлт программ хангамж суулгахгүйгээр дэлхийн хаанаас ч системтэй ажиллах боломжтой.

Бизнесийн үйл явцыг дүрслэхийн тулд орчин үеийн BPMN хэлийг ашигладаг - өнөөдөр бизнесийн үйл явцыг дүрслэх дэлхийн хамгийн шилдэг, дэвшилтэт стандарт юм.

ГОСТ-R ISO 9001:2001 чанарын стандартын дагуу баталгаажуулалтын урьдчилсан нөхцөл болох бизнесийн үйл явцын зохицуулалтыг бий болгох чадвар. Үүний зэрэгцээ ажлын давхардлыг хасч, компани нь ажлын бодит үйл явцын талаар үргэлж зохицуулалттай байдаг.

Програм хангамжийн лицензийн "далд" хураамж авахгүй. Та мэдээллийн сан болон бусад үнэтэй бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг худалдаж авах шаардлагагүй.

Бүтээгдэхүүний үнэ нь ижил төстэй системийн үнээс 2-3 дахин бага байдаг

Дэлгэцийн агшин

ELMA дизайнер

Баримт бичигтэй ажиллах

ELMA системийн интерфейс

Үнэ

Нэг лицензийн үнэ 3000.00 рубль байна.

ELMA ECM-ийн талаархи тойм, мэдээ

2017. ELMA 3.11 нь дотоод портал болон процессын зохион бүтээгчийг сайжруулсан

Гарч ирсэн шинэ хувилбарбизнесийн үйл явц ба гүйцэтгэлийн удирдлагын системүүд - ELMA 3.11. Хөгжүүлэгчид мэдээллийн технологийн хэрэгслийн үндсэн функцүүдийн нэлээд хэсгийг өөрчлөхөөс гадна системийг хурдасгах, тогтворжуулах олон шийдлийг хэрэгжүүлсэн. Дотоод портал дээр цагийн бүсийн дэмжлэг, түүнчлэн үйлдвэрлэлийн хуанлигийн нэмэлт тохиргоог нэмсэн. Мессежтэй ажиллах үйлдлүүд болон Ажлын урсгалын процессууд чанарын хувьд шинэчлэгдсэн - ELMA Designer дээр мессежийн төрөл, процессын хувилбаруудыг онлайнаар засварлах боломжийг хэрэгжүүлсэн. Захиалгат өргөтгөлүүд - Дизайнерын үйлдлийн блокийн палитр дахь скриптүүд - хувилбартай болсон. Хөтөлбөрт өргөтгөл хайх хэрэгсэл сайжирсан. Маягтын зохион бүтээгч болон системийн тусгай программуудыг мөн сайжруулсан: ELMA Projects+ болон ELMA CRM+.

2017. ELMA системийг ОХУ-д санал болгосон шинэлэг бүтээгдэхүүний бүртгэлд оруулсан болно

ELMA бизнесийн үйл явцын удирдлагын систем нь үйлдвэрлэсэн, ашиглахыг зөвлөсөн шинэлэг бүтээгдэхүүн, технологи, үйлчилгээний бүртгэлд багтсан болно. Оросын Холбооны Улс. Бүртгэлд багтсан шийдлүүдийн талаархи мэдээллийг 94-FZ ба 223-FZ-ийн дагуу худалдан авалт хийхдээ ашигладаг. Бүртгэлд оруулах хүсэлт гаргасан бүх бүтээгдэхүүн, технологи, үйлчилгээг Шинжээчдийн зөвлөлийн гишүүд судалж үздэг. Шийдлийн өвөрмөц байдалд дүн шинжилгээ хийж, функциональ шинж чанарууд, өрсөлдөх давуу талхэрэглэгчдэд үзүүлэх эдийн засгийн үр нөлөө.

2017. ELMA өөрийн BPM системийн үнэгүй хувилбарыг гаргалаа

ELMA нь ELMA Community Edition хэмээх үнэгүй бүрэн боломжит хувилбарыг гаргалаа. Систем нь ашиглалтын хугацаа болон хэрэглэгчийн лицензийн тоонд хязгаарлалт тавьдаггүй. Энэ бол компанийн ажилд хэрэгжиж, бүх функцийг ямар ч хязгаарлалтгүйгээр үнэ төлбөргүй ашиглах боломжтой иж бүрэн BPM систем юм: бизнесийн үйл явцыг загварчлах, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг автоматжуулах, процесс дээрх ажлыг хянах, хяналтын өгөгдөл дээр үндэслэн үйл явцыг сайжруулах. Энэхүү систем нь цахим баримт бичгийн менежментийн ECM модуль, борлуулалтын үйл явцыг удирдах CRM модуль, бэлэн бизнес процесс, процессын багц болон бусад ELMA дэлгүүрийн шийдлүүдийг системд хурдан суулгаж, таны бизнесийн онцлогт тохируулан ашиглах боломжтой. Энэ шийдлийг компанийн мэдээллийн технологийн дэд бүтцэд уян хатан байдлаар нэгтгэж, үйл ажиллагааг өргөжүүлэх боломжтой. ELMA Community Edition-ийн үнэгүй хувилбарын хэрэглэгчид хөгжүүлэгчээс техникийн дэмжлэг авдаггүй ч системийг өөрөө хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай бүх нөөцийг ашиглах боломжтой.

Бизнесийн үйл явц, гүйцэтгэлийн удирдлагын системийн ELMA 3.10 шинэ хувилбар гарлаа. Шинэ хувилбарын нэн тэргүүний шинэчлэлтүүд нь: PostgreSQL DBMS-ийг ашиглах чадвар, шийдлийн гүйцэтгэл, алдааг тэсвэрлэх чадвар, ELMA програмуудад зориулсан шинэ ашигтай функцууд, түүнчлэн үйлчлүүлэгч компаниудын BPM системийн засвар үйлчилгээг хөнгөвчлөх явдал юм. Нэмж дурдахад ELMA CRM+-д валютын ханшийн давхардал, импортыг автоматаар шалгах боломжтой. CRM дээр ажиллахдаа өөр өөр ажилчид заримдаа тухайн компанийн нэг үйлчлүүлэгчийн талаарх мэдээллийг санамсаргүйгээр оруулдаг бөгөөд энэ нь ажилд саад учруулж, хэрэглэгчдийг төөрөгдүүлдэг. 3.10 хувилбарт шинэ боломж үүсгэх үед (нэмэх боломжит үйлчлүүлэгчсистемд), бүх боломжит таарч байгаа эсэхийг өгөгдлийг шалгах функц идэвхжсэн. Мөн өргөтгөсөн функц хуваарь ELMA Projects+ програмын цахим баримт бичгийн менежментийн ELMA ECM+ програмд ​​үе шаттайгаар зохицуулалтыг нэмсэн.

2015. ELMA 3.8-ийн шинэ хувилбартай ажиллах нь илүү хялбар бөгөөд хялбар болсон

ELMA 3.8 хувилбарт хөгжүүлэгчдийн нэн тэргүүний зорилт бол "" гэсэн ойлголт байв. Бэлэн шийдлүүд+ Бие даасан хэрэгжилт. ELMA 3.8 хувилбарыг гаргахтай зэрэгцэн ELMA-ийн боловсруулсан арван нэгэн шинэ бэлэн шийдлүүд болон түншүүдийн боловсруулсан хэд хэдэн шийдлүүд гарсан. Шинэ хувилбарт системийг эцэслэх үйл явц илүү хялбар болсон. ELMA Designer-ийг орхихгүйгээр бүтээх боломжтой бэлэн шийдлүүд. ELMA ECM+ програмд ​​олон өөрчлөлт орсон. Эдгээр өөрчлөлтүүд нь үйл ажиллагааг өргөжүүлэх зорилгоо биелүүлээгүй - ажлын байрыг ашиглахад тав тухтай байдлыг онцлон тэмдэглэв. Баримт бичгийг бүртгэх, бүртгэлийн параметрүүдийг тохируулах интерфейсүүд мэдэгдэхүйц сайжирсан. Мөн бид танд Microsoft Outlook мэйл клиентийн шинэ залгаасыг танилцуулж байна. Үүний тусламжтайгаар та Outlook-ээс шууд ELMA дахь захидал харилцаагаа гараар эсвэл автоматаар авах боломжтой.

2015. ABI PRODUCT компани гэрээ хэлэлцээрийн цахим систем ELMA-г хэрэгжүүлэх төслийг хэрэгжүүлж дууссан

ОХУ-ын мах боловсруулах томоохон компаниудын нэг ABI PRODUCT компани ELMA ECM+ системд суурилсан цахим гэрээ хэлэлцээрийн системийг нэвтрүүлэх төслийг хэрэгжүүлжээ. Төслийн гол зорилго нь гэрээний үндсэн үйл явцыг хурдасгах нөхцөлийг бүрдүүлэх, түүнчлэн тэдгээрийн дэмжлэг үзүүлэх эрсдлийг бууруулах явдал байв. ECM-ийг нэвтрүүлсний ачаар удирдлагын зардлыг хэмнэж чадсан (систем нь компанийн ажилтнуудыг цаасан гэрээг хэлтэсээс хэлтэс рүү гар аргаар шилжүүлэх ердийн ажлаас чөлөөлсөн). Гэрээ хэлцэл хийх цахим системийг нэвтрүүлж, гэрээ хэлцэл хийх үйл явцыг ил тод, үйл ажиллагааны хувьд удирдах боломжтой болгож, гэрээний эх бичвэрт алдагдах, зөвшөөрөлгүй өөрчлөлт оруулах явдлыг арилгасан. Уг систем нь үйл явцын зарим үе шатыг оновчлох эсвэл хассанаас болж гэрээний хөдөлгөөний хугацааг мэдэгдэхүйц багасгах боломжийг олгосон. Системийн хэрэгжилт нь зарим төрлийн гэрээний үйл явц төгс бус байгааг харуулсан бөгөөд энэ нь холбогдох үйл явцыг өөрчлөхөд нөлөөлсөн.

2013. ELMA 3.2 нь дизайны байгууллагуудад зориулсан шинэ боломжуудыг агуулдаг

ELMA 3.2-ын шинэ хувилбар гарсан бөгөөд энэ нь хэрэглэгчиддээ тав тухтай, ашиглахад хялбар байх тал дээр илүү анхаардаг. Дотоод портал хүлээн авсан нэмэлт арга хэмжээхандалтын аюулгүй байдал (токен, итгэмжлэгдсэн төхөөрөмж болон гэрчилгээгээр зөвшөөрөл авах, Single Sign On технологи). Шинэчлэгдсэн дизайн, үйл явцын зохицуулалтыг бүрдүүлэх, бизнесийн үйл явцыг нэмэгдүүлэх, Business Studio-тэй нэгтгэх. Гүйцэтгэлийн үзүүлэлтүүдийн (KPI) менежмент - хялбаршуулах, ашиглахад хялбар болгох чиглэлээр олон өөрчлөлтүүд хийгдсэн ( Бүрэн тайлбардараагийн мэдээнд байх болно). Зураг төслийн байгууллагуудад (Төслийн менежмент) хөдөлмөрийн зардлыг нэвтрүүлсэн шийдлийг хэрэгжүүлсэн.

2009. ELMA-ийн үнэгүй хувилбар гарлаа

EleWise ELMA: Үнэгүй хувилбарыг гаргаснаа зарлалаа. Энэ хувилбар нь "Tasks + Documents" хэвлэлд гарсан бөгөөд системийн 5 хэрэглэгчдэд зориулагдсан болно. ELMA: Үнэгүй хувилбар нь бизнесийн үйл явцын удирдлагын модулийг агуулаагүй болно. Хэрэв та энэхүү модулийн ажилтай танилцахыг хүсвэл ELMA-ийн демо хувилбарыг татаж авна уу. Үнэгүй хувилбар нь ELMA (Tasks+Documents Edition)-ийн бүрэн боломжит хувилбар бөгөөд дуусах хугацаагүй юм. ELMA: Үнэгүй хувилбарыг ашиглаж эхлэхийн тулд та системийг татаж авах, системийг сайтад бүртгүүлэх, системтэй ажиллах хэрэглэгчдийн жагсаалтыг оруулах шаардлагатай.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгох орчин үеийн компаниудхөгжлийн ерөнхий стратеги, зорилго, өрсөлдөөний орчин, хүссэн бүтэц, ийм шийдлийг хэрэгжүүлэхэд хүлээгдэж буй эдийн засгийн үр нөлөөгөөр удирддаг. EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зорилгод гүйцэтгэх засаглалын хяналтыг сайжруулах, алдагдсан баримт бичгийн тоог бууруулах; батлах хугацааг багасгах; стандарт баримт бичигтэй ажиллахад гарах алдааны тоог багасгах.

ERMS (ECM) функцэд тавигдах хэд хэдэн үндсэн шаардлага байдаг. Компанийн ажлын урсгалыг оновчтой болгох цаашдын амжилт нь систем эдгээр шаардлагыг дагаж мөрдөхөөс хамаарна. Баримт бичгийг батлах, даалгавар өгөх үйл явц нь "цаасан"-аас шилжүүлэхэд илүү хурдан болдог. цахим хэлбэр, баримт бичиг, захиалга боловсруулах хугацаа багасч, баримт бичигтэй ажиллах явцыг хянах боломжтой болно. Системтэй ажиллахдаа шинэ баримт бичгийн талаар гүйцэтгэгчид автоматаар мэдэгддэг бөгөөд тэдгээрийг боловсруулах хугацаа нь хяналтанд байдаг. Баримт бичгийг хурдан шуурхай олж авах, баримт бичгийг хайх, хадгалахад хялбар болгох үүднээс цахим хадгалалт зохион байгуулдаг.

Хамгаалагдсан өгөгдөлд хандах эрхийг ялгах нь чухал юм. Одоо байгаа лавлагааны өгөгдлийн дагуу стандарт баримт бичгийн хэсгүүдийг автоматаар дүүргэх, ажлын цагийг эрс багасгадаг. Менежер нь даалгаврын цаг хугацаа, хураангуй тайланг хянах тохиромжтой хэрэгсэлтэй байх нь чухал юм. Компанийн үйл ажиллагаанд мэдээллийн агуулгыг хадгалахын тулд EDMS-ийг одоо байгаа шуудангийн систем, компанид байгаа нягтлан бодох бүртгэлийн системтэй (боловсон хүчин, санхүү, нягтлан бодох бүртгэл, үйлдвэрлэлийн удирдлагын систем) хялбархан нэгтгэх хэрэгтэй.

Мөн системд алсаас ажиллах боломжид илүү олон байгууллага анхаарч байна. TO чухал шалгуурсистемийн үнэлгээ нь баримт бичиг, гүйцэтгэгч, баримт бичгийн статус гэх мэт тайланг гаргах боломжийг багтаасан болно; системийг хурдан хэрэгжүүлэх; системийг суурилуулах, засвар үйлчилгээ хийх зардал; системийг хөгжүүлэх хялбар байдал; нэмэлт асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд системийн програм хангамжийг ашиглах чадвар.

Мөн нэмэлт шаардлага:

• системд баримт бичгийн урсгал оруулах, сканнертай ажиллах чадвар;
• урьдчилан тохируулсан гэрээний удирдлагын модуль;
• таблет хувилбар;
• гар утасны үйлчлүүлэгчид.

Харьцуулалт

Эдгээр функцууд Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow болон 1C: Workflow 8 системүүдэд хэрхэн хэрэгжиж байгааг авч үзье.Эдгээр бүх системүүд нь сонгодог EDMS болон бизнесийн үйл явцын удирдлагын хэрэгслүүдийн хослол дээр суурилсан нийтлэг ойлголтоор нэгддэг. Цахим баримт бичгийн менежмент болон BPM системийн ашиг тусыг хослуулснаар компаниуд үйл явцыг хөгжүүлж, үйл ажиллагааны үр ашгийг нэмэгдүүлдэг.

Функциональ байдал, нэгтгэх сонголтууд

Шууд

Directum системийн функциональ давуу талууд нь зөвхөн бизнесийн шийдлүүдийн өргөтгөсөн каталогийг агуулдаггүй. Ажил дээрээ өдөр бүр ашигладаг функцүүдээс харахад тохиромжтой сануулагч, тоологчийг тохируулах, бар кодын шошготой ажиллах чадварыг ялгаж салгаж болно. Хавсаргасан файлуудыг урьдчилан үзэх, файлын хадгалах сан, үндсэн тохиргоонд дууссан сангуудын том сонголт, баримт бичиг үүсгэх интерактив шидтэнгүүд.

Энэхүү EDMS-ийн сөрөг талууд: Баримт бичгийн тооллого, хайлтын үр дүнд объектуудын хуудаснаа байхгүй, баримт бичгийн бүртгэлд нэмэлт хэв маягийг ашиглах боломжгүй байдаг.

Эдгээр функцийг Docsvision дээр хэрэгжүүлдэг. Програмын үндсэн цонхонд дурын вэб хуудас болон өөрчилсөн тайлангууд харагдана. Архивлагдсан баримтуудыг өгөгдлийн сангийн тусдаа хүснэгтэд шилжүүлнэ. Системийн хэрэглэгчид баталгаажуулах сонголтыг сонгох боломжтой. Бүртгэлийн картын XML тайлбарт XSLT хувиргалтыг ашигласан.

ЭЛМА

ELMA систем нь бизнесийн шийдлүүдийн өргөтгөсөн шугамаар ялгагдана. Тэдгээрийн дотор ECM + модуль (BPM систем ба сонгодог EDMS-ийн функцүүдийн хослол), Төсөл + - төслийн менежментийн стандарт функцууд болон үйл явцын менежмент; ELMA CRM+ - төгсгөл хүртэлх үйл явцыг хэрэгжүүлэх замаар үйлчлүүлэгчид чиглэсэн хандлагыг хэрэгжүүлдэг. Directum системд байхгүй KPI шийдэл.

Интеграцийн сонголтуудын хувьд ELMA ECM+ болон бусад хоёр шийдэл нь MS Outlook-тэй ажиллах нэмэлт өргөтгөлтэй. Нэмж дурдахад ELMA нь 1C: Enterprise (одоогийн бүх хувилбаруудтай) амархан нэгтгэдэг.

Төөрөлдөхгүйн тулд олон тоогоорнэмэлт, өөрчлөлттэй файлууд, програмын баримт бичиг нь хязгааргүй тооны хувилбартай байж болох боловч зөвхөн нэгийг нь шинэчилж болно. Баримт бичгийн өөрчлөлтийн түүхийг бүхэлд нь баримт бичгийн картанд цуглуулдаг.

Бүх зүйл шаардлагатай багаж хэрэгсэлбаримт бичиг дээр ажиллах, эдгээр баримт бичигтэй ажиллах гүйцэтгэх сахилга батыг хянах нь хэрэглэгчийн хурууны үзүүрт байдаг.

Баримт бичгийг компани цаасан хэлбэрээр хүлээн авсан бол сканнердсаны дараа автоматаар хадгалагдана.

Менежер нь одоогийн гүйцэтгэлийн байдлын талаархи тайланг үзэх боломжтой бөгөөд хэрэглэгчдэд үр дүнг өөрсдөд нь тохирсон байдлаар хэлбэржүүлэхийн тулд хэд хэдэн шүүлтүүрээр хангадаг.

ECM+ програмыг тухайн аж ахуйн нэгжийн хэрэгцээ, түүний зохион байгуулалтын бүтцээс хамааран чөлөөтэй өөрчлөх боломжтой.

Баримт бичгийг бүтээх ажлыг хурдасгахын тулд та загвар үүсгэж болно. Үүнийг програмчлалын ур чадваргүй ч гэсэн ямар ч хэрэглэгч ашиглах боломжтой.

Та системд шууд танигдахын тулд загварт автомат зураасан код оруулах тохиргоог хийж болно.

Шүүмжид авч үзсэн бүх системүүд нь таблет компьютер эсвэл хөдөлгөөнт төхөөрөмжөөр дамжуулан системийн функцуудтай ажиллах өөрийн гар утасны програмтай байдаг. Энэ нь шилдэг менежерүүдэд интернет холболттой хаанаас ч компанийн үйл ажиллагааны үйл ажиллагаанд оролцох боломжийг олгодог. Мобайл үйлчлүүлэгчид нь бүх гар утасны үйлдлийн системтэй нийцдэг.

Optima WorkFlow

Системийн давуу талууд нь баримт бичгийн бүртгэлд нэмэлт хэв маягийг ашиглах, баримт бичгийн бүртгэлд зураг харуулах, үзэх талбарт оруулах боломжтой. Ачаалагдсан баримт бичгийн жагсаалтыг шүүх боломжтой. Optima WorkFlow нь баримт бичгийн журнал дахь рубрикаторуудыг тохируулах, баримт бичгийн бүртгэлд сонгосон бичилтийг харах хэсгийг тохируулахыг дэмждэг. Захиалгын бүртгэлийн картын тохируулга ажиллаж байна. Гуравдагч талын вэб програмуудыг үндсэн цонхонд суулгаж болно. IBM WebSphere MQ-тай нэгдмэл байна. Архивын нэгжүүдийн үйл ажиллагааг автоматжуулах зорилгоор Архивын тусгай модулийг боловсруулсан.

1С: Ажлын урсгал 8

Ажлын үндсэн чиглэлүүд энэ шийдвэр- бичиг баримт бүрдүүлэлт, баримт бичгийн ерөнхий зохицуулалт, гэрээний удирдлага, цахим архив, өргөдөл гомдолтой ажиллах. Функцийг залгаасуудаар өргөтгөх боломжтой. Баримт бичгийн маршрутыг боловсруулахдаа файлуудыг хавсаргаж, дараа нь өөрчлөх боломжтой. Windows Explorer-ийн бүртгэл байна.

Та янз бүрийн эх сурвалжаас (хавтас, цахим шуудангийн хайрцаг, вэб).

Алдаа:дотоод шуудан байхгүй. Та бүлэг болон даалгавар бүхий хавтсанд даалгавар үүсгэх боломжгүй. Нэмж дурдахад энэ шийдэлд төслийн удирдлагын модуль байхгүй. MS Office, Open Office-с бүртгүүлэх боломжгүй. QMS баримт бичигтэй ажиллахыг дэмждэггүй. Мөн хэрэглэгчийн хувийн хавтсыг хадгалах боломжгүй.

Интерфейсүүд

Шууд

Directum систем дэх бүх үйлдлийн горимуудын интерфэйсүүд нэгдмэл байдаг тул та баримт бичиг, даалгавруудыг боловсруулах дүрмийг тохируулж болно. Орлуулах горимд систем нь мэдээллийн үнэ цэнийг хадгалдаг. Файлуудтай онлайнаар ажиллах боломжтой. Тусдаа файлд хандах эрхийг хуваарилж, тус бүрийг нь тусад нь тайлбарласан болно. Бид баримт бичгийн менежментийн үйл явцын ил тод байдлыг тэмдэглэж болно. Даалгавруудыг MS Outlook хуанлид нэмсэн. Системийн давуу тал нь тохируулж болох хайлтын загвар, жагсаалтын баганаар шүүх тохиромжтой механизм юм.

Гэхдээ бас хэд хэдэн сул талууд байдаг: элементүүдийн хуудасны гаралтын боломж байхгүй (Win32 дээр). Хамгийн бага харааны эффектийн тохиргоо. Өөр өөр хэл дээрх атрибутын нэрийг нутагшуулах боломжгүй. Картын хэмжээг өөрчлөх боломжгүй. Цахим баримт бичгийн хооронд холбоос үүсгэх үед та холбоосыг тайлбарлах тайлбар оруулах боломжгүй. Интерфэйс хэт ачаалалтай байна.

Цагаан будаа. нэг. Directum системийн интерфейс

docsvision

Docsvision нь урьдчилан тохируулсан загваруудыг ашигладаг бөгөөд тушаалын туузыг өөрчлөх боломжтой. Баримт бичгийн хоорондох төгсгөлийн холбоосыг мод хэлбэрээр харуулдаг. Холбоосууд дээр сэтгэгдэл бичих боломжтой. Даалгаврын картыг зохион бүтээх боломжтой. Хэрэгслийн самбарыг өөрчлөх боломжтой. Нэг мөрөөс бүрэн текст хайлт хийдэг, захиалгат хайлтын загварууд байдаг, хайлтын маягтын дизайныг бас өөрчлөх боломжтой.

Үүний зэрэгцээ системийн сул тал нь даалгаварт баримт бичгийг автоматаар хавсаргах боломж хомс байдаг. Процессууд нь ил тод биш, сануулагч нь зөвхөн MS Outlook идэвхжсэн үед л ажилладаг.

Цагаан будаа. 2. Docsvision системийн интерфейс

ЭЛМА

Гаднах байдлаар ELMA ECM+ интерфэйс нь стандарт файл хадгалах төхөөрөмж бөгөөд ийм системтэй туршлагагүй хэрэглэгч бие даан ажиллахад хялбар байдаг.

Баримт бичгийн бүртгэлийг тусгай шидтэн дээр хэд хэдэн дараалсан алхамаар гүйцэтгэдэг. Системд орохдоо та зөвхөн баримт бичгийн шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг зааж, цахим хувилбарыг хавсаргахад л хангалттай бөгөөд систем нь бүх өгөгдөл бүхий баримт бичгийн картыг автоматаар үүсгэдэг.

Байгууллагын талаархи бүх мэдээллийг дотоод порталд оруулсан болно. Ажилд шаардлагатай бүх хэрэгслүүд нэг дор байна: баримт бичгийн архив, даалгавар, хуанли, мессежийн хангамж, тайлан, вэб баримт.

Тохируулах явцад үйлдлүүдийг хялбаршуулж эсвэл өргөжүүлж болно.

Цагаан будаа. 3. ELMA интерфейс

Optima WorkFlow

Систем нь ойлгомжтой интерфэйстэй. Хэрэглээний хэв маягийг системд тохируулж, баримт бичгийн жагсаалтад гаргах, дэлгэрэнгүй мэдээлэл, зураг үзэх талбар, баримт бичгийн жагсаалтыг зурах хэв маягийг (фонт, бөглөх, дүрс) ашигладаг.

Талбарууд дахь тохиромжтой хайлтууд - бүртгэлийн картуудын жагсаалт, заавал байх ёстой талбаруудын харааны хяналт, нэг цонхонд файл, холбоос, баримт бичгийн хөдөлгөөнтэй ажиллах чадвар зэргийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Хавсаргасан файлуудтай ажиллахад тохиромжтой - ажил нь нэг цонхонд, бүртгүүлэх, гарах горимд онлайнаар хийгддэг. Баримт бичгийн хоорондох төгсгөлийн холбоосыг мод хэлбэрээр дүрсэлсэн.

Даалгавар үүсгэх үед та даалгаврын картыг зохион бүтээх боломжтой.

Алдаа:хэрэглэгчид шинэ сэтгүүл үүсгэх боломжгүй, баримт бичгийн цуглуулга, тохиргоог мэдээллийн санд хадгалаагүй. Бүртгэлийн картанд багажийн самбарыг тохируулах, дэлгэрэнгүй мэдээллийн нэрийг нутагшуулах боломжгүй юм. Картын хэмжээг өөрчлөх боломжгүй. Чирэх, буулгах механизмууд хэрэгжээгүй. Харилцааны картыг сонгох интерфейсийн үндсэн функц байхгүй. Өөр нэг сул тал бол даалгавар үүсгэх явцад үйл явцын тунгалаг байдал бөгөөд жүжигчдэд сануулагч тохируулах боломжгүй юм.

Цагаан будаа. 4. Optima WorkFlow интерфейс

1С: Ажлын урсгал 8

Интерфейс нь хэрэглэгчийн төрлүүдэд тохируулан өөрчилж болно. Та одоо системд нэвтэрсэн хэрэглэгчдийн жагсаалтыг харах боломжтой. RKK дизайны хэрэгслүүд (дизайнер), RKK-ийг өргөжүүлэх, өөрчлөх чадвар байдаг бол та нарийн төвөгтэй элементүүдийг ашиглах боломжтой - хүснэгт, бүтэц.

Алдаа:хавсаргасан файлуудад зориулсан суулгасан үзэгч байхгүй, бүлгийн даалгавруудыг үзэх, бүлгийн удирдагчийн гүйцэтгэгчийг томилох зэрэг байхгүй.

Цагаан будаа. 5.Интерфейс 1С: Ажлын урсгал 8

Хайлтын функцууд

Шууд

Системийн давуу тал нь баримт бичгийг бүрэн текстээр хайх, бүртгэлийн картын (RC) дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулдаг. Хайлтын загваруудыг Бүгд Найрамдах Казахстан улсын шаардлагад нийцүүлэн тохируулж болно. Баримт бичгийн бараа материалыг баганын утгаар шүүдэг. Хайлтын загваруудыг өөрчлөхөд тохиромжтой функцууд. Та хайлтын хавтас үүсгэж болно.

Сөрөг чанарууд: захиалгат хайлтанд хандах эрхийг хуваарилах боломжгүй; вэб клиент дээр тохируулсан хайлт байхгүй; цогцолбор бий болгох арга байхгүй хайлтын нэр томъёо, баримт бичгийн жагсаалт болон хайлтын үр дүнд объектын хуудаснаа байхгүй, баримт бичгийн жагсаалтад нэмэлт загвар ашиглагдаагүй болно.

docsvision

Docsvision нь XML ашиглан цогц хайлтын асуулга үүсгэх, мөн хайлтанд хандах эрхийг хуваарилах боломжийг олгодог.

Алдаа– харах самбарын удаан ажиллагаа.

ЭЛМА

ELMA ECM+ баримт бичгийг нэг цахим архивт цуглуулдаг. Баримт бичгийг хайх нь зөвхөн нэрээр нь төдийгүй баримт бичгийн карт эсвэл АС-ийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглан хурдан бөгөөд тохиромжтой байдлаар хийгддэг. Хайлтын үр дүн нь зөвхөн баримт бичигт хандах эрхтэй тохиолдолд л харагдана. Хайлтын параметрүүдийг шүүлтүүрийн форматаар хадгалдаг бөгөөд ирээдүйд та хадгалагдсан параметрүүдээр баримтыг хурдан хайж олох боломжтой.

Алдаа:баримт бичигт бүрэн текст хайлт дутмаг.

Optima WorkFlow

Баримт бичгийн бүртгэлд нийлмэл хайлтын асуулга үүсгэхийн тулд шууд мэдээллийн сангийн асуулга ашигладаг. Бүрэн текстийн хайлтыг баримт бичгийн агуулгаар, бүртгэлийн картын дээжээр хайлт хийдэг (хайлтын загваруудыг тохируулах шаардлагагүй). Та бүртгэлийн картын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хайж олох боломжтой. Хэрэглэсэн шүүлтүүрийг боломжтой бүх баримт бичгийн сэтгүүлд хэрэглэнэ.

Системийн сул тал бол захиалгат хайлтын хэв маягийг хадгалах боломжгүй юм. Баримт бичгийн бүртгэлийн картын дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүрэн эхээр нь хайх боломжгүй. Хэрэглэгчид хайлтын хавтас болон нарийн төвөгтэй хайлт үүсгэх боломжгүй. Бүртгэлийн картын дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүрэн эхээр нь хайдаггүй.

1С: Ажлын урсгал 8

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглан атрибутив хайлт хийдэг. Та хайлтын загвар үүсгэж болно, тэдгээрийн хадгалалт нь шаталсан бөгөөд ангилах боломжтой. Хайлтын үр дүнд үндэслэн тайлангуудыг гаргадаг.

Нэг асуулгад хийх боломжгүй янз бүрийн төрөлхайх. Бүртгэлийн явцад баримт бичгийн хуулбарыг автоматаар хайх дэлгэрэнгүй мэдээлэл байхгүй байна.

Захиргааны тохиргоо

Шууд

Энэхүү систем нь хэд хэдэн компанийн зохион байгуулалтын бүтцийг нэгэн зэрэг хадгалах боломжийг олгодог. Алба, ажилтнуудын талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгдөг, үүнийг өргөжүүлэх боломжтой. Орлуулах шаардлагатай бол (бүтэн эсвэл туслахаар) ирсэн имэйл/гадагш хавтаснууд автоматаар үүсгэгдэнэ. Дэд стринг шүүлтүүр болон ажиллаж байгаа хайлтын ажил.

Алдаа: GHS-ийн дэлгэц нь харагдахгүй, элементүүдийг тодорхой дарааллаар эрэмбэлэх боломжгүй, лавлах үүсгэх, бөглөхөд хэцүү, лавлах оруулгуудын нутагшуулалт байхгүй. RK-ийн дүр төрх, зан төлөвийн хамгийн бага тохиргоо.

Цагаан будаа. 6. Directum систем дэх бүртгэлийн картын харагдах байдал

docsvision

Docsvision нь хэд хэдэн компанийн ХАБЭА-г нэг дор хадгалахыг дэмждэг. Орлуулах функцүүд (байнгын эсвэл түр орлуулах) байдаг. Дэд мөрний шүүлтүүр ажилладаг. Сул тал нь Directum-ийн шинж чанаруудыг хэсэгчлэн давтдаг: ХАБЭА-г харааны дэлгэцээр харуулахгүй, элементүүдийг өгөгдсөн дарааллаар эрэмбэлэхгүй, лавлахын түүхийг хадгалах, бичсэн лавлахуудыг үүсгэх, шаталсан лавлахуудыг үүсгэх боломжгүй, суурилуулсан лавлах байхгүй. "Хэргийн нэршил" лавлах. Бүтээгчийн гүйцэтгэл бага.

Цагаан будаа. 7. Docsvision систем дэх ажилчдын лавлах

ЭЛМА

Томоохон компаниудын салбар дахь нөхцөл байдлыг хянах нь тохиромжтой. Хэд хэдэн системийг нэг цонхонд нэгтгэж, хэлтэсүүдийн нэгдсэн мэдээллийн системийг зохион байгуулж, өндөр чанартай мэдээлэл солилцдог. Хэрэглэгч өөрийн хуудаснаас гарахгүйгээр гадаад системийн талаар шаардлагатай бүх мэдээлэлтэй байна. Компанийн хэлтсийн хуудсуудын хооронд шилжих нь тохиромжтой. Нэмж дурдахад үйл ажиллагаа, сүүлийн үеийн мэдээ, баримт бичгийг үзэх, бизнесийн үйл явцыг эхлүүлэх зэрэг мэдээлэл авах боломжтой.

Цагаан будаа. найм. ELMA-д салбар хуудсуудыг тохируулж байна

Бүх салбар, хэлтсийн ерөнхий мэдээлэл даргад байдаг. Хэлтэс, ажилтнуудын талаархи мэдээллийг өргөжүүлэх боломжтой.

Ажилтныг солих ажлыг тусгай хэсэгт явуулдаг. Хугацаа дуусахад орлуулалт автоматаар хасагдана. Таныг орлуулах програм суулгах үед процессуудын даалгаврууд автоматаар түүн рүү шилждэг. Систем нь нэг удаагийн даалгавар болон байхгүй байгааг мэдээлдэг энэ ажилтан, таныг өөр уран бүтээлч сонгохыг сануулж байна.

Цагаан будаа. 9. ELMA дахь "Орлуулах" хэсгийг тохируулж байна

"Эсгүй байх хуваарь" гэсэн тусгай хэсэгт тодорхой хугацаанд ажлын байран дээр байхгүй ажилчдын жагсаалтыг харуулав.

Optima WorkFlow

Систем нь хэд хэдэн компанийн ХАБЭА-н засвар үйлчилгээг дэмждэг бөгөөд бүтэц нь тодорхой харагдаж байна. Орлуулах функцууд хэрэгжсэн (байнгын / түр орлуулах), эхний үсгээр хайж байгаа хайлт байдаг. Зүйлүүдийг өгөгдсөн дарааллаар ангилж болно; лавлахыг маш энгийн бөглөх, шаталсан лавлахуудыг үүсгэх, лавлах оруулгын хүчинтэй байх хугацааг тохируулах.

Бүртгэлийн картын загвар зохион бүтээгч, хэмжээ, дэвсгэр, хавчуурга, талбар, фонт тохируулагдсан, бүртгэлийн картын үйл явдалд скрипт скрипт ашигладаг.

Алдаа:лавлахын түүхийг хадгалах боломж байхгүй, солих тухай толин тусгал мэдээлэл байхгүй. Хэлтэс, ажилчдын талаарх мэдээлэл хамгийн бага. Та бичсэн лавлах үүсгэх, сангуудын түүхийг хадгалах, лавлах оруулгуудыг нутагшуулах боломжгүй. Скриптийн скриптийн кодын синтаксийг шалгах функц байхгүй, "радио товчлуур" төрлийн талбар байхгүй.

Цагаан будаа. 10. Optima WorkFlow дахь байгууллагын бүтцэд шинэ ажилтан нэмэх

1С: Ажлын урсгал 8

Хэрэглэгчийн ширээний компьютерийг гүйцэтгэх үүргийн дагуу тохируулдаг. Ажиллагсдын талаарх мэдээлэл, утасны жагсаалт, захидал бичих зөвлөмж гэх мэт мэдээллийг хурдан шуурхай авах боломжийг олгодог. Хэлтсийн даргын хувьд та ямар ч зорилгоор баримт бичгийг бүрэн текстээр хайх самбарыг тохируулж болно, дарга нь тайланд хурдан хандах самбар. Мэдээллийг нэвтрэх эрхийн дагуу хуваарилдаг. Байгууллагын зохион байгуулалтын бүтэц, гүйцэтгэгчдийн үүргийг бизнесийн үйл явцын гүйцэтгэгчдийг сонгоход ашиглаж болно.

"Ажилтнуудын даалгавар ба үйл явц" дэд систем нь бизнесийн үйл явцыг бий болгох, удирдах хэрэгслүүд, түүнчлэн үүрэгт суурилсан даалгаврын хаягжилтын тохиргоо, ажилчдыг солих / солих матрицын тохиргоог агуулдаг.

Бизнесийн үйл явцын загварчлал

Шууд

Систем нь тохиромжтой загварчлалын функцуудыг хэрэгжүүлдэг. Маршрутын схемийг дибаг хийх ажлыг алхам алхмаар гүйцэтгэдэг. Уг платформ нь IS-Builder хэмээх өндөр түвшний програмчлалын хэлтэй. Та өөрийн API ашиглан өөрийн функц, скриптийг үүсгэж болно. Тайлан засварлагч нь IS-Builder хэл дээр хэрэгждэг. Хасах: үндсэн блокуудын тоо хангалтгүй байна.

Цагаан будаа. арван нэгэн. Directum систем дэх бизнесийн үйл явцыг загварчлах

docsvision

Систем нь програм хангамж ашиглахгүйгээр маршрутын схемийг загварчлах, төлөвлөхөд тохиромжтой функцуудтай. Та өөрийн функцийг хөгжүүлэх боломжтой. Та өөрийн API, дуудлагын вэб үйлчилгээг ашиглан скрипт скрипт үүсгэж болно. Хэрэгсэл - MS Reporting.

Алдаа:Та оновчтой болгохын тулд энгийн блокуудын бүлгийг нэг скрипт скрипт блокоор солих хэрэгтэй.

Цагаан будаа. 12. Docsvision систем дэх бизнесийн үйл явцыг загварчлах

ЭЛМА

Бизнесийн үйл явцын загварчлалыг энгийн бөгөөд ойлгомжтой график интерфэйс бүхий "ELMA Designer" тусгай график засварлагчаар гүйцэтгэдэг. Бизнесийн үйл явцыг тайлбарлах тэмдэглэгээ нь BPMN 2.0 бөгөөд ажлын хэлхээг дүрслэхэд тохиромжтой бөгөөд шаардлагатай бараг бүх командыг агуулдаг. Бизнесийн шинжээч нь програмистын тусламжгүйгээр бизнесийн үйл явцыг зохион бүтээх боломжтой. Та компанид менежментийн загвар боловсруулж, системийг зогсоохгүйгээр үйл явцад өөрчлөлт оруулах боломжтой.

Компани дахь баримт бичгийн хөдөлгөөнийг ямар ч нарийн төвөгтэй маршрутын дагуу зохион байгуулж болно. Баримт бичгийн маршрут нь энэ баримт бичиг ямар ажилчдыг дамжих, түүнчлэн үүн дээр төлөвлөсөн ажлын дараалал, шинж чанарыг тусгасан болно. Процессын график загварыг хулганаас палитраас шаардлагатай үйлдлүүдийн блокуудыг чирч, дараа нь үйлдлүүд нь шилжилтээр холбогддог. Та шилжилтэнд сэтгэгдэл нэмж болно.

Цагаан будаа. арван гурав. ELMA EDMS-д бизнесийн үйл явц гэж тодорхойлсон баримт бичгийн маршрут

Optima WorkFlow

Систем нь бизнесийн үйл явцын загвар зохион бүтээгчтэй бөгөөд скрипт скриптүүдийг ашигладаг.

Цагаан будаа. 14. Optima WorkFlow дахь бизнесийн үйл явцыг загварчлах

Блокийн шинж чанарыг тохируулах нь хялбар байдаг. Скриптийн скриптүүд нь өөрийн API ашиглан бүтээгдэж, өөрийн функц, блокуудыг бий болгож, объектуудыг солилцооны формат руу буулгадаг. Хэрэгсэл - Crystal Reports 11.0.

Програмын харагдах байдлыг өөрчлөх, баримт бичгийн бүртгэл (багануудын харагдах байдал, дараалал, эрэмбэлэх), мэдэгдлийн тохиргоог хийх боломжтой.

Загварчлалын механизм нь тохиромжгүй, бизнесийн логикийг тохируулах функцууд нь хамгийн бага, баримт бичиг боловсруулахад зориулж скрипт скрипт бичих шаардлагатай болдог, баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийн дизайнер байдаггүй.

1С: Ажлын урсгал 8

Систем нь баримт бичгийн шилжилтийн ердийн маршрутыг бий болгодог, маршрутын салбарууд болон нөхцөлт шилжилтийг дэмждэг. Мөн тайлангийн маягт зохион бүтээгч байдаг.

Цагаан будаа. 15. 1С дахь бизнесийн үйл явцын схем: Ажлын урсгал 8

Өгөгдөл ба үйл ажиллагааны аюулгүй байдал

Шууд

Систем дэх мэдээллийн хамгаалалтыг нэвтрэх нууц үг болон Windows данс ашиглан гүйцэтгэдэг. Та хэрэглэгчийн бүлэг болон үүрэг үүсгэж болно. Дискрет ба дүрд суурилсан хандалтын хяналтын загвар байдаг бөгөөд эрх мэдэл, давуу эрх олгох боломжтой. Хандалтын эрхийг ялгах нь хавтас, RK, файл, лавлах түвшинд хийгддэг. Та эрх шилжүүлэх тохиргоог хийж болно. Шифрлэлт болон EDS ашигладаг.

Системийн сул талууд:тохируулсан хайлтанд хандах эрхийн хуваарилалт байхгүй, вэб клиент дээр тохируулсан хайлт байхгүй, та нарийн төвөгтэй хайлтын асуулга үүсгэх боломжгүй.

Харах самбаруудын гүйцэтгэл нэлээд удаан байна.

docsvision

Мэдээллийн аюулгүй байдлын хувьд системийн давуу талуудыг дараахь байдлаар тодорхойлж болно: нэвтрэх эрхийг заавал хянах боломжтой байх, бүх түвшинд нэвтрэх эрхийг ялгах; эрх шилжүүлэх тохиргоо. Шифрлэлт, тоон гарын үсгийн хэрэглээ.

ЭЛМА

Интернэтэд холбогдсон дурын газраас хэрэглэгч өөрийн нэвтрэх нэр, нууц үгээ оруулан ELMA системд нэвтэрч болно. Энэ нэвтрэлтийг бүх хэрэглэгчдэд анхдагчаар тохируулсан боловч нэвтрэх эрхийг хамгаалах гурван үндсэн арга байдаг:

1. Зөвхөн итгэмжлэгдсэн төхөөрөмжөөр нэвтэрнэ үү. Хэрэв та компьютерээс нэвтэрч байгаа бол эсвэл гар утас, итгэмжлэгдсэн хүмүүсийн жагсаалтад ороогүй тохиолдолд систем нэвтрэх боломжгүй гэж мэдээлэх болно.
2. Токен нэвтрэх. Токен бол холбогдсон төхөөрөмж юм дансхэрэглэгч бөгөөд зөвхөн түүнтэй таарах болно. Үүнээс гадна, хувь хүн өөрийн гэсэн пин кодтой байдаг. Хэд хэдэн цахим түлхүүрийн савыг жетон руу нэг дор бичиж болно - оруулах өөр өөр системүүд, мөн зөвхөн ELMA-д биш, ингэснээр хэрэглэгч бүхэл бүтэн түлхүүрүүдийг авч явах шаардлагагүй болно.
3. Сертификат оруулах. Механизм нь бараг ижил зарчмаар ажилладаг. Хэрэглэгч гэрчилгээг өөрийн дансанд холбодог. Та зөвхөн тодорхой ажлын байрны гэрчилгээг ашиглан системд нэвтэрч болно. Энэ функцийг зөвхөн Mozilla Firefox болон Internet Explorer хөтөч дээр ашиглах боломжтой.

Зөвшөөрөхийн тулд баримт бичиг эсвэл түүний хувилбарт гарын үсэг зурна уу цахим гарын үсэг. Үүний зэрэгцээ өөр ямар ч хэрэглэгч, тэр байтугай нууц үгээ мэддэг байсан ч баримт бичгийг зөвшөөрөх, гарын үсэг зурах боломжгүй болно.

ELMA нь янз бүрийн системийн объектуудад хандах эрхийг тохируулах боломжийг олгодог. Эрхийн удирдлагын гол цөм нь байгууллагын бүтцийн элементүүд болон системийн бие даасан хэрэглэгчдийн үүрэг бөгөөд тохиргооны үйл явц нь албан тушаал, хэлтэс, дэд хэсгүүдийн график дүрслэл, үүрэг хариуцлагын хуваарилалтаас бүрддэг.

Optima WorkFlow

Мэдээллийн хамгаалалтыг нэвтрэх / нууц үг, Windows данс ашиглан гүйцэтгэдэг. Бүлэг, хэрэглэгчийн үүрэг, түүнчлэн тусдаа, дүрд суурилсан хандалтын хяналтын загварыг бий болгодог. Эрх мэдэл олгох, хандалтын эрхийг хавтас түвшинд хязгаарлах, байгууллагын зохион байгуулалтын бүтцийн дагуу харьцангуй нэвтрэх эрхийг тогтоох, EDS ашиглах боломжтой.

Та нэг файлд зөвшөөрөл олгох боломжгүй. Файлыг урьдчилан харах боломжгүй.

1С: Ажлын урсгал 8

Баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хянах, баталгаажуулах янз бүрийн аргуудыг дэмжих програм хангамжийн хэрэгслүүд байдаг. Захиалга эсвэл баримт бичгийг гүйцэтгэх хугацаанд хэрэглэгчдэд эрх олгоно. EDS-ээр гарын үсэг зурсан баримт бичгүүдийг гарын үсгийн талаарх хадгалсан мэдээллийн хамт илгээдэг. Нэвтрэх эрхийг хэрэглэгчийн байр суурь, түүний үүрэг, бизнесийн үйл явц дахь оролцооны зэрэг, зулзаган эсвэл дангаар нь хуваарилдаг. Эрхийг хавтас, баримт бичгийн төрлүүдэд тохируулсан бөгөөд хавсаргасан файлд мөн хамаарах бөгөөд тэдгээр нь унших, бичихэд хязгаарлалт агуулж болно. Тайлан үзэх боломж бас хязгаарлагдмал - ажилтан зөвхөн өөрийн тайлан, менежерт - хэлтсийнхээ тайланг үзэх боломжтой.

Баримт бичгийн хэсэг (бүртгэлийн маягтын талбарууд, хавсаргасан файлууд) -д хандах эрхийн ялгаа байхгүй. Өгөгдөл нөөцлөх, сэргээх хэрэгслүүдийн систем байхгүй.

Дүгнэлт

EDMS-ийг сонгосон компаниуд ижил асуудалтай тулгардаг - тэд олж авсан систем болон байгууллагын одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг урт хугацаанд нэгтгэх шаардлагатай болдог. Бүхэл бүтэн компанийн ажлыг оновчтой болгохын тулд баримт бичгийн менежментийн үйл явцыг үндсэн төгсгөл хүртэлх үйл явцтай нэгтгэх нь чухал бөгөөд ийм хослол хэдий чинээ хурдан болно, төдий чинээ сайн. Гэсэн хэдий ч энэ цаг хугацаа шаардсан үйл явдал нь ажил нь баримт бичигтэй холбоотой бүх ажилчдаас цаг хугацаа, туршлага, байнгын харилцаа холбоог шаарддаг. Ямар нэг байдлаар системүүд нь функцээ ашиглан энэ үйл явцыг хурдасгах боломжийг олгодог. Үр дүнг нэгтгэн дүгнэж үзвэл ELMA ECM+, 1C: Document Management 8, Directum программууд гол шаардлагад нийцэж байна.

Баримт бичгийн урсгал нь компани бүрт зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд үүнийг хийх боломжтой өөр хэлбэр. Заримдаа энэ үйл явц нь байгууллагын захирал ба нягтлан бодогчийн хооронд бичиг баримт шилжүүлэх хэлбэрээр явагддаг бөгөөд заримдаа энэ нь цахим баримт бичигтэй холбоотой үйл ажиллагааны багц юм. гэж нэрлэгддэг Цахим баримт бичгийн менежмент.

В том компаниудИйм тохиолдолд эмх цэгцтэй байх нь нэлээд хэцүү ажил тул баримт бичгийн менежмент нь ихээхэн хүчин чармайлт шаарддаг.

Аж ахуйн нэгжийн баримт бичигт эмх цэгцтэй байх, цаастай ажиллах үр ашгийг нэмэгдүүлэхийн тулд та цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглаж болно.

Програм дуудсан ELMA: "Цахим баримт бичгийн менежмент"автомат горимд баримт бичиг дээрх үйлдлийг хадгалах, бүртгэх, хайх, батлах, хянах боломжтой болгодог. ELMA-г ашиглах нь тухайн компанийн баримт бичгийг бодитой болгоход тусалдаг.

ELMA бизнесийн удирдлагын системийн тухай видео

Дотоодын гарал үүсэлтэй цахим хэлбэрийн хяналтын систем нь ихэвчлэн байдаг

зарим хэрэглэгчдийг айлгадаг нүсэр интерфейстэй.

ELMA програмыг ашиглах, ойлгоход хялбар

интерфейс.

Энэ програм нь ердийн файлын интерфейстэй

их туршлагагүй хэрэглэгчдэд ч тохирох хадгалах сан

компьютерийн програмууд.

Нэмэлт функцүүдийн хувьд тэдгээрт хандах хандалтыг тусгай товчлуурууд болон тохиромжтой цэсээр хангадаг. Энэ арга нь хэрэглэгч зөвхөн өөрийн ажилд шаардлагатай элементүүдийг харах боломжийг олгодог. Үлдсэн хэсэг нь далд хэвээр байгаа ч шаардлагатай бол ашиглах боломжтой. Энэ нь хэд хэдэн удаа ашигласны дараа энэ системд дасах боломжийг олгодог.

Энгийн интерфэйс нь компанийн баримт бичгийн урсгалтай холбоотой нэлээд төвөгтэй ажлын гүйцэтгэлийг баталгаажуулдаг өргөн хүрээний функцийг бий болгоход саад болохгүй.

Тайлбарласан програм нь баримт бичгийн менежментийн нягтлан бодох бүртгэлийг зохион байгуулах, бичиг хэргийн ажилтны ажлыг сайжруулах боломжийг олгодог боловч цахим баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр хэрэглэгчийн ноцтой мэдлэгийг илэрхийлдэггүй.

Баримт бичгийг оруулах, тэдгээрийг бүртгэх

Энэ системд бичиг баримт оруулах, бүртгэх нь маш энгийн бөгөөд үүнийг сайн ойлгосон интерфейс ашиглан хийдэг. Энэ нь тодорхой тооны алхмуудыг багтаасан шидтэн юм. Баримт бичгийг системд оруулахад шаардлагатай бүх зүйл бол шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл, цахим баримт бичгийн хавсралт юм.

Эдгээр өгөгдөл дээр үндэслэн систем нь түүнд хамаарах бүх мэдээллийг хадгалах баримт бичгийн картыг үүсгэж болно. Хэрэв бүртгүүлэх шаардлагатай бол та бүртгэлийн тодорхой шинж чанаруудыг оруулах шаардлагатай болно. Тайлбарласан бүх үйлдлүүд нь илүү энгийн эсвэл илүү өргөн хүрээтэй байж болох бөгөөд энэ нь тохиргооноос хамаарна.

Системд бүх баримт бичиг нь хэдэн ч файлын хувилбартай байж болно. Зөвхөн нэг хувилбарыг одоогийн файл болгон ашиглах ба бусад нь хуучин эсвэл ноорог хувилбар байх болно. Энэ арга нь баримт бичгийн өөрчлөлтийн талаарх бүх мэдээллийг нэг картанд хадгалах боломжийг олгодог. Боловсруулах, батлах болон бусад олон үйлдлүүдийн явцад өөрчлөгддөг баримт бичгийн хувилбаруудыг өөр өөр хэлбэрээр танилцуулж болно гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Нэг баримт бичгийн олон тооны хувилбарууд нь асуудал, хэд хэдэн карт үүсгэх хэрэгцээ шаардлагаас ангижрах боломжийг олгодог.

Олон компаниуд цаасан хэлбэрээр танилцуулсан мэдээлэлтэй ажилладаг. ELMA системийг ашиглахдаа цаасан төрлийн баримт бичгийг оруулах боломжтой. ELMA Agent гэж нэрлэгддэг програм нь компанийн баримт бичгийн удирдлагын системд сканнердсан баримт бичгийн хуулбарыг автоматаар хадгалах боломжийг олгодог. Энэ нь цаасан төрлийн баримт бичгийг системд нэвтрүүлэх нь цахим баримт бичгийг нэвтрүүлэхээс илүү хэцүү биш гэсэн үг юм. Энэ тохиолдолд компьютер суулгах шаардлагагүй нэмэлт програмуудхадгалах, скан хийхтэй холбоотой шаардлагагүй үйлдлүүдийг хийх.

Баримт бичгийг ELMA-д бүртгүүлэхийн тулд Office хэмээх хэрэгслийг ашигладаг. Оффис дахь баримт бичиг бүр өөрийн гэсэн байдаг регистрийн дугаартусгай хяналтын картаар тоноглогдсон.

Цахим баримт бичгийн архив

ELMA нь боломжтой бүх баримт бичгийн агуулах үүсгэдэг бөгөөд үүнийг цахим архив гэж нэрлэдэг. Архивын тусламжтайгаар та хүссэн баримтаа нэр эсвэл зарим дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглан маш хурдан олох боломжтой.

Үүний зэрэгцээ хэрэглэгч бүр зөвхөн өөрийн нэвтрэх боломжтой баримт бичигтэй танилцах боломжтой. Хэрэв ямар нэгэн баримт бичигт хандах боломжгүй бол тэр тэднийг харах боломжгүй болно.

Архивын бүх баримт бичиг нь өөрийн гэсэн карттай бөгөөд түүгээр та шаардлагатай бүх мэдээллийг авах боломжтой - дэлгэрэнгүй мэдээлэл, баримт бичгийн хувилбарууд, түүнтэй холбоотой янз бүрийн үйл ажиллагаа.

Байгууллага дахь баримт бичгийн шилжилт хөдөлгөөн

Цахим баримт бичгийн менежментэд зориулагдсан системүүд нь баримт бичигтэй холбоотой үйл ажиллагааг хангах сайхан боломжийг олгодог. Гүйцэтгэгчид нэгэн зэрэг цахим хэлбэрээр бичиг баримттай янз бүрийн үйл ажиллагаа явуулдаг.

Энэхүү арга барил нь баримт бичигтэй ажиллахад зарцуулсан цагийг багасгах, эх хувийг алдахаас урьдчилан сэргийлэх, ажилтай холбогдуулан гүйцэтгэгчээс хариу өгөх ажлыг хурдасгах зэрэг олон давуу талтай болох боломжийг олгодог. Үүнээс гадна, үүнтэй зэрэгцэн олон хүмүүс баримт бичигтэй тодорхой үйлдлүүдийг хийж болно.

ELMA системийг ашигласнаар та янз бүрийн нарийн төвөгтэй замын дагуу байгууллагууд дахь баримт бичгийн хөдөлгөөнийг баталгаажуулж чадна. Энэ нь ямар ажилчид баримт бичигтэй ажиллах, үүн дээр ямар арга хэмжээ авах вэ гэдэг нь маршрутын онцлогоос хамаарна.

Цахим баримт бичгийн маршрут

ELMA нь байгууллага дахь баримт бичгийн хөдөлгөөнийг нэлээд уян хатан удирддаг. Баримт бичгийг судлах, хянах, зөвшөөрөх зэрэг уламжлалт үйлдлүүдийг хийхийн тулд хэдхэн товшилт хийхэд хангалттай. Даалгавруудыг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх шаардлагатай бол баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хэд хэдэн хэрэглэгч нэгэн зэрэг гүйцэтгэж болно. Ийм үйл ажиллагааны нөхцөлд систем нь оролцогч жүжигчдийн энгийн хамтарсан ажлыг хийх боломжийг олгодог.

ELMA-д баримт бичигтэй холбоотой ажлыг хангах маш хялбар хэрэгслүүд байдаг. Даргын өгсөн тогтоолд үндэслэн та баримт бичигт хамаарах ажлуудын жагсаалтыг гаргаж болно. Үүний зэрэгцээ даалгавар бүр нь тодорхой гүйцэтгэгчтэй бөгөөд үүнийг дуусгах ёстой цаг хугацаатай байдаг. Баримт бичигт холбогдсон бүх ажлууд нь түүний карттай холбогдсон байна. Энэ нь одоо баримт бичиг, тэдгээрийн статус дээр ямар ажил хийгдэж байгааг олж мэдэх боломжтой болгодог.

Хэрэв компани баримт бичгийг зөөхдөө нарийн төвөгтэй маршрут ашигладаг бол ELMA-г загварчлалд ашиглаж болно. Үүнийг энгийн график интерфэйстэй, тохиромжтой, ойлгомжтой засварлагч ашиглан хийдэг.

Үүнээс гадна янз бүрийн хүндрэлтэй маршрутыг тохируулах боломжтой. Үүний зэрэгцээ хөгжүүлэгч нь Docflow ашиглан хамгийн стандарт үйлдлүүдийг хэрэгжүүлж, маршрутын онцлогийг удирдах боломжтой. Эдгээр маршрутыг хэрэгжүүлэх явцад хувилбарын өөрчлөлт, бүртгэл, статусын өөрчлөлт, цоо шинэ баримт бичгийг бий болгох боломжтой. Эдгээр бүх үйлдлүүд автоматаар хийгддэг.

Нэг удаа үүсгэсэн маршрутын загварыг олон удаа ашиглах боломжтой бөгөөд энэ нь компанийн баримт бичгийг үнэн зөв шилжүүлэх боломжтой болгодог. Урьдчилан тогтоосон маршрутын дагуу баримт бичгийг илгээхийн тулд та түүний картыг ашиглах ёстой.

Та "Маршрутын дагуу илгээх" цэсийн зүйлийг дарахад л хангалттай.

Маршрутыг хэрэгжүүлэх явцад баримт бичиг яг хаана байрлаж, ямар төрлийн ажил хийгдэж байгааг харж болно. Энэ өгөгдлийг карт дээр эсвэл дотроос харж болно график дүрсгазрын зураг дээр. Одоогоор хийгдэж буй үйл ажиллагааг ногоон хүрээгээр тэмдэглэв.

Цахим баримт бичгийн загварууд

Загваруудыг ашиглан стандарт баримт бичгийг хурдан үүсгэх боломжтой. Тэд ирээдүйн баримт бичгийн бэлтгэл ажил юм. Тэдгээрийн зарим хэсэгт шаардлагатай өгөгдлийг (автоматаар) оруулах зориулалттай хэсгүүд багтсан болно. Загвар үүсгэх нь програмчлалын талаар огт мэдлэггүй хэрэглэгчдийн мэдэлд байдаг.

Практикт компаниуд ижил баримт бичгийг бүрдүүлэх шаардлагатай болдог. Дүрмээр бол зөвхөн огноо, нэр, компаниудын нэр өөрчлөгддөг. Хэрэв та эдгээр ажлыг гараар гүйцэтгэх юм бол энэ нь маш их цаг хугацаа шаардагдах бөгөөд алдаа гарах магадлалыг нэмэгдүүлдэг. ELMA-д ийм ажлыг загвар ашиглан хийдэг.

Хэрэглэгчээс шаардагдах бүх зүйл бол баримт бичигт оруулах шаардлагатай мэдээллийг оруулах явдал юм ган системавтоматаар хийх болно.

Гэрээт ажил

Тайлбарласан програмын тусламжтайгаар та компанийн баримт бичгийн урсгалтай холбоотой олон төрлийн ажлыг гүйцэтгэх боломжтой. Гэрээт ажил нь ELMA-ийн хамгийн түгээмэл хэрэглээний нэг юм. Дүрмээр бол энэ нь компанийн гэрээтэй холбоотой янз бүрийн ажлуудын гүйцэтгэлийг багтаадаг.

Цахим баримт бичгийн менежментийг ашигладаггүй компаниудад гэрээний ажил дараахь алхмуудаас бүрдэнэ.

1. Загварын дагуу эсвэл өмнө нь ашиглагдаж байсан гэрээнд үндэслэн гэрээ байгуулах. Шинэ өгөгдлийг менежер гараар оруулна.

2. Баримт бичгийг өмгөөлөгчөөр шалгах. Менежер гэрээг цаасан болон цахим хэлбэрээр шилжүүлэх ёстой.

3. Компанийн профайл даргатай гэрээ байгуулах ажлыг зохицуулах.

4. Ерөнхий захирал гэрээнд гарын үсэг зурах.

5. Баримт бичгийг компанийн архивт бүртгэх. Энэ алхмыг нарийн бичгийн дарга гүйцэтгэдэг бөгөөд компаниас компанид ихээхэн ялгаатай байж болно.

6. Гэрээ нь зориулагдсан хүмүүсийн гарт ордог, гарын үсэг зурах нь хянагддаг.

Энэ арга нь олон сул талуудтай. Олон байгууллагад баримт бичгийн байршил, түүнтэй холбоотой ямар үйл ажиллагаа явуулж байгааг хянах нь хэцүү байдаг. Хэрэв гэрээнд нэмэлт, өөрчлөлт оруулах шаардлагатай бол энэ хувилбарын хамаарал нь эргэлзээтэй байна. Нэмж дурдахад, ийм батлах үйл явц нь энэ баримт бичигт шийдвэр гаргах талаархи мэдээллийг харуулсан зөвшөөрлийн хуудсыг бий болгоход хүндрэл учруулдаг.

ELMA дахь гэрээний ажил: Цахим баримт бичгийн менежмент

Энэхүү програмд ​​​​гэрээт ажлын хэрэгжилтийг график диаграм хэлбэрээр дүрслэхэд хялбар маршрутуудыг ашиглан гүйцэтгэдэг. Ихэнх ньБүх үйлдлүүд автоматаар хийгддэг. Хэрэглэгчийн харилцан үйлчлэлийг шаарддаг цөөн хэдэн үйлдлийг диаграммд улаан тэгш өнцөгтөөр тэмдэглэсэн болно.

Бүрэн газрын зургийг нээхийн тулд товшино уу

Гэрээ байгуулах

Баримт бичгийг тодорхой маршрутын дагуу илгээхийн өмнө үүнийг үүсгэнэ. Та бэлэн файл ашиглаж эсвэл загвар ашиглан шинээр үүсгэж болно.

Үүний дараа гэрээг урьдчилан тодорхойлсон маршрутын дагуу илгээж болно.

1. Эхний алхам бол хуульчтай гэрээ хэлэлцээр хийх. Маягт нь асуудлын талаархи мэдэгдэл, баримт бичигтэй холбоотой өгөгдлийг агуулдаг. Баримт бичгийн картыг үзэхийн тулд хулганаар товшино уу. гэж нэрлэгддэг цэсэнд тусгай үйлдлүүд байдаг "Зөвшөөрч байна", "Татгалзах".

2. Холбогдох менежерт илгээнэ.Хэрэв баримт бичигт засвар оруулах шаардлагагүй бол түүнийг хуульч компанийн холбогдох даргад батлуулахаар илгээдэг. Үүний зэрэгцээ хуульч нь нэр томъёо, оролцогчдыг зааж, саналаа үлдээдэг. Зохицуулалтыг зэрэгцээ болон цуваа байдлаар хийж болно.

3. Гэрээг профайлын дарга зохицуулна.Энэ нь өмгөөлөгчийн зөвшөөрөлтэй адил тохиолддог. Зөвшөөрлийн хуудсыг ажлын хуудасны доод хэсэгт харж болно. Үүнээс та бүх оролцогчид, тэдний шийдвэр, санал хүсэлт, даалгаврыг гүйцэтгэх цаг хугацааны талаар олж мэдэх боломжтой.

4. Гүйцэтгэх захирал гэрээнд гарын үсэг зурах.Энэ үе шатанд захирал гэрээний бүх хувилбаруудтай танилцаж, тэдгээрийн аль нэгийг нь сонгож, гарын үсэг зурах боломжтой. Тэр дуудагдсан үйлдлүүдийг ашиглаж болно "гарын үсэг зурсан", "гарын үсэг зураагүй".

5. Бүртгэл.Гарын үсэг зурсан гэрээг Компанийн албанд бүртгүүлсэн. Бичиг хэргийн ажилтан нь баримт бичгийн картыг бөглөх ёстой. Мэдээллийг бүртгэлийн бүртгэлд автоматаар оруулна.

Тэнд та бүртгүүлсэн бүх баримт бичгийн талаархи мэдээллийг харах боломжтой.

6. Хяналт.Менежер нь эсрэг талын гэрээгээр гүйцэтгэсэн үйл ажиллагааг хянадаг. Баримт бичигт эсрэг тал гарын үсэг зурсны дараа түүний маршрут дуусна.

Таны харж байгаагаар ELMA програм нь гэрээтэй ажиллах ажлыг илүү нарийвчлалтай, илүү зохион байгуулалттай болгодог.

Баримт бичгийн алдагдлыг хасч, дарга яг одоо гэрээнд хэн, ямар үйлдэл хийж байгааг олж мэдэх боломжтой.

Зөвшөөрлийн үйл ажиллагаа дууссаны дараа бий болсон зөвшөөрлийн хуудсанд хэн, ямар хугацаанд баримт бичигтэй үйл ажиллагаа явуулсан нь тодорхой харагдаж байна.

Баримт бичгийн урсгал нь аливаа байгууллагад байдаг: нягтлан бодогч, захирал хоёрын цаасан дээрх хамгийн даяанч хэлбэрээс эхлээд цахим баримт бичигтэй ажиллах хүрээнд зэрэгцээ, дараалсан үйлдлүүдийн нарийн төвөгтэй гинжин хэлхээ хүртэл. Ямар ч харьцангуй том компаниБаримт бичгийн менежмент нь тийм ч амар ажил биш: бүх зүйлийг эмх цэгцтэй байлгах нь үнэхээр хэцүү байдаг, ялангуяа олон тооны баримт бичигтэй.

Байгууллагын баримт бичгийн тогтолцоог эмх цэгцтэй болгох, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг ойлгомжтой, үр дүнтэй болгоход цахим баримт бичгийн удирдлагын систем тусална.

"ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" програм нь үйл ажиллагааны гүйцэтгэлийг автоматжуулах боломжийг танд олгоно зохион байгуулалттай хадгалах, баримт бичгүүдээр одоогийн үйлдлийг хайх, бүртгэх, батлах, хянах. ELMA: Цахим баримт бичгийн удирдлагын програмыг ашигласны ачаар аливаа байгууллагын баримт бичиг үнэхээр ажиллаж эхэлдэг.

орос электрон системүүдБаримт бичгийн удирдлагын системүүд нь ихэвчлэн төвөгтэй боловч функциональ интерфейсээрээ хэрэглэгчийг айлгаж чаддаг. "ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" програмыг боловсруулахдаа хамгийн алдартай нь юм тэргүүлэх чиглэлнь тааламжтай, тохиромжтой, ойлгомжтой хэрэглэгчийн интерфэйсийг бий болгох явдал байв. ELMA: Цахим баримт бичгийн менежментийн програм нь компьютерийн туршлагагүй хэрэглэгчдэд ч танил болсон стандарт файл хадгалах интерфейстэй. Хэрэгслийн самбарын товчлуурууд болон сайтар зохион байгуулалттай цэсээр дамжуулан програмын нэмэлт функцүүдэд хандах боломжтой. Тиймээс хэрэглэгч зөвхөн ажиллахад шаардлагатай зүйлээ л хардаг - бүх шаардлагагүй элементүүд нуугдаж байгаа боловч шаардлагатай бол тэдгээрт хялбар хандах боломжтой. Энэ нь баталгаажуулдаг хурдацтай хөгжилсистемд - ердөө хоёр, гурван сесс дотор.

Энгийн бөгөөд ойлгомжтой интерфейсийн цаана арай илүү туршлагатай хэрэглэгчийн гарт асуудлыг шийдвэрлэхэд ашиглаж болох баялаг функц байдаг. сорилттой даалгаваруудБайгууллага дахь баримт бичгийн урсгал. Тиймээс "ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" програм нь баримт бичгийн менежментийн бүртгэл хөтлөх, бичиг хэргийн ажилтны ажлыг оновчтой болгох боломжийг олгодог бөгөөд үүний зэрэгцээ хэрэглэгчид цахим баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр гүнзгий мэдлэгтэй байхыг шаарддаггүй. системүүд.

Баримт бичгийг оруулах, бүртгэх

Системд баримт бичгийг оруулах, бүртгэх интерфейс нь энгийн бөгөөд ойлгомжтой бөгөөд энэ нь хэд хэдэн дараалсан алхмуудаас бүрдэх шидтэн хэлбэрээр хэрэгждэг. Системд баримт бичиг оруулахдаа хэрэглэгч зөвхөн баримт бичгийн шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг зааж, цахим баримт бичгийг хавсаргахад л хангалттай. Энэхүү мэдээлэлд үндэслэн систем нь баримт бичгийн картыг үүсгэдэг - энэ нь тухайн баримт бичгийн талаархи бүх мэдээллийг агуулсан хуудас юм. Баримт бичгийг бүртгүүлсэн тохиолдолд хэрэглэгч нэмэлт бүртгэлийн шинж чанаруудыг өгөх шаардлагатай болно. Системийн тохиргооноос хамааран эдгээр үйлдлүүдийг хялбаршуулж эсвэл эсрэгээр нь өргөжүүлж болно.

Систем дэх баримт бичиг бүр хязгааргүй тооны файлын хувилбартай байж болно. Энэ тохиолдолд файлын зөвхөн нэг хувилбар нь хамааралтай (одоогийн), үлдсэн хэсэг нь түүний ноорог эсвэл файлын хуучирсан хувилбарууд байх болно. Ийнхүү баримт бичгийн агуулгын өөрчлөлтийн түүхийг бүхэлд нь нэг баримтын картанд хадгалдаг. Үүний зэрэгцээ, батлах, засварлах болон бусад үйл ажиллагааны явцад ихэвчлэн өөрчлөгддөг нэг баримт бичгийн хувилбарууд өөр өөр форматтай байж болно. Баримт бичгийн хувилбар нь нэг баримт бичгийн картын хэд хэдэн хуулбарыг төөрөгдүүлэх, дахин үүсгэхээс зайлсхийх боломжийг олгодог.

Мэдээллийн нэлээд хэсэг нь байгууллагад цаасан хэлбэрээр орж ирдэг боловч оролт цаасан баримт бичиг ELMA системд орох нь асуудал биш юм. ELMA: Цахим баримт бичгийн удирдлагын программ нь ELMA Agent программыг компьютерт суулгасан бол сканнердсан баримтыг байгууллагын цахим баримт бичгийн удирдлагын системд автоматаар хадгалах боломжийг олгоно. Тиймээс цаасан баримт бичгийг системд оруулах арга нь цахим баримт бичиг оруулахтай бараг ижил байдаг - та зөвхөн "Scan" товчийг зөв цагт дарах хэрэгтэй. Компьютер дээр суулгасан нэмэлт программ хангамж, түүнчлэн хатуу диск дээр шаардлагагүй сканнердах, файл хадгалах шаардлагагүй болно.

ELMA системд баримт бичгийг бүртгүүлэхийн тулд Office хэрэгслийг ашиглана уу. Тус албанд бүртгэл хяналтын картыг баримтад хавсаргаж, регистрийн дугаар олгодог.

Цахим баримт бичгийн архив

"ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" програмын бүх баримт бичиг нь нэг цахим архив - баримт бичгийн агуулахыг бүрдүүлдэг. Баримт бичгийн архив нь шаардлагатай баримт бичгийг зөвхөн нэрээр нь төдийгүй тодорхой нарийн ширийн зүйлийг хурдан олох боломжийг олгодог тохиромжтой хайлттай. Хайлтын үр дүнг хэрэглэгчийн баримт бичигт хамаарах эрхийн дагуу харуулдаг - хэрэглэгч хандах эрхгүй баримтуудыг нуух болно.

Цахим архивын баримт бичиг бүр нь тухайн баримт бичгийн талаархи бүрэн мэдээллийг авах боломжтой хувийн карттай: баримт бичгийн хувилбаруудын файлууд, түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, түүнчлэн үүн дээр хийгдсэн эсвэл хийгдсэн бүх төрлийн үйл ажиллагааны жагсаалт.

Байгууллага дахь баримт бичгийн хөдөлгөөн

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах гол давуу талуудын нэг бол баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хялбар зохион байгуулах чадвар юм. Гүйцэтгэгчдийн баримт бичигтэй ажиллах ажлыг бүрэн цахим хэлбэрээр гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ нь баримт бичгийн эх хувийг санамсаргүй алдахаас урьдчилан сэргийлэх төдийгүй баримт бичигтэй ажиллах хугацааг эрс багасгах, хүлээн авсан даалгаварт гүйцэтгэгчдийн хариу өгөх хугацааг багасгах боломжийг олгодог. , шаардлагатай бол олон тооны хүмүүст нэгэн зэрэг баримт бичгийг бүрэн гүйцэд ажиллуулах боломжийг олгоно.

ELMA систем нь аливаа нарийн төвөгтэй маршрутын дагуу компанид бичиг баримтын хөдөлгөөнийг зохион байгуулах боломжийг олгодог. Баримт бичгийн маршрут нь тухайн байгууллагын аль ажилчдаар дамжих, мөн түүнтэй хамт хийх ажлын дараалал, шинж чанарыг тодорхойлдог.

ELMA ECM+нь байгууллагын дотоод цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах шийдэл юм. Энэхүү шийдэл нь ELMA BPM платформ дээр бүтээгдсэн бөгөөд энэ нь стандарт ажлын урсгалын процессын хамт компанийн төгсгөл хүртэлх бизнесийн үйл явцыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог.

Цахим баримт бичгийн менежментийн зохион байгуулалт

EDI контур

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг нэвтрүүлэх нь баримт бичгийн эргэлтийг цааснаас цахим хэлбэрт шилжүүлэх явдал юм. Цаастай ажиллахад маш ойлгомжтой, мэддэг бүх үйлдлүүд цахим хэлбэрээр хэрэгждэг.

Эдгээр үйлдлүүдийн багц (үйл явц) нь Европын цахим баримт бичгийн менежментийн системийн MoReq2 стандартаар сайн зохицуулагддаг. Энэхүү стандартын дагуу цахим хэлбэрт шилжүүлэхийн тулд дараах үндсэн процессуудыг хэрэгжүүлэх шаардлагатай: үүсгэх, шилжүүлэх, хадгалах, хайх, харуулах, аюулгүй байдал гэх мэт. Энэ арга нь хэрэгжүүлэх журмыг системчилдэг. Энэ нь бүх урсгалыг салангид хэсгүүдэд хуваах боломжийг олгодог. Олон тооны баримт бичиг, ажлын урсгалын хувьд ашиглахад тохиромжтой стандарт шийдлүүд аль хэдийн байдаг.

Цахим оффис

Цахим оффис нь ирж буй болон гарах бичиг баримтыг боловсруулах, баримт бичгийг бүртгэх ажлыг автоматжуулдаг.

Гэрээний менежмент

Гэрээний менежмент нь гэрээ, холбогдох баримт бичгийг бэлтгэх, батлах, хадгалах, боловсруулах ажлыг орчуулах боломжийг олгодог.

Дотоод баримт бичиг

Дотоод баримт бичгийн хэсэг нь аж ахуйн нэгжийн санамж бичиг, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулдаг.

Дансны тохирол

Нэхэмжлэхийн тулгалт хэсэг нь нэхэмжлэхийн тулгалт, төлбөр, хадгалалтыг автоматжуулдаг.

"Стандарт бус" баримт бичиг, ажлын урсгалын хувьд баримт бичгийн менежментийн системийг ашиглан та үндсэн процессуудыг хурдан тохируулах боломжтой бөгөөд энэ нь компани доторх цахим баримт бичгийн солилцоонд хурдан шилжих боломжийг олгоно.

EDMS функцууд

ECM ангиллын системүүд нь компанид цахим баримт бичгийн менежментийг хурдан хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай хэд хэдэн функцийг агуулдаг.

зураасан кодчилол

Бар кодтой ажиллах нь цаасан хуулбарыг ашиглан цахим архиваас баримтыг хурдан хайх функцийг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог. Сканнер нь зураасан кодыг уншдаг бөгөөд систем нь систем доторх баримт бичгийг хурдан олдог.

EDS (Цахим тоон гарын үсэг)

Цахим баримт бичигтэй ажиллахдаа криптографийн хамгаалалтыг бий болгохын тулд ELMA ECM + үндсэн багцад "Дижитал гарын үсэг" багтсан болно.

Хайлт / Бүрэн текст хайх

ELMA ECM+ нь баримт бичгийн шинж чанаруудын хайлтын функцийг хэрэгжүүлж, байршуулсан баримт бичгүүдийг бүрэн текстээр хайдаг. Бүрэн текст хайлтын систем нь орос хэлний морфологийг дэмждэг.

EDMS-ийн уян хатан тохиргоо

EDMS-ийн чухал үүргүүдийн нэг бол EDMS-ийг хэрэгжүүлж буй компанийн үйл явцад уян хатан дасан зохицох чадвар юм. Энд тохируулж болох EDMS бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн хэсэгчилсэн жагсаалт байна.

Баримт бичгийн маршрутууд

Баримт бичгийн төрлүүд

ELMA ECM+ дээр бүтэцлэгдсэн баримт бичгийн санг бий болгохын тулд та бүтээж болно янз бүрийн төрөлбаримт бичиг. Баримт бичгийн төрөл бүр өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг: шинж чанаруудын багц, картын харагдах байдал, маршрут гэх мэт.

Баримт бичгийн загварууд

Загвар дээр үндэслэн баримт бичиг, баримт бичгийн багц үүсгэхийн тулд ELMA ECM+ загвар механизмыг боловсруулсан. Загваруудыг оффисын форматаар (MS Word, MS Excel) хийж болно. Загвар үүсгэхийн тулд мөчлөг, нөхцөлийг ашиглах боломжтой.

Баримт бичгийн нэршил

Баримт бичгийн нэршил нь баримт бичгүүдийг хэргүүдэд хэрхэн бүлэглэхийг тодорхойлдог. Баримт бичгийг үүсгэх үед тодорхой дүрмийн дагуу файлд ордог бөгөөд энэ нь баримт бичгийг цаашид боловсруулах, хайхад хялбар болгодог.

Баримт бичгийн бүртгэлүүд

Програмыг тохируулахдаа администратор нь баримт бичгийн бүртгэлийг хурдан үүсгэж болно. Эдгээр нь "Төлбөргүй нэхэмжлэх", "Хугацаа хэтэрсэн гэрээ", "Боловсруулаагүй орлого" гэх мэт бүртгэл байж болно. Үүнийг хурдан бөгөөд хулганаар хийдэг.

Баримт бичгийн хөдөлгөөний маршрут

"Хулгана" нь баримт бичгийн хөдөлгөөний чиглэлийг тохируулсан. Үүний тулд ELMA бизнесийн үйл явцын удирдлагын үндсэн механизмыг ашигладаг. ECM+ програмын хувьд цахим баримт бичигтэй ажиллах томоохон багц блокуудыг бий болгосон - гарын үсэг зурах, батлах, баримт бичигтэй танилцах гэх мэт.

Нэмэлт функцууд

Гадны хэрэглээ нь ELMA ECM+-ийн чадавхийг амжилттай нөхөж байна.

Гар утасны програм

Гар утасны програмууд

ELMA ECM+ нь Android үйлдлийн систем дээр суурилсан iPhone, iPad болон ухаалаг гар утсанд зориулсан гар утасны программуудыг бүтээсэн.

Хөдөлгөөнт програмууд нь Ирж буй даалгавар, Хяналт, тэжээлийн блокуудыг агуулдаг. Цахим баримт бичигтэй ажиллах бүх функцийг дэмждэг - Батлах, гарын үсэг зурах, авч үзэх гэх мэт.

ELMA агент

Өөр нэг хэрэгтэй ELMA програм бол ELMA Agent юм. Энэ бол компьютер дээр суулгасан жижиг програм юм (Windows, Mac OS, Linux дэмждэг).

ELMA агент нь систем дэх үйл явдлын талаар танд мэдэгдэж, туузтай ажиллах боломжийг олгодог бөгөөд цахим баримт бичигтэй (онлайнаар засварлах гэх мэт) хялбар ажиллах боломжийг олгодог.

MS Outlook залгаас

MS Outlook-д зориулсан залгаас нь ирж буй имэйлүүдэд даалгавар үүсгэх, хавсралтаас баримт үүсгэх боломжийг олгодог. Уг програм нь MS Outlook-тэй нэгдсэн.