مدیریت اسناد الکترونیکی و کارهای اداری از ELMA. ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی

ELMA نوعی سیستم است که به شرکت های مدیریتی اجازه می دهد تا فرآیند تعامل نسبتاً مؤثری را بین کارکنان ایجاد کنند و کار آنها را تحت کنترل نگه دارند که منجر به بهبود بهره وری کل شرکت می شود.

1. ELMA از چه چیزی تشکیل شده است.

اینها برنامه های ویژه ای هستند که به شما امکان می دهند یک شرکت را بدون مشکل اداره کنید. آنها هم به صورت جمعی و هم جداگانه عمل می کنند.

برنامه های کاربردی ELMA:

• ELMA: گردش الکترونیکی اسناد... گردش الکترونیکی اسناد را به صورت خودکار امکان پذیر می کند و به لطف سیستم WorkFlow می توانید به راحتی سیستم را طوری پیکربندی کنید که نیازهای شرکت را برآورده کند.
• ELMA: مدیریت متریک... اجازه اجرای اصول را می دهد مدیریت هدفدر شرکت و همچنین پاداش نیروی کار بر اساس نتایج و حجم کار انجام شده. معرفی به شیوه ای آرام، تکمیل مجموعه ای از شاخص های عملکرد هدفمند را ممکن می سازد ( KPI، KPI) و تنظیم کنترل با کیفیت و به موقع بر دستیابی به مقادیر برنامه ریزی شده شاخص ها در استراتژی و اهداف شرکت - اجرای مکانیسم کارشناسی.
• ELMA: مدیریت فرآیند کسب و کار... مفهوم خاصی را پیاده می کند BPM(یعنی چی مدیریت فرآیند کسب و کار)، به لطف آن می توانید تطبیقی ​​انعطاف پذیر بسازید سیستم های اطلاعاتیو همچنین راهکارهایی که همراه با دگرگونی فرآیندهای تجاری در شرکت به سرعت تغییر می کنند. برای مدل سازی آنها، برنامه بر اساس استاندارد بین المللی BPMN کار می کند.
• ELMA: مدیریت پروژه... آنها به شما این امکان را می دهند که به راحتی مدیریت فعالیت های پروژه شرکت را تنظیم کنید. همراه با مدیریت کار، جدول زمانی پروژه (یا نمودار گانت) و مدیریت فضای اطلاعات پروژه جامع، این برنامه (ELMA: مدیریت پروژه) به شما امکان می دهد تا فرآیندهای تجاری و بودجه نمونه را بدون مشکل مدیریت کنید.
• ELMA: CRM... این نرم افزار یک CRM عملیاتی است که مسئولیت فرآیندهای فروش (مکانیسم های قیف فروش) و حفظ آرشیو روابط با طرف مقابل شرکت شما را بر عهده دارد. این برنامه ELMA به تنهایی نمی ایستد و در هنگام خرید هر برنامه ELMA در تنظیمات اولیه گنجانده شده است.
• ELMA: پورتال داخلی... این پایه اصلی برای همه برنامه های ELMA است. به طور جداگانه فروخته نمی شود، اما فقط با سایر برنامه های ELMA همراه است.

این برنامه:

• سازماندهی ساختار کل شرکت؛
• وظایف خود را مدیریت می کند؛

علاوه بر این، شامل یک تقویم، فید پیام و فضای ذخیره سازی وب برای اسناد است.

2. بسته های ELMA

• ELMA ECM. به طور عملیاتی شرکت را مدیریت می کند، از برنامه های زیر تشکیل شده است "ELMA: Business Process Management"، "ELMA: Electronic Document Management" بر اساس "ELMA: Internal Portal" است.
• ELMA BPM SUITE. مدیریت فرآیندهای شرکت را بر اساس معیارهای شاخص های فرآیندهای در حال اجرا سازماندهی می کند، معیارهای فرآیندها، انگیزه پرسنل و استراتژی شرکت را ترکیب می کند. شامل برنامه های کاربردی "ELMA: Business Process Management"، "ELMA: Performance Management" و همچنین مبتنی بر "ELMA: Internal Portal" است.

3. سیستم ELMA و معماری آن

مجموعه برنامه هایی که سیستم ELMA را تشکیل می دهند:

• طراح ELMA;
• سرور ELMA;
• نماینده ELMA.

طراح ELMA... این اپلیکیشن مشروط به ثبت نام قبلی، بر روی کامپیوتر کاربر کارمند نصب می شود. این دارای یک رابط کاربر پسند است که با آن می توانید به راحتی فرآیندها را شبیه سازی کنید و تنظیمات ایجاد کنید.

سرور ELMA – عنصر اصلیسیستم و برای شروع کار آن ابتدا باید آن را ثبت کنید. این شامل اجزای همراه با هم است: یک برنامه وب، یک پایگاه داده، یک سرور پیکربندی و یک سرور اطلاع رسانی.

نماینده ELMA... پس از نصب بر روی کامپیوتر کاربر، نماینده اعلان های آنلاین تولید شده توسط سرور را برای کاربر نمایش می دهد. برای شروع، ثبت نام مطلقاً لازم نیست، می توان آن را بر روی تعداد نامحدودی از رایانه های یک سازمان نصب کرد، که یکی دیگر از مزایای سیستم است.

سیستم ELMA معماری SOA را پیاده سازی می کند و تمام رابط های لازم برای گسترش سیستم را فراهم می کند. ELMA هر فرآیند تجاری را که از یک برنامه خارجی بارگذاری شده است شروع می کند و این برنامه را فراخوانی می کند (پشتیبانی از تماس های همزمان و غیر همزمان).

4. استفاده از سیستم ELMA

×

شرکت پیشرو " Elwise"توسعه یافته راه منحصر به فردرویکرد فرآیندی در شرکت، که در آن یک برنامه جدید و محصول موثر ELMA.

این برای شرکت هایی ایجاد شد که مصمم به اجرای یک رویکرد فرآیندی برای مدیریت هستند، مکان فرآیندهای تجاری تطبیقی ​​(که می تواند برای مطابقت با شرایط و قوانین تجاری "بهینه سازی شود".

برای استفاده مستقل از تمام مزایای فرآیندهای شرکت، او مجموعه اولیه اطلاعات را انجام می دهد، فعالیت های جریان کل شرکت را مطالعه می کند، نیازها را پیدا می کند و همراه با مدیریت خود، محدوده وظایفی را که باید حل شوند تعیین می کند. در نتیجه لیستی از وظایفی که در فرآیند معرفی سیستم باید حل شوند تشکیل می شود.

در ادامه، وی (محصول ELMA) ساختار سازمانی این شرکت را مطالعه کرده و توصیه های خاصی برای بهبود این ساختار ارائه می دهد. نوسازی آن مهمترین بخش رشد سازمانی خود است. به موازات این امر بالفعل شدن و تقلیل به شکل واقعی وجود دارد میز پرسنل.

سپس اتفاق می افتد تجزیه و تحلیل کاملجریان فعالیت شرکت هدف از این تجزیه و تحلیل علامت گذاری تعداد معینی از فرآیندهای تجاری برای اتوماسیون بیشتر است. در نتیجه، شبکه ای از چنین فرآیندهایی به دست می آید که منعکس کننده وضعیت امور در شرکت در این لحظه... علاوه بر این، مسئولیت مشارکتی در قبال میزان کاری که انجام داده‌اند دقیقاً تعریف شده است. این امر نظم و انضباط در اجرا و کنترل پذیری کارکنان را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. رهبر می تواند وضعیت امور را در شرکت به گونه ای ببیند که نتیجه گیری مشخصی برای خود در مورد کار هر یک از زیردستان خود دارد.

پس از شکل گیری مدل های اولیه، نتایج به دست آمده و انتظارات مدیریت با مدیریت و مجریان مسئول اصلی مقایسه می شود.

در این مرحله به عنوان یک الگو فعالیت کارآفرینیو ترتیب انجام عملیات مطابق با نیاز مدیران قابل تنظیم می باشد. اغلب این جلسات گسترده کل شرکت است که در آن همه مجریان مسئول پیشنهادات خود را برای بهبود فعالیت های شرکت ارائه می دهند. در نتیجه سازمان موفق است.

متخصصان فنی، به نوبه خود، استقرار راه حل را در سایت مشتری آماده می کنند. این مرحله شامل نصب بر روی سرور و بررسی عملکرد سیستم در ایستگاه های کاری کاربر است. همچنین نکات افراطی و کاستی ها، کاستی ها در کار سیستمی برطرف می شود. در عین حال، کارمندان مشتری یاد می گیرند که با برنامه کار کنند و دانش اولیه در زمینه فرآیندهای تجاری را دریافت می کنند.

5. در نتیجه سیستم ELMA، کارکنان:

1. مسئولیت های خود را مسئولانه تر بپذیرند، از آنجایی که فرآیندها تنظیم شده است، آنها (کارکنان) به وضوح می دانند که او باید چه کاری انجام دهد. علاوه بر این، ELMA کنترل مؤثری بر اجرای وظایف از سمت مدیریت ایجاد می کند.
2. به لطف پرسنل فرآیندها و نظم و انضباط شرکت، در حل مشکلات «معمولی» کارآمدتر هستند.
3. در زمان جستجوی سند مورد نیاز خود صرفه جویی کنید - اکنون آنها با "دو کلیک" در دسترس هستند.
4. به دلیل دسترسی سریع به اسناد و آگاهی واضح از مسئولیت در هر فرآیند تجاری، به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کرده و به تنهایی تصمیم گیری می کنند.
5. کارمندان جدید راحت تر یاد می گیرند.

بعلاوه:

- از دست دادن اطلاعات در حین انتقال وظایف بین کارمندان و حجم گردش کار بر روی کاغذ کاهش می یابد.

ELMA- یک سیستم مدیریت شرکت که به شما امکان می دهد تعامل موثری بین کارکنان شرکت ایجاد کنید و فعالیت های آنها را به منظور بهبود کیفیت کل شرکت کنترل کنید.

خط تولید.

ELMA شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی برای مدیریت شرکت است که می توانند به عنوان برنامه های کاربردی جداگانه یا با هم در یک فضای اطلاعاتی واحد خریداری و اجرا شوند:

• ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی.فرآیندهای معمولی کار اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی را خودکار می کند. استفاده از مکانیزم WorkFlow به شما این امکان را می دهد که به سرعت سیستم را مطابق با نیازهای شرکت شخصی سازی کنید.
• ELMA: مدیریت فرآیند کسب و کار.این برنامه مفهوم BPM (مدیریت فرآیند کسب و کار) را پیاده سازی می کند که به شما امکان می دهد سیستم های اطلاعاتی تطبیقی ​​انعطاف پذیر بسازید. راه حل هایی که می توانند به سرعت همراه با تغییر در فرآیندهای تجاری شرکت تغییر کنند. برای مدل سازی فرآیندهای تجاری، برنامه از استاندارد بین المللی BPMN استفاده می کند.
• ELMA: مدیریت متریک.این برنامه به شرکت اجازه می دهد تا اصول مدیریت هدفمند و پاداش مبتنی بر عملکرد را پیاده سازی کند. پیاده سازی در یک "شکل آسان" امکان تشکیل مجموعه ای از شاخص های عملکرد هدف (KPIs، KPIs) و ایجاد کنترل عملیاتی بر دستیابی به مقادیر برنامه ریزی شده شاخص ها را در چارچوب اهداف و استراتژی توسعه شرکت ایجاد می کند. (اجرای مکانیسم BSC یا کارت امتیازی متوازن)
• ELMA: CRM.برنامه ELMA: CRM هیچ هزینه ای ندارد و در هنگام خرید هر برنامه ELMA در بسته اصلی گنجانده می شود. ELMA: CRM یک CRM عملیاتی است که کارکردهای اصلی آن مدیریت فرآیند فروش (از جمله مکانیسم قیف فروش) و حفظ تاریخچه روابط با طرف‌های مقابل شما (پایگاه داده طرف‌های مقابل، مخاطبین، مشتریان بالقوه، معاملات و غیره)
• ELMA: مدیریت پروژه.به شما امکان می دهد مدیریت فعالیت های پروژه را به راحتی در شرکت ایجاد کنید. همراه با مدیریت وظایف استاندارد، برنامه زمان بندی پروژه (نمودار گانت) و سازماندهی یک فضای اطلاعاتی واحد برای پروژه، ELMA: مدیریت پروژه به شما امکان می دهد فرآیندهای تجاری استاندارد را در پروژه ها مدیریت کنید و بودجه پروژه را مدیریت کنید.
• ELMA: پورتال داخلیهمه برنامه ها بر اساس یک چیز هستند - ELMA: پورتال داخلی. این برنامه به طور جداگانه فروخته نمی شود - آن را با هر برنامه ELMA گنجانده شده است.

ELMA: پورتال داخلی شامل:

• ساختار سازمانی شرکت
• مدیریت کارها
• تقویم
• ارتباط. فید پیام.
• پورتال داخلی اسناد وب
• ذخیره سازی وب برای فایل ها

بسته های ELMA.

• ELMAECM... یک ابزار عالی برای مدیریت عملیاتی یک شرکت. این شامل برنامه های ELMA: مدیریت فرآیندهای تجاری، ELMA: مدیریت اسناد الکترونیکی است و بر اساس پورتال داخلی ELMA است.
• ELMABPMسوئیت... این سیستم به شما این امکان را می دهد که مدیریت فرآیندهای شرکت را بر اساس معیارها و شاخص ها، فرآیندهای در حال اجرا سازماندهی کنید و معیارهای فرآیندها، استراتژی شرکت و انگیزه کارکنان را به هم مرتبط کنید. این بسته شامل ELMA: Performance Management، ELMA: Business Process Management و بر اساس پورتال داخلی ELMA است.

معماری سیستم ELMA

سیستم کنترل فرآیندهای کسب و کار ELMAاز مجموعه ای از برنامه ها تشکیل شده است:

1. سرور ELMA
2. طراح ELMA
3. نماینده ELMA

سرور ELMAشامل مجموعه ای از اجزای مرتبط:

• پایگاه داده
• برنامه وب
• سرور پیکربندی
• سرور اطلاع رسانی

سرور ELMAعنصر اصلی سیستم است. برای شروع کار با سرور، باید آن را ثبت کنید.

طراح ELMAبرنامه ای است که بر روی رایانه کاربر نصب می شود و یک رابط مناسب برای مدل سازی فرآیندها و ایجاد تنظیمات ارائه می دهد.

برای کار با طراح، باید ثبت شود.

نماینده ELMAاپلیکیشنی است که بر روی کامپیوتر کاربر نصب می شود و به صورت لحظه ای اعلان هایی را که سرور برای کاربر تولید می کند نمایش می دهد.

نمایندگی ELMA برای شروع نیازی به ثبت نام ندارد و می توان آن را بر روی هر تعداد رایانه در یک سازمان نصب کرد.

سیستم ELMA معماری SOA را پیاده سازی کرده و رابط های لازم برای گسترش سیستم را فراهم می کند. ELMA به شما اجازه می دهد:

• هر فرآیند تجاری که از یک برنامه خارجی در سیستم بارگذاری شده است را راه اندازی کنید
• فراخوانی توابع یک برنامه خارجی تماس های همزمان و ناهمزمان پشتیبانی می شوند.

پیاده سازی سیستم ELMA

متخصصان شرکت Elevise با استفاده از محصول نرم افزار ELMA روش منحصر به فردی را برای اجرای رویکرد فرآیند در شرکت ایجاد کرده اند. ELMA محصولی پیشرفته و کارآمد است که برای شرکت‌هایی طراحی شده است که می‌خواهند رویکردی فرآیندی برای مدیریت اتخاذ کنند، فرآیندهای تجاری تطبیقی ​​داشته باشند که می‌توانند برای برآورده کردن شرایط تجاری در حال تغییر تنظیم و بهینه‌سازی شوند. ملزومات قانونیقوانین و فشارهای رقابتی

برای اینکه سیستم بتواند از تمام مزایای فرآیندهای شما به طور کامل استفاده کند، شرکت انجام می دهد مجموعه اولیهاطلاعات، فعالیت های جاری شرکت را بررسی می کند، نیازها را شناسایی می کند و همراه با مدیریت شرکت، محدوده وظایفی را که باید حل شود، تعیین می کند. در نتیجه لیستی از وظایفی که باید در حین اجرای سیستم حل شوند تشکیل می شود.

بعد مطالعه می آید ساختار سازمانیشرکت، و توصیه هایی برای بهبود آن ارائه شده است. بهبود ساختار سازمانی یک شرکت مهمترین بخش توسعه سازمانی آن است. در این مرحله جدول پرسنل به روز شده و به شکل واقعی خود آورده می شود.

مرحله بعدی در مرحله مقدماتیپیاده سازی سیستم - تجزیه و تحلیل فعالیت های جاریشرکت ها هدف از این تحلیل برجسته کردن تعداد معینی از فرآیندهای تجاری با هدف اتوماسیون بیشتر آنهاست. در نتیجه شبکه ای از فرآیندها شکل می گیرد که منعکس می کند موقعیت فعلیامور در شرکت علاوه بر این، مسئولیت کارکنان در قبال میزان کاری که انجام می دهند به وضوح تعریف شده است. این امر نظم و انضباط عملکردی و مدیریت پذیری کارکنان را به طور چشمگیری افزایش می دهد. مدیر وضعیت واقعی امور را در شرکت می بیند.

پس از شکل گیری مدل های اولیه، نتایج به دست آمده و چشم انداز مدیریت با رهبران و تصمیم گیرندگان کلیدی مقایسه می شود. در این مرحله می توان هم مدل کسب و کار شرکت و هم رویه انجام برخی عملیات در شرکت را مطابق با اهداف و مقاصد مدیران تنظیم کرد. به عنوان یک قاعده، این در قالب جلسات گسترده انجام می شود، جایی که هر مجری مسئول پیشنهادات خود را برای بهبود فعالیت های شرکت ارائه می دهد. و این در نهایت رمز موفقیت کل سازمان است.

تکنسین ها به نوبه خود برای استقرار راه حل در سایت مشتری آماده می شوند. این مرحله شامل نصب بر روی سرور و بررسی عملکرد سیستم در ایستگاه های کاری کاربر است. در جریان این کار آخرین نکات و کاستی ها در عملکرد سیستم برطرف می شود. در عین حال، کارکنان مشتری برای تعامل با برنامه، و دریافت آموزش می بینند دانش عمومیدر زمینه فرآیندهای کسب و کار

بهره وری اقتصادی.

کارکنان شرکت به وظایف خود با مسئولیت بیشتری برخورد می کنندزیرا: فرآیندها تنظیم شده است و کارمند به وضوح می داند که موظف به انجام چه کاری است. علاوه بر این، سیستم کنترل موثری بر اجرای وظایف توسط مدیریت فراهم می کند.

کارایی کارکنان را افزایش می دهدهنگام حل وظایف "معمولی" به دلیل تنظیم واضح فرآیندها در شرکت و افزایش نظم و انضباط.

باعث صرفه جویی در وقت کارکنان می شودبرای پیدا کردن حق سندچون همه مدارک مورد نیازدر دسترس "در 2 کلیک".

کارکنان به سرعت اطلاعات لازم را دریافت می کنندو ممکن است مستقل تصمیم بگیرندبه لطف دسترسی سریع به اسناد و درک روشنی از حوزه مسئولیت آنها در هر فرآیند تجاری.

درصد از دست دادن اطلاعات هنگام انتقال وظایف از یک کارمند به کارمند دیگر کاهش می یابد.

حجم گردش کار کاغذ کاهش می یابد.

سرعت کلی فرآیند افزایش می یابد.

ایجاد و نگهداری را ساده می کند سیستم های مدیریت کیفیتبه دلیل توانایی دریافت مقررات فرآیند به روز و توانایی بهبود مداوم فرآیندهای تجاری.

آموزش و سازگاری کارکنان جدید تسهیل می شود.

مزایای سیستم

یک مرورگر وب برای کار با سیستم کافی است. با تشکر از این، شما می توانید با سیستم از هر نقطه از جهان بدون نصب نرم افزار اضافی کار کنید.

برای توصیف فرآیندهای تجاری از آن استفاده می شود زبان مدرن BPMN تا حد زیادی بهترین و پیشرفته ترین استاندارد جهانی برای توصیف فرآیندهای تجاری است.

سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی

دفتر الکترونیک

دفتر الکترونیک پردازش اسناد ورودی و خروجی، ثبت اسناد را خودکار می کند. دفتر الکترونیک بخشی از برنامه ELMA ECM + است و به شما امکان می دهد کار را با اسناد الکترونیکی به درستی سازماندهی کنید: حرکت، ثبت نام، ذخیره سازی و جستجو. با استفاده از دفتر الکترونیکی می توانید روند اجرای سفارشات را کنترل کنید، تصمیمات مدیریتی را مشاهده کنید و به سرعت اصل کاغذی اسناد را پیدا کنید.

مدیریت قرارداد

مدیریت قرارداد به شما امکان ترجمه تهیه، تایید، ذخیره و پردازش قراردادها و اسناد مرتبط را می دهد. راه حل ELMA: Contract Management برای کار کارآمد و راحت با قراردادها در کل چرخه عمر آنها طراحی شده است. فرآیندهای خودکار ایجاد، تأیید، حسابداری و جستجوی اسناد، زمان کار با قراردادها را چندین برابر می کند.

OSA و اسناد داخلی

بخش اسناد داخلی کار با یادداشت ها و اسناد سازمانی و اداری را در شرکت سازماندهی می کند. برنامه ELMA ECM + از کل فرآیند گردش اسناد یادداشت ها، سفارش ها و انواع دیگر اسناد داخلی پشتیبانی می کند: ایجاد، تأیید، ثبت، بررسی، امضا، کنترل اجرا و ذخیره سازی در سیستم.

یادداشت های اداری

برای کار با اسناد داخلی در سیستم ELMA، معمولاً یک فرآیند ویژه "Memo" ایجاد می شود که اتوماسیون کامل کل چرخه پردازش یادداشت ها را تضمین می کند. دیگر نیازی به جمع آوری کاغذها ندارید، مراحل طولانی تایید سند را طی کنید. ایجاد، ثبت نام، ارسال به مخاطبین، جستجوی اسناد - همه چیز به صورت خودکار و ارائه شده است در قالب الکترونیکی.

تطبیق حساب ها

ویژگی تطبیق فاکتور، تطبیق، پرداخت و ذخیره فاکتورها را به صورت خودکار انجام می دهد. در ELMA ECM +، می‌توانید یک فرآیند خودکار برای پردازش برنامه‌های پرداخت فاکتور تنظیم کنید. این سازمان به شما امکان پاسخگویی به موقع و پرداخت قبوض را می دهد. تمام مراحل تایید شفاف، قابل کنترل و مدیریت آسان می شود. ثبت حساب ها تجزیه و تحلیل سریع پرداخت ها و ساخت گزارش ها را تسهیل می کند.

اسناد غیر استاندارد

برای اسناد "غیر استاندارد" و جریان اسناد با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، می توانید به سرعت فرآیندهای اساسی را تنظیم کنید، که به شما امکان می دهد به سرعت به تبادل الکترونیکیاسناد داخل شرکت

جریان اسناد در هر سازمانی وجود دارد: از زاهدانه ترین شکل بین حسابدار و مدیر به صورت کاغذی، تا زنجیره پیچیده ای از اقدامات موازی و متوالی در چارچوب کار با یک سند الکترونیکی. برای هر خویشاوندی شرکت بزرگمدیریت اسناد کار آسانی نیست: مرتب نگه داشتن همه چیز واقعاً دشوار است، به خصوص زمانی که تعداد زیادیاسناد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به نظم بخشیدن به امور در سیستم اسناد سازمان کمک می کند تا کار با اسناد شفاف و کارآمد باشد.

اپلیکیشن "ELMA: مدیریت الکترونیک اسناد"به شما اجازه می دهد تا اجرای عملیات را به طور خودکار انجام دهید ذخیره سازی سازمان یافته، جستجو، ثبت، رویت و ردیابی اقدامات جاری با اسناد. به لطف استفاده از برنامه ELMA: Electronic Document Management، اسناد در سازمان واقعاً شروع به کار می کنند.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی روسی اغلب می توانند کاربر را با رابط دست و پا گیر، اما احتمالاً کاربردی خود بترسانند. هنگام توسعه برنامه ELMA: Electronic Document Management، یکی از بهترین ها وظایف اولویت دارایجاد یک رابط کاربری دلپذیر، راحت و بصری بود. برنامه ELMA: Electronic Document Management یک رابط استاندارد ذخیره سازی فایل دارد که حتی برای کاربران کم تجربه کامپیوتر نیز آشناست. دسترسی به توابع اضافیبرنامه با استفاده از دکمه های نوار ابزار و منوهای مرتب شده انجام می شود. بنابراین، کاربر فقط آنچه را که واقعاً برای کار به آن نیاز دارد می بیند - همه عناصر غیر ضروری پنهان هستند، اما در صورت لزوم به راحتی قابل دسترسی هستند. این تضمین می کند توسعه سریعدر سیستم - فقط در دو یا سه جلسه.

یک رابط ساده و شهودی قابلیت های غنی را پنهان می کند که در دستان کاربر کمی با تجربه تر می تواند برای حل آن استفاده شود. کارهای دشوارگردش کار در سازمان بنابراین، برنامه "ELMA: مدیریت الکترونیکی اسناد" به شما امکان می دهد سوابق گردش اسناد را نگه دارید، کار یک منشی را بهینه کنید و در عین حال کاربران را ملزم به داشتن دانش عمیق در مورد مدیریت سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی نکنید. .

ورود و ثبت اسناد

رابط برای ورود و ثبت اسناد در سیستم ساده و سرراست است - به عنوان یک جادوگر اجرا می شود که شامل چندین مرحله متوالی است. کاربر در هنگام وارد کردن سند به سیستم فقط باید مشخصات لازم سند را ذکر کرده و یک سند الکترونیکی را ضمیمه کند. بر اساس این اطلاعات، سیستم یک کارت سند ایجاد می کند - صفحه ای که تمام اطلاعات مربوط به سند در آن ارائه می شود. اگر سندی ثبت شده باشد، کاربر باید برخی از ویژگی های ثبت نام اضافی را نیز مشخص کند. بسته به تنظیمات سیستم، این عملیات را می توان ساده یا برعکس، گسترش داد.

هر سند در سیستم می تواند تعداد نامحدودی نسخه فایل داشته باشد. در این صورت، تنها یک نسخه از فایل فعلی (جاری) خواهد بود و بقیه نسخه های پیش نویس آن یا نسخه های قدیمی فایل خواهد بود. بنابراین، کل تاریخچه تغییرات در محتوای سند روی یک کارت سند ذخیره می شود. در عین حال، نسخه‌های یک سند که اغلب در فرآیند تأیید، بازنگری و سایر اقدامات تغییر می‌کنند، ممکن است قالب‌های متفاوتی داشته باشند. نسخه‌سازی سند از سردرگمی و ایجاد مکرر چندین نسخه از کارت همان سند جلوگیری می‌کند.

بخش قابل توجهی از اطلاعات هنوز به صورت کاغذی به سازمان می رسد، اما ورودی اسناد کاغذیبه ELMA مشکلی نیست. اپلیکیشن ELMA: Electronic Document Management در صورت نصب ELMA Agent بر روی کامپیوتر به شما این امکان را می دهد که اسناد اسکن شده را به صورت خودکار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان ذخیره کنید. بنابراین، روش ورود اسناد کاغذی به سیستم عملاً با وارد کردن اسناد الکترونیکی تفاوتی ندارد - فقط باید دکمه "اسکن" را در زمان مناسب فشار دهید. اضافی نرم افزاربر روی کامپیوتر نصب شده است، درست مانند عملیات اسکن غیر ضروری و ذخیره فایل ها بر روی هارد دیسک مورد نیاز نخواهد بود.

برای ثبت اسناد در سامانه ELMA از ابزار Office استفاده می شود. در اداره، کارت کنترل ثبتی به مدارک الصاق و شماره ثبت تخصیص داده می شود.

آرشیو اسناد الکترونیکی

تمام اسناد ELMA: برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی یک آرشیو الکترونیکی واحد را تشکیل می دهند - ذخیره سازی اسناد. آرشیو اسناد دارای یک جستجوی راحت است که به شما امکان می دهد به سرعت پیدا کنید مدارک مورد نیازنه تنها با نام آنها، بلکه با جزئیات خاص. نتایج جستجو کاملاً مطابق با حقوق کاربر در مورد اسناد نمایش داده می شود - اسنادی که کاربر به آنها دسترسی ندارد پنهان می شوند.

هر سند بایگانی الکترونیکی دارای یک کارت شخصی است که در آن می توانید اطلاعات کاملی در مورد سند دریافت کنید: فایل های نسخه های سند، جزئیات آن و همچنین لیستی از انواع فعالیت هایی که بر روی آن انجام می شود یا انجام می شود.

حرکت اسناد در سازمان

یکی از مزایای اصلی استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی، امکان سازماندهی راحت کار با اسناد است. کار مجریان با اسناد به طور کامل به صورت الکترونیکی انجام می شود که این امکان را فراهم می کند تا نه تنها از گم شدن تصادفی سند اصلی جلوگیری شود، بلکه زمان مورد نیاز برای انجام اقدامات با اسناد را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می دهد، زمان پاسخ مجریان به وظایف دریافتی را کاهش می دهد. ، و همچنین در صورت لزوم به گروه بزرگی از افراد اجازه دهید تا به طور همزمان کار کاملی را با سند ارائه دهند.

نرم افزار ELMA به شما این امکان را می دهد که حرکت اسناد (جریان کاری) را در یک شرکت در مسیرهای با هر پیچیدگی سازماندهی کنید. مسیر سند تعیین می کند که سند از چه کارکنان سازمان عبور می کند و همچنین ترتیب و ماهیت کاری که با آن انجام می دهند.

این یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است. به شما امکان می دهد از دستورالعمل ها به اجرای خودکار و کنترل فرآیندها بروید و به مدیریت کارایی شرکت کمک می کند. مکانیسم بهبود مستمر امکان توسعه مدل مدیریت در شرکت را فراهم می کند. ELMA پلتفرمی است که شامل مجموعه ای از توابع اساسی است. خط تولید ELMA بر اساس پلت فرم ساخته شده است.

اسکرین شات از پنجره نرم افزار (2015)

در نسخه 3.8 پلاگین ELMA Outlook به بخشی جدایی ناپذیر از ELMA Agent تبدیل شده است. در نتیجه:

• کاهش زمان نصب؛
• خطاها در هنگام نصب آن مستثنی هستند.
• تعامل MS Outlook با بخش سیستم ELMA "کار با مشتریان" ارائه شده است.

نمایندگی ELMA مانند گذشته به کار با پیام های شخصی کاربر و اسناد الکترونیکی کمک می کند.

ELMA ECM 2016 + 3.9

• در بخش Documents اکنون می توانید از جستجوی EQL استفاده کنید که به شما امکان می دهد حتی با معیارهایی که در عملکرد اصلی تنظیمات فیلتر وجود ندارد فیلتر ایجاد کنید.
• در بخش آفیس، مکانیسم انتشار خودکار نامگذاری بهبود یافته است، اکنون انتشار به طور خودکار در اول ژانویه سال جدید قابل انجام است، نیازی به تعیین تاریخ خاصی نیست.
• برای مدل‌سازی ساده و راحت فرآیندها، ELMA Designer بلوک‌های جدیدی از عملیات در بخش Document flow دارد.