ELMA: Elektroninių dokumentų valdymas

Sprendimas gerinti sąveikos kokybę įmonėje. Sistema siūlo dokumentų srauto organizavimo sprendimus ir tuo pačiu leidžia įgyvendinti unikalius Jūsų verslo procesus. Apima standartinius darbo eigos procesus ir padeda nustatyti įmonės dokumentų ir operatyvinės veiklos srautus.

ELMA ECM alternatyvos

ELMA ECM sistemos apžvalga

ELMA- įmonės valdymo sistema, leidžianti sukurti efektyvią įmonės darbuotojų sąveiką ir kontroliuoti jų veiklą, siekiant pagerinti visos įmonės kokybę.

Produktų linija.

ELMA susideda iš įmonių valdymo programų rinkinio, kurį galima įsigyti ir valdyti kaip atskiras programas arba kartu vienoje informacinėje erdvėje:

• ELMA: Elektroninių dokumentų valdymas. Automatizuoja tipinius biuro darbo procesus ir elektroninių dokumentų valdymą. WorkFlow mechanizmo naudojimas leidžia greitai pritaikyti sistemą pagal įmonės poreikius.
• ELMA: Verslo procesų valdymas. Programa įgyvendina BPM (verslo Procesų valdymas), kuri leidžia kurti lanksčias prisitaikančias informacines sistemas; sprendimai, kurie gali greitai keistis kartu su įmonės veiklos procesų pasikeitimu. Verslo procesams modeliuoti programa naudoja tarptautinį BPMN standartą.
• ELMA: Metrikos valdymas. Programėlė leidžia įgyvendinti principus įmonėje tikslinis valdymas ir nuo veiklos rezultatų priklausantį atlyginimą. Diegimas „lengva forma“ leis suformuoti tikslinių veiklos rodiklių (KPI, KPI) rinkinį ir nustatyti operatyvinę kontrolę, kaip pasiekti suplanuotas rodiklių vertes, atsižvelgiant į įmonės tikslus ir plėtros strategiją. (BSC mechanizmo arba Balanced Scorecard įdiegimas)
• ELMA: CRM. ELMA programa: CRM nekainuoja pinigų ir yra įtrauktas į pagrindinį paketą perkant bet kurią ELMA programą. ELMA: CRM yra veikiantis CRM, kurio pagrindinės funkcijos yra pardavimo proceso valdymas (įskaitant pardavimo piltuvo mechanizmą) ir santykių su jūsų sandorio šalimis istorijos tvarkymas (sandorio šalių duomenų bazė, kontaktai, potencialūs klientai, sandoriai ir kt.)
• ELMA: Projektų valdymas. Leidžia lengvai nustatyti projektinės veiklos valdymą įmonėje. Kartu su standartiniu užduočių valdymu, projekto tvarkaraščiu (Ganto diagrama) ir vienos projekto informacinės erdvės organizavimu, ELMA: Project Management leidžia valdyti standartinius verslo procesus projektuose ir valdyti projekto biudžetą.
• ELMA: vidinis portalas Visos programos yra pagrįstos vienu dalyku – ELMA: vidinis portalas. Ši programa nėra parduodama atskirai – ji įtraukta į bet kurią ELMA programą.

ELMA: Vidinis portalas apima:

• Organizacinė struktūra bendrovė
• Užduočių valdymas
• Kalendorius
• Bendravimas. Pranešimų srautas.
• Vidinis portalas. Interneto dokumentai.
• Interneto saugykla failams

ELMA paketai.

• ELMAECM... Puikus įrankis įmonės operatyviniam valdymui. Ji apima ELMA programas: verslo procesų valdymą, ELMA: elektroninį dokumentų valdymą ir yra pagrįsta ELMA vidiniu portalu.
• ELMABPMLiukso numeris... Sistema leidžia organizuoti procesų valdymą įmonėje pagal metriką ir rodiklius, vykdomus procesus bei susieti procesų metrikas, įmonės strategiją ir darbuotojų motyvaciją. Į paketą įeina ELMA: našumo valdymas, ELMA: verslo procesų valdymas ir yra pagrįstas ELMA vidiniu portalu.

ELMA sistemos architektūra.

Verslo procesų valdymo sistema ELMA susideda iš programų rinkinio:

1. ELMA serveris
2. Dizainerė ELMA
3. ELMA agentas

ELMA serveris apima susijusių komponentų rinkinį:

• Duomenų bazė
• Žiniatinklio programa
• Konfigūracijos serveris
• Pranešimų serveris

ELMA serveris yra pagrindinis sistemos elementas. Norėdami pradėti dirbti su serveriu, turite jį užregistruoti.

Dizainerė ELMA Tai programa, įdiegta vartotojo kompiuteryje ir suteikianti patogią sąsają procesams modeliuoti ir konfigūracijoms kurti.

Norint dirbti su dizaineriu, jis turi būti užregistruotas.

ELMA agentas Tai programa, kuri įdiegta vartotojo kompiuteryje ir realiuoju laiku rodo pranešimus, kuriuos serveris generuoja vartotojui.

Norint pradėti, ELMA agentas nereikalauja registracijos ir gali būti įdiegtas bet kuriame organizacijos kompiuterių skaičiuje.

ELMA sistema įgyvendina SOA architektūrą ir suteikia reikiamas sąsajas sistemos išplėtimui. ELMA leidžia:

• Paleiskite bet kokį verslo procesą, įkeltą į sistemą iš išorinės programos
• Išorinės programos iškvietimo funkcijos. Palaikomi sinchroniniai ir asinchroniniai skambučiai.

ELMA sistemos diegimas.

Bendrovės „Elevise“ specialistai, naudodami ELMA programinį produktą, sukūrė unikalų procesų metodo diegimo įmonėje metodą. ELMA yra pažangiausias ir galingas produktas, skirtas įmonėms, kurios nori taikyti procesais pagrįstą požiūrį į valdymą, turi prisitaikančius verslo procesus, kuriuos galima derinti ir optimizuoti, kad atitiktų kintančias verslo sąlygas, reguliavimo reikalavimus ir konkurencinį spaudimą.

Tam, kad sistema išnaudotų visus Jūsų procesų privalumus, įmonė atlieka pirminį informacijos rinkimą, ištiria esamą įmonės veiklą, identifikuoja poreikius ir kartu su įmonės vadovybe nustato veiklos spektrą. užduotis, kurias reikia išspręsti. Dėl to susidaro užduočių, kurias būtina išspręsti sistemos diegimo metu, sąrašas.

Toliau išnagrinėta įmonės organizacinė struktūra, pateikiamos rekomendacijos jai tobulinti. Įmonės organizacinės struktūros tobulinimas yra svarbiausia jos organizacinės plėtros dalis. Šiame etape vyksta aktualizacija personalo lentelė ir grąžinti jį į tikrąją formą.

Kitas žingsnis parengiamajame sistemos diegimo etape yra esamos įmonės veiklos analizė. Šios analizės tikslas – pabrėžti tam tikrą skaičių verslo procesų, siekiant juos toliau automatizuoti. Dėl to susidaro procesų tinklas, atspindintis esamą įmonės padėtį. Be to, aiškiai apibrėžta darbuotojų atsakomybė už atliekamo darbo kiekį. Tai žymiai padidina darbuotojų veiklos drausmę ir valdomumą. Vadovas mato tikrąją įmonės padėtį.

Suformavus pirminius modelius, gauti rezultatai ir vadovybės vizija lyginami su vadovais ir pagrindiniais sprendimų priėmėjais. Šiame etape tiek įmonės verslo modelis, tiek kai kurių operacijų įmonėje atlikimo tvarka gali būti koreguojama atsižvelgiant į vadovų tikslus ir uždavinius. Paprastai tai vyksta išplėstinių susirinkimų forma, kur kiekvienas atsakingas vykdytojas teikia savo pasiūlymus įmonės veiklai tobulinti. Ir tai galiausiai yra visos organizacijos sėkmės garantas.

Technikai savo ruožtu ruošiasi sprendimo diegimui kliento vietoje. Šis etapas apima diegimą serveryje ir sistemos veikimo patikrinimą vartotojo darbo vietose. Šio darbo metu pašalinamos paskutinės pastabos ir sistemos veikimo trūkumai. Tuo pačiu metu kliento darbuotojai yra mokomi bendrauti su programa ir gauti pagrindinės žinios verslo procesų srityje.

Ekonominis efektyvumas.

Įmonės darbuotojai atsakingiau žiūri į savo pareigas nes: procesai reguliuojami, o darbuotojas aiškiai žino, ką privalo daryti. Be to, sistema užtikrina efektyvią vadovybės vykdomų užduočių kontrolę.

Didina darbuotojų efektyvumą sprendžiant „tipinius“ uždavinius dėl aiškaus procesų reglamentavimo įmonėje ir padidintos drausmės.

Taupo darbuotojų laiką rasti teisingą dokumentas nes visi Reikalingi dokumentai pasiekiamas „2 paspaudimais“.

Darbuotojai greitai gauna reikiamą informaciją ir gali sprendimus priimti savarankiškai dėl greitos prieigos prie dokumentų ir aiškaus savo atsakomybės srities supratimo kiekviename verslo procese.

Sumažėja informacijos praradimo procentas perduodant užduotis iš vieno darbuotojo kitam.

Sumažėja popieriaus darbo eigos apimtis.

Bendras proceso greitis didėja.

Supaprastina kūrimą ir priežiūrą Kokybės vadybos sistemos dėl galimybės gauti naujausius procesų reglamentus ir galimybės nuolat tobulinti verslo procesus.

Palengvinamas naujų darbuotojų mokymas ir adaptacija.

Sistemos privalumai.

Norint dirbti su sistema, pakanka žiniatinklio naršyklės. Dėl šios priežasties galite dirbti su sistema iš bet kurios pasaulio vietos neįdiegę papildomos programinės įrangos.

Verslo procesams apibūdinti naudojama moderni BPMN kalba – šiandien geriausias ir progresyviausias verslo procesų aprašymo standartas pasaulyje.

Gebėjimas kurti verslo procesų reglamentus, kurie yra būtina sertifikavimo pagal kokybės standartą GOST-R ISO 9001:2001 sąlyga. Tuo pačiu išvengiama darbų dubliavimosi, o įmonėje visada galioja faktinių darbo procesų reglamentai.

Trūksta „paslėptų“ mokėjimų už programinės įrangos licencijas. Jums nereikia pirkti duomenų bazės ar kitų brangių komponentų.

Produkto kaina yra 2-3 kartus mažesnė už panašių sistemų kainas

Ekrano nuotraukos

Dizainerė ELMA

Darbas su dokumentais

ELMA sistemos sąsaja

Kaina

Vienos licencijos kaina yra 3000,00 rublių.

Atsiliepimai ir naujienos apie ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 patobulino vidinį portalą ir procesų dizainą

Išėjo nauja versija verslo procesų valdymo ir efektyvumo sistemos – ELMA 3.11. Kūrėjai atliko reikšmingos dalies pagrindinių IT įrankio funkcionalumo pakeitimų, taip pat įdiegė daug sprendimų, padedančių pagreitinti ir stabilizuoti sistemą. Vidinis portalas dabar palaiko laiko juostas, taip pat papildomus gamybos kalendorių nustatymus. Kokybiškai atnaujintos operacijos dirbant su pranešimais ir Workflow procesais – įdiegtos pranešimų tipų ir procesų versijų internetinio redagavimo galimybės ELMA Designer programoje. Pasirinktiniai plėtiniai – scenarijai dizainerio veiksmų blokų paletėje – tapo versijomis. Patobulintas programos plėtinių paieškos įrankis. Taip pat patobulintas Form Designer ir specializuotos sistemos programos: ELMA Projects + ir ELMA CRM +.

2017. ELMA sistema yra įtraukta į Rusijos Federacijoje rekomenduojamų naujoviškų produktų registrą

Verslo procesų valdymo sistema ELMA įtraukta į gaminamų ir rekomenduojamų naudoti inovatyvių produktų, technologijų ir paslaugų registrą Rusijos Federacija... Informacija apie sprendimus, įtrauktus į Registrą, naudojama perkant pagal 94-FZ ir 223-FZ. Visus produktus, technologijas ir paslaugas, pretenduojančius įtraukti į registrą, tiria Ekspertų tarybos nariai. Nagrinėjamas sprendimų unikalumas, funkcines charakteristikas, konkurencinius pranašumus ir galimą ekonominę naudą vartotojams.

2017. ELMA išleido nemokamą savo BPM sistemos versiją

ELMA išleido nemokamą visiškai funkcionalią versiją – ELMA Community Edition. Sistema neriboja naudojimo laiko ir naudotojų licencijų skaičiaus. Tai pilnavertė BPM sistema, kurią galima įdiegti įmonės darbe ir nemokamai be apribojimų naudotis visu funkcionalumu: modeliuoti verslo procesus, automatizuoti jų vykdymą, kontroliuoti procesų darbus, tobulinti procesus remiantis stebėjimo duomenimis. Sistemoje yra ECM modulis elektroniniam dokumentų valdymui, CRM modulis pardavimo procesui valdyti, paruošti verslo procesai, procesų paketai ir kiti ELMA Store sprendimai, kuriuos galima greitai įdiegti sistemoje ir pritaikyti Jūsų verslo specifikai. Sprendimą galima lanksčiai integruoti į įmonės IT infrastruktūrą ir plėsti funkcionalumą. Nemokamos ELMA Community Edition versijos naudotojams kūrėjo techninė pagalba nesuteikiama, tačiau jie turi visus reikiamus išteklius, kad galėtų įdiegti sistemą savarankiškai.

Išleista nauja verslo procesų ir veiklos valdymo sistemos ELMA 3.10 versija. Prioritetiniai naujos versijos atnaujinimai yra: galimybė naudoti PostgreSQL DBVS, sprendimo našumo ir atsparumo gedimams padidėjimas, naujas naudingas ELMA programų funkcionalumas, taip pat BPM sistemos priežiūros palengvinimas klientų įmonėse. Be to, buvo automatinis dublikatų patikrinimas ir valiutų kursų importas į ELMA CRM+. Dirbdami CRM skirtingi darbuotojai kartais netyčia įveda informaciją apie tą patį įmonės klientą, o tai dar labiau trukdo darbui ir klaidina vartotojus. 3.10 versijoje, kuriant naują funkciją (pridedant potencialus klientasį sistemą), suaktyvinama duomenų tikrinimo, ar nėra visų galimų atitikmenų, funkcija. Be to, praplečiamas funkcionalumas planavimas ELMA Projects +, pridėtas etapų koordinavimas ELMA ECM + elektroninėje dokumentų valdymo programoje.

2015. Darbas su nauja ELMA 3.8 versija tapo paprastesnis ir patogesnis

ELMA 3.8 pagrindinis kūrėjų prioritetas buvo koncepcija „ Paruošti sprendimai+ Nepriklausomi diegimai ". Kartu su ELMA 3.8 išleidimu atsirado vienuolika naujų gatavų sprendimų, kuriuos sukūrė ELMA, ir keli sprendimai, kuriuos sukūrė partneriai. Naujoje versijoje sistemos tobulinimo procesas tapo paprastesnis. Paruošti sprendimai, kuriuos galima sukurti neišėjus iš ELMA Designer. K Programoje ELMA ECM + buvo atlikta daug pakeitimų. Šiais pakeitimais nebuvo siekiama plėsti funkcionalumo – buvo akcentuojamas biuro patogumas. Labai patobulintos dokumentų registravimo ir registravimo parametrų nustatymo sąsajos. Taip pat pristatome naują „Microsoft Outlook“ pašto programos papildinį. Su jo pagalba galite rankiniu būdu arba automatiškai užfiksuoti savo korespondenciją į ELMA tiesiai iš Outlook.

2015. ABI PRODUCT baigė diegti elektroninę sutarčių derybų sistemą ELMA

Viena didžiausių mėsos perdirbimo įmonių Rusijoje „ABI PRODUCT“ įgyvendino projektą, kuriuo diegiama elektroninė sutarčių derybų sistema, pagrįsta ELMA ECM + sistema. Pagrindinis projekto tikslas buvo sudaryti sąlygas pagreitinti pagrindinių sutartinių procesų eigą, taip pat sumažinti jų paramos riziką. Įvedus ECM, pavyko sutaupyti valdymo kaštų (sistema išlaisvino įmonės darbuotojus nuo įprastų darbų – popierinės sutarties perkėlimo iš skyriaus į skyrių rankiniu režimu). Įdiegta elektroninė derybų dėl sutarčių sistema padarė sutarčių derybų procesą skaidrų ir operatyviai valdomą, išvengė nuostolių ar neleistinų sutarties teksto pakeitimų. Sistema leido žymiai sutrumpinti sutarties perkėlimo laiką dėl kai kurių proceso etapų optimizavimo arba neįtraukimo. Sistemos įdiegimas taip pat parodė kai kurių sutarčių tipų proceso netobulumą, kuris prisidėjo prie susijusių procesų pasikeitimo.

2013. ELMA 3.2 yra naujų funkcijų, skirtų inžinerinėms organizacijoms

Buvo išleista nauja ELMA 3.2 versija, kuri yra labiau orientuota į patogumą ir patogumą mūsų klientams. Vidinis portalas gavo papildomų priemonių prieigos saugumas (autorizacija naudojant prieigos raktą, patikimi įrenginiai ir sertifikatas, vieno prisijungimo technologija). Atnaujintas dizainas, proceso reglamentų formavimas, verslo proceso eskalavimas, integracija su Business Studio. Našumo rodiklio (KPI) valdymas – įdiegta daug pakeitimų, siekiant paprastumo ir patogumo ( Pilnas aprašymas bus kitose naujienose). Įvedus darbo sąnaudas, įgyvendintas sprendimas projektavimo organizacijoms (Project Management).

2009. Išleista nemokama ELMA sistemos versija

„EleWise“ paskelbė apie ELMA: nemokamos versijos išleidimą. Ši versija išleista „Užduotys + Dokumentai“ leidime ir skirta 5 sistemos naudotojų darbui. ELMA: Nemokamoje versijoje nėra verslo procesų valdymo modulio. Jei norite susipažinti su šio modulio veikimu, atsisiųskite ELMA demonstracinę versiją. Nemokama versija yra visiškai funkcionali ELMA („Tasks + Documents“ leidimas) versija, kurios galiojimo laikas nesibaigia. Norint pradėti naudotis ELMA: Nemokama versija reikia atsisiųsti sistemą, užregistruoti sistemą svetainėje, įvesti sąrašą vartotojų, kurie dirbs su sistema.

Renkantis elektroninę dokumentų valdymo sistemą šiuolaikinės įmonės vadovaujasi bendra plėtros strategija, tikslais, konkurencinės aplinkos buvimu, norima struktūra ir numatomu ekonominiu efektu įgyvendinus tokį sprendimą. EDMS diegimo tikslai apima veiklos drausmės kontrolės gerinimą, prarastų dokumentų skaičiaus mažinimą; patvirtinimo laiko sumažinimas; sumažinti klaidų skaičių dirbant su standartiniais dokumentais.

ECM funkcijoms keliami keli pagrindiniai reikalavimai. Tolesnė įmonės darbo eigos optimizavimo sėkmė priklauso nuo sistemos atitikties šiems reikalavimams. Dokumento patvirtinimo ir užduočių priskyrimo procesai yra greitesni, kai jie perkeliami iš popieriaus į elektroninis vaizdas, sutrumpėja ir dokumentų bei užsakymų apdorojimo laikas, atsiranda galimybė sekti darbo su dokumentu eigą. Dirbant su sistema atlikėjai automatiškai informuojami apie naujus dokumentus, kontroliuojamas jų apdorojimo laikas. Greitai prieigai prie dokumentų, lengvai paieškai ir dokumentų saugumui įrengta elektroninė saugykla.

Svarbu, kad prieigos prie saugomų duomenų teisės būtų ribojamos. Žymiai sutrumpėja darbo laikas ir automatinis standartinių dokumentų skyrelių pildymas pagal esamus informacinius duomenis. Vadovui svarbu turėti patogias priemones, leidžiančias stebėti užduočių atlikimo terminus ir konsoliduotą atskaitomybę. Norint išlaikyti informacijos turinį įmonės darbe, EDMS turėtų būti lengvai integruojamas su esama pašto sistema ir su įmonėje esamomis apskaitos sistemomis (personalo, finansų, apskaitos ir gamybos valdymo sistemomis).

Taip pat vis daugiau organizacijų atkreipia dėmesį į nuotolinio darbo galimybę sistemoje. KAM svarbius kriterijus sistemos vertinimai apima galimybę generuoti ataskaitas apie dokumentus, atlikėjus, dokumentų būsenas ir pan.; greitas sistemos įdiegimas; sistemos įrengimo ir priežiūros išlaidos; sistemos kūrimo paprastumas; galimybė naudoti sisteminę programinę įrangą papildomoms užduotims spręsti.

Ir papildomi reikalavimai:

• srautinio dokumentų įvedimo į sistemą buvimas, galimybė dirbti su skaitytuvu;
• iš anksto sukonfigūruotas sutarčių valdymo modulis;
• planšetinio kompiuterio versija;
• mobiliųjų klientų.

Palyginimas

Panagrinėkime, kaip šios funkcijos įgyvendinamos Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow ir 1C: Document Management sistemose 8. Visas šias sistemas vienija bendra koncepcija, pagrįsta klasikinių EDMS ir verslo procesų valdymo įrankių deriniu. Derindamos elektroninio dokumentų valdymo ir BPM sistemų privalumus, įmonės plėtoja procesus ir didina veiklos efektyvumą.

Funkcionalumas ir integravimo galimybės

Directum

„Directum“ sistemos funkciniai pranašumai apima ne tik išplėstą verslo sprendimų katalogą. Iš kasdien darbe naudojamų funkcijų galima išskirti patogius priminimus, galimybę tinkinti skaitiklius bei darbą su brūkšninio kodo žymomis. Prisegtų failų peržiūros buvimas, failų saugyklos, didelis baigtų žinynų pasirinkimas pagrindinėje konfigūracijoje, interaktyvūs vedliai dokumentams kurti.

Neigiamos šios EDMS pusės: dokumentų ir paieškos rezultatų sąraše esančių objektų išvedimo po puslapio trūkumas, nesugebėjimas naudoti papildomų stilių dokumento sąraše.

Šios funkcijos yra įdiegtos „Docsvision“. Visi tinklalapiai ir tinkintos ataskaitos rodomi pagrindiniame programos lange. Suarchyvuoti dokumentai perkeliami į atskiras lenteles duomenų bazėje. Sistemos vartotojai gali pasirinkti autentifikavimo parinktį. XSLT transformacija taikoma registracijos kortelės XML aprašymui.

ELMA

ELMA sistema išsiskiria išplėstine verslo sprendimų linija. Tarp jų yra ECM + modulis (BPM sistemos ir klasikinės EDMS funkcijų derinys), Projects + - standartinės projektų valdymo ir procesų valdymo funkcijos; ELMA CRM + – įgyvendina į klientą orientuotą metodą, įgyvendinant procesus iki galo. Ir KPI sprendimas, kurio Directum sistema neturi.

Dėl integravimo galimybių - ELMA ECM + ir dar du sprendimai turi priedą darbui su MS Outlook. Be to, ELMA galima lengvai integruoti su 1C: Enterprise (su visomis dabartinėmis versijomis).

Kad nesusipainiotumėte didelis skaičius failai su pakeitimais ir pakeitimais, programoje esantys dokumentai gali turėti neribotą skaičių versijų, tačiau gali būti priskirta tik viena. Dokumentų kortelėje kaupiama visa dokumentų pakeitimų istorija.

Viskas reikalingų įrankių dirbti su dokumentu ir kontroliuoti darbo su šiais dokumentais vykdymo discipliną yra vartotojas po ranka.

Jei dokumentą įmonė gavo popierine forma, po nuskaitymo jis automatiškai išsaugomas.

Vadovas gali peržiūrėti ataskaitą apie esamą veiklos situaciją, o vartotojams suteikiama daugybė filtrų, kurie gali formuoti rezultatus taip, kaip jiems atrodo tinkama.

Programą ECM + galima pritaikyti pagal individualios įmonės poreikius ir jos organizacinę struktūrą.

Norėdami pagreitinti dokumentų kūrimą, galite sukurti šablonus. Jis prieinamas bet kuriam vartotojui, net neturinčiam programavimo įgūdžių.

Galite sukonfigūruoti automatinį brūkšninio kodo įterpimą į šabloną, kad būtų galima nedelsiant atpažinti sistemoje.

Visos apžvalgoje nagrinėjamos sistemos turi savo mobiliąją aplikaciją, skirtą darbui su sistemos funkcijomis per planšetinį kompiuterį ar mobilųjį įrenginį. Tai leidžia aukščiausio lygio vadovams dalyvauti operacinėje įmonės veikloje iš bet kurios vietos, kurioje yra interneto ryšys. Mobilieji klientai yra suderinami su visomis mobiliosiomis OS.

Optima WorkFlow

Sistemos privalumai – galimybė dokumentų sąraše naudoti papildomus stilius, atvaizdus rodyti dokumentų sąraše ir peržiūros srityje. Galimas įkelto dokumentų sąrašo filtravimas. Optima WorkFlow palaiko rubrikų nustatymą dokumentų žurnaluose, pasirinkto įrašo peržiūros srities nustatymą dokumentų sąraše. Veikia užsakymų registracijos kortelės pritaikymas. Trečiųjų šalių žiniatinklio programas galima įterpti į pagrindinį langą. Yra integracija su IBM WebSphere MQ. Archyvų skyrių veiklai automatizuoti sukurtas specialus modulis Archyvas.

1C: 8 dokumentų srautas

Pagrindinės darbo kryptys šį sprendimą- kanceliarinis darbas, bendras dokumentų srautas, sutartinės veiklos valdymas, elektroninis archyvas ir darbas su užklausomis. Funkcionalumą galima išplėsti naudojant papildinius. Apdorojant dokumentų maršrutus, galite pridėti failus ir vėliau juos modifikuoti. Yra „Windows Explorer“ registracija.

Galite sukonfigūruoti automatinį dokumentų kūrimą, registravimą ir siuntimą iš įvairių šaltinių (aplanko, elektroninio pašto dėžutę, žiniatinklis).

Trūkumai: vidinio pašto nėra. Negalite kurti užduočių grupei ir aplankams su užsakymais. Be to, šis sprendimas neturi projektų valdymo modulio. Nepavyko prisiregistruoti iš MS Office, Open Office. Darbas su QMS dokumentacija nepalaikomas. Be to, nėra galimybės saugoti asmeninių vartotojo aplankų.

Sąsajos

Directum

Visų „Directum“ sistemos veikimo režimų sąsajos yra suvienodintos, galite konfigūruoti dokumentų ir užduočių tvarkymo taisykles. Pakeitimo režimu sistema išsaugo informacijos turinį. Darbas su failais galimas internetu. Prieigos teisės prie atskiro failo yra platinamos, kiekviena iš jų yra atributiškai aprašyta. Taip pat galite atkreipti dėmesį į darbo eigos procesų skaidrumą. Užduotys įtraukiamos į MS Outlook kalendorių. Sistemos privalumas – tinkinami paieškos šablonai ir patogūs filtravimo pagal sąrašo stulpelius mechanizmai.

Tačiau yra keletas trūkumų: nėra galimybės keisti elementų puslapiais (Win32). Minimalūs vaizdo efektų nustatymai. Neįmanoma lokalizuoti rekvizitų pavadinimų skirtingomis kalbomis. Kortelės dydžio pakeisti negalima. Kurdami elektroninių dokumentų nuorodas, negalite pridėti komentarų, apibūdinančių ryšį. Sąsaja perkrauta.

Ryžiai. 1. Directum sistemos sąsaja

Docsvision

„Docsvision“ naudoja iš anksto sukonfigūruotas temas, o komandų juosta yra tinkinama. Nuorodos tarp dokumentų rodomos medžio rodinyje. Nuorodos gali būti komentuojamos. Yra galimybė kurti užduočių korteles. Įrankių juosta yra pritaikoma. Veikia viso teksto paieška iš vienos eilutės, yra tinkinami paieškos šablonai, paieškos formų dizainas taip pat pritaikomas.

Kartu sistemos trūkumai yra tai, kad prie užduoties neįmanoma automatiškai pridėti dokumento. Procesai nėra skaidrūs, priminimai veikia tik įjungus MS Outlook.

Ryžiai. 2. Docsvision sistemos sąsaja

ELMA

Išoriškai ELMA ECM + sąsaja yra standartinė failų saugykla, vartotojas, neturintis patirties su tokiomis sistemomis, gali lengvai naršyti savarankiškai.

Dokumentų registracija atliekama specialiu vedliu keliais nuosekliais etapais. Įeinant į sistemą tereikia nurodyti reikiamus dokumento duomenis ir pridėti elektroninę versiją, sistema automatiškai sugeneruoja dokumento kortelę su visais joje esančiais duomenimis.

Visa informacija apie organizaciją yra vidiniame portale. Visi darbui reikalingi įrankiai yra vienoje vietoje: dokumentų, užduočių archyvas, kalendorius, žinučių tiekimas, ataskaitos, žiniatinklio dokumentai.

Tinkinimo metu operacijos gali būti supaprastintos arba išplėstos.

Ryžiai. 3. ELMA sąsaja

Optima WorkFlow

Sistema turi intuityvią sąsają. Sistema sukonfigūruoja programų dizaino stilius, yra išvestis į dokumentų sąrašą ir atributų bei vaizdų peržiūros sritis, taikomi dokumentų sąrašo braižymo stiliai (šriftas, užpildymas, piktograma).

Verta atkreipti dėmesį į patogias paieškas registracijos kortelių laukuose-sąrašuose, vizualią privalomo laukų užpildymo kontrolę, galimybę dirbti su failais, nuorodomis ir dokumentų judėjimu viename lange.

Patogu dirbti su pridedamais failais – darbas vykdomas internetu viename lange, registracijos ir išsiregistravimo režimu. Galutinės nuorodos tarp dokumentų pateikiamos kaip medis.

Kurdami užduotį galite sukurti užduoties kortelę.

Trūkumai: vartotojai negali kurti naujų žurnalų, dokumentų rinkinių, nustatymai neišsaugomi duomenų bazėje. Registracijos kortelėje neįmanoma pritaikyti įrankių juostos, lokalizuoti rekvizitų pavadinimus. Kortelės dydis nekeičiamas. Vilkimo ir numetimo mechanizmai neįdiegti. Nėra pagrindinių sąsajos kortelių pasirinkimo funkcijų bendravimui. Kitas trūkumas yra proceso neskaidrumas kuriant užduotį; negalite nustatyti priminimų atlikėjams.

Ryžiai. 4. Optima WorkFlow sąsaja

1C: 8 dokumentų srautas

Sąsaja yra pritaikoma pagal naudotojų tipus. Galite peržiūrėti šiuo metu prie sistemos prisijungusių vartotojų sąrašą. Yra RKK (dizaineris) projektavimo įrankiai, galimybė išplėsti ir pritaikyti RKK, tuo tarpu galite naudoti sudėtingus elementus - lenteles, struktūras.

Trūkumai: nėra integruotų prisegtų failų peržiūros priemonių, nėra grupės užduočių peržiūros, nėra grupės vadovo priskyrimo vykdytojui.

Ryžiai. 5. 1C sąsaja: dokumentų valdymas 8

Paieškos funkcijos

Directum

Sistemos privalumai – galimybė atlikti pilno teksto dokumentų ir registracijos kortelių duomenų (RK) paiešką. Paieškos šablonus galima pritaikyti pagal RK detales. Galioja dokumentų sąrašo filtras pagal stulpelių reikšmes. Patogios paieškos šablonų tinkinimo funkcijos. Galima sukurti paieškos aplankus.

Neigiamos savybės: neįmanoma paskirstyti prieigos teisių prie sukonfigūruotų paieškų; nesukonfigūruota žiniatinklio kliento paieška; nėra galimybės sukurti komplekso paieškos užklausos, dokumentų sąraše ir paieškos rezultatuose nėra objektų puslapių numeravimo, dokumentų sąraše netaikomi papildomi stiliai.

Docsvision

„Docsvision“ palaiko sudėtingų paieškos užklausų kūrimą naudojant XML ir paieškos prieigos teisių platinimą.

Trūkumas- lėtas peržiūros skydelio veikimas.

ELMA

ELMA ECM + renka dokumentus į vieną elektroninį archyvą. Dokumentų paieška atliekama greitai ir patogiai ne tik pagal pavadinimą, bet ir pagal dokumentų kortelės ar RK duomenis. Paieškos rezultatai rodomi tik tuo atveju, jei turite leidimą pasiekti dokumentus. Paieškos parametrai išsaugomi filtro formatu, ateityje galėsite greitai ieškoti dokumentų pagal išsaugotus parametrus.

Trūkumas: viso teksto paieškos dokumentuose trūkumas.

Optima WorkFlow

Tiesioginė duomenų bazės užklausa taikoma sudėtingai paieškos užklausai dokumentų žurnaluose sudaryti. Viso teksto paieška atliekama pagal dokumento turinį, o paieška atliekama naudojant registracijos kortelės pavyzdį (nereikia tinkinti paieškos šablonų). Paieškos užklausas galite įvesti pagal registracijos kortelių duomenis. Filtrai taikomi visiems galimiems dokumentų žurnalams.

Sistemos trūkumas yra nesugebėjimas išsaugoti pasirinktinių paieškos šablonų. Dokumentų registracijos kortelių rekvizitų visatekstė paieška nevykdoma. Vartotojai negali kurti paieškos aplankų ir sudėtingų paieškų. Viso teksto registracijos kortelės duomenų paieška nevykdoma.

1C: 8 dokumentų srautas

Atributinė paieška atliekama pagal dokumento duomenis. Galite kurti paieškos šablonus, jų saugojimas yra hierarchinis ir suskirstytas į kategorijas. Remiantis paieškos rezultatais, generuojamos ataskaitos.

Vienu prašymu neįmanoma įvykdyti Skirtingos rūšys Paieška. Rekvizitų rinkinio automatinei pasikartojančių dokumentų paieškai registracijos metu nėra.

Administraciniai nustatymai

Directum

Sistema leidžia vienu metu palaikyti kelių įmonių organizacinę ir personalo struktūrą. Pateikiama išsami informacija apie padalinius ir darbuotojus, ji gali būti plečiama. Jei reikia pakeisti (pilnas arba asistentas), automatiškai sukuriami „in/out“ aplankai. Veikia poeilutės filtras ir tikrinimo paieška.

Trūkumai: OShS ekranas nėra vizualus, nėra galimybės rūšiuoti elementus tam tikra tvarka, sunku kurti ir pildyti katalogus, nėra katalogų įrašų lokalizacijos. Minimalūs kintamosios srovės išvaizdos ir veikimo nustatymai.

Ryžiai. 6. Registracijos kortelių atsiradimas Directum sistemoje

Docsvision

„Docsvision“ palaiko kelių įmonių OShS priežiūrą vienu metu. Yra pakaitinių funkcijų (nuolatinis arba laikinas pakaitalas). Poeilinis filtras veikia. Trūkumai iš dalies dubliuoja „Directum“ savybes: ne vizualiai rodomas DSS, nėra elementų rūšiavimo tam tikra tvarka, negalite saugoti katalogų istorijos, kurti įvestų katalogų, kurti hierarchinių katalogų, nėra integruotos „nomenklatūros“. bylų“ katalogą. Žemas dizainerio darbas.

Ryžiai. 7. Darbuotojų katalogas Docsvision sistemoje

ELMA

Stebėti situaciją patogu didelių įmonių filialuose. Viename lange sujungiamos kelios sistemos, organizuojant vieningą padalinių informacinę sistemą ir kokybišką apsikeitimą informacija. Vartotojas turi visą reikiamą informaciją apie išorinę sistemą neišeidamas iš savo puslapio. Patogu perjungti įmonės padalinių puslapius. Papildomai pateikiama informacija apie vykdomą veiklą, aktualias naujienas, dokumentų peržiūrą, verslo procesų vykdymo pradžią.

Ryžiai. aštuoni. Filialų puslapių nustatymas ELMA

Bendrą informaciją apie visus filialus ir padalinius gali gauti vadovas. Duomenys apie padalinius ir darbuotojus gali būti plečiami.

Darbuotojų pavadavimas vykdomas specialiame skyriuje. Keitimai atšaukiami automatiškai pasibaigus terminui. Kai įdiegiamas pakeičiantis procesas, užduotys pagal procesą automatiškai perkeliamos į jį. Sistema praneša apie vienkartinę užduotį ir nebuvimą šis darbuotojas, siūlantis rinktis kitą atlikėją.

Ryžiai. devynios. ELMA skyriaus „Pakeitimas“ konfigūravimas

Specialioje skiltyje „Neatvykimo grafikas“ pateikiamas tam tikrą laiką darbovietėje nesančių darbuotojų sąrašas.

Optima WorkFlow

Sistema palaiko kelių įmonių OShS priežiūrą, aiškiai atvaizduojama struktūra. Įdiegtos pakeitimo funkcijos (nuolatinis / laikinas pakaitalas), vykdoma paieška pagal pirmąsias raides. Prekes galima rūšiuoti nurodyta tvarka; gana paprastas žinyno pildymas, hierarchinių žinynų kūrimas, žinyno įrašo galiojimo datos nustatymas.

Yra registracijos kortelių šablonų dizaineris, pritaikomi dydžiai, fonai, žymės, laukai, šriftai, scenarijai naudojami registracijos kortelių renginiams.

Trūkumai: nėra galimybės išlaikyti katalogo istorijos, nėra veidrodinės informacijos apie pakeitimą. Informacija apie padalinius ir darbuotojus yra minimali. Negalite kurti atspausdintų žinynų, saugoti žinynų istorijos, lokalizuoti nuorodų įrašų. Nėra scenarijaus kodo sintaksės tikrinimo funkcijos, nėra „radio mygtuko“ tipo laukų.

Ryžiai. dešimt. Naujo darbuotojo įtraukimas į „Optima WorkFlow“ organizacinę schemą

1C: 8 dokumentų srautas

Vartotojo darbalaukis pritaikomas pagal jo vaidmenį. Suteikia greitą prieigą prie duomenų apie darbuotojus, telefonų numerių sąrašo, rekomendacijų rašyti korespondenciją ir kt. Skyriaus vedėjui galite sukurti skydelį bet kokios paskirties dokumentų visatekstei paieškai, vadovui suteikiama skydelis, skirtas greitai pasiekti ataskaitas. Informacija platinama pagal prieigos teises. Pagal organizacijos organizacinę struktūrą ir vykdytojų vaidmenis galima pasirinkti verslo procesų vykdytojus.

Posistemyje „Darbuotojų užduotys ir procesai“ yra verslo procesų kūrimo ir valdymo įrankiai, taip pat vaidmenimis pagrįsto užduočių adresavimo nustatymas, darbuotojų keitimo / pakeitimo matricos nustatymas.

Verslo procesų modeliavimas

Directum

Sistema įgyvendina patogias modeliavimo funkcijas. Maršruto schemos derinimas įgyvendinamas žingsnis po žingsnio. Platformoje yra integruota aukšto lygio programavimo kalba IS-Builder. Galima kurti savo funkcijas ir scenarijus naudojant savo API. Ataskaitų rengyklė įdiegta IS-Builder kalba. Minusas: nepakanka pagrindinių blokų.

Ryžiai. vienuolika. Verslo procesų modeliavimas Directum sistemoje

Docsvision

Sistema turi patogias funkcijas, skirtas modeliuoti ir projektuoti maršruto schemą nenaudojant programinių įrankių. Galite kurti savo funkcijas. Galima kurti scenarijus naudojant savo API, skambinti žiniatinklio tarnyboms. Priemonės – MS Reporting.

Trūkumas: optimizavimui reikia pakeisti paprastų blokų grupę vienu scenarijaus bloku.

Ryžiai. 12. Verslo procesų modeliavimas Docsvision sistemoje

ELMA

Verslo procesų modeliavimas atliekamas specialiu grafiniu redaktoriumi „ELMA Designer“ su paprasta ir intuityvia grafine sąsaja. Verslo procesų aprašymo žymėjimas yra BPMN 2.0, kuris yra patogus darbo eigoms apibūdinti ir kuriame yra beveik visi reikalingi primityvai. Verslo analitikas gali kurti verslo procesus be programuotojo pagalbos. Galite sukurti valdymo modelį įmonėje ir keisti procesus kelyje, nestabdydami sistemos.

Dokumentų judėjimas įmonėje gali būti organizuojamas bet kokio sudėtingumo maršrutais. Dokumento maršrutas atspindi, per kuriuos darbuotojus šis dokumentas praeis, taip pat su juo planuojamų darbų eiliškumą ir pobūdį. Iš paletės pele velkant reikiamus operacijų blokus sukuriamas grafinis proceso modelis, po kurio operacijos sujungiamos perėjimais. Prie perėjimų galite pridėti komentarų.

Ryžiai. 13. Dokumento maršrutas apibūdintas kaip verslo procesas ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sistema turi verslo procesų modelių dizainerį, naudojami scenarijai.

Ryžiai. keturiolika. Verslo procesų modeliavimas Optima WorkFlow

Bloko ypatybių nustatymas yra paprastas. Atliekamas scenarijų kūrimas naudojant savo API, savų funkcijų ir blokų kūrimas, objektų iškrovimas mainų formatu. Įrankiai – Crystal Reports 11.0.

Galima tinkinti aplikacijos išvaizdą, pritaikyti dokumentų sąrašą (stulpelių matomumą ir tvarką, rūšiavimą), tinkinti pranešimus.

Modeliavimo mechanizmai nepatogūs, verslo logikos nustatymo funkcijos minimalios, atsiranda būtinybė rašyti scenarijus dokumentų apdorojimui, nėra dokumento gyvavimo ciklo dizainerio.

1C: 8 dokumentų srautas

Sistema sukuria standartinius dokumentų judėjimo maršrutus, yra maršrutų atšakų ir sąlyginių perėjimų palaikymas. Taip pat yra ataskaitų formų kūrėjas.

Ryžiai. 15. Verslo proceso blokinė schema 1C: 8 dokumentų srautas

Duomenų ir veiksmų saugumas

Directum

Duomenų apsauga sistemoje vykdoma naudojant prisijungimo slaptažodį ir Windows paskyras. Galite kurti vartotojų grupes ir vaidmenis. Yra atskiras ir vaidmenimis pagrįstas prieigos valdymo modelis, taip pat galimybė išduoti leidimus ir privilegijas. Prieigos teisių diferencijavimas atliekamas aplanko, RK, failo ir žinyno lygiu. Galite konfigūruoti teisių perdavimą. Naudojamas šifravimas ir EDS.

Sistemos trūkumai: nėra paskirstytos prieigos teisės prie tinkintų paieškų, nėra tinkintų paieškų žiniatinklio kliente ir negalima sukurti sudėtingų paieškos užklausų.

Vaizdo langų veikimas yra gana lėtas.

Docsvision

Sistemos privalumai duomenų saugumo požiūriu yra šie: privalomos prieigos kontrolės prieinamumas, prieigos teisių diferencijavimas visais lygiais; nustatant teisių perdavimą. Šifravimo ir skaitmeninio parašo taikymas.

ELMA

Bet kuris vartotojas iš bet kurios vietos, turintis prieigą prie interneto, gali įvesti savo vartotojo vardą ir slaptažodį bei prisijungti prie ELMA sistemos. Šis prisijungimas pagal numatytuosius nustatymus sukonfigūruotas visiems vartotojams, tačiau yra trys pagrindiniai prisijungimo prisijungimo apsaugos būdai:

1. Prisijunkite tik per patikimus įrenginius. Jei prisijungiate iš kompiuterio arba mobilusis įrenginys, kurios nėra patikimų sąraše, sistema praneš apie negalėjimą prisijungti.
2. Prisijungimas naudojant Token. Žetonas yra įrenginys, kuris jungiasi prie sąskaitą vartotojas ir atitiks tik jį. Be to, individualus vartotojas turi savo PIN kodą. Į žetoną vienu metu galima įrašyti kelis elektroninius raktus-konteinerius – įvesti skirtingos sistemos, ir ne tik ELMA, kad vartotojas nesineštų visos raktų krūvos.
3. Prisijungimas pagal sertifikatą. Mechanizmas veikia beveik taip pat. Vartotojas susieja sertifikatą su savo paskyra. Į sistemą patekti su pažyma galite tik iš konkrečios darbovietės. Ši funkcija pasiekiama tik naršyklėse Mozilla Firefox ir Internet Explorer.

Norėdami susitarti, pasirašykite dokumentą ar jo versiją, naudokite Elektroninis parašas... Tokiu atveju joks kitas vartotojas, net ir sužinojęs slaptažodį, negalės sutikti ar pasirašyti dokumento.

ELMA suteikia prieigos teisių prie įvairių sistemos objektų konfigūraciją. Teisių valdymo esmė yra organizacinės struktūros elementų ir atskirų sistemos vartotojų vaidmuo, konfigūravimo procesą sudaro pareigybių, skyrių ir padalinių grafinis atvaizdavimas bei pareigų paskirstymas.

Optima WorkFlow

Duomenų apsauga vykdoma naudojant prisijungimo vardą / slaptažodį, Windows paskyrą. Sukuriamos vartotojų grupės ir vaidmenys, taip pat atskiras ir vaidmenimis pagrįstas prieigos valdymo modelis. Galima išduoti įgaliojimus, diferencijuoti prieigos teises aplanko lygiu, nustatyti santykines prieigos teises pagal organizacijos organizacinę struktūrą, naudoti EDS.

Negalite priskirti prieigos teisių vienam failui. Nėra failo peržiūros.

1C: 8 dokumentų srautas

Yra programinės įrangos priemonės dokumentų vientisumui kontroliuoti, įvairių autentifikavimo metodų palaikymas. Vartotojui suteikiamos teisės užsakymo ar dokumento įvykdymo laikui. EDS pasirašyti dokumentai siunčiami su išsaugančia informacija apie parašus. Prieigos teisės priskiriamos atsižvelgiant į vartotojo padėtį, jo vaidmenį, dalyvavimo verslo procesuose laipsnį, antspaudą arba individualiai. Teisės nustatytos aplankams ir dokumentų tipams, taip pat taikomos pridedamiems failams, jose gali būti skaitymo ar rašymo apribojimų. Prieiga prie ataskaitų taip pat ribojama – darbuotojui prieinamos tik jo ataskaitos, o vadovui – jo skyriaus ataskaitos.

Dokumento dalių (registracijos formos laukeliai, pridedami failai) prieigos teisės nediferencijuojamos. Nėra duomenų atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo įrankių sistemos.

Išvada

EDMS besirenkančios įmonės susiduria su ta pačia problema – joms tenka ilgą laiką derinti įsigytą sistemą ir esamus organizacijos verslo procesus. Norint optimizuoti visos įmonės darbą, svarbu darbo eigos procesus statyti į pagrindinius – galutinius procesus ir kuo anksčiau toks susijungimas įvyks, tuo geriau. Tačiau ši daug laiko atimanti veikla reikalauja visų darbuotojų, kurių darbas susijęs su dokumentais, laiko, patirties ir nuolatinio bendravimo. Vienaip ar kitaip sistemos, naudodamos savo funkcijas, gali pagreitinti šį procesą. Susumavus ir įvertinus rezultatus ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 ir Directum labiausiai atitinka pagrindinius reikalavimus.

Dokumentų srautas būtinas kiekvienai įmonei ir gali vykti įvairiais būdais... Kartais šis procesas vykdomas kaip popierių perdavimas tarp organizacijos direktoriaus ir buhalterio, o kartais – operacijų, susijusių su elektroniniais dokumentais, visuma, t.y. vadinamasis Elektroninis dokumentų valdymas.

V didelių įmonių dokumentų apyvarta reikalauja didelių pastangų, nes palaikyti tvarką tokiais atvejais yra gana sudėtinga užduotis.

Siekiant užtikrinti tvarką įmonės dokumentacijoje ir padidinti darbo su popieriais efektyvumą, galima naudotis elektronine dokumentų valdymo sistema.

Paraiška skambino ELMA: „Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia automatiniu režimu atlikti dokumentų saugojimą, registravimą, paiešką, stebėjimą ir veiksmų su jais stebėjimą. ELMA padeda, kad konkrečios įmonės dokumentai realiai veiktų.

ELMA verslo valdymo sistemos video

Buitinės kilmės elektroninės valdymo sistemos dažnai yra

turi sudėtingą sąsają, kuri gąsdina kai kuriuos vartotojus.

ELMA paprasta naudoti ir suprantama

sąsaja.

Ši programa turi įprastą failų sąsają

saugykla, kuri tiks net ir didelės patirties neturintiems vartotojams

kompiuterių naudojimas.

Kalbant apie papildomas funkcijas, prieiga prie jų suteikiama naudojant specialius mygtukus ir patogius meniu. Šis metodas leidžia vartotojui matyti tik tuos elementus, kurių jam reikia jo darbe. Tuo pačiu metu likusieji lieka paslėpti, tačiau prireikus jie gali tapti prieinami. Tai leidžia jums patogiai naudotis sistema, kai ją naudojate kelis kartus.

Paprasta sąsaja netrukdo egzistuoti plačiam funkcionalumui, užtikrinančiam gana sudėtingų darbų, susijusių su įmonės dokumentų srautu, įgyvendinimą.

Aprašyta programa leidžia organizuoti dokumentų apyvartos apskaitą ir pagerinti raštininko darbą, tačiau nereiškia rimtų vartotojo žinių elektroninių dokumentų apyvartos srityje.

Dokumentų įvedimas ir registracija

Tiek dokumentų įvedimas, tiek registravimas šioje sistemoje yra labai paprastas, o tai pasiekiama naudojant gerai suprantamą sąsają. Tai vedlys, apimantis tam tikrą skaičių veiksmų. Viskas, ko reikia norint įvesti dokumentą į sistemą, yra būtini rekvizitai ir elektroninio tipo dokumento priedas.

Pagal šiuos duomenis sistema gali sukurti dokumentų kortelę, kurioje bus saugoma visa su ja susijusi informacija. Jei reikia užsiregistruoti, tuomet turėsite įvesti tam tikrus registracijos atributus. Visi aprašyti veiksmai gali būti paprastesni arba platesni, tai priklauso nuo nustatymų specifikos.

Visi dokumentai sistemoje gali turėti bet kokį failo versijų skaičių. Tik viena versija bus naudojama kaip dabartinis failas, o visos kitos bus pasenusios arba juodraščio versijos. Šis metodas leidžia išsaugoti visą turimą informaciją apie dokumentų pakeitimus vienoje kortelėje. Taip pat verta paminėti, kad dokumentų variantai, kurie keičiasi apdorojimo, tvirtinimo ir daugelio kitų operacijų metu, gali būti pateikiami skirtingais formatais. Didelis vieno dokumento versijų skaičius leidžia atsikratyti problemų ir būtinybės kurti kelias korteles.

Daugelis įmonių susiduria su informacija, kuri pateikiama popieriuje. Naudojantis ELMA sistema, galima įvesti popierinio tipo dokumentus. Programėlė, pavadinta ELMA Agent, leidžia automatiškai išsaugoti nuskenuotas dokumentų kopijas įmonės dokumentų valdymo sistemoje. Tai reiškia, kad popierinių dokumentų įvedimas į sistemą nėra sudėtingesnis nei jų elektroninių atitikmenų įvedimas. Tokiu atveju nereikia diegti kompiuteryje papildomos programos ir atlikti nereikalingus veiksmus, susijusius su įrašymu ir nuskaitymu.

Norint užregistruoti dokumentą ELMA, naudojamas įrankis Office. Kiekvienas Tarnybos dokumentas turi savo Registracijos numeris ir yra su specialia valdymo kortele.

Elektroninių dokumentų archyvas

ELMA sukuria visų turimų dokumentų saugyklą, kuri vadinama elektroniniu archyvu. Archyvo pagalba galite labai greitai rasti norimą dokumentą, naudodami jo pavadinimą arba kai kurias detales.

Tuo pačiu metu kiekvienas vartotojas gali susipažinti tik su tais dokumentais, prie kurių jis turi prieigą. Jei nebus galimybės susipažinti su dokumentais, jis negalės jų matyti.

Archyve visi dokumentai turi savo individualias korteles, kurių pagalba galite gauti visus reikiamus duomenis – rekvizitus, dokumentų versijas bei įvairias su tuo susijusias veiklas.

Dokumentų judėjimas įmonėje

Elektroniniam dokumentų valdymui sukurtos sistemos suteikia puikią galimybę palaikyti su dokumentais susijusią veiklą. Tuo pačiu metu atlikėjai įvairią veiklą vykdo su dokumentais elektronine forma.

Šis metodas leidžia pasiekti daug privalumų, įskaitant sutrumpinti laiką, sugaištą dirbant su dokumentais, išvengti originalų praradimo ir pagreitinti rangovo reagavimą į atliekamą užduotį. Be to, tuo pačiu metu daugelis žmonių gali atlikti tam tikrus veiksmus su dokumentais.

Naudodami ELMA galite užtikrinti dokumentų judėjimą organizacijoje įvairaus sudėtingumo keliais. Maršruto specifika lemia, kurie darbuotojai susidoros su dokumentu ir kokie veiksmai su juo bus atliekami.

Elektroninių dokumentų maršrutai

ELMA užtikrina lankstų dokumentų judėjimo valdymą organizacijoje. Norint atlikti tokias tradicines operacijas kaip dokumentų tyrimas, peržiūra ar tvirtinimas, vos keli paspaudimai. Jei reikia lygiagrečiai atlikti užduotis, darbą su dokumentu vienu metu gali atlikti keli vartotojai. Tokiomis veiklos sąlygomis sistema suteikia galimybę dalyvaujantiems atlikėjams tiesiog dirbti kartu.

ELMA turi labai patogius įrankius su dokumentais susijusiam darbui teikti. Remdamiesi viršininko duotu nutarimu, galite sudaryti su dokumentu susijusių užduočių sąrašą. Tuo pačiu kiekviena užduotis turi konkretų vykdytoją ir laiką, kurio reikia jai atlikti. Visos užduotys, turinčios nuorodas į dokumentą, yra susietos su jo kortele. Tai leidžia sužinoti, kokie darbai šiuo metu atliekami su dokumentu ir jų statusu.

Jei įmonė dokumentų judėjimui naudoja sudėtingus maršrutus, modeliavimui ji gali naudoti ELMA. Tai atliekama naudojant patogų ir gerai suprantamą redaktorių, turintį paprastą grafinę sąsają.

Be to, galima nustatyti įvairaus sunkumo maršrutus. Tuo pačiu metu kūrėjas gali taikyti standartiškiausias operacijas ir valdyti maršruto ypatybes naudodamas Docflow. Įgyvendinant šiuos maršrutus galimi versijų keitimai, registracija, statuso keitimai bei visiškai naujų dokumentų kūrimas. Visos šios operacijos atliekamos automatiškai.

Sukūrus maršruto modelį galima daug kartų pritaikyti, kas leidžia tiksliai perkelti įmonės dokumentus. Norėdami išsiųsti dokumentą iš anksto nustatytu maršrutu, turite naudoti jo kortelę.

Jums tereikia spustelėti meniu punktą „Siųsti maršrutu“

Įdiegdami maršrutą galite tiksliai matyti, kur dabar yra dokumentas ir kokie darbai su juo atliekami. Šiuos duomenis galima peržiūrėti kortelėje arba viduje grafinis vaizdasžemėlapyje. Dabartinė operacija rodoma žaliame langelyje.

Elektroninių dokumentų šablonai

Šablonai gali būti naudojami norint greitai sukurti standartinius dokumentus. Jie yra būsimų dokumentų šablonai. Tam tikrose jų dalyse yra fragmentų, skirtų įterpti reikiamus duomenis (automatiškai). Sukurti šablonus gali net tie vartotojai, kurie visiškai nesupranta programavimo.

Praktikoje įmonėms dažnai reikia kurti tuos pačius dokumentus. Paprastai keičiamos tik datos, pavardės ir įmonių pavadinimai. Šių užduočių atlikimas rankiniu būdu gali užtrukti ilgai ir padidinti klaidų tikimybę. ELMA šį darbą atlieka naudodama šablonus.

Viskas, ko reikia iš vartotojo, yra įvesti informaciją, kurią reikės įterpti į dokumentą plieno sistema tai padarys automatiškai.

Darbas pagal sutartį

Naudodami aprašytą programą galite atlikti daugybę darbų, susijusių su įmonės dokumentų srautu. Sutartinis darbas yra vienas iš labiausiai paplitusių ELMA naudojimo būdų. Paprastai tai apima įvairių su įmonės sutartimis susijusių užduočių vykdymą.

Įmonėse, kuriose nenaudojamas elektroninis dokumentų valdymas, sutartinis darbas susideda iš šių etapų:

1. Sutarties sudarymas pagal šabloną arba pagal anksčiau naudotas sutartis. Naujus duomenis vadovas įveda rankiniu būdu.

2. Dokumento patikrinimas advokato. Sutartį vadovas turi pateikti popierine arba elektronine forma.

3. Sutarties derinimas su įmonės profilio vadovu.

4. Sutarties pasirašymas generalinio direktoriaus.

5. Dokumento įregistravimas įmonės archyve. Šį veiksmą atlieka sekretorius ir jis įvairiose įmonėse gali labai skirtis.

6. Sutartis patenka į tų žmonių, kuriems ji skirta, rankas, vykdoma pasirašymo kontrolė.

Šis metodas turi daug trūkumų. Daugelyje organizacijų sunku atsekti dokumento vietą ir su juo susijusią veiklą. Jei reikia keisti sutartį, kyla abejonių dėl šios galimybės tinkamumo. Be to, toks patvirtinimo procesas apsunkina patvirtinimo lapo, kuriame pateikiama informacija apie sprendimo priėmimą tam tikrame dokumente, sukūrimą.

Sutartinis darbas ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas

Šioje programoje sutartiniai darbai atliekami naudojant maršrutus, kuriuos lengva grafiškai pavaizduoti. Dauguma visi veiksmai atliekami automatiškai. Kelios operacijos, kurioms reikalingas vartotojo dalyvavimas, diagramose pažymėtos raudonais stačiakampiais.

Spustelėkite, kad atidarytumėte visą žemėlapį

Sukurti sutartį

Prieš siunčiant dokumentą konkrečiu maršrutu, jis sukuriamas. Galite naudoti paruoštą failą arba sukurti naują naudodami šabloną.

Po to sutartis gali būti siunčiama iš anksto nustatytu maršrutu.

1. Pirmas žingsnis yra sutarties su advokatu susitarimas... Formoje pateikiamas problemos aprašymas ir su dokumentu susiję duomenys. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai spustelėti, kad pamatytumėte dokumento kortelę. Meniu vadiname specialios operacijos „Sutinku“, „Atmesti“.

2. Siunčiu profilio vyr. Jeigu dokumento taisyti nereikia, advokatas jį siunčia tvirtinti atitinkamam įmonės vadovui. Tuo pačiu metu advokatas nurodo terminus, dalyvius ir palieka pastabas. Koordinavimas gali būti atliekamas tiek lygiagrečiai, tiek nuosekliai.

3. Sutartį derina profilio vyr. Tai vyksta taip pat, kaip ir advokato patvirtinimas. Patvirtinimo lapą galite pamatyti užduoties puslapio apačioje. Jame galite sužinoti apie visus dalyvius, jų sprendimus, pastabas ir užduoties atlikimo laiką.

4. Sutarties pasirašymas generalinio direktoriaus.Šiame etape direktorius gali susipažinti su visomis sutarties versijomis ir pasirinkti vieną iš jų pasirašyti. Jis gali naudoti nurodytas operacijas „Pasirašyta“, „nepasirašyta“.

5. Registracija. Pasirašyta sutartis registruojama įmonės biure. Tarnautojas turi užpildyti dokumentų kortelę. Informacija į registracijos žurnalą patenka automatiniu režimu.

Ten galite matyti duomenis apie visus užregistruotus dokumentus.

6. Kontroliuojant. Vadovas stebi operacijas, kurias su sutartimi atlieka sandorio šalis. Po to, kai dokumentą pasirašo sandorio šalis, jo maršrutas baigiasi.

Kaip matote, ELMA darbas su sutartimis tampa tikslesnis ir geriau organizuotas.

Kartu neįtraukiamas ir dokumento praradimas, o viršininkas visada gali sužinoti, kas ir kokius veiksmus atlieka su sutartimi šiuo metu.

Tvirtinimo lape, kuris sukuriamas pasibaigus tvirtinimo procesui, aiškiai matyti, kas ir kokiu laiku atliko veiksmus su dokumentu.

Dokumentų srautas egzistuoja bet kurioje organizacijoje: nuo pačios asketiškiausios formos tarp buhalterio ir direktoriaus popierine forma iki sudėtingos lygiagrečių ir nuoseklių veiksmų grandinės dirbant su elektroniniu dokumentu. Bet kuriam giminaičiui didelė įmonė dokumentų tvarkymas nėra lengva užduotis: tikrai sunku išlaikyti visas bylas tvarkingas, ypač esant dideliam dokumentų kiekiui.

Elektroninio dokumentų valdymo sistema padės sutvarkyti reikalus organizacijos dokumentų sistemoje, padaryti darbą su dokumentais aiškų ir efektyvų.

ELMA: Elektroninio dokumentų valdymo programa leidžia automatizuoti operacijas organizuotas sandėliavimas, paieška, registracija, dabartinių veiksmų su dokumentais stebėjimas ir sekimas. Naudojant ELMA: elektroninio dokumentų valdymo programą, dokumentai organizacijoje pradeda realiai veikti.

rusų elektroninės sistemos dokumentų valdymas dažnai gali įbauginti vartotoją savo sudėtinga, bet galbūt funkcionalia sąsaja. Kuriant ELMA: elektroninio dokumentų valdymo taikomąją programą, viena iš labiausiai prioritetines užduotis buvo sukurti malonią, patogią ir intuityvią vartotojo sąsają. ELMA: elektroninio dokumentų valdymo programa turi standartinę failų saugojimo sąsają, pažįstamą net nepatyrusiems kompiuterių vartotojams. Papildomos programos funkcijos pasiekiamos naudojant įrankių juostos mygtukus ir apgalvotai išdėstytus meniu. Taigi, vartotojas mato tik tai, ko jam tikrai reikia dirbti – visi nereikalingi elementai yra paslėpti, tačiau esant reikalui gali būti lengvai pasiekiami. Tai užtikrina spartus vystymasis sistemoje – vos per du ar tris seansus.

Paprasta ir intuityvi sąsaja slepia turtingą funkcionalumą, kurį šiek tiek labiau patyręs vartotojas gali išspręsti sunkių užduočių darbo eiga organizacijoje. Taigi programa „ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas“ leidžia vesti dokumentų apyvartos apskaitą, optimizuoti raštininko darbą, o kartu nereikalauja iš vartotojų gilių žinių apie elektroninių dokumentų valdymo sistemų valdymą. .

Dokumentų įvedimas ir registravimas

Dokumentų įvedimo ir registravimo sistemoje sąsaja yra paprasta ir nesudėtinga – ji įgyvendinama kaip vedlys, susidedantis iš kelių nuoseklių žingsnių. Įvesdamas dokumentą į sistemą vartotojui tereikės nurodyti reikiamus dokumento duomenis ir pridėti elektroninį dokumentą. Pagal šią informaciją sistema sugeneruoja dokumento kortelę – puslapį, kuriame pateikiama visa informacija apie dokumentą. Jei dokumentas yra užregistruotas, vartotojas taip pat turės nurodyti kai kuriuos papildomus registracijos atributus. Priklausomai nuo sistemos nustatymų, šios operacijos gali būti supaprastintos arba, atvirkščiai, išplėstos.

Kiekvienas sistemoje esantis dokumentas gali turėti neribotą failo versijų skaičių. Šiuo atveju tik viena failo versija bus dabartinė (dabartinė), o likusios bus arba jos juodraščiai, arba pasenusios failo versijos. Taigi visa dokumento turinio pasikeitimų istorija yra saugoma vienoje dokumento kortelėje. Tuo pačiu metu to paties dokumento versijos, kurios dažnai keičiamos jį tvirtinant, tikslinant ir atliekant kitus veiksmus, gali turėti skirtingus formatus. Dokumento versijų sudarymas leidžia išvengti painiavos ir pakartotinio kelių to paties dokumento kortelės kopijų kūrimo.

Nemaža dalis informacijos vis tiek patenka į organizaciją popierine forma, tačiau įvestis popieriniai dokumentaiį ELMA nėra problema. Programėlė ELMA: Elektroninis dokumentų valdymas, jei kompiuteryje įdiegtas ELMA agentas, leidžia automatiškai išsaugoti nuskenuotus dokumentus organizacijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje. Todėl popierinių dokumentų įvedimo į sistemą būdas praktiškai nesiskiria nuo elektroninių dokumentų įvedimo – tereikia reikiamu metu paspausti mygtuką „Nuskaityti“. Kompiuteryje nereikės įdiegti papildomos programinės įrangos, kaip ir nereikalingų nuskaitymo operacijų bei failų įrašymo standžiajame diske.

Registruojant dokumentus ELMA sistemoje naudojamas Office įrankis. Tarnyboje prie dokumentų pridedama registracijos kontrolės kortelė ir suteikiamas registracijos numeris.

Elektroninių dokumentų archyvas

Visi ELMA: Elektroninio dokumentų valdymo programos dokumentai sudaro vieną elektroninį archyvą – dokumentų saugyklą. Dokumentų archyve yra patogi paieška, kuri leidžia greitai surasti reikiamus dokumentus ne tik pagal jų pavadinimus, bet ir pagal tam tikras detales. Paieškos rezultatai rodomi griežtai laikantis vartotojo teisių į dokumentus – dokumentai, prie kurių vartotojas neturi prieigos, bus paslėpti.

Kiekvienas elektroninio archyvo dokumentas turi asmeninę kortelę, kurioje galite gauti visą informaciją apie dokumentą: dokumento versijų rinkmenas, jo rekvizitus, taip pat visų jame vykdomų ar vykdomų veiksmų sąrašą.

Dokumentų judėjimas organizacijoje

Vienas pagrindinių elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudojimo privalumų – galimybė patogiai organizuoti darbą su dokumentais. Atlikėjų darbas su dokumentais vykdomas visiškai elektronine forma, o tai leidžia ne tik išvengti netyčinio dokumento originalo praradimo, bet ir žymiai sutrumpinti laiką, reikalingą veiksmams su dokumentais atlikti, sumažinti atlikėjų reagavimo į gautas užduotis laiką. , o taip pat prireikus leisti didelei grupei žmonių vienu metu atlikti visavertį darbą su dokumentu.

ELMA sistema leidžia organizuoti dokumentų judėjimą įmonėje bet kokio sudėtingumo maršrutais. Dokumento maršrutas lemia, per kuriuos organizacijos darbuotojus dokumentas praeis, taip pat darbo, kurį jie atliks su juo, tvarka ir pobūdis.

ELMA ECM + yra vidinio įmonės elektroninių dokumentų valdymo organizavimo sprendimas. Sprendimas sukurtas ant ELMA BPM platformos, kuri leidžia kartu su standartiniais darbo eigos procesais įgyvendinti įmonės verslo procesus iki galo.

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas

EDF kontūras

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas – tai dokumentų apyvartos vertimas iš popierinės formos į elektroninį. Visi veiksmai, kurie taip suprantami ir pažįstami dirbant su popieriumi, atliekami elektronine forma.

Šių veiksmų (procesų) visumą gerai reglamentuoja Europos elektroninių dokumentų valdymo sistemų standartas MoReq2. Pagal šį standartą, norint išversti į elektroninę formą, turi būti įgyvendinti šie pagrindiniai procesai: kūrimas, judėjimas, saugojimas, paieška, demonstravimas, apsauga ir kt. Šis metodas susistemina įgyvendinimo procedūrą. Tai leidžia padalyti visą srautą į atskiras dalis. Daugeliui dokumentų ir dokumentų srautų jau yra standartinių sprendimų, kuriais verta pasinaudoti.

Elektroninis biuras

Elektroninis biuras automatizuoja gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymą, dokumentų registravimą.

Sutarčių valdymas

Sutarčių valdymas leidžia išversti sutarčių ir susijusių dokumentų rengimą, tvirtinimą, saugojimą ir apdorojimą.

Vidiniai dokumentai

Vidaus dokumentų skyriuje organizuojamas darbas su atmintinėmis ir organizaciniais bei administraciniais dokumentais įmonėje.

Sąskaitų derinimas

Skyrius Sąskaitų faktūrų derinimas automatizuoja sąskaitų faktūrų derinimą, apmokėjimą ir saugojimą.

„Nestandartiniams“ dokumentams ir dokumentų srautams, naudodamiesi dokumentų valdymo sistema, galite greitai nustatyti pagrindinius procesus, kurie leis greitai pereiti prie elektroninių dokumentų mainų įmonės viduje.

EDMS funkcijos

ECM klasės sistemose yra nemažai funkcijų, reikalingų greitam elektroninių dokumentų valdymo diegimui įmonėje.

Brūkšninis kodavimas

Darbas su brūkšniniais kodais leidžia įgyvendinti greitos dokumentų paieškos elektroniniame archyve funkciją naudojant popierinę kopiją. Skaitytuvas nuskaito brūkšninį kodą ir sistema greitai nustato dokumento vietą sistemoje.

EDS (elektroninis skaitmeninis parašas)

Kriptografinei apsaugai formuoti dirbant su elektroniniais dokumentais pagrindiniame ELMA ECM+ pristatyme yra „Skaitmeninis parašas“

Paieška / viso teksto paieška

ELMA ECM + įgyvendina paieškos funkcijas pagal dokumento atributus ir įgyvendina viso teksto paiešką įkeltuose dokumentuose. Viso teksto paieškos sistema palaiko rusų kalbos morfologiją.

Lanksti EDMS konfigūracija

Viena iš svarbių EDMS funkcijų – galimybė lanksčiai prisitaikyti prie įmonės, kurioje diegiama EDMS, procesų. Čia yra dalinis EDMS komponentų, kuriuos reikia sukonfigūruoti, sąrašas.

Dokumentuoti maršrutus

Dokumentų tipai

Norėdami sukurti struktūrinę dokumentų saugyklą ELMA ECM +, galite sukurti Įvairių tipų dokumentus. Kiekvienas dokumento tipas turi savo elgesio ypatybes: atributų rinkinį, kortelių išvaizdą, maršrutus ir kt.

Dokumentų šablonai

Norint generuoti dokumentus ir dokumentų paketus naudojant ELMA ECM + šabloną, buvo sukurtas šablonų mechanizmas. Šablonus galima sudaryti biuro formatu (MS Word, MS Excel). Šablonų formavimui galima naudoti ciklus, sąlygas.

Dokumentų nomenklatūra

Dokumentų nomenklatūra nustato, kaip dokumentai grupuojami į bylas. Sukūrus dokumentą, jis pagal tam tikras taisykles įtraukiamas į bylą, o tai palengvina tolesnį dokumentų tvarkymą ir paiešką.

Dokumentų registrai

Konfigūruodamas programą administratorius gali greitai sugeneruoti dokumentų registrus. Tai gali būti tokie registrai kaip „Neapmokėtos sąskaitos“, „Pradelstos sutartys“, „Neapdoroti gaunami“ ir pan. Tai daroma greitai ir su pele.

Dokumentų judėjimo maršrutai

„Pele“ konfigūruojami ir dokumentų judėjimo maršrutai. Tam naudojamas pagrindinis ELMA verslo procesų valdymo mechanizmas. Programai ECM + buvo sukurtas didelis blokų rinkinys darbui su elektroniniais dokumentais - pasirašymas, tvirtinimas, susipažinimas su dokumentais ir pan.

Papildomos funkcijos

Išorinės programos papildo ELMA ECM + galimybes.

Mobilioji programėlė

Mobiliosios programos

ELMA ECM + sukūrė mobiliąsias programas iPhone, iPad ir išmaniesiems telefonams Android OS pagrindu.

Mobiliosiose programose yra gaunamų užduočių, valdymo ir tiekimo blokų. Palaikomos visos darbo su elektroniniais dokumentais funkcijos – tvirtinimas, pasirašymas, svarstymas ir pan.

ELMA agentas

Kita naudinga ELMA programa yra ELMA agentas. Tai nedidelė programėlė, įdiegta kompiuteryje (palaikomos Windows, Mac OS, Linux).

ELMA agentas praneša apie įvykius sistemoje, suteikia darbą su juostele ir leidžia patogiai dirbti su elektroniniais dokumentais (įskaitant jų redagavimą internetu).

MS Outlook papildinys

MS Outlook papildinys leidžia kurti gaunamų laiškų užduotis, kurti dokumentus iš priedų. Programa yra integruota į MS Outlook.