8 pratimas

INFORMACIJA IR NUOSTATOS DOKUMENTAI

PROTOKOLAS, AKTAS

Dauguma institucijų sukurtų dokumentų yra informaciniai ir informaciniai. Šiuose dokumentuose pateikiama informacija apie tikrąją reikalų būklę. Informacija ir informaciniai dokumentai apima: pažymas, memorandumus, aktus, raštus ir kt. Jie yra pagalbinio pobūdžio ir nėra privalomi. Galima atsižvelgti į juose esančią informaciją.

protokolas

Protokolas organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemoje užima ypatingą vietą. Jį galima priskirti informaciniams dokumentams (kadangi jame yra informacija, tai informacija apie kai kurių valdymo klausimų aptarimą), o kadangi jame yra rezoliucinė dalis. gali būti laikomas reglamentuojančiu dokumentu.

Protokolas -, dokumentas, fiksuojantis klausimų svarstymo eigą ir sprendimų priėmimą posėdžiuose, posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose ir kitose kolegialių organų (komitetų ir ministerijų valdybų) darbo formose. savivaldybės institucijos valdymo, taip pat mokslo, technikos ir metodinės tarybos).

Akcininkų susirinkimai, valdybų susirinkimai yra privalomai registruojami.

Protokolai pateikiami valstybės institucijoms registruoti (pavyzdžiui, registruojant komercinius bankus, prekybos ir pramonės rūmus ir pan.). Taip pat surašomi protokolai, kuriais dokumentuojama laikinųjų kolegialių organų veikla (konferencijos, posėdžiai, posėdžiai, seminarai ir kt.).

Protokolas surašomas remiantis protokolais, kurie posėdžio metu buvo saugomi sekretoriaus rankiniu būdu arba naudojant diktofoną.

Priklausomai nuo posėdžio tipo ir kolegialaus organo statuso, parenkama protokolo forma: trumpa, pilna arba pažodinė.

Trumpas protokolas- sprendžia posėdyje svarstytus klausimus, pranešėjų vardus ir pavardes ir priimtus sprendimus. Tokį protokolą rekomenduojama saugoti tik tais atvejais, kai posėdis yra stenografuojamas, sekretoriui pateikiami pranešimai ir kalbų tekstai arba kai susirinkimas yra operatyvinio pobūdžio.

Visas protokolas - fiksuoja ne tik svarstytus klausimus, priimtus sprendimus ir pranešėjų pavardes, bet ir pakankamai išsamius užrašus, perteikiančius susirinkimo dalyvių pranešimų ir pasisakymų turinį, visas išsakytas nuomones, klausimus ir pastabas, pastabas, pozicijas. Visas protokolas leidžia dokumentuoti išsamų susitikimo vaizdą.

Pažodinis protokolas - yra sudarytas remiantis stenograma (stenograma) ir pažodžiui perteikia kiekvieno klausimo svarstymo ir sprendimo dėl to rengimo eigą.

Išsamūs ir pažodiniai protokolai sudaromi remiantis ranka rašytais pažodiniais arba juostiniais įrašais.

Visų tipų protokolai surašomi pagal bendrą formą, kurioje nurodomi šie duomenys: įstaigos pavadinimas, dokumento rūšis, datos užrašymo vieta, dokumento rodyklė, protokolo surašymo vieta, antraštės vieta. tekstas. Protokolo data yra susirinkimo data. Jei tai truko kelias dienas, protokolo data apima pradžios ir pabaigos datas. Protokolo numeris (rodyklė) – susirinkimo eilės numeris. Teksto pavadinimas atspindi susirinkimo ar kolegialios veiklos pobūdį (Protokolai – valdybos posėdžiai).

Protokolo tekstą sudaro įvadinė ir pagrindinė dalis.

Vandeninėje protokolo dalyje po antraštės nurodomos susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus pavardės ir inicialai. Naujoje eilutėje po žodžio surašykite nuolatinių kolegialaus organo narių pavardes, inicialus abėcėlės tvarka(trumpoje protokolo formoje šie duomenys praleisti), taip pat kviečiamųjų vardai, inicialai ir pareigos. Žodžiai „pirmininkas“, „sekretorius“, „dalyvavo“ rašomi didžiąja raide nuo kairiojo krašto pradžios. Surašant išplėstinio susirinkimo protokolą dalyvių pavardės neskelbiamos, tačiau nurodomas bendras jų skaičius. Dalyviai skaičiuojami pagal registracijos sąrašus, kurie perduodami posėdžio sekretoriui ir tampa vienu iš protokolo priedų.

AT vandens dalis Protokole yra darbotvarkė, kuriame išvardijami posėdyje svarstyti klausimai, nurodant pranešėjų (pranešėjų) pavardes ir fiksuojama jų aptarimo eiliškumas. Jame išvardijami posėdyje svarstyti klausimai su pranešėjų pavardėmis ir fiksuojama jų aptarimo seka. Posėdžio darbotvarkė sudaroma iš anksto, joje turi būti numatytas optimalus klausimų skaičius.

Pagrindinėje protokolo teksto dalyje yra tiek skyrių, kiek yra darbotvarkės punktų. Skyriai atitinkamai sunumeruoti.

Kiekviena dalis susideda iš trijų dalių: „IŠKALBĖTA“, „KALBĖTA“, „NUSPRENDĖ“, kurios spausdinamos didžiosiomis raidėmis, siekiant protokolo tekste išryškinti pagrindinio kalbėtojo, diskusijos dalyvių kalbos įrašą. klausimo ir rezoliucinės dalies, suformuluojančios klausimo sprendimą. Tuo pačiu tikslu protokolo tekste kiekvieno kalbėtojo pavardė ir inicialai spausdinami iš naujos vardininko raidės eilutės. Kalbos įrašo pateikimas atskiriamas nuo pavardės brūkšneliu, nurodoma iš vienaskaitos trečiojo asmens, pranešimo turinys rašomas tiesioginės kalbos forma. Jei pranešimo tekstas yra sutrumpintas arba pranešėjas pateikiamas raštu, tada po brūkšnio jie taip pat rašo didžiąja raide - „Ataskaita pridedama“.

Prieš žodį „IŠgirdo“ rašomas darbotvarkės punkto numeris, po kurio – dvitaškis.

Pranešimo svarstymo eiga atsispindi skiltyje „KALBOS“ Klausimai ir atsakymai fiksuojami skiltyje „KALBOS“. Žodžiai – klausimas ir atsakymas nerašomi.

Pavyzdžiui:

AV Smirnovas – Ar buvo imtasi priemonių likviduoti...?

Priimti sprendimai yra skiltyje „NUTARTA“. Jei yra keli sprendiniai, jie numeruojami arabiškais skaitmenimis su tašku. Prie kiekvieno sprendimo nurodomos už jo įgyvendinimą atsakingo asmens pareigos, pavardė ir inicialai bei nurodomas terminas, pavyzdžiui:

NUSPRĘSTA:

1. Parengti naujų Tarnybos nuostatų projektą. Atsakingas – personalo vadovas Rodionova N.P. Terminas – 2001-11-18.

Rezoliucinė dalis statoma pagal schemą: veiksmas – atlikėjas – terminas. Vykdytojas gali būti organizacija, struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas.

Protokole gali būti fiksuojamas sprendimas dėl bet kurio dokumento patvirtinimo. Tokiu atveju protokole turi būti nuoroda į dokumento datą ir numerį, o pats dokumentas turi būti pridėtas prie protokolo.

Rinkimų metu kiekvieno kandidato balsavimo rezultatai nurodomi protokole.

Protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Sekretorė redaguoja tekstą, kiekvieną kalbėtoją supažindina su jo kalbos įrašu ir gauna kalbėtojo, kuris sutinka su jo kalbos įrašymu, parašą. Posėdžio vedimo protokolą, kurį pasirenka prezidiumas, pasirašo pirmininkas, sekretorius ir visi prezidiumo nariai.

Protokolo išrašas yra tiksli pirminio protokolo teksto dalies kopija. Kartu atkuriamos visos formos detalės, įžanginė teksto dalis, darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas. Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorė, jis surašo ir atestaciją. Jį sudaro žodis „Teisingai“, išrašą tvirtinančio asmens pareigos, asmens parašas, pavardė, inicialai ir data. Jei išrašas pateikiamas pateikti kitai organizacijai, jis patvirtinamas antspaudu.

Protokolo šablonas

(su išilginiu detalių išdėstymu)

Rusijos Federacijos herbas

Įmonės pavadinimas

PROTOKOLAS

____________________ № _________________

data

_______________________________

Leidimo vieta

Pavadinimas:

Komiteto posėdžiai...

Pirmininkas - Smirnov S.S.

Sekretorius - Antonova M.I.

Dalyvauja: 30 žmonių (sąrašas pridedamas)

(jei iki 15 žmonių, tada protokole

pavardės su inicialais

abėcėlės tvarka, atskiriant kableliais)

DARBOTVARKĖ:

1. Dėl pasirengimo konferencijai tvarkos.

Vadovo ataskaita...

1. KLAUSĖ:

Sokolovas A.I. - Pranešimo tekstas pridedamas.

ATLIKTA:

Ivanovas M.I. - trumpas įėjimas kalbos (trečiuoju asmeniu).

NUSPRĘSTA:

1.1. Patvirtinti...

2. KLAUSĖ:

ATLIKTA:

NUSPRĘSTA:

Pirmininkas Parašas S.S. Smirnovas

aktas- kelių asmenų surašytas ir konkrečius faktus ar veiksmus patvirtinantis dokumentas.

Aktai sudaromi įvairiomis situacijomis, todėl gali būti įvairių rūšių:

darbo pagal sutartį priėmimo aktas;

dokumentų priėmimo ir perdavimo aktas;

Medžiagos nurašymo veiksmas;

komercinis veiksmas

patikrinimo aktas ir kt.

Aktus rengia komisija, kuri nuolat veikia arba skiriama vadovų nurodymu.

Specialią grupę sudaro komerciniai aktai, nustatantys krovinio sugadinimo, sugadinimo ar trūkumo faktus, kitus vežimo taisyklių pažeidimus. Toks aktas surašomas spausdintoje nustatyto pavyzdžio blanke, pildomas be dėmių, trynimų ar perbraukimų. Visi akto papildymai ir pataisymai turi būti nurodyti ir patvirtinti abiejų šalių parašais.

Jei aktas yra įmonės vidaus dokumentas, jis surašomas ant bendros formos. Jei aktas yra išorinis dokumentas, jame turi būti nuorodos duomenys apie organizaciją.

Akte turi būti:

organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas;

dokumento tipo pavadinimas;

teksto pavadinimas

parašai;

· plomba;

programos; (su patvirtinamųjų dokumentų kopijomis).

Akto tekstas susideda iš įvadinės ir nustatomosios dalių.

Akto vandens dalyje nurodomas jo rengimo pagrindas. Tai gali būti nuoroda į dokumentą, žodinį vadovybės nurodymą, bet kokius faktus, įvykius, veiksmus.

Aktas gali turėti antraštę, pavyzdžiui: „Aktas dėl vartojimo prekių trūkumo“ arba „Dokumentų, pažymėtų „Konfidencialu“, priėmimo ir perdavimo aktas.

Pagrindinėje akto dalyje rašoma:

· tikslai ir tikslai;

komisijos darbo laikas;

rezultatai (išvados, išvados, pasiūlymai).

Po tekstu ir pastaba apie prašymą, jei reikia, nurodoma informacija apie akto egzempliorių skaičių, jų buvimo vietą arba adresatus, kuriems jie buvo išsiųsti.

Aktą pasirašo visi jį rengiant dalyvavę asmenys.

Dėl daugelio aktų (dėl materialinių, finansinių ir kitų svarbius klausimus) turi būti patvirtintas įmonės vadovo ir patvirtintas antspaudu.

Su audito ir patikrinimo aktais supažindinami visi asmenys, kurių veiklai jie turi įtakos. Tuo pat metu akte po rengėjų parašų yra užrašas „Aktas susipažinęs: pareigos, parašai, parašų nuorašai ir datos“.

Pavyzdžiui:

Parengė:

Pirmininkas _______________________________________________

Komisijos nariai:

Komisijos nariai: 1. _____________________________________________

Pareigos, pavardė, inicialai

Dalyvauja: 1. _____________________________________________

Pareigos, pavardė, inicialai

Komisijos narių ir susirinkusiųjų pavardės išdėstytos abėcėlės tvarka. Pareigybės pavadinimas apima institucijos pavadinimą.

Nurodomoji dalis prasideda pastraipa. Jame nustatomi akto rengėjų atlikto darbo tikslai, uždaviniai ir esmė, jo rezultatai. Darbo rezultatus galima pateikti lentelės pavidalu.

Baigiamojoje akto dalyje daromos išvados arba pateikiamos rekomendacijos. Ši teksto dalis neprivaloma – veiksmas gali baigtis faktų konstatavimu.

Po tekstu, prieš parašus, jei reikia, nurodyti surašyto akto egzempliorių skaičių ir jų vietą (ši akto dalis taip pat neprivaloma). Pavyzdžiui:

Sudaryta 3 egzemplioriais:

1 egzempliorius. išsiųstas į Rusijos ūkio ministeriją

2 egzempliorius. išsiųstas į Rusijos geležinkelių ministeriją

3 egzempliorius. - byloje 05-24.

Užpildykite pasirašymo akto tekstą. Aktą pasirašo komisijos pirmininkas ir visi projekto rengėjai. Pasirašant pareigas, pavardės prieš pavardes nenurodomos. Pavyzdžiui:

komisijos pirmininkas Parašas K.Ya. Lakinas

Komisijos nariai: __________________ V.N. Kirilovas

Parašas

______________ I.N. Potapovas

Parašas

N.N. Lamshina

Parašas

Kaip ir bet kuriame dokumente, akte prieš tekstą yra antraštė, kuri prasideda linksniu "O" ("Apie") ir yra suformuluota naudojant žodinį daiktavardį "Dėl patikrinimo", "Dėl priėmimo ir perdavimo", „Dėl nurašymo“, „Dėl sunaikinimo“ ir kt.

Kai kurioms aktų rūšims reikalingas patvirtinimas. Pavyzdžiui, įstaigos likvidavimo aktą tvirtina aukštesnio skyriaus vedėjas (ministras), dokumentų ir bylų skyrimo naikinti aktą - įstaigos vadovas. Patvirtinimas išduodamas antspaudu pagal GOST R 6.30-97 reikalavimus.

Štai veiksmo pavyzdys:

Rusijos kultūros ministerija PATVIRTINTA

Kultūros komitetas Komiteto pirmininkas

Administracijos Parašas N.I. Petrovas

___________________________ ___________________

Vietovės pavadinimas Data

18.05.2000 № 12

Novosibirsko miestas

Dėl dokumentų saugos tikrinimo komitete

Priežastis: Komiteto pirmininko 2000 m. balandžio 20 d. įsakymas Nr. 102 „Dėl valdymo dokumentų saugos tikrinimo“.

Sudarė komisija, kurią sudaro:

Pirmininkas: pavaduotojas Komiteto pirmininkas Sidorovas G.V.

Komisijos nariai: 1. Vadovas. Bendrasis skyrius Grigorjeva N.I.

2. Personalo skyriaus inspektorė Michailova G.G.

3. Pavaduotojas vyriausiasis buhalteris Myshkin S.I.

4. Referentas Prokudina M.V.

2000 m. gegužės 16–18 d. komisija Kultūros komitete tikrino valdymo dokumentų organizavimo ir saugojimo sąlygas. Dokumentai saugomi struktūriniuose padaliniuose ir bendrame skyriuje.

Bylų nomenklatūra kasmet derinama su Novosibirsko regioniniu archyvu. Dokumentų mirties, praradimo, sugadinimo ar neteisėto sunaikinimo faktų nenustatyta.

Sudaryta 2 egzemplioriais:

1-oji - byloje Nr.1-23

2 - į regioninį archyvą.

komisijos pirmininkas Parašas G.V. Sidorovas

Komisijos nariai: Parašas N.I. Grigorjeva

Parašas GG. Michailova

Parašas S.I. Myškinas

Parašas M.V. Prokudinas

2 variantas

Dokumentuoti UAB „Sibtekhmash“ įmonės darbo audito, atlikto nuo 2000-02-01 iki 2000-01-03, audito rezultatą. leidžiamas nepagrįstas pakavimo popieriaus, vinių ir atsarginių dalių nurašymas įrangos remontui; staklių ceche buvo per daug sunaudota lydmetalio 60 kg; sandėlio vedėjas P.I. Jakovlevas nesavalaikis tiekėjams išsiuntė grąžinamąsias pakuotes, už kurias gamykla sumokėjo 1,5 tūkstančio rublių baudą. Likusi informacija priklauso nuo jūsų.

sekretorius Parašas M.A. Antonova

16. Surašyti dujų įrangos gamyklos inventorizacijos komisijos posėdžio, kuriame buvo svarstomas pagalbinių medžiagų sandėlio Nr.2 inventorizacijos rezultatų klausimas, protokolą. Posėdyje buvo priimtas nutarimas dėl inventorizacijos rezultatų patvirtinimo ir sandėlio vedėjo lėšomis pagalbinių medžiagų trūkumo priskyrimo 365 mln. rublių, taip pat sandėlyje Nr. sandėlio vedėjos aiškinamasis raštas. Likusi informacija priklauso nuo jūsų.

17. Parašykite pilną protokolą visuotinis susirinkimas gamybinio kooperatyvo „Launch“ darbuotojai, kurie aptarė gamybos kūrimą Statybinės medžiagos gyvenamųjų pastatų statybai. Posėdyje buvo išklausyta pirmininko informacija apie galimybę sukurti tokį seminarą ir jo darbo perspektyvas. Po svarstymo nuspręsta pavesti pirmininkui ir jo pavaduotojui statyboms per 6 mėnesius parengti darbus ir šiems tikslams skirti 315 mln.

18. Parašykite trumpą protokolą gamybinis susirinkimas Medicininių preparatų gamyklos planavimo ir ekonominio skyriaus darbuotojai, nagrinėję 1998 metų techninio ir pramonės finansinio plano išankstinio rengimo klausimą. Po aptarimo gamybiniame susirinkime buvo nuspręsta trims dienoms parengti techninį ir pramonės finansinį planą. grafiko. Likusią informaciją įveskite patys.

Panaši informacija.

Valdymo dokumentacija

Kontrolė

4 variantas

1. Protokolas, protokolų rūšys, dizaino ypatumai 4

2. Siunčiamo pašto tvarkymas 9

3. Išduoti turto nurašymo aktą 11

4. Sudarykite memorandumą 12

Literatūra 14

1. Protokolas, protokolų rūšys, projektavimo ypatumai

Protokolas – dokumentas, fiksuojantis svarstymų ir sprendimų priėmimo posėdžiuose, posėdžiuose ir kolegialių organų posėdžiuose eigą.

Protokolo ypatybė yra tai, kad juo dokumentuojama kolegialių organų veikla: laikinieji (susirinkimai, konferencijos, posėdžiai, komisijos) ir nuolatiniai (ministerijų valdybos ir komitetai, mokslo įstaigų akademinės tarybos, prezidiumai).

Protokolų rengimas ir įforminimas pavedamas atitinkamų kolegialių organų (eilinių arba renkamų savo darbo metu) sekretoriams. Sekretorius kartu su kolegialaus organo pirmininku atsako už protokole pateiktos informacijos teisingumą. Protokolas surašomas remiantis rašytiniais, įskaitant susirinkimo žodinius ar magnetofono įrašus, taip pat susirinkimui parengtus dokumentus: darbotvarkę, pranešimų ir kalbų tekstus ar tezes, sprendimų projektus.

Pagrindiniai protokolų tipai:

Trumpas protokolas – fiksuojami posėdyje svarstyti klausimai, pranešėjų pavardės ir priimti sprendimai. Jį rekomenduojama vesti tais atvejais, kai susirinkimas yra operatyvinio pobūdžio.

Pilname protokole pakankamai išsamiai užfiksuoti ne tik svarstyti klausimai, priimti sprendimai ir pranešėjų pavardės, bet ir susirinkimo dalyvių pranešimų bei pasisakymų turinys.

Stenograma sudaroma remiantis stenograma (stenograma) ir pažodžiui perteikiama kiekvieno klausimo svarstymo ir sprendimo dėl jo priėmimo eiga.

Protokolas surašomas ant organizacijos firminio blanko, jame nurodomi šie duomenys: organizacijos pavadinimas, dokumento rūšies pavadinimas, susirinkimo data, protokolo numeris, protokolo surašymo vieta. (posėdžio vieta), teksto pavadinimas, tekstas, parašai, susipažinimo vizos. Protokolo teksto antraštėje nurodomas fiksuojamo įvykio (posėdis, posėdis, posėdis) pavadinimas ir kolegialaus organo, kurio darbas fiksuojamas, pavadinimas.

Protokolo tekstas susideda iš dviejų dalių: įvadinės ir pagrindinės. Įžanginėje protokolo teksto dalyje turi būti nurodyta: kas vedė fiksuojamą įvykį; kas laikė protokolą; kas dalyvavo posėdyje (posėdyje, posėdyje ir pan.) iš posėdį vedančio kolegialaus organo pareigūnų; kas buvo pakviestas (jei reikia) į susirinkimą iš organizacijos darbuotojų ar kitų organizacijų; kokie klausimai buvo aptarti posėdyje.

Informacija apie susirinkimo vadovą, sekretorių ir dalyvius apima pavardes ir inicialus pareigūnai, nurodyta atitinkamai po žodžių: „Pirmininkas“, „Sekretorius“, „Dalyvavo“ (be kabučių). Asmenims, papildomai kviečiamiems į susirinkimą iš organizacijos darbuotojų, be pavardės ir inicialų, nurodomos einamos pareigos, o specialistams iš kitų organizacijų – pareigos ir organizacijos pavadinimas. Informacija apie asmenis, pakviestus į susitikimą, gali būti pateikiama skiltyje „Dalyvavimas“ arba specialioje skiltyje „Kviestiniai“.

Tokiuose kolektyviniuose renginiuose, kaip susirinkimai, dažnai būna daug dalyvių, kurių išvardinti protokolo teksto įžanginėje dalyje netikslinga. Tokiu atveju sudaromas atskiras posėdyje dalyvaujančių asmenų sąrašas, kuris vėliau pridedamas prie protokolo.

Pačiame protokole, skiltyje „Dalyvavimas“ nurodytas tik bendras dalyvaujančiųjų skaičius su nuoroda į pridedamą sąrašą. Reikėtų pabrėžti, kad skyriai „Dalyvauta“ ir „Pakviesta“ yra ypač svarbūs kitų protokolo skilčių atžvilgiu, nes jie turi tiesioginės įtakos. juridinę galiąšio dokumento, rodančio kolektyvinio renginio organizavimo teisėtumą. Šios sekcijos atspindi susirinkimo kvorumo buvimą, t.y. minimalų reikalingą kolegialaus organo narių skaičių, kurio pakanka susirinkimo darbui (sesijų, konferencijų) pradėti. Nesant šio kolegialaus organo kvorumo (paprastoji dauguma arba 2/3), susirinkimas yra nepriimtinas, nes jo sprendimai bus neteisėti. Iš spausdinimo įrenginio nulinės padėties spausdinami žodžiai „pirmininkas“, „sekretorius“, „dalyvavo“, „kviestas“, iš 2 pozicijos dedamas brūkšnys, pavardės rašomos vardininku, tada inicialai. įdėti. Susirinkusiųjų ir pakviestųjų vardai išdėliojami abėcėlės tvarka ir spausdinami 1 eilučių tarpu.

Posėdyje svarstyti klausimai surašyti DARBOTVARKĖS skyriuje. Žodžiai AGENDA spausdinami iš spausdinimo įrenginio nulinės padėties, po kurių rašomas dvitaškis. Darbotvarkės klausimai sunumeruoti. Kiekvienas naujas klausimas rašomas nuo 1-ojo tabuliavimo taško. Klausimų seką lemia jų svarbos laipsnis. Darbotvarkės punktų formuluotė turi prasidėti prielinksniais apie (apie), pareigų pavadinimas ir kalbėtojo pavardė nurodomi giminės raide. Pagrindinė protokolo teksto dalis sudaryta pagal darbotvarkės punktus. Kiekvieno darbotvarkės klausimo svarstymo protokolo konstravimas vykdomas pagal schemą: KLAUSYTA KALBA IŠSPRĘSTA (NUSPRĘSTA). Šie žodžiai spausdinami didžiosiomis raidėmis. Prieš žodį KLAUSYTA įrašyti darbotvarkės punkto numerį, po dvitaškio. Kalbėjo pavardė spausdinama vardininku nuo 1-os spausdinimo įrenginio padėties; po pavardės dėkite inicialus, po to brūkšnį ir didžiąja raide parašykite pranešimo turinį tiesiogine kalba. Jei pranešimo (kalbos) tekstas yra pažodinis arba pranešėjas pateikiamas raštu, tada po brūkšnelio jie taip pat rašo didžiąja raide „Ataskaita pridedama“ (be kabučių protokole).

Prieš pranešimo aptarimą gali būti pateikiami klausimai pranešėjui, kurie kartu su atsakymais pateikiami skyriuje KLAUSYTI. Prieš įrašant kiekvieną klausimą, nurodomi jo autoriaus inicialai, pavardė, pareigos ir uždedamas brūkšnys. Klausimo turinys rašomas didžiosiomis raidėmis tiesioginės kalbos forma. Prieš formuluojant atsakymą rašomas žodis „Atsakymas“ (protokole be kabučių), dedamas brūkšnys ir atsakymas rašomas tiesiogine kalba. Pranešimo svarstymo eiga atsispindi skiltyje KALBĖJAI. Po žodžio SPEAKED dedamas dvitaškis. Kalbėjo pavardė rašoma vardininku nuo 1-os spausdinimo įrenginio padėties, tada nurodomi kalbėtojo inicialai ir padėtis, dedamas brūkšnys ir didžiosiomis raidėmis išspausdinamas kalbos turinys. netiesioginė kalba.

Priimti sprendimai pateikiami skyriuje NUSPRĘSTA (NUSPRĘSTA). Jei yra keli sprendiniai, jie numeruojami arabiškais skaitmenimis su tašku. Paprastai prie kiekvieno sprendimo nurodomos už jo įgyvendinimą atsakingo asmens pareigos, pavardė ir inicialai bei nurodomas įgyvendinimo terminas. Dėl kolektyviai priimamų sprendimų dažnai reikia balsuoti. Tokiu atveju po skyriaus NUTARTA nurodoma: „Balsavo“ arba „Balsavo“ (be kabučių protokole) ir pateikiami balsavimo rezultatai: vienbalsiai arba už ..., prieš ..., susilaikė .. .

Praktikoje dažnai naudojamos sutrumpintos ir trumposios protokolų formos, kai nereikia detalaus klausimų aptarimo įrašo. Sutrumpintame protokole po dalyvaujančiųjų ar pakviestųjų sąrašo nurodomas darbotvarkės klausimo eilės numeris ir atspausdinamas pranešimo pavadinimas. Paskutinė pranešimo pavadinimo eilutė (darbotvarkės klausimas) pabraukta, o po eilute (skliausteliuose) spausdinami pranešėjų vardai ir pavardės jų pristatymo tvarka. Kiekvienos ataskaitos pavadinimas baigiamas protokoliniu sprendimu arba nutarimu. Protokole Trumpa forma nurodomi tik svarstyti klausimai ir priimti sprendimai. Rezoliucinėje protokolo teksto dalyje gali būti išlyga dėl bet kurio dokumento patvirtinimo. Šiuo atveju patvirtintas dokumentas pridedamas prie protokolo ir turi nuorodą į jo numerį ir datą. Praktikoje labai dažnai tenka daryti išrašus iš protokolų. Protokolo ištraukoje yra ši informacija:

visi protokolo antraštinės dalies duomenys: organizacijos pavadinimas, dokumento rūšies pavadinimas (PROTOKOLO IŠRAŠAS), data (susirinkimo data), protokolo numeris (posėdžio eilės numeris), posėdžio vieta. kompiliacija (susitikimo vieta);

teksto pavadinimas;

visi protokolo teksto įžanginės dalies rekvizitai: „Pirmininkas“, „Sekretorius“, „Dalyvavo“, „Kviečiamas“, „DARBOTVARKĖ“;

atskiri protokolo teksto pagrindinės dalies rekvizitai: „IŠKLAUSĖ“, „NUSPRENDĖ“, „Balsavimas“;

protokolo formavimo dalies rekvizitai: rekvizitai „Parašas“, įskaitant žodžius „pirmininkas“, „sekretorius“, pirmininko ir sekretoriaus inicialus ir pavardes (be jų asmeninių parašų, nes išrašai, kaip taisyklė, nepasirašomi su parašų originalai, bet yra patvirtinti sekretoriaus); kopijos sertifikavimo ženklas.

Taigi iš protokolo turinio paimti tik tie elementai, į kuriuos reikia atkreipti suinteresuotų pareigūnų dėmesį. Dėl patvirtinimo nustatytų faktų ir kelių asmenų įvykių surašomas aktas. Aktai surašomi remiantis įmonės ar jos struktūrinio padalinio ir atskirų pareigūnų veiklos audito rezultatais, priimant ir perduodant bylas, ruošiant dokumentus naikinti, priimant objektus eksploatuoti.

Viena iš šventų sekretoriaus pareigų – rengti susirinkimus, susirinkimus ir susitikimus, kuriuos inicijuoja vadovai. skirtingi lygiai. Dažniausiai tokius įvykius protokoluoja ir sekretorius. Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip šiuos procesus padaryti efektyvesnius.

Norėdami pradėti kalbėti apie protokolą, pirmiausia turime pasilikti prie pasirengimo susitikimams. Prieš tokį renginį svarbu apgalvoti darbotvarkę, nustatyti dalyvių sudėtį, perskaityti visų pranešėjų pranešimus ir kitą medžiagą. Visa tai pareikalaus papildomų pastangų, tačiau dėl to protokolo laikymasis bus daug lengvesnis.

KAIP TAUPYTI LAIKO?

Autorius įvairūs tyrimai susirinkimams gali būti skirta nuo 10 iki 50% organizacijos vadovo ir kitų darbuotojų darbo laiko. Norėdami sutaupyti laiko, susitikimo iniciatoriai, vedėjai ir dalyviai turėtų turėti omenyje šias taisykles:

Posėdyje aptarkite tik tuos klausimus, kurių nepavyksta išspręsti darbo tvarka.

Apribokite susirinkimo dalyvių skaičių. Jis yra tiesiogiai proporcingas renginio trukmei. Jei susitikimas su 5 žmonėmis trunka 1 valandą, tada su 10 ar daugiau dalyvių jis greičiausiai truks 2 valandas ar ilgiau.

Iš anksto paruoškite informacinę medžiagą susitikimui. skaičiavimai, analitinės nuorodos, lenteles, grafikus, santraukas, foto ir video medžiagą, pristatymus, gaminių pavyzdžius, ekspertines nuomones turėtų pateikti specializuoti specialistai. Tačiau posėdžio sekretorius privalo patikrinti medžiagos pasirengimą. Todėl dieną ar dvi prieš renginį turėtų:

a) padedant atsakingiems asmenims, kurie rengs pranešimus, sudaryti visos informacinės medžiagos sąrašą;

b) gauti iš atsakingų asmenų medžiagą, pagamintą elektroniniu formatu(pavyzdžiui, pristatymai, aiškinamuosius raštus ir kt.);

c) gauti iš atsakingų asmenų spausdintas santraukas ir ataskaitų tekstus.

Kiekvienam klausimui paskirkite po vieną atsakingą darbuotoją, net kai užsakymą turi vykdyti grupė žmonių.

Negaiškite laiko atskleisdami kaltuosius. Prisiminti, kad pagrindinė užduotis kiekvieną posėdį aptarti darbotvarkę ir priimti sprendimus.

DARBOTVARKĖ

Tai klausimų, kuriuos planuojama svarstyti posėdyje, sąrašas. Jas nustato susirinkimo pirmininkas. Tačiau sekretorius taip pat gali dalyvauti šiame procese.

Nustatydami dienotvarkę vadovaukitės šiomis gairėmis:

• Per plačias susitikimų temas suskirstykite į kelias potemes. Prireikus atsakingi asmenys gali surengti parengiamuosius posėdžius kiekvienai potemei.

Pavyzdžiui, prieš mėnesio pabaigoje numatytą pasitarimą tema „Dėl pagrindinių gamybos cechų suplanuotų rodiklių įgyvendinimo“ parduotuvėse turėtų vykti nedideli susitikimai: „Dėl plano įgyvendinimo iki liejykla“, „Dėl plano įgyvendinimo staklių ceche“, „Dėl plano įgyvendinimo staklių ceche“, „Dėl plano įgyvendinimo surinkimo ceche“. Arba prieš susitikimą tema „Dėl ERP sistemos diegimo įmonėje“ turėtų vykti keli susitikimai: „Dėl ERP sistemos diegimo gamyboje problemų“, „Dėl ryšio tarp ERP sistemos ir 1C užtikrinimo apskaitoje“. “, „Dėl ERP sistemos techninio palaikymo ir duomenų perdavimo“ ir kt.

• Į darbotvarkę įtraukite vienodai svarbius klausimus, kuriuos vienija bendra tema. Pavyzdžiui, transporto suteikimas, pristatymo į sandėlį tvarka, siuntimas ir eksportas gatavų gaminių iš įmonės patalpų.

Į darbotvarkę taip pat galėtų būti įtrauktas platesnis tarpusavyje susijusių klausimų spektras. Pavyzdžiui, jie gali apimti:

Naujos gamybos linijos įsigijimas;

Technologinis gamybos paruošimas;

Projekto ir technologinės dokumentacijos keitimas, susijęs su naujos įrangos įsigijimu;

Gamybinių pastatų modernizavimas ir mašinų apkaustų kūrimas;

Logistinis gamybos palaikymas.

Tuo pat metu apie gamyklos įėjimo rekonstrukciją ar elektroninių atsiskaitymų už bilietus gamyklos valgykloje organizavimą šiame posėdyje aiškiai neverta diskutuoti.

Aišku, kad sekretorius ne visada gali daryti įtaką darbotvarkės turiniui. Susitikimą suburia vadovas, kuris taip pat išdėsto klausimų spektrą. O jeigu vadovas į vieno susitikimo darbotvarkę įtrauks naujos gamybos linijos liejiniams gaminti pirkimą ir pavasarinio subbotniko organizavimą teritorijai sutvarkyti, tai jo įtikinti gali ir nepavykti. Bet iš savo pusės galime pasiūlyti subbotniko organizavimo aptarimą perkelti į kitą susirinkimą, pavyzdžiui, derinant su pastato fasado dažymo ar iškilmių organizavimu organizacijos gimtadienio proga.

• Į darbotvarkę įtraukite tik tuos klausimus, kurie priklauso susirinkimo dalyvių kompetencijai ir atsakomybės sričiai. Pavyzdžiui, būtų nenaudinga aptarinėti tiekimo klausimus, jei nėra tiekimo vadovo.
• Apribokite temų ir darbotvarkės punktų skaičių. Jų turėtų būti tiek, kiek galima veiksmingai aptarti ir išspręsti per numatytą laikotarpį. Pavyzdžiui, per 1 valandą susitikimo galima aptarti nuo 1 iki 5 klausimų, priklausomai nuo aptartų temų masto ir pasirengimo susitikimui kokybės.
• Į darbotvarkę įtraukite ataskaitą apie paskutiniame posėdyje pateiktas užduotis ir užduotis, jei susitikimus vienija bendra tema ir dalyvių sudėtis. Būkite pasirengę, kad net jei tokio klausimo darbotvarkėje nėra, pirmininkas, turėdamas savo įgaliojimus, gali jį pristatyti. Todėl instrukcijų sąrašą geriau atsispausdinti iš anksto – jį turėtų turėti pirmininkas, atsakingas asmuo ir sekretorė.

SUSITIKIMO DALYVIAI

Bendrieji reikalavimai renginio dalyviams:

Kompetencija ir domėjimasis darbotvarkės klausimais;

Pakankamai aukštas pareigas priimti sprendimus ir duoti nurodymus pavaldiniams po susirinkimo rezultatų.

Renginio metu dalyvių sąrašas gali keistis. Jei darbotvarkėje yra temų, kurios liečia visus susitikimo dalyvius, ir klausimų, kurie galioja tik kai kuriems iš jų, pirmiausia turėtumėte aptarti bendrus klausimus. Pasibaigus šiai susitikimo daliai, darbuotojai, kurie nedalyvauja tolesnėje diskusijoje, gali būti paleisti.

Kaip visiems pranešti

Informuokite visus susirinkimo dalyvius apie renginio datą, laiką, vietą, renginio temą.

Apie susitikimą galite pranešti naudodami skambutis, sms žinutes, paštu(su pristatymu ir perskaitymu), asmeninis aplinkkelis.

Jei dėl įvairių priežasčių (kasmetinės atostogos, laikinas neįgalumas, komandiruotė ir kt.) vienas iš dalyvių neatvyksta į darbo vietą, būtina išsiaiškinti neatvykimo priežastį ir priminti darbuotojui, kuris pavaduoja neatvykusįjį pagal pavadavimą. planą, kad jis privalo dalyvauti susirinkime.

Taip pat bus naudinga į kalendorių kompiuteryje įtraukti patarimą, pavyzdžiui, „priminkite pavaduotojui, kad jis turi dalyvauti planavimo posėdyje“.

Informaciją apie tai, kas ir kada buvo įspėtas apie susitikimą, galima įrašyti į lentelę (1 pavyzdys).

1 PAVYZDYS

Susitikimo dalyvių informavimas

Posėdis įvyks 2017-06-24 11:00 Pirkimų direktoriaus kabinete.

Tema: Sutarčių su tiekėjais sudarymas 2017 m. II pusmečiui.

Susitikimo dalyvių sėdimų vietų išdėstymas

Būtinai paruoškite susitikimo vietų lentelę, jei ten bus:

Vyresnieji pareigūnai (miestai, regionai, teritorijos, respublikos, federacijos);

Tarptautinių korporacijų ir holdingų savininkai ir kt.;

Partnerių organizacijų atstovai.

Sekretoriui, esant galimybei, skiriama vieta prie atskiro staliuko šalia pirmininko stalo (2 pavyzdys).

2 pavyzdys

Sėdimų diagrama

Vardinės kortelės

Ant stalų priešais atitinkamas vietas būtina sudėti vardų korteles su pareigomis ir (ar) visu vardu. kiekvienas dalyvis. Paprasčiausias variantas – popieriaus lapas, sulankstytas į „namą“ (1 pav.)

Ryžiai. vienas. Susitikimo dalyvio vardo kortelė

Ženkliukai

Ypatingai kritiniais atvejais būtina paruošti ženkliukus (žinutes), kuriuose turėtų būti nurodyta:

PILNAS VARDAS. dalyviai;

savo pareigas;

Organizacijos, kuriai atstovauja kiekvienas dalyvis, pavadinimas;

Vietovė, kurioje yra nurodyta organizacija.

Ženkle taip pat gali būti:

Organizacijos, kurią atstovauja dalyvis, logotipas;

Renginio (susitikimų, konferencijų ir kt.) logotipas (emblema).

Galite naudoti ženkliukus su virvele arba drabužių segtuku. Jie parduodami raštinės ir biuro reikmenų parduotuvėse.

Galite patys sukurti intarpus su tekstu, tada atsispausdinti juos spausdintuvu, supjaustyti žirklėmis ir sudėti į ženkliukus (2 pav.).

Ryžiai. 2.Ženkliuko įdėklas sukurtas jūsų pačių

Jei pasiruošimui skiriama pakankamai lėšų, įdėklų korteles galima užsisakyti iš spausdinimo paslaugas teikiančios organizacijos. O eiliniams vidiniams susirinkimams ženkliukų visai nereikia.

SUSITIKIMO TRUKMĖ

Ant Skirtingos rūšys susitikimų laikas yra įvairus. Pavyzdžiui, rytinis susitikimas gali užtrukti apie pusvalandį, o tarpregioninis susitikimas konkrečiu klausimu gali užtrukti visą dieną.

Susitikimo trukmę reikėtų planuoti iš anksto. Visi dalyviai turi žinoti renginio pradžios ir pabaigos laiką. Tai padės dirbti greitai ir efektyviai, kad nevėluosite.

pertraukas

Jei susitikimo trukmė viršija astronominę valandą (60 min.), tuomet reikia daryti pertraukas kas akademinę valandą (45 min.).

Ypač ilguose renginiuose gali būti numatytos pauzės, kurių metu dalyviams siūlomi užkandžiai (sumuštiniai, vaisiai, saldainiai) ir gėrimai (arbata, kava, sultys, mineralinis vanduo ir tt).

Kai susitikimo lygis žemas, o šalia posėdžių salės yra aušintuvas, kavos aparatas ir vienkartiniai indai biuro lankytojams, tada susitikimo dalyviai galės išsipilti kavos, arbatos ar vandens.

Ant stalų, prie kurių sėdi susitikimo dalyviai, galima iš anksto padėti butelius su vandeniu ir stiklines – tuomet jie galės numalšinti troškulį ne tik per pertrauką, bet bet kada. Maisto ant stalų geriau nedėti. Bus nemalonu, jei vienas iš dalyvių numes sumuštinį ant verslo popierių ar išpils kavą.

Stalą su užkandžiais ir gėrimais geriau padengti atskiroje patalpoje. Paprastai tai daro sekretorius, bet tik tuo atveju, jei jis protokoluoja. Kai posėdžio metu sekretorė negali išeiti iš patalpos, pertrauką turi suorganizuoti kitas darbuotojas, kuriam paskirta pertrauka. Arba prieš susitikimą sekretorė viską paruošia kavos pertraukėlėms. Išplėstiniuose susitikimuose padėjėjai paprastai yra būtini.

Laiko tarpas

Renginio trukmė turi būti reglamentuota. Šios taisyklės laikymąsi kontroliuoja susirinkimo pirmininkas.

Planuodami susitikimą būtinai atsižvelkite į laiką, reikalingą kiekvienam pranešėjui kalbėti ir aptarti kiekvieną klausimą.

Kiekvienos kalbos tvarkaraštį pasiteiraukite su pirmininku.

Jei reikia, suplanuokite pertraukas.

Sudėkite visus skaičiuoklės laikotarpius ir pridėkite prie gautos sumos

Kiek laiko gali trukti posėdis, turi būti pranešta pirmininkui. Jei jis sutinka su šiuo skaičiumi, su nuostatomis turėtų susipažinti visi dalyviai, jei ne, jie turės atlikti koregavimus ir pranešti apie tai pirmininkui.

Susitarus, darbotvarkė su laiko apribojimais išsiunčiama visiems susirinkimo dalyviams (3 pavyzdys).

3 PAVYZDYS

Dienotvarkė su laiko apribojimais

SUSITIKIMO MINUTĖS: 5 PAGRINDINIAI ŽINGSNIAI

protokolas dokumentuoja tiek nuolatinių kolegialių organų (komisijų, komitetų, tarybų ir kt.), tiek laikinųjų kolegialių organų – įvairių posėdžių, posėdžių, seminarų ir konferencijų – veiklą.

Yra šių tipų protokolai:

. Trumpas protokolas- dokumentas, kuriame įrašytas visas vardas. ir susirinkimo dalyvių pozicijos, jo tema, pagrindiniai klausimai, santrauka ataskaitos, priimti sprendimai, užduočių sąrašas kiekvienam atsakingam asmeniui. Toks protokolas, kaip taisyklė, saugomas operatyviniuose susirinkimuose.

. Pilnas protokolas, be visų aukščiau paminėtų dalykų, apima išsamius visų pasisakymų, nuomonių, pataisų ir kitų diskusijos niuansų įrašus. Šis dokumentas leidžia atkurti išsamų susitikimo vaizdą.

Protokolų rašymo formą parenka susirinkimo pirmininkas arba įmonės vadovas.

Posėdžiui rengiami kalbų tekstai ir kita medžiaga surašoma paraiškų forma. Jie turi būti nurodyti protokolo tekste.

Sekretorius atsako už tai, kaip teisingai ir išsamiai užfiksuota posėdžio eiga. Šios atsakomybės negalima nuvertinti, nes protokolas yra vienintelis dokumentas, kuriame atsispindi visos kalbos, diskusijos, pastabos ir sprendimai, kuriuos būtina įgyvendinti. Susitikimo metu jo dalyviai gali kažko negirdėti, nespėti užsirašyti. Tai bus lengva atkurti remiantis protokolu.

1 žingsnis: paruoškite darbo vietą

Kad būtų lengviau fiksuoti minutes, prieš prasidedant susitikimui:

. Pasirinkite vietą salėje kur vyks renginys. Tai turėtų būti matoma visiems dalyviams iš veido, aiškiai girdimi pirmininko, pranešėjų kalbos ir „auditorijos pastabos“ (žr. sėdimų vietų lentelę 2 pavyzdyje).

. Padėkite ant stalo susitikimo dalyvių sąrašą su visais vardais. ir padėtis, taip pat sėdimų vietų diagrama. Prieš susitikimo pradžią būtų naudinga atidžiai išstudijuoti, kas kur sėdi, o tada, jei reikia, pažvelgti į diagramą.

. kaupti atsargas Raštinės reikmenys . Su savimi pasiimkite 2-3 rašiklius, 2 pieštukus, 2 trintukus.

. Patikrinkite, ar veikia biuro įranga ir kiti prietaisai: laikrodis, diktofonas, vaizdo kamera (jei yra). Nepamirškite maitinimo laido ir atsarginių baterijų ar akumuliatorių.

Prieš susitikimą apsvarstykite pagrindinius visų pranešimų dalykus.

2 veiksmas: nustatykite susitikimo eigą

Be susirinkimui parengtos medžiagos (pranešimų, kalbų, literatūros šaltinių, sprendimų projektų, darbotvarkės, dalyvių sąrašų ir kt.), protokolas surašomas pagal garso įrašą, vaizdo įrašą, stenogramas ar ranka rašytų pastabų projektus. kurie saugomi susirinkimo metu.

Kaip išsaugoti juodraščius?

1. Paruoškite lapus protokolo projektui– jų skaičius priklauso nuo darbotvarkės apimties. Pirmame lape surašykite susirinkimo datą, temą, protokolo numerį, dalyvių sąrašą, darbotvarkę (4 pavyzdys).

4 PAVYZDYS

Posėdžio protokolo projektas. Lapo numeris 1

Klausimai pateikti aptarimui, rašyti atskirai tušti lapai, paliekant pakankamai vietos įrašams:

Lapo numeris 2: „Dėl spalvotųjų ir juodųjų metalų tiekimo sutarčių sudarymo darbų statuso“. Prochorovo pranešimas P.D.;

Lapo numeris 3

Lapo numeris 4: "Dėl tiekimo transporto reikmėms." Medvedevo V. Ju. ataskaita;

Lapo numeris 5: ... (pildoma posėdžio metu);

Lapo numeris 6: „Dėl atsiskaitymų pagal sudarytas ir įvykdytas žaliavų ir medžiagų pirkimo sutartis statuso“. Fominos K.D. pranešimas;

Lapo numeris 7: ... (pildoma posėdžio metu);

Lapo numeris 8: „Dėl sutarčių su Amethyst LLC dėl plieno ir lydinių tiekimo OAO ESPZ sudarymo“. Telegino pasiūlymai I.I.;

Lapo numeris 9: … (pildoma posėdžio metu).

2. Patikrinkite, ar dalyvauja visi susirinkimo dalyviai. Neatlikusius protokolo projekte perbraukite pieštuku – gali pavėluoti. Išsiaiškinkite nedalyvavimo ir vėlavimo priežastis po susitikimo.

Vėluojančiųjų atvykimo laiką pataisykite tiesiogiai protokolo tekste skliausteliuose:

Tokiu atveju bus tiksliai žinoma, kuris iš susirinkusiųjų ir ką tiksliai praleido susirinkimo metu.

3. Užpildykite laukelį „IŠgirdau“. Pirmajame juodraščio lape ir lapuose su atitinkamais ataskaitų pavadinimais nuosekliai įrašyti visą pavadinimą. ir pranešėjų pozicijos, pasisakymų temos ir jų santrauka. Turite pataisyti tik pagrindinę informaciją: datos, skaičiai, faktai. Vėliau patikrinkite pastabas su pateiktais kalbų tekstais (konspektais). Jei radote neatitikimų, praneškite apie juos posėdžio pirmininkui.

4. Įveskite elementą „KALBĖTA“(jei būtina). Ši pastraipa pildoma, kai pranešėjų kalbos eigą nutraukia kitų dalyvių pastabos, klausimai ir prieštaravimai. pilname protokole kiekviena tokia pastaba turi būti nedelsiant užfiksuota, ypač jei prie jos yra frazė: „Prašome įrašyti į protokolą“. Pavyzdžiui:

Faktas yra tas, kad bet koks pareiškimas gali pakeisti susitikimo eigą, todėl vėliau gali prireikti pabrėžti momentą, kada ir dėl to, kas tai įvyko.

Trumpame protokole

Kiekvienai sesijai, susitikimui ir verslo susitikimui reikalinga protokolo procedūra. Šioje medžiagoje mes išsamiai apsvarstysime protokolų pavyzdžius, taip pat kalbėsime apie jų sudarymo taisykles.

Iš straipsnio sužinosite:

Kada reikalingas registravimas?

Daugelis sekretoriato narių iš pirmų lūpų žino, kad protokolų rengimas ir sudarymas yra ilgas ir varginantis darbas. Taip yra dėl to, kad šiame dokumente yra puiki suma informacija, kurios apimtis neapsiriboja vienu ar dviem puslapiais. Be to, norint, kad pavyzdinio protokolo dizainas būtų teisingiausias, o pats dokumentas – informatyvesnis, šį procesą būtina pradėti kuo anksčiau. Tačiau tam pirmiausia reikia suprasti, kokiu atveju šie dokumentai bus reikalingi. Dėl šios priežasties apžvelgsime pagrindinius įvykius, kurių metu reikės registruotis (pavyzdį galima atsisiųsti).

susitikimas

Yra žinoma, kad susitikimas yra vienas svarbiausių įvykių bet kurios organizacijos gyvenime. Ji gali būti ir planuota, organizuota tam tikrais laiko intervalais, ir būti skubi. Bet kuriuo atveju šio įvykio eiga turėtų būti užfiksuota posėdžio protokole.

Suplanuotų posėdžių (kartą per mėnesį, ketvirtį, pusmetį) patogumas slypi tuo, kad sekretorė turi galimybę iš anksto sudaryti susitikimo programą, nustatyti renginio eigą, pranešėjus ir klausimų skaičių. Tokios informacijos prieinamumas leidžia iš anksto kurti protokolų formą.

Šiuo atveju svarbu suprasti, kad susitikimo metu visada svarstomi aktualūs klausimai ir užduotys, kurias reikia spręsti. Tai yra protokolo pagrindas, tiksliau – svarstomi klausimai, priimami sprendimai, atsakingi asmenys ir t.t.

Susitikimas

Šio renginio būna įvairių: kolegialių organų susirinkimas, akcininkai, ekspertų komisija ir kt. Tuo pačiu šiuo atveju visiškai nebūtina, kad būtų kokių nors aktualių problemų, kurias reikia spręsti. Priešingai, kaip taisyklė, susitikimas yra platesnis ir ilgalaikis. Pavyzdžiui, šio renginio metu galima nustatyti organizacijos veiklos kryptį ateinančiais metais, apibendrinti įmonės efektyvumą ir pan. Paprasčiau tariant, susirinkime sprendžiami einamieji klausimai, o posėdyje aptariami bendrieji su organizacijos politika ir jos veikla susiję klausimai.

Svarbu suprasti, kad posėdžio protokole turi būti užfiksuota ir renginio eiga. Tuo pačiu metu renginio metu gali ir nebūti sprendimų, tačiau įvairių klausimų svarstymo eiga turi būti atvaizduota atitinkamame dokumente.

Pažymėtina, kad ekspertų komisijos posėdis turėtų vykti reguliariai (kartą per metus), kad būtų svarstomi kasmet kylantys klausimai. Pavyzdžiui, posėdis dėl naujos bylų nomenklatūros svarstymo, asmens bylų inventorizavimo, sunaikinti skirtų dokumentų ir kt. Tokiu atveju kiekvienas EK priimtas sprendimas turi būti užfiksuotas protokole, antraip ta pati dokumentų naikinimo tvarka gali tapti neteisėta, nesant esminio dokumento (šiuo atveju protokolo). Tuo pačiu metu komisijos posėdžio protokolo forma kiekvienais metais gali praktiškai nesikeisti.

Susitikimo protokolo pavyzdys

Susitikimas

Posėdžio protokolo forma labai panaši į susirinkimo dokumentaciją. Pagrindinis skirtumas tarp dokumentų yra pačiame renginyje: jei susirinkime dalyvauja atsakingi asmenys, tai susirinkimas gali vykti tarp visų organizacijos darbuotojų. Dėl šios priežasties renginio dalyvių skaičius gali būti kelis kartus didesnis nei susirinkimo auditorija, taip pat renginio trukmė. Šiuo atžvilgiu patartina viską, kas vyksta, įrašyti įrašymo priemonių pagalba. Vėliau jų pagrindu užpildoma iš anksto sudaryta posėdžio protokolo forma.

Atkreipkite dėmesį, kad posėdžio protokole (pavyzdys pateiktas žemiau) neturėtų būti detalių visų dalyvaujančiųjų pareiškimų. Paprastai sprendimai tokio masto renginiuose priimami balsuojant. Tokiu atveju medienos ruoša susideda iš išsakytų klausimų ir balsavimo rezultatų su priimtais sprendimais.

Susitikimo protokolo pavyzdys

Taip pat skaitykite:

Be to, kad protokolai, kurių pavyzdį nagrinėsime, skiriasi įvykio tipu, jie taip pat gali turėti ilgąją ir trumpąją formą. Pažiūrėkime, kokie yra jų skirtumai.

Trumpa forma

Šis tipas medienos ruoša yra informacija apie svarstytus klausimus ir priimtus sprendimus. Trumpame protokole taip pat nurodomos pranešėjų ir atsakingų už priimtus sprendimus pavardės. Trumpoji forma neužfiksuoja Pilnas greitisįvykius, o tik pateikia informaciją apie sprendimų priėmimą tam tikrais klausimais.

Trumpas protokolo pavyzdys

Pilna forma

Ši forma protokolas yra daugiau Detali informacija apie renginio eigą. Galima sakyti, kad šiuo atveju dokumente visas įvykis rodomas chronologine tvarka. Be to, pilnas įrašymas reiškia išsamų dalyvių pranešimų ir pasisakymų pristatymą, jų poziciją, išsakytas nuomones ir klausimus.

Pilnas pavyzdinis protokolas

pažodinė forma

Pateikiamas pavyzdinis protokolas pildomas remiantis įvykio stenograma arba diktofono įrašu. Šio dokumento apimtis gerokai viršija aukščiau nurodytas formas, nes jame pažodžiui aprašomas įvykis. Paprasčiau tariant, šioje formoje įrašomi visi renginio metu išsakyti pareiškimai, pranešimai ir klausimai.

Dokumento rengimas

Protokolo pavyzdys apima teksto padalijimą į dvi dalis: įvadinę ir pagrindinę. Dokumentas prasideda žodžiu „pirmininkas“. Jis spausdinamas dviem tarpais po antraštės, tiesiai iš paraščių skirtuko nulinėje padėtyje, su didžiosiomis raidėmis. Po brūkšnelio nurodykite pirmininko vardą, pavardę, inicialus. Taip pat susidaro žodis „sekretorius“. Pavyzdžiui,

Pirmininkas - Matvejevas V.I. Sekretorius - Ivanova SB.

Toliau pateikiamas dalyvaujančiųjų sąrašas. Po to būtina surašyti kviečiamų asmenų pavardes, nurodant pareigas. Taip pat pažymime, kad išplėstiniuose susitikimuose ir susitikimuose su didelis kiekis dalyvaujančių asmenų, jų sudėtis nurodoma tik kiekybiškai, o vėliau prie protokolo pridedamas sąrašas pagal pavardes.

Protokolo pildymo pavyzdį sudaro skyriai, atitinkantys darbotvarkės klausimus. Kiekviena pastraipa gali turėti šias dalis: KLAUSYTA, KALBĖTA, NUSPRĘSTA (IŠSPRĘSTA). Šie žodžiai rašomi didžiosiomis raidėmis, kiekvienas naujoje eilutėje, po kurios rašomas dvitaškis, todėl jie vizualiai suskaido tekstą.

Protokolas (sudarymo pavyzdys)

Formatavimas ir registravimas

Tik teisingai registracijos tvarka protokolu (pavyzdys pateikiamas žemiau) gali visiškai užtikrinti sprendimų, kurių pagrindu buvo susirinkimas, susirinkimas ar susirinkimas, teisinę galią. Tokiu atveju registracijos ir registravimo pagrindai padės suprasti šią procedūrą.

Protokolo pavyzdys yra pagrindinis kolegialaus valdymo administracinis dokumentas ir beveik visada surašomas kaip kelių puslapių dokumentas. Todėl, sudarant pirmąjį lapą, būtina naudoti bendrą organizacijos ar įmonės formą, o jei nėra pavyzdinio protokolo, tada dokumentas surašomas ant A4 formato popieriaus lapų su detalėmis, išdėstytomis pagal modelį. bendros formos.

Reikėtų nepamiršti, kad protokolo pavyzdys yra nuo įvykio datos, o ne nuo dokumento sudarymo ir įforminimo. Jei susitikimas truko kelias dienas, data turi būti įrašyta per brūkšnį, pavyzdžiui, 2016-06-12-15. Kiekvienam dokumentui, pradedant nuo naujų kalendorinių metų, suteikiamas atskiras numeris, atitinkantis įvykio eilės numerį. Tuo pačiu metu posėdžių, posėdžių ir posėdžių skaičiai nustatomi atskirai vienas nuo kito. Susitikimo vieta – miestas, kuriame vyko renginys.

Žemiau yra protokolas, kurio pavyzdį galite atsisiųsti adresu

Posėdžio protokolas – informacinis ir administracinis dokumentas, kuriame užfiksuotas visas iškeltų klausimų svarstymo procesas, taip pat šio susirinkimo metu priimti sprendimai. Šio dokumento tvarkymas yra svarbi ir privaloma bet kurio susirinkimo dalis, kuri daugiausia lemia, kaip efektyviai bus įgyvendinami sprendimai konkrečiu klausimu.

Sudaryti posėdžių protokolai Civilinis kodeksas RF. 181 straipsnio 2 dalis apibrėžia pagrindines privalomų reikalavimų ir susirinkimo protokolavimo tvarka. Kaip teisingai surašyti protokolą? Kokia informacija turi būti įtraukta į posėdžio protokolą?

Kas laikosi protokolo?

Pareiga fiksuoti susirinkimo eigą ir teisingas dizainas dokumentas paskiriamas posėdžio sekretoriui. Tai gali būti asmuo, einantis sekretoriaus pareigas organizacijoje, arba bet kuris kitas darbuotojas, įgaliotas eiti šias pareigas. Geriausia, jei sekretoriaus paskirtas asmuo supras posėdyje iškeltus klausimus. Tačiau jei sekretorius užsiėmęs veikla kitoje srityje, jis turi teisę posėdžio metu užduoti patikslinančius klausimus, leidžiančius kuo tiksliau užfiksuoti visą posėdžio eigą.

Sekretorius ne tik fiksuoja posėdžio eigą, bet ir yra atsakingas už pasirengimą susirinkimui. Tai gali būti dalyvaujančiųjų sąrašo sudarymas, svarstymo proceso schema, darbas su ankstesnių posėdžių protokolais. Tai būtina norint įtraukti į darbotvarkę klausimų, kuriuos reikia dar kartą aptarti, sąrašą.

Forma, privalomi skyriai

Norint sudaryti protokolą su instrukcijomis biuro darbui, rekomenduojama naudoti specialią formą. Ar pasinaudoti šia rekomendacija, priklauso nuo organizacijos savininko (vadovo) sprendimo. Dažniausiai spaudos formos naudojamos įrašymui valstybės, savivaldybių, miestų valdžios institucijose. Dauguma privačių organizacijų naudoja įprastą šabloną, atspausdintą kompiuteryje ir suprojektuotą ant A4 lapo.

Nepriklausomai nuo formos tipo, dokumente turi būti privalomi skyriai(Susitikimo protokolo pavyzdį rasite toliau pateiktame straipsnyje):

• Struktūros (organizacijos), kurioje veikia kolegija, pavadinimas.
• Pavadinimas.
• Protokolo data ir registracijos numeris.
• Vieta (miestas), kur vyksta susirinkimas.
• Klausimai (darbotvarkė).
• Pagrindinė dalis.
• Susirinkimo pirmininko, sekretoriaus ir dalyvių parašai.

Posėdžio protokolas surašomas remiantis diskusijų metu sekretoriaus padarytais įrašais, įskaitant garso ar vaizdo įrašus. Dokumentui įforminti skiriamas terminas iki penkių darbo dienų, išskyrus kai kuriuos atvejus, kai vadovo įsakymu ar teisės aktais dėl tam tikrų susirinkimų yra nustatomi kiti terminai.

protokolo antraštė

Dokumento pavadinime nurodomas pavadinimas, žodis „Protokolas“, taip pat susirinkimo (šiuo atveju – šio susirinkimo) ir (ar) posėdį rengiančio kolegialaus organo pavadinimas. Pavyzdžiui: „Gamybos posėdžio protokolas“.

Numeris, data, vieta

Kiekvienas susirinkimo protokolas turi turėti rodyklę, tai yra eilinį Registracijos numeris. Jis nustatomas pagal susirinkimo, įvykusio nuo kalendorinių metų pradžios, eilės numerį (m švietimo organizacijos galima sekti numeraciją nuo pat pradžių mokslo metai). Jeigu laikinosios kolegijos posėdžio protokolas registruojamas, numeracija saugoma kadencijos laiką.

Dokumento data bus susirinkimo diena. Jeigu klausimai buvo svarstomi ilgiau nei vieną darbo dieną, į posėdžio protokolą turi būti įtrauktos visos datos nuo svarstymo pradžios iki pabaigos. Pavyzdys: "2016-06-22 - 2016-06-24" arba "2016-06-22-24"

Protokolo surašymo vieta – geografinis pavadinimas vietovė kurioje veikia šis kolegialus organas. Šis skyrius dokumente gali būti nenurodytas, bet tik tuo atveju, jei organizacijos pavadinime jau yra gyvenvietės pavadinimas. Pavyzdžiui: „Samaros miesto spaustuvė“, „Ivanovskis mašinų gamybos gamykla" Ir taip toliau.

Atkreipkite dėmesį, kaip turėtų prasidėti bet kuris susitikimo protokolas (pavyzdys aukščiau).

Įvadas

Norėdami surašyti įžanginę protokolo dalį, turite pradėti nuo posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pavardės bei inicialų. Pirmasis yra organizacijos darbuotojas, įgaliotas vesti susirinkimą. Pirmininko pareigas organizacijoje personalas) protokole nenurodyta. Šis asmuo neprivalo būti įmonės vadovas. Išimtis yra susitikimo su direktoriumi protokolas, kai viršininkas susitikimą veda asmeniškai.

Skiltyje „Dalyviai“ turėtumėte nurodyti visus kitus susirinkimo dalyvius. Tai galite padaryti vadovaudamiesi šiomis gairėmis:

• Skyriuje abėcėlės tvarka nurodomi darbuotojų, dalyvaujančių svarstant į darbotvarkę įtrauktus klausimus ir priimant dėl ​​jų sprendimus, pavardės ir inicialai. Pozicijos nenurodytos.
• Jeigu posėdyje dalyvauja daugiau kaip penkiolika dalyvių, jų inicialai ir pavardės pateikiami kaip protokolo priedas atskiru sąrašu.
• Jeigu posėdyje dalyvauja kiti šios organizacijos darbuotojai ar iš kitų organizacijų pakviesti asmenys, protokole įrašoma skiltis „Kviestiniai“. Čia abėcėlės tvarka nurodomos pavardės ir inicialai, o dalyviams iš kitų organizacijų papildomai nurodomos pareigos ir darbo vietos pavadinimas.
• Kiekvienas iš susirinkusiųjų savo dalyvavimą susirinkime patvirtina asmeniniu parašu.

Po skilties „Dalininkai“ tuščia eilutė, posėdžio protokole įrašoma „Darbotvarkė“. Šiame skyriuje pateikiamas susirinkimui pateiktų klausimų sąrašas. Kiekvienas protokolo skyriaus „Darbotvarkė“ punktas numeruojamas arabiškais skaitmenimis. Klausimui suformuluoti vartojami prielinksniai „Apie ...“ arba „Apie...“ (posėdžio protokolo pavyzdį darbotvarkės dalyje žr. žemiau esančiame straipsnyje). Kiekviename punkte turi būti nurodytas asmuo, įgaliotas pasisakyti šiuo klausimu: „Pranešėjas: pavardė, inicialai“.

Kuo skiriasi visas protokolas nuo trumpojo?

Rengiant pagrindinę dokumento dalį, svarbu atsižvelgti į tai, ar susirinkimo metu saugomas trumpas, ar visas svarstymo proceso protokolas. Trumpoje formoje (dažniausiai tokiu būdu surašomas operatyvinio susirinkimo protokolas) pagrindinėje dalyje turėtų būti nurodyta ši informacija:

• Klausimas pateiktas susirinkimui.
• Pranešėjas šiuo klausimu.
• Sprendimas priimtas ir patvirtintas susirinkime.

Pilno protokolo sudarymas reiškia ne tik aukščiau pateiktos informacijos, bet ir kalbėtojų pasisakymų, posėdžio metu kilusių informacijos ir diskusijų detalių, auditorijos nuomonių, pastabų ir prieštaravimų bei kitų detalių patikslinimą.

Pagrindinė dalis

Pagrindinę protokolo dalį sudaro skyriai pagal darbotvarkės klausimų skaičių. AT pilna forma dokumentą, kiekvieną skyrių sudaro trys dalys, atspindinčios klausimo svarstymo ir sprendimo dėl jo priėmimo procesą.

Dalių pavadinimai iš naujos eilutės nurodomi didžiosiomis raidėmis:

• „KLAUSĖ“. Šioje dalyje po pavadinimu nurodoma kalbančiojo nagrinėjamu klausimu pavardė (vardininko linksniu), pranešimo teiginys pateikiamas per brūkšnį (vienaskaitos trečiuoju asmeniu). Jeigu dėl kokių nors priežasčių protokole pasisakymo cituoti neįmanoma, pranešimo tekstas pateikiamas atskirame lape kaip protokolo priedas, o skiltyje „IŠKIRŠTA“ pažymima „Pranešimo tekstas. (kalbos, kalbos) pridedama“ daroma.
• "PATEIKTI". Šioje dalyje įrašomi kitų posėdžio dalyvių pasisakymai svarstomu klausimu arba diskusijų metu pateikti klausimai. Tokiu atveju reikia nurodyti kalbėtojo pavardę (vardininku), o klausimo (kalbos) tekstas – per brūkšnį.
• „ISPRĘSTA“ arba „IŠSPRĘSTA“. Posėdyje priimtas sprendimas šiuo klausimu yra protokoluojamas. Sprendimo tekstas turi būti atspausdintas visas, neatsižvelgiant į tai, ar protokolo forma yra visa, ar trumpoji. Balsuojant nurodomas gautų balsų skaičius „už“, „prieš“ ir „susilaikė“.

Trumpai protokolo formai kiekvieno klausimo aptarimas apibendrintas dalyse IŠKLAUSTI ir SPRENDIMAS. Dokumentą pasirašius sekretoriui ir pirmininkui, jis įgyja oficialų statusą ir registruojamas.

Posėdžio metu priimti sprendimai pranešami paskirtiems vykdytojams:

• Pateikiant protokolo kopiją arba sekretorės patvirtintą išrašą.
• Organizacijos administracinių dokumentų (įsakymų, nutarimų, nurodymų) paskelbimas, remiantis užfiksuotais sprendimais.

Kaip saugoti protokolus?

Archyviniam saugojimui protokolai formuojami į bylas su skirstymu į posėdžių tipus. Tokių dokumentų saugojimo vietą nustato arba organizacijos sekretoriatas (organizacijos struktūrinis padalinys), arba raštvedybos skyrius. Saugojimo terminai nustatomi pagal įmonėje patvirtintą bylų nomenklatūrą.