ELMA-аас цахим баримт бичгийн удирдлага, албан тасалгааны ажил. ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент

ELMA бол менежментийн компаниудад ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн нэлээд үр дүнтэй үйл явцыг бий болгож, тэдний ажлыг хяналтанд байлгах боломжийг олгодог нэг төрлийн систем бөгөөд энэ нь бүхэл бүтэн компанийн бүтээмжийг дээшлүүлэхэд хүргэдэг.

1. ELMA юунаас бүрддэг.

Эдгээр нь компанийг хүндрэлгүйгээр удирдах боломжийг олгодог тусгай програмууд юм. Тэд хамтдаа болон тусдаа ажилладаг.

ELMA програмууд:

• ELMA: Баримт бичгийн цахим эргэлт... Энэ нь баримт бичгийн цахим эргэлтийг автоматаар хийх боломжийг олгодог бөгөөд WorkFlow системийн ачаар та системийг компанийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хялбархан тохируулах боломжтой.
• ELMA: Хэмжилтийн менежмент... Зарчмуудыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог зорилтот удирдлагакомпанид, түүнчлэн гүйцэтгэсэн ажлын үр дүн, хэмжээнээс хамааран хөдөлмөрийн хөлс. Тайвширсан маягтыг нэвтрүүлэх нь зорилтот гүйцэтгэлийн шалгуур үзүүлэлтүүдийг ( KPI, KPI), компанийн стратеги, зорилгод заасан шалгуур үзүүлэлтүүдийн төлөвлөсөн утгад хүрэхэд чанарын өндөр түвшинд, цаг тухайд нь хяналт тавих - механизмын хэрэгжилтийг зохицуулах. Bsc.
• ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент... Тодорхой үзэл баримтлалыг хэрэгжүүлдэг BPM(Юу гэж байгаан Бизнесийн үйл явцын менежмент), үүний ачаар та уян хатан дасан зохицох чадварыг бий болгож чадна Мэдээллийн систем, түүнчлэн компанийн бизнесийн үйл явцын өөрчлөлттэй хамт хурдан өөрчлөгддөг шийдлүүд. Тэдгээрийг загварчлахын тулд програм нь олон улсын BPMN стандартын дагуу ажилладаг.
• ELMA: Төслийн менежмент... Тэд компанийн төслийн үйл ажиллагааны менежментийг хялбархан зохицуулах боломжийг танд олгоно. Даалгаврын удирдлага, төслийн хуваарь (эсвэл Гантын график) болон төслийн мэдээллийн нэгдсэн орон зайн менежментийн хамт энэхүү програм (ELMA: Төслийн менежмент) нь үлгэр жишээ бизнесийн үйл явц, төсвийг хүндрэлгүйгээр удирдах боломжийг олгодог.
• ЭЛМА: CRM... Энэхүү програм нь борлуулалтын үйл явц (борлуулалтын юүлүүр механизм) болон танай компанийн эсрэг талуудтай харилцах архивыг хариуцдаг үйл ажиллагааны CRM юм. Энэхүү ELMA програм нь дангаараа биш бөгөөд аливаа ELMA програмыг худалдан авахдаа анхны тохиргоонд багтсан болно.
• ELMA: Дотоод портал... Энэ нь бүх ELMA програмын үндэс суурь юм. Энэ нь тусад нь зарагддаггүй, гэхдээ зөвхөн бусад ELMA програмын багцад багтсан болно.

Энэ програм:

• компанийн бүтцийг бүхэлд нь зохион байгуулдаг;
• даалгавраа удирддаг;

Нэмж дурдахад энэ нь хуанли, мессежийн хангамж, баримт бичигт зориулсан вэб хадгалах санг агуулдаг.

2. ELMA багцууд

• ELMA ECM. Компанийг шуурхай удирддаг бөгөөд "ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент", "ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" гэсэн программуудаас бүрддэг бөгөөд "ELMA: Дотоод портал" дээр суурилдаг.
• ELMA BPM SUITE. Гүйцэтгэж буй үйл явцын үзүүлэлтүүдийн хэмжүүр дээр үндэслэн компанийн үйл явцын удирдлагыг зохион байгуулж, үйл явцын хэмжүүр, боловсон хүчний урам зориг, компанийн стратегийг нэгтгэдэг. "ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент", "ELMA: Гүйцэтгэлийн менежмент" программуудаас бүрдэх ба мөн "ELMA: Дотоод портал" дээр суурилдаг.

3. ELMA систем ба түүний архитектур

ELMA системийг бүрдүүлдэг програмуудын багц:

• ELMA дизайнер;
• ELMA сервер;
• ELMA агент.

Дизайнер ELMA... Урьдчилан бүртгүүлэх шаардлагатай энэхүү програмыг ажилтны хэрэглэгчийн компьютер дээр суулгасан болно. Энэ нь хэрэглэгчдэд ээлтэй интерфэйстэй бөгөөд үүний тусламжтайгаар та процессыг хялбархан дуурайж, тохиргоо хийх боломжтой.

ELMA сервер – эх элементсистем бөгөөд үүнийг эхлүүлэхийн тулд эхлээд бүртгүүлэх ёстой. Энэ нь вэб програм, өгөгдлийн сан, тохиргооны сервер, мэдэгдлийн сервер гэсэн хамтад нь нэгтгэсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

ELMA агент... Хэрэглэгчийн компьютер дээр суулгасны дараа агент нь серверээс хэрэглэгчдэд зориулж үүсгэсэн онлайн мэдэгдлүүдийг харуулдаг. Эхлэхийн тулд бүртгүүлэх шаардлагагүй, үүнийг байгууллагын хязгааргүй тооны компьютер дээр суулгах боломжтой бөгөөд энэ нь системийн бас нэг давуу тал юм.

ELMA систем нь SOA архитектурыг хэрэгжүүлдэг бөгөөд системийг өргөжүүлэхэд шаардлагатай бүх интерфейсээр хангадаг. ELMA нь гадны программаас ачаалагдсан аливаа бизнесийн процессыг эхлүүлж, энэ програмыг дууддаг (синхрон ба асинхрон бус дуудлагыг дэмждэг).

4. ELMA системийг ашиглах

×

Тэргүүлэгч компани " Elewise» Боловсруулсан өвөрмөц аргааж ахуйн нэгж дэх үйл явцын хандлага, үүнд программчлагдсан шинэ болон үр дүнтэй бүтээгдэхүүнЭЛМА.

Энэ нь менежментийн үйл явцын арга барил, дасан зохицох бизнесийн үйл явцын байршил (бизнесийн нөхцөл, хууль тогтоомжид нийцүүлэн "оновчлох" боломжтой) хэрэгжүүлэхээр шийдсэн компаниудад зориулагдсан болно.

Компанийн үйл явцын бүх давуу талыг бие даан ашиглахын тулд тэрээр мэдээллийн анхны цуглуулгыг хийж, бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжийн урсгалын үйл ажиллагааг судалж, хэрэгцээг олж, удирдлагатайгаа хамт шийдвэрлэх ёстой ажлуудын хүрээг тодорхойлдог. Үүний үр дүнд системийг нэвтрүүлэх явцад шийдвэрлэх шаардлагатай ажлуудын жагсаалт үүсдэг.

Цаашид тэрээр (ELMA бүтээгдэхүүн) энэ аж ахуйн нэгжийн зохион байгуулалтын бүтцийг судалж, энэ бүтцийг сайжруулах талаар тодорхой зөвлөмж өгдөг. Түүний шинэчлэл нь байгууллагынхаа өсөлтийн хамгийн чухал хэсэг юм. Үүнтэй зэрэгцэн бодит хэлбэрт шилжих, бууралт явагдаж байна боловсон хүчний хүснэгт.

Дараа нь болдог бүрэн дүн шинжилгээаж ахуйн нэгжийн урсгалын үйл ажиллагаа. Энэхүү шинжилгээний зорилго нь цаашдын автоматжуулалтад зориулж тодорхой тооны бизнесийн үйл явцыг тэмдэглэх явдал юм. Үүний үр дүнд тухайн аж ахуйн нэгжийн нөхцөл байдлыг тусгасан ийм үйл явцын сүлжээг олж авдаг Энэ мөч... Нэмж дурдахад, тэдний хийсэн ажлын хэмжээний хамтын хариуцлагыг нарийн тодорхойлсон. Энэ нь ажилтнуудын гүйцэтгэл, хяналт тавих сахилга батыг ихээхэн нэмэгдүүлдэг. Удирдагч нь харьяа албан тушаалтнуудынхаа ажлын талаар тодорхой дүгнэлт гаргахын тулд аж ахуйн нэгжийн нөхцөл байдлыг харж чаддаг.

Анхан шатны загваруудыг бий болгосны дараа удирдлага, үндсэн хариуцлагатай гүйцэтгэгчидтэй хамт олж авсан үр дүн, удирдлагын хүлээлтийг харьцуулж үздэг.

Энэ үе шатанд загвар өмсөгчөөр ажиллаж байна бизнес эрхлэх үйл ажиллагаамөн менежерүүдийн шаардлагын дагуу үйл ажиллагаа явуулах дарааллыг тохируулах боломжтой. Ихэнхдээ эдгээр нь бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжийн өргөтгөсөн хурал бөгөөд бүх хариуцлагатай хүмүүс аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг сайжруулах талаар өөрсдийн саналаа гаргадаг. Үүний үр дүнд байгууллага амжилттай ажиллаж байна.

Тэдний хувьд техникийн мэргэжилтнүүд үйлчлүүлэгчийн сайтад шийдлийг байрлуулах ажлыг бэлтгэдэг. Энэ үе шат нь сервер дээр суулгах, хэрэглэгчийн ажлын станцууд дээрх системийн ажиллагааг шалгахаас бүрдэнэ. Мөн хэт их тэмдэглэл, дутагдал, системийн ажлын дутагдал арилдаг. Үүний зэрэгцээ үйлчлүүлэгчийн ажилтнууд программтай ажиллахад суралцаж, бизнесийн үйл явцын чиглэлээр анхан шатны мэдлэг олж авдаг.

5. ELMA системийн үр дүнд ажилчид:

1. үүрэг хариуцлагаа илүү хариуцлагатай хүлээж ав, учир нь үйл явц нь зохицуулагддаг тул тэд (ажилтнууд) юу хийх ёстойгоо тодорхой мэддэг. Нэмж дурдахад ELMA нь удирдлагын зүгээс өгсөн даалгаврын гүйцэтгэлд үр дүнтэй хяналтыг бий болгодог;
2. компанийн үйл явц, сахилга баттай боловсон хүчний ачаар "ердийн" асуудлыг шийдвэрлэхэд илүү үр дүнтэй ажиллах;
3. шаардлагатай баримт бичгийг хайхад цаг хэмнэх - одоо тэдгээрийг "хоёр товшилтоор" ашиглах боломжтой;
4. Баримт бичигт хурдан нэвтэрч, бизнесийн үйл явц бүрийн хариуцлагыг тодорхой ухамсарласнаар өөрт хэрэгтэй мэдээллээ хурдан олж, бие даан шийдвэр гаргах;
5. шинэ ажилчид илүү хялбар сурдаг.

Түүнээс гадна:

- ажилчдын хооронд үүрэг даалгавар шилжүүлэх явцад мэдээлэл алдагдах, цаасан дээрх ажлын урсгалын хэмжээ буурах;

ЭЛМА- компанийн бүхэл бүтэн чанарыг сайжруулахын тулд компанийн ажилчдын хооронд үр дүнтэй харилцаа холбоо тогтоох, тэдний үйл ажиллагааг хянах боломжийг олгодог компанийн удирдлагын систем.

Бүтээгдэхүүний шугам.

ELMA нь компанийг удирдахад зориулагдсан программуудаас бүрддэг бөгөөд тэдгээрийг тусад нь эсвэл нэг мэдээллийн орон зайд хамтад нь худалдан авч, ажиллуулж болно.

• ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент.Ердийн оффисын ажлын урсгал болон цахим баримт бичгийн менежментийг автоматжуулдаг. WorkFlow механизмыг ашиглах нь системийг компанийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хурдан тохируулах боломжийг олгодог.
• ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент.Энэхүү програм нь уян хатан дасан зохицох мэдээллийн системийг бий болгох боломжийг олгодог BPM (Бизнесийн үйл явцын менежмент) үзэл баримтлалыг хэрэгжүүлдэг; компанийн бизнесийн үйл явцын өөрчлөлттэй хамт хурдан өөрчлөгдөж болох шийдлүүд. Бизнесийн үйл явцыг загварчлахын тулд програм нь олон улсын BPMN стандартыг ашигладаг.
• ELMA: Хэмжилтийн менежмент.Энэхүү програм нь компанид зорилтот удирдлага, гүйцэтгэлд суурилсан цалин хөлсний зарчмуудыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог. "Хялбар хэлбэрээр" хэрэгжүүлэх нь зорилтот гүйцэтгэлийн шалгуур үзүүлэлтүүдийг (KPI, KPI) бүрдүүлэх, компанийн зорилго, хөгжлийн стратегийн хүрээнд төлөвлөсөн үзүүлэлтүүдэд хүрэх үйл ажиллагааны хяналтыг бий болгох боломжийг олгоно. (BSC механизм эсвэл тэнцвэржүүлсэн онооны картыг хэрэгжүүлэх)
• ЭЛМА: CRM. ELMA: CRM програм нь ямар ч зардал шаарддаггүй бөгөөд ELMA програмыг худалдан авахдаа үндсэн багцад багтдаг. ELMA: CRM нь үйл ажиллагааны CRM бөгөөд үндсэн чиг үүрэг нь борлуулалтын үйл явцыг удирдах (борлуулалтын юүлүүр механизмыг оролцуулан) болон харилцагч талуудтай харилцах түүхийг хадгалах (харилцагч талуудын мэдээллийн сан, харилцах, боломжит үйлчлүүлэгчид, гүйлгээ гэх мэт)
• ELMA: Төслийн менежмент.Компани дахь төслийн үйл ажиллагааны удирдлагыг хялбархан бий болгох боломжийг танд олгоно. Стандарт даалгаврын удирдлага, төслийн хуваарь (Гантын график) болон төслийн мэдээллийн нэгдсэн орон зайг зохион байгуулахын зэрэгцээ ELMA: Төслийн менежмент нь төслийн хүрээнд стандарт бизнесийн үйл явцыг удирдах, төслийн төсвийг удирдах боломжийг олгодог.
• ELMA: Дотоод порталБүх програмууд нь нэг зүйл дээр суурилдаг - ELMA: Дотоод портал. Энэ програмыг тусад нь зардаггүй - энэ нь ямар ч ELMA програмд ​​багтсан болно.

ELMA: Дотоод портал нь:

• Компанийн зохион байгуулалтын бүтэц
• Даалгаврын удирдлага
• Хуанли
• Харилцаа холбоо. Мессежийн хангамж.
• Дотоод портал. Вэб баримт бичиг.
• Файлуудад зориулсан вэб сан

ELMA багцууд.

• ЭЛМАECM... Компанийн үйл ажиллагааны менежментийн маш сайн хэрэгсэл. Үүнд ELMA программууд: Бизнесийн үйл явцын менежмент, ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент багтсан бөгөөд ELMA дотоод портал дээр суурилдаг.
• ЭЛМАBPMSuite... Энэхүү систем нь хэмжүүр, үзүүлэлтүүд, гүйцэтгэх процессууд дээр үндэслэн компанийн үйл явцын менежментийг зохион байгуулах, үйл явцын хэмжүүр, компанийн стратеги, ажилтнуудын урам зоригийг хооронд нь холбох боломжийг олгодог. Энэхүү багцад ELMA: Гүйцэтгэлийн менежмент, ELMA: Бизнесийн үйл явцын менежмент багтсан бөгөөд ELMA дотоод портал дээр суурилсан болно.

ELMA системийн архитектур.

Удирдлагын систем бизнесийн үйл явц ELMAпрограмын багцаас бүрдэнэ:

1. ELMA сервер
2. Дизайнер ELMA
3. ELMA агент

ELMA серверхолбогдох бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн багц орно:

• Өгөгдлийн сан
• Вэб програм
• Тохиргооны сервер
• Мэдэгдлийн сервер

ELMA серверсистемийн үндсэн элемент юм. Сервертэй ажиллаж эхлэхийн тулд та үүнийг бүртгүүлэх хэрэгтэй.

Дизайнер ELMAЭнэ нь хэрэглэгчийн компьютер дээр суулгасан, процессыг загварчлах, тохиргоог бий болгоход тохиромжтой интерфейсээр хангадаг програм юм.

Дизайнертай ажиллахын тулд үүнийг бүртгүүлсэн байх ёстой.

ELMA агентЭнэ нь хэрэглэгчийн компьютер дээр суулгасан програм бөгөөд серверээс хэрэглэгчдэд илгээсэн мэдэгдлийг бодит цаг хугацаанд харуулдаг.

ELMA Agent нь эхлэхийн тулд бүртгүүлэх шаардлагагүй бөгөөд байгууллагын хэдэн ч компьютерт суулгаж болно.

ELMA систем нь SOA архитектурыг хэрэгжүүлж, системийг өргөжүүлэхэд шаардлагатай интерфейсүүдийг хангадаг. ELMA танд дараах боломжийг олгоно:

• Гадны програмаас системд ачаалагдсан аливаа бизнес процессыг ажиллуул
• Гадаад програмын дуудлагын функцууд. Синхрон болон асинхрон дуудлагыг дэмждэг.

ELMA системийн хэрэгжилт.

Elevise компанийн мэргэжилтнүүд ELMA програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг ашиглан аж ахуйн нэгжид үйл явцын хандлагыг хэрэгжүүлэх өвөрмөц аргыг боловсруулсан. ELMA нь менежментийн үйл явцын хандлагыг хэрэгжүүлэхийг хүсч буй компаниудад зориулагдсан хамгийн сүүлийн үеийн, үр ашигтай бүтээгдэхүүн бөгөөд өөрчлөгдөж буй бизнесийн нөхцөл байдалд тохируулан өөрчилж, оновчтой болгох боломжтой бизнесийн үйл явцтай, зохицуулалтын шаардлагахууль тогтоомж, өрсөлдөөний дарамт.

Систем таны үйл явцын бүх давуу талыг бүрэн ашиглах боломжтой байхын тулд компани явуулдаг анхдагч цуглуулгамэдээлэл, аж ахуйн нэгжийн одоогийн үйл ажиллагааг судалж, хэрэгцээг тодорхойлж, аж ахуйн нэгжийн удирдлагатай хамтран шийдвэрлэх зорилтуудын хүрээг тодорхойлдог. Үүний үр дүнд системийг хэрэгжүүлэх явцад шийдвэрлэх ёстой ажлуудын жагсаалт үүсдэг.

Дараа нь судалгаа ирдэг зохион байгуулалтын бүтэцаж ахуйн нэгж, түүнийг сайжруулах зөвлөмжийг өгсөн. Аж ахуйн нэгжийн зохион байгуулалтын бүтцийг сайжруулах нь түүний зохион байгуулалтын хөгжлийн хамгийн чухал хэсэг юм. Энэ үе шатанд орон тооны хүснэгтийг шинэчилж, бодит хэлбэрт оруулдаг.

Дараагийн алхам дээр бэлтгэл үе шатсистемийн хэрэгжилт - шинжилгээ одоогийн үйл ажиллагаааж ахуйн нэгжүүд. Энэхүү шинжилгээний зорилго нь бизнесийн тодорхой тооны үйл явцыг автоматжуулах зорилгоор тэдгээрийг тодруулах явдал юм. Үүний үр дүнд тусгах үйл явцын сүлжээ үүсдэг Одоогийн байр суурьаж ахуйн нэгж дэх асуудал. Түүнчлэн ажилчдын гүйцэтгэсэн ажлынхаа хэмжээгээр хариуцах хариуцлагыг тодорхой заасан байдаг. Энэ нь ажилтнуудын гүйцэтгэлийн сахилга бат, удирдах чадварыг эрс нэмэгдүүлдэг. Менежер аж ахуйн нэгжийн бодит байдлыг хардаг.

Анхны загваруудыг бий болгосны дараа олж авсан үр дүн, удирдлагын алсын харааг удирдагчид болон гол шийдвэр гаргагчидтай харьцуулна. Энэ үе шатанд аж ахуйн нэгжийн бизнесийн загвар, аж ахуйн нэгжид зарим үйл ажиллагааг гүйцэтгэх журмыг менежерүүдийн зорилго, зорилтод нийцүүлэн тохируулж болно. Дүрмээр бол энэ нь өргөтгөсөн уулзалт хэлбэрээр явагддаг бөгөөд хариуцлагатай менежер бүр компанийн үйл ажиллагааг сайжруулах талаар саналаа гаргадаг. Энэ нь эцсийн эцэст бүхэл бүтэн байгууллагын амжилтын түлхүүр юм.

Техникийн ажилтнууд хариуд нь шийдлийг үйлчлүүлэгчийн газар дээр байрлуулахад бэлтгэдэг. Энэ үе шатанд сервер дээр суулгах, хэрэглэгчийн ажлын станцууд дээрх системийн ажиллагааг шалгах зэрэг орно. Эдгээр ажлын явцад системийн үйл ажиллагаанд гарсан сүүлийн тайлбар, дутагдал арилдаг. Үүний зэрэгцээ, үйлчлүүлэгчийн ажилчдыг хөтөлбөртэй харилцах, хүлээн авах сургалтанд хамруулдаг үндсэн мэдлэгбизнесийн үйл явцын чиглэлээр.

Эдийн засгийн үр ашиг.

Компанийн ажилтнууд ажилдаа илүү хариуцлагатай ханддагУчир нь: үйл явц нь зохицуулалттай, ажилтан юу хийх ёстойгоо тодорхой мэддэг. Нэмж дурдахад уг систем нь удирдлагаас өгсөн үүрэг даалгаврын хэрэгжилтэд үр дүнтэй хяналт тавьдаг.

Ажилчдын үр ашгийг нэмэгдүүлдэгкомпани дахь үйл явцын тодорхой зохицуулалт, сахилга батыг нэмэгдүүлснээр "ердийн" ажлуудыг шийдвэрлэх үед.

Ажилчдын цагийг хэмнэдэгзөвийг олохын тулд баримт бичигучир нь бүгд Шаардлагатай бичиг баримт"2 товшилтоор" боломжтой.

Ажилтнууд шаардлагатай мэдээллийг хурдан авдагболон магадгүй бие даан шийдвэр гаргахБаримт бичигт хурдан нэвтрэх, бизнесийн үйл явц бүрийн хариуцлагын хүрээний талаар тодорхой ойлголттой болсны ачаар.

Даалгаврыг нэг ажилтнаас нөгөөд шилжүүлэх үед мэдээллийн алдагдлын хувь буурдаг.

Бичиг цаасны ажлын хэмжээ багассан.

Процессын нийт хурд нэмэгддэг.

Үүсгэх, засвар үйлчилгээ хийхэд хялбар болгодог Чанарын удирдлагын системүүдхамгийн сүүлийн үеийн үйл явцын зохицуулалтыг хүлээн авах чадвар, бизнесийн үйл явцыг байнга сайжруулах чадвартай холбоотой.

Шинэ ажилчдыг сургах, дасан зохицох ажлыг хөнгөвчилдөг.

Системийн давуу тал.

Системтэй ажиллахад вэб хөтөч хангалттай. Үүний ачаар та нэмэлт программ хангамж суулгахгүйгээр дэлхийн хаанаас ч системтэй ажиллах боломжтой.

Бизнесийн үйл явцыг тайлбарлахын тулд үүнийг ашигладаг орчин үеийн хэл BPMN бол бизнесийн үйл явцыг тайлбарлах дэлхийн хамгийн шилдэг, дэвшилтэт стандарт юм.

Цахим баримт бичгийн менежментийн зохион байгуулалт

Цахим оффис

Цахим оффис нь ирж буй болон гарах бичиг баримтыг боловсруулах, баримт бичгийн бүртгэлийг автоматжуулдаг. Цахим оффис нь ELMA ECM + програмын нэг хэсэг бөгөөд цахим баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зөв зохион байгуулах боломжийг олгодог: хөдөлгөөн, бүртгэл, хадгалалт, хайлт. Цахим оффисын тусламжтайгаар та тушаалын гүйцэтгэлийн явцыг хянах, удирдлагын шийдвэрийг харах, мөн цаасан дээрх баримт бичгийн эх хувийг хурдан олох боломжтой.

Гэрээний менежмент

Гэрээний менежмент нь гэрээ, холбогдох баримт бичгийг бэлтгэх, батлах, хадгалах, боловсруулах ажлыг орчуулах боломжийг олгодог. ELMA: Гэрээний менежментийн шийдэл нь гэрээний бүх амьдралын мөчлөгийн туршид үр ашигтай, тав тухтай ажиллахад зориулагдсан. Баримт бичгийг бүрдүүлэх, батлах, нягтлан бодох бүртгэл, хайх автоматжуулсан үйл явц нь гэрээтэй ажиллах хугацааг хэд хэдэн удаа бууруулдаг.

OSA болон дотоод баримт бичиг

Дотоод баримт бичгийн хэсэг нь аж ахуйн нэгжид санамж бичиг, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулдаг. ELMA ECM + програм нь санамж бичиг, захиалга болон бусад төрлийн дотоод баримт бичгүүдийн баримт бичгийн урсгалын бүх үйл явцыг дэмждэг: үүсгэх, батлах, бүртгэх, хянах, гарын үсэг зурах, гүйцэтгэлийг хянах, системд хадгалах.

Оффисын тэмдэглэл

ELMA систем дэх дотоод баримт бичигтэй ажиллахын тулд ихэвчлэн санамж бичиг боловсруулах тусгай процессыг бий болгодог бөгөөд энэ нь санамж бичиг боловсруулах бүх мөчлөгийг бүрэн автоматжуулах боломжийг олгодог. Та овоолгын цаас цуглуулах шаардлагагүй, баримт бичгийг батлах урт үе шатуудыг давах хэрэгтэй. Үүсгэх, бүртгэх, хүлээн авагчид илгээх, баримт хайх - бүх зүйлийг автоматжуулж, танилцуулж байна цахим хэлбэрээр.

Нэхэмжлэхийн тохирол

Нэхэмжлэхийн тохирол нь нэхэмжлэхийн тохирол, төлбөр, хадгалалтыг автоматжуулдаг. ELMA ECM + дээр та нэхэмжлэхийн төлбөрийн хүсэлтийг шийдвэрлэх автомат процессыг тохируулах боломжтой. Энэ байгууллага нь танд цаг тухайд нь хариу өгөх, төлбөрөө төлөх боломжийг олгодог. Зөвшөөрлийн бүх үе шатууд ил тод, хяналттай, удирдахад хялбар болдог. Дансны бүртгэл нь төлбөр тооцоо, тайлагналд хурдан дүн шинжилгээ хийх боломжийг олгодог.

Стандарт бус баримт бичиг

Баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглан "стандарт бус" баримт бичиг, баримт бичгийн урсгалын хувьд та үндсэн процессуудыг хурдан тохируулах боломжтой бөгөөд энэ нь танд хурдан шилжих боломжийг олгоно. цахим солилцоокомпанийн доторх бичиг баримт.

Баримт бичгийн урсгал нь аль ч байгууллагад байдаг: нягтлан бодогч, захирал хоёрын цаасан хэлбэрээс эхлээд цахим баримт бичигтэй ажиллах хүрээнд зэрэгцээ, дараалсан үйлдлүүдийн нарийн төвөгтэй гинжин хэлхээ хүртэл. Ямар ч хамаатан садны хувьд том компаниБаримт бичгийн менежмент нь тийм ч амар ажил биш: бүх зүйлийг эмх цэгцтэй байлгах нь үнэхээр хэцүү байдаг, ялангуяа их тообаримт бичиг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь байгууллагын баримт бичгийн тогтолцоог эмх цэгцтэй болгох, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг ойлгомжтой, үр дүнтэй болгоход тусална.

"ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" програмүйл ажиллагааны гүйцэтгэлийг автоматжуулах боломжийг танд олгоно зохион байгуулалттай хадгалах, баримт бичгийн хамт хайлт хийх, бүртгэх, харах, одоогийн үйлдлүүдийг хянах. ELMA: Цахим баримт бичгийн менежментийн програмыг ашигласны ачаар байгууллагын баримт бичиг үнэхээр ажиллаж эхэлдэг.

Оросын цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь ихэвчлэн төвөгтэй, гэхдээ функциональ интерфейсээрээ хэрэглэгчийг айлгадаг. ELMA: Цахим баримт бичгийн менежментийн программыг боловсруулахдаа хамгийн шилдэг нь тэргүүлэх зорилтууднь тааламжтай, тохиромжтой, ойлгомжтой хэрэглэгчийн интерфэйсийг бий болгох явдал байв. ELMA: Цахим баримт бичгийн менежментийн програм нь компьютерийн туршлагагүй хэрэглэгчдэд ч танил болсон стандарт файл хадгалах интерфейстэй. хандах нэмэлт функцуудПрограмыг хэрэгслийн самбарын товчлуурууд болон сайтар байрлуулсан цэс ашиглан гүйцэтгэдэг. Тиймээс хэрэглэгч зөвхөн ажиллахад шаардлагатай зүйлээ л хардаг - бүх шаардлагагүй элементүүд нуугдаж байгаа боловч шаардлагатай бол хялбархан хандах боломжтой. Энэ нь баталгаажуулдаг хурдацтай хөгжилсистемд - ердөө хоёр, гурван сесс дотор.

Энгийн бөгөөд ойлгомжтой интерфэйс нь бага зэрэг туршлагатай хэрэглэгчийн гарт үүнийг шийдвэрлэхэд ашиглаж болох баялаг функцийг нуудаг. нарийн төвөгтэй даалгаварБайгууллага дахь ажлын урсгал. Тиймээс "ELMA: Цахим баримт бичгийн менежмент" програм нь баримт бичгийн эргэлтийн бүртгэл хөтлөх, бичиг хэргийн ажилтны ажлыг оновчтой болгох боломжийг олгодог бөгөөд үүнтэй зэрэгцэн хэрэглэгчид цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн удирдлагын талаар гүнзгий мэдлэгтэй байхыг шаарддаггүй. .

Баримт бичгийг оруулах, бүртгэх

Системд баримт бичгийг оруулах, бүртгэх интерфейс нь энгийн бөгөөд ойлгомжтой байдаг - энэ нь хэд хэдэн дараалсан алхмуудаас бүрдэх шидтэн хэлбэрээр хэрэгждэг. Системд баримт бичгийг оруулахдаа хэрэглэгч зөвхөн баримт бичгийн шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг зааж, цахим баримт бичгийг хавсаргах шаардлагатай. Эдгээр мэдээлэлд үндэслэн систем нь баримт бичгийн картыг үүсгэдэг - баримт бичгийн талаархи бүх мэдээллийг харуулсан хуудас. Хэрэв баримт бичиг бүртгүүлсэн бол хэрэглэгч нэмэлт бүртгэлийн шинж чанаруудыг зааж өгөх шаардлагатай болно. Системийн тохиргооноос хамааран эдгээр үйлдлүүдийг хялбаршуулж эсвэл эсрэгээр нь өргөжүүлж болно.

Систем дэх баримт бичиг бүр хязгааргүй тооны файлын хувилбартай байж болно. Энэ тохиолдолд файлын зөвхөн нэг хувилбар нь одоогийн (одоогийн) байх бөгөөд үлдсэн хэсэг нь түүний ноорог эсвэл файлын хуучирсан хувилбарууд байх болно. Тиймээс баримт бичгийн агуулгын өөрчлөлтийн түүхийг бүхэлд нь баримт бичгийн нэг картанд хадгалдаг. Үүний зэрэгцээ, батлах, засварлах болон бусад үйл ажиллагааны явцад ихэвчлэн өөрчлөгддөг нэг баримт бичгийн хувилбарууд өөр өөр хэлбэртэй байж болно. Баримт бичгийн хувилбар нь төөрөгдөл, нэг баримт бичгийн картын хэд хэдэн хуулбарыг дахин үүсгэхээс зайлсхийдэг.

Мэдээллийн нэлээд хэсэг нь байгууллагад цаасан хэлбэрээр ирсээр байгаа боловч оролт цаасан баримт бичиг ELMA-д хандах нь асуудал биш юм. ELMA: Цахим баримт бичгийн менежментийн програм нь ELMA Agent-ийг компьютерт суулгасан бол сканнердсан баримтыг байгууллагын цахим баримт бичгийн удирдлагын системд автоматаар хадгалах боломжийг олгоно. Тиймээс цаасан баримт бичгийг системд оруулах арга нь цахим баримт бичиг оруулахаас бараг ялгаатай биш - та зөвхөн "Scan" товчийг зөв цагт дарах хэрэгтэй. Нэмэлт програм хангамжКомпьютер дээр суулгасан нь шаардлагагүй сканнердах ажиллагаа, хатуу диск дээр файл хадгалах шаардлагагүй болно.

ELMA системд баримт бичгийг бүртгүүлэхийн тулд Office хэрэгслийг ашигладаг. Тамгын газарт бүртгэлийн хяналтын картыг баримт бичигт хавсаргаж, регистрийн дугаар олгодог.

Цахим баримт бичгийн архив

ELMA-ийн бүх баримт бичиг: Цахим баримт бичгийн менежментийн програм нь нэг цахим архивыг бүрдүүлдэг - баримт бичгийн хадгалалт. Баримт бичгийн архив нь танд хурдан олох боломжийг олгодог тохиромжтой хайлттай шаардлагатай бичиг баримтзөвхөн нэрээр нь төдийгүй тодорхой нарийн ширийн зүйлсээр. Хайлтын үр дүнг хэрэглэгчийн баримт бичигт хамаарах эрхийн дагуу харуулдаг - хэрэглэгч хандах эрхгүй баримтуудыг нуух болно.

Цахим архивын баримт бичиг бүр нь тухайн баримт бичгийн талаархи бүрэн мэдээллийг авах боломжтой хувийн карттай: баримт бичгийн хувилбаруудын файлууд, түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, түүнчлэн түүн дээр хийгдэж буй бүх төрлийн үйл ажиллагааны жагсаалт.

Байгууллага дахь баримт бичгийн хөдөлгөөн

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах гол давуу талуудын нэг бол баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хялбар зохион байгуулах чадвар юм. Гүйцэтгэгчдийн баримт бичигтэй ажиллах ажлыг бүрэн цахим хэлбэрээр гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ нь баримт бичгийн эх хувийг санамсаргүйгээр алдахаас урьдчилан сэргийлэх төдийгүй баримт бичигтэй ажиллахад шаардагдах хугацааг эрс багасгах, гүйцэтгэгчдийн даалгаварт хариу өгөх хугацааг багасгах боломжийг олгодог. хүлээн авах, түүнчлэн шаардлагатай бол олон тооны хүмүүст нэгэн зэрэг баримт бичгийг бүрэн гүйцэд ажиллуулах боломжийг олгох.

ELMA програм хангамж нь аливаа нарийн төвөгтэй маршрутын дагуу компанид баримт бичгийн хөдөлгөөнийг (ажлын урсгал) зохион байгуулах боломжийг олгодог. Баримт бичгийн маршрут нь тухайн байгууллагын аль ажилчдаар дамжих, мөн түүнтэй хамт хийх ажлын дараалал, шинж чанарыг тодорхойлдог.

Энэ бол бизнесийн үйл явцын удирдлагын систем юм. Энэ нь зааварчилгаанаас үйл явцыг автоматаар гүйцэтгэх, хянахад шилжих боломжийг олгож, компанийн үр ашгийг удирдахад тусалдаг. Тасралтгүй сайжруулах механизм нь компанийн удирдлагын загварыг хөгжүүлэх боломжийг олгодог. ELMA бол үндсэн функцүүдийн багцыг агуулсан платформ юм. ELMA бүтээгдэхүүний шугам нь платформ дээр суурилагдсан.

Програм хангамжийн цонхны дэлгэцийн агшин (2015)

3.8 хувилбарт ELMA Outlook Plugin нь ELMA Agent-ийн салшгүй хэсэг болсон. Ингэснээр:

• суурилуулах хугацааг багасгах;
• суулгах явцад гарсан алдааг оруулаагүй болно;
• MS Outlook-ийн ELMA системийн "Үйлчлүүлэгчтэй ажиллах" хэсэгтэй харилцан үйлчлэлийг үзүүлэв.

Өмнөх нэгэн адил ELMA Agent нь хэрэглэгчийн хувийн мессеж, цахим баримт бичигтэй ажиллахад тусалдаг.

2016 ELMA ECM + 3.9

• Баримт бичгийн хэсэгт та одоо EQL хайлтыг ашиглах боломжтой бөгөөд энэ нь шүүлтүүрийн тохиргооны үндсэн функцэд ороогүй ийм шалгууртай ч шүүлтүүр үүсгэх боломжийг олгодог.
• Оффисын хэсэгт нэр томъёог автоматаар хэвлэх механизмыг сайжруулсан тул одоо шинэ оны 1-р сарын 1-нээс эхлэн хэвлэх ажлыг автоматаар хийх боломжтой тул тодорхой огноог зааж өгөх шаардлагагүй.
• Процессын энгийн бөгөөд тохиромжтой загварчлалын хувьд ELMA Designer нь Баримт бичгийн урсгалын хэсэгт үйл ажиллагааны шинэ блокуудтай.