Моделиране на бизнес процеси в Бизнес студио. Ефектът от използването на бизнес студио
FINEX Consulting Group е официален дилър и център за обучение на визуалния бизнес Бизнес моделиране Studio 4.0 (системи за моделиране на бизнес процеси).
Според резултатите 2007-2008 г и 2011г... компанията CJSC "FINEX Quality" (част от консултантската група "FINEX") беше призната за най-добрия партньор на разработчика на програмата за визуално бизнес моделиране "Бизнес студио".
Разработчик на системата Business Studio е компанията Modern Management Technologies (Самара), с която е сключен договор за партньорство през май 2005 г.
Вашите цели:
1. Формализиране на стратегията и контрол на нейното постигане
2. Проектиране и оптимизиране на бизнес процеси
3. Дизайн организационна структураи персонал
4. Формиране и разпространение на нормативна документация между служителите
5. Внедряване на система за управление на качеството в съответствие със стандартите на ISO
6. Формиране на техническо задание и поддръжка за внедряване на информационни системи.
Като цяло предоставяне на ръководството и служителите на предприятието на актуална, подробна и пълна информация за това какво представлява предприятието в момента. Това става възможно с помощта на двата стандартни регулаторни документи (които се генерират автоматично от създадения бизнес модел) - регламенти за процеси и процедури, длъжностни характеристикии регулации на отделите и конфигурируеми от потребителя ad-hoc заявки, за да помогнат за получаване на информация за анализ на бизнес модела.
Описание на услугата:
Бизнес студиое инструмент за визуално бизнес моделиране, който ви позволява да създавате модели на бизнес процеси, управленски процедури, информационни и материални потоци, организационни структури. Системата за моделиране на бизнес процеси е създадена въз основа на задълбочено проучване и анализ на съществуващи чуждестранни и местни продукти и, най-важното, отчита реалния опит на специалистите, участващи в реорганизацията на предприятия.
Бизнес студиопредназначена за бизнес лидери, специалисти по качество, отдели за човешки ресурси и организационно развитие, бизнес анализатори, ИТ специалисти, а може да се използва и от служители на други отдели на организацията.
Основното предимство на системата за бизнес моделиране Business Studioсе крие във факта, че поддържа пълния цикъл на разработване и оптимизиране на системата за управление на компанията "Проектиране - Внедряване - Контрол - Анализ", което ви позволява да решавате цял набор от задачи в предприятието. А в комбинация със системата за управление на взаимодействието Directum, тя може да бъде интегрирана в затворен цикъл на управление „Проектиране-Внедряване – Изпълнение – Контрол – Анализ – Проектиране:
Процесът на проектиране и подобряване на системата за управление може да бъде представен като следната последователност от етапи:
Резултати:
Използването на системата за визуално бизнес моделиране на Business Studio може да постигне значителен ефект както за организацията като цяло, така и за определени категории служители.
* За компанията:
- повишаване на прозрачността на компанията;
- ускоряване на постигането на стратегически цели;
- намаляване на разходите и продължителността на бизнес процесите;
- повишаване на производителността на труда до 50% поради ясни инструкции към изпълнителя: кой какво и кога трябва да направи;
- намаляване на загубите и щетите от неправилни действия на служителите до 100%;
- запазват познания за правилата за извършване на бизнес процеси при напускане на ключови служители;
- минимизиране на времето за обучение на новите служители;
- освобождава мениджърите от „текучеството“ и им предоставя възможност да се справят със стратегически задачи;
- да се намали трудоемкостта на работата по проектирането и подобряването на системата за управление с 2-3 пъти;
- издигнете управлението на компанията на качествено ново ниво с помощта на интегрираното решение „Бизнес студио + ДИРЕКТНО“.
* за мениджъри
Business Studio е инструмент за изграждане на ефективна система за управление на компанията. Системата позволява цялостно проектиране на системата за управление от стратегически цели до длъжностни характеристики на конкретни изпълнители. Business Studio дава възможност на компаниите да:
1. Не само формализирайте стратегията си и я сведете до нивото на изпълнителите, но и наблюдавайте нейното изпълнение.
2. Проектирайте вашите бизнес процеси и ги оптимизирайте по отношение на време и разходи.
3. Разпределете правомощията и отговорността между организационните звена на компанията, проектирайте организационната структура и изчислете необходимия брой специалисти за осъществяване на бизнес процесите.
4. Автоматично генериране на регулаторни документи, като по този начин се минимизира времето между промяната на бизнес процесите и предоставянето на служителите на организацията с актуални документи. Това е особено важно за организации, които са въвели QMS (система за управление на качеството) на базата на ISO 9001.
5. Създайте вътрешен фирмен портал с помощта на HTML навигатор, съдържащ пакет от регулаторни документи и отчети за управление.
* за качествени специалисти
Разработването и внедряването на QMS (система за управление на качеството) включва формирането на пакет от регулаторни документи, които отговарят на изискванията на ISO 9001: 2008, използването на тази документация в ежедневните дейности на служителите на организацията, както и нейното непрекъснато актуализиране.
Използването на Business Studio за автоматизиране на процеса на внедряване на QMS, както и за поддръжка на QMS, води до значително намаляване на разходите за време и материали, което позволява:
описват целите и политиката за качество на организацията;
подчертава и описва бизнес процеси и процедури;
създаване на нормативни документи, описващи дейностите длъжностни лицаи поделения (длъжностни характеристики, правилник за поделенията) в рамките на СУК;
поддържайте всички регулаторни документи на СУК актуални, като правите необходимите промени в Business Studio и преформирате задължителни документи;
да организира бърз достъп на служителите на организацията до целия пакет от QMS документация чрез използването на HTML навигатор, заобикаляйки продължително търсене в хартиени документи.
* за ИТ специалисти
1. Оформете следните елементи от техническото задание за създаване и внедряване на информационната система:
- Описание на бизнес процесите на организацията.
- Списък на необходимата функционалност на информационната система.
- Списък с работни места.
- Списък на информационните обекти на системата, необходимите отчети.
- Документооборот.
3. Поддържайте жизнения цикъл на IP чрез анализиране на използването на функционалност и планиране на промените.
По този начин интензивността на труда се намалява:
- разработване на технически спецификации и проект за автоматизация;
- изготвяне на правилник за работа с информационната система и инструкции за потребителя.
Предимства на Business Studio Business Modeling System:
- Простота, удобство и висока скорост на разработка от специалисти.
- Използване на най-популярните нотации за моделиране на бизнес процеси, които са разбираеми за изпълнителите без допълнително обучение: IDEF0, Процес (основна блок-схема), Процедура (кръстосана функционална блок-схема), EPC.
- Интеграция: всички методи и технологии, изисквани от бизнеса, са събрани в един инструмент: BSC / KPI, моделиране на бизнес процеси, симулационно моделиране, функционален анализ на разходите, поддръжка на QMS.
- Използването на обектно-ориентирана индустриална платформа като основа на системата, която дефинира уникални възможностисистеми за изграждане на сложни филтри, работа с големи количества данни и неограничено разширяване на видовете съхранявана информация.
- Формиране на изхода на конкретизирани регулаторни документи, които не изискват допълнителна ревизия. Поддържа два формата: документи на Microsoft Word или HTML навигатор.
- Наличие на съветника за отчети, който ви позволява лесно да създавате свои собствени или да променяте съществуващи регулаторни документи и отчети.
- Осигуряване на работа в екип по един бизнес модел на екип от специалисти в рамките на една и съща мрежа или офлайн.
- Използвайте като графичен редактор за диаграми на Microsoft Visio, който се превърна в стандарт в областта на бизнес графиката.
- Възможността за изграждане на безпроблемна система за управление поради тясна интеграция със системата DIRECTUM ECM.
Предимства на работата с FINEX Consulting Group:
1. Имаме богат опит в описването на бизнес процеси с помощта на програмата Business Studio в предприятията различни индустрии:
- енергия (компании за разпределителна мрежа и енергийни продажби),
- строителство и строителна индустрия,
- банки и финансови институции,
- предприятия от сферата на услугите и търговията, други.
- „Проектиране на система за управление на фирма в Бизнес студиото”.
- „Изграждане на система за управление на качеството с помощта на Business Studio.
4. Можете да поръчате индивидуални курсове с разработена за вас програма за обучение.
5. Вие избирате и договаряте с нас мястото и часа на курсовете. Обучението може да се проведе както на Ваша територия, така и в нашата класна стая. Има възможност за онлайн дистанционно обучение. За да спестите вашето време, курсовете за обучение се провеждат без набиране на групи за броя студенти, зададен от вас.
6. През 2009 г., в рамките на участие в проект „Магазин за готови бизнес модели“, специалисти на ЗАО „ФАЙНЕКС Качество“ разработиха процесни модели за следните индустрии:
- Машиностроене
- Изграждане на базата на системата за бизнес моделиране Business Studio
Безплатни демо предимства
1. Вие и вашите служители бързо ще получите отговор на въпроса "Това ли е правилният инструмент, от който се нуждая?" За разлика от самоподготовкапрограма, консултантът незабавно ще ви преведе през основните характеристики на програмата и от него ще получите предварителни отговори на въпросите "Какви проблеми и бизнес задачи могат да бъдат решени с Business Studio?" и "Как могат да бъдат адресирани тези проблеми и предизвикателства?"
2. В края на консултацията, при положителен отговор от ваша страна, консултантите ще ви предоставят напълно функционална версия на Business Studio за период от 2 седмици и ще я инсталират на компютрите на служителите, тестващи тази програма.
3. За да бъде тестването ефективно, консултантите ще интервюират служителите какво биха искали да тестват по време на теста и ще съставят споразумение за тестване - информацията от него ще бъде използвана за провеждане на безплатен експресен курс, обучаващ програмата да работи .
Ръководител на служба информационни технологии
ЕМУП "Общинска асоциация на автобусните предприятия" - наш клиент, използващ Business Studio Visual Business Modeling System)
Системата за бизнес моделиране Business Studio помага за оптимизиране на управленските процеси и създаване на структура, която значително оптимизира и подобрява работата на мениджъра. Логически обоснованите, взаимосвързани структурни елементи на бизнес студиото са изградени в определена връзка и отразяват както естеството на стратегическите цели на компанията, така и фундаменталните основи на длъжностните характеристики на персонала, отговорен за конкретна задача. Приложението Business Studio позволява:
1. Изградете стратегия за развитие, формализирайте я в съответните структурни елементи, предайте я на изпълнителите, като предварително информирате за формите и сроковете на контрол на качеството на изпълняваните задачи.
2. Оптимизиране на процесите за развитие на бизнеса, разработване на конкретни задачи по проекта, определяне на времето, мястото и цената на тяхното изпълнение.
3. Очертайте кръга от функционални отговорности на организационните звена на фирмата. Създайте модел на организацията, посочващ оптималния брой участници в проекта, изяснявайки техните правомощия и място в този бизнес проект.
4. Въвеждане на автоматично генериране на основни документи, регламентиращи работата на участниците в бизнес процесите. Това ви позволява да сведете до минимум времето за подготовка, създаване и внедряване на най-подходящите бизнес документи, особено когато компанията използва системата за управление на качеството от серия ISO 9001 2000.
5. На базата на платформата BUSINESS STUDIO PORTAL или HTML-публикации, реализиране на проект за създаване на вътрешен портал на организацията, в който ще се генерират всички важни документи (нормативна документация и отчети за ефективността на управленските процеси).
Качествени промени в управленската структура, осигурени от внедряването на бизнес студиото:
Структурата на организацията е оптимизирана и придобива логическа завършеност:
дейността на компанията става прозрачна и разбираема за широк кръг от обществеността, тъй като с помощта на бизнес студиото се определят не само мисията, целите и задачите на организацията, но и функционалните отговорности на всички участници в бизнес проекта са конкретизирани с точен запис за ефективността на работата. Съответствието на получените резултати се проверява с помощта на KPIs - автоматизирани бенчмаркове, като определени участници в бизнес проекта носят отговорност за тяхното качество.
Постигането на стратегическите цели на компанията се осъществява с най-ниски разходи, значително ускорява:
бизнес студиото помага да се формулира стратегията за развитие на организацията и да се предаде на всеки служител, като се определя неговото място и лична отговорност на всички етапи от пътя за постигане на целите на организацията. Автоматизираният и оптимално организиран контрол, който следи дори малки отклонения в дейността на екипа, ви позволява да реагирате навреме и да направите необходимите корекции.
Увеличете ефективността и производителността на дейностите чрез минимизиране на разходите и намаляване на времето, прекарано в бизнес процеса:
технологията на конкретен бизнес процес, създаден от бизнес студиото, съдържа прости, разбираеми и ясни инструкции, които са изградени в определен, най- оптимална последователност... Такава система напълно елиминира грешните действия на персонала и следователно намалява нивото на загубите със 100%. В резултат на моделиране и оптимизиране на бизнес процесите ефективността на организацията се подобрява с 50%. Симулационното моделиране и функционален анализ на разходите дава възможност да се изчислят разходите и времето за изпълнение на конкретна бизнес задача.
В случай на уволнение на ключови специалисти, бизнес студиото подготвя замяната им възможно най-скоро, тъй като всички знания за правилата за извършване на бизнес процеси се съхраняват в базата данни:
функциите на всеки участник в бизнес проект се запазват автоматично, те могат да бъдат изучавани и за кратко време може да се обучи нов подходящ специалист.
Намалете времето, прекарано в обучение на персонала:
базата от знания на портала бизнес студио PORTAL предоставя на нов служител цялата необходима информация от първите стъпки на ново работно място. Няма нужда от продължителни стажове и инструктажни дейности, тъй като участник в бизнес проект винаги ще може да намери отговор в трудна ситуация и да получи правилното решение на конкретен проблем. Това му позволява да се настрои удобно на работното място за нула време.
· Автоматизирана системаизвършва текущи управленски действия, като дава възможност на лидера да се съсредоточи върху решаването на стратегическите задачи на организацията:
формализирането на бизнес процесите опростява дейността на мениджъра при решаване на текущи проблеми в стандартни ситуации. Тези моменти са ясно регламентирани и не позволяват на служителя да се отклони от ясно дефинираната функционалност, което изключва грешки в работата и не разсейва мениджъра да ги коригира.
Системата за проектиране и усъвършенстване на модела на управление е оптимизирана и води до намаляване на интензивността на труда с два до три пъти:
Удобна и надеждна функционалност на бизнес студиото, което има оптимални инструментиза създаване на нормативни документи, бази данни и модели на бизнес проекти.
Провеждане на обучения и консултации по управленски въпроси
Радикална модификация на управленската структура, изпълнението на проекта за реинженеринг на организацията има няколко основни етапа на изпълнение:
- проучване на дружеството: структура и дейност;
- разработване на варианти за дейността на организацията;
- изготвяне на официални документи, свързани с дейността му;
- изучаване на нови условия и изисквания, както и коригиране на съответните заповеди, отчети, инструкции (извършва се неограничен брой пъти, стига да има нужда от това).
Бизнес студиото е инструмент за постигане най-добър резултатна всеки етап от бизнес проект:
· Създаване на модел на бъдещ бизнес проект.
Процесът на създаване на модел на конкретен проект е опростен, създават се ясни означения, които помагат на участниците от долните и горните нива на проекта да изпълняват компетентно своите функционални задължения и улесняват работата на специалистите.
· Създаване на нормативна документация.
Производителността се увеличава с 80% благодарение на автоматизацията на работния процес. Висока стандартизация на документите.
Спецификация на задачите
Високотехнологичните комуникации влияят върху качеството на работата на служителите. Използването на бизнес студио намалява времето за разглеждане, обработка и анализ на информационните потоци, тъй като HTML навигаторът ги прави бързо достъпни и удобни за обработка.
· Извършване на промени в създадените документи.
Процесът на създаване на нови версии на отчетна и друга документация, след извършване на корекции в системата за бизнес моделиране на Business Studio, се случва почти моментално.
Business Studio Ви позволява да повишите рентабилността на бизнеса на консултантските компании, като увеличите стойността на търговското предложение - нов бизнес модел, създаден във формат Business Studio с възможност за по-нататъшно независимо актуализиране. И за голям брой подобни бизнес проекти, тази платформа създава база от референтни модели, което значително улеснява и ускорява работата.
Бизнес студио 3.6Ви позволява да: Разработите своя собствена система от цели и индикатори (BSC) въз основа на съществуващите елементи на раздел „Цели и индикатори, да създадете модел на бизнес процеси, да проектирате организационна структура, да формирате списък с документи за вашата организация, да провеждате симулационно моделиране и функционален и разходен анализ на бизнес процеси, както и много други. Лични финансие проста и бърза програма за следене на вашите финанси.
Бизнес студио 3.6
Година/Дата на издаване: 2011
Версия: 3.6.4367
Дълбочина на битовете: 32 бита
Съвместим с Vista: пълен
Съвместим с Windows 7: пълен
Език на интерфейса: Руски
Tabletka: Не е задължително
Лични финанси Pro 5.1
Година: 2012
Платформа: НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР
Език на интерфейса: Руски
таблетка: присъства (кръпка)
Системни изисквания
: Windows XP / Vista / 7
Размер на конструкцията: 237,58 MB
Бизнес студио 3.6
Business Studio ви позволява да:
Разработете своя собствена система от цели и индикатори (BSC) въз основа на съществуващите елементи на раздел „Цели и индикатори“*;
Създайте модел на бизнес процес;
Проектирайте организационна структура в секция "Предмети" *;
Създайте списък с документи на вашата организация в секцията "Обекти на дейност" *;
Провеждане на симулационно моделиране и функционален и разходен анализ на бизнес процеси;
Получаване на регулаторна и отчетна документация въз основа на наличните шаблони за отчети;
Запознайте се с възможностите на Business Studio за поддръжка на системата за управление на качеството;
Продължете да работите с разработения модел в напълно функционална версия на програмата.
Лични финанси Pro 5.1
Лични финансие проста и бърза програма за следене на вашите финанси. Интуитивен интерфейс, функции Бързи разходи и автоматично попълване ще ви помогнат да следите финансите бързо и лесно. Отнема само няколко минути, за да проследите всички разходи за деня. Винаги ще знаете къде наистина отиват парите и ще можете да планирате бюджета си по-рационално. Всички ваши финанси с един поглед - от голямата картина до най-малките детайли.
Основни функции:
Неограничен брой сметки (карти, пари в брой, банкова сметка и др.)
Неограничени валути.
Създаване на графики и отчети.
Общо за всички сметки.
Неограничен брой категории и подкатегории.
Импортиране на данни.
Експортиране на данни.
Неограничен брой членове на семейството.
Функцията за бързи разходи ви помага да следите периодичните разходи.
Планерът ви помага да следите автоматично вашите периодични разходи.
Подробна информация за всеки период от време.
Защита с парола.
Тюлен.
Неограничен брой раздели и подраздели.
Какво е новото в тази версия:
Помощта за програмата е актуализирана.
Добавен планировчик.
Подобрен бюджет - добавена история и прогноза.
Добавени събития и задачи за търговския лиценз.
Поправени няколко грешки.
Днес ИТ системите са станали толкова тясно интегрирани във всички области на нашия живот, че е трудно да се отдели изучаването на определена система от изучаването на процеса, за който тя е необходима. Различни джаджи, софтуерни продукти, информационни и аналитични ИТ системи са тясно интегрирани в реалния живот.
В резултат на това програмистът е принуден да стане по някакъв начин специалист по производство, склад, счетоводство, трябва да може да автоматизира продажбите (онлайн магазини, CRM системи, тяхната интеграция и автоматизация), трябва да разбира най-различни области, поне на ниво избор и софтуерни настройки. Тази ситуация обаче далеч не е нова, програмистите много често трябваше да изучават различни видове счетоводни и производствени процеси преди.
И сега реших да помогна малко на тези колеги, които се сблъскват с бизнес анализи, защото днес бизнесът се описва и с помощта на ИТ инструменти. Този подход разглежда организацията на бизнеса като цяло като вид система, която работи в съответствие с дадените алгоритми. Няма място за човешкия фактор, но има строга рамка на длъжностните характеристики. Бизнес анализатори, бизнес консултанти, мениджъри на големи, средни и понякога дори малки предприятия се интересуват от този подход за идентифициране на грешни действия, дублиращи се структури, логистика и други грешки и недостатъци. И често се обръщат към ИТ специалисти с искане да изберат и/или конфигурират софтуер за такава работа.
Тук реших да опиша бизнес системите като софтуерни продукти, като ИТ инструменти, за да помогна на колегите да разберат какво представляват. различни вариантиподобни системи, от какво могат да се състоят, какво да препоръчате на клиентите и какви възможности реално могат да получат след внедряването на такъв софтуер.
В тази статия ще се опитам да отговоря на тези и други въпроси, свързани с работата на ИТ продуктите за бизнес моделиране. И предлагам да разгледаме тези въпроси, като използваме примера на софтуерния продукт Business Studio.
Бизнес моделирането е процес на разработване и внедряване на бизнес модели на организация (стратегия, бизнес процеси, организационна структура, качество и др.) с цел формализиране и оптимизиране на нейната дейност.
Защо Бизнес Студио?
Първо, защото именно този софтуерен продукт изучавах най-задълбочено. Срещнах го преди около 8 години, когато имах нужда от умението да описвам бизнес процеси и да генерирам удобни и визуални документи.Първо използвах западната разработка на BPwin, описах процесите в IDEF 3 и направих функционални модели в IDEF0. За известно време това ми беше достатъчно, но след това имах нужда от възможността за бързо генериране на необходимата документация и започнах да търся удобно решение. Така попаднах на сайта на Business Studio и започнах да изследвам системата.
Като начало изтеглих продукта, създадох функционален модел в IDEF0 и оформих длъжностна характеристика на трето ниво в Business Studio (в този проект имах само 3 нива). Спомням си колко се зарадвах, когато, след като начертах процеса, получих 5 страници документация в края. Но тогава всичко беше толкова добре. Защо? Това е, за което искам да говоря по-долу.
Освен това дори присъствах на официалните курсове Business Studio, ще говоря за тях малко по-долу. Сега искам само да уточня, че проучих достатъчно задълбочено софтуерния продукт. Първо - на практика с помощта на информация от официалния уебсайт, а след това - в курсове. Но все пак се оказа доста трудно да се работи с тази система.
Искам веднага да кажа, че според мен Business Studio е много сложна системапретоварени с възможности, включително излишни бизнес анализи, трудни за разбиране поради постоянното използване на съкращения, дори когато те биха могли да бъдат премахнати, но в същото време ограничени в онези възможности, които може да са необходими за бизнес анализ... Въпреки това, други руски аналози също са виновни за това.
Бизнес системи: фокусирани инструменти или проект „всичко в едно“?
Днес съществуват и се развиват паралелно две направления в създаването на ИТ инструменти за бизнес разузнаване:- Инструментариум за бизнес разузнаване
- Интегрирани системи за бизнес моделиране
С този подход бизнес моделирането се възприема като доста тясна концепция. И способността за използване различни инструментив различни случаи може значително да увеличи гъвкавостта и простотата на моделиране на определени процеси, като същевременно не претоварва системата със сложни структури.
В такива системи един или друг бизнес процес може да се разработва отделно и да се посочват някои данни. Но в същото време въз основа на тази информация е невъзможно да се създаде някакъв вид регулаторна документация или да се комбинират различни посоки в нещо цяло.
Комплексните системи за бизнес моделиране, включително Business Studio, подобно на много големи CRM системи, се опитват да комбинират всичко наведнъж. На техните уебсайтове те са позиционирани като решения на широк спектър от бизнес проблеми, от бумащина и персонал до бизнес моделиране и други инструменти за бизнес разузнаване. Те пишат не само за набор от инструменти, а за цялостно преструктуриране на работата на предприятието, формиране на голямо разнообразие от документация и т.н. и т.н.
И използвайки примера на Business Studio, ще се опитам да разгледам характеристиките на такива сложни бизнес системи, да ви кажа къде могат да бъдат приложени и какви трудности могат да възникнат в този случай. Веднага ще направя резервация, че в тази статия ще разгледам Business Studio преди всичко като ИТ система, а не като система за бизнес анализ.
Какво е Business Studio?
Business Studio е руска разработка, предназначена за сложна работа с бизнес процеси, както и за формиране на различни документи, отчети, бизнес модели и много други.От какво се състои моделирането на бизнес процеси в Business Studio:
- процеси.Описано в IDEF0, BPMN 2.0 и някои други формати.
- Предмети на дейност.Това са звената, хората, които са необходими за управление на процеса.
- Външни обекти на дейност.От какво се състои системата, т.е. неодушевени компоненти на процесите.
Как се прави моделирането в Business Studio?
И така, бизнес моделирането на Business Studio започва с изброяване на предметите, т.е. подразделения на компанията и служители. Например, ако говорим за финансов отдел, тогава това ще бъде финансовият директор и главният счетоводител.След това се нуждаете от обекти на дейност. В нашия случай това е преди всичко документация. По-точно, в примера, който предложих, обектите ще бъдат системата, използвана от служителите на компанията, например 1C, както и някои хартиени документи.
Сега в раздела процеси трябва да създадете процес. Първото нещо, което трябва да направите, е да разработите основен модел за цялото предприятие или една от областите. След това разлагаме процесите според нуждите.
Например, ако имахме формат IDEF0 и процесът се наричаше „Дейности за финансиране“, тогава би било възможно да го декомпозираме на следните части: „Плащане за стоки“, „Плащане на материали“, „Дейности на касата“. И сега вече можем да използваме стрелките и да плъзгаме от субекти и обекти, за да формираме входове и изходи, да създаваме контролни потоци за различни процеси.
Такива действия могат да се извършват неограничен брой пъти, да създават различни отдели и процеси. Освен това с помощта на този инструмент можем да направим работата възможно най-прозрачна, тъй като всички процеси ще бъдат описани под формата на прости и разбираеми диаграми.
Изглежда, че идеята е страхотна и трябва да работи добре. Но, както често се случва, в процеса на изпълнение възникват трудности, които впоследствие се превръщат в проблеми за потребителите.
Обемна система
Когато моделираме работата на предприятието, ние сме изправени пред факта, че ако започнем да предписваме всеки процес, всяка функция от работата на предприятието и да разлагаме, тогава при всяка промяна трябва внимателно да направим подходящи промени във всички процеси, които са по-горе нивото, на което са настъпили промените. И ако вашата система е доста сложна и разклонена, тази работа ще изисква много време, усилия, а също и внимание. Естествено, човешкият фактор в същото време оказва много забележимо влияние върху работата на цялата система.Например, ако разработеният от нас бизнес модел има 3 нива, той ще изглежда така:
- Функция от ниво 1 - 1.
- На ниво 2 се разделя на 4.
- На ниво 3 продължава разклоняването, например всяка функция е за 5 процеса.
Помислете само колко сила и внимание ще се изисква от човек, ако направи промени на 3 или дори 4 нива. В крайна сметка ще трябва ръчно да проверите всички процеси от по-високо ниво!
Друг важен фактор. В бъдеще, ако желаете, ще можем да използваме всички описани теми за формиране на технически спецификации и други документи. И това, което изглежда като стрелка за бизнес анализатор, ще бъде истински процес за разработчик и служител, който трябва да бъде описан и правилно изпълнен. Тези. бизнес анализаторът просто премахва стрелката, но на практика някакъв документ се изтегля от ежедневието, в резултат на което е много важно тези действия да се координират с други обекти и се образува един вид "плитка", в която е много лесно да се обърквам се.
Например:
Необходимо е да се опише процесът на складиране на стоки и въз основа на него да се създаде длъжностна характеристика. Business Studio ви позволява да правите тези неща. Но в случай на промени в бизнес процеса, инструкцията става неуместна.
Привидно малки неща? Но всъщност е така сериозен проблем, тъй като бизнес анализаторът е принуден постоянно да помни за процесите, които нямат нищо общо с работата му. Освен това бизнес анализът и писането на нормативни актове са две различни неща. И ето ги заедно.
Технически дефекти в системата
Business Studio няма собствен бизнес моделер, т.е. неговият графичен компонент. Разработчиците са използвали стандартния компонент на Microsoft VISIO, в резултат на което потребителите имат известни трудности при създаването на модела.Въпросът е, че рисуването на модел и моделирането са малко различни процеси. Можете да рисувате много различни неща в Business Studio. А представителите на компанията казват, че със стрелки можете да нарисувате почти всичко и дори да го представите като плюс на системата.
Но какво е в действителност? Например, бизнес анализатор използва различни цветни стрелки в работата си. Технически това е напълно възможно. Но всъщност, ако моделираме процес, всички входящи и изходящи потоци трябва да са равни. И ако моделът се появи различни цветовестрелки, се появяват въпроси, какво означават и защо тази стрелка е изпълнена в червено, а другата в зелено. И ако бизнес анализаторът, създал тази схема, вече не работи и не може да отговори на подобни въпроси, могат да възникнат най-различни инциденти.
В случай на използване на собствени инструменти, компанията-разработчик може да добави забрана за такива потребителски действия. Но разработчиците на Business Studio спестиха своето време и усилия, използваха готово решение на трета страна и резултатът е следният: потребителят получава достъп до излишни възможности, което от своя страна може да доведе до недоразумения.
Претоварване на функцията
Как обикновено протича процесът на бизнес моделиране? Лично аз провеждам анкета на служителите на компанията, получавам информация за използваните системи, за хората, за длъжностните характеристики. Въз основа на получената информация симулирам бизнес процес в нотация BPMN 2.0 или създавам модел в нотация IDEF0.Тук не можете просто да нарисувате модел. Ако искаме да моделираме нещо, тогава сме изправени пред Голям бройвъзможности, които включват, необходимостта да се запомнят различните връзки и функции.
Всяка стрелка, всеки обект е свързан с други обекти, появата на нови данни ви позволява да формирате нови документи и отчети. В резултат на това, когато работи с тази система, всеки потребител започва да се чуди защо е необходима тази възможност тук и какво ще се случи, ако се опитате да го направите по различен начин, ако посочите допълнителна информация или обратно, не посочите определени данни.
В резултат на това потребителите, вместо да рисуват модела, започват да разбират всички тези възможности. Като цяло, ненужното претоварване на функциите на бизнес процесите разсейва и пречи на моделирането.
Неточна формулировка
Всъщност IDEF0 не е процес, той все още е функционален модел. Всяка функция има входове и изходи, функционални стрелки, тоест при моделиране получаваме функционален модел. Това тук се нарича процес. Всъщност би било правилно да се наричат такива обекти функции или функционални модели.Както знаете, всяка неточност в формулировката внася допълнително объркване и за хората, които преминават към Business Studio от други системи, това объркване може да се превърне в проблем.
И така, повече или по-малко разбрахме бизнес моделирането, можете да прочетете повече за това как сами да формирате обекти и процеси на официалния уебсайт на системата. Преминаване към други възможности.
KPI – Ключови показатели за ефективност
Събирането на KPI ви позволява да събирате ключови показатели за ефективност на предприятието и да определяте представянето на служителите и/или отделите в контекста на тези показатели.В опростена форма работата с KPI изглежда така:
- Взимаме този или онзи индикатор;
- Въведете неговите гранични стойности (минимални и максимални);
- Събиране на статистически данни;
- Формираме отчет, който показва ефективността на работата въз основа на този показател.
Да предположим, че максимална сумасделки, които един служител може да извърши в рамките на един месец се равнява на 12. С Повече ▼ефективността на работата на служителя намалява. А минимално количествосделки ще бъдат равни на 5, т.е. с още повече намаление на този показател служителят е недостатъчно използван с работа.
Така получаваме "зелена зона" - от 5 до 12 транзакции на месец. И по-малко от 5 и повече от 12 сделки - това е червената зона. Ето как ще изглежда на диаграмата.
Посочваме граничните данни, въвеждаме показателите, получени от служителите за месеца, и наблюдаваме обобщената диаграма с резултатите. Така че можете ясно да видите колко често има отклонения от „нормата“, кои служители работят на ниво над максималното и кой е под долната линия на ефективност.
Системата изглежда удобна и много полезна. Но има и определени недостатъци.
Събирането на информация за отчитане се извършва в рамките на предприятието, като показателите не са декомпозирани и няма възможност за събиране на групирани данни.
В идеалния случай такова отчитане трябва да събира транзакции от системата както от служители, така и от подразделения, както и от компанията като цяло. И на базата на обобщения отчет трябва да може да се види кой отдел и кой служител са най-ефективни и кой работи лошо. За съжаление такъв общ отчет с последващо детайлизиране не е внедрен в тази система.
Тук, ако искаме да събираме данни, трябва всеки път да създаваме нов индикатор за тези групировки и те няма да бъдат свързани помежду си по никакъв начин. Тези. за да създадем някакъв индикатор за цялата компания, например за повтарящи се клиенти, ще трябва отделно да създадем индикатор за служител, отделно - за отдел, отделно - за компания. И ще трябва да ги събирате отделно. Което не е много удобно.
Друг недостатък на внедряването на KPI е невъзможността за внедряване без закупуване на допълнителна система. За въвеждане и управление на информация е необходим допълнителен компонент, наречен Cockpit, т.е. инструмент за въвеждане и контрол на информация, който ще трябва да бъде закупен отделно.
Балансирана карта с резултати
Друга характеристика, която системата има, се нарича балансирана карта с резултати. Какво означава? Тук е използвана стратегическата система, разработена от Робърт Коплан и Дейвид Нортън.За да получите балансирани показатели, първо трябва да зададете индикатора, който трябва да бъде най-висок в йерархията, след това се установяват индикатори с по-ниска йерархия и се посочват методите на тяхното взаимодействие.
Например, основната цел на една компания е да увеличи печалбите. Много често срещана ситуация. Посочваме този показател като цел. И основният показател е печалбата. И съответно ние определяме как растежът на печалбата зависи от увеличаването на клиентите и поддържането на разходите.
Всичко това трябва да бъде посочено в системата, след което ще бъде възможно да се създаде красива схема, в която числата ще се трансформират във визуални графики.
Всичко това първоначално изненадва и радва. Но практиката показва, че за да получите толкова красива и обемна картина, ще отнеме много време. Ще бъде необходимо да се посочи всеки от индикаторите и да се определи тяхното взаимодействие помежду си.
Например, ако намаляването на разходите дава само 10% увеличение на печалбата, а увеличение на клиентите - останалите 90%, тази зависимост трябва да бъде посочена в системата. Тези. за да получите не просто красива, а реалистична картина, ще трябва да въведете широк списък от индикатори и да посочите точно всички опции за тяхното взаимодействие, което е доста трудно.
Освен това на практика е много трудно да се определи каква точно е целта на компанията, кои показатели са най-важни за нея, след което тези показатели също трябва да бъдат събрани, което също не е никак лесно.
В резултат на това тази възможност е безполезна за малкия и средния бизнес. Когато сте в състояние да съберете и въведете всички данни в системата, ситуацията вече се е променила и резултатите от вашата работа няма да са релевантни.
Проектиране на организационна система на предприятието
За този тип дизайн в предметите ще трябва да въведете някои подразделения, йерархия на подчиненост във фирмата, служители, след което можете автоматично да създадете структура на подчиненост във фирмата, т.е. таблица с персонал. Можем да използваме същите теми при проектирането на бизнес процеси.Изглежда, че всичко е просто: добавяме теми и ги поставяме на карта, която се генерира автоматично. Но трябва да разберете, че работата на бизнес анализатора и работата на отдела за човешки ресурси са много различни. И в този случай идеята за комбиниране на тези неща в един продукт е много съмнителна.
Можете, разбира се, да възложите тази част от работата със системата на отдела за човешки ресурси, но те имат свои софтуерни продукти и свои инструменти. Освен това участието на HR мениджъри в такава система пречи на бизнес анализатора. Анализаторът може да види конкретна позиция малко по-различно от служителите по човешки ресурси, те имат различни цели и задачи, в резултат на това структурата също е изградена по малко по-различен начин.
И следователно, за ефективна работа ще са необходими допълнителни одобрения, в противен случай, вместо стандартизация, компанията ще получава, напротив, постоянни припокривания и конфликти.
Публикации на Бизнес студио
Както самите служители на Business Studio написаха на официалния уебсайт, техният уебсайт е портал към базата от знания, на който можете да се обърнете от всяка точка на света.Тук нямам забележки, системата работи добре и генерира страници коректно и без проблеми. Основното нещо е да се справите с работата в системата и да разберете всички нюанси, включително така, че да имате какво да качите в портала.
QMS - система за управление на качеството
Сега няма да разглеждам изграждането на тази система, тъй като аз лично не съм използвал тази възможност и изобщо не мога да си представя как да я използвам. Просто ще посоча, че тази функция е внедрена и в Business Studio и можете да прочетете повече за нея на официалния сайт на софтуерния продукт.Разработване на технически спецификации
Има и такава възможност. Можете да опишете бизнес процес, да посочите отговорен служител, да определите кои процеси да се изпълняват и на базата на тези данни автоматично се генерира документация – Техническо задание за внедряване на информационна система.Опитах тази функция няколко пъти, но всички опити бяха неуспешни. Цялата документация се основава на информацията, предоставена в Business Studio. В резултат на това техническото задание се основава единствено на доста схематичен бизнес модел, много важни неща се пренебрегват. В резултат на това това техническо задание трябва да бъде изпълнено, променено и като цяло подобрено по много начини, за да се получи наистина работещ инструмент за конкретен бизнес.
Резюме
Описах само най-интересните характеристики на системата Business Studio от моя гледна точка. Можете да разберете какво още може да прави тази мощна система на официалния сайт на софтуерния продукт. Но дори такива примерни данни ни позволяват да направим определени заключения. Особено като се има предвид, че други местни разработки за бизнес разузнаване в много отношения са подобни на Business Studio.Основният проблем на всички сложни системи за бизнес разузнаване е техният обхват и гледна точка върху работата на предприятието. За да научите как да работите със системата, ще отнеме много повече време и усилия в сравнение с отделните инструменти. Огромен брой функции, тяхната взаимовръзка - всичко това трябва да се проучи и едва тогава можете да направите нещо наистина полезно в такава система. В резултат на това бизнес анализаторът трябва да отдели много време за изучаване на бизнес продукта.
Освен това на 3-дневните курсове в Самара, които посещавах за своя сметка, за да изуча по-задълбочено тази система, видях напълно депресираща картина. Ако аз, бизнес консултант, опитен специалист в работата с различни софтуерв сферата на бизнеса не успях да разбера достатъчно задълбочено този продукт сам от книгите и информацията, която беше намерена в Интернет, какво мога да кажа за бизнес анализатори или различни ръководители на бизнес звена?
Между другото, на същите тези курсове в Самара всички участници, с изключение на мен, бяха служители на големи организации, само аз реших да премина обучение за своя сметка, други бяха изпратени в организации. И повечето от тези хора щяха да използват тази система за други цели или дори след обучение стигнаха до извода, че няма нужда да внедряват Business Studio в своята организация. И причината за това отношение към софтуерния продукт се крие именно в неговата сложност и неясно позициониране.
Business Studio се опитва да покаже своето виждане за модела на компанията като цяло. Но в действителност всеки бизнес е много по-сложен от това, което разработчиците предлагат. В структурата на всяка компания има много повече различни нюанси и просто не е реалистично да ги впишем в рамките на един ИТ продукт. В резултат на това компанията, чиято работа трябва да бъде анализирана с помощта на този инструмент, е поставена в един вид "прокрустово легло", където много важни неща са принудени да бъдат отрязани и оставени "зад кулисите" .
Така виждаме, че при изобилие от различни специфични възможности, разработчиците не са изработили достатъчно методическата база, което затруднява работата със системата и намалява нейното качество и използваемост. В същото време високоспециализираните аналози, нека ви напомня, не са нищо повече от набор от отделни инструменти, които не са комбинирани в едно цяло. Какво и кога да използвате зависи от вас. Основното нещо е да направите избор с отворени очи и да разберете защо в конкретен случай тази или онази опция е по-удобна. Точно по този въпрос се опитах да ви помогна.
