Управлението на процесите се превръща в де факто стандарт за много мениджъри, но без използването на съвременни инструменти е доста трудно да се организира управлението на бизнес процесите в една компания и това се дължи преди всичко на тяхната сложност като обекти на управление. Освен дефинирането на бизнес процес, описването му, подобряването и регулирането му, за внедряване във фирмата е необходима неговата „от край до край“ автоматизация. За да може бизнес процесът да стане управляем, е необходимо да се осигури маршрутизирането на задачите в съответствие с неговата логика, както и контролни параметри като времето за изпълнение на отделните функции, отклонения от стандартното време за изпълнение и цената на процеса . Ако една компания използва такъв инструмент, тогава можем да говорим за създаване на пълен цикъл на управление на бизнес процесите, в рамките на който, като се вземе предвид събраната статистика, този процес се подобрява. Въпреки общия ентусиазъм за внедряване на системи от клас ERP, получените резултати не осигуряват "от край до край" автоматизация на бизнес процесите и затова сега има нарастващ интерес към решаването на проблемите му с помощта на специализирани информационни системиклас Бизнес Управление на процеситеСистема (BPMS, BPM система).

Системите от класа BPMS са наследници на системите за работни потоци, докато терминът работен поток се отнася до управлението на работния процес и чрез него на бизнес процеса. Според речника на международната организация Workflow Management Coalition (WfMC), работният процес е пълна или частична автоматизация на бизнес процес, при който документи, информация или задачи се прехвърлят за изпълнение необходими действияот един участник на друг по набор от процедурни правила. Експерт от Delphi Group, базирана в Бостън консултантска компания за работния процес, коментира това: „Управлението на работния поток подчертава важността на процес, който действа като контейнер за информация.

Този модел се основава на процеси, а не на информация. Следователно, работен поток / BPM система е система, която позволява създаването, внедряването и управлението на работен поток, използвайки софтуер, който може да интерпретира описанието на бизнес процес, да взаимодейства с участниците в работния процес и, ако е необходимо, да извика съответните приложения. Всъщност работните потоци/BPM системите са реакцията на ИТ пазара на процесния подход към управлението. В същото време реалностите на руския пазар за автоматизиране на бизнес процеси имат свои специфики, свързани с доста силно присъствие на пазара на системи за управление на документи - DMS системи, които освен функционалността за съхранение и извличане на документи имат модули за маршрутизиране на документи - Docflow.

Проблемът е, че много клиенти все още не правят разлика между функционалността на Docflow и Workflow и когато избират информационни системи, те търсят единна платформа за решаване на проблеми с управлението на документи и управлението на бизнес процесите, въпреки факта, че това са различни класове на системи. Ето защо при избора на информационна система често има изисквания към функционалността, която присъства в системите от различни класове, което показва недостатъчното развитие на пазарите на информационни системи за управление на документи и управление на бизнес процеси, в резултат на което те са опитвайки се да решавате различни по естество задачи с помощта на един инструмент. Ясна граница за използването на системи от класа BPMS е фокусът върху управлението на бизнес процеси, а не на документи.

Ако бизнес процесът има ясна логика и голям брой копия на ден, например процес на банкиране на дребно (повече от 1000 заявления на ден), тогава, разбира се, основната задача ще бъде маршрутизирането на заявления за заем, докато задачата за търсене и съхраняване ще бъде второстепенна. В такива случаи, когато обект на автоматизация е бизнес процес, използването на BPM системи е най-оправдано. Ако обаче задачата е да се автоматизира безплатното маршрутизиране на документи в цялата компания (без добре дефинирани алгоритми за обработка) и с ниска честота на изпълнение, тогава DMS системите, съдържащи функционалност на Docflow, ще бъдат за предпочитане.

Внедряването на BPMS е тясно свързано с внедряването на управление на процесите в една компания и без фокусиране върху бизнес процесите като обекти на управление, то ще бъде сложно и неефективно. Ако една компания работи чрез система за регистрация и регистрация на документи, тогава, за да се премине към управлението на бизнес процесите и използването на BPMS, е необходимо първо да се идентифицират и стандартизират основните бизнес процеси и едва след това да се пристъпи към тяхното автоматизация, което ще изисква промени в областите на правомощия и отговорност в компанията.

Основни BPMS класове

Ако анализирате аналитичните материали, можете да видите, че анализаторите на Gartner разделят пазара на BPM системи на два големи сегмента. Първият сегмент е пазарът на BPM системи (system-to-system), като тези решения първоначално са фокусирани върху интеграцията между информационните системи. Те се използват главно за вътрешна интеграция на бизнес процеси, протичащи в информационните системи. Пример за такава интеграция може да бъде процесът на фактуриране в телекомуникационна компания, където могат да се използват много информационни системи, чиито функции се изпълняват без човешка намеса, но системите трябва да бъдат интегрирани една с друга за „от край до край“ автоматизация на този процес. Вторият сегмент на пазара на BPM системи са BPM (human-to-human) системи, които са предназначени предимно за автоматизиране на работните последователности, т.е. бизнес процеси, извършвани от хора.

Общо, според анализаторите на Gartner, има пет класа BPM системи:

• административни системи, отговорни за контрола на поръчките;
• инструменти за организиране на екипна работа с основен фокус върху управлението на документи, което може да се припише на функционалността на Docflow;
• BPM компоненти на други системи - модули за вътрешни работни процеси в други системи; BPM системи, предназначени за интеграция - системи с функционалност за интеграция система към система;
• независими BPM-системи, които позволяват решаване на проблемите на автоматизирането на бизнес процесите, извършвани от хора.

Трябва да се отбележи, че пазарът на BPMS, въпреки силната динамика на развитие, има голям брой доставчици, което според анализаторите на Gartner ще доведе до мащабни сливания и придобивания в близко бъдеще. Разработчиците на "тежки" ERP и CRM системи увеличават функционалността на работния процес в своите решения, а в допълнение към това системите за управление на документи (DMS) включват закупени или собствени модули за работния поток, което заедно води до повишена конкуренция на този пазар и проблеми при избора на усложнена система.

BPMS приложения

В повечето случаи използването на BPMS е най-ефективно в онези отрасли, където компаниите първоначално имат процесна организация на дейностите и специфика в логиката на бизнес процесите, както и висока честота на промени в съществуващите процеси. За такива компании BPMS е единственият начин за автоматизиране на процесите, тъй като използването на „монолитни“ ИТ решения или собствени разработки, като правило, води до факта, че поради възникващи промени в бизнеса тези решения бързо престават да отговарят на новите изисквания .

Банковата индустрия е един от основните потребители на BPMS. Това се дължи на особеностите на организацията на фронт-офис процесите във всяка банка. Най-често срещаният случай на използване на BPMS в банка е автоматизирането на процесите на кредитиране на дребно. Примери за други банкови бизнес процеси, които BPMS се използва за автоматизиране, включват процесите за управление на заявки за обслужване на клиенти в услуга за препоръка (промяна на адрес, възстановяване на плащания, управление на сметка и откриване на нови сметки).

Почти целият фронт-офис на банките може да бъде автоматизиран чрез BPMS, като в допълнение към това е интегриран с други информационни системи, използвани в банката. В телекомуникационната индустрия BPMS може да се използва за автоматизиране на процесите, свързани с обработката на заявки от множество клиенти. Тези компании могат също така да автоматизират процесите на управление на потребителски инциденти (Trouble Ticket) и др.

За енергийните компании BPMS е най-ефективен в процесите, свързани с услугите. Голям бройклиенти. Един от тези процеси е технологичното свързване към мрежата, в рамките на което се осъществява взаимодействието на клиентите на компанията и няколко вътрешни подразделения. Освен това могат да се автоматизират и други процеси, например в една от енергийните компании е автоматизирана процедурата за кодиране и одобряване на фактури. Важно е да се отбележи, че BPMS може да се прилага и за автоматизиране на поддържащи бизнес процеси. Обработка на заявки за услуги и покупки, управление на персонала, натрупване заплати, поръчка на билети и автомобили - всички тези процеси вече са автоматизирани с помощта на BPMS, което е потвърдено под формата на завършени проекти.
Системата за управление на качеството е друга област на използване на BPMS и това е свързано преди всичко с процесите за управление на записи, които също могат да бъдат автоматизирани. Освен това процедурите за контрол на качеството могат да бъдат вградени в процеси, автоматизирани с BPMS, елиминирайки много рутинна работа. Някои компании използват BPMS за управление на съответствието със законодателството като Sarbanes-Oxley (SOx), което им позволява да създадат система за вътрешен контрол, която извършва повечето от дейностите автоматично (контролни процедури, генериране на контролни доказателства и т.н.).

Друга широка област на използване на BPMS е публичната администрация... Примери за административни и управленски процеси, автоматизирани с помощта на BPMS, включват отговаряне на жалби на граждани, проследяване на административна кореспонденция, издаване на лицензи или разрешения и т.н. Има примери за използване на BPMS в здравеопазването за автоматизиране на процесите на регистрация за нови клиенти и консултантски компании(включване на нови служители в дейности, развитие търговски оферти, договаряне на договори, управление на персонала).

Критерии за избор на BPMS

От правилният изборинформационната система от клас BPMS значително зависи от нейната по-нататъшна употреба... Днес обаче повечето решения се вземат интуитивно, което често води до разочарование от резултатите от автоматизацията. При избора на BPMS, като правило, те се ръководят само от външни признаци - броя на инсталациите, "силността" на името и, разбира се, цената. В същото време не се обръща специално внимание на неговата функционалност и техническа реализация, което води до ограничения в по-нататъшната работа: липса на кросплатформена, недостатъчна мащабируемост, трудност при извършване на промени.

Правейки избор без разбиране на техническите и функционални параметри на BPMS, е възможно да се направи грешка, която в бъдеще ще бъде невъзможно да се коригира без загуба, следователно е необходимо да се отговори на следните въпроси: как да изберем информационна система в зависимост от за целите и задачите на бизнеса и текущото състояние на автоматизацията; как да приоритизирате бизнес процесите, които изискват автоматизация; дали ефектът от внедряването ще надхвърли разходите за придобиване на BPMS.

Една от ключовите стъпки при избора на BPMS е разработването на системни изисквания и изисквания на доставчика. Като част от тази работа се определят най-критичните бизнес процеси, извършва се одит на ИТ инфраструктурата, определят се границите на автоматизацията и се събират изисквания от ключови потребители на компанията. Броят на тези изисквания може да варира значително, например за големи компанииможе да е около 500, а за малките около 100.

За удобство при работа с толкова много изисквания е необходимо да ги класифицирате в групи: функционални, технически, разходни, към доставчика. Това ви позволява да приложите различни методи за нормиране, претегляне и оценка за всяка група и да постигнете най-висококачествена оценка на съответствието на BPMS с нуждите на компанията. Анализаторите от Gartner предлагат да се обърне внимание на следните изисквания при избора на BPMS:

• поддръжка за задачи от човек на човек и удобен за потребителя интерфейс
• подкрепа на организационната структура и ролевите групи
• способността да преразпределяте задачи, своевременно да се намесвате в процеса и да се справяте с изключителни ситуации
• възможността да се контролира логиката на процеса от работното място на потребителя; лекота на използване и администриране
• наличието на графични инструменти за разработване на модели на бизнес процеси
• поддържани архитектури и стандарти
• производителност и мащабируемост; способността да се обслужват множество, продължителни и разпределени процеси
• ясен конфигурационен интерфейс и възможност за минимално участие на ИТ специалисти във внедряването и поддръжката
• възможност за информиране в реално време за отклонения на показателите на процеса
• поддръжка за ориентирана към услуги архитектура (SOA - Service Oriented Architecture)
• наличието на шаблони на бизнес процеси, на базата на които могат да се разработват нови процеси
• ниска обща цена на притежание

Като вземете тези изисквания за BPMS като основа и добавите специфичните изисквания на вашата компания, можете да разберете какъв трябва да бъде BPMS, който трябва да изберете. След това оферентите се идентифицират чрез събиране на информация за съществуващия BPMS. Сега нататък руски пазарима около 50 големи доставчици на BPMS, като броят им расте от година на година, така че е необходимо системно да се подходи към процеса на събиране на информация.

Информация за BPMS може да бъде получена в резултат на анализ на отворени източници, въз основа на който се съставя списък на системите, които трябва да бъдат приети за разглеждане, и след това, като се използват формуляри (RFI - Request For Information), се иска информация изпратени до доставчици. Въз основа на получените отговори се извършва първоначален анализ на съответствието с изискванията, след което се определят участниците в търга.

След определяне на участниците се провежда търг, като се съставя и изпраща до доставчиците заявка за търговско предложение (RFP - Request For Proposal), съдържаща пълен списък с изисквания за BPMS. Въз основа на отговорите на участниците се извършва оценка на търговските предложения, като се препоръчва също така да се „изпробва“ как тези системи ще работят върху реалните данни на компанията. За целта се подготвя тестов случай на бизнес процес или се извършва "пилотно" внедряване на BPMS в един процес. Опитът от изпълнението на проекти показва, че изборът на BPMS може да бъде направен в рамките на един месец. През това време е възможно да се формират необходимите и достатъчни изисквания и, като се вземат предвид, да се избере BPMS и екипа за изпълнение.

Zakl ветроходство

Преходът към управление на процесите може да бъде постепенен и осъществен чрез автоматизиране на малки процедури и спомагателни процеси с помощта на BPMS, следователно при избора на BPMS е необходимо да се разберат стратегическите предимства на подхода по отношение на промяната на системата за управление на компанията. Важно е да се отбележи, че процесният подход и BPMS ще позволят да се прилагат съвременни подходи като Service Oriented Architecture (SOA).

Въпреки това, основната пречка пред внедряването на BPMS в Русия е липсата на разбиране на всички предимства на управлението на процесите. Ангажимент функционална диаграмауправлението често не дава възможност да се направи пълноценна автоматизация на бизнес процесите и да се внедри управление на процесите... Но в същото време засилената конкуренция в много руски индустрии дава надежда, че задачите за подобряване на бизнес процесите ще станат спешна необходимост, което ще предизвика още по-голям интерес към BPMS.

А. Коптелов, директор на проекта "Контролиране на 24" IDS Scheer Русия и страните от ОНД

"Финансов вестник"

Бизнесът не е само източник на печалба. Това също е система, която трябва да можете да управлявате ефективно. И дори да сте много талантлив, роден мениджър, не можете без помощ. специални инструментитова ще ви освободи от рутината и ще направи управлението на компанията по-ефективно.

Мениджърът постоянно трябва да държи всичко под контрол: каква работа се върши, докъде е напреднала и кой е отговорен за нейното изпълнение. Специален софтуер- BPM системи.

Какво представляват BPM системите и как работят

Преди да говорим за самите системи като софтуер, е необходимо да се изясни самото понятие за BPM.

BPM е управление на бизнес процеси. Тази концепция разглежда всеки бизнес процес като специфичен ресурс за вашата организация. Те трябва да бъдат лесни за адаптиране към всякакви промени, да бъдат прости и прозрачни.

Специален софтуер - BPM-системи - ви позволява лесно да управлявате процесите, да ги наблюдавате и да извършвате анализи, бързо да преизграждате, за да отговорите на нуждите на предприятието.

Всяка такава система се състои от три компонента:

• база данни, която съхранява информация за компанията и нейните клонове, хора, проекти, задачи;
• инструменти, които помагат за извършване на финансово планиране, управленско счетоводство, прогнозиране и др.
• инструменти за анализ и отчитане на информация в базата данни.

BPM системите могат лесно да се интегрират с други софтуерни продукти. Това позволява по-гъвкаво персонализиране на процеса на управление.

Тези системи помагат за управление на потока от информация, хора, взаимодействието между тях и отделните системи в рамките на предприятието. Освен това се поддържа пълният цикъл на управление: от разработване на стратегия и планиране до анализиране на резултатите.

Примери за задачи, които могат да бъдат решени с помощта на BPM системи

Основните задачи, които решават BPM системите са:

1. За повишаване на икономическия потенциал на предприятието.Ще имате под ръка цялата информация за предприятието и неговата подробен анализ... В резултат на това ще видите кои служители работят по-ефективно, как да увеличите текучеството, как да намалите процента на запасите или да постигнете положителни резултати.
2. За повишаване на стратегическата ефективност на предприятието.Ще можете да управлявате процесите по такъв начин, че гарантирано да постигнете първоначално поставените цели.
3. По-гъвкаво и ефективно управление на персонала.Системата ви позволява да зададете необходимите и да проследите тяхното постигане.

Преглед на най-добрите BPM системи

Каним ви да се запознаете с петте най-добри предложения, налични на руския пазар.

Bpm'онлайн студио

Това е BPM система, която предлага готови решения за автоматизиране на бизнес задачи и комплексно управление на предприятието. Системата работи на базата на интелигентни технологии, които ви позволяват да вършите работата вместо потребителите.

Този софтуер може да служи и като база за разработване на собствени бизнес приложения.

Подходящ за автоматизиране на процеси от всякаква сложност. Чрез системата можете да зададете ясен алгоритъм за действия за всеки служител. И компетентен софтуер ще го доведе до резултата стъпка по стъпка.

Има безплатен пробен период - 14 дни.

ELMA BPM

Това е продукт руска компания ELMA. Можете да моделирате бизнес процеси в специален графичен редактор.

Налична е интеграция с 1C. Системата може да бъде разширена според нуждите.

Подходящ за поддръжка на сложни проекти - за това системата разполага с всички необходими инструменти.

ELMA BPM има безплатна версия. Освен това, това не е демонстрация или съкратена версия, а напълно функционална система, която може да се използва напълно за управление на вашето предприятие. Можете да го изтеглите от сайта на компанията.

OMNITRACKER365

Това е мащабируема система, която може да се използва както от малки, така и от големи предприятия. Доставя се като облачно решение и като софтуер, който изисква инсталация.

Предимствата на облачния софтуер са, че той може да бъде достъпен от всяка точка на света. Дори когато отсъствате, ще можете да следите бизнеса си.

Възможностите на системата ви позволяват не само да управлявате процеси, но и да създавате свои собствени приложения.

Има безплатна демо версия.

Внедряването на всяка ИТ система изисква много време, усилия и пари. И когато става въпрос за такова глобално решение като BPM система, трябва да обърнете още повече внимание.

Не можете да стартирате проект, разчитайки на възможностите на прибързано избран продукт и обещанието на продавача, има много аспекти, които трябва да бъдат разгледани и претеглени. А последствията от грешния избор и осъзнаването на вашата грешка още по време на работа, "на половина" могат да бъдат скъпи.

При избора на BPM система трябва да разчитате на изискванията на вашите процеси и да вземете предвид възможностите за тяхното по-нататъшно развитие и усъвършенстване. Надявам се, че този преглед ще ви помогне бързо да разберете коя система е подходяща за вас и да направите своя избор въз основа на нейните функционални характеристики.

Преглед на BPM решенията

Разглеждани BPM решения: ELMA BPM Suite, Bizagi BPM Suiteи Бонита отворен разтвор... Всички те са популярни и търсени. Освен това тези решения са сходни в много отношения по функционалност.

Нека разгледаме основните им компоненти:

1. дизайнер за моделиране на бизнес процеси;
2. механизъм за изпълнение;
3. средства за контрол и наблюдение на изпълнението на бизнес процеси;
4. способността за бърза промяна на бизнес процесите.

В тази статия ще разгледаме изпълнението на тези възможности, както и:

1. потребителски интерфейс;
2. цена на системите;
3. наличие на мобилна версия;
4. други критерии.

Моделиране на бизнес процеси

ELMA BPM

ELMA BPM е разработка на руската компания ELMA, предназначена за управление на бизнес процеси.

Моделирането на бизнес процесите в системата ELMA се извършва в специален графичен редактор "ELMA Designer" в нотация BPMN 2.0, който, между другото, е напълно преведен на руски от специалистите на тази компания и е достъпен за безплатно изтегляне на Уебсайт на ELMA.

След създаване на графичен модел, избор на параметри на процеса и определяне на данните, с които работи бизнес процесът, той се публикува на системния сървър и става изпълним в уеб интерфейса. Всеки стартиран екземпляр на бизнес процес създава карти със задачи за потребителите на системата, в които те трябва да отчитат дейността си. Между другото, картите се конфигурират гъвкаво, така че е удобно да се работи с тях.

Почти всички действия за автоматизиране на изпълнението на бизнес процеси могат да се извършват с мишка, но понякога трябва да прибягвате до скриптове. За да реализирате най-сложните неща, можете да използвате скриптове, тоест програмиране. Предимството е, че скриптовете се създават на популярния език C #, така че е лесно да разберете как да напишете скрипт за ELMA. А на пазара има много специалисти, които знаят този език.

За съжаление, доставчиците много често вмъкват свои собствени езици в софтуера си, водени от погрешната идея, че е по-лесно да се работи там. Резултатът е система, за която е просто невъзможно да се намери разработчик. Възможно е те изобщо да не са на пазара, така че има две възможности - или да отидете при един и същ доставчик за помощ (на която той вероятно разчита), или да опитате да насочите свой собствен специалист (което, отново, без да включва доставчик е почти невъзможен).

Следователно използването на популярен език може спокойно да се нарече голям плюс на системата.
ELMA поддържа импортиране и експортиране във формат XPDL – това е универсален формат, който ви позволява да качвате и изтегляте модели на бизнес процеси.

След като се опитах да заредя процеса, нарисуван преди това в Business Studio, в ELMA като експеримент, се убедих (след няколко корекции), че всичко работи без проблеми.

Ще добавя, че системата ELMA реализира отстраняване на грешки на процеси и инструменти за тестване (верификация). Когато публикувате модел на процес, проверката на синтаксиса се извършва автоматично - проверка на модела е правилна и проверка на скриптове за грешки.

Освен това, за разлика от други решения, ELMA позволява поетапно отстраняване на грешки на процеси, скриптове и потребителски форми, което спестява много време.

Ориз. 1. Интерфейс на графичния редактор "ELMA Designer"

Ориз. 2. Формуляр за попълване на заявка (в режим на отстраняване на грешки) в системата ELMA

Процесите в ELMA могат да се подобряват непрекъснато и в движение, без да спират изпълнението. Така че има възможност да се вземат предвид всички характеристики на организацията.

Ако в системата бъдат открити „проблемни“ процеси или има разбивка на индикатори, тогава има две възможности за отстраняване на проблема:
подобряване на текущия процес (непрекъснато подобрение) с последваща оценка на индикатора или промяна на самия индикатор на процеса.

Може би планираната стойност първоначално е била зададена неправилно и си струва да я коригирате, подобно на самия процес.

Винаги можете да се върнете към по-ранни версии и да прегледате историята на подобренията на бизнес процесите - системата съхранява всички версии. Можете да правите промени в процесите дори след като тези процеси са били пуснати в експлоатация. Бързо правите корекции в структурата на процеса и веднага тествате ефективността на промените на практика.

Следващият участник в ревюто - Bizagi - също се различава по своите механизми за изпълнение на процеси.

Bizagi BPM Suite

Системата е много известна и популярна. Bizagi BPM Suite се състои от компоненти, които изпълняват отделни функции:

1. Bizagi Process Modeler - дизайнер на процеси;
2. Bizagi Studio - автоматизация на процеси;
3. Bizagi BPM сървър - изпълнение на процес.

Моделирането на бизнес процеси се извършва в BPMN нотация. Поддържа се най-пълното ниво на съответствие със спецификацията на BPMN. Но най-много силна странапродукт - цветен графичен редактор.

"боя" прости схемиудобно, но веднага щом тяхната сложност се увеличи, възникват трудности, например описания на събития и потоци могат да бъдат загубени или обектите са „залепени“ един към друг при копиране и в този случай помага само зареждането на предишната версия на схемата .

Има възможност за колективен дизайн. Готовият модел на процеса се зарежда в Bizagi Studio, където можете да дефинирате цялата информация, необходима за автоматизиране на процеса. Същият модул ви позволява да интегрирате системата с други корпоративни приложения. Автоматизацията на процесите се извършва в графични интерфейси, необходимостта от програмиране е само за спецификация на скриптирани задачи.

Освен това автоматизираният процес се качва на сървъра, където се извършва по-нататъшното му изпълнение. Тази процедура не е трудна, ако сте запознати с документацията. Не е лесно да се досетите с един поглед за много от нюансите.

В уеб интерфейса се изпълняват потребителски задачи и се следи изпълнението на процеса. Системата генерира подробни отчети за процеса като цяло и поотделно за всяка задача. Отчетите са достъпни в уеб интерфейса.

Промените, направени в процеса в модула Studio, незабавно се отразяват на сървъра и всички работещи екземпляри на процеса започват да работят според новия модел, без прекъсване.

Bizagi дава възможност за обмен на модели между приложения, поддържа импортиране и експортиране във формати XPDL и MS Visio.

Ориз. 3. Моделиране на процеси в Bizagi BPM Suite

Работата се усложнява от необходимостта от постоянно превключване между прозорците на редакторите; при такъв брой прозорци е необходима постоянна смяна на фокуса. Всичко това е много трудно, особено за човек, който пръв е открил системата.

Важно е да се има предвид, че Bizagi BPM Suite е испанска разработка и компанията няма официално представителство в Русия. Това е доста сериозен недостатък, тъй като когато доставчикът се намира в друга държава, е трудно да внедри продукта му.

Бонита отворен разтвор

Bonita Open Solution е френски доставчик. В Руската федерация няма представителство, както предишното решение. Не толкова отдавна, според някои източници, е била преведена само потребителската част на системата, като цяло няма руска локализация.

Версията с отворен код на системата няма инструменти за наблюдение на процесите. От своя страна те са налични в комерсиалната версия на системата. Решението се състои от три основни компонента, разделени по предназначение:

1. Студио - моделиране и автоматизация на бизнес процеси;
2. Execution Engine - изпълнение на бизнес процеси;
3. Потребителското изживяване е интерфейс, чрез който потребителят може да работи със своите процеси.

Процесите на Bonita Open Solution са моделирани в BPMN нотация. Поддръжката на нотациите е доста пълна. Решението поддържа импортиране на диаграми от XPDL формат, но не и експортиране в него. Също така няма поддръжка на BPEL.

Моделирането и автоматизацията на процеса в Bonita Studio се извършва в един прозорец, което е много удобно. Изборът на данни и участници, генерирането на интерфейси към етапите на процеса се извършва в същия прозорец като създаването на графичен модел. Не е необходимо постоянно да превключвате между прозорците на редактора, това ускорява процеса на разработка.

Ориз. 4. Моделиране на бизнес процеси в Бонита Студио

Интеграция с други корпоративни приложения

ELMA BPM

Едно от безспорните предимства на BPM системите е възможността за интегриране с различни софтуерни решения... Те ви позволяват да увеличите гъвкавостта на създадените модели на бизнес процеси. По-специално се използва SOA - Service Oriented Architecture - което улеснява интегрирането на модели на бизнес процеси в други приложения.

Системата ELMA разполага с инструменти за интеграция с основни корпоративни приложения (SOA, CRM, пощенски услуги, известия по пощата и sms). За руските потребители плюсът на системата е тясната интеграция с 1C: Enterprise. Системата има богата поддръжка за работа с уеб услуги, която е напълно документирана от разработчика. Следователно не е трудно да се интегрира ELMA с всяка външна система. Освен това има поддръжка за работа със сервизна шина (ESB) и интеграция с шини за данни на ниво моделиране на бизнес процеси (JMS, MSMQ). ELMA портлетите са вградени в корпоративни портали: SharePoint, Bitrix.

Bizagi BPM Suite

Струва си да се отбележат гъвкавите възможности на BizAgi BPM Suite за интеграция с външни системи и приложения. Тези възможности ви позволяват да свързвате процеси с всяка друга система. Тези опции за конфигурация включват различни механизми на ниво интеграция на данни и на ниво процес. Поддържат се следните типове интеграции:

1. с външни източници на данни;
2. със сървър електронна поща(сигнали);
3. с ECM (и електронни системи за управление на документи);
4. с други ИТ системи;
5. възможността за свързване към външни мрежи.

Бонита отворен разтвор

BOS може да взаимодейства с голяма сумаприложения и услуги, използващи софтуерни конектори - конектори. Поддържат се бази данни, пощенски услуги, уеб услуги и др. Конекторите позволяват на системата да се свързва с външни бази данни (например данни от директория, информация за поръчки или клиенти), както и да получава информация от външни системи в интерфейса на процеса и да записва данни към външна система въз основа на резултатите от изпълнения процес.

Интерфейс

ELMA BPM

Интерфейсът на системата като цяло е удобен, прост и ясен. Това се отнася за всички негови компоненти. Лесно се адаптира към него, тъй като интерфейсът на вътрешния портал е един и същ за работа с всички приложения на системата. Може лесно да се направи много прост и удобен за потребителя. Всяка информация може да бъде показана в красив и разбираем формат.

Ориз. 5. Създайте билет в интерфейса ELMA системи 3.5

Конфигурират се и форми на задачи, документи и карти на произволни обекти. Системата може да изглежда различно за различните групи потребители. Има конструктор на формуляри, който работи без допълнително оформление на HTML страница.

В интерфейса на портала можете да работите с мобилни устройства(смартфони и таблети). Освен това е възможно да се конфигурират анализи и други функции на портала в интерфейса.

Bizagi BPM Suite

Потребителският интерфейс на Bizagi BPM Suite е набор от адаптивни формуляри, които са свързани с дейностите на бизнес процесите и се показват за извличане и въвеждане на данни, когато се извършва съответната дейност.

Системата често се позиционира като имаща прост и интуитивен интерфейс, но ми е трудно да се съглася с това, а и в интернет има много твърдения, че настройката на интерфейси е придружена от трудности (главно ниска производителност, трудности при избора и преместването на обекти , добавяне на подписи и т.н. като такива няма настройка на портала, външния вид на главните страници, както например е реализирано в ELMA. Bizagi Display Builder е подходящ за бързо създаване и въвеждане на данни в рамките на процес, но с ограничена логическа сложност на представяне. За още предизвикателни задачиотнема повече време и усилия.

Ориз. 6. Системен интерфейс Bizagi

Бонита отворен разтвор

Продуктът има удобен графичен интерфейс за моделиране на бизнес процеси. Можете да моделирате бизнес процеси и да създадете свой собствен интерфейс. Bonita Studio има вграден Bonita Form Builder, графичен дизайнер на дисплея, който ви позволява да създавате уеб интерфейси за работа с бизнес процеси.

С Bonita Form Builder е възможно да промените външния вид на интерфейса за крайния потребител. Bonita Portal ви позволява да тествате разработения бизнес процес в уеб интерфейса, да конфигурирате потребителски права за достъп до процесите. В уеб интерфейса на портала потребителите получават задачи и работят с екранни форми, разработени в Bonita Form Builder; интерфейсът на портала е достъпен и за потребители от мобилни устройства (смартфони и таблети). Освен това в интерфейса е възможно да се конфигурират анализи и други полезни функциипортал.

Ориз. 7. Интерфейс на Bonita Studio

Недостатъци на системите

ELMA

Нотацията BPMN 2.0 е русифицирана и руските имена на елементите на модела на процеса значително улесняват комуникацията с бизнес потребителите, но нотацията ELMA BPM е по-малко пълна от тази на Bizagi. Разработчиците на ELMA са се фокусирали само върху онези елементи, които всъщност могат да бъдат автоматизирани, а поддръжката за неизпълними елементи е доста слаба.

В същото време въпросът за прилагането на нотацията BPMN става все по-актуален за компаниите, тъй като непълната й поддръжка може да затрудни потребителя при разработването на модел на процес. Графичният системен редактор е доста тежък. Ако просто трябва да направите нещо неосъществимо, трябва да инсталирате голяма, тежка система, да изчакате сървъра да стартира, всичко това отнема време.

Bizagi BPM Suite

Bizagi има тежък интерфейс. Разбира се, удобно е да рисувате процеси, но с всичко останало положението е по-лошо. Трудно е да се адаптираш към системата. Няма средства за проверка на процесите, въпреки факта, че системата позволява симулиране на много сложни процесикоито изискват проверка. Също така няма възможност за симулиране на бизнес процеси, така че можете да видите как процесът се изпълнява само като го изпълните.

Процедурата за стартиране на процеси като цяло е по-сложна. Това изисква квалифицирани специалисти. В най-добрия случай това се прави от специалисти на продавача, които обикновено са на значително разстояние. Има много малко партньори, които са в Русия и могат да помогнат, и тяхната квалификация често е под съмнение.

Бонита отворен разтвор

Няма инструменти за статична проверка на процесите (симулацията им е достъпна с различни параметри и генериране на отчети въз основа на резултатите).

Недостатъкът на BOS е и липсата на поддръжка за динамични промени в бизнес процеса, което затруднява оптимизирането на процесите. Този пропуск е значителен за BPM система, тъй като след като системата бъде пусната в експлоатация, всяка промяна е много по-трудна за изпълнение. Възможността за промяна на процес, докато той работи, е едно от ключовите понятия в BPM.

Потребителите отбелязват трудности при използването на руския език в системата. Ако името на процеса е написано с руски символи, то не е в отделен прозорец при стартиране. Невъзможно е да се пишете на руски и елементите на процеса, тъй като може да възникне конфликт на имената, когато броят на знаците съвпада в процеса. Всички имена в този случай са преведени на Английскии знаците се заменят с "долно черти". Цветовата схема е червено, черно, бяло... И като цяло външният вид на системата е някак агресивен. Мисля, че това е много изморително и освен това не можете бързо да го преконфигурирате.

Цената на системите

ELMA

Има безплатна версия за пет работни места. Продавачът предлага и търговски версии: олекотена Express версия на безплатната СУБД Firebird. "Стандартната" версия в MS SQL се предлага като основна. Стандартната версия струва около един и половина пъти по-скъпа от "Express".

Цена на лиценза - по-малко от 10 хиляди за 1 работно място... А в случая с Express версията - много по-ниска.
ELMA предлага и корпоративна версия, която поддържа клъстерна архитектура за висока производителност в големи организации. Тази версия работи както на корпоративната версия на MS SQL, така и на Oracle. Не можахме да намерим цени за корпоративната версия на уебсайта на разработчика.

Bizagi BPM Suite

Системата се предлага в две версии:

Enterprise Edition... Корпоративните решения BizAgi BPMS са предназначени за големи предприятия. Те предоставят цялата функционалност, необходима в голям брой BPM проекти. Системата може да работи от стотици до хиляди потребители.

Издание Xpress- BizAgi BPMS Xpress е сравнително евтино решение за малки и средни предприятия. Позволява ви да оцените ползите от BPM за малки (пробни) проекти, преди да започнете да работите с всички BPM функции. BizAgi BPMS Xpress може да се използва само от максимум 50 потребители наведнъж.

Цената на лицензите е около $100 на потребител.

Bizagi Process Modeler е безплатен дизайнер на бизнес процеси.

Бонита отворен разтвор

Системните решения - Bonita Portal, Bonita Studio и Bonita Engine са платени, на официалния сайт има подробно описание на всички модули, но няма информация за тяхната цена. Има безплатна версия с отворен код.

заключения

И трите разглеждани системи са функционално достатъчно близки и не може да се каже, че едната е много по-добра или по-лоша от другата. Всеки от тях има своите недостатъци и предимства. Например, само ELMA има отстраняване на грешки в бизнес процеси и този механизъм не е внедрен в други системи.

Красотата на интерфейса в редица системи крие неудобна настройка. Внедряването на BPM решения се усложнява и от териториалната отдалеченост на доставчиците. Що се отнася до функционалността, тук в много области, разбира се, Bizagi държи уверено лидерство. Но, което е особено приятно, родната разработка - ELMA BPM - вече не само може да настигне западните си колеги, но и да ги надмине по някакъв начин.

Етикети: Добавяне на етикети

Топ 10: BPM системи

Платформа за управление на казуси и бизнес процеси. Готови решения за автоматизиране на бизнес задачи на предприятието. Персонализирани инструменти за настройка и конфигуриране на системата. Интелигентна технология, която позволява на потребителите да вършат работата.

Система за управление на бизнес процеси. Тя ви позволява да преминете от инструкции към автоматично изпълнение и контрол на процесите и помага да се управлява ефективността на компанията.

Система за управление на документи и задачи. Позволява ви да организирате работа със задачи (контрол на изпълнителската дисциплина), документи (оптимизация на работата с документи) и офис (автоматизация на офиса). Включва корпоративен портал. Има мобилна версия.

Система за управление на документи, задачи и бизнес процеси на организацията. Офис автоматизация. Управление на бизнес процеси и работа. Търсене и анализ на информация. Информационна сигурност. Средства на организацията ЮЗЕДО. Инструменти за персонализиране и разработване на решения. Мобилна работа. Интегриране и мащабиране

Интегрирана система за управление на бизнес процеси с нисък код включва пълен набор от инструменти за моделиране на бизнес процеси в BPMN 2.0 нотация, автоматизация на бизнес процеси и управление на казуси.

Пълнофункционална система за организиране на електронно управление на документи и автоматизиране на бизнес процеси, базирана на платформата Microsoft SharePoint.

Система за автоматизация на бизнес процеси и оптимизиране на работния процес за компании от всякакъв тип и размер. Системата ефективно решава проблеми както в рамките на малка структура, например офис, отдел, отдел или местна организация като цяло, така и в рамките на географски разпределена организация със сложна схема от информационни потоци.

Софтуерна платформа за създаване на системи за управление на документи (електронно управление на документи) в държавни и търговски организации от всякакъв размер. Осигурява цялостна автоматизация на обработката на документи и ви позволява да преминете към безхартиена технология за работа с електронни документи.

Интуитивна система за управление на бизнес процеси за организиране на сътрудничество в компании, използващи Microsoft Office 365. Прост графичен редактор на процеси.

ESCOM.BPM осигурява цялостна автоматизация на документалните бизнес процеси, позволява ви да управлявате електронния документооборот, автоматизира контрола на изпълнението на поръчки във фирми от всякакъв размер. ESCOM.BPM осигурява рутинното изпълнение на бизнес процеси чрез автоматично маршрутизиране, динамично управление на правата за достъп, изпращане на незабавни известия и напомняния и автоматизирани процедури за контрол на крайния срок.

Syntellect Tessa е универсална и гъвкава платформа с модерен интерфейс за създаване на високопроизводителни решения за автоматизиране на документопотока и бизнес процесите на компании в различни бизнес сфери.

Облачно базирана система за автоматизиране на бизнес процесите на малкия и среден бизнес. Създава комуникации, предотвратява загуба на данни и осигурява необходимите инструменти за контрол. Позволява ви да създавате свои собствени бизнес решения, както и да изтегляте готови от каталога на Store365.

Система, която осигурява автоматизация на всички процеси и подразделения на компаниите. Това е напълно готов за използване продукт, който освен стандартните модули включва и конструктор на конфигурация. С помощта на Configuration Builder можете бързо да персонализирате допълнителни функции и процеси, ако е необходимо, без програмиране.

Системата за работно пространство bb принадлежи към класа ECM системи (Enterprise Content Management) и поддържа пълния жизнен цикъл на управление на документи от създаването и регистрацията до архивното съхранение в отделни бази данни за всяка календарна година. Интегрираната система за работно пространство bb реализира STP-технологията за обработка на информация от край до край и функцията на BPM-системата (Business Performance Management - управление на бизнес ефективността).

Комплексно решение за управление на договорния документооборот на компанията, реализирано на базата на платформата Alfresco ECM с отворен код. Налична е безплатна версия

Управление на поръчки, работа по проекти, електронно управление на документи, оптимизиране на бизнес процесите - Lement Pro помага за установяване на ефективни комуникации

The First Form е система за управление на работния процес, предназначена да автоматизира бизнес процесите, да организира единно информационно пространство за ефективни комуникации и да гарантира сигурно съхранение и използване на корпоративни данни.

Общи роли в управлението на бизнес процесите:

• процесен анализатор;
• технологичен инженер;
• процесен архитект;
• ръководител на процеси;
• собственик на процеса;
• консултант по процеса;
• бизнес анализатор;
• Системен анализатор;
• мениджър или директор на програми за подобряване на производителността;
• мениджър или директор на процесните иновации.

Управление на бизнес процесите (BPM)Това е управленска концепция, която свързва стратегията и целите на организацията с очакванията и нуждите на клиентите чрез подходящо организиране на процеси от край до край. BPM обединява стратегия, цели, култура и организационна структура, роли, политики, регулации, методологии и софтуерни инструменти за: а) анализ, проектиране, внедряване, управление и непрекъснато подобряване на процесите от край до край и б) регулиране на отношенията в областта на управлението на процесите.

Видеозаписи за бизнес процеси:

Фигура "Три изгледа на BPM"

Подобряване на бизнес процесите (BPI)Това е еднократна инициатива или проект, насочен към по-добро съгласуване на стратегията на организацията и очакванията на клиентите. BPI включва подбор, анализ, проектиране и внедряване на подобрен процес.

Управление на корпоративни процеси (EPM)Това е прилагането на принципи, методи и процеси на BPM в конкретна организация. EPM а) гарантира, че портфолиото и архитектурата на процесите от край до край са в съответствие със стратегията и ресурсите на организацията, и б) предоставя регулаторен модел за оценка и управление на BPM инициативи.

Постоянна оптимизацияТова е дългосрочен подход за подобряване на ефективността и производителността на специфични процеси, базиран на непрекъснато функционираща система за управление на обратната връзка.

Управление на бизнес процеси

Какво е управление на бизнес процеси (BPM)?

BPMТова е управленска дисциплина, в която се приема, че най-добрият начин за постигане на целите на една организация е целенасоченото управление на нейните бизнес процеси. BPM разглежда процесите като активи. Предполага се, че целите на една организация могат да бъдат постигнати чрез описание, проектиране, контрол на бизнес процесите и стремеж към тяхното непрекъснато подобряване.

За да може ефективно да управлява бизнес процесите (т.е. да развива BPM като способност), една организация трябва да има процеси, хора и технологии:

1. Бизнес процеси, които поддържат управлението на бизнес процесите. Например, една организация трябва да има процеси, които гарантират:
   • описание и проектиране на бизнес процеси;
   • разработване и внедряване на бизнес процеси;
   • наблюдение и контрол на изпълнението на бизнес процеси;
   • непрекъснато и непрекъснато подобряване на бизнес процесите, въпреки и в отговор на вътрешни и външни промени.
2. Дефинирани роли (хора), участващи в управлението на бизнес процесите. Те включват (но не се ограничават до) следното:
   • процесен архитект, който отговаря за описването и проектирането на бизнес процеси;
   • процесен анализатор, който отговаря за изграждане, внедряване, наблюдение и оптимизиране на бизнес процеси;
   • собственик на процес, който отговаря за изпълнението на бизнес процес от началото до края, в съответствие с дефинираните цели за ефективност и в крайна сметка създава стойност за клиента.
3. Изпълнение на специализирани информационни технологииуправление на бизнес процеси, предоставящо следната функционалност:
   • описание на бизнес процеси в контекста на корпоративната архитектура;
   • проектиране на бизнес процеси с цел внедряване;
   • изпълнение на бизнес процеси в контекста на оперативни дейности;
   • мониторинг на целеви показатели за ефективност на бизнес процесите;
   • анализ на бизнес процеси с цел идентифициране и оценка на възможности за подобрение;
   • управление на промените в бизнес процесите.

Бизнес процесТова е набор от действия, които трансформират един или повече входни данни в конкретен резултат (продукт или услуга), който има стойност за потребителя.

Фигура "Бизнес процес"

Концепцията за потребителя във взаимодействието на функциите в рамките на организацията

Стойност в спецификациите на дизайна

пример: IT отделът на фармацевтична компания предоставя услуги на бизнес подразделения. Всяка такава услуга се предоставя чрез бизнес процес в ИТ отдела. Връзката доставчик-потребител на услугата е показана по-долу. Бизнес процесът създава стойност за потребителя под формата на продукт или услуга. BPM е за оптимизиране на начина, по който се създава тази стойност.

Визуализацията и разбирането на бизнес процеса се улеснява от графичното представяне на действията под формата на правоъгълници, свързани помежду си в диаграма с коловози

Артефактите, които организациите често създават и поддържат в процеса на работа, включват следното.

• Бизнес контекст: какви присъщи възможности предоставя процесът и какъв е приносът на бизнес процеса към създаването на продукт или услуга за външен потребител.
• Контекст на процеса: доставчици и входове, изходи и потребители, начални и крайни събития, регулации, използвани ресурси и цели за ефективност.
• Бизнес транзакции, които съпътстват прехвърлянето на работа между функции и роли в организацията и между организацията, доставчиците и клиентите.
• Промени в състоянието, които описват трансформацията на продукт, докато се движи през процес.
• Бизнес събития, които се случват извън и вътре в процеса, както и действия и разклонения в процеса, които се активират от тези събития.
• Декомпозиция, показваща разбивката на процес на все по-малки и по-малки части от работата от най-горното ниво на целия процес до долното ниво на задачите.
• Очаквани показатели за изпълнение, подробно описващи ангажимента към клиента да достави продукта или услугата, и показатели за ефективност, установени за процеса и измерени, за да се гарантира, че ангажиментът на клиента е изпълнен.
• Структурата на организацията и картина на това как различните функции и роли в организацията са събрани, за да подпомогнат изпълнението на процеса.
• Функционалността на информационните системи и как тази функционалност участва в изпълнението на процеса.

Бизнес процесТова е набор от действия, които създават определена стойност (продукт или услуга) за потребителя. Тази дефиниция съдържа както вътрешни (набор от дейности), така и външни (стойност на клиента), така че е най-добре да наблюдавате производителността на процеса и от двете гледни точки.
Показателите за ефективност, оценени външно или от гледна точка на потребителя, обикновено се наричат ​​​​представление, те са предназначени да отговорят на въпроса: "Правим ли това, от което се нуждаем?" Тези показатели трябва да потвърдят, че последователно отговаряме на нуждите и очакванията на клиента.

Тайната на полезността на метриките на етап "Проверка" е правилната архитектура за описание на процеса на етап "Планиране". Целите за производителност на процеса се ръководят от очакванията на клиентите. Тези показатели за ефективност от най-високо ниво от своя страна се разлагат на основни цели за ефективност, които могат да бъдат зададени на функционални и оперативни нива. На теория:

• ако всички оперативни цели са постигнати, функционалните показатели са изпълнени;
• ако всички функционални показатели са постигнати, тогава са изпълнени показателите за ефективност на процеса от най-високо ниво;
• ако всички показатели за ефективност на процеса са постигнати, тогава потребителят е доволен.

Категории на бизнес процеси

Бизнес процесите могат да бъдат разделени на три категории:

• Основни процеси- от край до край и по правило многофункционални процеси, които директно създават стойност за потребителя. Основните процеси се наричат ​​още основни процеси, тъй като те представляват действията, необходими на организацията, за да изпълни своята мисия. Тези процеси представляват верига на стойността, в която всяка стъпка добавя стойност към предходната, измерена чрез приноса към създаването или доставката на продукт или услуга и в крайна сметка към създаването на стойност за потребителя.
• Поддържащи процесиса проектирани да поддържат основни процеси, обикновено чрез управление на ресурси и/или инфраструктура, изисквани от основните процеси. Разликата между основните и спомагателните процеси е, че спомагателните процеси не създават директно стойност за клиента. Примерите за поддържащи процеси обикновено включват ИТ, финанси, човешки ресурси. Докато спомагателните процеси често са тясно свързани с функционални области (например процесът на предоставяне и отнемане на достъп до мрежата), те могат и често преминават функционални граници.
• Управленски процесиса предназначени да измерват, наблюдават и контролират бизнес дейности. Те са предназначени да гарантират, че първичните и вторичните процеси са проектирани и изпълнени в съответствие с посочените оперативни, финансови, регулаторни и законови ограничения. Както при спомагателните процеси, процесите на управление не добавят директно стойност към клиента, но са необходими, за да се гарантира, че операциите са в съответствие с целевите нива на производителност и ефективност.

BPM модел на зрялост

Моделиране на бизнес процеси

Цели на моделирането на процеси

Цел на моделирането- да се разработи такова представяне на процеса, което да го опише достатъчно точно и пълно, въз основа на поставената задача. Дълбочината на детайлите и съдържанието на модела се определя от това, което се очаква от проекта за моделиране: един проект може да е достатъчен с проста диаграма, докато друг може да изисква напълно разработен модел.

Процесни модели- това са средствата:

• управление на организационни процеси;
• анализ на ефективността на процеса;
• описания на промените.

Моделът на процеса може да опише желаното състояние на бизнеса и да определи изискванията за ресурси, които осигуряват ефективно изпълнение на операциите, като хора, информация, оборудване, системи, финанси, енергия.

Стимули за моделиране на процеси:

Общи означения на процеса:

BPMN:

Bruce Silver Tracks Chart:

блокова диаграма:

UML:

IDEF:

Карта на потока от стойност:

Основни принципи на моделиране на бизнес процеси

Какво означава моделирането на бизнес процеси на практика? Моделирането на бизнес процеси в една компания може да бъде насочено към решаване на голям брой различни задачи:

• Определете точно резултата от даден бизнес процес и оценете неговата стойност за бизнеса.
• Определете набор от дейности, които съставляват бизнес процес. Ясното дефиниране на набора от задачи и действия, които трябва да бъдат извършени, е изключително важно за подробното разбиране на процеса.
• Определете реда на действията. Действията в рамките на един бизнес процес могат да се извършват както последователно, така и паралелно. Очевидно паралелното изпълнение, ако е разрешено, може да намали общото време за изпълнение на процеса и следователно да повиши неговата ефективност.
• Отделни области на отговорност: определете и след това проследете кой служител или подразделение на компанията е отговорен за изпълнението на дадено действие или процес като цяло.
• Определете ресурсите, изразходвани от бизнес процеса. Като знаете точно кой кои ресурси използва и за кои операции, можете да подобрите ефективността на ресурсите чрез планиране и оптимизиране.
• Разберете същността на взаимодействията между служителите и отделите на компанията, участващи в процеса, и оценете, а след това повишете ефективността на комуникацията между тях.
• Вижте движението на документите по време на процеса. Бизнес процесите произвеждат и консумират различни документи (хартиени или електронни). Важно е да се разбере откъде и откъде идват документите или информационните потоци и да се определи дали тяхното движение е оптимално и дали всички те са наистина необходими.
• Идентифицирайте потенциални тесни места и възможности за подобрение, които могат да се използват по-късно за оптимизиране на процеса.
• По-ефективно прилагайте стандарти за качество като ISO 9000 и успешно преминавайте сертифициране.
• Използвайте моделите на бизнес процеси като ръководство за нови служители.
• Ефективно автоматизирайте бизнес процесите като цяло или техните отделни стъпки, включително автоматизиране на взаимодействието с външна среда- клиенти, доставчици, партньори.
• След като разберете съвкупността от бизнес процесите на компанията, разберете и опишете дейността на предприятието като цяло.

на свой ред, основната задача при моделирането на бизнес процесите на компаниятае описание на съществуващите в него процеси с цел изграждане на моделите им „както са”. За да направите това, е необходимо да се събере цялата налична информация за процеса, който по правило е изцяло собственост само на служителите на компанията, които участват пряко в изпълнението на процеса. Така стигаме до необходимостта от подробно проучване (интервюиране) на всички служители, участващи в бизнес процеса. Трябва да се подчертае, че не трябва да се ограничавате до информация за процеса, предоставена от ръководителя на отдела и мениджърите. Обикновено само разговор със служител, който директно извършва действия в рамките на описания бизнес процес, дава адекватна представа за това как процесът функционира в действителност.

Първият въпрос при изграждането на модел "както е"се отнася до резултата от разглеждания бизнес процес. Случва се, че не е лесно да се получи ясна формулировка на резултата от бизнес процес, въпреки важността на тази концепция за ефективността на една компания.

След като определите резултата, трябва да разберете последователността от действия, които съставляват процеса. Последователността от действия се симулира на различни ниваабстракция. На най-високо ниво, само най-много важни стъпкипроцес (обикновено не повече от десет). След това всяка от стъпките на високо ниво (подпроцеси) се разлага. Дълбочината на разлагането се определя от сложността на процеса и необходимата степен на детайлност. За да се получи наистина пълна картина на бизнес процеса, е необходимо да се декомпозират до атомарни бизнес функции - добре разбрани елементарни действия (отделни операции в софтуер или извършени от човек), които няма смисъл да се разлагат на компоненти.

На базата на събраната информация се изгражда модел на обичайното, или оптимално, изпълнение на процеса и се определят възможни сценарии за неговото изпълнение с откази. Различни неуспехи (изключителни ситуации - изключения) могат да нарушат оптималния поток на процеса, така че трябва да посочите как ще се "обработват" изключенията, тоест какви действия се предприемат в случай на изключение. Фигурата показва основните стъпки при изграждането на модел на бизнес процес.

Важна част от изграждането на модел на бизнес процесе изследване на аспектите на неговата ефективност. Това включва използване на ресурсите, времена за изпълнение на служителите, потенциални закъснения и престой. Необходимо е да се разработи система от индикатори или метрики, за да се оцени ефективността на процеса. KPI (Key Performance Indicator), използван в компанията, може частично да се приеме като метрика, но може да са необходими допълнителни показатели, характеризиращи разглеждания процес.

Моделирането идентифицира бизнес целите, за постигането на което допринася моделираният процес. Необходимо е да се прави разлика между понятията бизнес цел и резултат от процеса. Всеки бизнес процес трябва да има поне един резултат и да е насочен към постигане на поне една бизнес цел. Например, резултатът от процеса „Изпълнете поръчката за абонатна връзка“ може да бъде дефиниран като „Получаване на потвърждение за връзка от клиента“, докато бизнес целите, които се преследват по време на изпълнението на този процес, могат да включват „Осигуряване на минимален потенциал време“ и „Осигуряване на минимален процент на оплаквания“. За да определите целите, трябва да се обърнете към бизнес стратегията на компанията.

Необходимо е да се идентифицират събития, които могат да прекъснат хода на процеса.В случай на прекъсване може да се наложи правилно да се „въртят обратно“ (компенсиране) на онези стъпки в процеса, които вече са извършени. За да направите това, логиката на компенсиращите действия трябва да бъде дефинирана за всяко прекъсващо събитие.

И накрая, трябва да вземете предвид наличния софтуер, който прилага поддръжка на бизнес процеси... Това е важно, защото софтуерът може да скрие част от поведението на процеса, което не е напълно известно на служителите, изпълняващи отделните стъпки. Събраната на този етап информация ще бъде полезна за по-нататъшно автоматизиране на процеса.

Събирайки цялата тази информация, можете да получите добро разбиране за напредъка на бизнес процеса. На етапа на моделиране трябва да се получат следните резултати:

• Процесна картапоказваща връзката между различните бизнес процеси и техните взаимодействия. На картата на процесите като правило всеки бизнес процес на компанията е изобразен като правоъгълник, стрелките показват връзките между тях (например зависимостта на един процес от друг или замяната на един процес с друг, когато определен условие е изпълнено), а също така представя различни документи, които се прехвърлят от процес към процес или регламентират техния ход (стандарти, инструкции и др.).
• Ролева диаграма, показващ ролите в изпълнението на процеса и връзката между тях. Ролевата диаграма не е йерархична. Представлява връзки като групово участие, лидерство, комуникация, замяна на една роля с друга и т.н.
• Модел такъв, какъвто ена всеки разглеждан бизнес процес, описващ подробно процеса и отразяващ хода на процеса, действия, роли, движение на документи, както и точки на възможна оптимизация. Такъв модел включва:
  • диаграма на процесната средакойто представлява бизнес процес като единична дейност (тоест не разкрива потока на процеса), за който може да се покаже събитие, задействащо процеса, необходимите входни данни, резултат, роли, показатели за ефективност, прекъсващи събития и компенсиращи процеси, нормативни документи, свързани с бизнес цели;
  • диаграма на процеса на високо нивопоказване на основните му стъпки (обикновено не повече от десет) и ролите, свързани с тях;
  • подробни диаграми за всяка стъпка от модела на високо ниво(в зависимост от сложността на процеса тук могат да се използват няколко йерархично организирани диаграми), показващи в детайли протичането на процеса, прекъсващи събития, бизнес правила, роли и документи;
  • диаграма за обработка на изключения, показващ какви действия се извършват в случай на това изключение и от кого, както и къде се прехвърля контролът след обработка на изключението.

• собственикът на бизнес процеса и един или двама служители от едно и също подразделение на компанията, които му помагат;
• специалист по управление на качеството;
• бизнес анализатор(и);
• представител на ИТ отдел;
• външен консултант (по избор).

BPM-System Платформа за създаване и управление на бизнес процеси

Bpm'онлайн студиое система за управление на бизнес процеси (BPMS), която автоматизира различни бизнес задачи. Bpm'онлайн студио- интуитивен инструмент за въвеждане на процесен подход в работата на различни отдели на компанията и ефективно управление на промените в цялото предприятие.