Ecm ծրագիր աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման բոս-ստուգիչի համար: Ռոսնեդվիժիմոստում բոս-ռեֆերենտ օգտագործելու 2 փորձ: նվազեցնելով ընկերության աշխատանքային գործընթացում թղթային փաստաթղթերի քանակը՝ սկանավորելով բոլոր մուտքային և ելքային փաստաթղթերը

Ուղարկել ձեր լավ աշխատանքը գիտելիքների բազայում պարզ է: Օգտագործեք ստորև ներկայացված ձևը

Ուսանողները, ասպիրանտները, երիտասարդ գիտնականները, ովքեր օգտագործում են գիտելիքների բազան իրենց ուսումնառության և աշխատանքի մեջ, շատ շնորհակալ կլինեն ձեզ:

Տեղադրված է http://www.allbest.ru/

ՄԱՍՆԱԳԻՏԱԿԱՆ ԿՐԹԱԿԱՆ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒԹՅԱՆ ԱՍՈՑԻԱՑԻԱ

«ՏԱՐԱԾԱՇՐՋԱՆԱՅԻՆ ՖԻՆԱՆՍԱՏՆՏԵՍԱԿԱՆ ՔՈԼԵՋ»

ԴԱՍԸՆԹԱՑ ԱՇԽԱՏԱՆՔ

մասնագիտություն՝ «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր»

թեմայի շուրջ՝ «Boss-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ»

Ավարտել է 1-ին կուրսի ուսանող

Մասնագիտություն՝ 230701 Կիրառական ինֆորմատիկա (ըստ արդյունաբերության)

Միսինա Անաստասիա Նիկոլաևնա

• Ներածություն
• 1. EDMS Boss-Referent-ի բնութագրերը
• 1.1 Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում. էություն և արդիականություն
• 1.2 Boss Referent EDMS-ի նկարագրությունը
• 1.3 EDMS BOSS-Referent-ի առավելություններն ու թերությունները
• 2. EDMS BOSS-Referent-ի ներդրման փորձի վերլուծություն
• 2.1 Դաշնային հարկային ծառայությունում BOSS-Referent-ի ներդրման պրակտիկան Ռուսաստանի Դաշնություն
• 2.2 BOSS-Referent-ի օգտագործման փորձ Rosnedvizhimost-ում
• Եզրակացություն
• Մատենագիտություն

Ներածություն

Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգի ներդրումը արդիական է ցանկացած պետական ​​գերատեսչության համար, հատկապես «էլեկտրոնային կառավարման» ստեղծման պետական ​​ծրագրի լույսի ներքո։

Համակարգի ներդրումը կբարձրացնի աշխատակիցների կողմից իրենց պարտականությունների կատարման նկատմամբ վերահսկողության մակարդակը, կբարձրանա կատարողականի կարգապահությունը, և միևնույն ժամանակ կազմակերպությունը ձեռք կբերի.

- փաստաթղթերի շարժի թափանցիկություն.

- միասնական տեղեկատվական տարածք, տեղեկատվական կապող բաժանմունքները և կապալառուները.

- տեղեկատվության երաշխավորված հասանելիություն և դրան ակնթարթային հասանելիություն.

- փաստաթղթերի և ժամկետների արագացված փոխանակում` փաստաթղթերի ֆիզիկական վերարտադրման և տեղաշարժի անհրաժեշտության բացակայության պատճառով.

- կառավարվող և վերահսկվող տեղեկատվական հոսքեր և, որպես հետևանք, մեծացնելով կազմակերպության կառավարելիությունը որպես ամբողջություն:

EDMS-ի իրականացման արդյունավետ մոդելի ընտրության մեթոդաբանության հիմնական գաղափարն է վերլուծել պահանջների բնութագրերը, ուսումնասիրել զարգացման թիմի անդամների և օգտագործողների համայնքի հնարավորությունները, ինչպես նաև կախված է նախագծի տեսակից և հնարավոր ռիսկերը.

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի համար ծրագրային ապահովման ընտրության մեթոդաբանությունը հիմնված է ապագա համակարգի պահանջների համեմատության վրա որոշակի ծրագրաշարի ֆունկցիոնալության, համեմատական ​​վերլուծության, ինչպես նաև EDMS-ի պահանջների բավարարման վրա ապարատային և տեխնիկական: ենթակառուցվածքը։

Այս աշխատանքի նպատակն է ուսումնասիրել Boss-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը:

Այս նպատակին հասնելու համար անհրաժեշտ է լուծել մի շարք խնդիրներ.

- նկարագրել EDMS Boss-Referent-ը;

- հաշվի առեք BOSS-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի օգտվողներին.

- բացահայտել EDMS BOSS-Referent-ի առավելություններն ու թերությունները.

- վերլուծել Ռուսաստանի Դաշնության հարկային դաշնային ծառայությունում BOSS-Referent-ի ներդրման պրակտիկան.

- գնահատեք BOSS-Referent-ի օգտագործման փորձը Rosnedvizhimost-ում:

Ուսումնասիրության առարկան Boss-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգն է։

Հետազոտության առարկան փաստաթղթային ապահովման ավտոմատացումն է։

1. EDMS Boss-Referent-ի բնութագրերը

1.1 Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում. էություն և արդիականություն

էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ռեֆերենտ

Համաշխարհային պրակտիկան, որը հաստատվում է մի շարք ուսումնասիրություններով, ցույց է տալիս, որ EDMS-ի ներդրման որոշում կայացնելիս կազմակերպությունների վրա սովորաբար ազդում են երեք գործոն՝ արդյունավետությունը բարձրացնելու ցանկությունը, օպտիմալացնել բիզնես գործընթացները և ապահովել իրավական պահանջների համապատասխանությունը: Ռուսական շուկան այս առումով բացառություն չէ։ Ի դեպ, ռուսական ընկերությունների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանն անցնելու արդիականությունը մեծապես նպաստում է ուժի մեջ մտած «Անձնական տվյալների մասին» օրենքով (թիվ 152-FZ), որը լուրջ պահանջներ է դնում պահպանման, հավաքագրման վրա: , հաճախորդների տվյալների փոխանցում և մշակում: Պահպանված տեղեկատվության ծավալի ավելացումը և դրա հուսալի պաշտպանությունն ապահովելու անհրաժեշտությունը էլ ավելի ակնհայտ են դարձնում ընկերությունների ընտրությունը հօգուտ տեղեկատվական համակարգերի։

Միևնույն ժամանակ, չմոռանանք ռուսական գրասենյակային աշխատանքին ավանդաբար բնորոշ յուրահատկությունների մասին։ Փաստաթղթերի նախագծեր, ծանոթացման մատյաններ, փոխանցման մատյաններ, փաստաթղթերի և նախագծերի հրահանգներ, հրահանգների առաջադրանքներ, կատարման հսկողություն, փոփոխական փաստաթղթերի հաստատման գործընթացներ. EDMS-ում պետք է հաշվի առնել ռուսական փաստաթղթերի հոսքի այս բոլոր հատկանիշները: Միևնույն ժամանակ անհրաժեշտ է, որ համակարգը միաժամանակ համապատասխանի մենեջերների պահանջներին՝ նպաստելով ինչպես կառավարչական արդյունավետության, այնպես էլ աշխատողների կարիքների բարձրացմանը՝ ստեղծելով. անհրաժեշտ պայմաններըբարելավել արտադրողականությունը և հաճախորդների սպասարկումը:

Ժամանակակից մենեջերը EDMS-ից ակնկալում է, իհարկե, գլխավորը, այն է՝ բարձրացնել ձեռնարկության արդյունավետությունը։ Այսօր ոչ բոլոր ընկերությունները կարող են պարծենալ իրենց բիզնես գործընթացների արդյունավետությամբ և թափանցիկությամբ։ Իրավիճակը, երբ պարզ չէ, թե ով է պատասխանատու որոշակի գործառույթների կատարման համար, աշխատակիցները կատարում են բազմաթիվ առօրյա գործողություններ, ստեղծվում են հսկայական քանակությամբ թղթային փաստաթղթեր, և տեղեկատվությունը կորչում է, հազվադեպ չէ:

EDMS-ը թույլ է տալիս ոչ միայն հեշտացնել գրասենյակային աշխատանքը՝ խնայելով ժամանակ և ծախսվող նյութեր, այլև նպաստում է ընկերության բիզնես գործընթացների ավելի հստակ կազմակերպմանը, հաճախ զգալիորեն մեծացնելով դրա արդյունավետությունը:

EDMS-ի աշխատակիցն ակնկալում է, առաջին հերթին, սովորական բաղադրիչի կրճատում և փաստաթղթերի հետ աշխատելու հարմարավետություն, անհրաժեշտ տեղեկատվության որոնման համար ժամանակ չկորցնելու հնարավորություն։ Կարևոր գործոն է EDMS-ի օգտագործման հեշտությունը, դրա ինտերֆեյսի «բարեկամությունը»: Համակարգը պետք է լինի պարզ և հասկանալի սովորական աշխատակցի համար, ով պետք է ամեն օր աշխատի դրա հետ:

Հաշվի առեք SED-ի առավելությունները: Այսպիսով, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հիմնական առավելությունները ներառում են.

1. Բիզնեսի թափանցիկության և կառավարելիության բարձրացում՝ բարելավելով տեղեկատվության հասանելիությունը և գործընթացների նկատմամբ ավելի հստակ վերահսկողությունը: Կառավարման բիզնես գործընթացների թափանցիկությունը բարձրացնելու և խարդախության հավանականությունը նվազեցնելու համար փաստաթղթերի կառավարման ցանկացած էլեկտրոնային համակարգ ունի մոդուլ, որը հստակ ցույց է տալիս համակարգում բոլոր փաստաթղթերի համաձայնեցման և փոփոխման գործընթացները:

2. Փաստաթղթերի հուսալի պահպանում և կորստի կանխարգելում, այդ թվում՝ ֆորսմաժորային իրավիճակի հետևանքով, ինչը նշանակում է իրավական և տնտեսական ռիսկերի նվազեցում։

3. Ծախսերի կրճատում. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ներդրումը թույլ է տալիս նվազեցնել փաստաթղթերի պահպանման ծախսերը, ինչպես նաև ծախսվող նյութերը, որոնք օգտագործվում են թղթային փաստաթղթերի կառավարման մեջ:

4. Հանձնարարականների կատարման մոնիտորինգ ճկուն հաշվետվության միջոցով, որը թույլ է տալիս ղեկավարությանը վերլուծել մշակված, համաձայնեցված և ժամկետանց փաստաթղթերի քանակը և միջոցներ ձեռնարկել իրավիճակը շտկելու համար:

5. Աշխատակիցների արտադրողականության բարձրացում. Կրճատելով սովորական գործողությունների քանակը, խնայելով ժամանակը և բարելավելով աշխատանքի հարմարավետությունը՝ բարձրանում է նաև աշխատակիցների արտադրողականությունը։ Բացի այդ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ճիշտ կազմակերպումը հնարավորություն է տալիս վերացնել այսպես կոչված մարդկային գործոնի հետ կապված սխալները։

6. Արագ որոնում. Անհրաժեշտ փաստաթղթերը արագ և հեշտությամբ գտնելու ունակությունը EDMS-ի հիմնական առավելություններից է:

7. Կոլեկտիվ աշխատանք փաստաթղթերով. Աշխատանքային հոսքի ավտոմատացումը թույլ է տալիս մի քանի օգտատերերի աշխատել նույն ֆայլի հետ միաժամանակ, ինչպես նաև որոնել մեկ փաստաթղթի տվյալների բազայում:

8. Փաստաթղթերի հասանելիության տարբերակում. Համակարգի յուրաքանչյուր օգտվող տեսնում է միայն այն փաստաթղթերը, որոնց մուտքն իրեն թույլատրված է:

9. Փաստաթղթերի համակարգման և հաստատման գործընթացի արագացում.

Նկատի ունեցեք, որ EDMS-ն ընտրելիս կարևոր է ուշադրություն դարձնել համակարգի ճկունությանը, այն հատուկ բիզնես առաջադրանքների համար հարմարեցնելու ունակությանը, ինչպես նաև հետագա զարգացման ներուժին: Վերջինս կարող է ներառել՝ ֆինանսական փաստաթղթերի համակարգման բիզնես գործընթացների ստեղծում, 1C և այլ հաշվապահական համակարգերի հետ ինտեգրում, շտրիխ կոդավորում, առաջնային փաստաթղթերի արխիվի ստեղծում, համակարգին ինտեգրում։ թվային ստորագրություններ, փաստաթղթերի հոսքային սկանավորում և ճանաչում քարտերի ավտոմատ ստեղծմամբ և այլն։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման արդիականությունը որոշվում է ժամանակի օբյեկտիվ պահանջներով, ինչպիսիք են տեղեկատվական հոսքի աճը և տեղեկատվական միջավայրի դինամիզմը, և գնալով հաստատվում է երկրի ղեկավարության հայտարարություններով։ Ինչպես հայտնել է Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահ Դ.Ա. Մեդվեդևը Պետրոզավոդսկում Պետխորհրդի նախագահության նիստում. «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը պետք է իրականություն դառնա 2010թ.»: Իհարկե, դեռ հնարավոր չէ ասել, որ նախագահի «հրամանն» ամբողջությամբ կատարվել է, այնուամենայնիվ, շատ ռուսական ընկերություններ արդեն իրենց պրակտիկայում համոզվել են EDS-ի արդյունավետության մեջ՝ որպես ռիսկերը նվազեցնելու և ձեռք բերելու գործիք։ մրցակցային առավելությունշուկայում։

Իհարկե, բոլորի համար ակնհայտ առավելություններ EDS-ն ամբողջությամբ անցնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանը դեռևս հնարավոր չէ ինչպես Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրության տեսանկյունից, ըստ որի թուղթը դեռ համարվում է փաստաթղթի հիմնական ձևը, այնպես էլ օբյեկտիվ կյանքի իրողությունների պատճառով: Այնուամենայնիվ, հնարավորություն արդյունավետ գործիքբիզնեսի զարգացման համար անհրաժեշտ կառավարում ժամանակակից պայմաններ, այսօր հասանելի է ռուսական ընկերություններին։

1. 2 EDMS Boss-Referent-ի նկարագրությունը

BOSS-Referent EDMS-ի օգտագործումը կառավարման գործընթացում հանգեցնում է կորպորատիվ փաստաթղթերի շարժի օպտիմալացմանը, կազմակերպության ղեկավարության կողմից որոշումների կայացման արագացմանը և կառավարման որակի բարելավմանը, գործադիր կարգապահության բարելավմանը և անձնակազմի աշխատանքի արդյունավետությունը. Boss-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը մարվում է 6 ամսից մինչև 2 տարի ժամկետով:

BOSS-Referent ծրագիրը օգնում է կազմակերպել փաստաթղթերի հոսքը որակի կառավարման համակարգի չափանիշներին համապատասխան և հուսալի օգնական է կառավարչական խնդիրների լուծման գործում:

Համակարգի օգտագործումը.

- թույլ է տալիս առավելագույնս հրաժարվել թղթի աշխատանքային հոսքից.

- օգնում է օպտիմալացնել աշխատանքը պայմանագրերի, հավելվածների հետ.

- կազմակերպում է ծրագրի արդյունավետ կառավարում;

- Բարելավում է ղեկավարության առաջադրանքների և հրահանգների կատարման նկատմամբ վերահսկողությունը:

Պետական ​​և կառավարական կառույցներում BOSS-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը ներդնելիս հիմք է ստեղծվում «էլեկտրոնային կառավարման» տիպով արտաքին օգտատերերի հետ տեղեկատվության փոխանակման և հանրային ծառայությունների պորտալների աշխատանքը կազմակերպելու համար։ BOSS-Referent ծրագրային արտադրանքը ապահովում է գործունեության թափանցիկությունը և բարելավում է պետության կողմից մատուցվող ծառայությունների որակը: Համակարգը հնարավորություն է տալիս կրճատել պետական ​​մարմինների պահպանմանն ուղղված բյուջետային ծախսերը, բարձրացնել կառավարման արտադրողականությունը և արդյունավետությունը, ինչպես նաև ավելի լավ վերահսկել գործադիր կարգապահությունը: Մասնավոր կազմակերպություններում համակարգի ստեղծումը մեծացնում է կառավարման որոշումների արդյունավետությունը, անձնակազմի արտադրողականությունը՝ նվազեցնելով փաստաթղթի մշակման և անհրաժեշտ տեղեկատվության որոնման ժամանակը:

EDMS BOSS-Referent-ն ունի մի շարք անհերքելի առավելություններ, մասնավորապես.

- լայն մասնաճյուղային կառուցվածք ունեցող կազմակերպություններում միասնական տեղեկատվական դաշտի ստեղծում.

- արագ իրականացում` կազմակերպության պահանջներին հարմարեցված` այս խնդիրների լուծմանը պատվիրատուների մասնագետների ներգրավմամբ.

- հարմար և մատչելի ինտերֆեյսը կազմակերպության անձնակազմին թույլ է տալիս կարճ ժամանակում առանց սթրեսի տիրապետել համակարգում աշխատանքին.

- օգտատերերի արդյունավետ աշխատանքն իրականացվում է հաճախորդի Lotus-ի և վեբի միջոցով.

- համակարգի հուսալի շահագործում, աջակցություն և կառավարում բոլոր մասնաճյուղերում մեկ կենտրոնից 24/7 ռեժիմով.

- բաշխված միջավայրում աշխատելիս երթևեկության կրճատում.

- համակարգի աճի լայն հնարավորություններ օգտվողների քանակի, փաստաթղթերի տեսակների, կայքերի առումով.

- տեղեկատվական անվտանգության բարձր մակարդակ;

- հարուստ և հաջող իրականացման փորձ, մշակողների պրոֆեսիոնալիզմ;

- գրավիչ և մատչելի գին՝ համակարգի բարձր որակով:

Ընկերությունում փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգի ստեղծումը ներառում է անհրաժեշտ քանակությամբ լիցենզիաների ձեռքբերում, համակարգի ստեղծման և ներդրման աշխատանքներ, անձնակազմի վերապատրաստում, համակարգի աջակցության և սպասարկման կազմակերպում: BOSS-Referent գործընկերները լիցենզիաներ են վաճառում վերջնական օգտագործողներին: Անհրաժեշտ է ձեռք բերել լիցենզիաներ BOSS-Referent ծրագրի և լիցենզիաներ IBM Lotus Notes/Domino պլատֆորմի համար՝ համաձայն համակարգի օգտատերերի քանակի:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման արդյունքում կազմակերպությունը հնարավորություն է ստանում կարգի բերել փաստաթղթերի հոսքը, կրճատել փաստաթղթերի մշակման ժամանակը և բարելավել փաստաթղթերի կատարման վերահսկողությունը: Ընկերության ղեկավարության կողմից որոշումների կայացման արդյունավետությունը մեծանում է անհրաժեշտ տեղեկատվության արագ որոնման շնորհիվ։ Մրցույթում կարևոր ասպեկտ EDMS BOSS-Referent-ն ամբողջությամբ տրամադրում է տեղեկատվության անվտանգությունը: Մեկ տեղեկատվական տարածքի ստեղծումը բարելավում է իշխանությունների միջև փոխգործակցությունը, պետական ​​կառույցների գործունեությունը դարձնում ավելի թափանցիկ։

Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգը, որը կառուցված է BOSS-Referent կառավարման փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հիման վրա, կարող է պայմանականորեն ներկայացվել որպես մի քանի շերտերի համակցություն:

BOSS-Referent համակարգը բաղկացած է հետևյալ մոդուլներից.

Սերվերի սարքավորումներ, հաճախորդի աշխատանքային կայաններ, տեղական ցանցեր, մոդեմներ, տպիչներ, սկաներներ, անխափան սնուցման սարքեր և այլ տեխնիկական միջոցներ:

Նկար 1 - BOSS-Referent կառավարման փաստաթղթերի համակարգի շերտերը

Օպերացիոն համակարգ. ցանցային օպերացիոն համակարգ Windows, Linux, այլ և տրանսպորտային արձանագրություններ, որոնք միավորում են ամբողջ սարքավորումը մեկ համալիրի մեջ:

Lotus Notes/Domino-ն կիրառական ծրագրային հարթակ է, որը ցանցի օպերացիոն համակարգի հավելում է և ներառում է փաստաթղթեր պահելու, տվյալների կրկնօրինակման (համաժամացման), ամբողջական տեքստի որոնման, էլ. փոստի և այլ կարևոր մեխանիզմների գործիքներ:

BOSS-Referent - կիրառական փոխկապակցված ծրագրային մոդուլներ, որոնք աշխատում են Lotus Notes/Domino միջավայրում և աջակցում են կառավարման բիզնես գործընթացներին և մասամբ՝ ֆունկցիոնալ աշխատանքային հոսքին:

Կազմակերպչական և կարգավորող աջակցություն. կանոնակարգեր, աշխատանքային կանոններ, հրահանգներ օգտվողների և համակարգի ադմինիստրատորների համար և այլն:

BOSS-Referent-ը ներառում է փոխկապակցված ենթահամակարգերի մի շարք, որոնք նախատեսված են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ և գրասենյակային ավտոմատացում ստեղծելու համար:

Նկար 2 - «BOSS-Referent» էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կառուցվածքը

BOSS-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը հիանալի օրինակ է այն բանի, թե ինչպես են բարձր որակավորում ունեցող մասնագետները մոտենում իրենց առաջադրված խնդիրներին: Այն մշակվել է BOSS-Referent-ի կողմից՝ կառավարման և գրասենյակային աշխատանքի ավտոմատացման համար: Ստեղծվել է 1996 թվականին, այսօր EDMS BOSS-Referent-ը առաջատարներից է Ռուսական շուկա ECM դասի լուծումներ (Ձեռնարկությունների բովանդակության կառավարում): 2008 թվականին տեղադրված բոլոր EDMS աշխատատեղերից 25%-ը, այսինքն՝ յուրաքանչյուր 4-րդը, իրականացվել է BOSS-Referent համակարգում (ըստ EDMS շուկայի հետազոտության տվյալների, որը հրապարակվել է DSS Consulting-ի կողմից):

Ռուսաստանում ամենամեծ EDMS-ը կառուցվել է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային դաշնային ծառայության (FTS) BOSS-Referent հարթակի վրա՝ ավելի քան 85,000 օգտվող, իսկ MTS ընկերությունում, համակարգը միավորում է ավելի քան 25,000 աշխատակիցների:

Վերոնշյալ փաստերը լիովին բացատրում են, թե ինչու համացանցում փնտրելիս «շեֆ ռեֆերենտ» բառերի համակցությունը ռեֆերենտի կամ քարտուղարի օգնականի մասնագիտության նկարագրությունից և «շեֆ» բառի ծագման պատմությունից հետո գրեթե անմիջապես հետո: հոդվածներով, թե ինչպես շփվել այս նույն ղեկավարների հետ մասնագիտական ​​գործունեություն, կարող եք գտնել այս ապրանքի հղումները:

Հիմնական էկրանը տեսողականորեն օգտվողին պատկերացում է տալիս գործերի ներկա վիճակի մասին: Աշխատակիցը կարող է հեշտությամբ գնահատել անմիջական առաջադրանքների քանակն ու էությունը, իր կողմից մշակման համար ստացված փոստի և փաստաթղթերի ծավալը և, ցանկության դեպքում, անցնել կոնկրետ փաստաթղթի, նամակի կամ հանձնարարության: Նոր առաջադրանքները միայնակ չեն թողնի աշխատողին, քանի դեռ դրանք չեն ավարտվել:

Նկար 3 - Ծրագրի հիմնական էկրան

Ծրագրի նպատակներից է աշխատավայրը մաքուր ու կոկիկ պահելը։ Որպես կանոն, օգտատերը աշխատում է մի քանի տասնյակ փաստաթղթերով: Ցուցադրվող փաստաթղթերի քանակը սահմանափակելու համար օգտագործվում են միասին աշխատող ռադիոկոճակներ, որոնք արմատապես չեն փոխում կոնտեքստը, այլ ճշգրտում են փաստաթղթերի ցանկի ներկայիս տեսքը:

Նկար 4 - Պատվերի էկրան

BOSS-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի օգտվողներն են դաշնային և տարածաշրջանային իշխանությունները, պետական ​​միավոր ձեռնարկությունները, առևտրային ընկերությունները, ներառյալ խոշոր մասնաճյուղային կառուցվածք ունեցող հոլդինգները և փոքր կազմակերպությունները:

BOSS-Referent-ի օգնությամբ փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացումը հանգեցնում է աշխատակիցների արտադրողականության բարձրացմանը, կառավարման որոշումներ կայացնելու համար տեղեկատվության հասանելիության հեշտացմանը, կատարողականի կարգապահության բարելավմանը և, հետևաբար, կառավարման որակի ընդհանուր բարելավմանը:

Կառավարման խնդիրները լուծված են EDMS BOSS-Referent-ի կողմից.

- կազմակերպել արդյունավետ աշխատանք պայմանագրերով.

- ապահովել ներքին կորպորատիվ փաստաթղթերի հոսքը հնարավորինս առանց թղթի.

- ավտոմատացնել դաշնային կամ տարածաշրջանային իշխանությունների աշխատանքային հոսքը.

- ապահովել ղեկավարների պատվերների կատարման որակի վերահսկողությունը.

- բարելավել հավելվածների հետ աշխատանքի արդյունավետությունը.

- ստեղծել փաստաթղթերի կառավարում որակի կառավարման համակարգում:

Զարմանալի չէ, որ «շեֆ ռեֆերենտ» հարցումները հաճախ մուտքագրվում են որոնման համակարգեր և՛ առևտրային կազմակերպությունների, և՛ պետական ​​կառույցների ներկայացուցիչների կողմից:

EDMS BOSS-Referent-ի իրականացումը տալիս է հետևյալ արդյունքները.

- հանրային ծառայությունների որակի բարելավում.

- կատարողական կարգապահության բարելավում, վերահսկելիության բարձրացում.

- գործունեության թափանցիկության և հրապարակայնության բարձրացում.

- պետական ​​մարմինների աշխատանքի ապահովման ծախսերի նվազեցում.

- այնպիսի ինտեգրված տեղեկատվական համակարգի հիմքերի ստեղծում, ինչպիսին է «էլեկտրոնային կառավարումը» (միջգերատեսչական փաստաթղթերի կառավարում, EARs, արխիվներ, հանրային ծառայությունների պորտալներ):

Համակարգի մարման ժամկետը վեց ամսից մինչև 2 տարի է:

1.3 EDMS BOSS-Referent-ի առավելություններն ու թերությունները

Առևտրային ընկերությունների առավելությունները.

- վերահսկելիության բարձրացում;

- արագ արձագանքում փոփոխություններին;

- Ընկերության մրցունակության բարձրացում շուկայում.

BOSS-Referent EDMS-ի առավելությունները պայմանավորված են IBM Lotus պլատֆորմի լայն հնարավորություններով, բարձր տեխնոլոգիական ճարտարապետությամբ և իրականացման հարուստ փորձով: Լուծման հետևյալ առավելությունները մրցակիցների համեմատությամբ կարելի է առանձնացնել.

Առավելությունները:

- փաստաթղթերի մշակման գործընթացների արագ իրականացում և արագ ավտոմատացում.

- օգտվողների կողմից համակարգի հետ աշխատելու հիմունքների հեշտ ուսուցում, քանի որ ինտերֆեյսը հարմար է և ինտուիտիվ.

- համակարգի հետ օգտվողների լիարժեք աշխատանքի հնարավորությունը ինչպես Lotus հաճախորդի, այնպես էլ համացանցի միջոցով.

- համակարգը հարմարեցնելու լայն հնարավորություններ կազմակերպության կարիքներին, այդ թվում՝ հաճախորդի մասնագետների կողմից.

- աշխարհագրորեն բաշխված կառուցվածք ունեցող կազմակերպություններում իսկապես միասնական տեղեկատվական տարածք ստեղծելու հնարավորությունը.

- բաշխված միջավայրում աշխատելիս երթևեկության կրճատում՝ «փաստաթուղթը առաքվում է միայն այնտեղ, որտեղ այն անհրաժեշտ է աշխատանքի համար» սկզբունքի իրականացման շնորհիվ.

- համակարգի հուսալիության և անսարքության հանդուրժողականության ապահովում շաբաթը 7 օր 24 ժամ.

- համակարգի պահպանման հեշտությունը և EDMS-ը բոլոր ճյուղերում մեկ կետից կառավարելու հնարավորությունը.

- տվյալների անվտանգության բարձր աստիճանի ապահովում.

- գնի / որակի հարաբերակցության առումով շուկայում լավագույն առաջարկներից մեկը.

- համակարգի արդյունավետությունն ու առավելությունները հաստատվում են բազմաթիվ հաջող ներդրման փորձով:

Թերությունների թվում կարելի է նշել անցանց աշխատանքի բացակայությունը և մի փոքր հնացած ինտերֆեյսը: Օգտատերերի կողմից կա կողմնակալ վերաբերմունք հարթակի նկատմամբ։ Փաստաթղթերի մուտքի իրավունքի չափազանց անհարմար կառավարում անձնակազմի նորմալ շրջանառության, խմբակային մուտքի իրավունքի բացակայության պայմաններում։ Ծրագրային ապահովման նոր տարբերակների թողարկման հետ կապված խնդիրներ, վատ երաշխիքային աջակցություն:

2. EDMS BOSS-Referent-ի ներդրման փորձի վերլուծություն

2.1 BOSS-Referent-ի ներդրման պրակտիկա Ռուսաստանի Դաշնության հարկային դաշնային ծառայությունում

IT Co. Group-ը և նրա գործընկերները զգալի թվով նախագծեր են իրականացրել ձեռնարկություններում BOSS-Referent հարթակում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր ստեղծելու համար: տարբեր արդյունաբերություններ, մասշտաբները և սեփականության ձևերը:

Ռուսաստանի Դաշնության հարկային դաշնային ծառայությունը մեր երկրի պետական ​​մարմինների կառուցվածքում ամենամեծ բաժինն է: Ամեն տարի Դաշնային հարկային ծառայությունը քաղաքացիներից ստանում և մշակում է ավելի քան 200 հազար փաստաթուղթ, իրավաբանական անձինքև պետական ​​կառույցները։ Այս առումով մեկը հիմնական առաջադրանքներ FTS-ը փաստաթղթերի կառավարման համակարգ ստեղծելն է:

BOSS-Referent ծրագրային փաթեթը, որը մշակվել է IT Co.-ի կողմից Lotus Domino/Notes հարթակում, ընտրվել է որպես Դաշնային հարկային ծառայության գերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հիմք: IT Co.-ի և Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության (GNIVTS) գլխավոր հետազոտական ​​հաշվողական կենտրոնի համատեղ նախագիծը՝ EDMS ստեղծելու համար, իրականացվում է երեք փուլով.

Ներկայում համակարգից օգտվողների թիվը գերազանցում է 88 հազարը, իսկ նախագծի ավարտից հետո համակարգում կաշխատի ավելի քան 120 հազար մարդ։ Արդեն այսօր Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը ամենամեծն է մեր երկրում:

2008 թվականի կեսերի դրությամբ Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության գերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը ներառում է ավելի քան 800 կազմակերպություն: Ներառյալ՝ Դաշնային հարկային ծառայության կենտրոնական գրասենյակ, Դաշնային հարկային ծառայության ավելի քան 80 տարածքային բաժին, Դաշնային հարկային ծառայության 7 տեսչություններ Դաշնային շրջաններՌԴ, խոշոր հարկ վճարողների 9 միջտարածաշրջանային տեսչություններ, Դաշնային հարկային ծառայության ավելի քան 750 շրջանային և քաղաքային տեսչություններ։

Փաստաթղթերի հոսքի քանակական ցուցանիշները 2007 թվականին տպավորիչ են։ Կենտրոնական գրասենյակում EDMS-ի միջոցով առաքված և ելից նամակների թիվը կազմել է համապատասխանաբար 185000 մուտքային և 235000 ելքային փաստաթուղթ: Օրինակ՝ Թաթարստանի Հանրապետության Դաշնային հարկային ծառայության տարածքային կառավարման համար այս թվերը հավասար են՝ 113000 և 132000 փաստաթուղթ։

Նկար 5 - Դաշնային հարկային ծառայության էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ

Դաշնային հարկային ծառայության էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը նախագծված է ավտոմատացնելու հիմնական փաստաթղթերի կառավարման գործընթացները Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության Կենտրոնական գրասենյակում, վարչություններում (UFTS) և միջտարածաշրջանային տեսչություններում (MRI), IFTS (Դաշնային հարկային ծառայության տեսչություն): ) Ռուսաստանի և ապահովել նրանց արդյունավետ փոխգործակցությունը միմյանց հետ աշխատանքի ընթացքում:

Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության EDMS-ը բաղկացած է երեք մակարդակից, որոնց միջև իրականացվում է տեղեկատվական փոխգործակցություն.

Մակարդակ 1. EDMS CA FTS

2-րդ մակարդակ՝ SED UFTS (MRI) («SED-Region»)

Մակարդակ 3. SED IFTS:

Lotus Notes/Domino ապրանքատեսակների ընտանիքը օգտագործվում է որպես FTS EDMS-ի հիմնական բաղադրիչներ:

Notes/Domino համակարգը պահպանում է սերտիֆիկատների բազմամակարդակ հիերարխիկ համակարգ օգտվողների և սերվերների համար: Նախագիծը օգտագործում է վկայագրերի միասնական համակարգ ամբողջ կազմակերպության համար՝ հաշվի առնելով եռաստիճան կազմակերպչական կառուցվածքը և ստորաբաժանումների տարածքային բաշխվածությունը: Այս սխեմայի համաձայն՝ Lotus Notes/Domino ենթակառուցվածքը հիմնված է մեկ արմատային հավաստագրի՝ FTS-ի վրա: Ի անալոգիա CA / FTS-ի կենտրոնական գրասենյակի վկայականի, յուրաքանչյուր FTS-ի համար ստեղծվել է CodeUFTS / FTS տիպի 1 մակարդակի հավաստագիր, օրինակ, R05 / FTS:

Յուրաքանչյուր FTS (MRI) ունի իր սեփական Notes տիրույթը: Բոլոր UFNS սերվերները տեղադրված են որպես առաջին սերվերներ իրենց տիրույթներում: Տարածաշրջանային ստուգումների սերվերները սահմանվում են որպես երկրորդ սերվերներ նույն տիրույթներում:

Բոլոր FNS (MRI) սերվերներն ունեն իրենց սեփական Lotus Notes (Domino Directory) հասցեագիրքը:

Դաշնային հարկային ծառայության միասնական կատալոգը տրամադրվում է.

Բոլոր հասցեագրքերի վերարտադրումը կենտրոնական Hub սերվերին (push);

Օգտագործելով Directory Catalog տվյալների բազան և Lotus Notes Dircat ստանդարտ առաջադրանքը;

Directory Catalog տվյալների բազայի վերարտադրությունը տարածաշրջաններին (քաշեք):

Սա հնարավորություն է տալիս իրականացնել կամայական փոստի փոխանակում և փոխազդեցություն տարբեր FTS, MRI, IFTS միջև:

Դաշնային հարկային ծառայության հիմնական առանձնահատկությունը գրասենյակների եռաստիճան համակարգն է: Սեփական գրասենյակ ունեն ոչ միայն վարչության պետը, այլեւ նրա տեղակալները, ինչպես նաեւ գերատեսչությունների ղեկավարները։ Այս առումով, թիրախային լսարանի և գերատեսչությունների մակարդակներում գործում է բազմաբնակարան գրասենյակ, ինչը հնարավորություն է տալիս ապահովել, որ միայն այն օգտվողները, ովքեր օժտված են մուտքի համապատասխան իրավունքներով, կարող են աշխատել տարբեր խմբերի փաստաթղթերի հետ: Թաղային տեսչությունների աշխատակիցները աշխատում են «Chancery - IFTS» տվյալների բազաներով, որոնք ստեղծված են հատուկ յուրաքանչյուր ստուգման համար: EDMS-ը ավտոմատ կերպով ստեղծում է հարկային ծառայության բաժիններում առաքված և գրանցված փաստաթղթերի շաբաթական գրանցամատյաններ, որոնք փոխանցվում են թիրախային լսարանին: Նմանատիպ մատյանները շրջանային տեսչություններից գալիս են համապատասխան բաժին։

Դաշնային հարկային ծառայության EDMS-ում իրականացվում է DB «Chancery» -ի փաստաթղթերի արխիվացման հնարավորությունը: Տարածաշրջանային գերատեսչությունների, տեսչությունների և Կենտրոնական Ասիայի արխիվներն ինքնավար են։

Համակարգ է մշակվել հատուկ հարկային պաշտոնյաների համար Հեռավար ուսուցում, որը հաշվի է առնում Դաշնային հարկային ծառայության EDMS-ի բոլոր հատկանիշները և հանդիսանում է դրա մոդուլը:

2 .2 BOSS-Referent-ի օգտագործման փորձ Rosnedvizhimost-ում

Անշարժ գույքի կադաստրի դաշնային գործակալությունը (Rosnedvizhimost) դաշնային գործադիր մարմինն է, որը պատասխանատու է կառավարման համար: պետական ​​սեփականությունեւ անշարժ գույքի պետական ​​կադաստրի վարման բնագավառում հանրային ծառայությունների մատուցում, պետական ​​կադաստրային գրանցման իրականացում. Անշարժ գույք, կադաստրային գործունեությունը, հողերի պետական ​​կադաստրային գնահատումը, հողերի կառավարումը և պետական ​​մոնիտորինգը, ինչպես նաև հողի պետական ​​վերահսկողության գործառույթները։

Ռոսնեդվիժիմոստի EDMS-ի կառուցումն իրականացվել է երկու ուղղությամբ՝ փաստաթղթային հոսքի ավտոմատացում վարչության կենտրոնական գրասենյակում և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի ներդրում տարածաշրջանային մակարդակում. և կադաստրային պալատներ։

2015-ի կեսերի դրությամբ Ռոսնեդվիժիմոստի EDMS-ը ներառում էր վարչության ավելի քան 220 կազմակերպություններ (Կենտրոնական գրասենյակ, Ռոսնեդվիժիմոստի տարածքային վարչակազմեր Դաշնության սուբյեկտների համար, Դաշնային կադաստրային պալատներ Դաշնության սուբյեկտների համար), որոնք տեղակայված էին Չուկոտկայից ժամային գոտիներում: Կալինինգրադում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ակտիվ օգտատերերի թիվը գերազանցել է 2000-ը:

Իրականացման գրեթե առաջին օրերից Գործակալությունը ստացավ հզոր գործիք, որն ապահովում է կառավարության բոլոր հանձնարարականների անվերապահ կատարումը։ Համակարգը թույլ է տալիս բոլոր ղեկավարներին ինքնուրույն վերահսկել հրահանգների կատարումը: EDMS-ի ներդրման շատ կարևոր արդյունքը փաստաթղթերի, այդ թվում՝ ընթացիկ նամակագրության պահպանման խնդրի վերացումն է։

Համակարգը տեղակայված է և գործում է հատուկ սերվերների վրա: Սա նշանակում է, որ ֆեդերացիայի յուրաքանչյուր սուբյեկտում իր սերվերային բազայի և բաժանորդային ցանցի վրա տեղադրված է փաստաթղթերի կառավարման տարածաշրջանային էլեկտրոնային համակարգ, սակայն այս բոլոր տարածաշրջանային EDMS-ները ինտեգրված են ընդհանուր համակարգում: Այսինքն՝ կառուցվել է հիերարխիկ կառույց, որը տարածքային բաժինների աշխատակիցներին հնարավորություն է տալիս ինքնուրույն աշխատանք տանել EDMS-ում։

Համակարգը ներառում է ծրագրային բաղադրիչներ, որոնք թույլ են տալիս առավելագույն չափով ավտոմատացնել հետևյալ հիմնական արտադրական գործընթացները.

- մուտքային և ելքային փաստաթղթերի գրանցում (բազմաստիճան համալիր տվյալների բազա «Գրասենյակ»);

- փաստաթղթերի բաշխում;

- քաղաքացիների դիմումների ընթացքը, ինչպես նաև դրանց վերաբերյալ ընդունված որոշումների կատարման մոնիտորինգը («Քաղաքացիների հայտարարություններ» շտեմարան).

- Գործակալության ղեկավարության կողմից տրված հանձնարարականների կատարման նկատմամբ հսկողություն՝ համաձայն մուտքային փաստաթղթերի (DB «Հրահանգներ», DB «Գլխավորի գրասենյակ»).

- գրանցում, պատվերների պահպանում, հրահանգներ, ղեկավարության ցուցումներ և այլն: (DB «Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթեր»);

- փաստաթղթերի նախագծերի հաստատում և հաստատման և հետագա գրանցման ներկայացում.

- աշխատել փաստաթղթերի հետ «Պաշտոնական օգտագործման համար.

- փաստաթղթերի որոնում.

Յուրաքանչյուր տարածքային վարչակազմ իր տրամադրության տակ ունի տվյալների շտեմարանների համանման փաթեթ՝ վարչակազմին փաստաթղթային աջակցության պահպանման վերաբերյալ անկախ աշխատանք իրականացնելու համար:

Աշխատանքներ են տարվել փաստաթղթերի գրանցման և թղթայինից էլեկտրոնային ձևի փոխակերպման գործընթացի օպտիմալացման ուղղությամբ։ Միացվել է մասնագիտացված ծրագրային և ապարատային համալիր, որը թույլ է տալիս միաժամանակ սկանավորել մեծ ծավալի փաստաթղթեր՝ ավտոմատ կերպով կցելով փաստաթղթերի պատկերները EDMS գրանցման քարտերին:

Ծրագրի իրականացման ընթացքում կազմակերպվել և անցկացվել են վերապատրաստման դասընթացներ բոլոր կատեգորիաների օգտատերերի համար, այդ թվում՝ տարածքային բաժիններում: Սա լրացուցիչ դրական գործոն էր համակարգում նրանց աշխատանքը սկսելու և փաստաթղթերի հետ աշխատելու նոր պայմաններին հարմարվելու համար։

Տեխնիկական աջակցությունը կենտրոնացված կերպով իրականացվում է Գործակալության գլխամասային գրասենյակի գերատեսչական EDMS կառավարման խմբի կողմից:

Այս պահին հետաքրքիր է թվում համակարգը զարգացնել հետևյալ ոլորտներում.

1. Ժողովների կազմակերպման, որոշումների կառավարման և դրանց վերաբերյալ զեկուցման գործընթացների ավտոմատացում.

2. Գործակալության կառուցվածքային ստորաբաժանումներում նախագծային փաստաթղթերի պահպանման և կառավարման գործընթացների ավտոմատացում.

3. EDMS-ի փոխազդեցությունը կառավարման այլ ավտոմատացված համակարգերի հետ և համակարգի կողմից մատուցվող ծառայությունների և փաստաթղթերի հրապարակման կառավարում:

4. Տարածքային կառավարման մարմիններում փաստաթղթերի կատարման և Կենտրոնական գրասենյակում հաշվետվությունների ստացման վերջնական վերահսկողության հնարավորությունը: Սա լրացուցիչ մեխանիզմներ կստեղծի Գործակալության տարածքային բաժիններ կատարման ուղարկվող փաստաթղթերի ներկա կարգավիճակի և դրանց վերաբերյալ ստեղծված ցուցումների վերաբերյալ տեղեկատվություն ստանալու համար:

5. Կենտրոնական գրասենյակից EDMS-TU-ի ավտոմատացված մոնիտորինգի հնարավորությունը (վիճակագրական տեղեկատվության հավաքագրում): Ստորադաս կազմակերպությունների EDMS-ում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի քանակական ցուցանիշների վերաբերյալ կառուցվածքային տվյալների առկայությունը. Վիճակագրական հաշվետվություններ ստեղծելու ունակություն:

Եզրակացություն

Տեղեկատվության աճող ծավալները, ինչպիսիք են մուտքային / ելքային / ներքին նամակագրությունը, ֆաքսերը, պայմանագրերը, դիմումները, հրահանգները և աշխատանքային այլ փաստաթղթերը, վաղուց դարձել են բիզնես գործընթացների անբաժանելի մասը և պահանջում են կանոնավոր մշակում և պատվիրում` գեներացում, տեսակավորում, վերլուծություն, համակարգում և հաստատում։

EDMS-ը հեշտացնում է փաստաթղթերի մշակումը, ապահովում է պահպանված տեղեկատվության համապատասխանությունը և զգալիորեն կրճատում է անհրաժեշտ տվյալների որոնման համար պահանջվող ժամանակը:

Օպտիմալ EDMS-ի ընտրությունը պետք է հաշվի առնի լուծվելիք խնդիրները և ձեռնարկության կամ կազմակերպության բնութագրերը: Ներկայումս հնարավոր է իրականացնել ինչպես բարդ EDMS, որն ընդգրկում է գրասենյակային աշխատանքի բոլոր ոլորտները խոշոր կազմակերպություններում և բաշխված հոլդինգների կառույցներում, այնպես էլ ավելի պարզ, ոչ բարդ համակարգեր փոքր և միջին ձեռնարկությունների համար:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հիմնական գործառույթները

- նամակագրության գրանցում և պահպանում, ներառյալ էլեկտրոնային նամակագրությունը և աշխատողների ներքին փաստաթղթերը.

- փաստաթղթերի համակարգման և հաստատման գործընթացների օպտիմալացում.

- փաստաթղթերի հուսալի, գործառնական և երկարաժամկետ արխիվային պահպանման ապահովում՝ փաստաթղթերի ավտոմատ արխիվացման հարմարեցված մեխանիզմով.

- ձևերի և փաստաթղթերի ձևանմուշների միավորում և ստանդարտացում.

- հաճախորդների ցուցակի պահպանում, նրանց հետ փոխգործակցության պատմության հետևում.

- միասնական տեղեկատվական տարածքի ստեղծում և աշխատասենյակում և հեռահար մուտքի ռեժիմում աշխատողների լիարժեք ֆունկցիոնալ աշխատանքի հնարավորության ապահովում.

- Ընդհանուր և անձնական միջոցառումների պլանավորում.

EDMS-ի մեծ առավելությունը ոչ միայն փաստաթղթերը, այլև աշխատակիցների հաղորդակցման գործընթացները էլեկտրոնային ձևի վերածելու հնարավորությունն է, ինչը հնարավորություն է տալիս արագացնել և պարզեցնել հանդիպումների և քննարկումների կազմակերպումը, համապատասխան և ռազմավարական տեղեկատվության փոխանակումը և. աշխատողների գործողությունների համակարգում՝ անկախ գտնվելու վայրից (այլ գրասենյակներ, այլ քաղաքներ):

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման փուլերը.

- EDMS-ի փաստաթղթերի, պահանջների և ֆունկցիոնալության պահպանման գործող կանոնակարգերի ուսումնասիրություն

- գործարկում ծրագրային ապահովման տեղադրմամբ

- համակարգի հետ աշխատելու ուսուցում աշխատող-օգտատերերի համար

- աջակցություն փորձնական շահագործման ընթացքում

EDMS-ի ներդրումը որակապես փոխում է կազմակերպությունում աշխատանքային հոսքի գործընթացը և տալիս է հետևյալ առավելությունները.

- կորպորատիվ տվյալների բազայում վերջնական որոնման արդյունքում անհրաժեշտ փաստաթղթերի որոնման ժամանակի կրճատում.

- աշխատանքի ինտենսիվության նվազեցում և տարբեր գերատեսչությունների միջև փոխգործակցության արդյունավետության բարձրացում.

- տարբեր գերատեսչությունների միջև փոխգործակցության արդյունավետության բարձրացում.

- փաստաթղթերի մշակման գործընթացի կառավարման և վերահսկման համակարգի կատարելագործում.

- կառավարման տեղեկատվության՝ պատվերների, հրահանգների, հանձնարարականների առաքման ժամանակի կրճատում.

- փաստաթղթերի կորստի ռիսկի նվազեցում.

- տրամադրված տեղեկատվության ամբողջականության և համապատասխանության պատճառով արագ որոշումներ կայացնելու հնարավորությունը.

- ընկերության աշխատանքային գործընթացում թղթային փաստաթղթերի քանակի կրճատում` սկանավորելով բոլոր մուտքային և ելքային փաստաթղթերը.

- Փաստաթղթերի պահպանման անվտանգության բարձրացում՝ համակարգ մուտք գործելու լիազորված մուտքի միջոցով՝ հաշվի առնելով մուտքի դերերը և աշխատողի իրավունքները այս տեղեկատվության նկատմամբ:

EDMS-ի օրինակներից մեկն այս փաստաթղթում դիտարկված BOSS-Referent համակարգն է: Ինչպես երևում է ներկայացված օրինակներից, մի շարք հաստատություններ (Դաշնային հարկային ծառայություն, Ռոսնեդվիժիմոստ) այն արդեն իրականացրել են գործնականում և կարողացել են գնահատել փաստաթղթային հոսքի գործնական օպտիմալացման հետ կապված արդյունքները:

Ցուցակգրականություն

1. Բայկովա Ի.Յու. Փաստաթղթերի հոսք և գրասենյակային աշխատանք. ինչպես կազմակերպել աշխատանքը փաստաթղթերի հետ: - M.: Eksmo, 2014. - 483 p.

2. Բարդաև Է.Ա., Կրավչենկո Վ.Բ. Փաստաթղթերի կառավարում. - Մ.: Ակադեմիա, 2012. - 291 էջ.

3. Բասակով Մ.Ի. Գրասենյակային աշխատանք և նամակագրություն հարց ու պատասխանում. Դասագիրք տնտեսական բուհերի և քոլեջների ուսանողների համար - 5-րդ հրատ., Վերանայված. Եվ լրացուցիչ: // Սերիա «Դասագրքեր և ուսումնական ուղեցույց» - Ռոստով n / a: հրատարակչություն «Ֆենիքս», 2013. - 320 p.

4. Բոբիլևա Մ.Պ. Ավտոմատացված համակարգերի կիրառման համատեքստում կազմակերպության աշխատանքային հոսքի վերլուծության հարցեր Փաստաթղթային աշխատանք. - 2012. - No 8. - էջ. 50-56 թթ

5. Բոբիլևա Մ.Պ. Տեղեկատվության կառավարման ճանապարհին (փաստաթղթերի կառավարման ծառայությունների գործունեության գնահատման հարցերը փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացման համատեքստում) // Թղթային աշխատանք. - 2014. - թիվ 2: -ից. 67-69 թթ

6. Բիկովա Տ.Ա., Կուզնեցովա Տ.Վ., Սանկինա Լ.Վ. Կառավարման փաստաթղթային աջակցություն (գրասենյակային աշխատանք). նպաստ. - 2-րդ հրատ. M.: INFRA-M, 2012. - 260 p.

7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Gubskaya E.K. Քարտուղարական գործ. Շարք «Ուսուցման դասընթաց». Ռոստով n / a: Phoenix, 2011. - 270 p.

8. Գրինբերգ, ՀԾ Կառավարման փաստաթղթային աջակցություն [Էլեկտրոնային ռեսուրս]. դասագիրք համալսարանի ուսանողների համար, ովքեր սովորում են «Տնտեսագիտություն» և «Կառավարում», «Ինֆորմատիկա», «Կառավարման փաստաթղթային և փաստաթղթային աջակցություն», «Ավտոմատացում և կառավարում» մասնագիտություններով։ «/ A. S. Grinberg et al. - M.: UNITI-DANA, 2012. - 391 p.

9. Թղթային աշխատանք (Փաստաթղթերի կառավարման կազմակերպում և տեխնոլոգիա); Դասագիրք համալսարանների համար / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. և այլն; Խմբագրությամբ պրոֆ. Թ.Ա. Կուզնեցովա. - M.: UNITI-DANA, 2013. - 359 p.

10. Կազմակերպության գործունեության փաստաթղթային ապահովում. Բարանովսկի Վ.Պ. Ուսուցողական. - Մ.: Հեղինակների և հրատարակիչների ասոցիացիա «Տանդեմ»: Հրատարակչություն Ekmos, 2005. - 276 p.

11. Կառավարման փաստաթղթային ապահովում (գրասենյակային աշխատանք). կարգավորումը / T.A. Bykova և ուրիշներ - 2-րդ հրատ., վերանայված: և լրացուցիչ - M.: NITs Infra-M, 2013. - 304 p.

12. Կուզնեցով Ս.Լ. Ավտոմատացված համակարգերգրանցման և կատարման հսկողություն // Քարտուղարական գործ. - 2011. - թիվ 4: -ից. 48-49 թթ

13. Կուզնեցով Ս.Լ. Ժամանակակից տեխնոլոգիաներկառավարման փաստաթղթային աջակցություն - M.: MPEI; 2012. - 361 էջ.

14. Կուզնեցով, I. N. Գրասենյակային աշխատանք [Էլեկտրոնային ռեսուրս]. Ուսումնական և տեղեկատու ձեռնարկ / I. N. Kuznetsov. - 6-րդ հրատ., վերանայված։ և լրացուցիչ - Մ.: Հրատարակչական և առևտրային կորպորացիա «Դաշկով և Կո», 2013. - 520 էջ.

15. Կունյաև, Ն. Ն. Գաղտնի գրասենյակային աշխատանք և էլեկտրոնային փաստաթղթերի անվտանգ կառավարում [Էլեկտրոնային ռեսուրս]. դասագիրք / Ն. Ն. Կունյաև, Ա. Ս. Դեմուշկին, Ա. Գ. Ֆաբրիչնով; ընդհանուրի տակ խմբ. Ն.Ն.Կունյաևա. - Մ.: Լոգոս, 2011. - 452 էջ.

16. Էլեկտրոնային կառավարում. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում. Տերմիններ և սահմանումներ. Դասագիրք / S.Yu. Կաբաշով. - M.: NITs INFRA-M, 2013. - 320 p.

17. Ստրաստենկո Վ.Վ. STC IRM. Ինչու՞ է ձեզ անհրաժեշտ բիզնեսի ավտոմատացում: - Մուտքի ռեժիմ՝ http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի ակնարկ. - Մուտքի ռեժիմ՝ http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում - Փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր: - Մուտքի ռեժիմ՝ http://www.IT.ru/

20. Ձեռնարկությունների կառավարման ավտոմատացված համակարգեր. - Մուտքի ռեժիմ՝ http://www.cmdsoft.ru/

21. Էլեկտրոնային ռեսուրս՝ Համակարգչային տեխնոլոգիաների կենտրոն՝ N-System էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ։ - Մուտքի ռեժիմ՝ http://www.cland.ru/

Հյուրընկալվել է Allbest.ru կայքում

Նմանատիպ փաստաթղթեր

Ծրագրային համակարգերբիզնեսի ավտոմատացում. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի ներդրման արդյունավետության գնահատում. Գրասենյակային աշխատանքի ծառայության վերլուծություն ZAO Tekhnoliga-ում: EDMS «BOSS-Referent»-ի հիման վրա փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգի ստեղծում:

կուրսային աշխատանք, ավելացվել է 04.03.2015թ


Էությունը և spivvіdnoshnja հասկանալ «ռեֆերենտ», «քարտուղար-ռեֆերենտ» և «kerіvnik օգնական»: Մեկ այլ ռեֆերենտի օգնականի որակավորում: Նորմատիվ փաստաթղթեր Ուկրաինայում ռեֆերենտի մասնագիտության համար. Կորդոնի հետևում գտնվող ռեֆերենտի գործունեությունը կարգավորող փաստաթղթեր.

կուրսային աշխատանք, ավելացվել է 22.03.2015թ


Վերլուծություն ժամանակակից համակարգերգրասենյակային ավտոմատացում կազմակերպությունում և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում, դրանց դասակարգման առանձնահատկությունները. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացման խնդիրներ. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման առավելությունները.

կուրսային աշխատանք, ավելացվել է 15.01.2013թ


Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման էությունն ու նշանակությունը, դրա ազդեցությունը ձեռնարկության կառավարման գործընթացում արդյունավետության բարձրացման վրա: Փաստաթղթերի մշակման զուգահեռ կամ հաջորդական սխեմայի որոշում. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ծրագրերի դասակարգում.

կուրսային աշխատանք, ավելացվել է 22.04.2014թ


Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հիմնական հասկացություններն ու սկզբունքները, դրա իրականացման առավելությունները. Դյուրակիր փաստաթղթի ձևաչափ (PDF) որպես շարժական, հարթակից անկախ, շարժական էլեկտրոնային փաստաթղթի ձևաչափ: Էլեկտրոնային թվային ստորագրությունՆպատակը և կիրառումը:

շնորհանդես, ավելացվել է 31.01.2016թ


Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հասկացություններ և սահմանումներ (տեքստում դաշնային օրենքներ): Փոքր ձեռնարկությունների կարիքը էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգում (EDMS). EDMS գործառույթների դասակարգումը, դրա հիմնական պահանջները. Փաստաթղթերի բնութագրերը և մանրամասները:

շնորհանդես, ավելացվել է 21.03.2015թ


Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման գործիքների ներդրման խնդիրների դասակարգում. ավելորդ գիտություն, շրջակա միջավայրի դիմադրություն և հակադարձ ճարտարագիտություն, հարմարեցում, թերնախագծում: Աշխատակիցների և ղեկավարության պահպանողականություն. Տալ էլեկտրոնային փաստաթուղթիրավաբանական ուժ։

վերացական, ավելացվել է 17.05.2011թ


Տեխնիկական առանձնահատկություններձեռնարկությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման առանձնահատկությունը, ժամկետը և բարդությունը: EDMS-ի ներդրման հետ կապված կադրերի մոտիվացիայից և վերապատրաստումից բխող հոգեբանական բնույթի խնդիրների վերլուծություն:

կուրսային աշխատանք, ավելացվել է 12.04.2014թ


Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման էությունը և տեսակները. դրա կազմակերպման սկզբունքները։ Վարչական և տեղեկանք փաստաթղթերի կատարման կանոններ. Արխիվային ֆոնդի հայեցակարգը և բնույթը. Կազմակերպությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կանոնակարգում.

կուրսային աշխատանք, ավելացվել է 16.10.2014թ


Տեղեկատվության կառավարման ենթահամակարգի բնութագրերը. Կազմակերպության կարգավորող փաստաթղթերի հայեցակարգը և տիպաբանությունը: Փաստաթղթերի հոսքի ուսումնասիրություն «Խոշոր պանելային բնակարանաշինության գործարան» ձեռնարկությունում: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման «Դելո» ներդրման ուղիները.

BOSS-Referent կառավարման փաստաթղթերի համակարգը ծրագրային փաթեթ է, որը թույլ է տալիս կազմակերպություններին ստեղծել արդյունավետ համակարգերէլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման և գրասենյակային ավտոմատացման կառավարում և դրանով իսկ ապահովել կառավարման կառույցների արդյունավետության զգալի աճ: Մասնավորապես, կազմակերպությունում նման համակարգերի ստեղծումը թույլ է տալիս.

Բարելավել որոշումների կայացման արագությունը և որակը

Ուժեղացնել կատարողականի կարգապահության վերահսկողությունը

Բարձրացնել կազմակերպության կառավարելիությունը

Բարձրացնել առանձին աշխատողների, աշխատանքային խմբերի և ամբողջ կազմակերպության արտադրողականությունը:

BOSS-Referent համակարգը ունի մեծ թիվիրականացվում է և նախատեսված է սեփականության տարբեր չափերի և ձևերի ձեռնարկությունների համար.

• Խոշոր առևտրային ձեռնարկություններ և հոլդինգներ
• Դաշնային իշխանություններ
• Տարածաշրջանային կառավարման մարմիններ և այլ պետական ​​ձեռնարկություններ
• Տարածքային բաշխված ձեռնարկություններ
• Բարդ կազմակերպչական կառուցվածք ունեցող ընկերություններ
• Մեծ ծավալի թղթաբանություն ունեցող ընկերություններ
• Փոքր, արագ զարգացող ընկերություններ.

BOSS-Referent համակարգի ֆունկցիոնալությունը կարող է օգտագործվել ինչպես ղեկավարների, այնպես էլ ստորաբաժանումների ղեկավարների, ՏՏ մասնագետների, գործավարների, ղեկավարների, քարտուղարների և ձեռնարկությունների այլ աշխատակիցների կողմից՝ ավտոմատացված բիզնես գործընթացների լայն շրջանակի շնորհիվ.

• Աշխատեք կազմակերպության ներքին փաստաթղթերի հետ
• Մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մշակում
• Արտաքին կոնտակտների կառավարում
• Կազմակերպչական պայմանագրերի հետ աշխատելը
• Լրատվական ալիքների և կոնֆերանսների կազմակերպում
• Կազմակերպության գրացուցակի վարում էլեկտրոնային ձևով
• Աջակցություն կազմակերպության բիզնես օբյեկտների ինժեներական աջակցությանը
• Միջոցառումների կազմակերպում և պլանավորում։

Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգը, որը կառուցված է BOSS-Referent կառավարման փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հիման վրա, կարող է պայմանականորեն ներկայացվել որպես մի քանի շերտերի համակցություն:

• Սարքավորումներ՝ սերվերներ, հաճախորդի աշխատանքային կայաններ, տեղական ցանցեր, մոդեմներ, տպիչներ, սկաներներ, աղբյուրներ անխափան սնուցման աղբյուրև այլ տեխնիկական միջոցներ։
• Օպերացիոն համակարգ՝ ցանցային օպերացիոն համակարգ Windows համակարգ, Linux, ուրիշներ և տրանսպորտային արձանագրություններ, որոնք միավորում են բոլոր սարքավորումները մեկ համալիրի մեջ:
• Lotus Notes/Domino-ն կիրառական ծրագրային հարթակ է, որը հավելում է ցանցի միջոցով օպերացիոն համակարգև ներառյալ փաստաթղթերի պահպանման միջոցները, տվյալների կրկնօրինակումը (համաժամացման), ամբողջական տեքստի որոնումը, էլ. փոստը և այլ կարևոր մեխանիզմներ:
• BOSS-Referent - կիրառական փոխկապակցված ծրագրային մոդուլներ, որոնք աշխատում են Lotus Notes/Domino միջավայրում և աջակցում են կառավարման բիզնես գործընթացներին և մասամբ՝ ֆունկցիոնալ աշխատանքային հոսքին:
• Կազմակերպչական և կարգավորող աջակցություն. կանոնակարգեր, աշխատանքային կանոններ, հրահանգներ օգտվողների և համակարգի ադմինիստրատորների համար և այլն:

BOSS-Referent-ը ներառում է փոխկապակցված ենթահամակարգերի մի շարք, որոնք նախատեսված են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ և գրասենյակային ավտոմատացում ստեղծելու համար.

• Համակարգային բառարաններ
  • Կազմակերպության գրացուցակ
  • Բառարաններ
  • Արտաքին ուղղություններ
• Համակարգային ծառայություններ
  • Համակարգում
  • Պատվերներ
  • Անջատիչ
  • Կաղապարներ
  • Գրանցող
  • Կաբինետ
  • Որոնման համակարգ
  • Բուֆեր
  • Էլեկտրոնային պատկերների պահպանում
  • Արձանագրություն
• Ֆունկցիոնալ ենթահամակարգեր
  • գրասենյակ
  • Փաստաթղթերը
  • Գրասենյակային նշումներ
  • Արտաքին շփումներ
  • Պայմանագրի վերահսկողություն
  • Ինժեներական աջակցություն
  • Համաժողովներ
  • նորություններ

Համակարգի լավ մշակված ճարտարապետությունը, որը հիմնված է բացության և մոդուլյարության վրա, մեծ ներդրում ունի BOSS-Referent-ի իրականացման հարմարության և արագության մեջ:
Մոդուլյարությունը տրամադրվում է «Switch» մասնագիտացված տվյալների բազայի կողմից, որը ծառայում է որպես ամբողջ SDOU BOSS-Referent-ի «Կառավարման կենտրոն»: Այս անկախ, ֆունկցիոնալ ամբողջական մոդուլը պարունակում է տեղեկատվություն ընթացիկ համակարգի կոնֆիգուրացիայի և տվյալների բազաների միջև փոխգործակցության կազմակերպման համար անհրաժեշտ ծրագրի կոդի մասին: Բոլոր տվյալների բազաները տեղադրման ընթացքում ավտոմատ կերպով գրանցվում են անջատիչում:
Երկրորդ կարևոր գործառույթը, որն իրականացվում է DB Switch-ի կողմից, օգտատերերի աշխատանքային կայանների կազմաձևումն է: Կազմաձևը հասկացվում է որպես համակարգի տվյալների բազաների մի շարք, որոնք գրանցված են առանձին անջատիչում և պահանջվում են ընկերության տարբեր ստորաբաժանումների օգտատերերի աշխատանքի համար: Մի քանի կոնֆիգուրացիաներով EDMS-ի տեղակայումը թույլ է տալիս յուրաքանչյուր աշխատակցին աշխատել միայն սեփական տվյալների բազաների հետ: Օգտագործելով անջատիչը՝ դուք կարող եք ստեղծել անսահմանափակ թվով տարբեր բարդության կոնֆիգուրացիաներ՝ ամբողջությամբ կրկնելով ձեռնարկությունում առկա աշխատանքային հոսքի սխեման: Անջատիչը արագորեն միացնում է ցանկացած լրացուցիչ մոդուլ համակարգին, ինչպես նաև նավարկում է տվյալների շտեմարաններով:
BOSS-Referent-ը բաց է մշակողների համար: Ցանկացած տվյալների բազա BOSS-Referent կարող է փոփոխվել հաճախորդի մշակողների կողմից: Բացի այդ, ինքնուրույն մշակված տվյալների բազան կարող է ավելացվել SDOU BOSS-Referent-ին՝ որոշակի կանոնների և համաձայնագրերի համաձայն:
Համակարգում կարող են ստեղծվել նոր տվյալների բազաներ, ձևեր, դիտումներ, գործակալներ, դիզայնի տարրեր՝ օգտագործելով Lotus Domino Designer-ի մշակման ստանդարտ գործիքները: Բացի ներկառուցված զարգացման գործիքներից, IT Co.-ն հաճախորդին տրամադրում է մշակողների հատուկ գործիքակազմ, որը թույլ է տալիս արագ ստեղծել սեփական հիմքերըտվյալները և ինտեգրել դրանք BOSS-Referent-ի հետ՝ չխախտելով համակարգի ամբողջականությունը, ինչպես նաև փոխելով դրա տեղեկատվական միջավայրի որևէ մոդուլ:

2.56.1 տարբերակի բոլոր փոփոխությունների մասին ավելին կարող եք կարդալ այստեղ:

3 «Գրասենյակ» ֆունկցիոնալ մոդուլ Մուտքային և ելքային նամակագրության հետ աշխատանքի ամբողջական ցիկլ. Փաստաթղթերի քարտերի ձևանմուշների օգտագործում Գրագրության գրանցում Փաստաթղթերի քննարկման ուղարկում, որոշումների կայացում Ծանոթության թերթիկների ձևավորում Փաստաթղթի բնօրինակի թղթի գտնվելու վայրի մոնիտորինգ Փաստաթղթի կատարում, ծանոթացում, ուղարկում. «Ֆայլեր ուղարկել» Փաստաթղթերի սկանավորում և փաստաթղթերի մշակում, որոնք ստացվում են ֆաքսի սերվերի միջոցով և դրանցից. Ելից փաստաթղթերի համարների ամրագրում Աշխատանքային հոսքի կենտրոնացված, ապակենտրոնացված և խառը ձևերի աջակցություն

4 Մուտքային փաստաթղթի AC-ի ստեղծում, փաստաթղթային քարտից ստեղծեք նոր կոնտրագենտ, ստուգեք փաստաթուղթը վերագրանցման համար, նշեք գրանցման գրանցամատյանը այս տեսակի փաստաթղթի համար, նշեք ժամկետը և մուտքային որոշումը 1) տպեք կպչուն կամ քարտ շտրիխ կոդով 2) կցել փաստաթղթի սկանավորված պատկերը (սովորական կամ սկանավորել շտրիխ կոդով)

5 Գրանցման աջակցության համալիր գրանցման համարները. Ստեղծեք համարակալման ձևանմուշներ բոլոր տեսակի փաստաթղթերի համար: Մեկ հաշվիչի համար բազմաթիվ ձևաչափեր օգտագործելու ունակություն: Փաստաթղթի վրա փակցվում է գրանցման կնիքը, համարը և շտրիխ կոդը: Հնարավոր է օգտագործել պարզեցված RK - արշավախումբ:

6 Վերանայում Փաստաթղթի վերանայման հնարավորությունը մի քանի աշխատակիցների կողմից: Մուտքային փաստաթղթերի համար ստանդարտ երթուղիներ օգտագործելու ունակություն: Բանաձևերի նախագծեր ստեղծելու և լուծման ձևանմուշներ օգտագործելու ունակությունը փաստաթուղթը հսկողության տակ է դնում՝ նշելով հսկողության տեսակը, ընտրեք վերահսկիչ կամ վերահսկիչ միավոր, ավելացրեք լուծման կետ ձեռքով կամ ձևանմուշի տեսքով / փոխեք նախկինում ստեղծված որոշման նախագիծը:

Որոշման 7 կետ Նշվում է պատասխանատու կատարողն ու համակատարները, սուբյեկտը, ժամկետը, վերահսկող անձը: Բանաձեւի հսկիչ կետերի համար ստեղծվում են հրահանգներ, ոչ հսկիչ կետերի համար՝ փաստաթուղթն ուղարկվում է վերանայման։ ամրագրել բնօրինակի փոխանցումը, ստեղծել պատվեր պարբերական հսկողությամբ

8 Պատվերներ Կատարողը ծանուցում է ստանում կատարման հանձնարարական ստանալու մասին: Պատվերի հեղինակը և վերահսկիչը կարող են. կարգավորել վերջնաժամկետը փոխել կատարողները չեղարկել հրահանգները Հեղինակը, վերահսկիչը, կատարողները ծանուցումներ են ստանում ժամկետների խախտման մասին:

9 Պատվերների կատարում Հրաման կատարողը կարող է. համահեղինակ կամ երեխայի պատվեր Հավելվածի տեղադրում Հղում նախկինում պատրաստված փաստաթղթին Պարզապես կատարման հանձնարարականի կատարման հաշվետվության վերաբերյալ մեկնաբանություն տեղադրելը

10 Կատարման հսկողություն Պատվերի հեղինակը և վերահսկիչը կարող են հաստատել պատվերը կամ վերադարձնել այն վերանայման: Կատարման կարգապահության վերահսկում. կատարողականի կարգապահության հաշվետվություններ (ReportsMan հաշվետվությունների գեներատոր): հրամանը կատարվում է, պատվերը ժամկետանց է, հրամանը կատարվում է, վերահսկիչը կարող է հաստատել պատվերը անմիջապես փաստաթղթային քարտում

12 Ելքայինի պատրաստում 1. Լրացրեք քարտի դաշտերը, պահանջվող դաշտերը նշված են պատկերակով, որոշ դաշտեր կարող են լրացվել լռելյայնորեն, արժեքը մուտքագրվում է անմիջապես դաշտում:

13 Ելիցի պատրաստում 2.Փաստաթուղթը տեղադրեք, մուտքագրեք տեքստը «Բովանդակություն» դաշտում, ավելացնել կցորդ տեղական սկավառակից տվյալների բազայից Կաղապարներ սկաներից Կցորդը կարող է նախապես կցվել քարտի ձևանմուշին: Հավելվածի չափը կարող է սահմանափակվել համակարգի ադմինիստրատորի կողմից:

15 Ելքի պատրաստում 3. Ստեղծեք երթուղի՝ փոխելով գոյություն ունեցող երթուղին Երթուղին կարող է սահմանվել՝ 1) «կոշտ»՝ դուք չեք կարող փոխել հաստատողներին և հաստատման կարգը 2) «ճկուն»՝ կարող եք ջնջել և ավելացնել հաստատողներ 3) դուք կարող եք ավելացնել նորերը, բայց չեք կարող ջնջել լռելյայնները: Պարամետրերը կազմաձևված են յուրաքանչյուր բանակցային փուլի համար:

21 Փաստաթղթի հաստատում Լրացուցիչ հաստատում և պատվիրակում Ավելացնել. հաստատում – լրացուցիչ հաստատման մասնաճյուղ: Փաստաթղթում փակցվում է հիմնական համակարգողի վիզան՝ անկախ լրացուցիչի որոշումներից։ համակարգողներ։ Պատվիրակություն - փաստաթղթում ամրացված է այն աշխատողի վիզան, որին հանձնվել է հաստատումը:

28 «Քաղաքացիների բողոքարկումներ» մոդուլ Բանավոր և գրավոր բողոքների քննարկման ամբողջական ցիկլ. արտաքին կազմակերպություններ

30 Բողոքարկման հեղինակներ Աշխատանք բողոքարկման հեղինակների հետ. «Ռուսական հասցեների դասակարգիչ» (KLADR) ուղեցույցը միացնելու ունակություն. սոցիալական կարգավիճակը, արտոնյալ կազմ և այլն։ EDMS BOSS-Referent-ը անցել է FSTEC սերտիֆիկացում, որն անհրաժեշտ է սերտիֆիկացման համար անձնական տվյալների պաշտպանության դասի առումով 2-4 մակարդակներում:

31 Աջակցություն որոշումների կայացման գործընթացներին Որոշումների ընդունման գործընթացում մշակվող փաստաթղթերի տեսակները. Որոշումների կայացման գործընթացի փաստաթղթային բաղադրիչը ավտոմատացված է BOSS-Referent համակարգում: Դիմում ORD ծառայության հուշագրի համար Պայմանագրի ելքային փաստաթղթի նախագիծ Որոշումների կայացման մոդուլում բիզնես գործընթացներն իրականացվում են որոշումների ընդունման ստանդարտ գործընթացների միջոցով:

32 «Որոշումների կայացում» ֆունկցիոնալ մոդուլ Տվյալների բազայում Իրականացվում է որոշումների կայացում. Փաստաթղթերի շարժման երթուղու ձևավորում Փոփոխելով երթուղին «թռիչքում» Փաստաթղթերի շարժի վերահսկում Փաստաթղթերի գրանցում (ներառյալ ավտոմատ գրանցումը) Պայմանագրերի, երաշխիքների և նախագծերի համարների ամրագրում. ելքային փաստաթղթեր , ծանոթացում և փոստային առաքում Փաստաթղթերի համար հրահանգների ձևավորում և դրանց կատարման վերահսկում 37 Ծանուցման ծառայություն Օգտագործողը տեղեկացվում է համակարգի բոլոր իրադարձությունների, ինչպես նաև համակարգում կատարվող գործողությունների մասին՝ ստացված ծանուցումների միջոցով։ Ծանուցումները բաժանվում են. Առաջադրանքներ Տեղեկատվական հաղորդագրություններ Կաբինետի տվյալների բազայում (ցուցադրվում է Օրացույցի սկզբնական էջում) դեպի Lotus Notes փոստարկղ կամ այլ փոստային համակարգ։

• BOSS-Ռեֆերենտ- ECM դասի համակարգ՝ հիմնված IBM Lotus հարթակի վրա
• ԲՈՍՍ-Ռեֆերենտ 2010թ- ECM դասի համակարգ՝ հիմնված Microsoft SharePoint Server 2010-ի վրա
• BOSS Referent 4J- էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման և գրասենյակային ավտոմատացման համակարգ՝ հիմնված JBOSS հարթակի վրա
• BOSS-Referent.bpm. ֆինանսական աշխատանքի հոսք- ֆինանսական փաստաթղթերի կենտրոնացված մշակման և պահպանման համակարգ

Աշխատակիցների թիվը Կայք

www.boss-referent.ru

Ընկերություն BOSS-Ռեֆերենտ – Ռուսական ընկերություն, զբաղվում է կորպորատիվ տեղեկատվական կառավարման համակարգերի մշակմամբ՝ գրասենյակային ավտոմատացման համակարգեր և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում, ECM համակարգեր։

ընկերության պատմությունը

BOSS-Referent-ը հիմնադրվել է 2008 թվականին՝ որպես խոշոր համակարգային ինտեգրատոր IT Co.-ի դուստր ձեռնարկություն: IBM Lotus հարթակում 1996 թվականին ստեղծված BOSS-Referent համակարգը վերջնական տեսքի բերելու և վաճառելու իրավունքները փոխանցվել են դուստր ընկերությանը։ Մինչ այս ապրանքի հեղինակային իրավունքի տերը Aplana ընկերությունն էր, որը նույնպես մտնում է ՏՏ ընկերությունների խմբի մեջ։ 2010 թվականին BOSS-Referent ապրանքանիշի ներքո ներկայացվեցին ևս մի քանի ECM համակարգեր: IBM FileNet հարթակում BOSS-Referent.bpm համակարգը. ֆինանսական կառավարումև այլ արտադրողների հարթակներում՝ BOSS-Referent 2010 Microsoft SharePoint հարթակում և BOSS-Referent 4J JBOSS հարթակում:

Ընկերության պրոֆիլը

Ներկայումս ընկերությունը պատասխանատու է BOSS-Referent ապրանքանիշի ներքո ապրանքների արտադրության, զարգացման և շուկայավարման առաջմղման, լուծումների գործընկերների և օգտագործողների աջակցության համար: Համակարգի բաշխումն ու ներդրումն իրականացնում են ընկերության գործընկերները։

Ծրագրային արտադրանք BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm. ֆինանսական կառավարում

Լրացուցիչ մոդուլներ AWP-գլուխ, iReferent

Ծրագրային արտադրանք

BOSS-Ռեֆերենտ

ECM դասի համակարգ, որը նախատեսված է ընկերության ներքին փաստաթղթերի հոսքը ավտոմատացնելու և կորպորատիվ բովանդակության կառավարման համակարգեր ստեղծելու համար: Ստեղծվել է փաստաթղթերի վրա հիմնված IBM Lotus-ի հարթակում:

Լուծվող առաջադրանքներ.

• աշխատել պայմանագրերով
• ղեկավարների պատվերների կատարման վերահսկողություն
• աշխատել հավելվածների հետ
• ծրագրի աշխատանքի ընթացքը և թիմային աշխատանքը
• աշխատել քաղաքացիների դիմումների հետ
• էլեկտրոնային փաստաթղթերի արխիվային պահպանում
• ինտեգրում հանրային ծառայությունների մասին տեղեկատվության պորտալների հետ

BOSS- Ռեֆերենտը բավական է բարձր մակարդակֆունկցիոնալություն փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բոլոր ոլորտներում, մասշտաբայնություն և աշխատանքի կայունություն: Միաժամանակ իրականացումն արագ է, իսկ ինտերֆեյսը թույլ է տալիս աշխատակիցներին արագ ներգրավվել աշխատանքի մեջ։ Համակարգը կենտրոնացած է խոշոր կազմակերպությունների վրա և ունի մեծ հնարավորություններ՝ հարմարվելու ընկերության կարիքներին։ Աշխարհագրորեն բաշխված ընկերություններում EDMS կառուցելիս բոլոր մասնակիցները ստանում են լիարժեք գործող համակարգ: Լիցենզավորման սխեման պարզ է և թափանցիկ:

ԲՈՍՍ-Ռեֆերենտ 2010թ

ECM դասի համակարգ, որը մշակվել է Microsoft SharePoint Server 2010 պլատֆորմի հիման վրա: Այն դիրքավորվում է որպես օգտագործողների փոխգործակցության նոր մակարդակի համակարգ: Այս համակարգում առաջնահերթությունը տրվում է ունիվերսալ հաճախորդ օգտագործող օգտվողների բոլոր կատեգորիաների համար դրա հետ աշխատելու հարմարավետությանը:

BOSS-Referent 2010-ն աջակցում է փաստաթղթերի և չկառուցված տեղեկատվության հետ կոլեկտիվ աշխատանքի հնարավորությանը, տեղեկատվության հոսքերի վերահսկմանը, ներառյալ Enterprise 2.0 տեխնոլոգիաների կիրառմամբ ստեղծվողները: Հաճախորդի մասը կարող է ինտեգրվել այլ կորպորատիվ հավելվածների հետ: Միևնույն ժամանակ, նրանց տվյալների հասանելիությունն ապահովվում է մեկ ինտերֆեյսի միջոցով:

Լուծվող առաջադրանքներ.

• մեծ քանակությամբ տեղեկատվության մշակում հարմար ձևաչափով
• հրահանգների կատարման նկատմամբ վերահսկողության ապահովում
• արդյունավետ թիմային աշխատանքի հնարավորություն (վեբ 2.0 տեխնոլոգիաներ, շարժունակություն)
• փաստաթղթերի և թեմաների շուրջ քննարկումների և զրույցների կազմակերպում

BOSS Referent 4J

Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ, որը նախատեսված է գրասենյակի աշխատանքը ավտոմատացնելու և կատարողականի կարգապահությունը վերահսկելու համար: Դրա մշակման ընթացքում հնարավորինս հաշվի են առնվել EDMS-ի գործունակության նկատմամբ իշխանությունների պահանջները: BOSS-Referent 4J-ը ստեղծվել է JBoss անվճար ծրագրային ապահովման հարթակում RedHat-ի կողմից:

Սա ռուսական շուկայում այն ​​սակավաթիվ համակարգերից է, որը ստեղծվել է բաց կոդով հարթակում և գալիս է բաց կոդով: Համակարգի DBMS-ն ունի նաև բաց կոդ: Սա կարող է կարևոր լինել այն կազմակերպությունների համար, որոնք ունեն անվտանգության մեծ մտահոգություններ: ներքին տեղեկատվությունև արտահոսքի կանխարգելում:

Համակարգը վեբ հավելված է: Աշխատանքն իրականացվում է Explorer կամ FireFox վեբ բրաուզերների միջոցով:

Լուծվող առաջադրանքներ.

• հսկողություն պատվերների կատարման նկատմամբ
• աշխատել պայմանագրերով
• աշխատել կարգավորող փաստաթղթերի հետ
• EDMS-ի ինտեգրումը միջգերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգին
• աշխատել քաղաքացիների դիմումների հետ
• այնպիսի ինտեգրված տեղեկատվական համակարգի հիմքի ստեղծում, ինչպիսին է «էլեկտրոնային կառավարումը».

BOSS-Referent.bpm՝ ֆինանսական կառավարում

Ֆինանսական փաստաթղթերի կենտրոնացված մշակման և պահպանման համակարգ: Այն մշակվել է IBM Corporation-ի FileNet հարթակում։ Լուծում է կենտրոնացված հաշվառման աշխատանքների ավտոմատացման և պարզեցման խնդիրները.

Լուծվող առաջադրանքներ.

• ֆինանսական փաստաթղթերի առաքում հեռավոր ստորաբաժանումներից կենտրոնական հաշվապահական հաշվառման բաժին
• ֆինանսական փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատճենների միասնական կենտրոնացված արխիվ
• աշխատակիցների մուտքը ֆինանսական փաստաթղթեր տարբեր հաշվապահական համակարգերից

Գործառույթները:

• Առաջնային ֆինանսական փաստաթղթերի մուտքագրում
• Փաստաթղթերի մշակում կենտրոնական հաշվապահական հաշվառման բաժնում
• Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահեստում տեղադրում
• Տվյալների համաժամացում հաշվապահական համակարգերի հետ
• Տվյալների տեղափոխում EDMS
• Ամբողջական տեքստի որոնում

Շուկայի դիրքը

Համաձայն DSS Consulting-ի ուսումնասիրության՝ BOSS-Referent-ը EDMS-ը մշակող առաջատար հինգ ընկերություններից մեկն է: Ըստ ընդհանուր թիվընոր նախագծերի իրականացումներն ու դինամիկան 5-րդ տեղում. 3-րդ տեղում աշխատատեղերի քանակով. Ըստ աշխատատեղերի աճի դինամիկայի 2-րդ տեղում.

BOSS-Referent-ի կողմից վաճառված լիցենզիաների մեծ մասը վերաբերում է Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության (FTS) և MTS-ի, ինչպես նաև Պետական ​​գրանցման, կադաստրի և քարտեզագրության դաշնային ծառայության ընթացիկ նախագծերին (Rosreestr): BOSS-Referent համակարգը պատկանում է հարթակների վրա հավելյալ համակարգերի դասին: Ըստ DSS-ի՝ արդեն մի քանի տարի այս դասում առաջին տեղն է զբաղեցնում BOSS-Referent համակարգը։

BOSS-Referent-ի հիմնական հաճախորդներն են դաշնային և տարածաշրջանային իշխանությունները, պետական ​​ձեռնարկությունները, վառելիքաէներգետիկ համալիրի և քիմիական արդյունաբերության ընկերությունները:

Համակարգի հիմնական օգտվողները

• Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայություն
• NK Rosneft
• Բաշնեֆտ
• ՖոսԱգրո
• «Գազպրոմնեֆտ».
• Պետական ​​գրանցման, կադաստրի և քարտեզագրության դաշնային ծառայություն (Rosreestr)
• Բնական ռեսուրսների վերահսկողության դաշնային ծառայություն (Ռոսպրիրոդնադզոր)
• Վորոնեժի շրջանի կառավարություն
• Պսկովի շրջանի վարչակազմ
• Պետական ​​և քաղաքային ծառայությունների մատուցման բազմաֆունկցիոնալ կենտրոն (MBU «MFC»), Վոլգոգրադ

Գործընկերային ցանց

BOSS-Referent գրասենյակը գտնվում է Մոսկվայում։ Ընկերությունը մասնաճյուղային կառուցվածք չունի։ BOSS-Ռեֆերենտ գործընկերները ներկա են Ռուսաստանի գրեթե բոլոր մարզերում, ինչպես նաև Ուկրաինայում և Ղազախստանում:

Արտադրանքի քննադատություն

Հիմնական քննադատությունն ընկնում է ընկերության ամենահին արտադրանքի՝ BOSS-Referent for Lotus-ի վրա:

Թերությունների թվում կարելի է նշել անցանց աշխատանքի բացակայությունը և մի փոքր հնացած ինտերֆեյսը: Օգտատերերի կողմից կա կողմնակալ վերաբերմունք հարթակի նկատմամբ։ Փաստաթղթերի մուտքի իրավունքի չափազանց անհարմար կառավարում անձնակազմի նորմալ շրջանառության, խմբակային մուտքի իրավունքի բացակայության պայմաններում։ Ծրագրային ապահովման նոր տարբերակների թողարկման հետ կապված խնդիրներ, վատ երաշխիքային աջակցություն:

Գտեք այլ համակարգերում բացասական արձագանքձախողվեց. Թերեւս դա պայմանավորված է նրանով, որ դրանք վերջերս են ներկայացվել։

Հղումներ

• «BOSS-Referent»-ն օգնում է բարելավել կապի համակարգը
• Նոր քաղաքականություն «BOSS-Referent»-ի համար, BYTE No. 9 (278), 29 մայիսի, 2007 թ.
• Ծախսերի օպտիմալացում EDMS-ի համար. կապալառուները գիտեն, թե ինչպես խնայել

Boss-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը ստեղծվել է 1996 թվականին և մինչ օրս առաջատար դիրք է զբաղեցնում ECM դասի հավելվածների ռուսական շուկայում: EDMS BOSS-Referent-ը ավտոմատացնում է ընկերության փաստաթղթերի հոսքը և օպտիմիզացնում գրասենյակային աշխատանքը: Այս համակարգը հարմար է պետական ​​մարմինների և մասնավոր մարմինների աշխատանքի հոսքի ավտոմատացման համար խոշոր ընկերություններ, հոլդինգներ, միջին ձեռնարկություններ։

BOSS-Referent-ի հիման վրա էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն աշխատում է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային դաշնային ծառայությունում (ավելի քան 130 հազար օգտվող), ՄՏՍ-ում համակարգին միացված է ավելի քան 25 հազար աշխատակից:

BOSS-Referent EDMS-ի օգտագործումը կառավարման գործընթացում հանգեցնում է կորպորատիվ փաստաթղթերի շարժի օպտիմալացմանը, կազմակերպության ղեկավարության կողմից որոշումների կայացման արագացմանը և կառավարման որակի բարելավմանը, գործադիր կարգապահության բարելավմանը և անձնակազմի աշխատանքի արդյունավետությունը. Boss-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը մարվում է 6 ամսից մինչև 2 տարի ժամկետով:

BOSS-Referent ծրագիրը օգնում է կազմակերպել փաստաթղթերի հոսքը որակի կառավարման համակարգի չափանիշներին համապատասխան և հուսալի օգնական է կառավարչական խնդիրների լուծման գործում:

Համակարգի օգտագործումը.

• թույլ է տալիս առավելագույնս հրաժարվել թղթի աշխատանքային հոսքից.
• օգնում է օպտիմալացնել աշխատանքը պայմանագրերի, հավելվածների հետ.
• կազմակերպում է արդյունավետ կառավարումնախագծեր;
• բարելավում է ղեկավարության կողմից առաջադրանքների և հրահանգների կատարման նկատմամբ վերահսկողությունը:

Պետական ​​և կառավարական կառույցներում BOSS-Referent էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը ներդնելիս հիմք է ստեղծվում «էլեկտրոնային կառավարման» տիպով արտաքին օգտատերերի հետ տեղեկատվության փոխանակման և հանրային ծառայությունների պորտալների աշխատանքը կազմակերպելու համար։ BOSS-Referent ծրագրային արտադրանքը ապահովում է գործունեության թափանցիկությունը և բարելավում է պետության կողմից մատուցվող ծառայությունների որակը: Համակարգը հնարավորություն է տալիս կրճատել պետական ​​մարմինների պահպանմանն ուղղված բյուջետային ծախսերը, բարձրացնել կառավարման արտադրողականությունը և արդյունավետությունը, ինչպես նաև ավելի լավ վերահսկել գործադիր կարգապահությունը: Մասնավոր կազմակերպություններում համակարգի ստեղծումը մեծացնում է կառավարման որոշումների արդյունավետությունը, անձնակազմի արտադրողականությունը՝ նվազեցնելով փաստաթղթի մշակման և անհրաժեշտ տեղեկատվության որոնման ժամանակը:

SED BOSS-Referent-ը ունի մի շարք անհերքելի առավելություններ, այսինքն:

Ընկերությունում փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգի ստեղծումը ներառում է անհրաժեշտ քանակությամբ լիցենզիաների ձեռքբերում, համակարգի ստեղծման և ներդրման աշխատանքներ, անձնակազմի վերապատրաստում, համակարգի աջակցության և սպասարկման կազմակերպում: BOSS-Referent գործընկերները լիցենզիաներ են վաճառում վերջնական օգտագործողներին: Անհրաժեշտ է ձեռք բերել լիցենզիաներ BOSS-Referent ծրագրի և լիցենզիաներ IBM Lotus Notes/Domino պլատֆորմի համար՝ համաձայն համակարգի օգտատերերի քանակի:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման արդյունքում կազմակերպությունը հնարավորություն է ստանում կարգի բերել փաստաթղթերի հոսքը, կրճատել փաստաթղթերի մշակման ժամանակը և բարելավել փաստաթղթերի կատարման վերահսկողությունը: Ընկերության ղեկավարության կողմից որոշումների կայացման արդյունավետությունը մեծանում է անհրաժեշտ տեղեկատվության արագ որոնման շնորհիվ։ Մրցակցության ժամանակ կարևոր ասպեկտ է տեղեկատվության անվտանգությունը, որը BOSS-Referent EDMS-ն ամբողջությամբ տրամադրում է: Մեկ տեղեկատվական տարածքի ստեղծումը բարելավում է իշխանությունների միջև փոխգործակցությունը, պետական ​​կառույցների գործունեությունը դարձնում ավելի թափանցիկ։