Wie werden Reisetickets gebucht? Benötigen Sie ein IP-Journal für die Ausstellung von Frachtbriefen?

Verkehrsprotokoll Frachtbriefe- ein Standardformular, das bei Unternehmen verwendet wird, die Fahrzeuge in ihrer Bilanz haben. In dem Artikel analysieren wir, ob das Journal pflegepflichtig ist, wie man das Dokument richtig ausfüllt und wer für die Pflege verantwortlich ist.

Warum brauchen Sie ein Frachtbriefregister?

Nach der geltenden Gesetzgebung alle Unternehmen Wirtschaftstätigkeit, auf deren Bilanz sich Fahrzeuge befinden, sind verpflichtet, anhand der Einträge in den Frachtbriefen Aufzeichnungen über den Kraftstoffverbrauch zu führen. Diese Verpflichtung wird sowohl Organisationen als auch Unternehmen übertragen und Einzelpersonen in Form von IP registriert.

Um den Arbeitsablauf bei der Erstellung und Bearbeitung von Frachtbriefen zu systematisieren, wird ein spezielles Dokument verwendet – das Journal zur Registrierung der Frachtbriefbewegungen. Es dient dazu, den Zeitpunkt der Übermittlung von Frachtbriefen an den Disponenten und deren anschließende Übermittlung an die Buchhaltung zur Abschreibung der Kraftstoffkosten zu steuern.

Ist es notwendig, ein Frachtbriefregister zu führen?

Seit der Einführung des Journals im Jahr 1997 ist das Dokument für Organisationen und Unternehmen verbindlich, unabhängig von Eigentümern und Organisations- und Rechtsstruktur. Das Unternehmen, in dessen Bilanz Fahrzeuge aufgeführt waren, musste unbedingt ein Register über den Transport von Frachtbriefen führen.

Im Jahr 2013 traten Gesetzesänderungen in Kraft, nach denen die Pflicht zur Führung des Journals für Organisationen und Unternehmer abgeschafft wurde. Somit wird die Entscheidung über die Notwendigkeit, das Journal bei der Abrechnung der Frachtbriefbewegungen zu verwenden, ab dem angegebenen Zeitraum von jeder Geschäftseinheit individuell und auf der Grundlage des Produktionsbedarfs getroffen.

Nach aktueller Praxis verwendet das Journal derzeit Großunternehmen, sowie Fahrzeuge und Logistikunternehmen die über einen großen Fuhrpark verfügen.

Die Form des Journals zur Abrechnung der Frachtbriefbewegungen

Das Logbuch für den Transport von Frachtbriefen (Formular Nr. 8) wird auf einem einheitlichen Formular ausgefüllt, das durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation Nr. 78 vom 28. November 1997 genehmigt wurde. Im Gegensatz zum Frachtbriefformular, das aufgrund gesetzgeberischer Neuerungen in letzten Jahren Obwohl einige Änderungen vorgenommen wurden, ist das Formular Nr. 8 des Journals zur Registrierung des Frachtbriefverkehrs seit der Einführung des Dokuments im Jahr 1997 unverändert geblieben.

Von 1997 bis 2013 füllten Unternehmen und Organisationen das Dokument ausschließlich nach dem genehmigten Formular aus. Seit 2013 (also seit der Abschaffung der Pflichten zur Führung des Journals) hat das Formular Nr. 8 beratenden Charakter. Mit anderen Worten: Unternehmen haben das Recht, das Formular zu ändern, neue Spalten hinzuzufügen und unnötige auszuschließen, basierend auf den Besonderheiten der Aktivitäten einer bestimmten Organisation.

Wenn das Unternehmen entscheidet, dass die Führung eines Journals erforderlich ist, muss dieser Umstand zusammen mit der gewählten Form des Dokuments (Standard oder modifiziert) in den Rechnungslegungsgrundsätzen festgehalten werden.

Verantwortlich für die Pflege des Journals

In den geltenden Rechtsakten ist die Verpflichtung zur Führung eines Registers über den Transport von Frachtbriefen für eine bestimmte Position (Abteilung usw.) nicht festgelegt. Somit haben Unternehmen das Recht, selbstständig einen Mitarbeiter auszuwählen, der für die Pflege des Journals verantwortlich ist. In der Regel ist ein solcher Mitarbeiter der Disponent der Transportabteilung, der Frachtbriefe von Fahrern entgegennimmt und diese an einen Buchhalter weiterleitet, um die Kraftstoffkosten nach festgelegten Standards abzuschreiben.

Der Verantwortliche für die Führung des Journals über die Bewegung von Frachtbriefen muss in den Rechnungslegungsgrundsätzen erfasst werden. Im Allgemeinen gibt das Dokument die Position des Mitarbeiters an, dessen Aufgabe das Ausfüllen des Journals ist.

Wie man richtig Tagebuch führt

Derzeit stellt die Gesetzgebung keine klaren Anforderungen an die Führung des Journals und daher liegt das Verfahren zur Ausstellung eines Dokuments im Ermessen des Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einen Aktionsalgorithmus zum Erstellen und Ausfüllen des Journals, der unter Berücksichtigung allgemeiner regulatorischer Empfehlungen erstellt wurde:

Schritt 1. Auswahl der Form des Journals

An Vorbereitungsphase Das Unternehmen entscheidet über die Form, nach der das Journal zur Registrierung des Frachtbriefverkehrs erstellt wird. Das Unternehmen hat das Recht:

• verwenden einheitliche Form Nr. 8, genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 78 vom 28. November 1997;
• das Formular Nr. 8 wurde geändert, durch neue Spalten ergänzt und unnötige Stellen gestrichen;
• absolut entwickeln neue Form Dokument entsprechend den Besonderheiten des internen Dokumentenflusses des Unternehmens.

Schritt 2. Wahl der verantwortlichen Person

Bevor mit der Genehmigung der Form des Dokuments fortgefahren wird, sollte die Unternehmensleitung einen Mitarbeiter auswählen, der das Journal ausfüllt. Dies kann ein Mitarbeiter sein, dessen Tätigkeiten in direktem Zusammenhang mit der Erstellung von Frachtbriefen stehen (Disponent oder Leiter der Transportabteilung, einer der Fahrer etc.), und ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung (Geschäftsführer, Archivar etc.).

Schritt 3. Berücksichtigung der Reihenfolge der Ausfüllung des Journals in den Rechnungslegungsgrundsätzen

Nach Auswahl der Journalform und Zustimmung der für die Führung verantwortlichen Person werden diese Informationen in der Rechnungslegungsrichtlinie oder in einem anderen Dokument widergespiegelt, das den internen Dokumentenfluss des Unternehmens regelt (z. B. das Verfahren zur Aufrechterhaltung des internen Dokumentenflusses). ). Daten zum Verfahren zur Führung des Journals werden in einem separaten Abschnitt wiedergegeben, der folgende Informationen enthält:

• Datum des Beginns der Nutzung des Journals (z. B. muss das Journal ab dem 01.01.2018 fertiggestellt sein);
• genehmigte Form des Journals (kann als Anhang zum Verfahren oder zur Rechnungslegungsrichtlinie herausgegeben werden);
• die für die Pflege der Zeitschrift verantwortliche Person (Position, Struktureinheit);
• Merkmale der Zusammenstellung des Journals (das Dokument wird für 1 Jahr, ein halbes Jahr, ein Quartal, einen Monat usw. erstellt);
• das Verfahren zum Ausfüllen des Journals (die Frist für die Übermittlung von Frachtbriefen vom Fahrer an den Disponenten, vom Disponenten an den Buchhalter).

Schritt 4. Verwendung des Tagebuchs

Nach Inkrafttreten der Rechnungslegungsgrundsätze sollte das Journal in der genehmigten Weise geführt werden:

1. Der verantwortliche Mitarbeiter (z. B. der Disponent der Transportabteilung) beginnt mit der Pflege des Journals, nämlich unterschreibt es (gibt den Zeitraum und das Datum des Beginns der Pflege an) und nummeriert die Seiten.
2. Die Fahrer füllen täglich (wöchentlich) Frachtbriefe aus und übermitteln diese anschließend an den Disponenten, der wiederum die Zustellung der Dokumente an das Journal festlegt. Bei der Übergabe des Frachtbriefs an den Disponenten trägt der Fahrer seine Unterschrift und das aktuelle Datum in das Journal ein.
3. Nachdem der Disponent die Frachtbriefe von den Fahrern erhalten hat, leitet er diese an die Buchhaltung weiter. Die Tatsache der Übermittlung jedes Dokuments wird durch die Unterschrift des Buchhalters und Disponenten unter Angabe des aktuellen Datums festgehalten.
4. Nachdem der Buchhalter Frachtbriefe vom Dispatcher entgegengenommen hat, spiegelt er die Kosten für die Abschreibung von Kraftstoff gemäß den festgelegten Standards wider.

Die Übermittlung der Frachtbriefe an den Disponenten und anschließend an die Buchhaltung erfolgt gemäß den in der Buchhaltungsrichtlinie genehmigten Fristen. Beispielsweise sind Fahrer der Magnat LLC verpflichtet, Frachtbriefe eine Woche im Voraus spätestens am nächsten Montag auszuhändigen. Gleichzeitig besteht die Pflicht des Dispatchers darin, Daten in das Journal einzutragen und Frachtbriefe für den Berichtsmonat spätestens am 5. Tag des Folgemonats an die Buchhaltung zu übermitteln.

Schritt 5. Heften und Aufbewahren des Journals

Am Ende des Journals wird das Dokument geheftet und zur Aufbewahrung ins Archiv übertragen. Die Aufbewahrungsfrist der Zeitschrift beträgt in der Regel 5 Jahre.

Probefüllung

Betrachten Sie ein Beispiel. Gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen von Flagman LLC übermitteln Fahrer des Fahrzeugs Frachtbriefe der vergangenen Woche spätestens am Montag an den Disponenten der Transportabteilung nächste Woche. Der Disponent versendet Frachtbriefe für den Zeitraum vom 1. bis 15. Tag des Berichtsmonats bis zum 20. Tag des Berichtsmonats. Frachtbriefe werden im Journal of Movement of Waybills widergespiegelt.

Frachtbrief		Treiber		Garagennummer des Fahrzeugs	Der Fahrer erhielt ein P/Blatt	Der Disponent erhielt vom Fahrer ein P/Blatt und Unterlagen	Der Buchhalter erhielt vom Disponenten ein Formular
№	Datum der Ausstellung	Vollständiger Name	Tab. NEIN.
14-71	04.06.18	Kulikov S.D.	1233	104	Kulikow 04.06.18	Starova 07.06.18	Bulkin
13-22	04.06.18	Shimanov D.L.	4014	99	Shimanov 04.06.18	Starova 06.06.18	Bulkin
18-33	04.06.18	Skuratov S.V.	3088	86	Skuratow 04.06.18	Starova 11.06.18	Bulkin

Das Reiseprotokoll-Formular können Sie hier herunterladen ⇒ .

Ist es möglich, ein Register über den Transport von Frachtbriefen in elektronischer Form zu führen?

Gemäß der geltenden Gesetzgebung behält sich die Organisation das Recht vor, die Zeitschrift zu behalten im elektronischen Format. In diesem Fall ähnlich allgemeine Ordnung, das Unternehmen benötigt in den Rechnungslegungsgrundsätzen:

• die Form des Journals;
• Verantwortliche;
• wie man das Dokument vervollständigt.

Eigentümer von Kraftverkehrsunternehmen stellen häufig die Frage zum Frachtbriefregister: Ist es notwendig, es im Jahr 2019 zu führen? In welcher Form soll es sein und wo ist es besser, ein Muster des Frachtbriefregisters kostenlos herunterzuladen. Die Eigentümer wissen, dass jedes Unternehmen, das Autos hat oder LKWs müssen ihre Bewegung erfassen. Daher wird häufig nach einem Musterbuch für die Registrierung von Frachtbriefen gefragt. Im Folgenden gehen wir ausführlich auf die Organisation der Buchhaltung und die korrekte Erfassung des Verkehrs mit der Möglichkeit ein, ein kostenloses Frachtbriefregister für 2019 herunterzuladen.

Warum brauchen wir ein Register für die Ausstellung von Frachtbriefen an Fahrer?

Denn der Steuerzahler darf einen Teil davon abschreiben Produktionskosten, benötigen Organisationen eine Dokumentation, die die Kosten für die Bewegung und die Ausgaben von Vermögenswerten bestätigt. Im Transportsektor ist ein Frachtbrief eines dieser Hauptdokumente. Alle Informationen, die sich auf die Reiseroute, den Fahrer, das verwendete Fahrzeug, die Beförderung von Gütern oder Personen beziehen, müssen ein Reiseregister für das Jahr 2019 und die Vorjahre enthalten. Basierend auf den Regeln Bundesgesetz vom 08.11.2007 Nr. 259-FZ „Charta Straßentransport Dieses Dokument bzw. diese Zeitschrift ist für alle Fahrzeugbesitzer obligatorisch. Darüber hinaus sollten Frachtbriefe in einem separaten Journal erfasst werden.

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefregisters

Schritt eins. Titelblatt

Laden Sie ein Beispiel für ein Reiseticket-Registrierungsjournal 2019 herunter. Titelseite.

Beim Befüllen Titelblatt des Buchhaltungsjournals werden der Name und die Eigentumsform der Organisation, die Form des OKPO sowie der Monat und das Jahr (Zeitraum) der Journalführung unbedingt angegeben. Sie müssen nicht ausdrucken.

Ein Beispiel für das Ausfüllen der Titelseite einer Zeitschrift

Schritt 2. Hauptteil

Konkret wurde zur Berücksichtigung der Frachtbriefbewegung das Formular Nr. 8 (Code gemäß OKUD 0345008) entwickelt, das die notwendigen Daten vereinheitlichen soll. Es wurde durch das Dekret Nr. 78 des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 28. November 1997 genehmigt. Das Rechnungslegungsgesetz Nr. 402 vom 6. Dezember 2011 besagt jedoch, dass die Verwendung des Formulars Nr. 8 nicht obligatorisch ist . Die Organisation hat das Recht, selbstständig ein Musterbuch für die Abrechnung von Frachtbriefen zu erstellen, sofern darin alle erforderlichen Informationen enthalten sind.

Laden Sie das Frachtbriefbewegungsregister, Formular 8, herunter

Die Tabelle sollte Folgendes enthalten:

• Nummer und Datum der Ausstellung des Frachtbriefes;
• Daten über den Fahrer, seine Personalnummer;
• Garagennummer des Fahrzeugs (normalerweise wird sie vergeben in öffentliche Einrichtungen und private Unternehmen nicht, daher ist es akzeptabel, diese Spalte leer zu lassen).

Das Ziel und weitere Informationen werden in die Spalte Notiz geschrieben.

Diese zwingenden Angaben müssen enthalten sein, auch wenn die Organisation selbstständig festgelegt hat, wie der Frachtbrief und das Logbuch aussehen sollen.

Das Frachtbriefverzeichnis Formular 8 (2019) können Sie in unserem Artikel herunterladen. Ein Beispiel für das Ausfüllen tabellarischer Daten.

Schritt 3. Fertigstellung des Entwurfs

Eingaben im Formular werden von drei Mitarbeitern gleichzeitig bestätigt:

• Treiber;
• derjenige, der die Informationen eingegeben hat (z. B. der Disponent);
• sowie der Buchhalter, der das Dokument erhalten hat.

Musterjournal für die Ausstellung von Reisetickets 2019. Ausfüllen des Tickets:

Häufigkeit der Wartung

Das obige Musterjournal für die Ausstellung von Frachtbriefen für 2019 wurde monatlich und jedes Mal auf einer neuen Seite erstellt. Aber Organisationen und Einzelunternehmer können auch anders vorgehen: Geben Sie die Zeiträume an, für die Aufzeichnungen aufbewahrt werden, und füllen Sie diese aus, ohne Leerzeilen zu hinterlassen.

Der Gesetzgeber erlaubt es Fahrern, Reisedokumente für bis zu 1 Monat auszustellen. Wird das Fahrzeug in dieser Zeit nicht von einem, sondern von zwei Fahrern genutzt, ist es zulässig, jedem Mitarbeiter einen eigenen „Gutschein“ für die Fortbewegung auszustellen.

In diesem Fall werden alle beim Buchhalter eingegangenen Unterlagen nach ihrer Rückgabe in das Abrechnungsformular eingetragen. Beim Ausfüllen des Registers Großer Teil Die Informationen werden die gleichen sein, aber es ist nicht beängstigend.

Wo kann ich kaufen

Zur Steuerung der Bewegung von Fahrzeugen stehen fertige Bücher zum Verkauf zur Verfügung. Die Seiten einer solchen Zeitschrift müssen nummeriert sein.

Am Ende muss es von mindestens zwei verantwortlichen Mitarbeitern unterzeichnet werden:

• derjenige, der ihn führte;
• Direktor oder Buchhalter.

Die gleichen Anforderungen gelten für das gedruckte Register. Das Journal zur Ausstellung von Frachtbriefen können Sie unter dem Link in unserem Artikel kostenlos herunterladen. Wenn es einen Monat lang läuft, muss es am Ende des Zeitraums nummeriert, geschnürt und unterschrieben werden.

Haltbarkeit

Das Gesetz legt nicht fest, wie lange ein solches Register aufbewahrt werden muss, unabhängig davon, ob es ausgedruckt oder in einem Geschäft gekauft wird. Auf der Grundlage der Frachtbriefe und ihrer Bewegung werden das Gehalt der Fahrer, die Steuer und die Produktionskostenbasis gebildet. Solche Primärdokumente, deren Informationen im Register erfasst werden, werden in der Organisation mindestens 5 Jahre lang gespeichert. Es ist offensichtlich, dass die Registrierung selbst für den gleichen Betrag gespeichert werden sollte.

Vor der Vernichtung ist unbedingt darauf zu achten, dass der letzte Buchhaltungsbeleg noch nicht abgelaufen ist. Andernfalls können Sie ggf. das Vorliegen und die Aufrechterhaltung der Kontrolle nicht bestätigen. Das kostenlose Reisetagebuch für den nächsten Zeitraum können Sie auf unserer Website herunterladen.

„Zeitschrift zur Registrierung des Frachtbriefverkehrs“ – eine spezielle Form des Ausfüllens von Unterlagen durch Unternehmen, die im Rahmen der Gesetzgebung durch Beschluss genehmigt wird Landesausschuss Statistiken der Russischen Föderation von 1997. Dieses Formular ist relevant und anwendbar, wenn in der Bilanz der Organisation Fahrzeuge vorhanden sind und Frachtbriefe ausgestellt werden. Mit diesem Formular können Sie eine detaillierte analytische Aufzeichnung der dem Fahrer ausgestellten Dokumente führen. Außerdem enthält das Frachtbriefregister ein Feld, in dem das Datum der Annahme des Blattes durch den Buchhalter vermerkt ist. Dies ist sehr praktisch für die Einrichtung von Arbeitsabläufen, Sie können sofort herausfinden, welcher der Mitarbeiter gegen die vereinbarten Regeln zur Bereitstellung von Dokumenten verstößt.

Das Dokument kann in verschiedenen Formaten gespeichert und aufgezeichnet werden, insbesondere in gedruckter und elektronischer Form, was zum Speichern, Buchen und Systematisieren von Informationen geeignet ist. Dieses Dokument enthält Daten zu allen ausgestellten Blättern, unabhängig von der Art des Formulars. Dokumente unterliegen einer fortlaufenden Art der Nummerierung. Es stellt sich heraus, dass Sie regelmäßig ein konsolidiertes Journal führen müssen, da es nicht richtig ist, es rückwirkend zu erstellen.

Dokumentinhalt

Tatsächlich enthält das Papier mehrere Details und Merkmale, physisch ist es das Cover und Teil des Tabellenwerts. Auf dem Cover sind der Name des Unternehmens und der Zeitraum vermerkt, für den dieses Magazin produziert wurde. Innerhalb des Tabellenelements gibt es mehrere wichtige Werte.

• nummerierter Wert (er ist für jedes Dokument individuell);
• das Datum wird beim Ausfüllen und Ausstellen vermerkt;
• Angaben zum Fahrer und zur Personalnummer;
• Autonummer (Garagenwert);
• Unterschrift des Mitarbeiters für den Erhalt des Dokuments;
• Unterschrift des Dispositionsbeamten zur Annahme des Papiers vom zuständigen Beamten für das Führen des Fahrzeugs;
• die Unterschrift des Buchhalters und eine Angabe des Zeitraums (Datum), in dem der Frachtbrief und die Dokumente des Fahrers angenommen wurden;
• eine aktuelle Notiz der Person, die dieses Formular verwaltet.

Der Hinweis soll die verfügbaren Informationen in anderen Spalten entschlüsseln, damit jeder interessierte Benutzer der Berichterstattung die in der Tabelle enthaltenen Informationen verstehen kann.

Das Frachtbriefregister-Formular 8, das auf der Website heruntergeladen werden kann, muss direkt von einem Mitarbeiter des Unternehmens ausgefüllt werden, der hierfür eine besondere Befugnis hat. Erfolgt die Ausstellung eines Dokuments durch ein Drittunternehmen aufgrund eines Vertragsverhältnisses, so ist ein Spezialist eines Drittunternehmens, mit dem ein Vertrag abgeschlossen wurde, dessen Gegenstand Dienstleistungen dieser Art sind, kann ausgefüllt werden. Alle Nuancen sind im Vertragsverhältnis mit diesem Unternehmen festgelegt, sodass später keine unnötigen Fragen entstehen, wer wann dieses oder jenes Formular ausfüllt und wie die Bezahlung der Leistungen erfolgt. Das Frachtbrief-Buchhaltungsprotokoll enthält ein Muster zum Ausfüllen eines speziellen Formulars. Ein normaler Mitarbeiter, der noch nie zuvor mit einem solchen Formular in Berührung gekommen ist, kann es falsch ausfüllen, was unweigerlich zu Geldstrafen seitens der Aufsichtsbehörden führt.

Der Gütertransport ist eine ganze Branche. Sie wurde besonders zu einer solchen in moderne Welt. Fast jede Organisation besitzt ein Fahrzeug.

Dabei geht es nicht nur um Transportunternehmen, deren Aufgabe es ist, Waren auszuliefern. Dies sind Kurierunternehmen und Unternehmen, die Lebensmittel herstellen/verkaufen. Haushaltschemikalien Usw.

Darüber hinaus verfügt jede Organisation über mindestens einen Pkw.

Abrechnung und Kontrolle des Kraftstoffverbrauchs und des Verwendungszwecks von Autos

Um Aufzeichnungen über den Kraftstoffverbrauch zu führen und den Kilometerstand (Kilometerstand) des Fahrzeugs festzulegen, wird ein Frachtbrief in den Workflow eingegeben. Es enthält alle für diese Steuerung notwendigen Daten. Seine Form ist genehmigt.

Die Hauptunterschiede bei der Art der Gutscheine bestehen darin, für welche Transportart sie ausgestellt werden: Fracht oder Passagier. Für Personenkraftwagen Dieses Dokument hat eine vereinfachte Form. Dies liegt daran, dass der Gütertransport durch LKWs mit Anhänger erfolgen kann. Informationen zu Anhängern sind ebenfalls in der Genehmigung angegeben.

Darüber hinaus ist bei schweren Fahrzeugen immer der endgültige Bestimmungsort (Entladeort) bekannt. Es passt beim Auschecken.

Im Gegensatz zu ihnen ändern und ergänzen Pkw die Route oft zeitnah (während der Fahrtzeit). Daher werden Bewegungsdaten eingegeben, während Sie sich (tatsächlich) bewegen. Das bedeutet, dass die Gesamtfahrleistung nicht im Voraus ermittelt werden kann. Daher ist es unmöglich vorherzusagen, wie hoch der Kraftstoffverbrauch pro Tag sein wird.

Die letzte Regel gilt auch für Lkw. Und obwohl Sie den Kilometerstand auf der Karte (Navigator, GPS) berechnen können, kann er geändert (erhöht) werden. Dies kann an unvorhergesehenen Hindernissen auf dem Weg liegen.

Solche Hindernisse können sein: Reparatur und Bau Männer bei der Arbeit, Verkehrsunfälle, Blockierung der Fahrtrichtung durch Verkehrskontrolleure usw.

Dies bedeutet, dass auch der Kraftstoffverbrauch höher sein kann als geplant.

Sämtliche Daten der Frachtbriefe werden zur Bearbeitung an die Buchhaltung übermittelt. Um die Buchhaltungsarbeit nicht mit Papieren zu überladen, wird ein Frachtbriefregister in die Büroarbeit eingeführt. Dieses Buch ist auch für die Registrierung aller Ausfahrten (Einfahrten) von Fahrzeugen aus dem Gebiet (in das Gebiet) des Unternehmens erforderlich. Dadurch wird eine unbefugte (unangemessene) Nutzung des Transportmittels vermieden.

Logdaten

In diesem Buch sind freie Einträge möglich. Dennoch gibt es notwendige obligatorische Erwähnungen.

Nämlich:

1. Seriennummer;
2. Eindeutige Ticketnummer;
3. Datum der Ausstellung;
4. Nummer der staatlichen Zulassung eines Autos;
5. Kennzeichen des Anhängers (falls vorhanden);
6. Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Unternehmen;
7. Zeitpunkt der Rückkehr in das Gebiet des Autodepots.

Darüber hinaus können Sie die eingangs genannten Daten eingeben. Auf diese Weise können Sie nur eine Zeitschrift an Buchhalter übertragen und nicht einen Stapel Gutscheine.

Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung der notwendigen Journalspalten haben, können Sie sich an unsere Spezialisten wenden oder die Links zu Mustern nutzen.

Nachfolgend finden Sie ein Standardformular und ein Muster des Frachtbrief-Registrierungsjournals, von dem eine Version kostenlos heruntergeladen werden kann.

Das Frachtbriefjournal ist Primärdokument und seine Haltbarkeit beträgt mindestens 5 Jahre. Protokollbeispiel Kommen wir zu Dokumenten und Beispielen. Um zu beginnen, können Sie das Formular des Journals für den Transport von Frachtbriefen Nr. 8 herunterladen. Der Algorithmus zum Ausfüllen des Journals ist einfach und läuft auf Folgendes hinaus: Informationen zu allen von der Organisation ausgestellten Frachtbriefen werden in das Register eingetragen für die Ausstellung von Frachtbriefen. Ausnahmen gibt es in diesem Fall nicht. Das Journal ist fortlaufend nummeriert und wird in chronologischer Reihenfolge geführt. Nachdem das Magazin vollständig gefüllt ist, wird es vom Kopf geheftet, versiegelt und signiert. Führung in elektronischer Form Die Führung eines Protokolls über den Transport von Frachtbriefen in elektronischer Form ist gesetzlich nicht verboten. Sie können ein Tagebuch elektronisch in jeder bequemen Form führen: in Excel, 1C, einem Cloud-Programm usw.

Online-Journal für einen Buchhalter

Gesetz vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ in der Kunst. 9. Aktionsalgorithmus:

• falsche Angaben mit einer Zeile durchstreichen;
• neben der Korrektur erfolgt der Eintrag „Korrigiert“;
• eine Beschriftung mit den korrekten Daten ist angegeben;
• das Datum der Korrekturmaßnahmen muss notiert werden;
• Jede Korrektur muss durch die handschriftliche Unterschrift des zuständigen Beamten bestätigt werden.

Selbst entwickeltes Formular Wenn ein Unternehmen selbst entwickelte Dokumentenvorlagen für die Abrechnung von Kraft- und Schmierstoffen verwendet, müssen diese Formulare in zwei lokalen Gesetzen der Organisation widergespiegelt werden:

• Rechnungslegungsgrundsätze;
• Anordnung zur Genehmigung des Primärformulars.

In der Anordnung zur Genehmigung des Musters des Frachtbriefs oder des Belegregisters sind Angaben zur Organisation, zur Nummer des Dokuments und zum Datum seiner Erstellung anzugeben.

Wie wird der Frachtbrief registriert?

Journal der Frachtbriefe, Musterausfüllung Das Journalformular wurde durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 28. November 1997 Nr. 78 genehmigt, ist jedoch weiterhin gültig und enthält obligatorische Angaben, die für die Buchhaltung und Steuerkontrolle erforderlich sind zur weiteren Berechnung Löhne Fahrer. Zu den Pflichtinformationen gehören:

• Angaben zur Nummer und zum Ausstellungsdatum des Frachtbriefes;
• Daten über den Fahrer, seine Personalnummer;
• Garagennummer des Fahrzeugs (wird normalerweise von staatlichen Stellen vergeben, private Unternehmen nicht, daher ist es möglich, die entsprechende Spalte leer zu lassen).

Eingaben im Formular werden von drei Mitarbeitern gleichzeitig bestätigt:

• der Fahrer selbst;
• derjenige, der die Informationen eingegeben hat (z. B. der Disponent);
• sowie der Buchhalter, der das Dokument erhalten hat.

Terminvereinbarung und Ausfüllen des Frachtbriefregisters im Formular 8

Aufmerksamkeit

Dazu wird im Frachtbrief vermerkt, dass ein bestimmtes Auto einem Mitarbeiter gehört. Die Form des Journals Nr. 8 ist einheitlich, Zeilen oder Blöcke können daraus nicht gelöscht werden. Unternehmen dürfen die Liste der im Dokument angegebenen Indikatoren erweitern.

Wichtig

Durch die Einführung der elektronischen Registrierung von Formularen ist es möglich, das System zur Kontrolle der Frachtbriefbewegungen zu optimieren. Die Automatisierung des Verfahrens reduziert den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Arbeit mit Dokumenten und minimiert das Risiko von Informationslecks. Stellen Sie die Funktionsfähigkeit sicher elektronisches Dokumentenmanagement Im Transportabrechnungssegment ist dies mit Hilfe spezialisierter Programme oder Outsourcing-Dienstleistungen möglich.

Übrigens könnten die Behörden an der Richtigkeit und Vollständigkeit des Ausfüllens von Frachtbriefen und der Organisation der Kontrolle über deren Bewegung interessiert sein. Finanzamt, Vertreter Arbeitsinspektion und Verkehrspolizisten.

Ausfüllen des Reiseprotokolls

Die Info

Vollständiger Name des Fahrers, auf dessen Namen der Voucher ausgestellt wird;

• Kfz-Kennzeichen;
• die Unterschrift des Fahrers, der das ausgefüllte Formular des Frachtbriefs erhalten hat.

Erfolgte eine Rückgabe des Gutscheins, erfolgt ein entsprechender Eintrag im Protokoll. Der Rücksendetermin muss angegeben und durch die Unterschrift des zuständigen Disponenten bestätigt werden. Formular 8 muss die Unterschriften der folgenden Beamten enthalten:

• ein Fahrer, der den Erhalt eines Frachtbriefs bestätigt;
• ein Disponent oder ein anderer autorisierter Mitarbeiter, der am Ende der Schicht Genehmigungen von den Fahrern erhält;
• ein Buchhalter, der mit seiner Unterschrift die Richtigkeit des Ausfüllens des Dokuments und die Tatsache seiner Annahme zur Buchhaltung bestätigen muss.

Formular 8 oder Ihre eigene Magazinvorlage können von Mitarbeitern des Unternehmens gedruckt und geheftet oder bei einer Druckerei bestellt werden.

Frachtbriefregister: Formular 8

Für Situationen mit Geschäftsreisenden ist die Fähigkeit zur Berücksichtigung die Hauptanforderung der Regulierungsbehörden an die Ausstellung eines Frachtbriefs Arbeitszeit und die Kraftstoffkosten objektiv widerspiegeln. ERINNERN! Die Tachostände sind vor der Abfahrt bei Schichtbeginn und nach Arbeitsende in die Frachtbriefe einzutragen. Die Werte für das Tagesende und für den Morgen des nächsten Tages müssen übereinstimmen.


Je nach verwendeter Belegform kann ein Buchhalter Kraft- und Schmierstoffe nach dem tatsächlichen Kraftstoffverbrauch oder nach festgelegten Standards abschreiben. Frachtbriefe berechtigen den Fahrer zum Betrieb eines bestimmten Fahrzeugs Fahrzeug während der Geschäftszeiten. Das Formular gibt die geplante Bewegungsroute, den verbleibenden Kraftstoff und die Tachodaten an.
Darüber hinaus geben sie Informationen über die Besonderheiten der Arbeitstätigkeit sowie den Zeitpunkt des Beginns und Endes des Arbeitstages ein. BEACHTEN SIE! Bei der Verwendung von Kraft- und Schmierstoffen in den Instrumenten werden keine Frachtbriefe ausgefüllt.

Regeln zum Ausfüllen des Frachtbriefregisters


Die Eingabe der Informationen erfolgt unter Wahrung der Chronologie des Papierkrams. Das Logbuch zeichnet sich durch eine fortlaufende Nummerierung aus. Das Buch muss genäht und durch die Unterschrift des Unternehmensleiters beglaubigt sein. Die Unterschrift wird durch das Siegel der Organisation unterstützt. Dies ist notwendig, um die Sicherheit des Dokuments zu gewährleisten und Versuche zu verhindern, einzelne Blätter des Buches zu zerstören.
Der Leiter der Einrichtung ernennt auf Anordnung eine Person, die für die Führung des Journals verantwortlich ist.

Wie erfolgt das Ausfüllen des Frachtbriefregisters?

Das Verbot, Gutscheinprotokolle in elektronischer Form aufzubewahren Rechtsrahmen nicht vorgesehen. Unternehmen haben das Recht, selbstständig zu entscheiden, wie sie ihre Buchhaltung organisieren:

• füllen Papierversion Zeitschrift;
• Tabellen in Excel pflegen;
• beschränkt sich auf das Ausfüllen des Formulars im 1C-Programm.

Die Hauptanforderung ist die Einhaltung der Form des Dokuments, das Vorhandensein erforderliche Angaben und die Möglichkeit, die ausgefüllten Seiten des Formulars schnell auszudrucken. Grundlegende Dokumentationsmaßnahmen zur Überwachung der Kraftstoffverbrauchsraten und der Gültigkeit von Kraftstoffabschreibungen werden mit der obligatorischen Ausstellung von Frachtbriefen und deren Registrierungsprotokoll Formular Nr. 8 umgesetzt.

Die Formulare wurden vom Staatlichen Statistikausschuss mit der Verordnung Nr. 78 vom 28. November 1997 genehmigt. Die Regeln zum Ausfüllen von Dokumenten sind in der Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152 festgelegt.

Frachtbriefjournal in elektronischer Form

Das Verfahren zum Ausfüllen des Verkehrsregisters, zur Registrierung und Ausstellung von Frachtbriefen Das Bewegungsregister, zur Registrierung und zur Ausstellung von Frachtbriefen besteht aus 2 Teilen:

1. Das Titelblatt, auf dem der Name der Organisation oder des einzelnen Unternehmers steht, der OKPO-Code sowie der Zeitraum, für den das Journal ausgefüllt wird.
2. Der tabellarische Teil, der Folgendes angibt:

• die Nummer des Frachtbriefs und das Ausstellungsdatum;
• Fahrerdaten und Personalnummer;
• Garagennummer des Autos;
• Unterschriften der für die Führung des Tagebuchs verantwortlichen Personen:
• • Fahrer - nach Erhalt eines Frachtbriefs;
  • Dispatcher (Mitarbeiter, der seine Aufgaben wahrnimmt) – nach Erhalt der Dokumente vom Fahrer;
  • Buchhalter - bei der Prüfung und Annahme des Frachtbriefs für die Buchhaltung.

Bei Bedarf wird auch eine Notiz gemacht.

Laden Sie das Frachtbriefregister in elektronischer Form herunter

Trotz Standardform Zeitschrift erlaubt die Gesetzgebung die Entwicklung und Pflege einer eigenen Zeitschrift und die Hinzufügung neuer Elemente, die die Organisation für notwendig hält, jedoch unter der Bedingung, dass die im genehmigten Formular angegebenen Elemente unbedingt angegeben werden müssen. Dies muss berücksichtigt werden, um die Regeln für die Abwicklung von Abrechnungen zwischen Unternehmen und Kunden einzuhalten sowie die Arbeit des Fahrers und der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu kontrollieren. Das Führen eines Journals ist für große Unternehmen von großem Vorteil, da diese Informationen nach der Einreichung einer Meldung beim Finanzamt die Steuerzahlungen der Organisation erheblich reduzieren können.
Wenn das Journal mit mehreren festgestellten Fehlern falsch ausgefüllt ist, werden alle Kosten für Kraft- und Schmierstoffe bei einer Prüfung durch das Finanzamt für ungültig erklärt.

Ist es möglich, ein Frachtbriefverzeichnis in elektronischer Form zu führen?

Auf der Rückseite muss es versiegelt und vom Leiter und Hauptbuchhalter unterzeichnet werden. In den entsprechenden Spalten sind die Namen und Positionen der für die Pflege und Gestaltung der Zeitschrift verantwortlichen Personen sowie deren Unterschriften aufgeführt. Der tabellarische Teil besteht aus 9 Spalten:

1. Ordnungsnummer des Frachtbriefs.
2. Datum der Ausstellung.
3. Persönliche Daten des Fahrers.
4. Personal Nummer.
5. Garagennummer und Automarke des Fahrers.
6. Unterschrift des Fahrers über den Erhalt des Blattes.
7. Unterschrift des Absenders und Datum des Erhalts des Frachtbriefs und anderer Dokumente des Fahrers.
8. Unterschrift des Buchhalters und Datum des Eingangs des Blattes.
9. Notiz.

Das Journal muss Informationen über alle ausgestellten Frachtbriefe enthalten, unabhängig von ihrer Form.

Die Seriennummern der Formulare müssen fortlaufend sein.