Ist ein Frachtbriefbuch erforderlich? Journal der Registrierung der Beförderung von Frachtbriefen

Einzelunternehmer und juristische Personen, deren Tätigkeit auf die eine oder andere Weise den Gebrauch von Fahrzeugen mit sich bringt, registrieren die an die Fahrer ausgestellten Frachtbriefe in der Regel in einem speziellen Journal.

Auf der Grundlage eines solchen Journals werden die für Kraftstoff angefallenen Kosten erfasst, wodurch die steuerpflichtigen Kennzahlen des Unternehmens reduziert werden können. Darüber hinaus wird das Frachtbriefbuch bei der Berechnung der Löhne für Fahrer verwendet, die an der Arbeit der Organisation beteiligt sind.

Alle Organisationen und Einzelunternehmer, deren Tätigkeitsbereich mit der Erbringung von Transport- und Transportdienstleistungen verbunden ist, müssen unbedingt ein Frachtbriefregister führen. Die Belehrung richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes Nr. 259-FZ vom 18.11.07 und der Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18.09.08, Nr. 152.

Für Unternehmen, die nicht direkt mit der Erbringung von Transport- und Transportdienstleistungen in Verbindung stehen, aber im Rahmen ihrer Tätigkeit Fahrzeuge verwenden, ist das Vorhandensein eines Frachtbriefregisters für sie nicht obligatorisch, kann jedoch zur Systematisierung und Vereinfachung der Abrechnung von die in der Arbeit verwendeten Daten.

Das Frachtbriefverzeichnis, Formular 8, wurde 1997 durch Erlass des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 78 genehmigt, aber am 01.01.2013 trat das Bundesgesetz Nr. 402-FZ in Kraft, das das bestehende einheitliche Formular 8 abschaffte. Ab dem angegebenen Datum , Transportunternehmen, die bisher ein Fahrtenbuchblatt im Formular 8 geführt hatten, konnten ihre eigene, optimale Version des Abrechnungsblatts entwickeln, sofern die Hauptabschnitte des einheitlichen Formulars 8 dupliziert werden.

Ist die Durchführung in elektronischer Form möglich?

Es gibt keine Beschränkungen bezüglich der Führung eines Frachtbriefregisters in der elektronischen Version in jedem Rechtsakt der geltenden Gesetzgebung, daher ist es erlaubt, einen Rechnungsauszug in elektronischer Form zu erstellen.

Beachten Sie! Sie können jede der bequemsten Optionen für die Wartung verwenden, sei es normales Excel oder 1C.

Für Organisationen mit einer umfangreichen Fahrzeugflotte und einem erheblichen Fahrerpersonal ist die Pflege einer elektronischen Version aufgrund des erheblichen Arbeitsaufwands der manuellen Registrierung vorzuziehen. Gleichzeitig ist es wünschenswert, dass das Magazin bei Bedarf auf Papiermedien gedruckt werden kann.

Wie führt man ein Tagebuch

Das Frachtbriefverzeichnis, Formular 8, wird in Tabellenform erstellt, die eine in Spalten unterteilte Liste darstellt. Es gibt neun solcher Spalten. In sie werden folgende Daten eingegeben:

Seriennummern der ausgegebenen Blätter;
Ausgabedaten;
Vollständiger Name der Fahrer;
Mitarbeiterzahlen;
Garagennummern von Fahrzeugen;
Unterschriften des Fahrers, Disponenten und Buchhalters;
Hinweise ggf.

Beachten Sie! Wenn eine Organisation Aufzeichnungen unter Verwendung ihrer eigenen entwickelten Form von Erklärungen führt, kann das Buchführungsjournal zusätzliche Spalten enthalten, die von einer bestimmten Organisation verwendet werden.

Bei fehlerhaften Eingaben in das Ledger sind Korrekturen gemäß den Bestimmungen von 9 des Bundesgesetzes Nr. 402-FZ zulässig. Bei einem Fehler wird die Eingabe wie folgt korrigiert:

Eine fehlerhafte Eingabe wird mit einer Zeile durchgestrichen;
Daneben wird der Vermerk „korrigiert“ gesetzt und die korrekten Angaben eingetragen;
Das Datum der Berichtigung ist gestempelt;
Die vorgenommenen Korrekturen müssen von der für die Führung der Buchführung verantwortlichen Person bestätigt werden;

Wichtig! Beim Durchstreichen eines Fehleintrags ist es notwendig, einen Strich zu ziehen, damit der Fehleintrag selbst nach dem Durchstreichen lesbar bleibt.

Haltbarkeitsdatum

Frachtbriefe für Mitarbeiter, die an Fahrzeugen arbeiten, werden einmal pro Arbeitstag oder Schicht ausgestellt. Das Register selbst ist auf einen jährlichen Zeitraum angelegt, kann aber bei Bedarf auf einen Monat verkürzt werden, beispielsweise bei einzelnen längeren Reisen wie Geschäftsreisen.

Aufgrund der Tatsache, dass der Buchführungssatz die primäre Dokumentation ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre, danach kann das Journal entsorgt werden. Zu beachten ist, dass die fünfjährige Aufbewahrungsfrist nicht nur für Papier, sondern auch für elektronische Medien gilt.

Muss ich flashen

Das Frachtbriefregisterformular 8 hat eine sequentielle Paginierung. Bei der Einführung ist auf die chronologische Reihenfolge zu achten. Das Titelblatt muss unbedingt unter Angabe des Startdatums unterschrieben sein. Dort, auf der Titelseite, sind die wichtigsten Details der Organisation selbst, ihr vollständiger Name, geschrieben.

Nachdem die Abrechnung abgeschlossen ist, wird das Journal geheftet. Das genähte Buch wird durch die Unterschriften des Unternehmensleiters, des Hauptbuchhalters des Unternehmens und des Siegels der Organisation beglaubigt, wonach es zur Aufbewahrung in das Archiv des Unternehmens überführt wird.

Wer füllt aus und probiert aus

Die Verantwortung für die Führung von Frachtbriefen in einem Fachjournal kann einem auf Anordnung der Geschäftsführung ernannten Mitarbeiter oder einem Mitarbeiter übertragen werden, dessen im Arbeitsvertrag festgelegte Aufgaben die Funktionen der Führung von Buchhaltungsunterlagen in der Organisation umfassen.

Meistens werden solche Arbeiten von einem Buchhalter, Personalreferenten oder Sachbearbeiter ausgeführt. In Ermangelung einer Person, die eine solche Erklärung im Unternehmen führt, kann eine Vereinbarung mit Drittorganisationen, die Fahrzeuge bedienen, abgeschlossen werden, sofern eine solche Vereinbarung eine Klausel über die Notwendigkeit der Rechnungslegung vorsieht.

Das Journal für die Ausstellung von Frachtbriefen muss von allen Organisationen geführt werden, die Lastwagen oder Pkw in ihren Bilanzen haben. Natürlich diejenigen, die Reisen für das Unternehmen profitabel machen.

DATEIEN 2 Dateien

Die Bedeutung des Dokuments liegt darin, dass es die Frachtbriefe aufzeichnet, die wiederum eine Bestätigung der von der Organisation verursachten Kosten sind. Ohne Journal ist es recht problematisch, die Ordnung im Umgang mit den Frachtbriefen aufrechtzuerhalten und deren Existenz allgemein (bei großem Arbeitsaufkommen) nachzuweisen.

Methode des Dirigierens

Das Ausfüllen des Journals zur Ausstellung von Frachtbriefen kann ausschließlich in Papierform organisiert werden. Es besteht keine Möglichkeit, die erforderlichen Informationen in das elektronische Formular einzugeben (nur wenn jeder der Fahrer, Disponenten und Buchhalter der Organisation über eine eigene elektronische Signatur verfügt).

Von Beginn der Wartung an wird das Dokument gedruckt, ggf. mit zusätzlichen Blättern ergänzt. Am Ende des Mandats wird es geheftet, durch die Unterschrift des Organisationsleiters beglaubigt und für weitere 5 Jahre aufbewahrt.

Idealerweise sollte es ständig von einem Mitarbeiter genutzt werden, der für die Ausstellung und Entgegennahme von Fahrkarten von den Fahrern verantwortlich ist.

Bestandteile der Zeitschrift

Die Form des Dokuments besteht aus zwei Blättern. In der ausgefüllten Form ist das Magazin ein Buch mit Umschlag und mehreren Blättern, gedruckt und tabellarisch angeordnet. Auf dem Umschlag befindet sich in der Mitte der Name der Zeitschrift, der das Jahr (Monat) der Befüllung angibt (normalerweise beträgt die Gültigkeitsdauer 1 Jahr, aber es gibt auch kurzfristige Optionen für einen Monat).

Oben auf dem Umschlag schreibt der Füller den vollständigen Namen der Organisation, den Code des Dokuments gemäß OKUD (für das branchenübergreifende Standardformular Nr. 8 ist dies 0345008, es wird sofort in das Formular eingegeben), der Code laut OKPO.

Die Tabelle auf dem zweiten Blatt der Geschichte enthält Spalten. Jede dieser Spalten setzt die folgenden Informationen voraus:

Frachtbriefnummer. Das Dokument ist durchgängig nummeriert. Alle Einträge erfolgen in chronologischer Reihenfolge.
Wann wurde der Frachtbrief ausgestellt (Datum).
Angaben zum Fahrer: vollständiger Name in Worten, falls vorhanden - Personalnummer.
Die Nummern der Garagennummer (kein Nummernschild) des Autos.
Die Unterschrift des Fahrers als Garantie für den Erhalt des Frachtbriefes.
"Autogramm" des Absenders, der den Frachtbrief mit Markierungen angenommen hat, sowie andere Reisedokumente (diese Daten sind im Vermerk angegeben).
Unterschrift des Buchhalters. Es wird platziert, nachdem der Frachtbrief in die Buchhaltung eingegangen ist.
Notiz. Diese Spalte ist für Daten vorgesehen, die für die Ausstellung oder Annahme von Frachtbriefen von grundlegender Bedeutung sind. Es weist auf Notizen (oder deren Fehlen) zu Dokumenten, Korrekturen, physikalischen Eigenschaften des empfangenen Papiers usw. hin.

Die zweite Seite des Magazins kann beliebig lange dauern. Die Hauptsache ist, dass die darin eingegebenen Frachtbriefe ein ordnungsgemäßes Ausstellungsdatum haben. Ein Mitarbeiter hat kein Recht, irrelevante oder vorsätzlich falsche Informationen in das Protokoll einzugeben.

Was die Aufbewahrungsfrist betrifft, so wird das Frachtbriefausstellungsjournal nach den bestehenden Standards mindestens 5 Jahre aufbewahrt.

Ein wichtiger Punkt! Die Angaben zu allen ausgestellten Dokumenten müssen in das Fahrtenbuch für die Ausstellung von Frachtbriefen eingetragen werden. Wenn der Frachtbrief nicht registriert ist, hat die Buchhaltung kein Recht, ihn zu akzeptieren.

Wer füllt aus

Der Leiter der Organisation wird automatisch mit der Protokollierung beauftragt. Aber in den allermeisten Fällen überlässt er diese Verantwortung seinen Untergebenen. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

Durch einen Arbeitsvertrag (indem dies als direkte Verantwortung eines bestimmten Mitarbeiters eingetragen wird).
Durch gesonderte Bestellung. Das Dokument trägt den Titel "Auftrag über die Ernennung einer Person, die für die Führung eines Journals für die Ausstellung von Frachtbriefen verantwortlich ist". Es ist in freier Form zusammengestellt. Hauptsache, es enthält die Unterschrift des Leiters, die Angaben zur Organisation, Daten zum ernannten Mitarbeiter und seine Unterschrift in Übereinstimmung mit dem Inhalt.

Der vorgesehene Mitarbeiter muss keine spezielle Ausbildung für die Protokollierung absolvieren.

Der rechtliche Rahmen

Bei dem beigefügten Formular und Ausfüllmuster handelt es sich um ein typisches branchenübergreifendes Formular Nr. 8, das am 28. November 1997 durch Beschluss Nr. 78 des Staatlichen Statistikausschusses angenommen wurde. Es ist seit langem im Einsatz und hat auch heute noch nicht an Relevanz verloren.

Seit 2013 ist die Verwendung eines solchen Formulars jedoch ein optionales Verfahren. Jede Organisation hat das Recht, unabhängig zu wählen, welches der Formulare zur Kennzeichnung der Ausstellung von Frachtbriefen verwendet wird.

Die Organisation kann sogar nach eigenem Ermessen Änderungen an bestehenden Dokumentenformen vornehmen. Hauptsache, diese Handlungen werden durch eine separate Anordnung des Leiters mit Unterschrift und Siegel bestätigt und auch in der Bilanzierungsrichtlinie des Unternehmens vermerkt.

Wenn Sie das Standardformular verwenden, sind solche Maßnahmen nicht erforderlich. Darüber hinaus erfüllt eine typische Zeitschriftenform alle dafür geltenden Anforderungen. Durch Änderungen an den Spalten läuft der Abfüller Gefahr, gegen Arbeits- oder Steuergesetze zu verstoßen. Aus diesen und anderen Gründen bleibt das Formular Nr. 8 in Gebrauch.

Mögliche Ergänzungen

Da das Magazin schon lange im Einsatz ist, haben einige Unternehmen eigene Rubriken hinzugefügt. Die Praxis hat gezeigt, dass es praktisch ist, auch in dieses Journal einzutragen:

Die Route des Autos, auf der es sich bewegen wird. Einige geben einfach den Ankunftsort an.
Welche Art von Fracht das Fahrzeug liefert.
Kilometerstand.
Kraftstoffverbrauch infolge einer Fahrt usw.

Selbstverständlich werden alle diese Daten erst nach Rücksendung des Frachtbriefes oder sogar nach dessen Eingang beim Buchhalter der Organisation ausgefüllt. Alle Änderungen am bestehenden Formular müssen durch eine gesonderte Anordnung des Leiters unterstützt werden.

Das Journal für die Ausstellung von Frachtbriefen ist eines der wichtigsten Dokumente, das die Ausgaben der Organisation oder des einzelnen Unternehmers für Kraftstoff bestätigt. Wenn eine juristische Person ein Besteuerungssystem gewählt hat, bei dem die Ausgaben berücksichtigt werden, ist dieses Dokument besonders wichtig für die Berechnung der von einer Organisation geschuldeten Steuern.

Die Bilanzierung von Kraft- und Schmierstoffen (Kraft- und Schmierstoffe) durch Wirtschaftseinheiten erfolgt über Frachtbriefe. Die Form des Formulars ist vereinheitlicht, es bietet Felder zur Anzeige des Kraftstoffverbrauchs, zur Angabe der Fahrtroute und des tatsächlichen Werts der Fahrleistung. Frachtbriefe können verwendet werden, um den Verbrauch von Benzin, Dieselkraftstoff und Schmiermitteln zu kontrollieren. Für Organisationen, die über mindestens ein Fahrzeug verfügen, entsteht die Pflicht zur Erstellung einer besonderen Dokumentation.

Wie erfolgt die Erfassung der Frachtbriefbewegung im Unternehmen

Das Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen sollte unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Befüllung und Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Verwendung von Kraft- und Schmierstoffen organisiert werden. Für jeden Einsatzfall von Fahrzeugen ist die Ausstellung eines Frachtbriefes erforderlich. Angaben über die zu erstellenden Formulare werden gemäß Formular Nr. 8 in das Journal eingetragen.

Die Geschäftsführung der Unternehmen muss die Sicherheit der Frachtbriefe 5 Jahre lang gewährleisten. Für die Abschreibung von Kraft- und Schmierstoffen ist es erforderlich, der Buchhaltung Belege für die Kraftstoffzahlung vorzulegen. Wenn Sie in den ausgefüllten Feldern des Frachtbriefs Ungenauigkeiten oder Fehler feststellen, können Sie diesen ändern. Dies erfolgt vorbehaltlich der Freigabe der Korrektur durch zwei zuständige Spezialisten.

WICHTIG! Wenn Arbeitnehmer für ihre Arbeit private Verkehrsmittel nutzen, haben sie Anspruch auf eine Entschädigung dafür. Dazu wird im Frachtbrief vermerkt, ob ein bestimmter Wagen einem Mitarbeiter gehört.

Das Journalformular Nr. 8 ist vereinheitlicht, Sie können keine Zeilen oder Blöcke daraus löschen. Unternehmen dürfen die im Dokument angegebene Liste der Indikatoren erweitern. Es ist möglich, das System zur Kontrolle der Beförderung von Frachtbriefen durch die Einführung der elektronischen Registrierung von Formularen zu optimieren. Durch die Automatisierung des Verfahrens können Sie den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Arbeit mit Dokumenten reduzieren und das Risiko von Informationslecks minimieren. Die Funktionsfähigkeit des elektronischen Dokumentenmanagements im Bereich Transportabrechnung kann durch spezialisierte Programme oder Outsourcing-Dienste sichergestellt werden.

Übrigens, Steueraufsichtsbehörden, Vertreter der Arbeitsinspektion und Verkehrspolizeibeamte können an der Richtigkeit und Vollständigkeit des Ausfüllens der Frachtbriefe und der Organisation der Kontrolle ihrer Bewegung interessiert sein.

Das Führen von Zeitschriften zur Erfassung von Belegen in elektronischer Form ist im gesetzlichen Rahmen nicht verboten. Unternehmen haben das Recht, eigenständig zu entscheiden, wie sie die Buchhaltung organisieren:

füllen Sie eine Papierversion des Magazins aus;
Tabellen in Excel führen;
beschränken Sie sich auf das Ausfüllen des Formulars im 1C-Programm.

Die Hauptanforderung ist die Einhaltung der Form des Dokuments, das Vorhandensein obligatorischer Angaben und die Möglichkeit, die ausgefüllten Seiten des Formulars schnell auszudrucken.

Basisdokumentation

Maßnahmen zur Überwachung des Kraftstoffverbrauchs und der Gültigkeit der Kraftstoffabschreibung werden mit der obligatorischen Registrierung von Frachtbriefen und deren Registrierungsprotokoll, Formular Nr. 8 umgesetzt. Die Formulare wurden vom Staatlichen Statistikausschuss im Dekret vom 28.11.1997, Nr. 78, genehmigt. Die Regeln zum Ausfüllen der Dokumente sind in der Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152 enthalten. Es ist erlaubt, eine eigene Frachtbriefvorlage zu entwickeln, die die obligatorischen Angaben der Primärdokumentation enthalten muss. Eine vollständige Liste der Informationen, deren Reflexion erforderlich ist, enthält das Gesetz vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ.

Frachtbriefe werden je nach verwendeter Transportart nach unterschiedlichen Vorlagen erstellt. Sie können verwendet werden, um Kraftstoffressourcen zu berücksichtigen, indem:

leichte Fahrzeuge;
spezielle Fahrzeuge;
mit einem Personentaxi;
Lastkraftwagen;
Busse.

Das Formular des Frachtbriefes mit allen notwendigen Daten wird dem Fahrer vor der Abfahrt zur Arbeit ausgehändigt. Das Dokument ist 1 Tag gültig. Ausgenommen sind Fälle, in denen Mitarbeiter auf Dienstreisen von mehr als einem Tag entsandt werden. Für Situationen mit Geschäftsreisenden ist die Hauptanforderung der Regulierungsbehörden für die Registrierung eines Frachtbriefs die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu berücksichtigen und die Treibstoffkosten objektiv abzubilden.

ERINNERN! Die Frachtbriefe müssen die Tachometerstände vor der Abfahrt zu Beginn der Schicht und nach Arbeitsende enthalten. Die Werte für das Tagesende und für den Morgen des nächsten Tages sollten gleich sein.

Abhängig von der Form des verwendeten Dokuments kann der Buchhalter Kraft- und Schmierstoffe nach dem tatsächlichen Kraftstoffverbrauch oder nach festgelegten Standards abschreiben. Die Frachtbriefe berechtigen den Fahrer zum Führen eines bestimmten Fahrzeugs während der Geschäftszeiten. Das Formular gibt die vorgeschlagene Fahrtroute, den Restkraftstoff und die Tachodaten an. Darüber hinaus erfassen sie Informationen über die Besonderheiten der Arbeitstätigkeit sowie den Zeitpunkt des Beginns und des Endes des Arbeitstages.

BEACHTEN SIE! Frachtbriefe werden nicht ausgefüllt, wenn Kraft- und Schmierstoffe in Werkzeugen verwendet werden. Für Motorblöcke, Kettensägen und andere Sonderausstattungen machen sie aus.

Sie müssen die Frachtbriefe nicht abstempeln, zur Identifizierung des Fahrzeughalters genügen der Name der Firma (Vermieter), deren Anschrift und Telefonnummer. Die Norm wird durch den Text der Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18. Januar 2017 Nr. 17 unterstützt. Das Siegel auf dem Formular wird nicht als Fehler angesehen. Wird ein Auto von mehreren Fahrern im Schichtbetrieb bedient, werden die Fahrerlaubnisse für jeden Fahrer separat ausgestellt. Das Journal gehört zur Kategorie der Primärdokumentation, daher darf die Aufbewahrungsfrist im Unternehmen nicht weniger als 5 Jahre betragen.

Jeder einem Mitarbeiter ausgestellte Gutschein muss in einem Journal erfasst werden. Das Dokument wird auf der ersten Seite als Titelseite erstellt. Es gibt den Namen der Organisation, den Status und das Zeitintervall an, für das die Aufzeichnungen erstellt werden. Der Inhalt des Magazins wird in einer Tabelle dargestellt, die bei der Ausgabe der Gutscheine ausgefüllt wird.

Wenn der Frachtbrief falsch ausgefüllt wurde, war das Formular verdorben, die Daten dazu sollten im Journal des Formulars Nr. 8 angegeben werden. Solche Belege werden der Zeitschrift beigefügt, es muss darauf hingewiesen werden, dass die Blätter beschädigt sind. Informationen werden unter Beibehaltung der Chronologie der Dokumentenausführung eingegeben.

Das Logbuch zeichnet sich durch eine fortlaufende Nummerierung aus. Das Buch muss genäht und durch die Unterschrift des Direktors des Unternehmens beglaubigt sein. Die Unterschrift wird durch das Siegel der Organisation unterstützt. Dies ist notwendig, um die Sicherheit des Dokuments zu gewährleisten und Versuche zu verhindern, einzelne Blätter des Buches zu zerstören. Die Leitung der Einrichtung ernennt auf Anordnung eine Person, die für die Pflege der Zeitschrift verantwortlich ist.

Das Dokument gemäß Formular Nr. 8 enthält folgende Informationen:

Seriennummer des ausgestellten Frachtbriefs;
Ausstellungsdatum des Dokuments gemäß der Chronologie;
Vollständiger Name des Fahrers, auf dessen Namen der Gutschein ausgestellt wurde;
Kfz-Kennzeichen;
die Unterschrift des Fahrers, der das ausgefüllte Frachtbriefformular erhalten hat.

Wurde der Gutschein zurückgegeben, erfolgt ein entsprechender Eintrag im Journal. Das Rücksendedatum muss angegeben und durch die Unterschrift des zuständigen Disponenten bestätigt werden. Formular 8 muss die Unterschriften dieser Beamten enthalten:

ein Fahrer, der den Erhalt eines Frachtbriefs bestätigt;
ein Disponent oder ein anderer autorisierter Mitarbeiter, der am Ende der Schicht Gutscheine von den Fahrern erhält;
ein Buchhalter, der mit seiner Unterschrift die Richtigkeit des Ausfüllens des Dokuments und die Tatsache seiner Annahme für die Buchhaltung bescheinigen muss.

Das Formular 8 oder Ihre eigene Zeitschriftenvorlage kann von Mitarbeitern des Unternehmens gedruckt und geheftet oder bei einer Druckerei bestellt werden. Der Zeitraum, für den das Rechnungsbuch begonnen wird, wird durch die Rechnungslegungsgrundsätze des Instituts festgelegt. Das empfohlene Intervall beträgt 1 Monat bis zu einem Jahr.

Wenn ein Fehler gefunden wird

Wenn im Protokoll Fehler gefunden werden, dürfen diese korrigiert werden. Das Verfahren zum Vornehmen von Änderungen an den ausgefüllten Spalten wird durch das Gesetz vom 06.12.2011, Nr. 402-FZ in der Kunst geregelt. 9. Aktionsalgorithmus:

streichen Sie falsche Informationen mit einer Zeile durch;
neben der Korrektur erfolgt der Eintrag „Fest“;
eine Beschriftung mit den richtigen Daten wird angezeigt;
das Datum der Korrekturmaßnahmen ist obligatorisch;
jede Berichtigung muss durch die handschriftliche Unterschrift des zuständigen Beamten bestätigt werden.

Selbst gestaltetes Formular

Wenn ein Unternehmen unabhängig entwickelte Dokumentvorlagen für die Bilanzierung von Kraft- und Schmierstoffen verwendet, müssen diese Formulare in zwei lokalen Gesetzen der Organisation widergespiegelt werden:

Bilanzierungspolitik;
Bestellung nach Genehmigung des Primärformulars.

Angaben über die Organisation, Dokumentennummer und Datum der Erstellung sind bei Genehmigung eines Musterfrachtbriefs oder Reisetagebuchs in die Bestellung einzutragen. Im Textblock der Bestellung wird der Betrachtungsgegenstand - die Genehmigung einer neuen Dokumentenvorlage - angegeben. Das Datum, ab dem das Formular in das Dokumentenmanagementsystem eingegeben wird, muss angegeben werden. Im letzten Abschnitt der Bestellung sind die Mitarbeiter aufgeführt, die sich an dieser Ortsvorschrift orientieren müssen, und deren Unterschriften.

Der Transport von Gütern ist eine ganze Branche. Sie ist besonders in der modernen Welt zu einem solchen geworden. Fast jede Organisation besitzt ein Fahrzeug.

Dabei geht es nicht nur um Speditionen, deren Aufgabe es ist, Waren zu liefern. Dies sind Kurierunternehmen und Unternehmen, die Lebensmittel, Haushaltschemikalien usw. herstellen / verkaufen.

Darüber hinaus verfügt jede Organisation über mindestens einen leichten Firmenwagen.

Abrechnung und Kontrolle des Kraftstoffverbrauchs und der bestimmungsgemäßen Verwendung des Autos

Um den Kraftstoffverbrauch zu verfolgen und den Kilometerstand (Kilometerstand) des Autos zu erfassen, wird ein Frachtbrief in den Belegfluss eingegeben. Es enthält alle für diese Kontrolle notwendigen Daten. Sein Formular hat ein genehmigtes Formular.

Die Hauptunterschiede in der Art der Gutscheine bestehen darin, für welche Transportart sie ausgestellt werden: Fracht oder Leicht. Für einen Personenkraftwagen hat dieses Dokument eine vereinfachte Form. Dies liegt daran, dass der Warentransport von Maschinen mit Anhängern durchgeführt werden kann. Trailerdetails sind auch im Voucher angegeben.

Außerdem ist bei schweren Fahrzeugen der Endpunkt (Entladepunkt) immer bekannt. Es passt beim Auschecken.

Autos ändern und ergänzen hingegen die Route oft schnell (während der Fahrt). Daher werden die Bewegungsdaten (tatsächlich) während der Bewegung eingegeben. Das bedeutet, dass die Gesamtkilometer nicht im Voraus bestimmt werden können. Daher ist es unmöglich, den Kraftstoffverbrauch pro Tag vorherzusagen.

Letztere Regel gilt auch für Lkw. Und zwar ist es möglich, den Kilometerstand auf der Karte zu berechnen (Navigator, GPS), aber er kann geändert (erhöht) werden. Dies kann an unvorhergesehenen Hindernissen auf dem Weg liegen.

Solche Hindernisse können sein: Straßenreparatur- und Bauarbeiten, Straßenverkehrsunfälle, Wegsperren durch Straßeninspektoren usw.

Dadurch kann auch der Kraftstoffverbrauch höher sein als geplant.

Alle Daten der Frachtbriefe werden zur Bearbeitung an die Buchhaltung übermittelt. Um die Buchhaltungsarbeit nicht mit Papieren zu überfrachten, wird ein Fahrtenbuch in die Büroarbeit eingeführt. Dieses Buch wird auch für die Registrierung aller Ausfahrten (Einfahrten) von Autos aus dem Territorium (in das Territorium) des Unternehmens benötigt. Dadurch wird eine unbefugte (unangemessene) Verwendung des Transportmittels verhindert.

Logdaten

In diesem Buch sind Aufzeichnungen in freier Form zulässig. Dennoch gibt es notwendige obligatorische Referenzen.

Nämlich:

Seriennummer;
Eindeutige Gutscheinnummer;
Datum der Ausstellung;
Staatliches Kennzeichen des Autos;
Anhängerkennzeichen (falls vorhanden);
Abfahrtszeit vom Unternehmen;
Zeitpunkt der Rückkehr in das Territorium des Motordepots.

Außerdem können Sie die eingangs genannten Daten eingeben. Auf diese Weise können Sie nur das Magazin an die Buchhalter übertragen und nicht eine Menge Gutscheine.

Sollten Sie Schwierigkeiten haben, die notwendigen Spalten für die Zeitschrift zu erstellen, können Sie sich an unsere Spezialisten wenden oder die Links zu Beispielen verwenden.

Unten finden Sie ein Standardformular und ein Muster des Frachtbriefregistrierungsjournals, das kostenlos heruntergeladen werden kann.

Jede Organisation, die über Fahrzeuge für den offiziellen Gebrauch verfügt, muss Aufzeichnungen über die Bewegung der ausgestellten Frachtbriefe führen. Dafür ist ein spezielles Formular vorgesehen, das als „Zeitschrift über den Frachtbriefverkehr“ bezeichnet wird. Auf der Site erfahren Sie, wie dieses Dokument aussehen sollte und wie Sie es fehlerfrei ausfüllen können.

Organisationen und Unternehmer, die Transportdienstleistungen erbringen oder lediglich Dienstfahrzeuge für ihre Arbeit einsetzen, sind verpflichtet, alle ausgestellten Frachtbriefe regelmäßig in einem speziellen Journal zu registrieren. Dies ist in Artikel 6 definiert Bundesgesetz vom 08.11.2007 Nr. 259-FZ und mit Verfügung des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152... Die Form des Journals zur Erfassung der Frachtbriefbewegungen wurde schon vor längerer Zeit genehmigt Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 28.11.1997 N 78... In diesen zwanzig Jahren hat sich weder das Formular Nr. 8 selbst noch das Verfahren zu seiner Pflege geändert. Zwar hat der Gesetzgeber das Ausfüllen von Frachtbriefen mehr als einmal geändert, zuletzt jedoch Anfang 2019. Neben dem Formular Nr. 8 wurden durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses mehrere weitere Formulare für die Ausstellung der entsprechenden Frachtbriefe (für Lkw und Pkw sowie Busse) genehmigt. Sie werden in einem anderen Artikel besprochen, und jetzt werden wir näher auf die Buchhaltungsdokumentation des primären Typs eingehen, die dazu dient, die Bewegung der an die Fahrer ausgestellten Frachtbriefe zu kontrollieren und die gebrauchten Blätter an die Buchhaltung von . zurückzugeben die Organisation.

Was ist das Register der Frachtbriefbewegungen?

Die Verwendung eines solchen Buchhaltungsbelegs hat gleich mehrere Vorteile, die den Einsatz des Journals auch für nicht dazu verpflichtete Unternehmen sinnvoll machen. Es ermöglicht insbesondere, die Rechtzeitigkeit und Reihenfolge der Erfassung von Gutscheinen zu kontrollieren und die Abschreibung von Kraft- und Schmierstoffen schneller zu überprüfen. Die typische branchenübergreifende Form Nr. 8 (OKUD 0345008) ist ein buchförmiges Blatt mit einer neunspaltigen Tabelle. Jede Organisation kann ihre eigene Form dieses Dokuments entwickeln und verwenden, da diese Form empfohlen und obligatorisch ist. Wenn Sie Ihre eigene Tabelle entwickeln, können Sie Spalten in einer bequemen Reihenfolge anordnen, unnötige Daten entfernen und relevante hinzufügen. Das Musterformular weist insbesondere auf:

die Nummer des Frachtbriefs und das Ausstellungsdatum;
Personalnummer und vollständiger Name des Fahrers des Fahrzeugs;
Kfz-Werkstattnummer (die Angabe des staatlichen Kennzeichens im Standardformular ist nicht vorgesehen, kann aber in Ihrem Formular berücksichtigt werden);
Unterschrift des Fahrers bei Erhalt des Vouchers;
Unterschrift der zur Ausstellung und Entgegennahme des Gutscheins bevollmächtigten Person (Versender);
Datum der Annahme des Blattes und Unterschrift des Buchhalters;
Grafik für Notizen.

Es ist notwendig, das Fahrtenbuch der Frachtbriefe, dessen Standardformular am Ende des Artikels heruntergeladen werden kann, in der vorgeschriebenen Weise auszufüllen im Auftrag des Verkehrsministeriums der Russischen Föderation vom 18. September 2008, Nr. 152... Dieses Verfahren ist für alle Fahrzeugbenutzer gleich.

Frachtbriefregister: Probefüllung

Das Ausfüllen dieses Musterformulars ist in der Regel problemlos. Notizen können handschriftlich oder am Computer ausgefüllt werden, und am Ende des Tages können Blätter ausgedruckt werden, damit alle berechtigten Personen unterschreiben können. In einer handschriftlichen Version ist es bequemer, ein Dokument zu pflegen, wenn viele Autos in der Organisation sind und der Disponent ständig Gutscheine ausstellt und akzeptiert. Die Titelseite des Dokuments muss wie üblich den Namen der Organisation, ihre OKPO und den Zeitraum, für den das Formular erstellt wurde, enthalten. Auf dem Titelblatt sind keine Unterschriften oder Siegel erforderlich. Die Seiten des Dokuments sollten nummeriert sein und die Nummer ist auf der Rückseite des Dokuments angegeben. Es ist nicht notwendig, das Formular zu nähen und zu versiegeln.

Innerhalb des Formulars reicht es aus, die Spalten nach Bedarf auszufüllen. Es ist keine Aufsummierung erforderlich. Ein Beispiel für das Ausfüllen eines typischen Journals für die Ausstellung von Frachtbriefen sieht so aus:

Nachdem das Journal keine freien Blätter und Spalten mehr hat, sollte es mindestens drei Jahre im Archiv der Organisation aufbewahrt werden, danach kann es vernichtet werden.