Ինչպես գրել պաշտոնական բիզնես նամակ: Գործնական նամակ գրելու նմուշ

Ունե՞ք հրատապ հարցեր կազմակերպությանը, որոնք պետք է ձայնագրվեն: Այս դեպքում գրավոր բողոք գրելն անփոխարինելի է։ Այնուամենայնիվ, ամեն ինչ այնքան էլ պարզ չէ, որքան թվում է: Գրագետ բիզնես նամակ գրելը մի ամբողջ գիտություն է։ Եվ դա բոլորին չի խանգարի սովորել կամ հիշել այն կազմելու հիմնական հմտությունները:

Սկզբից եկեք որոշենք, թե ձեզ համար ինչ ձևով է հարմար նամակ կամ հարցում գրել կազմակերպությանը։ Ամենից հաճախ առցանց հաղորդագրություններն օգտագործվում են ինտերնետ ռեսուրսների միջոցով: Եթե ​​դուք նամակ եք գրում այս կերպ, ապա չեք կարող անել առանց.

• Համակարգիչ (նոութբուք);
• Տեքստի խմբագիր;
• Էլ.

Եթե ​​դուք օգտագործում եք ձեռքով գրություն, տպագրության համար ձեզ նույնպես պետք է տպիչ:

Նամակ գրելու առաջին քայլը վերնագիրն է: Էջի վերևում պետք է լինի.

1. Կազմակերպության անվանումը, որին դիմում եք.
2. Կազմակերպության տնօրենի կամ պատասխանատու անձի լրիվ անվանումը.
3. Հաստատության հասցեն;
4. Դիմումի ամսաթիվը;
5. Բողոքը կազմող քաղաքը.

«Վերնագրի» ցանկալի կետերը ներառում են ձեռնարկության կոորդինատները՝ ֆաքս, հեռախոս, էլ. փոստի հասցե, OKPO, OGRN, INN / KPI: Կախված է բողոքարկման թեմայից և բուն կազմակերպությունից:

Ապա դուք պետք է ներկայանաք: Ինստիտուցիոնալ անձնակազմը պետք է հասկանա, թե ումից է նամակը և հետադարձ կապ ունենան ձեզ հետ: Հետևաբար, կարևոր է նշել ոչ միայն ձեր լրիվ անունը, այլ նաև ձեր էլ. փոստի հասցեն, բջջային հեռախոսը, տան հասցեն (նամակագրության համար փոստով): Եթե ​​դուք ներկայացնում եք ընկերության շահերը, ապա պետք է օգտագործեք բլանկ իր կոորդինատներով: Նամակ ուղարկելիս համոզվեք, որ օգտագործեք Թեմա բլոկը, որպեսզի աշխատակիցները կարողանան կազմակերպել իրենց փաստաթղթերը:

Պատրաստեք փաստաթղթի հիմնական մասը՝ վերնագիր և բովանդակության բովանդակություն: Այստեղ կարևոր կետն այն նպատակն է, որի համար դուք դիմում եք կազմակերպությանը: Գոյություն ունեն բողոքարկման հետևյալ տեսակները.

• Գովազդային նամակներ;
• հանձնարարական նամակներ;
• Տեղեկատվական նամակներ;
• Ուղեկցող նամակներ;
• Շնորհակալության նամակներ;
• Շնորհավորական նամակներ;
• Ուսումնական նամակներ;
• Հարցման նամակներ;
• Հարցման նամակներ;
• Պատասխանել տառերին;
• Ծանուցման նամակներ;
• Հրավերների նամակներ.

Կախված նրանից, թե ինչ տեսակի բողոքարկում եք օգտագործում, բովանդակությունը ճիշտ ձևակերպեք: Օրինակ, եթե դուք դրական ակնարկ եք անում կազմակերպության համար, պետք է մանրամասն նկարագրեք ձեր շփման պատճառը, կոնկրետ ինչն է ձեզ դուր եկել և այլն:

Ներբեռնեք մեր պորտալում՝

Կազմակերպությանը նամակ գրելու կարևոր տարրը «ջուր մի՛ լցրու» և գրիր նպատակին: Ձեր մտքերը արտահայտեք այնպես, որ ձեր նամակը հետաքրքրի ընկերության աշխատակիցներին։ Դա անելու համար, ըստ գործարար էթիկետի կանոնների, օգտագործեք հատուկ «հետաքրքիր բառեր»: Այնուամենայնիվ, չպետք է չափն անցնել, քանի որ խոսքը փաստաթղթի, այլ ոչ թե անձնական նամակագրության մասին է։ Նկարագրե՛ք իրավիճակը հակիրճ, բայց ընթեռնելի: Եթե ​​մենք խոսում ենք օրենքին համապատասխանության մասին, ապա անպայման հղում կատարեք Ռուսաստանի Դաշնության օրենքներին: Կոնֆլիկտային իրավիճակը նկարագրելիս խրախուսվում է միջադեպի սրման մի շարք միջոցառումների առաջարկը։

Պետական ​​գործակալության հետ կապվելիս առաջնորդվեք Ռուսաստանի Դաշնության «Քաղաքացիների բողոքները քննարկելու կարգի մասին» օրենքով: Այստեղ ֆիզիկական անձանց իրավունքներն ու պարտականությունները նշված են նրանց բողոքներում և քննարկման ժամկետներում: Օրենքը սահմանում է նաև պետական ​​հիմնարկներին կամ տեղական ինքնակառավարման մարմիններին կոլեկտիվ բողոքարկման կարգը։ Ցանկացած գործնական նամակի վերջին քայլը ամսաթիվն ու ստորագրությունն է: Առաջին հայացքից աննշան, բայց շատ կարևոր դետալ. Ցանկալի է այն ձեռքով ստորագրել տպագիր փաստաթղթի վրա։ Եթե ​​ներկայացնում եք ընկերության շահերը, օգտագործեք նրա տարբերանշանը կամ ֆաքսիմիլային դրոշմակնիքը:

Ճիշտ կազմակերպությանն ուղղված նամակ գրելը ձեր բողոքարկման հաջողության գրավականն է: Ուշադիր ուսումնասիրեք վերը նկարագրված բոլոր կետերը և ազատ զգալ աշխատանքի անցնելու համար: Մի մոռացեք, որ նամակը չպետք է պարունակի ուղղագրական, կետադրական և ոճական սխալներ։

Բիզնես փաստաթղթերի հոսքի մեջ հարցման նամակի ձևաչափն օգտագործվում է շատ հաճախ, երբ անհրաժեշտ է դառնում ստանալ երկրորդ կողմի կամ որոշակի ծառայության համաձայնությունը նրանից: Տարբեր իրավիճակների համար պատրաստի նմուշներ և օրինակներ, ինչպես նաև նման տառեր կազմելու կանոններ կգտնեք այս հոդվածում։

Պահանջագիր կազմելու ավանդույթն ու կանոնները զարգացել են բացառապես գործնական աշխատանքի մեջ, այսինքն. օրենսդրական մակարդակով ոչ մի ձև կամ հրահանգ չի հաստատվել։ Այնուամենայնիվ, ընդհանուր առմամբ, պետք է պահպանել հետևյալ կառուցվածքը.

1. Ինչպես միշտ, սկզբում լրացվում է «վերնագիր», որտեղ նշվում է ուղարկող կազմակերպության լրիվ անվանումը՝ համապատասխան կոնտակտային տվյալներով, ինչպես նաև կոնկրետ աշխատակցի (սովորաբար ընկերության տնօրենի) և ստացողի անունը։ կազմակերպություն.
2. Հետևյալը հենց տեքստն է, որը բաղկացած է իրավիճակի նկարագրությունից և խնդրանքի հիմնավորումից: Տեքստը պետք է լինի հնարավորինս կարճ՝ սովորաբար 1-2 պարբերությունը բավական է։ Կարևոր է կոնկրետ և միանշանակ նշել ձեր խնդրանքը, որպեսզի զրուցակիցը լավ հասկանա ձեր դիմումի էությունը։
3. Դրան հաջորդում է ստորագրությունը, ստորագրության վերծանումը և կազմման ամսաթիվը։

Այսպիսով, այն կազմվում է նման փաստաթղթերի ստանդարտ տարբերակի համաձայն. ձևը տրված է ստորև:

Որպես օրինակ կարող է օգտագործվել պատրաստի նմուշ:

ՆՇՈՒՄ. Փաստաթղթի անվանումը նշելու կամ չնշելու որոշումը (այսինքն՝ մեջտեղում գրել «Հարցման նամակ») կայացնում է ուղարկողը։ Որպես կանոն, դա անհրաժեշտ է այն դեպքերում, երբ տեղին է ընդգծել փաստաթղթի բնույթը և նպատակը, որին մի ընկերություն փորձում է հասնել մյուսից:

Քանի որ այս դեպքում խոսքը գնում է այն մասին, որ մի ընկերություն հույսը դնում է իր գործընկերոջ կողմից ինչ-որ ծառայության կամ նույնիսկ զիջման վրա, իհարկե, նամակ գրելը, դրա ձևավորումը և նույնիսկ ուղարկելը պետք է շատ լուրջ վերաբերվել։ Ցանկացած մանրուք կարող է տպավորություն թողնել, ուստի ավելի լավ է հաշվի առնել նույնիսկ աննշան թվացող նրբությունները.

1. Նախ, ավելի լավ է այն ուղարկել ֆիզիկական փոստի միջոցով՝ սովորական ռուսական փոստ կամ նույնիսկ ավելի լավ՝ մասնավոր կազմակերպություն, որը փոստը դռնից դուռ է առաքում և շատ ավելի արագ: Էլեկտրոնային ձևով հաղորդագրությունը, կամ առավել ևս ուղարկված ֆաքսով, հաճախ ընկալվում է ավելի անանձնական, ինչպես սպամ:
2. Բացի այդ, փաստաթուղթը փաստաթղթավորելու ֆիզիկական ձևը (այսինքն՝ սովորական փոստային առաքանի նման) թույլ է տալիս բարենպաստ տպավորություն թողնել ավելի թանկ թղթի, ծրարի, դրոշմակնիքի և հարդարման այլ միջոցների շնորհիվ:
3. Տեքստը գրելու համար միշտ ընտրվում է բլանկ. սա թույլ է տալիս ավելի շատ ձևականություն տալ հարցումին:
4. Ավելի լավ է խուսափել տեքստում բացահայտ կղերականացումներից, այսինքն. կայուն բառեր և արտահայտություններ, որոնք սովորաբար օգտագործվում են բիզնես միջավայրում: Նրանք բառացիորեն «չորացնում» են պատմությունը և ընդհանուր բացասական տպավորություն թողնում։ Հեշտ է դրանք փոխարինել ավելի օրիգինալ տարբերակներով, օրինակ՝ «Խնդրում եմ հաշվի առնել» մինչև «Հուսով եմ ձեր ըմբռնումով և աջակցությամբ այս խնդրի լուծման գործում»:
5. Ի վերջո, արժե ընդհանուր առմամբ հավատարիմ մնալ գործարար նամակագրության ավանդույթներին, այսինքն. տեքստը հիմնականում գրված է պաշտոնական բիզնես ոճով: Չպետք է լինեն քնարական շեղումներ, չափազանց բարդ շարահյուսական կառուցվածքներ կամ կրկնակի (իմաստով) արտահայտություններ։ Պետք է ուշադրություն դարձնել, որպեսզի զրուցակցի համար շատ հեշտ լինի ընկալել ուղերձը` թե՛ ըմբռնման, թե՛ հոգեբանական առումով:

ԽՈՐՀՈՒՐԴ. Եթե ​​հնարավոր է տեքստը ձեռքով գրել, ապա ավելի լավ է օգտագործել այս մեթոդը։ Ձեռագիր նամակն այն առանձնացնում է մնացածից: Այնուամենայնիվ, ավելի լավ է գրելը վստահել գեղագրության տեխնիկային տիրապետող մասնագետին։

Սորտերի

Կախված կոնկրետ իրավիճակից, կան տառերի տարբերակներ: Հարցումների մեծ մասը վերաբերում է ֆինանսական հարցերին, օրինակ՝ զեղչ, սպասարկման վճարների նվազեցում կամ հետաձգում: Հարցման նամակների ամենափոքր մասը նվիրված է ցանկացած այլ խնդիրների լուծմանն աջակցելուն: Ամենատարածված դեպքերը և նամակների պատրաստի օրինակները քննարկվում են ստորև:

Միջոցների հատկացման մասին

Նվիրատվություններ խնդրելը, նույնիսկ բարեգործական նպատակներով, բավականին լուրջ խնդրանք է։ Հետևաբար, կազմելիս կարևոր է հնարավորինս կոնկրետ նկարագրել իրավիճակը և, ավելին, պարզ է նշել, թե կոնկրետ ինչի համար է պահանջվում այդ գումարը, և ինչ պատճառով անհնար է այն վերցնել այլ աղբյուրից։

Կազմելիս կարելի է հիմք ընդունել նման նմուշ։

«Ռադուգա» ՀԿ-ից

Օրենսդիր ժողովի պատգամավոր

Սանկտ Պետերբուրգ Միլոշնիկով Ի.Ն.

Հարգելի Իլյա Նիկոլաևիչ: Ձեզ ողջունում է Rainbow ոչ առևտրային կազմակերպության տնօրենը»: Մեր կազմակերպությունը հիմնադրվել է 2012 թվականին և այս տարիների ընթացքում շարունակաբար ֆինանսական օգնություն է ցուցաբերում լեյկոզով հիվանդ երեխաներին։ Մեր գործունեության հիմնական ուղղությունը համապատասխան դեղամիջոցների ձեռքբերումն է և համալիր վիրահատությունները։

Այս բոլոր տարիներին մեր գործունեության ֆինանսավորման հիմնական աղբյուրը եղել է «...» ՍՊԸ-ն։ Սակայն այս 2017 թվականի ապրիլին ֆինանսավորման ծավալը կտրուկ նվազել է, և այս պահին նույն ծավալով բարեգործական միջոցառումներ չենք կարող իրականացնել։

Մեր տվյալներով՝ հիմնադրամի տարեկան բյուջեն, հաշվի առնելով մասնավոր նվիրատվությունները, պետք է կազմի 10 մլն ռուբլի։ Այսպիսով, ֆինանսավորման դադարեցման հետ կապված, անհրաժեշտ է ծածկել 8 միլիոն ռուբլու չափով տարբերությունը։ տարեկան։ Հույս ունենք ձեր օգնության համար, քանի որ այս պահին հնարավոր չէ հովանավորներ գտնել։

Հարգանքներով՝ Վ.Կ. Սվետոզարով

Ապրանքների առաքման մասին

Այստեղ կարևոր է ցույց տալ ձեր հետաքրքրությունը և համագործակցելու պատրաստակամությունը: Ուստի պետք է ճիշտ բառեր գտնել, որպեսզի զրուցակիցը տոգորվի վստահությամբ ու համապատասխան որոշում կայացնի։ Դուք կարող եք նման նմուշ վերցնել որպես հիմք:

«...» ՍՊԸ գլխավոր տնօրեն

Նեկրասով Ն.Կ.

Ընկերության տնօրեն ՍՊԸ-ից «...»

Էլիզարովա Վ.Մ.

Ողջույն, Նիկոլայ Կոնստանտինովիչ: Այս տարվա մայիսին տեղի ունեցած գյուղատնտեսության տարածաշրջանային ցուցահանդեսում մեր ընկերությունը հետաքրքրվեց ձեր կողմից առաջարկված մեքենաների և սարքավորումների նմուշներով։

Մենք ցանկանում ենք համագործակցություն սկսել ձեզ հետ ապրանքների փորձնական խմբաքանակի առաքմամբ (ամբողջական ցանկը կցվում է որպես առանձին փաստաթուղթ այս նամակին): Մենք երաշխավորում ենք ապրանքների և ծառայությունների համար ժամանակին վճարումներ: Մենք մեր հույսն ենք հայտնում երկարաժամկետ և փոխշահավետ համագործակցության համար։

Մեր կոնտակտային տվյալները.

Հարգանքներով՝ Վ.Մ.Ելիզարով

Զեղչերի մասին

Ներկայումս սա բավականին տարածված տեսակ է, քանի որ տնտեսական պայմանները շատ առումներով վատթարացել են: Փորձը ցույց է տալիս, որ կոնտրագենտին զեղչ տրամադրելու հարցում համոզելը հատկապես լավ է նման դեպքերում.

• եթե ընկերությունները երկար ժամանակ համագործակցում են, օրինակ՝ մեկ տարուց ավելի.
• եթե միանգամից մեծ քանակությամբ ապրանք է ձեռք բերվում.

գործադիր տնօրենին

ՍՊԸ «Ավանտաժ» Ֆիլիպով Գ.Վ.

«Վերես» ՍՊԸ-ի տնօրենից.

Ալեքսանդրովա Կ.Ն.

Բարև, Գենադի Վիկտորովիչ: Մենք ուրախ ենք նշել այն փաստը, որ մեր ընկերությունները համագործակցում են ավելի քան 2 տարի: Մենք մեր երախտագիտությունն ենք հայտնում ձեզ՝ ձեր ծառայությունների հետևողական բարձր որակի, ինչպես նաև մի շարք ընթացիկ խնդիրների լուծմանն աջակցելու համար։

Կարծում ենք՝ ձեզ համար գաղտնիք չէ, որ վերջին մեկ տարվա ընթացքում մեր շուկայի նիշի տնտեսական վիճակը զգալիորեն վատթարացել է։ Ցավոք սրտի, այս պահին մենք եկամուտների որոշակի պակաս ունենք, որը կապված է եռամսյակային շահույթի նվազման հետ։

Այս հանգամանքների առնչությամբ մենք հուսով ենք, որ ձեր ըմբռնումն ու համաձայնությունը տրամադրեք 10% զեղչ այն ծառայությունների համար, որոնք կմատուցվեն հաջորդ 2018 օրացուցային տարում: Իհարկե, նման միջոցառումը կրում է ժամանակավոր բնույթ, և մենք հավատարիմ ենք տնտեսական իրավիճակի կայունացման դեպքում փոխշահավետ պայմաններով լիարժեք համագործակցությանը։

Հարգանքներով՝ Ալեքսանդրով Կ.Ն.

Վարձավճարի նվազեցում

Այս դեպքում նամակում ձեր խնդրանքի հիմնավորումը մոտավորապես նույնն է լինելու, ինչ քննարկվել է նախորդ օրինակում:

գործադիր տնօրենին

ՍՊԸ «Ավանտաժ» Ֆիլիպով Գ.Վ.

«Վերես» ՍՊԸ-ի տնօրենից.

Ալեքսանդրովա Կ.Ն.

Բարև, Գենադի Վիկտորովիչ: 2016թ.-ին ավարտված ֆինանսական տարում մեր ընկերությունը կրել է ակնկալվողը 10%-ով գերազանցող վնասներ: Մենք ստիպված ենք հայտարարել, որ մեր ընկերությունը տուժել է ֆինանսական ճգնաժամից։ Սա արտահայտվում է սեփականատերերի 15-20%-ով հաճախորդների հոսքի նվազմամբ։

Այս առումով, մենք հույս ունենք, որ ձեր համաձայնությունը տրամադրեք 10% զեղչ վարձակալության համար: Ձեր ուշադրությունն եմ հրավիրում այն ​​փաստի վրա, որ մենք բավականին խոշոր վարձակալներ ենք, և միևնույն ժամանակ, մեր հնգամյա համագործակցության ողջ ընթացքում մենք չենք ընդունել վճարման ոչ մի ուշացում, ինչպես նաև լրացրել ենք բոլոր մյուս պայմանները. պայմանագիրը։ Մենք ելնում ենք այն ենթադրությունից, որ այս միջոցը ժամանակավոր է, ուստի պատրաստ ենք շարունակել վճարն ամբողջությամբ վճարել շուկայական իրավիճակը կայունանալուն պես։

Հարգանքներով՝ Ալեքսանդրով Կ.Ն.

Հետաձգված վճարման մասին

Այս դեպքում կարևոր է ընդունել, որ իսկապես ժամանակին չեք կատարել վճարումը և մանրամասն բացատրել դրա պատճառը: Իհարկե, անհրաժեշտ է ճշգրիտ նշել ամբողջ գումարի մարման ժամկետը:

«Գրուզոդար» ՍՊԸ տնօրեն

Վակուլով Ն.Յու.

«Պարաբոլիա» ՍՊԸ տնօրենից.

Ակսակովա Տ.Գ.

Բարև, հարգելի Նիկոլայ Յուրիևիչ: 2017 թվականի սեպտեմբերին մենք այլ վճարում չենք կատարել ձեր ծառայությունների համար 100,000 ռուբլու չափով: Վճարում կատարելու անհնարինության մասին մենք պաշտոնապես ծանուցել ենք մեկ ամիս առաջ։ Այս պահին բացատրում ենք, որ ընկերությունը միջոցներ է գտել վճարելու համար։ Խնդրում ենք տրամադրել ապառիկ պլան երկու ամսվա համար՝ հոկտեմբեր և նոյեմբեր (յուրաքանչյուրը 50000 ռուբլի):

Մենք չենք խուսափում մեր ֆինանսական պարտավորություններից և պարտքերից և ձեր ուշադրությունն ենք հրավիրում այն ​​փաստի վրա, որ մեր համագործակցության բոլոր 3 տարիների ընթացքում մենք երբեք չենք խախտել պայմանագիրը։ Մենք հուսով ենք ձեր փոխըմբռնման և ակնկալում ենք հետագա փոխշահավետ համագործակցություն:

Հարգանքներով՝ Տ.Գ.Աքսակով

Խնդրում ենք վճարել մեկ այլ ընկերության համար

Նման պահանջներ կարող են առաջանալ այն դեպքերում, երբ մի ընկերություն որոշակի պայմաններով պարտավորվում է կատարել մեկ այլ ընկերության ֆինանսական պարտավորությունները: Այս կաղապարը կարող է օգտագործվել որպես օրինակ:

Ս.Պ. Բլագոդարով Ա.Կ.

անհատ ձեռներեց Ինինա Ա.Ա.

Բարև, հարգելի Անատոլի Կոնստանտինովիչ: Ինչպես գիտեք, դուք ինձ պարտք ունեք 100 000 ռուբլու չափով։ Անցած ֆինանսական տարվա ընթացքում ես նաև 3 ընկերության նկատմամբ 50000 ռուբլի պարտք եմ ունեցել։ Առաջարկում եմ ամբողջությամբ վճարել պարտքս։ Ես իմ կողմից երաշխավորում եմ ձեր պարտքի ողջ մնացորդի համար ապառիկ պլանի տրամադրումը 6 ամիս ժամկետով։

Գործնական նամակը ձեր պաշտոնական ներկայացուցիչն է: Բացի բովանդակությունից, շատ կարևոր է բիզնես նամակի ճիշտ ձևավորումը, ինչպես գիտեք, «իրենց հագուստով են դիմավորում»։ Դիտարկենք գործնական նամակը լրացնելու կարգը։

Ձևը

Գործնական նամակը (Business letter) պետք է տրված լինի կազմակերպության պաշտոնական բլանկի վրա: Ձևի վերնագրերը և ստորագրերը պետք է պարունակեն հետևյալ տեղեկությունները.

• Կազմակերպության անվանումը;
• կազմակերպության ֆիզիկական հասցեն.
• հեռախոս և ֆաքս;
• կայք և էլ.

Նաև ձևը կարող է պարունակել կազմակերպության մանրամասները և դրա պատկերանշանը:

Այս ամբողջ տեղեկատվության առկայությունը հասցեատիրոջը հնարավորություն է տալիս արագ ճանաչել ուղարկողին և պատասխան նամակ ուղարկել ճիշտ հասցեով:

Դաշտեր

Գործնական նամակը պետք է ունենա դաշտեր՝ ձախ կողմում մոտ երեք սանտիմետր, աջ կողմում՝ մոտ մեկուկես: Խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել Microsoft Word-ի ստանդարտ ձևերը: Դաշտերը պահանջվում են հասցեատիրոջ կողմից հնարավոր նշումների համար, ինչպես նաև արխիվային թղթապանակում նամակ ներկայացնելու համար:

Գրանցման համարը

Ձեր հարմարության համար անհրաժեշտ է նամակի գրանցման համարը, ներառյալ կառավարչի կողմից նամակի ստորագրման ամսաթիվը: Օրինակ, դուք որոշել եք նամակ ուղարկել մեկ այլ կազմակերպության և դրան ամսաթիվ և համար չեք նշանակել։ Եվ եթե այս ընկերությունը օրական մի քանի հազար նամակ է ստանում, ինչպե՞ս եք հետևելու ձեր հաղորդագրության ճակատագրին: Սովորաբար որոնում է ըստ ամսաթվի և համարի: Սա հատկապես վերաբերում է պետական ​​կառույցներին: Պատասխան նամակը, բացի սեփական ելքային համարից, պետք է պարունակի նաև մուտքային նամակի համարի մասին տեղեկատվություն, որին այն պատասխան է։ Գրանցման համարը դրված է նամակի վերին ձախ անկյունում։ Բնականաբար, ցանկացած կազմակերպությունում մուտքային և ելքային նամակները պետք է ճշգրիտ գրանցվեն։

Օրինակ:

Հղ. Թիվ 546 28.07.2008 մուտքագրում: թիվ 321 25.07.2008թ

Նամակի գլուխ

Հասցեատիրոջը ուղղված կոչ պարունակող նամակի վերնագիրը դրվում է գրանցման համարի անմիջապես տակ և սովորաբար կազմվում է հետևյալ կերպ՝ նամակի վերևի աջ անկյունում գրված է հասցեատիրոջ պաշտոնը և անունը։ Բողոքարկումն ինքնին կազմվում է նամակի կենտրոնում և ավարտվում բացականչական նշանով։ Գլխարկը կարող է լինել թավ:

Օրինակ:

գործադիր տնօրենին
«Ռասվետ» ՍՊԸ
Միլոսլավսկի Պ.Ն.

Հարգելի Պավել Նիկոլաևիչ:

Տառատեսակ

Նամակի տառատեսակը հիմնովին ազդում է հասցեատիրոջ կողմից դրա ընկալման վրա։ Տառատեսակը չպետք է լինի շատ փոքր կամ չափազանց մեծ: Ընդ որում, նույնը պետք է լինի ողջ նամակում։ Ստանդարտ պրակտիկա է օգտագործել Times New Roman, 12 կետի չափը, մեկ տողերի տարածությունը: Բայց եթե գիտեք, որ հասցեատերը վատ տեսողություն ունի, զգույշ եղեք՝ ավելացրեք նամակի տառատեսակը։

Անձնական գործնական նամակագրության նամակների (հրավերներ, շնորհավորանքներ, ցավակցություններ և այլն) տառատեսակի ընտրությանը կարելի է ավելի կրեատիվ մոտենալ։

Համարակալման թերթիկներ

Թերթերի համարակալումը հատկապես կարևոր է 2 էջից ավելի տառերի և հատկապես հավելվածներ պարունակող տառերի համար: Microsoft Word-ի տեքստային խմբագրիչում թերթերի համարակալումը սահմանելիս խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել «Վերնագրեր և էջատակներ» գործառույթը՝ «Տեղադրել ավտոմատ տեքստ» - «Էջեր. Ոչ ամեն ինչի համար»: Դա թույլ կտա հասցեատիրոջը ճիշտ գնահատել նամակի ընդհանուր ծավալը և չշփոթել դրա էջերի հաջորդականությունը։

Համարակալումը դրվում է թերթի ստորին աջ անկյունում:

Նկարչի տվյալներ

Կապալառուի մասին տեղեկությունները պետք է ներառվեն բոլոր գործարար նամակներում, որոնք ստորագրված են ընկերության բարձրագույն ղեկավարների և ստորաբաժանումների ղեկավարների կողմից: Սա թույլ կտա հասցեատիրոջը արագ գտնել կոնկրետ մասնագետ, ով պատասխանատու է հարցի լուծման համար ուղարկող ընկերությունում:

Կապալառուի մասին տեղեկատվությունը պետք է պարունակի նրա լրիվ անունը (ցանկալի է ամբողջությամբ, հակառակ դեպքում ձեր գործընկերոջ համար դժվար կլինի հեռախոսային խոսակցություն սկսել, որը կարող է պահանջվել լրացուցիչ տեղեկություններ իմանալու համար) և կոնտակտային հեռախոսահամար՝ աշխատանքային կամ բջջային: Ցանկալի է նաև էլեկտրոնային փոստի հասցե տրամադրել:

Նկարչի մասին տեղեկությունը գրված է նամակի հենց վերջում՝ ստորագրությունից հետո։ Նրա տառատեսակի չափը պետք է լինի մեկ կամ երկու միավոր պակաս, քան տառի հիմնական մասի տառատեսակը։

Դիմումներ

Եթե ​​նամակը պարունակում է հավելվածներ, ապա դրանք կազմվում են առանձին թերթիկների վրա։ Այս դեպքում թերթերի համարակալումը կարող է ընդհանուր լինել ամբողջ փաստաթղթի համար կամ առանձին՝ հիմնական տառի և յուրաքանչյուր հավելվածի համար: Հավելվածների մասին տեղեկությունները պետք է պարունակվեն հիմնական նամակի մարմնում՝ ստորագրելուց առաջ:

Օրինակ:

Այս նամակին կցվում է 2 փաստաթուղթ 3 թերթի վրա.
1. կրկնօրինակով կատարված աշխատանքի հանձնման և ընդունման ակտ.
2. հաշիվ-ապրանքագրեր.

Հարգանքներով «Բոլշևիչկա» կահույքի գործարանի գլխավոր հաշվապահ Ն.Կ.Վասիլիևա

16ապր

Բարեւ Ձեզ! Այս հոդվածում մենք կանդրադառնանք բիզնես նամակներին:

Այսօր դուք կսովորեք.

1. Ինչու գործարար նամակագրությունը չի կորցրել իր արդիականությունը.
2. Որո՞նք են բիզնես նամակների տեսակները և ինչպես են դրանք կազմվում.
3. Ինչպես ճիշտ գրել բիզնես նամակ.

Այժմ մեր պատուհաններից դուրս՝ բարձր տեխնոլոգիաների և ինտերնետի ժամանակն է: Բայց գործնական նամակագրությունը չի կորցրել իր կարևորությունն ու արդիականությունը, այն ուղղակի տեղափոխվել է այլ լրատվամիջոցներ։ Ինչու՞ է կարևոր գործարար նամակներ կազմել և կատարել կարողանալը, եկեք խոսենք այսօր:

Ինչու՞ է ձեզ անհրաժեշտ գործարար նամակագրությունը

Առաջին հերթին դա հնարավորություն է աշխատակիցների կամ բիզնես գործընկերների հետ կարծիքներ, առաջարկություններ և մտքեր փոխանակելու համար։ Նամակագրության միջոցով ներկայացնում են պահանջներ, խնդրանքներ, պարզաբանում են ընկերությունների միջև առկա թյուրըմբռնումները։

Գործարար նամակագրությունը պաշտոնական տեսակներից է։

Տարբերությունները բիզնես նամակների և այլոց միջև

Հիմնական տարբերությունները հետևյալն են.

• Ներկայացման ոճաբանություն;
• Բառապաշար, որը թույլ չի տալիս զգացմունքների վառ արտահայտում;
• Կազմված է ընկերության պաշտոնական բլանկի վրա.
• Տառատեսակը շատ փոքր չէ, բայց նաև մեծ չէ, մինչդեռ ամբողջ տեքստում նույնն է.
• Հազվադեպ են զբաղեցնում 1-ից ավելի էջ;
• Խիստ սպասարկման շղթայի առկայությունը.

Գործնական նամակների տեսակները

Բոլոր բիզնես նամակները կարելի է մոտավորապես բաժանել մի քանի խմբերի. Մենք ավելի մանրամասն կանդրադառնանք յուրաքանչյուրին և կտանք համառոտ նկարագրություն:

Նամակներ, որոնց պետք չէ պատասխանել:

• Երաշխիքային նամակ;
• Ուղեկցող;
• Տեղեկատվական;
• Նախազգուշական նամակ;
• Հիշեցման նամակ.

Նամակներ, որոնց պատասխանն է պետք.

• Բողոքարկում;
• Առաջարկ;
• Հարցում;
• Պահանջը;
• Միջնորդություն.

Ոչ առևտրային նամակներ.

• Հրավեր նամակ;
• Ցավակցական նամակներ;
• Շնորհակալական նամակներ;
• Նամակներ, որոնք տեղեկացնում են ինչ-որ բանի մասին;
• Առաջարկություններ պարունակող նամակներ;
• Երաշխիքային նամակներ;
• Նամակներ, որոնք հաստատում են, որ ապրանքը ստացվել է, ծառայությունը մատուցվել է և այլն;
• Շնորհավորական նամակներ տարբեր առիթներով;
• Հարցման նամակ;
• Նամակներ հրահանգներով;
• Ուղեկցող նամակներ.

Առևտրային նամակներ.

Դրանք սովորաբար օգտագործվում են մինչև պայմանագիր կնքելը, ինչպես նաև պայմանագրի գործողության ընթացքում:

Դրանք ներառում են.

• Հարցումների պատասխաններով նամակներ;
• Ուղղակի հարցում;
• - նամակ, որով առաջարկվում է գործարք կատարել կամ պայմանագիր կնքել.
• Հայցադիմում;
• Հիշեցում;
• Պայմանագրերի դադարեցման կամ պարտավորությունների կատարման անհրաժեշտության մասին նախազգուշացում պարունակող նամակ և այլն:

Եթե ​​մենք խոսում ենք դասակարգման մասին ըստ կառուցվածքի, ապա կան բիզնես տառերի 2 տեսակ.

• Պարունակում է հեղինակի տեքստը և գրված է ազատ ձևով.
• Կազմվել է խիստ մոդելի համաձայն։

Հասցեատերերի կողմից.

• Շրջաբերական - նամակ, որն ուղարկվում է մի քանի հասցեատերերի.
• Նորմալ - ուղարկվում է մեկ հասցեատիրոջ մեկ անձի անունից.
• Կոլեկտիվ - ուղարկվում է մեկ հասցեատիրոջ, բայց մի քանի անձանցից:

Նամակները բաժանվում են նաև ըստ այն ձևի, որով ուղարկվել են.

• Ուղարկվել է որպես ֆաքս հաղորդագրություն;
• Ուղարկված էլեկտրոնային փոստով;
• Նրանք ուղարկվում են սովորական ծրարներով:

Կան նամակների տեսակներ, որոնք, էթիկական նկատառումներից ելնելով, պետք է գրվեն, այլ ոչ թե տպագրվեն: Սա վերաբերում է ցավակցություններին և շնորհավորանքներին։

Ճիշտ դիզայնի գաղտնիքները

Նամակի տեքստը բաժանված է ներածական, հիմնական և վերջնական մասերի։ Նրանք տրամաբանորեն կապված են միմյանց հետ։ Ներածական մասը ներառում է այն հանգամանքները, որոնք հանգեցրել են նամակի ստեղծմանը, իսկ հիմնական մասը հենց բովանդակությունն է։ Վերջնական մասում ամփոփվում են արդյունքները, որոնք արտահայտում են խնդրանքը, մերժումը և այլն։

Ընդհանրապես, ամենայն պատասխանատվությամբ գործարար նամակագրությունը կարելի է անվանել արվեստ, քանի որ անհրաժեշտ է սովորել այն ճիշտ վարել՝ բոլոր պահանջներին համապատասխան։ Իսկապես, ամենից հաճախ մենք մտածում ենք միայն հստակ ներկայացված տեղեկատվության մասին և մոռանում ենք այն փաստի մասին, որ նամակը կարելի է համարել ընկերության դեմքը։

Ոճաբանություն.

Յուրաքանչյուր տառ պահվում է խիստ բիզնես ոճով՝ օգտագործելով պաշտոնական փաստաթղթերին բնորոշ խոսքային միջոցներ։

Տեղեկատվության ներկայացման պահանջներ.

Նամակում պարունակվող ողջ տեղեկատվությունը նշված է հետևյալ կերպ.

• Նպատակային, նախատեսված է կոնկրետ անձի համար;
• Գրելու ամսաթվին բոլոր տեղեկությունները պետք է լինեն ընթացիկ.
• Հուսալի;
• Անաչառ;
• Փաստարկված;
• Որքան հնարավոր է, որպեսզի դրա հիման վրա որոշում կայացվի։

Ձևը.

Նախևառաջ, նամակը կազմվում է բլանկի վրա, որը կորպորատիվ է ընկերության համար:

• Գործնական նամակ գրելու համար օգտագործվում են A4 թերթեր.
• Ձևի ձախ եզրագիծը պետք է լինի առնվազն 3 սմ, քանի որ որոշ ժամանակ անց դրանք կուղարկվեն կապողին.
• Նշեք ընկերության անվանումը, նրա օրինական և փաստացի հասցեն, էլ.
• Ավելի լավ է օգտագործել Times New Roman ստանդարտ տառատեսակը 12 չափի: Այն ամենաօպտիմալն է և լավ ընթեռնելի;
• Թույլատրվում է բիզնես նամակներ նախագծել առանց բլանկի օգտագործման, այնուհետև պետք է տեղեկատվություն տրամադրել ձևաթղթից։

Եթե ​​նամակը վերաբերում է ֆինանսական կամ այլ բնույթի գաղտնի տեղեկատվության հետ կապված խոշոր գործարքներին, խորհուրդ չի տրվում նման նամակներ ուղարկել ֆաքսով կամ էլեկտրոնային տարբերակով: Ավելի լավ է հին ձևով, սովորական թղթե ծրարի մեջ:

Համարակալում.

Եթե ​​նամակը բաղկացած է մի քանի էջից, ապա դրանք համարակալվում են՝ սկսած երկրորդից։ Թվերը մակագրված են վերևում՝ մեջտեղում, արաբական թվերով։ Թվի կողքին կետեր չեն դրվում:

Բաժանում մասերի.

Սա նշանակում է նամակը պարբերությունների բաժանել։ Տեքստը չպետք է շարունակական հոսքով գնա, ուստի այն պարզապես չի ընկալվի։ Պարբերությունների բաժանման շնորհիվ դուք կարող եք տեսնել, թե որտեղ է ավարտվում մի միտք և սկսվում մյուսը:

Ուղղումների առկայություն:

Անցանկալի է ուղղումներ ու տառասխալներ անելը, ինչպես նաև ջնջումներ։ Նամակը պետք է ճիշտ կազմված լինի, իսկ տեքստը մուտքագրվի 1,5 - 2 ընդմիջումներով:

Օգտագործված ռեկվիզիտներ.

Մենք կնշենք միայն հիմնականները, քանի որ մենք արդեն համառոտ խոսեցինք դրանց մասին մի փոքր ավելի վաղ.

• Եթե ​​ձեռնարկությունը պետական ​​է, ապա օգտագործվում է Ռուսաստանի Դաշնության զինանշանը: Այն գտնվում է պաշտոնական բլանկի մեջտեղում;
• Ընկերության լրիվ անվանումը;
• Ֆաքս և հեռախոսահամարներ;
• Բանկային հաշվի համարը;
• Հասցեատեր - ընդ որում անվանական դեպքում օգտագործվում է հասցեատեր ընկերության անվանումը, ստացողի պաշտոնն ու ազգանունը նշելու համար օգտագործել տատիվը.
• Եթե ​​հասցեատերը ունի գիտական ​​աստիճան կամ կոչում, ապա նշեք այն անձի ազգանունից առաջ.
• Ցանկացած ռեկվիզիտ գրված է նոր տողով և մեծատառով։

Գործնական նամակ հանդիպումից հետո

Գործնական հանդիպում եք ունեցել, ուրվագծվել է որոշակի հեռանկար։ Ինչպես դա արտացոլել նամակում, կքննարկվի հետագա:

1. Նախ, նամակի սկզբում նշեք պոտենցիալ զուգընկերոջ հետ ձեր շփման օրը և ժամը, նույնիսկ եթե հանդիպումից մի քանի օր է անցել։
2. Խուսափեք սխալներից կամ չափազանց բարդ արտահայտություններից. նամակը գրեք կարճ և պարզ, բայց այնպես, որ ստացողը ցանկանա կարդալ այն:
3. Նշեք, թե ինչի մասին էր խոսակցությունը։ Օրինակ: " Մենք քննարկեցինք, թե որքան կարժենա վենետիկյան ոճով ծաղկամանը»:
4. Խրախուսեք նամակի ստացողին արտահայտել իրենց տեսակետները հանդիպման թեմայի վերաբերյալ:
5. Նշեք այն ժամանակը, երբ կարող եք խոսել հեռախոսով կամ անձամբ հանդիպել:
6. Ասացեք ստացողին, որ սպասում եք նրա հետ համագործակցության. Անհամբեր սպասում ենք ձեզ հետ հետագա գործնական հարաբերությունների«.
7. Նամակն ավարտեք հետևյալ կամ նմանատիպ արտահայտությամբ. Լավագույն մաղթանքներս ձեզ...».

Էլեկտրոնային բիզնես նամակներ

Անհնար է անտեսել դրանց գրանցման պահանջները, քանի որ այժմ ավելի ու ավելի շատ նամակներ են տրվում էլեկտրոնային ձևով, քան թղթային: Միեւնույն է, 21-րդ դարը բակում է։

Գործնական նամակի համար էլեկտրոնային նամակ պատրաստելը դժվար չէ, դիզայնի պահանջները նույնական են ավանդական տառերին: Միակ բանն այն է, որ նման նամակը միշտ պետք է ունենա վերնագիր (կամ թեմայի տող), որպեսզի այն պարզապես չկորչի փաստաթղթերի հոսքի մեջ:

Բացի այդ, երբ նման նամակին պատասխանում են, ավելի լավ է նամակի թեման չփոխել, այնպես որ դուք արագ կհասկանաք, թե ինչի մասին է խոսքը, եթե շատ նամակներ ստանաք։

Նաև նման տառերի կցորդներ նախագծելիս մի օգտագործեք գերժամանակակից ծրագրեր, հեռու է այն փաստից, որ ձեր հասցեատերը նույնն ունի: Եթե ​​այն չկա, նամակը պարզապես չի բացվի:

Գործնական նամակ էլեկտրոնային եղանակով գրելիս մի օգտագործեք հուզապատկերներ: Տեխնոլոգիան հիանալի է, բայց գրելու ժամանակ օգտագործեք բիզնես լեզու:

Որքա՞ն ժամանակ է պահանջվում նամակին պատասխանելու համար:

Եթե ​​նամակը պատկանում է պատասխան պահանջող կատեգորիային, ապա երբ պատասխանելը կախված է նամակում պարունակվող տեղեկատվությունից.

• Եթե ​​հարցում եք ստացել, ապա ստացման օրվանից հաջորդ երեք օրվա ընթացքում հաստատեք, որ այն ստացվել է: Իսկ վերջնական պատասխանը կարելի է տալ մեկ ամսվա ընթացքում;
• Եթե ​​խոսքը ցավակցության մասին է, ապա այն կարող է ուղարկվել տխուր դեպքից հետո տասն օրվա ընթացքում.
• Թույլատրվում է շնորհավորանքներ ուղարկել հանդիսավոր ամսաթվի մասին իմանալու պահից 8 օրվա ընթացքում.
• Եթե ​​խոսենք լավ վարքագծի ընդհանուր կանոնների մասին, ապա ավելի լավ է նամակներին պատասխանել յոթ օրվա ընթացքում։

Ինչպես գրել բիզնես նամակ՝ պարզ լեզվով դժվարի մասին

Տարբերակել աշխատանքային նամակը անձնական նամակագրությունից: Մենք այսօր արդեն մեկ անգամ չէ, որ խոսել ենք այն մասին, թե որոնք են այդ տարբերությունները, չպետք է մոռանալ դրանց մասին։ Այժմ դիտարկենք նամակը փուլերով կազմելը:

Փուլ 1. Մենք նշում ենք հասցեատիրոջը.

Ձևաթղթի վերևի աջ անկյունում գրեք այն անձի ազգանունը, սկզբնատառերը և պաշտոնը, ում հասցեագրված ենք նամակը։ Եթե ​​հասցեատերը կազմակերպություն է, մենք նշում ենք նրա իրավաբանական հասցեն:

Փուլ 2. Բողոքարկում.

Տեղադրում ենք ձևի մեջտեղում։ Այն իրականացվում է հարգալից, առանց հապավումների և բծերի։

Օրինակ: Հարգելի (անուն, հայրանուն)!Նաև բողոքարկումը հասցեատիրոջը կարող է իրականացվել՝ նշելով նրա պաշտոնը: Բայց երբ մարդուն դիմում ես անունով, դա նվազեցնում է հոգեբանական սթրեսը, ցույց է տալիս, որ գործնական հարաբերությունները կայուն են և կայացած:

Փուլ 3. Նպատակի հայտարարություն.

Բացատրեք նամակի նպատակը, դրա էությունը և հիմնական կետերը: Այս հատվածը գլխավորն է։ Գրեք, թե ինչ եք ուզում ասել, որն է բողոքարկման պատճառը։ Բայց մի մոռացեք պաշտոնական և չեզոք ոճը:

Փուլ 4. Առաջարկությունների, առաջարկությունների կատարում:

Գրեթե ցանկացած աշխատանքային նամակ ենթադրում է, որ հասցեատերը կարձագանքի դրան: Հիմնականում միայն տեղեկատվական նամակները դա չեն պահանջում: Ուստի ոչ միայն նկարագրեք խնդիրը, այլ նաև առաջարկեք, թե ինչպես կարող եք լուծել այն:

Եթե ​​բողոք եք ներկայացնում, խնդրեք որոշակի միջոցներ ձեռնարկել, եթե առաջարկում եք համագործակցել, ասեք, թե ինչ տարբերակներ կան:

Պարզ ասած՝ նամակը ստացողը պետք է տեսնի, որ ոչ միայն իրենից ինչ-որ բան է ուզում, այլև հասկանա, թե ինչպես կարելի է դա անել։

Ինչպես ավարտել բիզնես նամակը

Գործնական նամակը պետք է կատարյալ գրված լինի: Եթե ​​գրելու կանոնները չկատարվեն, դա կարող է բացասաբար ազդել ընդհանուր ընկերության հեղինակության վրա: Հետևաբար, մենք այժմ առաջարկում ենք ավելի մանրամասն անդրադառնալ բիզնես նամակի վերջնական մասի ձևավորմանը:

Նամակի վերջում ամփոփեք այն ամենը, ինչ ասվել է ավելի վաղ։ Բայց չարժե եզրակացությունները ձգել 10 նախադասության մեջ, այնուամենայնիվ, գործնական նամակներում գնահատվում են հակիրճությունն ու լակոնիզմը։ Ավելի լավ է սահմանափակվեք պարզ արտահայտություններով:

Վերջավորության հիմքում կդնենք 2 ցուցիչ՝ այն պետք է լինի հնարավորինս քաղաքավարի և ճիշտ։ Կան տարբեր տարբերակներ, թե ինչպես կարելի է այն կառուցել:

Ահա մի քանի օրինակներ.

• Շնորհակալություն ուշադրության կամ օգնության համար. Շնորհակալություն! (Թույլ տվեք շնորհակալություն հայտնել ...);
• Արտահայտեք ձեր հույսերը ապագայի նկատմամբ. Մենք հույս ունենք փոխշահավետ համագործակցության (Հուսով ենք, որ պատասխանը կստանանք մոտ ապագայում ...);
• Դուք կարող եք ձևակերպել արտահայտություն՝ հասցեատիրոջը ինչ-որ բանում վստահեցնելու համար. Մենք ուրախ կլինենք համագործակցել ձեզ հետ;
• Կատարեք հարցում. Խնդրում ենք ձեզ տեղեկացնել արդյունքների մասին;
• Ներողություն անհանգստության համար: Ներողություն եմ խնդրում նյութի համար վճարման անսպասելի ուշացման համար:

Ինչպես հրաժեշտ տալ հասցեատիրոջը.

Չնայած այն հանգամանքին, որ նամակագրությունը պաշտոնական է, դուք կարող եք հրաժեշտ տալ տարբեր ձևերով:

Ահա մի քանի տարբերակ.

• Հարգանքներով ...;
• Մաղթում եմ ձեզ հաջողություն ...;
• Լավագույն մաղթանքներով…

Ստորագրությունը ճիշտ ենք դրել։

Նամակ ստորագրելիս նշեք ձեր կոչումը, անունը և ազգանունը: Երբ կասկածում եք այնպիսի արտահայտության պատշաճությանը, ինչպիսին է. Անկեղծորեն Ձեր" -պարզապես մի օգտագործեք այն:

Ստորագրության մեջ կարող եք նշել ձեր կոնտակտները, լրացուցիչ հեռախոսահամարը կամ էլ.փոստի հասցեն, որպեսզի ստացողին ցույց տաք, որ պատրաստ եք նրա հետ շփվել և համագործակցել:

Մեր հոդվածի հաջորդ մասում ես կցանկանայի խոսել անգլերեն բիզնես նամակների մասին:

Գործնական նամակներ անգլերենով

Նման տառեր կազմելու կանոնակարգված ձև չկա։ Ամեն ինչ կախված կլինի նրանից, թե որն է նամակի նպատակը և ով է հասցեատերը։ Ահա որոշ արագ ուղեցույցներ նախագծման համար:

Գրելու ամսաթիվը.

Եթե ​​գրում ենք ԱՄՆ-ում, ապա ամսաթվի մեջ նախ դնում ենք ամիսը, հետո օրը և հետո միայն տարին։ Եթե ​​Միացյալ Թագավորություն, ամսաթիվը մուտքագրվում է Ռուսաստանի Դաշնությունում: Այս դեպքում ամիսը գրեք տառերով, խուսափեք շփոթությունից։

Ստացողի մանրամասները.

• Եթե ​​դուք գրում եք տղամարդու, դիմեք հետևյալին. պարոն (մուտքագրեք ձեր ազգանունը);
• Եթե ​​կինը, ով ամուսնացած է. Տիկին (մուտքագրեք ձեր ազգանունը);
• Չամուսնացած տիկնոջը. Miss (մուտքագրեք ձեր ազգանունը);
• Եթե ​​չգիտեք կնոջ կարգավիճակը. Տիկին (մուտքագրեք ձեր ազգանունը):

Հասցեն նշելով.

Կարգը հակառակ է Ռուսաստանի Դաշնությունում ընդունվածին. գրասենյակ, տան համար, փողոցի անվանում, փոստային ինդեքս, պետական ​​անվանումը (եթե գրում ենք ԱՄՆ-ում), շրջանի անվանումը և երկրի անվանումը (եթե գրում ենք Մեծ Բրիտանիային):

Ինչպես կապ հաստատել ստացողի հետ:

Ստանդարտ զանգեր.

• Սիրելի տիկին;
• Հարգելի պարոն;
• Հարգելի պարոն կամ տիկին;
• Հարգելի տիկին;
• Սիրելի.

Հասցեից հետո դնում ենք ստորակետ (եթե գրում ենք ՄԹ) կամ երկու կետ (եթե ԱՄՆ-ում է)։ Բացականչական նշանն ընդունված չէ։

Առարկա.

Անպայման նշեք նամակի թեման, ինչպես նաև Ռուսաստանի Դաշնությունում:

Հիմնական տեքստ.

Բաժանեք այն պարբերությունների: Կամ յուրաքանչյուր նախադասություն գրեք նոր տողի վրա:

Ինչպես հրաժեշտ տալ:

Օրինակ, այսպես. Շնորհակալություն հայտնելով օգնության համար՝ մենք իսկապես մնում ենք ձերը»:-Շնորհակալ եմ, հավատարիմ քեզ... չնայած դա կարող էր ավելի քիչ ֆորմալ լինել:

Ստորագրության գրանցում.

Ստորագրությունը դնում ենք բաժանման կետի տակ, նշում ենք մեր ազգանունը և անունը, ընկերության անվանումը և պաշտոնը:

Հավելվածի ձևավորում.

Եթե ​​կցեք որևէ փաստաթուղթ, ապա նամակի վերջում նշեք սա. Enc.և ցուցակագրեք հավելվածները:

Ինչ գրել մեծատառով.

• Ազգանուններ և սկզբնատառեր;
• Ընկերության անվանումները;
• Քաղաքների, նահանգների անուններ և այլն;
• Ցանկացած բառ, որը ցույց է տալիս զբաղեցրած պաշտոնը.
• Առաջին խոսքերը բաժանման մեջ;
• Ներածական հասցեներ.

Մինչ զրույցն ավարտելը, ներկայացնում ենք գործնական նամակների նմուշներ ռուսերեն և անգլերեն լեզուներով։

Գործարար նամակների նմուշներ ռուսերեն և անգլերեն լեզուներով

Եզրակացություն

Ամփոփելով ասեմ, որ բիզնես նամակը գործունեության ցանկացած բնագավառում հաղորդակցվելու գործիք է։ Եթե ​​ճիշտ գրված լինի, դա, անշուշտ, դրականորեն կներկայացնի ձեր ընկերությունը:

Մյուս կողմից, անփույթ, սխալ գրված նամակը կարող է ոչնչացնել ամենահեռանկարային բիզնեսը: Գրեք ձեր նամակները ճիշտ, և մենք փորձեցինք պատմել, թե ինչպես դա անել:

ԳՈՐԾԱՐԱՐ ՆԱՄԱԿԻ ՏԵՔՍՏԻ ԿԱՌՈՒՑՎԱԾՔԸ

ԳՈՐԾԱՌՆԱԿԱՆ ՆԱՄԱԿՆԵՐ ԿԱԶՄԵԼՈՒ ՀԻՄՆԱԿԱՆ ԿԱՆՈՆՆԵՐ

Գործնական նամակներն ունեն կազմման և կատարման որոշակի կանոններ, դրանք ենթակա են պահանջների՝ տեղեկատվական և տեղեկատու փաստաթղթերին պատկանելու պատճառով: Նամակ կազմելիս հեղինակը պետք է մանրամասն մտածի, թե ինչ նպատակով է գրում նամակը, ինչ է ակնկալում դրա քննարկման արդյունքում։ Նա պետք է հստակ պարզաբանի, թե հասցեատերը ինչ գիտի նամակի թեմայի մասին, ինչի վրա կարող է հիմնվել որպես ելակետ և որն է հասցեատիրոջը դեռևս անհայտ նոր տեղեկությունը, հանուն որի կազմվում է նամակը։ . Փաստարկների բնույթը և տեքստի կազմը կախված կլինեն նամակի նպատակային կարգավորումից: Կարելի է առանձնացնել նամակների պատրաստման և կազմման հետևյալ փուլերը.

Ուսումնասիրելով առկա խնդիրը

Նամակի տեքստի նախագիծ պատրաստելը և գրելը

Նամակի նախագծի համակարգում

Ստորագրում է ղեկավարի կողմից

Գրանցում

Դիսպետչերական

Եկեք նայենք այս քայլերին: Հարցի էության ուսումնասիրությունը ներառում է՝ տվյալ հարցի վերաբերյալ բավարար տեղեկատվության հավաքագրում, անհրաժեշտության դեպքում՝ հարցի էության վերաբերյալ օրենսդրության ուսումնասիրություն, այս հարցի վերաբերյալ նախկին դիմումների և դրանց վերաբերյալ ստացված պատասխանների վերլուծություն։ Հետո սկսում են գրել նամակի տեքստը։

Բիզնես նամակի տեքստի կառուցվածքը

Նամակի տեքստ գրելը ժամանակատար գործընթաց է: Նամակ կազմելիս կարևոր խնդիր է նրա տեղեկատվական հագեցվածությունը, այսինքն՝ դրա մեջ անհրաժեշտ քանակությամբ տեղեկատվության ներառումը։ Նամակը կարող է լինել միակողմանի և բազմակողմանի: Նամակի մի կողմը սովորաբար կազմում է ամբողջ նամակի բովանդակությունը, և ամենից հաճախ դա նամակներ են, որոնք պատասխան չեն պահանջում: Բազմաչափ տառերի տեքստը կարող է բաղկացած լինել հետևյալ ասպեկտներից՝ բաժիններ, պարբերություններ, ենթակետեր, պարբերություններ: Յուրաքանչյուր ասպեկտ պետք է սկսվի պարբերությունից: Գործարար նամակագրությունը հիմնականում կազմված է բազմաչափ տառերից: Նամակը սովորաբար կազմվում է ըստ սխեմայի՝ ներածություն, հիմնական մաս, եզրակացություն։ Ներածական մասը պարունակում է. հղում փաստաթղթին, նրա առանձին պարբերություններին, որոնք հիմք են ծառայել նամակը կազմելու համար. փաստի հայտարարությունը, այն ցույց է տալիս նամակը կազմելու նպատակը (պատճառը): Փաստաթղթին հղում կատարելիս դրա տվյալները նշվում են հետևյալ հաջորդականությամբ. Հունիսի 27, 2004 թիվ 620 «Մոդելային կանոնակարգը հաստատելու մասին ...» Հիմնական մասը պարունակում է իրադարձության նկարագրությունը, ներկա իրավիճակը, դրանց վերլուծությունը և ապացույցները: Հենց այս մասով է պետք համոզել, ապացուցել, որ անհրաժեշտ է մասնակցել հանդիպմանը (համաժողովին, կլոր սեղանին), որ արտադրված ապրանքները կամ մատուցված ծառայությունները լավագույնն են, որ պահանջը պետք է կատարվի և այլն։ Նամակի եզրակացությունը ներկայացնում է եզրակացություններ խնդրանքների, առաջարկների, կարծիքների, մերժումների, հիշեցումների և այլնի տեսքով: Նամակը կարող է պարունակել միայն մեկ վերջնական մաս: Նամակի հիմնական հարցերը պետք է հստակ ձևակերպվեն և դասավորվեն ընկալման համար առավել օպտիմալ հաջորդականությամբ: Կազմելուց և գրելուց հետո ծառայության նամակը պետք է խմբագրվի։ Գործնական նամակը գրեթե միշտ սկսվում է բողոքարկումով: Տեքստի այս փոքր հատվածը չափազանց կարևոր է հաղորդակցության նպատակներով: Ճիշտ ընտրված կոչը ոչ միայն գրավում է հասցեատիրոջ ուշադրությունը, այլև համապատասխան երանգ է տալիս նամակագրությանը, նպաստում գործարար հարաբերությունների հաստատմանը և պահպանմանը։ Բողոքարկման կարևորությունը որոշվում է նամակի հեղինակի կողմից, կոչը թույլ է տալիս ապահովել ունկնդիր: Հատուկ ուշադրության է արժանի բողոքարկմանը հաջորդող կետադրական նշանը։ Հասցեից հետո ստորակետը տառին տալիս է առօրյա բնույթ, բացականչական նշանն ընդգծում է կարևորությունն ու պաշտոնական ոճը։ Նախագծողը պետք է հաշվի առնի հետևյալ գործոնները.

1. Հասցեատիրոջ հրապարակային դիրքորոշումը սեփականի նկատմամբ.
2. Ծանոթության աստիճանը, հարաբերությունների բնույթը;

3. Հաղորդակցման իրավիճակի ձևականություն/ոչ պաշտոնական;
4. Էթիկետի թույլտվությունները վավեր են տվյալ խոսքի համայնքում:

Մուտքագրելիս հղումը կենտրոնացած է.

Հարգելի Միխայիլ Պետրովիչ:

Նամակի տեքստը կարող է ավարտվել հարցման կատարման ակնկալիքով (երաշխիք, ներկայացում, հրավեր, հիշեցում), ինչպես նաև քաղաքավարության բանաձևով, օրինակ.
Իմ երախտագիտությունն եմ հայտնում ցուցաբերվող աջակցության համար և վստահեցնում եմ, որ ձեր կողմից տրամադրված տեղեկատվությունը մեծ նշանակություն կունենա փոխշահավետ համագործակցության զարգացման գործում։
Օգտվելով առիթից՝ իմ երախտագիտությունն եմ հայտնում հրավերի...
Իմ հույսն եմ հայտնում արդյունավետ համագործակցության և ակտիվ մասնակցության խնդիրների լուծմանը, մեր հետագա ծրագրային գործողությունների մշակմանն ու իրականացմանը։
Քաղաքավարության բանաձևը դրվում է «ստորագրություն» հատկության դիմաց, որը տպվում է պարբերությունից և դիրքից բաժանվում ստորակետով։ Պաշտոնի անվանումը գրվում է մեծատառով կամ փոքրատառով՝ կախված նրանից, թե ինչպես է պաշտոնը գրված կազմակերպության բաղկացուցիչ կամ կարգավորող փաստաթղթերում: Այն դեպքում, երբ նամակը կազմվում է պաշտոնյայի բլանկի վրա, «ստորագրության» ռեկվիզիտում պաշտոնի անվանումը նշված չէ:

Պաշտոնական նամակագրության մեջ կիրառվում է պաշտոնական բիզնես ոճը։
Բիզնես ոճը խոսքի միջոցների ամբողջություն է, որի գործառույթն է սպասարկել պաշտոնական գործարար հարաբերությունների ոլորտը։
Բիզնես ոճի առանձնահատկությունները, դրան բնորոշ յուրահատկությունները, այս տեսակի լեզվի ոճային նորմերը ձևավորվել են այն պայմանների ազդեցության տակ, որոնցում տեղի է ունենում գործարար հաղորդակցությունը: Այս պայմանները հետևյալն են.
1. Գործարար հաղորդակցության մասնակիցներ՝ հիմնականում իրավաբանական անձինք՝ կազմակերպություններ, հիմնարկներ, ձեռնարկություններ՝ ի դեմս ղեկավարների և նրանց անունից հանդես եկող այլ պաշտոնատար անձանց.
2. Կազմակերպությունների տեղեկատվական հարաբերությունների բնույթն ու բովանդակությունը բավականին խիստ կարգավորվում են.
3. Գործարար հաղորդակցության առարկան կազմակերպության գործունեությունն է՝ կառավարում, արտադրական, տնտեսական,
գիտական, տեխնիկական և այլն;
4. Կառավարման փաստաթղթերը ճնշող մեծամասնությամբ կենտրոնացած են կոնկրետ ստացողի վրա.
5. Կազմակերպությունների գործունեության մեջ առաջացող և գրավոր պահանջվող իրավիճակների մեծ մասը վերաբերում է կրկնվող, նմանատիպ իրավիճակներին։
Գործարար հաղորդակցության դիտարկված պայմանները կազմում են կառավարման տեղեկատվության որոշակի պահանջներ: Կառավարման ոլորտում տեղեկատվության արդյունավետ փոխանակումն ապահովելու համար տեղեկատվությունը պետք է ունենա որոշակի հատկություններ:

Նա պետք է լինի.
1. Պաշտոնական բնույթ, որն ընդգծում է հարաբերությունների գործնական հիմքը, դրանց անանձնական բնույթը, ինչպես նաև ցույց է տալիս որոշակի հեռավորություն, որը գոյություն ունի գործարար հաղորդակցության մասնակիցների միջև.
2. հասցեական, քանի որ կառավարման փաստաթուղթը միշտ նախատեսված է կոնկրետ ստացողի, պաշտոնյայի, կազմակերպության, կազմակերպությունների խմբի համար.
3. Համապատասխան, քանի որ փաստաթուղթը պետք է պարունակի հենց այն տեղեկատվությունը, որն անհրաժեշտ է տվյալ պահին կառավարման արդյունավետ որոշում կայացնելու համար, կամ
այլ օգտագործում կառավարման գործունեության մեջ.
4. Օբյեկտիվ և վստահելի, քանի որ կառավարման արդյունավետ գործունեության համար անհրաժեշտ է իրադարձությունների, փաստերի, երևույթների անաչառ, անաչառ գնահատում.
5. Համոզիչ, պատճառաբանված, քանի որ բիզնես հաղորդակցության խնդիրն է դրդել հասցեատիրոջը անել (կամ չանել)
որոշակի գործողություններ;
6. Ամբողջական և բավարար կառավարման որոշումներ կայացնելու համար: Տեղեկատվության պակասը կարող է անհրաժեշտ լինել
լրացուցիչ պահանջել տեղեկատվություն, ստեղծել նամակագրություն,
հանգեցնել ժամանակի և գումարի անհարկի վատնման:
Բիզնես ոճն ունի մի շարք առանձնահատուկ առանձնահատկություններ, որոնք այն տարբերում են լեզվի այլ ոճերից՝ գիտական, լրագրողական, խոսակցական, գեղարվեստական ​​լեզվից:
Բիզնես ոճի հիմնական պահանջներն են.

ներկայացման ստանդարտացում;

ներկայացման չեզոք երանգ;

ձևակերպման ճշգրտություն և որոշակիություն, ձևակերպման միանշանակություն և միատեսակություն.

տեքստի հակիրճություն, հակիրճություն;

լեզվական բանաձևերի օգտագործում;

տերմինների օգտագործում;

բառային և գրաֆիկական հապավումների օգտագործումը.

պասիվ կոնստրուկցիաների տարածվածությունը իրականի նկատմամբ.

բառային գոյականով արտահայտությունների օգտագործումը.

Սեռական և գործիքային դեպքերում բառերի հաջորդական ենթակայությամբ կոնստրուկցիաների օգտագործումը.

պարզ ընդհանուր նախադասությունների գերակշռություն.

Բիզնես խոսքի ստանդարտացումը ներառում է լեզվի բոլոր մակարդակները՝ բառապաշար, ձևաբանություն և շարահյուսություն: Մինչ այժմ գործնական ելույթը կուտակել է հսկայական թվով տերմիններ, արտահայտություններ, բանաձևեր։ Պատրաստի կառույցների օգտագործումը թույլ է տալիս ժամանակ չկորցնել ստանդարտ իրավիճակները բնութագրող սահմանումներ փնտրելու համար: Գործարար խոսքի ստանդարտացումը զգալիորեն մեծացնում է փաստաթղթերի տեղեկատվական բովանդակությունը, զգալիորեն հեշտացնում է դրանց ընկալումը, ինչը նպաստում է ընդհանուր առմամբ փաստաթղթային հոսքի օպտիմալացմանը:
Ներկայացման չեզոք երանգը պաշտոնական գործնական հաղորդակցության նորմ է, որն արտահայտվում է ներկայացման ամենախիստ և զուսպ բնույթով։ Ներկայացման տոնայնության չեզոքությունը բացառում է տեքստերում փոխաբերական իմաստով օգտագործվող փոխաբերական միջոցների և բառերի արտահայտչական և զգացմունքային գունավոր լեզվական միջոցների (խոսակցական բառապաշար և միջանկյալներ) օգտագործման հնարավորությունը: Նամակի տեքստում պարունակվող տեղեկատվությունը պաշտոնական բնույթ է կրում։ Այդ իսկ պատճառով փաստաթղթերում անձնական, սուբյեկտիվ պահը պետք է նվազագույնի հասցնել։ Փաստաթղթերի լեզվից բացառվում են ընդգծված զգացմունքային ենթատեքստ ունեցող բառերը (փոքր-սիրային վերջածանցներով բառեր, չափազանցության կամ փոքրացման վերջածանցներով, միջանկյալներ):
Սակայն պաշտոնական փաստաթուղթն ամենևին էլ զուրկ համարվել չի կարելի էմոցիաներից։
Փաստաթղթերի մեծ մասի նպատակն է հետաքրքրել հասցեատիրոջը, համոզել, խրախուսել նրան գործել հեղինակի համար անհրաժեշտ ուղղությամբ: Կառավարման փաստաթուղթը չի հասնի իր նպատակին, եթե այն զուրկ է զգացմունքային երանգից, բայց էմոցիոնալությունը պետք է թաքցնել և հասնել ոչ թե լեզվով, այլ բովանդակությամբ։ Այն պետք է թաքնվի արտաքուստ հանգիստ, չեզոք մատուցման տոնի հետևում: Ներկայացման ճշգրտությունը ենթադրում է փաստաթղթի բովանդակության միանշանակ ըմբռնում:
Տեքստի հստակությունն ու ճշգրտությունը որոշվում է առաջին հերթին տեքստի կոմպոզիցիոն կառուցվածքի ճիշտությամբ, տրամաբանական սխալների բացակայությամբ, ձևակերպումների մտածվածությամբ և հստակությամբ՝ կայուն շրջադարձերով, փոխաբերական արտահայտությունների բացակայությամբ։
Տեքստի լակոնիկ ներկայացումը ձեռք է բերվում լեզվական միջոցների խնայողաբար օգտագործմամբ՝ բացառելով խոսքի ավելորդությունը՝ լրացուցիչ նշանակություն ունեցող բառերն ու արտահայտությունները:
Տեքստի հակիրճության կամ հակիրճության պահանջն ուղղակիորեն կապված է տեքստի ծավալի կրճատման հետ։ Հակիրճության պահանջը ստիպում է ավելի հստակ ձևակերպել փաստաթղթի թեման, օգտագործել լեզվական միջոցները տնտեսապես, բացառել անհրաժեշտ տեղեկատվություն չպարունակող ավելորդ բառերը, չհիմնավորված կրկնությունները և ավելորդ մանրամասները:
Նամակը պետք է լինի համոզիչ՝ անկախ նրանից, թե ում է ուղարկվում, պարունակի ճշգրիտ ժամկետներ, անվիճելի փաստեր և եզրակացություններ։
Գործարար խոսքի առանձնահատկություններից է լեզվական բանաձևերի համատարած օգտագործումը՝ կայուն (կաղապարային) պտույտներ, որոնք օգտագործվում են անփոփոխ։ Գործողություն դրդելու համար օգտագործվում են հետևյալ արտահայտությունները.

Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ ...-ից ... ընկած ժամանակահատվածում;
- Տեղեկացնում ենք, որ առ...
- Մենք ձեզ ուղարկում ենք համաձայնեցված ...;
-Խնդրում ենք Ձեզ դիտարկել ...,
- Ստուգմամբ հաստատվել է, որ ....;
- Ֆինանսական աջակցության բացակայության պատճառով ...;
- Բարդ տնտեսական իրավիճակի պատճառով ...;
- Ձեր նամակի համաձայն ...;
- Համատեղ աշխատանք իրականացնելու համար ...;
- Արձանագրության համաձայն ...;
- Ի աջակցություն մեր համաձայնության ...;
-Պատասխանատվությունն ուժեղացնելու համար... և այլն:

Լեզվի բանաձևերը կրկնվող իրավիճակներում օգտագործվող լեզվական գործիքների միավորման արդյունք են։ Բացի բնորոշ բովանդակությունն արտահայտելուց, լեզվական բանաձևերը հաճախ հանդես են գալիս որպես տեքստի իրավական նշանակալի բաղադրիչներ, առանց որոնց փաստաթուղթը չունի բավարար իրավական ուժ.

Մենք երաշխավորում ենք վարկի մարում ...,
- Մենք երաշխավորում ենք վճարումը: Մեր բանկային տվյալները…,
- Իրականացման նկատմամբ վերահսկողությունը վստահված է ...

Տերմին - բառ կամ արտահայտություն, որին վերագրվում է որոշակի կամ հատուկ հասկացություն: Գիտելիքի կամ մասնագիտական ​​գործունեության որոշակի ոլորտում տերմինների մի շարք տերմինաբանություն կամ տերմինաբանական համակարգ է կազմում:
Տերմինների օգտագործումը խիստ ֆիքսված իմաստով ապահովում է տեքստի միանշանակ ըմբռնումը, ինչը շատ կարևոր է գործնական հաղորդակցության մեջ:
Կառավարման փաստաթղթերում օգտագործվող տերմինները արդյունաբերական տերմինաբանություն են, որն արտացոլում է թեմայի բովանդակությունը, որին նվիրված է փաստաթղթի բովանդակությունը, ինչպես նաև տերմիններ, որոնք մշակվել են փաստաթղթերի ոլորտում:
Գործնականում տերմինների օգտագործման ճիշտությունն ու կայունությունը ձեռք է բերվում տերմինաբանական բառարանների և ստանդարտների օգտագործմամբ, որոնք սահմանում են հասկացությունների և տերմինների խիստ միանշանակ համակարգ և նպաստում են տերմինաբանության դասակարգմանը: Կառավարման փաստաթղթերի ոլորտում օգտագործվող տերմինները ամրագրված են ԳՕՍՏ Ռ 51141-98 «Գրասենյակային աշխատանք և արխիվային աշխատանք. Տերմիններ և սահմանումներ»:

Տերմինն օգտագործելիս անհրաժեշտ է ապահովել, որ այն հասկանալի լինի հասցեատիրոջը։ Եթե ​​նամակի հեղինակը կասկածներ ունի այս հարցում, ապա անհրաժեշտ է գործել հետևյալ եղանակներից մեկով.

Տվեք տերմինի պաշտոնական սահմանում;

Վերծանել տերմինի իմաստը չեզոք բառապաշարի բառերով.

Հեռացրեք տերմինը կամ փոխարինեք այն ընդհանուր բառով կամ արտահայտությամբ:

Տերմինների օգտագործման դժվարությունները կապված են նաև համակարգ տերմինի մշտական ​​փոփոխության հետ. փոխվում է արդեն գոյություն ունեցող հասկացությունների բովանդակությունը, հայտնվում են նորերը, որոշ հասկացություններ հնանում են, իսկ դրանք նշանակող տերմինները դուրս են գալիս գործածությունից։
Երկիմաստ տերմիններ (հոմանիշ տերմիններ) օգտագործելիս պետք է նկատի ունենալ, որ մեկ փաստաթղթում տերմինը կարող է օգտագործվել միայն իր իմաստներից մեկով։ Օրինակ՝ «պայմանագիր», «պայմանագիր», «համաձայնություն» տերմինները հոմանիշ տերմիններ են, բայց դրանք տարբերվում են իրենց կիրառման պրակտիկայում։ Աշխատանքային իրավունքը վերաբերում է աշխատանքային պայմանագրին (պայմանագրին). քաղաքացիական - երկու և բազմակողմ գործարքները կոչվում են պայմանագրեր. Արտաքին առևտրում ավելի շատ օգտագործվում է «պայմանագիր» տերմինը, պայմանագրերում ամրագրված են պայմանագրեր մի շարք այլ ոլորտներում։

Գործարար խոսքի մեկ այլ առանձնահատկություն. Գործարար խոսքում օգտագործվում են հապավումներ: Բառերի հապավումների երկու հիմնական տեսակ կա.
1. Լեքսիկական (կրճատումներ) - բաղադրյալ կրճատ բառեր, որոնք ձևավորվում են դրանց բաղկացուցիչ տառերի մի մասը հեռացնելով բառերի մասերից.
2. Գրաֆիկական - գրության մեջ օգտագործվող բառերի կրճատ նշում՝ գ-ն, պտ, ժ-դ, բն. մ և այլն:

Տառերով պետք է օգտագործվեն միայն պաշտոնապես ընդունված հապավումները, նշանակումները և տերմինները: Հիմնարկների, կազմակերպությունների և պաշտոնների անվանումները, կոչումները, չափման միավորները, աշխարհագրական անվանումները և այլն պետք է ճշգրտորեն համապատասխանեն պաշտոնական անվանումներին:

Գործարար խոսքի մեկ այլ առանձնահատկություն է գենետիկ կամ գործիքային դեպքում բառերի հաջորդական ենթակայությամբ կոնստրուկցիաների օգտագործումը.
- Առաջարկում ենք Ձեզ լուծումներ (ի՞նչ) Բնակելի շենքերի և գրասենյակային շենքերի ջեռուցման, օդափոխության և սանիտարական կայանքների վերակառուցում։
- Մենք լիովին կիսում ենք հնարավոր համագործակցության կոնկրետ հարցերի հետագա քննարկման անհրաժեշտությունը (ինչի՞ համար):
- Համաձայն Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահի կողմից հաստատված Հայրենական մեծ պատերազմում հաղթանակի 60-ամյակի նախապատրաստման և տոնակատարության հիմնական միջոցառումների ցանկի (ինչու՞) ...

Ըստ հաստիքացուցակի...

Գործնական խոսքին բնորոշ է բառային գոյականներով արտահայտությունների օգտագործումը: Գործարար խոսքում շատ ակտիվորեն, բայերի փոխարեն, օգտագործվում են բայական գոյականներից գործողության իմաստով շինություններ՝ օգնություն ցուցաբերել (և չօգնել), օգնություն ցուցաբերել (և ոչ թե օգնել), մաքրել (և ոչ հեռացնել) , աջակցել (և ոչ թե աջակցել), կատարել վերանորոգում (ոչ վերանորոգված):
Գրելու համար կարևոր են ներկայացման պարզությունը, պարզ ընդհանուր նախադասությունների տարածվածությունը: Բիզնեսի ոճի առանձնահատկությունն այն պարզ ընդհանուր նախադասությունների գերակշռող օգտագործումն է, միամաս (մեկ հիմնական անդամով՝ ենթակա կամ նախադասություն) կամ երկմաս (երկու հիմնական անդամներով՝ ենթակա և նախադասություն) առանձին հերթափոխով (մասնակիցներ, մասնակիցներ, առանձին սահմանումներ), ներածական բառեր և նախադասություններ, օրինակ.
- ՀՁ «ՄԻՕ»-ի կանոնադրական ֆոնդում ներդրված քաղաքային գույքի օգտագործման ծայրահեղ ցածր արդյունավետության, ինչպես նաև ավտոպարկի անբավարար ծանրաբեռնվածության և դրա ոչ եկամտաբերության հետ կապված՝ խնդրում ենք որոշել փոխանցման հարցը. քաղաքի մասնաբաժինը քաղաքապետարանի ֆինանսատնտեսական կառավարմանը։

Ցանկալի է նամակ պատրաստել մեկ հարցի վերաբերյալ. Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է միաժամանակ կապ հաստատել կազմակերպության հետ մի քանի տարբեր հարցերի շուրջ, ապա խորհուրդ է տրվում դրանցից յուրաքանչյուրի համար առանձին նամակներ կազմել:
Մեկ նամակի տեքստում հարցումներ կամ այլ հարցեր կարող են արտահայտվել, եթե դրանք փոխանցվում են մեկ անձի կատարման:
Ավանդական լեզվական բանաձևերից բացի, գործարար նամակագրության մեջ հանդիպում են օտար բառեր և արտահայտություններ։ Նրանք գործնականում կատարում են լեզվական բանաձեւերի դեր։ Նրանցից ոմանք հայտնի են, ոմանք ավելի քիչ տարածված: Պետք է նկատի ունենալ, որ օտար բառերի օգտագործումը աննշան հնաոճության հոտ է գալիս, բայց միևնույն ժամանակ լավ տպավորություն է թողնում այս բառերը իմացող գործընկերոջ վրա և թույլ է տալիս դրսի ընթերցողին շփոթել:

Ուսուցողական;

Ուղեկցող;

Երաշխիք;

Տեղեկատվական;

Շնորհակալ;

Շնորհավորական;

Կան նաև նամակ-խնդրանք, նամակ-խնդրանք, նամակ-ծանուցում, նամակ-պատասխան, նամակ-հրավեր և այլն, նամակների յուրաքանչյուր տեսակ ունի իր առանձնահատկությունները պատրաստման և ձևավորման մեջ։

Հրավերների նամակներ

Սեմինարներին, հանդիպումներին և այլ միջոցառումներին մասնակցելու առաջարկով հրավերի նամակները սովորաբար ուղղված են կազմակերպության ղեկավարին, կոնկրետ պաշտոնյային, բայց կարող են ուղղվել նաև ամբողջ թիմին: Նամակներում նշվում են մասնակցության պայմանները, միջոցառումների վայրն ու ժամը, անհրաժեշտության դեպքում՝ հագուստի ձևը: Նամակը սովորաբար պարունակում է անհրաժեշտ «կցորդը», որը տեղեկացնում է միջոցառման ծրագիրը։

Երաշխիքային նամակներ

Երաշխիքային նամակները գրվում են որոշակի խոստումների կամ պայմանների հաստատման նպատակով և ուղղված են կազմակերպության կամ անհատի: Կատարված աշխատանքի, որակի, ապրանքների առաքման ժամանակի, ապրանքների վճարման, վարձակալության և այլնի վճարումը կարող է երաշխավորվել: Նման տառերում օգտագործվում են ստանդարտ արտահայտություններ. «Ընկերությունը երաշխավորում է, մենք երաշխավորում ենք, խնդրում ենք ուղարկել մեզ կանխիկ գումար առաքման ժամանակ երաշխիք), մենք երաշխավորում ենք վճարումը, Մենք երաշխավորում ենք առաքման ժամանակը, մենք երաշխավորում ենք արտադրանքի որակը ... »:
Նամակը սովորաբար պարունակում է վճարման երաշխիք տվող կազմակերպության վճարման մանրամասները:
Ցանկալի է նամակի տեքստը համաձայնեցնել իրավաբանական ծառայության հետ։ Բացի կազմակերպության ղեկավարի ստորագրությունից, կարող է տրվել գլխավոր հաշվապահի ստորագրությունը: Ստորագրությունը վավերացված է կնիքով:

Հարցման նամակներ

Կան բազմաթիվ իրավիճակներ, որոնք առիթ են տալիս ձեռնարկությունների, կազմակերպությունների, հիմնարկների անունից հարցումների ներկայացմանը: Այս նամակի տեքստը սովորաբար կառուցվում է հետևյալ ձևով. բովանդակության հիմնական մասում՝ հարցումը դրդող պատճառի հայտարարություն. ինքնին հարցման հայտարարություն. եզրափակիչ մասում ակնկալվող արդյունքի հույս է արտահայտվում։ Հարցումները սովորաբար արտահայտվում են «խնդրում եմ, խնդրում եմ» բառերով.
Խնդրում ենք օգնել ...;
Խնդրում ենք ուղարկել մեր հասցեով ...;
Խնդրում ենք մասնակցել...;
Խնդրում ենք տեղեկացնել ...;
Ես խնդրում եմ ձեզ լուծարել պարտքը ...;
Խնդրում ենք քայլեր ձեռնարկել...

Սույն նամակի հիմնական նպատակն է համոզել, ապացուցել պահանջի կատարման անհրաժեշտությունը, հետևաբար նամակի տեքստում ներկայացված են համոզիչ ապացույցներ, կցվում են հաշվարկներ, գնահատականներ և այլ հիմնավորումներ, որոնք կազմված են անհրաժեշտ «դիմումով». «.

Պատասխանել տառերին

Պատասխան նամակի տեքստը սովորաբար սկսվում է հարցման կրկնությամբ: Այնուհետև նշվում են խնդրանքի քննարկման արդյունքները, մերժումը պատճառաբանված է (եթե սա մերժման նամակ է) և ինքնին նշվում է մերժումը:
Գործարար նամակում տեղեկատվության բնույթը սովորաբար ենթադրում է նամակ-պատասխանում ակնկալվող տեղեկատվության այլընտրանք, այսինքն՝ բիզնես նամակագրության մեջ բովանդակության ասպեկտների զուգահեռության սկզբունքը, որն արտացոլված է պատասխան նամակագրության լեզվով, գործում է. Դա նշանակում է:
1. Պատասխան նամակում բնօրինակ նամակի և դրա թեմայի հղումի առկայությունը.
2. Երկու տառերում էլ նույն լեզվական արտահայտչամիջոցների (հիմնականում տերմինաբանության) օգտագործումը.
3. Տեղեկատվության ծավալների և բովանդակության կողմերի համեմատելիությունը երկու տառերով.
4. Բովանդակության ասպեկտների ներկայացման որոշակի հաջորդականության համապատասխանություն:

Պատասխան նամակների տեքստերը պետք է համապատասխանեն ղեկավարների որոշումներում ամրագրված խնդիրներին։
Առաջին և հիմնական կանոնը՝ մի հետաձգեք պատասխանը, մի ստիպեք ձեր թղթակցին սպասել։ Եթե ​​հանգամանքներն այնպես են զարգանում, որ սահմանված ժամկետում չեք կարող պատասխանել, տեղեկացրեք հասցեատիրոջը այս մասին, ինչպես նաև այն ժամկետի մասին, որում կարող եք վերջնական պատասխան տալ։ Անպայման ներողություն խնդրեք ուշացման համար՝ նշելով դրա օբյեկտիվ պատճառը։
Նամակ-պատասխանում նշվում է փաստաթղթի համարը և ամսաթիվը, որին տրվում է պատասխանը։ Այդ տվյալները մուտքագրվում են ոչ թե նամակի տեքստում, այլ ձևաթղթի սահմանված տեղում կամ փաստաթղթի գլխի դիմաց, որը կազմված չէ ձևաթղթի վրա:

Օգտագործվում են հաշվետվությունների ձախողումների հետևյալ ձևերը.
- Ձեր առաջարկը մերժվում է հետևյալ պատճառներով...

Ձեզ ուղարկված համատեղ գործողության համաձայնագրի նախագիծը մերժվում է հետևյալ պատճառներով…
- Ցավում ենք, բայց մեր ընկերությունը չի կարող ընդունել ձեր առաջարկը…

Շնորհակալության նամակներ

Վերջերս շնորհակալագրերը լայնորեն կիրառվում են գործնական նամակագրության մեջ։
Շնորհակալագրերը գործընկերների միջև հարաբերությունների լավ ձևի կանոններն են: Գործընկերային հարաբերություններում դուք պետք է կարողանաք ոչ միայն խնդրել, այլ նաև շնորհակալություն հայտնել մատուցած ծառայությունների համար, ցանկացած միջոցառում համատեղ անցկացնելու, ուղարկված շնորհավորանքների, ընդունելություն կազմակերպելու և այլն:

Նամակը կարող է տրվել շնորհակալագրի բլանկի վրա կամ գունավոր ձևաթղթի վրա։ Այն դեպքում, երբ նամակը կազմվում է բլանկի վրա, այն գրանցվում է սահմանված կարգով: Շնորհակալագրի վրա կազմված նամակը գրանցման ենթակա չէ, «ստորագրություն» գույքը կարող է դրոշմվել։ Քանի որ նամակն իր բնույթով անհատական ​​է, խորհուրդ չի տրվում դրանում օգտագործել «կատարող» հատկանիշը։ Նամակների տեքստերում օգտագործվում է ներկայացման բնորոշ ձև.
- Ես հայտնում եմ իմ երախտագիտությունը ...;
- Անկեղծ երախտապարտ…;
- Մենք երախտագիտությամբ նշում ենք ...;
- Շնորհիվ...;
-Շնորհակալություն, որ...

Ուղեկցող նամակներ

Կազմվում են ուղեկցող նամակներ՝ հասցեատիրոջը տեղեկացնելու ցանկացած փաստաթղթերի ուղղությունը: Նամակի տեքստը բաղկացած է երկու մասից՝ հաղորդագրություն ուղարկված նյութի մասին և ճշտող տեղեկատվություն (կցորդներ): Որպես կանոն, ուղեկցող նամակի տեքստը շատ կարճ է, տեղավորվում է A5 ձևաչափի վրա և չունի անկախ վերնագիր: Ուղեկցող նամակները սովորաբար սկսվում են հետևյալ բառերով.
- Ես տեղեկատվություն եմ ուղարկում ...; - Մենք ուրախ ենք առաջարկել (խորհուրդ տալ) ձեզ ...;
- Մենք առաջարկում ենք ձեզ...;
- Համոզված ենք, որ ձեզ կհետաքրքրի բարձրորակ ապրանքներ...;
- Տեղեկացնում ենք, որ ...;
- Տեղեկացնում ենք, որ ...;
- Մենք հույս ունենք հետագա համագործակցության…