Փաստաբանական նյութեր (մասնավոր նամակագրություն). Էթիկետ գործարար նամակագրության մեջ Էթիկետ ընկերական նամակագրության մեջ

Գործարար նամակագրությունը ընկերության և գործարար անձի իմիջի անբաժանելի մասն է: Կապ հաստատելը, հարաբերությունների պահպանումը, բիզնեսի հարցերը գրավոր քննարկելը երբեմն նախընտրելի է, և հաճախ պարզապես անհրաժեշտ է, ուստի գործնական նամակագրության մեջ ստեղծված պատկերը պետք է լիովին համապատասխանի կենդանի հաղորդակցության արդյունքում ձևավորված արտաքին պատկերին: Միևնույն ժամանակ, գործնական նամակագրության մեջ կանոնների և պահանջների պահպանումը պարտադիր է ոչ միայն ընդհանուր սկզբունքներով, այլև մանրուքներով և մանրամասներով:

Գործարար նամակագրության սկզբունքներն ու վարվելակարգը

Գործարար նամակագրության էթիկետը, որպես ամբողջություն, չի տարբերվում գործնական հաղորդակցության ընդհանուր պահանջներից: Ահա նրա հիմնական սկզբունքները.

• քաղաքավարություն, հարգանք,
• նպատակի հստակություն
• արդյունքին ուղղված և մատչելի,
• պատասխանատու վերաբերմունք այլ մարդկանց ժամանակի և պարտավորությունների նկատմամբ,
• տրամաբանական հետևողականություն և ճշգրտություն,
• փաստացի կոնկրետություն,
• գրագիտություն,
• խոսքի չեզոքություն, խստություն և ձևականություն,
• ենթակայության և ավանդույթների պահպանում.

Այս պահանջները բնօրինակ չեն, սակայն դրանց կատարումը երաշխավորում է կառուցողական փոխգործակցություն գործընկերների և հաճախորդների հետ:

Լեզվական բանաձևեր և տառեր

Բլանկի թերթիկը ընկերության դեմքն է, ուստի դրա պարտադիր հատկանիշներն են գրագիտությունը, մանրամասների ճշգրտությունը, արտաքին ճշգրտությունը և դիզայնի համեստ ինքնատիպությունը:

Անկախ նրանից, թե դա ձևի անկյունային կամ երկայնական տարբերակ է, կազմակերպության լրիվ անվանումը, փոստային, փաստացի և պաշտոնական հասցեն, հեռախոսը, ֆաքսը, էլ. փոստի հասցեները և պաշտոնական էլեկտրոնային էջի հասցեն պետք է հեշտ ընթեռնելի լինեն: Մանրամասների ցանկը խստորեն կանոնակարգված չէ, սակայն տվյալների ամբողջականությունը միշտ ավելի ձեռնտու է թվում։

Հղման համար. Ցանկալի է նաև նամակագրության գրանցման մասին տեղեկատվությունը` ամսաթվի, ցուցակի համարի, կոնկրետ կապալառուի մասին, ով պատրաստել է փաստաթուղթը ուղարկելու համար: Եթե ​​սա պատասխան նամակ է, ապա պահանջվում է հղում հարցման նամակին:

Գործնական նամակում հնարավոր է նաև ժանրի նշում, ինչը հեշտացնում է նամակագրության ձևավորումը՝ տեղեկատվական նամակ, առաջարկ, խնդրանք, միջնորդություն, ներողություն, ցավակցություն, երախտագիտություն:

Նամակ պաշտոնական կազմակերպության բլանկի վրա

Նամակի առաջին մասը կոչ է, որի բանաձեւը պարունակում է հասցեատիրոջ անունն ու հայրանունը կամ ավելի պաշտոնական տարբերակ՝ «պարոն» բառը.

• Հարգելի Ֆեդոր Ֆեդորովիչ:
• Հարգելի պարոն Սմիրնով.
• Հարգելի պարոն տնօրեն.

Նամակի հիմնական մասը՝ տեղեկատվական, պարունակում է կարճ, հասկանալի և տարողունակ հաղորդագրություն և հստակ առաջադրանքներ՝ տեղեկատվություն տրամադրել, տեղեկատվություն ճշտել, մատակարարումների հետ կապված խնդիրը լուծել և այլն։ Եթե ​​նամակը պարունակում է մերժում, ապա ճիշտ է առաջին խաղակեսը սկսել հստակ և ապացույցների վրա հիմնված հիմնավորումով։ Լեզվի բանաձևերը կարող են տարբեր լինել՝ կախված ընտրված տոնից.

• Ընկերությունը խնդրում է դիտարկել...
• Նախագահին և Տնօրենների խորհրդին խնդրում ենք տեղեկացնել...
• Խնդրում ենք հաշվի առնել հնարավորությունը...
• Խնդրում եմ հնարավորինս շուտ պատասխանել...

Նամակի վերջին մասը շնորհակալություն է, ներողություն, հարցի շուտափույթ լուծման հավաստիացումներ, հետագա համագործակցության հույս։

Գործնական նամակները պահանջում են պաշտոնական կարգի պահպանում. եթե նամակը պահանջում է ղեկավարի ստորագրությունը, ապա այն պետք է ստորագրի ղեկավարը (ծայրահեղ դեպքում՝ նրա տեղակալը):

Ցանցային բիզնեսի վարվելակարգ և բիզնես էլ

Էլեկտրոնային նամակները, ինչպես թղթային նամակները, բաղկացած են մի քանի կարևոր տարրերից, որոնք պահանջում են գրագետ լրացում ամենևին էլ սպեկուլյատիվ կանոնների պատճառով, այլ հենց այն պատճառով, որ այդ տարրերը կարող են տեղեկատվական և շատ հարմար լինել օգտակար և գործնական տեսանկյունից: Ճիշտ նամակը երաշխավորում է ճիշտ և օպերատիվ արձագանք, ինչպես նաև հարցի կառուցողական լուծում։

Հղման համար. Ընկերությունները հաճախ ունենում են իրենց փոստի սերվերները և ծրագրերը, ինչպես նաև մշակում են կորպորատիվ էլփոստի ոճ և նամակագրության ներքին կանոններ, որոնք սովորաբար չեն հակասում ստանդարտներին, այլ լրացնում են դրանք:

1. Հասցեատեր. ընդունված է հասցեատիրոջ տողում նշել մեկ հասցե:

Սա խոսում է ոչ միայն հարգալից վերաբերմունքի մասին զրուցակցի նկատմամբ, այլեւ փրկում է նրանե— փոստսպամից, անպետք փոստից և հետաքրքրասեր աչքերից:

1. Հասցեատիրոջ նամակի պատճենը լրացվում է կոնկրետ նպատակով:

Նամակ ուղարկելով հիմնական հասցեատիրոջը և «պատճեն» բաժնում նշելով մեկ ուրիշին, հասցեատերը երկրորդ զրուցակցին հայտնում է կատարվածի մասին, սակայն չի պահանջում, որ նա պատասխանի և անմիջականորեն մասնակցի նամակագրությանը։

1. Նամակի թեման՝ կոնկրետություն և եզակիություն։

Թեմայի վերջնական առանձնահատկությունը պետք է օգնի և՛ հասցեատիրոջը, և՛ հասցեատիրոջը կողմնորոշվել քննարկման թեմայի շուրջ և առանձնացնել բազմաթիվ խնդիրներ և առաջադրանքներ. ոչ միայն «Զեկույց Կատյայից», այլ «Զեկույց 2015թ. Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ անունը այս դեպքում անիմաստ է, քանի որ հասցեատերը հասցեատիրոջ համար արդեն պարզ է էլ.փոստի տուփի անունից:

Նամակները հավասարապես հեշտ է կարդալ աշխատասեղանի մոնիտորի և պլանշետի վրա

1. Նամակի մարմինը պետք է պարունակի 3 հիմնական տարր.

Նախ՝ ողջույն (եթե սա, օրինակ, օրվա առաջին տառն է) և հասցե (յուրաքանչյուր նամակում)։ Երկրորդ, հարցի ներկայացում. սեփական անձի ներկայացում (եթե տառը առաջինն է), լուծվելիք խնդիրների հիշեցում, խնդրի նկարագրություն կամ դրա լուծում: Երրորդ՝ խնդրանք կամ գործողության կոչ։

1. Էլփոստի ընթերցման ծանուցման հատկությունը պահանջում է նրբություն:

Այն պետք է օգտագործվի, եթե նամակն իսկապես կարևոր է, բայց օրինակ՝ հեռախոսով այն ստանալու մասին հարցնել չկա։ Սովորաբար այս գործառույթը հասցեատիրոջը դնում է անորոշ, անորոշ ձևակերպված հոգեբանական պարտավորություններ, ուստի այն չպետք է չարաշահվի: Ճիշտ և ոչ այնքան կատեգորիկ տարբերակ է նամակի վերջում գրված բարեկիրթ խնդրանքը՝ կարդալու մասին զեկուցելու համար:

1. Ստորագրությունը պահանջում է հակիրճություն և միևնույն ժամանակ կարողություն։

Ձևակերպումը կարող է պարունակել «Հարգանքներով ձեր» ստանդարտ բանաձևը կամ սահմանափակվել ազգանունով և անունով: Ստորագրությունը՝ ներառյալ անվանումը, պաշտոնը, կազմակերպության անվանումը և կոնտակտային տվյալները, չպետք է գերազանցի 7 տողը։ Ցանկալի է նշել այլընտրանքային կոնտակտային տվյալներ, բացի փոստարկղից՝ հեռախոս,Skype, ICQ, այլ հայտնի մեսենջերներ։

1. Հավելվածներ. գլխավորը ֆայլերը նախազգուշացնելն ու ճիշտ անվանելն է:

Ցանցային վարվելակարգը պահանջում է նամակին կից ֆայլում ներկայացված փաստաթղթի մասին հաշվետվություն՝ ձևաչափի, ծավալի և բովանդակության մասին: Հավելվածը չպետք է լինի 3-5-ից ավելիՄբ. Դրա վերնագիրը, ինչպես նամակի թեման, պետք է լինի չափազանց հակիրճ, կոնկրետ և եզակի։

Նամակի սովորական ձևը

Նեթիկետում տառի արձագանքման ժամանակը տարբերվում է մուտքի ժամանակիցանջատված— տող. Երկու-երեք ժամը հրատապ էլփոստի պատասխանի համար հարմարավետ սպասման ժամանակ է: Ի պատասխան նամակների, որոնք հրատապ են կամ կարևոր են, երբեմն բավական է զգուշացնել այդ մասինե— փոստստացվել և հաշվի են առնվել։ Եթե ​​խնդիրը երկար քննարկում է պահանջում, ապա հասցեատերը պետք է իր զրուցակցին տեղեկացնի հարցին պատասխանելու համար անհրաժեշտ ժամանակի մասին:

Հղման համար՝ Մեկ օրը հարմար ժամանակ է նամակներին պատասխանելու համար: Եթե ​​3 օրվա ընթացքում պատասխան չլինի, էթիկետի կանոնները թույլ են տալիս ուղարկել երկրորդ նամակ կամ կապվել հասցեատիրոջ հետ՝ օգտագործելով կապի այլընտրանքային աղբյուր՝ հեռախոս,Skype, ICQ. 5-7 օր լռությունը կամ երկրորդ խնդրանքին ի պատասխան կարող է համարվել որպես գործնական նամակագրությունը շարունակելու չցանկություն։

Գործարար անձի և ընկերության համբավը բաղկացած է ոչ միայն բիզնեսի արդյունավետությունից և արդյունավետությունից, այլև բիզնես բանակցությունների ցանկացած փուլի մանրուքներից և նրբություններից: Գործարար նամակագրության սկզբունքների պահպանումը պահանջվում է ընկերության յուրաքանչյուր ներկայացուցչից՝ աննշան գործավարից մինչև հասարակայնության հետ կապերի մասնագետ և ընկերության ղեկավար:

Տեսանյութ. Ինչպես գրել բիզնես նամակներ պարզ, հստակ և հասկանալի

հետ շփման մեջ

Գործարար նամակագրության էթիկա

28.07.2015

Սնեժանա Իվանովա

Եթե ​​մարդը պատրաստվում է գործնական նամակագրություն վարել, պետք է մի քանի բաղադրիչ իմանա. Այսպիսով, ինչի՞ վրա պետք է ուշադրություն դարձնել:

Ժամանակակից մարդու կյանքը լիարժեք չէ առանց այլ մարդկանց հետ մշտական ​​փոխգործակցության: Տեղեկատվական տեխնոլոգիաների արագ զարգացող այս դարաշրջանում մարդիկ գնալով ավելի են դիմում էլեկտրոնային նամակներին՝ երբեմն փոխարինելով դեմ առ դեմ հանդիպումների անհրաժեշտությանը: Գործարար նամակագրության էթիկան ենթադրում է մի քանի կարևոր կանոնների պահպանում, որոնք ազդում են հեռակա հարցազրույցների արդյունքի վրա։

Փաստորեն, գործարար նամակագրությունը գործարար հաղորդակցության կարևոր տարր է: Որոշ դեպքերում դա հնարավոր չէ հրաժարվել: Եթե ​​մարդը պատրաստվում է գործնական նամակագրություն վարել, պետք է մի քանի բաղադրիչ իմանա. Այսպիսով, ինչի՞ վրա պետք է ուշադրություն դարձնել:

Խոսքի գրագիտություն

Եթե ​​բանավոր զրույցի ընթացքում դեռ հնարավոր է խոսքի սխալ թույլ տալ, և զրուցակիցը դրան վերաբերվելու է ամենաթողության, ապա գործնական նամակում նման թերությունների առկայությունը բացարձակապես անընդունելի է: Ձեր ստացողն այս դեպքում, ամենայն հավանականությամբ, նամակը մի կողմ կդնի և չի շարունակի կարդալ։ Ում էլ որ գրես, աշխատիր դա անել ճիշտ՝ առանց ուղղագրական ու կետադրական սխալների։

Խոսքի գրագիտությունը գնահատվում է ամենուր։ Նման աշխատակցի գիտելիքները ողջունելի կլինեն ամենուր։ Երբեմն աշխատասիրությունը կարող է փոխարինել գիտելիքի պակասին, որը ցանկության դեպքում կարելի է լրացնել, ձեռք բերել տարբեր ձևերով:

Ներկայացման հակիրճություն և հստակություն

Գործնական նամակում անհրաժեշտ է նշել միայն գործնական արժեք ունեցող տեղեկատվության էությունը։ Բացարձակապես անընդունելի է տրվել երկար, երկար քննարկումներին, հասցեատիրոջդ ձանձրացնել ավելորդ մանրամասներով։ Այս բոլոր մանրամասները օգտակար չեն լինի, այլ միայն կհիասթափեցնեն նրան, կհանգեցնեն առաջարկվող տեղեկատվության անպետքության ու անօգուտ լինելու մտքին։

Գործնական նամակում տեղեկատվությունը պետք է ներկայացվի շատ կառուցվածքային և հակիրճ ձևով: Ձեր խնդիրն է զրուցակցին փոխանցել կոնկրետ միտք, նորություն, այլ ոչ թե տանել նրան կյանքի խորը մտորումների։

Ժամկետներ

Գործնական նամակագրության մեջ չափազանց կարևոր է հարգել նամակ ուղարկելու ժամկետները և փորձել հնարավորինս արագ արձագանքել: Ենթադրենք, եթե կայացած հաճախորդը ձեզանից ակնկալում է անհապաղ պատասխան որևէ կարևոր հարցի վերաբերյալ, ապա ուշացումը և ցանկացած ուշացում կարող է հանգեցնել անցանկալի հետևանքների, ինչպիսիք են՝ պայմանագրի չեղարկում, կարևոր գործարքի խափանում և այլն։ Ժամանակին նամակներ ուղարկելը նույնպես կարևոր է, քանի որ դրանով դուք ցույց եք տալիս ձեր հակառակորդին, թե որքան կարևոր է նա ձեզ համար:

Էլփոստի ձևաչափում

Նամակ գրելիս չափազանց կարևոր է հաշվի առնել մի քանի կարևոր կետ. Ինչպես է այն շրջանակված, կախված է նրանից, թե ստացողը ինչ տպավորություն կունենա ձեր մասին:

Լրացրեք «Թեմա» դաշտը

Զարմանալիորեն, գործնականում հաճախ է լինում մի իրավիճակ, երբ կարևոր նամակները, որոնք պարունակում են անհրաժեշտ և անհրաժեշտ տեղեկատվություն, մնում են առանց համապատասխան թեման նշելու։ Նման անուշադրությունը կամ ավելորդ գործողություններով իրեն ծանրաբեռնելու միտումնավոր չցանկանալն իրականում վերածվում է բաց թողնված ժամկետների, հավանականության մեծացում, որ նամակն ընդհանրապես չբացվի հասցեատիրոջ կողմից։

Այդ իսկ պատճառով «Թեմա» դաշտի լրացումը պարտադիր է։ Դա պետք է անել, նույնիսկ եթե դուք չեք պատրաստվում զրուցակցին որեւէ էական բան ասել։ Ցանցն ունի սպամերի բավականին բարձր տոկոս, ովքեր միտումնավոր աղտոտում են էլ. փոստը և տարածում չարամիտ ծրագրեր:

Անձնական բողոքարկում ունենալը

Համաձայնեք, շատ ավելի հաճելի է կարդալ նամակներ, որոնցում հասցեատիրոջն ուղղված դիմումներ են հայտնվում, քան անդեմները, և պարզ չէ, թե ում են ուղղված։ Նամակում անհատական ​​կոչի առկայությունը ընդգծում է դրա կարևորությունը։ Բացի այդ, դրանով դուք լուռ խոսում եք նամակագրական զրուցակցի նկատմամբ հարգանքի մասին։ Ծանոթություններ թույլ տալու կարիք չկա, հասցեատիրոջը միշտ դիմել անունով և հայրանունով։

Ճիշտ հասցե

Քանի՞ սխալներից կարելի էր խուսափել, եթե ինտերնետ ռեսուրսների բոլոր օգտվողները չափազանց զգույշ լինեին էլ.փոստի հասցեն լրացնելիս: Թեև պոտենցիալ հաճախորդները կամ մյուսները, ում հետ նրանք ամենօրյա շփումներ ունեն, հաճախ իրենց էլ. հասցեները թողնում են թղթի վրա, սակայն հետագայում պարզվում է, որ նրանք դա անում են շատ անընթեռնելի կերպով։ Այս պատճառով է, որ բազմաթիվ տարբերակներ են առաջանում, երբ կազմված և ավարտված նամակը չի ուղարկվում կամ նույնիսկ սխալ հասցե է գնում: Միշտ նշեք կարևոր հակառակորդի հասցեն, փորձեք ինքներդ ամրագրել այն օրագրում կամ խնդրեք ձեզ փորձնական նամակ ուղարկել:

Աշխատեք տեղեկատվության հետ

Նախքան պատրաստի նամակ ուղարկելը հասցեատիրոջը կամ հասցեատերերի խմբին, արժե աշխատել տեղեկատվության ձևաչափման հետ։ Երբեմն ստիպված ես լինում բավականին մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն ուղարկել էլ. փոստով: Այս դեպքում շատ ավելի խելամիտ է տվյալների արխիվ պատրաստելը։ Լուսանկարները և այլ փաստաթղթերը նամակին պետք է կցվեն առանձին ֆայլով: Երբեք անհարկի մի ծանրաբեռնեք նամակը ավելորդ տեղեկություններով:

Այսպիսով, գործարար նամակագրության էթիկան ենթադրում է ողջամիտ նորմերի և կանոնների խստիվ պահպանում, որոնք պետք է իմանա անհատական ​​համակարգչի յուրաքանչյուր վստահ օգտագործող:

Բիզնեսի վարվելակարգ / Անձնական նամակներ

Այն դեպքում, երբ նամակը գրված չէ հատուկ նպատակով և չի ազդում որևէ կոնկրետ խնդրի վրա, այն անպայման պետք է փոխանցի հեղինակի տրամադրությունը։ Գերմանացի հայտնի դրամատուրգ Լեսինգ Գ. Ե.-ն խորհուրդ տվեց իր քրոջը. «Գրիր այնպես, ինչպես խոսում ես, և լավ կլինի»։ Ճիշտ չէ, որ մենք նամակների համար բավական ժամանակ չունենք։ Կարող եք կրճատել հեռուստացույց դիտելու, քայլելու կամ մեկ այլ դետեկտիվ պատմություն կարդալու ժամանակը, վերցնել թուղթ ու գրիչ և նստել սեղանի մոտ։ Նամակ գրելուց հետո դուք կզգաք ուրիշի հետ հոգևոր շփման բերկրանքը, և ձեր խիղճը կդադարի տանջել ձեզ, քանի որ արդեն վեց ամիս է, ինչ ձեր գրասեղանի դարակում ընկած է անպատասխան նամակ։

Նամակում գլխավորն, իհարկե, բովանդակությունն է։ Այն բնութագրում է ուղարկողին, բայց տեղեկություններ հեղինակի մասին։ տալ նաև տառի ոճն ու տեսքը:

Լավ վարքագիծը պահանջում է, որ ստացված յուրաքանչյուր նամակ ստանա պատասխան: Դուք չեք կարող հետաձգել պատասխան նամակ գրելը մինչև ավելի լավ ժամանակներ, բայց չպետք է շտապել: Եթե ​​անմիջապես պատասխանելու ժամանակ չկա, կարող եք ուղարկել բացիկ՝ կարճ հաղորդագրություն, որից հասցեատերը կիմանա, որ իր նամակը ստացվել է:

Եթե ​​ձեր քաղաքականությունն է հին տառերը պահել, մի ցրեք դրանք տան շուրջը, այլ դրեք ուրիշների համար անհասանելի վայրերում: Հաճելի չէ, երբ փոքրիկ դուստրը հին սիրային նամակներ է գտնում մորից և, խաղալով փոստատարի մոտ, դրանք հանձնում է տան բոլորին:

Եթե ​​գրամեքենայով կամ համակարգչով գրված է անձնական բնույթի նամակ, վերջում պետք է ձեռքով ավելացնել առնվազն մի քանի տող: Էթիկետը պահանջում է, որ նամակը ստորագրվի միայն սեփական ձեռքով։ Ֆաքսիմիլ դնելը կամ գրամեքենայի վրա ստորագրություն տպելը վատ ձև է։ Շնորհավորանքները, հրավերները, ցավակցությունները սովորաբար գրվում են ձեռքով:

Փորձեք ընթեռնելի գրել ձեր արդարացումները՝ «Ես շտապում եմ, դրա համար էլ այդքան վատ ձեռագիրը» դժվար թե արդարացում ծառայի։

Անխոհեմ ու տգեղ է ուղղագրական սխալներով նամակներ ուղարկելը։ Եթե ​​շատ գրագետ չեք, նամակ գրելիս զինվեք բառարանով։

Անգամ եթե հասցեատերը ձեզ մտերիմ մարդ է, փորձեք ձեր նամակը տրամաբանորեն կառուցել, հակառակ դեպքում կարող է թվալ, թե դուք չափազանց ծույլ եք հավաքել ձեր մտքերը և հետևաբար գրել ամեն ինչ անընդմեջ։ Նման նամակը կարող է անքաղաքավարի թվալ։

Եթե ​​անձնական բնույթի նամակը մեծ նշանակություն ունի, ապա նախ պետք է նախագիծ կազմել։ Անպայման վերընթերցեք նամակը նախքան այն ծրարի մեջ կնքելը: Դա պետք է արվի նույնիսկ եթե դուք շտապում եք ուղարկել:

Պետք չէ նամակներ գրել վատ տրամադրությամբ. Իհարկե, երբեմն ուզում եք ձեր զայրույթն ու զայրույթը թափել» թղթի վրա, և եթե դա արել եք, մի կնքեք նամակը: Եթե ​​հաջորդ օրը վերընթերցես, չես ափսոսա չուղարկելու համար։ Ձեր տրամադրությունը բարելավվել է, և այժմ կարող եք գրել նոր, բոլորովին այլ նամակ։

Լավ դաստիարակված մարդը երբեք անանուն նամակ չի գրի։

Հետգրությունները տառերով ավելի լավ է խուսափել, այնուամենայնիվ, եթե մոռացել եք ինչ-որ բանի մասին անմիջապես գրել, տեղադրեք skrptum, հետո ավելացրեք այն, ինչ ուզում եք: Չմոռանաք գրանցումից հետո ներառել ձեր սկզբնատառերը:

Հին ժամանակներում, երբ ծրարներ չկային, թուղթը, որի վրա գրված էր նամակը, ծալում էին ու կապում մետաքսե թելով։ Թելի ծայրերը կնքվել են մոմով։

Նամակ ուղարկելու կարգը պարզեցվեց, երբ հայտնվեցին ծրարներ։ Նախկինում մեր երկրում կար ծրարի վրա հասցե գրելու հատուկ ձև։ Նախ նշվել է քաղաքը, որտեղ բնակվել է հասցեատերը (կամ սկզբում հանրապետության անվանումը, իսկ հետո՝ քաղաքը), հետո՝ փողոցը, սակայն չափերը եղել են տներն ու բնակարանները։ Վերջին տողում նշվում էր ազգանունը, անունը և հայրանունը։ Այժմ աշխարհում ընդունված օրինաչափության համաձայն առաջին տողում նշվում է հասցեատիրոջ ազգանունն ու սկզբնատառերը, հետո միայն հաջորդում հասցեին։

Եթե ​​ուղարկում եք ոչ թե նամակ, այլ բացիկ, հիշեք, որ նամակների այս տեսակը նախատեսված չէ ինտիմ զեղումների համար. նրանց կարելի է վստահել միայն նամակով: Այնուամենայնիվ, եթե շտապ անհրաժեշտ է անձնական ինչ-որ բան փոխանցել, կարող եք բացիկը կնքել ծրարի մեջ: Ընդհանրապես, տեսակների բացիկները նախատեսված են շնորհավորանքի և ողջույնի համար։ Միանգամից տարբեր հասցեներով մի քանի բացիկներ ուղարկելիս աշխատեք չգրել նույն կաղապարային արտահայտությունները։

Ցավակցական նամակները պետք է լինեն լակոնիկ. Գլխավորն այն է, որ խոսքերը լինեն անկեղծ, առանց ավելորդ պաթոսի։ Նման նամակ պետք է ուղարկել մահվան ծանուցումն ստանալուն պես։ Չարժե զգալի ժամանակ անց ցավակցական նամակ ուղարկել, որպեսզի նորից վշտի մեջ չընկղմեն մարդկանց, գուցե որոշ չափով արդեն իսկ զիջել են սիրելիի կորստին:

Ընդունված է ցավակցական նամակ գրել պարզ սպիտակ թղթի վրա ձեռքով։

Բացիկը լավ չէ: Ձեր անունով և ցավակցական խոսքերով բացիկ կարելի է դնել թաղման ուղարկված ծաղկեփնջի մեջ, այնուհետև հանգուցյալի հարազատները կիմանան, թե ում պետք է շնորհակալություն հայտնել հուղարկավորությանը մասնակցելու համար։

Այն դեպքում, երբ ինչ-ինչ պատճառներով չեք կարողացել անձամբ շնորհակալություն հայտնել որևէ մեկին քաղաքավարության համար, դուք պետք է շնորհակալական նամակ ուղարկեք:

Եթե ​​կամա թե ակամա վիրավորել եք մեկին, կարող եք ներողություն խնդրելու նամակներ գրել։ Կրթված մարդն ամոթ չի համարի իր աննրբանկատությունն ընդունելն ու «ներողամտություն» խնդրելը.
Հիշեցման նամակներ են գրվում նրանց, ովքեր մոռացել են պարտքի մասին կամ ուշանում են այն կատարել։ Նման նամակները պետք է կնքված լինեն ծրարի մեջ: Դրանք պետք է պահպանվեն քաղաքավարի տոնով։

Բոլորը գիտեն, որ ուրիշների խոսակցությունները գաղտնալսելը անպարկեշտ է։ Աննրբանկատ է նաև ուրիշների նամակները նայելը։ Նամակագրության գաղտնիությունը պաշտպանված է օրենքով, և ոչ ոքի իրավունք չունի կարդալ այն, ինչ նախատեսված է ուրիշների համար: Նույնիսկ ամուսինները չպետք է կարդան իրենցից մեկի ստացած նամակները։ Միգուցե նրանք շատ են վստահում միմյանց և, հետևաբար, դրանում ոչ մի վատ բան չեն տեսնում։ Եվ այնուամենայնիվ, չի կարելի ամուսնու (կնոջ) հասցեագրված ծրար բացել նրա բացակայությամբ և առանց նրա թույլտվության։ Յուրաքանչյուր ոք ունի իր փոքրիկ գաղտնիքները:

Եթե ​​ձեր խոսքերը բավականաչափ կարևոր են գրելու համար, ապա դրանք նույնպես իսկապես կարևոր են ճիշտ գրվելու համար:

Դ.Հարիս

Նամակներ գրելու ժամանակակից կանոնները, ըստ էության, նույն ձևականությունն են, որը պահպանվում է գրավոր: Դրանք 1842 թվականին հորինել է լոնդոնցի նկարիչ Ուիլյամ Անգլին՝ Ամանորի առաջին շնորհավորական բացիկը կազմողը։ Իսկ 1860-ական թթ. կանոնավոր փոստի մշակմամբ այս ձևերը դարձան ընդհանուր ընդունվածություն: Իհարկե, նախկինում մարդիկ նամակներ էին գրում միմյանց, և կային որոշակի սովորույթներ. Այսպիսով, հին հռոմեացիները նամակներ չէին ստորագրում, եթե դրանք նամակներ չէին հենց կայսրին: Նամակները մեսենջերներն անձամբ են հանձնել հասցեատիրոջը, հետևաբար հասցեները չեն գրվել ծրարների վրա։ Հնագույն ժամանակներից ի վեր ամբողջ բանաստեղծություններ, վեպեր, փիլիսոփայական տրակտատներ, քաղաքական գրքույկներ և քննադատական ​​հոդվածներ կազմվել են նամակների տեսքով (գրականության մեջ դա կոչվում է էպիստոլյար ժանր)։ Արեւելյան միջնադարյան գրականության մեծ ներկայացուցիչ Նիզամին համարում էր մեծ արվեստի հետ նամակագրելու ունակությունը։ Իր «Հազվագյուտների ժողովածու» գրքի առաջին գլխում նա մի շարք խորհուրդներ է տալիս ատենադպիրին։ Ահա դրանցից մեկը. «... նամակագրության ու հաղորդագրություններ ուղարկելու մեջ նրան հարիր չէր լկտիանալ հարգված մարդկանց ու ազնվական պարոնների հանդեպ։ Եվ եթե վիճաբանություն կա իր տիրոջ և նրա, ում նա գրում է, թող չսևացնի իր հեղինակությունը՝ կոփելով իր գրիչը, բացառությամբ նրա հետ, ով ինքն է հատել սահմանները և իր արժանապատվության ոտքը դուրս է հանել ազնվականության շրջանակից։ , քանզի ասվում է՝ բառ առ բառ, բայց ավելի մեղավոր է նա, ով սկսել է։ Էթիկետը գեղեցիկ ձեռագիր չի պահանջում, բայց անընթեռնելի գրելը նույնքան անմշակույթ է, որքան քթի տակ մրմնջալը ուրիշների հետ շփվելիս։ Այժմ, օգտագործելով համակարգիչ, մենք կարող ենք ընտրել ցանկացած տառատեսակ գրելու համար, բայց զարդարուն տառերը չեն վկայում բարձր մտքի և! չափի զգացում. Շատ տգեղ ու անբարեխիղճ է համարվում մեկ տառը ստորագրության փոխարեն կետով դնելը։ Ինչպիսի նամակ էլ լինի՝ գործնական, թե ընկերական, դուք պետք է նշեք հասցեն և ամսաթիվը: Մասնավոր անձին ուղղված նամակում անիմաստ է և աննկարագրելի է ձեր դիրքորոշումը նշելը, ինչպես գործնական նամակում չնշելը։ Դուք երբեք չպետք է շատ բանավոր գրեք ձեր դիրքով վերևում կամ ցածր մարդկանց: Առաջին դեպքում ձեր խոսակցությունը կարող է անհարգալից թվալ, և, ամենայն հավանականությամբ, երկար նամակը պարզապես չի կարդացվի: Իսկ երկրորդ դեպքում երկար նամակը կարելի է ծանոթ համարել։ Նամակներ կազմելու արվեստում շատ կարևոր է հասցեատիրոջը տարբերելու և մատուցման ճիշտ տոնայնությունը ընտրելու կարողությունը։ Նամակն արտացոլում է գրողի բարոյական բնավորությունը, դա, այսպես ասած, նրա կրթության ու գիտելիքների չափանիշն է։ Ուստի, գրելիս պետք է նրբանկատորեն սրամիտ լինել՝ ամեն րոպե հիշելով, որ ըստ քո նամակի, մարդիկ եզրակացություն են անում քո արժանիքների ու թերությունների մասին։ Բառերի մեջ աննրբանկատությունն ու արտահայտությունների մեջ անհոգությունը մերկացնում են գրողին նրա համար անճոռնի կերպարանքով։

Էլեկտրոնային փոստով հաղորդակցությունը ցանկացած ժամանակակից գրասենյակային աշխատողի աշխատանքի անբաժանելի մասն է: Իսկ հաշվապահները բացառություն չեն: Ինչպե՞ս վարել նամակագրությունը այնպես, որ գործնական հաղորդակցությունը լինի արդյունավետ, էմոցիոնալ առումով հարմարավետ և չափազանց էթիկական: Ընթերցողներին առաջարկում եմ մի քանի գործնական խորհուրդ.

ԽՈՐՀՈՒՐԴ 1. Ձեր նամակներում մի անտեսեք հասցեատիրոջը ուղղված անձնական կոչը

Այսպիսով, դուք կցուցաբերեք ձեր ուշադրությունը մարդու անձի նկատմամբ: Եթե ​​նամակը գրված է կոնկրետ հասցեատիրոջ, ապա դրանում անձնական բողոքարկման բացակայությունը սխալ և անքաղաքավարի է թվում:

Երբ առաջին նամակներից մեկը գրում եք հասցեատիրոջը, հաճախ հարց է առաջանում. ինչպե՞ս լավագույնս դիմել նրան՝ միայն անունով, թե՞ անունով և հայրանունով: Այս դեպքում դուք պետք է նայեք, թե ինչ է գրված ստորագրության մեջ, որն ավարտում է այս անձի նամակը ձեզ: Եթե ​​այնտեղ նշված է անունը (առանց հայրանունի), օրինակ «Սվետլանա Կոտովա»ապա ազատ զգալ զանգահարել անունով. Իսկ եթե ստորագրության մեջ ասվում է «Սվետլանա Վասիլևնա Կոտովա, «Տրենզոր» ՍՊԸ-ի գլխավոր հաշվապահ., ապա պետք է համապատասխանաբար դիմել հասցեատիրոջը։ Ամեն դեպքում, երկրորդ տարբերակը չափազանց ճիշտ է, հետևաբար՝ հաղթական։

Խորհուրդ չեմ տալիս կենտրոնանալ «From» դաշտի տեղեկատվության վրա։ Իրոք, հաճախ այն ի սկզբանե լրացնում է ոչ թե էլ.փոստի հասցեի սեփականատերը, այլ ընկերության ՏՏ մասնագետը էլեկտրոնային փոստի տեղադրման ժամանակ:

Ի դեպ, բիզնես գործընկերոջ կամ հաճախորդի մասին խոսելիս խստորեն խորհուրդ եմ տալիս չօգտագործել անվան կարճ ձևը («Սաշ» «Սաշա»-ի փոխարեն, «Ան»՝ «Անյա»-ի փոխարեն), որքան էլ որ ժողովրդավարական լինի: գրելու ոճը և անկախ նրանից, թե որքան երկար է ձեր նամակագրությունը: Այն, ինչ ծանոթ է հնչում բանավոր խոսքում, գրավոր լեզվով, չափազանց պարզ է թվում:

ԽՈՐՀՈՒՐԴ 2. Հատուկ ուշադրություն դարձրեք ողջույնի ձևին

Մի օգտագործեք արտահայտությունը "Լավ օր!". Եթե ​​նույնիսկ առաջնորդվում եք հասցեատիրոջ ժամային գոտին համապատասխանեցնելու բարի մտադրությամբ, ապա այս արտահայտությունն անհամ է հնչում, ես կասեի նույնիսկ գռեհիկ։ Ավելի լավ է օգտագործել չեզոք տարբերակներ. "Բարեւ Ձեզ...", "Բարի օր...". Եվ իհարկե, եթե գիտեք, ողջույնին ավելացրեք հասցեատիրոջ անունը։ Անձամբ ինձ համար, օրինակ, անդեմի փոխարեն շատ ավելի հաճելի է "Բարեւ Ձեզ!"ստանալ անձնական «Բարև, Թամարա»:.

Հիշեք, որ այս կերպ դուք մեծապես խնայում եք հասցեատիրոջ ժամանակը։ Ի վերջո, նա կկարողանա անմիջապես գնահատել ստացված նամակի բովանդակությունը և արագ որոշել դրա առաջնահերթությունն ու կարևորությունը։

Թեմայի ձևակերպումը պետք է լինի հակիրճ, բայց միևնույն ժամանակ ճշգրիտ արտացոլի նամակագրության թեման: Օրինակ, «Պայմանագիր, հաշիվ-ապրանքագիր, ակտ Ալֆա ՍՊԸ-ից»Փաստաթղթերի փոխարեն: Քանի որ քննարկվող հարցի կողմերը փոխվում են, թեմային ավելացրեք պարզաբանում։ Օրինակ, «Համագործակցություն Պերմի հետ» → «Համագործակցություն Պերմի հետ. Բանակցությունների ամսաթիվ» → «Համագործակցություն Պերմի հետ. համաձայնագրի նախագիծ».

Եթե ​​նամակագրության ընթացքում տեսնեք, որ «Թեմա» դաշտը ձեր հասցեատիրոջ կողմից լրացվում է կամայականորեն կամ ընդհանրապես չի լրացվում, նախաձեռնությունը վերցրեք ձեր ձեռքերում և փորձեք երկու սցենարներից մեկը։

ՍՑԵՆԱՐ 1.Պատասխանելիս ինքներդ լրացրեք «Թեմա» դաշտը։ Եթե ​​հասցեատերը ուշադիր է, միգուցե դա արդեն բավական կլինի ձեր նամակագրությունը համապատասխան ձևի բերելու համար:

ՍՑԵՆԱՐ 2.Եթե ​​ստացողը շարունակում է անտեսել «Թեմա» դաշտի լրացումը, գրեք նրան հետևյալ բովանդակությամբ նամակ. «Ալլա, առաջարկում եմ «Թեմա» դաշտում անմիջապես նշել նամակի թեման։ Կարծում եմ՝ այս կերպ մենք զգալիորեն կբարձրացնենք մեր հաղորդակցության արդյունավետությունը»։.

ԽՈՐՀՈՒՐԴ 4. Ուշադրություն դարձրեք «To» և «Cc» դաշտերին

Դուք պետք է հստակ հասկանաք բիզնես միջավայրում ընդհանուր ընդունված այս ոլորտների նպատակը.

• <если>«Դեպի» դաշտում հայտնվում եք միայն դուք, սա նշանակում է, որ նամակ ուղարկողը սպասում է ձեր պատասխանին իր հարցին կամ խնդրանքին.
• <если>դաշտում կան մի քանի հասցեատերեր. ուղարկողը սպասում է պատասխանի յուրաքանչյուրից կամ ստացողներից որևէ մեկից: Այս դեպքում, պատասխանելիս, պահպանեք ուղարկողի կողմից «Պատասխանել բոլորին» ֆունկցիայի միջոցով սահմանված հասցեատերերի ցանկը (իհարկե, պայմանով, որ դիտավորյալ չեք ցանկանում պատասխանել միայն նամակի հեղինակին՝ թաքցնելով ձեր էությունը. պատասխան նամակագրության մնացած մասնակիցներից);
• <если>Ձեր անունը հայտնվում է «Պատճեն» դաշտում՝ ուղարկողը ցանկանում է, որ դուք տեղյակ լինեք խնդրին, մինչդեռ նա ձեզանից պատասխան չի ակնկալում: Այնպես որ, այս հարցով պետք չէ նամակագրության մեջ մտնել։ Եթե ​​դուք դեռ որոշել եք դա անել, ապա դա լավ ձևի նշան կլինի, որ սկսեք գրել արտահայտություններից մեկը. «Հնարավորության դեպքում ես կցանկանայի միանալ այս հարցի քննարկմանը…», «Թույլ տվեք ձեզ իմ կարծիքը հայտնել...»:.

Ինչ վերաբերում է BCC ոլորտին, ապա այն բիզնեսի էթիկայի տեսանկյունից ամենավիճահարույց էլեկտրոնային փոստի գործիքն է: Երբեմն դա ընկալվում է որպես գրեթե գաղտնի հսկողության և տեղեկատվության գործիք։ Ի վերջո, «Bcc»-ում տեղադրված հասցեատերերը տեսանելի չեն այլ հասցեատերերի համար: Որոշ, սովորաբար խոշոր ընկերություններում, հատկապես էթիկայի հարցերում բծախնդիր, խստիվ արգելվում է օգտագործել այս դաշտը կորպորատիվ նամակագրության մեջ, բացառությամբ զանգվածային փոստերի: Բայց շատ ընկերություններում այն ​​օգտագործում են՝ պահպանելով հետևյալ կանոնները.

• լրացված «Bcc» դաշտով նամակ ուղարկելը ենթադրում է, որ նամակի հեղինակը ծանուցել է թաքնված հասցեատերերին (կամ պատրաստվում է դա անել) հաղորդագրության նման ձևի պատճառի և նպատակի մասին.
• թաքնված հասցեատերը նամակագրության մեջ մտնելու կարիք չունի:

Թրեյնինգների ժամանակ ինձ հաճախ հարց են տալիս՝ կա՞ն ընդհանուր ընդունված չափանիշներ այն ժամանակի վերաբերյալ, երբ անհրաժեշտ է պատասխանել հաճախորդի կամ գործընկերոջ նամակին: Բայց դրա համընդհանուր պատասխանը չկա։

Եթե ​​խոսենք ներքին նամակագրության մասին, ապա այստեղ ամեն ինչ որոշվում է հենց ընկերության կյանքի արագությամբ և ռիթմով։ Կան ընկերություններ, որոնցում մեկուկես ժամից ավելի ուշացումը համարվում է վատ բարքեր։ Եվ ինչ-որ տեղ պատասխանը մեկ օրվա ընթացքում իրերի հերթականությամբ է:

Որպես ընդհանուր կանոն, նամակին պատասխանելու ամենաընդունելի ժամանակը 2-3 ժամ է: Սա, այսպես կոչված, հարմարավետ սպասման ժամանակն է, երբ ուղարկողը սպասում է պատասխանի և ներքին անհանգստություն չի զգում իր հասցեատիրոջ լռությունից։

Բայց ի՞նչ, եթե նամակը ստանալով և կարդալով՝ հասկանաս, որ 24 ժամվա ընթացքում չես կարող դրան լիարժեք պատասխան տալ։ Այնուհետև, համաձայն բարի վարքագծի կանոնների, տեղեկացրեք ուղարկողին նամակի ստացման և դրան պատասխանելու մոտավոր ժամկետների մասին: Օրինակ: «Բարև, Սերգեյ Վասիլևիչ: Ձեր նամակը ստացվել է: Առաջիկա մի քանի օրվա ընթացքում կպատասխանեմ» կամ «Անդրեյ, նամակը ստացել եմ։ Շնորհակալություն! Ես ավելի շատ տեղեկությունների կարիք ունեմ պատասխանելու համար: Կփորձեմ հնարավորինս շուտ պատասխանել....

ԽՈՐՀՈՒՐԴ 6. Հետևեք նամակով տեղեկատվություն ներկայացնելու հիմնական կանոններին

Նրանցից շատերը չկան.

• նամակ կարդալիս ամենահարմար ծավալը տեղավորվում է «մեկ էկրանին», առավելագույնը՝ A4 էջի վրա;
• ուղարկված հավելվածների չափը չպետք է գերազանցի 3 ՄԲ-ը: Ավելի մեծ ֆայլերը կարող են հանգեցնել հասցեատիրոջը «կախված» փոստի.
• կցորդները «փաթեթավորելիս» օգտագործեք ունիվերսալ zip կամ rar կոդավորումներ: Այլ ընդլայնումներ կարող են արգելափակվել կամ անջատվել տարանցման ժամանակ և խնդիրներ ստեղծել ստացողի համար.
• երբեք մի սկսեք պատասխանը որպես նոր նամակ (առանց նամակագրության պատմությունը պահպանելու): Հակառակ դեպքում, ստացողը ստիպված կլինի ժամանակ ծախսել բնօրինակ հաղորդագրությունը փնտրելու համար.
• գրել հասցեատիրոջ համար առավել հասկանալի լեզվով: Շատերին հետաքրքրում է, թե արդյոք տեղին է օգտագործել մասնագիտական ​​կամ կորպորատիվ բառապաշար, ժարգոն, հապավումներ և անգլիական բառեր:

Յուրաքանչյուր դեպքում դա պետք է որոշվի առանձին:

Այսպիսով, ընկերությունում ներկորպորատիվ նամակագրությունը գրեթե միշտ լի է ժարգոնով և հապավումներով. դրանք ծանոթ և հասկանալի են բոլոր մասնակիցներին և խնայում են ժամանակը: Բայց դուք պետք է զգույշ լինեք դրանք գործընկերների հետ նամակագրության մեջ օգտագործելիս:

Նման դեպք եղել է իմ պրակտիկայում. Գործընկերուհին նյութեր էր պատրաստում հրատարակչության համար և վերջին նամակում գրում էր. «Մաշա, խնդրում եմ, ուղարկիր քո բոլոր նյութերը հնարավորինս արագ». Մաշան որոշեց, որ սա իրեն անհայտ ձևաչափի նշանակում է, որով պետք է թարգմանել տեքստը: Նա շատ ժամանակ սպանեց՝ կեռիկով կամ խաբելով՝ հասկանալով, թե ինչպես բավարարել հրատարակչի խնդրանքը։ Պատկերացրեք Մեքենայի զայրույթը, երբ 2 օր անց նա պարզում է, որ գաղտնի «asap»-ը անգլիախոս միջավայրում լայնորեն օգտագործվող «որքան հնարավոր է շուտ» («որքան հնարավոր է շուտ») հապավումն է: Բայց Մաշան կարող էր նյութեր ուղարկել հարցումը ստանալու պահից կես ժամվա ընթացքում:

ԽՈՐՀՈՒՐԴ 7. Ավարտեք յուրաքանչյուր տառ ձեր ստորագրության և ձեր կոնտակտների բլոկով

Անկախ նրանից, թե որքան մոտիկից եք ճանաչում հասցեատիրոջը և որքան ժամանակ է շարունակվում ձեր նամակագրությունը, ձեր նամակներից յուրաքանչյուրը պետք է պարունակի ստորագրությունից և կոնտակտային տվյալներից բաղկացած բլոկ: Այն բիզնես հաղորդակցության մշակույթի անբաժանելի մասն է:

Բլոկը պետք է պարունակի.

• ձեր անունն ու ազգանունը. Հապավումներ օգտագործելու կարիք չկա։ Փոխարեն «Թ.Լ. Որոտինցև»իմ ստորագրության մեջ նշում եմ «Թամարա Լեոնիդովնա Վորոտինցևա»կամ «Թամարա Վորոտինցևա»որպեսզի հասցեատերը հասկանա, թե ինչպես դիմել ինձ պատասխան նամակով.
• ձեր դիրքը. Սա հասցեատիրոջը հնարավորություն է տալիս հասկանալու ձեր իրավասության և մասնագիտական ​​իրավասության սահմանները խնդիրների լուծման գործում.
• կոնտակտային տվյալներ (հեռախոս, էլ. փոստ, ընկերության անվանում, կայք): Այսպիսով, անհրաժեշտության դեպքում հասցեատիրոջը կտրամադրեք լրացուցիչ գործառնական հաղորդակցության հնարավորություն:

Ասվածին ավելացնեմ՝ ձեր էլ. նամակներն այն հագուստն են, որով նրանց ողջունում են։ Այսինքն՝ պահպանելով գործնական նամակագրության էթիկետը, հեռակա հասցեատիրոջ վրա ամենահաճելի տպավորությունը կթողնեք։