Regeln zum Ausfüllen des Frachtbriefregisters. Pflege und Aufbewahrung von Reiseprotokollen

Das Frachtbriefregister muss von allen Organisationen geführt werden, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Fahrzeuge einsetzen. Der Gesetzgeber stellt besondere Anforderungen an die Führung und das Ausfüllen dieses Journals. Wir werden Ihnen später in unserem Artikel mehr erzählen.

Das Magazin besteht aus mehreren Teilen.

Titelblatt:

• Rechtlicher Name des Unternehmens.
• Angaben zur Organisation (OKPO).
• Protokollierungszeitraum.

Tabellarischer Teil mit Informationen:

• Die Nummer des Frachtbriefs und das tatsächliche Ausstellungsdatum an den Fahrer.
• Angaben zum Fahrer (vollständiger Name und Personalnummer).
• Garagennummer des Autos.
• Unterschriften von berechtigten Personen und verantwortlichen Personen (Fahrer, Disponent, Buchhalter).

Das Erfassungs- und Ausstellungsblatt der Frachtbriefe hat die sogenannte fortlaufende Nummerierung und ist in chronologischer Reihenfolge zu führen. Sobald das Geschäftsbuch ausgefüllt ist, muss es geblitzt und mit dem Siegel des Unternehmens und der Unterschrift des Inhabers des Unternehmens versehen werden.

Grundsätzlich füllt in Unternehmen ein Buchhalter für die Primärdokumentation oder ein anderer autorisierter Mitarbeiter der Organisation das Rechnungsbuch aus, in dessen Arbeitsvertrag es geschrieben steht. Im Einzelfall wird die Pflicht zur Führung und Registrierung der Frachtbriefbuchhaltung an eine Drittorganisation übertragen (bei Auslagerung der Buchhaltung). In diesem Fall wird zwischen den Parteien eine Vereinbarung mit den Bedingungen der Zusammenarbeit, den Rechten und Pflichten untereinander unterzeichnet. Diese Option ist nach den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation zulässig. Darüber hinaus kann das Dokument elektronisch eingereicht werden.

Wenn Sie Korrekturen am Frachtbriefregister vornehmen müssen, sollten Sie sich an den gesetzlichen Vorschriften orientieren. Korrekturen im Journal, wie auch in anderen Primärdokumenten, sollten durch einfaches Streichen falscher Daten und Neueintrag mit Datum und Vermerk mit Unterschrift und Siegel erfolgen.

Ein Beispiel zum Ausfüllen eines Tagebuchs kann kostenlos heruntergeladen werden.

Auf gesetzlicher Ebene ist jede Organisation, die Fahrzeuge für Unternehmen oder Produktionszwecke einsetzt, verpflichtet, ein Frachtbriefregister zu führen. Sie müssen gemäß dem Standard gemäß Formular Nr. 8 ausgefüllt werden. Dieses Dokument gilt als Primärdokumentation, die die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel tatsächlich bestätigt, Ihnen ermöglicht, Kosten zu planen und Steuerzahlungen zu reduzieren. Darüber hinaus ist ein Hauptbuch für die Abgrenzung zu den Fahrern erforderlich.

Der Frachtbrief eines Lastwagens ist das Hauptdokument der Primärbuchhaltung, das zusammen mit dem Frachtbrief für den Warentransport die Indikatoren für die Abrechnung der Arbeit des Rollmaterials und des Fahrers sowie für die Berechnung der Löhne für die festlegt Fahrer und Zahlungen für den Warentransport.
Für Frachtfahrzeuge genehmigte das Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands vom 28. November 1997 N 78 zwei Formen von Frachtbriefen - Formular N 4-c und Formular N 4-p.

* Das Formular N 4-c (Akkord) wird bei der Durchführung von Warentransporten verwendet, wobei das Auto im Akkord zu bezahlen ist.
* Formular N 4-p (zeitbasiert) wird entgeltpflichtig für den Betrieb des Wagens zum Zeittarif verwendet und ist für den gleichzeitigen Warentransport zu zwei Kunden während der Dauer eines Arbeitstages (Schicht) ausgelegt des Fahrers.

Die Abreißcoupons des Frachtbriefs werden vom Kunden ausgefüllt und dienen als Grundlage für die Rechnungsstellung durch den Organisations-Eigentümer des Fahrzeugs an den Kunden.
Der entsprechende Abreißcoupon ist dem Konto beigefügt. Der Frachtbrief verbleibt in der Organisation, die das Fahrzeug besitzt, er wiederholt identische Aufzeichnungen über die Zeit, in der das Auto vom Kunden betrieben wurde, und dient als Grundlage für die Abrechnung des Fahrzeugbetriebs während des Arbeitstages.

Im Falle, dass Inventargegenstände mit zeitabhängiger Bezahlung für den Betrieb des Autos transportiert werden, werden die Nummern der Warenbeförderungsdokumente in den Frachtbrief eingetragen und eine Kopie dieser Warenbeförderungsdokumente beigefügt, wodurch eine Kopie dieser Warenbeförderungsdokumente beigefügt wird Die Anzahl der transportierten Tonnen der Fracht und andere Indikatoren, die die Arbeit widerspiegeln, werden angezeigt. Auto und Fahrer.
Das Ausfüllen des Frachtbriefs vor der Ausgabe an den Fahrer wird vom Disponenten der Organisation oder einer dazu befugten Person durchgeführt. Die restlichen Daten werden von Mitarbeitern der Organisation, die das Fahrzeug besitzt, und von Kunden ausgefüllt. Es ist zu beachten, dass die Teilnahme am Ausfüllen des Frachtbriefs nicht gestattet ist, mit Ausnahme der Unterschriften zur Bestätigung der Annahme (bei der Abreise) und der Übergabe (bei der Rückgabe des Fahrzeugs).
Frachtbriefe in den Formularen N 4-c und N 4-p werden dem Fahrer gegen Unterschrift einer berechtigten Person nur für einen Werktag (Schicht) ausgestellt, sofern der Fahrer den Frachtbrief des vorangegangenen Arbeitstages ausgehändigt hat.

Das Ausfüllen des Frachtbriefes erfolgt in folgender Reihenfolge:

1. Unter dem Namen des Dokuments wird das Ausstellungsdatum (Tag, Monat, Jahr) aufgezeichnet, das dem Datum der Registrierung des ausgestellten Frachtbriefs im Journal entsprechen muss.

2. In die Zeile „Betriebsart“ wird ein Code geschrieben, der der Betriebsart entspricht (Wochentagsarbeit, Dienstreise, summarische Arbeitszeitabrechnung, tägliche Arbeitszeitabrechnung, Wochenend- oder Feiertagsarbeit, planmäßige Arbeit). oder außerhalb des Zeitplans usw. ), nach denen der Lohn des Fahrers berechnet wird.

3. In den Zeilen "Kolonne", "Brigade" sind die Nummern der Kolonne und Brigade eingetragen, darunter ein Auto und ein Fahrer.

4. Tragen Sie in die dem Fahrzeug zugeordneten Zeilen die Marke, die Staatsnummer sowie die Garagennummer ein.

5. In den dem Fahrer gewidmeten Zeilen werden der Nachname, die Initialen, die dem Mitarbeiter in der Transportorganisation zugewiesene Personalnummer, die Nummer des Zertifikats und die Klasse des Fahrers, der an diesem Frachtbrief arbeitet, aufgezeichnet.

6. Die dem Führerschein zugeordneten Zeilen enthalten Informationen über den Typ (Standard, begrenzt), die Registrierungsnummer und die Serie.

7. In den Zeilen „Anhänger“ werden die Marken, Zustands- und Werkstattnummern der Anhänger und Auflieger erfasst, die auf der Linie mit dem Auto hergestellt werden. Auf diesen Linien werden die Nummern der Austauschanhänger und -auflieger an den Stellen ihrer Umspurung erfasst.

8. In der Zeile „Begleitpersonen“ werden die Namen und Initialen der Personen erfasst, die das Auto zur Erfüllung der Aufgabe begleiten (Lader, Spediteure, Auszubildende etc.).

9. Im Abschnitt "Arbeit des Fahrers und des Autos" - Informationen zur Abfahrt und Rückgabe des Autos gemäß Zeitplan.

10. Im Abschnitt „Zuordnung zum Fahrer“:

In Spalte 18 „Zu dessen Verfügung“ wird auf Grund des Antrags oder einer Einzelbestellung des Kunden der Name des Kunden erfasst, zu dessen Verfügung das Auto zur Erledigung der Aufgabe gelangen muss.

Spalte 19 „Ankunftszeit“ erfasst die Zeit (in Stunden und Minuten) der Ankunft des Autos beim Kunden gemäß seiner Anfrage, einer Einzelbestellung oder dem Zeitplan des Autos gemäß den Vertragsbedingungen.

Die Spalten 20-21 (Adressen der Lade- und Entladestellen) geben an, wo die Ware zu übernehmen und wohin sie gemäß dem Antrag, einer Einzelbestellung des Kunden oder gemäß den Vertragsbedingungen zu liefern ist.

In Spalte 22 „Name der Ladung“ wird die Bezeichnung der zum Transport bereitgestellten Ladung aufgrund eines Antrags oder einer Einzelbestellung des Kunden erfasst.

In Spalte 23 „Anzahl der geladenen Fahrten“ wird auf Antrag oder einmaligen Auftrag die Anzahl der geladenen Fahrten erfasst, die zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich sind.

Spalte 24 "Entfernung" erfasst die Entfernungen des Gütertransports, die nach den Daten der Straßenbehörden oder nach der Karte des Gebiets (Stadtplan) mit einem Kurvenmesser oder nach der Liste der Entfernungen ermittelt wurden, die auf der Grundlage von erstellt wurden Messberichte oder nach dem Tachometer des Autos (bei saisonalem Transport), feste Handlung der Transportorganisation und des Kunden.

Spalte 25 „Transporttonnen“ erfasst die Frachtmenge, die für den Kunden transportiert werden muss.
Das Recht, die im Abschnitt "Zuweisung an den Fahrer" angegebene Aufgabe zu ändern, hat nur eine Kraftverkehrsorganisation. Nur in Ausnahmefällen kann der Auftraggeber im Einvernehmen mit der Transportorganisation die Aufgabe ändern.

11. Auf der Vorderseite des Frachtbriefs ist in der Zeile "Kraftstoff ausgeben" die für die Ausgabe zur Erfüllung der Aufgabe erforderliche Kraftstoffmenge in Worten angegeben, wobei der verbleibende Kraftstoff des vorherigen Arbeitstages berücksichtigt wird.

In der Zeile „Unterschrift des Disponenten“ bescheinigt der Disponent mit seiner Unterschrift, dass die von ihm ausgefüllten Frachtbriefangaben richtig sind und der Fahrer einen Führerschein besitzt.

Das Ausfüllen des Frachtbriefs vor dem Verlassen der Werkstatt erfolgt in folgender Reihenfolge:

1. Im Abschnitt „Kraftstoffbewegungen“ in den Spalten 9, 10 und 11 und in den entsprechenden Zeilen erfasst der Tankwagen, der Techniker für Kraft- und Schmierstoffe (POL) oder eine befugte Person die abgegebene Kraftstoffmenge.

2. Auf der Vorderseite bescheinigt eine von der Verkehrsorganisation zur Durchführung einer ärztlichen Vorfahrtsuntersuchung bevollmächtigte Person mit ihrer Unterschrift den Gesundheitszustand des Fahrers und die Möglichkeit, ihm das Führen eines Kraftfahrzeugs zu gestatten.

3. Im Abschnitt „Arbeit des Fahrers und des Autos“ in Spalte 5 „Tachostände“ zeichnet der Mechaniker des Kontrollpunkts (Checkpoint) oder der technischen Kontrollabteilung (OTK) den Tachostand auf, wenn das Auto die Linie verlässt, und in Spalte 6 "Aktuelle Zeit" Stempel - Uhr trägt die tatsächliche Abfahrtszeit des Autos aus der Garage ein. Bei einer Störung oder fehlendem Uhrenstempel wird die Zeit manuell in folgender Reihenfolge erfasst: Tag, Monat, Stunden, Minuten.

4. Im Abschnitt „Kraftstoffbewegungen“ in Spalte 12 „Guthaben bei Abfahrt“ erfasst der Mechaniker der Kontrollstelle oder der Qualitätskontrollabteilung die Kraftstoffmenge in den Tanks des Autos bei der Ausfahrt und bescheinigt die Richtigkeit aller Eintragungen erfolgt durch Unterzeichnung in dieser Spalte.

5. In den Zeilen für die technische Betriebsfähigkeit des Fahrzeugs bescheinigt der Mechaniker des Checkpoints oder der Qualitätskontrollabteilung mit seiner Unterschrift die Übergabe des Fahrzeugs an den Fahrer in technisch einwandfreiem Zustand und die Erlaubnis zum Verlassen der Garage. In den Zeilen zur Fahrerübernahme bestätigt der Fahrer mit seiner Unterschrift, dass das Auto in technisch einwandfreiem Zustand übernommen wurde und er den Arbeitsauftrag erhalten hat.

Das Ausfüllen des Frachtbriefs auf der Strecke erfolgt in der folgenden Reihenfolge:

1. Im Abschnitt "Die Reihenfolge der Aufgabe" Formular N 4-c:

1.1. In Spalte 27 werden fortlaufend die Anzahlen der absolvierten Fahrten erfasst. Der Beleg dient zur Einlieferung der beigefügten Versandpapiere für Fahrten.

1.2. In den Spalten 36-38 „Nummern der beigefügten Warenbeförderungspapiere (TTD)“ trägt der Versender alle Nummern der Warenbeförderungspapiere zu dieser Fahrt ein.

1.3. In den Spalten 28-30 „Ankunft“ das Datum und die Uhrzeit (Stunden und Minuten) der Vorlage des Frachtbriefs durch den Fahrer beim Absender oder Empfänger am Eingangstor oder am Kontrollpunkt an den Be- oder Entladestellen (außer Bahnhöfen) eingetragen sind. In Ermangelung eines Eingangstors oder einer Kontrollstelle wird die angegebene Spalte nicht ausgefüllt, die Ankunftszeit am Be- oder Entladeort wird im Frachtbrief (THN) eingetragen.

1.4. In den Spalten 39 und 40 ist der Name des Absenders angegeben, der Absender unterzeichnet und stempelt die Richtigkeit der von ihm ausgefüllten Angaben auf dem Frachtbrief.

2. Im Bereich „Stillstand auf der Leitung“ vermerkt der Kundendienstmitarbeiter oder eine autorisierte Person in den entsprechenden Spalten den Grund des Stillstands, das Datum und die Uhrzeit des Beginns und des Endes des Stillstands und bestätigt diese Eintragungen mit ihre Unterschrift.

3. In den Zeilen „Besondere Markierungen“ auf der Vorderseite werden Informationen geschrieben, die nicht in Form des Frachtbriefs vorgesehen sind (Markierungen der Verkehrspolizei, Kunden bei der Weigerung, das Auto zu laden, verschiedene Straßendienste usw.). .

Bei der Rückgabe des Autos in der Werkstatt wird der Frachtbrief in der folgenden Reihenfolge ausgefüllt:

1. Geben Sie im Abschnitt "Ergebnisse des Betriebs des Autos und der Anhänger" den Kraftstoffverbrauch, die Zeit in der Bestellung, die Anzahl der Fahrten und Rennen, den Kilometerstand (laut Tachometer) und das Transportvolumen an.

2. Im Abschnitt „Kraftstofftransport“ füllt der Mechaniker der Kontrollstelle oder Qualitätskontrollabteilung die Spalte 13 „Restsaldo“ aus und unterschreibt darunter. Im selben Abschnitt füllt der Tankwagen, der Kraftstofftechniker oder die autorisierte Person bei der Übergabe von Kraft- und Schmierstoffen durch den Fahrer die Spalte 14 „Übergabe“ aus und unterschreibt darunter.

3. In der Zeile „vom Fahrer übergeben“ bescheinigt der Fahrer mit seiner Unterschrift, dass das Fahrzeug in technisch einwandfreiem (fehlerhaftem) Zustand an die Mechaniker der Kontrollstelle bzw. Qualitätskontrolle übergeben wurde. Der Mechaniker des Checkpoints bzw. der Qualitätskontrolle bescheinigt in der Zeile „Abgenommen“ durch seine Unterschrift den Erhalt des Fahrzeugs vom Fahrer in einem technisch einwandfreien (fehlerhaften) Zustand.

Nachdem der Fahrer den Frachtbrief eingereicht hat, füllt der Disponent oder eine andere autorisierte Person ihn in der folgenden Reihenfolge aus:

1. Im Abschnitt „Arbeiten des Fahrers und des Fahrzeugs“ in Spalte 6 „Nullkilometer“ erfasst der Disponent gemäß Entfernungstabelle die Entfernung von der Werkstatt zur ersten Ladestelle und von der letzten Entladestelle zur Werkstatt .

2. Im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ in Spalte 15 „Ratenänderungsfaktor“ notiert der Disponent einen allgemeinen Änderungskoeffizienten der Kraftstoffverbrauchsrate für den gesamten Tag des Betriebs des Fahrzeugs, der mit dem Betrieb des Fahrzeugs mit einer erhöhten Rate verbunden ist Kraftstoffverbrauchsrate, in Spalte 16 „Sonderausrüstungsbetriebszeit“ und Spalte 17 „Motorbetriebszeit“ auf der Grundlage der entsprechenden Einträge in der TTL, die dem Frachtbrief beigefügt ist, die Betriebszeit der Sonderausrüstung bzw. des zusätzlichen Motorbetriebs erfasst Zeit unter besonderen Betriebsbedingungen (Motorbetrieb rotierende Lade- und Entlademechanismen usw.). Diese Angaben sind notwendig, um die Mehrverbrauchsrate zu ermitteln. Die Richtigkeit dieser Angaben bestätigt der Versender durch Unterschrift unter den entsprechenden Spalten.

3. Im Abschnitt "Reihenfolge der Aufgabenausführung" notiert der Disponent in Spalte 27 die Gesamtzahl der Fahrten (Zelle "Gesamt" und in der Zeile "TGD in Menge" - die Gesamtzahl der gelieferten Versanddokumente. Für die Gesamtzahl der gelieferten und akzeptierten Versanddokumente Der Fahrer unterschreibt in der Zeile "Vom Fahrer übergeben" und der Disponent - in der Zeile "Vom Disponenten akzeptiert".

Das Ausfüllen des Frachtbriefformulars N 4-p zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

1. Im Abschnitt „Beauftragung des Fahrers“ in Spalte 18 „Zu dessen Verfügung …“ erfasst der Disponent auf Grund des Antrags oder einer Einzelbestellung des Kunden den Namen und die Anschrift des Kunden, bei dessen Entsorgung das Auto ankommen muss, um die Aufgabe zu erledigen, in den Spalten 19 und 20 - die geplante Ankunfts- und Abfahrtszeit, in Spalte 21 - die geplante Anzahl der Arbeitsstunden und in Spalte 22 - die Anzahl der Fahrten gemäß Plan.

2. Der Abreißschein des Kunden, der Grundlage für die Ausstellung einer Rechnung für die Beförderungsleistungen durch das Automobilunternehmen ist und dieser beigefügt ist, wird vom Kunden ausgefüllt. Darin schreibt der Kunde:

2.1. Auf der Grundlage des vom Fahrer vorgelegten Frachtbriefs füllt er die entsprechenden Zeilen mit der Nummer und dem Ausstellungsdatum des Frachtbriefs, dem Namen des Automobilunternehmens, auf dessen Rollmaterial die Güter transportiert werden, der Marke und den Staatsnummern des aus Auto und Anhänger angekommen.

2.2. In der Zeile "Kunde" stehen der Name der Organisation, der Nachname und die Initialen des für die Nutzung des Fahrzeugs verantwortlichen Beamten.

2.3. In den Zeilen „Ankunft …“ und „Abfahrt …“ wird die Ankunfts- und Abfahrtszeit des Mietwagens beim Kunden angegeben.

2.4. In den Zeilen „Attached TGD“ trägt er die Nummern der TGD ein, von denen eine Kopie dem Frachtbrief beigefügt ist, und gibt deren Gesamtzahl an.

2.5. In der Zeile „Anzahl Fahrten“ wird die Gesamtzahl der durchgeführten Fahrten eingetragen.

2.6. In der Zeile "Unterschrift und Stempel des Kunden" unterschreibt und stempelt er und bestätigt die Richtigkeit der Angaben in den entsprechenden Zeilen des Frachtbriefs.
Für das korrekte Ausfüllen des Frachtbriefs sind die Leiter der Organisation sowie die für den Betrieb von Lastkraftwagen verantwortlichen und am Ausfüllen des Dokuments beteiligten Personen verantwortlich.
Frachtbriefe werden zusammen mit Versandpapieren in der Organisation gespeichert und können so gleichzeitig geprüft werden.

Das „Journal of Registration the Movement of Waybills“ ist ein spezielles Formular zum Ausfüllen von Unterlagen durch Unternehmen, das im Rahmen der Rechtsvorschriften durch einen Erlass des Staatlichen Komitees für Statistik der Russischen Föderation von 1997 genehmigt wurde. Dieses Formular ist relevant und anwendbar, wenn sich Fahrzeuge in der Bilanz der Organisation befinden und Fahrscheine ausgestellte Blätter sind. Mit diesem Formular können Sie eine detaillierte analytische Aufzeichnung der Dokumente führen, die dem Fahrer ausgestellt werden. Außerdem enthält das Frachtbriefregister ein Feld, in dem das Datum der Annahme des Blattes durch den Buchhalter aufgezeichnet wird. Dies ist sehr praktisch für die Einrichtung des Workflows, Sie können sofort feststellen, welcher der Mitarbeiter gegen die vereinbarten Regeln für die Bereitstellung von Dokumenten verstößt.

Das Dokument kann in mehreren Formaten gespeichert und aufgezeichnet werden, insbesondere in gedruckter und elektronischer Form, was für die Speicherung, Abrechnung und Systematisierung von Informationen geeignet ist. Dieses Dokument enthält Daten zu allen ausgegebenen Blättern, unabhängig von der Art des Formulars. Dokumente unterliegen einer fortlaufenden Art der Nummerierung. Es stellt sich heraus, dass Sie regelmäßig ein konsolidiertes Journal führen müssen, da es nicht korrekt ist, es rückwirkend zu erstellen.

Dokumentenaufbau

Tatsächlich enthält das Papier mehrere Details und Merkmale, physisch ist es das Cover und Teil des Tabellenwertes. Auf dem Umschlag sind der Name des Unternehmens und der Zeitraum, für den dieses Magazin produziert wurde, vermerkt. Innerhalb des Tabellenelements gibt es mehrere wichtige Werte.

• nummerierter Wert (ist für jedes Dokument individuell);
• das Datum wird zum Zeitpunkt der Befüllung und Ausgabe vermerkt;
• Angaben zum Fahrer und Personalnummer;
• Autonummer (Garagewert);
• Unterschrift des Mitarbeiters für den Erhalt des Dokuments;
• Unterschrift des Dispatchers für die Entgegennahme des Papiers vom zuständigen Beamten zum Führen des Fahrzeugs;
• die Unterschrift des Buchhalters und die Angabe des Zeitraums (Datums), in dem der Frachtbrief und die Dokumente des Fahrers akzeptiert wurden;
• eine aktuelle Notiz der Person, die dieses Formular verwaltet.

Der Hinweis soll die in anderen Spalten verfügbaren Informationen entschlüsseln, damit jeder interessierte Benutzer der Berichterstattung die in der Tabelle enthaltenen Informationen verstehen kann.

Das Frachtbrieferfassungsformular 8, das auf der Website heruntergeladen werden kann, muss direkt von einem dazu befugten Mitarbeiter des Unternehmens ausgefüllt werden. Erfolgt die Ausstellung des Dokuments aufgrund eines Vertragsverhältnisses durch ein Drittunternehmen, so ist eine Fachkraft eines Drittunternehmens, mit dem ein Vertrag abgeschlossen wurde, dessen Gegenstand Dienstleistungen dieser Art sind, ausfüllen kann. Alle Nuancen sind im Vertragsverhältnis mit diesem Unternehmen vorgeschrieben, damit später keine unnötigen Fragen darüber entstehen, wer wann dieses oder jenes Formular ausfüllt und wie die Bezahlung der Dienstleistungen erfolgt. Das Frachtbrief-Abrechnungsprotokoll hat ein Musterausfüllen. Ein spezieller, normaler Mitarbeiter, der ein solches Formular noch nie gesehen hat, kann es falsch ausfüllen, was unweigerlich zu Bußgeldern durch die Ordnungsbehörden führen wird.

Einen Frachtbrief zu erstellen ist ein mühsamer Prozess. Viele Autofahrer haben Probleme, wenn sie kein spezielles, zugelassenes Formular haben. Auch Arbeitgeber leiden darunter - sie können eine Geldstrafe von 100.000 Rubel zahlen. Um Rückfragen zu vermeiden, sollte man nicht nur Frachtbriefe, sondern auch ein Fahrtenbuch führen.

Wir listen die richtigen Formulare, Muster dieser Dokumente auf.

Regeln zum Ausfüllen des Journals zur Registrierung der Beförderung von Frachtbriefen

Um die Bewegung von Frachtbriefen zu kontrollieren, die von Organisationen an Fahrer ausgestellt werden, muss das Management oder ein Buchhalter ein spezielles Journal führen, in dem alle ausgestellten Dokumente aufgezeichnet werden.

Das Titelblatt der Zeitschrift ist gemäß Formular Nr. 8 auszufüllen. Es enthält den Namen des Unternehmens, Formularcodes sowie das Start- und Enddatum der Buchhaltung oder den Berichtszeitraum.

Das Cover ist nicht bedruckt. Es wird am Ende des Dokuments angebracht und fixiert und bestätigt alle Eingaben.

Nach dem Titel des Dokuments sollte eine Tabelle mit 9 Kapiteln erstellt werden. Übrigens weiß ein professioneller Buchhalter, dass ein Buchhaltungsjournal im 1C: Enterprise-Programm geführt werden kann. Die Eingabe von Datensätzen in die Datenbank ist nicht schwierig. Eines aber: Das Magazin muss ausgedruckt werden, damit Fahrer, Disponent und Buchhalter ihre Unterschrift setzen können.

Die Zeitschrift kann für einen beliebigen Zeitraum ausgestellt werden - nicht länger als 1 Jahr. Wenn Ihr Unternehmen eine ausreichende Anzahl von Sendungen pro Monat durchführt, ist es besser, jeden Monat ein neues Magazin zu starten. Beim Schließen des Dokuments sollten Sie alle Daten mit den Frachtbriefen überprüfen und ein Siegel anbringen, die Unterschrift des Firmenchefs. Wenn die Organisation nur wenige Reisen pro Jahr hat, kann die Kontrolle jährlich durchgeführt werden.

Laden Sie das Formular der Seite des Journals zur Aufzeichnung der Beförderung von Frachtbriefen im Excel-Format herunter

Muster eines Frachtbriefformulars für einen Personenkraftwagen - Formular Nr. 3

Laden Sie das Pkw-Frachtbriefformular Nr. 3 im Word-Format herunter

Frachtbrief für ein spezielles Auto - ein Muster und ein Formular Nr. 3 Special

Laden Sie das Frachtbriefformular für ein Sonderfahrzeug Nr. 3 Sonder im Excel-Format herunter

Muster und Formular eines Frachtbriefs für ein Taxi - Formular Nr. 4

Laden Sie das Formular des Frachtbriefs für ein Taxi Nr. 4 im Word-Format herunter

Frachtbrief für einen LKW - Muster und Form des Formulars Nr. 4 C

Das Fahrtenbuch für Frachtbriefe ist ein Standardformular, das von Unternehmen verwendet wird, die Fahrzeuge in ihrer Bilanz führen. In dem Artikel werden wir analysieren, ob das Journal für die Wartung obligatorisch ist, wie das Dokument richtig ausgefüllt wird und wer für die Wartung verantwortlich ist.

Warum brauchen Sie ein Frachtbriefregister?

Nach geltendem Recht sind alle Unternehmen, die Fahrzeuge in ihrer Bilanz führen, verpflichtet, Aufzeichnungen über den Kraftstoffverbrauch auf der Grundlage von Einträgen in Frachtbriefen zu führen. Diese Verpflichtung wird sowohl Organisationen als auch Unternehmen und Personen übertragen, die in Form von IP registriert sind.

Um den Arbeitsablauf in Bezug auf die Erstellung und Bearbeitung von Frachtbriefen zu systematisieren, wird ein spezielles Dokument verwendet - das Journal zur Registrierung der Bewegung von Frachtbriefen. Es soll den Zeitpunkt der Übermittlung von Frachtbriefen an den Disponenten und deren anschließende Übermittlung an die Buchhaltungsabteilung zur Abschreibung der Kraftstoffkosten steuern.

Ist es notwendig, ein Frachtbriefregister zu führen?

Seit der Einführung der Zeitschrift im Jahr 1997 ist das Dokument für Organisationen und Unternehmen obligatorisch, unabhängig von Eigentümerschaft und organisatorischer und rechtlicher Struktur. Das Unternehmen, in dessen Bilanz Fahrzeuge aufgeführt waren, musste unbedingt ein Register über die Beförderung von Frachtbriefen führen.

2013 traten Gesetzesänderungen in Kraft, wonach die Pflicht zur Führung der Zeitschrift für Organisationen und Unternehmer abgeschafft wurde. Somit wird ab dem angegebenen Zeitraum die Entscheidung über die Notwendigkeit der Verwendung des Journals bei der Abrechnung der Beförderung von Frachtbriefen von jeder Geschäftseinheit auf individueller Basis basierend auf den Produktionsanforderungen getroffen.

Entsprechend der gängigen Praxis wird das Journal derzeit von großen Unternehmen sowie Transport- und Logistikunternehmen mit einem großen Fuhrpark in Anspruch genommen.

Das Formular des Rechnungslegungsjournals für die Beförderung von Frachtbriefen

Das Frachtbriefregister (Formular Nr. 8) wird auf einem einheitlichen Formular ausgefüllt, das durch den Erlass des Staatlichen Komitees für Statistik der Russischen Föderation Nr. 78 vom 28. November 1997 genehmigt wurde. Im Gegensatz zum Frachtbriefformular, das in letzter Zeit einige Änderungen erfahren hat Aufgrund gesetzlicher Neuerungen ist das Formular Nr. 8 des Journals zur Abrechnung der Beförderung von Frachtbriefen seit der Einführung des Dokuments im Jahr 1997 unverändert geblieben.

Von 1997 bis 2013 füllten Unternehmen und Organisationen das Dokument ausschließlich gemäß dem genehmigten Formular aus. Das Formular Nr. 8 hat seit 2013 (d. h. seit Wegfall der Pflicht zur Führung des Journals) beratenden Charakter. Mit anderen Worten, Unternehmen haben das Recht, das Formular zu ändern, neue Spalten hinzuzufügen und unnötige auszuschließen, basierend auf den Besonderheiten der Aktivitäten einer bestimmten Organisation.

Wenn das Unternehmen entscheidet, dass es notwendig ist, ein Journal zu führen, muss diese Tatsache zusammen mit der gewählten Form des Dokuments (Standard oder modifiziert) in den Rechnungslegungsgrundsätzen festgehalten werden.

Verantwortlich für die Pflege des Journals

Die geltenden Gesetzgebungsakte legen keine Verpflichtung fest, ein Verzeichnis der Beförderung von Frachtbriefen für eine bestimmte Position (Division usw.) zu führen. Daher haben Unternehmen das Recht, einen Mitarbeiter, der für die Pflege des Journals verantwortlich ist, selbstständig auszuwählen. Ein solcher Mitarbeiter ist in der Regel der Disponent der Transportabteilung, der Frachtbriefe von Fahrern entgegennimmt und an einen Buchhalter übergibt, um die Kraftstoffkosten gemäß den festgelegten Standards abzuschreiben.

Verantwortlich für die Führung des Journals der Beförderung von Frachtbriefen muss in den Rechnungslegungsgrundsätzen erfasst werden. Im Allgemeinen gibt das Dokument die Position des Mitarbeiters an, dessen Aufgaben mit dem Ausfüllen des Journals betraut sind.

Wie man richtig schreibt

Derzeit stellt die Gesetzgebung keine klaren Anforderungen an die Führung des Journals, und daher bleibt das Verfahren zur Ausstellung eines Dokuments im Ermessen des Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einen Aktionsalgorithmus zum Erstellen und Ausfüllen des Journals, der unter Berücksichtigung allgemeiner regulatorischer Empfehlungen erstellt wurde:

Schritt 1. Auswahl der Form des Journals

In der Vorbereitungsphase entscheidet das Unternehmen über das Formular, nach dem das Journal zur Registrierung der Beförderung von Frachtbriefen erstellt wird. Die Firma hat das Recht:

• Verwenden Sie das einheitliche Formular Nr. 8, das durch den Erlass des Staatlichen Komitees für Statistik Nr. 78 vom 28. November 1997 genehmigt wurde.
• das Formular Nr. 8 wurde geändert, indem neue Spalten hinzugefügt und unnötige Positionen gestrichen wurden;
• eine völlig neue Form des Dokuments entsprechend den Besonderheiten des unternehmensinternen Dokumentenflusses zu entwickeln.

Schritt 2. Wahl der verantwortlichen Person

Bevor das Formular des Dokuments genehmigt wird, sollte die Unternehmensleitung einen Mitarbeiter auswählen, der das Journal ausfüllt. Dies kann ein Mitarbeiter sein, dessen Tätigkeit direkt mit der Erstellung von Frachtbriefen zusammenhängt (Disponent oder Leiter der Transportabteilung, einer der Fahrer usw.), und ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung (Geschäftsführer, Archivmitarbeiter usw.).

Schritt 3. Spiegelung der Reihenfolge des Füllens des Journals in den Rechnungslegungsgrundsätzen

Nach der Auswahl der Form des Journals und der Zustimmung der für seine Pflege verantwortlichen Person spiegeln sich diese Informationen in den Rechnungslegungsgrundsätzen oder in einem anderen Dokument wider, das den internen Dokumentenfluss des Unternehmens regelt (z. B. das Verfahren zur Aufrechterhaltung des internen Dokumentenflusses). ). Daten zum Verfahren zur Pflege des Journals werden in Form eines separaten Abschnitts wiedergegeben, der die folgenden Informationen enthält:

• Datum des Beginns der Nutzung des Journals (z. B. muss das Journal ab dem 01.01.2018 fertiggestellt sein);
• genehmigte Form des Journals (kann als Anhang zum Verfahren oder zur Rechnungslegungsrichtlinie herausgegeben werden);
• die für die Pflege der Zeitschrift verantwortliche Person (Stelle, Struktureinheit);
• Merkmale der Erstellung des Journals (das Dokument wird für 1 Jahr, ein halbes Jahr, ein Quartal, einen Monat usw. erstellt);
• das Verfahren zum Ausfüllen des Journals (die Frist für die Übermittlung von Frachtbriefen vom Fahrer an den Disponenten, vom Disponenten an den Buchhalter).

Schritt 4. Verwendung des Tagebuchs

Nach dem Inkrafttreten der Rechnungslegungsgrundsätze sollte das Journal in der genehmigten Weise geführt werden:

1. Der zuständige Mitarbeiter (z. B. der Disponent der Transportabteilung) beginnt mit der Pflege des Journals, nämlich unterschreibt es (gibt Zeitraum und Datum des Beginns der Pflege an) und nummeriert die Seiten.
2. Die Fahrer füllen täglich (wöchentlich) Frachtbriefe aus und übermitteln sie anschließend an den Disponenten, der wiederum die Zustellung von Dokumenten an das Journal festlegt. Bei Übergabe des Frachtbriefes an den Disponenten trägt der Fahrer seine Unterschrift und das aktuelle Datum in das Journal ein.
3. Nach Erhalt der Frachtbriefe von den Fahrern leitet der Disponent diese an die Buchhaltung weiter. Die Tatsache der Übertragung jedes Dokuments wird durch die Unterschrift des Buchhalters und des Absenders unter Angabe des aktuellen Datums festgehalten.
4. Nach Annahme der Frachtbriefe vom Dispatcher spiegelt der Buchhalter die Kosten für die Abschreibung des Kraftstoffs gemäß den festgelegten Standards wider.

Die Übermittlung der Frachtbriefe an den Disponenten und anschließend an die Buchhaltung erfolgt gemäß den in der Abrechnungsrichtlinie genehmigten Fristen. Beispielsweise sind die Fahrer der Magnat GmbH verpflichtet, Frachtbriefe eine Woche im Voraus spätestens am nächsten Montag zu übergeben. Gleichzeitig hat der Disponent die Pflicht, Daten in das Journal einzugeben und Frachtbriefe für den Berichtsmonat bis spätestens zum 5. des Folgemonats an die Buchhaltung zu übermitteln.

Schritt-5. Heften und Aufbewahren des Journals

Am Ende des Journals wird das Dokument geheftet und zur Aufbewahrung ins Archiv überführt. Die Aufbewahrungsfrist des Journals in der Allgemeinverfügung beträgt 5 Jahre.

Probenfüllung

Betrachten Sie ein Beispiel. Gemäß der Abrechnungsrichtlinie von Flagman LLC übermitteln die Fahrer der Fahrzeuge die Frachtbriefe der vergangenen Woche spätestens am Montag der nächsten Woche an den Disponenten der Transportabteilung. Der Disponent verschickt Frachtbriefe für den Zeitraum vom 1. bis 15. Tag des Berichtsmonats bis zum 20. Tag des Berichtsmonats. Die Frachtbriefe werden im Journal der Beförderung der Frachtbriefe widergespiegelt.

Frachtbrief		Treiber		Garagennummer des Fahrzeugs	Der Fahrer erhielt ein p / Blatt	Der Disponent erhielt vom Fahrer ein P / Blatt und Dokumente	Der Buchhalter hat vom Disponenten ein p / Blatt erhalten
№	Datum der Ausstellung	Vollständiger Name	Tab. Nein.
14-71	04.06.18	Kulikov S.D.	1233	104	Kulikow 04.06.18	Starova 07.06.18	Bulkin
13-22	04.06.18	Shimanov D.L.	4014	99	Shimanov 04.06.18	Starova 06.06.18	Bulkin
18-33	04.06.18	Skuratov S.V.	3088	86	Skuratow 04.06.18	Starova 11.06.18	Bulkin

Hier können Sie das Reiseprotokoll-Formular herunterladen ⇒ .

Ist es möglich, ein Verzeichnis der Beförderung von Frachtbriefen in elektronischer Form zu führen?

Gemäß der geltenden Gesetzgebung behält sich die Organisation das Recht vor, das Journal in elektronischer Form zu führen. In diesem Fall benötigt das Unternehmen ähnlich wie beim allgemeinen Verfahren in der Rechnungslegungsrichtlinie:

• die Form des Journals;
• Verantwortliche;
• wie man das Dokument ausfüllt.