Эпистоляр материал (хувийн захидал). Ажил хэргийн захидал харилцааны ёс зүй Нөхөрсөг захидал харилцааны ёс зүй

Бизнесийн захидал харилцаа нь компани, бизнес эрхлэгчийн дүр төрхийн салшгүй хэсэг юм. Харилцаа холбоо тогтоох, харилцаа холбоо тогтоох, бизнесийн асуудлыг бичгээр хэлэлцэх нь заримдаа илүүд үздэг бөгөөд ихэнхдээ зүгээр л шаардлагатай байдаг тул бизнесийн захидал харилцаанд бий болсон дүр төрх нь амьд харилцаанаас үүссэн гадаад дүр төрхтэй бүрэн нийцэх ёстой. Үүний зэрэгцээ, бизнесийн захидал харилцаанд дүрэм, шаардлагыг дагаж мөрдөх нь зөвхөн ерөнхий зарчмуудад төдийгүй нарийн ширийн зүйл, нарийн ширийн зүйлд заавал байх ёстой.

Бизнесийн захидал харилцааны зарчим, ёс зүй

Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь бизнесийн харилцааны ерөнхий шаардлагаас ялгаатай биш юм. Үүний үндсэн зарчмууд энд байна:

эелдэг байдал, хүндэтгэл,
зорилгын тодорхой байдал
үр дүнд чиглэсэн, ойртох боломжтой,
бусдын цаг хугацаа, үүрэг хариуцлагад хариуцлагатай хандах;
логик тууштай байдал, нарийвчлал;
бодит байдал,
бичиг үсэг,
өнгө аяс, ярианы хатуу байдал, албан ёсны байдал, төвийг сахисан байдал;
харьяалал, уламжлалыг сахих.

Эдгээр шаардлагууд нь анхных биш боловч тэдгээрийн биелэлт нь түншүүд болон үйлчлүүлэгчидтэй бүтээлч харилцах баталгаа болдог.

Хэвлэмэл хуудас ба хэлний томъёо

Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас нь компанийн нүүр царай тул түүний зайлшгүй шинж чанарууд нь бичиг үсэг, нарийн ширийн зүйлсийн нарийвчлал, гадаад нарийвчлал, дизайны даруухан өвөрмөц байдал юм.

Маягтын өнцгийн болон уртааш хувилбар эсэхээс үл хамааран байгууллагын бүтэн нэр, шуудан, бодит болон албан ёсны хаяг, утас, факс, цахим шуудангийн хаяг, албан ёсны цахим хуудасны хаягийг уншихад хялбар байх ёстой. Нарийвчилсан жагсаалтыг хатуу зохицуулдаггүй боловч мэдээллийн бүрэн бүтэн байдал нь үргэлж илүү давуу талтай байдаг.

Лавлагааны хувьд: Захидал бүртгэх тухай мэдээлэл - жагсаалтад байгаа огноо, дугаар, илгээх бичиг баримтыг бэлтгэсэн тодорхой гүйцэтгэгчийн тухай мэдээлэл байх нь зүйтэй. Хэрэв энэ нь хариу захидал бол хүсэлтийн захидалд лавлагаа өгөх шаардлагатай.

Бизнесийн захидалд захидал харилцааны дизайныг хялбаршуулдаг төрлийг зааж өгөх боломжтой: мэдээллийн захидал, санал, хүсэлт, өргөдөл, уучлалт гуйх, эмгэнэл, талархал.

Байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудас

Захидлын эхний хэсэг нь давж заалдах өргөдөл бөгөөд томьёо нь хүлээн авагчийн нэр, овог нэр эсвэл илүү албан ёсны хувилбар болох "ноён" гэсэн үг юм.

Эрхэм хүндэт Федор Федорович!
Эрхэм ноён Смирнов!
Эрхэм ноён захирал аа!

Захидлын гол хэсэг - мэдээллийн чанартай - богино, ойлгомжтой, багтаамжтай мессеж, тодорхой даалгавар агуулсан: мэдээлэл өгөх, мэдээллийг тодруулах, хангамжийн асуудлыг шийдвэрлэх гэх мэт. Хэрэв захидалд татгалзсан байгаа бол эхний хагасыг тодорхой, нотолгоонд суурилсан үндэслэлээр эхлүүлэх нь зөв юм. Сонгосон аялгуунаас хамааран хэлний томъёо өөр байж болно.

Тус компани анхаарч үзэхийг хүсч байна ...
Энэ талаар Ерөнхийлөгч болон Удирдах зөвлөлд мэдээлэл өгөхийг хүсч байна ...
Боломжийг харгалзан үзнэ үү...
Аль болох хурдан хариулна уу...

Захидлын эцсийн хэсэг нь талархал, уучлалт гуйх, асуудлыг хурдан шийдвэрлэх баталгаа, цаашдын хамтын ажиллагаанд найдаж байна.

Бизнесийн захидал нь албан ёсны захиалгыг дагаж мөрдөхийг шаарддаг: хэрэв захидалд даргын гарын үсэг шаардлагатай бол дарга (онцгой тохиолдолд түүний орлогч) гарын үсэг зурах ёстой.

Сүлжээний бизнесийн ёс зүй ба бизнесийн имэйл

Цаасан захидал гэх мэт цахим шуудан нь хэд хэдэн чухал элементүүдээс бүрддэг бөгөөд энэ нь таамаглалын дүрмийн дагуу биш, харин эдгээр элементүүд нь ашигтай, практик талаасаа мэдээлэл сайтай бөгөөд маш тохиромжтой байдаг тул чадварлаг бөглөх шаардлагатай байдаг. Зөв захидал нь зөв, шуурхай хариу өгөхөөс гадна асуудлыг оновчтой шийдвэрлэх баталгаа болдог.

Лавлагааны хувьд: Компаниуд ихэвчлэн өөрсдийн шуудангийн сервер, програмтай байдаг бөгөөд корпорацийн имэйлийн хэв маяг, захидал харилцааны дотоод дүрмийг боловсруулдаг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн стандарттай зөрчилддөггүй, гэхдээ тэдгээрийг нөхдөг.

Хаяг хүлээн авагч: хүлээн авагчийн мөрөнд нэг хаягийг зааж өгөх нь заншилтай байдаг.

Энэ нь ярилцагчдаа хүндэтгэлтэй хандах хандлагыг илтгэхээс гадна түүнийг авардагд— шууданспам, хог хаягдал, бусдын нүднээс.

Хүлээн авагчийн захидлын хуулбарыг тодорхой зорилгоор бөглөнө.

Үндсэн хаяг руу захидал илгээж, "хуулбарлах" хэсэгт өөрийг зааж өгснөөр хүлээн авагч нь юу болж байгаа талаар хоёр дахь ярилцагчдаа мэдээлдэг боловч түүнээс хариулах, захидал харилцаанд шууд оролцохыг шаарддаггүй.

Захидлын сэдэв: тодорхой байдал, өвөрмөц байдал.

Сэдвийн эцсийн өвөрмөц байдал нь хүлээн авагч болон хүлээн авагчийн аль алинд нь хэлэлцүүлгийн сэдвийг чиглүүлэх, олон асуудал, даалгаврыг ялгахад туслах ёстой: зөвхөн "Катягийн тайлан" биш, харин "2015 оны 5-р сарын тайлан. Төслийн хувилбар". Анхаарна уу: энэ тохиолдолд нэр нь ашиггүй, учир нь хаяг хүлээн авагч нь цахим шуудангийн хайрцгийн нэрнээс хаяг хүлээн авагчид аль хэдийн тодорхой болсон байна.

Имэйлийг ширээний дэлгэц болон таблет дээр уншихад адил хялбар байдаг

Захидлын үндсэн хэсэг нь 3 үндсэн элементийг агуулсан байх ёстой.

Нэгдүгээрт, мэндчилгээ (жишээ нь энэ өдрийн эхний үсэг бол) болон хаяг (захидал бүрт). Хоёрдугаарт, асуултын танилцуулга: өөрийгөө танилцуулах (хэрэв үсэг нь эхнийх бол), шийдэх ёстой ажлуудын тухай сануулга, асуудал эсвэл түүний шийдлийн тайлбар. Гуравдугаарт, хүсэлт эсвэл үйлдэл хийх дуудлага.

Имэйл унших мэдэгдлийн онцлог нь амттан шаарддаг.

Хэрэв захидал үнэхээр чухал бол үүнийг ашиглах ёстой, гэхдээ жишээлбэл утсаар хүлээн авах талаар асуух арга байхгүй. Энэ функц нь ихэвчлэн тодорхой бус, тодорхой бус томъёолсон сэтгэл зүйн үүргийг хүлээн авагчид ногдуулдаг тул үүнийг буруугаар ашиглах ёсгүй. Зөв, тийм ч ангилалгүй сонголт бол уншсан тухай тайлагнах захидлын төгсгөлд эелдэг хүсэлт юм.

Гарын үсэг нь товч бөгөөд нэгэн зэрэг хүчин чадал шаарддаг.

Үг хэллэг нь "Хүндэтгэсэн" гэсэн стандарт томъёог агуулсан эсвэл овог, нэрээр хязгаарлагдаж болно. Гарын үсэг нь овог нэр, албан тушаал, байгууллагын нэр, холбоо барих хаягийг багтаасан 7 мөрөөс хэтрэхгүй байх ёстой. Шуудангийн хайрцгаас гадна өөр холбоо барих мэдээллийг зааж өгөхийг зөвлөж байна: утас,Skype, ICQ, бусад алдартай мессенжерүүд.

Хавсралт: гол зүйл бол анхааруулах, файлуудыг зөв нэрлэх явдал юм.

Сүлжээний ёс зүй нь захидалд хавсаргасан файл дахь баримт бичгийн талаар мэдээлэхийг шаарддаг: формат, түүний хэмжээ, агуулгын талаар. Хавсралт нь 3-5-аас ихгүй байх ёстойМб. Гарчиг нь захидлын сэдэв шиг маш товч, тодорхой, өвөрмөц байх ёстой.

Имэйлийн ердийн хэлбэр

Нетикет дэх захидалд хариу үйлдэл үзүүлэх хугацаа нь тухайн үеийнхээс өөр байнаунтраах— шугам. Хоёроос гурван цаг бол яаралтай имэйлийн хариуг хүлээхэд таатай хугацаа юм. Яаралтай эсвэл чухал гэж тэмдэглэсэн имэйлийн хариуд үүнийг анхааруулахад заримдаа хангалттай байдагд— шууданхүлээн авч, харгалзан үзсэн болно. Хэрэв асуудал нь удаан хугацааны туршид эргэцүүлэн бодох шаардлагатай бол хаяглагч нь асуултанд хариулахад шаардагдах цаг хугацааны талаар ярилцагчдаа мэдэгдэх ёстой.

Лавлагааны хувьд: Нэг өдөр бол имэйлд хариулахад тохиромжтой цаг юм. Хэрэв 3 хоногийн дотор хариу ирээгүй бол ёс зүйн дүрмүүд нь хоёр дахь захидал илгээх эсвэл өөр харилцааны эх үүсвэр болох утас,Skype, ICQ. Хоёр дахь хүсэлтийн хариуд 5-7 хоног чимээгүй байх нь бизнесийн захидал харилцааг үргэлжлүүлэх хүсэлгүй гэж үзэж болно.

Бизнесийн хүн, компанийн нэр хүнд нь зөвхөн бизнесийн үр ашиг, үр дүнтэй байдлаас гадна бизнесийн хэлэлцээрийн аль ч үе шатны жижиг зүйл, нарийн ширийн зүйлсээс бүрддэг. Бизнесийн захидал харилцааны зарчмуудыг дагаж мөрдөхийг компанийн төлөөлөгч бүрээс шаарддаг: өчүүхэн бичиг хэргийн ажилтан, олон нийттэй харилцах мэргэжилтэн, компанийн дарга хүртэл.

Видео: Бизнесийн захидлыг хэрхэн тодорхой, ойлгомжтой, ойлгомжтой бичих вэ

-тай холбоотой

Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй

28.07.2015

Снежана Иванова

Хэрэв хүн бизнесийн захидал харилцааг явуулах гэж байгаа бол хэд хэдэн бүрэлдэхүүн хэсгийг мэддэг байх ёстой. Тэгэхээр та юуг анхаарах ёстой вэ?

Орчин үеийн хүний амьдрал бусад хүмүүстэй байнга харьцахгүйгээр бүрэн дүүрэн байдаггүй. Мэдээллийн технологи хурдацтай хөгжиж буй энэ эрин үед хүмүүс цахим шуудан руу хандах нь ихсэж, заримдаа нүүр тулан уулзах хэрэгцээг сольж байна. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь захидлын ярилцлагын үр дүнд нөлөөлдөг зарим чухал дүрмийг дагаж мөрдөхийг хэлнэ.

Үнэн хэрэгтээ бизнесийн захидал харилцаа нь бизнесийн харилцааны чухал элемент юм. Зарим тохиолдолд үүнээс татгалзах боломжгүй байдаг. Хэрэв хүн бизнесийн захидал харилцааг явуулах гэж байгаа бол хэд хэдэн бүрэлдэхүүн хэсгийг мэддэг байх ёстой. Тэгэхээр та юуг анхаарах ёстой вэ?

Ярианы бичиг үсэг

Хэрэв аман ярианы үеэр ярианы алдаа гаргах боломжтой хэвээр байгаа бөгөөд ярилцагч үүнийг өгөөмөр байдлаар харьцах юм бол бизнесийн захидалд ийм дутагдал байгаа нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Энэ тохиолдолд таны хүлээн авагч захидлыг хойш тавьж, үргэлжлүүлэн уншихгүй байх магадлалтай. Хэнд ч бичээрэй, зөв бичих, үсэг, цэг таслалгүй бичихийг хичээгээрэй.

Ярианы бичиг үсгийг хаа сайгүй үнэлдэг. Ийм ажилтны мэдлэгийг хаана ч хүлээж авах болно. Заримдаа хичээл зүтгэл нь мэдлэгийн дутагдлыг нөхөж чаддаг бөгөөд хэрэв хүсвэл үүнийг янз бүрийн аргаар нөхөж болно.

Илтгэлийн товч бөгөөд ойлгомжтой байдал

Бизнесийн захидалд зөвхөн практик ач холбогдолтой мэдээллийн мөн чанарыг зааж өгөх шаардлагатай. Хүлээн авагчаа шаардлагагүй дэлгэрэнгүй мэдээлэлд залхуулж, урт удаан хэлэлцүүлэг өрнүүлэх нь огт хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Эдгээр бүх нарийн ширийн зүйлс нь ашиггүй, харин зөвхөн түүний урмыг хугалж, санал болгож буй мэдээллийн ашиггүй, ашиггүй байдлын тухай бодоход хүргэдэг.

Бизнесийн захидалд мэдээллийг маш нарийн зохион байгуулалттай, товч байдлаар илэрхийлэх ёстой. Таны даалгавар бол ярилцагчдаа тодорхой бодол санаа, мэдээ дамжуулах, түүнийг амьдралын талаар гүнзгий эргэцүүлэн бодоход хүргэхгүй байх явдал юм.

Эцсийн хугацаа

Бизнесийн захидал харилцааны хувьд захидал илгээх эцсийн хугацааг хүндэтгэж, аль болох хурдан хариу өгөхийг хичээх нь маш чухал юм. Хэрэв амжилттай үйлчлүүлэгч ямар нэгэн чухал асуудлаар чамаас яаралтай хариу хүлээж байгаа бол хойшлуулах, хойшлуулах нь гэрээг цуцлах, чухал гүйлгээг тасалдуулах гэх мэт хүсээгүй үр дагаварт хүргэж болзошгүй гэж үзье. Цахим шуудангаа цаг тухайд нь илгээх нь бас чухал бөгөөд ингэснээр та өрсөлдөгчөө таны хувьд ямар үнэ цэнэтэй болохыг харуулж байна.

Имэйлийг форматлаж байна

Имэйл бичихдээ хэд хэдэн чухал зүйлийг анхаарч үзэх нь маш чухал юм. Үүнийг хэрхэн дүрслэх нь хүлээн авагч танд ямар сэтгэгдэл төрүүлэхээс хамаарна.

"Сэдэв" талбарыг бөглөнө үү

Гайхалтай нь бодит байдал дээр шаардлагатай, шаардлагатай мэдээллийг агуулсан чухал захидлуудыг зохих сэдвийг заагаагүй орхисон тохиолдолд нөхцөл байдал ихэвчлэн тохиолддог! Ийм хайхрамжгүй байдал эсвэл шаардлагагүй үйлдлээр өөрийгөө дарамтлахыг санаатайгаар хүсэхгүй байгаа нь үнэндээ алдсан хугацаа болж хувирдаг бөгөөд энэ нь захидал хүлээн авагчийн зүгээс огт нээхгүй байх магадлалыг нэмэгдүүлдэг.

Ийм учраас "Сэдэв" талбарыг заавал бөглөх шаардлагатай. Хэрэв та ярилцагчдаа ямар нэгэн чухал зүйл хэлэхгүй байсан ч үүнийг хийх ёстой. Сүлжээнд цахим шууданг санаатайгаар бохирдуулж, хортой програм тараадаг спам илгээгчдийн нэлээд өндөр хувь байдаг.

Хувийн уриалгатай байх

Зөвшөөрч байна, хэнд хаягласан нь тодорхойгүй, нүүр царайгүйгээс илүү хаяг хүлээн авагчид хандсан захидал унших нь илүү тааламжтай байдаг. Захидалд ганцаарчилсан өргөдөл байгаа нь түүний ач холбогдлыг онцолж байна. Нэмж хэлэхэд, та ингэж хийснээрээ захидал харилцааныхаа ярилцагчийг хүндэтгэх тухай чимээгүйхэн ярьж байна. Танилцахыг зөвшөөрөх шаардлагагүй, үргэлж хүлээн авагчийг нэр, овог нэрээр нь лавлана.

Зөв хаяг

Интернэтийн бүх хэрэглэгчид цахим шуудангийн хаягийг бөглөхдөө маш болгоомжтой хандвал хичнээн алдаа гарахаас зайлсхийх вэ. Боломжит үйлчлүүлэгч эсвэл өдөр бүр харилцдаг бусад хүмүүс цахим шуудангийн хаягаа цаасан дээр үлдээдэг ч тэд үүнийг маш ойлгомжгүй байдлаар хийдэг нь хожим нь тогтоогддог. Энэ шалтгааны улмаас эмхэтгэсэн, дууссан захидал илгээгдээгүй эсвэл буруу хаяг руу очсон тохиолдолд олон сонголт гарч ирдэг. Чухал өрсөлдөгчийнхөө хаягийг байнга зааж өг, өдрийн тэмдэглэлдээ өөрөө засахыг хичээ эсвэл танд шалгалтын захидал илгээхийг хүс.

Мэдээлэлтэй ажиллах

Дууссан захидал хүлээн авагч эсвэл бүлэг хүлээн авагчид илгээхээсээ өмнө мэдээллийн форматтай ажиллах нь зүйтэй. Заримдаа та маш их хэмжээний мэдээллийг цахим шуудангаар илгээх хэрэгтэй болдог. Энэ тохиолдолд мэдээллийн архив хийх нь илүү үндэслэлтэй юм. Зураг болон бусад баримт бичгийг тусад нь файл болгон захидалд хавсаргана. Хэзээ ч шаардлагагүй мэдээллээр захидалдаа хэт ачаалал өгч болохгүй.

Тиймээс бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь хувийн компьютерын итгэлтэй хэрэглэгч бүрийн мэдэх ёстой боломжийн хэм хэмжээ, дүрмийг чанд дагаж мөрдөхийг хэлнэ.

Бизнесийн ёс зүй / Хувийн захидал

Хэрэв захидал нь тусгай зориулалтын дагуу бичигдээгүй бөгөөд ямар нэгэн тодорхой асуудалд нөлөөлөхгүй бол энэ нь зохиогчийн сэтгэл санааг илэрхийлэх ёстой. Германы нэрт жүжгийн зохиолч Лессинг Г.Э эгчдээ “Ярьдаг шигээ бич, тэгвэл сайхан болно” гэж зөвлөсөн байдаг. Бидэнд захидал бичих цаг хомс байгаа нь худлаа. Та зурагт үзэх, алхах, өөр мөрдөгч зохиол унших цагийг багасгаж, үзэг цаас аваад ширээний ард сууж болно. Захидал бичсэний дараа та өөр хүнтэй сүнслэг харилцаатай байхын баяр баясгаланг мэдэрч, таны мөс чанар таныг зовоохоо болих болно, учир нь таны ширээний шургуулганд хариугүй захидал зургаан сарын турш хэвтэж байна.

Захидал дахь гол зүйл бол мэдээжийн хэрэг агуулга юм. Энэ нь илгээгчийг тодорхойлдог боловч зохиогчийн тухай мэдээлэл юм. мөн захидлын хэв маяг, үзэмжийг өгнө.

Сайн зан чанар нь хүлээн авсан захидал бүрт хариу өгөхийг шаарддаг. Та илүү сайн цаг болтол хариу захидал бичихээ хойшлуулж болохгүй, гэхдээ та үүнийг яаран бичиж болохгүй. Хэрэв тэр даруй хариулах цаг байхгүй бол та ил захидал илгээж болно - хаяг хүлээн авагч түүний захидлыг хүлээн авсныг мэдэх богино мессеж.

Хэрвээ таны хуучин захидлуудыг хадгалах бодлого баримталж байгаа бол тэдгээрийг гэрийнхээ эргэн тойронд тарааж болохгүй, харин бусдад хүрэх боломжгүй газар байрлуул. Бяцхан охин нь ээжээсээ хуучин хайрын захидлыг олж аваад шууданчинд тоглож байхдаа гэртээ байгаа бүх хүмүүст өгөх нь тийм ч таатай биш юм.

Хэрэв хувийн шинж чанартай захидлыг бичгийн машин эсвэл компьютер дээр бичсэн бол төгсгөлд нь ядаж хэдэн мөрийг гараар нэмж оруулах ёстой. Ёс суртахууны хувьд захидалд зөвхөн өөрийн гараар гарын үсэг зурсан байхыг шаарддаг. Бичгийн машин дээр факс тавих, гарын үсэг бичих нь муу хэлбэр юм. Баяр хүргэх, урилга, эмгэнэл илэрхийлэхийг ихэвчлэн гараар бичдэг.

Гаргацтай бичихийг хичээгээрэй, "Би яарч байна, тиймээс ийм муу гар бичмэл" гэсэн шалтаг шалтгаан болохгүй.

Үг үсгийн алдаатай захидал илгээх нь ухаалаг бус, муухай юм. Хэрэв та бичиг үсэгт тайлагдаагүй бол захидал бичихдээ толь бичгээр зэвсэглээрэй.

Хэдийгээр хаяг хүлээн авагч нь тантай ойр байгаа хүн ч гэсэн захидлаа логикоор бүтээхийг хичээгээрэй, эс тэгвээс та бодлоо цуглуулахаас залхуу байгаа мэт санагдаж, бүх зүйлийг дараалан бичээрэй. Ийм захидал нь эелдэг бус мэт санагдаж магадгүй юм.

Хэрэв хувийн шинж чанартай захидал маш чухал бол та эхлээд ноорог хийх хэрэгтэй. Захиаг дугтуйнд хийж битүүмжлэхээсээ өмнө дахин уншина уу. Та илгээх гэж яарч байсан ч үүнийг хийх ёстой.

Та муухай ааштай захидал бичиж болохгүй. Мэдээжийн хэрэг, заримдаа та уур, бухимдлаа цаасан дээр буулгахыг хүсдэг бөгөөд хэрэв та үүнийг хийсэн бол захидлыг битүүмжлэх хэрэггүй. Маргааш нь дахин уншвал илгээгээгүйдээ харамсахгүй. Таны сэтгэлийн байдал сайжирч, одоо та шинэ, огт өөр захидал бичиж болно.

Зөв хүмүүжилтэй хүн хэзээ ч нэргүй захидал бичихгүй.

Захидал бичихээс зайлсхийх нь дээр, гэхдээ хэрэв та ямар нэг зүйлийн талаар шууд бичихээ мартсан бол skrptum бичээрэй, дараа нь хүссэн зүйлээ нэмнэ үү. Бүртгүүлсний дараа өөрийн нэрийн эхний үсгийг оруулахаа бүү мартаарай.

Дээр үед дугтуйгүй үед захидал бичсэн цаасыг нугалж, торгон утсаар боож өгдөг байсан. Утасны төгсгөлийг лаваар битүүмжилсэн.

Дугтуй гарч ирэхэд захидал илгээх журмыг хялбаршуулсан. Өмнө нь манай улсад хаягийг дугтуйнд бичдэг тусгай хэлбэр байсан. Эхлээд хаяг хүлээн авагчийн амьдарч байсан хотыг (эсвэл эхлээд бүгд найрамдах улсын нэр, дараа нь хот), дараа нь гудамжийг зааж өгсөн боловч арга хэмжээ нь байшин, орон сууц байв. Сүүлчийн мөрөнд овог, овог нэр, овог нэрийг зааж өгсөн. Одоо дэлхийн нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэв маягийн дагуу хаяг хүлээн авагчийн овог нэр, эхний үсгийг эхний мөрөнд зааж өгсөн бөгөөд зөвхөн дараа нь хаягийг дагаж мөрддөг.

Хэрэв та захидал биш, харин ил захидал илгээж байгаа бол энэ төрлийн шуудан нь дотно харилцаанд зориулагдаагүй гэдгийг санаарай - зөвхөн захидалд л итгэж болно. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та хувийн ямар нэг зүйлийг яаралтай дамжуулах шаардлагатай бол ил захидлыг дугтуйнд хийж болно. Ерөнхийдөө төрөл зүйлийн ил захидал нь баяр хүргэж, мэндчилгээ дэвшүүлэхэд зориулагдсан байдаг. Өөр өөр хаяг руу хэд хэдэн ил захидал илгээхдээ ижил загвар хэллэг бичихгүй байхыг хичээгээрэй.

Эмгэнэлийн захидал нь товчхон байх ёстой. Хамгийн гол нь үгс нь шаардлагагүй эмгэггүйгээр чин сэтгэлээсээ байх явдал юм. Нас барсан тухай мэдэгдлийг хүлээн авмагц ийм захидал илгээх ёстой. Хүмүүсийг дахин уй гашуунд автуулахгүйн тулд нэлээд хугацаа өнгөрсний дараа эмгэнэл илэрхийлсэн захидал илгээх нь үнэ цэнэтэй зүйл биш юм, магадгүй ямар нэгэн хэмжээгээр хайртай хүнээ алдахад аль хэдийн огцорчээ.

Энгийн цагаан цаасан дээр гараараа эмгэнэлийн захидал бичдэг заншилтай.

Ил захидал сайн биш байна. Оршуулахаар илгээсэн цэцгийн баглаанд таны нэр, эмгэнэл илэрхийлсэн ил захидлыг хийж болно: дараа нь талийгаачийн төрөл төрөгсөд оршуулах ёслолд оролцсонд хэнд талархахаа мэдэх болно.

Хэрэв та ямар нэг шалтгаанаар хэн нэгэнд биечлэн үзүүлсэн эелдэг байдлын төлөө талархаж чадаагүй бол талархлын захидал илгээх хэрэгтэй.

Хэрэв та хэн нэгнийг сайн дураараа эсвэл санамсаргүйгээр гомдоосон бол уучлалт гуйх захидал бичиж болно. Боловсролтой хүн өөрийн бодлогогүй байдлаа хүлээн зөвшөөрч, "уучлал" гуйхыг ичгүүртэй гэж үзэхгүй.
Өрөө мартсан, төлөхгүй хоцорсон хүмүүст сануулах бичиг бичдэг. Ийм захидлыг дугтуйнд хийж битүүмжилсэн байх ёстой. Тэд эелдэг аялгуунд хадгалагдах ёстой.

Бусдын яриаг чагнаж байх нь зохисгүй үйлдэл гэдгийг бүгд мэднэ. Бусдын захидлыг харах нь бас бодлогогүй юм. Захидлын нууцыг хуулиар хамгаалсан бөгөөд хэн ч бусдад зориулагдсан зүйлийг унших эрхгүй. Эхнэр нөхөр ч гэсэн тэдний аль нэгнийх нь захиаг унших ёсгүй. Магадгүй тэд бие биедээ маш их итгэдэг тул үүнд буруу зүйл олж харахгүй байна. Гэсэн хэдий ч нөхөр (эхнэр) байхгүй үед түүний зөвшөөрөлгүйгээр түүнд хаягласан дугтуйг нээж болохгүй. Хүн бүр өөрийн гэсэн жижиг нууцтай байдаг.

Хэрэв таны үгс бичихэд хангалттай чухал бол зөв бичих нь бас чухал юм!

Д.Харрис

Захидал бичих орчин үеийн дүрмүүд нь бичгээр дагаж мөрддөг албан ёсны бүх дүрэм журам юм. Тэднийг 1842 онд Лондонгийн зураач Уильям Англи зохион бүтээсэн бөгөөд анхны шинэ жилийн мэндчилгээний картыг эмхэтгэгч байжээ. Мөн 1860-аад онд. Тогтмол шуудан хөгжихийн хэрээр эдгээр маягтуудыг нийтээр хүлээн зөвшөөрсөн. Мэдээж өмнө нь хүмүүс хоорондоо захидал бичдэг, тодорхой ёс заншил байсан. Тиймээс эртний Ромчууд эзэн хаанд бичсэн захидал биш л бол захидалд гарын үсэг зурдаггүй байв. Захидлыг элч нар хүлээн авагчид биечлэн гардуулсан тул дугтуйнд хаягийг бичээгүй. Эрт дээр үеэс бүхэл бүтэн шүлэг, тууж, гүн ухааны тууж, улс төрийн товхимол, шүүмжлэлийн өгүүллүүдийг захидлын хэлбэрээр (уран зохиолд үүнийг эпистоляр төрөл гэж нэрлэдэг) зохиож ирсэн. Дундад зууны дорно дахины уран зохиолын агуу төлөөлөгч Низами агуу урлагтай харилцах чадварыг харгалзан үздэг. Тэрээр "Ховор зүйлийн цуглуулга" номынхоо эхний бүлэгт бичиг хэргийн ажилтан Дабирт хэд хэдэн зөвлөгөө өгсөн байдаг. Үүний нэг нь энд байна: “...захидал, захидал илгээхдээ нэр хүндтэй хүмүүс, язгуур ноёдтой харьцах нь зохисгүй байв. Тэгээд эзэнтэй нь бичдэг хоёрын хооронд хэрүүл үүсвэл өөрөө хил давж, дээдсийн хүрээнээс хальж нэр төрөө хөдөлгөснөөс бусад нь үзгээ дарж нэр төрөө харлуулж болохгүй. , учир нь энэ нь: үгээр хэлбэл, гэхдээ эхлүүлсэн хүн илүү буруутай. Ёс суртахууны хувьд сайхан гар бичмэл байхыг шаарддаггүй, харин уншигдахгүй бичих нь бусадтай харилцахдаа амьсгал хураахтай адил соёлгүй юм. Одоо бид компьютер ашиглан бичихийн тулд ямар ч фонтыг сонгож болно, гэхдээ гоёмсог үсэг нь өндөр оюун ухааныг илтгэдэггүй. харьцааны мэдрэмж. Гарын үсгийн оронд цэгтэй нэг үсэг тавих нь маш муухай, эелдэг бус үйлдэл гэж үздэг. Ямар ч төрлийн захидал - ажил хэрэгч эсвэл нөхөрсөг - та хаяг, огноог зааж өгөх ёстой. Хувийн хүнд хандсан захидалдаа албан тушаалаа илэрхийлэх нь ажил хэргийн захидалд заадаггүйтэй адил утгагүй бөгөөд бодлогогүй юм. Та албан тушаалаасаа дээш болон доор байгаа хүмүүст хэзээ ч дэлгэрэнгүй бичиж болохгүй. Эхний тохиолдолд таны үг хэллэг нь үл хүндэтгэсэн мэт санагдаж магадгүй бөгөөд урт захидал уншихгүй байх магадлалтай. Хоёрдахь тохиолдолд урт захиаг танил гэж үзэж болно. Захидал бичих урлагт хүлээн авагчийг ялгах, илтгэлийн өнгө аясыг зөв сонгох чадвар маш чухал байдаг. Захидал нь зохиолчийн ёс суртахууны шинж чанарыг илэрхийлдэг бөгөөд энэ нь түүний боловсрол, мэдлэгийн хэмжүүр юм. Тиймээс, бичихдээ та нарийн ухаантай байж, таны захидлаар хүмүүс таны сайн муугийн талаар дүгнэлт хийдэг гэдгийг минут тутамд санаж байх хэрэгтэй. Үг хэллэг дэх эелдэг байдал, хэллэг дэх хайхрамжгүй байдал нь зохиолчийг түүний хувьд үзэмжгүй хэлбэрээр илчилдэг.

Цахим шуудангаар харилцах нь орчин үеийн аливаа оффисын ажилтны ажлын салшгүй хэсэг юм. Мөн нягтлан бодогчид ч үл хамаарах зүйл биш юм. Бизнесийн харилцааг үр бүтээлтэй, сэтгэл хөдлөлийн хувьд тав тухтай, туйлын ёс зүйтэй байхаар хэрхэн захидал харилцааг явуулах вэ? Би уншигчдад практик зөвлөгөөг санал болгож байна.

ЗӨВЛӨГӨӨ 1. Захидал хүлээн авагчид хандсан хувийн хүсэлтийг үл тоомсорлож болохгүй

Ингэснээр та хүний зан чанарт анхаарлаа хандуулах болно. Хэрэв захидал нь тодорхой хүлээн авагчид бичигдсэн бол хувийн давж заалдах хүсэлт байхгүй байгаа нь буруу, эелдэг бус харагдаж байна.

Хүлээн авагч руу анхны захидлын аль нэгийг бичихдээ асуулт ихэвчлэн гарч ирдэг: түүнд нэрээр нь эсвэл нэр, овог нэрээр нь яаж хандах вэ? Энэ тохиолдолд та энэ хүний танд бичсэн захидлыг дуусгасан гарын үсэг дээр юу бичсэнийг харах хэрэгтэй. Хэрэв нэрийг тэнд (овгийн нэргүй) зааж өгсөн бол жишээлбэл "Светлана Котова"дараа нь нэрээр нь дуудаж болно. Хэрэв гарын үсэг зурсан бол "Трензор ХХК-ийн ерөнхий нягтлан бодогч Светлана Васильевна Котова", дараа нь та зохих ёсоор хаяг хүлээн авагч руу хандах хэрэгтэй. Ямар ч тохиолдолд хоёр дахь сонголт нь туйлын зөв тул ялалт-хож байна.

Би "From" талбар дахь мэдээлэлд анхаарлаа хандуулахыг зөвлөдөггүй. Үнэн хэрэгтээ үүнийг ихэвчлэн имэйл хаягийг эзэмшигч нь биш, харин компанийн мэдээллийн технологийн мэргэжилтэн имэйлийг тохируулахдаа бөглөдөг.

Дашрамд хэлэхэд, бизнесийн түнш эсвэл үйлчлүүлэгчийн тухай ярихдаа би нэрний богино хэлбэрийг (“Сашагийн оронд Саш”, “Аня”-гийн оронд “Ан”) ашиглахгүй байхыг хатуу зөвлөж байна. бичгийн хэв маяг нь таны захидал харилцаа хэр удаан байсан ч хамаагүй. Аман яриа, бичгийн хэлэнд танил сонсогддог зүйл хэтэрхий энгийн харагддаг.

ЗӨВЛӨГӨӨ 2. Мэндчилгээний хэлбэрт онцгой анхаар

Энэ хэллэгийг бүү ашигла "Сайхан өдөр!". Хэдийгээр та хүлээн авагчийн цагийн бүсийг тааруулах сайн санаагаар удирдуулсан ч гэсэн энэ хэллэг амтгүй сонсогдож байна, би бүр бүдүүлэг гэж хэлэх болно. Төвийг сахисан сонголтыг ашиглах нь дээр: "Сайн уу...", "Өдрийн мэнд...". Мэдээжийн хэрэг, хэрэв та үүнийг мэддэг бол хүлээн авагчийн нэрийг мэндчилгээнд нэмнэ үү. Жишээлбэл, миний хувьд энэ нь царайгүй хүний оронд илүү тааламжтай байдаг "Сайн уу!"хувийн болгох "Сайн уу, Тамара!".

Ингэснээр та хүлээн авагчийн цагийг ихээхэн хэмнэдэг гэдгийг санаарай. Эцсийн эцэст тэрээр хүлээн авсан захидлын агуулгыг нэн даруй үнэлж, түүний тэргүүлэх ач холбогдол, ач холбогдлыг хурдан шийдэх боломжтой болно.

Сэдвийн үг хэллэг нь товч байх ёстой, гэхдээ нэгэн зэрэг захидал харилцааны сэдвийг үнэн зөв тусгасан байх ёстой. Жишээлбэл, “Альфа ХХК-ийн гэрээ, нэхэмжлэх, акт”Баримт бичгийн оронд. Хэлэлцэж буй асуудлын талууд өөрчлөгдөхийн хэрээр сэдэвт тодруулга нэмнэ үү. Жишээлбэл, "Пермтэй хамтран ажиллах" → "Пермтэй хамтран ажиллах. Хэлэлцээрийн огноо" → "Пермтэй хамтран ажиллах. Гэрээний төсөл".

Хэрэв захидал харилцааны явцад "Сэдв" талбарыг таны хүлээн авагч дур мэдэн бөглөсөн эсвэл огт бөглөөгүй байгааг харвал санаачлагыг гартаа авч, хоёр хувилбарын аль нэгийг туршиж үзээрэй.

1-р хувилбар.Хариулахдаа "Сэдэв" талбарыг өөрөө бөглөнө үү. Хэрэв хүлээн авагч анхааралтай байвал энэ нь таны захидал харилцааг зохих хэлбэрт оруулахад хангалттай байх болно.

2-р хувилбар.Хэрэв хүлээн авагч "Гарчиг" талбарыг бөглөхийг үл тоомсорловол түүнд дараах агуулга бүхий захидал бичнэ үү. "Аллах, би танд захидлын сэдвийг "Сэдэв" хэсэгт нэн даруй зааж өгөхийг зөвлөж байна. Ингэснээр бид харилцааныхаа үр нөлөөг эрс нэмэгдүүлнэ гэж бодож байна.".

ЗӨВЛӨГӨӨ 4. "To" болон "Cc" талбарт анхаарлаа хандуулаарай

Бизнесийн орчинд нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн эдгээр салбаруудын зорилгыг та тодорхой ойлгох хэрэгтэй.

<если>"Хэнд" талбарт зөвхөн та гарч ирнэ - энэ нь захидал илгээгч таны асуулт эсвэл хүсэлтийн хариуг хүлээж байна гэсэн үг юм;
<если>талбарт хэд хэдэн хүлээн авагч байдаг - илгээгч тус бүрээс эсвэл аль нэг хүлээн авагчаас хариу хүлээж байна. Энэ тохиолдолд хариу бичихдээ "Бүгдэд нь хариулах" функцийг ашиглан илгээгчийн тогтоосон хүлээн авагчдын жагсаалтыг хадгална уу (мэдээжийн хэрэг, хэрэв та зөвхөн захидлын эзэнд хариу бичихийг санаатайгаар хүсэхгүй байгаа бол таны мөн чанарыг нууж болно. захидал харилцааны бусад оролцогчдын хариулт);
<если>"Хуулбарлах" талбарт таны нэр гарч ирнэ - илгээгч таныг асуудлын талаар мэдэхийг хүсч байгаа ч танаас хариу хүлээхгүй. Тиймээс та энэ асуудлаар захидал харилцаанд орох ёсгүй. Хэрэв та үүнийг хийхээр шийдсэн хэвээр байгаа бол хэллэгүүдийн аль нэгийг бичиж эхлэх нь сайн хэлбэрийн шинж тэмдэг болно. "Хэрвээ боломжтой бол би энэ асуудлын хэлэлцүүлэгт нэгдэхийг хүсч байна ...", "Би танд саналаа хэлье ...".

BCC талбарын хувьд бизнесийн ёс зүйн үүднээс авч үзвэл энэ нь хамгийн маргаантай цахим шуудангийн хэрэгсэл юм. Заримдаа энэ нь бараг нууцлаг хяналт, мэдээллийн хэрэгсэл гэж ойлгогддог. Эцсийн эцэст, "Bcc"-д байрлуулсан хүлээн авагчид бусад хүлээн авагчдад харагдахгүй. Зарим, ихэвчлэн томоохон компаниудад, ялангуяа ёс зүйн асуудалд нухацтай ханддаг тул олон нийтийн шуудангаас бусад тохиолдолд корпорацийн захидал харилцаанд энэ талбарыг ашиглахыг хатуу хориглодог. Гэхдээ ихэнх компаниуд үүнийг дараах дүрмийг дагаж мөрддөг.

"Bcc" талбарыг бөглөсөн захидал илгээх нь захианы зохиогч ийм хэлбэрийн мессежийн шалтгаан, зорилгын талаар далд хүлээн авагчдад мэдэгдсэн (эсвэл үүнийг хийх гэж байгаа) гэсэн үг юм;
далд хаяг хүлээн авагч нь захидал харилцаанд орох шаардлагагүй.

Сургалтын үеэр надаас ихэвчлэн асуулт асуудаг: үйлчлүүлэгч эсвэл хамтран ажиллагсдынхаа захидалд хариу өгөх шаардлагатай хугацааны талаар нийтээр хүлээн зөвшөөрсөн стандарт байдаг уу? Гэхдээ үүнд бүх нийтийн хариулт байдаггүй.

Хэрэв бид дотоод захидлын талаар ярих юм бол энд бүх зүйл компанийн амьдралын хурд, хэмнэлээр тодорхойлогддог. Нэг цаг хагасаас илүү хугацаагаар хариу өгөхгүй байх нь ёс суртахуунгүй гэж тооцогддог пүүсүүд байдаг. Мөн хаа нэгтээ нэг өдрийн дотор хариулт нь бүх зүйлийн дарааллаар байдаг.

Дүрмээр бол захидалд хариу өгөх хамгийн хүлээн зөвшөөрөгдөх хугацаа нь 2-3 цагийн дотор байдаг. Энэ нь илгээгч хариу хүлээж, хүлээн авагчийн чимээгүй байдлаас болж дотоод таагүй мэдрэмжийг мэдрэхгүй байх үед тав тухтай хүлээх хугацаа гэж нэрлэгддэг.

Хэрэв та захидлыг хүлээн авч уншсаны дараа 24 цагийн дотор бүрэн хариулт өгөх боломжгүй гэдгээ ойлговол яах вэ? Дараа нь ёс суртахууны дүрмийн дагуу илгээгчид захидал хүлээн авсан тухайгаа мэдэгдээрэй, мөн түүнд хариу өгөх цагийг ойролцоогоор мэдэгдээрэй. Жишээлбэл: "Сайн уу, Сергей Васильевич! Таны захидлыг хүлээн авлаа. Би дараагийн хоёр өдрийн дотор хариулах болно" эсвэл "Андрей, би захидал хүлээн авлаа. Баярлалаа! Надад хариулах нэмэлт мэдээлэл хэрэгтэй байна. Би аль болох хурдан хариулахыг хичээх болно ....

ЗӨВЛӨГӨӨ 6. Захидалдаа мэдээлэл оруулах үндсэн дүрмийг баримтал

Тэдгээр нь тийм ч олон биш юм:

захидал уншиж байх үед хамгийн тохь тухтай хэмжээ нь "нэг дэлгэц дээр", дээд тал нь - А4 хуудсан дээр;
илгээсэн хавсралтын хэмжээ 3 МБ-аас хэтрэхгүй байх ёстой. Том хэмжээтэй файлууд нь шуудангийн хаягийг "өлгөх" боломжтой;
хавсралтуудыг "савлах" үед бүх нийтийн зип эсвэл rar кодчилолуудыг ашиглана уу. Бусад өргөтгөлүүдийг дамжин өнгөрөхдөө хааж, тасалж, хүлээн авагчид асуудал үүсгэж болзошгүй;
Шинэ имэйлээр хэзээ ч хариу бичиж болохгүй (захидлын түүхийг хадгалахгүйгээр). Үгүй бол хүлээн авагч анхны мессежийг хайж олоход цаг хугацаа зарцуулах шаардлагатай болно;
хаяг хүлээн авагчид хамгийн ойлгомжтой хэлээр бичих. Олон хүмүүс мэргэжлийн болон корпорацийн үгсийн сан, хар яриа, товчлол, англи хэлийг ашиглах нь зүйтэй болов уу гэж гайхдаг.

Аль ч тохиолдолд үүнийг тусад нь шийдэх ёстой.

Тиймээс, компани доторх корпорацын захидал харилцаа нь бараг үргэлж хэллэг, товчлолоор дүүрэн байдаг: тэдгээр нь бүх оролцогчдод танил, ойлгомжтой бөгөөд цаг хугацаа хэмнэдэг. Гэхдээ та тэдгээрийг эсрэг талуудтай харилцахдаа ашиглахдаа болгоомжтой байх хэрэгтэй.

Миний практикт ийм тохиолдол байсан. Хамтран ажиллагч нэгэн хэвлэлийн газарт материал бэлтгэж байгаад сүүлчийн захидалдаа: "Маша, бүх материалаа хурдан явуулаарай". Маша энэ нь түүнд үл мэдэгдэх форматын тэмдэглэгээ гэж шийдсэн бөгөөд текстийг орчуулах шаардлагатай байв. Тэрээр хэвлэн нийтлэгчийн хүсэлтийг хэрхэн хангахаа олохын тулд дэгээгээр эсвэл луйвараар олон цагийг алсан. 2 хоногийн дараа нууц үг нь англи хэлээр ярьдаг орчинд өргөн хэрэглэгддэг "аль болох хурдан" ("аль болох хурдан") гэсэн үгийн товчлол болохыг олж мэдээд машин ямар их бухимдаж байгааг төсөөлөөд үз дээ. Гэхдээ Маша хүсэлтийг хүлээн авснаас хойш хагас цагийн дотор материал илгээж болно!

ЗӨВЛӨГӨӨ 7. Үсэг бүрийг өөрийн гарын үсэг болон харилцагчийнхаа блокоор төгсгө

Та хүлээн авагчийг хэр сайн мэддэг, захидал харилцаа хэр удаан үргэлжилж байгаагаас үл хамааран таны захидал бүр гарын үсэг, холбоо барих мэдээллээс бүрдсэн блок агуулсан байх ёстой. Энэ бол бизнесийн харилцааны соёлын салшгүй хэсэг юм.

Блок нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

таны овог нэр. Товчилсон үг хэрэглэх шаардлагагүй. Оронд нь “Т.Л. Воротынцев"Би гарын үсгээ зурж байна "Тамара Леонидовна Воротынцева"эсвэл "Тамара Воротынцева"хариу захидал хүлээн авагч надтай хэрхэн холбогдохыг ойлгохын тулд;
таны байр суурь. Энэ нь хүлээн авагчид асуудлыг шийдвэрлэхэд таны эрх мэдэл, мэргэжлийн ур чадварын хил хязгаарыг ойлгох боломжийг олгодог;
холбоо барих мэдээлэл (утас, имэйл, компанийн нэр, вэбсайт). Тиймээс та шаардлагатай бол хаяг хүлээн авагчид нэмэлт үйл ажиллагааны харилцааны боломжийг олгоно.

Би хэлсэн бүх зүйл дээр нэмж хэлмээр байна: таны цахим шуудан бол тэднийг угтдаг хувцас юм. Өөрөөр хэлбэл, бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйг дагаж мөрдвөл та эзгүйд нь хүлээн авагчдаа хамгийн таатай сэтгэгдэл төрүүлэх болно.