نحوه نوشتن نامه تجاری رسمی نمونه نامه نگاری تجاری

آیا سوالات فوری از سازمان دارید که باید ثبت شود؟ در این مورد، نوشتن درخواست تجدید نظر کتبی ضروری است. با این حال، همه چیز به این سادگی که به نظر می رسد نیست. نوشتن یک نامه تجاری شایسته یک علم کامل است. و یادگیری یا به خاطر سپردن مهارت های اولیه ترسیم آن به درد همه نمی خورد.

برای شروع، بیایید تصمیم بگیریم که نوشتن نامه یا درخواست به سازمان از چه راهی برای شما راحت است. اغلب، پیام های آنلاین با استفاده از منابع اینترنتی استفاده می شوند. اگر نامه ای را به این ترتیب بنویسید، نمی توانید بدون:

• کامپیوتر (لپ تاپ)؛
• ویرایشگر متن؛
• پست الکترونیک.

اگر از نوشتن دستی استفاده می کنید، برای چاپ به یک چاپگر نیز نیاز دارید.

اولین گام در نوشتن نامه سربرگ است. در بالای صفحه باید وجود داشته باشد:

1. نام سازمانی که برای آن درخواست می دهید؛
2. نام کامل مدیر سازمان یا شخص مسئول؛
3. آدرس موسسه؛
4. تاریخ درخواست؛
5. شهر تنظیم تجدید نظر.

نقاط مطلوب "هدر" شامل مختصات شرکت - فکس، تلفن، آدرس ایمیل، OKPO، OGRN، INN / KPI است. بستگی به موضوع درخواست تجدید نظر و خود سازمان دارد.

سپس باید خود را معرفی کنید. کارکنان مؤسسه باید بدانند که نامه از طرف چه کسی است و با شما بازخورد داشته باشند. بنابراین، مهم است که نه تنها نام کامل، بلکه آدرس ایمیل، تلفن همراه، آدرس منزل خود را نیز (برای مکاتبه از طریق پست) ذکر کنید. اگر شما نماینده منافع یک شرکت هستید، باید از سربرگ با مختصات آن استفاده کنید. هنگام ارسال ایمیل، حتما از بلوک موضوع استفاده کنید تا کارمندان بتوانند اسناد خود را سازماندهی کنند.

بدنه خود سند - یک عنوان و مجموعه ای از محتوا را آماده کنید. نکته مهم در اینجا هدفی است که شما برای آن در سازمان درخواست می دهید. انواع مختلفی از تجدید نظر وجود دارد:

• نامه های تبلیغاتی؛
• توصیهنامهها؛
• نامه های اطلاعاتی؛
• مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شود؛
• نامه های شکرگزاری؛
• نامه های تبریک؛
• نامه های آموزشی؛
• نامه های استعلام؛
• نامه های درخواستی؛
• پاسخ نامه ها؛
• نامه های ابلاغی؛
• نامه های دعوت.

بسته به نوع جذابیتی که استفاده می کنید، محتوا را به درستی فرموله کنید. به عنوان مثال، اگر در حال بررسی مثبت برای یک سازمان هستید، باید دلیل تماس خود، دقیقاً چه چیزی را دوست داشتید و غیره را با جزئیات شرح دهید.

دانلود در پورتال ما:

یک عنصر مهم در نوشتن نامه به یک سازمان این است که "آب نریز" و به درستی بنویس. افکار خود را به گونه ای بیان کنید که نامه شما مورد توجه کارمندان شرکت قرار گیرد. برای این کار، طبق قوانین آداب تجارت، از «کلمات جذاب» ویژه استفاده کنید. با این حال، نباید زیاده روی کنید، زیرا ما در مورد یک سند صحبت می کنیم و نه در مورد مکاتبات شخصی. وضعیت را مختصر اما خواندنی توصیف کنید. اگر در مورد رعایت قانون صحبت می کنیم، حتماً به قوانین فدراسیون روسیه ارجاع دهید. هنگام توصیف یک وضعیت درگیری، پیشنهاد تعدادی از اقدامات برای تشدید حادثه تشویق می شود.

هنگام تماس با یک سازمان دولتی، قانون فدراسیون روسیه "در مورد رویه رسیدگی به درخواست های شهروندان" را هدایت کنید. در اینجا حقوق و تعهدات افراد در درخواست تجدید نظر و شرایط رسیدگی مشخص شده است. این قانون همچنین روند تجدید نظر جمعی به نهادهای دولتی یا ارگان های خودگردان محلی را تعیین می کند. آخرین مرحله در هر نامه تجاری، تاریخ و امضا است. در نگاه اول، یک جزئیات بی اهمیت، اما بسیار مهم. توصیه می شود آن را با دست روی سند چاپ شده امضا کنید. اگر نماینده منافع شرکت هستید، از نشان یا مهر فکس آن استفاده کنید.

نوشتن شایسته نامه به سازمان مناسب، کلید موفقیت درخواست تجدیدنظر شما است. تمام نکاتی که در بالا توضیح داده شد را با دقت مطالعه کنید و با خیال راحت دست به کار شوید. فراموش نکنید که نامه نباید دارای اشتباهات املایی، نقطه گذاری و سبک باشد.

در جریان اسناد تجاری، فرمت نامه درخواست اغلب زمانی استفاده می شود که نیاز به جلب رضایت طرف دوم یا خدمات خاصی از او باشد. نمونه ها و نمونه های آماده برای موقعیت های مختلف و همچنین قوانین نوشتن این گونه حروف را در این مقاله خواهید دید.

سنت و قوانین تنظیم نامه درخواست منحصراً در جریان کار عملی ایجاد شده است - یعنی. هیچ فرم یا دستورالعملی در سطح قانونگذاری تصویب نشده است. با این حال، به طور کلی، ساختار زیر باید رعایت شود:

1. طبق معمول ابتدا یک "هدر" پر می شود که نام کامل سازمان فرستنده با اطلاعات تماس مربوطه و همچنین نام یک کارمند خاص (معمولاً مدیر شرکت) و نام گیرنده را نشان می دهد. سازمان.
2. آنچه در ادامه می آید خود متن است که شامل شرح وضعیت و توجیه درخواست است. متن باید تا حد امکان کوتاه باشد - معمولاً 1-2 پاراگراف کافی است. مهم است که درخواست خود را به طور خاص و بدون ابهام بیان کنید تا طرف مقابل به خوبی ماهیت درخواست تجدید نظر شما را درک کند.
3. پس از آن امضا، رمزگشایی امضا و تاریخ تدوین انجام می شود.

بنابراین ، طبق گزینه استاندارد برای چنین اسنادی تهیه می شود - فرم در زیر آورده شده است.

می توان از نمونه آماده به عنوان نمونه استفاده کرد.

توجه داشته باشید. تصمیم برای ذکر یا عدم ذکر نام سند (یعنی نوشتن در وسط "نامه درخواست") توسط فرستنده انجام می شود. به عنوان یک قاعده، این امر در مواردی ضروری است که بر ماهیت سند و هدفی که یک شرکت در تلاش است از شرکت دیگر به آن دست یابد، تأکید شود.

از آنجایی که در این مورد صحبت از این است که یک شرکت روی خدمات یا حتی امتیازی از طرف شریک خود حساب باز کرده است، البته نوشتن نامه، طراحی و حتی ارسال آن باید بسیار جدی گرفته شود. هر جزئیاتی می تواند تأثیر بگذارد، بنابراین بهتر است حتی تفاوت های ظریف به ظاهر ناچیز را در نظر بگیرید:

1. اول از همه، بهتر است آن را با استفاده از پست فیزیکی ارسال کنید - پست معمولی روسیه یا حتی بهتر از یک سازمان خصوصی که نامه ها را از دری به در و بسیار سریعتر تحویل می دهد. یک پیام به شکل الکترونیکی یا حتی بیشتر از آن از طریق فکس ارسال می شود، اغلب به صورت غیر شخصی مانند هرزنامه درک می شود.
2. علاوه بر این، روش فیزیکی مستندسازی سند (به عنوان مثال، مانند یک مرسوله پستی معمولی) به شما امکان می دهد به دلیل گران بودن کاغذ، پاکت، تمبر و سایر وسایل تزئینی، تأثیر مطلوبی بگذارید.
3. برای نوشتن متن، همیشه یک سربرگ انتخاب می شود - این به شما امکان می دهد به درخواست رسمیت بیشتری بدهید.
4. بهتر است از روحانیت های صریح در متن پرهیز شود - یعنی. کلمات و عبارات پایداری که معمولا در یک محیط تجاری استفاده می شود. آنها به معنای واقعی کلمه داستان را "خشک می کنند" و در کل یک تاثیر منفی ایجاد می کنند. جایگزین کردن آنها با گزینه های اصلی تر آسان است - به عنوان مثال، "از شما می خواهم در نظر بگیرید" تا "امیدوارم به درک و کمک شما در حل این موضوع کمک کنید."
5. در نهایت، ارزش دارد که به طور کلی به سنت های مکاتبات تجاری، یعنی. متن عمدتاً به سبک تجاری رسمی نوشته شده است. نباید انحرافات غزلی، ساختارهای نحوی بیش از حد پیچیده، یا عبارات دوگانه (در معنا) وجود داشته باشد. باید مراقب بود که درک پیام - هم از نظر درک و هم از نظر روانی - برای طرف مقابل بسیار آسان شود.

مشاوره. اگر امکان نوشتن متن با دست وجود دارد، بهتر است از این روش استفاده کنید. یک نامه دست نویس آن را از بقیه متمایز می کند. با این حال بهتر است نگارش را به متخصصی بسپارید که فنون خوشنویسی را می داند.

انواع

بسته به موقعیت خاص، انواع حروف وجود دارد. بیشتر درخواست‌ها برای مسائل مالی هستند - به عنوان مثال، تخفیف، کاهش هزینه خدمات یا تعویق. کوچکترین بخش درخواست نامه ها به کمک در حل مسائل دیگر اختصاص دارد. رایج ترین موارد و نمونه های آماده حروف در زیر مورد بحث قرار گرفته است.

در مورد تخصیص بودجه

درخواست کمک های مالی، حتی برای اهداف خیریه، یک درخواست بسیار جدی است. بنابراین، هنگام گردآوری، مهم است که وضعیت را تا حد امکان دقیق توصیف کنید و علاوه بر این، مشخص است که دقیقاً برای چه چیزی پول مورد نیاز است و به چه دلیل نمی توان آن را از منبع دیگری دریافت کرد.

هنگام کامپایل، می توانید چنین نمونه ای را به عنوان پایه در نظر بگیرید.

از NGO "رادوگا"

معاون مجلس مقننه

سن پترزبورگ Miloshnikov I.N.

ایلیا نیکولاویچ عزیز! مدیر موسسه غیرانتفاعی رنگین کمان از شما استقبال می کند. سازمان ما در سال 2012 تاسیس شد و در طول این سال ها به طور مستمر به کودکان مبتلا به سرطان خون کمک مالی می کند. جهت اصلی فعالیت ما تهیه داروهای مناسب و عملیات پیچیده است.

در تمام این سال ها منبع اصلی تامین مالی فعالیت های ما شرکت LLC "..." بود. این در حالی است که در فروردین ماه سال 1396 حجم تامین مالی به شدت کاهش یافت و در حال حاضر نمی توانیم با همین حجم اقدام به برگزاری مراسم خیریه کنیم.

طبق داده های ما، بودجه سالانه صندوق، با در نظر گرفتن کمک های مالی خصوصی، باید 10 میلیون روبل باشد. بنابراین، در رابطه با خاتمه تامین مالی، لازم است مابه التفاوت 8 میلیون روبل پوشش داده شود. سالانه ما به کمک شما امیدواریم، زیرا در حال حاضر امکان یافتن حامیان مالی وجود ندارد.

با احترام، V.K. Svetozarov

در مورد تحویل کالا

در اینجا مهم است که علاقه و تمایل خود را برای همکاری نشان دهید. بنابراین، شما باید کلمات مناسب را بیابید تا مخاطب با اعتماد آغشته شود و تصمیم مناسب را اتخاذ کند. شما می توانید چنین نمونه ای را به عنوان پایه در نظر بگیرید.

مدیر کل LLC "..."

نکراسوف N.K.

از مدیر شرکت LLC "..."

الیزاروا V.M.

با سلام، نیکولای کنستانتینوویچ! در نمایشگاه منطقه ای کشاورزی که در اردیبهشت ماه امسال برگزار شد، شرکت ما به نمونه ماشین آلات و تجهیزات ارائه شده توسط شما علاقمند شد.

مایلیم با تحویل دسته آزمایشی کالا با شما همکاری کنیم (لیست کامل به عنوان سند جداگانه ای به این نامه پیوست شده است). ما پرداخت به موقع کالاها و خدمات را تضمین می کنیم. ما برای همکاری طولانی مدت و متقابل سودمند ابراز امیدواری می کنیم.

اطلاعات تماس ما:

با احترام، V.M. Elizarov

در مورد تخفیف ها

در حال حاضر، این یک نوع نسبتاً رایج است، زیرا شرایط اقتصادی از بسیاری جهات بدتر شده است. تجربه نشان می دهد که متقاعد کردن طرف مقابل برای ارائه تخفیف به ویژه در چنین مواردی خوب است:

• اگر شرکت ها برای مدت طولانی، به عنوان مثال، بیش از یک سال با یکدیگر همکاری داشته باشند.
• اگر مقدار زیادی کالا به یکباره خریداری شود.

به مدیر عامل

LLC "Avantage" Filippov G.V.

از مدیر LLC "Veres"

الکساندروا K.N.

سلام گنادی ویکتورویچ. ما خوشحالیم که شرکت های ما بیش از 2 سال است که با هم همکاری می کنند. ما از شما بابت کیفیت بالای خدمات شما و همچنین کمک در حل تعدادی از مسائل جاری تشکر می کنیم.

ما معتقدیم که برای شما پوشیده نیست که در یک سال گذشته وضعیت اقتصادی در بازار ما به طور قابل توجهی بدتر شده است. متاسفانه در حال حاضر با کمبود خاصی در درآمد مواجه هستیم که با کاهش سود فصلی همراه است.

در ارتباط با این شرایط، امیدواریم با درک و رضایت شما نسبت به ارائه 10 درصد تخفیف در خدماتی که در سال 2018 آینده ارائه خواهد شد. البته چنین اقدامی موقتی است و ما متعهد به همکاری همه جانبه با شرایط متقابل در صورت تثبیت وضعیت اقتصادی هستیم.

با احترام، الکساندروف K.N.

کاهش اجاره بها

در این صورت، توجیه درخواست شما در نامه تقریباً همان چیزی است که در مثال قبل مطرح شد.

به مدیر عامل

LLC "Avantage" Filippov G.V.

از مدیر LLC "Veres"

الکساندروا K.N.

سلام گنادی ویکتورویچ. در سال مالی منتهی به 2016، شرکت ما متحمل زیان هایی شد که بیش از 10 درصد از حد انتظار بود. ما مجبوریم اعلام کنیم که شرکت ما تحت تأثیر بحران مالی قرار گرفته است. این در کاهش جریان مشتری توسط 15-20٪ از مالکان منعکس می شود.

در این راستا امیدواریم موافقت شما با 10 درصد تخفیف در اجاره بها ارائه شود. توجه شما را به این واقعیت جلب می کنم که ما مستاجران کاملاً بزرگی هستیم و در عین حال در کل دوره همکاری پنج ساله خود ، حتی یک تاخیر در پرداخت را قبول نکردیم و سایر شرایط را نیز تکمیل کردیم. قرارداد. ما با فرض موقتی بودن این اقدام، آمادگی داریم به محض تثبیت وضعیت بازار، به پرداخت کامل کارمزد ادامه دهیم.

با احترام، الکساندروف K.N.

در مورد پرداخت معوق

در این مورد، مهم است که اذعان کنید که واقعاً پرداخت را به موقع انجام نداده اید و دلیل آن را با جزئیات توضیح دهید. البته باید سررسید کل مبلغ را دقیقاً مشخص کنید.

مدیر LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

از مدیر LLC "Parabolia"

آکساکوا تی.جی.

سلام نیکولای یوریویچ عزیز. در سپتامبر 2017، ما پرداخت دیگری برای خدمات شما به مبلغ 100000 روبل انجام ندادیم. عدم امکان پرداخت از یک ماه قبل را به صورت رسمی به اطلاع شما رساندیم. در حال حاضر توضیح می دهیم که شرکت وجوهی برای پرداخت پیدا کرده است. ما از شما می خواهیم یک طرح اقساط برای دو ماه ارائه دهید: اکتبر و نوامبر (هر کدام 50000 روبل).

ما از تعهدات و بدهی های مالی خود ابایی نداریم و توجه شما را به این نکته جلب می کنیم که در تمام 3 سال همکاری خود هیچ گاه تخلفی از قرارداد انجام نداده ایم. ما به درک شما امیدواریم و مشتاقانه منتظر همکاری های متقابل سودمند بیشتر هستیم.

با احترام، T.G. Aksakov

لطفا برای شرکت دیگری پرداخت کنید

چنین درخواست هایی ممکن است در مواردی مطرح شود که یک شرکت تعهدات مالی شرکت دیگری را تحت شرایط خاصی انجام دهد. از این الگو می توان به عنوان نمونه استفاده کرد.

SP Blagodarov A.K.

از کارآفرین فردی Inina A.A.

سلام، آناتولی کنستانتینویچ عزیز. همانطور که می دانید، شما به مبلغ 100000 روبل به من بدهی دارید. در سال مالی گذشته، من به 3 شرکت به مبلغ 50000 روبل نیز بدهی داشتم. پیشنهاد می کنم بدهی من را به طور کامل پرداخت کنید. من به نوبه خود ارائه طرح اقساطی کل مانده بدهی شما را برای مدت 6 ماه تضمین می کنم.

نامه تجاری نماینده رسمی شماست. علاوه بر محتوا، طراحی صحیح یک نامه تجاری بسیار مهم است، همانطور که می دانید "با لباس هایشان استقبال می شود". بیایید روش پر کردن نامه تجاری را در نظر بگیریم.

فرم

نامه تجاری (Business letter) باید بر روی سربرگ رسمی سازمان صادر شود. سربرگ و پاورقی فرم باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

• نام سازمان؛
• آدرس فیزیکی سازمان؛
• تلفن و فکس؛
• وب سایت و ایمیل

همچنین فرم ممکن است حاوی مشخصات سازمان و لوگوی آن باشد.

داشتن تمام این اطلاعات به مخاطب این امکان را می دهد که به سرعت فرستنده را بشناسد و پاسخ نامه را به آدرس صحیح ارسال کند.

زمینه های

یک نامه تجاری باید دارای فیلدهایی باشد: در سمت چپ - حدود سه سانتی متر، در سمت راست - حدود یک و نیم. ما به شما توصیه می کنیم از فرم های استاندارد Microsoft Word استفاده کنید. فیلدها برای یادداشت‌های احتمالی که مخاطب انجام می‌دهد و همچنین برای بایگانی نامه در یک پوشه بایگانی مورد نیاز است.

شماره ثبت

شماره ثبت نامه شامل تاریخ امضای نامه توسط مدیر جهت سهولت شما ضروری است. مثلا تصمیم گرفتید برای سازمان دیگری نامه بفرستید و تاریخ و شماره ای به آن اختصاص نداده اید. و اگر این شرکت روزانه چندین هزار نامه دریافت کند، سرنوشت پیام خود را چگونه پیگیری خواهید کرد؟ معمولا بر اساس تاریخ و شماره جستجو می کند. این امر به ویژه در مورد سازمان های دولتی صادق است. پاسخ نامه علاوه بر شماره ارسالی خود باید حاوی اطلاعاتی در مورد شماره نامه دریافتی نیز باشد که پاسخ نامه آن است. شماره ثبت در گوشه سمت چپ بالای نامه درج شده است. طبیعتاً در هر سازمانی نامه های ورودی و خروجی باید به طور دقیق ثبت شود.

مثال:

مرجع. شماره 546 مورخ 28/07/1387 در ورودی. شماره 321 مورخ 25.07.1387

سر نامه

سرفصل نامه حاوی درخواست تجدید نظر به مخاطب دقیقاً زیر شماره ثبت قرار می گیرد و معمولاً به صورت زیر ترسیم می شود: سمت و نام مخاطب در گوشه سمت راست بالای نامه نوشته می شود. خود درخواست تجدید نظر در مرکز نامه ترسیم می شود و با علامت تعجب به پایان می رسد. درپوش می تواند پررنگ باشد.

مثال:

به مدیر عامل
LLC "Rassvet"
میلوسلاوسکی P.N.

پاول نیکولایویچ عزیز!

فونت

فونت نامه اساساً بر درک آن توسط مخاطب تأثیر می گذارد. فونت نباید خیلی کوچک یا خیلی بزرگ باشد. علاوه بر این، باید در سراسر نامه یکسان باشد. استفاده از Times New Roman، اندازه 12 نقطه، فاصله یک خط، تمرین استاندارد است. اما اگر می دانید که مخاطب بینایی ضعیفی دارد، مراقب باشید - فونت نامه را افزایش دهید.

انتخاب فونت برای نامه های مکاتبات تجاری شخصی (دعوت نامه، تبریک، تسلیت و غیره) می تواند خلاقانه تر باشد.

برگه های شماره گذاری

شماره گذاری برگه ها مخصوصاً برای حروفی که بیش از 2 صفحه هستند و مخصوصاً برای آنهایی که حاوی پیوست هستند اهمیت دارد. هنگام تنظیم شماره گذاری برگه ها در ویرایشگر متن مایکروسافت ورد، توصیه می کنیم از عملکرد "سرصفحه ها و پاورقی ها" - "درج خودکار متن" - "صفحات" استفاده کنید. نه از همه چیز." این به مخاطب اجازه می دهد تا حجم کل نامه را به درستی ارزیابی کند و ترتیب صفحات آن را اشتباه نگیرد.

شماره گذاری در گوشه سمت راست پایین صفحه قرار داده شده است.

اطلاعات هنرمند

اطلاعات مربوط به پیمانکار باید در کلیه نامه های تجاری که توسط مدیران ارشد شرکت و روسای بخش ها امضا می شود درج شود. این به مخاطب این امکان را می دهد که به سرعت متخصص خاصی را پیدا کند که مسئول حل مشکل در شرکت ارسال کننده است.

اطلاعات مربوط به پیمانکار باید شامل نام کامل او باشد (ترجیحاً به طور کامل، در غیر این صورت شروع یک مکالمه تلفنی برای طرف مقابل شما دشوار خواهد بود، که ممکن است برای یافتن اطلاعات اضافی مورد نیاز باشد) و یک شماره تلفن تماس - محل کار یا تلفن همراه. همچنین ارائه یک آدرس ایمیل توصیه می شود.

اطلاعات مربوط به هنرمند در انتهای نامه پس از امضا نوشته شده است. اندازه فونت او باید یک یا دو واحد کمتر از فونت بدنه اصلی حرف باشد.

برنامه های کاربردی

اگر نامه حاوی پیوست باشد، آنها در برگه های جداگانه ترسیم می شوند. در این صورت شماره‌گذاری برگه‌ها می‌تواند برای کل سند مشترک یا برای حرف اصلی و هر پیوست جداگانه باشد. اطلاعات مربوط به پیوست ها باید قبل از امضا در متن نامه اصلی موجود باشد.

مثال:

ضمیمه این نامه 2 سند در 3 برگ است:
1. عمل تحویل و پذیرش کار انجام شده در دو نسخه.
2. فاکتورها

با احترام، حسابدار ارشد کارخانه مبلمان "Bolshevichka" N.K. Vasilieva

16آوریل

سلام! در این مقاله به ایمیل های تجاری می پردازیم.

امروز یاد خواهید گرفت:

1. چرا مکاتبات تجاری ارتباط خود را از دست نداده است.
2. انواع نامه های تجاری و نحوه تنظیم آنها چیست؟
3. نحوه صحیح نوشتن نامه تجاری

اکنون در خارج از پنجره های ما - زمان فناوری های پیشرفته و اینترنت. اما مکاتبات تجاری اهمیت و ارتباط خود را از دست نداده است، به سادگی به رسانه های دیگر منتقل شده است. چرا مهم است که بتوانید نامه های تجاری بنویسید و اجرا کنید، بیایید امروز صحبت کنیم.

چرا به مکاتبات تجاری نیاز دارید؟

اول از همه، فرصتی برای تبادل نظر، پیشنهادات و افکار با کارمندان یا شرکای تجاری است. با کمک مکاتبات، ادعاها، درخواست ها را بیان می کنند، سوء تفاهم بین شرکت ها را روشن می کنند.

مکاتبات تجاری یکی از انواع رسمی است.

تفاوت بین نامه های تجاری و سایر نامه ها

تفاوت های اصلی به شرح زیر است:

• سبک ارائه؛
• واژگانی که اجازه بیان واضح احساسات را نمی دهد.
• بر روی سربرگ رسمی شرکت تنظیم شده است.
• فونت خیلی کوچک نیست، اما بزرگ نیست، در حالی که در سراسر متن یکسان است.
• به ندرت بیش از 1 صفحه را اشغال می کند.
• وجود یک زنجیره خدمات دقیق.

انواع نامه های تجاری

همه نامه های تجاری را می توان به طور کلی به چند گروه تقسیم کرد. ما در مورد هر یک با جزئیات بیشتر صحبت خواهیم کرد و توضیح مختصری خواهیم داد.

ایمیل هایی که نیازی به پاسخگویی ندارید

• ضمانت نامه؛
• مشایعت؛
• اطلاعاتی؛
• اخطاریه؛
• نامه یادآوری

نامه هایی که پاسخ آنها لازم است.

• درخواست؛
• پیشنهاد؛
• استعلام؛
• مورد نیاز؛
• دادخواست.

نامه های غیر تجاری

• دعوتنامه؛
• نامه های تسلیت؛
• نامه های تشکر؛
• نامه هایی که در مورد چیزی خبر می دهند.
• نامه های حاوی توصیه ها؛
• ضمانت نامه؛
• نامه هایی مبنی بر دریافت کالا، ارائه خدمات و غیره؛
• نامه های تبریک به مناسبت های مختلف؛
• تقاضا نامه؛
• نامه با دستورالعمل؛
• مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شود.

نامه های تجاری

معمولاً قبل از انعقاد قرارداد و همچنین در طول مدت قرارداد استفاده می شوند.

این شامل:

• نامه هایی با پاسخ به سوالات؛
• درخواست مستقیم؛
• - نامه ای که در آن پیشنهاد شده است معامله ای انجام شود یا توافق نامه ای منعقد شود.
• مطالبه؛
• یادآور؛
• نامه ای حاوی هشدار در مورد فسخ قراردادها یا لزوم انجام تعهدات و غیره.

اگر در مورد طبقه بندی بر اساس ساختار صحبت کنیم، 2 نوع نامه تجاری وجود دارد:

• حاوی متن نویسنده و نوشته شده به صورت آزاد.
• بر اساس یک مدل دقیق تدوین شده است.

توسط مخاطبین

• بخشنامه - نامه ای که برای چندین مخاطب ارسال می شود.
• عادی - از طرف یک شخص به یک مخاطب ارسال می شود.
• جمعی - ارسال شده به یک مخاطب، اما از چند نفر.

همچنین، نامه ها بر اساس فرم ارسال آنها تقسیم می شوند:

• ارسال شده به صورت فکس؛
• ارسال از طریق ایمیل؛
• آنهایی که در پاکت های معمولی ارسال می شوند.

انواع حروفی وجود دارد که به دلایل اخلاقی، به جای تایپ، باید دست نویس باشد. این در مورد تسلیت و تبریک صدق می کند.

اسرار طراحی صحیح

متن نامه به قسمت های مقدماتی، اصلی و پایانی تقسیم می شود. آنها از نظر منطقی با یکدیگر مرتبط هستند. قسمت مقدماتی شامل شرایطی است که منجر به ایجاد نامه شده است و قسمت اصلی خود محتوا است. در قسمت پایانی نتایج جمع بندی می شود که بیانگر درخواست، امتناع و ... می باشد.

به طور کلی، مکاتبات تجاری با مسئولیت کامل را می توان هنر نامید، زیرا یادگیری نحوه انجام صحیح آن با رعایت تمام الزامات ضروری است. در واقع، اغلب ما فقط به اطلاعات ارائه شده به وضوح فکر می کنیم و این واقعیت را فراموش می کنیم که نامه را می توان چهره شرکت در نظر گرفت.

سبک شناسی.

هر نامه در یک سبک تجاری دقیق نگهداری می شود، با استفاده از ابزار گفتاری معمولی برای اسناد رسمی.

الزامات ارائه اطلاعات

کلیه اطلاعات مندرج در نامه به شرح زیر است:

• هدفمند، در نظر گرفته شده برای یک شخص خاص؛
• در تاریخ نگارش، تمام اطلاعات باید جاری باشد.
• قابل اعتماد؛
• بی طرفانه؛
• استدلال شده؛
• تا جایی که امکان دارد تا بر اساس آن تصمیم گیری شود.

فرم.

اول از همه، نامه بر روی سربرگ شرکتی تنظیم می شود.

• برای نوشتن نامه تجاری از برگه های A4 استفاده می شود.
• حاشیه سمت چپ فرم باید حداقل 3 سانتی متر باشد، زیرا پس از مدتی آنها به کلاسور ارسال می شوند.
• نام شرکت، آدرس قانونی و واقعی آن، آدرس پست الکترونیکی را ذکر کنید.
• بهتر است از فونت استاندارد Times New Roman سایز 12 استفاده کنید. بهینه ترین و خواناترین فونت است.
• طراحی نامه های تجاری بدون استفاده از سربرگ مجاز است، پس همچنان باید اطلاعاتی را از فرم ارائه دهید.

اگر نامه به معاملات بزرگ مربوط به امور مالی یا اطلاعات محرمانه با ماهیت دیگر اشاره دارد، ارسال این گونه نامه ها از طریق فکس یا به صورت الکترونیکی توصیه نمی شود. بهتر است به روش قدیمی، در یک پاکت کاغذی ساده.

شماره گذاری

اگر نامه از چند صفحه تشکیل شده باشد، آنها از صفحه دوم شماره گذاری می شوند. اعداد در بالا در وسط با اعداد عربی نوشته شده است. هیچ نقطه ای در کنار عدد قرار نمی گیرد.

تقسیم به قطعات.

این به معنای تقسیم نامه به پاراگراف است. متن نباید در یک جریان مداوم باشد، بنابراین به سادگی درک نمی شود. به لطف تقسیم بندی به پاراگراف ها، می توانید ببینید که یک فکر در کجا به پایان می رسد و فکر دیگری شروع می شود.

در دسترس بودن اصلاحات

انجام اصلاحات و اشتباهات تایپی و همچنین پاک کردن نامطلوب است. نامه باید به درستی نوشته شود و متن باید در فواصل 1.5 - 2 تایپ شود.

ملزومات مورد استفاده

ما فقط موارد اصلی را نشان خواهیم داد، زیرا قبلاً کمی قبل به طور خلاصه در مورد آنها صحبت کردیم:

• اگر شرکت دولتی باشد، از نشان فدراسیون روسیه استفاده می شود. در وسط سربرگ رسمی قرار دارد.
• نام کامل شرکت؛
• شماره فکس و تلفن؛
• شماره حساب بانکی؛
• مخاطب - علاوه بر این، از نام شرکت مخاطب در حالت اسمی استفاده می شود؛ برای نشان دادن موقعیت و نام خانوادگی گیرنده، از حالت داتیو استفاده می شود.
• اگر مخاطب دارای مدرک تحصیلی یا عنوان است، قبل از نام خانوادگی شخص، آن را ذکر کنید.
• هر گونه پیش‌نمایش روی خط جدید و با حروف بزرگ نوشته می‌شود.

نامه تجاری پس از جلسه

شما یک جلسه کاری داشته اید، چشم انداز خاصی برای آن مشخص شده است. نحوه انعکاس این موضوع در نامه بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

1. قبل از هر چیز در ابتدای نامه به تاریخ و ساعت ارتباط خود با یک شریک احتمالی اشاره کنید، حتی اگر یکی دو روز از ملاقات گذشته باشد.
2. از اشتباهات یا عبارات بیش از حد پیچیده اجتناب کنید: نامه را کوتاه و واضح بنویسید، اما به گونه ای که گیرنده بخواهد آن را بخواند.
3. ذکر کنید که گفتگو در مورد چه چیزی بود. مثلا: " ما بحث کردیم که یک گلدان به سبک ونیزی چقدر هزینه دارد."
4. دریافت کننده ایمیل را تشویق کنید تا نظرات خود را در مورد موضوع جلسه بیان کند.
5. زمانی را مشخص کنید که می توانید با تلفن صحبت کنید یا حضوری ملاقات کنید.
6. به گیرنده بگویید که منتظر همکاری با او هستید: مشتاقانه منتظر روابط تجاری بیشتر با شما هستیم«.
7. نامه را با عبارت زیر یا عبارتی مشابه پایان دهید: بهترین آرزوها برای شما ...».

نامه های تجاری الکترونیکی

نادیده گرفتن الزامات ثبت نام آنها غیرممکن است، زیرا اکنون نامه های بیشتری نسبت به کاغذ به شکل الکترونیکی صادر می شود. با این حال، قرن 21 در حیاط است.

تهیه یک ایمیل برای نامه تجاری دشوار نیست، الزامات طراحی مشابه حروف سنتی است. تنها نکته این است که چنین نامه ای باید همیشه عنوان (یا موضوع) داشته باشد تا به سادگی در جریان اسناد گم نشود.

علاوه بر این، زمانی که چنین نامه ای پاسخ داده می شود، بهتر است موضوع نامه را تغییر ندهید، بنابراین به سرعت متوجه خواهید شد که در صورت دریافت ایمیل های زیاد، چه چیزی در خطر است.

همچنین هنگام طراحی پیوست چنین حروفی از نرم افزارهای فوق مدرن استفاده نکنید، دور از واقعیت است که مخاطب شما نیز همین را داشته باشد. اگر آنجا نباشد، نامه به سادگی باز نمی شود.

هنگام نوشتن نامه تجاری به صورت الکترونیکی از شکلک استفاده نکنید. فناوری عالی است، اما هنگام نوشتن از زبان تجاری استفاده کنید.

چه مدت طول می کشد تا به نامه پاسخ دهید؟

اگر نامه متعلق به دسته ای است که نیاز به پاسخ دارد، زمان پاسخ به اطلاعات موجود در نامه بستگی دارد:

• اگر درخواستی دریافت کردید، ظرف سه روز آینده از تاریخ دریافت، دریافت آن را تأیید کنید. و جواب نهایی را می توان ظرف یک ماه داد;
• اگر در مورد تسلیت باشد، می توان ظرف ده روز پس از وقوع حادثه غم انگیز ارسال کرد.
• ارسال تبریک در عرض 8 روز از لحظه اطلاع از تاریخ رسمی مجاز است.
• اگر در مورد قوانین کلی اخلاق خوب صحبت می کنیم، بهتر است در عرض هفت روز به نامه ها پاسخ دهید.

نحوه نوشتن نامه تجاری: به زبان ساده در مورد مشکل

بین نامه تجاری و مکاتبات شخصی تمایز قائل شوید. ما امروز بیش از یک بار در مورد این تفاوت ها صحبت کرده ایم، نباید آنها را فراموش کنیم. حال بیایید طراحی یک نامه را به صورت مرحله ای در نظر بگیریم.

مرحله ی 1. مخاطب را نشان می دهیم.

در گوشه سمت راست بالای فرم، نام خانوادگی، حروف اول و موقعیت شخصی را که نامه را خطاب به او می کنیم، بنویسید. اگر مخاطب یک سازمان باشد، آدرس قانونی آن را نشان می دهیم.

مرحله 2. درخواست.

وسط فرم قرار می دهیم. به شیوه ای محترمانه و بدون اختصار و لکه انجام می شود.

مثال: عزیز (نام، نام خانوادگی)!همچنین درخواست تجدیدنظر از مخاطب با ذکر موقعیت وی قابل انجام است. اما وقتی یک فرد را با نام خطاب می‌کنید، استرس روانی را کاهش می‌دهد، نشان می‌دهد که رابطه تجاری پایدار و به خوبی برقرار است.

مرحله 3. بیانیه ای از هدف.

هدف نامه، ماهیت و نکات اصلی آن را توضیح دهید. این قسمت اصلی است. در مورد آنچه می خواهید بگویید، دلیل درخواست تجدید نظر بنویسید. اما استایل رسمی و خنثی را فراموش نکنید.

مرحله 4. ارائه پیشنهادات، پیشنهادات.

تقریباً هر نامه تجاری نشان می دهد که مخاطب به آن واکنش نشان می دهد. اساساً فقط نامه های اطلاعاتی به این نیاز ندارند. بنابراین، فقط مشکل را توصیف نکنید، بلکه راه حل آن را نیز پیشنهاد دهید.

اگر شکایتی دارید، اقدامات خاصی را بخواهید، اگر پیشنهاد همکاری دارید، به ما بگویید چه گزینه هایی در دسترس است.

به عبارت ساده، شخصی که نامه را دریافت می کند باید ببیند که نه تنها چیزی از او می خواهد، بلکه بفهمد که چگونه می توان این کار را انجام داد.

نحوه پایان دادن به نامه تجاری

نامه تجاری باید کاملاً نوشته شود. اگر قوانین نوشتن رعایت نشود، می تواند بر شهرت شرکت در کل تأثیر منفی بگذارد. بنابراین، اکنون پیشنهاد می کنیم با جزئیات بیشتر در مورد طراحی قسمت پایانی نامه تجاری صحبت کنیم.

در پایان نامه تمام آنچه قبلا گفته شد را خلاصه کنید. اما ارزش آن را ندارد که نتیجه گیری ها را به 10 جمله بکشانیم، با این وجود، اختصار و لحن گرایی در نامه های تجاری مورد قدردانی قرار می گیرد. بهتر است خود را به عبارات ساده محدود کنید.

ما 2 شاخص را در پایه پایان قرار می دهیم: باید تا حد امکان مؤدبانه و صحیح باشد. گزینه های مختلفی برای نحوه ساخت آن وجود دارد.

در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• با تشکر از توجه یا کمک شما: متشکرم! (اجازه دهید از شما تشکر کنم ...)
• امیدهای خود را برای آینده بیان کنید: ما به همکاری متقابل سودمند امیدواریم (امیدواریم در آینده نزدیک پاسخی دریافت کنیم ...)
• می توانید یک عبارت بسازید تا مخاطب را از چیزی مطمئن کنید: ما خوشحال خواهیم شد که با شما همکاری کنیم.
• درخواست دادن: از شما می خواهیم نتایج را به ما اطلاع دهید.
• با عرض پوزش برای ناراحتی: بابت تاخیر غیرمنتظره در پرداخت مطالب پوزش می طلبم.

چگونه با مخاطب خداحافظی کنیم.

با وجود رسمی بودن مکاتبات، می توانید به روش های مختلف خداحافظی کنید.

در اینجا چندین گزینه وجود دارد:

• ارادتمند شما ...؛
• با آرزوی موفقیت...
• بهترین آرزوها…

امضا را درست گذاشتیم.

هنگام امضای نامه، عنوان، نام و نام خانوادگی خود را ذکر کنید. هنگامی که در مورد مناسب بودن عبارتی مانند: ارادتمند شما" -فقط از آن استفاده نکنید

می توانید مخاطبین، شماره تلفن اضافی یا آدرس ایمیل خود را در امضا مشخص کنید، بنابراین به گیرنده نشان می دهید که آماده ارتباط و همکاری با او هستید.

در قسمت بعدی مقاله ما می خواهم در مورد نامه های تجاری به زبان انگلیسی صحبت کنم.

نامه های تجاری به زبان انگلیسی

هیچ شکل تنظیم شده ای برای تنظیم چنین نامه هایی وجود ندارد. همه چیز بستگی به این دارد که هدف نامه چیست و مخاطب کیست. در اینجا چند دستورالعمل سریع برای تهیه پیش نویس آورده شده است.

تاریخ نگارش.

اگر در ایالات متحده آمریکا بنویسیم، ابتدا ماه، سپس روز و تنها پس از آن سال را در نشانگر تاریخ قرار می دهیم. اگر در انگلستان هستید، تاریخ مانند فدراسیون روسیه وارد می شود. در این صورت، ماه را با حروف بنویسید، از سردرگمی اجتناب کنید.

جزئیات گیرنده

• اگر به مردی نامه می نویسید، با این تماس بگیرید: آقای (نام خانوادگی خود را وارد کنید)؛
• اگر زن متاهل: خانم (نام خانوادگی خود را وارد کنید)؛
• خطاب به یک خانم مجرد: خانم (نام خانوادگی خود را وارد کنید)؛
• اگر از وضعیت یک خانم اطلاعی ندارید: خانم (نام خانوادگی خود را وارد کنید).

مشخص کردن آدرس

این ترتیب برخلاف آنچه در فدراسیون روسیه اتخاذ شده است است: دفتر، شماره خانه، نام خیابان، کد پستی، نام ایالت (اگر در ایالات متحده آمریکا بنویسیم)، نام شهرستان و نام کشور (اگر به بریتانیای کبیر بنویسیم).

نحوه تماس با گیرنده

تماس های استاندارد:

• خانم عزیز؛
• آقای محترم؛
• آقا یا خانم عزیز؛
• خانم عزیز؛
• عزیز

بعد از آدرس، کاما (اگر به انگلستان بنویسیم) یا دونقطه (اگر در ایالات متحده آمریکا باشد) قرار می دهیم. علامت تعجب پذیرفته نمی شود.

موضوع.

حتما موضوع نامه و همچنین در فدراسیون روسیه را مشخص کنید.

متن اصلی

آن را به پاراگراف ها تقسیم کنید. یا هر جمله را در یک خط جدید بنویسید.

چگونه خداحافظی کنیم.

به عنوان مثال، مانند این: با تشکر از شما برای کمک، ما واقعا از شما باقی می ماند "- متشکرم، به شما وفادارم... هرچند ممکن است کمتر رسمی باشد.

ثبت امضا.

ما امضا را زیر پاراگراف با جدایی قرار می دهیم، نام خانوادگی و نام، نام شرکت و موقعیت خود را نشان می دهیم.

طراحی اپلیکیشن.

اگر مدارکی را ضمیمه کردید، این را در انتهای نامه ذکر کنید: Enc."و لیست برنامه ها

با حروف بزرگ چه بنویسیم.

• نام خانوادگی و حروف اول؛
• نام شرکت ها؛
• نام شهرها، ایالت ها و غیره؛
• هر کلمه ای که نشان دهنده موقعیت شغلی باشد.
• اولین کلمات در فراق
• آدرس های مقدماتی

قبل از پایان مکالمه، در اینجا نمونه هایی از نامه های تجاری به زبان روسی و انگلیسی وجود دارد.

نمونه نامه های تجاری به زبان روسی و انگلیسی

نتیجه

به طور خلاصه می خواهم بگویم که نامه تجاری ابزاری برای برقراری ارتباط در هر زمینه ای از فعالیت است. اگر درست نوشته شود، مطمئناً شرکت شما را به شکلی مثبت معرفی می کند.

از سوی دیگر، یک حرف شلخته و غلط املایی می تواند امیدوارکننده ترین تجارت در جوانه را از بین ببرد. نامه های خود را به درستی بنویسید، و ما سعی کردیم به شما بگوییم که چگونه این کار را انجام دهید.

ساختار متن یک نامه تجاری

قوانین اساسی برای پیش نویس نامه های تجاری

نامه های تجاری دارای قوانین خاصی برای تدوین و اجرا هستند که به دلیل تعلق به اطلاعات و مدارک مرجع مشمول الزاماتی می باشند. هنگام نوشتن نامه، نویسنده باید با جزئیات فکر کند که برای چه هدفی نامه ای را تنظیم می کند، در نتیجه بررسی آن چه انتظاری دارد. او باید به وضوح برای خود روشن کند که مخاطب در مورد موضوع نامه چه می داند، چه چیزی می تواند به عنوان نقطه شروع به آن تکیه کند و چه اطلاعات جدیدی است که هنوز برای مخاطب شناخته شده نیست، و نامه به خاطر آنها تنظیم شده است. . ماهیت استدلال و ترکیب متن به تنظیم هدف نامه بستگی دارد. مراحل زیر در تهیه و تنظیم نامه ها قابل تشخیص است:

بررسی موضوع موجود

تهیه و نوشتن متن پیش نویس نامه

هماهنگی پیش نویس نامه

امضای سر

ثبت

ارسال

بیایید نگاهی به این مراحل بیندازیم. مطالعه ماهیت موضوع شامل: جمع آوری اطلاعات کافی در مورد این موضوع، در صورت لزوم، مطالعه قوانین مربوط به ماهیت موضوع، تجزیه و تحلیل برنامه های کاربردی قبلی در مورد این موضوع و پاسخ های دریافتی به آنها است. سپس شروع به نوشتن متن نامه می کنند.

ساختار متن نامه تجاری

نوشتن متن نامه فرآیندی زمان بر است. یک کار مهم هنگام نوشتن نامه، اشباع اطلاعات آن است، یعنی گنجاندن مقدار مورد نیاز اطلاعات در آن. نامه می تواند تک وجهی و چند وجهی باشد. یک جنبه از نامه معمولاً محتوای کل نامه را تشکیل می دهد و اغلب نامه هایی هستند که نیازی به پاسخ ندارند. متن نامه های چند بعدی می تواند شامل جنبه های زیر باشد: بخش ها، پاراگراف ها، زیر پاراگراف ها، پاراگراف ها. هر جنبه باید با یک پاراگراف شروع شود. مکاتبات تجاری عمدتاً از حروف چند بعدی تشکیل شده است. نامه معمولاً مطابق این طرح تهیه می شود: مقدمه، بخش اصلی، نتیجه. بخش مقدماتی شامل: پیوندی به سند، پاراگراف های جداگانه آن است که مبنایی برای نوشتن نامه بوده است. بیان واقعیت، هدف (دلیل) نوشتن نامه را نشان می دهد. هنگام ارجاع به یک سند، داده های آن به ترتیب زیر نشان داده می شود: نام نوع سند، نویسنده، تاریخ، شماره ثبت سند، عنوان، به عنوان مثال: مطابق با فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 27 ژوئن 2004 شماره 620 "در مورد تصویب آیین نامه نمونه ... »بخش اصلی شامل شرح رویداد، وضعیت فعلی، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها است. در این قسمت است که لازم است متقاعد شود، ثابت شود که شرکت در جلسه (کنفرانس، میزگرد) ضروری است که محصولات تولید شده یا خدمات انجام شده بهترین هستند، باید درخواست انجام شود و غیره. نتیجه نامه بیانگر نتیجه گیری در قالب درخواست، پیشنهاد، نظر، امتناع، تذکر و غیره است. نامه فقط می تواند شامل یک قسمت پایانی باشد. سؤالات اصلی نامه باید به وضوح فرموله شده و به ترتیبی تنظیم شوند که برای درک بهینه ترین باشد. پس از تدوین و نگارش، خدمت نامه باید ویرایش شود. یک نامه تجاری تقریباً همیشه با درخواست تجدید نظر شروع می شود. این بخش کوچک از متن برای اهداف ارتباطی بسیار مهم است. یک درخواست به درستی انتخاب شده نه تنها توجه مخاطب را جلب می کند، بلکه لحن مناسبی را برای مکاتبات تعیین می کند، به ایجاد و حفظ روابط تجاری کمک می کند. اهمیت درخواست تجدید نظر توسط نویسنده نامه تعیین می شود، درخواست تجدید نظر به شما امکان می دهد شنونده را تضمین کنید. علامت نگارشی پس از درخواست تجدید نظر شایسته توجه ویژه است. کاما بعد از آدرس به حرف یک شخصیت معمولی می دهد، علامت تعجب بر اهمیت و سبک رسمی تأکید می کند. تهیه کننده باید عوامل زیر را در نظر بگیرد:

1. موقعیت عمومی مخاطب نسبت به جایگاه خود;
2. درجه آشنایی، ماهیت رابطه;

3. رسمی بودن / غیر رسمی بودن وضعیت ارتباطی.
4. مجوزهای آداب در یک جامعه گفتاری معین معتبر است.

هنگام تایپ، مرجع در مرکز قرار می گیرد:

میخائیل پتروویچ عزیز!

متن نامه می تواند با بیان انتظار برای اجرای درخواست (ضمانت، ارائه، دعوت، یادآوری) و همچنین فرمول حسن نیت، به عنوان مثال:
من از کمک های ارائه شده قدردانی می کنم و اطمینان می دهم که اطلاعات ارائه شده توسط شما در توسعه همکاری های متقابل سودمند اهمیت زیادی خواهد داشت.
با استفاده از این فرصت، از این دعوت تشکر می کنم ...
امیدوارم همکاری مثمر ثمر و مشارکت فعال در حل مشکلات، در توسعه و اجرای اقدامات برنامه های بعدی ما باشد.
فرمول ادب در مقابل ویژگی "امضا" قرار می گیرد، از پاراگراف چاپ می شود و با کاما از موقعیت جدا می شود. نام موقعیت با حروف بزرگ یا کوچک نوشته می شود، بسته به نحوه املای سمت در اسناد تشکیل دهنده یا نظارتی سازمان. در صورتی که نامه بر روی سربرگ مقام رسمی تنظیم شود، نام سمت در شرط "امضا" قید نمی شود.

در مکاتبات رسمی، سبک تجاری رسمی اعمال می شود.
سبک تجاری مجموعه ای از وسایل گفتاری است که وظیفه آن خدمت به حوزه روابط تجاری رسمی است.
ویژگی های سبک کسب و کار، ویژگی های خاص ذاتی آن، هنجارهای سبک این نوع زبان تحت تأثیر شرایطی که ارتباطات تجاری در آن صورت می گیرد شکل گرفته است. این شرایط به شرح زیر است:
1. شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری - عمدتاً اشخاص حقوقی - سازمان ها، مؤسسات، مؤسسات، به نمایندگی از مدیران و سایر مقاماتی که از طرف آنها عمل می کنند.
2. ماهیت و محتوای روابط اطلاعاتی سازمانها به شدت تنظیم شده است.
3. موضوع ارتباطات تجاری فعالیت های سازمان است: مدیریت، تولید، اقتصادی،
علمی، فنی و غیره؛
4. اسناد مدیریتی عمدتاً بر یک گیرنده خاص متمرکز هستند.
5. بیشتر موقعیت هایی که در فعالیت های سازمان ها به وجود می آید و نیاز به نگارش دارد، به موقعیت های تکراری و مشابه اشاره دارد.
شرایط در نظر گرفته شده ارتباطات تجاری الزامات خاصی را برای اطلاعات مدیریت تشکیل می دهد. برای اطمینان از تبادل اطلاعات موثر در حوزه مدیریت، اطلاعات باید دارای ویژگی های خاصی باشد.

او باید باشد:
1. ماهیت رسمی، که بر اساس تجاری روابط، ماهیت غیرشخصی آنها تأکید می کند و همچنین نشان دهنده فاصله خاصی است که بین شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری وجود دارد.
2. آدرس پذیر، زیرا یک سند مدیریتی همیشه برای گیرنده، مقام، سازمان، گروهی از سازمان ها در نظر گرفته شده است.
3. مرتبط، زیرا سند باید دقیقاً حاوی اطلاعاتی باشد که در یک لحظه معین از زمان برای اتخاذ یک تصمیم مدیریت مؤثر ضروری است، یا
استفاده دیگر در فعالیت های مدیریتی؛
4. عینی و قابل اعتماد، زیرا ارزیابی بی طرفانه و بی طرفانه از رویدادها، حقایق، پدیده ها برای فعالیت های مدیریت موثر ضروری است.
5. متقاعد کننده، مستدل، زیرا وظیفه ارتباطات تجاری ترغیب مخاطب به انجام (یا عدم انجام) است.
اقدامات خاص؛
6. کامل و کافی برای تصمیم گیری مدیریت. فقدان اطلاعات ممکن است ضروری باشد
علاوه بر این درخواست اطلاعات، ایجاد مکاتبات،
منجر به اتلاف بی مورد زمان و پول می شود.
سبک تجاری دارای مجموعه ای از ویژگی های خاص است که آن را از سایر سبک های زبان - علمی، روزنامه نگاری، محاوره ای، زبان داستانی متمایز می کند.
الزامات اصلی برای سبک کسب و کار عبارتند از:

استانداردسازی ارائه؛

لحن خنثی ارائه؛

صحت و قطعیت عبارت، عدم ابهام و یکنواختی عبارت.

مختصر بودن، مختصر بودن متن؛

استفاده از فرمول های زبان؛

استفاده از اصطلاحات؛

استفاده از اختصارات واژگانی و گرافیکی؛

شیوع ساخت و سازهای غیرفعال نسبت به واقعی.

استفاده از عبارات با اسم لفظی؛

استفاده از ساختارهایی با تبعیت متوالی کلمات در موارد جنسی و ابزاری.

غلبه جملات ساده رایج

استانداردسازی گفتار تجاری تمام سطوح زبان - واژگان، ریخت شناسی و نحو را پوشش می دهد. در حال حاضر، گفتار تجاری تعداد زیادی از اصطلاحات، عبارات، فرمول ها را جمع آوری کرده است. استفاده از ساختارهای آماده به شما این امکان را می دهد که وقت خود را به دنبال تعاریفی که موقعیت های استاندارد را مشخص می کنند تلف نکنید. استانداردسازی گفتار تجاری به طور قابل توجهی محتوای اطلاعات اسناد را افزایش می دهد، درک آنها را به میزان قابل توجهی تسهیل می کند، که به طور کلی به بهینه سازی جریان اسناد کمک می کند.
لحن خنثی ارائه هنجار ارتباطات تجاری رسمی است که خود را در سختگیرانه ترین و محدودترین ماهیت ارائه نشان می دهد. خنثی بودن لحن ارائه امکان استفاده از ابزارهای زبانی رنگی بیانگر و احساسی (واژه زبان محاوره ای و حروف میانی) وسایل مجازی و کلماتی که به معنای مجازی در متون استفاده می شود را حذف می کند. اطلاعات مندرج در متن نامه ماهیت رسمی دارد. به همین دلیل، لحظه شخصی و ذهنی در اسناد باید به حداقل برسد. کلماتی با مفهوم عاطفی تلفظ شده (کلماتی با پسوندهای محبت آمیز، با پسوندهای مبالغه یا کمرنگی، الفاظ) از زبان اسناد حذف می شوند.
اما به هیچ وجه نمی توان یک سند رسمی را خالی از احساس دانست.
هدف بیشتر اسناد جلب توجه مخاطب، متقاعد کردن او، تشویق او به عمل در جهتی است که برای نویسنده لازم است. یک سند مدیریتی اگر عاری از رگه های احساسی باشد به هدف خود نمی رسد، اما عاطفی باید پنهان شود و نه با زبان، بلکه با محتوا به دست آید. باید پشت یک لحن ظاهری آرام و خنثی از ارائه پنهان شود. دقت ارائه مستلزم درک صریح از محتوای سند است.
وضوح و دقت متن، اول از همه، با صحت ساختار ترکیبی متن، عدم وجود خطاهای منطقی، متفکر بودن و وضوح فرمول بندی ها - چرخش های پایدار، عدم وجود عبارات مجازی تعیین می شود.
ارائه ساده متن با استفاده اقتصادی از ابزارهای زبانی، به استثنای زائدگی گفتار - کلمات و عباراتی که دارای معنای اضافی هستند، به دست می آید.
لازمه ایجاز یا مختصر بودن متن ارتباط مستقیمی با کاهش حجم متن دارد. الزام به اختصار باعث می شود که موضوع سند با وضوح بیشتری تدوین شود، از ابزارهای زبانی به لحاظ اقتصادی استفاده شود، کلمات غیر ضروری که حاوی اطلاعات لازم نیستند، تکرارهای ناموجه و جزئیات غیر ضروری حذف شوند.
نامه باید قانع کننده باشد، صرف نظر از اینکه برای چه کسی ارسال می شود، حاوی تاریخ دقیق، حقایق غیرقابل انکار و نتیجه گیری باشد.
یکی از ویژگی های گفتار تجاری استفاده گسترده از فرمول های زبانی است - چرخش های پایدار (الگو) بدون تغییر استفاده می شود. از عبارات زیر برای ایجاد انگیزه در یک عمل استفاده می شود:

لازم به ذکر است در بازه زمانی ... تا ...
- به اطلاع شما می رساند که از تاریخ ...;
- ما توافق شده را برای شما ارسال می کنیم.
- از شما می خواهیم که این سوال را در نظر بگیرید ...
- با تأیید مشخص شد که ....;
- به دلیل عدم کمک مالی ...;
- با توجه به شرایط سخت اقتصادی ...;
- طبق نامه شما ...;
- به منظور انجام کار مشترک ...;
- مطابق با پروتکل ...;
- در حمایت از توافق ما ...;
- به منظور تقویت مسئولیت ... و غیره.

فرمول های زبان نتیجه یکسان سازی ابزارهای زبانی هستند که در موقعیت های تکراری استفاده می شوند. علاوه بر بیان محتوای معمولی، فرمول های زبانی اغلب به عنوان مؤلفه های مهم قانونی متن عمل می کنند که بدون آنها سند از قدرت قانونی کافی برخوردار نیست:

ما بازپرداخت وام به مبلغ ... را تضمین می کنیم،
- ما پرداخت را تضمین می کنیم. مشخصات بانکی ما ...
- کنترل بر اجرا به عهده ...

اصطلاح - کلمه یا عبارتی که مفهوم خاصی یا خاصی به آن نسبت داده می شود. مجموعه ای از اصطلاحات در یک حوزه خاص از دانش یا فعالیت حرفه ای یک سیستم اصطلاحات یا اصطلاحات را تشکیل می دهد.
استفاده از اصطلاحات به معنای کاملاً ثابت، درک واضح متن را تضمین می کند، که در ارتباطات تجاری بسیار مهم است.
اصطلاحات مورد استفاده در اسناد مدیریت اصطلاحات صنعتی هستند که محتوای حوزه موضوعی که محتوای سند به آن اختصاص داده شده است و همچنین اصطلاحاتی که در زمینه مستندسازی توسعه یافته اند را منعکس می کند.
صحت و ثبات استفاده از اصطلاحات در عمل با استفاده از فرهنگ لغات و استانداردهای اصطلاحی حاصل می شود که یک سیستم کاملاً بدون ابهام از مفاهیم و اصطلاحات را ایجاد می کند و به ترتیب اصطلاحات کمک می کند. اصطلاحات مورد استفاده در زمینه اسناد مدیریت در GOST R 51141-98 "کار اداری و کار بایگانی" ثابت شده است. اصطلاحات و تعاریف".

هنگام استفاده از این اصطلاح، باید اطمینان حاصل شود که برای مخاطب قابل درک است. اگر نویسنده نامه در این مورد تردید دارد، لازم است به یکی از روش های زیر عمل کند:

یک تعریف رسمی از این اصطلاح ارائه دهید؛

معنای اصطلاح را با کلمات واژگان خنثی رمزگشایی کنید.

عبارت را حذف کنید یا آن را با یک کلمه یا عبارت رایج جایگزین کنید.

مشکلات در استفاده از اصطلاحات همچنین با این واقعیت همراه است که اصطلاح سیستم در حال تغییر دائمی است: محتوای مفاهیم موجود تغییر می کند، موارد جدید ظاهر می شود، برخی از مفاهیم منسوخ می شوند و اصطلاحات نشان دهنده آنها از کاربرد خارج می شوند.
هنگام استفاده از اصطلاحات مبهم (اصطلاحات مترادف) باید در نظر داشت که در یک سند این اصطلاح فقط در یکی از معانی آن قابل استفاده است. به عنوان مثال، اصطلاحات "قرارداد"، "قرارداد"، "قرارداد" اصطلاحات مترادف هستند، اما در عمل به کارگیری آنها متفاوت است. قانون کار به قرارداد کار (قرارداد) اشاره دارد. در مدنی - معاملات دو و چند جانبه را عقد می گویند. در تجارت خارجی، اصطلاح "قرارداد" بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد، توافق نامه ها در تعدادی از زمینه های دیگر در توافق نامه ها ثابت می شوند.

یکی دیگر از ویژگی های سخنرانی تجاری. در گفتار تجاری از اختصارات استفاده می شود. دو نوع اصلی مخفف کلمه وجود دارد:
1. واژگانی (اختصارات) - کلمات مخفف ترکیبی که با حذف بخشی از حروف تشکیل دهنده آنها از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شود: CIS، LLC، وزارت موقعیت های اضطراری، NPP، GOST، GUM، Roskomzem، حسابدار ارشد، رئیس، معاون، نیروهای ویژه.
2. گرافیک - علامت اختصاری کلمات مورد استفاده در نوشتن: g-n، pt، zh-d، apt. متر و غیره

فقط اختصارات، عناوین و اصطلاحات رسمی پذیرفته شده باید در حروف استفاده شود. اسامی مؤسسات، سازمان ها و سمت ها، عناوین، واحدهای اندازه گیری، اسامی جغرافیایی و غیره باید دقیقاً با اسامی رسمی مطابقت داشته باشد.

یکی دیگر از ویژگی های گفتار تجاری، استفاده از ساختارهایی با تبعیت متوالی کلمات در حالت جنسی یا ابزاری است:
- ما به شما راهکارهایی پیشنهاد می کنیم (چه؟) بازسازی تاسیسات گرمایشی، تهویه و بهداشتی ساختمان های مسکونی و ساختمان های اداری.
- ما به طور کامل نیاز (برای چه؟) برای بحث بیشتر در مورد موضوعات خاص همکاری احتمالی را به اشتراک می گذاریم.
- با توجه به لیست فعالیت های اصلی برای آماده سازی و جشن شصتمین سالگرد پیروزی در جنگ بزرگ میهنی، مصوب رئیس جمهور فدراسیون روسیه (چرا؟) ...

طبق جدول پرسنل ...

گفتار تجاری با استفاده از عبارات با اسم های کلامی مشخص می شود. بسیار فعال در گفتار تجاری، به جای افعال، از سازه هایی از اسامی فعل به معنای عمل استفاده می شود: کمک کردن (و نه کمک کردن)، کمک کردن (و نه کمک کردن)، تمیز کردن (و نه حذف) ، برای ارائه پشتیبانی (و نه برای پشتیبانی)، برای انجام تعمیرات (نه بازسازی).
سادگی ارائه، رواج جملات ساده رایج برای نوشتن مهم است. یکی از ویژگی های سبک کسب و کار استفاده غالب از جملات رایج ساده، یک جزئی (با یک عضو اصلی - موضوع یا محمول) یا دو قسمتی (با دو عضو اصلی - موضوع و محمول) با نوبت های جداگانه (مضارع، مضارع، تعاریف جداگانه)، کلمات و جملات مقدماتی، به عنوان مثال:
- با توجه به راندمان بسیار پایین استفاده از اموال شهری، کمک به صندوق قانونی JV "MIO" و همچنین حجم کار ناکافی ناوگان خودرو و زیان ده بودن آن، از شما می خواهیم در مورد واگذاری تصمیم گیری کنید. سهم شهر از مدیریت مالی و اقتصادی شهرداری.

توصیه می شود نامه ای در مورد یک موضوع تهیه کنید. اگر در مورد چندین موضوع متفاوت نیاز به تماس همزمان با سازمان دارید، توصیه می شود برای هر یک از آنها نامه های جداگانه تهیه کنید.
در متن یک نامه می توان درخواست ها یا سوالات دیگری را در صورت انتقال به یک نفر برای اجرا بیان کرد.
علاوه بر فرمول های زبانی سنتی، کلمات و عبارات خارجی در مکاتبات تجاری نیز دیده می شود. در عمل نقش فرمول های زبانی را ایفا می کنند. برخی از آنها شناخته شده هستند، برخی کمتر رایج هستند. باید در نظر داشت که استفاده از کلمات بیگانه بوی قدیمی بودن ناچیز را می دهد، اما در عین حال تأثیر خوبی بر شریکی که این کلمات را می داند می گذارد و باعث می شود خواننده بیرونی گیج شود.

آموزنده؛

مشایعت؛

ضمانتنامه؛

اطلاعاتی؛

سپاسگزار؛

تبریک؛

همچنین نامه-درخواست، نامه-درخواست، نامه-اعلامیه، نامه-پاسخ، نامه-دعوت نامه و ... نیز وجود دارد که هر نوع نامه در تهیه و طراحی ویژگی های خاص خود را دارد.

نامه های دعوت

دعوت نامه هایی با پیشنهاد شرکت در سمینارها، جلسات و رویدادهای دیگر معمولاً خطاب به رئیس سازمان، یک مقام خاص است، اما می تواند به کل تیم نیز ارسال شود. حروف بیانگر شرایط شرکت، مکان و زمان رویدادها و در صورت لزوم شکل لباس است. نامه معمولا حاوی "ضمیمه" لازم است که برنامه رویداد را مطلع می کند.

ضمانت نامه ها

ضمانت نامه ها به منظور تایید قول ها یا شرایط خاص نوشته می شود و خطاب به یک سازمان یا شخص می باشد. پرداخت هزینه کار انجام شده، کیفیت، زمان تحویل محصولات، پرداخت کالا، اجاره و غیره قابل ضمانت است.در این گونه نامه ها از عبارات استاندارد استفاده می شود: «شرکت تضمین می کند، ما تضمین می کنیم، لطفا پول نقد را هنگام تحویل برای ما ارسال کنید (نوع تضمین)، ما پرداخت را تضمین می کنیم، زمان تحویل را تضمین می کنیم، کیفیت محصولات را تضمین می کنیم ... ".
نامه معمولا حاوی جزئیات پرداخت سازمانی است که ضمانت پرداخت را ارائه می دهد.
توصیه می شود متن نامه را با خدمات حقوقی هماهنگ کنید. علاوه بر امضای رئیس سازمان، امضای حسابدار ارشد نیز قابل صدور است. امضا با مهر تایید می شود.

نامه های درخواستی

تعداد زیادی موقعیت وجود دارد که منجر به ارائه درخواست ها از طرف شرکت ها، سازمان ها، موسسات می شود. متن این نامه معمولاً به شکل زیر ساخته می شود: در قسمت اصلی محتوا، بیان دلیلی که باعث درخواست شده است. بیانیه خود درخواست؛ بخش پایانی امید به نتیجه مورد انتظار را بیان می کند. درخواست ها معمولاً با کلمات "لطفا، لطفا" بیان می شوند.
لطفا کمک کنید ...؛
لطفا به آدرس ما بفرستید...
لطفا شرکت کنید...;
لطفا اطلاع دهید ...؛
من از شما می خواهم که بدهی را تصفیه کنید ...;
لطفا اقدام کنید...

هدف اصلی این نامه متقاعد کردن، اثبات نیاز به انجام درخواست است، بنابراین شواهد قانع کننده در متن نامه ارائه شده است، محاسبات، برآوردها و سایر دلایل پشتیبان ضمیمه شده است که با "برنامه" لازم تهیه شده است. ".

پاسخ نامه ها

متن پاسخ نامه معمولاً با تکرار درخواست شروع می شود. علاوه بر این، نتایج رسیدگی به درخواست بیان شده است، امتناع انگیزه دارد (اگر این نامه امتناع باشد) و خود امتناع بیان شده است.
ماهیت اطلاعات در نامه تجاری معمولاً به جایگزینی برای اطلاعات مورد انتظار در نامه پاسخ دلالت دارد، یعنی در مکاتبات تجاری اصل موازی در جنبه های محتوا، که در زبان مکاتبات پاسخ منعکس می شود. عمل می کند. به این معنی:
1. وجود لینک به نامه اصلی و موضوع آن در پاسخ نامه.
2. استفاده از ابزار بیانی یکسان (در درجه اول اصطلاحات) در هر دو حرف;
3. مقایسه حجم اطلاعات و جنبه های محتوا در هر دو حرف;
4. رعایت توالی خاصی در ارائه جنبه های محتوا.

متون پاسخ نامه ها باید مطابق با وظایف تعیین شده در تصمیمات رهبران باشد.
قانون اول و اصلی - پاسخ را به تاخیر نیندازید، خبرنگار خود را منتظر نگذارید. اگر شرایط به گونه‌ای پیش می‌رود که نمی‌توانید در مهلت مقرر پاسخ دهید، این موضوع را به مخاطب اطلاع دهید و همچنین از مدت زمانی که می‌توانید پاسخ نهایی را بدهید، اطلاع دهید. حتما با ذکر دلیل عینی بابت تاخیر عذرخواهی کنید.
نامه-پاسخ شماره و تاریخ سندی را که به آن پاسخ داده می شود نشان می دهد. این داده ها نه در متن نامه، بلکه در محل تعیین شده فرم یا جلوی سر سند که روی فرم تنظیم نشده است وارد می شود.

اشکال زیر در گزارش گیری خرابی ها استفاده می شود:
- پیشنهاد شما به دلایل زیر رد می شود ...

پیش نویس توافقنامه اقدام مشترک ارسال شده برای شما به دلایل زیر رد می شود ...
- متاسفیم، اما شرکت ما نمی تواند پیشنهاد شما را بپذیرد ...

نامه های شکرگزاری

اخیراً نامه های قدردانی به طور گسترده در مکاتبات تجاری مورد استفاده قرار گرفته است.
نامه های قدردانی قوانین شکل خوب برای روابط بین شرکا هستند. در یک رابطه شراکتی، شما باید بتوانید نه تنها درخواست کنید، بلکه از خدمات ارائه شده، برای برگزاری مشترک هر رویداد، برای تبریک ارسال شده، برای سازماندهی یک پذیرایی و غیره تشکر کنید.

نامه را می توان بر روی سربرگ یا به صورت رنگی) نامه تشکر صادر کرد. در صورتی که نامه بر روی سربرگ تنظیم شود، به ترتیب مقرر ثبت می شود. نامه ای که در قالب تشکر نامه تنظیم شده است مشمول ثبت نیست، اموال "امضا" قابل مهر است. از آنجایی که نامه ماهیت شخصی دارد، استفاده از ویژگی "مجری" در آن توصیه نمی شود. در متون حروف، یک شکل معمولی از ارائه استفاده می شود:
- تشکر می کنم ...;
- صمیمانه سپاسگزارم ...;
- ما با سپاسگزاری ....
- با تشکر از...؛
- ممنون از شما برای ...

مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شود

نامه های پوششی برای اطلاع مخاطب در مورد جهت هر گونه اسناد تنظیم می شود. متن نامه شامل دو بخش است: پیامی در مورد مطالب ارسالی و اطلاعات شفاف سازی (پیوست). به طور معمول، متن جلد نامه بسیار کوتاه است، با فرمت A5 متناسب است و عنوان مستقلی ندارد. نامه های جلد معمولاً با این کلمات شروع می شوند:
- من در حال ارسال اطلاعات ...; - ما خوشحالیم که به شما پیشنهاد می کنیم (توصیه می کنیم)
- ما به شما پیشنهاد می کنیم ...;
- ما مطمئن هستیم که شما به محصولات با کیفیت بالا علاقه مند خواهید شد.
- به اطلاع می رسانیم که ...;
- به اطلاع می رسانیم که ...;
- امیدواریم همکاری های بیشتر...