قوانین پر کردن بارنامه نگهداری و ذخیره یک دفترچه ثبت بارنامه

کلیه سازمان هایی که در انجام فعالیت های خود از وسایل نقلیه استفاده می کنند، موظف به ثبت بارنامه هستند. قوانین برای نگهداری و پر کردن این مجله الزامات خاصی را حکم می کند. ما در ادامه مقاله خود با جزئیات بیشتر به شما خواهیم گفت.

این مجله از چندین بخش تشکیل شده است.

صفحه عنوان:

• نام قانونی شرکت.
• جزئیات سازمان (OKPO).
• دوره ثبت.

بخش جدولی با اطلاعات:

• شماره بارنامه و تاریخ واقعی تحویل به راننده.
• اطلاعات راننده (نام کامل و شماره سرویس).
• شماره گاراژ ماشین
• امضای افراد مجاز و افراد مسئول (راننده، اعزام کننده، حسابدار).

مجله ثبت و صدور بارنامه به اصطلاح شماره گذاری پیوسته دارد و باید به ترتیب زمانی نگهداری شود. به محض پر شدن دفتر حسابداری باید با مهر شرکت و امضای صاحب شرکت دوخت و ظهرنویسی شود.

اساساً در شرکت ها ، حسابدار اسناد اولیه یا یکی دیگر از کارمندان مجاز سازمان که در قرارداد کاری آن مشخص شده است ، مجله حسابداری را پر می کند. در موارد فردی مسئولیت نگهداری و ثبت سوابق بارنامه به سازمان شخص ثالث (در صورت برون سپاری حسابداری) محول می شود. در این صورت قراردادی بین طرفین با شرایط همکاری، حقوق و تعهدات نسبت به یکدیگر امضا می شود. قانون فدراسیون روسیه این امکان را می دهد. علاوه بر این، می توانید مدارک خود را به صورت الکترونیکی ارسال کنید.

در صورت نیاز به اصلاحات در کتاب بارنامه، باید با مقررات قانونی هدایت شوید. اصلاحات در مجله، مانند سایر اسناد اولیه، باید با خط زدن آسان داده های نادرست و ایجاد یک ورودی جدید با تاریخ و تایید با امضا و مهر انجام شود.

نمونه ای از پر کردن مجله را می توانید به صورت رایگان دانلود کنید.

در سطح قانونگذاری، هر سازمانی که از وسایل نقلیه برای تجارت یا تولید استفاده می کند، موظف است ثبت بارنامه ها را نگه دارد. آنها باید طبق استاندارد مطابق با فرم شماره 8 پر شوند. این سند به عنوان اسناد اولیه در نظر گرفته می شود که در واقع هزینه های سوخت و روان کننده ها را تأیید می کند، به شما امکان می دهد هزینه ها را برنامه ریزی کنید و پرداخت مالیات را کاهش دهید. علاوه بر این، یک دفتر کل برای تعهد به رانندگان مورد نیاز است.

بارنامه یک کامیون سند اصلی حسابداری اولیه است که همراه با بارنامه هنگام حمل محموله کالا، شاخص هایی را برای ثبت کار وسایل نقلیه و راننده و همچنین برای محاسبه دستمزد راننده و پرداخت ها تعیین می کند. برای حمل و نقل کالا
برای وسایل نقلیه باری، با حکم کمیته آمار دولتی روسیه در 28 نوامبر 1997 N 78، دو شکل بارنامه تصویب شد - فرم N 4-c و فرم N 4-p.

* فرم N 4-c (قطعه نرخ) برای حمل کالاهای مشمول پرداخت خودرو با نرخ قطعه استفاده می شود.
* فرم N 4-p (بر اساس زمان) مشروط به پرداخت برای خودرو با نرخ مبتنی بر زمان اعمال می شود و برای حمل و نقل همزمان کالا به دو مشتری در روز سوم کاری (شیفت) راننده طراحی شده است.

کوپن های پارگی بارنامه توسط مشتری پر می شود و مبنای ارائه فاکتور توسط سازمان صاحب وسیله نقلیه به مشتری است.
کوپن پارگی مربوطه به فاکتور پیوست شده است. بارنامه در سازمان مالک خودرو باقی می ماند، سوابق یکسانی را در مورد زمان کار خودرو در محل مشتری تکرار می کند و به عنوان مبنایی برای ثبت عملکرد خودرو در طول روز کاری عمل می کند.

در صورتی که کالا و ارزش مادی با پرداخت موعد کار خودرو حمل شود، شماره کالا و اسناد حمل در بارنامه درج می شود و یک نسخه از این کالا و اسناد حمل به عنوان یک نسخه پیوست می شود. در نتیجه تعداد تن بار حمل شده و سایر شاخص های منعکس کننده کار مشخص می شود. ماشین و راننده.
پر کردن بارنامه قبل از صدور آن به راننده توسط اعزام کننده سازمان و یا توسط شخص مجاز انجام می شود. بقیه داده ها توسط کارمندان سازمان صاحب وسیله نقلیه و مشتریان پر می شود. لازم به یادآوری است که مشارکت در پر کردن بارنامه مجاز نیست، به استثنای امضاهای تأیید کننده پذیرش (در هنگام خروج) و تحویل (پس از بازگشت خودرو).
بارنامه در فرم های N 4-s و N 4-p در برابر رسید توسط شخص مجاز فقط برای یک روز کاری (شیفت کاری) به راننده صادر می شود، مشروط بر اینکه راننده بارنامه روز کاری قبل را پاس کرده باشد.

پر کردن بارنامه به ترتیب زیر انجام می شود:

1. در زیر نام سند، تاریخ صدور آن (روز، ماه، سال) درج می شود که باید مطابق با تاریخ ثبت بارنامه صادر شده در مجله باشد.

2. در ردیف "ساعات کاری" کد مربوط به ساعات کاری ثبت می شود (کار در روزهای کاری، سفر کاری، حسابداری خلاصه ساعات کار، محاسبه روزانه ساعات کار، کار در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات، کار بر اساس برنامه یا غیرفعال -برنامه و غیره)) که بر اساس آن حقوق راننده محاسبه می شود.

3. در خطوط «ستون»، «تیپ» شماره کاروان و تیپ که شامل خودرو و راننده می باشد، درج می شود.

4. در خطوط اختصاصی خودرو، مارک، شماره ایالت و همچنین شماره گاراژ آن را بنویسید.

5. در خطوط اختصاصی راننده، نام خانوادگی، حروف اول، شماره پرسنلی اختصاص یافته به کارمند در سازمان حمل و نقل، شماره گواهینامه و طبقه راننده شاغل در این بارنامه ثبت می شود.

6. خطوط اختصاص یافته به کارت مجوز باید حاوی اطلاعاتی در مورد نوع (استاندارد، محدود)، شماره ثبت و سری آن باشد.

7. در خطوط "تریلرها" مارک ها، شماره ایالت و گاراژ تریلرها و نیمه تریلرهای تولید شده در خط با خودرو ثبت می شود. شماره تریلرهای تعویضی و نیمه تریلرها طبق این خطوط در نقاط اتصال مجدد آنها ثبت می شود.

8. در ردیف «افراد همراه»، نام خانوادگی و حروف اول همراهان وسیله نقلیه برای انجام وظیفه (لودر، فورواردر، کارآموز و ...) ثبت می شود.

9. در بخش "کار راننده و ماشین" - اطلاعات مربوط به حرکت و بازگشت خودرو در برنامه.

10. در قسمت "تکالیف به راننده":

در ستون 18 "در اختیار او" بر اساس درخواست یا سفارش یک بار مشتری، نام مشتری ثبت می شود که ماشین باید در اختیار او باشد تا کار را انجام دهد.

ستون 19 "زمان رسیدن" زمان (بر حسب ساعت و دقیقه) رسیدن خودرو به مشتری را مطابق با درخواست مشتری، سفارش یک بار مصرف یا برنامه کاری خودرو طبق شرایط قرارداد ثبت می کند.

ستون‌های 20-21 (آدرس نقاط بارگیری و تخلیه) نشان می‌دهند که محموله را به کجا ببریم و با توجه به درخواست، سفارش یک‌بار مشتری یا طبق شرایط قرارداد، محموله را به کجا تحویل دهیم.

در ستون 22 "نام محموله" باید نام محموله ای که بر اساس درخواست یا سفارش یک بار مشتری برای حمل ارائه شده است، ثبت شود.

در ستون 23 "تعداد سواری با بار" بر اساس یک درخواست یا یک سفارش واحد، تعداد سواری با بار مورد نیاز برای تکمیل کار ثبت می شود.

در ستون 24 "فاصله" فواصل حمل کالا که بر اساس داده های مقامات راه و یا بر اساس نقشه منطقه (طرح شهر) با استفاده از منحنی سنج تعیین می شود و یا بر اساس فهرست فواصل تهیه شده بر اساس گواهی اندازه گیری و یا بر اساس قرائت سرعت سنج خودرو (برای حمل و نقل فصلی) با مصوبه سازمان حمل و نقل و مشتری.

در ستون 25 "Carry tons" مقدار باری که باید برای مشتری حمل شود، ثبت می شود.
فقط شرکت باربری حق تغییر تکلیف مشخص شده در قسمت "تکالیف به راننده" را دارد. فقط در موارد استثنایی مشتری می تواند با توافق سازمان حمل و نقل، تکلیف را تغییر دهد.

11. در قسمت جلوی بارنامه در سطر «سوخت صادر کن» مقدار سوخت لازم برای انجام کار با احتساب سوخت باقیمانده روز قبل کار به صورت کلمه درج شده است.

در ردیف "امضای اعزام کننده"، اعزام کننده با امضای خود صحت مشخصات بارنامه ای را که پر کرده است و گواهینامه رانندگی راننده را تأیید می کند.

پر کردن بارنامه قبل از خروج از گاراژ به ترتیب زیر انجام می شود:

1. در قسمت «جابه جایی سوخت» در ستون های 9، 10 و 11 و در خطوط مربوطه، سوخت رسان، تکنسین سوخت و روان کننده ها (سوخت و روانکار) و یا شخص مجاز میزان سوخت مصرفی را ثبت می کنند.

2. در سمت جلوی فردی که از طرف سازمان حمل و نقل مجاز به انجام معاینات پزشکی قبل از سفر است، امضای وی نشان دهنده وضعیت سلامت راننده و امکان پذیرش وی برای رانندگی است.

3. در قسمت "کار راننده و ماشین" در ستون 5 "خوانش های سرعت سنج" مکانیک ایست بازرسی (ایست بازرسی) یا بخش کنترل فنی (OTK) هنگام خروج ماشین از خط، قرائت سرعت سنج را یادداشت می کند و در ستون 6 مهر "زمان واقعی" - زمان واقعی خروج ماشین از گاراژ را تنظیم می کند. در صورت نقص یا عدم وجود مهر ساعت، زمان به صورت دستی به ترتیب زیر ثبت می شود: روز، ماه، ساعت، دقیقه.

4. در بخش "جابه‌جایی سوخت" در ستون 12 "موجودی باقیمانده هنگام خروج" مکانیک ایست بازرسی یا بخش کنترل کیفیت، مقدار سوخت موجود در باک خودرو را هنگام خروج ثبت می‌کند و صحت همه ورودی‌های انجام شده را با امضای در خودرو تأیید می‌کند. این ستون

5. در خطوط اختصاص یافته به قابلیت سرویس دهی فنی خودرو، مکانیک ایست بازرسی یا OTK با امضای انتقال خودرو به راننده در شرایط فنی سالم و اجازه خروج از گاراژ را تایید می کند. در خطوط تعیین کننده راننده پذیرنده خودرو، راننده با امضا و دریافت تکلیف، قبولی خودرو را در شرایط فنی سالم تایید می کند.

پر کردن بارنامه در خط به ترتیب زیر انجام می شود:

1. در بخش "توالی تکلیف" فرم N 4-c:

1.1. ستون 27 تعداد سواری های انجام شده را به ترتیب ثبت می کند. این ورودی برای توزیع اسناد حمل و نقل پیوست شده توسط سفرها در نظر گرفته شده است.

1.2. در ستون های 36-38 «تعداد اسناد حمل پیوست (TTD)» فرستنده کلیه شماره های اسناد حمل و نقل مربوط به این سفر را ثبت می کند.

1.3. ستون های 28-30 "ورود" نشان دهنده تعداد و زمان (ساعت و دقیقه) ارائه بارنامه توسط راننده به فرستنده یا گیرنده در دروازه ورودی یا در ایست بازرسی در نقاط بارگیری یا تخلیه (به استثنای ایستگاه های راه آهن) است. . در صورت عدم وجود دروازه ورودی یا ایست بازرسی، ستون مشخص شده پر نمی شود، زمان رسیدن به نقطه بارگیری یا تخلیه در بارنامه (TGN) درج می شود.

1.4. ستون های 39 و 40 نام فرستنده را نشان می دهد، فرستنده امضا و مهر می گذارد و صحت مشخصات بارنامه پر شده توسط او را تأیید می کند.

2. در قسمت "قطع در خط"، امدادگر فنی یا شخص مجاز در ستون های مربوطه باید علت توقف، تاریخ و زمان شروع و پایان توقف را قید و این سوابق را با خود گواهی کند. امضا

3. در خطوط "علامت های ویژه" در سمت جلو، اطلاعاتی ثبت می شود که توسط فرم بارنامه ارائه نشده است (علامت های پلیس راهنمایی و رانندگی، مشتریان در صورت امتناع از بارگیری خودرو، خدمات مختلف جاده ای و غیره) .

هنگامی که ماشین به گاراژ باز می گردد، بارنامه به ترتیب زیر پر می شود:

1. بخش "نتایج عملکرد خودرو و تریلر" مصرف سوخت، زمان انجام وظیفه، تعداد سواری و ورود، مسافت پیموده شده (طبق سرعت سنج)، حجم حمل و نقل را نشان می دهد.

2. در قسمت «جابجایی سوخت» ایست بازرسی یا مکانیک OTK ستون 13 «تراز پس از بازگشت» را پر کرده و زیر آن علامت می دهد. در همان قسمت، سوخت‌رسان، تکنسین سوخت و روان‌کارها یا افراد مجاز با تحویل سوخت و روانکارها توسط راننده، ستون 14 «تحویل شده» را پر کرده و زیر آن امضا می‌کنند.

3. در ردیف «راننده تحویل شده» راننده با امضا گواهی می دهد که خودرو سالم (عیب) فنی به مکانیک پاسگاه یا واحد کنترل کیفی تحویل داده شده است. مکانیک ایست بازرسی یا OTK در خط "پذیرفته شده" دریافت خودرو از راننده را در وضعیت فنی سالم (عیب) با امضا تأیید می کند.

پس از اینکه راننده بارنامه را به پایان رساند، اعزام کننده یا شخص مجاز دیگری آن را به ترتیب زیر پر می کند:

1. در قسمت "کار راننده و ماشین" در ستون 6 "مسافت صفر" طبق جدول مسافت، دیسپچر فاصله گاراژ تا اولین بارگیری و از آخرین نقطه تخلیه تا گاراژ را ثبت می کند.

2. در بخش "جابجایی سوخت"، در ستون 15 "نرخ تغییر نرخ"، توزیع کننده یک نرخ تغییر در میزان مصرف سوخت مرتبط با کارکرد خودرو را با نرخ افزایش مصرف سوخت، که رایج برای کل روز کارکرد خودرو، در ستون 16 «زمان کارکرد تجهیزات ویژه» و ستون 17 «زمان کارکرد موتور» بر اساس ورودی های مربوطه در ضمیمه بارنامه، TTL به ترتیب زمان کارکرد تجهیزات ویژه را ثبت می کند. زمان کار اضافی موتور در شرایط عملیاتی خاص (عملکرد موتور در حال چرخش مکانیزم های بارگیری و تخلیه و غیره). این جزئیات برای تعیین میزان مصرف سوخت اضافی مورد نیاز است. ارسال کننده صحت پر کردن این مشخصات را با امضای زیر ستون های مربوطه تأیید می کند.

3. در بخش "توالی اجرای کار" ارسال کننده در ستون 27 تعداد کل سفرها را می نویسد (سلول "کل" و در خط "TGD در مقدار" - تعداد کل اسناد حمل و نقل تحویل داده شده است. راننده امضا می کند. در خط "راننده تحویل داده شد" و اعزام کننده - در خط "دیسپچر پذیرفته شد".

پر کردن فرم بارنامه N 4-p با ویژگی های زیر مشخص می شود:

1. در بخش "تکالیف به راننده" در ستون 18 "در اختیار چه کسی ..." بر اساس درخواست یا سفارش یک بار مشتری، ارسال کننده نام و آدرس مشتری را یادداشت می کند. در ستون های 19 و 20 - زمان ورود و خروج برنامه ریزی شده ، در ستون 21 - تعداد ساعات کار برنامه ریزی شده و در ستون 22 - تعداد سواری طبق برنامه ، ماشین باید در اختیار آنها باشد تا کار را انجام دهد.

2. کوپن پارگی مشتری که مبنای ارائه فاکتور توسط شرکت خودروسازی برای پرداخت خدمات حمل و نقل بوده و ضمیمه آن می باشد توسط مشتری پر می شود. در آن مشتری:

2.1. بر اساس بارنامه ارائه شده توسط راننده، شماره و تاریخ صدور بارنامه، نام شرکت خودروسازی که حمل کالا بر روی آن حمل کالا انجام می شود، مارک ها و شماره های دولتی را پر می کند. وارد ماشین و تریلر در خطوط مربوطه.

2.2. در خط "مشتری" نام سازمان، نام خانوادگی و حروف اول مقام مسئول استفاده از خودرو را یادداشت می کند.

2.3. در خطوط "Arrival ..." و "Departure ..." زمان ورود و خروج خودرو از مشتری را نشان می دهد.

2.4. در خطوط "TGD پیوست" شماره TGD را که یک نسخه از آن به بارنامه پیوست شده است وارد کنید و تعداد کل آنها را نشان می دهد.

2.5. در خط "تعداد سواری"، تعداد کل سواری های تکمیل شده است.

2.6. در خط "امضا و مهر مشتری" امضا و مهر می گذارد که صحت پر کردن جزئیات خطوط مربوطه بارنامه را تأیید می کند.
پرکردن صحیح بارنامه به عهده رؤسای سازمان و همچنین مسئولین بهره برداری از کامیون ها و مشارکت در تکمیل سند می باشد.
بارنامه ها همراه با اسناد حمل در سازمان ذخیره می شود و امکان بررسی همزمان آنها را فراهم می کند.

"ژورنال حرکت بارنامه" یک فرم تخصصی برای پر کردن اوراق توسط شرکت ها است که در چارچوب قانون با حکم کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه در سال 1997 تصویب شده است. این فرم در صورتی مرتبط و قابل اجرا است. وسایل نقلیه در ترازنامه سازمان وجود دارد و بارنامه ها برگه صادر می شود. با استفاده از این فرم می توانید یک سوابق تحلیلی دقیق از اسنادی که برای راننده صادر می شود را نگه دارید. همچنین ژورنال بارنامه شامل فیلدی است که تاریخ پذیرش برگه توسط حسابدار در آن قید شده است. این برای تنظیم جریان اسناد بسیار راحت است، می توانید بلافاصله دریابید که کدام یک از کارمندان مقررات توافق شده برای ارائه اسناد را نقض می کند.

سند را می توان در چندین فرمت ذخیره و ضبط کرد، به ویژه - به صورت چاپی و الکترونیکی، که برای ذخیره، ضبط و سازماندهی اطلاعات راحت است. این سند حاوی اطلاعاتی در مورد تمام برگه هایی است که صادر شده است و این به نوع فرم آنها بستگی ندارد. اسناد مشمول شماره گذاری انتها به انتها هستند. به نظر می رسد که شما باید به طور منظم یک گزارش خلاصه را نگه دارید، زیرا درست نیست که آن را به ماسبق کنید.

ترکیب سند

در واقع کاغذ شامل ملزومات و ویژگی های متعددی است که از نظر فیزیکی جلد و بخشی از ارزش جدول است. در داخل جلد، نام شرکت و دوره زمانی که مجله برای آن ساخته شده است، ذکر شده است. در عنصر جدول، چندین مقدار مهم وجود دارد.

• مقدار عدد (برای هر سند فردی است)؛
• تاریخ در زمان پر کردن و صدور مشخص شده است.
• اطلاعات در مورد راننده و شماره پرسنل؛
• شماره ماشین (ارزش گاراژ)؛
• امضای کارمند برای دریافت سند در دستان خود؛
• امضای مأمور اعزام برای پذیرش برگه از افسر رانندگی وسیله نقلیه مربوطه.
• امضای حسابدار و نشانی از دوره (تاریخ) که در آن بارنامه و اسناد راننده پذیرفته شده است.
• یادداشت به روز شخصی که این فرم را نگهداری می کند.

این یادداشت برای رمزگشایی اطلاعات موجود در ستون‌های دیگر در نظر گرفته شده است تا هر کاربر علاقه‌مند گزارش بتواند اطلاعات موجود در جدول را درک کند.

فرم ثبت بارنامه شماره 8 که در وب سایت قابل دانلود است باید مستقیماً توسط یکی از کارمندان شرکت که دارای اختیارات ویژه برای این امر است پر شود. اگر سند توسط یک شرکت شخص ثالث بر اساس یک رابطه قراردادی صادر شده باشد، می توان متخصصی از یک سازمان شخص ثالث که قراردادی با آن منعقد شده است، که موضوع آن خدماتی از این نوع است، پر کرد. . تمام تفاوت های ظریف در رابطه قراردادی با این شرکت بیان شده است، به طوری که بعداً هیچ سؤال غیر ضروری در مورد اینکه چه کسی، چه زمانی این یا آن فرم را پر می کند و چگونه پرداخت خدمات انجام می شود، وجود ندارد. ثبت بارنامه دارای الگوی پر کردن خاصی است ، یک کارمند عادی که قبلاً با چنین فرمی روبرو نشده است ممکن است آن را به اشتباه پر کند که به ناچار جریمه مقامات نظارتی را در پی خواهد داشت.

تهیه بارنامه یک فرآیند پر زحمت است. بسیاری از رانندگان در صورت نداشتن فرم های تایید شده خاص دچار مشکل می شوند. کارفرمایان نیز از این رنج می برند - آنها می توانند 100 هزار روبل جریمه بپردازند. برای جلوگیری از هرگونه سوال، نه تنها باید بارنامه، بلکه گزارش حرکت آنها را نیز نگه دارید.

ما فرم های صحیح، نمونه هایی از این اسناد را لیست می کنیم.

قوانین پر کردن رجیستر حرکت بارنامه

برای کنترل جابجایی بارنامه هایی که برای رانندگان سازمان صادر می شود، مدیریت یا حسابدار باید دفترچه ویژه ای داشته باشند که کلیه اسناد صادر شده در آن ثبت شود.

جلد مجله باید طبق فرم شماره 8 پر شود. این شامل نام شرکت، کدهای فرم، و همچنین تاریخ شروع و پایان حسابداری، یا دوره ای است که برای آن گزارش می دهید.

روی جلد مهر نشده است. در انتهای سند چسبانده می شود و تمام سوابق را منگنه و تایید می کند.

پس از نام سند، جدول 9 فصلی تنظیم شود. به هر حال، یک حسابدار حرفه ای می داند که یک مجله حسابداری را می توان در برنامه 1C: Enterprise نگهداری کرد. ورود رکوردها به پایگاه داده کار سختی نیست. اما یک چیز وجود دارد: مجله باید چاپ شود تا راننده، اعزام کننده و حسابدار بتوانند امضا کنند.

مجله را می توان برای هر دوره صادر کرد - بیش از 1 سال. اگر شرکت شما به تعداد کافی حمل و نقل در ماه انجام می دهد، بهتر است هر ماه یک مجله جدید راه اندازی کنید. هنگام بستن سند، کلیه داده ها باید با بارنامه بررسی شده و توسط رئیس شرکت مهر و امضا شود. اگر سازمان فقط چند سفر در سال داشته باشد، کنترل سالانه قابل انجام است.

دانلود فرم صفحه ثبت جابجایی بارنامه با فرمت Exel

نمونه فرم بارنامه خودرو - فرم شماره 3

دانلود فرم بارنامه خودروی سواری شماره 3 با فرمت ورد

بارنامه ماشین مخصوص - نمونه و فرم شماره 3 ویژه

دانلود فرم بارنامه خودروی خاص فرم شماره 3 ویژه با فرمت Exel

نمونه و فرم بارنامه ماشین تاکسی - فرم شماره 4

فرم بارنامه تاکسی خودروی سواری شماره 4 را با فرمت ورد دانلود کنید

بارنامه کامیون - نمونه و فرم شماره 4 ج

ثبت حرکت بارنامه یک فرم استاندارد است که در شرکت هایی که وسایل نقلیه در ترازنامه دارند استفاده می شود. در مقاله، ما تجزیه و تحلیل خواهیم کرد که آیا مجله اجباری است، چگونه سند را به درستی پر کنید، چه کسی مسئول نگهداری آن است.

چرا به یک مجله ثبت حرکت بارنامه نیاز دارید؟

بر اساس قوانین جاری، کلیه واحدهای تجاری دارای خودرو در ترازنامه خود موظفند سوابق مصرف سوخت را بر اساس سوابق مندرج در بارنامه نگهداری کنند. این تعهد هم به سازمان ها و شرکت ها و هم به افراد ثبت نام شده در قالب یک کارآفرین فردی اختصاص داده می شود.

برای سیستماتیک کردن گردش کار از نظر تهیه و پردازش بارنامه ها، از یک سند ویژه استفاده می شود - مجله حرکت بارنامه. برای کنترل زمان ارسال بارنامه ها به دیسپچر و ارسال بعدی آنها به بخش حسابداری برای حذف هزینه های سوخت طراحی شده است.

آیا ثبت جابجایی بارنامه الزامی است؟

از زمان معرفی مجله در سال 1376، سند برای سازمان ها و بنگاه ها بدون توجه به شکل مالکیت و ساختار سازمانی و قانونی اجباری بوده است. شرکتی که در ترازنامه آن وسایل نقلیه ثبت شده بود، باید ثبت حرکت بارنامه ها را بدون نقص نگه می داشت.

در سال 2013 ، تغییرات قانونی لازم الاجرا شد که بر اساس آن الزام به نگهداری مجله برای سازمان ها و کارآفرینان لغو شد. بنابراین، از دوره مشخص شده، تصمیم در مورد نیاز به استفاده از مجله در هنگام حسابداری حرکت بارنامه توسط هر واحد تجاری به صورت فردی و بر اساس نیازهای تولید گرفته می شود.

طبق روال فعلی، در حال حاضر این مجله در فعالیت های خود توسط شرکت های بزرگ و همچنین شرکت های حمل و نقل و لجستیک که دارای ناوگان بزرگی از وسایل نقلیه هستند استفاده می شود.

فرم ثبت حرکت بارنامه

ثبت جابجایی بارنامه ها (فرم شماره 8) در یک فرم یکپارچه تایید شده توسط فرمان کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه به شماره 78 مورخ 28 نوامبر 1997 پر می شود. برخلاف فرم بارنامه که ، با توجه به نوآوری های قانونی در سال های اخیر، دستخوش تغییراتی شده است، فرم شماره 8 مجله حسابداری حرکت بارنامه ها از زمان ارائه سند در سال 1997 بدون تغییر باقی مانده است.

از سال 1997 تا 2013، شرکت ها و سازمان ها این سند را منحصراً مطابق با فرم تأیید شده تکمیل کردند. از سال 2013 (یعنی از زمان لغو الزام به نگهداری مجله) فرم شماره 8 ماهیت توصیه ای داشته است. به عبارت دیگر، واحدهای تجاری این حق را دارند که بر اساس ویژگی‌های فعالیت یک سازمان خاص، فرم را تغییر دهند و ستون‌های جدیدی به آن اضافه کنند و ستون‌های غیر ضروری را حذف کنند.

اگر شرکت در مورد نیاز به نگهداری مجله تصمیم بگیرد، این واقعیت باید در خط مشی حسابداری، همراه با فرم انتخاب شده سند (استاندارد یا اصلاح شده) ثبت شود.

مسئول نگهداری مجله

قوانین قانونی فعلی الزامی به نگهداری مجله برای ثبت حرکت بارنامه برای یک موقعیت خاص (بخش و غیره) ندارد. بنابراین، شرکت ها این حق را دارند که به طور مستقل کارمندی را انتخاب کنند که مسئول نگهداری مجله باشد. به عنوان یک قاعده ، چنین کارمندی اعزام کننده بخش حمل و نقل است که بارنامه ها را از رانندگان می پذیرد و آنها را به حسابدار تحویل می دهد تا هزینه های سوخت را مطابق با هنجارهای تعیین شده حذف کند.

شخصی که مسئول نگهداری مجله حرکت بارنامه است باید در رویه حسابداری ثبت شود. به طور کلی، این سند موقعیت کارمندی را نشان می دهد که وظایف او پر کردن مجله است.

نحوه صحیح نگه داری دفترچه خاطرات

در حال حاضر، قانون هیچ الزامات روشنی را برای نگهداری مجله ارائه نمی کند، و بنابراین روش صدور سند به صلاحدید شرکت باقی می ماند. در زیر الگوریتمی از اقدامات برای گردآوری و پر کردن مجله ارائه شده است که با در نظر گرفتن توصیه های کلی نظارتی تهیه شده است:

مرحله 1. انتخاب فرم مجله

در مرحله مقدماتی، شرکت در مورد فرمی تصمیم می گیرد که مطابق آن مجله ثبت حرکت بارنامه ها تنظیم شود. شرکت حق دارد:

• استفاده از فرم واحد شماره 8 مصوب مصوبه 78 مورخ 7 آبان 97 کمیته آمار کشوری؛
• فرم اصلاح شده شماره 8، تکمیل آن با ستون های جدید و حذف موقعیت های غیر ضروری.
• یک فرم سند کاملاً جدید مطابق با ویژگی های جریان اسناد داخلی شرکت ایجاد کنید.

گام 2. انتخاب فرد مسئول

قبل از اقدام برای تأیید فرم سند، مدیریت شرکت باید کارمندی را انتخاب کند که مجله را پر می کند. این می تواند کارمندی باشد که فعالیت هایش مستقیماً با تهیه بارنامه ها مرتبط است (دیسپچر یا رئیس بخش حمل و نقل ، یکی از رانندگان و غیره) یا کارمند بخش دیگری (تجار ، کارمند بایگانی و غیره).

مرحله 3. انعکاس ترتیب پر کردن مجله در سیاست حسابداری

پس از انتخاب فرم مجله و تأیید شخص مسئول نگهداری آن، این اطلاعات در خط مشی حسابداری یا در سند دیگری که جریان اسناد داخلی شرکت را تنظیم می کند منعکس می شود (به عنوان مثال، رویه نگهداری سند داخلی). جریان). داده های مربوط به روش نگهداری مجله در قالب یک بخش جداگانه با اطلاعات زیر منعکس شده است:

• تاریخ شروع استفاده از مجله (به عنوان مثال، مجله باید از تاریخ 01.01.2018 پر شود).
• فرم تایید شده مجله (می تواند به عنوان ضمیمه رویه یا خط مشی حسابداری تنظیم شود)؛
• شخص مسئول نگهداری مجله (موقعیت، واحد ساختاری)؛
• ویژگی های مجله (سند به مدت 1 سال، نیم سال، سه ماهه، ماه و غیره تهیه می شود).
• روش پر کردن مجله (مهلت انتقال بارنامه از راننده به دیسپچر، از دیسپچر به حسابدار).

مرحله 4. با استفاده از مجله

پس از لازم الاجرا شدن رویه حسابداری، مجله باید به روش مصوب نگهداری شود:

1. کارمند مسئول (به عنوان مثال، توزیع کننده بخش حمل و نقل) شروع به نگهداری مجله می کند، یعنی آن را امضا می کند (مدت و تاریخ شروع تعمیر را نشان می دهد) و صفحات را شماره گذاری می کند.
2. رانندگان هر روز (هفتگی) بارنامه ها را پر می کنند و پس از آن آنها را به اعزام کننده منتقل می کنند و او نیز به نوبه خود ارسال مدارک را به مجله ثبت می کند. هنگام انتقال بارنامه به دیسپاچر، راننده امضای خود و تاریخ فعلی را در مجله قرار می دهد.
3. پس از دریافت بارنامه از رانندگان، اعزام کننده آنها را به بخش حسابداری منتقل می کند. واقعیت انتقال هر سند با امضای حسابدار و اعزام کننده با ذکر تاریخ فعلی ثبت می شود.
4. حسابدار با پذیرش بارنامه ها از دیسپچر ، هزینه های حذف سوخت را مطابق با هنجارهای تعیین شده در حسابداری منعکس می کند.

انتقال بارنامه به دیسپچر و متعاقباً به بخش حسابداری طبق شرایط مصوب در سیاست حسابداری انجام می شود. به عنوان مثال، رانندگان LLC "Magnat" موظفند یک هفته قبل از دوشنبه آینده، بارنامه را ارسال کنند. در این صورت وظیفه دیسپچر این است که حداکثر تا پنجمین روز ماه بعد، داده ها را در مجله وارد کرده و بارنامه های ماه گزارش را به حسابداری منتقل کند.

مرحله-5. دوخت و ذخیره ژورنال

در پایان مجله، سند منگنه شده و برای ذخیره به آرشیو منتقل می شود. به طور کلی مدت نگهداری مجله 5 سال است.

پر کردن نمونه

بیایید به یک مثال نگاه کنیم. طبق سیاست حسابداری LLC "Flagman" ، رانندگان وسیله نقلیه حداکثر تا دوشنبه هفته آینده بارنامه های هفته گذشته را به اعزام کننده بخش حمل و نقل منتقل می کنند. دیسپچر بارنامه ها را برای دوره از اول تا پانزدهمین روز ماه گزارش قبل از روز بیستم ماه گزارش ارسال می کند. بارنامه ها در گزارش ترافیک راهنامه منعکس می شوند.

بارنامه		راننده		شماره گاراژ خودرو	راننده یک p / list دریافت کرد	دیسپچر یک لیست p / و اسناد را از راننده دریافت کرد	حسابدار یک لیست p / را از توزیع کننده دریافت کرد
№	تاریخ صدور	نام و نام خانوادگی	برگه خیر
14-71	04.06.18	کولیکوف اس.د.	1233	104	کولیکوف 04.06.18	استاروا 07.06.18	بولکینا
13-22	04.06.18	شیمانوف دی.ال.	4014	99	شیمانوف 04.06.18	استاروا 06.06.18	بولکینا
18-33	04.06.18	Skuratov S.V.	3088	86	اسکوراتوف 04.06.18	استاروا 11.06.18	بولکینا

فرم مجله ثبت حرکت بارنامه از اینجا قابل دانلود است ⇒ .

آیا می توان ثبت حرکت بارنامه ها را به صورت الکترونیکی نگه داشت؟

طبق قوانین فعلی، سازمان حق نگهداری مجله را به صورت الکترونیکی برای خود محفوظ می دارد. در این مورد، مشابه رویه عمومی، شرکت در سیاست حسابداری به موارد زیر نیاز دارد:

• فرم مجله؛
• شخص مسئول؛
• روش پر کردن سند