Примерен протокол от бизнес среща. Протокол от производствената среща

протокол- документ, съдържащ последователен протокол за хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, заседания, конференции и заседания на колегиални органи.

Протоколът отразява дейността по съвместно вземане на решения от колегиален орган или група служители. От протоколите от срещи, създадени в управленската дейност на организациите, трябва да се разграничат протоколите на разследващите, някои административни органи и органи на обществения ред (например протокол на санитарния инспектор, протокол от пътнотранспортно произшествие и др. ), както и протоколите от договорен тип (протоколи за разногласия, протоколи за договаряне на разногласия, протоколи за договаряне на цените и др.).

Заседанията на постоянни и временни колегиални органи (колегиуми на федерални органи на изпълнителната власт, събрания на трудови колективи, събрания на акционери, заседания на съвети на директорите и др.) Подлежат на задължително записване.

Протоколът се съставя въз основа на записки, направени по време на заседанието (заседанието), представени резюмета от доклади и изказвания, удостоверения, проекти на решения и други материали.

Протоколът води секретарят или друго определено лице. За правилността на вписванията в протокола отговарят председателят и председателят на заседанието секретар.

Протоколите могат да бъдат публикувани в завършенили краткоформа, в която се пропуска ходът на обсъждането на въпроса и се записва само взетото решение по него.

Решението каква форма да се води протоколът на заседанието се взема от ръководителя на колегиалния орган или от ръководителя на организацията.

Заглавието на протокола е наименованието на вида колегиална дейност (събрание, събрание и др.) и наименованието на органа, чиято дейност се записва (протокол от заседанието на атестационната комисия ...; протокол от общ. събрание на акционерите...).

Текст пълен протоколсе състои от две части: уводна и основна.

V уводна частпосочват се инициалите и фамилните имена на председателя (председателят), секретаря, присъствал на заседанието и при необходимост на лицата, поканени на събранието (заседанието). Ако на събранието (събранието) присъстват представители на различни органи и организации, се посочва работното място и длъжността на всяко лице.

Ако броят на присъстващите надвишава 15 души, в уводната част на протокола се прави препратка към списъка, който е неразделна част от протокола, например:

Присъстват: 25 души. (списъкът е приложен).

Думите „Председател“, „Секретар“, „Присъствал“ се отпечатват вляво от нулевата позиция на табулатора (от полето), разделени с две интервали от заглавието и едно от друго.

Встъпителната част на протокола завършва с дневен ред, съдържащ списък на разглежданите въпроси, подредени по тяхната важност, с посочване на оратора по всеки разглеждан въпрос. Точките в дневния ред са формулирани с предлог "О", "За", отпечатан от границата на лявото поле и номериран с арабски цифри.

Главна часттекстът на протокола се състои от раздели, съответстващи на точките от дневния ред. Текстът на всеки раздел е структуриран по следната схема:

СЛУШАХ: ...
ГОВОРИ: ...
БЕ РЕШЕНО (РЕШЕНО): ...

Разделът „СЛУШАХ“ съдържа фамилията и инициалите на говорещия, съдържанието на неговия доклад (съобщение, информация, доклад). Ако текстът на доклада е представен от оратора в писмена форма, се допуска след посочване на темата на речта да се направи бележка: „текстът на доклада е приложен“.

Разделът „ГОВОРИ“ съдържа имената и инициалите на изказалите се в дискусията лица, както и техните изказвания, включително въпроси към оратора. При необходимост след фамилията на говорещия се посочва неговата длъжност.

В раздела "РЕШИ (РЕШИ)" се записва решението, което е формулирано кратко, точно, сбито, за да се избегне двусмислено тълкуване. Заедно с решението се посочва броят на подадените гласове "за", "против", "въздържал се", както и списъкът на лицата, които не са участвали в гласуването. Решението може да съдържа една или няколко точки, те са подредени по важност, всяка от тях е номерирана.

Думата "СЛУШАХ" се предхожда от цифра в съответствие с дневния ред. Думите "СЛУШАХ", "ГОВОРЯХ", "РЕШЕНО (РЕШЕНО)" се отпечатват от лявото поле с главни букви и завършват с двоеточие. Текстът на разделите "СЛУШАХ", "ГОВОРЯХА", "РЕШИХ (РЕШИХ)" се отпечатва с 1,5 междуредово разстояние от нов ред. Всяко фамилно име и инициали на говорещите се отпечатват на нов ред в именителен падеж, като записът на речта се отделя от фамилното име с тире.

Текст кратки минутисъщо се състои от две части. Уводната част съдържа инициалите и фамилните имена на председателстващия (председателя), секретаря, както и инициалите и фамилните имена на присъстващите. Думата „Присъствал“ се отпечатва от границата на лявото поле, подчертана, последвана от двоеточие. Отдолу са отпечатани имената на длъжностите на присъстващите, а вдясно от наименованията на длъжностите - инициалите и фамилните им имена. Длъжностните наименования могат да бъдат посочени в общи условия. Заглавията на многоредови задания на присъстващите се отпечатват с 1 редово разстояние.

Списъкът е отделен от основната част на протокола с плътна линия.

В основната част на протокола се посочва номерът на въпроса в съответствие с дневния ред, съдържанието на въпроса и взетите решения. Името на въпроса е номерирано с римски цифри и започва с предлога "О" ("Относно"), отпечатано е в центъра с размер на шрифта 15 и подчертано с един ред под последния ред на разстояние не повече от един интервал. Под реда са посочени имената на длъжностните лица, които се изказаха по време на обсъждането на този въпрос. Фамилните имена са отпечатани с 1 редово разстояние. След това се посочва взетото решение по въпроса.

Примери за съставяне на пълен и кратък протокол са дадени в Приложение 16 към Методическите препоръки за разработване на инструкции за управление на деловодството във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени със заповед на Федералната архивна агенция от 23 декември 2009 г. № 76.

Протоколът от заседанието се подписва от председателя и секретаря. В особено важни случаи говорещите трябва да заверят протокола, визите се поставят в лявото поле на документа на нивото на записа на речта.

Датата на протокола е датата на събитието (среща, среща и т.н.). Ако е продължило няколко дни, тогава датите на началото и края на срещата са посочени след тире. Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

На протоколите се присвояват поредни номера в рамките на календарната година поотделно за всяка група протоколи: протоколи от заседания на борда, протоколи от съгласуване, експертни съвети и други органи. Протоколите от съвместни заседания имат съставни номера, включително поредните номера на протоколите на организациите, взели участие в заседанието.

Копия от протоколите, ако е необходимо, се изпращат на заинтересовани организации и длъжностни лица в съответствие с пощенския списък; указателят се съставя и подписва от изпълнителния директор на подразделението, подготвило разглеждането на въпроса. Копия от протоколите се заверяват с печата на Службата за управление на деловодството.

Взетите решения се съобщават на изпълнителите под формата на извлечения от протоколите, които се съставят на съответния формуляр и се удостоверяват с печата на Службата по деловодство.

Извлечение от протоколапредставлява точно копие на частта от текста на оригиналния протокол, свързана с въпроса от дневния ред, за който се изготвя извлечението.

Извлечение от протокола възпроизвежда всички детайли на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, той също го заверява.

Подзаконовите нормативни актове могат да определят допълнителни изисквания към определени видове протоколи, които трябва да се вземат предвид при тяхното изготвяне и изпълнение.

Например, при съставянето на протоколи от заседанията на съвета на директорите (надзорния съвет) на акционерно дружество трябва да се вземат предвид изискванията, установени от следните регулаторни правни актове:

Федерален закон от 26 декември 1995 г. № 208-FZ "За акционерните дружества";
Кодексът за корпоративно поведение, одобрен на заседание на правителството на Руската федерация от 28 ноември 2001 г. (протокол № 49), препоръчан за прилагане със заповед на Федералната комисия за пазара на ценни книжа от 4 април 2002 г. 421 / r.

На срещи, срещи, сесии, конференции.

Протоколите документират дейността на постоянно действащите колегиални органи, като колегиуми на комисии и министерства, общински органи на управление, както и научни, технически, методически съвети. Освен това могат да се записват и срещи, проведени от ръководители на структурни поделения, заместник генерални директори, директори.

Обичайно е да се съставят протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, семинари и др.).

Протоколът се съставя от секретаря въз основа на записките, които е водил на заседанието. Това могат да бъдат кратки бележки, преписи или записи на диктофон. За изготвяне на протокола секретарят събира резюмета от доклади и изказвания, проекти на решения преди заседанието.

протокол издадена на общ формуляр.

Заглавие, дата и номер на протокола

Заглавието на протокола ще бъде име на колегиален орган или вид събрание... Например Протоколът (какво?) от заседанието на педагогическия съвет; срещи на ръководители на структурни поделения и др.

Датата на протокола е датата на заседанието (протоколът по правило се съставя след заседанието). Ако срещата е продължила няколко дни, датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на събранието в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Текст на протоколавключва следните части:

въвеждащ;
основният.

Уводна част

В уводната част на протокола след заглавието се дават имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието. На нов ред след думата " Присъствал»По азбучен ред избройте имената и инициалите на присъстващите на срещата длъжностни лица.

Ако на срещата имаше хора от други, тогава след думата „Присъстваха“ думата „ Поканени»И е посочен списъкът на поканените лица, в този случай длъжността и името на организацията са посочени преди всяко фамилно име.

В уводната част на протокола е посочен дневният ред.

Състои се от изброяване на въпросите, които се обсъждат на срещата, и фиксира последователността на тяхното обсъждане и имената на лекторите (говорителите). Всеки въпрос от дневния ред е номериран с арабски цифри, формулиран е с помощта на предлозите „О“ или „Относно“. Например: „Относно одобрението на образователни програми“; „При обобщаване на резултатите от учебната година.“

За всяка точка се посочва докладчик (служебното лице, изготвило въпроса).

Главна част

В съответствие с последователността на въпросите от дневния ред се съставя текстът на основната част на протокола - той трябва да съдържа толкова раздели, колкото точките, включени в дневния ред.

По този начин заглавната част на протокола винаги се форматира по същия начин. Но текстът на протокола може да бъде представен в различни форми: кратък или пълен.

Кратък протокол- фиксира обсъжданите на срещата въпроси, имената на лекторите и взетите решения. Такива протоколи се водят най-често в случаите, когато срещата е от оперативен характер (виж фиг. 3.3.).

Пълен протокол- съдържа информация не само за обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и достатъчно подробни записи, които предават съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, въпросите и отговорите изразени, забележки, позиции. Пълният протокол позволява да се документира подробна картина на срещата (вж. Фигура 3.4).

Ориз. 3.3. Пример за кратък протокол

Ориз. 3.4. Пример за пълен протокол

При използване на каквато и да е форма на протокола, текстът ще бъде разделен на толкова части, колкото точките в дневния ред.

Всеки раздел има три части: „ЧУХА“, „ГОВОРИ“, „РЕШИ“ („РЕШЕНО“), които се отпечатват от лявото поле с главни букви. Този дизайн ви позволява да подчертаете в текста речта на главния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитивната част, в която е формулирано решението.

В частта " СЛУШАХ»Посочва се текстът на речта. В началото на текста на нов ред, в именителен падеж, посочете фамилията на говорещия. Записът на представлението се отделя от фамилията с тире. Речта е представена в трето лице единствено число. Разрешено е да се посочи вместо записа на речта след фамилното име („Записът на речта е приложен“, „Текстът на доклада е приложен“).

В последния случай докладите стават приложение към протокола.

В частта " ГОВОРИ»С нов ред в именителен падеж посочете фамилното име на говорещия и след тире текста на речта или въпроса (ако по време на речта е бил зададен на говорещия).

В частта " БЕШЕ РЕШЕНО"(" РЕШЕНО ") отразява взетото решение по обсъждания въпрос. Оперативният текст се отпечатва изцяло във всякаква форма на протокола.

Текстът на целия протокол се отпечатва с 1,5 редово разстояние.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Протоколът се подписва от секретаря и се предоставя на председателя за подпис в срок до 3 (три) работни дни след заседанието.

Подписите са отделени от текста с 3 редово разстояние. Заглавието на позицията се отпечатва от границата на лявото поле, последната буква в фамилното име е ограничена до дясното поле.

В деня на подписване на протокола от председателя той трябва да бъде регистриран.

Извлечение от протокола

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол, свързан с въпроса от дневния ред, за който се изготвя извлечението. Извлечението възпроизвежда всички детайли на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, той също го заверява. Удостоверителният надпис се изписва на ръка, състои се от думата "Вярно", посочване на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата (виж фиг. 3.5).

Ориз. 3.5. Пример за съставяне на извлечение от протокола

Извлечения от протокола понякога заместват такава директива като решение. В този случай извлечението служи като инструмент за съобщаване на взетите решения на изпълнителите. В този случай секретарят, например на УС, не по-късно от 2 (два) дни след подписването на протокола от заседанието изпраща извлечения от протокола по определени въпроси на отговорните изпълнители. Изявленията се подписват от секретаря.

Извлеченията от протоколите, изпратени до друга организация, подлежат на задължително заверяване с печат.

Истински екземпляри от протоколите се оформят от секретаря по делото според вида на заседанията. Например "Протокол от общи събрания", "Протокол от заседания на Съвета на директорите", "Протокол от срещи с директора" и др. Вътре в корпуса протоколите са систематизирани по номера и хронология. Делата се образуват през календарната година.

Всяка среща, среща и бизнес среща изисква протоколна процедура. В този материал ще разгледаме по-отблизо примерните протоколи, а също и ще говорим за правилата за тяхното проектиране.

От статията ще научите:

Кога е необходимо регистриране

Много членове на секретариата знаят от първа ръка, че подготовката и съставянето на протокол е дълго и досадно начинание. Това се дължи на факта, че този документ съдържа огромно количество информация, чийто обем не е ограничен до една или две страници. Освен това, за да бъде дизайнът на примерния протокол най-правилен, а самият документ по-информативен, е необходимо този процес да започне възможно най-рано. Но за това, на първо място, е необходимо да се разбере в кой случай ще се изисква изготвянето на тази документация. Поради тази причина ще разгледаме основните събития, по време на които ще трябва да водите дневник (извадка е достъпна за изтегляне).

Среща

Известно е, че срещата е едно от най-важните събития в живота на всяка организация. Тя може да бъде планирана, организирана на определени интервали от време или спешна. Във всеки случай ходът на това събитие трябва да бъде записан в протокола от срещата.

Удобството при провеждането на планирани срещи (веднъж месечно, тримесечно, половин година) е, че секретарят има възможност да изготви предварително програма на срещата, да определи хода на събитието, лекторите и броя на въпросите. Наличието на такава информация ви позволява да започнете да изготвяте формуляра на протоколите предварително.

В този случай е важно да се разбере, че по време на срещата винаги се разглеждат текущи въпроси и задачи, които трябва да бъдат решени. Именно това е в основата на протокола или по-скоро разглежданите въпроси, взетите решения, отговорните лица и т.н.

Среща

Има различни видове това събитие: събрание на колегиални органи, акционери, експертна комисия и др. В същото време в този случай абсолютно не е необходимо да има някакви текущи проблеми, които трябва да бъдат разрешени. Напротив, като правило срещата е по-обширна и дългосрочна. Например по време на това събитие може да се определи посоката на дейността на организацията за следващите години, сумиране на резултатите от ефективността на компанията и т.н. Най-просто казано, срещата разглежда текущи въпроси, докато срещата разглежда общи въпроси, свързани с политиката на организацията и нейната дейност.

Важно е да се разбере, че протоколът от срещата трябва също да записва хода на събитието. В същото време в рамките на събитието може да няма решения, но ходът на обсъждането на различни въпроси трябва да бъде отразен в съответния документ.

Имайте предвид, че заседанията на експертната комисия трябва да се провеждат редовно (веднъж годишно), за да се разглеждат въпроси, които възникват ежегодно. Например среща за разглеждане на нова номенклатура на делата, опис на лични досиета, документи, разпределени за унищожаване и др. В този случай всяко решение на ЕК трябва да бъде записано в протокола, в противен случай същата процедура за унищожаване на документи може да стане незаконна при липса на основен документ (в този случай протокол). В същото време формата на протокола от заседанието на комисията може практически да не се променя от година на година.

Примерен протокол от заседанието

Среща

Формулярът на протокола от срещата е много подобен на документацията от срещата. Основната разлика между документите е в самото събитие: ако в срещата участват отговорни лица, тогава срещата може да се проведе сред всички служители на организацията. Поради тази причина броят на участниците в събитието може да бъде многократно по-голям от публиката на срещата, както и продължителността на събитието. В тази връзка е препоръчително да записвате всичко, което се случва с помощта на записващи средства. Впоследствие въз основа на тях се попълва предварително изготвен образец на протокола от заседанието.

Имайте предвид, че протоколът от срещата (образец е представен по-долу) не трябва да съдържа подробни изявления на всички присъстващи. По правило решенията на събития от такъв мащаб се вземат чрез гласуване. В такъв случай сечсе състои от поставените въпроси и резултатите от гласуването с приетите решения.

Примерен протокол от срещата

Прочетете също:

В допълнение към факта, че протоколите, чиято извадка ще разгледаме, се различават по вида на събитието, те могат да имат и пълна и кратка форма. Предлагаме да разгледаме какви са техните разлики.

Кратка форма

Този вид сечсъдържа информация за разглежданите въпроси и взетите решения. Кратките протоколи съдържат и имената на изказалите се и отговорните за взетите решения. Кратката форма не записва пълния ход на събитието, а предоставя само информация за вземането на решения по определени въпроси.

Кратка протоколна извадка

Пълна форма

Тази форма протоколсъдържа по-подробна информация за хода на събитието. Можем да кажем, че в този случай документът показва цялото събитие в хронологичен ред. Освен това пълното записване предполага и подробно представяне на докладите и изказванията на участниците, тяхната позиция, мнения и въпроси.

Пълна извадка от протокола

Дословна форма

Представеният образец на протокола се попълва въз основа на стенограма от събитието или диктофонен запис. Обемът на този документ значително надвишава горните формуляри, тъй като буквално описва събитието. Просто казано, всички изявления, доклади и въпроси, изразени по време на събитието, се записват в този формуляр.

Изготвяне на документ

Пример за съставяне на протокол включва разделяне на текста на две части: уводна и основна. Документът започва с думата "председател". Отпечатва се на два интервала след заглавието, точно от полетата от нулевата позиция на табулатора с главна буква. След тирето посочете името на председателя, инициали. Думата "секретар" също е формализирана. Например,

Председател - В. И. Матвеев Секретар – С. Б. Иванова.

Следва списък на присъстващите. След това е необходимо да се изброят имената на поканените лица, като се посочат техните длъжности. Отбелязваме също, че при разширени срещи и срещи с голям брой присъстващи лица техният състав е посочен само количествено, а фамилният списък е допълнително приложен към протокола.

Образецът за попълване на протокола се състои от раздели, съответстващи на точките от дневния ред. Всяка точка може да съдържа следните части: ЧУТ, ГОВОРЕН, РЕШЕН (РЕШЕН). Тези думи се изписват с главни букви, всяка на нов ред, последвана от двоеточие, и по този начин визуално нарушават текста.

Протокол (пример за компилация)

Регистрация и регистриране

Само правилно ред на регистрацияпротокол (извадка е представена по-долу) може напълно да осигури правната сила на решенията, основата за приемането на които е среща, среща или среща. В този случай основите на регистрацията и регистрирането ще ви помогнат да разберете тази процедура.

Пример за регистрация на протокола е основният административен документ на колегиалното управление и почти винаги се съставя като многостраничен документ. Ето защо при съставянето на първия лист е необходимо да се използва общата форма на организацията или предприятието и ако няма извадка за протокола, тогава документът се съставя на листове хартия А4 с местоположението на детайлите по образец на общия формуляр.

Трябва да се има предвид, че примерът на протокола датира от датата на събитието, а не подготовката и изпълнението на документа. Ако срещата е продължила няколко дни, датата трябва да бъде въведена чрез тире, например 12-15.06.2016. На всеки документ се присвоява собствен номер, съответстващ на поредния номер на събитието, считано от новата календарна година. В този случай броят на сесиите, срещите и срещите се определят отделно един от друг. Мястото на срещата означава града, в който се е състояло събитието.

По-долу е даден протокол, извадка от който можете да изтеглите

Въз основа на резултата от среща, среща или среща почти винаги се съставя протокол по съответния модел. Характеристики на попълване и готов пример за документ можете да намерите по-долу.

По време на срещата винаги се съставя протокол и самото ръководство решава кой модел е най-добре да се използва. Този документ изпълнява няколко функции наведнъж:

Записва информация за всички присъстващи и говорители.
Съдържа всички ключови решения, взети по време на тази среща.
Отразява действителното състояние на процеса на преговори, фиксира ключови споразумения на този етап.

По този начин основната задача на документа е да запише факта на проведената среща и всички решения, взети в резултат.

ЗАБЕЛЕЖКА. Не всички срещи се записват, така че ръководството на дружеството има право самостоятелно да решава в кой случай да изготви отчетен документ и в кой не. Обикновено протоколите се използват на тези срещи, на които се обсъждат въпроси, които пряко засягат бъдещото развитие на организацията.

Законодателството не разработва никакви изисквания за съдържанието на документа и още повече няма единна форма. Следователно всяка компания може да използва собствена бланка. Включително можете да използвате различни версии на формулярите за конкретни случаи (например среща на отдел, извънредна среща или съвместна среща с представители на контрагента).

Обикновено документът отразява следната информация:

Пълно наименование на фирмата, номер на протокол и дата на изготвянето му. Номерирането може да се извършва от край до край - от всяка календарна година.
Състав на присъстващите:

председател на комисията;
изпълнителен секретар, оформящ записи в протокола;
други присъстващи - обикновено списъкът се поставя в края на документа.

Дневен ред – т.е. списък с въпроси за обсъждане. Изготвени предварително и съобщени на всички присъстващи (обикновено специални съобщения се правят няколко дни предварително за срещи).
Списък на ораторите (име, длъжност, тема на речта, повдигнати въпроси).
Решенията, взети в резултат на срещата.
Подписи на председателя и секретаря, преписи от подписи (фамилия и инициали).
Ако към протокола са приложени допълнителни документи, както и материали от аудиозаписи, фото и видео заснемане, този факт задължително се отразява в документа. Накрая изписват думата „Приложения“ и изброяват имената на документи и други материали, техния брой и вид (оригинал или копие), както и броя на страниците.

Формуляр и образец 2019 г

В най-простия случай формата изглежда така.

И като проба можете да изберете следната форма:

ЗАБЕЛЕЖКА. В раздела "РЕШИ" с описание на решението често се дават резултатите от процедурата за гласуване, ако е проведена на заседание. Резултатите се записват чрез просто сумиране на гласовете "ЗА", "ПРОТИВ" и "въздържал се".

Къси и пълни сортове

В една и съща организация могат да се провеждат различни срещи. Значението на конкретна среща зависи от въпросите, които се разглеждат на нея. И те също така определят избора на конкретна проба, според която ще бъде съставен протоколът. Като цяло могат да се разграничат 2 вида документи:

Извлечение от протокола

При необходимост от получаване на информация от протокола се съставя извлечение. Този документ е точно копие на част от протокола. Извлечението трябва да съдържа датата на основния документ, неговия номер и името на фирмата. Коректността на копието се удостоверява с личния подпис на секретаря и/или председателя на събранието.

Характеристики на дирижирането

В случай на отчетни срещи в края на годината обикновено се избират разширени форми на документа. Ако говорим за среща на отделно структурно звено, мениджърите като правило избират най-простия шаблон.

Характеристиките на записване на факти и съхраняване на протокола са както следва:

Образецът на протокола от събранието се одобрява от ръководството на дружеството или конкретно структурно звено на организацията.
Провежда се директно по време на срещата. Назначава се специален служител, който отговаря за изпълнението на документа. В повечето случаи това е секретарят, който действа и като секретар на събранието.
За да се избегнат неточности, неправилно тълкуване на фразите на говорещите, често се прави допълнителен запис на всички събития, случващи се по време на срещата. Използват се средствата за аудио и видео запис. Впоследствие, ако е необходимо, в приложението към протокола се предоставят преписи от изказвания - точни цитати на казаното от служителите и другите поканени лица.
Броят на оригиналните копия се съставя в зависимост от ситуацията. По правило един оригинал е достатъчен. Въпреки това, в случай на среща с участието на съдружник (представители на друга компания), става необходимо да се изготвят 2 оригинала. Обикновено такива срещи се провеждат на различни етапи от бизнес преговорите.
Що се отнася до копията на документа, можете да направите произволен брой от тях. Тази необходимост възниква при провеждане на срещи, решенията на които са задължителни за всички отдели на организацията. След това копия се изпращат до всички структурни подразделения. По правило те са заверени с оригинален печат и саморъчен подпис на ръководителя.

За да се избегнат възможни неточности, се използват инструменти за аудио- и видеозапис, които впоследствие прецизно възпроизвеждат речта на всеки служител или поканено лице.

Упражнение 8

ИНФОРМАЦИОННИ И РЕФЕРАТОРНИ ДОКУМЕНТИ

ПРОТОКОЛ, АКТ

Повечето от документите, създадени от институциите, са информационни и справочни. Тези документи съдържат информация за действителното състояние на нещата. Справочните документи включват: удостоверения, меморандуми, актове, писма и др. Те имат спомагателен характер и не са задължителни за изпълнение. Информацията, съдържаща се в тях, може да бъде взета предвид.

протокол

Протоколът заема специално място в системата на организационно-административната документация. Може да се отнесе към информационни документи (тъй като съдържа информация, съдържа информация за хода на обсъждането на някои управленски въпроси) и тъй като съдържа диспозитив. може да се счита за административен документ.

протокол -, документ, определящ хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, сесии, конференции и други форми на работа на колегиални органи (колегиуми на комисии и министерства, органи на общинската власт, както и учени, технически и методически съвети).

Заседанията на акционерите и заседанията на съветите на директорите подлежат на задължителен протокол.

Протоколите се подават на държавните органи за регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, срещи, семинари и др.).

Протоколът се съставя на базата на записките, водени на заседанието от секретаря ръчно или с диктофон.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола: кратък, пълен или дословен.

Кратък протокол- фиксира обсъжданите на срещата въпроси, имената на лекторите и взетите решения. Препоръчително е да се води протокол само в случаите, когато заседанието е стенографирано, докладите и изказванията ще се представят на секретаря или когато срещата е от оперативен характер.

Пълен протокол -записва не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и доста подробни бележки, които предават съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, въпросите и забележки, забележки, позиции. Пълният протокол позволява да се документира подробна картина на срещата.

Дословен протокол -се съставя на базата на стенографски протокол от срещата (стенограма) и буквално предава процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработване на решение по него.

Пълните и стенографските протоколи се съставят въз основа на ръкописни дословни или касетофонни записи.

Всички видове протоколи се съставят на общ формуляр, който включва следните данни: името на институцията, вида на документа, мястото на датата, индекса на документа, мястото, където е съставен протоколът, мястото за заглавието към текста. Датата на протокола е датата на заседанието. Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата. Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието. Заглавието на текста отразява вида на заседанието или колегиалната дейност (Протокол - заседания на съвета).

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

Във водния раздел на протокола след заглавието се дават имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието. На нов ред след думата присъстват се изброяват фамилните имена, инициалите на постоянните членове на колегиалния орган по азбучен ред (в кратката форма на протокола тези данни са пропуснати), както и фамилните имена, инициалите и длъжностите на поканените. Думите „Председател“, „Секретар“, „Присъствал“ се изписват с главна буква от началото на левия ръб. При съставяне на протокола от разширеното заседание не се посочват имената на участниците, а се посочва общият им брой. Преброяването на участниците се извършва по регистрационни списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола.

Дневният ред е включен във водната част на протокола, като в него се изброяват обсъжданите на срещата въпроси с имената на лекторите (лекторите) и се фиксира последователността на обсъждането им. Той изброява обсъжданите на срещата въпроси с имената на лекторите и фиксира последователността на тяхното обсъждане. Дневният ред на заседанието се изготвя предварително и трябва да включва оптимален брой въпроси.

Основната част на текста на протокола съдържа толкова точки, колкото точки в дневния ред. В съответствие с него секциите са номерирани.

Всеки раздел се състои от три части: „СЛУШАХ“, „ГОВОРИХ“, „РЕШИХ“, които са отпечатани с главни букви, за да се откроят в текста на протокола записите от речта на главния оратор, участниците в дискусията на въпроса и диспозитива, формулиращ решението на въпроса. Със същата цел в текста на протокола фамилията и инициалите на всеки оратор се отпечатват на нов ред в именителен падеж. Изявлението на записа на речта се отделя от фамилното име с тире, посочва се в трето лице единствено число, съдържанието на доклада се изписва под формата на пряка реч. Ако текстът на доклада е преписан или представен от говорещия писмено, тогава след тирето те също пишат с главна буква - "Докладът е приложен".

Преди думата "СЛУШАХ" поставете номера на точката от дневния ред, след - двоеточие.

Обсъждането на доклада е отразено в секция "ГОВОРЕЩИ" Въпросите и отговорите се записват в секция "ГОВОРЕЩИ". Думи - въпрос и отговор не се изписват.

Например:

А. В. Смирнов - Взети ли са мерки за ликвидиране на ...?

Взетите решения се съдържат в раздел "РЕШЕНИ". Ако има няколко решения, те се номерират с арабски цифри с точка. Всяко решение е придружено от посочване на длъжността, фамилията и инициалите на лицето, отговорно за неговото изпълнение и съдържа краен срок, например:

БЕ РЕШЕНО СЛЕДНОТО:

1. Изготвяне на проект на нов Правилник за длъжностните лица. Отговорник - HR мениджър Н.П. Родионова. Краен срок - 18.11.2001г.

Разпоредителната част е изградена по схемата: действие - изпълнител - срок. Изпълнителят може да бъде организация, структурно звено или конкретно длъжностно лице.

Протоколът може да запише решението за одобрение на документ. В този случай протоколът трябва да има препратка към датата и номера на документа, а самият документ да бъде приложен към протокола.

По време на избори резултатите от гласуването за всеки кандидат се посочват в протокола.

Протоколът се подписва от председателя и секретаря. Секретарят редактира текста, въвежда всеки оратор в записа на неговата реч и получава подписа на оратора, който е съгласен със записа на речта му. Протоколът от заседанието за справка, който се избира от президиума, се подписва от председателя, секретаря и всички членове на президиума.

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол. В същото време те възпроизвеждат всички детайли на формуляра, уводната част на текста, въпроса за дневния ред, за който се изготвя извлечението. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, който съставя и удостоверителен надпис. Състои се от думата "Вярно", посочване на длъжността на лицето, удостоверяващо извлечението, личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечението е дадено за предаване на друга организация, то се удостоверява с печат.

Пример за изпълнение на протокола

(с надлъжно подреждане на детайлите)

Герб на Руската федерация

Име на компания

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

дата

_______________________________

Място на публикуване

Заглавие:

Заседанията на комисията по...

Председател - С.С.Смирнов

Секретар - М. И. Антонова

Присъстваха: 30 души (прикачен списък)

(ако до 15 души, тогава в протокола

са посочени фамилни имена с инициали

по азбучен ред, разделени със запетаи)

ДНЕВЕН РЕД:

1. За реда на подготовка за конференцията.

Доклад на мениджъра...

1. ЧУХ:

Соколов A.I. - приложен е текстът на доклада.

ГОВОРИ:

Иванов М.И. - кратък запис на речта (от трето лице).

БЕ РЕШЕНО СЛЕДНОТО:

1.1. одобрявам...

2. ЧУХ:

ГОВОРИ:

БЕ РЕШЕНО СЛЕДНОТО:

председател Подпис S.S. Смирнов

действай- документ, съставен от няколко лица и потвърждаващ конкретни факти или действия.

Актовете се съставят в различни ситуации и следователно имат много разновидности:

· Акт за приемане на работите по договора;

· Акт за приемане и предаване на документи;

· Акт за отписване на материали;

· Търговски акт;

· Акт за проверка и др.

Актовете се съставят от комисия, която е постоянно действаща или се назначава по указание на ръководителите.

Специална група се формира от търговски актове, установяващи факти на повреда, повреда или недостиг на товари, други нарушения на правилата за транспортиране. Такъв акт се съставя върху типографски формуляр от установения образец, попълнен без петна, изтривания или зачертавания. Всички допълнения и поправки в акта трябва да бъдат съгласувани и удостоверени с подписите на двете страни.

Ако актът е вътрешен документ на предприятието, той се съставя на общ формуляр. Ако актът е външен документ, тогава той трябва да съдържа референтни данни за организацията.

Актът трябва да има:

· Наименование на организацията (структурно звено);

· Име на вида на документа;

· Заглавие към текста;

· Подписи;

· тюлен;

· Приложения; (ако има копия на оправдателни документи).

Текстът на акта се състои от уводна и установителна части.

Във водната част на акта е посочено основанието за неговото изготвяне. Това може да бъде връзка към документ, към устна заповед от ръководството, към всякакви факти, събития, действия.

Актът може да има заглавие, например: „Акт за недостиг на потребителски стоки“ или „Акт за приемане и предаване на документи с печат „Поверително“.

Основната част на акта гласи:

· цели и цели;

· Условия за извършване на работата на комисията;

· Резултати (заключения, заключения, предложения).

След текста и отметката за заявлението, ако е необходимо, се посочва информация за броя на екземплярите на акта, за тяхното местонахождение или адресатите, на които са изпратени.

Актът е подписан от всички лица, участвали в съставянето му.

За редица актове (по материални, финансови и други важни въпроси) се изисква одобрение от ръководителя и заверка с печата на предприятието.

Актовете за ревизии, проверки се запознават с всички лица, чиято дейност засягат. В същото време в акта след подписите на съставителите се поставя отметка „С акта са запознати: позиции, подписи, разшифроване на подписи и дати“.

Например:

Съставено от:

председател ________________________________________________

членове на комисията:

Членове на комисията: 1. ___________________________________

Длъжност, фамилия, инициали

Присъстват от: 1. _____________________________________

Длъжност, фамилия, инициали

По азбучен ред са посочени имената на членовете на комисията и присъстващите. Заглавието на длъжността включва и името на институцията.

Установителната част започва с параграф. В него се определят целите, задачите и същността на работата, извършена от съставителите на акта, резултатите от него. Резултатите от работата могат да бъдат представени под формата на таблица.

В заключителната част на акта се правят заключения или се правят препоръки. Тази част от текста е незадължителна – актът може да завърши с изложение на факти.

След текста пред подписите, ако е необходимо, посочете броя на екземплярите на акта и тяхното местоположение (тази част от акта също е по избор). Например:

Съставено в 3 екземпляра:

1-во копие изпратено до Министерството на икономиката на Русия

2-ро копие. изпратено до Министерството на железниците на Русия

3-то копие. - в бизнес 05-24.

Подписите допълват текста на акта. Актът се подписва от председателя на комисията и всички съставители. При подписване на позиция, имената не се посочват преди имената. Например:

председател на комисията ПодписК. Я. Лакин

Членове на комисията: ______________ В.Н. Кирилов

Подпис

______________ И.Н. Потапов

Подпис

Н.Н. Ламшайн

Подпис

Както във всеки документ, в акта преди текста има заглавие, започващо с предлога "О" ("Относно") и формулирано с помощта на глаголното съществително "За проверка", "За приемане и прехвърляне", "На отписване“, „При унищожаване“ и др.

Някои видове актове изискват одобрение. Например, акт за ликвидация на институция се одобрява от ръководителя на висше отделение (министър), акт за разпределяне на документи и файлове за унищожаване - от ръководителя на институцията. Одобрението се издава с печат в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-97.

Нека дадем пример за регистрация на акт:

Министерството на културата на Русия е ОДОБРено

Председател на комисията по култура

администрация ПодписН.И. Петров

___________________________ ___________________

Име на региона Дата

18.05.2000 № 12

град Новосибирск

За проверка на безопасността на документите в комисията

Основания: заповед на председателя на комисията от 20.04.2000 г. № 102 „За проверка на безопасността на управленските документи“.

Съставено от комисия в състав:

Председател: Зам Председателят на комисията Сидоров Г.В.

Членове на комисията: 1. Ръководител. общ отдел Григориева Н.И.

2. Инспектор на отдел персонал Михайлова Г.Г.

3. Зам главен счетоводител Myshkin S.I.

4. Референт Прокудина М.В.

В периода от 16 до 18 май 2000 г. комисията провери организацията и условията за съхранение на управленските документи в комисията по култура. Документите се съхраняват в структурни поделения и в общия отдел.

Номенклатурата на делата се съгласува ежегодно с Новосибирския регионален архив. Не са установени факти за смърт, загуба, повреждане или незаконно унищожаване на документи.

Съставено в 2 екземпляра:

1-во - в случай номер 1-23

2-ро – към регионалния архив.

председател на комисията ПодписГ.В. Сидоров

членове на комисията: ПодписН.И. Григориева

Подпис YY. Михайлова

Подпис S.I. Мишкина

ПодписМ.В. Прокудин

Вариант 2

Издаване на акт за резултата от одита, работата на предприятието на JSC Sibtekhmash, извършена от 02.01.2000 г. до 03.01.2000 г. В резултат на одита бяха открити следните недостатъци: не е рационализирана кадровата документация, част от личните досиета на инженерите и техниците са в окаяно състояние; допуска се необосновано отписване на опаковъчна хартия, пирони и резервни части за ремонт на оборудването; в машинния цех е разрешено превишаване на 60 кг спойка; началникът на склада П.И. Яковлев ненавременно изпрати контейнери за връщане на доставчици, за което заводът плати глоба в размер на 1,5 хиляди рубли. Останалите данни определете по ваша преценка.

секретар ПодписМ.А. Антонова

16. Съставете протокол от заседанието на инвентаризационната комисия на завода за газово оборудване, на което е разгледан въпросът за резултатите от инвентаризацията на склад № 2 на спомагателните материали. На заседанието беше прието решение за одобряване на резултатите от инвентаризацията и приписване за сметка на управителя на склада на недостиг на помощни материали в размер на 365 милиона рубли, както и съпоставителен лист за склад № 2 и обяснителна записка от управителя на склада. Останалите данни определете по ваша преценка.

17. Направете пълен протокол от общото събрание на работниците на производствена кооперация „Старт”, на което се обсъди създаването на производство на строителни материали за строителство на жилищни сгради. На заседанието беше изслушана информацията на председателя за възможността за създаване на такава работилница и перспективите за нейната работа. След обсъждане беше решено да се възложи на председателя и неговия заместник по строителството да започнат работа в рамките на 6 месеца и да отпуснат 315 милиона рубли за тези цели.

18. Направете кратък протокол от производствената среща на работниците от планово-икономическия отдел на завода по лекарствата, на която беше разгледан въпросът за предсрочното разработване на техническия финансов план за 1998 г. След обсъждане производственото събрание взе решение. да разработи техническия финансов план три дни предсрочно. Въведете сами останалите данни.

Подобна информация.