Как да напиша официално делово писмо. Пример за бизнес писмо

Има ли спешни въпроси към организацията, които трябва да бъдат отстранени? В този случай написването на писмена жалба е задължително. Не всичко обаче е толкова просто, колкото изглежда. Писането на компетентно делово писмо е цяла наука. И не пречи на всеки да научи или запомни основните умения за съставянето му.

За начало нека решим по какъв начин ви е удобно да напишете писмо или молба до организацията. Най-често онлайн съобщенията се използват чрез интернет ресурси. Ако напишете писмо по този начин, тогава не можете без:

Компютър (лаптоп);
Текстов редактор;
Електронна поща.

Ако използвате ръчния метод на писане, тогава ще ви е необходим и принтер за печат.

Първата стъпка в писането на писмо е заглавието. В горната част на страницата трябва да присъства:

Името на организацията, в която кандидатствате;
Име на директора на организацията или отговорно лице;
Адресът на институцията;
Дата на заявлението;
Градът, в който е направена жалбата.

Желаните елементи на "шапката" могат да включват и координатите на предприятието - факс, телефон, e-mail адрес, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Зависи от темата на обжалването и самата организация.

След това трябва да се представите. Служителите на институцията трябва да разберат от кого е писмото и да имат обратна връзка от вас. Ето защо е важно да посочите не само пълно име, но и имейл адрес, мобилен телефон, домашен адрес (за кореспонденция по пощата). Ако представлявате интересите на фирма, трябва да използвате бланка с нейните координати. Когато изпращате имейл, не забравяйте да използвате блока „Тема“, за да могат служителите да организират своята документация.

Подгответе тялото на самия документ – заглавието и съдържанието. Тук важен момент е целта, за която кандидатствате в организацията. Има такива видове обжалвания:

промоционални писма;
Препоръчителни писма;
Информационни писма;
мотивационни писма;
Благодарствени писма;
поздравителни писма;
Инструктивни писма;
Писма за искане;
Писма за искане;
Писма за отговор;
Уведомителни писма;
Писма с покани.

В зависимост от това какъв тип адрес използвате, формулирайте правилното съдържание. Например, ако пишете положителна рецензия за организация, трябва да опишете подробно причината за вашето обжалване, какво точно ви хареса и т.н.

Изтеглете от нашия портал:

Важен елемент от писането на писмо до организация е да бъде просто и по същество. Изразете мислите си по такъв начин, че писмото ви да представлява интерес за служителите на компанията. За да направите това, според правилата на бизнес етикета, използвайте специални "думи-интриганти". Не бива обаче да прекалявате с това, защото говорим за документ, а не за лична кореспонденция. Опишете ситуацията накратко, но я направете четлива. Ако разговорът е за спазването на закона, не забравяйте да направите препратки към законите на Руската федерация. При описание на конфликтна ситуация е добре дошло предложението за редица мерки за ескалация на инцидента.

Когато се свързвате с държавна институция, се ръководете от закона на Руската федерация „За процедурата за разглеждане на жалби на граждани“. Ето правата и задълженията на физическите лица в техните жалби и сроковете за разглеждане. Законът урежда и реда за колективно обжалване пред държавни институции или местни власти. Последният етап на всяко бизнес писмо е датата и подписа. На пръв поглед незначителна, но много важна подробност. Желателно е подписът да се постави на ръка върху отпечатания документ. Ако представлявате интересите на фирмата, използвайте нейния герб или факсимилен печат.

Компетентното изготвяне на писмо до правилната организация е ключът към успеха на вашата жалба. Проучете внимателно всички точки, описани по-горе и не се колебайте да се захващате за работа. Не забравяйте, че писмото не трябва да съдържа правописни, пунктуационни и стилистични грешки.

В бизнес работния процес форматът на писмото с искане се използва много често, когато е необходимо да се получи съгласието на втората страна или определена услуга от нея. Готови образци и примери за различни ситуации, както и правилата за писане на такива писма, ще намерите в тази статия.

Традицията и правилата за писане на писмо-заявка са се развили изключително в практическото управление на документи – т.е. на законодателно ниво не са одобрени формуляри или инструкции. Като цяло обаче трябва да се спазва следната структура:

Както обикновено, първо се попълва „заглавката“, която посочва пълното име на изпращащата организация със съответните данни за контакт, както и името на конкретен служител (обикновено директорът на компанията) и името на получаващия организация.
Следва самият текст, който се състои от описание на ситуацията и обосновка на искането. Текстът трябва да е възможно най-кратък – обикновено са достатъчни 1-2 абзаца. Важно е конкретно и недвусмислено да посочите искането си, така че събеседникът да разбере добре същността на вашето обжалване.
Следва подпис, препис от подписа и датата на съставяне.

По този начин той се съставя според стандартната версия за такива документи - формулярът е даден по-долу.

Готовата проба може да се използва като пример за това.

ЗАБЕЛЕЖКА. Решението да се посочи или не се посочи името на документа (т.е. да се напише в средата „Писмо за искане“) се взема от самия подател. По правило това е необходимо в случаите, когато е подходящо да се подчертае естеството на документа и целта, която една компания се опитва да постигне от друга.

Тъй като в случая говорим за това, че една компания разчита на някаква услуга или дори на отстъпка от страна на партньора си, разбира се, написването на писмо, форматирането му и дори изпращането му трябва да се приема много сериозно. Всеки детайл може да направи впечатление, така че е по-добре да вземете предвид дори нюансите, които на пръв поглед са незначителни:

На първо място, по-добре е да го изпратите с физическа поща - обичайната руска поща или още по-добре частна организация, която доставя кореспонденция от врата до врата и много по-бързо. Съобщение в електронна форма или още повече предадено по факс често се възприема по-безлично като спам.
Освен това физическият начин на издаване на документа (т.е. като обикновена пощенска пратка) ви позволява да направите благоприятно впечатление поради по-скъпата хартия, плик, печат и други средства за регистрация.
За да напишете текста, винаги се избира бланка - това ви позволява да придадете на заявката повече формалност.
В текста е по-добре да се избягват очевидните бюрократизми – т.е. задайте думи и изрази, които обикновено се използват в бизнес средата. Те буквално "изсушават" историята и като цяло правят негативно впечатление. Лесно се заменят с по-оригинални опции – например „Моля, помислете“ до „Надявам се на вашето разбиране и съдействие при разрешаването на този проблем“.
И накрая, струва си да се придържаме към традициите на бизнес кореспонденцията като цяло, т.е. текстът е написан предимно в официално делови стил. Лирически отклонения, твърде сложни синтактични конструкции, двойни (по смисъл) фрази не трябва да бъдат. Трябва да се внимава събеседникът да може много лесно да възприеме посланието – както от гледна точка на разбиране, така и психологически.

СЪВЕТ. Ако е възможно да напишете текста на ръка, по-добре е да използвате този метод. Ръчно написаното писмо ви позволява да го различите от фона на всички останали. Въпреки това е по-добре да поверите писането на специалист, който познава техниките на калиграфията.

Сортове

В зависимост от конкретната ситуация има различни видове писма. Повечето от исканията са свързани с финансови въпроси, като отстъпка, намаление на плащането за услуга или отлагане. По-малка част от молбите са посветени на съдействие при разрешаване на всякакви други въпроси. Най-често срещаните случаи и готови примери за писма са разгледани по-долу.

Относно разпределението на средствата

Искането на пари, дори за благотворителни цели, е доста сериозно искане. Ето защо при съставянето е важно да се опише ситуацията възможно най-конкретно и освен това ясно да се посочи за какво точно се изискват парите и по каква причина не могат да бъдат взети от друг източник.

При компилиране можете да вземете такава извадка за основа.

От НПО "Дъга"

Член на Законодателното събрание

Санкт Петербург Милошников I.N.

Уважаеми Иля Николаевич! Добре дошли при директора на сдружение с нестопанска цел Радуга.” Нашата организация е основана през 2012 г. и през всичките тези години непрекъснато оказва финансова помощ на деца, страдащи от остри форми на левкемия. Основното направление на нашата дейност е закупуване на подходящи лекарства и извършване на сложни операции.

През всичките тези години основният източник на финансиране за нашата дейност беше предприятието LLC “…”. През април на настоящата 2017 г. обаче обемът на финансирането рязко спадна и към момента не можем да провеждаме благотворителни акции в същия обем.

Според нашите данни годишният бюджет на фонда, като се вземат предвид частните дарения, трябва да бъде 10 милиона рубли. По този начин, поради прекратяване на финансирането, е необходимо да се покрие разликата в размер на 8 милиона рубли. годишно. Очакваме вашето сътрудничество, тъй като в момента не е възможно да се намерят спонсори.

С уважение, Светозаров В.К.

Относно доставката на стоки

Тук е важно да покажете своя интерес и желание за сътрудничество. Ето защо трябва да намерите правилните думи, така че събеседникът да бъде пропит с доверие и да вземе подходящо решение. Като основа можете да вземете такава проба.

Генерален директор на LLC "..."

Некрасов Н.К.

От директора на компанията LLC “…”

Елизарова В.М.

Поздрави, Николай Константинович! На регионалното селскостопанско изложение, което се проведе през май тази година, нашата компания се заинтересува от мострите на машини и оборудване, които бяха предложени от вас.

Бихме искали да започнем сътрудничество с вас с доставка на пробна партида стоки (пълният списък е приложен като отделен документ към това писмо). Гарантираме навременно плащане на стоки и услуги. Очакваме дълго и взаимноизгодно сътрудничество.

Нашите данни за контакт:

С уважение, Елизаров В.М.

Относно отстъпката

В момента това е доста често срещан тип, тъй като икономическите условия са се влошили по много начини. Както показва опитът, убеждаването на контрагента да предостави отстъпка е особено добро в такива случаи:

ако компаниите си сътрудничат от дълго време, например повече от година;
ако се закупи голямо количество стоки наведнъж.

до главен изпълнителен директор

Avantage LLC Filippov G.V.

От директора на Veres LLC

Александрова К.Н.

Здравейте, Генадий Викторович. С удоволствие отбелязваме факта, че нашите компании си сътрудничат повече от 2 години. Изразяваме благодарност към Вас за постоянно високото качество на услугите Ви, както и за съдействието при решаването на редица актуални проблеми.

Вярваме, че за вас не е тайна, че през изминалата година икономическата ситуация в нашата пазарна ниша се влоши значително. За съжаление в момента изпитваме известна липса на приходи, която е свързана с намаляване на тримесечната печалба.

Във връзка с тези обстоятелства се надяваме на Вашето разбиране и съгласие за предоставяне на 10% отстъпка от услугите, които ще бъдат предоставяни през следващата 2018 календарна година. Разбира се, подобна мярка е временна и ние се ангажираме с пълноценно сътрудничество при взаимно изгодни условия, в случай че икономическата ситуация се стабилизира.

С уважение, Александров К.Н.

Относно намаляването на наема

В този случай обосновката за вашето искане в писмото ще бъде приблизително същата като обсъдената в предишния пример.

до главен изпълнителен директор

Avantage LLC Filippov G.V.

От директора на Veres LLC

Александрова К.Н.

Здравейте, Генадий Викторович. През финансовата година, приключила през 2016 г., нашата компания претърпя загуби, които надхвърлиха очакванията с 10%. Принудени сме да заявим, че нашата компания е засегната от финансовата криза. Това води до намаляване на клиентския поток с 15-20% от собствениците.

В тази връзка се надяваме на Вашето съгласие за предоставяне на 10% отстъпка от наема. Обръщам внимание на факта, че ние сме доста големи наематели и в същото време през целия период на нашето петгодишно сътрудничество не сме допуснали нито едно забавяне на плащането, а също така изпълнихме всички останали условия на Договорът. Изхождаме от факта, че тази мярка е временна, поради което сме готови да продължим да плащаме таксата в пълен размер, щом пазарната ситуация се стабилизира.

С уважение, Александров К.Н.

Относно разсрочено плащане

В този случай е важно да потвърдите, че наистина не сте направили плащането навреме и да обясните подробно причината. Разбира се, трябва точно да посочите условията за изплащане на цялата сума.

Директор на LLC "Грузодар"

Вакулов Н.Ю.

От директора на Parabolia LLC

Аксакова Т.Г.

Здравейте, скъпи Николай Юриевич. През септември 2017 г. не направихме друго плащане за вашите услуги в размер на 100 000 рубли. Официално Ви уведомихме за невъзможността за плащане един месец предварително. Към момента обясняваме, че фирмата е намерила средства за плащането. Молим ви да предоставите план на вноски за два месеца: октомври и ноември (50 000 рубли всеки).

Ние не се плашим от финансовите си задължения и задължения и обръщаме внимание на факта, че за всичките 3 години от сътрудничеството ни никога не сме нарушавали договора. Надяваме се на вашето разбиране и се надяваме на по-нататъшно взаимно изгодно сътрудничество.

С уважение, Aksakov T.G.

Моля, платете за друга фирма

Такива искания могат да възникнат в случаите, когато едно дружество се задължава да изпълни финансовите задължения на друго дружество при определени условия. Като пример можете да използвате този шаблон.

IP Благодаров А.К.

от IP Inina A.A.

Здравейте, скъпи Анатолий Константинович. Както знаете, имате дълг към мен в размер на 100 000 рубли. През изминалата финансова година имах и дълг към 3 фирми в размер на 50 000 рубли. Предлагам ви да изплатите дълга ми изцяло. От своя страна гарантирам предоставянето на вноски за целия остатък от задължението Ви за срок от 6 месеца.

Бизнес писмо е ваш официален представител. В допълнение към съдържанието е много важно правилното форматиране на бизнес писмо, както знаете, „запознайте се по дрехи“. Помислете за процедурата за писане на бизнес писмо.

Формуляр

Бизнес писмо трябва да има на официалната бланка на организацията. Заглавията на формуляра трябва да съдържат следната информация:

Име на организацията;
физически адрес на организацията;
телефон и факс;
уебсайт и имейл.

Също така, данните за организацията и нейното лого могат да бъдат отразени във формуляра.

Наличието на цялата тази информация позволява на адресата бързо да открие подателя и да изпрати писмо за отговор на правилния адрес.

полета

Бизнес писмото трябва да има полета: отляво - около три сантиметра, отдясно - около един и половина. Съветваме ви да използвате стандартните форми на Microsoft Word. Полетата са необходими за възможни бележки, които адресатът ще вземе, както и за подаване на писмо в архивна папка.

Регистрационен номер

Регистрационният номер на писмото, който включва датата на подписване на писмото от управителя, е необходим за ваше удобство. Например, решихте да изпратите писмо до друга организация и не сте му присвоили дата и номер. И ако тази компания получава няколко хиляди писма на ден, как ще проследите съдбата на вашето съобщение? Обикновено се търси по дата и номер. Това важи особено за държавните институции. Писмото за отговор, освен собствения си изходящ номер, трябва да съдържа и информация за номера на входящото писмо, на което е отговор. Регистрационният номер се поставя в горния ляв ъгъл на буквата. Естествено, във всяка организация входящите и изходящите писма трябва да се записват точно.

пример:

Реф. No 546 от 28.07.2008 г. на вх. бр.321 от 25.07.2008г

Заглавка на писмото

Заглавието на писмото, съдържащо обжалване към адресата, се поставя точно под регистрационния номер и обикновено се съставя, както следва: длъжността и пълното име на адресата се изписват в горния десен ъгъл на писмото. Директното обжалване се изписва в центъра на писмото и завършва с удивителен знак. Заглавката може да е удебелена.

пример:

до главен изпълнителен директор
Dawn LLC
Милославски П.Н.

Уважаеми Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифтът на писмото влияе основно върху възприемането му от адресата. Шрифтът не трябва да е твърде малък или твърде голям. В същото време тя трябва да бъде една и съща в цялото писмо. Стандартната практика е да се използва Times New Roman от 12 точки с едноредово разстояние. Но ако знаете, че получателят има лошо зрение, внимавайте - увеличете шрифта на писмото.

Изборът на шрифт за лична бизнес кореспонденция (покани, поздравления, съболезнования и др.) може да се подхожда по-креативно.

Номериране на листове

Номерирането на листовете е особено важно за писма, по-големи от 2 страници, и особено за тези, които съдържат прикачени файлове. Когато номерирате листове в текстовия редактор на Microsoft Word, ви препоръчваме да използвате "Заглавки и долни колонтитули" - "Вмъкване на автотекст" - "Стр. Не на всичко." Това ще позволи на адресата да оцени правилно общия обем на писмото и да не обърка последователността на страниците му.

Номерацията е в долния десен ъгъл на листа.

Информация за изпълнител

Информацията за изпълнителя трябва да се съдържа във всички бизнес писма, подписани от висшите мениджъри на компанията и ръководителите на отдели. Това ще позволи на адресата бързо да намери конкретен специалист, отговорен за разрешаването на проблема в изпращащата фирма.

Информацията за изпълнителя трябва да съдържа пълното му име (за предпочитане пълно, в противен случай ще бъде трудно за вашия контрагент да започне телефонен разговор, който може да се наложи, за да разберете допълнителна информация) и телефонен номер за връзка - работен или мобилен. Желателно е също да предоставите имейл адрес.

Информацията за изпълнителя се изписва в самия край на писмото след подписа. Размерът на неговия шрифт трябва да бъде с една или две единици по-малък от шрифта на основния текст на писмото.

Приложения

Ако писмото съдържа приложения, тогава те се съставят на отделни листове. В този случай номерацията на листовете може да бъде обща за целия документ или отделна за основната буква и всяко приложение. Информацията за прикачените файлове трябва да се съдържа в тялото на основното писмо преди подписа.

пример:

Към това писмо са приложени 2 документа на 3 листа:
1. удостоверение за приемане на извършената работа в два екземпляра;
2. фактури.

С уважение, Василиева Н.К., главен счетоводител на мебелна фабрика "Болшевичка"

16апр

Здравейте! В тази статия ще говорим за бизнес писма.

Днес ще научите:

Защо бизнес кореспонденцията не е загубила своята актуалност;
Какво представляват делови писма и как се съставят;
Как да напиша бизнес писмо.

Сега извън нашите прозорци е времето на високите технологии и интернет. Но бизнес кореспонденцията не е загубила своята важност и актуалност, просто се е преместила в други медии. Защо е важно да можете да съставяте и форматирате бизнес писма, нека поговорим днес.

Защо се нуждаете от бизнес кореспонденция

На първо място, това е възможност за обмен на мнения, предложения и мисли със служители или бизнес партньори. С помощта на кореспонденция те заявяват претенции, искания, изясняват недоразуменията между компаниите.

Деловата кореспонденция е една от разновидностите на официалната.

Разлики между бизнес писма и други

Основните разлики са както следва:

Стил на представяне;
Речник, който не позволява ярко изразяване на емоции;
Издава се на официалната бланка на фирмата;
Шрифтът не е твърде малък, но не е голям, но е един и същ в целия текст;
Рядко заемат повече от 1 страница;
Наличието на строго служебно подчинение.

Видове бизнес писма

Всички бизнес писма могат условно да бъдат разделени на няколко групи. Ще се спрем на всеки по-подробно и ще дадем кратко описание.

Писма, на които не е необходимо да се отговаря.

Гаранция;
Придружаващ;
Информационни;
Предупредително писмо;
Напомнящо писмо.

Писма, които се нуждаят от отговор.

Обжалване;
Оферта;
Заявка;
Изискване;
Петиция.

нетърговски писма.

Покана за писмо;
Съболезнователни писма;
Благодарствени писма;
Писма, информиращи за нещо;
Писма, съдържащи препоръки;
гаранционни писма;
Писма, потвърждаващи, че стоката е получена, услугата е предоставена и т.н.;
Поздравителни писма по различни поводи;
Писмо за искане;
Инструкционни писма;
Мотивационни писма.

Търговски писма.

Обикновено те се използват преди сключване на споразумение, както и по време на валидност на договора.

Те включват:

Писма с отговори на запитвания;
директно искане;
- писмо, в което се предлага сключване на сделка или сключване на споразумение;
Претенция;
Напомняне;
Писмо, съдържащо предупреждение за прекратяване на споразумения или необходимост от изпълнение на задължения и др.

Ако говорим за класификация по структура, тогава има 2 вида бизнес писма:

Съдържащи текста на автора и написани в свободна форма;
Съставено по строг модел.

По адресати.

Циркуляр - писмо, което се изпраща до няколко получателя;
Нормално - изпраща се до един адресат от името на едно лице;
Колективно - изпраща се до един адресат, но от няколко лица.

Писмата също са разделени според формата, в която са изпратени:

Изпратено като факс съобщение;
изпратено по имейл;
Изпратените в обикновени пликове.

Има видове писма, които по етични съображения трябва да бъдат написани на ръка, а не напечатани. Това се отнася за съболезнованията и поздравленията.

Тайните на правилния дизайн

Текстът на писмото е разделен на уводна, основна и заключителна части. Те са логически свързани помежду си. Уводната част включва обстоятелствата, довели до създаването на писмото, а основната част е самото съдържание. В заключителната част се сумират резултатите, които изразяват искането, отказа и т.н.

Като цяло бизнес кореспонденцията с цялата отговорност може да се нарече изкуство, защото е необходимо да се научите как да я провеждате правилно, при спазване на всички изисквания. В крайна сметка най-често мислим само за това, че информацията е представена ясно, но забравяме, че писмото може да се счита за лице на компанията.

стилистика.

Всяко писмо е запазено в строг делови стил, използвани са речеви средства, характерни за официални документи.

Изисквания за представяне на информация.

Цялата информация, съдържаща се в писмото, е изложена, както следва:

Адресиран, предназначен за конкретно лице;
Към датата на писане цялата информация трябва да е актуална;
Надеждно;
Безпристрастно;
Аргументиран;
Доколкото е възможно, така че въз основа на това да е възможно да се вземе решение.

Формуляр.

Първо, писмото се съставя на бланка, която е брандирана за компанията.

За писане на делово писмо се използват листове А4;
Лявото поле на формуляра трябва да бъде най-малко 3 см, тъй като след известно време те ще бъдат изпратени до подвързващото устройство;
Посочва се името на фирмата, нейният юридически и действителен адрес, e-mail адрес;
По-добре е да използвате стандартния шрифт Times New Roman, размер 12. Той е най-оптималният и се възприема добре при четене;
Разрешено е издаването на бизнес писма без използване на бланка, тогава все пак трябва да предоставите информация от формуляра.

Ако писмото се отнася до големи транзакции, свързани с финанси или поверителна информация от различно естество, не се препоръчва изпращането на такива писма по факс или в електронен вид. По-добре по старомоден начин, в обикновен хартиен плик.

Номерация.

Ако писмото се състои от няколко страници, те са номерирани, като се започне от втората. Цифрите се изписват отгоре в средата с арабски цифри. Не поставяйте точки до числото.

Разделяне на части.

Това означава разделяне на писмото на параграфи. Текстът не трябва да върви в непрекъснат поток, така че просто няма да бъде възприет. Чрез разделяне на параграфи можете да видите къде свършва една мисъл и започва друга.

Наличие на корекции.

Поправките и печатните грешки, както и изтриванията, са нежелателни. Писмото трябва да бъде съставено правилно, а текстът се отпечатва на интервали от 1,5 - 2.

Използвани детайли.

Ще посочим само основните, тъй като вече говорихме накратко за тях малко по-рано:

Ако предприятието е държавно, се използва гербът на Руската федерация. Намира се в средата на официалния формуляр;
Пълно име на фирмата;
Факс и телефонни номера;
Номер на банкова сметка;
Адресат - освен това името на фирмата адресат се използва в именителен падеж, използвайте дателен падеж, за да посочите длъжността и фамилията на получателя;
Ако адресатът има научна степен или звание, посочете го преди фамилното име на лицето;
Всички реквизити се изписват на нов ред и с главна буква.

Бизнес писмо след срещата

Вие проведохте бизнес среща, имаше известна перспектива за. Как да отразим това в писмото, ще обсъдим допълнително.

На първо място, в началото на писмото посочете датата и часа на вашата комуникация с потенциален партньор, дори ако са минали няколко дни от срещата.
Избягвайте грешки или прекалено сложни фрази: направете писмото кратко и ясно, но по такъв начин, че получателят да има желание да го прочете.
Споменете за какво е бил разговорът. Например: " Обсъдихме колко ще струва вазата в венециански стил.
Уверете се, че получателят на писмото изразява отношението си към темата на срещата.
Посочете времето, когато можете да общувате по телефона или да се срещнете лично.
Кажете на получателя, че чакате сътрудничество с него: " Надявам се да имаме по-нататъшни бизнес отношения с вас«.
Завършете писмото със следната или подобна фраза: Най-добри пожелания за теб...».

Изпращайте бизнес писма по имейл

Невъзможно е да се игнорират изискванията за техния дизайн, тъй като сега все повече и повече писма се издават в електронен вид, отколкото на хартиен носител. Все пак е 21 век.

Не е трудно да се подготви бизнес имейл, изискванията за регистрация са идентични с традиционните писма. Единственото нещо е, че такова писмо винаги трябва да има заглавие (или тема), така че просто да не се изгуби в потока на документацията.

Освен това, когато се отговори на такова писмо, е по-добре да не променяте темата на писмото, така че бързо ще разберете за какво става дума, ако получите много имейли.

Също така, не трябва да използвате авангарден софтуер, когато правите прикачени файлове към такива писма, далеч не е факт, че вашият адресат има същото. Ако го няма, писмото просто няма да се отвори.

Не използвайте емотикони, когато пишете бизнес имейл. Технологията е страхотна, но използвайте бизнес език, когато пишете.

Какъв е срокът за отговор на писмо?

Ако писмото принадлежи към категорията, изискваща отговор, тогава кога да отговорите зависи от информацията, съдържаща се в писмото:

Ако получите заявка, в рамките на следващите три дни от датата на получаване, потвърдете, че е получена. И окончателният отговор може да бъде даден в рамките на един месец;
Ако говорим за съболезнования, то може да бъде изпратено в рамките на десет дни след настъпването на тъжното събитие;
Допустимо е да изпратите поздравление в рамките на 8 дни от момента, в който сте научили за тържествената дата;
Ако говорим за общите правила на добрите обноски, тогава е по-добре да отговаряте на писма в рамките на седем дни.

Как да напишете бизнес писмо: прост език за сложно

Правете разлика между бизнес писмо и лична кореспонденция. Днес вече говорихме повече от веднъж за това какви са тези различия, не бива да ги забравяме. Сега нека разгледаме писането на писмо на етапи.

Етап 1. Посочете адресата.

В горния десен ъгъл на формуляра изписваме фамилията, инициалите и длъжността на лицето, към което адресираме писмото. Ако адресатът е организация, посочете нейния юридически адрес.

Етап 2. Обжалване.

Поставяме го в средата на формата. Извършва се по уважителен начин, без съкращения и петна.

Пример: Уважаеми (име, отчество)!Също така може да се извърши обръщение към адресата с посочване на неговата позиция. Но когато се обръщате към човек по име, това намалява психологическия стрес, показва, че бизнес отношенията са стабилни и установени.

Етап 3. Изявление за цел.

Обяснете целта на писмото, неговата същност и основни идеи. Тази част е основната. Напишете какво искате да кажете, каква е причината за обжалването. Но не забравяйте за официалния и неутрален стил.

Етап 4. Правене на предложения, препоръки.

Почти всяко бизнес писмо предполага, че адресатът ще отговори на него. Това не се изисква основно само от писма с информационен характер. Затова не просто опишете проблема, но и предложете как може да бъде решен.

Ако подадете жалба, поискайте да бъдат взети определени мерки, но ако предложите съдействие, кажете ни какви опции са налични.

Казано по-просто, този, който получава писмото, трябва да види, че не само искат нещо от него, но и да разбере как може да се направи това.

Как да завършим бизнес писмо

Бизнес писмото трябва да бъде написано перфектно. Ако не се спазват правописните правила, това може да се отрази негативно на репутацията на компанията като цяло. Ето защо сега предлагаме да се спрем по-подробно на дизайна на финалната част на бизнес писмо.

В края на писмото обобщете всичко, което беше казано по-рано. Но не си струва да разтягате заключенията над 10 изречения, в края на краищата краткостта и сбитостта се оценяват в бизнес писмата. По-добре е да се ограничите до прости фрази.

Ще поставим 2 индикатора като основа на края: той трябва да бъде възможно най-учтив и правилен. Има различни варианти как да го изградите.

Ето няколко примера:

Благодаря ви за вниманието или помощта: Благодаря ти! (Позволете ми да ви благодаря…);
Изразете своите надежди за бъдещето: Надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество (Надяваме се да получим отговор в близко бъдеще...);
Можете да изградите фраза с уверението на адресата за нещо: Ще се радваме да си сътрудничим с вас;
Обръщам се с молба: Моля, докладвайте резултатите;
Извинете за причиненото неудобство: Извинявам се за неочакваното забавяне на плащането на материала.

Как да се сбогуваме с адресата.

Въпреки факта, че кореспонденцията е официална, можете да се сбогувате по различни начини.

Ето няколко опции:

С уважение към вас…;
Желая ти успех...;
Най-добри пожелания…

Поставихме правилно подписа.

Когато подписвате писмо, посочете вашата длъжност, име и фамилия. Ако се съмнявате в уместността на фраза като: " Искрено Ваш" -просто не го използвайте.

Можете да посочите вашите контакти, допълнителен телефонен номер или имейл адрес в подписа, така че да покажете на получателя, че сте готови да общувате и да си сътрудничите с него.

В следващата част на нашата статия бих искал да говоря за бизнес писма на английски.

Бизнес писма на английски

Няма регламентирана форма за съставяне на такива писма. Всичко ще зависи от това каква е целта на писмото и кой е получателят. Ето няколко кратки насоки за компилация.

Дата на писане.

Ако пишем в САЩ, тогава в индикацията на датата първо поставяме месеца, след това деня и едва след това годината. Ако за Обединеното кралство - датата се поставя като в Руската федерация. В същото време напишете месеца с букви, избягвайте объркване.

Данни за получателя.

Ако пишете на мъж, моля свържете се с: г-н (въведете фамилно име);
Ако жена, която е омъжена: г-жа (въведете фамилно име);
За неомъжена дама: Мис (въведете фамилно име);
Ако не знаете статуса на дамата: Г-жа (въведете фамилно име).

Индикация на адреса.

Редът е противоположен на този, приет в Руската федерация: офис, номер на къща, име на улица, пощенски код, име на щат (ако пишем в САЩ), име на окръг и име на държава (ако пишем в Обединеното кралство).

Как да се свържете с получателя.

Стандартни разговори:

Уважаема госпожо;
Уважаеми господине;
Уважаеми Господине или Госпожо;
Уважаема Г-жо;
Уважаеми.

След обжалването поставяме запетая (ако пишем в Обединеното кралство) или двоеточие (ако пишем в САЩ). Удивителен знак не се приема.

Предмет.

Не забравяйте да посочите темата на писмото, както и в Руската федерация.

Основен текст.

Разделете го на параграфи. Или напишете всяко изречение на нов ред.

Как да кажа сбогом

Например, като това: Благодарим ви за съдействието, ние оставаме Ваши наистина"- Благодаря ви, отдаден на вас... макар че може да е по-малко официално.

Форматиране на подписа.

Поставяме подписа под абзаца с сбогом, посочваме нашето фамилно и собствено име, име на фирма и длъжност.

Проектиране на приложения.

Ако прилагате някакви документи, посочете това в края на писмото: " Enc."и списък с приложения.

Какво да пишем с главни букви.

Фамилни имена и инициали;
Имена на фирми;
Имена на градове, щати и т.н.;
Всички думи, които показват заеманата позиция;
Първи думи за сбогуване;
Встъпителни бележки.

Преди да приключим разговора, ще дадем образци на бизнес писма на руски и английски език.

Примерни бизнес писма на руски и английски език

Заключение

Обобщавайки, бих искал да кажа, че бизнес писмото е инструмент за комуникация във всяка област на дейност. Ако е написано правилно, това със сигурност ще представи вашата компания по положителен начин.

От друга страна, небрежно, сгрешено писмо може да унищожи най-обещаващия бизнес в зародиш. Пишете писма правилно и ние се опитахме да ви кажем как да го направите.

СТРУКТУРА НА ТЕКСТА НА ДЕЛОВО ПИСМО

ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА СЪСТАВЯНЕ НА БИЗНЕС ПИСМА

Бизнес писмата имат определени правила за съставяне и форматиране, към тях се прилагат изисквания поради принадлежността им към информационни и референтни документи. При съставянето на писмо авторът трябва да помисли подробно за целта, за която пише писмото, какво очаква в резултат на разглеждането му. Той трябва ясно да изясни за себе си какво знае адресатът за предмета на писмото, на какво може да разчита като отправна точка и каква нова информация все още не е известна на адресата, заради което се пише писмото. Естеството на аргументацията и композицията на текста ще зависят от целевата настройка на писмото. Могат да се разграничат следните етапи на подготовка и изготвяне на писма:

Проучване на съществуващ проблем

Изготвяне и писане на чернова на текст на писмо

Одобряване на проекта на писмо

Подписване от ръководителя

Регистрация

Изпращане

Нека разгледаме тези стъпки. Проучването по същество на въпроса включва: събиране на достатъчно информация по този въпрос, ако е необходимо, проучване на законодателството по същество на въпроса, анализ на предишни жалби по този въпрос и получените отговори на тях. След това започват да пишат текста на писмото.

Структурата на текста на бизнес писмо

Написването на текста на писмо е процес, който отнема много време. Важна задача при писането на писмо е неговото информационно насищане, тоест включването на необходимото количество информация в него. Писмото е едноаспектно и многоаспектно. Един аспект на писмото обикновено съставлява съдържанието на цялото писмо и най-често това са писма, които не изискват отговор. Текстът на многоизмерните писма може да се състои от следните аспекти: раздели, параграфи, алинеи, параграфи. Представянето на всеки аспект трябва да започне с параграф. Деловата кореспонденция се характеризира с тенденция към съставяне на предимно многостранни писма. Писмото обикновено се съставя по схемата: въведение, тяло, заключение. Уводната част съдържа: връзка към документа, неговите отделни параграфи, послужили като основа за съставяне на писмото; изложение на факта, то посочва целта (причината) за написване на писмото. Когато се позовава на документ, неговите данни се посочват в следната последователност: име на вида на документа, автор, дата, регистрационен номер на документа, заглавие, например: В съответствие с Постановление на правителството на Руската федерация от 27 юни 2004 г. № » Основната част съдържа описание на събитието, текущата ситуация, техния анализ и доказателства. Именно в тази част е необходимо да се убеди, докаже, че е необходимо да се участва в срещата (конференция, кръгла маса), че произведените продукти или извършените услуги са най-добрите, че заявката трябва да бъде изпълнена и т.н. заключение на писмото са заключенията под формата на искания, предложения, становища, откази, напомняния и др. Писмото може да съдържа само една заключителна част. Основните въпроси на писмото трябва да бъдат ясно формулирани и подредени в последователност, която е най-оптимална за възприемане. След като съставите и напишете бизнес писмо, трябва да го редактирате. Бизнес писмо почти винаги започва с обжалване. Тази малка част от текста е изключително значима за целите на комуникацията. Правилно избраният апел не само привлича вниманието на адресата, но и задава правилния тон на кореспонденцията, допринася за установяването и поддържането на бизнес отношения. Значението на обжалването се определя от автора на писмото, обжалването ви позволява да си осигурите слушател. Препинателният знак след обжалването заслужава специално внимание. Запетаята след адреса придава на буквата непринуден характер, удивителният знак подчертава значението и официалния стил. Авторът на текста трябва да вземе предвид следните фактори:

1. Публичната позиция на адресата спрямо неговата собствена;
2. Степента на познаване, характера на връзката;

3. Формалност/неформалност на комуникационната ситуация;
4. Разрешения за етикет в сила в тази речева група.

Когато се отпечата, препратката е подравнена в центъра:

Уважаеми Михаил Петрович!

Текстът на писмото може да завърши с израз на очакване за изпълнение на заявката (гаранции, представителства, покани, напомняния), както и формула за учтивост, например:
Изразявам благодарност за оказаната помощ и ви уверявам, че предоставената от вас информация ще бъде от голямо значение за развитието на взаимноизгодното сътрудничество.
Бих искал да използвам възможността да ви благодаря за поканата...
Изразявам надежда за ползотворно сътрудничество и активно участие в решаването на проблеми, в разработването и осъществяването на по-нататъшните ни програмни действия.
Формулата за любезност се намира преди необходимия "подпис", отпечатва се от абзаца и се отделя от позицията със запетая. Името на длъжността се изписва с главна или малка буква, в зависимост от това как позицията е изписана в учредителните или нормативните правни документи на организацията. В случай, че писмото е издадено на бланка на длъжностно лице, тогава името на длъжността не се посочва в реквизитния "подпис".

В официалната кореспонденция се използва официален бизнес стил.
Бизнес стилът е набор от речеви средства, чиято функция е да обслужват сферата на официалните бизнес отношения.
Характеристики на деловия стил, специфичните особености, присъщи на него, стиловите норми на този тип език се оформиха под влияние на условията, в които се осъществява деловото общуване. Тези условия са както следва:
1. Участници в бизнес комуникацията - предимно юридически лица - организации, институции, предприятия, представлявани от ръководители и други длъжностни лица, действащи от името на;
2. Естеството и съдържанието на информационните взаимоотношения на организациите са доста строго регламентирани;
3. Предмет на бизнес комуникацията е дейността на организацията: управленска, производствена, икономическа,
научни, технически и др.;
4. По-голямата част от управленските документи са насочени към конкретен получател;
5. Повечето от ситуациите, които възникват в дейността на организациите и изискват писмена регистрация, са повтарящи се, от един и същи вид.
Разглежданите условия на бизнес комуникация формират определени изисквания към управленската информация. За да се осигури ефективен обмен на информация в областта на управлението, информацията трябва да притежава определени свойства.

Тя трябва да бъде:
1. Официален характер, който подчертава бизнес основата на отношенията, тяхната безлична природа, а също така показва известно разстояние, което съществува между участниците в бизнес комуникацията;
2. Адрес, тъй като управленският документ винаги е предназначен за конкретен получател, длъжностно лице, организация, група организации;
3. Уместно, тъй като документът трябва да съдържа точно информацията, която е необходима в даден момент за вземане на ефективно управленско решение, или
друго използване в управленски дейности;
4. Обективен и надежден, тъй като за ефективно управление е необходима безпристрастна, безпристрастна оценка на събития, факти, явления;
5. Убедителен, аргументиран, тъй като задачата на бизнес комуникацията е да насърчи адресата да се ангажира (или да не се ангажира)
определени действия;
6. Пълен и достатъчен за вземане на управленско решение. Липсата на информация може да наложи
допълнително изискване на информация, генериране на кореспонденция,
водят до ненужна загуба на време и пари.
Деловият стил има набор от специфични черти, които го отличават от другите стилове на езика - научен, публицистичен, разговорен, езика на художествената литература.
Основните изисквания за бизнес стил са:

стандартизиране на представянето;

неутрален тон на презентацията;

точност и сигурност на формулировките, еднозначност и еднородност на формулировките;

сбитост, краткост на текста;

използване на езикови формули;

използване на термини;

използването на лексикални и графични съкращения;

преобладаването на пасивните конструкции над реалните;

използването на фрази с глаголно съществително;

използването на конструкции с последователна подчинение на думите в родов и инструментален падеж;

преобладаването на простите общи изречения.

Стандартизацията на деловата реч обхваща всички нива на езика – речник, морфология и синтаксис. Към днешна дата деловата реч е натрупала огромен брой термини, завои, формули. Използването на готови структури ви позволява да не губите време в търсене на дефиниции, които характеризират стандартните ситуации. Стандартизирането на деловата реч значително увеличава информационното съдържание на документите, значително улеснява тяхното възприемане, което допринася за оптимизирането на работния процес като цяло.
Неутралният тон на презентацията е норма на официалното делово общуване, което се проявява в най-строгия и сдържан характер на презентацията. Неутралността на тона на представяне изключва възможността за използване в текстовете на изразителни и емоционално оцветени езикови средства (разговорна лексика и междуметия), образни средства и думи, използвани в преносен смисъл. Информацията, съдържаща се в текста на писмото, има официален характер. Поради тази причина личният, субективен момент в документите трябва да бъде сведен до минимум. Думи с подчертано емоционално оцветяване (думи с умалителни суфикси, с наставки на преувеличение или намаляване, междуметия) са изключени от езика на документите.
Не може обаче да се счита, че официалният документ е напълно лишен от емоции.
Целта на повечето документи е да заинтересуват адресата, да го убедят, да го насърчат да действа в посоката, необходима за автора. Управленският документ няма да постигне целта си, ако е лишен от емоционални оттенъци, но емоционалността трябва да бъде скрита и постигната не чрез език, а чрез съдържание. Тя трябва да бъде скрита зад външен спокоен, неутрален тон на представяне. Точността на представянето предполага недвусмислено разбиране на съдържанието на документа.
Яснотата и точността на текста се определя преди всичко от правилността на композиционната структура на текста, отсъствието на логически грешки, обмислеността и яснотата на формулировката - стабилни завои, отсъствието на образни изрази.
Краткостта на представянето на текста се постига чрез икономично използване на езикови средства, изключването на речевата излишество – думи и изрази, които носят допълнително значение.
Изискването за сбитост или краткост на текста е пряко свързано с намаляването на обема на текста. Изискването за краткост налага по-ясно формулиране на темата на документа, пестеливо използване на езикови средства, изключване на ненужни думи, които не носят необходимата информация, неоправдани повторения и ненужни подробности.
Писмото трябва да бъде убедително, независимо към кого е насочено, да съдържа точни дати, неоспорими факти и изводи.
Една от характеристиките на деловата реч е широкото използване на езикови формули - стабилни (шаблонни) завои, използвани непроменени. Следните изрази се използват за мотивиране на действие:

Уведомяваме Ви, че в периода от... до...;
- Уведомяваме Ви, че от...;
- Изпращаме Ви договореното ...;
- Моля имайте предвид...
- Ревизията установи, че ....;
- Поради липса на финансова помощ...;
- Поради тежката икономическа ситуация...;
- Според твоето писмо...;
- За да работим заедно...;
- По протокол...;
- В потвърждение на нашето съгласие...;
- За да се засили отговорността...и т.н.

Езиковите формули са резултат от обединяването на езиковите средства, използвани в повтарящи се ситуации. В допълнение към изразяването на типично съдържание, езиковите формули често действат като правно значими компоненти на текста, без които документът няма достатъчна юридическа сила:

Гарантираме връщането на заема в размер на...,
- Гарантираме плащане. Нашите банкови данни...,
- Наблюдение на изпълнението на...

Терминът е дума или фраза, на която се приписва определено или специално понятие. Съвкупността от термини от определена област на знания или професионална дейност представлява терминология или терминологична система.
Използването на термини в строго фиксирано значение осигурява недвусмислено разбиране на текста, което е много важно в бизнес комуникацията.
Термините, използвани в управленската документация, са индустриална терминология, която отразява съдържанието на предметната област, на която е посветено съдържанието на документа, както и термините, които са се развили в областта на документационната поддръжка.
Коректността и стабилността на използването на термините в практиката се постига чрез използване на терминологични речници и стандарти, които установяват строго недвусмислена система от понятия и термини и допринасят за подреждането на терминологията. Термините, използвани в областта на документалната поддръжка на управлението, са фиксирани в GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения".

Когато се използва терминът, е необходимо да се гарантира, че е разбираем за адресата. Ако авторът на писмото има съмнения относно това, тогава е необходимо да действате по един от следните начини:

Дайте официално определение на термина;

Дешифрирайте значението на термина с думи от неутрална лексика;

Премахнете термина или го заменете с общоразбираема дума или израз.

Трудностите при използването на термините са свързани и с факта, че терминосистемата е в непрекъсната промяна: съдържанието на вече съществуващи понятия се променя, възникват нови, някои от понятията остаряват, а обозначаващите ги термини излизат от употреба.
Когато се използват многозначни термини (синонимни термини), трябва да се има предвид, че в един документ даден термин може да се използва само в едно от неговите значения. Например термините "споразумение", "договор", "споразумение" са синоними, но се различават по практиката на тяхното приложение. В трудовото законодателство говорим за трудов договор (договор); в гражданските – двустранните и многостранните сделки се наричат договори; във външнотърговската дейност по-често се използва терминът „договор“, споразуменията в редица други области са фиксирани в споразуменията.

Друга особеност на деловата реч. В деловата реч се използват съкращения. Има два основни типа съкращения:
1. Лексикални (съкращения) - сложни думи, образувани чрез премахване на част от съставните им букви от части от думи: CIS, LLC, Министерство на извънредните ситуации, Атомна електроцентрала, GOST, GUM, Roskomzem, главен счетоводител, ръководител, заместник, специални части .
2. Графични - съкратените обозначения на думите, използвани в писмен вид: гр-н, точка, железница, кв. м и други.

В буквите трябва да се използват само официално приети съкращения, обозначения и термини. Имената на институции, организации и длъжности, титли, мерни единици, географски имена и други трябва да съвпадат точно с официалните имена.

Друга особеност на деловата реч е използването на конструкции с последователно подчинение на думите в генитив или инструментален падеж:
- Предлагаме Ви варианти за решения (какви?) Реконструкция на отоплителни системи, вентилационни и санитарни инсталации на жилищни сгради и офис сгради.
- Напълно споделяме необходимостта (какво?) от по-нататъшно обсъждане на конкретни въпроси за евентуално сътрудничество.
- Според списъка на основните събития за подготовка и провеждане на честването на 60-годишнината от Победата във Великата отечествена война, одобрен от президента на Руската федерация (какво?) ...

Според графика...

Деловата реч се характеризира с използването на фрази с отглаголни съществителни. Изключително активни в деловата реч вместо глаголи се използват конструкции от отглаголни съществителни със значение на действие: да помагам (а не да помагам), да помагам (а не да помагам), да почиствам (а не да почиствам), да поддържа (а не да поддържа), да извършва ремонт (не ремонт).
Простотата на представяне, преобладаването на простите общи изречения са важни за писането. Особеността на бизнес стила е преобладаващото използване на прости общи изречения, едночастни (с един главен член - подлог или сказуемо) или двучленни (с два основни члена - подлог и сказуемо) с отделни обрати (причастия, причастия, отделни дефиниции), уводни думи и изречения, например:
- Поради изключително ниската ефективност на използването на градската собственост, внесена в уставния капитал на СП "МИО", както и недостатъчното натоварване на автопарка и неговата нерентабилност, ви молим да разрешите въпроса с прехвърлянето на градската дял към финансово-стопанския отдел на Кметството.

Препоръчително е да подготвите писмо по един въпрос. Ако трябва да се свържете с организацията едновременно по няколко разнородни въпроса, се препоръчва да напишете отделни писма за всеки от тях.
В текста на едно писмо могат да бъдат изразени молби или други въпроси, ако се прехвърлят на едно лице за изпълнение.
В допълнение към традиционните езикови формули, чужди думи и фрази се срещат в бизнес кореспонденцията. На практика те играят ролята на езикови формули. Някои от тях са добре познати, други са по-рядко срещани. Трябва да се има предвид, че използването на чужди думи издава лека старомода, но в същото време оставя добро впечатление на партньор, който знае тези думи, и ви позволява да объркате външен читател.

поучителен;

Придружаващ;

Гаранция;

информационни;

Денят на благодарността;

поздравителен;

Има също писма за искане, писма за запитване, писма за уведомяване, писма за отговор, писма с покани и т.н. Всеки вид писмо има свои собствени характеристики при съставяне и дизайн.

Писма с покани

Поканите писма с предложение за участие в семинари, срещи и други събития обикновено се адресират до ръководителя на организацията, конкретно длъжностно лице, но могат да бъдат адресирани и до целия екип. Буквите посочват условията за участие, мястото и времето на събитията, а при необходимост и униформата. Писмото обикновено съдържа необходимия "прикачен файл", който информира програмата на събитието.

Гаранционни писма

Гаранционните писма са написани, за да потвърдят определени обещания или условия и са адресирани до организация или физическо лице. Може да се гарантира плащането за извършената работа, качеството, условията на доставка на продуктите, плащането на стоките, наема и др. Такива писма използват стандартни изрази: „фирмата гарантира, ние гарантираме, молим ви да изпратите наложен платеж (вид гаранция), гарантираме плащане, гарантираме срока на доставка, гарантираме качеството на продуктите...”.
Писмото обикновено съдържа данните за плащането на организацията, която гарантира плащането.
Желателно е текстът на писмото да бъде съгласуван с правната служба. В допълнение към подписа на ръководителя на организацията може да бъде издаден подписът на главния счетоводител. Подписът е заверен с печат.

Писма за искане

Има огромен брой ситуации, които пораждат искания от името на предприятия, организации, институции. Текстът на това писмо обикновено е изграден в следната форма: в основната част на съдържанието, изложение на причината, довела до искането; изложение на самото искане; в заключителната част се изразява надеждата за очаквания резултат. Исканията обикновено се изразяват с думите „моля, моля“;
Моля помогнете...;
Моля, изпратете на наш адрес...;
Моля, вземете участие...;
Моля да ме уведомите...;
Моля ви да погасите дълга ...;
Моля, вземете мерки...

Основната цел на това писмо е да убеди, да докаже необходимостта от изпълнение на искането, поради което текстът на писмото съдържа убедителни доказателства, приложени са изчисления, оценки и други подкрепящи основания, които са съставени с необходимото „заявление“ .

Писма за отговор

Текстът на писмото за отговор обикновено започва с повторение на искането. По-нататък се излагат резултатите от разглеждането на искането, мотивира се отказът (ако това е писмо за отказ) и се посочва самият отказ.
Естеството на информацията в бизнес писмо обикновено предполага алтернативността на очакваната информация в писмото за отговор, т.е. в бизнес кореспонденцията принципът на паралелизъм действа по отношение на съдържанието, което е отразено в езика на кореспонденцията с отговор. Това означава:
1. Наличието в писмото за отговор на връзка към оригиналното писмо и неговата тема;
2. Използването на едни и същи езикови изразни средства (предимно терминология) и в двете букви;
3. Съпоставимост на информационните обеми и аспектите на съдържанието в двете писма;
4. Спазване на определена последователност в представянето на аспекти от съдържанието.

Текстовете на отговорните писма трябва да отговарят на задачите, записани в резолюциите на ръководителите.
Първото и основно правило - не отлагайте отговора, не карайте кореспондента си да чака. Ако обстоятелствата се развият по такъв начин, че не можете да дадете отговор в определения срок, информирайте адресата за това, както и за сроковете, в които можете да дадете окончателен отговор. Не забравяйте да се извините за забавянето, като същевременно посочите обективната му причина.
В писмото за отговор се посочва номера и датата на документа, на който се дава отговорът. Тези данни се въвеждат не в текста на писмото, а на определеното място на формуляра или пред заглавието на документа, което не е съставено на формуляра.

Използват се следните форми на отказ:
- Вашата оферта е отхвърлена поради следните причини...

Изпратеният на Ваш адрес проектоспоразумение за съвместни действия се отхвърля по следните причини...
- Съжаляваме, но нашата фирма не може да приеме вашата оферта...

Благодарствени писма

Напоследък благодарствените писма се използват широко в бизнес кореспонденцията.
Благодарствените писма са правилата на добрите обноски в отношенията между партньорите. В партньорствата трябва да можете не само да питате, но и да благодарите за предоставените услуги, за съвместното провеждане на всякакви събития, за изпращане на поздравления, за организиране на прием и т.н.

Писмото може да бъде издадено под формата на писмо или под формата на цветна форма) на благодарствено писмо. В случай, че писмото е издадено под формата на писмо, то се регистрира по предписания начин. Писмо, съставено под формата на благодарствено писмо, не подлежи на регистрация, върху необходимия "подпис" може да се постави печат. Тъй като писмото е лично, не се препоръчва в него да се разпознава необходимия „изпълнител“. Текстовете на писмата използват типична форма на представяне:
- Изказвам своята благодарност ...;
- Искрено благодарен...;
- С благодарност признаваме...;
- Благодарение на...;
- Благодаря ти за...

мотивационни писма

Съставят се мотивационни писма, за да информират адресата за посоката на всякакви документи. Текстът на писмото се състои от две части: съобщение за изпращания материал и уточняваща информация (прикачени файлове). Обикновено текстът на мотивационното писмо е много кратък, пасва на формат А5 и няма самостоятелно заглавие. Съпроводителните писма обикновено започват с думите:
- Изпращане на информация...; - Имаме удоволствието да Ви предложим (препоръчаме)...;
- Ние ви предлагаме...;
- Сигурни сме, че ще се интересувате от висококачествени продукти..;
- Уведомяваме Ви, че...;
- Бихме искали да Ви информираме, че...;
Очакваме по-нататъшно сътрудничество...