Epistolinės medžiagos (privatus susirašinėjimas). Etiketas dalykiniame susirašinėjime Etiketas draugiškame susirašinėjime

Verslo korespondencija yra neatsiejama įmonės ir verslo žmogaus įvaizdžio dalis. Užmegzti kontaktą, palaikyti santykius, aptarti verslo klausimus raštu kartais pageidautina, o dažnai tiesiog būtina, todėl dalykinėje korespondencijoje kuriamas įvaizdis turi visiškai atitikti išorinį įvaizdį, kuris susidaro gyvo bendravimo metu. Tuo pačiu dalykiniame susirašinėjime taisyklių ir reikalavimų laikymasis yra privalomas ne tik bendraisiais principais, bet ir smulkmenomis bei smulkmenomis.

Verslo susirašinėjimo principai ir etiketas

Viso dalykinio susirašinėjimo etiketas nesiskiria nuo bendrųjų dalykinio bendravimo reikalavimų. Štai pagrindiniai jo principai:

mandagumas, pagarba,
tikslo aiškumas
orientuotas į rezultatą ir lengvai pasiekiamas,
atsakingas požiūris į kitų žmonių laiką ir įsipareigojimus,
loginis nuoseklumas ir tikslumas,
faktinis konkretumas,
raštingumas,
tono neutralumas, kalbos griežtumas ir formalumas,
pavaldumo ir tradicijų laikymasis.

Šie reikalavimai nėra originalūs, tačiau jų įgyvendinimas garantuoja konstruktyvią sąveiką su partneriais ir klientais.

Firminiai blankai ir kalbos formulės

Firminiai blankai yra įmonės veidas, todėl privalomi jo atributai yra raštingumas, detalių tikslumas, išorinis tikslumas ir kuklus dizaino originalumas.

Nesvarbu, ar tai yra kampinė, ar išilginė formos versija, visas organizacijos pavadinimas, pašto, faktinis ir oficialus adresas, telefono, fakso, elektroninio pašto adresai ir oficialaus elektroninio puslapio adresas turi būti lengvai įskaitomi. Detalių sąrašas nėra griežtai reglamentuotas, tačiau duomenų išsamumas visada atrodo naudingesnis.

Informacijai: Taip pat pageidautina informacija apie korespondencijos registravimą - apie datą, numerį sąraše, apie konkretų rangovą, kuris parengė dokumentą siuntimui. Jei tai yra atsakymo laiškas, būtina nuoroda į prašymo laišką.

Verslo laiške galimas ir žanro nurodymas, kuris supaprastina susirašinėjimo dizainą: informacinis laiškas, pasiūlymas, prašymas, peticija, atsiprašymas, užuojauta, padėka.

Laiškas oficialiame organizacijos firminiame blanke

Pirmoji laiško dalis yra kreipimasis, kurio formulėje yra adresato vardas ir patronimas arba oficialesnė versija - žodis „ponas“:

Gerbiamas Fiodorai Fedorovičiau!
Gerbiamas pone Smirnovai!
Gerbiamas pone direktore!

Pagrindinėje laiško dalyje – informacinėje – pateikiama trumpa, suprantama ir talpi žinutė bei aiškios užduotys: pateikti informaciją, patikslinti informaciją, išspręsti problemą su reikmenimis ir kt. Jei laiške yra atsisakymas, teisinga pradėti pirmąjį pusmetį su aiškiu ir įrodymais pagrįstu pagrindimu. Kalbos formulės gali būti skirtingos, priklausomai nuo pasirinkto tono:

Bendrovė prašo apsvarstyti...
Prezidentą ir valdybą prašome informuoti apie...
Apsvarstykite galimybę...
Prašome kuo greičiau atsakyti...

Paskutinė laiško dalis – padėka, atsiprašymai, patikinimai dėl greito problemos sprendimo, tolesnio bendradarbiavimo viltis.

Verslo laiškuose reikalaujama laikytis oficialaus nurodymo: jei laiške reikalingas vadovo parašas, tada jį turi pasirašyti vadovas (kraštutiniais atvejais jo pavaduotojas).

Tinklo verslo etiketas ir verslo el

Elektroniniai laiškai, kaip ir popieriniai laiškai, susideda iš kelių svarbių elementų, kuriuos reikia kompetentingai pildyti visai ne dėl spekuliacinių taisyklių, o būtent dėl to, kad šie elementai gali būti informatyvūs ir labai patogūs utilitariniu ir praktiniu požiūriu. Teisingas laiškas garantuoja teisingą ir greitą atsakymą, taip pat konstruktyvų problemos sprendimą.

Nuoroda: Įmonės dažnai turi savo pašto serverius ir programas, taip pat susikuria įmonės elektroninio pašto stilių ir vidines susirašinėjimo taisykles, kurios dažniausiai neprieštarauja standartinėms, o jas papildo.

Adresatas: adresato eilutėje įprasta nurodyti vieną adresą.

Tai rodo ne tik pagarbų požiūrį į pašnekovą, bet ir jį gelbstie— Paštasnuo šlamšto, nepageidaujamo pašto ir smalsių akių.

Adresato laiško kopija pildoma konkrečiam tikslui.

Išsiųsdamas laišką pagrindiniam adresatui ir skiltyje „kopija“ nurodydamas kitą, adresatas informuoja antrąjį pašnekovą apie tai, kas vyksta, tačiau nereikalauja, kad jis atsakytų ir tiesiogiai dalyvautų susirašinėjime.

Laiško tema: konkretumas ir unikalumas.

Didžiausias temos specifiškumas turėtų padėti tiek adresatui, tiek adresatui orientuotis diskusijos temoje ir išskirti daugybę problemų bei užduočių: ne tik „Pranešimas iš Katios“, bet „Ataskaita už 2015 m. gegužę. Juodraštis“. Atkreipkite dėmesį: vardas šiuo atveju yra nenaudingas, nes adresatas adresatui jau aiškus iš el. pašto dėžutės pavadinimo.

El. laiškus vienodai lengva skaityti stalinio kompiuterio monitoriuje ir planšetiniame kompiuteryje

Laiško tekste turi būti 3 pagrindiniai elementai.

Pirma, pasisveikinimas (jei tai, pavyzdžiui, pirmoji dienos raidė) ir adresas (kiekvienoje raidėje). Antra, klausimo pateikimas: savęs pristatymas (jei laiškas pirmas), priminimas apie spręstinus uždavinius, problemos ar jos sprendimo aprašymas. Trečia, prašymas arba raginimas veikti.

Pranešimo apie el. pašto skaitymą funkcija reikalauja subtilumo.

Jį reikėtų naudoti, jei laiškas tikrai svarbus, bet jokiu būdu negalima pasiteirauti apie jo gavimą, pavyzdžiui, telefonu. Ši funkcija adresatui dažniausiai nustato neaiškius, neaiškiai suformuluotus psichologinius įsipareigojimus, todėl ja piktnaudžiauti nereikėtų. Teisingas ir ne toks kategoriškas variantas – mandagus prašymas laiško pabaigoje pranešti apie skaitymą.

Parašas reikalauja glaustumo ir tuo pačiu talpumo.

Formuluotėje gali būti standartinė formulė „Pagarbiai“ arba apsiribojama pavarde ir vardu. Parašas, įskaitant vardą, pavardę, pareigas, organizacijos pavadinimą ir kontaktinius duomenis, neturi viršyti 7 eilučių. Patartina, be pašto dėžutės, nurodyti alternatyvius kontaktinius duomenis: telefoną,Skype, ICQ, kiti populiarūs pasiuntiniai.

Priedai: svarbiausia įspėti ir teisingai pavadinti failus.

Tinklo etiketas reikalauja pranešti apie dokumentą prie laiško pridėtame faile: apie formatą, jo apimtį ir turinį. Priedas neturi būti didesnis nei 3-5Mb. Jo pavadinimas, kaip ir laiško tema, turėtų būti itin trumpas, konkretus ir unikalus.

Įprasta el. pašto forma

Laiško reakcijos laikas tinkle skiriasi nuo laikoišjungti— linija. Dvi ar trys valandos yra patogus laikas laukti atsakymo į skubų el. laišką. Atsakant į laiškus, kurie yra skubūs arba pažymėti kaip svarbūs, kartais užtenka tai įspėtie— Paštasgautas ir į jį atsižvelgta. Jei problema reikalauja ilgo svarstymo, adresatas turi informuoti savo pašnekovą apie laiką, kurio prireiks atsakyti į klausimą.

Nuoroda: viena diena yra patogus laikas atsakyti į el. laiškus. Negavus atsakymo per 3 dienas, etiketo taisyklės leidžia išsiųsti antrą laišką arba susisiekti su adresatu alternatyviu ryšio šaltiniu – telefonu,Skype, ICQ. Tylėjimas 5-7 dienas arba atsakymas į antrąjį prašymą gali būti vertinamas kaip nenoras tęsti dalykinį susirašinėjimą.

Verslo žmogaus ir įmonės reputaciją sudaro ne tik verslo efektyvumas ir efektyvumas, bet ir smulkmenos bei niuansai bet kuriame verslo derybų etape. Laikytis dalykinio susirašinėjimo principų reikalaujama iš kiekvieno įmonės atstovo: nuo menkaverčio klerko iki viešųjų ryšių specialisto ir įmonės vadovo.

Vaizdo įrašas: kaip aiškiai, aiškiai ir suprantamai rašyti verslo laiškus

Susisiekus su

Verslo susirašinėjimo etika

28.07.2015

Snežana Ivanova

Jei žmogus ketina vesti verslo korespondenciją, jis turi žinoti keletą komponentų. Taigi į ką reikėtų atkreipti dėmesį?

Šiuolaikinio žmogaus gyvenimas neapsieina be nuolatinio bendravimo su kitais žmonėmis. Šiuo sparčiai besivystančių informacinių technologijų amžiuje žmonės vis dažniau kreipiasi į elektroninius laiškus, kartais pakeičiant tiesioginių susitikimų poreikį. Verslo korespondencijos etika reiškia kai kurių svarbių taisyklių, turinčių įtakos korespondencijos pokalbių rezultatams, laikymąsi.

Tiesą sakant, verslo korespondencija yra reikšmingas dalykinės komunikacijos elementas. Kai kuriais atvejais jo negalima atsisakyti. Jei žmogus ketina vesti verslo korespondenciją, jis turi žinoti keletą komponentų. Taigi į ką reikėtų atkreipti dėmesį?

Kalbos raštingumas

Jei žodinio pokalbio metu vis tiek įmanoma padaryti kalbos klaidą ir pašnekovas į tai elgsis atlaidžiai, tada verslo laiške tokių trūkumų buvimas yra visiškai nepriimtinas. Jūsų gavėjas šiuo atveju greičiausiai atideda laišką ir toliau neskaitys. Kam rašysite, stenkitės tai padaryti teisingai, be rašybos ir skyrybos klaidų.

Kalbos raštingumas vertinamas visur. Tokio darbuotojo žinios bus laukiamos visur. Kartais darbštumas gali pakeisti žinių stoką, kurias, norint, galima kompensuoti, įgyti įvairiais būdais.

Pateikimo glaustumas ir aiškumas

Verslo laiške būtina nurodyti tik praktinę vertę turinčios informacijos esmę. Visiškai nepriimtina leistis į ilgas, ilgas diskusijas, varginti adresatą nereikalingomis smulkmenomis. Visos šios smulkmenos nebus naudingos, o tik nuvils jį, sukels mintis apie siūlomos informacijos nenaudingumą ir nenaudingumą.

Verslo laiške informacija turėtų būti pateikta labai struktūriškai ir glaustai. Jūsų užduotis – perteikti pašnekovui konkrečią mintį, naujieną, o ne vesti jį į gilius gyvenimo apmąstymus.

Terminai

Verslo susirašinėjime itin svarbu laikytis laiško išsiuntimo terminų ir stengtis atsakyti kuo greičiau. Tarkime, jei pasiekęs klientas tikisi iš jūsų greito atsakymo kokiu nors svarbiu klausimu, tai delsimas ir bet koks delsimas gali sukelti nepageidaujamų pasekmių, tokių kaip: sutarties nutraukimas, svarbaus sandorio nutraukimas ir pan. Laiku išsiųsti el. laiškus taip pat svarbu, nes taip parodysite savo priešininkui, kiek jis jums reiškia.

Laiško formatavimas

Rašant el. laišką labai svarbu atsižvelgti į keletą svarbių dalykų. Kaip jis bus įrėmintas, priklauso nuo to, kokį įspūdį apie jus paliks gavėjas.

Užpildykite lauką „Tema“.

Keista, tačiau praktikoje dažnai pasitaiko situacija, kai svarbūs laiškai, kuriuose yra reikalinga ir reikalinga informacija, paliekami nenurodžius atitinkamos temos! Toks neatidumas ar sąmoningas nenoras apsikrauti nereikalingais veiksmais iš tikrųjų virsta praleistais terminais, padidėja tikimybė, kad laiško adresatas apskritai neatplėš.

Dėl šios priežasties laukelio „Tema“ pildymas yra privalomas. Tai reikia daryti net jei neketinate pasakyti pašnekovui nieko reikšmingo. Tinkle yra gana didelis procentas šiukšlių siuntėjų, kurie tyčia teršia el. paštą ir platina kenkėjiškas programas.

Turėdamas asmeninį kreipimąsi

Sutikite, daug maloniau skaityti laiškus, kuriuose yra kreipimųsi į adresatą, nei beveidžius ir neaišku, kam jie skirti. Individualaus kreipimosi buvimas laiške pabrėžia jo svarbą. Be to, taip elgdamiesi tyliai kalbate apie pagarbą susirašinėjimo pašnekovui. Nereikia leisti pažinčių, visada nurodykite adresatą vardu ir patronimu.

Teisingas adresas

Kiek klaidų būtų galima išvengti, jei visi interneto išteklių vartotojai būtų itin atidūs pildydami el. pašto adresą. Nors potencialūs klientai ar kiti, su kuriais kasdien bendrauja, savo elektroninio pašto adresus dažnai palieka užrašytus popieriuje, vėliau paaiškėja, kad jie tai daro labai neįskaitomai. Būtent dėl šios priežasties atsiranda daugybė variantų, kai surašytas ir baigtas laiškas neišsiunčiamas ar net nukeliauja netinkamu adresu. Visada nurodykite svarbaus oponento adresą, pasistenkite patys pasitaisyti dienoraštyje arba paprašykite atsiųsti bandomąjį laišką.

Darbas su informacija

Prieš siunčiant baigtą laišką adresatui ar adresatų grupei, verta padirbėti su informacijos formatavimu. Kartais tenka siųsti gana didelius informacijos kiekius el. Šiuo atveju daug protingiau yra sudaryti duomenų archyvą. Nuotraukos ir kiti dokumentai turi būti pridedami prie laiško atskirame faile. Niekada be reikalo neperkraukite laiško nereikalinga informacija.

Taigi verslo susirašinėjimo etika reiškia griežtą pagrįstų normų ir taisyklių, kurias turėtų žinoti kiekvienas pasitikintis asmeninio kompiuterio vartotojas, laikymąsi.

Verslo etiketas / asmeniniai laiškai

Tuo atveju, kai laiškas parašytas ne specialiu tikslu ir neturi įtakos jokiai konkrečiai problemai, jis būtinai turi perteikti autoriaus nuotaiką. Garsus vokiečių dramaturgas Lessingas G. E. patarė seseriai: „Rašyk taip, kaip kalbi, ir viskas bus gerai“. Netiesa, kad mes neturime pakankamai laiko laiškams. Galite sutrumpinti televizoriaus žiūrėjimo, vaikščiojimo ar kitos detektyvinės istorijos skaitymo laiką, paimkite rašiklį, popierių ir atsisėskite prie stalo. Parašę laišką pajusite dvasinio kontakto su kitu žmogumi džiaugsmą, o sąžinė nustos jus kankinti, nes neatsakytas laiškas jau šešis mėnesius guli stalo stalčiuje.

Svarbiausias dalykas laiške, be abejo, yra turinys. Jis apibūdina siuntėją, bet informaciją apie autorių. taip pat suteikti laiško stilių ir išvaizdą.

Geros manieros reikalauja, kad į kiekvieną gautą laišką būtų atsakyta. Atsakymo laiško rašymo negalima atidėti geresniems laikams, tačiau neturėtumėte jo rašyti skubėdami. Jei nėra laiko atsakyti iš karto, galite išsiųsti atviruką – trumpąją žinutę, iš kurios adresatas žinos, kad jo laiškas gautas.

Jei jūsų politika yra saugoti senus laiškus, nebarstykite jų po namus, o dėkite į kitiems nepasiekiamas vietas. Nemalonu, kai maža dukra randa senus mamos meilės laiškus ir, žaisdama pas paštininką, įteikia juos visiems namuose.

Jei asmeninio pobūdžio raidė spausdinama mašinėle ar kompiuteriu, pabaigoje reikia ranka pridėti bent kelias eilutes. Etiketas reikalauja, kad laiškas būtų pasirašytas tik savo ranka. Dėti faksimilę arba įvesti parašą rašomąja mašinėle yra bloga forma. Sveikinimai, kvietimai, užuojauta dažniausiai rašomi ranka.

Pasistenkite rašyti įskaitomai, savo pasiteisinimus: „Aš skubu, todėl tokia bloga rašysena“ vargu ar pasiteisins.

Neprotinga ir negražu siųsti laiškus su rašybos klaidomis. Jei nesate labai raštingas, rašydamas laišką apsiginkluokite žodynu.

Net jei adresatas yra jums artimas žmogus, pasistenkite savo laišką susidėlioti logiškai, antraip gali atrodyti, kad tingite rinkti mintis ir todėl rašote viską iš eilės. Toks laiškas gali pasirodyti nemandagus.

Jei asmeninio pobūdžio laiškas yra labai svarbus, pirmiausia turėtumėte padaryti juodraštį. Būtinai dar kartą perskaitykite laišką prieš užklijuodami jį į voką. Tai reikia padaryti net ir skubant siųsti.

Nereikėtų rašyti laiškų esant blogai nuotaikai. Žinoma, kartais norisi savo pyktį ir susierzinimą išlieti ant popieriaus, o jei tai padarėte, laiško neužantspauduokite. Jei kitą dieną perskaitysite jį iš naujo, nesigailėsite, kad neišsiuntėte. Jūsų nuotaika pagerėjo, o dabar galite rašyti naują, visiškai kitokį laišką.

Gerai išauklėtas žmogus niekada neparašys anoniminio laiško.

Postscripts laiškuose geriausia vengti, tačiau jei pamiršote apie ką nors iš karto parašyti, įdėkite post skrptum, tada pridėkite ką norite. Po registracijos nepamirškite įrašyti savo inicialų.

Seniau, kai nebuvo vokų, popierius, ant kurio buvo parašytas laiškas, buvo sulankstytas ir perrišamas šilko siūlu. Siūlų galai buvo sandarinami vašku.

Atsiradus vokams supaprastėjo laiško siuntimo tvarka. Anksčiau mūsų šalyje buvo speciali adreso rašymo ant voko forma. Pirmiausia buvo nurodytas miestas, kuriame gyveno adresatas (arba iš pradžių respublikos pavadinimas, o paskui miestas), po to gatvė, bet matai buvo namai ir butai. Paskutinėje eilutėje buvo nurodyta pavardė, vardas ir patronimas. Dabar pagal pasaulyje visuotinai priimtą modelį pirmoje eilutėje nurodoma adresato pavardė ir inicialai, o tik tada eina po adreso.

Jei siunčiate ne laišką, o atviruką, atminkite, kad tokio tipo paštas nėra skirtas intymiems išsiliejimui – jiems galima patikėti tik laišką. Tačiau jei skubiai reikia perteikti ką nors asmeniško, atviruką galite užklijuoti voke. Apskritai rūšių atvirukai yra skirti sveikinimams ir sveikinimams. Siųsdami kelis atvirukus vienu metu skirtingais adresais, stenkitės nerašyti tų pačių šabloninių frazių.

Užuojautos laiškai turėtų būti lakoniški. Svarbiausia, kad žodžiai būtų nuoširdūs, be nereikalingo patoso. Tokį laišką reikėtų išsiųsti iškart, kai tik gaunamas pranešimas apie mirtį. Nereikėtų siųsti užuojautos laiško praėjus nemažai laiko, kad vėl nepanertumėte į sielvartą žmonių, galbūt jau tam tikru mastu susitaikę su mylimo žmogaus netektimi.

Įprasta užuojautos laišką ant paprasto balto popieriaus rašyti ranka.

Atvirukas nieko gero. Į laidotuvėms atsiųstą gėlių puokštę galima įdėti atviruką su savo vardu ir užuojautos žodžiais: tuomet velionio artimieji žinos, kam padėkoti už dalyvavimą laidotuvėse.

Tuo atveju, jei dėl kokių nors priežasčių negalėjote kam nors padėkoti už mandagumą asmeniškai, turėtumėte išsiųsti padėkos laišką.

Jei ką nors įžeidėte savo noru ar nesąmoningai, galite parašyti atsiprašymo laiškus. Išsilavinęs žmogus nelaikys gėdinga pripažinti savo netaktiškumą ir prašyti „atleidimo.
Priminimo laiškai rašomi tiems, kurie pamiršo apie skolą ar delsia ją įvykdyti. Tokie laiškai turi būti užklijuoti voke. Jie turi būti laikomi mandagiu tonu.

Visi žino, kad klausytis kitų žmonių pokalbių yra nepadoru. Taip pat netaktiška žiūrėti į kitų žmonių laiškus. Korespondencijos slaptumą saugo įstatymai, niekam neleidžiama skaityti to, kas skirta kitiems. Net sutuoktiniai neturėtų skaityti vieno iš jų gautų laiškų. Galbūt jie labai pasitiki vienas kitu ir todėl nemato tame nieko blogo. Ir vis dėlto nereikėtų atidaryti voko, skirto vyrui (žmonai), jam nesant ir be jo (jos) leidimo. Kiekvienas turi savo mažų paslapčių.

Jei jūsų žodžiai yra pakankamai svarbūs, kad juos būtų galima parašyti, jie taip pat labai svarbūs, kad juos būtų galima parašyti teisingai!

D. Harrisas

Šiuolaikinės laiškų rašymo taisyklės iš esmės yra tie patys formalumai, kurių laikomasi rašant. Juos 1842 m. išrado Londono menininkas Williamas Angli, pirmojo Naujųjų metų sveikinimo atviruko sudarytojas. Ir 1860 m. plėtojant įprastą paštą šios formos tapo visuotinai priimtos. Žinoma, anksčiau žmonės vieni kitiems rašydavo laiškus, buvo tam tikri papročiai. Taigi senovės romėnai nepasirašydavo laiškų, nebent tai būtų laiškai pačiam imperatoriui. Laiškus pasiuntiniai perdavė asmeniškai adresatui, todėl adresai ant vokų nebuvo rašomi. Nuo seno laiškų pavidalu buvo kuriami ištisi eilėraščiai, romanai, filosofiniai traktatai, politinės brošiūros, kritiniai straipsniai (literatūroje tai vadinama epistoliniu žanru). Didysis Rytų viduramžių literatūros atstovas Nizami sugebėjimą susirašinėti laikė dideliu menu. Pirmajame savo knygos „Retenybių kolekcija“ skyriuje jis duoda keletą patarimų tarnautojui Dabirui. Štai vienas iš jų: „... susirašinėjant ir siunčiant žinutes jam nederėjo įžūliai elgtis su gerbiamais žmonėmis ir kilmingais ponais. Ir jei tarp jo šeimininko ir to, kuriam jis rašo, kyla nesutarimų, tegul jis nejudina savo reputacijos švelnindamas plunksną, išskyrus tą, kuris pats peržengė sienas ir iškėlė savo orumo pėdą už kilnumo rato. , nes sakoma: žodis į žodį, bet kaltesnis tas, kuris pradėjo. Etiketas nereikalauja gražios rašysenos, tačiau rašyti neįskaitomai yra lygiai taip pat nekultūringa, kaip ir murmėti po nosimi bendraujant su kitais. Dabar, naudodamiesi kompiuteriu, rašymui galime pasirinkti bet kokį šriftą, tačiau puošnios raidės nerodo aukšto proto ir! saiko jausmas. Manoma, kad labai negražu ir nemandagu vietoj parašo įdėti vieną raidę su tašku. Nesvarbu, ar laiškas dalykinis, ar draugiškas, reikia nurodyti adresą ir datą. Privačiam asmeniui adresuotame laiške savo poziciją nurodyti beprasmiška ir netaktiška, kaip ir verslo laiške jos nenurodyti. Niekada neturėtumėte žodiškai rašyti asmenims, esantiems aukščiau ar žemiau jūsų. Pirmuoju atveju jūsų daugiažodiškumas gali atrodyti nepagarbus ir greičiausiai ilgas laiškas tiesiog nebus perskaitytas. O antruoju atveju ilga raidė gali būti laikoma pažįstama. Laiškų sudarymo mene labai svarbus gebėjimas atskirti adresatą ir pasirinkti tinkamą pateikimo toną. Laiškas atspindi rašytojo moralinį charakterį, tai, galima sakyti, yra jo išsilavinimo ir žinių matas. Todėl rašydami turėtumėte būti subtiliai šmaikštūs, kiekvieną minutę prisimindami, kad pagal jūsų laišką žmonės daro išvadą apie jūsų nuopelnus ir trūkumus. Netaktiškumas žodžiuose ir nerūpestingumas posakiuose apnuogina rašytoją jam negražia forma.

Bendravimas elektroniniu paštu yra neatsiejama bet kurio šiuolaikinio biuro darbuotojo darbo dalis. Ir buhalteriai nėra išimtis. Kaip susirašinėti taip, kad dalykinis bendravimas būtų produktyvus, emociškai patogus ir itin etiškas? Skaitytojams siūlau keletą praktinių patarimų.

PATARIMAS 1. Savo laiškuose nepamirškite asmeninio kreipimosi į adresatą

Taip parodysite savo dėmesį žmogaus asmenybei. Jei laiškas parašytas konkrečiam gavėjui, tai asmeninio kreipimosi nebuvimas jame atrodo neteisingas ir nemandagus.

Kai rašote vieną iš pirmųjų laiškų adresatui, dažnai kyla klausimas: kaip geriausia į jį kreiptis – tik vardu ar vardu ir tėvavardžiu? Tokiu atveju reikia pasižiūrėti, kas parašyta paraše, kuriuo baigiamas šio asmens laiškas jums. Jei ten nurodytas vardas (be patronimo), pvz "Svetlana Kotova" tada drąsiai skambink vardu. O jei parašas sako „Svetlana Vasilievna Kotova, „Trenzor LLC“ vyriausioji buhalterė, tuomet reikia atitinkamai kreiptis į adresatą. Bet kokiu atveju antrasis variantas yra labai teisingas, todėl naudingas abiem pusėms.

Nerekomenduoju sutelkti dėmesio į informaciją lauke „Nuo“. Iš tiesų, dažnai jį iš pradžių užpildo ne elektroninio pašto adreso savininkas, o įmonės IT specialistas, nustatydamas el.

Beje, kalbant apie verslo partnerį ar klientą, primygtinai patariu nevartoti trumposios vardo formos („Sash“ vietoj „Sasha“, „An“ vietoj „Anya“), kad ir kokia demokratiška būtų. rašymo stilius yra ir nesvarbu, kokio ilgio jūsų susirašinėjimas. Tai, kas žodinėje kalboje skamba pažįstamai, rašytine kalba atrodo pernelyg paprasta.

PATARIMAS 2. Ypatingą dėmesį atkreipkite į sveikinimo formą

Nevartokite frazės "Gera diena!". Net jei vadovaujatės geru ketinimu sutapti su adresato laiko juosta, ši frazė skamba neskoningai, netgi sakyčiau vulgariai. Geriau naudoti neutralias parinktis: "Sveiki...", "Laba diena...". Ir, žinoma, prie sveikinimo pridėkite adresato vardą, jei jį žinote. Man asmeniškai, pavyzdžiui, daug maloniau, o ne beveidis "Sveiki!" tapti asmeniška "Sveika, Tamara!".

Atminkite, kad tokiu būdu labai sutaupysite adresato laiką. Juk jis iš karto galės įvertinti gauto laiško turinį ir greitai nuspręsti dėl jo prioriteto ir svarbos.

Temos formuluotė turi būti trumpa, bet kartu tiksliai atspindėti susirašinėjimo temą. Pavyzdžiui, „Alfa LLC sutartis, sąskaita faktūra, aktas“ vietoj Dokumentų. Keičiantis aptariamo klausimo aspektams, paaiškinkite temą. Pavyzdžiui, „Bendradarbiavimas su Perme“ → „Bendradarbiavimas su Perme. Derybų data“ → „Bendradarbiavimas su Perme. Sutarties projektas“.

Jei susirašinėjimo metu matote, kad laukelį „Tema“ jūsų adresatas užpildė savavališkai arba jo neužpildė visai, imkite iniciatyvą į savo rankas ir išbandykite vieną iš dviejų scenarijų.

1 SCENARIJAS. Atsakydami patys užpildykite laukelį „Tema“. Jei adresatas yra dėmesingas, galbūt to jau pakaks, kad jūsų korespondencija būtų tinkama.

2 SCENARIJAS. Jei gavėjas ir toliau ignoruoja laukelio „Tema“ pildymą, parašykite jam tokio turinio laišką: „Aha, aš siūlau nedelsiant nurodyti laiško temą lauke „Tema“. Manau, kad tokiu būdu mes žymiai padidinsime savo komunikacijos efektyvumą“..

PATARIMAS 4. Atkreipkite dėmesį į laukus „Kam“ ir „Cc“.

Turite aiškiai suprasti šių verslo aplinkoje visuotinai priimtų laukų paskirtį:

<если>lauke „Kam“ rodomas tik jūs - tai reiškia, kad laiško siuntėjas laukia jūsų atsakymo į jo klausimą ar prašymą;
<если>lauke yra keli gavėjai – siuntėjas laukia atsakymo iš kiekvieno arba iš bet kurio iš gavėjų. Tokiu atveju atsakydami išsaugokite siuntėjo nustatytą gavėjų sąrašą naudodami funkciją „Atsakyti visiems“ (žinoma, su sąlyga, kad tyčia nenorite atsakyti tik laiško autoriui, nuslėpdami savo laiško esmę). atsakymas iš likusių susirašinėjimo dalyvių);
<если>jūsų vardas rodomas lauke „Kopijuoti“ – siuntėjas nori, kad žinotumėte apie problemą, o iš jūsų nesitiki atsakymo. Taigi neturėtumėte susirašinėti šiuo klausimu. Jei vis tiek nuspręsite tai padaryti, pradėti rašyti vieną iš frazių bus geros formos ženklas: „Jei įmanoma, norėčiau prisijungti prie diskusijos šiuo klausimu...“, "Leiskite man išsakyti savo nuomonę...".

Kalbant apie BCC sritį, tai yra labiausiai prieštaringa el. pašto priemonė verslo etikos požiūriu. Kartais tai suvokiama kaip beveik slapto sekimo ir informacijos įrankis. Juk į „Bcc“ patalpintus gavėjus kiti gavėjai nemato. Kai kuriose, dažniausiai didelėse įmonėse, ypač skrupulingose etikos klausimais, griežtai draudžiama naudoti šią sritį įmonių susirašinėjime, išskyrus masinius laiškus. Tačiau daugumoje įmonių jie tai naudoja, laikydamiesi šių taisyklių:

laiško išsiuntimas su užpildytu laukeliu „Bcc“ reiškia, kad laiško autorius pranešė paslėptiems gavėjams (arba ketina tai padaryti) apie tokios formos pranešimo priežastį ir tikslą;
paslėptam adresatui nereikia leistis į susirašinėjimą.

Mokymuose dažnai sulaukiu klausimo: ar yra kokių nors visuotinai priimtų standartų dėl laiko, per kurį reikia atsakyti į kliento ar kolegos laišką? Tačiau universalaus atsakymo į jį nėra.

Jei kalbėtume apie vidinį susirašinėjimą, čia viską lemia pačios įmonės gyvenimo greitis ir ritmas. Yra firmų, kuriose vėlavimas atsakyti daugiau nei pusantros valandos laikomas blogu manieru. Ir kai kur atsakymas per dieną yra dalykų tvarka.

Paprastai priimtiniausias atsakymo į laišką laikas yra 2–3 valandos. Tai vadinamasis komfortiškas laukimo laikas, kai siuntėjas laukia atsakymo ir nepatiria vidinio diskomforto dėl savo adresato tylėjimo.

Bet ką daryti, jei gavęs ir perskaitęs laišką supranti, kad negali į jį atsakyti per 24 valandas? Tada, vadovaudamiesi geros manieros taisyklėmis, praneškite siuntėjui apie laiško gavimą ir apytikslį atsakymo į jį laiką. Pavyzdžiui: „Sveiki, Sergejus Vasiljevičius! Jūsų laiškas gautas. Atsakysiu per kelias ateinančias dienas“ arba „Andriai, laišką gavau. Ačiū! Man reikia daugiau informacijos, kad galėčiau atsakyti. Pasistengsiu kuo greičiau atsakyti....

PATARIMAS 6. Laikykitės pagrindinių informacijos pateikimo laiške taisyklių

Jų nėra daug:

skaitant laišką patogiausia apimtis telpa "ant vieno ekrano", maksimaliai - A4 lape;
siunčiamų priedų dydis neturi viršyti 3 MB. Dėl didesnių failų adresatas gali „pakabinti“ paštą;
„pakuodami“ priedus naudokite universalias zip arba rar koduotas. Kiti plėtiniai gali būti užblokuoti arba išjungti siuntimo metu ir sukelti problemų gavėjui;
niekada nepradėkite atsakymo kaip naujo el. laiško (neišsaugodami susirašinėjimo istorijos). Priešingu atveju gavėjas bus priverstas praleisti laiką ieškodamas originalaus pranešimo;
rašyti adresatui suprantamiausia kalba. Daugeliui žmonių kyla klausimas, ar tikslinga vartoti profesinį ar įmonės žodyną, slengo, santrumpas ir anglicizmus.

Kiekvienu atveju tai turi būti sprendžiama atskirai.

Taigi korespondencijos viduje įmonėje beveik visada gausu slengo ir santrumpų: jie yra žinomi ir suprantami visiems dalyviams ir taupo laiką. Tačiau naudodamiesi jais susirašinėdami su sandorio šalimis turite būti atsargūs.

Mano praktikoje buvo toks atvejis. Kolegė ruošė medžiagą leidyklai ir paskutiniame laiške rašė: „Maša, prašau kuo greičiau išsiųsti visas medžiagas“. Masha nusprendė, kad tai jai nežinomo formato, į kurį reikia išversti tekstą, pavadinimas. Ji pražudė daug laiko, su kabliu ar sukčiumi, sugalvodama, kaip patenkinti leidėjo prašymą. Įsivaizduokite Mašinos susierzinimą, kai po 2 dienų ji sužino, kad paslaptingas „asap“ yra anglakalbėje aplinkoje plačiai vartojamo „as soon as possible“ („as soon as possible“) santrumpa. Tačiau Maša galėjo išsiųsti medžiagą per pusvalandį nuo tos dienos, kai gavo prašymą!

PATARIMAS 7. Kiekvieną raidę užbaikite parašo ir kontaktų bloku

Nepriklausomai nuo to, kaip artimai pažįstate adresatą ir kiek laiko tęsiasi jūsų susirašinėjimas, kiekviename jūsų laiške turi būti blokas, kurį sudaro parašas ir kontaktinė informacija. Tai neatsiejama verslo bendravimo kultūros dalis.

Bloke turi būti:

tavo vardas ir pavardė. Nereikia naudoti santrumpų. Vietoj „T.L. Vorotyncevas" savo paraše nurodau "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" arba "Tamara Vorotyntseva" kad adresatas suprastų, kaip su manimi susisiekti atsakymo laiške;
savo poziciją. Tai suteikia adresatui galimybę suprasti savo autoriteto ir profesinės kompetencijos ribas sprendžiant klausimus;
kontaktiniai duomenys (telefonas, el. paštas, įmonės pavadinimas, svetainė). Taigi prireikus suteiksite adresatui papildomos operatyvinės komunikacijos galimybę.

Prie viso to, kas buvo pasakyta, norėčiau pridurti: jūsų el. laiškai yra patys drabužiai, kuriais jie pasitinka. Kitaip tariant, laikydamiesi dalykinio susirašinėjimo etiketo, savo adresatui nedalyvaudami paliksite maloniausią įspūdį.