Važtaraščio registro pildymo taisyklės. Važtaraščių žurnalo tvarkymas ir saugojimas

Visos organizacijos, kurios savo veiklai naudoja transporto priemones, privalo vesti važtaraščių registrą. Teisės aktai diktuoja specialius šio žurnalo tvarkymo ir pildymo reikalavimus. Išsamiau papasakosime vėliau mūsų straipsnyje.

Žurnalas susideda iš kelių dalių.

Titulinis puslapis:

• Juridinis įmonės pavadinimas.
• Informacija apie organizaciją (OKPO).
• Kirtimo laikotarpis.

Lentelės skyrius su informacija:

• Važtaraščio numeris ir tikroji perdavimo vairuotojui data.
• Vairuotojo informacija (vardas ir pavardė ir serviso numeris).
• Automobilio garažas Nr.
• Įgaliotų ir atsakingų asmenų (vairuotojo, dispečerio, buhalterio) parašai.

Važtaraščių registravimo ir išrašymo žurnalas turi vadinamąją eilės numeraciją ir turi būti vedamas chronologine tvarka. Kai tik pilna apskaitos knyga, ji turi būti susiūta ir patvirtinta įmonės antspaudu bei įmonės savininko parašu.

Iš esmės įmonėse apskaitos žurnalą pildo pirminės dokumentacijos buhalteris arba kitas įgaliotas organizacijos darbuotojas, kurio darbo sutartyje tai surašyta. Atskirais atvejais pareiga saugoti ir registruoti važtaraščių apskaitą priskiriama trečiosios šalies organizacijai (jei apskaita vykdoma iš išorės). Tokiu atveju tarp šalių pasirašoma sutartis su bendradarbiavimo sąlygomis, teisėmis ir pareigomis viena kitai. Rusijos Federacijos įstatymai leidžia tokią galimybę. Be to, dokumentą galite pateikti elektroniniu būdu.

Jei reikia pataisyti važtaraščio knygelę, turėtumėte vadovautis teisės aktais. Taisymai žurnale, kaip ir kituose pirminiuose dokumentuose, turėtų būti atliekami lengvai perbraukiant neteisingus duomenis ir darant naują įrašą su data ir patvirtinimu parašu ir antspaudu.

Žurnalo pildymo pavyzdį galima atsisiųsti nemokamai.

Įstatymų leidybos lygmeniu kiekviena organizacija, kuri naudoja transporto priemones verslui ar gamybai, privalo vesti važtaraščių registrą. Jie turi būti pildomi pagal standartą pagal formą Nr.8. Šis dokumentas laikomas pirmine dokumentacija, kuri faktiškai patvirtina degalų ir tepalų sąnaudas, leidžia planuoti išlaidas ir sumažinti mokesčių mokėjimą. Be to, norint priskaičiuoti vairuotojus, reikia sudaryti knygą.

Sunkvežimio važtaraštis yra pagrindinis pirminės apskaitos dokumentas, kuriame kartu su krovinių vežimo važtaraščiu nustatomi rodikliai riedmenų ir vairuotojo darbui fiksuoti, taip pat vairuotojo darbo užmokesčiui skaičiuoti ir daryti. mokėjimai už krovinio pervežimą.
Krovininėms transporto priemonėms Rusijos valstybinio statistikos komiteto 1997 m. lapkričio 28 d. nutarimu N 78 buvo patvirtintos dvi važtaraščių formos - forma N 4-c ir forma N 4-p.

* Forma N 4-c (vnt. įkainis) naudojama gabenant prekes, kurias reikia sumokėti už automobilį vienetiniais įkainiais.
* Forma N 4-p (laikinė) taikoma atsiskaitant už automobilio darbą pagal laiko tarifą ir skirta vienu metu vežti krovinius dviem klientams trečią vairuotojo darbo dieną (pamainą).

Važtaraščio nuplėšiamuosius kuponus užpildo klientas ir jie yra pagrindas transporto priemonės savininkui pateikti klientui sąskaitą faktūrą.
Atitinkamas nuplėšimo kuponas pridedamas prie sąskaitos. Važtaraštis lieka organizacijoje, kuriai priklauso transporto priemonė, jame kartojami identiški įrašai apie transporto priemonės darbo laiką pas klientą ir yra pagrindas fiksuoti transporto priemonės eksploatavimą darbo dieną.

Tuo atveju, kai prekės ir materialinės vertybės gabenamos su laiku atsiskaitant už automobilio darbą, prekių ir transporto dokumentų numeriai įrašomi į važtaraštį ir pridedamas vienas šių prekių ir gabenimo dokumentų egzempliorius, kaip ko pasekoje nurodomas pervežtų krovinių tonų skaičius ir kiti darbą atspindintys rodikliai.automobilis ir vairuotojas.
Važtaraščio pildymą prieš išduodant vairuotojui atlieka organizacijos dispečeris arba tam įgaliotas asmuo. Likusius duomenis pildo organizacijos – transporto priemonės savininko darbuotojai ir klientai. Reikėtų prisiminti, kad dalyvauti pildant važtaraštį neleidžiama, išskyrus parašus, patvirtinančius priėmimą (išvykstant) ir pristatymą (grąžinus automobilį).
N 4-s ir N 4-p formų važtaraščiai vairuotojui išduodami įgalioto asmens gavus tik vienai darbo dienai (pamainai), jeigu vairuotojas yra išlaikęs praėjusios darbo dienos važtaraštį.

Važtaraščio pildymas atliekamas tokia seka:

1. Po dokumento pavadinimu įrašoma jo išdavimo data (diena, mėnuo, metai), kuri turi atitikti išduoto važtaraščio įregistravimo žurnale datą.

2. Eilutėje „Darbo režimas“ rašomas darbo režimą atitinkantis kodas (darbas darbo dienomis, komandiruotė, suminė darbo valandų apskaita, kasdienė darbo laiko apskaita, darbas savaitgaliais ar švenčių dienomis, darbas pagal grafiką arba ne darbo dienomis -grafikas ir kt.) ), pagal kurį skaičiuojamas vairuotojo atlyginimas.

3. Eilutėse „Kolona“, „Brigada“ įrašomi kolonos ir brigados numeriai, į kuriuos įeina automobilis ir vairuotojas.

4. Motorinei transporto priemonei skirtose eilutėse užrašykite markę, valstybinį numerį, taip pat jos garažo numerį.

5. Vairuotojui skirtose eilutėse įrašoma vairuotojo, dirbančio šiame važtaraštyje, pavardė, inicialai, darbuotojui transporto organizacijoje priskirtas personalo numeris, licencijos numeris ir klasė.

6. Licencijos kortelei skirtose eilutėse nurodoma informacija apie jos tipą (standartinį, ribotą), registracijos numerį ir seriją.

7. Eilutėse „Priekabos“ įrašomos linijoje su automobiliu pagamintų priekabų ir puspriekabių markės, valstybiniai ir garažų numeriai. Mainų priekabų ir puspriekabių numeriai įrašomi pagal šias eilutes jų perkabinimo vietose.

8. Eilutėje „Lydintys asmenys“ įrašomos transporto priemonę į užduotį lydinčių asmenų (krovėjų, ekspeditorių, praktikanto ir kt.) pavardės ir inicialai.

9. Skiltyje „Vairuotojo ir automobilio darbas“ – informacija apie automobilio išvykimą ir grąžinimą pagal grafiką.

10. Skiltyje „Priskyrimas vairuotojui“:

18 skiltyje „Kieno žinioje“ pagal kliento prašymą ar vienkartinį užsakymą įrašomas kliento, kurio žinioje automobilis turi atvykti atlikti užduotį, pavardė.

19 stulpelyje „Atvykimo laikas“ įrašomas automobilio atvykimo laikas (valandomis ir minutėmis) pas klientą pagal jo prašymą, vienkartinį užsakymą arba automobilio darbo grafiką pagal sutarties sąlygas.

20-21 stulpeliuose (pakrovimo ir iškrovimo punktų adresai) nurodoma, kur nuvežti ir kur pristatyti krovinį pagal prašymą, užsakovo vienkartinį užsakymą arba pagal sutarties sąlygas.

22 stulpelyje „Krovinio pavadinimas“ įrašomas pagal užsakovo prašymą ar vienkartinį vežti pateikto vežti krovinio pavadinimas.

23 stulpelyje „Važiavimų su kroviniu skaičius“ pagal prašymą ar vieną užsakymą įrašomas važiavimų su kroviniu skaičius, reikalingas užduočiai atlikti.

24 stulpelyje „Atstumas“ įrašomi krovinių gabenimo atstumai, nustatyti pagal kelių direkcijos duomenis arba pagal rajono žemėlapį (miesto planą) naudojant kreivmetrą, arba pagal atstumų sąrašą, sudarytą pagal matavimo pažymas. arba pagal automobilio spidometro rodmenis (sezoniniams pervežimams), transporto organizacijos ir užsakovo fiksuotu aktu.

25 stulpelyje „Pervežti tonas“ įrašomas krovinio kiekis, kurį reikia pervežti klientui.
Pakeisti skyrelyje „Paskyrimas vairuotojui“ nurodytą pavedimą turi teisę tik krovinių pervežimo įmonė. Tik išimtiniais atvejais užsakovas gali pakeisti pavedimą susitaręs su transporto organizacija.

11. Važtaraščio priekinėje pusėje eilutėje „Išduoti kurą“ žodžiais rašomas užduočiai atlikti reikalingas degalų kiekis, atsižvelgiant į likusį kurą praėjusią darbo dieną.

Eilutėje „Dispečerio parašas“ dispečeris savo parašu patvirtina jo užpildyto važtaraščio duomenų teisingumą ir kad vairuotojas turi vairuotojo pažymėjimą.

Važtaraščio pildymas prieš išvažiuojant iš garažo atliekama tokia seka:

1. Skiltyje „Degalų judėjimas“ 9, 10 ir 11 stulpeliuose ir atitinkamose eilutėse kuro tiekėjas, degalų ir tepalų (degalų ir tepalų) technikas arba įgaliotas asmuo įrašo išduodamo kuro kiekį.

2. Asmens, transporto organizacijos įgalioto atlikti prieš kelionę medicininę apžiūrą, priekinėje pusėje jo parašas patvirtina vairuotojo sveikatos būklę ir galimybę leisti vairuoti.

3. Skiltyje „Vairuotojo ir automobilio darbas“ 5 skiltyje „Spidometro rodmenys“ patikros punkto (kontrolinio punkto) mechanikas arba techninės kontrolės skyrius (OTK) surašo spidometro rodmenis automobiliui išvažiuojant iš linijos, ir 6 skiltyje „Tikras laikas“ antspaudas – rodomas faktinis automobilio išvykimo iš garažo laikas. Atsiradus gedimui arba nesant laiko žymos, laikas įrašomas rankiniu būdu tokia seka: diena, mėnuo, valandos, minutės.

4. Skiltyje „Degalų judėjimas“ 12 skiltyje „Likusi likutis išvykstant“ patikros punkto arba kokybės kontrolės skyriaus mechanikas fiksuoja automobilio bakuose esantį kuro kiekį išvažiuojant, o visų padarytų įrašų teisingumą patvirtina pasirašydamas šiame dokumente. stulpelyje.

5. Automobilio techniniam tinkamumui skirtose eilutėse patikros punkto mechanikas arba OTK parašu patvirtina techniškai tvarkingo automobilio perdavimą vairuotojui ir leidimą išvažiuoti iš garažo. Eilutėse, apibrėžiančiose automobilį priėmusį vairuotoją, vairuotojas savo parašu patvirtina techniškai tvarkingo automobilio priėmimą ir darbo pavedimo gavimą.

Važtaraščio pildymas eilutėje atliekamas tokia seka:

1. Skiltyje „Užduoties seka“ forma N 4-c:

1.1. 27 stulpelyje iš eilės įrašomi atliktų važiavimų numeriai. Įrašas skirtas prisegtiems gabenimo dokumentams platinti pagal keliones.

1.2. 36-38 stulpeliuose „Pridedama važtaraščio numeriai (TTD)“ siuntėjas įrašo visus su šia reisu susijusių važtos dokumentų numerius.

1.3. 28-30 stulpeliuose „Atvykimas“ nurodomas vairuotojo važtaraščio pateikimo siuntėjui ar gavėjui skaičius ir laikas (valandos ir minutės) prie įvažiavimo vartų arba patikros punkte pakrovimo ar iškrovimo vietose (išskyrus geležinkelio stotis) . Nesant įvažiavimo vartų ar patikros punkto, nurodyta skiltis nepildoma, atvykimo į pakrovimo ar iškrovimo vietą laikas įrašomas į važtaraštį (TGN).

1.4. 39 ir 40 stulpeliuose nurodomas siuntėjo vardas, pavardė, siuntėjas pasirašo ir uždeda antspaudą, patvirtinantį jo užpildyto važtaraščio duomenų teisingumą.

2. Skyriuje „Prastova linijoje“ techninės pagalbos darbuotojas arba įgaliotas asmuo atitinkamuose stulpeliuose įrašo prastovos priežastį, prastovos pradžios ir pabaigos datą bei laiką ir šiuos įrašus patvirtina savo parašas.

3. Priekinėje pusėje esančiose eilutėse „Specialieji ženklai“ įrašoma informacija, kuri nenumatyta važtaraščio formoje (kelių policijos, klientų, atsisakius pakrauti automobilį, ženklai, įvairios kelių tarnybos ir kt.) .

Kai automobilis grįžta į garažą, važtaraštis pildomas tokia seka:

1. Skiltyje „Automobilių ir priekabų eksploatavimo rezultatai“ nurodomos kuro sąnaudos, budėjimo laikas, važiavimų ir atvykimų skaičius, rida (pagal spidometrą), pervežimo apimtys.

2. Skiltyje „Degalų judėjimas“ patikros punktas arba OTK mechanikas užpildo 13 stulpelį „Likutis grąžinus“ ir po juo pasirašo. Tame pačiame skiltyje degalų tiekėjas, naftos technikas ar įgaliotas asmuo, vairuotojui pristačius naftos produktus, užpildo 14 stulpelį „Atvežta“ ir po juo pasirašo.

3. Eilutėje „Vairuotojas perduotas“ vairuotojas patvirtina parašu, kad automobilis buvo perduotas patikros punkto mechanikui arba OTK techniškai tvarkingas (gedimas). Punkto ar kokybės kontrolės skyriaus mechanikas eilutėje „Priimta“ parašu patvirtina techniškai tvarkingo (gedimo) automobilio gavimą iš vairuotojo.

Vairuotojui išdavus važtaraštį, dispečeris ar kitas įgaliotas asmuo jį užpildo tokia tvarka:

1. Skiltyje „Vairuotojo ir automobilio darbas“ 6 stulpelyje „Nulis rida“ pagal atstumo lentelę dispečeris fiksuoja atstumą nuo garažo iki pirmos pakrovimo vietos ir nuo paskutinės iškrovimo vietos iki garažo.

2. Skiltyje „Degalų judėjimas“ 15 stulpelyje „Didinio keitimo greitis“ dispečeris įrašo vieną bendrą kuro sąnaudų normos kitimo greitį, susijusį su automobilio eksploatavimu padidinus degalų sąnaudas. visą automobilio eksploatavimo dieną, 16 skiltyje „Specialiosios įrangos eksploatavimo laikas“ ir 17 grafoje „Variklio darbo laikas“ pagal atitinkamus įrašus prie važtaraščio, TTL atitinkamai įrašo specialiosios įrangos eksploatavimo laiką. įranga ir papildomas variklio veikimo laikas ypatingomis eksploatavimo sąlygomis (variklio veikimas sukant pakrovimo ir iškrovimo mechanizmus ir kt.). Ši informacija reikalinga norint nustatyti papildomas degalų sąnaudas. Šių duomenų užpildymo teisingumą dispečeris patvirtina parašu po atitinkamais stulpeliais.

3. Skiltyje „Užduoties vykdymo seka“ dispečeris 27 stulpelyje įrašo bendrą reisų skaičių (ląstelėje „iš viso“, o eilutėje „TGD kiekiu“ – bendrą perduotų siuntos dokumentų skaičių. vairuotojas pasirašo eilutėje „Vairuotojas perdavė“, o dispečeris – eilutėje „Dispečeris priėmė“.

Važtaraščio formos N 4-p pildymas pasižymi šiomis savybėmis:

1. Skiltyje „Paskyrimas vairuotojui“ 18 skiltyje „Kuo disponuoja...“ pagal kliento prašymą ar vienkartinį užsakymą dispečeris įrašo kliento vardą, pavardę ir adresą, kurio žinioje automobilis turėtų atvykti atlikti užduotį, 19 ir 20 stulpeliuose - planuojamas atvykimo ir išvykimo laikas, 21 skiltyje - planuojamas darbo valandų skaičius ir 22 grafoje - važiavimų skaičius pagal planą.

2. Kliento nuplėšimo kuponą, kuris yra automobilių įmonės transporto paslaugų apmokėjimo sąskaitos pateikimo ir prie jos pridedamas, užpildo klientas. Jame klientas:

2.1. Remdamasis vairuotojo pateiktu važtaraščiu, jis užpildo važtaraščio numerį ir išdavimo datą, automobilių įmonės, kurios riedmenimis vežamas krovinys, pavadinimą, markes ir valstybinius numerius. atvažiavo automobilis ir priekabos atitinkamose eilutėse.

2.2. Eilutėje „Klientas“ įrašo organizacijos pavadinimą, pareigūno, atsakingo už automobilio naudojimą, pavardę ir inicialus.

2.3. Eilutėse „Atvykimas ...“ ir „Išvykimas ...“ nurodo automobilio atvykimo ir išvykimo iš kliento laiką.

2.4. Eilutėse „Pridedama TGD“ įrašomi TGD, kurių vienas egzempliorius pridedamas prie važtaraščio, numerius ir nurodomas bendras jų skaičius.

2.5. Eilutėje „Važiavimų skaičius“ – bendras atliktų važiavimų skaičius.

2.6. Eilutėje „Užsakovo parašas ir antspaudas“ pasirašo ir uždeda antspaudą, patvirtinantį atitinkamų važtaraščio eilučių duomenų užpildymo teisingumą.
Už teisingą važtaraščio užpildymą atsako organizacijos vadovai, taip pat atsakingi už sunkvežimių eksploatavimą ir dalyvavimą pildant dokumentą.
Važtaraščiai organizacijoje saugomi kartu su važtaraščiais, todėl juos galima patikrinti vienu metu.

„Važtaraščių judėjimo žurnalas“ yra specializuota įmonių dokumentų pildymo forma, patvirtinta teisės aktų ribose 1997 m. Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto dekretu. Ši forma yra aktuali ir taikoma, jei organizacijos balanse yra transporto priemonės, išduodami važtaraščiai. Naudodami šią formą galite vesti išsamią analitinę vairuotojui išduotų dokumentų apskaitą. Taip pat važtaraščių žurnale yra laukas, kuriame įrašoma lapo priėmimo buhalterio data. Tai labai patogu nustatant dokumentų srautą, iškart galite sužinoti, kuris iš darbuotojų pažeidžia sutartus dokumentų teikimo nuostatus.

Dokumentą galima išsaugoti ir įrašyti keliais formatais, visų pirma – spausdintu ir elektroniniu formatu, kuris yra patogus informacijai saugoti, įrašyti ir tvarkyti. Šiame dokumente pateikiama informacija apie visus išduotus lapus ir tai nepriklauso nuo jų formos tipo. Dokumentams taikoma numeracija nuo galo iki galo. Pasirodo, reikia reguliariai vesti suvestinės žurnalą, nes jį formuoti atgaline data nėra teisinga.

Dokumento sudėtis

Tiesą sakant, popieriuje yra keletas rekvizitų ir savybių, fiziškai tai yra viršelis ir lentelės vertės dalis. Viršelyje pažymėtas įmonės pavadinimas ir žurnalo kūrimo laikotarpis. Lentelės elemente yra keletas svarbių verčių.

• skaičiaus reikšmė (kiekvienam dokumentui ji yra individuali);
• pildymo ir išdavimo metu pažymėta data;
• informacija apie vairuotoją ir personalo numerį;
• automobilio numeris (garažo vertė);
• darbuotojo parašas dėl dokumento gavimo į rankas;
• dispečerinio pareigūno parašas dėl popieriaus priėmimo iš atitinkamo transporto priemonę vairuojančio pareigūno;
• buhalterio parašas ir laikotarpis (data), kada buvo priimtas vairuotojo važtaraštis ir dokumentai;
• asmens, kuris prižiūri šią formą, naujausias įrašas.

Pastaba skirta iššifruoti turimą informaciją kituose stulpeliuose, kad lentelėje pateikta informacija būtų aiški kiekvienam suinteresuotam ataskaitų vartotojui.

8 formos važtaraščių registrą, kurį galima atsisiųsti svetainėje, turi pildyti tiesiogiai tam specialius įgaliojimus turintis įmonės darbuotojas. Jei dokumentą išduoda trečiosios šalies įmonė sutartinių santykių pagrindu, tada gali būti užpildytas specialistas iš trečiosios šalies organizacijos, su kuria buvo sudaryta sutartis, kurios dalykas yra šios rūšies paslaugos. . Visi niuansai yra išdėstyti sutartiniuose santykiuose su šia įmone, kad vėliau nekiltų nereikalingų klausimų, kas, kada pildo tą ar kitą formą ir kaip atsiskaito už paslaugas. Važtaraščių registras turi specialų pildymo modelį, eilinis darbuotojas, anksčiau nesusidūręs su tokia forma, gali ją užpildyti neteisingai, o tai neišvengiamai užtrauks baudas iš reguliavimo institucijų.

Važtaraščio sudarymas yra sunkus procesas. Daugelis vairuotojų turi problemų, jei neturi specialių patvirtintų formų. Nuo to kenčia ir darbdaviai – gali sumokėti 100 tūkstančių rublių baudą. Kad nekiltų klausimų, reikėtų vesti ne tik važtaraščius, bet ir jų judėjimo žurnalą.

Išvardijame teisingas šių dokumentų formas, pavyzdžius.

Važtaraščių judėjimo registro pildymo taisyklės

Norėdami kontroliuoti važtaraščių, kurie išrašomi organizacijos vairuotojams, judėjimą, vadovybė ar buhalteris turi vesti specialų žurnalą, kuriame bus registruojami visi išduoti dokumentai.

Žurnalo viršelis turi būti užpildytas pagal formą Nr. Jame nurodomas įmonės pavadinimas, formų kodai, taip pat apskaitos pradžios ir pabaigos data arba laikotarpis, už kurį teikiate ataskaitas.

Viršelis neįspaustas. Jis tvirtinamas dokumento pabaigoje, susegiant ir patvirtinant visus įrašus.

Po dokumento pavadinimo reikia sudaryti 9 skyrių lentelę. Beje, buhalteris profesionalas žino, kad apskaitos žurnalą galima vesti programoje 1C: Enterprise. Įrašus į duomenų bazę įvesti nėra sunku. Tačiau yra vienas dalykas: žurnalas turi būti atspausdintas, kad vairuotojas, dispečeris ir buhalteris galėtų pasirašyti.

Žurnalas gali būti leidžiamas bet kokiam laikotarpiui – ne ilgiau kaip 1 metams. Jei jūsų įmonė per mėnesį atlieka pakankamą pervežimų skaičių, geriau kiekvieną mėnesį pradėti naują žurnalą. Uždarant dokumentą visi duomenys turi būti patikrinti pagal važtaraščius ir antspauduoti bei pasirašyti įmonės vadovo. Jei organizacija turi tik keletą kelionių per metus, kontrolė gali būti atliekama kasmet.

Atsisiųskite važtaraščių judėjimo registro puslapio formą Exel formatu

Automobilio važtaraščio pavyzdys, forma - forma Nr.3

Atsisiųskite lengvojo automobilio važtaraščio formą Nr.3 Word formatu

Važtaraštis specialiam automobiliui - pavyzdys ir forma forma Nr.3 specialus

Atsisiųskite specialaus automobilio važtaraščio blanką, forma Nr.3 specialų Exel formatu

Taksi automobilio važtaraščio pavyzdys ir forma - forma Nr.4

Atsisiųsti lengvojo automobilio taksi važtaraščio formą Nr.4 Word formatu

Sunkvežimio važtaraštis - pavyzdys ir forma Nr.4 C

Važtaraščių judėjimo registras yra standartinė forma, naudojama įmonėse, kurių balanse yra transporto priemonių. Straipsnyje analizuosime, ar Žurnalas yra privalomas, kaip teisingai pildyti dokumentą, kas atsakingas už jo priežiūrą.

Kam reikalingas važtaraščių judėjimo registravimo žurnalas

Pagal galiojančius teisės aktus visi verslo subjektai, kurių balanse yra transporto priemonių, privalo vesti degalų sąnaudų apskaitą pagal įrašus važtaraščiuose. Ši pareiga priskiriama tiek organizacijoms, tiek įmonėms, tiek asmenims, registruotiems individualaus verslininko forma.

Važtaraščių sudarymo ir apdorojimo darbo eigai susisteminti naudojamas specialus dokumentas - važtaraščių judėjimo žurnalas. Jis skirtas kontroliuoti važtaraščių perdavimo dispečeriui laiką ir vėlesnį jų pateikimą buhalterijai kuro sąnaudoms nurašyti.

Ar privaloma vesti važtaraščių judėjimo registrą

Nuo Žurnalo įvedimo 1997 m., dokumentas buvo privalomas organizacijoms ir įmonėms, nepaisant nuosavybės formos ir organizacinės bei teisinės struktūros. Įmonė, kurios balanse buvo įregistruotos transporto priemonės, be priekaištų turėjo vesti važtaraščių judėjimo registrą.

2013 metais įsigaliojo teisės aktų pakeitimai, kuriais vadovaujantis panaikinta prievolė vesti Žurnalą organizacijoms ir verslininkams. Taigi nuo nurodyto laikotarpio sprendimą dėl būtinybės naudoti Žurnalą apskaitant važtaraščių judėjimą kiekvienas verslo subjektas priima individualiai, atsižvelgdamas į gamybos poreikius.

Pagal susiklosčiusią praktiką, šiuo metu Žurnalą savo veikloje naudoja stambios įmonės, taip pat krovinių gabenimo ir logistikos įmonės, turinčios didelį transporto parką.

Važtaraščių judėjimo registravimo žurnalo forma

Važtaraščių judėjimo registras (forma Nr. 8) pildomas pagal vieningą formą, patvirtintą Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 1997 m. lapkričio 28 d. dekretu Nr. 78. Skirtingai nuo važtaraščio formos, kuri pagal į pastarųjų metų teisės aktų naujoves, buvo šiek tiek pakeitimų, važtaraščių judėjimo apskaitos žurnalo forma Nr.8 išliko nepakitusi nuo dokumento įvedimo 1997 m.

Nuo 1997 iki 2013 m. įmonės ir organizacijos pildė dokumentą tik pagal patvirtintą formą. Nuo 2013 m. (tai yra panaikinus prievoles vesti Žurnalą) forma Nr.8 yra rekomendacinio pobūdžio. Kitaip tariant, verslo subjektai, atsižvelgdami į konkrečios organizacijos veiklos specifiką, turi teisę keisti formą, papildydami ją naujais stulpeliais ir išbraukdami nereikalingus.

Jei įmonė nusprendžia, kad Žurnalas turi būti vedamas, tai šis faktas turi būti užfiksuotas apskaitos politikoje, kartu pasirinkta dokumento forma (standartinė arba modifikuota).

Atsakingas už žurnalo vedimą

Galiojantys teisės aktai nenumato pareigos tvarkyti Žurnalą, skirtą tam tikros pareigybės (skyrių ir pan.) važtaraščių judėjimo registravimui. Taigi įmonės turi teisę savarankiškai pasirinkti darbuotoją, kuris bus atsakingas už Žurnalo tvarkymą. Paprastai toks darbuotojas yra transporto skyriaus dispečeris, kuris pagal nustatytas normas priima važtaraščius iš vairuotojų ir perduoda buhalteriui kuro sąnaudoms nurašyti.

Už važtaraščių judėjimo žurnalo tvarkymą atsakingas asmuo turi būti įrašytas apskaitos politikoje. Paprastai dokumente nurodoma darbuotojo, kurio pareigos yra pildyti Žurnalą, pareigos.

Kaip teisingai vesti dienoraštį

Šiuo metu teisės aktai nenustato jokių aiškių Žurnalo tvarkymo reikalavimų, todėl dokumento išdavimo tvarka lieka įmonės nuožiūra. Žemiau pateikiamas Žurnalo sudarymo ir pildymo veiksmų algoritmas, parengtas atsižvelgiant į bendrąsias reguliavimo rekomendacijas:

1 žingsnis. Žurnalo formos pasirinkimas

Parengiamajame etape įmonė nusprendžia dėl formos, pagal kurią bus sudaromas važtaraščių judėjimo registravimo žurnalas. Įmonė turi teisę:

• naudoti vieningą formą Nr.8, patvirtintą Valstybinio statistikos komiteto 1997-11-28 nutarimu Nr.78;
• pakeista forma Nr.8, papildant ją naujais stulpeliais ir išbraukiant nereikalingas pozicijas;
• parengti visiškai naują dokumentų formą, atitinkančią įmonės vidaus dokumentų srauto ypatumus.

2 žingsnis. Atsakingo asmens parinkimas

Prieš tvirtindama dokumento formą, įmonės vadovybė turėtų pasirinkti darbuotoją, kuris pildys Žurnalą. Tai gali būti darbuotojas, kurio veikla tiesiogiai susijusi su važtaraščių registravimu (dispečeris ar transporto skyriaus vedėjas, vienas iš vairuotojų ir kt.), arba kito skyriaus darbuotojas (verslininkas, archyvo darbuotojas ir kt.).

3 veiksmas. Žurnalo pildymo eiliškumo atspindys apskaitos politikoje

Pasirinkus Žurnalo formą ir patvirtinus už jo priežiūrą atsakingą asmenį, ši informacija atsispindi apskaitos politikoje ar kitame dokumente, reglamentuojančiame įmonės vidaus dokumentų srautą (pvz., Vidaus dokumento tvarkymo tvarkoje). srautas). Duomenys apie Žurnalo vedimo tvarką pateikiami atskirame skyriuje, nurodant šią informaciją:

• Žurnalo naudojimo pradžios data (pvz., Žurnalą privaloma pildyti nuo 2018-01-01);
• patvirtinta Žurnalo forma (gali būti sudaroma kaip Tvarkos arba apskaitos politikos priedas);
• už Žurnalo tvarkymą atsakingas asmuo (pareigos, struktūrinis padalinys);
• Žurnalo ypatumai (dokumentas rengiamas 1 metams, pusmečiui, ketvirčiui, mėnesiui ir kt.);
• Žurnalo pildymo tvarka (važtaraščių perdavimo iš vairuotojo dispečeriui, iš dispečerio – buhalteriui terminas).

4 veiksmas. Žurnalo naudojimas

Įsigaliojus apskaitos politikai Žurnalas turi būti tvarkomas patvirtinta tvarka:

1. Atsakingas darbuotojas (pvz., transporto skyriaus dispečeris) pradeda tvarkyti Žurnalą, ty pasirašo (nurodo priežiūros pradžios laikotarpį ir datą) ir sunumeruoja puslapius.
2. Vairuotojai važtaraščius pildo kiekvieną dieną (kas savaitę), po to perduoda juos dispečeriui, kuris savo ruožtu fiksuoja dokumentų pateikimą į Žurnalą. Vairuotojas, perduodamas važtaraštį dispečeriui, į Žurnalą įrašo savo parašą ir einamąją datą.
3. Gavęs iš vairuotojų važtaraščius, dispečeris perduoda juos buhalterijai. Kiekvieno dokumento perdavimo faktas fiksuojamas buhalterio ir dispečerio parašu, nurodant einamąją datą.
4. Buhalterė, priėmusi iš dispečerinės važtaraščius, apskaitoje atspindi kuro nurašymo išlaidas pagal nustatytas normas.

Važtaraščių perdavimas dispečeriui, o vėliau – buhalterijai, vykdomas pagal apskaitos politikoje patvirtintus terminus. Pavyzdžiui, UAB „Magnat“ vairuotojai važtaraščius privalo pateikti likus savaitei iki kito pirmadienio. Tokiu atveju dispečerinės pareiga yra įrašyti duomenis į Žurnalą ir ne vėliau kaip iki kito mėnesio 5 dienos perduoti buhalterijai ataskaitinio mėnesio važtaraščius.

5 veiksmas. Žurnalo susiuvimas ir saugojimas

Žurnalo pabaigoje dokumentas susegiamas ir perkeliamas į archyvą saugoti. Paprastai Žurnalo saugojimo laikotarpis yra 5 metai.

Mėginio užpildymas

Pažiūrėkime į pavyzdį. Pagal UAB „Flagman“ apskaitos politiką transporto priemonės vairuotojai praėjusios savaitės važtaraščius perduoda transporto skyriaus dispečeriui ne vėliau kaip kitos savaitės pirmadienį. Dispečeris perduoda važtaraščius už laikotarpį nuo ataskaitinio mėnesio 1 dienos iki 15 dienos iki ataskaitinio mėnesio 20 dienos. Važtaraščiai atsispindi važtaraščio eismo žurnale.

Važtaraštis		Vairuotojas		Automobilio garažo numeris	Vairuotojas gavo p / sąrašą	Dispečeris iš vairuotojo gavo p / sąrašą ir dokumentus	Buhalterė iš dispečerinės gavo p / sąrašą
№	išdavimo data	Pilnas vardas	Skirtukas. Nr.
14-71	04.06.18	Kulikovas S.D.	1233	104	Kulikovas 04.06.18	Starova 07.06.18	Bulkina
13-22	04.06.18	Shimanovas D.L.	4014	99	Šimanovas 04.06.18	Starova 06.06.18	Bulkina
18-33	04.06.18	Skuratovas S.V.	3088	86	Skuratovas 04.06.18	Starova 11.06.18	Bulkina

Važtaraščių judėjimo registravimo žurnalo formą galite atsisiųsti čia ⇒ .

Ar galima vesti važtaraščių judėjimo registrą elektronine forma

Pagal galiojančius teisės aktus organizacija pasilieka teisę laikyti žurnalą elektronine forma. Tokiu atveju, kaip ir bendra tvarka, įmonei apskaitos politikoje reikia:

• Žurnalo forma;
• Atsakingas asmuo;
• dokumento pildymo tvarka.