Grundregeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen. Geschäftsbriefe: Bitten und Anfragen Sagt uns was

Forderungsbrief– eine der häufigsten Arten der Geschäftskorrespondenz. Unter Unternehmern werden solche Briefe verwendet, wenn Vertreter einer Organisation eine andere mit der Bitte um eine Dienstleistung kontaktieren. Solche Nachrichten können in völlig unterschiedlichen Situationen verwendet werden, beispielsweise wenn es darum geht, Informationen über Produkte einzuholen, Produktproben anzusehen, einen Geschäftsreisenden zu treffen, einige Aktionen zu koordinieren usw.

Regeln für das Verfassen eines Antragsschreibens

Wir machen Sie auf eine allgemeine Vorlage eines solchen Dokuments zum Herunterladen aufmerksam:

DATEIEN

Aus offensichtlichen Gründen gibt es für ein Antragsschreiben keine Standardvorlage, dennoch handelt es sich um eine Form eines offiziellen Dokuments. Deshalb sollten Sie sich bei der Erstellung an bestimmte Standards halten, die in den Regeln der Büroarbeit und der Geschäftsethik festgelegt sind. Bevor wir uns direkt mit den Grundregeln für die Erstellung befassen, ist zu beachten, dass sie sich entweder an einen Personenkreis (z. B. Manager, Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung, Anwälte usw.) oder an einen bestimmten Adressaten richten kann.

Wie jedes andere Dokument muss dieser Brief enthalten Einführungsteil, nämlich:

• Informationen über das sendende Unternehmen, das die Anfrage stellt, und das Unternehmen, an das die Anfrage gerichtet ist;
• Grund der Anfrage („wegen Verspätung“, „aufgrund des Eingangs“, „aufgrund der Ergebnisse“ usw.);
• Verweise auf die Grundlage („basierend auf einer mündlichen Vereinbarung“, „basierend auf Verhandlungen“, „basierend auf einem Telefongespräch“ usw.);
• Zweck der Beschwerde („Lösung des Problems“, „Konflikt vermeiden“, „Verstöße beseitigen“ usw.).

gefolgt von Hauptteil steht in direktem Zusammenhang mit der Anfrage. Sie muss in einer beliebigen abgeleiteten Form des Verbs „fragen“ („wir bitten Sie“, „wir stellen eine Bitte“ usw.) ausgedrückt werden, und da es sich bei einer solchen Nachricht in jedem Fall um eine Bitte um eine Art handelt Service, es muss in einer respektvollen Art und Weise geschrieben werden. Gut ist es, wenn der Anfrage ein Kompliment vorangestellt wird („Sie kennen Ihre großartigen Fähigkeiten“, „Sie bewundern Ihr Organisationstalent“ usw.).

Enthält das Schreiben mehrere Anfragen gleichzeitig, müssen diese in separaten Absätzen oder Absätzen angegeben werden.

Die unausgesprochenen Korrespondenzregeln zwischen Organisationen besagen, dass eine Antwort auf eine mehrstufige Anfrage auch in einer Nachricht mit separaten Kommentaren zu jedem Punkt gesendet werden kann. Es ist zu beachten, dass diese Art der Korrespondenz das Volumen des Dokumentenumlaufs reduziert und daher die Zeit zum Lesen und Bearbeiten solcher Briefe verkürzt.

Wenn das Schreiben den Erhalt einer Antwort innerhalb einer bestimmten Frist vorsieht, muss dies im Text der Nachricht möglichst korrekt angegeben werden.

In der Regel werden Briefe von den Sekretären der Organisation versendet und entgegengenommen (in großen Unternehmen erledigen dies ganze Abteilungen). Nach der Zusammenstellung oder Lektüre geben sie diese zur Prüfung an den Unternehmensleiter weiter. Ausnahmen bilden Nachrichten mit dem Vermerk „vertraulich“ oder „persönliche Zustellung“, diese werden direkt an den Adressaten versandt.

Anleitung zum Verfassen eines Anfrageschreibens

Da es sich bei dieser Nachricht um einen Teil der Unternehmenskorrespondenz handelt, muss zunächst der Verfasser angegeben werden, und zwar: Name des sendenden Unternehmens, dessen tatsächliche Adresse und Kontakttelefonnummer. Anschließend müssen Sie Informationen zum Adressaten eingeben: außerdem den Namen des Unternehmens und den konkreten Empfänger. Weiter in der Mitte der Zeile können Sie sofort angeben, dass es sich um ein Bittenschreiben handelt (dies ist jedoch nicht erforderlich).

Der nächste Teil des Briefes betrifft die Anfrage selbst. Zunächst empfiehlt es sich, dies zu begründen und erst dann den Kern des Anliegens darzulegen. Am Ende muss das Schreiben unterschrieben werden (am besten durch den Firmenchef oder eine autorisierte Vertrauensperson) und auch das Erstellungsdatum des Dokuments angeben.

So versenden Sie einen Brief

Der Brief kann per E-Mail oder Fax verschickt werden – das geht schnell und bequem, aber der konservative Versand per russischer Post ermöglicht eine solide und attraktive Präsentation des Briefes. Sie können eine Anfrage beispielsweise handschriftlich in schöner kalligraphischer Handschrift stellen oder den Text auf gutes, teures Papier drucken.

Die Beachtung solch kleiner Details macht dem Adressaten deutlich, wie respektvoll der Gegner ihm gegenüber ist, und unterstreicht noch einmal die Bedeutung der Bitte. Zu beachten ist lediglich, dass Briefe per Post sehr lange dauern. Daher muss die Nachricht im Voraus gesendet werden, damit das Dokument rechtzeitig beim Empfänger zugestellt wird.

Nach dem Absenden des Briefes

Diese Nachricht muss wie jedes andere Dokument im Journal der ausgehenden Dokumentation registriert werden. Ebenso registriert der Briefempfänger den Eingang der Korrespondenz. Bei Missverständnissen in Geschäftsbeziehungen hilft die Erfassung des Versendens und Empfangens von Briefen, die Situation schnell zu verstehen.

Beispiele für das Verfassen von Anforderungsschreiben mit Erläuterungen

Wir haben also verstanden, dass ein Anforderungsschreiben ein Brief ist, der eine Bitte an den Empfänger enthält. Der Zweck des Textes besteht darin, den Empfänger zu einer für den Absender vorteilhaften Handlung zu veranlassen. Das Schreiben muss ein formuliertes Anliegen und dessen Begründung enthalten. Es empfiehlt sich, die Aufforderung so zu formulieren, dass begründet wird, warum es für den Empfänger von Vorteil sein sollte, der Aufforderung nachzukommen. Der Absender muss nicht nur die Regeln für das Verfassen des Textes kennen, sondern auch psychologische Nuancen berücksichtigen. Als nächstes betrachten wir je nach Situation konkrete Beispielvorlagen.

Antragsschreiben für Mittel

Das Schreiben wird erstellt, wenn die Zuteilung von Mitteln vom Staat, von Sponsoren oder von Einzelpersonen erforderlich ist.

Von der NGO „Hilfe für Rentner“
Mitglied der gesetzgebenden Versammlung
Iwanow I. I.

Hallo, Iwan Iwanowitsch. Ich bin Vertreter des gemeinnützigen Vereins „Hilfe für Rentner“. Wir helfen einsamen Rentnern: Wir bringen Essen, helfen beim Putzen und bei Reparaturen.

Unsere Organisation besteht seit 5 Jahren. Früher gelang es uns, unsere Aktivitäten selbst zu finanzieren, doch durch die Expansion der NGOs gingen die Mittel zur Neige. Wir brauchen Geld, um Räumlichkeiten zu mieten, Gehälter an Mitarbeiter zu zahlen und Ausrüstung zu kaufen.

Bei einer kürzlichen Regierungssitzung wies der Präsident auf die schwierige Situation der Rentner hin und wies darauf hin, dass die Situation dringend geändert werden müsse. In diesem Zusammenhang bitte ich Sie um 200.000 Rubel für den Bedarf der NGO „Hilfe für Rentner“.

Mit freundlichen Grüßen Petrova A. A.

Erläuterung:

Der obige Text ist nach allen Regeln zusammengestellt. Er hat:

• Der Name der NPO und eine Erläuterung ihrer Aktivitäten.
• Eine Bitte um Geld, eine Erklärung seines Bedarfs (Geld wird für Miete und Gehälter benötigt).
• Erwähnung des Präsidenten. Es ist notwendig, die Vorteile des Sponsorings für den Beamten zu begründen. Was interessiert den Stellvertreter? Im Karrierewachstum. Die Unterstützung der Organisation wird dazu beitragen, dieses Ziel zu erreichen.

Es wird auch angegeben, wie viel Geld die kommerzielle Organisation konkret benötigt.

Anforderungsschreiben zur Lieferung von Waren

Der Brief wird in der Regel an die Partner des Unternehmens gesendet. Es empfiehlt sich, den beiderseitigen Nutzen für beide Unternehmen im Text zu begründen.

An den Chef der Firma „AAA“
Iwanow I. I.
Vom Chef der Firma BBB
Petrova B.B.

Hallo, Iwan Iwanowitsch. Wir möchten eine Reihe von Produkten bei Ihrem Unternehmen bestellen (bitte angeben). Auf einer regionalen Ausstellung sind wir auf Ihr Produkt aufmerksam geworden.

Wenn Sie damit einverstanden sind, teilen Sie uns bitte die für Sie passenden Lieferbedingungen und Konditionen mit. Wir garantieren eine pünktliche Zahlung. Wir hoffen, dass dies der Beginn einer für beide Seiten vorteilhaften Zusammenarbeit sein wird.

Unsere Kontakte: (angeben).

Mit freundlichen Grüßen, Boris Borisovich.

Brief mit der Bitte um einen Rabatt

Typischerweise werden solche Texte an die Lieferanten des Unternehmens gesendet. Beispielsweise organisiert eine Organisation Ausstellungen. Sie hat einen Lieferanten – eine Druckerei, die Broschüren, Ständer, Broschüren usw. liefert. Die Kosten für Dienstleistungen sind recht hoch. Die Krise kam und es wurde für das Unternehmen schwierig, Druckprodukte zu bezahlen. Dies kann durchaus ein Grund sein, um einen Rabatt zu bitten.

An den Chef der Firma Wostok
Iwanow I. I.
Vom Chef der Firma „Zapad“
Petrova B.B.

Hallo, Ivan Ivanov. Unsere Organisation war von der Finanzkrise betroffen. Die Zahl der mit uns abgeschlossenen Verträge ist um 20 % zurückgegangen. Leider hat die Krise nicht nur uns, sondern auch unsere Kunden getroffen. Die Menschen können für unsere Dienstleistungen nicht mehr den gleichen Betrag bezahlen wie zuvor. Deshalb gewähren wir einen Rabatt von 25 % auf die Eintrittskarten.

Aufgrund der schwierigen finanziellen Situation bittet unser Unternehmen Sie um einen Rabatt von 15 % für die verbleibenden sechs Monate der vertraglichen Zusammenarbeit.

Wir haben an alle unsere Lieferanten Briefe mit der Bitte um einen Rabatt geschickt. Wenn uns 20 % unserer Partner günstige Konditionen bieten, wird unser Unternehmen schwierige Zeiten überstehen und nicht schließen. Wir haben von unseren Vermietern und unserer Telefongesellschaft bereits einen Rabatt erhalten.

Mit freundlichen Grüßen, Boris Petrov.

Erläuterung:

Der Brief enthält folgende wichtige Punkte:

• Erläuterung der Notwendigkeit eines Rabatts.
• Angabe des genauen Rabattbetrags und -zeitpunkts.
• Ein indirekter Hinweis darauf, dass das Unternehmen den Vertrag kündigt, wenn die Druckerei keinen Rabatt gewährt.

Der Text muss so verfasst sein, dass der Brief bis zum Ende gelesen wird und den vorgeschlagenen Bedingungen zugestimmt wird.

Antragsschreiben zur Mietminderung

Die Miete verschlingt das Budget der meisten Organisationen. Durch die Reduzierung kann das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten über Wasser bleiben. Der Brief ist an den Vermieter zu richten.

Leiter der Firma „Plus“
Ivanov P. P.
Vom Firmenchef „Minus“
Petrova I. I.

Hallo, Petr Petrowitsch. Unser Unternehmen war von der Finanzkrise betroffen. Die Kaufkraft der Verbraucher ist gesunken und die Unternehmenseinnahmen sind gesunken. In diesem Zusammenhang bitten wir Sie, die Miete um 10 % zu reduzieren.

Während unserer gesamten Zusammenarbeit kam es nie zu Zahlungsverzögerungen. Wir hoffen, dass Sie uns gegenüber Zugeständnisse machen und wir unsere Geschäftsbeziehung aufrechterhalten. Wir garantieren die pünktliche Zahlung der Miete, trotz schwieriger finanzieller Bedingungen.

Mit freundlichen Grüßen, Iwan Iwanowitsch.

Erläuterung:

Es ist wichtig, in dem Schreiben zu erwähnen, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zuvor vollständig nachgekommen ist. Der Vermieter muss darauf vertrauen können, dass er weiterhin Zahlungen leisten wird. Der Empfänger muss sich auch darüber im Klaren sein, dass der Mieter seine Dienste verweigern wird, wenn er den vorgeschlagenen Bedingungen nicht zustimmt.

Aufforderungsschreiben zur Schuldentilgung

Schulden entstehen sehr häufig im Zusammenspiel von Unternehmen. Wenn sich die Organisation zu einer weiteren Zusammenarbeit mit der Gegenpartei verpflichtet, die eine Schuld eingegangen ist, wird ein Aufforderungsschreiben versandt.

Iwanow I. I.

Sidorova P. P.

Lieber Iwan Iwanowitsch, wir bitten Sie, die Schulden gegenüber unserem Unternehmen in Höhe von 200.000 Rubel zurückzuzahlen. Während dieser ganzen Zeit haben wir weiterhin mit Ihnen zusammengearbeitet, in der Hoffnung, unsere Geschäftsbeziehung fortzusetzen. Allerdings sind wir nun gezwungen, die Leistungserbringung aufgrund ausbleibender Zahlungen einzustellen.

Die Höhe Ihrer Schulden beträgt 200.000 Rubel. Wir bitten Sie, diese vor dem 1. März 2017 zu bezahlen. Wenn die Schulden nicht zurückgezahlt werden, sind wir gezwungen, die Angelegenheit vor Gericht zu klären.

Mit freundlichen Grüßen, Petr Petrowitsch.

Erläuterung:

Das Schreiben muss folgende Punkte enthalten:

• Die genaue Höhe der Schulden.
• Das Datum, bis zu dem die Schuld beglichen werden muss.
• Maßnahmen, die das Unternehmen ergreift, wenn Zahlungen nicht eingehen.

Im Text kann auf eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Organisation hingewiesen werden. Dies sollte eine Bitte sein, keine Forderung. Die Anforderung wird anhand einer anderen Vorlage erstellt.

Aufforderungsschreiben zur Zahlungsaufschiebung an den Lieferanten

Die Organisation lieferte dem Unternehmen eine Charge von Produkten, bezahlte diese jedoch nicht. Es ist eine Schuld entstanden, der Schuldner verfügt jedoch nicht über die Mittel zur Begleichung. In diesem Fall ist es sinnvoll, einen Brief mit der Bitte um Stundung zu schreiben.

An den Firmenchef „Wo ist das Geld“
Sidorov P. P.
Vom Firmenchef „Geld kommt bald“
Ivanova I. I.

Lieber Petr Petrowitsch, wir haben eine Schuld von 200.000 Rubel nicht beglichen. Wir schrecken nicht davor zurück, unsere Schulden zu begleichen, können sie aber aufgrund unserer schwierigen finanziellen Lage nicht vollständig begleichen.

Seit 2 Jahren pflegen wir erfolgreiche Geschäftsbeziehungen mit Ihnen und versäumen keine Zahlungsfristen. Heute bitten wir um Ratenzahlung. Unser Unternehmen ist bereit, die Schulden in zwei Schritten zu begleichen:

• Wir werden vor dem 1. März 2017 100.000 Rubel einzahlen.
• 100.000 Rubel werden vor dem 1. April 2017 eingezahlt.

Wir versprechen Ihnen pünktliche Zahlungen. Danke für das Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen, Iwan Iwanowitsch.

Brief mit der Bitte um Zahlung für eine andere Organisation

Die Schulden des Unternehmens können von einer anderen Organisation beglichen werden. Natürlich wird eine juristische Person nicht einfach so für Aktien bezahlen. Typischerweise wird ein Aufforderungsschreiben an einen Schuldner des Unternehmens oder eine andere Person gerichtet, die Verpflichtungen gegenüber dem Unternehmen hat.

An den Firmenchef „Das Geld kommt gleich“
Iwanow I. I.
Vom Firmenchef „Wo ist das Geld“
Sidorova P. P.

Lieber Iwan Iwanowitsch, Sie haben gegenüber unserem Unternehmen Schulden in Höhe von 300.000 Rubel. Unsere Organisation hatte außerdem Schulden gegenüber einem anderen Unternehmen in Höhe von 200.000 Rubel. Wir bitten Sie, unsere Schulden gegenüber dem Gläubiger in Höhe von 200.000 Rubel zu begleichen. Im Gegenzug erhalten Sie von uns einen Ratenzahlungsplan für den Restschuldbetrag, den Sie zuvor angefordert haben. Danke für das Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen, Petr Petrowitsch.

Schreiben mit der Bitte um Unterstützung bei der Lösung des Problems

Jedes Unternehmen kann mit komplexen Problemen konfrontiert sein, die ohne externe Hilfe nicht gelöst werden können. Bei Bedarf, beispielsweise bei der Durchführung von Veranstaltungen, kann ein Schreiben mit der Bitte um Unterstützung verschickt werden. Die Petition wird an kommerzielle Organisationen und Regierungsbehörden gesendet.

Direktor der Firma „AAA“
Petrov B. B.
Von einer öffentlichen Organisation
„Wir geben Gutes“

Lieber Boris Borisovich, ich bin ein Vertreter der öffentlichen Organisation „Giving Good“. Wir organisieren und veranstalten Partys für Kinder aus dem Waisenhaus.

Wir bitten Sie um Ihre Mithilfe bei der Organisation der Lebensmittelversorgung für den Feiertag. Selbstverständlich erwähnen wir Sie und Ihr Unternehmen auf der Veranstaltung. Bei der Feier werden Vertreter der gesetzgebenden Versammlung und der Öffentlichkeit anwesend sein.

Sie erreichen uns unter der Telefonnummer XXX

Mit freundlichen Grüßen, Iwan Iwanowitsch.

Zusammenfassend

Lassen Sie uns alle Regeln für das Schreiben eines Anfrageschreibens zusammenfassen. Zunächst müssen Sie sich vorstellen und über Ihre Aktivitäten sprechen. Der einleitende Teil sollte jedoch nicht in die Länge gezogen werden. Unser Ziel ist es, den Empfänger zum Lesen des Briefes zu ermutigen. Ist der Text zu lang, ist es unwahrscheinlich, dass der Empfänger ihn zu Ende liest. Dann müssen Sie mit der Einreichung Ihrer Anfrage beginnen. Genauigkeit ist erforderlich: Angabe von Fristen, Höhe der Mittel. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Empfänger den Nutzen spüren muss. Daher muss in dem Schreiben dargelegt werden, warum es für die Organisation von Vorteil wäre, der Aufforderung nachzukommen. Am Ende müssen Sie sich höflich und ohne Anbiederung verabschieden.

FORDERUNGSBRIEF

Ein Anfrageschreiben ist vielleicht die häufigste Form der Geschäftskorrespondenz. Die Anzahl der Situationen, in denen es erforderlich ist, einen Antrag im Namen einer juristischen oder natürlichen Person zu stellen, kann nicht gezählt werden. Dabei handelt es sich um das Einholen von Informationen, Produktproben, das Koordinieren von Maßnahmen, das Einleiten von Maßnahmen usw.

Der Aufbau und die Struktur eines Anfrageschreibens unterscheidet sich nicht wesentlich von den Standardbriefen (siehe Geschäftsbriefe. Formatierungsregeln. Briefaufbau). Allgemein, Text des Anfrageschreibens besteht aus zwei Teilen:

1. Einleitender Teil, in dem der Kern der Sache in narrativer Form dargelegt wird und die Beweggründe und Gründe für die Stellung des Antrags erläutert werden. Dabei werden häufig folgende Standardausdrücke verwendet:

• der Grund der Petition
  • Wegen Nichterhalt...
  • Angesichts der gesellschaftlichen Bedeutung...
  • Unter Berücksichtigung (unserer langfristigen Zusammenarbeit)...
  • In Anbetracht (der Langfristigkeit und Fruchtbarkeit unserer Geschäftsbeziehungen)...
  • Aufgrund der Diskrepanz zwischen Ihren Handlungen und zuvor akzeptierten Vereinbarungen...
  • Aufgrund der Verzögerung beim Empfang der Fracht...
  • Basierend auf den Ergebnissen der Verhandlungen über...
    usw.
• Ziel der Anfrage
  • Um der Anordnung nachzukommen...
  • Um das Problem so schnell wie möglich zu lösen...
  • Um Probleme zu koordinieren...
  • Um die Sicherheit des Frachttransports zu gewährleisten...
  • Um Konfliktsituationen zu vermeiden...
    usw.
• Links zu Berufungsgründen
  • Gemäß der zuvor getroffenen Vereinbarung...
  • Im Zusammenhang mit dem Aufruf an uns...
  • Basierend auf einer mündlichen Vereinbarung...
  • Basierend auf unserem Telefongespräch...
  • Laut Regierungserlass...
  • Gemäß dem Protokoll über gegenseitige Lieferungen...
    usw.

Alle oben genannten Ausdrücke müssen unter Berücksichtigung des Kontexts und der Sprachsituation verwendet werden.

Fast alle Standardausdrücke beginnen mit einer abgeleiteten Präposition oder Präpositionalphrase. Bei Substantiven, die überwiegend im Genitiv und Dativ stehen, sollten Sie auf die korrekte Verwendung dieser Präpositionen achten.

2. Eigentlich eine Bitte. Hier umfasst der Schlüsselsatz des Buchstabens Wörter, die aus dem Verb gebildet werden fragen. Seine Verwendung erklärt sich aus den Etikette-Anforderungen für Geschäftstexte und den psychologischen Gesetzen der Geschäftskommunikation – eine Person ist eher bereit, eine Handlung auszuführen, die in Form einer Bitte ausgedrückt wird, als in Form einer Forderung.

In einigen Fällen enthält die deskriptiv ausgedrückte Anfrage selbst dieses Verb möglicherweise nicht, zum Beispiel: Wir hoffen, dass Sie es für möglich halten, unseren Vorschlag innerhalb der angegebenen Frist zu prüfen.

Die Anfrage kann in der ersten Person Singular gestellt werden („ Fragen..."), erste Person Plural (" Bitte..."), aus der dritten Person Singular (in diesem Fall werden Substantive mit kollektiver Bedeutung verwendet: " Die Geschäftsführung fragt... ", "Die Verwaltung fragt... ", "Der Betriebsrat bittet... " usw.), aus der dritten Person Plural, wenn mehrere Substantive mit Sammelbedeutung verwendet werden ( Die Verwaltung und der Arbeitsrat fragen... ).

Wenn das Anforderungsschreiben mehrdimensional ist, kann der Aufbau des zweiten Teils eines solchen Schreibens wie folgt aussehen (Teile des Aufbaus müssen der Absatzaufteilung des Textes entsprechen):

Bitte bitte...)
...
Gleichzeitig frage ich...(Wir fragen auch...)
...
Ich frage auch... ( Wir fragen auch...)
...
usw.

Beim Verfassen eines Antragsschreibens sollten Sie dies berücksichtigen solche Empfehlungen:

1. Betonen Sie bei Ihrer Anfrage Ihr Interesse bzw. das Interesse Ihrer Organisation an der Erfüllung dieser Anfrage.
2. Beginnen Sie einen Brief auf keinen Fall mit dem Wort „Bitte…“ – es ist taktvoller, zunächst die Gründe für Ihr Anliegen zu erläutern (auch wenn alle Einzelheiten bereits mit dem Adressaten vereinbart wurden).
3. Beeilen Sie sich nicht, dem Empfänger im Voraus zu danken. Dadurch bringen Sie sowohl sich selbst als auch den Empfänger in eine unangenehme Lage. Versuchen Sie, sich zu bedanken, wenn Sie erfahren, dass Ihrem Antrag stattgegeben wurde.

Bei der Formulierung einer Anfrage werden häufig folgende Standardausdrücke verwendet:

• Wir wenden uns mit einer Bitte an Sie...
  ...über den Versand an unsere Adresse...
  ...über den Weg zu meiner Adresse...
  ...über die Abschiebung in unsere Organisation...
  ...darüber, mir...
• Wir bitten (fragen) Sie (Sie)...
  ...Erzähl uns)...
  ...senden Sie mir)...
  ...dringend vorstellen...
  ...sofort melden...
  ...(Unternehmensleitung) informieren über...
  ...informiere mich über...
• Ich bitte um Ihr (Ihr) Einverständnis,...
  ...senden an...
  ...versorgt uns...
  ...Kennenlernen mit...
  ...Übertragung... der folgenden Ausrüstung...
• Wir bitten um Ihre (Ihre) Mithilfe bei...
  ...Empfang...
  ...so schnell wie möglich senden...
  ...zusätzliche Informationen zu...
  ...Durchführung...
• Ich bitte um Ihre (Ihre) Anweisungen...
  ...um eine Vereinbarung zu schließen über...
  ...zur Lieferung vom Unternehmenslager... an einen Vertreter...
  ...um Dokumente zu erstellen über...
  ...zur Durchsicht...
• Wir bitten Sie, die Höflichkeit nicht zu verweigern und... .

Geschäftsbriefe gehören zur Gruppe der Informations- und Referenzdokumente und stellen den Großteil der offiziellen Dokumente zur Dokumentation der Aktivitäten einer Organisation dar.

Geschäftsbrief ist eine verallgemeinerte Bezeichnung für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, die in der Geschäftspraxis von Organisationen der Kommunikation und Informationsvermittlung zwischen Adressaten dienen.

„BRIEF“ wird nicht als Dokumenttyp unterschieden und daher nicht in der Kopfzeile des Dokuments angegeben. Buchstaben erfüllen folgende Funktionen:

• – sind ein Kommunikationsmittel;
• – sind ein Mittel zur Informationsweitergabe;
• – sind eine Tatsachenmitteilung.

Historischer Ausflug

Die Anfangsbuchstaben in Rus – Buchstaben aus Birkenrinde – waren in der Regel sehr kurz. Die längsten Urkunden umfassen 166 bzw. 176 Wörter. Meistens sind die Urkunden jedoch viel kürzer: Die meisten vollständig erhaltenen Urkunden umfassen nicht mehr als 20 Wörter, nur wenige von ihnen sind länger als 50 Wörter.

Die meisten Birkenrindenbriefe sind Privatbriefe. Sie widmen sich einer Vielzahl von Angelegenheiten des aktuellen Lebens – Wirtschaft, Familie, Geld, Handel usw. Eng verwandt mit der Kategorie der Privatbriefe sind Petitionen (XIV.–XV. Jahrhundert) von Bauern an den Feudalherren.

Ein Geschäftsbrief ist eine Art Visitenkarte einer Organisation. An der korrekten und ästhetischen Gestaltung und Gestaltung lässt sich die fachliche Qualität der darin tätigen Mitarbeiter und der Organisation als Ganzes beurteilen.

Geschäftsbriefe lassen sich nach folgenden Kriterien klassifizieren:

nach Art: Garantie-, Belehrungs-, Begleit-, Glückwunsch-, Dankesbriefe usw. Die Unterteilung der Geschäftsbriefe nach Art ist für ihre Klassifizierung von entscheidender Bedeutung;

• – durch Eingabe: Standard, Schablone, individuell;
• – nach Anwendungsbereich: Handel, Verwaltung, Justiz usw.;
• – nach Struktur: Geschäftsbriefe können eine einfache oder komplexe Struktur haben;
• – nach Ort im Dokumentenfluss: Briefe in Bezug auf die Organisation sind eingehend oder ausgehend;
• – im Korrespondenzprozess vorhanden: proaktiv, reaktionsschnell;
• – entsprechend der Notwendigkeit, die Korrespondenz fortzusetzen: Geschäftsbriefe können ein Antwortschreiben erfordern (Anfrageschreiben, Anforderungsschreiben) und kein Antwortschreiben erfordern (Anweisungsschreiben);
• – je nach Rechtsstatus des Adressaten: Geschäftsbriefe können von staatlichen Stellen, Organisationen, Bürgern usw. stammen;
• – im Tätigkeitsbereich der Organisation; Briefe können Produktion, Finanzen, Beratung, Projektaktivitäten usw. betreffen;
• – nach Versandart: Briefe können per Post, elektronisch (elektronische Nachricht), Telegraf (Telegramm), Fax (Faxnachricht), Telefon (Telephonogramm), Telex (Telex) versandt werden. Unabhängig von der Versandart werden Geschäftsbriefe auf speziellen Briefbögen verfasst. Die erste Textseite wird auf dem Formular erstellt, die restlichen Seiten befinden sich auf normalen Blättern.

Das Hauptpapierformat für Formulare ist A4. Formulare werden durch Drucken, mithilfe von Online-Drucktools oder mithilfe von Computertechnologie direkt während der Erstellung des Dokuments erstellt. Die Methode zur Erstellung von Formularen hängt von den Präferenzen der Organisation ab und berücksichtigt die Anforderungen für die Erstellung von Formularen unter Verwendung des Wappens der Russischen Föderation oder der Wappen der Mitgliedsstaaten der Russischen Föderation.

Verwenden Sie bei der Vorbereitung und Ausführung eines Briefes die folgenden Angaben:

• – Staatswappen der Russischen Föderation;
• – Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation;
• – Emblem oder Warenzeichen der Organisation (Dienstleistungsmarke);
• – Organisationscode;
• – staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) der juristischen Person;
• – INN/KPP;
• – Dokumentformularcode;
• - Name der Firma;
• – Referenzinformationen über die Organisation;
• – Name des Dokumenttyps;
• – Datum des Dokuments;
• – Registrierungsnummer des Dokuments;
• – einen Link zur Registrierungsnummer und zum Datum des Dokuments;
• – Adressat;
• – Titel des Textes;
• – Text des Dokuments;
• – eine Markierung über das Vorhandensein des Antrags;
• - Unterschrift;
• – Siegelabdruck;
• – eine Anmerkung zum Interpreten.

Der Aufbau des Brieftextes umfasst:

• - appellieren;
• – Informationsteil;
• - die letzte Etikette-Formel der Höflichkeit.

Geschäftsbriefe sollten mit einer persönlichen Ansprache an den Briefadressaten beginnen. Der Zweck der Ansprache besteht darin, Kontakt zum Adressaten herzustellen, Respekt auszudrücken und ihn auf den Brief aufmerksam zu machen. Die Formel der Anrede nach Position ist die förmlichste; sie wird bei der Ansprache von Führungskräften verwendet, die eine hohe offizielle Position innehaben (Präsident, Vorsitzender usw.):

"Sehr geehrter Herr Präsident!";

„Sehr geehrter Herr Vorsitzender!“

Auch die Anrede mit dem Nachnamen ist offiziell. Die Anrede mit dem Nachnamen (ohne Vornamen, Vatersnamen oder Initialen) wird in der offiziellen Korrespondenz häufig verwendet. Sie ist streng offiziell und weist auf das Vorhandensein einer gewissen Distanz zwischen dem Adressaten und dem Adressaten des Briefes hin:

„Sehr geehrter Herr Antonov!“;

„Sehr geehrte Frau Belova!“

Die gebräuchlichste Möglichkeit zur Kennzeichnung von Geschäftskontakten ist die Anrede mit Namen und Vatersnamen:

„Lieber Sergej Iwanowitsch!“;

„Liebe Irina Nikolaevna!“

Bei der Ansprache einer Gruppe von Mitarbeitern oder wenn es schwierig ist, Informationen über die Geschäftsführung der Organisation zu erhalten, wird die folgende Adresse verwendet:

"Sehr geehrte Damen und Herren!"

Bei der Ansprache von Personen des gleichen Berufskreises wird folgende Adresse verwendet:

„Liebe Filialleiter!“;

"Liebe Kolleginnen und Kollegen!"

Der Informationsteil des Briefes verwendet den offiziellen Geschäftsstil – eine besondere Art der russischen Literatursprache, die für die Kommunikation im Bereich der Verwaltungsführung gedacht ist.

Im Allgemeinen besteht der Text eines Briefes aus Sätzen, die in Absätze gruppiert sind. Zwischen den Absätzen sollte eine klare semantische und stilistische Beziehung bestehen.

Für eine optimale Wahrnehmung sind Briefe hauptsächlich einem Thema gewidmet. Um die verschiedenen Aspekte abzudecken, ist jedoch in der Regel eine zusätzliche Strukturierung des Textes erforderlich. Eine solche Strukturierung beinhaltet oft die Unterteilung des Textes in drei Teile: Einleitung, Hauptteil und Schlussteil.

Der einleitende Teil des Textes soll den Kern der Frage klären, die dem Brief zugrunde liegt. Es kann aus einem Absatz bestehen.

Der Hauptteil des Textes dient dazu, verschiedene Aspekte des Themas konsistent und detailliert zu beschreiben. Je nach Komplexität und Neuheit kann der Hauptteil ein bis drei oder mehr Absätze umfassen.

Der letzte Teil des Textes besteht in der Regel aus einem Absatz mit Schlussfolgerungen sowie einer Aufforderung (Aufforderung, Anweisung) an den Adressaten und der Art der Erwartungen des Autors.

Beim Verfassen von Brieftexten ist die Wahl konkreter Sprachmittel von großer Bedeutung. Die gebräuchlichste Darstellungsform in einem Brief ist die Verwendung der 1. Person Plural in Verben, die die Schlüsselaktion des Textes bezeichnen: „Wir garantieren die Zahlung“, „Wir informieren Sie darüber, dass ...“, „Bitte senden Sie ...“ , „Wir schlagen vor, darüber nachzudenken ...“, „Wir weisen Sie auf die Schlussfolgerung hin …“, „Wir erinnern Sie daran …“ usw. Beim Schreiben eines Briefes auf offiziellem Briefkopf wird die Form der Darstellung des Brieftextes in der 1. Person Singular verwendet: „Bitte überlegen Sie ...“, „Ich halte es für notwendig ...“ usw.

In der Praxis von Regierungsbehörden beginnen Buchstaben mit dem Namen der Organisation: „Das Landwirtschaftsministerium der Russischen Föderation bietet …“, „Das Kulturministerium der Russischen Föderation bittet …“.

Abschließende Etiketteformeln sind sprachlich stabile Formulierungen, die die Hoffnung auf eine weitere Zusammenarbeit, das Bedauern über die eingeschränkten Fähigkeiten des Adressaten usw. zum Ausdruck bringen:

„Wir bedauern, dass wir Ihr Angebot nicht nutzen können“;

„Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Die abschließende Höflichkeitsformel kommt in formellen Briefen möglicherweise nicht vor, fasst aber fast immer Briefe zusammen, deren Text etwas persönlicher Natur ist (z. B. Dankesbriefe). Die Verwendung einer abschließenden Höflichkeitsformel dämpft den offiziellen Ton am Ende der Nachricht etwas.

Die abschließende Höflichkeitsformel steht vor der Unterschrift und befindet sich mit Abstand unterhalb der letzten Zeile des Brieftextes.

Wenn ein Servicebrief mit der Adresse „Sehr geehrte Damen und Herren!“ beginnt, sollte er mit der abschließenden Etikette-Formel „Mit Respekt“ enden, die zwei bis drei Leerzeichen unter dem Text aus dem Absatz steht:

Anreden und abschließende Höflichkeitsformeln bilden den sogenannten Etikette-Rahmen. Steht im Brief keine Adresse, dann entfällt auch die Schlussformel „Mit Respekt“.

Als abschließende Höflichkeitsformel können auch folgende Standardformulierungen verwendet werden:

„Mit ständigem Respekt...“;

„Mit tiefem Respekt...“;

„Mit tiefem Respekt...“;

„Mit Dankbarkeit und Respekt...“;

„Mit Dankbarkeit und Respekt...“;

„Mit Respekt und den besten Wünschen…“

Betrachten wir die wichtigsten Brieftypen, die in der Geschäftspraxis am häufigsten vorkommen.

Briefnachricht – ein Geschäftsbrief, der über alle Ereignisse und Tatsachen von beiderseitigem Interesse informiert. Ein Nachrichtenbrief kann proaktiv oder eine Antwort auf ein Anfrageschreiben sein. Aufgrund der Besonderheiten sind Nachrichtenbriefe normalerweise klein und bestehen aus einem oder zwei Sätzen. Ein Kommunikationsschreiben kann mit einer Begründung oder direkt mit einer Darstellung der mitgeteilten Informationen beginnen. Es ist zulässig, einen Nachrichtenbrief direkt mit dem Wort „Ich informiere“ oder einem seiner Synonyme („Ich weise“, „Ich sende“, „Ich präsentiere“) zu beginnen, sowie:

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

„Wir möchten Sie darüber informieren ...“;

„Wir halten es für notwendig, Sie über …“ zu informieren;

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

„Wir möchten Sie darüber informieren ...“;

„Wir halten es für notwendig, Ihnen mitzuteilen, dass ...“;

"Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass..."

„Wir möchten Sie darüber informieren ...“;

"Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass...";

„In Fortsetzung unserer... berichten wir über unsere...“;

„Auf Anfrage... informieren wir...“;

„Ich halte es für meine Pflicht, Ihnen mitzuteilen, dass ...“;

„Ich bin befugt, Ihnen mitzuteilen, dass ...“;

"Wir informieren...";

„Auf der Grundlage des oben Gesagten halten wir es für notwendig...“;

„Es wurde festgestellt, dass im Zeitraum von... bis...“;

„Wir teilen Ihnen mit, dass ab ...“ usw.

Ein Musterbrief für eine E-Mail finden Sie in Anhang 12.

Motivationsschreiben – ein Geschäftsbrief, der den Empfänger über die Zusendung von Dokumenten (Verträgen, Katalogen, Registern usw.) oder Sachwerten informiert, die dem Brief beigefügt sind. Das Versenden eines Anschreibens gehört zu den guten Sitten in der Geschäftspraxis von Organisationen und trägt zur Erfassung und weiteren effektiven Informations- und Nachschlagearbeit mit den versendeten Unterlagen bei.

Das Anschreiben beginnt mit Standardformeln:

„Wir führen Regie...“;

„Wir präsentieren Ihnen...“;

„Wir kehren zu dir zurück...“;

„Wir senden Ihnen …“

Diesen Sätzen können einleitende Informationen zu dieser Managementsituation vorangestellt werden:

„Gemäß der Vereinbarung senden wir Ihnen …“;

„Gemäß dem Zeitplan präsentieren wir...“;

„Um unsere Vereinbarung zu bestätigen, senden wir ...“ usw.

Ein besonderes Merkmal eines Anschreibens ist die Einfügung eines Hinweises auf das Vorhandensein eines Anhangs unterhalb des Textes.

Ein Musteranschreiben finden Sie in Anhang 13.

Weisungsschreiben (Richtlinie, Rundschreiben). – ein Geschäftsbrief mit Anweisungen (Erläuterungen) an nachgeordnete Organisationen zu Fragen der Abrechnung, Berichterstattung usw. Diese Art von Briefen wird von staatlichen und kommunalen Stellen sowie von Organisationen mit nachgeordneten Organisationen verschickt.

In der Praxis weisen die Leiter von Organisationen in Dokumenten dieser Art auf Genehmigungsanweisungen zu spezifischen Fragen der Organisation hin. Alle Mitarbeiter der Organisation, deren Tätigkeiten sich auf dieses Thema beziehen, sind verpflichtet, sich mit den Weisungsschreiben vertraut zu machen. Alle im Weisungsschreiben festgehaltenen Weisungen sind für die Befolgung durch die Untergebenen verbindlich.

Weisungsschreiben werden vom Leiter einer staatlichen (kommunalen) Körperschaft oder Organisation unterzeichnet.

Weisungsschreiben können mit einer Begründung für den Zweck des Schreibens oder einem Verweis auf ein Regulierungsdokument beginnen – „Zum Zweck von …“, „In Übereinstimmung mit dem Beschluss … Nr. … vom …“ “, und enden Sie mit dem Satz „Bei der Ausführung dieses Rundbriefberichts ... nicht später ...“

Ein Muster-Anweisungsschreiben finden Sie in Anhang 14.

Forderungsbrief – ein Geschäftsbrief, dessen Zweck darin besteht, offizielle Informationen, Informationen, Dokumente zu erhalten oder bestimmte für die verfassende Organisation erforderliche Maßnahmen einzuleiten. Eine Vielzahl von Führungssituationen gibt Anlass zur Erstellung von Anforderungsschreiben.

Das Antragsschreiben enthält die Begründung des Antrags und eine Erläuterung des Antrags selbst. Die Begründung kann Hinweise auf gesetzliche und sonstige Vorschriften, Organisations- und Rechtsdokumente enthalten. Der Begründung des Antrags muss eine Begründung vorausgehen. Eine Begründung kann in Fällen der Offensichtlichkeit des Antrags, seiner typischen Natur sowie in Fällen, in denen die Durchführung der Maßnahmen, die den Antrag darstellen, in der Verantwortung der Organisation, Einheit oder des Beamten liegt, fehlen. Oft wird eine Bitte mit dem Verb „fragen“ ausgedrückt:

"Bitte informieren...";

"Bitte bezahlen...";

„Wir bitten Sie, uns Folgendes zur Verfügung zu stellen …“;

„Wir bitten Sie um Angaben zu …“;

„Wir bitten Sie um Bestätigung...“;

„Wir bitten Sie, zu akzeptieren...“;

„Zum zweiten Mal bitten wir Sie um sofortige Rückzahlung...“;

„Ich bitte Sie, an meine Adresse zu senden…“

"Ich bitte Sie...";

„Bitte leisten Sie eine Zahlung...“;

„Bitte geben Sie Anweisungen...“;

„Wir bitten Sie zu berücksichtigen...“;

„Ich informiere Sie und frage ...“;

"Bitte informieren...";

„Gemäß der vorläufigen Vereinbarung bitte ich Sie ...“;

„Wir bitten um Unterstützung bei …“;

„Ich möchte Sie darauf aufmerksam machen und fragen ...“;

„Bitte ergreifen Sie Maßnahmen, um ...“;

„Zusätzlich zu... bitte bedenken Sie...“;

„Unter Berücksichtigung dessen...; wir bitten...“;

„Wir bitten Sie, eine Gelegenheit zu finden...“;

„Wir bitten Sie, über die Frage nachzudenken …“;

„Wir bitten Sie um Bestätigung...“;

„Gemäß unserer Vereinbarung bitten wir um …“ usw.

Eine Anfrage kann auch ohne das Verb „fragen“ formuliert werden, zum Beispiel: „Wir hoffen auf eine positive Lösung des Problems …“;

„Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns schicken...“;

„Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie...“;

"Bitte informieren...";

„Es wäre wünschenswert...“;

"Wir würden gern...";

"Wir würden gern...";

„Wir hoffen, dass Sie es für möglich halten, unsere Berufung zu prüfen“; „Wir möchten Sie bitten...“;

„Lassen Sie mich Ihnen eine Bitte stellen …“;

„Hiermit informieren wir Sie und bitten Sie, uns unverzüglich zur Verfügung zu stellen...“; „Wir werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie...“;

„Wir werden dankbar sein...“;

„Wir werden dankbar sein für ...“;

„Wir werden sehr …“;

„Wir hoffen, dass Sie es für möglich halten...“;

„Wir freuen uns, wenn Sie...“;

„Wir bitten Sie …“;

„Es wäre ratsam, sich mit …“ vertraut zu machen;

„Wir möchten…“ usw.

Ein Brief kann mehrere Anfragen enthalten. In diesem Fall werden folgende Sprachausdrücke verwendet:

„Wir bitten Sie auch, darüber nachzudenken (bereitzustellen, durchzuführen...)“; „Gleichzeitig bitten wir Sie…“

Antragsschreiben werden vom Leiter der Organisation oder einem amtlich bevollmächtigten Beamten unterzeichnet. Ein Anfrageschreiben erfordert ein Antwortschreiben.

Es ist zu beachten, dass die Anfrage auch in anderen Schreiben enthalten sein kann, beispielsweise in einem Anschreiben, einem Garantieschreiben usw.

Ein Muster-Anfrageschreiben finden Sie in Anhang 15. Antwortschreiben– ein Geschäftsbrief, der als Antwort auf ein Anfrageschreiben verfasst wurde. Die Antwort kann positiv oder negativ sein (Ablehnungsschreiben).

Beim Verfassen von Antwortschreiben ist der Grundsatz der sprachlichen Parallelität zu beachten: Der Text des Antwortschreibens sollte die gleichen sprachlichen Ausdrücke und das gleiche Vokabular verwenden, die der Autor im Initiativschreiben verwendet hat.

Wichtig zu beachten!

Sie sollten keinen Link zum erhaltenen Brief in den Text des Antwortschreibens einfügen („Zu Ihrem Brief vom … Nr. …“). Zur Verknüpfung mit dem erhaltenen Schreiben enthalten die Formulardetails den „Link zum Datum und zur Nummer des erhaltenen Dokuments“, in dem Informationen zum Initiativschreiben eingetragen werden. Ein Antwortschreiben kann mit den Worten beginnen: „Als Antwort auf Ihr Schreiben informieren wir …“, „Als Antwort auf Ihr Schreiben informieren wir …“.

In Antwortschreiben verwendete Standardphrasen:

„Wir informieren Sie…“;

"Wir informieren dich...";

„Auf Ihre Anfrage hin informieren wir …“;

„Leider können wir nicht...“;

„Zu unserem großen Bedauern...“;

„Zu unserer beiderseitigen Zufriedenheit...“;

„Entsprechend Ihrer Anfrage senden wir…“.

Der Standardtext eines positiven Antwortschreibens könnte wie folgt aussehen:

Eine negative Antwort muss begründet werden; ein Antrag darf nicht ohne Begründung abgelehnt werden. Wenn die Organisation – der Verfasser des Briefes – Informationen darüber hat, wer, unter welchen Bedingungen und wann eine positive Antwort auf diese Anfrage geben kann, wird empfohlen, den Adressaten über diese Informationen zu informieren.

Standardformulierungen in Ablehnungsschreiben:

„Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihrer Anfrage aus folgenden Gründen nicht nachkommen können ...“;

„Aufgrund... unserer Organisation kann nicht…“.

Ein Muster-Antwortschreiben finden Sie in Anhang 16.

Beachten Sie!

Die Geschäftskommunikation lässt keine Unhöflichkeit und Taktlosigkeit zu und setzt einen neutralen Kommunikationston zwischen den Partnern voraus. In diesem Zusammenhang wird empfohlen, eine direkte Ablehnung in offiziellen Schreiben zu vermeiden.

Erinnerungsschreiben– ein Brief, der wiederholt über eine Tatsache berichtet und auch in Fällen verwendet wird, in denen die Gegenpartei keine Maßnahmen ausführt, die sich aus ihren funktionalen Verantwortlichkeiten oder akzeptierten Vereinbarungen ergeben.

Der Text des Erinnerungsschreibens besteht in der Regel aus zwei Teilen: einem Link zu einem Dokument, das die Verpflichtungen der Parteien oder Umstände festhält, in deren Zusammenhang die Organisation zu bestimmten Maßnahmen verpflichtet ist, und Aufforderungen zur Durchführung dieser oder anderer Maßnahmen Aktionen.

Der Schlüsselsatz des Erinnerungsschreibens ist das Verb „erinnern (erinnern)“.

Grundmodelle und Ausführungen von Erinnerungsschreiben:

„In einem Brief von... haben wir Ihnen mitgeteilt, dass...“;

„Bislang haben wir jedoch keine Antwort von Ihnen erhalten“;

„Wir erinnern Sie daran und bitten…“;

„Wenn innerhalb der Frist keine Antwort eingeht …“;

„Wir erinnern Sie daran, dass gemäß dem gemeinsamen Arbeitsplan...“;

„Wir bieten Ihnen gemäß den Vertragsbedingungen …“;

„Gemäß Vereinbarung Nr.... erinnern wir Sie an die Verpflichtungen...“;

„Trotz wiederholter Mahnung...“;

„Teilen Sie uns dringend den Stand der Dinge mit“;

„Wir schicken Ihnen ein zweites Mal ...“;

„Wir informieren Sie noch einmal...“;

„Wir erinnern Sie noch einmal daran...“;

„Wir bitten Sie…“;

„Noch einmal... wir erinnern Sie daran...“;

„Sonst werden wir gezwungen...“;

„Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass ...“;

„Wir möchten Ihnen mitteilen, dass…“

Das Erinnerungsschreiben kann einen weiteren zusätzlichen Teil enthalten, in dem die Sanktionen aufgeführt sind, die verhängt werden, wenn die erforderlichen Maßnahmen nicht ergriffen werden:

„Wenn Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, drohen Ihnen Strafen“ usw.

Ein Muster-Erinnerungsschreiben finden Sie in Anlage 17.

Dankesbrief (Dankbarkeitsbrief) – ein Geschäftsbrief, in dem die Dankbarkeit für die ergriffenen Maßnahmen zum Ausdruck gebracht wird (für einen erhaltenen Brief, für die Bereitstellung von Informationen, für eine Einladung). Dankesbriefe sind im Vergleich zu anderen Briefarten weniger formalisiert und in einer freieren Form verfasst.

Die Schlüsselsätze des Briefes können folgende Ausdrücke sein: „Vielen Dank für …“;

„Wir danken Ihnen für …“;

„Wir sind Ihnen dankbar für …“;

„Wir bedanken uns für ...“;

„Wir bedanken uns für Ihren Brief und teilen Ihnen mit, dass ...“;

„Wir haben eine Einladung erhalten, für die wir sehr dankbar sind“; „Vielen Dank im Voraus für ...“;

„Wir bestätigen dankbar...“;

„Wir danken Ihnen für …“;

„Lass mich dir danken für …“;

„Ich möchte Ihnen meinen aufrichtigen Dank aussprechen ...“;

„Vielen Dank für Ihre Hilfe bei …“;

„Wir sind Ihnen dankbar für ...“;

„Wir haben Ihre Einladung erhalten..., wofür wir Ihnen dankbar sind...“; „Adressierung Ihres Briefes, vielen Dank für die Bereitstellung...“, „Wir drücken Ihnen unsere tiefe Dankbarkeit aus für...“;

„In diesem Sinne möchte ich mich bei Ihnen bedanken...“;

„Ich danke Ihnen von ganzem Herzen ...“;

„Wir danken Ihnen für … und teilen Ihnen mit, dass …“;

„Unser aufrichtiger Dank für …“;

„Mit tiefer Dankbarkeit ...“ usw.

Ein Muster eines Dankesschreibens finden Sie in Anhang 18.

Bestätigungsbrief – ein Geschäftsbrief, in dem der Empfänger den Erhalt von Informationen, Dokumenten oder anderen Materialien, zuvor getroffene Vereinbarungen, Absichten usw. bestätigt. Bei der Bestätigung einer vorläufigen Vereinbarung sollte der Inhalt des Schreibens kurz dargelegt werden; bei der Bestätigung des Erhalts von Dokumenten müssen Sie diese benennen. In einigen Fällen wird im Bestätigungsschreiben kurz der Kern der erhaltenen Dokumente dargelegt.

Die wichtigste sprachliche Formel dieser Art von Briefen ist das Verb „Ich bestätige“.

Grundmodelle und Gestaltung des Bestätigungsschreibens:

„Wir bestätigen den Erhalt der Unterlagen (Vorabvereinbarung, Einwilligung etc.)“;

„Wir bestätigen die in den Verhandlungen getroffenen Vereinbarungen...“;

„Wir bestätigen unsere Absicht...“;

„Wir bestätigen dankbar den Erhalt der Materialien ...“ usw.

Ein Bestätigungsschreiben kann mit einer Bitte, einem Wunsch oder einem Vorschlag enden.

Ein Musterbestätigungsschreiben finden Sie in Anhang 19.

Benachrichtigungsbrief– ein Geschäftsbrief, der über öffentliche Veranstaltungen (Tagungen, Seminare, Ausstellungen, Konferenzen usw.) informiert.

In der Regel werden Benachrichtigungsschreiben an verschiedenste Organisationen, Institutionen und Unternehmen verschickt mit dem Ziel, diese zu gewinnen bzw. zur Teilnahme an laufenden Veranstaltungen einzuladen. Benachrichtigungsschreiben können sowohl über die Veranstaltung, den Zeitpunkt und Ort der Veranstaltung informieren als auch gleichzeitig zur Teilnahme einladen, über die Teilnahmebedingungen an der Veranstaltung informieren und weitere Zusatzinformationen enthalten. So kann ein Benachrichtigungsschreiben gleichzeitig ein Einladungsschreiben sein oder einem Einladungsschreiben vorangehen.

Dem Benachrichtigungsschreiben können Anlagen beiliegen, die das Veranstaltungsprogramm, den Teilnahmeantrag und weitere Informationsmaterialien enthalten können. Solche Briefe werden in der Regel an eine Liste gesendet, sodass die Angaben zum „Adressaten“ allgemein oder gar nicht formatiert sind.

Benachrichtigungsschreiben werden vom Leiter der Organisation oder dem stellvertretenden Leiter unterzeichnet, der für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung verantwortlich ist, sowie von mehreren Managern, wenn die Veranstaltung von mehreren Organisationen gemeinsam durchgeführt wird.

Ein Muster-Benachrichtigungsschreiben finden Sie in Anhang 20.

Einladungsbrief – ein Geschäftsbrief, bei dem es sich um eine Art Benachrichtigungsschreiben handelt. Der Unterschied zu einem Benachrichtigungsschreiben besteht darin, dass es nicht auf Briefkopf sein darf, ein anderes Format, eine andere Farbe, zusätzliche Gestaltungselemente in Form von Verzierungen, Zeichnungen usw. haben darf.

Bei der Einladung einer größeren Personenzahl kommen schablonierte, vorgefertigte Einladungstexte zum Einsatz. Da Einladungsschreiben in der Regel an eine oder mehrere bestimmte Personen gerichtet sind, werden für die Anrede des Adressaten Formeln wie „Lieber..!“, „Sehr geehrter..!“ verwendet, zum Beispiel:

„Sehr geehrter Herr Stepanov!“;

„Lieber Alexander Nikolajewitsch!“;

"Sehr geehrte Damen und Herren!";

„Liebe Filialleiter!“ usw.

Einladungsschreiben können per E-Mail verschickt werden, zu besonderen Anlässen sollte die Einladung jedoch per Post oder Kurier verschickt werden. In Einladungsschreiben werden folgende Ausdrücke verwendet:

„Wir laden Sie ein, mitzumachen...“;

„Wir bitten Sie, mitzumachen...“;

„Wir haben die Ehre, Sie einzuladen …“;

„Nehmen Sie unsere Einladung an...“;

„Erlauben Sie mir, einzuladen (wir laden ein) …“;

„Wir würden uns freuen, Sie bei …“ zu sehen;

„Wir wären Ihnen sehr dankbar für Ihre Teilnahme an …“;

„Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie unserer Einladung folgen könnten...“;

„Wir laden Sie ein zu... was stattfinden wird...“ usw.

Der Standardtext eines Einladungsschreibens sieht so aus:

„Am 23.–25. März 2014 findet eine wissenschaftlich-praktische Tagung „Bildung – neue Zeiten, neue Ansätze“ statt. Wir bitten Sie, Ihre Teilnahme an der Tagung zu bestätigen und Abstracts Ihres Vortrags im Umfang von 3–5 Seiten einzusenden Informationen werden Ihnen nach der Bestätigung Ihrer Teilnahme zugesandt.“

Ein Muster-Einladungsschreiben finden Sie in Anhang 21.

Antwort auf Einladungsschreiben – ein Geschäftsbrief, der eine positive oder negative Antwort zum Ausdruck bringt. Fällt die Entscheidung positiv aus, kann die Organisation umgehend einen Antrag auf Teilnahme an der Veranstaltung stellen. Im Falle einer negativen Entscheidung ist es notwendig, den Grund für die Ablehnung anzugeben und die Antwort auf das Einladungsschreiben mit der Begründung der Ablehnung zu beginnen: „Im Zusammenhang mit …“.

Eine Musterantwort auf ein Einladungsschreiben finden Sie in Anhang 22.

Glückwunschschreiben (Glückwunschschreiben) – ein Geschäftsbrief, der zu besonderen Anlässen im Zusammenhang mit bedeutenden Ereignissen in der Position eines Beamten oder einer Organisation verfasst wird.

Glückwunschbriefe werden in freier Form verfasst; sie können entweder einen kleinen Umfang haben und ein oder zwei Sätze umfassen oder sehr detailliert sein. Im letzteren Fall werden im Glückwunschschreiben die wichtigsten Lebensabschnitte, Aktivitäten der Person, an die die Gratulation gerichtet ist, und ihre wichtigsten Leistungen dargelegt. Ist das Schreiben an eine Organisation oder deren Strukturbereich gerichtet, werden darin die wichtigsten und bedeutendsten Errungenschaften der Organisation oder des Bereichs dargelegt.

In der Geschäftspraxis lassen sich folgende Glückwunschgründe unterscheiden:

• – Jubiläen, Geburtstage der Empfängerorganisation und des Leiters der Organisation;
• – Auszeichnungen, Siege bei Wettbewerben, gewonnene Ausschreibungen;
• – Erfolg bei geschäftlichen und beruflichen Aktivitäten (Ernennung zu einer hohen Position, Verleihung eines Ehren- oder Sondertitels, Eröffnung einer neuen Niederlassung usw.);
• – Feiertage (Neujahr, Weihnachten, Tag des Verteidigers des Vaterlandes usw.);
• – religiöse Feiertage (Weihnachten);
• – angenehme Ereignisse in Ihrem Privatleben (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes);
• – Abschluss von für beide Seiten vorteilhaften Partnerschaftsverträgen;
• – Jahrestag der Zusammenarbeit (normalerweise der erste oder runde).

Üben

Glückwunschbriefe können nicht nur auf dem Briefkopf der Organisation, sondern auch auf Spezialpapier in verschiedenen Farben, verziert mit Ornamenten, hoher Dichte usw. ausgestellt werden.

Die folgenden Schlüsselsätze werden in Glückwunschschreiben verwendet:

"Glückwunsch zu Ihrer...";

„Wir gratulieren Ihnen herzlich zu …“;

„Bitte nehmen Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche entgegen zu …“;

„Wir gratulieren Ihnen herzlich zu …“;

„Herzlichen Glückwunsch zu …“;

„Bitte nehmen Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche entgegen ...“;

„Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Ernennung zu Ihrer neuen Position“;

„Herzlichen Glückwunsch zur Eröffnung einer neuen Filiale“;

„Wir haben uns gefreut, von Ihrem Wahlerfolg zu erfahren. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Sieg!“ usw.

Der Standardtext eines Glückwunschbriefes könnte so aussehen:

„Wir gratulieren Ihnen herzlich zu Ihrer Wahl zum Vorstandsvorsitzenden. Wir wünschen Ihnen viel Gesundheit und Erfolg bei Ihrer Arbeit. Wir sind überzeugt, dass Ihre Erfahrung und hohe Professionalität der weiteren Entwicklung des Unternehmens dienen und seine Position stärken werden.“ dem Bereich der Hochtechnologie.“

Ein Muster-Glückwunschschreiben finden Sie in Anlage 23.

Auf einen Glückwunschbrief antworten – ein Brief, der als Antwort auf Glückwünsche zu besonderen Anlässen im Zusammenhang mit bedeutenden Ereignissen in der Position eines Beamten oder einer Organisation verfasst wurde.

Standardtext für eine Antwort auf ein Glückwunschschreiben:

„Vielen Dank für die Aufmerksamkeit, die Sie mir an meinem Geburtstag entgegengebracht haben. Ich für meinen Teil wünsche Ihnen viel Glück und Gesundheit, Wohlstand und Wohlstand.“

Eine Musterantwort auf ein Glückwunschschreiben finden Sie in Anhang 24.

Garantieerklärung – ein Geschäftsbrief, der die Bezahlung der geleisteten Arbeit oder die Bereitstellung von etwas (Dienstleistungen, Produkten, Räumlichkeiten usw.) garantiert.

In einem Garantieschreiben übernimmt die Urheberorganisation bestimmte Verpflichtungen, sodass ein solches Schreiben eine rechtliche Bedeutung hat. Der Text des Garantieschreibens enthält eine Aufforderung zur Ausführung von Arbeiten, Dienstleistungen usw. und enthält einen rechtlich bedeutsamen Satz: „Wir garantieren die Zahlung“ usw. Weiter im Text des Schreibens werden die Bankdaten der Organisation – des Autors des Garantieschreibens – angegeben.

Garantieerklärungen werden vom Direktor und Hauptbuchhalter der Organisation unterzeichnet, die Unterschriften werden durch das Hauptsiegel der Organisation beglaubigt.

Es ist wichtig zu wissen!

Ein besonderes Merkmal des Garantieschreibens ist das Vorhandensein der erforderlichen „Bezeichnung der Art des Dokuments“, die in anderen Arten von Schreiben nicht enthalten ist. Dieses Detail wird so aussehen - GARANTIESCHREIBER.

Grundmodelle und Ausführungen der Garantieerklärung:

„Wir garantieren die Rückzahlung des Kredits...“;

„Wir garantieren die Rückzahlung des Kredits in Höhe von … bis zu …“;

„Wir garantieren die Zahlung. Unser Bankkonto …“;

„Wir gewährleisten die Bereitstellung von Wohnraum...“;

„Das Unternehmen garantiert...“;

„Mit diesem Schreiben garantieren wir...“;

„(Name der Organisation) bittet (Sie) um Hilfe … (Name der Organisation) garantiert …“;

„Um Hilfe zu leisten, bitten wir darum, ... (Name der Organisation) Garantien zu geben ...“;

„Wir garantieren, dass die im Rahmen der oben genannten Bestellung gelieferten Geräte in jeder Hinsicht der in der Bestellung enthaltenen Beschreibung, Spezifikationen und Spezifikationen entsprechen“;

„Sollte sich innerhalb ... ab dem Datum der Inbetriebnahme ein Mangel an der Anlage herausstellen, verpflichten wir uns, den Mangel auf unsere Kosten zu beseitigen“;

„Wenn... wir uns zum kostenlosen Ersatz defekter Geräte verpflichten“;

„Wir verpflichten uns, unverzüglich neue Geräte zu liefern“;

„Wir verpflichten uns, die Transport- und Versicherungskosten zu tragen“ usw.

Ein Mustergarantieschreiben finden Sie in Anlage 25.

Informationsbrief – ein Geschäftsbrief, in dem dem Adressaten offizielle Informationen mitgeteilt werden.

Ein Informationsschreiben hat eine ähnliche Bedeutung wie ein Nachrichtenschreiben oder ein Werbeschreiben, ist jedoch umfassender und informativer. Ein solcher Brief ist das Ergebnis der logischen Entwicklung der Korrespondenz. Sie wird dem Adressaten zugesandt, wenn mit ihm Kontakt aufgenommen wurde und er der weiteren Entwicklung der Geschäftsbeziehungen nicht widerspricht. Ein Informationsschreiben soll etwas größer als eine Nachricht sein, um den Adressaten über den Wunsch des Autors, Geschäftskontakte aufzubauen, und über bestimmte Aspekte ihrer Umsetzung zu informieren.

Informationsschreiben dienen der ersten Kontaktaufnahme mit dem Adressaten, dem eine Reihe zusätzlicher Informationen mit Übersichtscharakter zur Verfügung gestellt werden. Ein Informationsschreiben kann einen Anreiz für den Adressaten enthalten, zusätzliche Informationen einzuholen, indem es die Formulierung im Brief verwendet: „Wir beantworten gerne Ihre Fragen.“

Ein Muster-Informationsschreiben finden Sie in Anhang 26.

Bewerbungsschreiben – ein Geschäftsbrief, der für den Fall erstellt wird, dass eine Organisation an Veranstaltungen teilnehmen oder Dienstleistungen einer anderen Organisation in Anspruch nehmen möchte. Bei kommerziellen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen kann ein Antrag als primäres Dokument verwendet werden, auf dessen Grundlage eine Bestellung aufgegeben und ein Vertrag erstellt wird. Eine besondere Art von Anträgen sind die Einreichung von Dokumenten bei Exekutivbehörden und Regierungsorganisationen zum Zweck der Anmeldung etwaiger Rechte, der Einholung von Genehmigungen usw.

Der Antrag kann in einheitlicher Form oder unter Berücksichtigung der von der Organisation, die Waren oder Dienstleistungen anbietet, formulierten Anforderungen erstellt werden. Im ersten Fall besteht die Erstellung eines solchen Antrags darin, ein von der verkaufenden Organisation vorgeschlagenes Musterformular auszufüllen. Wird der Antrag in freier Form verfasst, enthält er Angaben, die für den Verfasser des Schreibens wesentlich sind.

Da es sich bei einem Bewerbungsschreiben eigentlich um eine Aufforderung zur Erbringung von Arbeiten, zur Erbringung von Dienstleistungen oder zur Aufnahme in die Teilnehmerliste für eine Veranstaltung handelt, wird im Bewerbungstext in der Regel die gleiche Sprache verwendet wie in den Bewerbungsschreiben:

„Wir bitten Sie, in die Gruppe aufgenommen zu werden, um daran teilzunehmen...“;

„Wir bitten Sie, die Teilnahme von zwei Vertretern unseres Unternehmens an …“;

„Wir bitten Sie, sich als Teilnehmer anzumelden...“ usw.

Je nach Situation enthält der Text des Bewerbungsschreibens zusätzliche Informationen zu den Teilnehmern der Veranstaltung, zum Gegenstand der Bewerbung, zu den Bedingungen für die Durchführung von Arbeiten oder zur Teilnahme an laufenden Veranstaltungen usw. Wenn Sie sich beispielsweise für die Teilnahme an einer Veranstaltung (Seminar, Konferenz, Festival, Messe usw.) bewerben, müssen folgende Informationen angegeben werden:

• - Veranstaltungstitel;
• – Datum des Besitzes;
• – Form der Beteiligung (Referent, Zuhörer, Teilnehmer usw.);
• – Nachname, Vorname und Vatersname des/der Teilnehmer(s);
• - Arbeitsort, Position;
• – Postanschrift mit Postleitzahl, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
• – Bedarf an einem Hotel während der Veranstaltung.

Im Falle der Erstellung eines Antrags auf Erbringung einer Dienstleistung jeglicher Art sind neben den im Schreiben enthaltenen Angaben alle wesentlichen Aspekte des Antragsgegenstandes und alle erforderlichen Angaben zum Antragssteller anzugeben angegeben.

Der Antrag kann auch eine Zahlungsgarantie für Dienstleistungen oder die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung enthalten.

Ein Musterbewerbungsschreiben finden Sie in Anlage 27.

Zusatzschreiben – ein Geschäftsbrief, der nach dem Hauptbrief versandt wird und zusätzliche Informationen enthält. Ein charakteristisches Merkmal eines solchen Briefes ist der direkte Hinweis darauf, dass er als Fortsetzung des vorherigen Briefes dient. Hier sollte das Folgeschreiben beginnen, zum Beispiel:

„Zusätzlich zum Brief...“;

„Dieser Brief ist eine Ergänzung zu …“.

Der Text des Ergänzungsschreibens sollte erläutern, warum die Übermittlung erforderlich war, zum Beispiel:

„Aufgrund einer erheblichen Änderung der Komponentenkosten für das Produkt... von direktem Interesse für Ihr Unternehmen...“

Ein Muster für ein Ergänzungsschreiben finden Sie in Anlage 28.

Entschuldigungsschreiben – ein Brief, der anlässlich einer Entschuldigung an den Adressaten für Verstöße in Geschäftsbeziehungen verfasst wurde. Entschuldigungsschreiben sind in der offiziellen Geschäftskorrespondenz relativ selten zu finden. In vielen Fällen erweisen sie sich jedoch als unverzichtbar, um eine förmliche Entschuldigung gegenüber dem Empfänger zu überbringen und die Beziehung zu normalisieren, insbesondere wenn eine Entschuldigung auf andere Weise nicht möglich ist.

Der Standardwortlaut für den Anfang eines Entschuldigungsschreibens lautet: „Ich bitte Sie, meine Entschuldigung im Zusammenhang mit (für) ... anzunehmen.“ Am Anfang des Schreibens sollte eine Entschuldigung stehen und erst dann die Gründe für Ihren Einspruch dargelegt werden. Gleichzeitig ist es nicht üblich, sich im Laufe eines Briefes zweimal zu entschuldigen. Es ist besser, Ihr Bedauern im Zusammenhang mit der vorübergehenden Störung der Beziehung zum Adressaten so aufrichtig und überzeugend wie möglich auszudrücken. Der allgemeine Ton des Entschuldigungsschreibens sollte betont versöhnlich, aber nicht einschmeichelnd sein.

Ein Muster eines Entschuldigungsschreibens finden Sie in Anhang 29.

Kondolenzschreiben – ein Geschäftsbrief, der geschrieben wurde, um Bedauern, Mitgefühl und Beileid auszudrücken. Diese Art von Briefen wird in der alltäglichen Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit dem Tod von Personen verwendet, die dem Adressaten nahe stehen (Verwandte, Kollegen).

Bei weniger tragischen Ereignissen (Naturkatastrophe, größere Störungen in der Tätigkeit der Organisation) kommt eine schriftliche Ausdrucksweise des Mitgefühls und des Bedauerns zum Einsatz. Diese Briefe sollen freundliche Unterstützung im geschäftlichen Umfeld zeigen. Bei Missverständnissen im Verhältnis zwischen Autor und Adressat und bei Meinungsverschiedenheiten, die gegen die übliche Ordnung geschäftlicher Kontakte verstoßen, ist der Rückgriff auf diese Form der schriftlichen Kommunikation zulässig. Solche Briefe sollten mit Beileidsbekundungen (Mitgefühl, Bedauern) beginnen, zum Beispiel: „Ich bitte Sie, mein Beileid entgegenzunehmen …“ oder „Ich spreche Ihnen mein aufrichtiges Mitgefühl aus …“. Es ist äußerst wünschenswert, dass der Gesamtton eines solchen Briefes betont warm ist und Raum für den Ausdruck von Gefühlen der Hoffnung und des Optimismus lässt.

Ein Musterkondolenzschreiben finden Sie in Anlage 30.

Empfehlungsschreiben – eine Petition des Autors an den Adressaten zugunsten eines Dritten, der nicht an der Korrespondenz teilnimmt. Am häufigsten werden von einer Organisation einem Mitarbeiter Empfehlungsschreiben ausgestellt, in denen die Berufserfahrung in dieser Organisation, die Verdienste und die persönlichen Qualitäten des Mitarbeiters bestätigt werden.

Eine typische Formulierung für den Anfang eines Empfehlungsschreibens ist folgende: „Mit diesem Schreiben habe ich die Ehre, Ihnen Herrn (Frau) ... zu empfehlen.“ Anschließend macht der Autor den Adressaten auf die Beweggründe seiner Berufung aufmerksam und legt seine eigene Vorstellung von der empfohlenen Person dar. Eine detaillierte Empfehlung kann nicht allgemein gehalten sein; sie muss eine Beschreibung der konkreten Vor- (oder Nachteile) der empfohlenen Person enthalten, um beim Empfänger einen objektiven Eindruck über diese Person zu vermitteln.

Das ist interessant!

Der Dichter Sergei Yesenin kam am 9. März 1915 in St. Petersburg an. Die erste Person, die er in der Stadt besuchte, war L. L. Blok. Er gab ihm Empfehlungsschreiben und Yesenins Weg in literarische Kreise war offen.

In der Geschäftspraxis kann man eine Gruppe von Buchstaben unterscheiden, die bei der Durchführung kommerzieller Aktivitäten von Organisationen verwendet werden, die sogenannten Handelsbriefe. Zu dieser Gruppe gehören die folgenden Briefarten.

Eine Anfrage – ein Geschäftsbrief, den ein potenzieller Käufer im Vorvertragsstadium an einen potenziellen Verkäufer sendet, um Informationen über die Möglichkeit der Lieferung einer Warencharge unter bestimmten Bedingungen zu erhalten oder mit der Bitte, ein Angebot für die Lieferung einer bestimmten Ware zu senden Warencharge (zur Erbringung einer bestimmten Art von Dienstleistung). Eine kommerzielle Anfrage ist von einem Informationsschreiben und einem Anfrageschreiben zur Mitteilung der Lieferbedingungen und des Preises der Waren zu unterscheiden. Ein Antragsschreiben gilt auch nicht als Antrag oder Anordnung, da es sich dabei um andere Arten von Schreiben mit anderen Elementen und Einzelheiten handelt.

Bei einer kommerziellen Anfrage ist der Käufer an der Möglichkeit interessiert, eine Warensendung innerhalb eines bestimmten Zeitraums und unter bestimmten Bedingungen zu liefern, und kann die Frage des Lieferpreises stellen. In der Anfrage sind in der Regel Folgendes angegeben: der Name der Ware (Dienstleistung) und die Bedingungen, unter denen der Erhalt der Ware gewünscht wird (Menge, Qualität der Ware, Modell, Marke, Preis, Lieferzeit, Lieferbedingungen usw. ).

Die Zahlungsbedingungen bestimmen, wann und wie der Käufer mit dem Verkäufer abrechnet. Die Lieferbedingungen bestimmen, wo und zu welchem ​​Zeitpunkt die Verantwortung für die Sicherheit der Ware und die Gefahr vom Verkäufer auf den Käufer übergeht.

Bei der Festlegung von Lieferbedingungen im internationalen Handel gelten die im INCOTERMS-Handelswörterbuch enthaltenen Begriffe ( International Handelsbedingungen, INCOTERMS), entwickelt von der Internationalen Handelskammer. Das Wörterbuch enthält Begriffe zu den grundlegenden Lieferbedingungen im Zusammenhang mit dem Transportvorgang, der Ausführung von Lieferungen usw., die in internationalen Kaufverträgen enthalten sind. Die aus drei Buchstaben bestehenden Abkürzungen für jeden Begriff sind Standard und werden von den zuständigen OOP-Behörden vereinbart. Da es sich bei INCOMERMS um einen sich ständig weiterentwickelnden Begriffssatz handelt, ist bei der Verwendung in Verträgen die Angabe der Ausgabe des Wörterbuchs erforderlich.

Nachfolgend sind einige Wörterbuchbegriffe aufgeführt:

• –FAS ( Frei Entlang des Schiffes) – frei entlang der Seite des Schiffes in ... (Verschiffungshafen). Der Verkäufer betrachtet seine Verpflichtungen als erfüllt, wenn die Ware an der Seite des Schiffes am Liegeplatz abgestellt wird. Von diesem Zeitpunkt an trägt der Käufer alle Kosten und Risiken des Verlusts oder der Beschädigung der Ware. Der Begriff wird nur für den Transport per See- oder Flussschifffahrt verwendet;
• –FOB ( Frei an Bord) – Kostenlos an Bord in... (Verschiffungshafen). Verantwortung und Gefahr gehen auf den Käufer über, sobald die Ware die Schiffsreling im vereinbarten Verschiffungshafen passiert. Der Begriff wird nur für den Transport per See- oder Flussschifffahrt verwendet;
• – CIF ( Kosten Versicherungsfracht) – Kosten, Versicherung, Fracht, bezahlt bis zum Bestimmungshafen. Der Begriff wird nur für den Transport per See- oder Flussschifffahrt verwendet;
• – CIFC ( Kostenversicherung Fracht und Konihsion) – CIF und Vermittlungsprovision;
• –DAF ( Lieferung an die Grenze) – Lieferung an der Grenze. Es wird davon ausgegangen, dass der Verkäufer seinen Verpflichtungen zur Lieferung der zur Ausfuhr verzollten Ware ab dem Zeitpunkt der Übergabe an den Käufer an der dafür vorgesehenen Grenzstelle nachgekommen ist. Der Begriff kann für jede Art von Transport verwendet werden, wird jedoch überwiegend für den Schienen- und Straßenverkehr verwendet.

Die folgenden Ausdrücke werden in einer kommerziellen Anfrage verwendet:

„Bitte geben Sie detaillierte Informationen zu …“;

„Wir bitten Sie, uns über die Möglichkeit der Lieferung zu informieren...“;

„Bitte machen Sie ein Angebot für die Lieferung ...“ usw.

Standardtext des Anfrageschreibens:

„Der VAMIT-Konzern ist auf die Erforschung von Holztrocknungstechnologien spezialisiert. In diesem Zusammenhang sind wir äußerst daran interessiert, von russischen Unternehmen hergestellte Trockenkammern zu kaufen und zu installieren. Wir bitten Sie, Werbebroschüren und Preisinformationen für Sets von Standardprojekten zu senden wissenschaftliche und technische Dokumentation für Holztrocknungsanlagen“.

Ein Muster-Anfrageschreiben finden Sie in Anlage 32.

Antwort auf das Anfrageschreiben – ein Antwortschreiben eines potenziellen Verkäufers von Waren (Dienstleistungen) auf eine Anfrage eines potenziellen Käufers von Waren (Dienstleistungen).

Ist der Verkäufer bereit, alle Bedingungen der Anfrage zu erfüllen, kann er umgehend ein Lieferangebot absenden. Die Ausarbeitung eines Qualitätsvorschlags nimmt jedoch Zeit in Anspruch, daher empfiehlt es sich, zunächst grundsätzlich zuzustimmen und den Vorschlag dann per nächstem Brief einzusenden.

Die Antwort auf eine kommerzielle Anfrage kann sein:

• – Angebotsschreiben (Angebot), wenn der Verkäufer dem Wunsch des Käufers sofort nachkommen kann;
• – ein Informationsschreiben über das Produkt (die Dienstleistung), wenn der Käufer ausdrücklich Informationen über das Produkt angefordert hat;
• – Weigerung, den Antrag zu berücksichtigen.

Im letzteren Fall verlangt die Geschäftsethik zunächst, sich für den Auftrag zu bedanken und dann die Gründe zu erläutern, warum der Auftrag nicht angenommen und ausgeführt werden kann, zum Beispiel:

„Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage... Leider kann Ihre Bestellung aus folgenden Gründen nicht zur Prüfung angenommen (ausgeführt) werden“;

„Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage... Leider kann das Produkt, an dem Sie interessiert sind, nur unter den angegebenen Bedingungen geliefert werden...“;

„Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage... Leider kann das Produkt, an dem Sie interessiert sind, nicht früher geliefert werden... Wir bitten Sie, Ihr Einverständnis zur Änderung der Lieferzeit anzugeben.“

Standardantworttext auf eine Anfrage:

„Nachdem wir Ihre Anfrage hinsichtlich der Möglichkeit der Lieferung von 2000 ASUS VX239H-Monitoren im April 2014 nach Jekaterinburg geprüft haben, bestätigen wir unsere Bereitschaft, diese Produkte innerhalb des angegebenen Zeitrahmens zu liefern.“

Eine Musterantwort auf ein Anfrageschreiben finden Sie in Anhang 33.

Vorschlagsschreiben (Präsentationsschreiben) – ein Geschäftsbrief an einen potenziellen Partner, der Waren, Dienstleistungen, Zusammenarbeit usw. anbietet. Bei kommerziellen Aktivitäten wird ein solches Angebotsschreiben als kommerzielles Angebot oder Angebot bezeichnet.

Das Angebot kann sein:

• – schriftliche Bestätigung einer zuvor getroffenen mündlichen Vereinbarung;
• – eine Antwort auf ein zuvor gesendetes Anfrageschreiben;
• – ein unabhängiger Vorschlag, bei dem es sich um ein Initiativdokument handelt. In diesem Fall handelt es sich um einen Werbebrief.

In den ersten beiden Fällen wird der Vorschlag als Reaktion auf ein Anfrageschreiben oder aufgrund vorläufiger Vereinbarungen übermittelt, es handelt sich also nicht um eine proaktive Maßnahme. Dementsprechend wird in der ersten Zeile des Schreibens die Motivation für die Übermittlung des Vorschlags angegeben.

Ein kommerzielles Angebot enthält viel mehr obligatorische Elemente als eine Anfrage. Dazu gehören Daten zu Verpackung und Etikettierung, Qualität, Warenpreis, Lieferpreis, Kosten der gesamten Charge, Zahlungsbedingungen. Es besteht die Möglichkeit, Informationen zum Risikoausgleich bei höherer Gewalt und zu den Bedingungen des Schiedsverfahrens bereitzustellen.

Bei gewerblichen Tätigkeiten gibt es freie und feste Angebote (Offerten). Ein kostenloses Angebot ist ein Angebot, dessen Erfüllung der Verkäufer vor Vertragsabschluss ablehnen kann; eine Verpflichtung des Verkäufers zum Verkauf der Ware besteht hierdurch nicht. Informationen zu einem kostenlosen Angebot finden Sie in der ersten Textzeile (... wir unterbreiten Ihnen ein unverbindliches Angebot). Ein verbindliches Angebot ist ein Angebot, das der Verkäufer bis zu einem bestimmten Datum nicht ablehnen kann.

An einen bestimmten Käufer wird ein verbindliches Angebot unter Angabe der wesentlichen Lieferbedingungen (Warenmenge, Qualität, Warenpreis usw.) gesendet. Ein verbindliches Angebot verpflichtet den Verkäufer, das angebotene Produkt an die Person zu verkaufen, der er es anbietet. Daher ist ein obligatorischer Bestandteil eines verbindlichen Angebots die Angabe der Gültigkeitsdauer des Angebots in der letzten Zeile, zum Beispiel: „ Das Angebot gilt bis ...“. Erfolgt innerhalb der angegebenen Frist keine Antwort, kommt dies einer Verweigerung der Annahme des Angebots gleich.

Um ein qualitativ hochwertiges Angebotsschreiben zu erstellen, müssen Sie die folgenden Konzepte verstehen:

• – Annahme – Annahme eines Angebots zu den Bedingungen des Verkäufers;
• – in loser Schüttung – Transport von übergroßer Ladung ohne Verpackung;
• – in loser Schüttung – Transport von Flüssigkeiten in Tanks oder Tankwagen ohne Verpackung;
• – in loser Schüttung – Transport von Massengütern ohne Verpackung.

Die gebräuchlichsten internationalen Begriffe definieren

Zahlungsbedingungen:

• – ACC/ASS (ASSOUNT/ASSOUNT) – von Konto zu Konto;
• – V/C ( Rechnung Zum Inkasso) – Inkassorechnung;
• – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – Barzahlung vor Lieferung der Ware;
• – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – Barzahlung gegen Dokumente;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – Vorauszahlung in bar.

Das Angebot an den Partner enthält konkrete Detailinformationen,

denn der nächste Schritt kann der Abschluss einer Vereinbarung oder einer allgemeinen Information sein, bei der es sich eigentlich um einen Vorschlag zur Aufnahme von Verhandlungen handelt.

Der Aufbau des Angebots könnte wie folgt aussehen:

Teil 1. Einführung:

• - Grüße;
• – Angabe des Grundes für das Verfassen des Briefes.

In diesem Teil der Nachricht werden die folgenden Ausdrücke verwendet:

„Auf Ihre Anfrage hin teilen wir Ihnen mit, dass ...“;

„Wir freuen uns, dass Sie Geschäftskontakte mit uns knüpfen möchten“;

„Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Muster und Angebote zu...“;

„Unser Vertreter, Herr N., wird uns mitteilen, dass Sie an unseren Produkten interessiert sind ...“;

"Bezüglich Ihrer Anfrage...";

„Wir bestätigen unsere Vereinbarung und teilen Ihnen mit, dass wir liefern können ...“;

„Unsere Geschäftspartner (N) haben uns mitgeteilt, dass Sie daran interessiert sind, unsere Produkte in Ihr Sortiment aufzunehmen...“;

„Wir sind bereit, Sie mit unseren Produkten zu beliefern und senden Ihnen daher unseren neuesten Katalog als Referenz.“

Teil 2. Hauptteil:

• – Antwort auf die gestellten Fragen;
• – Vermittlung der Bedeutung des kommerziellen Angebots (Betonung der Exklusivität des Produkts, wenn es nur wenige Hersteller dieses Produkts gibt; Betonung der Parameter, Unterschiede des Produkts, wenn es viele Hersteller dieses Produkts gibt; Betonung der Besonderheiten von die Arbeit und Erbringung von Dienstleistungen des Unternehmens, wenn es viele Hersteller dieses Produkts gibt).

Verwendete Sätze:

„Wir sind bereit, Ihnen ein Sonderangebot zu machen“;

„Wir bieten Ihnen …“;

„Wir bieten Ihnen fest ...“;

„Zur Bestätigung unserer Vereinbarung bieten wir Ihnen …“;

„Anbei senden wir Ihnen unseren Katalog mit der aktuellen Preisliste“;

„Unsere detaillierte Preisliste wird Sie von der Vielfalt unseres Sortiments überzeugen“;

„Unser Angebot gilt bis ...“;

„Die Preise verstehen sich inklusive Verpackung und Versandkosten“;

„Wir liefern zu den Bedingungen...“;

„Wir sind bereit, Ihnen einen Rabatt zu gewähren …“;

„Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie einem Probekauf zum Testen zustimmen“;

„Vorausgesetzt, die Preise für Rohstoffe bleiben unverändert.“;

„Unsere Produkte werden sehr geschätzt für…“.

– Zusatzangebote (Betonung der besonderen Behandlung des Kunden).

Verwendete Sätze:

„Um Ihnen den Start dieser neuen Transaktion zu erleichtern, gewähren wir Ihnen einen Rabatt ... % auf unsere Katalogpreise“;

„Die hervorragende Qualität unserer Produkte hat weltweit große Aufmerksamkeit erregt“;

„Besonders möchte ich Sie auf die Positionen aufmerksam machen...“;

„Das Modell, das für Ihre Zwecke am besten geeignet ist...“;

„Die in der Preisliste aufgeführten Artikel (Produkte) kann ich Ihnen besonders empfehlen, da sie hergestellt wurden...“;

„Sie könnten eine große Menge gewinnbringend kaufen …“;

„Wie Sie sehen, sind unsere Preise wettbewerbsfähig“;

„Wir sind zuversichtlich, dass die Qualität unserer Produkte alle Ihre Erwartungen erfüllen wird“;

„Wir geben auf alle unsere Produkte... eine einjährige Garantie“;

„Unsere Produkte werden sorgfältig geprüft, um die Qualität sicherzustellen“;

„Wir würden uns freuen, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen und sind zuversichtlich, dass Sie unsere Produkte erfolgreich in Ihrem Geschäft verkaufen können“;

„Ihre erste Bestellung wird Sie davon überzeugen, dass wir bestrebt sind, alle Kundenwünsche mit größter Sorgfalt zu erfüllen.“

Teil 3. Finale:

– Ausdruck von Dankbarkeit für die Aufmerksamkeit und Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit.

Verwendete Sätze:

„Wir würden uns sehr freuen, bald eine Bestellung von Ihnen zu erhalten“;

„Wenn Sie hierzu Fragen haben, erreichen Sie uns unter folgenden Telefonnummern“;

„Sollte unser Angebot nicht zu Ihnen passen, sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns die Gründe mitteilen“;

„Auf Wunsch erteilen wir Ihnen gerne Auskunft über die Liefer- und Zahlungsbedingungen“;

„Wir freuen uns über Ihre Bestellung und versprechen eine schnelle und präzise Ausführung.“

Standardtext des Angebotsschreibens:

„Wir präsentieren Ihnen einen neuen Katalog, der das gesamte Sortiment unserer Firma umfasst. Wir senden auch eine Preisliste, die unseren Stammkunden erhebliche Rabatte gewährt. Wir empfehlen daher, Ihre Bestellung innerhalb des laufenden Monats aufzugeben.“

Ein Musterangebotsschreiben finden Sie in Anhang 34.

Antwort auf Angebotsschreiben – ein Antwortschreiben eines potenziellen Käufers von Waren (Dienstleistungen) auf ein Angebot eines potenziellen Verkäufers von Waren (Dienstleistungen).

Die Geschäftsetikette erfordert eine verbindliche Reaktion auf ein Angebot, auch wenn Sie dieses nicht annehmen können.

Die Antwort auf ein Angebotsschreiben kann ein Schreiben sein, in dem die Annahme des Angebots bestätigt wird, oder eine Ablehnung. Ist der Käufer möglicherweise mit nur einigen Bedingungen des Angebots nicht einverstanden, kann er dem Verkäufer ein Gegenangebot zusenden, was zu einer Handelskorrespondenz führt, in der sich die Parteien entweder über alle wesentlichen Lieferbedingungen einigen oder diese ablehnen um die Transaktion abzuschließen. Je nach Situation können in der Antwort auf das Angebotsschreiben folgende stabile Ausdrücke verwendet werden:

„Vielen Dank für Ihr Angebot und ich teile Ihnen mit, dass wir bereit sind, einen Deal am …“ abzuschließen;

„Wir nehmen Ihr Angebot an für…“;

„Wir bestätigen unsere Bereitschaft, einen Deal am …“ abzuschließen;

„Vielen Dank für Ihr Angebot, wir sind derzeit jedoch nicht am Kauf dieses Artikels interessiert.“

Standardtext für eine Antwort auf ein Angebotsschreiben:

„Vielen Dank für Ihren Vorschlag, Stromwandler zusätzlich zu kompletten Schaltschränken zu liefern. Den von Ihnen genannten Preis halten wir jedoch für zu hoch. Zudem sind die Zahlungsbedingungen für uns leider nicht akzeptabel. Wir sind zur Rücksendung bereit zu Ihren Vorschlägen, wenn Sie es für möglich halten, diese entsprechend umzusetzen.“

Eine Musterantwort auf ein Angebotsschreiben finden Sie in Anhang 35.

Anforderungsschreiben – ein Geschäftsbrief, dessen Zweck darin besteht, die Gegenpartei zu ermutigen, ihren Verpflichtungen unter Bedingungen nachzukommen, bei denen es zu Verstößen gegen zuvor getroffene Vereinbarungen kommt.

Forderungsschreiben sind in der Regel komplex aufgebaut. Sie legen die Bedingungen der Vereinbarungen unter Bezugnahme auf konkrete Dokumente fest, skizzieren den Kern der aktuellen Situation, formulieren die Voraussetzung für die Notwendigkeit der Erfüllung von Verpflichtungen und weisen auf mögliche Sanktionen bei Nichterfüllung dieser Verpflichtungen hin.

Schlüsselbegriffe in Anforderungsschreiben können sein:

„Wir bitten Sie dringend um die Durchführung (Versendung, Bereitstellung, Übermittlung) ...“;

„Wir fordern die Erfüllung unserer Verpflichtungen...“;

„Wir fordern die sofortige Umsetzung...“ usw.

Mögliche Sanktionen lassen sich wie folgt formulieren:

„Sonst drohen Ihnen Strafen...“;

„Andernfalls wird der Fall an das Schiedsgericht weitergeleitet“;

„Ansonsten sind wir für die Folgen nicht verantwortlich...“ usw.

Eine Musterantwort auf ein Anforderungsschreiben finden Sie in Anhang 36.

Das Klageschreiben wird auf Briefkopf verfasst. Für die Geltendmachung von Ansprüchen bestehen auf gesetzlicher Ebene derzeit keine regulatorischen Anforderungen. Die Praxis hat jedoch folgende Empfehlungen für die Vorbereitung und Gestaltung entwickelt.

• – die Grundlage für die Geltendmachung eines Anspruchs (Link zur zwischen den Parteien geschlossenen Vereinbarung, Garantieerklärung);
• - das Wesentliche, der Gegenstand des Anspruchs. Es ist anzugeben, welche Pflicht in welchem ​​Umfang (Verzögerung, mangelhafte Qualität etc.) verletzt wurde;
• – Gültigkeit des Anspruchs (Verweise auf Verträge, Handlungen usw.), Nachweise über Verweise auf behördliche Dokumente, die als Grundlage für die Befriedigung des Anspruchs dienen;
• – Ihnen entstandene materielle und sonstige Schäden;
• – Handlungen des Anspruchspartners; spezifische Anforderungen des Anspruchsstellers (Kündigung des Vertrags, Rückerstattung von Geldern, Forderung nach Ersatz minderwertiger Waren usw.) unter Angabe der Frist für die Erfüllung dieser Anforderungen;
• – Ihre Maßnahmen, wenn der Anspruch nicht erfüllt wird. Das Schreiben muss eine Warnung enthalten, dass im Falle der Nichtbefriedigung der Forderung eine spätere Beschwerde bei den Justizbehörden eingelegt werden soll.

Um diesen Brieftyp eindeutig zu identifizieren, ist es zulässig, den Brieftyp auf dem Dokument anzugeben – CLAIM.

Das Anspruchsschreiben (Beschwerdeschreiben) muss einen Texttitel haben, der seine Hauptanforderungen widerspiegelt, zum Beispiel „Zur Zahlung von Schulden und Strafen“ oder einen Link zu der Vereinbarung enthalten, gegen deren Bedingungen verstoßen wurde, zum Beispiel „Zur Anspruch aus dem Mietvertrag vom __________ Nr. ________“.

Das Anspruchsschreiben (Beschwerdeschreiben) muss einen Vermerk über das Vorhandensein einer Anlage mit allen beigefügten Dokumenten enthalten, die die Gültigkeit des Anspruchs bestätigen. In dem Schreiben wird eine Frist zur Prüfung dieses Anspruchs festgelegt, die jedoch nicht gesetzlich festgelegt ist und in der Praxis einen Monat beträgt. Um die Geschäftsbeziehungen und den Ruf der Partner zu wahren, muss die Darstellungsform des Textes möglichst korrekt sein.

Reklamationsbriefe werden in der Regel per Einschreiben mit separater Quittung und Empfangsbestätigung an den Adressaten versandt. Diese Dokumente werden vom Kläger des Anspruchs für eine eventuelle Vorlage bei den Justizbehörden aufbewahrt.

Bei der Erstellung des Anspruchstextes werden folgende Formulierungen als Grundlage für die Einreichung eines Anspruchs verwendet:

„Wir senden Ihnen eine Klage wegen …“;

„Wir senden Ihnen einen Untersuchungsbericht vom... Nein..., aus dem hervorgeht, dass...“;

„Unser Kunde erhebt bei Ihnen eine Reklamation bezüglich der Qualität …“;

„Wir erheben einen Anspruch auf die Qualität der Ware...“;

„Aufgrund einer kaufmännischen Handlung erheben wir einen Anspruch gegen …“;

„In Übereinstimmung mit der Vereinbarung... Sie haben gegen Klausel Nr. verstoßen...“;

„Es gab einen Mangel bei der Warenlieferung...“;

„Bei der Annahme der am (Datum) gemäß Rechnung Nr. eingegangenen Waren wurde ein Mangel festgestellt …“;

„Zu unserem großen Bedauern teilen wir Ihnen mit, dass ...“;

„Leider müssen wir Sie informieren...“;

„Gemäß Ziffer 4 des Vertrages sind Sie verpflichtet, uns zu beliefern…“.

Um die Anforderungen auszudrücken, werden folgende Formulierungen verwendet:

„Wir beabsichtigen von Ihrer Seite zu fordern...“;

„Wir haben die Absicht, Sie zu fragen...“;

„In Übereinstimmung mit dem oben Gesagten bitten wir Sie ...“;

„Im Zusammenhang mit dem Vorstehenden wurde Ihnen ein Bußgeld wegen …“ auferlegt.

Um den Inhalt von Sanktionen zu beschreiben, werden folgende Ausdrücke verwendet:

„Im Falle der Umgehung von Maßnahmen zur Lösung der in der Beschwerde dargelegten Probleme wird der Fall an das Schiedsgericht weitergeleitet …“;

„...andernfalls drohen Ihnen Strafen“;

„Verweigerung der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit der genannten Beschwerde …“

Antwort auf ein Klageschreiben (Beschwerde) Die Organisation muss innerhalb der vorgeschriebenen Frist leisten. Während dieser Zeit müssen Sie die Gegenpartei schriftlich über die Ablehnung der Forderung oder deren Annahme zur Prüfung informieren. Wird der Anspruch zur Prüfung angenommen, wird die Frist für die Entscheidung über den Anspruch oder konkrete Maßnahmen zu seiner Befriedigung mitgeteilt. Im Falle der Ablehnung eines Antrags werden die Gründe für die Ablehnung unter Bezugnahme auf Dokumente angegeben, die dies rechtfertigen können.

• – Briefe, in denen Waren oder Dienstleistungen angeboten werden;
• – Präsentationsschreiben mit Informationen über die Organisation.

Neben den genannten Varianten werden in der Werbung häufig Informationsbriefe, Prospekte und Newsletter eingesetzt, deren Aufgabe es ist, ausführliche, teils detaillierte Informationen über Waren und Dienstleistungen bereitzustellen. Bei diesen Materialien handelt es sich nicht um Werbebriefe, sondern sie erfüllen zusammen mit ihnen eine Werbefunktion. Werbemittel werden in der Regel auf Anfrage eines Interessenten bereitgestellt, der durch einen Werbebrief oder auf andere Weise erste Informationen über die Organisation oder das Produkt erhalten hat.

• – Der Werbebrief sollte nicht lang sein und nicht mehr als eine Seite umfassen.
• – Der Werbebrief sollte prägnant, klar und informativ sein. Sie sollten die Organisation und die angebotenen Waren oder Dienstleistungen nicht im Detail beschreiben, sondern nur den Unterschied zwischen Ihrer Organisation und anderen, Ihren Produkten und denen anderer Anbieter hervorheben;
• – Es ist nicht angebracht, die Vorzüge Ihrer Organisation zu überbewerten, da alle Informationen jederzeit überprüft werden können.
• – die angebotenen Waren oder Dienstleistungen dürfen nicht aufgedrängt werden; die wiederholte Wiederholung eines Satzes, wenn auch in unterschiedlichen Fassungen, kann den Korrespondenten entfremden;
• – Der Werbebrief repräsentiert Ihr Unternehmen, daher muss er auf Briefkopf verfasst sein und alle für den Brief erforderlichen Angaben enthalten.

• 3. Präsentation des Produkts (der Ware) und Auflistung seiner wichtigsten Vorteile.
• 4. Auflistung zusätzlicher oder damit zusammenhängender Bedingungen.
• 5. Ein konkreter Kooperationsvorschlag (Groß- oder Einzelhandel, Dienstleistungsangebot usw.).
• 6. Ausdruck der Bereitschaft, Warenmuster und detaillierte Informationen über Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen und alle Fragen zu beantworten, die ein potenzieller Verbraucher haben könnte.
• 7. Standardsatz, der die Hoffnung auf Zusammenarbeit zum Ausdruck bringt.
• 8. Unterschrift (Position, Nachname, Initialen).

In Fällen, in denen der Buchstabe eine Organisation darstellt, kann seine Struktur wie folgt aussehen:

• 1. Ansprache an den Adressaten („Sehr geehrte Damen und Herren!“ oder „Sehr geehrte Kollegen!“).
• 2. Kurze Vorstellung der Organisation und der Art ihrer Aktivitäten.
• 3. Beschreibung der Hauptaktivitäten der Organisation und ihrer Vorteile im Vergleich zu anderen Organisationen, die ähnliche Waren oder Dienstleistungen anbieten.
• 4. Konkreter Vorschlag für eine Zusammenarbeit.
• 5. Ausdruck der Bereitschaft, alle interessanten Informationen über die Organisation bereitzustellen und alle Fragen zu beantworten.
• 6. Standardsatz, der die Hoffnung auf Zusammenarbeit zum Ausdruck bringt.

Um eine stärkere Wirkung auf einen potenziellen Partner zu erzielen, ist es erforderlich, dass ein Brief, in dem Waren und Dienstleistungen beworben werden, mindestens vom Abteilungsleiter und Briefe, die die Organisation repräsentieren, vom Leiter der Organisation oder seinem Stellvertreter unterzeichnet werden.

Bei der Gestaltung von Werbebriefen müssen Sie sich an die allgemeinen Regeln für die Gestaltung von Geschäftsbriefen halten. Um jedoch Aufmerksamkeit auf den Brief zu lenken, ist eine breitere Textgestaltung zulässig, beispielsweise die Hervorhebung der wichtigsten Textfragmente.

Modernes Management erfordert daher von jedem Manager und jeder Führungskraft die Fähigkeit, Geschäftstexte unterschiedlichster Richtungen zu verfassen. Dabei kann es sich entweder um die Erstellung von Werbebriefen und Geschäftsvorschlägen oder um die Erstellung von Glückwunsch- und Dankesschreiben handeln. Der Erfolg aller Management- und Geschäftsaktivitäten hängt direkt von der Erstellung einiger dieser Dokumente ab. In diesem Zusammenhang sind praktische schriftliche Fähigkeiten in der Erstellung von Geschäftsbriefen, unabhängig von der thematischen Ausrichtung des Textes, in der täglichen Arbeit von nahezu jeder Fachkraft erforderlich, darunter Führungskräfte aller Ebenen, Leiter von Unternehmensabteilungen, Werbespezialisten, persönliche Assistenten von Führungskräften, sowie alle Büroangestellten.

Im Geschäftsdokumentenfluss wird das Anforderungsbriefformat sehr häufig verwendet, wenn die Zustimmung der zweiten Partei oder einer bestimmten Dienstleistung von ihr eingeholt werden muss. Vorgefertigte Muster und Beispiele für verschiedene Situationen sowie Regeln zum Verfassen solcher Briefe finden Sie in diesem Artikel.

Tradition und Regeln für die Erstellung eines Antragsschreibens haben sich ausschließlich im praktischen Dokumentenmanagement entwickelt – also Es gibt keine auf gesetzlicher Ebene genehmigten Formulare oder Anweisungen. Im Allgemeinen sollte jedoch die folgende Struktur eingehalten werden:

1. Wie üblich wird zunächst die „Kopfzeile“ ausgefüllt, in der der vollständige Name der sendenden Organisation mit den entsprechenden Kontaktinformationen sowie der Name eines bestimmten Mitarbeiters (in der Regel der Geschäftsführer des Unternehmens) und der Name des Empfängers aufgeführt sind Organisation.
2. Anschließend folgt der eigentliche Text, der aus einer Sachverhaltsbeschreibung und Begründung der Anfrage besteht. Der Text sollte möglichst kurz sein – in der Regel reichen 1-2 Absätze. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Anliegen konkret und eindeutig formulieren, damit der Gesprächspartner den Kern Ihres Einspruchs klar versteht.
3. Anschließend folgen die Unterschrift, die Niederschrift der Unterschrift und das Erstellungsdatum.

Somit wird es nach der Standardversion für solche Dokumente erstellt – das Formular ist unten angegeben.

Das fertige Muster kann als Beispiel dienen.

BEACHTEN SIE. Die Entscheidung, den Titel des Dokuments anzugeben oder nicht anzugeben (d. h. „Letter of Request“ in die Mitte zu schreiben), liegt beim Absender selbst. Dies ist in der Regel dann erforderlich, wenn es angebracht ist, die Art des Dokuments und den Zweck hervorzuheben, den ein Unternehmen mit einem anderen erreichen möchte.

Da es sich in diesem Fall um die Tatsache handelt, dass ein Unternehmen auf einen Gefallen oder sogar ein Zugeständnis seines Partners rechnet, sollte das Schreiben des Briefes, seine Ausführung und sogar sein Versand natürlich sehr ernst genommen werden. Jedes Detail kann Eindruck machen, daher ist es besser, auch die scheinbar unbedeutenden Nuancen zu berücksichtigen:

1. Zunächst ist es besser, es per Post zu verschicken – mit der normalen russischen Post oder, noch besser, mit einer privaten Organisation, die die Korrespondenz von Tür zu Tür und viel schneller zustellt. Eine Nachricht in elektronischer Form oder noch mehr per Fax wird oft eher unpersönlich wahrgenommen, wie Spam.
2. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die physische Art der Dokumentenausführung (d. h. als normale Post) einen positiven Eindruck auf Kosten teurerer Papiere, Umschläge, Briefmarken und anderer Registrierungsmittel.
3. Zum Verfassen des Textes wird immer ein Firmenbriefkopf gewählt – so können Sie die Anfrage offizieller gestalten.
4. Es ist besser, offensichtlichen Klerikalismus im Text zu vermeiden – d. h. stabile Wörter und Ausdrücke, die häufig im Geschäftsumfeld verwendet werden. Sie „trocknen“ die Erzählung buchstäblich aus und hinterlassen einen allgemein negativen Eindruck. Sie können leicht durch originellere Optionen ersetzt werden – zum Beispiel „Bitte beachten Sie“ durch „Ich hoffe auf Ihr Verständnis und Ihre Hilfe bei der Lösung dieses Problems.“
5. Abschließend lohnt es sich, generell an den Traditionen der Geschäftskorrespondenz festzuhalten, d.h. Der Text ist überwiegend im offiziellen Geschäftsstil verfasst. Es sollte keine lyrischen Abschweifungen, übermäßig komplexe syntaktische Strukturen oder mehrdeutige (in der Bedeutung) Phrasen geben. Es sollte darauf geachtet werden, dass es dem Gesprächspartner sehr leicht fällt, die Botschaft wahrzunehmen – sowohl verständnisvoll als auch psychologisch.

BERATUNG. Wenn es möglich ist, den Text von Hand zu schreiben, ist es besser, diese Methode zu verwenden. Ein handgeschriebener Brief hebt ihn von allen anderen ab. Es ist jedoch besser, das Schreiben einem Spezialisten anzuvertrauen, der sich mit Kalligraphietechniken auskennt.

Sorten

Abhängig von der konkreten Situation gibt es unterschiedliche Briefoptionen. Die meisten Anfragen beziehen sich auf finanzielle Angelegenheiten – zum Beispiel die Gewährung eines Rabatts, die Reduzierung der Zahlung für eine Dienstleistung oder die Verschiebung. Eine Minderheit der Anfrageschreiben ist der Unterstützung bei der Lösung anderer Probleme gewidmet. Im Folgenden werden die häufigsten Fälle und vorgefertigte Beispiele für Briefe besprochen.

Über die Mittelvergabe

Eine Bitte, Geld auch für wohltätige Zwecke bereitzustellen, ist eine eher ernst gemeinte Bitte. Daher ist es bei der Erstellung wichtig, die Situation möglichst konkret zu beschreiben und darüber hinaus klar darzulegen, wofür genau das Geld benötigt wird und aus welchem ​​Grund es nicht aus einer anderen Quelle entnommen werden kann.

Beim Kompilieren können Sie dieses Beispiel als Grundlage verwenden.

Von NPO „Rainbow“

Stellvertreter der gesetzgebenden Versammlung

St. Petersburg Miloschnikow I.N.

Lieber Ilja Nikolajewitsch! Der Direktor der gemeinnützigen Organisation Rainbow heißt Sie herzlich willkommen.“ Unsere Organisation wurde 2012 gegründet und hat in all den Jahren kontinuierlich finanzielle Unterstützung für Kinder geleistet, die an akuten Formen der Leukämie leiden. Die Hauptrichtung unserer Tätigkeit ist der Einkauf geeigneter Medikamente und komplexer Operationen.

In all diesen Jahren war die Hauptfinanzierungsquelle unserer Aktivitäten das Unternehmen LLC „…“. Im April dieses Jahres 2017 ist das Fördervolumen jedoch stark zurückgegangen und wir sind derzeit nicht in der Lage, Wohltätigkeitsveranstaltungen im gleichen Umfang durchzuführen.

Nach unseren Angaben soll das Jahresbudget des Fonds unter Berücksichtigung privater Spenden 10 Millionen Rubel betragen. Aufgrund der Beendigung der Finanzierung ist es daher erforderlich, die Differenz in Höhe von 8 Millionen Rubel zu decken. jährlich. Wir hoffen auf Ihre Mithilfe, da es derzeit nicht möglich ist, Sponsoren zu finden.

Mit freundlichen Grüßen Svetozarov V.K.

Über die Lieferung von Waren

Hier ist es wichtig, Interesse und Kooperationswillen zu zeigen. Daher müssen Sie die richtigen Worte finden, damit Ihr Gesprächspartner Vertrauen hat und eine angemessene Entscheidung trifft. Sie können dieses Beispiel als Grundlage nehmen.

Generaldirektor von LLC „…“

Nekrasov N.K.

Vom Direktor von LLC „…“

Elizarova V.M.

Grüße, Nikolai Konstantinowitsch! Auf der regionalen Landwirtschaftsausstellung, die im Mai dieses Jahres stattfand, interessierte sich unser Unternehmen für die von Ihnen angebotenen Maschinen- und Gerätemuster.

Wir möchten die Zusammenarbeit mit Ihnen mit der Lieferung einer Probelieferung beginnen (die vollständige Liste ist diesem Schreiben als separates Dokument beigefügt). Wir garantieren pünktliche Zahlungen für Waren und Dienstleistungen. Wir drücken unsere Hoffnung auf eine langfristige und für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit aus.

Unsere Kontaktdaten:

Mit freundlichen Grüßen Elizarov V.M.

Über die Gewährung von Rabatten

Derzeit ist dies eine recht häufige Form, da sich die wirtschaftlichen Bedingungen in vielerlei Hinsicht verschlechtert haben. Die Erfahrung zeigt, dass es in folgenden Fällen besonders gut funktioniert, einen Kontrahenten von der Gewährung eines Rabatts zu überzeugen:

• wenn Unternehmen schon seit längerer Zeit zusammenarbeiten, beispielsweise seit mehr als einem Jahr;
• wenn eine große Menge Waren auf einmal gekauft wird.

zum CEO

LLC „Avantage“ Filippov G.V.

Vom Direktor von Veres LLC

Alexandrova K.N.

Hallo, Gennadi Wiktorowitsch. Wir freuen uns, dass unsere Unternehmen bereits seit mehr als zwei Jahren zusammenarbeiten. Wir danken Ihnen für die gleichbleibend hohe Qualität Ihrer Dienstleistungen sowie für Ihre Unterstützung bei der Lösung einer Reihe aktueller Probleme.

Wir glauben, dass es für Sie kein Geheimnis ist, dass sich die wirtschaftliche Situation in unserer Marktnische im vergangenen Jahr deutlich verschlechtert hat. Leider verzeichnen wir derzeit eine gewisse Ertragslücke, die mit einem Rückgang der Quartalsgewinne einhergeht.

Im Zusammenhang mit diesen Umständen hoffen wir auf Ihr Verständnis und Ihre Zustimmung, einen Rabatt von 10 % auf Leistungen zu gewähren, die im nächsten Kalenderjahr 2018 erbracht werden. Natürlich ist eine solche Maßnahme vorübergehender Natur, und wir sind zu einer uneingeschränkten Zusammenarbeit zu für beide Seiten vorteilhaften Bedingungen verpflichtet, wenn sich die wirtschaftliche Situation stabilisiert.

Mit freundlichen Grüßen Alexandrov K.N.

Über Mietminderung

In diesem Fall wird die Begründung Ihrer Anfrage in dem Brief ungefähr dieselbe sein wie im vorherigen Beispiel.

zum CEO

LLC „Avantage“ Filippov G.V.

Vom Direktor von Veres LLC

Alexandrova K.N.

Hallo, Gennadi Wiktorowitsch. Im abgelaufenen Geschäftsjahr 2016 erlitt unser Unternehmen Verluste, die die Erwartungen um 10 % übertrafen. Wir müssen zugeben, dass unser Unternehmen von der Finanzkrise betroffen ist. Dies spiegelt sich in einem Rückgang des Kundenstroms um 15–20 % der Eigentümer wider.

In diesem Zusammenhang hoffen wir auf Ihr Einverständnis, einen Rabatt von 10 % auf die Miete zu gewähren. Bitte beachten Sie, dass wir recht große Mieter sind und gleichzeitig während der gesamten fünfjährigen Zusammenarbeit keinen einzigen Zahlungsverzug zugelassen haben und auch alle anderen Vertragsbedingungen erfüllt haben. Wir gehen davon aus, dass diese Maßnahme vorübergehender Natur ist und sind daher bereit, die Gebühr weiterhin in voller Höhe zu zahlen, sobald sich die Marktlage stabilisiert.

Mit freundlichen Grüßen Alexandrov K.N.

Über Zahlungsaufschub

In diesem Fall ist es wichtig, zuzugeben, dass Sie die Zahlung tatsächlich nicht rechtzeitig geleistet haben, und den Grund dafür ausführlich darzulegen. Natürlich müssen Sie die Rückzahlungsbedingungen für den Gesamtbetrag genau angeben.

An den Direktor der LLC „Gruzodar“

Vakulov N. Yu.

Vom Direktor von Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Hallo, lieber Nikolai Jurjewitsch. Im September 2017 haben wir die nächste Zahlung für Ihre Dienste in Höhe von 100.000 Rubel nicht bezahlt. Wir haben Sie einen Monat im Voraus offiziell darüber informiert, dass eine Zahlung nicht möglich ist. Zum jetzigen Zeitpunkt stellen wir klar, dass das Unternehmen Mittel zur Zahlung gefunden hat. Wir bitten Sie, einen Ratenzahlungsplan für zwei Monate vorzulegen: Oktober und November (jeweils 50.000 Rubel).

Wir scheuen unsere finanziellen Verpflichtungen und Schulden nicht und machen Sie darauf aufmerksam, dass wir in den gesamten drei Jahren unserer Zusammenarbeit niemals gegen den Vertrag verstoßen haben. Wir hoffen auf Ihr Verständnis und freuen uns auf eine weitere, für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen Aksakov T.G.

Bitte zahlen Sie für ein anderes Unternehmen

Solche Anfragen können dann entstehen, wenn sich ein Unternehmen verpflichtet, unter bestimmten Bedingungen die finanziellen Verpflichtungen eines anderen Unternehmens zu erfüllen. Sie können diese Vorlage als Beispiel verwenden.

IP Blagodarova A.K.

von IP Inina A.A.

Hallo, lieber Anatoly Konstantinovich. Wie Sie wissen, haben Sie bei mir eine Schuld in Höhe von 100.000 Rubel. Im vergangenen Geschäftsjahr habe ich außerdem Schulden gegenüber drei Unternehmen in Höhe von 50.000 Rubel aufgenommen. Ich schlage vor, dass Sie meine Schulden vollständig begleichen. Ich für meinen Teil garantiere die Bereitstellung von Ratenzahlungsplänen für den gesamten Restbetrag Ihrer Schulden für einen Zeitraum von 6 Monaten.

Die gängigsten Arten von Geschäftsbriefen sind Bitte- und Anfrageschreiben. Aufforderungsschreiben werden verfasst, um bestimmte vom Verfasser des Schreibens geforderte Maßnahmen des Adressaten einzuleiten. Antragsschreiben – um offizielle Informationen oder Dokumente zu erhalten. In welchen Situationen werden sie zusammengestellt? Wie kann man den Kern einer Anfrage oder Anfrage richtig darlegen?

Wie und warum schreibe ich ein Anfrageschreiben?

Aufforderungsschreiben werden verfasst, um bestimmte vom Verfasser des Schreibens geforderte Maßnahmen des Adressaten einzuleiten. In der Führungstätigkeit gibt es eine Vielzahl von Situationen, die Anlass zur Erstellung solcher Briefe geben. Dabei kann es sich um eine relativ einfache Situation handeln, in der keine Notwendigkeit besteht, sachlich komplexe Informationen darzustellen, zu argumentieren oder den Adressaten zu überzeugen. In solchen Fällen ist es besser, das Antragsschreiben direkt mit der Begründung des Antrags selbst zu beginnen, zum Beispiel:

Allerdings sind nicht alle Situationen in der Führungstätigkeit so einfach. In den meisten Situationen ist beim Verfassen von Antragsschreiben eine Begründung erforderlich, d. h. eine Erklärung, warum, warum und zu welchem ​​Zweck das Schreiben verfasst wird. In der Regel ist eine Begründung erforderlich, um den Adressaten zu beeinflussen und ihn zu einem ganz bestimmten Verhalten zu bewegen, wie es der Verfasser des Briefes möchte oder braucht. Wenn ein Antragsschreiben eine Begründung enthält, geht diese zum Beispiel meist der Antragserklärung voran (das Zeichen // gibt die Grenze zwischen Textteilen des Briefes an):

Laden Sie Muster-Anfrageschreiben herunter:

Russisch gehört zu den Sprachen mit relativ freier Wortstellung. In jedem der oben genannten Texte können wir Satzteile austauschen, ohne dass die Bedeutung dadurch stark beeinträchtigt wird, zum Beispiel:

Phrasen, in denen zuerst der Hauptgedanke des Briefes dargelegt und dann das Argument vorgebracht wird, haben eine besondere stilistische Konnotation: Sie werden immer als ausdrucksvoller wahrgenommen als Phrasen, die auf dem Prinzip „Begründung – Schlussfolgerung“ basieren. Allerdings ist der Geschäftsstil jeder Ausdrucksweise fremd; er gibt fast immer stilneutralen Sprachmitteln den Vorzug, sodass Formulierungen, die zunächst erklären, begründen und dann den Kern der Sache darlegen, korrekter sind.

Versuchen Sie beim Verfassen eines Anfrageschreibens sicherzustellen, dass die Begründung und der letzte Teil (die Anfrage) grammatikalisch ein Satz sind. Auch in Fällen, in denen die Begründung Hinweise auf behördliche Dokumente, Tatsachen, Ereignisse, Teilen Sie die Begründung nicht in einen separaten Satz auf Andernfalls müssen Sie zum Ausdruck Ihres Anliegens Formulierungen verwenden wie: „Im Zusammenhang mit dem oben Gesagten bitten wir ...“, „In Anbetracht des oben Gesagten bitten wir ...“, „Im Zusammenhang damit fragen wir.“ ..“ usw. Diese Konstruktionen enthalten keine Informationen und machen den Text sowohl hinsichtlich der Struktur als auch hinsichtlich der Wahrnehmung komplexer. In noch komplexeren Führungssituationen können Anforderungsschreiben verfasst werden.

Schematisch lässt sich diese Situation wie folgt darstellen:

Ein in einer solchen Situation geschriebener Brief wird leichter wahrgenommen, wenn der Inhalt in einer Reihenfolge präsentiert wird, die die Logik der Entwicklung der Situation selbst widerspiegelt. In diesem Fall lässt sich der Aufbau des Schreibens in drei Teile gliedern: Einleitung (Beschreibung von Ereignissen, Tatsachen, die sich unmittelbar auf die Führungssituation auswirken oder auswirken können), Begründung (Erläuterung der Gründe, warum eine Kontaktaufnahme mit dem Adressaten erforderlich ist). Anfrage), Schlussfolgerung (Anfrage), zum Beispiel ( Die kommunikativen und semantischen Teile des Briefes werden durch das Zeichen // getrennt):

Nach den uns vorliegenden Daten sollten in den Zuckerverarbeitungsbetrieben Kursk und Belgorod, die die Hauptlieferanten von Zucker nach Moskau und in die Region Moskau sind, im Zeitraum März bis April dieses Jahres geplante vorbeugende Arbeiten durchgeführt werden, deren Zeitpläne vorliegen nicht vereinbart. // Aufgrund der Tatsache, dass während der Zeit der Präventivmaßnahmen die Produktion von Zucker und seine Versorgung der Verbraucher erheblich zurückgehen werden, // bitten wir Sie, ein Arbeitstreffen unter Beteiligung von Vertretern der Moskauer Regierung zum Thema Sicherstellung abzuhalten Zuckerlieferungen in die Region Moskau für die Zeit der teilweisen Stilllegung dieser Fabriken.

Unabhängig von der Struktur des Textes wird die Bitte im Brief mit dem Verb „fragen“ formuliert. In Briefen, die auf Organisationsbriefköpfen verfasst sind, wird es verwendet Verbform 1. Person Plural:

Wir bitten Sie um Angaben zu ..., Wir bitten Sie um Angaben zu ..., Wir bitten Sie um Anfragen zu ..., Wir bitten Sie um Durchführung von ... usw.

In Briefen, die auf offiziellen Briefköpfen verfasst sind, wird es verwendet Verbform 1. Person Singular:

Ich bitte Sie, sich mit dem Thema ... zu befassen, ich bitte Sie um Angaben zu ... usw.

Ein Brief kann mehrere Anfragen (vorzugsweise zu einem Thema) enthalten. In diesem Fall wird zunächst das Hauptanliegen und dann der Rest formuliert, wobei folgende sprachliche Ausdrücke verwendet werden:

Wir bitten Sie auch (überlegen, bereitstellen, durchführen...), Gleichzeitig bitten wir Sie... usw.

Zum Beispiel:

Aufgrund des unbedeutenden Gasverbrauchs der Kesselanlage Nr. 4 (weniger als 3,5 Millionen Kubikmeter pro Jahr) bitten wir Sie, dieses Unternehmen für die Heizperiode 2005–2005 aus der Gruppe der Gasverbraucher mit obligatorischem Reservebrennstoff (Heizöl) auszuschließen. 2006. Gleichzeitig bitten wir die Software „ Mosgorkhleboprodukt“ zusammen mit JSC „Mosenergo“, die Möglichkeit zu prüfen, das Kraftwerk Nr. 4 in der Heizperiode 2006–2007 an das zentrale Wärmeversorgungssystem anzuschließen.

Wie und warum schreibe ich ein Anfrageschreiben?

Bei einem Antragsschreiben handelt es sich eigentlich um eine Art Antragsschreiben. In der Regel werden Anfragen gestellt, um amtliche Informationen oder Dokumente zu erhalten. Bei kommerziellen Aktivitäten ist eine Anfrage ein Appell eines Käufers an einen Verkäufer (einen Importeur an einen Exporteur) mit der Bitte, detaillierte Informationen über ein Produkt (Dienstleistungen) bereitzustellen oder ein Angebot für die Lieferung von Waren (Erbringung bestimmter Dienstleistungen) zu senden ). Generell gelten für Anforderungsschreiben die gleichen Regeln wie für Anforderungsschreiben, zum Beispiel:

Bei kommerziellen Aktivitäten enthält der Text der Anfrage normalerweise Folgendes: Name der Waren (Dienstleistungen); die Bedingungen, unter denen der Verfasser des Briefes diese erhalten möchte; Quantität und/oder Qualität; Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen; Preis und andere Informationen. Die folgenden Ausdrücke werden in einer kommerziellen Anfrage verwendet:

Wir bitten Sie, uns über die Möglichkeit der Lieferung zu informieren... Wir bitten Sie, ein Angebot für die Lieferung zu erstellen... Wir bitten Sie um detaillierte Angaben zu... usw.

Zum Beispiel:

Wir bitten Sie, uns über die Möglichkeit der Lieferung von Klimaanlagen Modell AS-200 in einer Menge von 150 Stück zu informieren. im Zeitraum Februar - März 2005, sowie die Zahlungs- und Lieferbedingungen mitteilen.

Laden Sie Muster-Anfrageschreiben herunter:

Die Antwort der entsprechenden Organisation auf ein Anfrage- oder Anfrageschreiben ist ein Antwortschreiben, das eine Zustimmung oder Ablehnung sein kann. Bei kommerziellen Aktivitäten erfolgt die Antwort auf eine Anfrage in Form eines Handelsbriefes, der den Eingang der Anfrage bestätigt und dem Käufer Informationen über das Produkt liefert, an dem er interessiert ist. Die Antwort auf eine Anfrage kann auch ein kommerzielles Angebot (Angebot) sein. Anforderungs- und Anfrageschreiben werden gemäß GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ erstellt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen."

Bei der Erstellung und Bearbeitung von Anfragen und Anfragen werden folgende Angaben verarbeitet:

• Ziel;
• Titel des Textes (wenn der Text des Briefes mehr als 4-5 Zeilen umfasst);
• Text;
• Unterschrift;
• Markieren Sie den Darsteller.

Alle Geschäftsbriefe werden auf Sonderformularen ausgestellt.