ELMA - Электронный документооборот. ELMA: Система управления бизнес-процессами

ELMA ECM+ - это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Решение построено на платформе ELMA BPM, что позволяет, наряду со стандартными процессами документооборота, реализовать сквозные бизнес-процессы компании.

Организация электронного документооборота

Контур ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота – это перевод обращения документов из бумажной формы в электронную. Все действия, столь понятные и привычные при работе с бумагой, реализуются в электронной форме.

Набор этих действий (процессов) хорошо регламентируется Европейским стандартом для систем электронного документооборота MoReq2. Согласно этому стандарту для перевода в электронный вид необходимо реализовать следующие базовые процессы: создание, движение, хранение, поиск, отображение, обеспечение безопасности и т.д. Этот подход систематизирует процедуру внедрения. Он позволяет разбить весь поток на отдельные части. Для ряда документов и документопотоков уже есть стандартные решения, которыми стоит воспользоваться.

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов.

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов.

Внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии.

Согласование счетов

Раздел Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов.

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.

Функции СЭД

Системы класса ECM содержит ряд функций, необходимых для быстрой реализации электронного документооборота в компании.

Штрих-кодирование

Работа со штрих-кодами позволяет реализовать функцию быстрого поиска документов в электронном архиве по бумажной копии. Сканер считывает штрих-код и система быстро находит документ внутри системы.

ЭЦП (Электронно-цифровая подпись)

Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовой поставке ELMA ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись»

Поиск / Полнотекстовый поиск

В ELMA ECM+ реализованы функции поиска по атрибутам документов и реализован полнотекстовый поиск по загруженным документам. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию русского языка.

Гибкая настройка СЭД

Одной из важных функций СЭД является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой СЭД внедряется. Вот неполный перечень компонентов СЭД, которые подлежат настройке.

Маршруты документов

Типы документов

Для построения структурированного хранилища документов в ELMA ECM+ можно конструировать различные типы документов. Каждый тип документа обладает собственными особенностями поведения: набором атрибутов, внешним видом карточек, маршрутами и т.д.

Шаблоны документов

Для генерации документов и пакетов документов по шаблону в ELMA ECM+ разработан механизм шаблонов. Шаблоны могут составляться в офисном формате (MS Word, MS Excel). Для формирования шаблонов есть возможность использовать циклы, условия.

Номенклатура документов

Номенклатура документов определяет каким образом документы группируются в дела. При создании документа он по определенным правилам попадает в дело, что облегчает дальнейшую обработку и поиск документов.

Реестры документов

При настройке приложения администратор может быстро сформировать реестры документов. Это могут быть такие реестры как «Неоплаченные счета», «Просроченные договоры», «Необработанные входящие» и так далее. Это делается быстро и мышкой.

Маршруты движения документов

«Мышкой» настраиваются и маршруты движения документов. Для этого используется базовый для ELMA механизм управления бизнес-процессами. Для приложения ECM+ создан большой набор блоков по работе с электронными документами – подписание, согласование, ознакомление с документами и так далее.

Дополнительные возможности

Внешние приложения удачно дополняют возможности ELMA ECM+.

Мобильное приложение

Мобильные приложения

Для ELMA ECM+ разработаны мобильные приложения для iPhone, iPad и смартфонов на базе ОС Android.

Мобильные приложения содержат блоки Входящих задач, Контроль и Ленту. Поддерживаются все функции работы с электронными документами – Согласование, Подписание, Рассмотрение и так далее.

ELMA Agent

Еще одним полезным приложением ELMA является ELMA Agent. Это небольшое приложение, которое устанавливается на компьютер (поддерживаются Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent оповещает о событиях в системе, обеспечивает работу с Лентой и позволяет удобно работать с электронными документами (в том числе редактировать их on-line).

MS Outlook plug-in

Plug-in для MS Outlook позволяет создавать задачи по входящим письмам, создавать документы из вложений. Приложение интегрировано в MS Outlook.

Документооборот существует в любой организации: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является непростой задачей: содержать все дела в порядке действительно непросто, особенно при большом количестве документов.

Навести порядок в системе документов организации, сделать работу с документами четкой и эффективной поможет система электронного документооборота.

Приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет автоматизировать выполнение операций организованного хранения, поиска, регистрации, визирования и отслеживания текущих действий с документами. Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» документы в организации начинают действительно работать.

Российские электронные системы управления документооборотом нередко могут напугать пользователя своим громоздким, но, возможно, функциональным интерфейсом. При разработке приложения «ELMA: Электронный документооборот» одной из самых приоритетных задач являлось создание приятного, удобного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» имеет интерфейс стандартного файлового хранилища, привычного даже для неопытных компьютерных пользователей. Доступ к дополнительным функциям приложения осуществляется при помощи кнопок панели инструментов и продуманно расположенных меню. Таким образом, пользователь видит только то, что ему действительно нужно для работы - все ненужные элементы скрыты, но при необходимости могут быть легкодоступны. Благодаря этому обеспечивается быстрое освоение в системе – всего за два-три сеанса работы.

За простым и понятным интерфейсом скрывается богатый функционал, который в руках несколько более опытного пользователя может быть использован для решения сложных задач документооборота в организации. Таким образом, приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет вести учет документооборота, оптимизировать труд делопроизводителя и при этом не требует от пользователей глубоких знаний в области управления систем электронного документооборота.

Ввод и регистрация документов

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя потребуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации системой генерируется карточка документа – страница, на которой представлена вся информация о документе. В случае регистрации документа от пользователя также потребуется указать некоторые дополнительные атрибуты регистрации. В зависимости от настройки системы данные операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий файлов. При этом только одна версия файла будет актуальной (текущей), а остальные будут либо его черновиками, либо устаревшими версиями файла. Таким образом, на единой карточке документа хранится вся история изменения содержания документа. При этом версии одного и того же документа, которые нередко изменяются в процессе его согласования, доработки и других действий, могут иметь различные форматы. Версионность документа позволяет избежать путаницы и повторного создания нескольких экземпляров карточки одного документа.

Значительная часть информации до сих пор поступает в организацию в бумажном виде, однако ввод бумажных документов в систему ELMA не является проблемой. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» при наличии установленного на компьютере приложения ELMA Агент позволяет автоматически сохранять в системе электронного документооборота организации отсканированные документы. Поэтому способ ввода в систему бумажных документов практически не отличается от ввода электронных документов – требуется лишь в нужный момент нажать кнопку «Сканировать». Дополнительное программное обеспечение, установленное на компьютере, ровно как лишние операции сканирования и сохранения файлов на жестком диске не потребуются.

Для регистрации документов в системе ELMA используется инструмент Канцелярия. В Канцелярии к документам прикрепляется регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер.

Архив электронных документов

Все документы приложения «ELMA: Электронный документооборот» формируют единый электронный архив – хранилище документов. Архив документов имеет удобный поиск, позволяющий быстро отыскать нужные документы не только по их названиям, но и по определенным реквизитам. Результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы – документы, к которым пользователь не имеет доступа, будут скрыты.

Каждый документ электронного архива имеет личную карточку, на которой можно получить полную информацию о документе: файлы версий документа, его реквизиты, а также список всевозможной активности, которая по нему ведется или велась.

Движение документов в организации

Одним из основных преимуществ использования систем электронного документооборота является возможность удобной организации работы с документами. Работа исполнителей с документами ведется полностью в электронном виде, что позволяет не только предотвратить случайную потерю оригинала документа, но и значительно сократить сроки выполнения действий с документами, уменьшить время реакции исполнителей на получаемые задачи, а также при необходимости позволить большой группе людей одновременно обеспечить полноценную работу с документом.

Программа ELMA позволяет организовать движение документов (документооборот) в компании по маршрутам любой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые они с ним будут выполнять.

ELMA — это своего рода система, позволяющая управляющим компаниями создать достаточно эффективный процесс взаимодействия сотрудников и держать их работу под контролем, что приведет к улучшению продуктивности всей компании.

1. Из чего состоит ELMA.

Это специальные приложения, которые позволяют управлять компанией без трудностей. Они функционируют как все вместе, так и по отдельности.

Приложения ELMA:

• ELMA:Электронный оборот документов . Делает возможным ведение электронного оборота документов автоматически, и благодаря системе WorkFlow можно без проблем настроить систему, что бы она отвечала потребностям компании.
• ELMA:Управление показателями . Позволяет реализовать принципы целевого управления в компании, а также вознаграждение труда по результатам и объему выполненной работы. Введение непринуждённой форме позволит укомплектовать набор направленных показателей эффективности (КПЭ, KPI ), и урегулировать качественный и своевременный контроль за достижением плановых значений показателей в стратегии и целях компании – осуществление механизма BSC .
• ELMA:Управление бизнес-процессами . Осуществляет некую концепцию BPM (что значит Business Process Management ), благодаря которой можно строить податливые адаптивные информационные системы, а также решения, меняющиеся оперативно вместе с преобразованием бизнес-процессов в компании. Для их моделирования приложение работает по международному стандарту BPMN.
• ELMA:Управление проектами . Позволят без трудностей урегулировать управление проектной деятельностью компании. Вместе с управлением задачами, графиком проекта (или диаграммой по Ганту) и управлением целостного информативного пространства проекта, это приложение (ELMA: Управление проектами) позволяет управлять образцовыми бизнес-процессами и бюджетом без затруднений.
• ELMA:CRM . Это приложение — операционный CRM, отвечающий за процессы продаж (механизмы воронки продаж) и ведение архива взаимоотношений с контрагентами Вашей компании. Это приложение ELMA не стоит отдельно и входит в комплект в начальной постановке при приобретении любого из приложение ELMA.
• ELMA:Внутренний портал . Является корневой основой для всех приложений ELMA. Отдельно он не продается, а только входит в комплект с остальными приложениями ELMA.

Это приложение:

• организовывает структуру всей компании;
• управляет ее задачами;

Помимо этого, включает в себя календарь, ленту сообщений и веб-хранилище для документов.

2. Пакеты ELMA

• ELMA ECM. Оперативно управляет компанией, он состоит из следующих приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Электронный документооборот» в его основе лежит «ELMA: внутренний портал»
• ELMA BPM SUITE. Организовывает управление процессами компании, базируясь на метрик показателях, исполняемых процессов, объединяет метрики процессов, мотивацию персонала и стратегию компании. Состоит из приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Управление показателями» и также базируется на «ELMA: внутренний портал»

3. Система ELMA и ее архитектура

Набор программ, из которых состоит система ELMA:

• Дизайнер ELMA;
• Сервер ELMA;
• ELMA Агент.

Дизайнер ELMA . Приложение это, заранее подлежащее регистрации, инсталлируют на пользовательский компьютер сотрудника. Оно отличается удобным интерфейсом, с помощью которого можно запросто моделировать процессы и создавать конфигурации.

Сервер ELMA – исходный элемент системы, и для старта его работы требуется его сначала зарегистрировать. Он состоит из связанных в набор компонентов: веб-приложение, база данных, сервер конфигураций и сервер оповещений.

ELMA Агент . После установки на компьютер пользователя агент в режиме онлайн показывает оповещения, формируемые сервером для пользователя. Для начала работы регистрация абсолютно не обязательна, он может быть установлен на не ограниченное количество компьютеров организации, что является очередным плюсом системы.

Система ELMA осуществляет SOA-архитектуру и предоставляет все необходимые интерфейсы для системного расширения. ELMA дает старт любому бизнес-процессу, который был загружен из внешнего приложения и вызвать это приложение (поддерживание синхронных и не асинхронных вызовы).

4. Употребление системы ELMA

×

Ведущая компания «Элевайз » разработала уникальный способ процессного подхода на предприятии, при котором используется программный новый и эффективный продукт ELMA.

Он создан для компаний, настроенных на внедрение процессного подхода к управлению, расположение адаптивных бизнес-процессов (которые могут «оптимизироваться» для соответствия с условиями бизнеса и законодательства).

Для самостоятельного использования всех преимуществ процессов компании, он осуществляет первоначальный сбор информации, изучает поточную деятельность всего предприятия, находит потребности и вместе с его руководством определяет круг задач, которые следует решить. Как результат образуется список решаемых в процессе введения системы задач.

Далее он (продукт ELMA) изучает организационную структуру данного предприятия, и даёт определённые рекомендации по улучшению этой структуры. Её модернизация — важнейшая часть ее же организационного роста. Параллельно с этом наблюдается актуализация и приведение к фактическому виду штатного расписания.

Затем происходит полный анализ поточной деятельности предприятия. Цель этого анализа — отметить определенное количество бизнес-процессов для дальнейшей автоматизации. Как результат, получается сеть таких процессов, отражающая положение дел на предприятии на данный момент. Помимо этого, точно определяется сотрудническая ответственность за объем работы, который они выполнили. Это значительно повышает дисциплину при исполнении и управляемость персонала. Руководитель может видеть положение дел на предприятии таким, каким оно есть делать для себя конкретные выводы о работе каждого своего подчиненного.

После сформирования первичных моделей, вместе с руководством и главными ответственными исполнителями проходит сравнение полученных результатов и ожидания руководства.

На этом этапе как модель предпринимательской деятельности, так и порядок выполнения операций, в соответствии требованиям руководителей, могут быть подкорректированы. Зачастую это — расширенные совещания всего предприятия, на которых все ответственные исполнители вносят собственные предложения по усовершенствованию деятельности предприятия. Как результат – успешная деятельность организации.

Технические специалисты со своей стороны готовят развертывание решения у заказчика. Этот этап состоит из инсталляции на сервере и проверки работоспособности системы на пользовательских рабочих местах. Также устраняются крайние примечания и недостатки, недочёты в системной работе. Параллельно сотрудники заказчика учатся работать с программой и получают начальные знания в сфере бизнес-процессов.

5. Как результат работы системы ELMA, сотрудники:

1. более ответственно относятся к своим обязанностям, так как процессы регламентированы, они (сотрудники) отчетливо знают, что он должен сделать. Помимо этого, ELMA создает эффективный контроль над выполнением задач со боку руководства;
2. работают эффективнее при решении «типичных» задач, благодаря укомплектованию процессов компании и дисциплине;
3. экономят время на поиск необходимого им документа – теперь они доступны в «два клика»;
4. оперативно находят нужную информацию и самостоятельно принимают решения по причине быстрого доступа к документам и ясному осознанию ответственности в каждом бизнес-процессе;
5. новые сотрудники обучаются легче.

Кроме этого:

— уменьшается потеря информации во время передачи задач между сотрудниками и объем документооборота на бумаге;

Документооборот необходим каждой компании, и происходить он может в разном виде. Иногда этот процесс осуществляется как передача бумаг между директором организации и бухгалтером, а иногда представляет собой множество операций, связанных с электронными документами, т.е. так называемый Электронный Документооборот .

В больших компаниях документооборот требует значительных усилий, так как поддержание порядка в делах в подобных случаях представляет собой достаточно сложную задачу.

Для того чтобы обеспечить порядок в документации предприятия и повысить эффективность работы с бумагами, можно использовать систему документооборота электронного типа.

Приложение, которое называется ELMA: «Электронный документооборот» дает возможность выполнять хранение, регистрирование, поиск, визирование и наблюдение за действиями над документами в автоматическом режиме. Применение ELMA помогает заставить документы той или иной компании на самом деле работать.

Видео по системе управления бизнесом ELMA

Системы управления электронного типа отечественного происхождения часто

имеют громоздкий интерфейс, который пугает некоторых пользователей.

Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным

интерфейсом.

Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового

хранилища, который подойдет даже пользователям без большого опыта

применения компьютеров.

Что касается дополнительных функций, то доступ к ним обеспечивается с помощью специальных кнопок и удобных меню. Такой подход дает возможность пользователю видеть только элементы, необходимые ему в работе. Остальные при этом остаются скрытыми, но в случае надобности могут стать доступными. Это позволяет освоиться в данной системе после нескольких раз ее использования.

Простой интерфейс не мешает существованию обширного функционала, обеспечивающего выполнение достаточно сложных работ связанных с документооборотом компании.

Описываемое приложение дает возможность организовать учет документооборота и усовершенствовать работу делопроизводителя, но не предполагает серьезных знаний пользователя в сфере электронного документооборота.

Ввод документов и их регистрация

Как ввод, так и регистрирование документов в этой системе производится очень просто, что достигается использованием хорошо понятного интерфейса. Он представляет собой мастер, который включает определенное количество шагов. Все что требуется для введения документа в систему это нужные реквизиты и прикрепление документа электронного типа.

Исходя из этих данных, система может создать карточку документа, на которой будет храниться вся информация, которая его касается. Если же есть необходимость произвести регистрацию, то нужно будет ввести определенные атрибуты регистрации. Все описываемые действия могут быть более простыми или более широкими, это зависит от особенностей настройки.

В системе все документы могут иметь сколько угодно версий файлов. В качестве текущего файла будет использоваться только одна версия, а все остальные будут устаревшими или черновыми вариантами. Такой подход позволяет на одной карточке сохранять всю имеющуюся информацию об изменениях документа. Также стоит заметить, что варианты документа, изменяющиеся в ходе обработки, согласования и многих других операций могут быть представлены в разных форматах. Большое количество версий одного документа дает возможность избавиться от проблем и от необходимости создания нескольких карточек.

Многие компании имеют дело с информацией, которая представлена в бумажном виде. При применении системы ELMA есть возможность вводить документы бумажного типа. Приложение, которое имеет название ELMA Агент, дает возможность в автоматическом режиме сохранять сканированные копии документов в системе документооборота компании. Это означает, что введение в систему документов бумажного типа не сложнее, чем введение их электронных аналогов. При этом на компьютере не потребуется устанавливать дополнительных программ и выполнять лишние действия, связанные с сохранением и сканированием.

Для того чтобы в ELMA можно было зарегистрировать документ, применяется инструмент под названием Канцелярия. Каждый документ в Канцелярии имеет свой регистрационный номер и оснащается специальной контрольной карточкой.

Архив документов электронного типа

В ELMA для всех имеющихся документов создается хранилище, которое называется электронным архивом. С помощью Архива можно очень быстро найти нужный документ, используя либо его название, либо некоторые реквизиты.

При этом каждый пользователь может ознакомиться исключительно с теми документами, к которым у него есть доступ. Если к каким-либо документам доступа нет, он не сможет их увидеть.

В Архиве у всех документов есть свои индивидуальные карточки, с помощью которых можно получить все необходимые данные – реквизиты, версии документа и различные виды деятельности с ним связанные.

Движение документов в компании

Системы, предназначенные для электронного документооборота, предоставляют отличную возможность для обеспечения деятельности, связанной с документами. Исполнители при этом осуществляют различные виды деятельности с документами в электронном виде.

Такой подход дает возможность добиться многих преимуществ, среди которых снижение времени, затрачиваемого на работу с документами, предотвращение утери оригиналов и ускорение ответа исполнителя в связи с поставленной задачей. Кроме того, в одно и то же время много людей могут выполнять те или иные действия с документами.

С помощью системы ELMA можно обеспечить передвижение документов в организации по путям различной сложности. От особенностей маршрута зависит, какие именно сотрудники будут иметь дело с документом и какие действия будут над ним производиться.

Маршруты электронных документов

ELMA обеспечивает достаточно гибкое управление передвижениями документов в организации. Для того чтобы проделать такие традиционные операции, как изучение документа, рассмотрение или согласование, достаточно нескольких щелчков. При необходимости параллельного выполнения задач, работа с документом может производиться несколькими пользователями в один и тот же момент. При таких условиях деятельности, система дает возможность простой совместной работы принимающих участие исполнителей.

Для обеспечения работ, имеющих отношение к документу, в приложении ELMA есть очень удобные инструменты. Исходя из данной начальником резолюции, можно создать список тех задач, которые имеют отношение к документу. Каждая задача при этом имеет конкретного исполнителя и время, за которое она должна быть исполнена. Все задачи, которые имеют связи с документом, соединяются с его карточкой. Это дает возможность выяснить, какие именно работы ведутся на данный момент по документу и их статус.

В том случае если компания применяет сложные маршруты для передвижения документов, она может использовать ELMA для моделирования. Оно делается с помощью удобного и хорошо понятного редактора, который имеет простой графический интерфейс.

Кроме того, есть возможность устанавливать маршруты различной сложности. При этом разработчик может применять самые стандартные операции и управлять особенностями маршрута с помощью Docflow. В процессе реализации этих маршрутов возможны изменения версии, регистрирование, изменение статуса и создание полностью новых документов. Все эти операции выполняются в автоматическом режиме.

Созданная один раз модель маршрута может применяться много раз, что дает возможность точного передвижения документов компании. Для того чтобы отправить документ по заранее установленному маршруту необходимо использовать его карточку.

Нужно лишь нажать пункт меню "Отправить по маршруту"

В процессе реализации маршрута можно увидеть, где именно документ сейчас находится и какого типа работа с ним производится. Эти данные можно просмотреть либо на карточке, либо в графическом изображении на карте. Производимая сейчас операция отмечается с помощью зеленой рамки.

Шаблоны электронных документов

Для того чтобы быстро создавать стандартные документы можно применять шаблоны. Они являются заготовками будущих документов. Определенные их участки включают в себя фрагменты, предназначенные для того, чтобы вставлять туда нужные данные (автоматически). Создание шаблонов под силу даже тем пользователям, которые совсем не разбираются в программировании.

На практике у компаний часто появляется необходимость создавать одинаковые документы. Как правило, при этом меняются только даты, фамилии и названия компаний. Если выполнять данные задачи вручную, на это уходит большое количество времени и увеличивается вероятность ошибок. В ELMA такая работа делается с помощью шаблонов.

Все что требуется от пользователя, это ввести информацию, которую нужно будет вставить в документ, все стальное система сделает автоматически.

Договорная работа

С помощью описываемого приложения можно выполнять много видов работ, связанных с документооборотом компании. Договорная работа представляет собой один из самых частых видов применения ELMA. Как правило, в нее входит выполнение различных задач, имеющих отношение к договорам компании.

В тех компаниях, которые не применяют электронный документооборот, договорная работа состоит из следующих этапов:

1. Создание договора по шаблону или исходя из ранее использованных договоров. Новые данные при этом вносятся менеджером вручную.

2. Проверка документа юристом. Менеджер должен передать договор в бумажном или в электронном виде.

3. Согласование договора с профильным начальником компании.

4. Подписание договора генеральным директором.

5. Регистрация документа в архиве компании. Этот шаг выполняется секретарем, и в различных компаниях он может сильно отличаться.

6. Договор попадает в руки тем людям, для которых он предназначен, выполняется контроль подписания.

У данного метода есть множество недостатков. Во многих организациях сложно проследить за местом нахождения документа и за деятельностью, которая в связи с ним проводится. Если же есть надобность внести в договор изменения, появляются сомнения по поводу актуальности данного его варианта. Кроме того, такой процесс согласования усложняет создание листа согласования, отображающего информацию о принятии решений по данному документу.

Договорная работа в ELMA: Электронный документооборот

В этом приложении реализация договорной работы выполняется при помощи маршрутов, которые легко изображать в виде графических схем. Большая часть всех действий при этом производится в автоматическом режиме. Те немногие операции, которые требуют участия пользователей, на схемах обозначаются прямоугольниками красного цвета.

По клику откроется полная карта

Создание договора

Перед отправкой документа по определенному маршруту производится его создание. Можно использовать уже готовый файл или сделать новый с применением шаблона.

После этого договор может быть отправлен по заранее указанному маршруту.

1. Первым шагом является согласование договора с юристом . В форме имеется постановка задачи и данные, касающиеся документа. Для просмотра карточки документа достаточно всего лишь щелкнуть мышью. В меню есть специальные операции под названием «Согласовать», «Отказать» .

2. Отправка профильному начальнику. Если документ не требует доработки, он отправляется юристом на согласование профильному начальнику компании. Юрист при этом указывает сроки, участников и оставляет комментарии. Согласование может осуществляться как по параллельной схеме, так и по последовательной.

3. Договор согласовывается профильным начальником. Это происходит по такой же схеме, что и согласование юристом. Лист согласования можно увидеть внизу страницы задачи. В нем можно узнать обо всех участниках, их решениях, комментариях и о времени выполнения задания.

4. Подписание договора генеральным директором. На данном этапе директор может ознакомиться со всеми версиями договора и выбрать одну из них для подписания. Он может воспользоваться операциями, имеющими названия «подписано», «не подписано» .

5. Регистрация. Подписанный договор регистрируется в Канцелярии компании. Делопроизводитель должен заполнить карточку документа. В журнал регистрации информация попадает в автоматическом режиме.

Там можно увидеть данные обо всех документах, которые были зарегистрированы.

6. Контролирование. Менеджер производит контроль операций, которые выполнены с договором контрагентом. После того как документ подписывается контрагентом, его маршрут заканчивается.

Как видим, приложение ELMA делает работу с договорами точной и лучше организованной.

Потеря документа при этом исключается, а начальник всегда может узнать, кто и какие действия производит с договором на данный момент.

В листе согласования, который создается после завершения процесса согласования, хорошо видно, кто и в какое время производил деятельность с документом.

Организация электронного документооборота

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов. Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнений поручений, просматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов. Решение «ELMA: Управление договорами» предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.

ОРД и внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Согласование счетов

Функция Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов. В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Такая организация позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.

Нестандартные документы

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.