Kaip parašyti oficialų verslo laišką. Verslo laiško pavyzdys

Ar organizacijai kyla neatidėliotinų klausimų, kuriuos reikėtų išspręsti? Šiuo atveju būtina rašyti apeliaciją. Tačiau ne viskas taip paprasta, kaip atrodo. Kompetentingo verslo laiško rašymas yra visas mokslas. Ir ne kiekvienam kenkia išmokti ar prisiminti pagrindinius jo sudarymo įgūdžius.

Pirmiausia nuspręskime, kokiu būdu jums patogu parašyti laišką ar prašymą organizacijai. Dažniausiai internetiniai pranešimai naudojami naudojant interneto išteklius. Jei rašote laišką tokiu būdu, neapsieisite be:

• Kompiuteris (nešiojamasis kompiuteris);
• teksto redaktorius;
• El. paštas.

Jei naudojate rankinį rašymo būdą, spausdinimui taip pat reikės spausdintuvo.

Pirmasis žingsnis rašant laišką yra antraštė. Puslapio viršuje turi būti:

1. Organizacijos, į kurią kreipiatės, pavadinimas;
2. Organizacijos direktoriaus arba atsakingo asmens pavardė;
3. Įstaigos adresas;
4. Paraiškos pateikimo data;
5. Miestas, kuriame buvo kreiptasi.

Prie pageidaujamų „antraštės“ elementų gali būti įtrauktos ir įmonės koordinatės – faksas, telefonas, el. pašto adresas, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Tai priklauso nuo kreipimosi temos ir pačios organizacijos.

Tada reikia prisistatyti. Įstaigos darbuotojai turi suprasti, kieno laiškas, ir turėti Jūsų atsiliepimą. Todėl svarbu nurodyti ne tik vardą, pavardę, bet ir elektroninio pašto adresą, mobilųjį telefoną, namų adresą (susirašinėjant paštu). Jei atstovaujate įmonės interesams, turite naudoti firminį blanką su jo koordinatėmis. Siųsdami laišką būtinai naudokite bloką „Tema“, kad darbuotojai galėtų susitvarkyti savo dokumentaciją.

Paruoškite patį dokumento pagrindą – pavadinimą ir turinį. Čia svarbus dalykas yra tikslas, dėl kurio kreipiatės į organizaciją. Yra tokių apeliacijų tipų:

• reklaminiai laiškai;
• Rekomendaciniai laiškai;
• Informaciniai laiškai;
• motyvaciniai laiškai;
• Padėkos laiškai;
• sveikinimo laiškai;
• Mokomieji laiškai;
• Prašymo laiškai;
• Prašymo laiškai;
• Atsakomieji laiškai;
• Pranešimų laiškai;
• Kvietimo laiškai.

Atsižvelgdami į tai, kokio tipo adresą naudojate, suformuluokite tinkamą turinį. Pavyzdžiui, jei rašote teigiamą atsiliepimą organizacijai, turėtumėte išsamiai aprašyti savo kreipimosi priežastį, kas tiksliai jums patiko ir pan.

Atsisiųskite iš mūsų portalo:

Svarbus elementas rašant laišką organizacijai yra tai, kad jis būtų paprastas ir konkretus. Išreikškite savo mintis taip, kad jūsų laiškas būtų įdomus įmonės darbuotojams. Norėdami tai padaryti, pagal verslo etiketo taisykles naudokite specialius „žodžius-intrigantus“. Tačiau neturėtumėte persistengti, nes kalbame apie dokumentą, o ne apie asmeninį susirašinėjimą. Trumpai aprašykite situaciją, bet padarykite ją suprantamą. Jei pokalbis yra apie įstatymų laikymąsi, būtinai nurodykite Rusijos Federacijos įstatymus. Apibūdinant konfliktinę situaciją, sveikintinas pasiūlymas dėl kelių incidento eskalavimo priemonių.

Kreipdamiesi į valstybinę instituciją, vadovaukitės Rusijos Federacijos įstatymu „Dėl piliečių skundų nagrinėjimo tvarkos“. Čia pateikiamos asmenų teisės ir pareigos apeliaciniuose skunduose bei jų nagrinėjimo sąlygos. Įstatymas taip pat nustato kolektyvinio kreipimosi į valstybės institucijas ar savivaldybes tvarką. Paskutinis bet kurio verslo laiško etapas yra data ir parašas. Iš pirmo žvilgsnio nereikšminga, bet labai svarbi detalė. Pageidautina parašą ranka dėti ant atspausdinto dokumento. Jeigu atstovaujate įmonės interesams, naudokite jos herbą arba faksimilinį antspaudą.

Kompetentingas laiško tinkamai organizacijai parengimas yra raktas į jūsų apeliacijos sėkmę. Atidžiai išstudijuokite visus aukščiau aprašytus dalykus ir nedvejodami kibkite į darbą. Nepamirškite, kad laiške neturėtų būti rašybos, skyrybos ir stiliaus klaidų.

Verslo darbo eigoje prašymo laiško formatas naudojamas labai dažnai, kai reikia gauti antrosios šalies sutikimą ar iš jos tam tikrą paslaugą. Paruoštus pavyzdžius ir pavyzdžius įvairioms situacijoms, taip pat tokių laiškų rašymo taisykles rasite šiame straipsnyje.

Prašymo rašymo tradicija ir taisyklės susiformavo išskirtinai praktiniame dokumentų valdyme – t.y. įstatymų leidybos lygmeniu nebuvo patvirtintos jokios formos ar instrukcijos. Tačiau apskritai reikia laikytis šios struktūros:

1. Kaip įprasta, pirmiausia užpildoma „antraštė“, kurioje nurodomas visas siunčiančios organizacijos pavadinimas su atitinkamais kontaktiniais duomenimis, taip pat konkretaus darbuotojo (dažniausiai įmonės direktoriaus) pavardė ir gavėjo vardas. organizacija.
2. Po to seka pats tekstas, kurį sudaro situacijos aprašymas ir prašymo pagrindimas. Tekstas turi būti kuo trumpesnis – dažniausiai pakanka 1-2 pastraipų. Svarbu konkrečiai ir nedviprasmiškai išsakyti savo prašymą, kad pašnekovas gerai suprastų Jūsų kreipimosi esmę.
3. Po to yra parašas, parašo nuorašas ir surašymo data.

Taigi jis sudaromas pagal standartinę tokių dokumentų versiją – forma pateikta žemiau.

Paruoštas pavyzdys gali būti naudojamas kaip pavyzdys.

PASTABA. Sprendimą nurodyti ar nenurodyti dokumento pavadinimą (t.y. viduryje įrašyti „Prašymo laiškas“) priima pats siuntėjas. Paprastai tai reikalinga tais atvejais, kai tikslinga pabrėžti dokumento pobūdį ir tikslą, kurį viena įmonė bando pasiekti iš kitos.

Kadangi šiuo atveju kalbame apie tai, kad viena įmonė tikisi kokios nors paslaugos ar net nuolaidos iš savo partnerio pusės, žinoma, į laiško rašymą, jo formatavimą ir net siuntimą reikėtų žiūrėti labai rimtai. Bet kokia smulkmena gali padaryti įspūdį, todėl geriau atsižvelgti net į iš pirmo žvilgsnio nereikšmingus niuansus:

1. Visų pirma, geriau siųsti fiziniu paštu – įprastu Rusijos paštu arba dar geriau privačia organizacija, kuri korespondenciją pristato nuo durų iki durų ir daug greičiau. Elektronine forma, o tuo labiau faksu perduodama žinutė dažnai suvokiama beasmeniau kaip el. pašto šiukšlės.
2. Be to, fizinis dokumento išdavimo būdas (t. y. kaip įprasta pašto siunta) leidžia padaryti palankų įspūdį dėl brangesnio popieriaus, voko, antspaudo ir kitų registravimo priemonių.
3. Tekstui rašyti visada pasirenkamas firminis blankas – tai leidžia prašymui suteikti daugiau formalumo.
4. Tekste geriau vengti akivaizdaus biurokratizmo – t.y. nustatyti žodžius ir posakius, kurie dažniausiai naudojami verslo aplinkoje. Jie tiesiogine prasme „išdžiovina“ istoriją ir apskritai daro neigiamą įspūdį. Juos lengva pakeisti originalesnėmis parinktimis, pavyzdžiui, „Apsvarstykite“ į „Tikiuosi jūsų supratimo ir pagalbos sprendžiant šią problemą“.
5. Galiausiai verta laikytis dalykinio susirašinėjimo tradicijų apskritai, t.y. tekstas daugiausia parašytas formaliu dalykiniu stiliumi. Lyrinių nukrypimų, pernelyg sudėtingų sintaksinių konstrukcijų, dvigubų (reikšme) frazių neturėtų būti. Reikėtų pasirūpinti, kad pašnekovas labai lengvai suvoktų žinutę – tiek supratimo, tiek psichologinės pusės.

PATARIMAS. Jei įmanoma tekstą parašyti ranka, geriau naudoti šį metodą. Ranka rašytas laiškas leidžia atskirti jį nuo visų kitų fono. Tačiau rašymą geriau patikėti kaligrafijos technikas išmanančiam specialistui.

Veislės

Priklausomai nuo konkrečios situacijos, yra įvairių raidžių tipų. Dauguma prašymų yra susiję su finansiniais klausimais, pavyzdžiui, dėl nuolaidos, mokėjimo už paslaugą sumažinimo ar atidėjimo. Mažesnė prašymo laiškų dalis skirta pagalbai sprendžiant kitus klausimus. Toliau aptariami dažniausiai pasitaikantys atvejai ir paruošti raidžių pavyzdžiai.

Apie lėšų paskirstymą

Prašyti pinigų net labdaros tikslais yra gana rimtas prašymas. Todėl rengiant svarbu kuo konkrečiau apibūdinti situaciją ir, be to, aiškiai nurodyti, kam tiksliai reikia pinigų ir dėl kokių priežasčių jų negalima paimti iš kito šaltinio.

Rengdami galite paimti tokį pavyzdį kaip pagrindą.

Iš nevyriausybinės organizacijos "Vaivorykštė"

Įstatymų leidžiamosios asamblėjos narys

Sankt Peterburgas Milošnikovas I.N.

Gerbiamas Ilja Nikolajevičiau! Sveiki atvykę į ne pelno organizacijos „Raduga“ direktorių. Mūsų organizacija buvo įkurta 2012 metais ir visus šiuos metus nuolat teikė finansinę pagalbą vaikams, sergantiems ūmiomis leukemijos formomis. Pagrindinė mūsų veiklos kryptis – tinkamų vaistų pirkimas ir kompleksinių operacijų vykdymas.

Visus šiuos metus pagrindinis mūsų veiklos finansavimo šaltinis buvo UAB „...“. Tačiau dabartinių 2017 m. balandį finansavimo apimtys smarkiai sumažėjo ir šiuo metu negalime vykdyti labdaros akcijų tokia pačia apimtimi.

Mūsų duomenimis, metinis fondo biudžetas, atsižvelgiant į privačias aukas, turėtų būti 10 mln. Taigi dėl finansavimo nutraukimo reikia padengti 8 milijonų rublių skirtumą. kasmet. Laukiame Jūsų bendradarbiavimo, nes šiuo metu nepavyksta rasti rėmėjų.

Pagarbiai Svetozarovas V.K.

Apie prekių pristatymą

Čia svarbu parodyti savo susidomėjimą ir norą bendradarbiauti. Todėl reikia rasti tinkamus žodžius, kad pašnekovas būtų persmelktas pasitikėjimo ir priimtų tinkamą sprendimą. Kaip pagrindą galite paimti tokį pavyzdį.

LLC „…“ generalinis direktorius

Nekrasovas N.K.

Iš bendrovės LLC direktoriaus „…“

Elizarova V.M.

Sveikinimai, Nikolajus Konstantinovičius! Šių metų gegužės mėnesį vykusioje rajoninėje žemės ūkio parodoje mūsų įmonė susidomėjo Jūsų pasiūlytais technikos ir įrangos pavyzdžiais.

Norėtume pradėti bendradarbiavimą su Jumis nuo bandomosios prekių partijos pristatymo (visas sąrašas pridedamas kaip atskiras dokumentas prie šio laiško). Garantuojame laiku atsiskaitymą už prekes ir paslaugas. Tikimės ilgo ir abipusiai naudingo bendradarbiavimo.

Mūsų kontaktiniai duomenys:

Pagarbiai Elizarovas V.M.

Apie nuolaidą

Šiuo metu tai gana dažnas tipas, nes ekonominės sąlygos įvairiais būdais pablogėjo. Kaip rodo patirtis, tokiais atvejais ypač gerai įtikinti sandorio šalį suteikti nuolaidą:

• jei įmonės bendradarbiauja ilgą laiką, pavyzdžiui, ilgiau nei metus;
• jei iš karto perkamas didelis prekių kiekis.

generaliniam direktoriui

Avantage LLC Filippov G.V.

Iš „Veres LLC“ direktoriaus

Aleksandrova K.N.

Sveiki, Genadijus Viktorovičius. Džiaugiamės galėdami pastebėti, kad mūsų įmonės bendradarbiauja jau daugiau nei 2 metus. Dėkojame už nuolat aukštą teikiamų paslaugų kokybę, taip pat už pagalbą sprendžiant daugybę aktualių problemų.

Manome, kad jums ne paslaptis, kad per pastaruosius metus ekonominė situacija mūsų rinkos nišoje smarkiai pablogėjo. Deja, šiuo metu jaučiame tam tikrą pajamų trūkumą, kuris siejamas su ketvirčio pelno mažėjimu.

Atsižvelgiant į šias aplinkybes, tikimės Jūsų supratimo ir sutikimo suteikiant 10% nuolaidą paslaugoms, kurios bus teikiamos kitais 2018 kalendoriniais metais. Žinoma, tokia priemonė yra laikina ir esame įsipareigoję visapusiškai bendradarbiauti abipusiai naudingomis sąlygomis tuo atveju, jei ekonominė situacija stabilizuosis.

Pagarbiai Aleksandrovas K.N.

Apie nuomos sumažinimą

Tokiu atveju jūsų prašymo pagrindimas laiške bus maždaug toks pat, kaip ir aptartas ankstesniame pavyzdyje.

generaliniam direktoriui

Avantage LLC Filippov G.V.

Iš „Veres LLC“ direktoriaus

Aleksandrova K.N.

Sveiki, Genadijus Viktorovičius. 2016 metais pasibaigusiais finansiniais metais mūsų įmonė patyrė nuostolių, kurie 10% viršijo lūkesčius. Esame priversti konstatuoti, kad mūsų įmonę palietė finansų krizė. Tai reiškia, kad klientų srautas sumažėja 15-20% savininkų.

Atsižvelgiant į tai, tikimės jūsų sutikimo suteikti 10% nuolaidą. Atkreipiu dėmesį į tai, kad esame gana dideli nuomininkai ir tuo pačiu per visą penkerių metų bendradarbiavimo laikotarpį neleidome nė karto vėluoti atsiskaityti, o taip pat užpildėme visas kitas sąlygas. sutartis. Remiames tuo, kad ši priemonė yra laikina, todėl esame pasirengę toliau mokėti visą mokestį, kai tik situacija rinkoje stabilizuosis.

Pagarbiai Aleksandrovas K.N.

Apie atidėtą mokėjimą

Tokiu atveju svarbu pripažinti, kad tikrai nesumokėjote laiku ir išsamiai paaiškinti priežastį. Žinoma, reikia tiksliai nurodyti visos sumos grąžinimo sąlygas.

UAB „Gruzodar“ direktorius

Vakulovas N. Yu.

Iš „Parabolia LLC“ direktoriaus

Aksakova T.G.

Sveiki, brangusis Nikolajus Jurjevičiau. 2017 m. rugsėjį mes dar nesumokėjome už jūsų paslaugas 100 000 rublių. Oficialiai įspėjome apie negalėjimą atlikti mokėjimo prieš mėnesį. Šiuo metu paaiškiname, kad įmonė rado lėšų apmokėjimui. Prašome pateikti įmokų planą dviem mėnesiams: spalio ir lapkričio mėn. (po 50 000 rublių).

Nevengiame savo finansinių įsipareigojimų ir skolų bei atkreipiame Jūsų dėmesį, kad per visus 3 bendradarbiavimo metus nė karto nepažeidėme sutarties. Tikimės jūsų supratimo ir tikimės tolesnio abipusiai naudingo bendradarbiavimo.

Pagarbiai Aksakov T.G.

Prašome sumokėti už kitą įmonę

Tokie prašymai gali kilti tais atvejais, kai viena įmonė tam tikromis sąlygomis įsipareigoja vykdyti kitos įmonės finansinius įsipareigojimus. Kaip pavyzdį galite naudoti šį šabloną.

IP Blagodarovas A.K.

iš IP Inina A.A.

Sveiki, brangusis Anatolijus Konstantinovičiau. Kaip žinote, turite man 100 000 rublių skolą. Per praėjusius finansinius metus taip pat turėjau skolą 3 įmonėms 50 000 rublių. Siūlau sumokėti visą mano skolą. Savo ruožtu garantuoju įmokų suteikimą visam Jūsų skolos likučiui 6 mėnesių laikotarpiui.

Verslo laiškas yra jūsų oficialus atstovas. Be turinio, labai svarbu tinkamai suformatuoti verslo laišką, kaip žinia, „susipažinkite pagal drabužius“. Apsvarstykite verslo laiško rašymo tvarką.

Forma

Verslo laiškas turi būti ant oficialaus organizacijos firminio blanko. Formos antraštėse turi būti ši informacija:

• organizacijos pavadinimas;
• fizinis organizacijos adresas;
• telefonas ir faksas;
• svetainę ir el.

Taip pat formoje gali atsispindėti organizacijos detalės ir jos logotipas.

Visos šios informacijos buvimas leidžia adresatui greitai sužinoti siuntėją ir išsiųsti atsakymo laišką teisingu adresu.

laukai

Verslo laiške turi būti paraštės: kairėje – apie tris centimetrus, dešinėje – apie pusantro. Rekomenduojame naudoti standartines Microsoft Word formas. Laukeliai reikalingi galimiems užrašams, kuriuos pasiims adresatas, taip pat laiškui paduoti į archyvo aplanką.

Registracijos numeris

Jūsų patogumui būtinas laiško registracijos numeris, kuriame nurodyta data, kada laišką pasirašė vadovas. Pavyzdžiui, nusprendėte išsiųsti laišką kitai organizacijai ir jai nepriskyrėte datos ir numerio. Ir jei ši įmonė per dieną gauna kelis tūkstančius laiškų, kaip seksite savo žinutės likimą? Paprastai ieškoma pagal datą ir numerį. Tai ypač pasakytina apie valdžios institucijas. Atsakymo laiške, be savo siunčiamo numerio, taip pat turi būti informacija apie gaunamo laiško, į kurį jis yra atsakymas, numerį. Registracijos numeris dedamas viršutiniame kairiajame laiško kampe. Natūralu, kad bet kurioje organizacijoje gaunami ir siunčiami laiškai turi būti tiksliai registruojami.

Pavyzdys:

Nuoroda 546 2008-07-28 prie įvesties. 2008-07-25 Nr.321

Laiško antraštė

Laiško, kuriame yra kreipimasis į adresatą, antraštė dedama tiesiai po registracijos numeriu ir paprastai surašoma taip: viršutiniame dešiniajame laiško kampe rašoma adresato pareigos ir vardas, pavardė. Tiesioginis kreipimasis rašomas raidės centre ir baigiamas šauktuku. Antraštė gali būti paryškinta.

Pavyzdys:

generaliniam direktoriui
Dawn LLC
Miloslavskis P.N.

Gerbiamas Pavelas Nikolajevičiau!

Šriftas

Laiško šriftas iš esmės turi įtakos adresato suvokimui. Šriftas neturi būti per mažas ar per didelis. Tuo pačiu metu jis turėtų būti vienodas visame laiške. Įprasta praktika yra naudoti 12 taškų Times New Roman su vienos eilutės tarpu. Bet jei žinote, kad gavėjas silpnai mato, pasirūpinkite – padidinkite laiško šriftą.

Į asmeninio verslo susirašinėjimo (kvietimų, sveikinimų, užuojautos ir kt.) šrifto pasirinkimą galima žiūrėti kūrybiškiau.

Lapų numeracija

Lapų numeracija ypač svarbi raidėms, didesnėms nei 2 puslapiai, o ypač toms, kuriose yra priedų. Sunumeruojant lapus „Microsoft Word“ teksto rengyklėje, rekomenduojame naudoti „Antraštės ir poraštės“ – „Įterpti automatinį tekstą“ – „Pg. Ne visko“. Tai leis adresatui teisingai įvertinti bendrą laiško apimtį ir nesupainioti jo puslapių sekos.

Numeravimas yra apatiniame dešiniajame lapo kampe.

Menininko informacija

Informacija apie rangovą turi būti pateikta visuose verslo laiškuose, kuriuos pasirašo aukščiausi įmonės vadovai ir padalinių vadovai. Tai leis adresatui greitai surasti konkretų specialistą, atsakingą už problemos sprendimą siunčiančioje įmonėje.

Informacijoje apie atlikėją turėtų būti nurodytas visas jo vardas (geriausia – visas, nes priešingu atveju jūsų sandorio šaliai bus sunku pradėti pokalbį telefonu, kurio gali prireikti norint sužinoti papildomą informaciją) ir kontaktinis telefono numeris – darbo ar mobiliojo ryšio. Taip pat pageidautina nurodyti el. pašto adresą.

Informacija apie atlikėją rašoma pačioje laiško pabaigoje po parašu. Jo šrifto dydis turi būti vienu ar dviem vienetais mažesnis už laiško pagrindinio teksto šriftą.

Programos

Jei laiške yra priedų, jie surašomi ant atskirų lapų. Tokiu atveju lapų numeracija gali būti bendra visam dokumentui arba atskira pagrindinei raidei ir kiekvienai programai. Informacija apie priedus turi būti pateikta pagrindinio laiško turinyje prieš pasirašant.

Pavyzdys:

Prie šio laiško pridedami 2 dokumentai ant 3 lapų:
1. atliktų darbų priėmimo aktą dviem egzemplioriais;
2. sąskaitos faktūros.

Pagarbiai, Vasiljeva N.K., baldų gamyklos „Bolševička“ vyriausioji buhalterė

16Balandžio mėn

Sveiki! Šiame straipsnyje mes kalbėsime apie verslo laiškus.

Šiandien sužinosite:

1. Kodėl dalykinė korespondencija neprarado savo aktualumo;
2. Kas yra verslo laiškai ir kaip jie sudaromi;
3. Kaip parašyti verslo laišką.

Dabar už mūsų langų – aukštųjų technologijų ir interneto metas. Tačiau dalykinė korespondencija neprarado savo svarbos ir aktualumo, tiesiog persikėlė į kitas žiniasklaidos priemones. Kodėl svarbu mokėti rašyti ir formatuoti verslo laiškus, pakalbėkime šiandien.

Kam reikalinga verslo korespondencija

Visų pirma, tai galimybė pasikeisti nuomonėmis, pasiūlymais ir mintimis su darbuotojais ar verslo partneriais. Susirašinėjimo pagalba jie pareiškia pretenzijas, prašymus, aiškinasi nesusipratimus tarp įmonių.

Verslo korespondencija yra viena iš oficialių atmainų.

Verslo laiškų ir kitų skirtumai

Pagrindiniai skirtumai yra šie:

• Pristatymo stilius;
• Žodynas, neleidžiantis ryškiai išreikšti emocijų;
• Jis išduodamas ant oficialaus įmonės firminio blanko;
• Šriftas ne per mažas, bet ir ne didelis, o visame tekste vienodas;
• Retai užima daugiau nei 1 puslapį;
• Griežto oficialaus pavaldumo buvimas.

Verslo laiškų rūšys

Visus verslo laiškus galima sąlyginai suskirstyti į kelias grupes. Mes išsamiau aptarsime kiekvieną ir pateiksime trumpą aprašymą.

Laiškai, į kuriuos atsakyti nereikia.

• Garantinis raštas;
• Palyda;
• Informacinis;
• Įspėjamasis laiškas;
• Priminimo laiškas.

Laiškai, į kuriuos reikia atsakyti.

• Apeliacija;
• Pasiūlyti;
• Prašymas;
• Reikalavimas;
• Peticija.

nekomerciniai laiškai.

• Pakvietimas;
• Užuojautos laiškai;
• Padėkos laiškai;
• Laiškai, informuojantys apie ką nors;
• Laiškai su rekomendacijomis;
• garantiniai raštai;
• Laiškai, patvirtinantys, kad prekės gautos, paslauga suteikta ir pan;
• Sveikinimų laiškai įvairiomis progomis;
• Prašymo laiškas;
• Instrukcijų laiškai;
• Motyvaciniai laiškai.

Komerciniai laiškai.

Paprastai jie naudojami prieš sudarant susitarimą, taip pat sutarties galiojimo metu.

Jie apima:

• Laiškai su atsakymais į paklausimus;
• tiesioginis prašymas;
• - laiškas, kuriame siūloma sudaryti sandorį ar susitarimą;
• Reikalavimas;
• Priminimas;
• Laiškas su įspėjimu apie sutarčių nutraukimą ar būtinybę vykdyti įsipareigojimus ir pan.

Jei mes kalbame apie klasifikavimą pagal struktūrą, tada yra 2 verslo laiškų tipai:

• Su autoriaus tekstu ir parašyta laisva forma;
• Sudaryta pagal griežtą modelį.

Pagal adresatus.

• Circular – laiškas, kuris siunčiamas keliems gavėjams;
• Įprasta – siunčiama vienam adresatui vieno asmens vardu;
• Kolektyvinis – siunčiamas vienam adresatui, bet iš kelių asmenų.

Laiškai taip pat skirstomi pagal formą, kuria jie buvo išsiųsti:

• Išsiųsta kaip fakso žinutė;
• išsiųstas el. paštu;
• Tie, kurie siunčiami įprastuose vokuose.

Yra raidžių tipų, kurie dėl etinių priežasčių turėtų būti rašomi ranka, o ne spausdinami. Tai taikoma užuojautai ir sveikinimams.

Tinkamo dizaino paslaptys

Laiško tekstas skirstomas į įvadinę, pagrindinę ir baigiamąją dalis. Jie yra logiškai susiję vienas su kitu. Įžanginėje dalyje pateikiamos aplinkybės, lėmusios laiško sukūrimą, o pagrindinė dalis – pats turinys. Baigiamojoje dalyje sumuojami rezultatai, kuriuose išreiškiamas prašymas, atsisakymas ir pan.

Apskritai dalykinį susirašinėjimą su visa atsakomybe galima vadinti menu, nes reikia išmokti tai vesti teisingai, laikantis visų reikalavimų. Juk dažniausiai galvojame tik apie tai, kad informacija būtų pateikta aiškiai, tačiau pamirštame, kad laišką galima laikyti įmonės veidu.

Stilistika.

Kiekvienas laiškas laikomas griežtu dalykiniu stiliumi, naudojamos oficialiems dokumentams būdingos kalbos priemonės.

Reikalavimai informacijos pateikimui.

Visa laiške esanti informacija išdėstyta taip:

• Adresuojamas, skirtas konkrečiam asmeniui;
• Rašymo dieną visa informacija turi būti atnaujinta;
• Patikimai;
• Nešališkai;
• Ginčo;
• Kiek įmanoma, kad remiantis juo būtų galima apsispręsti.

Forma.

Visų pirma, laiškas surašomas ant firminio firminio blanko, pažymėto įmonei.

• Verslo laiško rašymui naudojami A4 formato lapai;
• Kairioji formos paraštė turi būti ne mažesnė kaip 3 cm, nes po kurio laiko jie bus išsiųsti į segtuvą;
• Nurodomas įmonės pavadinimas, juridinis ir faktinis adresas, elektroninio pašto adresas;
• Geriau naudoti standartinį šriftą Times New Roman, 12 dydžio. Jis pats optimaliausias ir gerai suvokiamas skaitant;
• Verslo laiškus leidžiama išrašyti nenaudojant firminio blanko, tuomet visgi reikia pateikti informaciją iš formos.

Jeigu laiške kalbama apie stambius sandorius, susijusius su finansais ar kitokio pobūdžio konfidencialią informaciją, tokių laiškų nerekomenduojama siųsti faksu ar elektronine forma. Geriau senamadiškai, įprastame popieriniame voke.

Numeravimas.

Jei raidė susideda iš kelių puslapių, tada jie numeruojami, pradedant nuo antrojo. Skaičiai užrašomi viršuje, viduryje arabiškais skaitmenimis. Šalia skaičiaus nedėkite jokių taškų.

Padalijimas į dalis.

Tai reiškia raidės padalijimą į pastraipas. Tekstas neturėtų eiti nenutrūkstamu srautu, todėl jis tiesiog nebus suvokiamas. Suskirstę į pastraipas galite pamatyti, kur baigiasi viena mintis ir prasideda kita.

Taisymų prieinamumas.

Taisymai ir rašybos klaidos, taip pat trynimai yra nepageidautini. Laiškas turi būti sudarytas teisingai, o tekstas spausdinamas 1,5–2 intervalais.

Naudotos detalės.

Nurodysime tik pagrindinius, nes apie juos jau trumpai kalbėjome šiek tiek anksčiau:

• Jei įmonė yra valstybinė, naudojamas Rusijos Federacijos herbas. Jis yra oficialios formos viduryje;
• Visas įmonės pavadinimas;
• Fakso ir telefono numeriai;
• Banko sąskaitos numeris;
• Adresatas - be to, adresato įmonės pavadinimas vartojamas vardininko linksniu, vardininką naudokite gavėjo pareigoms ir pavardei nurodyti;
• Jeigu adresatas turi mokslo laipsnį ar vardą, jį nurodyti prieš asmens pavardę;
• Bet koks rekvizitas rašomas naujoje eilutėje ir didžiosiomis raidėmis.

Verslo laiškas po susitikimo

Surengėte verslo susitikimą, buvo tam tikra perspektyva. Kaip tai atspindėti laiške, aptarsime toliau.

1. Visų pirma, laiško pradžioje nurodykite savo bendravimo su potencialiu partneriu datą ir laiką, net jei nuo susitikimo praėjo pora dienų.
2. Venkite klaidų ar pernelyg sudėtingų frazių: parašykite laišką trumpai ir aiškiai, bet taip, kad gavėjas norėtų jį perskaityti.
3. Paminėkite, apie ką buvo pokalbis. Pavyzdžiui: " Aptarėme, kiek kainuos Venecijos stiliaus vaza.
4. Įsitikinkite, kad laiško gavėjas išreiškia savo požiūrį į susitikimo temą.
5. Nurodykite laiką, kada galėsite bendrauti telefonu arba susitikti asmeniškai.
6. Pasakykite gavėjui, kad laukiate bendradarbiavimo su juo: Tikimės su jumis palaikyti tolesnius verslo santykius«.
7. Pabaikite laišką tokia ar panašia fraze: Geriausi linkėjimai Jums...».

Verslo laiškai elektroniniu paštu

Neįmanoma nepaisyti jų dizaino reikalavimų, nes dabar vis daugiau laiškų išduodama elektronine forma nei popieriniais. Juk XXI amžius.

Verslo elektroninį laišką paruošti nesunku, reikalavimai registracijai identiški tradiciniams laiškams. Vienintelis dalykas, kad toks laiškas visada turėtų turėti pavadinimą (arba temos eilutę), kad jis tiesiog nepasimestų dokumentų sraute.

Be to, kai į tokį laišką bus atsakyta, laiško temos geriau nekeisti, taip greitai suprasite, apie ką kalbama, jei gausite daug laiškų.

Be to, kurdami priedus prie tokių laiškų, neturėtumėte naudoti pažangiausios programinės įrangos, toli gražu nėra faktas, kad jūsų adresatas turi tą patį. Jei jo nėra, laiškas tiesiog neatsidarys.

Rašydami verslo el. laišką nenaudokite jaustukų. Technologijos yra puikios, bet rašydami vartokite dalykinę kalbą.

Koks terminas atsakyti į laišką?

Jei laiškas priklauso kategorijai, į kurią reikia atsakyti, kada atsakyti, priklauso nuo laiške esančios informacijos:

• Jei gaunate užklausą, per kitas tris dienas nuo gavimo dienos patvirtinkite, kad ji buvo gauta. O galutinį atsakymą galima duoti per mėnesį;
• Jei kalbame apie užuojautą, ji gali būti išsiųsta per dešimt dienų nuo liūdno įvykio;
• Leidžiama išsiųsti sveikinimą per 8 dienas nuo to momento, kai sužinojote apie iškilmingą datą;
• Jeigu kalbėsime apie bendrąsias gero elgesio taisykles, tai į laiškus geriau atsakyti per septynias dienas.

Kaip parašyti verslo laišką: paprasta kalba apie sudėtingą

Atskirkite verslo laišką nuo asmeninio susirašinėjimo. Apie tai, kas yra šie skirtumai, šiandien jau kalbėjome ne kartą, neturėtume jų pamiršti. Dabar pažvelkime į laiško rašymą etapais.

1 etapas. Nurodykite adresatą.

Viršutiniame dešiniajame formos kampe rašome asmens, kuriam adresuojame laišką, pavardę, inicialus ir pareigas. Jei adresatas yra organizacija, nurodykite jos juridinį adresą.

2 etapas. Kreiptis.

Dedame į formos vidurį. Tai atliekama pagarbiai, be santrumpų ir dėmių.

Pavyzdys: Gerbiamasis (vardas, patronimas)! Be to, kreipimasis į adresatą gali būti atliekamas nurodant jo pareigas. Bet kai kreipiatės į žmogų vardu, tai sumažina psichologinę įtampą, rodo, kad verslo santykiai yra stabilūs ir užsimezgę.

3 etapas. Tikslo pareiškimas.

Paaiškinkite laiško tikslą, esmę ir pagrindines mintis. Ši dalis yra pagrindinė. Parašykite apie tai, ką norite pasakyti, kokia yra kreipimosi priežastis. Tačiau nepamirškite apie oficialų ir neutralų stilių.

4 etapas. Teikti pasiūlymus, rekomendacijas.

Beveik bet koks verslo laiškas reiškia, kad adresatas į jį atsakys. To nereikalauja daugiausia tik informacinio pobūdžio laiškai. Todėl ne tik apibūdinkite problemą, bet ir pasiūlykite, kaip ją galima išspręsti.

Jei pateikiate skundą, paprašykite, kad būtų imtasi tam tikrų priemonių, o jei siūlote bendradarbiauti, pasakykite, kokios yra galimybės.

Paprasčiau tariant, tas, kuris gauna laišką, turi matyti, kad ne tik kažko iš jo nori, bet ir suprasti, kaip tai galima padaryti.

Kaip baigti verslo laišką

Verslo laiškas turi būti parašytas tobulai. Jei nesilaikoma rašybos taisyklių, tai gali neigiamai paveikti visos įmonės reputaciją. Todėl dabar siūlome išsamiau panagrinėti paskutinės verslo laiško dalies dizainą.

Laiško pabaigoje apibendrinkite viską, kas buvo pasakyta anksčiau. Tačiau neverta tempti išvadų per 10 sakinių, juk dalykiniuose laiškuose vertinamas trumpumas ir glaustumas. Geriau apsiriboti paprastomis frazėmis.

Pabaigos pagrindu pateiksime 2 rodiklius: ji turi būti kuo mandagesnė ir teisingesnė. Yra įvairių variantų, kaip jį sukurti.

Štai keletas pavyzdžių:

• Dėkojame už dėmesį ar pagalbą: Ačiū! (Leiskite padėkoti...);
• Išreikškite savo viltis dėl ateities: Tikimės abipusiai naudingo bendradarbiavimo (Tikimės artimiausiu metu gauti atsakymą...);
• Galite sukurti frazę, kai adresatas ką nors užtikrina: Mums būtų malonu su jumis bendradarbiauti;
• Paprašyti: Praneškite apie rezultatus;
• Atsiprašome už sukeltus nepatogumus: Atsiprašau už netikėtą medžiagos apmokėjimo vėlavimą.

Kaip atsisveikinti su adresatu.

Nepaisant to, kad susirašinėjimas oficialus, atsisveikinti galima įvairiai.

Štai keletas variantų:

• Su pagarba tau…;
• Linkiu sėkmės...;
• Geriausi linkėjimai…

Teisingai įdėjome parašą.

Pasirašydami laišką nurodykite savo pareigas, vardą ir pavardę. Jei abejojate tokios frazės tinkamumu kaip: " Pagarbiai" - tik nenaudok.

Paraše galite nurodyti savo kontaktus, papildomą telefono numerį ar elektroninio pašto adresą, taip parodysite gavėjui, kad esate pasirengę su juo bendrauti ir bendradarbiauti.

Kitoje mūsų straipsnio dalyje norėčiau pakalbėti apie verslo laiškus anglų kalba.

Verslo laiškai anglų kalba

Nėra reglamentuotos tokių laiškų sudarymo formos. Viskas priklausys nuo to, koks laiško tikslas ir kas bus gavėjas. Štai keletas trumpų kompiliavimo gairių.

Rašymo data.

Jei rašome JAV, tai datos nuorodoje pirmiausia dedame mėnesį, tada dieną ir tik tada metus. Jei į JK – data užklijuota kaip Rusijos Federacijoje. Tuo pačiu mėnesį rašykite raidėmis, venkite painiavos.

Informacija apie gavėją.

• Jei rašote vyrui, kreipkitės: Ponas (įrašykite pavardę);
• Jei moteris ištekėjusi: ponia (įrašykite pavardę);
• Netekėjusiai moteriai: Panelė (įrašykite pavardę);
• Jei nežinote moters statuso: Ms (įrašykite pavardę).

Adreso nurodymas.

Tvarka priešinga priimtai Rusijos Federacijoje: biuras, namo numeris, gatvės pavadinimas, pašto kodas, valstijos pavadinimas (jei rašome JAV), apskrities pavadinimas ir šalies pavadinimas (jei rašome JK).

Kaip susisiekti su gavėju.

Standartiniai skambučiai:

• Gerbiamoji ponia;
• Mielas pone;
• Gerbiamasis pone arba ponia;
• Brangi ponia;
• Gerb.

Po kreipimosi dedame kablelį (jei rašome į UK) arba dvitaškį (jei rašome JAV). Šauktukas nepriimamas.

Tema.

Būtinai nurodykite laiško temą, taip pat Rusijos Federacijoje.

Pagrindinis tekstas.

Padalinkite jį į pastraipas. Arba kiekvieną sakinį parašykite naujoje eilutėje.

Kaip atsisveikinti

Pavyzdžiui, taip: Dėkojame už pagalbą, nuoširdžiai liekame Jūsų“- Ačiū, atsidavęs tau... nors tai gali būti ir mažiau formalu.

Parašo formatavimas.

Po pastraipa su atsisveikinimu dedame parašą, nurodome savo pavardę ir vardą, įmonės pavadinimą ir pareigas.

Programų projektavimas.

Jei pridedate dokumentus, nurodykite tai laiško pabaigoje: " Enc." ir išvardyti programas.

Ką rašyti didžiosiomis raidėmis.

• Pavardės ir inicialai;
• įmonių pavadinimai;
• miestų, valstijų ir pan. pavadinimai;
• Bet kokie žodžiai, nurodantys užimamas pareigas;
• Pirmieji atsisveikinimo žodžiai;
• Įžanginės pastabos.

Prieš baigdami pokalbį pateiksime verslo laiškų pavyzdžius rusų ir anglų kalbomis.

Verslo laiškų pavyzdžiai rusų ir anglų kalbomis

Išvada

Apibendrinant noriu pasakyti, kad verslo laiškas yra bendravimo įrankis bet kurioje veiklos srityje. Jei parašyta teisingai, tai tikrai teigiamai pristatys jūsų įmonę.

Kita vertus, aplaistytas, klaidingai parašytas laiškas gali sugriauti perspektyviausią verslą. Rašykite raides taisyklingai, o mes bandėme jums pasakyti, kaip tai padaryti.

VERSLO LAIŠKO TEKSTO STRUKTŪRA

PAGRINDINĖS VERSLO LAIŠKŲ SUDARYMO TAISYKLĖS

Verslo laiškai turi tam tikras sudarymo ir formatavimo taisykles, jiems keliami reikalavimai dėl priklausomybės informaciniams ir informaciniams dokumentams. Rašydamas laišką autorius turėtų gerai apgalvoti, kokiu tikslu jis rašo laišką, ko tikisi dėl jo svarstymo. Jis turi pats aiškiai išsiaiškinti, ką adresatas žino apie laiško temą, kuo gali remtis kaip išeities tašku ir kokios naujos informacijos adresatas dar nežino, dėl ko rašomas laiškas. Argumentavimo pobūdis ir teksto sudėtis priklausys nuo laiško tikslo. Galima išskirti šiuos laiškų rengimo ir rengimo etapus:

Esamos problemos tyrimas

Laiško teksto juodraščio ruošimas ir rašymas

Rašto projekto tvirtinimas

Pasirašymas pagal galvą

Registracija

Siuntimas

Apsvarstykime šiuos veiksmus. Klausimo esmės tyrimas apima: pakankamai informacijos šiuo klausimu surinkimą, jei reikia, teisės aktų išnagrinėjimą klausimo esmę, ankstesnių kreipimųsi šiuo klausimu ir į juos gautų atsakymų analizę. Tada jie pradeda rašyti laiško tekstą.

Verslo laiško teksto struktūra

Laiško teksto rašymas yra daug laiko reikalaujantis procesas. Svarbi užduotis rašant laišką yra jo informacijos prisotinimas, tai yra, reikiamo informacijos kiekio įtraukimas į jį. Laiškas yra vieno aspekto ir kelių aspektų. Vienas laiško aspektas paprastai sudaro viso laiško turinį, o dažniausiai tai yra laiškai, į kuriuos nereikia atsakyti. Daugiamačių raidžių tekstas gali būti sudarytas iš šių aspektų: skyrelių, pastraipų, pastraipų, pastraipų. Kiekvieno aspekto pristatymas turi prasidėti pastraipa. Verslo korespondencijai būdingas polinkis rašyti daugiausia daugialypius laiškus. Laiškas paprastai sudaromas pagal schemą: įvadas, turinys, išvada. Įžanginėje dalyje yra: nuoroda į dokumentą, atskiros jo pastraipos, kurios buvo pagrindas sudarant laišką; fakto konstatavimas, jame nurodomas laiško parašymo tikslas (priežastis). Kai kalbama apie dokumentą, jo duomenys nurodomi tokia seka: dokumento rūšies pavadinimas, autorius, data, dokumento registracijos numeris, pavadinimas, pvz.: Pagal Rusijos Federacijos Vyriausybės 2007 m. 2004 m. birželio 27 d. Nr. » Pagrindinėje dalyje pateikiamas įvykio aprašymas, esama situacija, jų analizė ir įrodymai. Būtent šioje dalyje reikia įtikinti, įrodyti, kad susirinkime (konferencijoje, apskritajame stale) būtina dalyvauti, kad pagaminta produkcija ar suteiktos paslaugos yra geriausios, kad reikalavimas turi būti įvykdytas ir pan. laiško išvada – tai išvados prašymų, pasiūlymų, nuomonių, atsisakymų, priminimų ir kt. forma. Laiške gali būti tik viena baigiamoji dalis. Pagrindiniai laiško klausimai turi būti aiškiai suformuluoti ir išdėstyti tokia seka, kuri būtų optimaliausia suvokimui. Sudarę ir parašę verslo laišką, turite jį redaguoti. Verslo laiškas beveik visada prasideda apeliaciniu skundu. Ši nedidelė teksto dalis itin reikšminga komunikacijos tikslais. Teisingai parinktas kreipimasis ne tik patraukia adresato dėmesį, bet ir suteikia tinkamą korespondencijos toną, prisideda prie dalykinių santykių užmezgimo ir palaikymo. Kreipimosi svarbą nustato laiško autorius, kreipimasis leidžia pasirūpinti klausytoju. Po kreipimosi esantis skyrybos ženklas nusipelno ypatingo dėmesio. Kablelis po adreso suteikia raidei atsitiktinio pobūdžio, šauktukas pabrėžia reikšmę ir oficialų stilių. Teksto autorius turėtų atsižvelgti į šiuos veiksnius:

1. Adresato viešoji pozicija jo paties atžvilgiu;
2. Pažinties laipsnis, santykių pobūdis;

3. Bendravimo situacijos formalumas/neformalumas;
4. Šioje kalbų grupėje galiojantys etiketo leidimai.

Kai spausdinama, nuoroda lygiuojama į centrą:

Gerbiamas Michailai Petrovičiau!

Laiško tekstas gali baigtis lūkesčių dėl prašymo įvykdymo išraiška (garantijos, pareiškimai, kvietimai, priminimai), taip pat mandagumo formulė, pvz.:
Dėkoju už suteiktą pagalbą ir patikinu, kad Jūsų pateikta informacija bus labai svarbi plėtojant abipusiai naudingą bendradarbiavimą.
Naudodamasis proga norėčiau padėkoti už pakvietimą...
Reiškiu viltį vaisingo bendradarbiavimo ir aktyvaus dalyvavimo sprendžiant problemas, kuriant ir įgyvendinant tolimesnius mūsų programos veiksmus.
Mandagumo formulė yra prieš reikiamą „parašą“, išspausdinama iš pastraipos ir nuo pozicijos atskiriama kableliu. Pareigybės pavadinimas rašomas didžiąja arba mažąja raide, atsižvelgiant į tai, kaip pareigos suformuluotos organizacijos steigimo ar norminiuose teisiniuose dokumentuose. Tuo atveju, kai raštas išduodamas ant pareigūno firminio blanko, reikalingame „paraše“ pareigų pavadinimas nenurodomas.

Oficialioje korespondencijoje naudojamas oficialus verslo stilius.
Verslo stilius yra kalbos priemonių rinkinys, kurio funkcija yra tarnauti oficialių verslo santykių sferai.
Verslo stiliaus bruožai, jam būdingi specifiniai bruožai, šio tipo kalbos stiliaus normos susiformavo veikiant sąlygoms, kuriomis vyksta dalykinis bendravimas. Šios sąlygos yra tokios:
1. Verslo komunikacijos dalyviai - daugiausia juridiniai asmenys - organizacijos, įstaigos, įmonės, atstovaujamos vadovų ir kitų pareigūnų, veikiančių jų vardu;
2. Organizacijų informacinių santykių pobūdis ir turinys gana griežtai reglamentuotas;
3. Verslo komunikacijos dalykas – organizacijos veikla: vadybinė, gamybinė, ekonominė,
moksliniai, techniniai ir kt.;
4. Didžioji dauguma valdymo dokumentų yra orientuoti į konkretų gavėją;
5. Dauguma organizacijų veikloje susidarančių situacijų, reikalaujančių rašytinės registracijos, yra pasikartojančios, tos pačios rūšies.
Apsvarstytos dalykinio bendravimo sąlygos sudaro tam tikrus reikalavimus valdymo informacijai. Siekiant užtikrinti efektyvų keitimąsi informacija valdymo srityje, informacija turi turėti tam tikras savybes.

Ji turi būti:
1. Oficialaus pobūdžio, kuris pabrėžia santykių dalykinį pagrindą, jų beasmeniškumą, taip pat nurodo tam tikrą distanciją, kuri egzistuoja tarp dalykinio bendravimo dalyvių;
2. Adresas, nes valdymo dokumentas visada skirtas konkrečiam gavėjui, pareigūnui, organizacijai, organizacijų grupei;
3. Aktualus, nes dokumente turi būti tiksliai ta informacija, kurios reikia tam tikru metu, kad būtų priimtas veiksmingas valdymo sprendimas, arba
kitas panaudojimas valdymo veikloje;
4. Objektyvus ir patikimas, nes efektyviam valdymui būtinas nešališkas, nešališkas įvykių, faktų, reiškinių vertinimas;
5. Įtikinama, argumentuota, nes dalykinės komunikacijos užduotis yra paskatinti adresatą įsipareigoti (arba neįsipareigoti)
tam tikri veiksmai;
6. Pilnas ir pakankamas valdymo sprendimui priimti. Dėl informacijos trūkumo gali prireikti
papildomai prašyti informacijos, generuoti korespondenciją,
sukelti bereikalingą laiko ir pinigų praradimą.
Verslo stilius turi aibę specifinių bruožų, išskiriančių jį iš kitų kalbos stilių – mokslinės, publicistinės, šnekamosios, grožinės literatūros kalbos.
Pagrindiniai verslo stiliaus reikalavimai yra šie:

pateikimo standartizavimas;

neutralus pristatymo tonas;

formulių tikslumas ir tikrumas, formuluočių vienareikšmiškumas ir vienodumas;

teksto glaustumas, trumpumas;

kalbos formulių naudojimas;

terminų vartojimas;

leksinių ir grafinių santrumpų naudojimas;

pasyvių konstrukcijų vyravimas prieš tikras;

frazių su žodiniu daiktavardžiu vartojimas;

konstrukcijų su nuoseklia žodžių subordinacija vartosena genityvo ir instrumentinio atveju;

paprastų bendrinių sakinių vyravimas.

Verslo kalbos standartizavimas apima visus kalbos lygius – žodyną, morfologiją ir sintaksę. Iki šiol verslo kalboje sukaupta daugybė terminų, posūkių, formulių. Paruoštų struktūrų naudojimas leidžia negaišti laiko ieškant apibrėžimų, apibūdinančių standartines situacijas. Verslo kalbos standartizavimas žymiai padidina dokumentų informacijos turinį, žymiai palengvina jų suvokimą, o tai prisideda prie visos darbo eigos optimizavimo.
Neutralus pristatymo tonas – oficialios dalykinės komunikacijos norma, pasireiškianti griežčiausiu ir santūriausiu pristatymo pobūdžiu. Pateikimo tono neutralumas atmeta galimybę tekstuose naudoti išraiškingas ir emociškai spalvotas kalbos priemones (šnekamosios kalbos žodyną ir įsiterpimus), perkeltines priemones ir žodžius, vartojamus perkeltine prasme. Laiško tekste esanti informacija yra oficialaus pobūdžio. Dėl šios priežasties asmeninis, subjektyvus momentas dokumentuose turėtų būti kuo mažesnis. Žodžiai su ryškiu emociniu atspalviu (žodžiai su mažybinėmis priesagomis, su perdėjimo ar redukavimo galūnėmis, įterpimai) neįtraukiami į dokumentų kalbą.
Tačiau negalima laikyti, kad oficialus dokumentas yra visiškai be emocijų.
Daugumos dokumentų tikslas – sudominti adresatą, įtikinti, paskatinti veikti autoriui reikalinga kryptimi. Valdymo dokumentas nepasieks savo tikslo, jei jame nebus emocinių atspalvių, tačiau emocionalumą reikia slėpti ir pasiekti ne kalba, o turiniu. Jis turėtų būti paslėptas už išorinio ramaus, neutralaus pateikimo tono. Pateikimo tikslumas reiškia nedviprasmišką dokumento turinio supratimą.
Teksto aiškumą ir tikslumą pirmiausia lemia teksto kompozicinės struktūros teisingumas, loginių klaidų nebuvimas, formuluotės apgalvotumas ir aiškumas – stabilūs posūkiai, vaizdingų posakių nebuvimas.
Teksto pateikimo glaustumas pasiekiamas taupiai naudojant kalbines priemones, pašalinant kalbos pertekliškumą – žodžius ir posakius, turinčius papildomą reikšmę.
Teksto glaustumo arba trumpumo reikalavimas yra tiesiogiai susijęs su teksto apimties sumažinimu. Dėl trumpumo reikalavimo būtina aiškiau suformuluoti dokumento temą, taupiai vartoti kalbos priemones, neįtraukti nereikalingų žodžių, kuriuose nėra reikiamos informacijos, nepagrįstų pasikartojimų ir nereikalingų detalių.
Laiškas turi būti įtikinamas, nepaisant to, kam jis skirtas, jame turi būti tikslios datos, neginčytini faktai ir išvados.
Viena iš dalykinės kalbos ypatybių yra plačiai paplitusios kalbos formulės – stabilūs (šablono) posūkiai naudojami nepakitę. Veiksmui motyvuoti naudojami šie posakiai:

Informuojame, kad laikotarpiu nuo... iki...;
- Informuojame, kad nuo...;
- Siunčiame sutartą...;
- Prašome apsvarstyti...
- Audito metu nustatyta, kad ....;
- Dėl finansinės pagalbos trūkumo...;
- Dėl sunkios ekonominės padėties...;
- Pagal tavo laišką...;
- Norint dirbti kartu...;
- Pagal protokolą...;
- Patvirtindamas mūsų susitarimą...;
– Siekiant sustiprinti atsakomybę...ir t.t.

Kalbos formulės yra pasikartojančiose situacijose naudojamų kalbos priemonių suvienodinimo rezultatas. Be tipinio turinio išreiškimo, kalbos formulės dažnai veikia kaip teisiškai reikšmingos teksto dalys, be kurių dokumentas neturi pakankamai teisinės galios:

Garantuojame sumos paskolos grąžinimą...,
- Apmokėjimą garantuojame. Mūsų banko duomenys...
- Prižiūrėti, kaip įgyvendinama...

Terminas yra žodis ar frazė, kuriai priskiriama tam tikra ar ypatinga sąvoka. Tam tikros žinių ar profesinės veiklos srities terminų rinkinys sudaro terminiją arba terminų sistemą.
Terminų vartojimas griežtai fiksuota prasme užtikrina vienareikšmį teksto supratimą, o tai labai svarbu dalykinėje komunikacijoje.
Valdymo dokumentacijoje vartojami terminai yra pramonės terminai, atspindintys dalykinės srities, kuriai yra skirtas dokumento turinys, turinį, taip pat terminus, susiformavusius dokumentacijos palaikymo srityje.
Terminų vartojimo teisingumas ir stabilumas praktikoje pasiekiamas naudojant terminų žodynus ir standartus, kurie nustato griežtai nedviprasmišką sąvokų ir terminų sistemą bei prisideda prie terminų sutvarkymo. Valdymo dokumentinio palaikymo srityje vartojamos sąvokos yra nustatytos GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“.

Vartojant terminą būtina užtikrinti, kad jis būtų suprantamas adresatui. Jei laiško autoriui kyla abejonių dėl to, būtina imtis veiksmų vienu iš šių būdų:

Pateikite oficialų termino apibrėžimą;

Iššifruokite termino reikšmę neutralaus žodyno žodžiais;

Pašalinkite terminą arba pakeiskite jį paprastai suprantamu žodžiu ar posakiu.

Terminų vartojimo sunkumai susiję ir su tuo, kad terminų sistema nuolat kinta: keičiasi jau esamų sąvokų turinys, atsiranda naujų, dalis sąvokų pasensta, o jas žymintys terminai iškrenta iš vartosenos.
Vartojant polisemantinius terminus (sinoniminius terminus), reikia atsižvelgti į tai, kad viename dokumente terminas gali būti vartojamas tik viena iš jo reikšmių. Pavyzdžiui, terminai „sutartis“, „sutartis“, „sutartis“ yra sinonimai, tačiau skiriasi jų taikymo praktika. Darbo teisės aktuose kalbame apie darbo sutartį (sutartį); civilinėje – dvišaliai ir daugiašaliai sandoriai vadinami sutartimis; užsienio prekybos veikloje dažniau vartojamas terminas „sutartis“, sutartyse fiksuojami susitarimai daugelyje kitų sričių.

Kitas dalykinės kalbos bruožas. Verslo kalboje vartojamos santrumpos. Yra du pagrindiniai santrumpų tipai:
1. Leksikos (santrumpos) - sudėtiniai žodžiai, sudaryti iš žodžių dalių pašalinus dalį jų sudedamųjų raidžių: CIS, LLC, Nepaprastųjų situacijų ministerija, Atominė elektrinė, GOST, GUM, Roskomzem, vyriausiasis buhalteris, vadovas, pavaduotojas, specialiosios pajėgos .
2. Grafinis - sutrumpinti raštu vartojamų žodžių pavadinimai: gr-n, taškas, geležinkelis, kv. m ir kt.

Raidėse turi būti vartojamos tik oficialiai priimtos santrumpos, pavadinimai ir terminai. Įstaigų, organizacijų ir pareigybių pavadinimai, titulai, matavimo vienetai, geografiniai pavadinimai ir kiti turi tiksliai sutapti su oficialiais pavadinimais.

Kitas dalykinės kalbos bruožas yra konstrukcijų su nuoseklia žodžių subordinacija genityvo ar instrumentiniu atveju naudojimas:
- Siūlome Jums sprendimų variantus (kokių?) Gyvenamųjų pastatų ir biurų pastatų šildymo sistemų, vėdinimo ir sanitarinės instaliacijos rekonstrukcija.
– Visiškai pritariame poreikiui (kokiam?) toliau diskutuoti konkrečiais galimo bendradarbiavimo klausimais.
- Pagal Rusijos Federacijos prezidento patvirtintą pagrindinių renginių, skirtų pergalės Didžiojo Tėvynės kare 60-ųjų metinių minėjimui, sąrašą (kas?) ...

Pagal tvarkaraštį...

Verslo kalbai būdingas frazių vartojimas su žodiniais daiktavardžiais. Itin aktyviai dalykinėje kalboje vietoj veiksmažodžių vartojamos konstrukcijos iš veiksmo reikšmę turinčių žodinių daiktavardžių: padėti (ir nepadėti), padėti (ir nepadėti), valyti (ir nevalyti), į. remti (o ne paremti), remontuoti (ne remontuoti).
Rašymui svarbus pateikimo paprastumas, paprastų bendrinių sakinių vyravimas. Verslo stiliaus ypatumas – vyraujantis paprastų bendrinių sakinių, vienbalsių (su vienu pagrindiniu nariu – subjektas arba predikatas) arba dvibalsių (su dviem pagrindiniais nariais – subjektu ir predikatu) vartojimas su atskirais posūkiais (dalyviniai, dalyviai atskiri apibrėžimai), įvadiniai žodžiai ir sakiniai, pavyzdžiui:
– Dėl itin žemo prie BĮ „MIO“ įstatinio kapitalo įnešto miesto turto naudojimo efektyvumo, taip pat dėl ​​nepakankamo transporto parko darbo krūvio ir jo nuostolingumo, prašome išspręsti miesto turto perleidimo klausimą. dalį Rotušės finansų ir ekonomikos skyriui.

Patartina parengti laišką vienu klausimu. Jei į organizaciją reikia kreiptis vienu metu keliais nevienalyčiais klausimais, rekomenduojama kiekvienam iš jų rašyti atskirus laiškus.
Vieno laiško tekste gali būti išreikšti prašymai ar kiti klausimai, jeigu jie perduodami vykdyti vienam asmeniui.
Be tradicinių kalbos formulių dalykinėje korespondencijoje randami svetimžodžiai ir frazės. Praktiškai jie atlieka kalbos formulių vaidmenį. Kai kurie iš jų yra gerai žinomi, kai kurie yra mažiau paplitę. Reikėtų nepamiršti, kad svetimžodžių vartojimas suteikia šiek tiek senamadiškumo, bet kartu palieka gerą įspūdį šiuos žodžius žinančiam partneriui ir leidžia suklaidinti pašalinį skaitytoją.

pamokantis;

Palyda;

Garantija;

informaciniai;

Padėkos diena;

sveikinu;

Taip pat yra prašymo laiškai, užklausos laiškai, pranešimo laiškai, atsakymo laiškai, kvietimo laiškai ir kt. Kiekvienas laiškų tipas turi savo ypatybes rengiant ir projektuojant.

Kvietimo laiškai

Kvietimo laiškai su pasiūlymu dalyvauti seminaruose, susitikimuose ir kituose renginiuose dažniausiai adresuojami organizacijos vadovui, konkrečiam pareigūnui, bet gali būti adresuojami ir visam kolektyvui. Laiškuose nurodomos dalyvavimo sąlygos, renginių vieta ir laikas, prireikus – uniforma. Laiške dažniausiai būna rekvizitas „priedas“, kuriuo informuojama renginio programa.

Garantiniai raštai

Garantiniai raštai rašomi tam tikriems pažadams ar sąlygoms patvirtinti ir yra skirti organizacijai ar asmeniui. Gali būti garantuotas apmokėjimas už atliktus darbus, kokybę, produkcijos pristatymo terminus, apmokėjimą už prekes, nuomą ir pan.. Tokiuose laiškuose vartojami standartiniai posakiai: „įmonė garantuoja, garantuojame, prašome atsiųsti grynais pristatymo metu (tipas garantijos), garantuojame apmokėjimą, garantuojame pristatymo laiką, garantuojame gaminių kokybę...“.
Laiške dažniausiai nurodomi mokėjimą garantuojančios organizacijos mokėjimo duomenys.
Rašto tekstą patartina derinti su teisės tarnyba. Be organizacijos vadovo parašo, gali būti išduotas vyriausiojo buhalterio parašas. Parašas patvirtintas antspaudu.

Prašyti Laiškų

Yra daugybė situacijų, dėl kurių įmonių, organizacijų, įstaigų vardu pateikiami prašymai. Šio laiško tekstas paprastai sudaromas tokia forma: pagrindinėje turinio dalyje nurodoma priežastis, paskatinusi pateikti prašymą; paties prašymo pareiškimas; baigiamojoje dalyje išreiškiama viltis dėl laukiamo rezultato. Prašymai dažniausiai išreiškiami žodžiais „prašau, prašau“;
Prašau padėti...;
Prašome siųsti mūsų adresu...;
Prašome dalyvauti...;
Praneškite man...;
prašau likviduoti skolą...;
Prašome imtis veiksmų...

Pagrindinis šio rašto tikslas – įtikinti, įrodyti būtinybę įvykdyti prašymą, todėl laiško tekste pateikiami įtikinami įrodymai, pridedami skaičiavimai, sąmatos ir kiti tai pagrindžiantys motyvai, kurie yra surašyti su reikiama „paraiška“ .

Atsakomieji laiškai

Atsakymo laiško tekstas paprastai prasideda prašymo pakartojimu. Toliau išdėstomi prašymo nagrinėjimo rezultatai, motyvuojamas atsisakymas (jei tai yra atsisakymo raštas) ir nurodomas pats atsisakymas.
Verslo laiško informacijos pobūdis dažniausiai suponuoja atsakomojo laiško laukiamos informacijos alternatyvumą, t.y. dalykiniame susirašinėjime turinio atžvilgiu veikia lygiagretumo principas, kuris atsispindi atsakomojo susirašinėjimo kalboje. Tai reiškia:
1. Nuorodos į pradinį laišką ir jo temą buvimas atsakymo laiške;
2. Tų pačių kalbinių raiškos priemonių (pirmiausia terminų) vartojimas abiejose raidėse;
3. Informacijos apimčių ir turinio aspektų palyginamumas abiejuose laiškuose;
4. Tam tikros sekos laikymasis pateikiant turinio aspektus.

Atsakomųjų laiškų tekstai turi atitikti vadovų nutarimuose įrašytas užduotis.
Pirma ir pagrindinė taisyklė – neatidėliokite atsakymo, neverskite savo korespondento laukti. Jei aplinkybės susiklosto taip, kad negalite atsakyti per nustatytą laiką, informuokite apie tai adresatą, taip pat apie terminus, per kuriuos galite pateikti galutinį atsakymą. Būtinai atsiprašykite už vėlavimą, nurodydami objektyvią priežastį.
Atsakymo laiške nurodomas dokumento, į kurį atsakoma, numeris ir data. Šie duomenys įrašomi ne laiško tekste, o nustatytoje blanko vietoje arba prieš dokumento antraštę, kuri nėra surašyta blanke.

Naudojamos šios atsisakymo formos:
– Jūsų pasiūlymas atmetamas dėl šių priežasčių...

Jūsų adresu atsiųstas susitarimo dėl bendrų veiksmų projektas atmetamas dėl šių priežasčių...
- Atsiprašome, bet mūsų įmonė negali priimti jūsų pasiūlymo...

Padėkos laiškai

Pastaruoju metu verslo korespondencijoje plačiai naudojami padėkos raštai.
Padėkos laiškai yra gerų manierų taisyklės santykiuose tarp partnerių. Partnerystėse reikia mokėti ne tik prašyti, bet ir padėkoti už suteiktas paslaugas, už bendrą bet kokių renginių vedimą, už sveikinimų siuntimą, už priėmimo organizavimą ir pan.

Laiškas gali būti išduotas ant laiško blanko arba ant spalvoto blanko) padėkos rašto. Tuo atveju, kai laiškas išduodamas laiško forma, jis registruojamas nustatyta tvarka. Padėkos rašto blanke surašytas laiškas neregistruojamas, reikiamas „parašas“ gali būti dedamas antspaudu. Kadangi laiškas yra asmeninio pobūdžio, jame nerekomenduojama nurodyti reikiamo „atlikėjo“. Laiškų tekstuose naudojama tipiška pateikimo forma:
- Reiškiu savo dėkingumą...;
- Nuoširdžiai dėkingas...;
– Dėkingai pripažįstame...;
- Ačiū...;
- Ačiū už...

motyvacinius laiškus

Motyvaciniai laiškai sudaromi siekiant informuoti adresatą apie bet kokių dokumentų kryptį. Laiško tekstas susideda iš dviejų dalių: pranešimo apie siunčiamą medžiagą ir patikslinančios informacijos (priedų). Paprastai motyvacinio laiško tekstas yra labai trumpas, tinka A5 formatui ir neturi savarankiškos antraštės. Motyvaciniai laiškai paprastai prasideda žodžiais:
- Informacijos siuntimas...; - Džiaugiamės galėdami Jums pasiūlyti (rekomenduoti)...;
- Mes jums siūlome...;
- Esame tikri, kad Jus sudomins aukštos kokybės gaminiai..;
- Informuojame, kad...;
- Norime informuoti, kad...;
Tikimės tolesnio bendradarbiavimo...