مطالب معرفتی (مکاتبات خصوصی). آداب معاشرت در مکاتبات تجاری آداب معاشرت در مکاتبات دوستانه

مکاتبات تجاری بخشی جدایی ناپذیر از تصویر یک شرکت و یک شخص تجاری است. برقراری تماس، حفظ روابط، بحث در مورد مسائل تجاری به صورت مکتوب گاهی ترجیح داده می شود و اغلب به سادگی ضروری است، بنابراین تصویر ایجاد شده در مکاتبات تجاری باید کاملاً با تصویر خارجی که از طریق ارتباط زنده شکل می گیرد مطابقت داشته باشد. در عین حال، در مکاتبات تجاری، رعایت قوانین و الزامات نه تنها در اصول کلی، بلکه در موارد جزئی و جزئی نیز الزامی است.

اصول و آداب مکاتبات تجاری

آداب مکاتبات تجاری به طور کلی با الزامات عمومی ارتباطات تجاری تفاوتی ندارد. در اینجا اصول اصلی آن آمده است:

• ادب، احترام،
• وضوح هدف
• نتیجه گرا و قابل دسترسی،
• نگرش مسئولانه نسبت به زمان و تعهدات دیگران،
• سازگاری و دقت منطقی،
• ویژگی واقعی،
• سواد،
• بی طرفی لحن، سخت گیری و رسمی بودن گفتار،
• رعایت فرعات و سنت ها.

این الزامات اصلی نیستند، اما تحقق آنها تعامل سازنده با شرکا و مشتریان را تضمین می کند.

سربرگ و فرمول های زبان

سربرگ سربرگ چهره این شرکت است، بنابراین ویژگی های اجباری آن سواد، دقت جزئیات، دقت بیرونی و اصالت کم طراحی است.

خواه یک نسخه زاویه ای یا طولی فرم باشد، نام کامل سازمان، آدرس پستی، واقعی و رسمی، تلفن، فکس، آدرس ایمیل و آدرس صفحه الکترونیکی رسمی باید به راحتی قابل خواندن باشد. لیست جزئیات به شدت تنظیم نشده است، با این حال، کامل بودن داده ها همیشه سودمندتر به نظر می رسد.

برای مرجع: اطلاعات مربوط به ثبت مکاتبات نیز مطلوب است - در مورد تاریخ، شماره در لیست، در مورد پیمانکار خاصی که سند را برای ارسال آماده کرده است. اگر این یک پاسخ نامه است، ارجاع به نامه درخواست الزامی است.

در نامه تجاری، نشانه ای از ژانر نیز امکان پذیر است، که طراحی مکاتبات را ساده می کند: نامه اطلاعات، پیشنهاد، درخواست، دادخواست، عذرخواهی، تسلیت، تشکر.

نامه روی سربرگ رسمی سازمان

بخش اول نامه یک درخواست تجدید نظر است که فرمول آن حاوی نام و نام خانوادگی مخاطب یا نسخه رسمی تر - کلمه "آقا" است:

• فدور فدوروویچ عزیز!
• آقای اسمیرنوف عزیز!
• جناب مدیر محترم!

بخش اصلی نامه - آموزنده - حاوی یک پیام کوتاه، قابل درک و بزرگ و وظایف روشن است: ارائه اطلاعات، شفاف سازی اطلاعات، حل مشکل با لوازم و موارد دیگر. اگر نامه حاوی امتناع باشد، درست است که نیمه اول را با یک توجیه روشن و مبتنی بر شواهد شروع کنید. فرمول های زبان بسته به لحن انتخابی می توانند متفاوت باشند:

• این شرکت می خواهد در نظر بگیرد ...
• از رئیس و هیئت مدیره درخواست می شود در جریان ...
• لطفا این امکان را در نظر بگیرید ...
• لطفا در اسرع وقت پاسخ دهید...

بخش پایانی نامه تشکر، عذرخواهی، تضمین حل و فصل سریع موضوع، امید به همکاری بیشتر است.

نامه های تجاری مستلزم رعایت دستور رسمی است: اگر نامه نیاز به امضای رئیس دارد، باید توسط رئیس (در موارد شدید، معاون او) امضا شود.

آداب کسب و کار شبکه و ایمیل های تجاری

ایمیل‌ها، مانند نامه‌های کاغذی، از چندین عنصر مهم تشکیل شده‌اند که به هیچ وجه به دلیل قوانین گمانه‌زنی، نیاز به پر کردن شایسته دارند، بلکه دقیقاً به این دلیل است که این عناصر می‌توانند آموزنده و از دیدگاه کاربردی و کاربردی باشند. نامه صحیح تضمین کننده پاسخ صحیح و سریع و همچنین راه حلی سازنده برای مسئله است.

برای مرجع: شرکت ها اغلب سرورها و برنامه های پست الکترونیکی خود را دارند و همچنین سبک ایمیل شرکتی و قوانین داخلی مکاتبات را توسعه می دهند که معمولاً با استانداردهای استاندارد مغایرت ندارند، اما آنها را تکمیل می کنند.

1. Addressee: مرسوم است که یک آدرس در خط مخاطب مشخص شود.

این نه تنها نشان دهنده نگرش محترمانه نسبت به طرف مقابل است، بلکه او را نجات می دهده— پست الکترونیکیاز هرزنامه، نامه های ناخواسته و چشمان کنجکاو.

1. یک کپی از نامه مخاطب برای هدف خاصی پر می شود.

مخاطب با ارسال نامه ای به مخاطب اصلی و نشان دادن دیگری در قسمت «کپی»، مخاطب دوم را از آنچه در حال رخ دادن است مطلع می کند، اما نیازی به پاسخگویی و مشارکت مستقیم او در مکاتبات ندارد.

1. موضوع نامه: ملموس بودن و منحصر به فرد بودن.

ویژگی نهایی موضوع باید به مخاطب و مخاطب کمک کند تا موضوع بحث را هدایت کنند و بین بسیاری از مشکلات و وظایف تمایز قائل شوند: نه فقط "گزارش از کاتیا"، بلکه "گزارش برای می 2015. نسخه پیش نویس". لطفا توجه داشته باشید: نام در این مورد بی فایده است، زیرا مخاطب از قبل از نام صندوق پست الکترونیکی برای مخاطب مشخص است.

خواندن ایمیل ها به همان اندازه در مانیتور دسکتاپ و تبلت آسان است

1. بدنه نامه باید شامل 3 عنصر کلیدی باشد.

ابتدا یک سلام (اگر مثلاً اولین حرف روز باشد) و یک آدرس (در هر حرف). ثانیاً، ارائه سؤال: ارائه خود (اگر حرف اول باشد)، یادآوری وظایفی که باید حل شود، شرح مشکل یا راه حل آن. ثالثاً درخواست یا فراخوانی برای اقدام.

1. ویژگی اعلان خواندن ایمیل نیاز به ظرافت دارد.

اگر نامه واقعا مهم است باید استفاده شود، اما برای مثال در مورد دریافت آن از طریق تلفن نمی توان سوال کرد. این عملکرد معمولاً تعهدات روانشناختی مبهم و مبهم را بر مخاطب تحمیل می کند، بنابراین نباید از آن سوء استفاده کرد. یک گزینه صحیح و نه چندان طبقه بندی شده، درخواست مودبانه در انتهای نامه برای گزارش خواندن است.

1. امضا مستلزم مختصر بودن و در عین حال ظرفیت است.

این عبارت ممکن است حاوی فرمول استاندارد "با احترام به شما" باشد یا محدود به نام خانوادگی و نام باشد. امضا شامل نام، سمت، نام سازمان و مشخصات تماس نباید بیش از 7 خط باشد. توصیه می شود علاوه بر صندوق پستی، جزئیات تماس جایگزین را نیز ذکر کنید: تلفن،اسکایپ, ICQ، سایر پیام رسان های محبوب.

1. پیوست ها: نکته اصلی هشدار دادن و نامگذاری صحیح فایل ها است.

آداب شبکه مستلزم گزارش در مورد سند در فایل ضمیمه نامه است: در مورد قالب، حجم و محتوای آن. ضمیمه نباید بیشتر از 3-5 باشدMB. عنوان آن نیز مانند موضوع نامه باید بسیار مختصر، مشخص و منحصر به فرد باشد.

شکل معمول یک ایمیل

زمان واکنش یک حرف در نت با زمان در متفاوت استخاموش— خط. دو تا سه ساعت زمان انتظار راحت برای پاسخ به یک ایمیل فوری است. در پاسخ به ایمیل هایی که فوری هستند یا مهم هستند، گاهی اوقات هشدار دادن به آن کافی استه— پست الکترونیکیدریافت و در نظر گرفته شده است. اگر مشکل نیاز به بررسی طولانی داشته باشد، مخاطب باید در مورد مدت زمانی که برای پاسخ به سؤال صرف می کند، به مخاطب خود اطلاع دهد.

برای مرجع: یک روز زمان مناسبی برای پاسخ دادن به ایمیل ها است. اگر ظرف 3 روز پاسخی دریافت نکردید، قوانین آداب معاشرت به شما امکان می دهد نامه دوم ارسال کنید یا با استفاده از یک منبع ارتباطی جایگزین - تلفن، با مخاطب تماس بگیرید.اسکایپ, ICQ. سکوت برای 5-7 روز یا در پاسخ به درخواست دوم می تواند به عنوان عدم تمایل به ادامه مکاتبات تجاری تلقی شود.

شهرت یک شخص تجاری و یک شرکت نه تنها از کارایی و اثربخشی کسب و کار، بلکه از چیزهای کوچک و تفاوت های ظریف هر مرحله از مذاکرات تجاری تشکیل شده است. رعایت اصول مکاتبات تجاری از هر نماینده شرکت الزامی است: از یک منشی ناچیز گرفته تا یک متخصص روابط عمومی و رئیس شرکت.

ویدئو: نحوه نوشتن نامه های تجاری به وضوح، واضح و قابل درک

در تماس با

اخلاق مکاتبات تجاری

28.07.2015

اسنژانا ایوانووا

اگر شخصی قصد انجام مکاتبات تجاری را دارد، باید چندین مؤلفه را بداند. پس باید به چه چیزی توجه کرد؟

زندگی یک فرد مدرن بدون تعامل مداوم با افراد دیگر کامل نمی شود. در این عصر که فناوری اطلاعات به سرعت در حال توسعه است، مردم به طور فزاینده ای به ایمیل روی می آورند و گاهی اوقات نیاز به ملاقات های حضوری را جایگزین می کنند. اخلاق مکاتبات تجاری مستلزم رعایت برخی قوانین مهم است که بر نتیجه مصاحبه مکاتبه ای تأثیر می گذارد.

در واقع، مکاتبات تجاری یک عنصر مهم از ارتباطات تجاری است. در برخی موارد نمی توان از آن صرف نظر کرد. اگر شخصی قصد انجام مکاتبات تجاری را دارد، باید چندین مؤلفه را بداند. پس باید به چه چیزی توجه کرد؟

سواد گفتاری

اگر در طول یک مکالمه شفاهی هنوز امکان خطای گفتاری وجود داشته باشد و طرف مقابل با این امر با اغماض برخورد کند ، در یک نامه تجاری وجود چنین نقص هایی کاملاً غیر قابل قبول است. گیرنده شما در این مورد، به احتمال زیاد، نامه را کنار می گذارد و به خواندن ادامه نمی دهد. برای هر کسی که می نویسید سعی کنید آن را به درستی و بدون اشتباهات املایی و نقطه گذاری انجام دهد.

سواد گفتار در همه جا ارزش دارد. دانش چنین کارمندی در همه جا مورد استقبال قرار خواهد گرفت. گاهی اهتمام می تواند جایگزین کمبود دانش شود که در صورت تمایل می توان آن را از طرق مختلف جبران کرد.

مختصر و وضوح ارائه

در یک نامه تجاری، لازم است فقط ماهیت اطلاعاتی که دارای ارزش عملی هستند بیان شود. اصلاً غیرقابل قبول است که در بحث های طولانی و طولانی غرق شوید و مخاطب خود را با جزئیات غیر ضروری خسته کنید. همه این جزئیات مفید نخواهد بود، بلکه فقط او را ناامید می کند، به فکر بی فایده بودن و بی فایده بودن اطلاعات ارائه شده منجر می شود.

در نامه تجاری، اطلاعات باید به شکلی بسیار ساختاریافته و مختصر ارائه شود. وظیفه شما این است که یک فکر، اخبار خاص را به مخاطب منتقل کنید و او را به تأملات عمیق در زندگی سوق ندهید.

مهلت ها

در مکاتبات تجاری رعایت مهلت های ارسال نامه و تلاش برای پاسخگویی در سریع ترین زمان ممکن بسیار مهم است. فرض کنید، اگر یک مشتری کارآمد انتظار پاسخ فوری از شما در مورد یک موضوع مهم را داشته باشد، تاخیر و هرگونه تاخیر می تواند منجر به عواقب نامطلوبی مانند: فسخ قرارداد، اختلال در یک معامله مهم و غیره شود. ارسال به موقع ایمیل ها نیز مهم است زیرا با این کار به طرف مقابل خود نشان می دهید که چقدر برای شما اهمیت دارد.

قالب بندی ایمیل

هنگام نوشتن یک ایمیل، توجه به چندین نکته مهم بسیار مهم است. نحوه قاب بندی بستگی به برداشت گیرنده از شما دارد.

فیلد "موضوع" را پر کنید

با کمال تعجب، در عمل اغلب شرایطی پیش می آید که نامه های مهمی که حاوی اطلاعات لازم و ضروری هستند بدون نشان دادن موضوع مناسب رها شوند! چنین بی توجهی یا عدم تمایل عمدی به بار کردن خود با اقدامات غیر ضروری در واقع به مهلت های از دست رفته تبدیل می شود و احتمال باز نشدن نامه توسط مخاطب را افزایش می دهد.

به همین دلیل پر کردن قسمت "موضوع" الزامی است. این باید انجام شود حتی اگر قرار نیست چیز قابل توجهی به همکار بگویید. این شبکه دارای درصد نسبتاً بالایی از ارسال کننده های هرزنامه است که عمداً ایمیل را آلوده کرده و بدافزار را توزیع می کنند.

داشتن جذابیت شخصی

موافقم، خواندن نامه هایی که در آنها توسل به مخاطب ظاهر می شود، بسیار خوشایندتر از نامه های بی چهره است و مشخص نیست که خطاب به چه کسی است. وجود درخواست فردی در نامه بر اهمیت آن تاکید دارد. علاوه بر این، با این کار شما در سکوت از احترام به همکار مکاتبه ای خود صحبت می کنید. نیازی به اجازه آشنایی نیست، همیشه با نام و نام خانوادگی به مخاطب مراجعه کنید.

آدرس صحیح

اگر همه کاربران منابع اینترنتی در پر کردن یک آدرس ایمیل بسیار مراقب باشند، چقدر می توان از اشتباهات جلوگیری کرد. اگرچه مشتریان بالقوه یا دیگرانی که با آنها تماس روزانه دارند اغلب آدرس ایمیل خود را روی کاغذ می گذارند، اما بعداً مشخص می شود که این کار را به روشی بسیار ناخوانا انجام می دهند. به همین دلیل است که هنگام ارسال نشدن نامه تکمیل‌شده و تمام‌شده یا حتی رفتن به آدرس اشتباه، گزینه‌های زیادی پیش می‌آید. همیشه آدرس یک حریف مهم را مشخص کنید، سعی کنید خودتان آن را در دفترچه یادداشت کنید یا بخواهید یک نامه آزمایشی برای شما ارسال کند.

کار با اطلاعات

قبل از ارسال نامه تمام شده به یک مخاطب یا گروهی از مخاطبین، ارزش کار با قالب بندی اطلاعات را دارد. گاهی اوقات شما مجبور هستید حجم بسیار زیادی از اطلاعات را از طریق ایمیل ارسال کنید. در این مورد، ایجاد یک آرشیو داده بسیار معقول تر است. عکس ها و سایر مدارک باید در یک فایل جداگانه به نامه پیوست شود. هرگز نامه را به طور غیر ضروری با اطلاعات غیر ضروری پر نکنید.

بنابراین، اخلاق مکاتبات تجاری مستلزم رعایت دقیق هنجارها و قوانین منطقی است که هر کاربر مطمئن رایانه شخصی باید بداند.

آداب کسب و کار / نامه های شخصی

در مواردی که نامه با هدف خاصی نوشته نشده باشد و مشکل خاصی ایجاد نکند، لزوماً باید حال و هوای نویسنده را منتقل کند. Lessing G. E. نمایشنامه نویس مشهور آلمانی به خواهرش توصیه کرد: "آنطور که صحبت می کنی بنویس، خوب می شود." اینکه ما وقت کافی برای نامه نداریم درست نیست. می توانید زمان تماشای تلویزیون، راه رفتن یا خواندن داستان پلیسی دیگر را کاهش دهید، کاغذ و قلم بردارید و پشت میز بنشینید. پس از نوشتن نامه، لذت ارتباط معنوی با شخص دیگری را احساس خواهید کرد و وجدان شما را عذاب می دهد زیرا اکنون شش ماه است که نامه ای بی پاسخ در کشوی میز شما خوابیده است.

نکته اصلی در نامه، البته، محتوا است. این فرستنده را مشخص می کند، اما اطلاعاتی در مورد نویسنده. همچنین سبک و ظاهر حرف را بدهید.

اخلاق خوب مستلزم این است که هر نامه ای که دریافت می شود پاسخ داده شود. شما نمی توانید نوشتن پاسخ نامه را به زمان های بهتر موکول کنید، اما نباید آن را با عجله بنویسید. اگر فرصتی برای پاسخگویی فوری ندارید، می توانید یک کارت پستال ارسال کنید - یک پیام کوتاه که از آن مخاطب متوجه می شود که نامه او دریافت شده است.

اگر خط مشی شما حفظ حروف قدیمی است، آنها را در خانه پراکنده نکنید، بلکه آنها را در مکان های غیرقابل دسترس دیگران قرار دهید. خوشایند نیست وقتی دختر کوچکی نامه های عاشقانه قدیمی مادرش را پیدا می کند و با بازی در پستچی، آنها را به همه در خانه می دهد.

اگر نامه ای با ماهیت شخصی بر روی ماشین تحریر یا کامپیوتر تایپ شده باشد، حداقل باید چند خط در انتها با دست اضافه شود. آداب معاشرت ایجاب می کند که نامه فقط با دست خود شخص امضا شود. گذاشتن فاکس یا تایپ امضا روی ماشین تحریر شکل بدی است. تبریک، دعوت، تسلیت معمولاً با دست نوشته می شود.

سعی کنید بهانه های خود را خوانا بنویسید: "عجله دارم، به همین دلیل است که چنین دست خط بدی" بعید است بهانه ای باشد.

ارسال نامه هایی با غلط املایی عاقلانه و زشت است. اگر سواد زیادی ندارید هنگام نوشتن نامه خود را با دیکشنری مسلح کنید.

حتی اگر مخاطب فرد نزدیک به شما باشد، سعی کنید نامه خود را منطقی بسازید، در غیر این صورت ممکن است به نظر برسد که برای جمع آوری افکار خود تنبل هستید و بنابراین همه چیز را پشت سر هم بنویسید. چنین نامه ای ممکن است بی ادبانه به نظر برسد.

اگر نامه با ماهیت شخصی اهمیت زیادی دارد، ابتدا باید یک پیش نویس تهیه کنید. حتما نامه را قبل از مهر و موم کردن در پاکت دوباره بخوانید. حتی اگر برای ارسال عجله دارید این کار باید انجام شود.

شما نباید با روحیه بد نامه بنویسید. البته گاهی می خواهید عصبانیت و دلخوری خود را» روی کاغذ بریزید و اگر این کار را کرده اید، نامه را مهر نکنید. اگر روز بعد آن را دوباره بخوانید، از ارسال نکردن آن پشیمان نخواهید شد. خلق و خوی شما بهتر شده است و اکنون می توانید یک نامه جدید و کاملا متفاوت بنویسید.

یک فرد خوش اخلاق هرگز نامه ای ناشناس نمی نویسد.

بهتر است از ارسال نامه به صورت حروف اجتناب شود، با این حال، اگر فراموش کردید فوراً در مورد چیزی بنویسید، یک پست skrptum قرار دهید، سپس هر چیزی را که می خواهید اضافه کنید. فراموش نکنید که پس از ثبت نام، حروف اول خود را وارد کنید.

در قدیم که پاکت نامه نبود، کاغذی که روی آن نامه نوشته می شد را تا می کردند و با نخ ابریشم می بستند. انتهای نخ با موم مهر و موم شده بود.

روش ارسال نامه با ظاهر شدن پاکت نامه ها ساده شد. قبلاً در کشور ما شکل خاصی از نوشتن آدرس روی پاکت وجود داشت. ابتدا شهری که مخاطب در آن زندگی می کرد (یا ابتدا نام جمهوری و سپس شهر) مشخص شد، سپس خیابان، اما اقدامات خانه و آپارتمان بود. نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی در خط آخر مشخص شده است. اکنون طبق الگوی عمومی پذیرفته شده در جهان، نام خانوادگی و حروف اول مخاطب در خط اول مشخص می شود و تنها پس از آن آدرس را دنبال می کند.

اگر نامه ای نمی فرستید، بلکه یک کارت پستال می فرستید، به یاد داشته باشید که این نوع نامه برای ارسال های صمیمی در نظر گرفته نشده است - آنها فقط با نامه قابل اعتماد هستند. با این حال، اگر نیاز فوری به انتقال چیزی شخصی دارید، می توانید کارت پستال را در یک پاکت مهر و موم کنید. به طور کلی، کارت پستال گونه ها برای تبریک و احوالپرسی در نظر گرفته شده است. هنگام ارسال چندین کارت پستال به آدرس های مختلف، سعی کنید عبارات قالب یکسانی را ننویسید.

نامه های تسلیت باید لاکونیک باشد. نکته اصلی این است که کلمات صادقانه باشند، بدون ترحم غیر ضروری. چنین نامه ای باید به محض دریافت اخطار فوت ارسال شود. ارزش ندارد پس از گذشت مدت زیادی نامه تسلیت بفرستید تا مردم را دوباره در غم و اندوه غوطه ور نکنید، شاید تا حدی قبلاً به از دست دادن یکی از عزیزان خود تسلیم شده اند.

مرسوم است که نامه تسلیت را روی کاغذ سفید ساده با دست بنویسید.

کارت پستال خوب نیست یک کارت پستال با نام و کلمات تسلیت شما را می توان در یک دسته گل ارسال شده برای دفن قرار داد: سپس بستگان متوفی می دانند که از چه کسی برای شرکت در مراسم تشییع جنازه تشکر کنند.

در صورتی که به دلایلی نتوانستید از شخصی بابت حسن نیت حضوری تشکر کنید، باید یک نامه تشکر ارسال کنید.

اگر داوطلبانه یا ناخواسته به کسی توهین کردید، می توانید نامه های عذرخواهی بنویسید. یک فرد تحصیل کرده اعتراف به بی تدبیری خود و درخواست «بخشش» را شرم آور نمی داند.
برای کسانی که بدهی را فراموش کرده اند یا در ادای آن تأخیر دارند نامه های تذکری نوشته می شود. چنین نامه هایی باید در یک پاکت مهر و موم شوند. آنها باید با لحن مودبانه حفظ شوند.

همه می دانند که شنود مکالمات دیگران کار زشتی است. همچنین نگاه کردن به نامه های دیگران بی تدبیر است. محرمانه بودن مکاتبات توسط قانون محافظت می شود و هیچ کس اجازه ندارد آنچه را که برای دیگران در نظر گرفته شده است بخواند. حتی همسران نیز نباید نامه های دریافتی یکی از آنها را بخوانند. شاید آنها خیلی به یکدیگر اعتماد دارند و بنابراین هیچ اشکالی در این نمی بینند. و اما نباید در غیاب شوهر و بدون اذن او پاکت نامه ای خطاب به شوهر باز کرد. هر کسی رازهای کوچک خود را دارد.

اگر کلمات شما به اندازه کافی مهم هستند که نوشته شوند، پس آنها نیز واقعا مهم هستند که به درستی نوشته شوند!

دی. هریس

قوانین مدرن برای نوشتن نامه اساساً همه تشریفات مشابه در نوشتن هستند. آنها در سال 1842 توسط هنرمند لندنی ویلیام آنگلی، گردآورنده اولین کارت تبریک سال نو، اختراع شدند. و در دهه 1860. با توسعه نامه های معمولی، این فرم ها به طور کلی پذیرفته شدند. البته قبلا مردم برای هم نامه می نوشتند و آداب و رسوم خاصی وجود داشت. بنابراین، رومیان باستان نامه ها را امضا نمی کردند، مگر اینکه نامه هایی به خود امپراتور باشد. نامه ها توسط پیام رسان ها شخصاً به مخاطب تحویل داده می شد، بنابراین آدرس روی پاکت ها نوشته نمی شد. از زمان‌های قدیم، تمام اشعار، رمان‌ها، رساله‌های فلسفی، جزوه‌های سیاسی و مقالات انتقادی در قالب نامه سروده شده‌اند (در ادبیات به آن ژانر معرفتی می‌گویند). نظامی، نماینده بزرگ ادبیات قرون وسطی شرق، توانایی مکاتبه با یک هنر بزرگ را می دانست. او در فصل اول کتاب «مجموعه نادری» یک سری توصیه به دبیر منشی می کند. یکی از آنها را می خوانید: «... در مکاتبه و پیام دادن، سزاوار نبود که نسبت به افراد محترم و آقایان بزرگوار گستاخی کند. و اگر بین اربابش و کسی که خطاب به او می‌نویسد نزاع شد، آبروی خود را با تلطیف قلمش سیاه نکند، مگر در مورد کسی که خود مرزها را درآورده و پای کرامتش را از دایره اشراف خارج کرده است. ، زیرا گفته می شود: کلمه به کلمه، ولی شروع کننده گناهش بیشتر است. آداب معاشرت نیازی به دست خط زیبا ندارد، اما نوشتن ناخوانا به همان اندازه بی فرهنگ است که هنگام برقراری ارتباط با دیگران زیر لب غرغر کردن. حالا با استفاده از کامپیوتر می توانیم هر فونتی را برای نوشتن انتخاب کنیم اما حروف آراسته نشان دهنده ذهن بالا و بالا نیست! حس نسبت گذاشتن یک حرف با نقطه به جای امضا بسیار زشت و بی ادبانه تلقی می شود. هر نوع نامه ای - تجاری یا دوستانه - باید آدرس و تاریخ را مشخص کنید. در نامه ای که خطاب به شخص خصوصی است، نشان دادن موقعیت خود بی معنی و بی تدبیر است، درست مانند عدم نشان دادن آن در نامه تجاری. شما هرگز نباید به صورت پرمخاطب برای افراد بالا و پایین در موقعیت خود بنویسید. در حالت اول، پرحرفی شما ممکن است بی احترامی به نظر برسد و به احتمال زیاد یک نامه طولانی به سادگی خوانده نمی شود. و در مورد دوم می توان نامه طولانی را آشنا دانست. در هنر نوشتن حروف، توانایی تشخیص مخاطب و انتخاب لحن مناسب ارائه بسیار مهم است. نامه منعکس کننده شخصیت اخلاقی نویسنده است، به اصطلاح، معیار تحصیلات و دانش اوست. بنابراین، هنگام نوشتن، باید زیرک باشید و هر دقیقه به یاد داشته باشید که طبق نامه شما، مردم در مورد محاسن و معایب شما نتیجه گیری می کنند. بی تدبیری در کلام و بی دقتی در بیان، نویسنده را به شکلی ناپسند برای او به نمایش می گذارد.

ارتباط از طریق ایمیل بخشی جدایی ناپذیر از کار هر کارمند اداری مدرن است. و حسابداران نیز از این قاعده مستثنی نیستند. چگونه مکاتبات را به گونه ای انجام دهیم که ارتباطات تجاری سازنده، احساسی راحت و بسیار اخلاقی باشد؟ من به خوانندگان توصیه های عملی ارائه می کنم.

نکته 1. در نامه های خود از درخواست شخصی برای مخاطب غافل نشوید

بنابراین، توجه خود را به شخصیت یک شخص نشان خواهید داد. اگر نامه به یک گیرنده خاص نوشته شده باشد، عدم وجود درخواست تجدیدنظر شخصی در آن نادرست و بی ادبانه به نظر می رسد.

هنگامی که یکی از اولین نامه ها را به مخاطب می نویسید، اغلب این سوال پیش می آید: چگونه به بهترین نحو می توان او را خطاب کرد - فقط با نام یا با نام و نام خانوادگی؟ در این مورد، باید به آنچه در امضای نوشته شده است نگاه کنید که نامه این شخص به شما را پایان می دهد. به عنوان مثال، اگر نام در آنجا مشخص شده باشد (بدون نام پدر). "سوتلانا کوتووا"سپس با خیال راحت با نام تماس بگیرید. و اگر امضا می گوید "سوتلانا واسیلیونا کوتووا، حسابدار ارشد Trenzor LLC"، سپس باید بر اساس آن مخاطب را مورد خطاب قرار دهید. در هر صورت گزینه دوم فوق العاده صحیح و در نتیجه برد-برد است.

توصیه نمی کنم بر روی اطلاعات فیلد "از" تمرکز کنید. در واقع، اغلب در ابتدا نه توسط صاحب آدرس ایمیل، بلکه توسط متخصص فناوری اطلاعات شرکت هنگام تنظیم ایمیل پر می شود.

به هر حال، هنگام اشاره به یک شریک تجاری یا مشتری، اکیداً به شما توصیه می کنم که از شکل کوتاه نام ("Sash" به جای "Sasha"، "An" به جای "Anya") صرف نظر از اینکه چقدر دموکراتیک است، استفاده نکنید. سبک نوشتن است و مهم نیست که مکاتبات شما چقدر طولانی است. آنچه در گفتار شفاهی، در زبان نوشتاری آشنا به نظر می رسد، خیلی ساده به نظر می رسد.

نکته 2. به شکل تبریک توجه ویژه ای داشته باشید

از عبارت استفاده نکنید "روز خوب!". حتی اگر با نیت خوب مطابقت با منطقه زمانی مخاطب هدایت شوید، این عبارت بی مزه به نظر می رسد، حتی می گویم مبتذل. بهتر است از گزینه های خنثی استفاده کنید: "سلام...", "عصر بخیر...". و البته اگر می دانید نام مخاطب را نیز به سلام اضافه کنید. مثلا برای من شخصاً به جای بی چهره خیلی خوشایندتر است "سلام!"شخصی شدن "سلام، تامارا!".

به یاد داشته باشید که از این طریق در وقت مخاطب صرفه جویی زیادی می کنید. پس از همه، او قادر خواهد بود بلافاصله محتوای نامه دریافت شده را ارزیابی کند و به سرعت در مورد اولویت و اهمیت آن تصمیم گیری کند.

عبارت موضوع باید مختصر باشد، اما در عین حال به طور دقیق موضوع مکاتبات را منعکس کند. مثلا، "توافقنامه، فاکتور، اقدام از Alfa LLC"به جای اسناد از آنجایی که جنبه های موضوع مورد بحث تغییر می کند، شفاف سازی را به موضوع اضافه کنید. مثلا، "همکاری با پرم" → "همکاری با پرم. تاریخ مذاکرات» → «همکاری با پرم. پیش نویس توافقنامه".

اگر در طول مکاتبات مشاهده کردید که فیلد "موضوع" توسط گیرنده شما خودسرانه پر شده است یا اصلاً پر نشده است، ابتکار عمل را در دست خود بگیرید و یکی از دو سناریو را امتحان کنید.

سناریو 1.هنگام پاسخ دادن، فیلد «موضوع» را خودتان پر کنید. اگر مخاطب توجه داشته باشد، شاید همین از قبل کافی باشد تا مکاتبات شما را به شکل کافی درآورد.

سناریو 2.اگر گیرنده همچنان پر کردن فیلد "موضوع" را نادیده می گیرد، نامه ای با محتوای زیر برای او بنویسید: "الا، پیشنهاد می کنم بلافاصله موضوع نامه را در قسمت "موضوع" مشخص کنید. فکر می‌کنم از این طریق اثربخشی ارتباطات خود را به میزان قابل توجهی افزایش خواهیم داد.».

نکته 4. به فیلدهای "To" و "Cc" توجه کنید

شما باید به وضوح هدف این زمینه هایی که عموماً در محیط کسب و کار پذیرفته شده اند را درک کنید:

• <если>در قسمت "به" فقط شما ظاهر می شوید - این بدان معنی است که فرستنده نامه منتظر پاسخ شما به سوال یا درخواست خود است.
• <если>چندین گیرنده در این زمینه وجود دارد - فرستنده منتظر پاسخ از هر یک یا هر یک از گیرندگان است. در این حالت، هنگام پاسخ دادن، لیست گیرندگانی را که توسط فرستنده تنظیم شده است با استفاده از عملکرد "پاسخ به همه" ذخیره کنید (البته، به شرطی که عمداً نخواهید فقط به نویسنده نامه پاسخ دهید و ماهیت نامه خود را پنهان کنید. پاسخ بقیه شرکت کنندگان در مکاتبات)؛
• <если>نام شما در قسمت "کپی" ظاهر می شود - فرستنده از شما می خواهد که از موضوع آگاه باشید، در حالی که او انتظار پاسخی از شما ندارد. پس در این مورد نباید وارد مکاتبه شوید. اگر هنوز تصمیم به انجام این کار دارید، شروع به نوشتن یکی از عبارات نشانه ای از فرم خوبی خواهد بود: "در صورت امکان، من می خواهم به بحث در مورد این موضوع بپیوندم ...", "اجازه بدهید نظرم را به شما بگویم...".

تا آنجا که به حوزه BCC مربوط می شود، بحث برانگیزترین ابزار ایمیل از دیدگاه اخلاق تجاری است. گاهی اوقات به عنوان ابزاری برای نظارت و اطلاعات تقریباً مخفی تلقی می شود. پس از همه، گیرندگان قرار داده شده در "Bcc" برای سایر گیرندگان قابل مشاهده نیستند. در برخی از شرکت‌های معمولاً بزرگ، مخصوصاً در مسائل اخلاقی دقیق، استفاده از این زمینه در مکاتبات شرکتی به جز برای ارسال انبوه ممنوع است. اما در اکثر شرکت ها با رعایت قوانین زیر از آن استفاده می کنند:

• ارسال نامه ای با پر کردن فیلد "Bcc" به این معنی است که نویسنده نامه به گیرندگان پنهان اطلاع داده است (یا قصد دارد این کار را انجام دهد) دلیل و هدف چنین شکلی از پیام را.
• مخاطب پنهان نیازی به ورود به مکاتبات ندارد.

در دوره‌های آموزشی، اغلب از من این سوال پرسیده می‌شود: آیا استانداردهای پذیرفته‌شده‌ای در رابطه با مدت زمانی که لازم است به نامه‌ای از مشتری یا همکار پاسخ داده شود وجود دارد؟ اما هیچ پاسخ جهانی برای آن وجود ندارد.

اگر در مورد مکاتبات داخلی صحبت کنیم، همه چیز در اینجا با سرعت و ریتم زندگی خود شرکت تعیین می شود. شرکت هایی هستند که تاخیر در پاسخگویی بیش از یک ساعت و نیم در آنها بداخلاقی محسوب می شود. و در جایی پاسخ در یک روز به ترتیب امور است.

به عنوان یک قاعده کلی، قابل قبول ترین زمان پاسخ به نامه در عرض 2-3 ساعت است. این به اصطلاح زمان انتظار راحت است، زمانی که فرستنده منتظر پاسخ است و ناراحتی درونی از سکوت مخاطب خود را احساس نمی کند.

اما اگر با دریافت و خواندن نامه، متوجه شوید که نمی توانید در عرض 24 ساعت به آن پاسخ کامل بدهید، چه؟ سپس بر اساس قواعد خوش اخلاقی، دریافت نامه و زمان تقریبی پاسخ به آن را به فرستنده اطلاع دهید. مثلا: "سلام، سرگئی واسیلیویچ! نامه شما دریافت شد من در یکی دو روز آینده پاسخ خواهم داد» یا «آندری، نامه را دریافت کردم. متشکرم! برای پاسخ به اطلاعات بیشتری نیاز دارم. سعی میکنم در اسرع وقت جواب بدم....

نکته 6. از قوانین اساسی برای ارسال اطلاعات در نامه پیروی کنید

تعداد آنها زیاد نیست:

• هنگام خواندن نامه، راحت ترین حجم "روی یک صفحه"، حداکثر - در یک صفحه A4 قرار می گیرد.
• حجم فایل های پیوست ارسالی نباید از 3 مگابایت تجاوز کند. فایل‌های بزرگ‌تر می‌توانند به ایمیل «آویزان» در مخاطب منجر شوند.
• هنگام "بسته بندی" پیوست ها، از کدهای فشرده عمومی یا rar استفاده کنید. سایر برنامه های افزودنی ممکن است در حین حمل و نقل مسدود یا قطع شوند و مشکلاتی را برای گیرنده ایجاد کنند.
• هرگز یک پاسخ را به عنوان یک ایمیل جدید (بدون ذخیره تاریخچه مکاتبات) شروع نکنید. در غیر این صورت، گیرنده مجبور خواهد شد زمانی را صرف جستجوی پیام اصلی کند.
• به زبانی بنویسید که برای مخاطب قابل درک باشد. بسیاری از مردم تعجب می کنند که آیا استفاده از واژگان حرفه ای یا شرکتی، عامیانه، اختصارات و انگلیسی ها مناسب است یا خیر.

در هر مورد، این باید جداگانه تصمیم گیری شود.

بنابراین، مکاتبات درون شرکتی در یک شرکت تقریباً همیشه مملو از کلمات عامیانه و اختصاری است: آنها برای همه شرکت کنندگان آشنا و قابل درک هستند و در زمان صرفه جویی می کنند. اما هنگام استفاده از آنها در مکاتبات با طرف مقابل باید مراقب باشید.

چنین موردی در تمرین من وجود داشت. یکی از همکاران در حال تهیه مطالب برای یک انتشارات بود و در نامه آخر نوشت: "ماشا، لطفا تمام مطالب خود را در اسرع وقت ارسال کنید". ماشا تصمیم گرفت که این یک نامگذاری از قالبی است که برای او ناشناخته است و متن باید به آن ترجمه شود. او زمان زیادی را، با قلاب یا کلاهبردار، کشت تا بفهمد چگونه درخواست ناشر را برآورده کند. آزار ماشین را تصور کنید که 2 روز بعد متوجه می شود که کلمه رمزآلود "asap" مخفف کلمه ای است که در محیط انگلیسی زبان به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد "as soon as possible" ("asap as possible"). اما ماشا می توانست ظرف نیم ساعت از لحظه دریافت درخواست مطالب را ارسال کند!

نکته 7. هر حرف را با یک بلوک از امضای خود و مخاطبین خود پایان دهید

صرف نظر از اینکه مخاطب را از نزدیک می‌شناسید و مکاتبات شما چقدر طول کشیده است، هر یک از نامه‌های شما باید حاوی یک بلوک متشکل از یک امضا و اطلاعات تماس باشد. این بخشی جدایی ناپذیر از فرهنگ ارتباطات تجاری است.

بلوک باید شامل موارد زیر باشد:

• نام و نام خانوادگی شما نیازی به استفاده از اختصارات نیست. بجای «T.L. وروتینتسف"در امضای خود نشان می دهم "تامارا لئونیدوونا وروتینتسوا"یا "تامارا وروتینتسوا"به طوری که مخاطب بفهمد که چگونه در پاسخ نامه با من تماس بگیرد.
• موقعیت تو. این به مخاطب این فرصت را می دهد که مرزهای اختیار و صلاحیت حرفه ای شما را در حل مسائل درک کند.
• اطلاعات تماس (تلفن، ایمیل، نام شرکت، وب سایت). بنابراین در صورت لزوم امکان ارتباط عملیاتی اضافی را در اختیار مخاطب قرار خواهید داد.

به تمام آنچه گفته شد اضافه می کنم: ایمیل های شما همان لباسی است که با آن استقبال می شود. به عبارت دیگر با رعایت آداب مکاتبات تجاری، به صورت غیر حضوری بیشترین تأثیر را بر مخاطب خود خواهید گذاشت.