So schreiben Sie einen formellen Geschäftsbrief. Beispiel für das Schreiben von Geschäftsbriefen

Sie haben dringende Fragen an die Organisation, die erfasst werden sollen? In diesem Fall ist ein schriftlicher Einspruch unabdingbar. Allerdings ist nicht alles so einfach, wie es scheint. Einen kompetenten Geschäftsbrief zu schreiben ist eine ganze Wissenschaft. Und jedem schadet es nicht, die grundlegenden Fähigkeiten seiner Zusammenstellung zu lernen oder sich daran zu erinnern.

Lassen Sie uns zunächst entscheiden, wie es für Sie bequem ist, einen Brief oder eine Anfrage an die Organisation zu schreiben. Am häufigsten werden Online-Nachrichten über Internetressourcen verwendet. Wenn Sie einen Brief so schreiben, können Sie nicht darauf verzichten:

• Computer Laptop);
• Texteditor;
• Email.

Wenn Sie manuell schreiben, benötigen Sie auch einen Drucker zum Drucken.

Der erste Schritt beim Schreiben eines Briefes ist die Kopfzeile. Oben auf der Seite muss vorhanden sein:

1. Der Name der Organisation, bei der Sie sich bewerben;
2. Vollständiger Name des Direktors der Organisation oder der verantwortlichen Person;
3. Anschrift der Institution;
4. Datum der Bewerbung;
5. Stadt, in der die Beschwerde erstellt wurde.

Zu den gewünschten Punkten des "Headers" können auch die Koordinaten des Unternehmens gehören - Fax, Telefon, E-Mail-Adresse, OKPO, OGRN, INN / KPI. Hängt vom Thema des Aufrufs und der Organisation selbst ab.

Dann musst du dich vorstellen. Institutionelle Mitarbeiter sollten verstehen, von wem der Brief stammt, und Feedback mit Ihnen haben. Daher ist es wichtig, nicht nur Ihren vollständigen Namen anzugeben, sondern auch Ihre E-Mail-Adresse, Mobiltelefon, Wohnadresse (bei Korrespondenz per Post). Wenn Sie die Interessen eines Unternehmens vertreten, müssen Sie einen Briefkopf mit seinen Koordinaten verwenden. Verwenden Sie beim Senden einer E-Mail unbedingt den Betreff-Block, damit die Mitarbeiter ihre Dokumentation organisieren können.

Bereiten Sie den Hauptteil des Dokuments selbst vor - Überschrift und Hauptteil. Der wichtige Punkt hier ist der Zweck, für den Sie sich bei der Organisation bewerben. Es gibt folgende Arten von Einsprüchen:

• Werbebriefe;
• Empfehlungsschreiben;
• Informationsschreiben;
• Anschreiben;
• Danksagungsbriefe;
• Glückwunschschreiben;
• Lehrbriefe;
• Anfrageschreiben;
• Antragsschreiben;
• Briefe beantworten;
• Benachrichtigungsschreiben;
• Einladungsschreiben.

Je nachdem, welche Art von Appell Sie verwenden, formulieren Sie den Inhalt richtig. Wenn Sie beispielsweise eine positive Bewertung für eine Organisation abgeben, sollten Sie den Grund für Ihre Kontaktaufnahme detailliert beschreiben, was Ihnen genau gefallen hat usw.

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Ein wichtiges Element beim Schreiben eines Briefes an eine Organisation ist „Kein Wasser gießen“ und auf den Punkt schreiben. Formulieren Sie Ihre Gedanken so, dass Ihr Brief die Mitarbeiter des Unternehmens interessiert. Verwenden Sie dazu nach den Regeln der Geschäftsetikette spezielle "faszinierende Worte". Sie sollten es jedoch nicht übertreiben, denn es handelt sich um ein Dokument und nicht um persönliche Korrespondenz. Beschreiben Sie die Situation prägnant, aber lesbar. Wenn es um die Einhaltung des Gesetzes geht, verweisen Sie unbedingt auf die Gesetze der Russischen Föderation. Bei der Beschreibung einer Konfliktsituation wird empfohlen, eine Reihe von Maßnahmen zur Eskalation des Vorfalls vorzuschlagen.

Halten Sie sich bei der Kontaktaufnahme mit einer Regierungsbehörde an das Gesetz der Russischen Föderation "Über das Verfahren zur Berücksichtigung von Einsprüchen von Bürgern". Hier werden die Rechte und Pflichten von Einzelpersonen in ihren Berufungen und den Bedingungen der Gegenleistung angegeben. Das Gesetz schreibt auch das Verfahren für Sammelbeschwerden bei staatlichen Institutionen oder lokalen Regierungen vor. Der letzte Schritt in jedem Geschäftsbrief ist das Datum und die Unterschrift. Auf den ersten Blick ein unbedeutendes, aber sehr wichtiges Detail. Es ist wünschenswert, es auf dem gedruckten Dokument handschriftlich zu unterschreiben. Wenn Sie die Interessen des Unternehmens vertreten, verwenden Sie dessen Emblem oder Faksimile-Stempel.

Das kompetente Schreiben eines Briefes an die richtige Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Beschwerde. Studieren Sie alle oben beschriebenen Punkte sorgfältig und machen Sie sich an die Arbeit. Vergessen Sie nicht, dass der Brief keine Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Stilfehler enthalten sollte.

Im Geschäftsdokumentenfluss wird das Anfragebriefformat sehr häufig verwendet, wenn es erforderlich ist, die Zustimmung der zweiten Partei oder einer bestimmten Dienstleistung von ihr einzuholen. In diesem Artikel finden Sie vorgefertigte Muster und Beispiele für verschiedene Situationen sowie die Regeln zum Verfassen solcher Briefe.

Tradition und Regeln für die Erstellung eines Antragsschreibens haben sich ausschließlich im praktischen Arbeitsablauf entwickelt – d.h. auf legislativer Ebene wurden keine Formulare oder Weisungen genehmigt. Generell sollte jedoch folgende Struktur eingehalten werden:

1. Füllen Sie wie gewohnt zunächst die „Kopfzeile“ aus, die den vollständigen Namen der entsendenden Organisation mit den entsprechenden Kontaktdaten sowie den Namen eines bestimmten Mitarbeiters (in der Regel der Direktor des Unternehmens) und den Namen der aufnehmenden Organisation angibt .
2. Was folgt, ist der Text selbst, der aus einer Beschreibung der Situation und der Begründung des Antrags besteht. Der Text sollte möglichst kurz sein – in der Regel reichen 1-2 Absätze. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Anliegen konkret und eindeutig formulieren, damit der Gesprächspartner den Kern Ihres Einspruchs gut versteht.
3. Danach folgen die Signatur, die Entschlüsselung der Signatur und das Erstellungsdatum.

Daher wird es gemäß der Standardoption für solche Dokumente erstellt - das Formular ist unten angegeben.

Als Beispiel kann ein vorgefertigtes Muster dienen.

BEACHTEN SIE. Die Entscheidung, den Namen des Dokuments anzugeben oder nicht anzugeben (dh in die Mitte "Antragsschreiben") zu schreiben, trifft der Absender. Dies ist in der Regel erforderlich, wenn es angebracht ist, die Art des Dokuments und den Zweck, den ein Unternehmen von einem anderen zu erreichen versucht, hervorzuheben.

Da wir in diesem Fall davon sprechen, dass ein Unternehmen auf eine Dienstleistung oder sogar eine Konzession seines Partners setzt, sollte natürlich das Schreiben eines Briefes, seine Gestaltung und sogar der Versand sehr ernst genommen werden. Jedes Detail kann Eindruck machen, daher ist es besser, auch scheinbar unbedeutende Nuancen zu berücksichtigen:

1. Zuallererst ist es besser, sie mit physischer Post zu versenden - mit der regulären russischen Post oder noch besser mit einer privaten Organisation, die Post von Tür zu Tür und viel schneller liefert. Eine Nachricht in elektronischer Form oder noch mehr per Fax wird oft unpersönlicher wahrgenommen, wie Spam.
2. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die physische Dokumentation des Dokuments (d.
3. Für das Verfassen des Textes wird immer ein Briefkopf gewählt - so können Sie der Anfrage mehr Formalität verleihen.
4. Es ist besser, explizite Klerikalismen im Text zu vermeiden - d.h. stabile Wörter und Ausdrücke, die häufig in einer Geschäftsumgebung verwendet werden. Sie "trocknen" die Geschichte buchstäblich aus und hinterlassen insgesamt einen negativen Eindruck. Es ist einfach, sie durch originellere Optionen zu ersetzen - zum Beispiel "Ich bitte Sie, dies in Betracht zu ziehen" bis "Ich hoffe auf Ihr Verständnis und Ihre Hilfe bei der Lösung dieses Problems".
5. Schließlich lohnt es sich, generell an den Traditionen der Geschäftskorrespondenz festzuhalten, d.h. der text ist überwiegend im offiziellen geschäftsstil verfasst. Es sollte keine lyrischen Exkurse, zu komplexe syntaktische Konstruktionen oder zwei (in der Bedeutung) Phrasen geben. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Gesprächspartner die Botschaft sehr leicht wahrnimmt – sowohl verständnismäßig als auch psychologisch.

RAT. Wenn es möglich ist, den Text von Hand zu schreiben, ist es besser, diese Methode zu verwenden. Handgeschriebener Schriftzug hebt es von den anderen ab. Es ist jedoch besser, das Schreiben einem Spezialisten anzuvertrauen, der die Techniken der Kalligraphie kennt.

Sorten

Je nach Situation gibt es Varianten von Buchstaben. Bei den meisten Anfragen geht es um finanzielle Angelegenheiten – zum Beispiel um einen Rabatt, eine Zahlungskürzung für eine Dienstleistung oder eine Stundung. Der kleinste Teil der Antragsschreiben ist der Unterstützung bei der Lösung anderer Probleme gewidmet. Im Folgenden werden die häufigsten Fälle und vorgefertigte Beispiele für Briefe besprochen.

Über die Mittelvergabe

Um Spenden zu bitten, auch für wohltätige Zwecke, ist ein ziemlich ernstes Anliegen. Daher ist es bei der Erstellung wichtig, die Situation so konkret wie möglich zu beschreiben und darüber hinaus klar anzugeben, wofür genau das Geld benötigt wird und aus welchem ​​Grund es nicht anderweitig bezogen werden kann.

Bei der Zusammenstellung können Sie ein solches Muster als Grundlage nehmen.

Von der NGO "Raduga"

Stellvertreter der gesetzgebenden Versammlung

St. Petersburg Miloschnikow I.N.

Lieber Ilja Nikolajewitsch! Sie werden vom Direktor der gemeinnützigen Organisation Rainbow begrüßt." Unsere Organisation wurde 2012 gegründet und leistet seit Jahren kontinuierlich finanzielle Hilfe für Kinder, die an akuten Leukämieformen leiden. Die Hauptrichtung unserer Tätigkeit ist die Beschaffung geeigneter Medikamente und komplexer Operationen.

In all diesen Jahren war die Hauptfinanzierungsquelle unserer Aktivitäten die Firma LLC "...". Im April dieses Jahres 2017 ist das Fördervolumen jedoch stark zurückgegangen und wir können derzeit keine gemeinnützigen Veranstaltungen in diesem Umfang durchführen.

Nach unseren Daten sollte das Jahresbudget des Fonds unter Berücksichtigung privater Spenden 10 Millionen Rubel betragen. Im Zusammenhang mit der Beendigung der Finanzierung ist es daher erforderlich, die Differenz in Höhe von 8 Millionen Rubel zu decken. jährlich. Wir hoffen auf Ihre Mithilfe, da derzeit keine Sponsoren gefunden werden können.

Mit freundlichen Grüßen V.K. Svetozarov

Über die Lieferung von Waren

Wichtig ist hier, Ihr Interesse und Ihre Kooperationsbereitschaft zu demonstrieren. Daher müssen Sie die richtigen Worte finden, damit der Gesprächspartner vertrauensvoll ist und die richtige Entscheidung trifft. Sie können eine solche Probe als Grundlage nehmen.

Generaldirektor von LLC "..."

Nekrasov N. K.

Vom Direktor des Unternehmens "..."

Elizarova V. M.

Grüße, Nikolai Konstantinowitsch! Auf der Landesausstellung Landwirtschaft, die im Mai dieses Jahres stattfand, interessierte sich unser Unternehmen für die von Ihnen angebotenen Maschinen- und Gerätemuster.

Die Zusammenarbeit mit Ihnen möchten wir gerne mit der Lieferung einer Testware beginnen (eine vollständige Liste ist diesem Schreiben als separates Dokument beigefügt). Wir garantieren pünktliche Zahlungen für Waren und Dienstleistungen. Wir drücken unsere Hoffnung auf eine langfristige und für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit aus.

Unsere Kontaktdaten:

Mit freundlichen Grüßen V. M. Elizarov

Über Rabatte

Derzeit ist dies ein recht verbreiteter Typ, da sich die wirtschaftlichen Bedingungen in vielerlei Hinsicht verschlechtert haben. Die Erfahrung zeigt, dass es in solchen Fällen besonders gut ist, den Kontrahenten von einem Rabatt zu überzeugen:

• wenn die Unternehmen schon länger zusammenarbeiten, zum Beispiel mehr als ein Jahr;
• wenn eine große Warenmenge auf einmal gekauft wird.

zum CEO

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Vom Direktor der LLC "Veres"

Alexandrova K. N.

Hallo, Gennadi Wiktorowitsch. Wir freuen uns, dass unsere Unternehmen seit über 2 Jahren zusammenarbeiten. Wir danken Ihnen für die gleichbleibend hohe Qualität Ihrer Dienstleistungen sowie für die Hilfestellung bei der Lösung aktueller Fragestellungen.

Wir glauben, dass es für Sie kein Geheimnis ist, dass sich die wirtschaftliche Lage in unserer Marktnische im vergangenen Jahr deutlich verschlechtert hat. Leider erleben wir derzeit eine gewisse Einkommensknappheit, die mit einem Rückgang der Quartalsgewinne verbunden ist.

In diesem Zusammenhang hoffen wir auf Ihr Verständnis und Ihre Zustimmung zur Gewährung eines Rabatts von 10 % auf Dienstleistungen, die im nächsten Kalenderjahr 2018 erbracht werden. Natürlich ist eine solche Maßnahme vorübergehender Natur, und wir verpflichten uns zu einer umfassenden Zusammenarbeit zu gegenseitig vorteilhaften Bedingungen im Falle einer Stabilisierung der wirtschaftlichen Lage.

Hochachtungsvoll, K. N. Aleksandrov

Mietminderung

In diesem Fall entspricht die Begründung Ihrer Anfrage im Schreiben ungefähr der im vorherigen Beispiel besprochenen.

zum CEO

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Vom Direktor der LLC "Veres"

Alexandrova K. N.

Hallo, Gennadi Wiktorowitsch. Im abgelaufenen Geschäftsjahr 2016 hat unser Unternehmen Verluste erlitten, die um 10 % über den Erwartungen liegen. Wir müssen feststellen, dass unser Unternehmen von der Finanzkrise betroffen ist. Dies spiegelt sich in einem Rückgang des Kundenstroms um 15-20% der Eigentümer wider.

In diesem Zusammenhang hoffen wir auf Ihr Einverständnis, einen Rabatt von 10 % auf die Miete zu gewähren. Ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass wir recht große Mieter sind und gleichzeitig über die gesamte Dauer unserer fünfjährigen Zusammenarbeit keinen einzigen Zahlungsverzug zugeben und auch alle andere Vertragsbedingungen. Wir gehen davon aus, dass diese Maßnahme befristet ist und sind daher bereit, die Gebühr weiterhin vollständig zu zahlen, sobald sich die Marktlage stabilisiert.

Hochachtungsvoll, K. N. Aleksandrov

Über Zahlungsaufschub

In diesem Fall ist es wichtig anzuerkennen, dass Sie die Zahlung tatsächlich nicht fristgerecht abgeschlossen haben und den Grund genau zu erläutern. Natürlich müssen Sie die Fälligkeit des Gesamtbetrags genau angeben.

Direktor der GmbH "Gruzodar"

Vakulov N. Yu.

Vom Direktor der LLC "Parabolia"

Aksakova T.G.

Hallo, lieber Nikolai Yurievich. Im September 2017 haben wir für Ihre Dienstleistungen keine weitere Zahlung in Höhe von 100.000 Rubel geleistet. Wir haben Sie offiziell einen Monat im Voraus über die Unmöglichkeit einer Zahlung informiert. Im Moment erklären wir, dass das Unternehmen Mittel zum Bezahlen gefunden hat. Wir bitten Sie, einen Ratenplan für zwei Monate vorzulegen: Oktober und November (jeweils 50.000 Rubel).

Wir scheuen unsere finanziellen Verpflichtungen und Schulden nicht und machen Sie darauf aufmerksam, dass wir in den 3 Jahren unserer Zusammenarbeit nie gegen den Vertrag verstoßen haben. Wir hoffen auf Ihr Verständnis und freuen uns auf eine weitere für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit.

Hochachtungsvoll, T. G. Aksakov

Bitte zahlen Sie für eine andere Firma

Solche Anfragen können entstehen, wenn sich ein Unternehmen verpflichtet, unter bestimmten Bedingungen die finanziellen Verpflichtungen eines anderen Unternehmens zu erfüllen. Diese Vorlage kann als Beispiel verwendet werden.

SP Blagodarov A.K.

von der Einzelunternehmerin Inina A.A.

Hallo, lieber Anatoly Konstantinovich. Wie Sie wissen, haben Sie mir gegenüber eine Schuld in Höhe von 100.000 Rubel. Im letzten Geschäftsjahr hatte ich auch Schulden gegenüber 3 Unternehmen in Höhe von 50.000 Rubel. Ich schlage vor, Sie bezahlen meine Schulden vollständig. Ich für meinen Teil garantiere Ihnen die Bereitstellung eines Ratenplans für den gesamten Saldo Ihrer Schulden für einen Zeitraum von 6 Monaten.

Ein Geschäftsbrief ist Ihr offizieller Vertreter. Neben dem Inhalt ist es sehr wichtig, einen Geschäftsbrief korrekt zu verfassen, da Sie wissen, "sie werden von ihrer Kleidung begrüßt". Betrachten wir das Verfahren zum Ausfüllen eines Geschäftsbriefs.

Form

Geschäftsbrief (Geschäftsbrief) muss auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation ausgestellt werden. Die Kopf- und Fußzeilen des Formulars müssen folgende Informationen enthalten:

• Name der Organisation;
• die physische Adresse der Organisation;
• Telefon und Fax;
• Webseite und E-Mail.

Das Formular kann auch die Details der Organisation und ihres Logos enthalten.

Mit all diesen Informationen kann der Adressat den Absender schnell erkennen und ein Antwortschreiben an die richtige Adresse senden.

Felder

Ein Geschäftsbrief muss Felder haben: links - etwa drei Zentimeter, rechts - etwa eineinhalb. Wir empfehlen Ihnen, Standardformulare von Microsoft Word zu verwenden. Die Felder werden für eventuelle Notizen des Adressaten sowie für die Ablage eines Briefes in einer Archivmappe benötigt.

Registrierungs Nummer

Die Registrierungsnummer des Briefes, die das Datum der Unterzeichnung des Briefes durch den Manager enthält, ist zu Ihrer Bequemlichkeit erforderlich. Sie haben beispielsweise beschlossen, einen Brief an eine andere Organisation zu senden, und haben ihm kein Datum und keine Nummer zugewiesen. Und wenn dieses Unternehmen täglich mehrere tausend Briefe erhält, wie verfolgen Sie dann das Schicksal Ihrer Nachricht? Sucht normalerweise nach Datum und Nummer. Dies gilt insbesondere für staatliche Stellen. Das Antwortschreiben muss neben der eigenen ausgehenden Nummer auch Angaben über die Nummer des eingehenden Schreibens enthalten, auf das es sich antwortet. Die Registrierungsnummer befindet sich in der oberen linken Ecke des Briefes. Natürlich müssen in jeder Organisation ein- und ausgehende Briefe genau erfasst werden.

Beispiel:

Art.-Nr. Nr. 546 vom 28.07.2008 bei der Eingabe. Nr. 321 vom 25.07.2008

Briefkopf

Die Kopfzeile des Schreibens mit einem Appell an den Adressaten befindet sich direkt unter der Registrierungsnummer und ist in der Regel wie folgt aufgebaut: Die Position und der vollständige Name des Adressaten stehen in der oberen rechten Ecke des Schreibens. Der Einspruch selbst wird in der Mitte des Schreibens verfasst und endet mit einem Ausrufezeichen. Die Kappe kann fett gedruckt sein.

Beispiel:

zum CEO
GmbH "Rassvet"
Miloslavsky P. N.

Lieber Pawel Nikolajewitsch!

Schriftart

Die Schrift des Briefes beeinflusst wesentlich seine Wahrnehmung durch den Adressaten. Die Schrift sollte nicht zu klein oder zu groß sein. Außerdem sollte es im gesamten Brief gleich sein. Es ist gängige Praxis, Times New Roman, Größe 12 Punkt, Einzelzeilenabstand zu verwenden. Aber wenn Sie wissen, dass der Adressat ein schlechtes Sehvermögen hat, seien Sie vorsichtig - erhöhen Sie die Schriftart des Briefes.

Die Wahl der Schriftart für Briefe der persönlichen Geschäftskorrespondenz (Einladungen, Glückwünsche, Beileid etc.) kann kreativer angegangen werden.

Nummerierungsblätter

Die Nummerierung der Blätter ist besonders wichtig bei Briefen, die länger als 2 Seiten sind und insbesondere bei Briefen, die Anhänge enthalten. Beim Einstellen der Blattnummerierung im Texteditor Microsoft Word empfehlen wir Ihnen die Funktion "Kopf- und Fußzeilen" - "Auto Text einfügen" - "Seiten. Nr. von allem." Dies ermöglicht dem Adressaten, das Gesamtvolumen des Briefes richtig einzuschätzen und die Reihenfolge seiner Seiten nicht zu verwechseln.

Die Nummerierung ist in der unteren rechten Ecke des Blattes angebracht.

Künstlerinfos

In allen Geschäftsbriefen, die von Top-Managern des Unternehmens und Abteilungsleitern unterzeichnet werden, müssen Angaben zum Auftragnehmer enthalten sein. So kann der Adressat schnell einen bestimmten Spezialisten finden, der im entsendenden Unternehmen für die Lösung des Problems zuständig ist.

Die Informationen über den Auftragnehmer sollten seinen vollständigen Namen (vorzugsweise vollständig, da es sonst für Ihre Gegenpartei schwierig ist, ein Telefongespräch zu beginnen, das möglicherweise erforderlich ist, um zusätzliche Informationen zu erhalten) und eine Kontakttelefonnummer - beruflich oder mobil - enthalten. Empfehlenswert ist auch die Angabe einer E-Mail-Adresse.

Angaben zum Künstler stehen ganz am Ende des Briefes nach der Unterschrift. Die Schriftgröße sollte ein oder zwei Einheiten kleiner sein als die Schrift des Hauptteils des Briefes.

Anwendungen

Wenn der Brief Anhänge enthält, werden diese auf separaten Blättern erstellt. Dabei kann die Nummerierung der Blätter für das gesamte Dokument einheitlich oder für den Hauptbrief und jede Anlage getrennt sein. Informationen zu Anlagen sollten vor der Unterzeichnung im Hauptbrief enthalten sein.

Beispiel:

Diesem Schreiben sind 2 Dokumente auf 3 Blättern beigefügt:
1. Lieferung und Abnahme von Werkleistungen in zweifacher Ausfertigung;
2. Rechnungen.

Mit freundlichen Grüßen, Hauptbuchhalter der Möbelfabrik "Bolshevichka" N.K. Vasilieva

16April

Hallo! In diesem Artikel werden wir geschäftliche E-Mails behandeln.

Heute lernst du:

1. Warum Geschäftskorrespondenz nicht an Relevanz verloren hat;
2. Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es und wie werden sie erstellt?
3. So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig.

Jetzt vor unseren Fenstern - die Zeit der Hochtechnologien und des Internets. Aber die Geschäftskorrespondenz hat ihre Bedeutung und Relevanz nicht verloren, sie hat sich einfach auf andere Medien verlagert. Warum es wichtig ist, Geschäftsbriefe verfassen und ausführen zu können, lassen Sie uns heute darüber sprechen.

Warum brauchen Sie Geschäftskorrespondenz

In erster Linie ist es eine Gelegenheit, Meinungen, Anregungen und Gedanken mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern auszutauschen. Mit Hilfe der Korrespondenz stellen sie Forderungen, Anträge, klären Missverständnisse zwischen Unternehmen auf.

Geschäftskorrespondenz ist eine der offiziellen Arten.

Unterschiede zwischen Geschäftsbriefen und anderen

Die Hauptunterschiede sind wie folgt:

• Präsentationsstilistik;
• Wortschatz, der keinen lebendigen Ausdruck von Emotionen erlaubt;
• Auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens erstellt;
• Die Schrift ist nicht zu klein, aber auch nicht zu groß, aber im gesamten Text gleich;
• Nehmen Sie selten mehr als 1 Seite ein;
• Das Vorhandensein einer strengen Servicekette.

Arten von Geschäftsbriefen

Alle Geschäftsbriefe lassen sich grob in mehrere Gruppen einteilen. Wir werden auf jeden genauer eingehen und eine kurze Beschreibung geben.

E-Mails, die Sie nicht beantworten müssen.

• Garantieerklärung;
• Begleitet;
• Informativ;
• Verwarnungsbrief;
• Erinnerungsschreiben.

Briefe, auf die eine Antwort benötigt wird.

• Appellieren;
• Angebot;
• Anfrage;
• Erfordernis;
• Petition.

Nicht-kommerzielle Briefe.

• Einladungsbrief;
• Kondolenzschreiben;
• Dankesbriefe;
• Briefe, die über etwas informieren;
• Briefe mit Empfehlungen;
• Garantieerklärungen;
• Bestätigungsschreiben über den Erhalt der Ware, die Erbringung der Dienstleistung usw.;
• Glückwunschschreiben zu verschiedenen Anlässen;
• Bittschreiben;
• Briefe mit Anweisungen;
• Anschreiben.

Handelsbriefe.

Sie werden in der Regel vor Vertragsabschluss sowie während der Vertragslaufzeit verwendet.

Diese beinhalten:

• Briefe mit Antworten auf Anfragen;
• Direkt anfordern;
• - ein Schreiben, in dem vorgeschlagen wird, eine Transaktion abzuschließen oder eine Vereinbarung abzuschließen;
• Anspruch;
• Erinnerung;
• Ein Schreiben mit einer Abmahnung über die Beendigung von Vereinbarungen oder die Notwendigkeit der Erfüllung von Verpflichtungen usw.

Wenn wir über die Klassifizierung nach Struktur sprechen, gibt es 2 Arten von Geschäftsbriefen:

• Den Text des Autors enthalten und in freier Form verfasst;
• Nach einem strengen Muster zusammengestellt.

Von Adressaten.

• Rundschreiben - ein Brief, der an mehrere Adressaten gesendet wird;
• Normal - im Namen einer Person an einen Empfänger gesendet;
• Kollektiv - an einen Adressaten gesendet, jedoch von mehreren Personen.

Außerdem werden Briefe nach der Form unterteilt, in der sie gesendet wurden:

• Als Faxnachricht gesendet;
• Per E-Mail gesendet;
• Die in normalen Umschlägen verschickt.

Es gibt Brieftypen, die aus ethischen Gründen handgeschrieben und nicht getippt werden sollten. Dies gilt für Beileid und Glückwünsche.

Geheimnisse des richtigen Designs

Der Text des Briefes ist in einleitenden, Haupt- und Schlussteil gegliedert. Sie sind logisch miteinander verbunden. Der einleitende Teil umfasst die Umstände, die zur Entstehung des Briefes geführt haben, und der Hauptteil ist der Inhalt selbst. Im letzten Teil werden die Ergebnisse zusammengefasst, die die Bitte, Ablehnung usw. ausdrücken.

Im Allgemeinen kann Geschäftskorrespondenz mit aller Verantwortung als Kunst bezeichnet werden, weil es notwendig ist, zu lernen, wie man sie unter Einhaltung aller Anforderungen richtig führt. Schließlich denken wir meistens nur daran, dass die Informationen klar präsentiert werden, und vergessen dabei, dass der Brief als das Gesicht des Unternehmens angesehen werden kann.

Stilistik.

Jeder Brief ist in einem strengen Geschäftsstil gehalten, wobei die für offizielle Dokumente typischen Sprachmittel verwendet werden.

Anforderungen an die Präsentation von Informationen.

Alle in dem Schreiben enthaltenen Informationen werden wie folgt dargestellt:

• Gezielt, für eine bestimmte Person bestimmt;
• Zum Zeitpunkt des Schreibens müssen alle Informationen aktuell sein;
• Zuverlässig;
• Unparteiisch;
• Begründet;
• So viel wie möglich, damit auf dieser Grundlage eine Entscheidung getroffen werden kann.

Form.

Zunächst wird der Brief auf einem für das Unternehmen korporativen Briefkopf erstellt.

• Zum Schreiben eines Geschäftsbriefes werden A4-Blätter verwendet;
• Der linke Rand des Briefpapiers sollte mindestens 3 cm betragen, da diese nach einiger Zeit in den Binder gelangen;
• Geben Sie den Namen des Unternehmens, seine rechtliche und tatsächliche Anschrift, E-Mail-Adresse an;
• Verwenden Sie besser die Standardschrift Times New Roman, Größe 12. Sie ist die optimalste und am besten lesbare;
• Es ist erlaubt, Geschäftsbriefe ohne Briefkopf zu gestalten, dann müssen Sie noch Angaben aus dem Formular machen.

Wenn sich das Schreiben auf umfangreiche Finanztransaktionen oder vertrauliche Informationen anderer Art bezieht, wird davon abgeraten, solche Schreiben per Fax oder in elektronischer Form zu versenden. Besser auf die altmodische Weise, in einem normalen Papierumschlag.

Nummerierung.

Besteht der Brief aus mehreren Seiten, werden diese ab der zweiten nummeriert. Die Zahlen sind in der oberen Mitte in arabischen Ziffern eingetragen. Neben der Zahl werden keine Punkte gesetzt.

Aufteilung in Teile.

Das bedeutet, den Brief in Absätze zu unterteilen. Der Text sollte nicht in einen kontinuierlichen Strom gehen, damit er einfach nicht wahrgenommen wird. Dank der Aufteilung in Absätze können Sie sehen, wo ein Gedanke endet und ein anderer beginnt.

Verfügbarkeit von Fixes.

Es ist unerwünscht, Korrekturen und Tippfehler sowie Löschungen vorzunehmen. Der Brief sollte richtig verfasst sein und der Text sollte in Abständen von 1,5 - 2 getippt werden.

Gebrauchte Requisiten.

Wir werden nur die wichtigsten angeben, da wir bereits etwas früher kurz darüber gesprochen haben:

• Wenn das Unternehmen in Staatsbesitz ist, wird das Emblem der Russischen Föderation verwendet. Es befindet sich in der Mitte des offiziellen Briefkopfes;
• Vollständiger Name des Unternehmens;
• Fax- und Telefonnummern;
• Kontonummer;
• Empfänger - außerdem wird der Name des Unternehmens des Empfängers im Nominativ verwendet, um die Position und den Nachnamen des Empfängers anzugeben, verwenden Sie den Dativ.
• Wenn der Adressat einen akademischen Grad oder Titel hat, geben Sie diesen vor dem Nachnamen der Person an;
• Alle Requisiten werden in einer neuen Zeile und mit einem Großbuchstaben geschrieben.

Geschäftsbrief nach dem Meeting

Sie hatten ein Geschäftstreffen, für das ein bestimmter Interessent skizziert wurde. Wie dies in einem Brief zum Ausdruck kommt, wird weiter besprochen.

1. Nennen Sie am Anfang des Briefes zunächst das Datum und die Uhrzeit Ihrer Kommunikation mit einem potenziellen Partner, auch wenn seit dem Treffen einige Tage vergangen sind.
2. Vermeiden Sie Fehler oder zu komplexe Formulierungen: Schreiben Sie den Brief kurz und klar, aber so, dass der Empfänger Lust hat, ihn zu lesen.
3. Erwähnen Sie, worum es in dem Gespräch ging. Z.B: " Wir haben besprochen, wie viel eine Vase im venezianischen Stil kosten würde."
4. Ermutigen Sie den Empfänger der E-Mail, seine Ansichten zum Thema des Treffens zu äußern.
5. Geben Sie die Zeit an, zu der Sie telefonisch sprechen oder sich persönlich treffen können.
6. Sagen Sie dem Empfänger, dass Sie auf eine Zusammenarbeit mit ihm warten: „ Hoffnung auf weitere Geschäftsbeziehung mit Ihnen«.
7. Beende den Brief mit folgendem oder einem ähnlichen Satz: „ Beste Grüße an dich...».

Elektronische Geschäftsbriefe

Die Voraussetzungen für ihre Registrierung sind nicht zu übersehen, da immer mehr Briefe in elektronischer Form ausgestellt werden als in Papierform. Trotzdem steht das 21. Jahrhundert auf dem Hof.

Es ist nicht schwer, eine E-Mail für einen Geschäftsbrief vorzubereiten, die Gestaltungsanforderungen sind identisch mit herkömmlichen Briefen. Nur sollte ein solches Schreiben immer einen Titel (oder Betreff) haben, damit es nicht einfach im Dokumentationsfluss untergeht.

Wenn ein solcher Brief beantwortet wird, ist es außerdem besser, den Betreff des Briefes nicht zu ändern, damit Sie schnell verstehen, worum es geht, wenn Sie viele E-Mails erhalten.

Verwenden Sie auch keine hochmoderne Software bei der Gestaltung von Anhängen zu solchen Briefen, das hat Ihr Adressat bei weitem nicht. Wenn es nicht da ist, wird der Brief einfach nicht geöffnet.

Verwenden Sie keine Emoticons, wenn Sie einen Geschäftsbrief elektronisch schreiben. Technologie ist großartig, aber verwenden Sie beim Schreiben Geschäftssprache.

Wie lange dauert die Beantwortung des Briefes?

Wenn das Schreiben zu der Kategorie gehört, die eine Antwort erfordert, hängt der Zeitpunkt der Antwort von den im Schreiben enthaltenen Informationen ab:

• Wenn Sie eine Anfrage erhalten haben, bestätigen Sie innerhalb der nächsten drei Tage ab dem Datum des Eingangs, dass diese eingegangen ist. Und die endgültige Antwort kann innerhalb eines Monats gegeben werden;
• Wenn es um Beileid geht, kann es innerhalb von zehn Tagen nach dem traurigen Ereignis gesendet werden;
• Es ist zulässig, innerhalb von 8 Tagen ab dem Zeitpunkt, an dem Sie von dem feierlichen Datum erfahren haben, Glückwünsche zu senden;
• Wenn wir über die allgemeinen Regeln der guten Manieren sprechen, ist es besser, Briefe innerhalb von sieben Tagen zu beantworten.

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief: in einfacher Sprache über schwierig

Unterscheiden Sie zwischen Geschäftsbrief und privater Korrespondenz. Wir haben heute schon mehr als einmal darüber gesprochen, was diese Unterschiede sind, wir sollten sie nicht vergessen. Betrachten wir nun das schrittweise Verfassen eines Briefes.

Stufe 1. Wir geben den Adressaten an.

Schreiben Sie in die obere rechte Ecke des Formulars den Nachnamen, die Initialen und die Position der Person, an die wir den Brief adressieren. Handelt es sich bei dem Adressaten um eine Organisation, geben wir deren rechtliche Anschrift an.

Stufe 2. Appellieren.

Wir platzieren es in der Mitte des Formulars. Es wird respektvoll durchgeführt, ohne Abkürzungen und Flecken.

Beispiel: Liebe (Name, Patronym)! Auch die Ansprache des Adressaten kann mit Angabe seiner Position erfolgen. Aber wenn man eine Person namentlich nennt, reduziert dies den psychischen Stress, zeigt an, dass die Geschäftsbeziehung stabil und gut etabliert ist.

Stufe 3. Absichtserklärung.

Erklären Sie den Zweck des Briefes, sein Wesen und die wichtigsten Punkte. Dieser Teil ist der wichtigste. Schreiben Sie, was Sie sagen möchten, was der Grund für die Berufung ist. Aber vergessen Sie nicht den formalen und neutralen Stil.

Stufe 4. Vorschläge machen, Empfehlungen abgeben.

Fast jeder Geschäftsbrief impliziert, dass der Adressat darauf reagiert. Lediglich Informationsschreiben erfordern dies grundsätzlich nicht. Beschreiben Sie daher nicht nur das Problem, sondern schlagen Sie auch vor, wie Sie es lösen können.

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, bitten Sie um bestimmte Maßnahmen, wenn Sie eine Zusammenarbeit anbieten, teilen Sie uns mit, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Einfach ausgedrückt, die Person, die den Brief erhält, muss sehen, dass sie nicht nur etwas von ihm will, sondern auch verstehen, wie dies getan werden kann.

So beenden Sie einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief muss perfekt geschrieben sein. Die Nichtbeachtung der Schreibregeln kann sich negativ auf das Ansehen des Unternehmens insgesamt auswirken. Daher schlagen wir nun vor, näher auf die Gestaltung des letzten Teils eines Geschäftsbriefes einzugehen.

Fassen Sie am Ende des Briefes alles zusammen, was zuvor gesagt wurde. Aber es lohnt sich nicht, die Schlussfolgerungen in 10 Sätzen zu dehnen, dennoch werden Kürze und Lakonismus in Geschäftsbriefen geschätzt. Beschränken Sie sich besser auf einfache Sätze.

Wir werden 2 Indikatoren in die Basis des Endes setzen: Es sollte so höflich und korrekt wie möglich sein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, es zu bauen.

Hier sind einige Beispiele:

• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit oder Hilfe: Dankeschön! (Lassen Sie mich Ihnen danken ...);
• Hoffnungen für die Zukunft ausdrücken: Wir freuen uns auf eine für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit (Wir hoffen, in naher Zukunft eine Antwort zu erhalten ...);
• Sie können einen Satz erstellen, um dem Adressaten etwas zu versichern: Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten;
• Eine Anfrage stellen: Wir bitten Sie, uns über die Ergebnisse zu informieren;
• Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten: Ich entschuldige mich für die unerwartete Zahlungsverzögerung für das Material.

So verabschieden Sie sich vom Adressaten.

Trotz der Tatsache, dass die Korrespondenz offiziell ist, können Sie sich auf verschiedene Weise verabschieden.

Hier sind mehrere Optionen:

• Hochachtungsvoll ...;
• Ich wünsche Ihnen viel Erfolg ...;
• Mit besten Grüßen…

Wir setzen die Signatur richtig.

Geben Sie bei der Unterzeichnung eines Briefes Ihren Titel, Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie Zweifel an der Angemessenheit eines Satzes haben wie: „ Mit freundlichen Grüßen" - benutze es einfach nicht.

Sie können Ihre Kontakte, zusätzliche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in der Signatur angeben, damit Sie dem Empfänger zeigen, dass Sie bereit sind, mit ihm zu kommunizieren und zu kooperieren.

Im nächsten Teil unseres Artikels möchte ich über Geschäftsbriefe auf Englisch sprechen.

Geschäftsbriefe auf Englisch

Es gibt keine geregelte Form der Erstellung solcher Schreiben. Alles hängt vom Zweck des Schreibens ab und wer der Adressat ist. Hier sind einige kurze Richtlinien für die Erstellung.

Datum des Schreibens.

Wenn wir in den USA schreiben, dann setzen wir bei der Datumsangabe zuerst den Monat, dann den Tag und erst dann das Jahr. Wenn nach Großbritannien, wird das Datum wie in der Russischen Föderation eingegeben. Schreiben Sie in diesem Fall den Monat in Buchstaben, vermeiden Sie Verwirrung.

Empfängerdetails.

• Wenn Sie einem Mann schreiben, wenden Sie sich an diese: Herr (Geben Sie Ihren Nachnamen ein);
• Wenn eine verheiratete Frau: Frau (Geben Sie Ihren Nachnamen ein);
• An eine unverheiratete Dame: Fräulein (Geben Sie Ihren Nachnamen ein);
• Wenn Sie den Status einer Dame nicht kennen: Frau (fügen Sie Ihren Nachnamen ein).

Angabe der Adresse.

Die Reihenfolge ist der in der Russischen Föderation entgegengesetzt: Büro, Hausnummer, Straßenname, Postleitzahl, Staatsname (wenn wir in den USA schreiben), Landkreisname und Ländername (wenn wir nach Großbritannien schreiben).

So erreichen Sie den Empfänger.

Standardanrufe:

• Sehr geehrte Frau;
• Lieber Herr;
• Sehr geehrte Damen und Herren;
• Sehr geehrte Frau;
• Lieb.

Setzen Sie nach der Adressierung ein Komma (wenn wir nach Großbritannien schreiben) oder einen Doppelpunkt (wenn in den USA). Das Ausrufezeichen wird nicht akzeptiert.

Gegenstand.

Geben Sie unbedingt den Betreff des Briefes sowie in der Russischen Föderation an.

Haupt Text.

Teilen Sie es in Absätze auf. Oder schreiben Sie jeden Satz in eine neue Zeile.

Wie sagt man Auf Wiedersehen.

Zum Beispiel so: „ Wir danken Ihnen für Ihre Hilfe und verbleiben aufrichtig "- Danke, treu zu Ihnen ... obwohl es weniger förmlich sein könnte.

Unterschrift Registrierung.

Wir setzen die Unterschrift unter den Absatz mit dem Scheitel, geben unseren Nach- und Vornamen, Firmennamen und Position an.

Anwendungsdesign.

Wenn Sie Unterlagen beifügen, vermerken Sie dies am Ende des Schreibens: „ Enc." und Anwendungen auflisten.

Was schreibe ich mit einem Großbuchstaben.

• Nachnamen und Initialen;
• Firmennamen;
• Namen von Städten, Bundesstaaten usw.;
• Alle Wörter, die die gehaltene Position angeben;
• Erste Worte zum Abschied;
• Einleitende Adressen.

Bevor Sie das Gespräch beenden, finden Sie hier Beispiele von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch.

Muster von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch

Abschluss

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ein Geschäftsbrief ein Kommunikationsmittel in jedem Tätigkeitsbereich ist. Richtig geschrieben wird es Ihr Unternehmen sicherlich positiv präsentieren.

Andererseits kann ein schlampiger, falsch geschriebener Brief das vielversprechendste Geschäft im Keim ersticken. Schreiben Sie Ihre Briefe richtig, und wir haben versucht, Ihnen zu erklären, wie es geht.

STRUKTUR DES TEXTES EINES GESCHÄFTSBRIEFES

GRUNDREGELN FÜR DIE VERFASSUNG VON GESCHÄFTSBRIEFEN

Geschäftsbriefe unterliegen bestimmten Regeln für die Erstellung und Ausführung, sie unterliegen aufgrund ihrer Zugehörigkeit zu Informations- und Referenzdokumenten Anforderungen. Beim Verfassen eines Briefes muss sich der Verfasser genau überlegen, zu welchem ​​Zweck er einen Brief verfasst, was er sich von seiner Betrachtung erwartet. Er muss sich klar machen, was der Adressat über den Betreff des Briefes weiß, worauf er sich als Ausgangspunkt verlassen kann und welche neuen, dem Adressaten noch nicht bekannten Informationen, zu denen der Brief zusammengestellt wird . Die Art der Argumentation und der Aufbau des Textes hängen von der Zielvorstellung des Briefes ab. Die folgenden Phasen der Vorbereitung und Abfassung von Briefen lassen sich unterscheiden:

Prüfung des bestehenden Problems

Erstellen und Verfassen eines Brieftextentwurfs

Koordination des Briefentwurfs

Unterschreiben mit dem Kopf

Anmeldung

Versenden

Schauen wir uns diese Schritte an. Die Untersuchung des Wesens des Themas umfasst: die Sammlung ausreichender Informationen zu diesem Thema, falls erforderlich, das Studium der Rechtsvorschriften zur Begründetheit des Themas, die Analyse früherer Anträge zu diesem Thema und der darauf eingegangenen Antworten. Dann beginnen sie, den Text des Briefes zu verfassen.

Textstruktur von Geschäftsbriefen

Das Schreiben des Brieftextes ist ein zeitaufwändiger Prozess. Eine wichtige Aufgabe beim Verfassen eines Briefes ist seine Informationssättigung, dh die Aufnahme der erforderlichen Informationsmenge. Der Buchstabe kann einseitig und mehrseitig sein. Ein Aspekt des Briefes macht normalerweise den Inhalt des gesamten Briefes aus, und meistens sind es Briefe, die keine Antwort erfordern. Der Text mehrdimensionaler Briefe kann aus folgenden Aspekten bestehen: Abschnitte, Absätze, Unterabsätze, Absätze. Jeder Aspekt sollte mit einem Absatz beginnen. Geschäftskorrespondenz besteht in der Regel hauptsächlich aus mehrdimensionalen Briefen. Der Brief wird in der Regel nach dem Schema verfasst: Einleitung, Hauptteil, Schluss. Der einleitende Teil enthält: einen Link zum Dokument, dessen einzelnen Absätzen, die als Grundlage für die Abfassung des Schreibens dienten; Tatsachenbehauptung, es gibt den Zweck (den Grund) der Abfassung des Schreibens an. Wenn auf ein Dokument Bezug genommen wird, werden seine Daten in der folgenden Reihenfolge angegeben: Name des Dokumenttyps, Autor, Datum, Registriernummer des Dokuments, Titel, zum Beispiel: Gemäß der Verordnung der Regierung der Russischen Föderation vom 27. Juni 2004 Nr. 620 "Zur Genehmigung der Standardregelung ... »Der Hauptteil enthält eine Beschreibung des Ereignisses, der aktuellen Situation, deren Analyse und Beweise. In diesem Teil ist zu überzeugen, zu beweisen, dass die Teilnahme an der Sitzung (Konferenz, Runder Tisch) erforderlich ist, dass die hergestellten Produkte oder die erbrachten Dienstleistungen die besten sind, dass die Anfrage erfüllt werden muss usw. Die Der Abschluss des Schreibens stellt Schlussfolgerungen in Form von Aufforderungen, Vorschlägen, Stellungnahmen, Ablehnungen, Mahnungen usw. dar. Das Schreiben kann nur einen Schlussteil enthalten. Die Hauptfragen des Briefes müssen klar formuliert und in einer für die Wahrnehmung optimalen Reihenfolge angeordnet sein. Nach dem Zusammenstellen und Schreiben muss das Serviceschreiben bearbeitet werden. Ein Geschäftsbrief beginnt fast immer mit einem Appell. Dieser kleine Teil des Textes ist für Kommunikationszwecke von großer Bedeutung. Ein richtig gewählter Appell zieht nicht nur die Aufmerksamkeit des Adressaten auf sich, sondern gibt auch den gewünschten Ton für die Korrespondenz an, trägt zum Aufbau und zur Pflege von Geschäftsbeziehungen bei. Die Bedeutung des Appells wird vom Verfasser des Schreibens bestimmt, der Appell lässt sich selbst einen Hörer zur Verfügung stellen. Besondere Aufmerksamkeit verdient das Satzzeichen nach der Berufung. Das Komma hinter der Adresse verleiht dem Brief einen banalen Charakter, das Ausrufezeichen unterstreicht die Bedeutung und den offiziellen Stil. Der Verfasser sollte die folgenden Faktoren berücksichtigen:

1. Die öffentliche Stellung des Adressaten gegenüber seiner eigenen;
2. Bekanntheitsgrad, Art der Beziehung;

3. Formalität / Informalität der Kommunikationssituation;
4. Etikette-Berechtigungen, die in einer bestimmten Sprachgemeinschaft gültig sind.

Beim Tippen wird die Referenz zentriert:

Lieber Michail Petrowitsch!

Der Text des Schreibens kann mit dem Ausdruck der Erwartung auf die Ausführung des Antrags (Garantie, Vorlage, Einladung, Mahnung) sowie einer Höflichkeitsformel enden, zum Beispiel:
Ich bedanke mich für die geleistete Hilfe und versichere, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen für die Entwicklung einer für beide Seiten vorteilhaften Zusammenarbeit von großer Bedeutung sein werden.
Bei dieser Gelegenheit bedanke ich mich für die Einladung ...
Ich drücke meine Hoffnung auf eine fruchtbare Zusammenarbeit und aktive Beteiligung an der Lösung von Problemen, an der Entwicklung und Umsetzung unserer weiteren Programmaktionen aus.
Die Höflichkeitsformel wird der Eigenschaft "signature" vorangestellt, aus dem Absatz gedruckt und durch ein Komma von der Position getrennt. Der Name der Position wird in Groß- oder Kleinbuchstaben geschrieben, je nachdem, wie die Position in den Gründungs- oder Regulierungsdokumenten der Organisation beschrieben wird. Für den Fall, dass das Schreiben auf dem Briefkopf des Beamten verfasst ist, wird der Name der Position in der erforderlichen "Unterschrift" nicht angegeben.

In der offiziellen Korrespondenz wird der offizielle Geschäftsstil angewendet.
Der Geschäftsstil ist eine Reihe von Sprachmitteln, deren Funktion darin besteht, dem Bereich der offiziellen Geschäftsbeziehungen zu dienen.
Die Besonderheiten des Geschäftsstils, die ihm innewohnenden Besonderheiten, die Stilnormen dieser Art von Sprache haben sich unter dem Einfluss der Bedingungen der Geschäftskommunikation herausgebildet. Diese Bedingungen sind wie folgt:
1. Teilnehmer an der Wirtschaftskommunikation - hauptsächlich juristische Personen - Organisationen, Institutionen, Unternehmen, vertreten durch Manager und andere in deren Namen handelnde Beamte;
2. Art und Inhalt der Informationsbeziehungen zwischen Organisationen sind ziemlich streng geregelt;
3. Gegenstand der Geschäftskommunikation sind die Aktivitäten der Organisation: Management, Produktion, Wirtschaft,
wissenschaftlich, technisch usw .;
4. Managementdokumente sind in der überwiegenden Mehrheit auf einen bestimmten Empfänger ausgerichtet;
5. Die meisten Situationen, die bei der Tätigkeit von Organisationen auftreten und die Schrift erfordern, beziehen sich auf sich wiederholende, ähnliche Situationen.
Die betrachteten Bedingungen der Geschäftskommunikation bilden bestimmte Anforderungen an Managementinformationen. Um einen effektiven Informationsaustausch im Managementbereich zu gewährleisten, müssen Informationen bestimmte Eigenschaften aufweisen.

Sie muss sein:
1. Amtscharakter, der die geschäftliche Grundlage der Beziehungen, ihre Unpersönlichkeit betont und auch eine gewisse Distanz zwischen den Teilnehmern der geschäftlichen Kommunikation anzeigt;
2. Adressierbar, da ein Managementdokument immer für einen bestimmten Empfänger, Beamten, Organisation, Organisationsgruppe bestimmt ist;
3. Relevant, da das Dokument genau die Informationen enthalten muss, die zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine wirksame Managemententscheidung erforderlich sind, oder
sonstige Verwendung bei Managementtätigkeiten;
4. Objektiv und zuverlässig, da wirksame Managementtätigkeiten eine unparteiische, unparteiische Bewertung von Ereignissen, Tatsachen, Phänomenen erfordern;
5. Überzeugend, begründet, da die Aufgabe der Geschäftskommunikation darin besteht, den Adressaten zu veranlassen, zu tun (oder zu unterlassen)
bestimmte Aktionen;
6. Vollständig und ausreichend, um Managemententscheidungen zu treffen. Mangelnde Informationen können erforderlich machen
zusätzlich Informationen anfordern, Korrespondenz erstellen,
zu unnötiger Zeit- und Geldverschwendung führen.
Der Geschäftsstil hat eine Reihe spezifischer Merkmale, die ihn von anderen Sprachstilen unterscheiden - wissenschaftlich, journalistisch, umgangssprachlich, die Sprache der Fiktion.
Die wichtigsten Anforderungen an einen Geschäftsstil sind:

Standardisierung der Präsentation;

neutraler Ton der Präsentation;

Richtigkeit und Bestimmtheit des Wortlauts, Eindeutigkeit und Einheitlichkeit des Wortlauts;

Prägnanz, Kürze des Textes;

Verwendung von Sprachformeln;

Verwendung von Begriffen;

die Verwendung lexikalischer und grafischer Abkürzungen;

Prävalenz passiver Konstruktionen gegenüber realen;

die Verwendung von Phrasen mit einem verbalen Substantiv;

die Verwendung von Konstruktionen mit sequentieller Unterordnung von Wörtern im Genitiv und Instrumental;

Vorherrschen einfacher allgemeiner Sätze.

Die Standardisierung der Geschäftssprache deckt alle Ebenen der Sprache ab – Wortschatz, Morphologie und Syntax. Inzwischen hat sich in der Geschäftssprache eine Vielzahl von Begriffen, Phrasen und Formeln angesammelt. Die Verwendung vorgefertigter Strukturen ermöglicht es Ihnen, keine Zeit mit der Suche nach Definitionen zu verschwenden, die Standardsituationen charakterisieren. Die Standardisierung der Geschäftssprache erhöht den Informationsgehalt von Dokumenten erheblich, erleichtert deren Wahrnehmung erheblich, was zur Optimierung des Dokumentenflusses im Allgemeinen beiträgt.
Der neutrale Ton der Präsentation ist die Norm der offiziellen Geschäftskommunikation, die sich in der strengsten und zurückhaltendsten Art der Präsentation äußert. Die klangliche Neutralität der Darstellung schließt die Möglichkeit aus, in Texten ausdrucksstark und emotional gefärbte Sprachmittel (umgangssprachliches Lexikon und Interjektionen) von bildlichen Mitteln und im übertragenen Sinne verwendeten Wörtern zu verwenden. Die im Text des Schreibens enthaltenen Informationen sind offizieller Natur. Aus diesem Grund sollte das persönliche, subjektive Moment in den Dokumenten minimiert werden. Wörter mit ausgeprägter emotionaler Konnotation (Wörter mit Diminutiv-Zärtlichkeitssuffixen, mit Suffixen der Übertreibung oder Verkleinerung, Interjektionen) werden aus der Sprache der Dokumente ausgeschlossen.
Ein offizielles Dokument kann jedoch nicht als emotionslos betrachtet werden.
Der Zweck der meisten Dokumente besteht darin, den Adressaten zu interessieren, ihn zu überzeugen, ihn zu veranlassen, in die für den Autor erforderliche Richtung zu handeln. Ein Managementdokument wird sein Ziel nicht erreichen, wenn es frei von emotionaler Konnotation ist, aber Emotionalität sollte verborgen und nicht durch Sprache, sondern durch Inhalt erreicht werden. Es sollte sich hinter einem äußerlich ruhigen, neutralen Ton der Präsentation verbergen. Die Richtigkeit der Darstellung setzt ein eindeutiges Verständnis des Inhalts des Dokuments voraus.
Die Klarheit und Genauigkeit des Textes wird in erster Linie durch die Richtigkeit der kompositorischen Struktur des Textes, das Fehlen von logischen Fehlern, die Nachdenklichkeit und Klarheit der Formulierungen - stabile Wendungen, das Fehlen bildlicher Ausdrücke - bestimmt.
Die lakonische Darstellung des Textes wird durch den sparsamen Einsatz sprachlicher Mittel erreicht, unter Ausschluss von Sprachredundanz - Wörter und Ausdrücke, die zusätzliche Bedeutung haben.
Das Erfordernis der Prägnanz oder Kürze des Textes steht in direktem Zusammenhang mit der Reduzierung des Textvolumens. Das Gebot der Kürze macht es erforderlich, das Thema des Dokuments klarer zu formulieren, sprachliche Mittel sparsam zu verwenden, unnötige Wörter, die nicht die erforderlichen Informationen enthalten, ungerechtfertigte Wiederholungen und unnötige Details auszuschließen.
Das Schreiben muss überzeugend sein, unabhängig davon, an wen es gesendet wird, genaue Daten, unbestreitbare Fakten und Schlussfolgerungen enthalten.
Eines der Merkmale der Geschäftssprache ist die weit verbreitete Verwendung linguistischer Formeln - stabile (stereotypisierte) Phrasen, die unverändert verwendet werden. Die folgenden Ausdrücke werden verwendet, um eine Handlung zu motivieren:

Bitte beachten Sie, dass in der Zeit vom ... bis ...;
- Wir informieren Sie, dass ab ...;
- Wir senden Ihnen eine vereinbarte ...;
- Wir bitten Sie zu berücksichtigen ...,
- Durch Überprüfung wurde festgestellt, dass ....;
- Aufgrund fehlender finanzieller Unterstützung ...;
- Aufgrund der schwierigen Wirtschaftslage ...;
- Laut Ihrem Schreiben ...;
- In der Reihenfolge der gemeinsamen Arbeit ...;
- Gemäß Protokoll ...;
- Zur Unterstützung unserer Vereinbarung ...;
- Um die Verantwortung zu stärken ... etc.

Sprachformeln sind das Ergebnis der Vereinheitlichung von Sprachwerkzeugen, die in sich wiederholenden Situationen verwendet werden. Neben dem Ausdruck des typischen Inhalts fungieren sprachliche Formeln oft als rechtlich bedeutsame Bestandteile des Textes, ohne die das Dokument keine ausreichende Rechtskraft besitzt:

Wir garantieren eine Kreditrückzahlung in Höhe von ...,
- Wir garantieren die Zahlung. Unsere Bankverbindung ...,
- Die Ausführungskontrolle wird anvertraut ...

Begriff - ein Wort oder eine Phrase, dem ein bestimmtes oder besonderes Konzept zugeschrieben wird. Ein Satz von Begriffen in einem bestimmten Wissensbereich oder einer bestimmten beruflichen Tätigkeit bildet eine Terminologie oder ein Terminologiesystem.
Die Verwendung von Begriffen in einer streng fixierten Bedeutung gewährleistet ein eindeutiges Textverständnis, was in der Geschäftskommunikation sehr wichtig ist.
Bei den in der Managementdokumentation verwendeten Begriffen handelt es sich um Branchenterminologien, die den Inhalt des Themenbereichs widerspiegeln, dem sich der Inhalt des Dokuments widmet, sowie die Begriffe, die sich im Bereich der Dokumentationsunterstützung entwickelt haben.
Die Richtigkeit und Stabilität der Begriffsverwendung in der Praxis wird durch die Verwendung terminologischer Wörterbücher und Standards erreicht, die ein streng eindeutiges Begriffs- und Begriffssystem etablieren und zur Ordnung der Terminologie beitragen. Die im Bereich der Managementdokumentation verwendeten Begriffe sind in GOST R 51141-98 „Büroarbeit und Archivarbeit. Begriffe und Definitionen".

Bei der Verwendung des Begriffs ist darauf zu achten, dass er für den Adressaten verständlich ist. Wenn der Verfasser des Briefes diesbezüglich Zweifel hat, muss auf eine der folgenden Arten vorgegangen werden:

Geben Sie eine offizielle Definition des Begriffs an;

Entschlüsseln Sie die Bedeutung des Begriffs mit neutralen Wörtern;

Entfernen Sie den Begriff oder ersetzen Sie ihn durch ein gebräuchliches Wort oder einen Ausdruck.

Schwierigkeiten bei der Verwendung von Begriffen hängen auch damit zusammen, dass sich das Begriffssystem ständig verändert: Bereits existierende Begriffe ändern sich inhaltlich, neue kommen hinzu, einige Begriffe veralten und die sie bezeichnenden Begriffe werden nicht mehr verwendet.
Bei der Verwendung mehrdeutiger Begriffe (Synonyme Begriffe) ist zu beachten, dass der Begriff in einem Dokument nur in einer seiner Bedeutungen verwendet werden kann. Beispielsweise sind die Begriffe „Vertrag“, „Vertrag“, „Vereinbarung“ synonyme Begriffe, die sich jedoch in der Anwendungspraxis unterscheiden. Arbeitsrecht bezieht sich auf einen Arbeitsvertrag (Vertrag); im Zivilrecht - zwei- und multilaterale Transaktionen werden als Verträge bezeichnet; im Außenhandel wird häufiger der Begriff "Vertrag" verwendet, Vereinbarungen in einer Reihe anderer Bereiche werden in Vereinbarungen festgehalten.

Ein weiteres Merkmal der Geschäftssprache. Abkürzungen werden in der Geschäftssprache verwendet. Es gibt zwei Haupttypen von Wortabkürzungen:
1. Lexikalisch (Abkürzungen) - zusammengesetzte abgekürzte Wörter, die durch Entfernen eines Teils ihrer konstituierenden Buchstaben aus Wortteilen gebildet werden: CIS, LLC, Ministerium für Notsituationen, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, Hauptbuchhalter, Chef, Stellvertreter, Spezialeinheiten.
2. Grafik - abgekürzte Schreibweise von Wörtern, die schriftlich verwendet werden: g-n, pt, zh-d, apt. m usw.

In Briefen dürfen nur amtlich anerkannte Abkürzungen, Bezeichnungen und Begriffe verwendet werden. Die Namen von Institutionen, Organisationen und Positionen, Titel, Maßeinheiten, geografische Namen und andere müssen genau den offiziellen Namen entsprechen.

Ein weiteres Merkmal der Geschäftssprache ist die Verwendung von Konstruktionen mit sequentieller Unterordnung von Wörtern im Genitiv oder Instrumentalfall:
- Wir bieten Ihnen Lösungen (was?) Sanierung von Heizungsanlagen, Lüftungs- und Sanitäranlagen von Wohngebäuden und Bürogebäuden.
- Wir teilen voll und ganz die Notwendigkeit (wozu?), spezifische Fragen einer möglichen Zusammenarbeit weiter zu diskutieren.
- Nach der Liste der Hauptaktivitäten zur Vorbereitung und Feier des 60. Jahrestages des Sieges im Großen Vaterländischen Krieg, genehmigt vom Präsidenten der Russischen Föderation (wofür?) ...

Laut Besetzungstabelle...

Die Geschäftssprache ist durch die Verwendung von Phrasen mit verbalen Substantiven gekennzeichnet. Sehr aktiv in der Geschäftssprache werden anstelle von Verben Konstruktionen aus Verbalnomen mit der Bedeutung von Handlung verwendet: um Hilfe zu leisten (und nicht zu helfen), um Hilfe zu leisten (und nicht zu helfen), zu reinigen (und nicht zu entfernen) , um Unterstützung zu leisten (und nicht zu unterstützen), um Reparaturen durchzuführen (nicht überholt).
Einfachheit der Präsentation, die Prävalenz einfacher allgemeiner Sätze sind für das Schreiben wichtig. Ein Merkmal des Geschäftsstils ist die überwiegende Verwendung einfacher gemeinsamer Sätze, einteilig (mit einem Hauptglied - Subjekt oder Prädikat) oder zweistimmig (mit zwei Hauptgliedern - Subjekt und Prädikat) mit getrennten Wendungen (Partizipien, Adverbiale, separate Definitionen), einleitende Wörter und Sätze, zum Beispiel:
- Im Zusammenhang mit der äußerst geringen Effizienz der Nutzung des im gesetzlichen Fonds des Gemeinschaftsunternehmens "MIO" enthaltenen städtischen Eigentums sowie der unzureichenden Auslastung des Pkw-Fuhrparks und dessen Unrentabilität bitten wir Sie, über die Übertragung von Anteil der Stadt an der Finanz- und Wirtschaftsführung des Rathauses.

Es ist ratsam, ein Schreiben zu einem Thema zu erstellen. Wenn Sie sich bei mehreren unterschiedlichen Problemen gleichzeitig an die Organisation wenden müssen, wird empfohlen, für jeden von ihnen separate Schreiben zu erstellen.
Im Text eines Schreibens können Wünsche oder sonstige Fragen geäußert werden, wenn diese zur Ausführung an eine Person übertragen werden.
In der Geschäftskorrespondenz sind neben traditionellen sprachlichen Formeln auch Fremdwörter und Redewendungen anzutreffen. In der Praxis spielen sie die Rolle sprachlicher Formeln. Einige davon sind bekannt, andere weniger verbreitet. Es ist zu bedenken, dass die Verwendung von Fremdwörtern nach unbedeutender Altmodischheit riecht, gleichzeitig aber einen guten Eindruck auf den Partner hinterlässt, der diese Wörter kennt und einen außenstehenden Leser verwirren lässt.

Lehrreich;

Begleitet;

Garantie;

Informativ;

Dankbar;

Glückwunsch;

Es gibt auch Briefe-Anfragen, Briefe-Anfragen, Briefe-Benachrichtigungen, Briefe-Antworten, Briefe-Einladungen usw. Jede Art von Briefen hat ihre eigenen Besonderheiten in der Vorbereitung und Gestaltung.

Einladungsschreiben

Einladungsschreiben mit dem Angebot zur Teilnahme an Seminaren, Sitzungen und anderen Veranstaltungen richten sich in der Regel an den Leiter der Organisation, einen bestimmten Beamten, können aber auch an das gesamte Team adressiert werden. In den Briefen sind die Teilnahmebedingungen, Ort und Zeit der Veranstaltungen und gegebenenfalls die Uniform angegeben. Das Schreiben enthält in der Regel die erforderliche „Anlage“, die über das Programm der Veranstaltung informiert.

Garantiebriefe

Garantieerklärungen werden zur Bestätigung bestimmter Zusagen oder Bedingungen erstellt und sind an eine Organisation oder Person gerichtet. Die Bezahlung der geleisteten Arbeit, die Qualität, die Lieferzeit der Produkte, die Bezahlung der Ware, die Miete usw. können garantiert werden In solchen Briefen werden Standardausdrücke verwendet: „Die Firma garantiert, wir garantieren, bitte senden Sie uns per Nachnahme (Art Garantie), wir garantieren die Zahlung, Wir garantieren die Lieferzeit, wir garantieren die Qualität der Produkte ...".
Das Schreiben enthält in der Regel die Zahlungsdetails der Organisation, die die Zahlungsgarantie stellt.
Es empfiehlt sich, den Text des Schreibens mit dem Juristischen Dienst abzustimmen. Neben der Unterschrift des Leiters der Organisation kann die Unterschrift des Hauptbuchhalters ausgestellt werden. Die Unterschrift wird durch ein Siegel beglaubigt.

Anfrageschreiben

Es gibt eine Vielzahl von Situationen, in denen Anfragen im Namen von Unternehmen, Organisationen und Institutionen eingereicht werden. Der Text dieses Schreibens ist normalerweise in der folgenden Form aufgebaut: im Hauptteil des Inhalts eine Angabe des Grundes, der die Anfrage veranlasst hat; eine Erklärung des Antrags selbst; der letzte Teil drückt die Hoffnung auf das erwartete Ergebnis aus. Anfragen werden normalerweise mit den Worten „bitte, bitte“ ausgedrückt;
Bitte helfen Sie ...;
Bitte an unsere Adresse senden ...;
Bitte machen Sie mit ...;
Bitte informieren ...;
Ich bitte Sie, die Schulden zu liquidieren ...;
Bitte leg los...

Der Hauptzweck dieses Schreibens besteht darin, zu überzeugen, die Notwendigkeit der Erfüllung des Antrags zu beweisen, daher enthält der Text des Schreibens überzeugende Beweise, beigefügte Berechnungen, Schätzungen und andere unterstützende Gründe, die mit dem erforderlichen "Antrag" erstellt werden.

Briefe beantworten

Der Text des Antwortschreibens beginnt in der Regel mit einer Wiederholung der Anfrage. Außerdem werden die Ergebnisse der Prüfung des Antrags angegeben, die Ablehnung wird begründet (wenn es sich um ein Ablehnungsschreiben handelt) und die Ablehnung selbst wird angegeben.
Die Art der Informationen in einem Geschäftsbrief impliziert in der Regel eine Alternative zu den erwarteten Informationen im Antwortschreiben, d. betreibt. Das heisst:
1. Das Vorhandensein eines Links zum ursprünglichen Schreiben und dessen Betreff im Antwortschreiben;
2. Verwendung der gleichen sprachlichen Ausdrucksmittel (hauptsächlich Terminologie) in beiden Buchstaben;
3. Vergleichbarkeit der Informationsmengen und inhaltlichen Aspekte beider Schreiben;
4. Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge bei der Darstellung inhaltlicher Aspekte.

Die Texte der Antwortschreiben müssen den in den Beschlüssen der Geschäftsführung festgelegten Aufgaben entsprechen.
Die erste und wichtigste Regel - verzögern Sie die Antwort nicht, lassen Sie Ihren Korrespondenten nicht warten. Sollten sich Umstände so entwickeln, dass Sie nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist antworten können, teilen Sie dies dem Adressaten sowie der Frist für die endgültige Beantwortung mit. Entschuldigen Sie sich für die Verzögerung und geben Sie den objektiven Grund an.
Die Briefantwort gibt die Nummer und das Datum des Dokuments an, auf das die Antwort gegeben wird. Diese Daten werden nicht im Text des Schreibens, sondern an der vorgeschriebenen Stelle des Formulars oder vor dem Kopf des Dokuments, das nicht auf dem Formular erstellt wird, eingetragen.

Die folgenden Formen der Meldung von Fehlern werden verwendet:
- Ihr Angebot wird aus folgenden Gründen abgelehnt ...

Der Ihnen zugesandte Entwurf einer gemeinsamen Aktionsvereinbarung wird aus folgenden Gründen abgelehnt ...
- Es tut uns leid, aber unser Unternehmen kann Ihr Angebot nicht annehmen ...

Danksagungsbriefe

In letzter Zeit sind Dankschreiben in der Geschäftskorrespondenz weit verbreitet.
Dankschreiben sind die Regeln der guten Form für Beziehungen zwischen Partnern. In einer partnerschaftlichen Beziehung muss man für erbrachte Leistungen, für die gemeinsame Durchführung von Veranstaltungen, für übersandte Glückwünsche, für die Organisation eines Empfangs usw. nicht nur bitten, sondern auch danken können.

Das Schreiben kann auf dem Briefkopf oder auf dem farbigen Formular) des Dankesschreibens erfolgen. Für den Fall, dass der Brief auf einem Briefkopf verfasst ist, wird er in der vorgeschriebenen Weise registriert. Ein auf ein Dankesschreiben verfasstes Dankesschreiben ist nicht registrierungspflichtig, die Eigenschaft "Unterschrift" kann abgestempelt werden. Da der Brief persönlicher Natur ist, wird davon abgeraten, das Attribut "Executor" darin zu verwenden. In den Brieftexten wird eine typische Darstellungsform verwendet:
- Ich bedanke mich ...;
- Aufrichtig dankbar ...;
- Wir stellen dankbar fest ...;
- Dank an...;
- Danke für...

Anschreiben

Anschreiben werden erstellt, um den Adressaten über die Richtung der Dokumente zu informieren. Der Text des Schreibens besteht aus zwei Teilen: einer Mitteilung über das zugesandte Material und klärenden Informationen (Anlagen). Typischerweise ist der Text des Anschreibens sehr kurz, passt auf das A5-Format und hat keine eigenständige Überschrift. Anschreiben beginnen in der Regel mit den Worten:
- Ich sende Informationen ...; - Wir freuen uns, Ihnen anzubieten (empfehlen) ...;
- Wir bieten Ihnen...;
- Wir sind sicher, dass Sie sich für qualitativ hochwertige Produkte interessieren werden ..;
- Wir informieren Sie darüber, dass ...;
- Wir informieren Sie darüber, dass ...;
- Wir hoffen auf weitere Zusammenarbeit ...