Необходима ли е книжка за товарителница? Вестник за регистрация на движението на товарителници

Индивидуалните предприемачи и юридически лица, чиято дейност по един или друг начин включва необходимостта от използване на превозни средства, като правило регистрират пътните листи, издадени на шофьорите, в специален дневник.

Въз основа на такъв дневник се записват направените разходи за гориво, което позволява да се намалят облагаемите показатели на предприятието. В допълнение, пътната книжка се използва при изчисляване на заплатите за шофьори, участващи в работата на организацията.

Всякакви организации и индивидуални предприемачи, чиято сфера на дейност е свързана с предоставянето на транспорт и транспортни услуги, трябва непременно да водят регистър на товарителниците. Инструкцията се основава на разпоредбите на Федералния закон № 259-ФЗ от 18.11.07 г. и заповедта на Министерството на транспорта от 18.09.08 г., № 152.

Що се отнася до предприятия, които не са пряко свързани с предоставянето на транспорт и транспортни услуги, но използват превозни средства в хода на своята дейност, наличието на регистър на товарителници не е задължително за тях, но може да се използва за систематизиране и опростяване на счетоводството на данните, използвани в работата.

Регистърът на товарителници, формуляр 8, беше одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика № 78 през 1997 г., но на 01.01.2013 г. влезе в сила Федерален закон № 402-ФЗ, премахвайки съществуващия единен формуляр 8. От посочената дата транспортните предприятия, които преди това са водили регистър на пътните листове във формуляр 8, са успели да разработят своя собствена, най -оптималната версия на счетоводния лист, при условие че основните раздели на единния формуляр 8 се дублират.

Възможно ли е провеждането в електронна форма

Във всеки правен акт от действащото законодателство няма ограничения по отношение на воденето на електронната товарителница, поради което е разрешено създаването на електронна форма на регистъра.

Забележка! Можете да използвате всяка, най -удобната опция за поддържане, било то обикновен Excel или 1С.

За организации с обширен парк превозни средства и значителен персонал от шофьори поддържането на електронна версия е по -предпочитано от ръчната регистрация поради значителната трудоемкост на процеса. В този случай е желателно да има възможност да се отпечата списанието на хартиен носител, ако е необходимо.

Как да си водите дневник

Регистърът на товарителници, формуляр 8, е направен в таблична форма, представляваща изявление, разделено на колони. Има девет такива колони. В тях се въвеждат следните данни:

Серийни номера на издадени листове;
Дати на издаване;
Пълно име на водачи;
Брой персонал на служителите;
Гаражни номера на превозни средства;
Подписи на водача, диспечера и счетоводителя;
Бележки, ако е необходимо.

Забележка! Ако една организация съхранява записи, използвайки собствена разработена форма на отчет, счетоводният дневник може да съдържа допълнителни колони, използвани от конкретна организация.

Ако в регистъра са въведени грешни данни, е позволено да се правят корекции в съответствие с разпоредбите на 9 от Федералния закон № 402-ФЗ. Ако е допусната грешка, записът се коригира, както следва:

Грешен запис се зачертава с един ред;
До него се поставя маркировката „коригирано“ и се въвежда правилната информация;
Датата на корекцията е подпечатана;
Направените корекции трябва да бъдат одобрени от лицето, отговорно за поддържането на счетоводните записи;

Важно! При зачертаване на погрешен запис е необходимо да се начертае линия, така че самият неправилен запис да остане четим, след като е зачеркнат.

Срок на годност

Товарни листове за служители, работещи с превозни средства, се издават веднъж на работен ден или смяна. Самият регистър е създаден за годишен период, но ако е необходимо, периодът на водене може да бъде намален до един месец, например, когато става въпрос за единични дълги пътувания, като командировки.

Поради факта, че счетоводният запис е основната документация, периодът на последващото му съхранение е 5 години, след което дневникът може да бъде изхвърлен. Трябва да се отбележи, че петгодишният период на съхранение се отнася не само за хартия, но и за електронни носители.

Трябва ли да мига

Регистрационният формуляр 8 на товарителницата има последователна пагинация. При въвеждането му е необходимо да се спазва хронологичният ред. Заглавната страница трябва да бъде подписана непременно, като посочва началната дата. На същото място, на заглавната страница, се изписват основните данни за самата организация, нейното пълно име.

След като счетоводството приключи, дневникът се зашива. Зашитата книга се заверява с подписите на ръководителя на предприятието, главния счетоводител на компанията и печата на организацията, след което се прехвърля в архива на предприятието за съхранение.

Кой попълва и взема проби

Отговорността за следене на товарителници в специализирано списание може да бъде възложена на служител, определен по заповед на ръководството, или на служител, чиито служебни задължения, посочени в трудовия договор, включват функциите за поддържане на счетоводни записи в организацията.

Най -често такава работа се извършва от счетоводител, служител по персонала или чиновник.При липса на лице, поддържащо такава декларация в предприятието, може да се сключи споразумение с организации-трети страни, обслужващи превозни средства, при условие че такова споразумение ще предвиди клауза за необходимостта от счетоводство.

Дневникът за издаване на товарителници се изисква да се води от всички организации, които имат камиони или автомобили в баланса си. Естествено, тези, които правят пътуванията печеливши за компанията.

FILES 2 файла

Важността на поддържането на документа се състои във факта, че в него се записват товарителниците, които от своя страна са потвърждение на разходите, направени от организацията. Без дневник е доста проблематично да се поддържа ред при обработката на пътните листи и да се доказва тяхното съществуване като цяло (с големи обеми работа).

Метод на провеждане

Попълването на дневника за издаване на товарителници може да се организира изключително на хартиен носител. Няма възможност за въвеждане на необходимата информация в електронната версия (само ако всеки от шофьорите, диспечерите и счетоводителите на организацията има собствен електронен подпис).

От самото начало на поддръжката документът се разпечатва, ако е необходимо, допълнен с допълнителни листове. В края на мандата той се зашива, заверява с подписа на ръководителя на организацията и се съхранява още 5 години.

В идеалния случай той трябва да се използва постоянно от служител, който отговаря за издаването и получаването на билети за пътуване от шофьорите.

Компоненти на списанието

Формата на документа се състои от два листа. В попълнения вид списанието е книга с корица и няколко листа, отпечатани и подредени под формата на маса. На корицата, в центъра, има името на списанието, посочващо годината (месеца) на попълване (обикновено срокът му на валидност е 1 година, но има и краткосрочни опции, за един месец).

В горната част на корицата пълнителят изписва пълното име на организацията, кода на документа съгласно OKUD (за стандартния междусекторен формуляр № 8, това е 0345008, той веднага се въвежда във формуляра), кодът според OKPO.

Таблицата на втория лист от историята съдържа колони. Всяка от тези колони приема следната информация:

Номер на товарителница. Документът има номериране от край до край. Всички записи са направени в хронологичен ред.
Кога е издадена товарителницата (дата).
Информация за водача: пълно име с думи, ако има - номер на персонала.
Номерата на гаража (не на регистрационния номер) на автомобила.
Подписът на водача като гаранция, че е получил товарителницата.
„Автограф“ на диспечера, приел товарителницата с маркировки, както и други документи за пътуване (тези данни са посочени в бележката).
Подпис на счетоводител. Поставя се след като товарителницата е влязла в счетоводния отдел.
Забележка. Тази колона е предназначена за данни, които са от основно значение за издаването или приемането на товарителници. Посочени са белези (или тяхното отсъствие) върху документи, поправки, физически свойства на получената хартия и др.

Втората страница на списанието може да продължи колкото искате. Основното е, че вписаните в него товарителници имат подходящата дата на издаване. Служителят няма право да въвежда неподходяща или умишлено невярна информация в дневника.

Що се отнася до периода на съхранение, съгласно съществуващите разпоредби дневникът за издаване на товарителници се съхранява най -малко 5 години.

Важен момент! Информацията за всички издадени документи трябва да бъде вписана в дневника за издаване на товарителници. Ако товарителницата не е регистрирана, тогава счетоводният отдел няма право да я приеме.

Кой попълва

Ръководителят на организацията автоматично е назначен да отговаря за регистрирането. Но в по -голямата част от случаите той поверява тази отговорност на подчинените си. Това може да стане по два начина:

Чрез трудов договор (като регистрирате това като преки отговорности на определен служител).
По отделна поръчка. Документът ще се казва „Заповед за назначаване на лице, отговорно за воденето на дневник за издаване на товарителници“. Той е съставен в безплатна форма. Основното е, че той има подпис на ръководителя, подробности за организацията, данни за назначения служител и неговия подпис в съгласие със съдържанието.

Определеният служител не се нуждае от специално обучение за дърводобив.

Законодателната рамка

Приложеният формуляр и образец на попълване е типичен междусекторен формуляр No 8, който е приет с Решение № 78 на Държавния комитет по статистика на 28 ноември 1997 г. Той се използва от дълго време и дори сега не е загубил своята актуалност.

Въпреки това, от 2013 г. използването на точно такъв формуляр се превърна в незадължителна процедура. Всяка организация има право самостоятелно да избере кой от формулярите да отбележи издаването на товарителници, които ще използва.

Организацията може дори да прави промени в съществуващите форми на документи за свое удобство. Основното е, че тези действия се потвърждават от отделна заповед на ръководителя с подпис и печат, а също така се отбелязват в счетоводната политика на компанията.

Ако използвате стандартния формуляр, тогава такива мерки няма да са необходими. В допълнение, типична форма на дневник отговаря на всички изисквания, които се прилагат към нея. Като прави промени в колоните, пълнителят рискува да се сблъска с ситуация на нарушение на трудовото или данъчното законодателство. Поради тези и други причини Формуляр # 8 остава в употреба.

Възможни допълнения

Тъй като списанието се използва дълго време, редица компании допълниха колоните със свои. Практиката показва, че е удобно да се вписва в този дневник и:

Маршрутът на автомобила, по който ще се движи. Някои просто посочват точката на пристигане.
Какъв товар доставя превозното средство.
Пробег.
Разход на гориво, възникнал в резултат на пътуване и т.н.

Естествено, всички тези данни се попълват едва след връщането на товарителницата или дори след получаването й от счетоводителя на организацията. Каквито и промени да са направени в съществуващата форма, те трябва да бъдат подкрепени от отделна заповед от главата.

Списанието за издаване на товарителници е един от основните документи, които потвърждават разходите на организацията или индивидуалния предприемач за гориво. Ако юридическо лице е избрало данъчна система, в която се вземат предвид разходите, тогава този документ е особено важен при изчисляването на дължимите данъци от дадена организация.

Отчитането на горива и смазочни материали (горива и смазочни материали) от стопански субекти се извършва с помощта на товарителници. Формата на формуляра е унифицирана, тя предоставя полета за отразяване на разхода на гориво, като посочва маршрута на движение и действителната стойност на пробега. Товарни листи могат да се използват за контрол на консумацията на бензин, дизелово гориво, смазочни материали. Задължението за изготвяне на специална документация възниква за организации, които имат поне едно превозно средство.

Как е отчитането на движението на товарителници в предприятието

Системата за управление на документи в предприятието трябва да бъде организирана, като се вземат предвид особеностите на пълненето и съхраняването на документи, свързани с използването на горива и смазочни материали. За всеки случай на експлоатация на превозни средства е необходимо да се издаде товарителница. Информация за формулярите, които трябва да се изготвят, се вписва в дневника в съответствие с формуляр № 8.

Ръководството на предприятията трябва да гарантира безопасността на товарителниците за 5 години. За да отпишете гориво и смазочни материали, трябва да подадете разписки за плащане на гориво в счетоводния отдел. Ако откриете неточности или грешки в попълнените полета на товарителницата, можете да я промените. Това става при одобрение на корекцията от двама отговорни специалисти.

ВАЖНО!Ако служителите използват личен транспорт за работни нужди, те имат право да получат обезщетение за това. За да направите това, в товарителницата се отбелязва принадлежността на конкретна кола към служител.

Журнал формуляр № 8 е унифициран; не можете да изтривате редове или блокове от него. Предприятията имат право да разширят списъка с показатели, посочени в документа. Възможно е да се оптимизира системата за контрол на движението на товарителници чрез въвеждане на електронна регистрация на формуляри. Автоматизирането на процедурата ви позволява да намалите времето, прекарано от служителите в работата с документи и минимизира рисковете от изтичане на информация. Възможно е да се осигури работоспособността на електронното управление на документи в сегмента на транспортното счетоводство, като се използват специализирани програми или аутсорсинг услуги.

BTW, органите за данъчна инспекция, представители на инспекцията по труда и служители на КАТ може да се интересуват от правилността и пълнотата на попълването на пътните листи и организирането на контрола на тяхното движение.

Няма забрана за водене на списания за регистриране на ваучери в електронен формат в законодателната рамка. Предприятията имат право самостоятелно да решават как да организират счетоводство за:

попълнете хартиена версия на списанието;
поддържайте таблици в Excel;
ограничете се до попълване на формуляра в програмата 1С.

Основното изискване е спазването на формата на документа, наличието на задължителни данни и възможност за бързо отпечатване на попълнените страници на формуляра.

Основна документация

Мерките за наблюдение на нормата на разход на гориво и възможността за отписване на гориво се прилагат със задължителната регистрация на товарителници и регистрационния им дневник, формуляр No 8. Формулярите са одобрени от Държавния комитет по статистика в Постановление от 28.11.1997 г., № 78. Правилата за попълване на документите са дадени в Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. No 152. Разрешено е да се разработи собствен шаблон на товарителница, който трябва да съдържа задължителните данни за основната документация. Пълен списък с информация, чието отражение е необходимо, се съдържа в Закона от 06.12.2011 г., № 402-ФЗ.

Товарни листи се изготвят по различни шаблони в зависимост от вида на използвания транспорт. Те могат да се използват за отчитане на горивните ресурси чрез:

леки превозни средства;
специални превозни средства;
с пътническо такси;
камиони;
автобуси.

Формулярът на товарителницата с всички необходими данни се издава на водача преди заминаване за работа. Документът е валиден за 1 ден. Изключение се предвижда за случаите, когато служителите са изпращани в командировки с продължителност повече от един ден. За ситуации с бизнес пътници основното изискване на регулаторните органи за регистрация на товарителница е възможността да се вземат предвид работните часове и обективно да се отразят разходите за гориво.

ПОМНЯ!Пътните листове трябва да включват показанията на скоростомера преди заминаването в началото на смяната и след края на работата. Стойностите за края на деня и за сутринта на следващия ден трябва да бъдат еднакви.

В зависимост от формата на използвания документ, счетоводителят може да отпише гориво и смазочни материали според действителния разход на гориво или според установените стандарти. Пътните листи дават право на водачите да управляват конкретно превозно средство през работно време. Формулярът посочва предложения маршрут на движение, данни за оставащото гориво и скоростомер. Освен това те въвеждат информация за спецификата на работните дейности и часа на началото на работния ден и неговия край.

ЗАБЕЛЕЖКА! Товарни листове не се попълват, когато в инструментите се използват гориво и смазочни материали. За мотоблокове, верижни триони и друго специално оборудване, което те изработват.

Възможно е да не поставяте печата върху товарителниците; името на компанията (наемодателя), нейният адрес и телефонен номер са достатъчни, за да се идентифицира собственикът на превозното средство. Нормата е подкрепена от текста на Заповедта на Министерството на транспорта от 18 януари 2017 г. No 17. Печатът, поставен върху формуляра, не се счита за грешка. Когато една кола се управлява от няколко водачи в режим на смяна, ваучери за всеки шофьор се издават отделно. Списанието принадлежи към категорията първична документация, следователно периодът на съхранение в предприятието не може да бъде по -малък от 5 години.

Всеки ваучер, издаден на служител, трябва да бъде регистриран в дневник. Документът е съставен на първа страница с заглавна страница. Той посочва името на организацията, състоянието и интервала от време, за който се правят записите. Съдържанието на списанието е представено в таблица, която се попълва при издаването на ваучерите.

Ако товарителницата е попълнена неправилно, формулярът е развален, данните за това трябва да бъдат отразени в дневника на формуляр № 8. Такива ваучери са приложени към списанието, трябва да се отбележи, че чаршафите са повредени. Информацията се въвежда при запазване на хронологията на изпълнение на документа.

За счетоводния вестник е характерно номерирането от край до край. Книгата трябва да бъде зашита и заверена с подписа на директора на предприятието. Подписът се подкрепя от печата на организацията. Това е необходимо, за да се гарантира безопасността на документа и да се предотвратят опитите за унищожаване на отделни листове от книгата. Ръководителят на институцията, със заповед, назначава лице, което ще отговаря за поддържането на дневника.

Документът съгласно формуляр № 8 отразява следната информация:

сериен номер на издадената товарителница;
дата на издаване на документа в съответствие с хронологията;
Пълно име на водача, на чието име е издаден ваучерът;
регистрационни табели на превозни средства;
подпис на водача, който е получил попълнения формуляр за товарителница.

Ако ваучерът е върнат, в дневника се прави съответно вписване. Датата на връщане трябва да бъде посочена, потвърдена с подписа на отговорния диспечерски работник. Формуляр 8 трябва да съдържа подписите на тези длъжностни лица:

шофьор, който потвърждава получаването на товарителница;
диспечер или друг упълномощен служител, който получава ваучери от водачите в края на смяната;
счетоводител, който със своя подпис трябва да удостовери правилността на попълването на документа и факта на приемането му за счетоводство.

Формуляр 8 или вашият собствен шаблон за списание могат да бъдат отпечатани и зашити от служители на предприятието или поръчани от печатница. Периодът, за който се стартира счетоводната книга, се определя от счетоводната политика на институцията. Препоръчителният интервал е от 1 месец до година.

Ако се открие грешка

Ако бъдат открити грешки в дневника, те могат да бъдат коригирани. Процедурата за извършване на промени в попълнените колони е уредена със Закона от 06.12.2011 г. No 402-ФЗ в чл. 9. Алгоритъм на действията:

зачеркнете неправилна информация с един ред;
вписването "Фиксирано" се прави до корекцията;
е посочен надпис с правилните данни;
датата на коригиращите действия е задължителна;
всеки случай на корекция трябва да бъде потвърден с ръкописен подпис на отговорното длъжностно лице.

Самостоятелно проектирана форма

Ако предприятието използва независимо разработени шаблони на документи за отчитане на горива и смазочни материали, тези формуляри трябва да бъдат отразени в два местни акта на организацията:

счетоводна политика;
заповед за одобряване на първичната форма.

В заповедта за одобряване на примерна товарителница или дневник за пътуване трябва да се въведат информация за организацията, номера на документа и датата на изготвянето му. В текстовия блок на заповедта е посочен предметът на разглеждане - одобряването на нов шаблон на документ. Трябва да се посочи датата, от която формулярът ще бъде въведен в системата за управление на документи. Последният раздел на заповедта изброява служителите, които трябва да се ръководят от този местен акт, и техните подписи.

Товарният транспорт е цяла индустрия. Тя стана особено такава в съвременния свят. Почти всяка организация притежава превозно средство.

Тук не става въпрос само за корабни компании, чиято работа е да доставят стоки. Това са куриерски компании и компании, които произвеждат / продават хранителни продукти, домакински химикали и т.н.

Освен това всяка организация има поне един лек служебен автомобил.

Отчитане и контрол на разхода на гориво и предназначението на автомобила

За да следите разхода на гориво и да записвате пробега (пробега) на превозното средство, в документооборота се въвежда товарителница. Той съдържа всички данни, необходими за този контрол. Неговата форма има одобрена форма.

Основните разлики в типа ваучери са за кой вид транспорт се издава: товарен или пътнически. За лек автомобил този документ има по -опростена форма. Това се дължи на факта, че транспортирането на стоки може да се извършва с машини с ремаркета. Подробностите за ремаркето също са посочени във ваучера.

Освен това за тежкотоварните превозни средства крайната точка (разтоварващата точка) винаги е известна. Той се вписва при напускане.

За разлика от тях, колите често сменят и допълват маршрута своевременно (по време на пътуването). Следователно, данните за движението се въвеждат, докато се движите (всъщност). Това означава, че общият пробег не може да бъде определен предварително. Следователно е невъзможно да се предвиди какъв ще бъде разходът на гориво на ден.

Последното правило важи и за камионите. И въпреки че е възможно да се изчисли пробегът на картата (навигатор, GPS), но той може да бъде променен (увеличен). Това може да се дължи на непредвидени пречки по пътя.

Такива пречки могат да бъдат: ремонтни и строителни пътни работи, пътнотранспортни произшествия, блокиране на посоката от служители на пътната инспекция и др.

Това означава, че разходът на гориво също може да бъде по -висок от планираното.

Всички данни от товарителниците се изпращат за обработка в счетоводния отдел. За да не се затрупва счетоводната работа с документи, в офисната работа се въвежда дневник за пътувания. Тази книга е необходима и за регистриране на всички изходи (входове) на автомобили от територията (на територията) на предприятието. Това ще избегне неоторизирано (неподходящо) използване на транспорта.

Регистрирайте данните

Записите в свободна форма са разрешени в тази книга. Но въпреки това има необходими задължителни препратки.

А именно:

Сериен регистрационен номер;
Уникален номер на ваучер;
Дата на издаване;
Държавен регистрационен номер на автомобила;
Регистрационен номер на ремарке (ако има такъв);
Време на заминаване от предприятието;
Време за връщане на територията на автобазата.

Освен това можете да въведете данните, споменати в началото. Това ще ви позволи да прехвърлите само списанието на счетоводителите, а не куп ваучери.

Ако имате затруднения при създаването на необходимите колони за списанието, можете да се свържете с нашите специалисти или да използвате връзките към мостри.

По -долу има стандартен формуляр и извадка от дневника за регистрация на товарителница, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.

Всяка организация, която разполага с превозни средства за служебно ползване, трябва да води отчет за движението на издадените товарителници. За това е предвиден специален формуляр, който се нарича "Вестник на движението на товарителници". Сайтът ще ви каже как трябва да изглежда този документ и как да го попълните без грешки.

Организациите и предприемачите, които предоставят транспортни услуги или просто използват служебни превозни средства в работата си, са длъжни редовно да регистрират всички издадени товарителници в специално списание. Това е определено в член 6 Федерален закон от 08.11.2007 г. № 259-ФЗи със заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. No 152... Формата на дневника за отчитане движението на товарителници беше одобрена отдавна Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28.11.1997 г. N 78... През тези двадесет години нито самата форма № 8, нито процедурата за нейното поддържане никога не са се променяли. Въпреки че законодателите са правили промени в попълването на пътните листове повече от веднъж, последното от които е в началото на 2019 г. В допълнение към формуляр № 8, с решение на Държавния комитет по статистика бяха одобрени още няколко формуляра за издаване на съответните товарителници (за товарни и леки автомобили, както и автобуси). Те ще бъдат обсъдени в друга статия, а сега ще се спрем по -подробно на счетоводната документация от първичен тип, предназначена да контролира движението на товарителници, издадени на водачите, както и предаването на използваните листове обратно на счетоводния отдел на организацията.

Какъв е регистърът на движението на товарителници

Използването на такъв счетоводен документ има няколко предимства едновременно, които правят използването на дневника полезно дори за онези компании, които не са задължени да го правят. По-специално, това дава възможност да се контролира навременността и реда на регистрация на ваучери и по-бързо да се провери отписването на горива и смазочни материали. Типичен междусекторен формуляр № 8 (OKUD 0345008) е лист, зашит с книги с таблица с девет колони. Всяка организация може да разработи и използва своя собствена форма на този документ, тъй като неговата форма е препоръчителна и задължителна. Разработването на собствена таблица ще ви позволи да подредите колоните в удобен ред, да премахнете ненужните данни и да добавите съответните. Формата на модела, по -специално, показва:

номера на товарителницата и датата на издаването й;
номер на персонала и пълно име на водача на превозното средство;
номер на гараж на превозно средство (посочването на държавния регистрационен номер в стандартния формуляр не е предоставено, но може да се вземе предвид във вашия формуляр);
подпис на водача при получаване на ваучера;
подпис на лицето, упълномощено да издаде и приеме ваучера (диспечер);
дата на приемане на листа и подпис на счетоводителя;
графика за бележки.

Необходимо е да попълните дневника на товарителниците, чийто стандартен формуляр може да бъде изтеглен в края на статията, по предписания начин със заповед на Министерството на транспорта на Руската федерация от 18 септември 2008 г., № 152... Тази процедура е еднаква за всички потребители на превозни средства.

Регистър на товарителница: попълване на проба

Обикновено няма проблеми при попълването на този примерен формуляр. Бележките могат да бъдат написани на ръка или попълнени на компютър, а листата могат да бъдат отпечатани в края на деня, за да могат всички подписани лица да се подпишат. В ръкописна версия е по -удобно да се поддържа документ, ако в организацията има много коли и диспечерът постоянно издава и приема ваучери. Заглавната страница на документа, както обикновено, трябва да съдържа името на организацията, нейния OKPO и периода, за който формулярът е създаден. На заглавната страница не се изискват подписи или печати. Страниците на документа трябва да бъдат номерирани и техният брой е посочен на гърба на документа. Не е необходимо да зашивате и запечатвате формуляра.

Вътре във формуляра е достатъчно да попълните колоните, ако е необходимо. Не се изисква обобщаване. Пример за попълване на типичен дневник за издаване на товарителници изглежда така:

След като в списанието свършат свободните листове и колони, то трябва да се съхранява в архива на организацията поне три години, след което може да бъде унищожено.