Как да регистрирам касов апарат в данъчната служба? Как да регистрирам онлайн касов апарат? Седем правилни стъпки

Всички организации и индивидуални предприемачи, които продават дребно за пари в брой, са длъжни да използват касови апарати. Съгласно Закон № 54-FZ от 22 май 2003 г. всеки касов апарат (KKM) подлежи на задължителна регистрация в териториалния орган на Федералната данъчна служба. Отговорност за нарушаване на това правило се носи от: юридически лица и индивидуални предприемачи под формата на глоба от 30-40 хиляди рубли, както и директно от ръководителя на организацията в рамките на 3-4 хиляди.

Трябва да разберете, че касовият апарат не е просто машина, която избива чекове. ККМ провежда и фискално счетоводство, като цялата касова дисциплина на търговските предприятия е напълно и напълно регламентирана, считано от момента на закупуване на оборудването. Именно с това започва процесът на регистрация на KKM за предприемача.

Стъпка 1. Закупуване на ККМ

Преди да закупите касов апарат, си струва да посетите вашата данъчна служба. Факт е, че само KKM може да бъде регистриран от списъка, вписан в Държавния регистър на KKT. Закупеното устройство трябва да бъде оборудвано с ECLZ (защитена електронна контролна лента). За да сте сигурни, че изборът ви е правилен, по-добре е да проверите списъка с марки и модели касови апарати, разрешени за използване в данъчната служба по местонахождението на фирмата.

Къде мога да взема KKM? Най-простото решение е да се свържете с техническия директор (сертифициран център за технически услуги на касов апарат). Служителите на такива центрове обикновено са запознати с всички нюанси и изисквания на местните данъчни власти. Те ще подготвят касата за регистрация:

• инсталирайте фискална памет;
• те ще издадат печат под формата на холографски стикер;
• сключи договор за поддръжка на апарата и въвеждането му в експлоатация;
• попълнете необходимата документация (техническа документация за ККМ).

Можете да закупите оборудване директно от производителя и да сключите споразумение за поддръжка с него, но тогава ще трябва да бъдете обслужени там. Не е забранено да купувате KKM от трети страни и дори от ръце, но в този случай е необходимо да отидете в Централната техническа служба с регистрационен сертификат, за да регистрирате устройството и да подпишете договор за услуги. При вземане на употребяван касов апарат от предишния собственик е важно да не забравите да вземете от него копие от регистрационната карта със запис за дерегистрация на касата.

Стъпка 2. Подготовка на документ

Когато касовият апарат е подготвен за регистрация, е необходимо да се състави пакет от документи за регистриране на касови апарати.

1. Правилно попълнено заявление по предписаната форма (трябва да се поиска образец от данъчната служба).

2. Документи за индивидуален предприемач или юридическо лице:

• оригинален TIN сертификат и фотокопие;
• OGRN (сертификат и неговото копие);
• документи, потвърждаващи правата върху помещението, където ще се намира устройството.

3. Договори с TsTO:

• за обслужване;
• за въвеждане в експлоатация;
• Зашит и номериран дневник на повикванията на механика по поддръжка във форма KM-8.

4. Документация за ЦК:

• удостоверение за регистрация (попълнено от технически специалист);
• инструкция;
• паспортна версия на ККМ и доплист към него;
• паспорт за ECLZ;
• холографски сервизен знак (средство за визуален контрол, залепено в централното отопление);
• печати за запечатване (4 бр., издадени в сервиза);
• товарителници, касови бележки и др., което потвърждава факта на придобиване на ККМ (това не е необходимо, но може да бъде поискано).

Подгответе всички горепосочени документи в оригинал и копия.

5. Комплект за касата:

• заповед за назначаване;
• касова книга (по образец КМ-4, номерирана, зашита, с атестация на главния счетоводител и печат).

6. Ще имате нужда също със себе си:

• паспорт на кандидата;
• печат (за юридическо лице);
• пълномощно, ако не ръководителят на дружеството, а негов представител се изпраща до IFTS.

Тъй като правилата при териториалните проверки могат да се различават, е възможно инспекторът да поиска копие от последния баланс или удостоверение за липса на задължения към държавата. За да избегнете недоразумения, по-добре е предварително да изясните списъка с всички тези документи.

Стъпка 3. Посещение на данъчната служба

Преди да отидете до данъчните власти, трябва да се информирате за процедурите, които преобладават в дадена проверка. Регистрирането на касови апарати в данъчните органи може да се извършва както на принципа първи дошъл, първи обслужен (на живо или електронно), така и в определени делнични дни и дори стриктно по предварителна уговорка. Посещението също трябва да бъде съгласувано с CTO, тъй като при процедурата по фискализация ще е необходимо присъствието на негов представител.

С пълен комплект документи ръководителят на организацията или неговият заместник се обръща към отдела за регистрация на ЦК. Инспекторът, след като е проучил документите, определя датата за фискализация на касата (не по-късно от 5 дни от датата на получаване на заявлението).

Стъпка 4. Фискализация

В уговорения ден касата напълнена с тиксо, със захранване и кабели се доставя в данъчната служба в уговорения час. Фискализацията се извършва в тристранен състав: инспектор, служител на технически директор, представител на фирмата.

Техническият инженер проверява целостта на касовия апарат и го програмира: въвежда фирмените данни (ТИН, име), сериен номер на устройството. Инспекторът задава код за сигурност срещу хакване, след което специалистът от TsTO запечатва случая, попълва дневника KM-8 и техническия паспорт.

За да проверят настройките, специалистите правят тестова проверка за 1 рубла 11 копейки и отпечатват Z-отчет. Въз основа на резултатите от фискализацията се издават следните документи:

• в регистъра на ККМ се правят бележки за присвояване на идентификационен номер на машината;
• актът за нулиране на броячите на машината под формата на KM-1;
• пробна проверка;
• Z-отчет и фискален отчет за 1,11 рубли;
• ECLZ отчет за същата сума.

Ако не е регистриран касов апарат, а стационарен платежен терминал, на мястото на оборудването се извършва полева фискализация.

Стъпка 5. Получаване на KKM карта

След фискализацията инспекторът отделя време (до 3 дни) за издаване на регистрационна карта. Както заявителят, така и неговият упълномощен представител могат да получат картата и всички предварително представени оригинални документи.

Колко дни в крайна сметка ще отнеме регистрацията на KKM в данъчната служба зависи от правилата на конкретна проверка. Самата регистрация е въпрос на 15-20 минути, останалото време е заето от опашки и документи от данъчен специалист. Официалните срокове за издаване на регистрационна карта ККМ са 5 дни от датата на получаване на заявлението и фискализация. На практика този период може да бъде или 1-2 дни, или 10-14 (ако отделът за регистрация работи само 2 пъти седмично или приема по предварителна уговорка). Средно трябва да се отдели поне една работна седмица за решаване на проблема с касата.

В случай на спешна нужда, регистрацията може да бъде ускорена чрез CTO: обикновено техническите центрове предоставят услуга за спешна регистрация на касови апарати. Що се отнася до разходите за регистрация на KKM, основните разходи са закупуването на самото устройство (от 10 000 рубли). Договорът с TsTO ще струва 1,5-2 хиляди рубли, което включва изготвянето на техническа документация и списания, комплект холографски стикери и посещение на специалист в данъчната служба. Ако поверите регистрацията на KKM на инженерите на техническия център (без присъствието на представител на компанията), основната цена на услугата може безопасно да се умножи по 2.

От 1 февруари 2017 г. организация (IP), задължена да използва касови апарати, може да се регистрира само в данъчния орган (Писмо на Федералната данъчна служба от 02.02.2017 N ED-4-20 / [защитен с имейл]). Тоест електронен касов апарат, който автоматично предава информация за изчисленията на данъкоплатеца на данъчните органи чрез оператор на фискални данни. Списък с такива оператори е публикуван на уебсайта на Федералната данъчна служба на Русия.

Регистрацията на касов апарат в данъчната служба може да се извърши по два начина. Заявление за регистрация на ЦК може да бъде (част 1 на член 4.2 от Закона от 22.05.2003 N 54-FZ):

• подайте на хартиен носител до всяка данъчна служба;
• изпрати в електронна форма чрез услугата Лична сметка на данъкоплатеца на уебсайта на Федералната данъчна служба.

Вторият вариант, разбира се, е по-лесен. Както разбирате, в този случай не е необходимо да носите касов апарат в IFTS (Писмо на Министерството на финансите от 02.12.2016 г. N 03-01-15 / 71646). Достатъчно за кандидатстване.

Регистрация на ККМ в данъчната служба през Интернет

Ако вече сте сключили споразумение с оператор на фискални данни и сте свързали личния акаунт на данъкоплатеца, тогава в него избирате раздела „Касово оборудване“ и след това ще се появи връзка „Заявление за регистрация (пререгистрация) на оборудване за касов апарат“ на вашата страница.

След като щракнете върху него, в полетата, които се появяват, ще трябва да посочите цялата необходима информация за онлайн касовия апарат: адреса на инсталацията (приложението) на касата, името на мястото за инсталиране на касата, модела на касовия апарат и др. Въз основа на тези данни впоследствие ще бъде генерирано Вашето заявление, което ще трябва да бъде подписано с квалифициран електронен подпис. Не забравяйте да прегледате окончателната му версия и да проверите информацията, която съдържа.

След изпращане на заявлението ще получите регистрационен номер от данъчната служба. Трябва да бъдете уведомени не по-късно от следващия работен ден. В същото време регистрираното устройство ще се появи в регистъра на вашите касови апарати в Личния акаунт.

Регистрационният номер ще трябва да бъде въведен във вашата онлайн ЦК (как да направите това трябва да бъде посочено в инструкциите за ЦК) и да генерирате отчет за регистрация. От този отчет ще ви трябва фискален атрибут, дата и час. Те ще трябва да бъдат посочени в личния акаунт. Това завършва регистрацията на ЦК в данъчната служба.

Много предприемачи в хода на своята дейност извършват парични разплащания с предприятия и физически лица. Приемането на пари в брой означава използване на касов апарат. Но винаги ли е необходимо? И кога може без KKM?

Кога мога да работя без KKM

Използването на касови апарати за плащания в брой е регламентирано от Федерален закон № 54 от 22 май 2003 г. В него се посочва, че при плащане в брой или с банкови карти продавачите са длъжни да използват касови апарати.

Има обаче законово предвидени условия, при които касовият апарат не може да се използва.

1. Когато предприемач предоставя услуги на обществеността, е позволено да използва форми на строга отчетност вместо касови бележки. Но ако услугата се предоставя на юридическо лице, няма да е възможно да се направи без касов апарат.

2. Ако индивидуален предприемач използва система под формата на UTII, тогава той може да извършва плащания в брой, без да използва касов апарат. Но вместо касова бележка, купувачите трябва да получат документ, съдържащ следната информация:

1. име на формуляра;
2. номер и дата на операцията;
3. Пълно име на предприемача и неговия TIN;
4. наименование на стоки, услуги, мерна единица и количество;
5. Пълно име на продавача и личен подпис.

3. Предприемачът може да работи без касов апарат, когато извършва дейности като продажба на вестници, списания, лотарийни билети, продажба на ценни книжа, продажба на билети за градски транспорт, кетъринг в училища, търговия на панаири, получаване на стъклени съдове, продажба на религиозни предмети. Пълен списък на дейностите е посочен в Закона "За прилагането на CCP" (член 2, параграф 3)

4. Ако предприемач работи в отдалечени райони, той има право да извършва плащания в брой, без да използва касов апарат. Списъкът на тези области е определен със закон.

Избор на касов апарат и сключване на договор за обслужване

При избора на модел KKM е необходимо да се ръководите от информация от държавния регистър на KKT. Ако избраният модел не е посочен в регистъра, тогава използването му е забранено.

Можете да се запознаете с Регистъра чрез референтни и информационни системи или на официалните уебсайтове на „Консултант Плюс” и „Гарант”. Също така върху тялото на устройството трябва да има холографски стикер "Държавен регистър", указващ текущата година, сериен номер и име на модела. Ако тази информация не е в кутията, тогава такова устройство не трябва да се използва.

След като решите модела на касата, трябва да сключите споразумение със специализирана компания за техническа поддръжка на устройството. Без сключен договор няма да е възможно да се регистрира устройството в данъчната служба, а работата с касов апарат без регистрация се приравнява на неизползване на касови апарати.

Регистрация на устройството в данъчната служба

След подписване на договора за обслужване на касата трябва да си уговорите час в данъчната служба при регистратор на ККМ. Ако предприемач използва нерегистриран касов апарат, тогава той е заплашен от данъчни санкции в размер от 1500 до 2000 рубли.

Касата трябва да бъде регистрирана в инспекцията, където е регистриран индивидуалният предприемач. Документи за регистрация на устройството могат да бъдат изпратени с ценно писмо със списък с прикачени файлове, представени лично или чрез упълномощен представител. За да регистрирате каса, трябва да представите следния набор от документи:

• заявление за регистриране на касов апарат. Формулярът за кандидатстване е одобрен със Заповед на Министерството на финансите от 8 април 2008 г. № ММ3-2/152. ;
• технически паспорт на ККТ;
• технически паспорт на устройството с фискална памет;
• договор за поддръжка на касата със специализирана фирма;
• TIN и OGRN на предприемача;
• пълномощно, ако документите се подават чрез представител;
• документ за самоличност;
• дневник на касиера-оператор. Списанието трябва да бъде завързано и номерирано. Закупува се в сервизната организация при сключване на договора.

Данъчният инспектор извършва визуална проверка на устройството, след което коригира блока на паметта и издава регистрационна карта на CCP.

Безопасността на регистрационната карта на ЦК през целия период на използване на устройството е поверена на предприемача.

Причини за отказ за регистрация

Данъчните органи могат да откажат да регистрират касов апарат, ако бъдат забелязани такива нарушения:

1. подаване на непълен комплект документи за регистрация или документите са съставени неправилно;
2. моделът на касовия апарат не е посочен в регистъра на касовите апарати;
3. моделът каса е изключен от регистъра и е изтекъл стандартният период на амортизация;
4. технически неизправности, липса на печат, идентификационен знак и холографски стикери "Държавен регистър" и "Услуга";
5. няма договор за техническа поддръжка със специализирана организация;
6. заявителят представя проверки на контролни и фискални отчети, които се отпечатват без фискален режим.

Пререгистрация на каса

Ако по време на работа данните, предоставени по време на регистрацията на устройството, са се променили, например пълното име на предприемача, адреса на действителното местоположение на касата или е сключен договор с друга обслужваща компания, тогава е необходима пререгистрация. Също така, тази процедура трябва да бъде завършена, ако е необходимо да се подмени фискалния блок памет.

При пререгистрация предприемачът представя на инспекцията следните документи:

• заявление за пререгистрация на касата;
• ККМ регистрационна карта;
• документи, въз основа на които се извършват промени в регистрационните данни.

Също така е необходимо да се предостави на инспектора самият касов апарат, за да фиксира показанията на паметта. Документи за пререгистрация могат да се подават лично или чрез доверен представител. След пререгистрация данъчната служба издава актуализирана ККМ карта.

Дерегистрация на касов апарат

Ако предприемачът прекрати дейността си или по-нататъшното използване на касовия апарат е невъзможно, тогава е необходимо да дерегистрирате устройството. За да направите това, в данъчната служба се подават следните документи:

• заявление за дерегистрация;
• ККМ регистрационна карта.

Трябва да донесете и самия касов апарат, за да може инспекторът да вземе показания на фискалната памет.

По този начин, когато приема пари в брой от клиенти, предприемачът трябва да използва касов апарат. Законодателството позволява работа с пари в брой без касови апарати при определени условия.

Преди да използвате устройството, е необходимо да сключите споразумение със сервизна фирма и да регистрирате касовия апарат в данъчната служба. При промяна на регистрационните данни се изисква пререгистрация на касата. Ако дейността бъде прекратена или касата не може да се използва, тя трябва да бъде дерегистрирана.

Според новите законови изисквания в Русия бизнесмените и предприемачите трябва да имат касови апарати, регистрирани в данъчната служба.

Ще ви разкажем подробно как да регистрирате касови апарати на уебсайта на данъчните власти.

Касовото оборудване трябва да отговаря на изискванията и нормите на действащото законодателство. Касовият апарат трябва да е свързан с интернет, да има модерен софтуер и да е многофункционален и универсален.

В центъра за технически услуги Мета работят висококвалифицирани специалисти, които ще ви помогнат да изберете висококачествено оборудване за вашия тип бизнес.

Етап 2. Модернизация на касата

Можете също да модифицирате съществуващ модел KKM, без да купувате нов.

Ако все още не сте решили коя опция да изберете, съветваме ви да се запознаете. Това ще ви помогне да решите дали вашият касов апарат може да бъде надграден.

Ако имате съмнения, обадете се на консултантите на CTO "Meta".

Етап 3. Регистрация и изпълнение на документи във Федералната данъчна служба

Имайте предвид, че процедурата по регистрация важи не само за новия онлайн касов апарат, но и за актуализирания, стар. Все още трябва да потвърдите и надстройката.

Процедурата по регистрация може да се извърши по различни начини:

1. Лично обжалване до данъчната служба. Ще е необходимо да се изготви писмено заявление и пакет с документи, преди да отидете на проверката.
2. Регистрация на оборудване чрез уебсайта на Федералната данъчна служба. Ще трябва да се регистрирате на официалния уебсайт на данъчната служба и да извършвате транзакции през личния си акаунт. Не забравяйте, че трябва да сте получили UKEP (електронен подпис с повишена квалификация), в противен случай няма да е възможно да използвате този метод.
3. . Обикновено тази услуга се заплаща.
4. Регистрация на документация чрез центрове за технически услуги. С тази опция не е необходимо да се занимавате с документи, тъй като специалистите самостоятелно ще съберат необходимите документи и ще ги изпратят до Федералната данъчна служба. Всичко, което трябва да направите, е да се съгласите с тази услуга.

Изчисляване на цената на услугите за регистриране на касови апарати

Какво трябва да направите, преди да регистрирате касови апарати във Федералната данъчна служба:

• Изберете подходящия модел CCM за вашия бизнес. Самостоятелно или като се свържете със специализирана организация, например нашата. За индивидуалните предприемачи и организации онлайн касите са едни и същи.
• сключете споразумение с оператор на фискални данни (OFD), който има разрешение от Федералната данъчна служба на Русия за обработка на фискални данни (регистър на OFD: kkt-online.nalog.ru). За да сключите споразумение за OFD, може да се нуждаете от подобрен квалифициран електронен подпис (ECES) или да сключите споразумение с OFD чрез неговия партньор (например чрез нас) без електронен подпис и да получите добра отстъпка.

Касата е налична, договорът в ОФД е сключен. Ние подаваме заявление до Федералната данъчна служба по един от трите начина:

• през лична сметка на данъкоплатецана сайта nalog.ru. В този случай ще се изисква подобрен квалифициран електронен подпис (ECES), който се издава от центрове за сертифициране, които имат съответния лиценз или техни агенти (например ние). Ще ви е необходим и компютър с направените на него необходимите настройки, който отговаря на условията за достъп до личния акаунт на данъкоплатеца (условия за достъп: lkul.nalog.ru/check.php).
• през личен акаунт на уебсайта на OFD. В този случай ще се изисква и подобрен квалифициран електронен подпис (ECES).
• на хартиядо всяка от проверките на Федералната данъчна служба, независимо от адреса на регистрация на данъкоплатеца и мястото на инсталиране на CCP.

Съгласно действащото законодателство е възможно да се регистрират касови апарати чрез уебсайта на Федералната данъчна служба на Русия, както и във всеки данъчен орган на екстериториална основа, т.е. Можете да подадете заявление на хартиен носител до всяка инспекция на Федералната данъчна служба, независимо от регистрационния адрес на данъкоплатеца и местоположението на ЦК.

Подадено заявление. Получено известие за присвояването на регистрационния номер.

Полученият регистрационен номер, заедно с други данни, трябва да бъде въведен в касата. Не по-късно от следващия работен ден след издаване на регистрационния номер активирайте фискалния акумулатор (ФН), отпечатайте справка за регистрацията на касата.

• при подаване на заявление през личната сметка на данъкоплатеца на уебсайта nalog.ru или OFD, данните от отчета за регистрация се въвеждат в допълнение към подаденото по-рано заявление.
• при подаване на заявление на хартиен носител отчетът за регистрация се подава до Инспектората на Федералната данъчна служба, който е издал известие за присвояване на регистрационен номер.

След автоматизирана проверка на идентичността на данните в заявлението за регистрация с данните, въведени в касата, се издава регистрационна карта на ЦК, потвърждаваща успешното приключване на процедурата или уведомление за отказ, ако данните не съвпадат.

Ако бъде получен отказ, е необходимо да се премахне несъответствието между данните в касовия апарат и приложението, ако това не е възможно, сменете фискалното устройство, нулирайте касовия апарат до фабричните настройки, попълнете и подайте ново заявление към данъчната служба.

Използвайки нашите услуги, няма да получите известие за отказ, гарантира се само регистрационна карта.

Картата за регистрация на CCP е получена. Онлайн каса, регистрирана в данъчната служба.

След приключване на процедурата е необходимо да въведете информация за регистрирания касов апарат в личния акаунт на уебсайта на OFD, както и да свържете касовия апарат към интернет на мястото на инсталиране и да проверите връзката с OFD.